Competencias Necesarias y Factores de Negociacin

LDG Ignacio Delfino Gmez Prez

DEFINICIN

QU ES NEGOCIAR ?
Antes de entrar a analizar los mbitos en los que se desarrolla la negociacin y las diferentes tcnicas, es necesario definir lo que entendemos por negociar. Negociar es el proceso por el cual dos o ms partes, con objetivos interdependientes y coincidentes en parte, intentan llegar a un acuerdo que les permita alcanzar dichos objetivos de la forma ms beneficiosa.

Las condiciones son: Dos o ms partes Interdependencia en sus objetivos Una parte coincidente La intencionalidad Un beneficio
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 QU ES NEGOCIAR ?

DEFINICIN

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Por lo tanto, la primera condicin en una negociacin es que existan dos o ms partes. No hay negociacin si no hay ms de una parte.

La segunda condicin es que dichas partes tengan interdependencia en sus objetivos; esto presupone que ninguna de las partes ser capaz de alcanzar su objetivo sin la otra. Esta es una condicin indispensable. Si no hay una interdependencia, no ser una negociacin, ser una imposicin de una parte sobre la otra.

La tercera condicin es que dichos objetivos tengan una parte coincidente (no es necesaria la coincidencia al ciento por ciento). Esto indica que debe existir una zona de conflicto que es donde debe intervenir la negociacin.

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 QU ES NEGOCIAR ?

La cuarta condicin es la intencionalidad de llegar a un acuerdo. Solo se produce negociacin cuando las partes implicadas poseen un inters real en alcanzar un acuerdo. Por ltimo, la negociacin requiere que las partes inmersas en la misma quieran alcanzar un beneficio, ya que si no estamos hablando de sumisin y no de negociacin.

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MBITOS EN LOS QUE ES NECESARIA LA NEGOCIACIN

Existen dos mbitos en los que es estos son: Intraorganizacin Extraorganizacin necesaria la negociacin, y

La intraorganizacin se refiere a todas las negociaciones que da tras da debemos entablar con las diferentes partes de nuestra misma empresa. Las organizaciones son sistemas sociotcnicos, esto significa que se componen de recursos, tecnologa, materiales, capital, procesos, actividades, maquinaria, etc., pero tambin se componen de personas que se relacionan consigo mismas y con su trabajo, y consigo mismas y con los dems.

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 MBITOS EN LOS QUE ES NECESARIA LA NEGOCIACIN ?

Esto hace que dentro de una misma rea organizativa existan personas que posean objetivos interdependientes que anen lo personal con lo profesional y que para conseguirlos deban negociar con otros actores de la misma rea. De la misma forma, esto sucede de equipo a equipo; es decir, se forman equipos que van a tener objetivos cuya materializacin depender no solo de ellos sino tambin de otros equipos en la empresa, por lo que va a existir una negociacin. Y, por supuesto, la ms comn es la negociacin entre reas. As, son de sobra conocidas las diferencias habituales existentes entre l o s e n f o q u e s d e m a r ke t i n g y d e c o m e r c i a l , e n t r e aprovisionamiento, produccin y econmico-financiero, etc. En estos casos, existe un objetivo interdependiente que suele ser el crecimiento y la rentabilidad de la empresa, pero cada rea tiene caminos no coincidentes para llegar a ellas.
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 MBITOS EN LOS QUE ES NECESARIA LA NEGOCIACIN ?

As, produccin debe negociar con gestin de stocks el fabricar lo justo para que la fbrica no tenga capacidad ociosa pero para que no se genere un inventario ms amplio de lo indicado que provoque un coste excesivo. Lo mismo ocurre con marketing que debe negociar con comercial las segmentaciones de clientes y la forma de llegar a ellos o negociar con compras y con produccin y stocks para que no se interrumpa el servicio a los clientes pero sin generar un sobrestock. En el plano de la extraempresa, las distintas reas de la organizacin deben negociar constantemente con proveedores, distribuidores, mayoristas, minoristas, colaboradores, empresas complementarias, instituciones, organizaciones externas, medios de comunicacin, competidores, clientes potenciales y objetivos que influyen en el negocio. (Son quienes pueden afectar o son afectados por las actividades de una empresa) A pesar de que es evidente que pueden existir personas con habilidades especiales para negociar, el negociador a da de hoy se hace y no nace.

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Competencias necesarias y factores que influyen en la negociacin

Esto significa que se pueden entrenar competencias que ayudan a tener xito en las negociaciones. Entre ellas destacamos las siguientes: Optimismo: el negociador siempre debe pensar positivamente en que todo proceso va a ser beneficioso para l y para la otra parte. Motivacin: solo las personas que se sientan a una negociacin motivadas a conseguir un fin son capaces de lograr lo que desean. Hay que encontrar aquello que nos motive. Consistencia: el negociador debe tener consistencia mental y fsica, debe ser resistente; esto significa que resiste la presin y el paso del tiempo y que si tiene alguna derrota, es capaz de seguir luchando y no venirse abajo.
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Competencias necesarias y factores que influyen en la negociacin

Integridad: el negociador debe ser ntegro y parecerlo. El rival debe saber que est ante una persona respetable y de palabra, que cumple lo que dice. El respeto es fundamental para triunfar en la negociacin. Reservado: una de las claves que veremos en la negociacin es poseer la informacin pero hacer que no se posee, esto implica ser reservado en lo que se dice y se hace. Desconfiado equilibrado: esto supone que el negociador ante un proceso negociador debe tener un punto de desconfianza que no le paralice pero que le lleve siempre a repreguntarse cosas. Frialdad: debe mantenerse fro ante las situaciones de tensin y mantener una perspectiva y visin ms all del momento que se vive. Conducta curiosa: el preguntar en la negociacin va a ser bsico, por lo que el negociador debe saber qu preguntar y cmo preguntar en cada momento.
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Competencias necesarias y factores que influyen en la negociacin

Planificador: todo lo contrario a la improvisacin. En la negociacin nada debe ser al azar, sino que todo debe estar planificado. Humildad: tener espritu para aprender continuamente Escuchar: constantemente escuchar con atencin.

Flexibilidad: la negociacin exige de nosotros cambios constantes que nos obligan a ser flexibles sin perder de vista nuestro objetivo. Confianza: el buen negociador tiene confianza en s mismo aunque no es confiado

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FACTORES BSICOS
En lo referente a los factores bsicos que influyen en la negociacin, debemos destacar los siguientes: Emocional: muy importante y el que suele echar por tierra muchas negociaciones. Los hombres actan con la razn y la emocin; la emocin sin embargo es la que en la negociacin dicta en muchos momentos nuestros comportamientos. Es bsico trabajar la inteligencia emocional para que no bloquee a la racional.

Social: por supuesto, la negociacin es cosa de dos o ms partes, por lo que se establecen relaciones sociales en un entorno muy particular. El negociador debe desarrollar la empata social y habilidades para el trato con los dems.

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FACTORES BSICOS

Fsico: nos guste o no, el fsico juega una parte importante en la negociacin. Por un lado la resistencia nos ayuda a ser mejores negociadores y por otra la propia apariencia ya dice cosas de nosotros, sobre todo al comienzo de la misma. Tcnico: por ltimo, resulta evidente que el negociador debe conocer las tcnicas de negociacin y debe ser un experto en la materia negociada. Slo as se pueden llegar a acuerdos provechosos.

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EL PROCESO NEGOCIADOR Y SUS TCNICAS

Aunque evidentemente cada negociacin es un mundo y requiere habilidades y reacciones diferentes, si que es posible seguir un guin bsico que nos gua por el transcurso del proceso negociador. Etapas del proceso negociador y tcnicas para cada una de ellas: 1) Anlisis de la situacin: lo primero que debe hacer todo negociador es saber si realmente es necesario ir a una negociacin, por qu y con quin hacerlo. Esto supone que debemos conocer cul es el nivel que nos lleva a tener que negociar para cubrirlo, quines son los posibles actores con los que podemos negociar y estudiar bien a esos actores para saber qu esperarn ellos de la negociacin y cmo la van a afrontar. Es bsico conocer casi al 100% a nuestro rival negociador para no dar paso a la improvisacin. Esto supone conocerlo para saber cul es nuestro poder. En esta parte definimos qu poder tienen sobre nosotros de negociacin y qu poder tenemos nosotros.
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2) Seleccin de objetivos: muy importante. Para cualquier negociacin han de haberse fijado una serie de objetivos que deseamos lograr. Adems, debemos intentar tener la empata suficiente para saber qu objetivos puede pretender lograr la otra parte. Aqu aparece el concepto de la lnea roja, esto significa marcar el lmite bajo el cual no estamos dispuestos a aceptar nada y que si sobrepasa provocar la ruptura de negociacin. La lnea roja es liberadora; el saber que hay un lmite por debajo que no debemos sobrepasar nos hace sentirnos libres para negociar sabiendo que siempre tendremos el poder de retirarnos.

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EL PROCESO NEGOCIADOR Y SUS TCNICAS

3) Primeros Contactos: en esta etapa se incluye desde la primera llamada hasta los primeros temas que tratamos en la reunin de negociacin. En el momento de la convocatoria a la otra parte se debe dejar claro cul es el fin de la reunin, de qu se va a tratar, pero no ser excesivamente explcito y no desvelar nunca nuestras intenciones. Se debe cuidar la forma de comunicarnos (telfono, mail, etc), la persona que lo har y el tratamiento a dar, as como posteriormente el lugar en el que se producir la reunin, el material a llevar y las disposiciones en las salas de reuniones. Una vez que ya estamos reunidos, la negociacin se comienza hablando de temas que le interesan a la otra parte pero que no estn relacionados directamente con el asunto a negociar. Es la forma de romper el hielo. Se puede realizar alguna pregunta inicial acerca de su edificio, el camino hasta llegar a l, las oficinas, etc.

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4) Entrar en el terreno a negociar: si los que vamos a proponer la entrada en el tema somos nosotros, debemos entrar con una cierta humildad y con una estrategia del no, es decir, podemos comenzar con la frase: No s si lo que le voy a contar le interesa, si es as, me lo dice y pasamos a otra cosa por ejemplo, ya que nos sita en un plano de poder por tener informacin que el otro no posee y despertamos su inters. Cuando es la otra parte quien va a proponer el tema, nosotros debemos escuchar activamente y dejar que hable. En esta fase, la actitud de humildad es fundamental.

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5) Localizar el Gap: una vez que ya estamos en el terreno donde vamos a negociar, hemos de localizar o confirmar el gap de la otra parte. Esta fase es fundamental pues nos confirmar qu poder tenemos sobre la otra parte y cmo debemos enfocar la presentacin del producto o servicio. Para ello se pueden emplear la tcnica del abanico, que consiste en desplegar una batera de preguntas relacionadas con un tema que van delimitando el lugar del gap (huecos o lagunas) de la otra parte.

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6) Detectar seales que invitan a negociar: una vez hemos repreguntado y localizado el gap, es probable que la otra parte muestre seales como por ejemplo lanzarse a hacernos preguntas sobre el tema localizado, dar ms informacin de lo normal, comenzar a hablar de forma continua, moverse fsicamente y mostrar cierta ansiedad. Esto indica que es el momento de negociar. 7) Aclarar las fuentes de poder: en este momento, nosotros hemos conseguido el poder de la negociacin, pero hemos de ser conscientes de cules pueden ser las fuentes de poder en ese momento. El tiempo que tenga el cliente para alcanzar un acuerdo, las distintas opciones del mercado, la necesidad real, todo ello marca el que en cualquier momento podamos perder el poder y las posibilidades de triunfar.

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No muestre debilidad, para ello evite dar demasiada informacin, aspavientos fsicos exagerados, interrupciones, tonos elevados de voz, poca escucha, mostrar mucho inters o ser demasiado servil. 8) Mostrar el abismo: esto supone poner al cliente ante el abismo de no cerrar su gap. Hay que dibujarle escenarios en los que vea que si no soluciona su problema tendr una serie de consecuencias que le sealaremos. Esto aumentar nuestro poder y la ansiedad de la otra parte.

9) Ofrecer soluciones: solucionar ese gap. Emplear conectores.

mostrarse

como

una

opcin

para

Esto supone preguntar sobre ese gap y luego ofrecer respuestas con nuestra oferta.
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10) Escuchar y tratar objeciones: la siguiente parte es que la otra parte nos mostrar objeciones porque siempre existe un miedo al compromiso. Hemos de distinguir las verdaderas (puede que no tenga posibilidad de decisin, que no haya fondos, que no pueda romper compromisos adquiridos) o falsas (no le ha logrado interesar y nos da evasivas). Ante las verdaderas hay que llegar al fondo de ellas y ofrecer facilidades sin llegar a la lnea roja; ante las falsas hay que buscar otro gap que sea ms necesario y volverlo a intentar aunque si vemos que persiste, no hay negociacin posible y es mejor romperla. Hay tcnicas para tratar objeciones como repreguntar para ir al fondo de la cuestin y salvar la situacin; obviar la objecin y trasladarla al final de la negociacin para ir descubriendo nuevas vas que permitan vencerla, etc. No hacer concesiones en estas etapas es fundamental.

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EL PROCESO NEGOCIADOR Y SUS TCNICAS

11) Cierre de acuerdos: si la negociacin ha superado estas etapas, nos encontraremos con el momento del cierre. Si hemos negociado bien, hasta este momento no habremos hecho concesiones, o las que hemos hecho son realmente menores y de poca importancia. Si no hemos hecho concesiones, la opcin es presentar nuestra oferta con la tcnica del sandwich que es primero recordar la necesidad detectada, luego ajustar nuestra oferta a esa necesidad y finalmente volver a presentar otra necesidad menor relacionada que apoya la oferta. Si ya hemos hecho concesiones y son menores, resumirlas y hacer una concesin final suele dar buen resultado. En estos cierres siempre debe recordarse la buena actitud mostrada por la otra parte y alabar su comportamiento. Una vez alcanzado el acuerdo, es fundamental rubricarlo con algn compromiso de forma inmediata.

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EL PROCESO NEGOCIADOR Y SUS TCNICAS

12) Despedida: en la despedida se cierra el bucle abierto en la primera fase de presentacin. Se vuelve a retomar un tema de fuera de la negociacin. Nunca volver a hablar de lo relacionado con lo negociado. 13) Archivo de experiencias: es fundamental archivar experiencias de negociacin para no repetir errores. las

As pues, observamos que negociar es como dice Sun Tszu en El Arte de la guerra hacer creer a tu enemigo que ests lejos cuando ests cerca y que eres poderoso cuando no tienes medios. Que vas a atacar cuando no lo vas a hacer y que no vas a atacar cuando ms cerca est el ataque. Pero siempre sin perder de vista que el resultado no debe ser la humillacin de la otra parte, sino que todos queden relativamente satisfechos.

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