Manual de Normas y Procedimientos Registro y Ejecución de Obras

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS REGISTRO Y EJECUCIN DE OBRAS
Julio 2004

ASUNTO: PROMULGACIN
CAP: SEC:
SIAF UNET UCV

FECHA: Julio 2004 PG. 1/38
El Consejo Universitario de la Universidad Central de Venezuela, en sesin de fecha_______________ aprob la informacin contenida en el Manual de Normas y Procedimientos para el Registro de Ejecucin de Obras, el cual contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad del proceso para el Registro de Ejecucin de Obras a travs del Sistema Integrado de Administracin Financiera SIAF. Este Manual, es producto del Convenio de Cooperacin de Transferencia Tecnolgica entre la Universidad Experimental del Tchira y la Universidad Central de Venezuela, fundamentado en los criterios y lineamientos del Sistema Integrado de la Gestin y Control de las Finanzas, SIGECOF, para los entes descentralizados del Sector Universitario Oficial y de acuerdo a las necesidades de ambas Instituciones. En consecuencia a partir de la presente fecha entra en vigencia el manual, quedando bajo la responsabilidad del Vicerrectorado Administrativo el hacer cumplir con las disposiciones contenidas en l, as como velar por su ejecucin y actualizacin.
Caracas, a los _________ del mes de ___________ del 2004.
Prof. Elizabeth Marval Vicerrector Administrativo
Dr. Antonio Pars Rector
Lic. Ana Loreto Directora de COPRED
Ing. Gustavo Izaguirre COPRED

ASUNTO: HOJA DE APROBACIN
CAP: SEC:
SIAF UNET UCV

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO Y EJECUCIN DE OBRAS
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
NORAIDA IRIARTE
LUZ MAYELA TOLOSA
ANA LORETO
Fecha:
Fecha:
Fecha:

ASUNTO: INDICE
CAP: SEC:
SIAF UNET UCV

PROMULGACIN HOJA DE APROBACIN INTRODUCCIN CAPITULO I 1. ASPECTOS GENERALES 1.1 1.2 1.3 Objetivos y Alcance Base Legal Normas Generales del Proceso 5 6 9
CAPITULO II
2. NORMAS Y DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

2.1 Registro y Ejecucin de Obras 2.2 Valuacin de la Obra Ejecutada 2.3 Prrroga del Plazo de Ejecucin de la Obra 2.4 Paralizacin de la Obra 2.5 Reinicio de la Obra 2.6 Terminacin de la Obra 2.7 Variacin del presupuesto por Obras Adicionales, Extras, Complementarias y Nuevas FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS 12 16 18 20 22 24 27
29
Pagina Sustituida Pg. 03 Fecha: mayo 2003
Elaborado por:
Aprobado por:

ASUNTO: INTRODUCCIN
CAP: SEC:
SIAF UNET UCV

El presente Manual tiene como propsito establecer definiciones y procedimientos bsicos que orienten a la Universidad, en la administracin y registro de las transacciones de gastos que se realicen durante la ejecucin de obras, de acuerdo a los criterios de la centralizacin normativa y la descentralizacin operativa. En trminos conceptuales la Ejecucin de Obras est representada por erogaciones realizadas por las distintas unidades consumidoras o solicitantes para la realizacin de infraestructuras, edificaciones, mejoras o remodelaciones, con el fin de cumplir con sus actividades administrativas y operativas. Es importante sealar que las acciones a seguir contenidas en el presente Manual de Normas y Procedimientos podrn optimizarse a medida que los procesos sean cada vez ms prcticos, las cuales permitirn la flexibilidad adecuada en la bsqueda permanente de alcanzar la eficacia en la gestin administrativa. En este sentido, este manual contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad del proceso para el registro de Ejecucin de Obras y est conformado por dos captulos: Captulo I Aspectos Generales del Manual conformado por los objetivos y alcance del manual, la base legal vigente y normas que orientan y rigen de manera general el proceso de Registro y Ejecucin de Obras. Captulo II Presenta las normas, procedimientos y flujogramas que intervienen en el proceso con sus respectivas entradas y salidas, adems se establecen los responsables de ejecutarlos de una manera clara y ajustada a las bases legales y normativas de la Universidad.
Elaborado por:
Aprobado por:
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SIAF REGISTRO Y EJECUCIN DE OBRAS

ASUNTO: ASPECTOS GENERALES
CAP: I SEC: 1.1
UNET UCV
PG. 5/38
FECHA: Julio 2004
OBJETIVOS
El presente Manual tiene como propsito el establecimiento de normas y procedimientos para el registro y administracin de la ejecucin de obras que se realicen en la Universidad en el marco legal correspondiente, con el objeto de identificar las acciones relacionadas con la administracin de los mismos, de conformidad con la normativa vigente. De acuerdo a este enfoque, el Manual de Normas y Procedimientos para el registro y administracin de la ejecucin de obras cumple con los siguientes objetivos bsicos: Garantizar a los usuarios del presente Manual de Normas y Procedimientos la informacin ordenada y sistemtica, que oriente los pasos a seguir en la tramitacin del proceso para el registro de ejecucin de obras. Una efectiva y eficiente administracin del sistema de registro de ejecucin de obras. Poder suministrar informacin sobre todas las operaciones registradas, en el momento que sean requeridas, lo que a su vez permite agilizar la toma de decisiones por parte de los niveles gerenciales.
ALCANCE
Este manual est dirigido a todas las Unidades de la Universidad con competencia para generar solicitudes de contratacin, ejecucin e inspeccin de obras. De igual forma a las unidades administradoras y ejecutoras encargadas de la gestin de la solicitud y la tramitacin efectiva del pago.
En materia de organizacin, el Registro de Ejecucin de Obras, se rige por el principio de centralizacin normativa y descentralizacin operativa.
Elaborado por:
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ASUNTO: ASPECTOS GENERALES BASE LEGAL
Constitucin Bolivariana de la Repblica de Venezuela, Gaceta Oficial Nro. 36860 del 30-12-1999. Art. 311. En relacin a la gestin fiscal. Art. 315. Presupuestos pblicos anuales de gastos. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y el Sistema Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial N 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001 Art. 38 En relacin al control interno, para la adquisicin de bienes o servicios o la elaboracin de otros contratos que impliquen compromisos financieros. Art. 39 Con respecto a los gerentes, jefes o autoridades administrativas de cada cuadro organizativo donde debern ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de las normas constitucionales y legales. Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Gaceta Oficial N 37.606 de fecha 09 de enero de 2003 Ttulo II Del Sistema Presupuestario Seccin Primera Disposiciones Generales, Normas Comunes. Seccin Segunda Organizacin Sistema de Presupuesto. del
CAP: I SEC: 1.2
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FECHA: Julio 2004
Seccin Cuarta de la Formulacin del Presupuesto de la Repblica, y de sus Entes Descentralizados sin Fines Empresariales. Seccin Quinta de la Ejecucin del Presupuesto de la Repblica y de sus Entes Descentralizados sin Fines Empresariales. Ttulo V Pblica. Del Sistema de Contabilidad
Ttulo VI Del Sistema de Control Interno. Art. 134 Referente al control interno que ejerce la mxima autoridad de cada organismo o entidad. Ttulo IX De las Responsabilidades. Ley De Universidades. (08 De Septiembre De 1970). Gaceta Oficial N 1.429 Extraordinario De Fecha 8 De Septiembre De 1970 Art. 09 De Universidades. la autonoma de las
Art. 12 De la personalidad Jurdica y Patrimonio de las Universidades. Art. 13 Del presupuesto Universidades Nacionales. de las
Art. 26. De las atribuciones del Consejo Universitario. Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones (13 de Noviembre del 2001) Ttulo II Del Sistema Nacional de Registro de Contratistas. Captulo I Servicio Nacional de Contrataciones, Artculos 19, 22, 23 y 27. Aprobado por:
Seccin Tercera de la Estructura de la Ley de Presupuesto. Pagina Sustituida Pg. 03 Fecha: mayo 2003 Elaborado por:

Captulo II Registro Nacional Contratistas. Artculos 29, 31, 34 y 35. de
CAP: I SEC: 1.2
UNET UCV
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FECHA: Julio 2004
CAPTULO II. De la simplicidad, transparencia, celeridad y eficacia de la actividad de la administracin. Pautas para la Racionalizacin del Gasto en las Universidades Nacionales. (Vr-Ad 0520 del 15 de Febrero de 1995) Art. 08. Del destino de los Ingresos Propios. Cdigo Civil. (Gaceta N 29.990 Extraordinaria del 26 de julio de 1982) Ttulo III. De las Obligaciones.
Captulo III. Inscripcin de los Contratistas. Artculos 36, 37, 39 y 40. Ttulo III Procedimiento de Seleccin de Contratistas. Captulo II Licitacin General. Artculos 61, 67, 68 y 69. Captulo III Licitacin Selectiva. Artculos 72, 73, 74 y 75. Ttulo IV Procedimiento para Licitaciones.
Captulo I. De las fuentes de obligacin. Captulo I Licitacin General y Selectiva. Artculos 76, 78, 79, 80 y 84. Captulo II Adquisicin Directa. Artculos 87 y 88. Ttulo V otorgamiento y notificacin de Buena Pro. Captulo I Otorgamiento de Buena Pro. Artculo 80. Condiciones Generales de Contratacin para la Ejecucin de Obras. Decreto 1.417, del 16 de septiembre de. Gaceta Oficial extraordinaria 5.096. Todos los artculos Decreto con Rango y Fuerza de Ley Sobre Simplificacin de Trmites Administrativos (Gaceta Oficial Nro. 5.393 22 de Octubre de 1999) TTULO I De la simplificacin de los trmites administrativos. Pagina Sustituida Pg. 03 Fecha: mayo 2003 Elaborado por: Seccin I. De los contratos. Seccin II. De los vicios del consentimiento. Seccin III. Del objeto de los contratos. Seccin IV. De la causa de los contratos. Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos. Gaceta Oficial N 2.818 Extraordinaria de 1 de julio de 1981 Art. 03. De los Funcionarios y dems personas que presten servicio en la Administracin Pblica. Art. 07. De los Actos Administrativos. Art. 10. De las limitaciones de los Actos Administrativos. Art. 19. De la Nulidad de los Actos Administrativos. Reglamento Interno de COPRED Resolucin 216 y Resolucin 276. Aprobado por:

Decreto con Fuerza de Ley de Mensaje de Datos y Documentos Electrnicos. Todas aquellas normativas legales aplicables al Registro y Ejecucin de obras.
CAP: I SEC: 1.2
UNET UCV
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FECHA: Julio 2004
Elaborado por:
Aprobado por:

ASUNTO: NORMAS Y DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO NORMASGENERALES
f.
CAP: II SEC: 1.3
UNET UCV
PG. 9/38
FECHA: Julio 2004
Ofertas o presupuestos.
g. Documentos de fianzas. 1. La seleccin, contratacin y ejecucin de obras debern regirse por la Ley de Licitaciones y el Decreto Contentivo de las Condiciones Generales de Contratacin para la Ejecucin de Obras. 2. Ser responsabilidad del Consejo de Preservacin y Desarrollo de la Universidad (COPRED) la fiscalizacin y seguimiento de la ejecucin de obras, las edificaciones y dems bienes culturales a los fines de garantizar su efectiva ejecucin, preservacin y conservacin. 3. El expediente fsico y electrnico de la obra se conformar desde el momento que se genere la Solicitud de Obra. 4. Los documentos que conforman el expediente debern tener registrado un mismo nmero que lo identifique. 5. El expediente que se abra a cada contratista de obras pblicas deber contener los siguientes documentos: a. Solicitud de Obra. b. Ficha de la obra. c. Proyecto. d. Memoria descriptiva e. Especificacin Tcnica. h. Cronograma de ejecucin. i. j. Otorgamiento de la buena pro o adjudicacin directa. Contrato de principal. obra y documento
k. Valuacin de la obra ejecutada. l. Oficio de la presupuestaria. disponibilidad
m. Acta de terminacin de la obra, recepcin, provisional y definitiva y rdenes de pago, entre otros. 6. Los anticipos a contratistas no debern superar el cincuenta por ciento (30%) del monto total del contrato. 7. Para otorgar un anticipo del pago al contratista, ste deber consignar fianza de anticipo por el cien por ciento (100%) del monto otorgado. 8. El contratista deber suministrar al Ente Contratante, antes de suscribir el contrato, una fianza de fiel cumplimiento otorgada por una institucin bancaria o una empresa de seguros, por un monto equivalente al diez por ciento (10%) del monto total de la obra. 9. El Ente Contratante a solicitud del contratista podr acordar la sustitucin de la fianza de fiel cumplimiento por una retencin a ser realizada en cada una de las valuaciones de obra ejecutada,
Elaborado por:
Aprobado por:

ASUNTO: NORMAS Y DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
hasta cubrir el diez por ciento (10%) exigido en el punto anterior. 10. En las contrataciones por un monto menor a 500 UT no procedern la entrega de anticipos. 11. Cumpliendo la normativa anterior se realizar pago del cien por ciento (100%) contra entrega a las contrataciones por un monto menor a 1.500 UT. 12. Cuando el monto del contrato es mayor a 1.500 UT el contratista a seleccionar deber estar inscrito en el Registro Nacional de Contratista, si es menor a 1.500 UT deber estar inscrito en el Registro de Contratista de la Universidad. 13. Todo compromiso que fuere adquirido sin existir disponibilidad presupuestaria ser considerado nulo y acarrear responsabilidad penal, civil, administrativa y disciplinaria, para el funcionario pblico que ejecute dicho trmite. 14. Para toda contratacin de obras, cuyos montos sean menor a 500 UT se requerir una sola cotizacin y los niveles de aprobacin para autorizar la contratacin sern las Autoridades Rectorales y Decanos. 15. Para toda contratacin de obras, cuyos montos sean mayor o igual a 500 UT y menores a 1.100 UT debern solicitarse un mnimo de tres (3) cotizaciones, teniendo preferencia el contratista que garantice los trminos exigidos por la institucin en cuanto a oportunidad, Pagina Sustituida Pg. 03 Fecha: mayo 2003 Elaborado por:
CAP: II SEC: 1.3
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condiciones de pago y calidad. Los responsables para autorizar la contratacin sern las Autoridades Rectorales y Decanos. 16. Para la contratacin de obras cuyos montos sean mayores a 1.100 UT y menores a 11.500 UT deber solicitarse un mnimo de tres (3) cotizaciones, teniendo preferencia el contratista que garantice los trminos exigidos por la institucin en cuanto a oportunidad, condiciones de pago y calidad. Los niveles de aprobacin para autorizar la contratacin sern las Autoridades Rectorales, Decanos y la aprobacin expresa por parte del Consejo Universitario. 17. Para toda contratacin de obras, cuyos montos sean mayores a 25.000 UT, se efectuarn mediante el proceso de Licitacin General y los niveles de aprobacin sern la Comisin de Licitacin, el Rector y el Consejo Universitario. 18. Se le aplicar Clusula Penal al contratista cuando no cumpla con lo acordado en el contrato aplicndosele un porcentaje como multa por cada da de retraso en la entrega de la obra. 19. El sistema suministrar la informacin del estatus o nivel en el que se encuentra la obra en cualquier momento que se desee. 20. Al expediente de la obra se le deber anexar una copia del certificado de inscripcin vigente en el sistema nacional de Registro de Contratista, expedido por el Registro Nacional de Contratista, segn sea el caso de, de Aprobado por:

acuerdo a la norma nmero 12. 21. El contratista no podr ceder ni traspasar el contrato sostenido con el Ente contratante (la Universidad) en ninguna forma, ni en todo ni en parte, sin la previa autorizacin del Ente Contratante. 22. De acuerdo a la norma anterior la Autoridad Competente puede autorizar la cesin o traspaso total o parcial del contrato si el nuevo contratista llena los requisitos y trmites requeridos para tal aceptacin. 23. El presupuesto de la obra que forma parte del contrato deber incluir una partida denominada Variacin de Precios por un monto estimado prudencialmente por el Ente Contratante para facilitar el pago al contratista en las valuaciones realizadas reconociendo la variacin de precios.
CAP: II SEC: 1.3
UNET UCV
PG. 11/38
FECHA: Julio 2004
Elaborado por:
Aprobado por:

ASUNTO: NORMAS Y DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO REGISTRO Y EJECUCIN OBRAS Y REMODELACIONES
Normas que regulan el Procedimiento
CAP: II SEC: 2.1
UNET UCV
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DE
a partir de la fecha de la firma del Acta de Inicio. 7. El contrato debe estar acompaado del documento principal que contendr informacin importante de la obra y por los documentos tcnicos necesarios. 8. Los documentos que van a acompaar el documento principal son los siguientes: a. b. c. d. Planos. Normas tcnicas. Memoria descriptiva. Lista de equipos e instalaciones. e. Presupuesto original. f. Documentos de constitucin. g. Cronograma de trabajo. h. Cronograma de pago. i. Anlisis de precios unitarios. y de las partidas, entre otros. j. Acta Constitutiva.
1. En todo Registro y Ejecucin de Obras y Remodelaciones deber existir un contrato debidamente suscrito entre ambas partes, que contenga todas las condiciones que lo regirn, incluidas las garantas. As mismo deber existir la disponibilidad presupuestaria. 2. La Unidad Solicitante deber elaborar un proyecto con respecto a la necesidad de iniciar una obra en donde solicita estudio de factibilidad ante COPRED. 3. Las ejecucin de las obras exige a su vez adoptar un criterio de clasificacin que puede estar dado por los siguientes aspectos: Ejecucin de Obras del Dominio Pblico: Son aquellas obras para uso pblico, tales como vialidad, calles, puentes, y similares. Ejecucin de Obras del Dominio Privado: Son aquellas obras para el uso privado de organismos pblicos tales como edificaciones construidas para el uso de las Instituciones de Educacin Superior.
4. La solicitud de elaboracin o mejora de una obra ser realizada por la Unidad Solicitante a travs del formato Solicitud de Obra. 5. El Contratista deber realizar la obra dentro del plazo sealado en el contrato. 6. El plazo para realizar la obra se contar Pagina Sustituida Pg. 03 Fecha: mayo 2003 Elaborado por: Aprobado por:

ASUNTO: NORMAS Y DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO DESCRIPCIN UNIDAD SOLICITANTE
1. Identifica la necesidad de iniciar una obra. 2. Elabora proyecto con la asistencia de COPRED y estima costos de la obra. 3. Verifica en el sistema disponibilidad presupuestaria de acuerdo a costos estimados. 3.1.De no poseer disponibilidad presupuestaria anula la operacin o tramita modificacin presupuestaria, segn el proceso de Modificaciones Presupuestarias. 3.2.Si posee disponibilidad presupuestaria genera Solicitud de Obra y solicita aprobacin a la Unidad Ejecutora y la Autoridad Competente. Genera precompromiso. 4. Remite el formato Solicitud de Obra y proyecto a COPRED para su revisin. 9. 8.
CAP: II SEC: 2.1
UNET UCV
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Solicitud de Obras y el proyecto a la Unidad Solicitante con sus observaciones y anexa informe explicativo (ir al paso 9). En caso de aprobacin firman Solicitud de Obra y la remite junto con el Proyecto a la Unidad Administradora (ir al paso 10).
UNIDAD SOLICITANTE
Recibe documentos, realiza las correcciones necesarias y remite nuevamente a la COPRED. En caso que el proyecto no sea factible suspende trmite.
UNIDAD ADMINISTRADORA
10. Recibe Solicitud de Obra (aprobada) y Proyecto. 11. Verifica la informacin de la Solicitud de Obra y acta de acuerdo al monto estimado. 12. En caso de ser una licitacin realiza proceso de acuerdo a la Ley de Licitaciones respectiva. 13. En caso de no aplicar proceso de licitacin consulta el Registro de Contratistas. 13.1. Si existe Contratista en el registro lo selecciona (ir al paso 15). Si no existen Contratistas, ubica nuevos contratistas. Va al Procedimiento de Registro y Mantenimiento de Proveedores para realizar una nueva inclusin o actualizacin.
COPRED
5. Recibe informacin y asigna un inspector de obras para la revisin del proyecto. 6. El inspector revisa la obra remodelacin a ser ejecutada determina factibilidad de la misma. o y
7. En caso de no avalar la solicitud enva Pagina Sustituida Pg. 03 Fecha: mayo 2003 Elaborado por: Aprobado por:

14. Accesa el sistema e ingresa los datos necesarios para generar la Solicitud de Cotizaciones. 15. Enva Solicitud de Cotizaciones a los Contratistas. 16. Recibe las cotizaciones u ofertas de los Contratistas. 17. Ingresa al sistema y elige la opcin de cotizaciones e incorpora los datos solicitados. 18. Evala y selecciona, definiendo la mejor oferta considerando la relacin preciocalidad, conjunta-mente con la aprobacin de la Unidad Solicitante y la Autoridad Competente. 19. Compara el monto del precompromiso con la oferta seleccionada. 19.1. De tener precompromiso suficiente, realiza ajuste del mismo de ser necesario y realiza otorgamiento de la Buena Pro o Adjudicacin directa y lo remite a la Autoridad Competente para su aprobacin (ir paso 20 ). 19.2. De no tener precompromiso suficiente, verifica si existe disponibilidad presupuestaria. 19.2.1. De tener disponibilidad realiza ajuste del precompromiso y de ser el caso solicita autorizacin del ejecutor (Ir al paso 20). 19.2.2. Si no posee disponibilidad presupuestaria anula la solicitud o tramita modificacin presupuestaria. Ver manual de Modificacin Pagina Sustituida Pg. 03 Fecha: mayo 2003 Elaborado por:
CAP: II SEC: 2.1
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Presupuestaria.
AUTORIDAD COMPETENTE
20. Recibe la Buena Pro o Adjudicacin Directa, firma otorgamiento y devuelve a la Unidad Administradora.
21. Recibe Buena Pro o Adjudicacin firmada por la Autoridad Competente. 22. Notifica al Contratista y solicita la presentacin de las fianzas. 23. Recibe por parte del Contratista la Fianza de Fiel Cumplimiento y la Fianza de Anticipo (en los casos que lo ameriten). 24. Verifica monto de la obra. En caso de ser menor o igual a 1.099 U.T. elabora contrato y lo remite a la Autoridad Competente con soportes para la firma (Ir al paso 28). 25. Si la obra es por un monto mayor a 1.099 U.T. Remite Solicitud de Elaboracin del Contrato anexo enva Fianzas tanto la de Fiel Cumplimiento como la de Anticipo y dems soportes a la Unidad de Asesora Jurdica, las facultades o las dependencias de acuerdo al caso, para la elaboracin del contrato. UNIDAD DE ASESORA JURDICA FACULTADES O DEPENDENCIAS
26. Recibe documentos, elabora contrato

con dos (2) ejemplares y enva a la Autoridad Competente para su revisin y firma.
Aprobado por:

ASUNTO: NORMAS Y DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO AUTORIDAD COMPETENTE
27. Recibe documentos, firma el contrato y devuelve Asesora Jurdica, para la firma con el contratista. 28. En caso de montos menores o igual a 1.099 U.T. firma y remite a la Unidad Administradora (Ir al paso 33).
CAP: II SEC: 2.1
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contractual. 36.1 De ser requerido un pago por anticipado realiza procedimiento de pago, de acuerdo al Manual de Programacin y Emisin de Pagos, el procedimiento de Ordenamiento de Pagos. (Ir al paso 37) 36.2 De no requerir anticipo contina el procedimiento.
UNIDAD DE ASESORA
29. Recibe documentos y contrato firmado (dos ejemplares) enva al contratista para su firma. 30. El contratista firma contrato y enva a la Unidad de Asesora Jurdica. Recibe contrato y entrega un ejemplar al Contratista. 31. Con la fianza realiza proceso establecido en el Manual de Registro de Fianzas y Garantas el procedimiento Constitucin de Fianzas. 32. Remite un ejemplar del contrato y soportes a la Unidad Administradora (Ir al paso 35).
INSPECTOR DE LA OBRA
37. Informa al Inspector de la Obra para que se realicen los trmites necesarios para el inicio de la obra
33. Recibe y solicita firma al Contratista. 34. Entrega un ejemplar y archiva uno en el expediente. 35. Genera ficha de la obra, con los datos disponibles hasta la fecha y genera los asientos presupuestarios correspondientes. 36. Verifica si el contrato establece un pago Pagina Sustituida Pg. 03 Fecha: mayo 2003 Elaborado por: Aprobado por:
PROCESO: REGISTRO DE EJECUCIN DE OBRAS PROCEDIMIENTO: 2.1. REGISTRO Y EJECUCIN DE OBRAS Y REMODELACIONES
UNIDAD SOLICITANTE COPRED UNIDAD JURDICA - FACULTAD O AUTORIDADES RECTORALES (UNIDAD ADMINISTRADORA) AUTORIDAD COMPETENTE
Identifica la necesidad de iniciar una obra. Elabora proyecto con la asistencia de COPRED y estima costos de la obra (cuanto cuesta la obra)
Recibe y asigna un inspector de obra para la revisin del proyecto.

5
Recibe documentos, elabora contrato y enva a la Autoridad Competente para su firma.
Viene de la Unidad Administradora
3
I
Contrato Expediente
Recibe y enva contratos al Contratista para su firma.
Proyecto
Realizan revisin y deciden
Viene de la Unidad Administradora
Firma otorgamiento de Buena Pro o Adjudicacin del contrato y devuelve

Buena Pro o Adjudicacin
Contrato
I
Contratista
4
Va a la Unidad Administradora
verifica disponibilidad presupuestaria. No

Avala la solicitud ?
Si
No
Disponibilidad presupuestaria
Si
Devuelve indicando motivos de negacin. y anexa Informe explicativo.

Solicitud de Obra
Firma "Solicitud de Obra" dando aval
Con la fianza realiza proceso establecido en el Manual de "Registro de Fianzas y Garantas" el procedimiento "Constitucin de Fianzas"
Contrato Expediente
Recibe documentos, firma contrato y enva a la Unidad de Asesora Jurdica.
Ver proceso de Registro de Fianzas y Garantia del procedimiento Constitucin y/o Modificacin de Fianzas
Anula la operacin o tramita modificacin presupuestaria ante la Unidad de Presupuesto
Registra el precompromiso. Genera "Solicitud de Obra" y solicita aprobacin a la Unidad Ejecutora y autoridad Competente. Remite "Solicitud de Obra " y Proyecto a COPRED para su revisin.
Solicitud de Obra
Solicitud de Obra
6
2 Contratista Recibe del contratista contrato firmado. Entrega un ejemplar al Contratista
Contrato Expediente
Proyecto Informe
Proyecto
Va a la Unidad Solicitante
Va a la Unidad Administradora
Contrato firmado
Recibe documentos, firma contrato y enva a la Unidad Administradora. Remite contrato y expediente a la Unidad Administradora.
Ver proceso de Modificacin Presupuestaria
Contrato Expediente
Proyecto
Recibe revisa y devuelve a COPRED
Fianza de fiel cumplimiento
Expediente Contrato firmado
Fianza de anticipo
1
Va al expediente
Viene de la Autoridad Competente 2 Viene de COPRED Va al expediente

Verifica la informacin de la solicitud y actua segn el monto estimado.
I I
Recibe documentos y archiva ejemplar del contrato y soportes en el expediente. Genera ficha de la obra. Genera los asientos presupuestarios correspondientes.
Solicitud de Obra
Selecciona los contratistas
Chequea precompromiso contra el monto de la oferta seleccionada I
Proyecto
Recibe Buena Pro o Adjudicacin firmado por la Autoridad Competente. Notifica al contratista y solicita fianzas
Contratista
Genera "Solicitud de Cotizacin" y remite a los contratistas

Solicitud de cotizaciones
No
Precompromi so suficiente?
Recibe del contratista fianza de fiel cumplimiento y fianza de anticipo (en los casos que lo ameriten)
8
Verifica si el contrato requiere cancelacin contractual (anticipo).
Verifica si tiene disponibilidad presupuestraia?
SI
SI
Requiere licitacin ? I
NO
NO
Ajusta precompromiso de ser necesario y elabora otorgamiento de la Buena Pro o Adjudicacin directa y enva a la Autoridad Competente

Va al expediente I
Fianza de fiel cumplimiento Fianza de anticipo
SI
Contratistas Consulta el Registro de Contratistas
Cotizaciones / Oferta
Pago Anticipado ?
NO
Anula solicitud o tramita una modificacin presupuestaria
NO
Verifico monto mayor a 1099 UT
SI
Realiza proceso de pago y Solicita autorizacin a la Autoridad Competente correspondiente
Realiza proceso de Licitacin conforme a la Ley respectiva
No
Va al proceso de Licitacin conforme a la Ley respectiva
Exiten Contratistas ?
Recibe cotizaciones u ofertas de los contratistas
Informa al Inspector de la Obra para que realice los tramites necesarios para el inicio de la obra.
3
Realiza proceso de "Modificacin Presupuestaria" Elabora contrato y lo remite a la Autoridad Competente con los soportes para la firma.
Realiza Solicitud de elaboracin de contratos y anexa fianza de fiel cumplimiento y fianza de anticipo de acuerdo a l caso.
Anlisis de Cotizaciones
Registro y Mantenimiento de Proveedores (solicita contratistas ala Servicios Nacional de Contratistas)
Ingresa al sistema y elige la opcin de cotizaciones e incorpora los datos solicitados
Contrato Expediente
Ofertas Seleccionadas
Evalua y selecciona, definiendo la mejor oferta, considerando la relacin precio-calidad conjuntamente con la Ela aprobacin de la Unidad Solicitante y Autoridad Competente
Envia documentos a la Unidad Jurdica o a las facultades o dependencias de acuerdo al caso, para la elaboracin del contrato
Procede a la cancelacin del pago del anticipo contractual, de acuerdo al Manual "Programacin y Emisin de Pagos" del procedimiento "Ordenamiento de Pago" P C
Expediente Fianza de fiel 5 cumplimiento 5 Fianza de anticipo Va a la Unidad Solicitud de Asesora Contrato Jurdica Facultades dependencias
24-05-2004
Control Interno
Momento Presupuestario
Momento Contable
Recibe documentos y solicita firma al Contratista. Entrega un ejemplar al Contratista y archiva uno en el expediente.

ASUNTO: NORMAS Y DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO VALUACIN EJECUTADA DE LA OBRA
CAP: II SEC: 2.2
UNET UCV
PG. 16/38
FECHA: Julio 2004
solicitud de pago de la obra ejecutada ante la Unidad Administradora para su respectiva cancelacin. 8. El pago deber generarse cuando la Valuacin de la Obra Ejecutada haya sido aprobada.
1. El Ente Contratante ejercer el control y la fiscalizacin de los trabajos que sean realizados por el Contratista en la ejecucin de la obra. 2. El representante del Ente Contratante en la obra es el Inspector de la Obra. 3. El Contratista deber presentar las valuaciones al Inspector de la Obra en forma sucesiva, de tal manera que el lapso entre una y otra no sean menores de quince (15) das calendarios ni mayores a sesenta (60) das calendarios. 4. El Inspector de la Obra es el responsable de recibir por parte del Contratista la valuacin de la obra ejecutada y ste deber realizar la revisin fsica y aprobar la misma. 5. Se deber exigir que el Contratista presente la Valuacin de la Obra Ejecutada en papel impreso, sellado y firmado, as como un diskette mediante un formato preestablecido para su carga en el sistema. 6. El Inspector de la Obra indicar al Contratista en el momento de presentar la valuacin de la obra los reparos que tenga que hacer a dicha evaluacin dentro de un lapso de ocho (8) das calendarios desde la fecha de presentacin de las valuaciones. 7. El Inspector de la Obra es el responsable de tramitar la valuacin y la Pagina Sustituida Pg. 03 Fecha: mayo 2003 Elaborado por: Aprobado por:

ASUNTO: NORMAS Y DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO DESCRIPCIN
CAP: II SEC: 2.2
UNET UCV
PG. 17/38
FECHA: Julio 2004
7. Recibe reparos, corrige
y remite
al
Inspector de la Obra (regresa al paso 4).
1. Inspecciona la calidad de la obra, verifica caractersticas, cantidades y exactitud numrica de las partidas de la obra. (Esto lo realiza constantemente).
8. Recibe valuacin de la obra y solicitud de pago, verifica la informacin. 9. Si tiene reparo informa al Inspector de la Obra de los reparos a realizar para que informe al Contratista (regresa al paso 7). 10. Si no tiene reparo registra la valuacin en el sistema y procede a la cancelacin de la Obra Ejecutada de acuerdo al Manual de Programacin y Emisin de Pagos del procedimiento Ordenamiento de Pagos.
CONTRATISTA
2. Elabora Valuacin de la Obra previa medicin de la obra ejecutada y firma en conjunto al Ingeniero Residente de la obra. 3. Remite Valuacin de Inspector de la Obra. la Obra al
4. Recibe por parte del Contratista la Valuacin de la Obra Ejecutada. 5. Revisa la valuacin contra el proyecto contratado. 6. Verifica si autoriza la Valuacin. 6.1 De no aprobar, devuelve documento al Contratista indicando los reparos a ser realizados (ir al paso 7). 6.2 De aprobar, certifica la valuacin y remite la valuacin con solicitud de pago a la Unidad Administradora para el proceso de pago (ir al paso 8).
CONTRATISTA
Elaborado por:
Aprobado por:
PROCESO: REGISTRO DE EJECUCIN DE OBRAS PROCEDIMIENTO: 2.2. VALUACIN DE LA OBRA EJECUTADA
CONTRATISTA
Inspecciona la calidad de la obra, verifica caracteristicas, cantidades y exactitud numerica de las partidas de la obra.
Elabora Valuacin previa medicin de la obra ejeutada y firma en conjunto al Residente de la obra.
Valuacin de Obra Solicitud de pagos
Recibe Valuacin y solicitud de pagos verifica informacin.

I
Revisa la valuacin contra el proyecto contratado
Remite Valuacin de la obra al Inpector de la Obra
Si
Tiene reparos?
No
No
Autoriza la valuacin ?
Si
Valuacin de Obra
No procesa pago e informa al Inspector de la Obra de los reparos a realizar
-Registra la valuacin en el sistema -Realiza proceso de pago
Remite documento al contratista e indica reparos a realizar.
Certifica la valuacin
Valuacin de Obra
Remite Valuacin y solicitud de pago a la Unidad Administradora

Valuacin de Obra
Procede a la cancelacin de la Obra ejecutada de acuerdo al Manual "Programacin y Emisin de Pagos" del procedimiento "Ordenamiento de Pago"
Valuacin de Obra
Valuacin de Obra
Recibe, e informa al Contratista
Recibe, realiza reparos e informa al Inspector de la Obra
I Control Interno P Registro Presupuestario
Momento Contable 24-05-2004

ASUNTO: NORMAS Y DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PRRROGA DEL PLAZO EJECUCIN DE LA OBRA
CAP: II SEC: 2.3
UNET UCV
PG. 18/38
FECHA: Julio 2004
DE
1. El Contratista deber comenzar la obra dentro del plazo estipulado en el contrato. Este plazo comenzar a contarse a partir de la fecha de la firma del contrato por ambas partes. 2. El Contratista podr solicitar por escrito al Ente Contratante una prrroga de inicio o terminacin de la obra cuando existan circunstancias que lo justifiquen plenamente. 3. De acuerdo a la norma anterior la solicitud de prrroga deber estar acompaada del Programa de Trabajo de la Obra y un Cronograma de Ejecucin. 4. El Contratista notificar por escrito al Inspector de Obras la fecha estimada de culminacin de los trabajos con el fin de dejar constancia de dicha terminacin al igual que las razones que justifiquen su procedencia. 5. Si el Contratista no terminare los trabajos en el tiempo estipulado o en el de la prrroga o prrrogas pagar al Ente Contratante la multa correspondiente de acuerdo a lo establecido en el contrato.
Elaborado por:
Aprobado por:

ASUNTO: NORMAS Y DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO DESCRIPCIN UNIDAD SOLICITANTE
1. Recibe por parte del Contratista Solicitud de Prrroga del plazo ejecucin de la obra avalado por Inspector de la Obra, en conjunto Cronograma de Trabajo y Cronograma de Ejecucin. 2. Revisa y analiza la solicitud. 2.1. No aprueba la solicitud, procede a negar la solicitud e informa al Contratista los motivos de la no aceptacin. 2.2. Si aprueba la solicitud, firma planilla y elabora Informe de Solicitud de Prrroga indicando datos y justificacin de la prrroga. 3. Remite el Informe de Solicitud de Prrroga y la Solicitud de Prrroga a la Unidad Administradora y archiva un ejemplar de cada uno para su control. Remite un ejemplar de la Solicitud de Prrroga al Contratista. la de el al el
CAP: II SEC: 2.3
UNET UCV
PG. 19/38
FECHA: Julio 2004
4. Recibe Informe de Solicitud de Prrroga y la Solicitud de Prrroga. 5. Revisa Solicitud y verifica con la Unidad Solicitante. 6. Registra informacin en la ficha de la obra y archiva los soportes para su control.
Elaborado por:
Aprobado por:
PROCESO: REGISTRO DE EJECUCIN DE OBRAS PROCEDIMIENTO: 2.3. PRRROGA DEL PLAZO DE EJECUCIN DE LA OBRA
UNIDAD SOLICITANTE UNIDAD ADMINISTRADORA
Contratista
Solicitud prrroga del plazo ejecucin de obra Solicitud prrroga
Informe solicitud de prrroga 1
Recibe solicitud de prrroga del plazo de ejecucin de la obra por parte del contratista la cual est avalada por el Inspector de la Obra. Revisa y analiza la solicitud.
I I
Revisa y verifica con la Unidad Solicitante
No
1
Aprueba solicitud ?
Procede negar la solicitud de prrroga del plazo de ejecucin de la obra e informa al contratista motivos de la no aceptacin
Solicitud prrroga
Elabora Informe de solicitud de Prrroga
Registra en la ficha y archiva soportes para su control
Remite el "Informe de Solicitud de Prrroga" y la "Solicitud de Prrroga" a la Unidad Administradora. Remite una copia de la solicitud al Contratista y archiva un ejemplar de la solicitud y el informe para su control.
Informe de solicitud de prrroga Solicitud prrroga
Control Interno
24-05-2004

ASUNTO: NORMAS Y DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARALIZACIN DE LA OBRA
CAP: II SEC: 2.4
UNET UCV
PG. 20/38
FECHA: Julio 2004
La paralizacin de una obra es la suspensin temporal o definitiva de la realizacin de la misma. 1. Toda paralizacin de una obra podr darse por condiciones climticas, administrativas o de fuerza mayor. 2. El Inspector de la Obra podr solicitar la paralizacin de la obra en cualquier momento de la construccin de la obra contratada. Para esto solicitar a la Dependencia del Ente Contratante que ordene la paralizacin total de la ejecucin de la obra. 3. Toda paralizacin de la obra deber ser estudiada por todos los entes involucrados. 4. Toda suspensin de obra deber estar respaldada por un Acta de Paralizacin. 5. En Ente contratante ser la responsable de autorizar la paralizacin de la obra.
Elaborado por:
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ASUNTO: NORMAS Y DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO DESCRIPCIN INSPECTOR DE LA OBRA
1. Determina paralizacin de la obra. 1.1. No procede la paralizacin, informa al contratista que debe continuar con la realizacin de la obra. 1.2. Si procede la paralizacin, genera Acta de Paralizacin (por condiciones climticas, administrativas o fuerza mayor). Remite acta a la Unidad Administradora.
CAP: II SEC: 2.4
UNET UCV
PG. 21/38
FECHA: Julio 2004
2. Recibe Acta de Paralizacin e incorpora acta al expediente para el control de las fechas de ejecucin de las obras.
Elaborado por:
Aprobado por:
PROCESO: REGISTRO DE EJECUCIN DE OBRAS PROCEDIMIENTO: 2.4. PARALIZACIN DE LA OBRA
Determina paralizacin de la obra
No
Procede la paralizacin ?
Solicita paralizacin de la obra por: condiciones Informa al contratista climticas, que debe continuar la administrativa, fuerza obra. mayor a travs de Acta de Paralizacin.
1
Remite acta a la Unidad Administradora
Recibe Acta de Paralizacin e incorpora al expediente electrnico para el control de fechas de ejecucin de las obras
Acta de paralizacin
Acta de paralizacin
1
I Control Interno 24-05-2004

ASUNTO: NORMAS Y DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO REINICIO DE LA OBRA
CAP: II SEC: 2.5
UNET UCV
PG. 22/38
FECHA: Julio 2004
1. El reinicio de una obra es la continuacin de la obra suspendida por condiciones climticas, administrativas o razones de fuerza mayor. 2. El inspector de la obra deber informar a la Unidad Administradora del reinicio o suspensin definitiva de la obra. 3. Todo reinicio de obra debe estar acompaada de un Acta de Reinicio que respalde la continuacin de la misma.
Elaborado por:
Aprobado por:

ASUNTO: NORMAS Y DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO DESCRIPCIN UNIDAD ADMINISTRADORA
1. Verifica si la obra paralizada se va a reiniciar o a suspender definitivamente. 1.1. Si se va a reiniciar, informa al Inspector de la Obra y Contina en el paso No. 5 1.2. Si no se va a reiniciar, rescinde el contrato, se elabora corte de cuenta y acta de acuerdo al caso. 2. Se procede a incorporar al expediente electrnico para el control de los saldos pendientes en la obra ejecutada. 3. Determina si existe saldos a favor del Contratista. 3.1. Existe saldo a favor del Contratista, inicia el proceso de pago al Contratista de la obra ejecutada, de acuerdo al Manual de Programacin y Emisin de Pagos del procedimiento Ordenamiento de Pagos. 3.2. Existe saldo a favor del Ente Contratante, elabora planilla de liquidacin y enva al Contratista para el reintegro de dicho saldo la cuenta bancaria de la Unidad Administradora.
CAP: II SEC: 2.5
UNET UCV
PG. 23/38
FECHA: Julio 2004
Elaborado por:
Aprobado por:
PROCESO: REGISTRO DE EJECUCIN DE OBRAS PROCEDIMIENTO: 2.5. REINICIO DE LA OBRA UNIDAD ADMINISTRADORA INSPECTOR DE LA OBRA
Verifica si la obra paralizada se va a reiniciar o si se suspender definitivamente.
No
Reinicio de obras ?
Si
Rescinde el contrato y se elabora un corte de cuenta y actua de acuerdo al caso.
Informa al Inspector de la obra
Genera Acta de Reinicio, indicando nueva culminacin y dems datos que corresponda
Acta de reinicio
Corte de cuenta
Se procede a incoporar al expediente electrnico para el control de los saldos pendientes en la obra ejecutada
I
Firma Acta de Reinicio en conjunto al Contratista y da comienzo nuevamente a la obra Remite Acta de Reinicio a la Unidad Administradora para su archivo en el expediente
Acta de reinicio Va al expediente
A favor del contratista
Saldos a favor ?
A favor del ente contrante
Inicia proceso de pago al contratista de la obra ejecutada
Elabora planilla de liquidacin y enva al contratista para el reintegro de dicho saldo a la cuenta bancaria de la Unidad Administradora.
Comprobante
Procede a la cancelacin del contratista de la obra ejecutada de acuerdo al Manual "Programacin y Emisin de Pagos" del procedimiento de "Ordenamiento de Pago" C P
Al recibir el reintegro por parte del contratista registra el mismo
Va al Manual de Ingresos (Incluir reintegro) del procedimiento Recaudacin de los Ingresos Devengados
I P
Control Interno
Momento Presupuestario Momento Contable 24-05-2004

ASUNTO: NORMAS Y DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO TERMINACIN EJECUTADA DE LA OBRA
CAP: II SEC: 2.6
UNET UCV
PG. 24/38
FECHA: Julio 2004
Normas que regulan el Procedimiento 1. La terminacin de una obra es la culminacin definitiva de la realizacin de una obra la cual deber estar soportada por un Acta de Terminacin de la Obra, Valuacin final de la Obra y Cuadro de Cierre. 2. El Contratista notificar por escrito y con anticipacin al Inspector de la Obra, la fecha en la cual estime que sern terminados los trabajos con el fin de dejar constancia de dicha terminacin. 3. Ser de mutuo acuerdo, tanto del Contratista como del Inspector de la Obra, acordar prrrogas del plazo de la culminacin de la obra. Para esto el Contratista deber presentar dicha solicitud por lo menos quince (15) das calendarios con antelacin a la fecha de terminacin estipulada en el contrato. 4. Si el Contratista no cumple con el plazo estipulado para la culminacin definitiva de la obra se le aplicarn las multas que correspondan segn lo indican las Condiciones Generales de Contratacin para la Ejecucin de Obras. 5. El Contratista solicitar por escrito la Recepcin Provisional de la obra dentro del plazo de sesenta (60) das calendarios a partir de la fecha del acta de terminacin.
Elaborado por:
Aprobado por:

caso que:
CAP: II SEC: 2.6
UNET UCV
PG. 25/38
FECHA: Julio 2004
CONTRATISTA
1. Informa la culminacin de la obra y levanta Acta de Terminacin de la Obra en conjunto con el Inspector de la Obra. 2. Entrega valuacin final de la obra y Cuadro de Cierre al Inspector de al Obra.
5.2.1. No est la obra ejecutada de acuerdo al presupuesto, porque existen fallas o defectos en la obra, solicita reparo al Contratista a fin que ste proceda a subsanarla en un plazo no mayor a treinta (30) das (ir al paso 6). 5.2.2. Si est la obra ejecutada de acuerdo al presupuesto, se procede a la Aceptacin Provisional de la obra y firma el Acta el Contratista, el Inspector de la Obra, el Residente de la Obra y la Autoridad Competente.(Ir al paso 7). Remite una ejemplar del Acta de Aceptacin Provisional de la Obra a la Unidad Administradora para su control (ir al paso 12).
3. Recibe por parte del Contratista Acta de Terminacin de la Obra, Valuacin Final de la Obra y Cuadro de Cierre. 4. Verifica si los trabajos estn total y satisfactoriamente terminados. 4.1. Si los trabajos no estn total y satisfactoriamente terminados, no acepta terminacin de la obra e informa al Contratista. 4.2. Si los trabajos estn total y satisfactoriamente terminados, proceden a firmar en seal de conformidad el Acta de Terminacin de la Obra en conjunto con el contratista y el Residente de la Obra. Remite Acta, la Valuacin y Cuadro de Cierre a la Unidad Administradora para su archivo en el expediente.
CONTRATISTA
6. Recibe reparos del Inspector de la Obra. 6.1.Realiza reparos e informa al Inspector de la Obra y remite una nueva Solicitud de Recepcin Provisional de la Obra y regresa al paso 5. 6.2. Si el contratista no va a realizar los reparos informa al Inspector de la Obra, para que actu de acuerdo al caso (Ir al paso 8). 7. (Viene del paso 5.2.2). Aceptada la recepcin provisional de la obra solicita recepcin definitiva de la misma de acuerdo al plazo de garanta establecida en el contrato y entrega Aprobado por:
5. Recibe del Contratista la solicitud por

escrito de la Recepcin Provisional de la obra (ver norma nmero 5). Realiza una revisin general de la obra, en Pagina Sustituida Pg. 03 Fecha: mayo 2003 Elaborado por:

valuacin de cierre de la obra (ir al paso nmero 9).
CAP: II SEC: 2.6
UNET UCV
PG. 26/38
FECHA: Julio 2004
el procedimiento de Ordenamiento de Pagos. 17. Firma el Cuadro de Cierre de la Obra con el Inspector de la Obra, representantes del organismo y de la empresa contratista. 18. Va al Proceso de Registro de Bienes para la Actualizacin Auxiliar de Bienes.
8. Recibe e informa a la Unidad Administradora para que realice las retenciones correspondientes y/o ejecute la fianza (Ir al paso 13). 9. Recibe solicitud de Recepcin Definitiva de la Obra y valuacin de cierre de la Obra. 10. Procede a la recepcin definitiva de la obra firma el acta en conjunto al Contratista y el Residente de la obra. 11. Remite acta y valuacin de cierre a la Unidad Administradora (Ir al paso 14).
12. Recibe un ejemplar del Acta Provisional de la Obra y archiva en el expediente. 13. Recibe y realiza las retenciones correspondientes o realiza ejecucin de la fianza. Ver manual de Fianzas y Garantas procedimiento de Ejecucin de la Fianza. 14. Recibe acta de Recepcin Definitiva de la Obra y valuacin de cierre y registra en el sistema. 15. Procede a realizar la Liberacin de Fianza. Ver proceso de Registro de Fianzas y Garantas del procedimiento de Liberacin de Fianzas y Garantas. 16. Procede a realizar pagos finales al Contratista. Ver proceso de Programacin y Emisin de Pagos en Pagina Sustituida Pg. 03 Fecha: mayo 2003 Elaborado por: Aprobado por:
PROCESO: REGISTRO DE EJECUCIN DE OBRAS PROCEDIMIENTO: 2.6. TERMINACIN DE LA OBRA EJECUTADA
CONTRATISTA
INSPECTOR DE OBRAS
UNIDAD ADMINISTRADORA DESCONCENTRADA
El contratista informa la culminacin de la obra y levanta Acta de Terminacin de la Obra enconjunto con el Inspector de la Obra. Y le entrega Acta al Inspector Valuacin final de obra y cuadro de cierre.
Recibe Acta de Terminacin, valuacin final de obra y cuadro de cierre.
Acta Provisonal de la Obra
Recibe y archiva en el Expediente
Recibe reparos del Inspector de Obra de realiza las correcciones respectivas

S
I Los trabajos estn total y satisfactoriamente terminados?
4
No
Recibe Acta de Recepcin Definitiva de la Obra y valuacin de cierre e ingresa su clave y carga Acta de Recepcin Definitiva Procede a realizar liberacin de fianzas y retenciones.
Va al expediente
NO
El contratista va a realizar los reparos
SI
I Procede a firmar en seal de conformidad Acta de Terminacin de la Obra (Inspector de obra ,contratista y el Residente de la obra). Remite acta, la valuacin y cuadro de cierre a la Unidad Administradora para su archivo en el expediente y proceso del pago.
No acepta y solicite continue la obra
Ver proceso de "Registro de Fianzas y retenciones" del procedimiento de "Liberacin de Fianzas y Garantias"
Informa al Inspector de la no realizacin de los reparos
Informa al Inspector de la Obra, y remite nueva solicitud de Recepcin Provisional de la Obra.
Procede a realizar pago final de acuerdo al proceso de "Programacin y Emisin de Pagos"
Recibe solicitud por escrito del Contratista de la Recepcin Provisional de la obra dentro del plazo de los 60 das calendario contados a partir de la fecha del Acta de Terminacin
Ver proceso de "Programacin y Emisin de Pagos"al procedimiento de "Ordenamiento de Pago"
Realiza una revisin general de la obra.
Firman el cuadro de cierre de la obra el inspector de la obra y firmas de representantes del organismo y de la empresa contratista.
Va al expediente
No
Obra ejecutada de acuerdo al presupuesto ?
Si
Va al proceso de "Registro de Bienes Inmuebles" de acuerdo al caso.
Cuadro de cierre
Por que existen fallas o defectos en la obra, solicita reparo al contratista a fin de que este proceda a subsanarla en un plazo de 30 das.
2
Se procede a la Aceptacin Provisional de la obra y se firman acta , el contratista, el Inspector de la Obra, Residente de la Obra y la autoridad competente). Remite copia del acta a la Unidad Administradora.
Recibe realiza las retenciones correspondientes o realiza proceso de Ejecucin de Fianzas.
Ver proceso de "Fianzas y garantas" procedimiento de "Ejecucin de Fianzas"
Aceptada la Recepcin Provisional de la Obra solicita recepcin definitiva de la obra de acuerdo al plazo de garantia establecida en el contrato. Y entrega valuacin de cierre.
Procede a la Recepcin Definitiva de la obra firman el inspector de obras, el contratista y el Residente de la obra Remite acta y valuacin de cierre a la Unidad Administradora
Acta Recepcin Definitiva de la Obra
Recibe e informa a la Unidad Administradora para la ejecucin de la fianza o se ejecuten las retenciones correspondientes.
Control Interno
Momento presupuestarios
Momento Contable
24-05-2004

ASUNTO: NORMAS Y DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO VARIACIONES DEL PRESUPUESTO
CAP: II SEC: 2.7
UNET UCV
PG. 27/38
FECHA: Julio 2004
1. Las variaciones en los contratos por obras adicionales representan aquellas alteraciones que modifican el presupuesto inicial de la obra. 2. Los contratos de obras podrn estar sujetos a modificaciones y variaciones por obras adicionales, variacin de precios, aumentos y/o disminuciones. 3. Toda solicitud de variacin presupuestaria de un contrato de obra deber estar soportada por un informe tcnico realizado por el inspector de la obra. 4. Toda obra que afecte el patrimonio deber ser consultado y avalado por COPRED.
Elaborado por:
Aprobado por:

CAP: II SEC: 2.7
UNET UCV
PG. 28/38
FECHA: Julio 2004
INSPECTOR DE OBRA
1. Realiza Informe Tcnico sobre las variaciones y lo enva a la Unidad Administradora.
4.2 Contrato mayor a 1.099 U.T. solicita la realizacin del addendum a la Unidad de Asesora Jurdica. Recibe addendum firmado por las partes de la Unidad de Asesora Jurdica y entrega un ejemplar al Contratista y archiva una copia para su control. 5. Actualiza ficha de la obra, solicita actualizacin de la Fianza y genera los asientos presupuestarios correspondientes. Ver proceso de Registro de Fianza y Garantas del procedimiento de Constitucin y/o Modificacin de Fianzas.
2. Recibe Informe Tcnico y verifica disponibilidad presupuestaria. la
2.1.No tiene disponibilidad presupuestaria, el contratista presentar un presupuesto de disminucin que conlleve a una reduccin de las metas establecidas en el contrato o se tramita una modificacin presupuestaria. Ver manual de Modificacin Presupuestaria. 2.2.S tiene disponibilidad presupuestaria, ajusta precompromiso y solicita autorizacin de la Unidad Ejecutora y de la Autoridad Competente de ser necesario. 3. Solicita aval de COPRED en caso que la variacin afecte el patrimonio. 4. Verifica el monto de la variacin. 4.1 Contrato menor o igual a 1.099 U.T. Elabora addendum del contrato y lo firma el Contratista y la Autoridad Competente. Entrega un ejemplar al Contratista y archiva un ejemplar para su control (ir al paso 5). Pagina Sustituida Pg. 03 Fecha: mayo 2003 Elaborado por:
Aprobado por:
PROCESO: REGISTRO DE EJECUCIN DE OBRAS

PROCEDIMIENTO: 2.7. VARIACIONES DEL PRESUPUESTO (POR OBRAS ADICIONALES, POR VARIACIN DE PRECIOS, AUMENTOS Y DISMINUCIONES )
Inspector de Obra
Recibe informe tcnico del Inspector de Obra, donde justifica la variacin del presupuesto.
No
Disponibilidad Presupuestaria ?
El contratista presentar un presupuesto de desminucin que conlleve a una reduccin de las metas establecidas en el contrato o se tramita una modificacin presupuestaria.
Ajusta precompromiso y solicita autorizacin de la Unidad Ejecutora y Autoridad Competente correspondiente.

Solicita aval de Copred en caso que la variacin afecta el patrimonio
Ver manual de "Modificacin Presupuestaria" NO
Verifica el monto de la variacin
SI
Monto mayor a 1.099 UT
I
Elabora Addendum del contratoy solicita firma del contratista y de la Autoridad competente
Solicita realizacin del Addendum del contrato a la Unidad de Asesora Jurdica
Entrega un ejemplar al Contratista y archiva un ejemplar para su control
Unidad de Asesora Jurdica
Recibe addendum firmado por las partes
Entrega un ejemplar al contratista y archiva un ejemplar para su control
Actualiza ficha de la obra, so licita actualizacin de la fianza y genera los asientos presupuestarios correspondiente
Ver proceso de "Registro de Fianzas y Garantas" del procedimiento de "Constitucin y/o Modificacin de Fianzas"
I Control Interno
Momento Presupuestario
24-05-2004
ACTA DE INICIO DE OBRAS
EN EL DIA DE HOY, REUNIDOS POR UNA PARTE LA REPRESENTACION DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA. Y POR LA OTRA LA CONTRATISTA, SE DA COMIENZO A LA EJECUCION DE LOS TRABAJOS A REALIZAR POR ESTA FIRMA
NOMBRE DEL CONTRATISTA
CONTRATO ORDEN DE PEDIDO
CARTA CONVENIO
NUMERO
FECHA
CARACTERISTICAS DE LA OBRA
NOMBRE
UBICACION
CIUDAD
ESTADO
Y PARA DAR FE, SE FIRMA LA PRESENTE ACTA EN _________________________A LOS ___________________ (____) DIAS DEL MES DE ___________________ DE ___________
POR LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA

DEPENDENCIA:

DEPENDENCIA:
NOMBRE: POR LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA

DEPENDENCIA:
NOMBRE: POR LA CONTRATISTA
NOMBRE:
NOMBRE: (PERSONA QUE LA OBLIGA)
ACTA DE PARALIZACION DE OBRAS
EN EL DIA DE HOY, REUNIDOS POR UNA PARTE LA REPRESENTACION DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA. Y POR LA OTRA LA CONTRATISTA, SE ACORDO PARALIZAR LA EJECUCION DE LOS TRABAJOS QUE REALIZA ESTA FIRMA CAUSAS DE LA PARALIZACION FUERON CONCLUIDAS LAS ACTIVIDADES CORRESPONDIENTES A LAS OFICINAS RECTORALES Y SON NECESARIAS OBRAS CIVILES EN EL AREA DE SECRETARIA Y SALON DE SESIONES DEL CONSEJO UNIVERSITARIO PARA PODER CONTINUAR LOS TRABAJOS. NOTA: ESTA PARALIZACIN NO EXIME AL CONTRATISTA DE CONTINUAR Y CULMINAR ACTIVADES REFERIDAS A CALIBRACIN Y PUESTA A PUNTO DE LAS MAQUINAS DE LAS OFICINAS RECTORALES
CONTRATO ORDEN DE PEDIDO CARTA CONVENIO
NOMBRE DEL CONTRATISTA THERCLIMA C.A.
NUMERO 30/5/01
FECHA
NOMBRE: SUMINISTRO, TRANSPORTE E INSTALACIN DE SISTEMAS DE AIRE ACONDICIONADO PARA EL AREA DE OFICINAS DEL RECTORADO, DESPACHO DEL RECTOR, SECRETARIA Y SALON DE SESIONES DEL CONSEJO UNIVERSITARIO UBICACIN: PISO 1 DEL EDIFICIO DEL RECTORADO CIUDAD ESTADO CARACAS DISTRITO CAPITAL DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA
Y PARA DAR FE, SE FIRMA LA PRESENTE ACTA EN CARACAS A LOS SIETE (7) DIAS DEL MES DE DICIEMBRE DE 2001

DEPENDENCIA: COPRED

DEPENDENCIA: COPRED
NOMBRE: ARQ. JESS HUMANES (COORDINADOR) POR LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA

DEPENDENCIA:
NOMBRE: ARQ. PEDRO ITRIAGO (SUPERVISOR) POR LA CONTRATISTA THERCLIMA C.A.
NOMBRE:
NOMBRE: ARQ. ADALBERTO CRUZ
ACTA DE REINICIO DE OBRAS
EN EL DIA DE HOY, REUNIDOS POR UNA PARTE LA REPRESENTACION DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA. Y POR LA OTRA LA CONTRATISTA, SE ACORDO REINICIAR LA EJECUCION DE LOS TRABAJOS QUE REALIZABA ESTA FIRMA CAUSAS DEL REINICIO FUERON SOLVENTADAS LAS RAZONES QUE CAUSARON LA PARALIZACIN Y QUE FUERON EXPUESTAS EN EL ACTA RESPECTIVA.
NOMBRE DEL CONTRATISTA THERCLIMA C.A.
CARTA CONVENIO
NUMERO 30/5/01
FECHA
NOMBRE: SUMINISTRO, TRANSPORTE E INSTALACIN DE SISTEMAS DE AIRE ACONDICIONADO PARA EL AREA DE OFICINAS DEL RECTORADO, DESPACHO DEL RECTOR, SECRETARIA Y SALON DE SESIONES DEL CONSEJO UNIVERSITARIO UBICACIN: PISO 1 DEL EDIFICIO DEL RECTORADO CIUDAD ESTADO CARACAS DISTRITO CAPITAL DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA
Y PARA DAR FE, SE FIRMA LA PRESENTE ACTA EN CARACAS A LOS VEINTISEIS (26) DIAS DEL MES DE SEPTIEMBRE DE 2001

DEPENDENCIA: COPRED

DEPENDENCIA: COPRED
NOMBRE: ARQ. JESS HUMANES (COORDINADOR) POR LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA

DEPENDENCIA:
NOMBRE: ARQ. PEDRO ITRIAGO (SUPERVISOR) POR LA CONTRATISTA THERCLIMA C.A.
NOMBRE:
NOMBRE: ARQ. ADALBERTO CRUZ
ACTA DE TERMINACION DE OBRAS
EN EL DIA DE HOY, REUNIDOS POR UNA PARTE LA REPRESENTACION DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA Y POR LA OTRA LA CONTRATISTA, SE ACORDO DAR POR CONCLUIDA LA EJECUCION DE LOS TRABAJOS REALIZADOS POR ESTA FIRMA
CARTA CONVENIO
NUMERO
FECHA
NOMBRE
UBICACION
CIUDAD
ESTADO

DEPENDENCIA:

DEPENDENCIA:

DEPENDENCIA:
NOMBRE:
ACTA DE RECEPCION PROVISIONAL

EN EL DIA DE HOY REUNIDOS POR UNA PARTE LA REPRESENTACION DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA Y POR LA OTRA LA CONTRATISTA, SE PROCEDIO A LA INSPECCION DE LOS TRABAJOS REALIZADOS POR ESTE Y SE DETERMINO QUE SU EJECUCION SE ADAPTA A LAS CONDICIONES ESTIPULADAS EN LA CONTRATACION, POR LO CUAL SE ACORDO PROCEDER A LA RECEPCION PROVISIONAL DE DICHAS OBRAS. 1. A PARTIR DE LA PRESENTE FECHA COMENZARA A REGIR EL LAPSO DE GARANTIA DE LA OBRA DE ACUERDO A LO ESTIPULADO EN EL CONTRATO LA CONTRALORIA INTERNA DE LA UNIVERSIDAD, SE RESERVA EL DERECHO DE PRACTICAR CUALQUIER COMPROBACION POSTERIOR A FIN DE SALVAGUARDAR LOS INTERESES DE LA MISMA
2.
NUMERO
FECHA
NOMBRE
UBICACION
CIUDAD
ESTADO

DEPENDENCIA:

DEPENDENCIA:

DEPENDENCIA:
NOMBRE:
ACTA DE RECEPCION DEFINITIVA

EN EL DIA DE HOY REUNIDOS POR UNA PARTE LA REPRESENTACION DE HOECHST DE VENEZUELA S.A. Y POR LA OTRA LA CONTRATISTA, SE PROCEDIO A LA INSPECCION DE LOS TRABAJOS REALIZADOS POR ESTE Y SE DETERMINO QUE SU EJECUCION SE ADAPTA A LAS CONDICIONES ESTIPULADAS EN LA CONTRATACION, POR LO CUAL SE ACORDO PROCEDER A LA RECEPCION DEFINITIVA DE DICHAS OBRAS. 1. NI LA ACEPTACION DEFINITIVA DE LA OBRA, NI EL PAGO FINAL, EXIMEN AL CONTRATISTA DE LAS RESPONSABILIDADES QUE LE FIJA EL CODIGO CIVIL, NI DE CUALQUIER OTRA U OTRAS OBLIGACIONES DERIVADAS DEL CONTRATO O DE LA LEY 2. LA CONTRALORIA INTERNA DE LA EMPRESA, SE RESERVA EL DERECHO DE PRACTICAR CUALQUIER COMPROBACION POSTERIOR A FIN DE SALVAGUARDAR LOS INTERESES DE LA MISMA NOMBRE DEL CONTRATISTA
NUMERO
FECHA
NOMBRE
UBICACION
CIUDAD
ESTADO

DEPENDENCIA:

DEPENDENCIA:

DEPENDENCIA:
NOMBRE:
Liquidacin N
ACTA DE OBRA
Fecha: CO P R E D Hoja:
EN EL DIA DE HOY, REUNIDOS POR UNA PARTE LA REPRESENTACION DEL CONSEJO DE PRESERVACIN Y DESARROLLO DE LA UCV (COPRED), Y POR LA OTRA LA DEL CONSTRATISTA, SE PROCEDIO A LEVANTAR LA PRESENTE ACTA DE:
INICIO
TERMINACION
RECEPCION PROVISIONAL REINICIO
4 COMENTARIOS:
RECEPCION DEFINITIVA
PARALIZACION
DATOS DE LA OBRA
NOMBRE DE LA EMPRESA CONTRATISTA: N DE CONTRATO: MONTO DEL CONTRATO:
Bs.
FECHA DEL CONTRATO: OBJETO DEL CONTRATO:
UBICACION DE LA OBRA:
ENTIDAD FEDERAL:
CIUDAD:
Ciudad Universitaria de Caracas
Distrito Libertador, DC
Caracas
DATOS DEL ACTA

INICIO TERMINACION REC. PROVISIONAL REC. DEFINITIVA PARALIZACION REINICIO
FECHA ACTA
FECHA ACTA
FECHA ACTA
FECHA ACTA
FECHA ACTA
FECHA ACTA
FIRMAS
POR UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA
DECANO DIRECTOR: NOMBRE: SELLO: FIRMA: NOMBRE:
POR LA EMPRESA CONTRATISTA

INGENIERO RESIDENTE: FIRMA:
CIV.
INSPECTOR DE LA OBRA: NOMBRE: SELLO: CONTRATISTA-NOMBRE: FIRMA: FECHA: FIRMA: FECHA:
00/01/1900
CIV.
CONTRALORIA DELEGADA: NOMBRE: SELLO: SELLO: FIRMA:
CI.
00/01/1900
JUSTIFICACION POR PARTIDA DE AUMENTO, DISMINUCIN Y OBRA EXTRA

Fecha: Pgina: MODIFICACION SOLICITADA Aumento Disminucin Obra Extra N CONTRATO
IDENTIFICACION DE LA PARTIDA N Descripcin Unidad Precio Unit.
CAMBIOS QUE ORIGINAN EL REAJUSTE

1. Modificacin del Proyecto 2. Ampliacin de la Obra 3. Omisin de Detalles 4. Cmputos Subestimados 5. Cmputos Sobrestimados 6. Modificaciones de la Obra 7. Falta de Informacin sobre las cantidades del lugar donde se ejecuta la obra 8. 9.
INFORME JUSTIFICATIVO
ING. INSPECTOR:
FIRMA:
DOCUMENTO PRINCIPAL DEL CONTRATO PARA ESTUDIOS Y PROYECTOS
Entre La Universidad Central de Venezuela, representada en este acto por su Rector , Venezolano, mayor de edad, e identificado con la C.I. debidamente autorizado para la firma de este Contrato por el Consejo Universitario, en sesin de fecha , por una parte y por la otra , Venezolano, mayor de edad, e identificado con la C.I. quienes en adelante y a los efectos de esta Contrato se denominaran "LA UNIVERSIDAD" y EL CONSULTOR respectivamente se ha convenido en celebrar el presente CONTRATO DE HONORARIOS PROFESIONALES definido en las Condiciones Generales de Contratacin de Estudios y Proyectos publicadas en la Gaceta Oficial N 30.785 de fecha 3 de septiembre de 1975.
RAZON SOCIAL: OBJETO: CEDULA DE IDENTIDAD: R.I.F N:
EL CONSULTOR SE OBLIGA A EFECTUAR PARA EL CONTRATANTE, A TODO COSTO, POR SU EXCLUSIVA CUENTA Y SUS PROPIOS ELEMENTOS DE TRABAJO.
MONTO:
EL PRECIO DE LA EJECUCION DE LA OBRA, SIN PERJUICIO DE LO ESTABLECIDO EN LAS CLAUSULAS:15 Y 16 ES LA CANTIDAD DE Bs.
No. CONTRATO:
LIMITE CONTRATACION: DE ESTE LIMITE SE ESTABLECE SEGN LO ESPECIFICADO EN LA CLAUSULA 8 COMPROMISO PRESUPUESTARIO: IMPUTADO CONTRA PLAZOS: CLAUSULAS: 4 Y 6 ANTICIPO Fianza: ( Banco/Seguro): MONTO EN Bs. OTRAS GARANTAS DOMICILIO ESPECIAL: SANCIONES: PARA TODOS LOS EFECTOS DE ESTE CONTRATO Y DE LA FIANZA AQU CONSTITUIDA, LOS OTORGANTES ELIGEN COMO DOMICILIO ESPECIAL LA CIUDAD DE CARACAS, DTTO. FEDERAL EL CONSULTOR PAGARA MULTAS DE 1 POR 1.000 POR CADA DIA DE RETRASO, NO PUDIENDO SER MAYOR DEL 15% DEL MONTO DEL CONTRATO Y SE SOMETERA A LAS ESPECIFICACIONES CONTENIDAS EN LAS CLAUSULAS 46 Y 47 FIRMAS DE LOS OTORGANTES LA UNIVERSIDAD FIRMA: NOMBRE: FIRMA: NOMBRE: EL CONSULTOR % INICIO: A PARTIR DE LA FECHA FECHA: DE LA FIRMA POR EL CONAVI CLAUSULA 5 GARANTIAS: CLAUSULA 2 y 3 FIEL CUMPLIMIENTO Retencin: % Fianza: %( Banco/Seguro): TERMINACION: FECHA:
CARGO: ANEXOS: ANEXO A: ANEXO B:
N C.I.:
FECHA:
CARGO O PROFESION:
N C.I.:
FECHA:
DOCUMENTO PRINCIPAL DEL CONTRATO PARA LA EJECUCION DE OBRAS

Universidad Central de Venezuela COPRED
Entre La Universidad Central de Venezuela, representada en este acto por su Rector , Venezolano, mayor de edad, e identificado con la C.I. debidamente autorizado para la firma de este Contrato por el Consejo Universitario, en sesin de fecha , por una parte y por la otra la Empresa , debidamente inscrita por ante el Registro Mercantil del , bajo el N , Tomo , de fecha , representado en este acto por el ciudadano ,Venezolano, mayor de edad, e identificado con la C.I. actuando en este acto en su carcter de de la citada empresa quienes en adelante y a los efectos de esta Contrato se denominaran "LA UNIVERSIDAD" y EL CONTRATISTA respectivamente se ha convenido en celebrar el presente Contrato de "Obras" definido en este documento y en las "CONDICIONES GENERALES PARA LA EJECUCION DE OBRAS" (CGPCO) publicadas en la Gaceta Oficial de la Repblica de Venezuela N 5.096 Extraordinario del 16 de Septiembre de 1.996 (Decreto N 1.417 de fecha 31/07/96) y por las condiciones especificas de contratacin que se expresan a continuacin y que forman parte integral de este Contrato.
RAZON SOCIAL: OBJETO: CEDULA DE IDENTIDAD: R.I.F N:
EL CONTRATISTA se obliga a ejecutar para "LA UNIVERSIDAD", a todo costo, por su exclusiva cuenta y con sus propios elementos de trabajo la siguiente obra
MONTO:
El precio de la ejecucin de la Obra, sin perjuicio de lo establecido en los Artculos 61 al 72 No. CONTRATO: (CGPCO), es la cantidad de Bolvares (Bs.: )
COMPROMISO PRESUPUESTARIO: IMPUTADO CONTRA PLAZOS: EL CONTRATISTA se compromete a cumplir los siguientes Plazos, segn lo Especificado en los Artculos 17 y 86 (CGPCO) ANTICIPO Fianza: ( Banco/Seguro): MONTO EN Bs. DOMICILIO ESPECIAL: SANCIONES: % TERMINACION: DIAS FECHA: INICIO: A PARTIR DE LA FECHA DE LA FIRMA GARANTIAS: ARTICULOS 10,11,53 Y 54 (CGPCO) FIEL CUMPLIMIENTO Retencin: OTRAS GARANTAS PARA TODOS LOS EFECTOS DE ESTE CONTRATO Y DE LA FIANZA AQU CONSTITUIDA, LOS OTORGANTES ELIGEN COMO DOMICILIO ESPECIAL LA CIUDAD DE CARACAS, DTTO. FEDERAL EL CONTRATISTA PAGARA MULTAS DE 1 POR 1.000 POR CADA DIA DE RETRASO, NO PUDIENDO SER MAYOR DEL 15% DEL MONTO DEL CONTRATO Y SE SOMETERA A LAS ESPECIFICACIONES CONTENIDAS EN EL ARTICULO 101 (CGPCO) FIRMAS DE LOS OTORGANTES LA UNIVERSIDAD FIRMA: NOMBRE: FIRMA: NOMBRE: EL CONTRATISTA % Fianza: %( Banco/Seguro): FECHA:
CARGO: ANEXOS: ANEXO A: ANEXO B:
N C.I.:
FECHA:
CARGO O PROFESION:
N C.I.:
FECHA:
UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA

OFICINA CENTRAL DE ASESORIA JURIDICA _______
CARACAS CONTRATO
DOCUMENTO PRINCIPAL DE CONTRATO PARA LA EJECUCION DE OBRAS
CONTRATO N:
Entre La Universidad Central de Venezuela, representada en este acto por su Rector , Venezolano, mayor de edad, e identificado con la C.I. debidamente autorizado para la firma de este Contrato por el Consejo Universitario, en sesin de fecha , por una parte y por la otra la Empresa , debidamente inscrita por ante el Registro Mercantil del , bajo el N , Tomo , de fecha , representado en este acto por el ciudadano ,Venezolano, mayor de edad, e identificado con la C.I. actuando en este acto en su carcter de de la citada empresa quienes en adelante y a los efectos de esta Contrato se denominaran "LA UNIVERSIDAD" y EL CONTRATISTA respectivamente se ha convenido en celebrar el presente Contrato de "Obras" definido en este documento y en las "CONDICIONES GENERALES PARA LA EJECUCION DE OBRAS" (CGPCO) publicadas en la Gaceta Oficial de la Repblica de Venezuela N 5.096 Extraordinario del 16 de Septiembre de 1.996 (Decreto N 1.417 de fecha 31/07/96) y por las condiciones especificas de contratacin que se expresan a continuacin y que forman parte integral de este Contrato. OBJETO: EL CONTRATISTA se obliga a ejecutar para "LA UNIVERSIDAD", a todo costo, por su exclusiva cuenta y con sus propios elementos de trabajo la siguiente obra MONTO: El precio de la ejecucin de la Obra, sin perjuicio de lo establecido en los Artculos 61 al 72 (CGPCO), es la cantidad de Bolvares (Bs.: ) PLAZOS: EL CONTRATISTA se compromete a cumplir los siguientes MULTA: EL CONTRATISTA pagara multas de acuerdo a lo establecido en Plazos, segn lo Especificado en los Artculos 17 y 86 (CGPCO) los Artculos 18 y 90 (CGPCO) PLAZO DE INICIO: PLAZO DE EJECUCION: DIAS MESES Bs./da
GARANTIA: EL CONTRATISTA se compromete a constituir garantas, segn lo Especificado en los LAPSO DE GARANTIA: Segn Articulo 101 Artculos 10,11,53 y 54 (CGPCO) (CGPCO) FIEL CUMPLIMIENTO Retencin: Fianza: % %( Banco/Seguro): ANTICIPO Fianza: ( Banco/Seguro): % Meses
DOMICILIO: Para todos los efectos los otorgantes eligen como Domicilio especial la Ciudad de CARACAS FIRMAS DE LOS OTORGANTES RECTOR CONTRATISTA CONTRALORIA INTERNA
Lugar y Fecha:
Direccin, Telfono, Rif:
CONSULTORIA JURIDICA
Fecha: Expediente:
JUSTIFICACION GLOBAL DE AUMENTOS, DISMINUCIONES Y OBRAS EXTRAS
1. DATOS GENERALES
OBRA:
CONTRATO N 2. INFORME FINANCIERO

MONTO ORIGINAL
CONTRATISTA:
Bs.
Reajuste Solicitado N TIPO MODIFICACION AUMENTO:
01
Bs. % SOBRE
MONTO MODIFICADO
1 er. REAJUSTE: 2do. REAJUSTE: 3er. REAJUSTE:
Bs. Bs. Bs.
DISMINUCIN: OBRAS EXTRAS: TOTAL NETO:
3. INFORME DESCRIPTIVO
ING. INSPECTOR:
FIRMA:
UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA CONSEJO DE PRESERVACIN Y DESARROLLO
RELACION DE OBRA EJECUTADA

OBRA: DIRECCION/FACULTAD:
CONTRATISTA: CONTRATO N: PARTIDA CANTIDAD EN EL UNIDAD PERIODO
VALUACION N: LAPSO: DESCRIPCION desde
FECHA: hasta PRECIO UNITARIO
PAGINA:
MONTO Bs.
TOTAL OBRA RELACIONADA

Por: "UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA" Por: "EL CONTRATISTA" Por: "EL CONTRATISTA"
NOMBRE:
NOMBRE:
NOMBRE:
UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA CONSEJO DE PRESERVACIN Y DESARROLLO
RELACION DE OBRA EJECUTADA

OBRA: DIRECCION/FACULTAD:
CONTRATISTA: CONTRATO N: PARTIDA

C.I.V.:
VALUACION N: LAPSO: CANTIDAD EN EL UNIDAD PERIODO

C.I.: C.I.: REPRESENTANTE LEGAL DE CONTRATISTA
FECHA: desde PRECIO UNITARIO

C.I.V.: INGENIERO RESIDENTE C.I.:
PAGINA: hasta MONTO Bs.
DESCRIPCION
INGENIERO INSPECTOR/DIRECTOR

ASUNTO: FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS
INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO
CAP: SEC:
UNET UCV
PG. 29/38
FECHA: Julio 2004
SOLICITUD DE LA OBRA
DESCRIPCIN DEL FORMULARIO CDIGO: SIAF-EO 001 OBJETIVO: Servir como documento base para la solicitud de obra PREPARACIN La Unidad solicitante ser la responsable de generar el formulario en referencia. Se imprimirn dos (2) ejemplares con la siguiente distribucin: Un ejemplar: En la Unidad Administradora, para el expediente. Un ejemplar: Archivo de la Unidad Solicitante. Podrn producirse copias adicionales segn las necesidades de la Universidad. DATOS A INDICAR EN EL FORMULARIO: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. N DE EXPEDIENTE: El sistema registrar el nmero de expediente que se va ha conformar durante el proceso. N: Nmero que identifica a cada requisicin. El mismo ser consecutivo, por ao fiscal y asignado por el sistema. FECHA: Da, Mes y Ao en que se emiti la requisicin, el cual genera automticamente el sistema. AO: Indica el ao presupuestario al cual corresponde cargar el gasto que se ordena UNIDAD SOLICITANTE: Indica la unidad solicitante de la obra a ser ejecutada. UNIDAD ADMINISTRADORA: Registre el cdigo y denominacin de la unidad administradora. TIPO DE CONTRATO: Indique el tipo de Contrato a que se refiere la misma. TIPO DE OBRA: Indique el tipo de obra a que se refiere la misma. FECHA ESTIMADA PARA INICIO DE LA OBRA: Indique la fecha estimada que se espera sea realizada la obra. Pagina Sustituida Pg. 03 Fecha: mayo 2003 Elaborado por: Aprobado por:

CAP: SEC:
UNET UCV
PG. 30/38
FECHA: Julio 2004
10. UBICACIN DE LA OBRA: Indique la Direccin exacta donde ser ejecutada la obra. 11. DENOMINACIN DE LA OBRA: Indique detalladamente la obra a ser ejecutada. 12. FUENTE DE FINANCIAMIENTO: Indique la fuente de financiamiento. 13. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA: Indique la estructura programtica. 14. CUENTA: Registre el nmero de cuenta de acuerdo al cdigo de cuentas. 15. MONTO: Indique el costo estimado para la ejecucin de la obra. 16. OBSERVACIONES: Seale cualquier comentario que considere relevante. FIRMAS 17. Unidad Solicitante: Firma de la unidad solicitante. 18. Unidad Ejecutora: Firma de la unidad ejecutora. 19. CORRED: Firma del Director de COPRED.
Elaborado por:
Aprobado por:

CAP: SEC:
UNET UCV
PG. 31/38
FECHA: Julio 2004
FICHA DE LA OBRA
DESCRIPCIN DEL FORMULARIO CDIGO: SIAF-EO 002 OBJETIVO: Servir como documento base para el registro y control de la ejecucin de la
obra
PREPARACIN
La Unidad Administradora es la responsable de su preparacin Un ejemplar: Unidad Administradora Podrn producirse copias adicionales segn las necesidades de la Universidad.
DATOS A INDICAR EN EL FORMULARIO: 1. N DE EXPEDIENTE: El sistema registrar el nmero de expediente al cual corresponde. 2. FECHA: Da, Mes y Ao en que se emiti la Ficha de la Obra 3. CDIGO DE LA OBRA: Indica el cdigo asignado a la obra. 4. DENOMINACIN DE LA OBRA: Indique detalladamente la obra a ser ejecutada. 5. UBICACIN: Indique la direccin exacta donde ser ejecutada la obra. 6. CONTRATISTA: Indique el nombre o razn social del contratista escogido para la ejecucin de la obra. 7. FECHA DE INICIO: Indique la fecha de inicio de la obra. 8. FECHA DE ENTREGA: Indique la fecha de entrega de la obra ejecutada. 9. FUENTE DE FINANCIAMIENTO: Indique la fuente de financiamiento. 10. ESTRUCTURA PROGRAMTICA: Indique la estructura programtica correspondiente. 11. CUENTA: Registre el nmero de cuenta de acuerdo al cdigo de cuentas. 12. RECURSOS FINANCIEROS: Indique el tipo de recurso encuentra. Pagina Sustituida Pg. 03 Fecha: mayo 2003 Elaborado por: y el estatus en el cual se
Aprobado por:

CAP: SEC:
UNET UCV
PG. 32/38
FECHA: Julio 2004
13. CONTRATOS: Indique la cantidad de contratos realizados y en el estatus que se encuentran. 14. PORCENTAJE DE AVANCE: Indique el porcentaje de ejecucin de la obra, de acuerdo a los estatus que esta puede presentar. 15. PRORROGAS: Indique la fecha de inicio y terminacin de la prorroga, as como la justificacin de la misma. 16. PARALIZACIN: Indique el tipo de paralizacin, en el caso de ser momentnea seale la fecha de reinicio de la obra. 17. REINICIO: Indique la fecha real de reinicio de la obra. 18. VALUACIONES: Registre las valuaciones de ejecucin presentadas por el contratista, indicando fecha de la valuacin, el monto bruto, retenciones y el monto neto a pagar. 19. MONTO: Indique el monto total cancelado por las valuaciones realizadas, durante la ejecucin de la obra. 20. OBSERVACIONES: Seale cualquier comentario que considere relevante.
Elaborado por:
Aprobado por:

CAP: SEC:
UNET UCV
PG. 33/38
FECHA: Julio 2004
SOLICITUD DE PRORROGA
DESCRIPCIN DEL FORMULARIO CDIGO: SIAF-EO 003 OBJETIVO: Servir como documento base para la Solicitud de Prorroga por parte del Contratista. PREPARACIN El Contratista ser el responsable de la elaboracin del formulario. El original debe ser remitido por el Contratista a la COPRED. Un ejemplar: Unidad Administradora. Un ejemplar: COPRED. Un ejemplar: El Contratista.
DATOS A INDICAR EN EL FORMULARIO: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. N DE EXPEDIENTE: Indique el nmero de expediente al cual corresponde. (ste ser realizado por COPRED al aprobar la solicitud) FECHA: Da, Mes y Ao en que se emiti la Solicitud de Prorroga. N DE CONTRATO: Indique el nmero del contrato. FECHA DE INICIO DE LA OBRA: Indique la fecha de inicio o que se inicio la obra. FECHA DE TERMINACIN: Indique la fecha en que se estima va a Terminar la ejecucin de la obra. OBRA: Nombre o identificacin de la obra. DATOS DE PRORROGA: Indique si es una solicitud de prorroga en el momento de inicio o de ejecucin de la obra. LAPSO DE PRORROGA: Indique la fecha desde y hasta donde solicita la prorroga. JUSTIFICACIN DE PRORROGA: Describa las razones por las cuales se solicitan la prorroga. Pagina Sustituida Pg. 03 Fecha: mayo 2003 Elaborado por: Aprobado por:

CAP: SEC:
UNET UCV
PG. 34/38
FECHA: Julio 2004
10. ESTADO DEL CONTRATO: Indique el estado del contrato, fecha de inicio, tiempo transcurrido y porcentaje. As como la fecha de inicio y terminacin de la ultima solicitud de prorroga. 11. OBSERVACIONES: Seale cualquier comentario que considere relevante. FIRMAS 12. CONTRATISTA: Firma del contratista que ejecuta la obra. 13. INSPECTOR DE LA OBRA DE COPRED: Firma del Inspector de COPRED encargado de la revisin y supervisin de la obra. 14. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Firma de Coordinador Administrativo.
Elaborado por:
Aprobado por:

CAP: SEC:
UNET UCV
PG. 35/38
FECHA: Julio 2004
SOLICITUD DE COTIZACIONES
DESCRIPCIN DEL FORMULARIO CDIGO: SIAF-EO 004 OBJETIVO: Solicitar a los distintos contratistas ofertas sobre la ejecucin o mejora de una obra. PREPARACIN La Unidad Administradora ser la responsable de generar el formulario. Se imprimirn dos (2) ejemplares con la siguiente distribucin: Un ejemplar: Para el Contratista. Un ejemplar: En la Unidad Administradora, para el expediente. Podrn producirse ejemplares adicionales segn las necesidades de la Universidad.
DATOS A INDICAR EN EL FORMULARIO: 1. N: Nmero que identifica a cada Solicitud de Cotizaciones realizada. El mismo ser consecutivo dentro de cada ao fiscal (inicindose por el nmero 1) y ser asignado por el sistema. FECHA: Da, Mes y Ao de emisin. NMERO DE EXPEDIENTE: El sistema registrar el nmero de expediente a la cual pertenece. N DE SOLICITUD: Presenta el nmero de la solicitud correspondiente. FECHA DE SOLICITUD: Fecha en que fue elaborada la solicitud N DE RIF, NIT O C.I.: Nmero de RIF, NIT o C.I. del contratista. NOMBRE O RAZN SOCIAL: Nombre o razn social del proveedor. DIRECCIN: Direccin completa del contratista a quien se le va a enviar la solicitud. TELFONO: Telfono del contratista a quien se le va a enviar la solicitud. DESCRIPCIN: Indica la descripcin del artculo a adquirir.
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
FECHA ESTIMADA DE INICIO DE LA OBRA: Indique la fecha estimada de inicio de la Pagina Sustituida Elaborado por: Aprobado por: Pg. 03 Fecha: mayo 2003

obra. 12. 13. 14. 15.
CAP: SEC:
UNET UCV
PG. 36/38
FECHA: Julio 2004
FECHA ESTIMADA DE TERMINACIN: Indique la fecha estimada de Terminacin de la obra. PLAZOS PARA COTIZAR: Indique la fecha mxima para recibir las cotizaciones por parte del proveedor. OBSERVACIONES: Seale cualquier comentario que considere relevante para la solicitud de la cotizacin. FIRMA DEL COORDINADOR ADMINISTRATIVO: Firma del Coordinador Administrativo.
Elaborado por:
Aprobado por:

CAP: SEC:
UNET UCV
PG. 37/38
FECHA: Julio 2004
ANLISIS DE COTIZACIONES
DESCRIPCIN DEL FORMULARIO CDIGO: SIAF-EO 005 OBJETIVO: Sirve de soporte para el anlisis y posterior eleccin del contratista adecuado, de acuerdo a tiempo, calidad y economa. PREPARACIN La Unidad Administradora ser la responsable de generar el formulario en referencia. Se imprimen un (1) ejemplar para el expediente. Podrn producirse ejemplares adicionales segn las necesidades de la Universidad.
DATOS A INDICAR EN EL FORMULARIO: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. N EXPEDIENTE: El sistema registrar el nmero de expediente al cual corresponde. N: Nmero que identifica a cada Nota de Entrega. El mismo ser consecutivo dentro de cada ao fiscal (inicindose por el nmero 1) y ser asignado por el sistema. FECHA: Da, Mes y Ao en que se realizo el anlisis de cotizaciones. UNIDAD SOLICITANTE: Nombre de la unidad solicitante que elabor la requisicin correspondiente. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Nombre de la unidad administrativa encargada de la gestin de la compra o la contratacin del servicio. DESCRIPCIN: Las caractersticas generales de lo solicitado. CONTRATISTA: Indica a los contratistas que enviaron cotizaciones para realizar la ejecucin de la obra. PROVEEDOR SELCCIONADO: Indique numricamente el orden de seleccin de los contratistas comenzando por el N 1 el mejor candidato y as sucesivamente, seleccionados por la Unidad Solicitante, la Unidad Administrativa, Unidad Ejecutora y la Autoridad Competente. OBSERVACIONES: Seale cualquier comentario que considere relevante en la Nota de Pagina Sustituida Pg. 03 Fecha: mayo 2003 Elaborado por: Aprobado por:
9.

Entrega.
CAP: SEC:
UNET UCV
PG. 38/38
FECHA: Julio 2004
10. COORDINADOR ADMINISTRATIVO: Firma del Coordinador de la unidad administrativa encargada de la gestin. 11. 12. 13. UNIDAD SOLICITANTE: Firma del responsable de la Unidad Solicitante correspondiente. UNIDAD EJECUTORA: Firma de la Unidad Ejecutora correspondiente. AUTORIDAD COMPETENTE: Firma de la Autoridad Competente.
Elaborado por:
Aprobado por:

Manual de Normas y Procedimientos Registro y Ejecución de Obras

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS REGISTRO Y EJECUCIN DE OBRAS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS REGISTRO Y EJECUCIN DE OBRAS

SIAF UNET UCV

Caracas, a los _________ del mes de ___________ del 2004.

Prof. Elizabeth Marval Vicerrector Administrativo

Dr. Antonio Pars Rector

Lic. Ana Loreto Directora de COPRED

Ing. Gustavo Izaguirre COPRED

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS REGISTRO Y EJECUCIN DE OBRAS

SIAF UNET UCV

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO Y EJECUCIN DE OBRAS

LUZ MAYELA TOLOSA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS REGISTRO Y EJECUCIN DE OBRAS

SIAF UNET UCV

2. NORMAS Y DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

Pagina Sustituida Pg. 03 Fecha: mayo 2003

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS REGISTRO Y EJECUCIN DE OBRAS

SIAF UNET UCV

Pagina Sustituida Pg. 03 Fecha: mayo 2003

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SIAF REGISTRO Y EJECUCIN DE OBRAS

FECHA: Julio 2004

Pagina Sustituida Pg. 03 Fecha: mayo 2003

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SIAF REGISTRO Y EJECUCIN DE OBRAS

FECHA: Julio 2004

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SIAF REGISTRO Y EJECUCIN DE OBRAS

FECHA: Julio 2004

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SIAF REGISTRO Y EJECUCIN DE OBRAS

FECHA: Julio 2004

Pagina Sustituida Pg. 03 Fecha: mayo 2003

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SIAF REGISTRO Y EJECUCIN DE OBRAS

FECHA: Julio 2004

k. Valuacin de la obra ejecutada. l. Oficio de la presupuestaria. disponibilidad

Pagina Sustituida Pg. 03 Fecha: mayo 2003

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SIAF REGISTRO Y EJECUCIN DE OBRAS

FECHA: Julio 2004

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SIAF REGISTRO Y EJECUCIN DE OBRAS

FECHA: Julio 2004

Pagina Sustituida Pg. 03 Fecha: mayo 2003

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SIAF REGISTRO Y EJECUCIN DE OBRAS

FECHA: Julio 2004

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SIAF REGISTRO Y EJECUCIN DE OBRAS

FECHA: Julio 2004

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SIAF REGISTRO Y EJECUCIN DE OBRAS

FECHA: Julio 2004

26. Recibe documentos, elabora contrato

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SIAF REGISTRO Y EJECUCIN DE OBRAS

FECHA: Julio 2004

Recibe y asigna un inspector de obra para la revisin del proyecto.

Recibe documentos, elabora contrato y enva a la Autoridad Competente para su firma.

Viene de la Unidad Administradora

Realizan revisin y deciden

Viene de la Unidad Administradora

Firma otorgamiento de Buena Pro o Adjudicacin del contrato y devuelve

verifica disponibilidad presupuestaria. No

Devuelve indicando motivos de negacin. y anexa Informe explicativo.

Firma "Solicitud de Obra" dando aval

Anula la operacin o tramita modificacin presupuestaria ante la Unidad de Presupuesto

Ver proceso de Modificacin Presupuestaria

Recibe revisa y devuelve a COPRED

Fianza de fiel cumplimiento

Expediente Contrato firmado

Viene de la Autoridad Competente 2 Viene de COPRED Va al expediente

Selecciona los contratistas

Caracas, a los _ del mes de ___ del 2004.