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3. PLANIFICACIÓN

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PLANIFICACIÒN

Integrantes: Fanny Ahumada Recabarren Tania Díaz Vasquez Ignacio Lizana Carreño Joy Medina Bravo Profesor: Sr. Ibar Vargas Programa: Ingeniería en Sistemas Computacionales

07 de Mayo de 2009

Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar RESUMEN En gestión todo el mundo habla de planificación. Planificar es lo más importante, es lo principal, es el ABC…pero ¿Qué es realmente planificar?, ¿cual es su definición?, ¿para qué sirve? y ¿cuales son sus beneficios?. El hombre como individuo sociable a lo largo de su evolución ha creado y diseñado estructuras organizadas, que le han permitido retroalimentarse con el entorno en un intercambio continuo de información – experiencia, para prever el futuro y adelantarse a acontecimientos que los podrían afectar. Desde los primeros tiempos conocer el futuro ha causado terror y desconcertado a la humanidad, sin embargo la fabricación de probables escenarios a permitido predecir los caminos y alternativas a seguir en un mañana incierto y prepararse para asumir esta realidad con las mejores herramientas de subsistencias. De ahí nace la Planificación (pasos a seguir) para dar respuesta a situaciones próximas y prever aquellas circunstancias que podrían afectar a la empresa. El mundo de los negocios es un mundo volátil, complejo, sin reglas, pero sobre todo es un mundo incierto. Planificar supone minimizar el riesgo. Toda organización debe ordenar el trabajo a desarrollar y debe obedecer a objetivos establecidos que previamente deben haber sido estipulados en la planificación. La planificación es esencial en el trabajo de un gestor ya que permitirá conseguir objetivos, crear una herramienta que permita conseguir los objetivos planteados, y ayuda a obtener resultados. Podemos comparar la planificación con una locomotora de un tren que arrastra las restantes actividades y si esta no estuviese en marcha el resto de vagones estarían parados. Crear un plan tiene muchos beneficios pero sobre todo clarifica muchas dudas acerca del trabajo a realizar: 1. Define necesidad de recursos para conseguir objetivos 2. Clarifica las actividades y las dudas respecto a objetivos buscados. 3. Cuantifica los niveles de desempeño para tener éxito 4. Establece prioridades

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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar Resumiendo podemos decir que la planificación es el ejercicio ejecutado con el fin de reducir el riesgo en la empresa y organizar los medios productivos de acorde con los objetivos buscados.

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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar ÍNDICE

RESUMEN ÍNDICE 4 INTRODUCCIÓN 1. DEFINICIÓN DEL CONCEPTO 1.1. CARACTERÍSTICAS DE LA PLANIFICACIÓN 1.2. VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN 1.3. DESVENTAJAS DE LA PLANIFICACION 1.4. PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIÓN 1.5. PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN APLICADOS A PLANIFICACIÓN 1.6. IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN 1.7. ORIENTACIONES PARA LOGRAR UNA BUENA / PLANIFICACIÓN. 2. PLANES 2.1. TIPOS DE PLANES 2.1.1. Según su clase 2.1.2. Según su fin 2.1.3. Según su uso 2.1.4. Según su período de realización 3. PASOS DEL PROCESO DE PLANIFICACION 3.1. PRINCPALES PASOS PARA PLANIFICAR 3.2. DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS 3.2.1. Tipos de objetivos 3.2.2. Principios para el establecimiento de objetivos 3.3. RELACION ENTRE LA PLANIFICACION Y EL CONTROL 3.4. TOMA DE DECISIONES CONCLUSIONES BIBLIOGRAFÌA Administración

2 5 7 8 9 10 11 LA 13 14 CORRECTA 14 16 16 16 20 21 21 23 23 25 25 25 26 27 29 30 Página 4

Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar INTRODUCCIÓN La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones: 1. El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una acción administrativa determinada. 2. El propósito afirmativo de la planificación consiste en elevar el nivel de éxito organizacional. Un propósito adicional de la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones. Sin embargo, el propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del ámbito futuro en el cual deberán ejecutarse las acciones planificadas. Es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organización y busca adaptarse a ellos. Uno de los resultados más significativos del proceso de planificación es una estrategia para la organización. Planificación consiste en elaborar por anticipado metas y objetivos a cumplir y define las tácticas para cumplir dichos objetivos, por lo cual es considerado el modelo teórico para actuar en el futuro. Es un proceso de toma de decisiones, de previsión (anticipación), visualización (representación del futuro deseado) y predeterminación (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el futuro). Todo plan tiene tres características: 1. referirse al futuro, 2. indicar acciones 3. existe un elemento de causalidad personal u organizacional: Para aclarar la función que cumple la planificación dentro del proceso administrativo, hay que tener claro que ella determina:

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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar a) A donde se pretende llegar. b) Que debe hacerse. c) Como debe hacerse. d) Cuando debe hacerse y e) En que orden. La planificación se basa en la situación actual, la cual refleja obligatoriamente el futuro y de esta forma hace posible que las organizaciones puedan prosperar. El objetivo es eliminar la incertidumbre y erradicar la improvisación, es decir, no está de acuerdo con la mentalidad simplista, la cual soluciona los problemas a medida que van surgiendo. La clave de la función administrativa es planear hacia el futuro y enfrentar los cambios que se presenten, de una manera imparcial y con cabeza fría. Tiene que ver con la definición y evaluación de los cursos de acción que se implantarán en la organización, desde la perspectiva del administrador es organizar la empresa según como ellos se la imaginen en un futuro. La planificación debe visualizar las oportunidades y las dificultades que surgirán en el futuro para explotarlas y cambiarlas, según sea el caso. Comienza con la determinación de los objetivos, define estrategias, políticas y detalles para alcanzarlos; establece el sistema de decisiones e introduce una revisión de los objetivos para alimentar un nuevo ciclo de planificación.

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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar 1. DEFINICIÓN DEL CONCEPTO

Existen muchas definicione spara planificación. Destacan: 1. George Ferry: “seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales.” 2. Idalberto, Chiavenato: “Técnica para minimizar la incertidumbre y dar mas consistencia al desempeño de la empresa.” 3. David, Swing: “La tarea de hacer que sucedan cosas que de otro modo no sucederían” 4. Para la Dirección o Management, la planificación es un proceso de preparación de decisiones referentes al futuro del sistema a dirigir con lo que se condicionan-posibilitan futuras decisiones. La planificación determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro

Figura 1-1. Las premisas de la planificación.

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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar El proceso de planificación se recoge en un documento denominado” plan”, donde se plasma lo que ha sido decidido mentalmente. El PLAN es “la formalización de un conjunto de acciones que se tienen que desarrollar en el futuro para la consecución de los objetivos propuestos. Aunque no siempre se obtiene el PLAN, todas las empresas planifican, en el caso de pequeñas empresas, los jefes lo llevan en la cabeza, se trata de una planificación informal porque no se escribe, no se explícita, no es un proceso continuo, sino intermitente. La planificación formal es propia de empresas de mayor dimensión. Al formalizarse esta planificación en el documento escrito aparece una ventaja: que lo que piensa el planificador está a disposición de todos.

1.1.

CARACTERÍSTICAS DE LA PLANIFICACIÓN Las características más importantes son: 1. Es un proceso permanente y continuo: se realiza continuamente en la empresa. 2. Está orientada hacia el futuro: esta ligada a la previsión. 3. Busca la racionalidad en la toma de decisiones: funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión. 4. Busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas. 5. Es sistemática: debe tener en cuenta el sistema y subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organización como totalidad. 6. Es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo.

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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar 7. Es una técnica de asignación de recursos: tiene la asignación de los recursos humanos y no humanos de la empresa, según se haya estudiado y decidido con anterioridad. 8. Es una técnica cíclica: se convierte en realidad a medida que se ejecuta 9. Es una función administrativa que interactúa con las demás; está estrechamente ligada a las demás funciones – organización, dirección y control – sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la organización. 10. Es una técnica de coordinación e integración: 11. Es una técnica de cambio e innovación: constituye una de las mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con anticipación y debidamente programados para el futuro. 1.2. VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN

1. Requiere actividades con orden y propósito. Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos. 2. Señala la necesidad de cambios futuros. Ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a evaluar los campos clave para posible una posible participación. 3. Contesta a las preguntas “y que pasa si…” Tales preguntas permiten al que hace la planificación, a través de una complejidad de variables ver e intuir los posibles planes de contingencia.

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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar 4. Proporciona una base para el control. Este se ejecuta para cerciorarse planificación esta dando los resultados buscados. 5. Estimula la realización. El hecho de poner los pensamientos en papel y formular un plan proporciona al que hace los planes la orientación y el impulso de realizar y lograr los objetivos. 6. Obliga a la visualización del conjunto. Esta comprensión general es valiosa, pues capacita al gerente para ver las relaciones de importancia, obtiene un entendimiento más pleno de cada actividad y aprecia la base que apoya a las actividades administrativas. 7. Aumenta y equilibra la utilización de las instalaciones. Se hace un mejor uso de lo que se dispone. 8. Ayuda al gerente obtener status. La planificación adecuada ayuda al gerente a proporcionar una dirección confiada y agresiva. que la

1.3.

DESVENTAJAS DE LA PLANIFICACION

1. Está limitada por la exactitud de la información y de los hechos futuros. La utilidad de un plan está afectada por la corrección de las premisas utilizadas como subsecuentes. Si las condiciones bajo las cuales fue formulado el plan cambian en forma significativa, puede perderse gran parte del valor del plan. 2. Cuesta mucho. Algunos argumentan que el costo de la planificación excede a su contribución real.

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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar 3. Tiene barreras psicológicas. Una barrera usual es que las personas tienen más en cuenta el presente que el futuro. 4. Ahoga la iniciativa. Algunos creen que la planificación obliga a los gerentes a una forma rígida de ejecutar su trabajo. 5. Demora las acciones. Las emergencias y apariciones súbitas de situaciones desusadas demandan decisiones al momento. No puede dejar pasar el tiempo valioso reflexionando sobre la situación y diseñando un plan. 6. Es exagerada por los planificadores. Algunos críticos afirman que quienes hacen la planificación tienden a exagerar su contribución. 7. Tiene limitado valor práctico. Algunos afirman que la planificación no solo es demasiada teórica.

1.4.

PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIÓN

1. Principio de la contribución a objetivos: el objetivo de los planes y sus componentes es lograr y facilitar la consecución de los objetivos de la organización, con interés particular en alcanzar el objetivo principal. 2. Principio de la primacía de la planificación: la primera función administrativa que desempeña la gerencia es la planificación, facilita la organización, la dirección y el control. 3. Principio de la iniciación de las planificaciones es la alta gerencia: La gerencia es responsable de alcanzar los objetivos de la organización y la forma más eficaz de lograrlos es por la planificación. Administración Página 11

Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar 4. Principio de la penetración de la planificación: abarca todos los niveles de la empresa. 5. Principio de la eficiencia de operaciones por planificación: las operaciones eficientes se pueden efectuar mediante un proceso formal de planificación que abarca objetivos, estrategias, programas, políticas, procedimientos y normas. 6. Principio de la flexibilidad de la planificación: debe ser adaptable a las condiciones cambiantes; por tanto, debe haber flexibilidad en los planes de la organización. 7. Principio de sincronización de la planificación: los planes a largo plazo están sincronizados con los planes a mediano plazo, los cuales, a su vez, lo están con los a corto plazo, para alcanzar mas eficaz y económicamente los objetivos de la organización. 8. Principio de los factores limitantes: los planificadores deben tomar en cuenta los factores limitantes (mano de obra, dinero, máquinas, materiales y administración) conjuntándolos cuando elaboren los planes. 9. Principio de estrategias eficaces: una guía para establecer estrategias viables consiste en relacionar los productos y servicios de la empresa con las tendencias actuales y con las necesidades de los consumidores. 10. Principios de programas eficaces: para que los programas sean eficaces deben ser una parte esencial de la planificación a corto y largo plazo y deben estar integrados a la planificación estratégica, táctica y operacional. 11. Principios de políticas eficaces: las políticas se basan en objetivos de la organización; mediante estas es posible relacionar objetivos con funciones, factores físicos y personal de la empresa; son éticas definidas, estables, flexibles y

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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar suficientemente amplias; y so complementarias y suplementarias de políticas superiores.

1.5.

PRINCIPIOS

DE

LA

ADMINISTRACIÓN

APLICADOS

A

LA

PLANIFICACIÓN

En su enfoque prescritivo y normativo, los autores clásicos y neoclásicos defienden la aplicación de principios universales que deben ser el norte de la planificación. Estos principios se refieren a la mejor manera de realizar la planificación. Entre los innumerables principios señalados por los diversos autores destacan dos: 1. Principio de la definición del objetivo: la planificación que comienza luego de determinar la idea de lo que pretende realizar, o de la fijación del objetivo que se pretende alcanzar, se basa en esa idea u objetivo. La finalidad de la planificación es determinar quien, cuando y como se alcanzara la idea o el objetivo. 2. Principio de la flexibilidad de planificación: la planificación no termina con el comienzo de la actividad que se pretende llevar a cabo, sino que es permanente y aplicable a las actividades que no están en funcionamiento como a las que si lo están. Debe tener cierta flexibilidad, puesto que su ejecución puede mostrar ciertos defectos o fallas no previstas que pueden corregirse durante el desarrollo.

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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar 1.6. IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN

Actualmente la mayoría de las organizaciones reconocen la importancia de la planificación para su crecimiento y bienestar a largo plazo. Se ha demostrado que si los gerentes definen eficientemente la misión de su organización estarán en mejores condiciones de dar dirección y orientación a sus actividades. Las organizaciones funcionan mejor gracias a ello y se tornan más sensibles ante un ambiente de constante cambio. Es una actividad de alto nivel en el sentido que la alta gerencia debe participar activamente ya que ella desde su punto de vista más amplio, tiene la visión necesaria para considerar todos los aspectos de la organización. Además se requiere adhesión de la alta dirección para obtener y apoyar la aceptación en niveles más bajos. Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito. Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas. Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación. Minimiza el trabajo no productivo y se obtiene una identificación constructiva de los problemas y las potencialidades de la empresa.

1.7.

ORIENTACIONES PLANIFICACIÓN. •

PARA

LOGRAR

UNA

BUENA

/

CORRECTA

Que sea impulsada por la dirección y que en ella participen todos los niveles jerárquicos.

• •

Que los objetivos y estrategias sean claros, oportunos y que se comunique también su tiempo y su forma de vida. Que se desarrollen equipos humanos con capacidad de: Página 14

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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar   adaptación innovación

Planificar es necesario pero no siempre implica éxito. La planificación de los objetivos ha de integrar a todos y ser puesta en conocimiento de los interesados.

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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar 2. PLANES

2.1.

TIPOS DE PLANES

El plan es un producto de la planificación, es el resultado inmediato, es el evento intermedio entre el proceso de planificación y el proceso de implementación del mismo. El propósito de los planes se encuentra en: La previsión, la programación y la coordinación de una secuencia lógica de eventos. Los planes deben responder al qué (objeto), cómo (medios), cuándo (secuencia), dónde (local) y por quién (ejecutante o persona). Según Stoner, los gerentes usan dos tipos básicos de planificación. La planificación estratégica y la planificación operativa. La planificación estratégica está diseñada para satisfacer las metas generales de la organización, mientras la planificación operativa muestra cómo se pueden aplicar los planes estratégicos en el quehacer diario. Los planes estratégicos y los planes operativos están vinculados a la definición de la misión de una organización, la meta general que justifica la existencia de una organización. Los planes estratégicos difieren de los planes operativos en cuanto a su horizonte de tiempo, alcance y grado de detalle. Los planes pueden clasificarse: 2.1.1. Según su clase Entre los diversos tipos de planes figuran: objetivos ó metas, políticas, procedimientos, métodos, programas y presupuestos. Al respecto, algunos tratadistas consideran que de los anteriores planes, las más importantes son las políticas y los programas, dentro de los que se incluyen los objetivos y los procedimientos.

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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar 2.1.1.1. Objetivos Son fines o metas que se pretende lograr y hacia los cuales se dirige las actividades de la empresa en su conjunto o uno de sus departamentos, secciones o funciones. Por lo regular los objetivos de mayor jerarquía representan el fin hacia el cual se dirige la empresa, la dirección, el staff. Los objetivos son las metas que se quiere alcanzar con relación a los inversionistas, a los consumidores, al personal, entre otros. Un departamento puede tener sus propios objetivos, siendo diferentes a los que constituyen el plan básico de la empresa, pero no por ello dejan de contribuir al alcance de los de la organización. Los objetivos o metas son planes y requieren de un proceso de planificación al igual que el resto de los planes. 2.1.1.2. Políticas Son planes en la medida en que constituyen reglas o normas que permiten conducir el pensamiento y la acción de quienes se tenga a cargo. Es en este punto donde los administradores deben ser sagaces para que los subordinados no acepten como políticas una serie de pequeñas decisiones que no se tomaran con este objetivo. Usualmente las políticas apoyan y precisan los objetivos y cobijan a la empresa en su conjunto. Las políticas generales de la empresa son tomadas por el consejo de administración, en las cuales se basarán las políticas de los departamentos Las políticas delimitan un área dentro del cual se debe decidir asegurando que las decisiones sean sólidas y contribuyan al alcance los objetivos. Al igual que hay diversos tipos de objetivos, también los hay de políticas, entre ellas tenemos: políticas de promoción interna, de competir con base en los precios, políticas en publicidad o políticas departamentales, como el contratar los ingenieros egresados de las universidades o impulsar la participación de los empleados para contribuir con la cooperación. Con respecto a las políticas se debe tener en cuenta que: 1. Cuando se elaboren las políticas debe tenerse en cuenta la opinión de quienes van aplicarlos. 2. Las políticas deben declararse por escrito. Administración Página 17

Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar 3. Debe ser difundidos y revisadas periódicamente, la interpretación de estas debe ser uniforme en toda la organización. 4. Existen políticas sobre producción, finanzas, relaciones públicas, etc. 5. Existen políticas relacionadas con planificación, control, organización, favorecen la coordinación y el trabajo en equipo, las consultas sobre asuntos fundamentales y la elaboración de criterios e iniciativa pero dentro de los límites.
2.1.2.3.

Procedimientos Son planes que establecen un método o forma habitual para manejar actividades

futuras, es decir, estan relacionados con métodos de trabajo o ejecución. Sirven como guías de acción mas que de pensamiento pues señalan el cómo deben hacerse ciertas actividades. Usualmente los procedimientos corresponden a planes operacionales y se representan a través de flujogramas. ¿Cómo se relacionan los procedimientos y los planes? Ilustrativamente podemos explicar esta relación apelando a otro ejemplo más de Koontz: “La política de la compañía X concede vacaciones a los empleados, los procedimientos establecidos para llevar acabo esta política deben distribuir las vacaciones para evitar interrupciones en el trabajo, establecer salarios de vacaciones y proveer los medios para que soliciten sus vacaciones, etc.” Es importante recordar que los procedimientos sobrepasan la línea departamental, es decir, que pasan del departamento de producción al departamento de ventas, al de finanzas, etc.

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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar 2.1.2.4. Método El método es fundamental para toda acción, puede definirse como la manera prescrita para el desempeño de una tarea dada con consideración adecuada al objetivo, instalaciones disponibles y gastos totales de tiempo, dinero y esfuerzo. Un método trata con una tarea que comprende un paso en un procedimiento y específica como se va ejecutar este paso. Por lo general esta confinado a un departamento y con frecuencia a los esfuerzos de un empleado que se dedica a una tarea especifica. 2.1.2.5. Presupuesto Constituye un planteamiento de resultados esperados expresados en términos numéricos, está relacionado con dinero, ya sea a través de ingresos o gastos de un determinado periodo de tiempo. Estos presupuestos pueden estar expresados en términos financieros o en horas-hombre, horas-maquina, entre otros. Puede estar relacionado a un presupuesto de gasto, de inversión, de operaciones o de caja. Aunque el presupuesto es una herramienta de control, no sirve como una medida fiel de éste, si antes no ha reflejado los planes. Los presupuestos pueden ser planes estratégicos si cubren la totalidad de la empresa y un largo periodo de tiempo; pueden ser planes tácticos cuando cobijan una unidad o departamento a mediano plazo y pueden ser planes operacionales. Si su dimensión es local y de corto plazo. 2.1.2.6. Programas Son planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlación que se da entre este último con las actividades que deban llevarse a cabo. También pueden definirse como un conjunto de metas, políticas, reglas, procedimientos de tareas, pasos, etc. Para ejecutar una acción específica, la programación puede variar ampliamente e ir desde programas de pequeño tamaño o simple hasta programas complejos o de gran tamaño, en donde ya se requieren técnicas matemáticas, bases de datos, etc. Administración Página 19

Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar Un programa primario puede requerir muchos programas derivados de la planificación de los negocios, es extraño encontrar un programa que se sostenga a sí mismo, por lo general se subordinan unos con otros, lo que hace muy difícil planificación. Es por esto que la planificación coordinada requiere de ciertas habilidades administrativas que permitan el logro de los objetivos. 2.1.2. Según su fin

2.1.2.1. Nuevos Es aquella planificación que se pretende plantear, por lo tanto aun no existe y se necesita de un estudio previo, es donde se identifica un nuevo objetivo por lo tanto se desarrolla un nuevo plan. 2.1.2.2. Vigentes Son aquellos planes que ya están establecidos, y se están ejecutando, ya han sido elaborados y se encuentra en estudio para determinar su efectividad a través de otra función administrativa el control y poder saber si se lograra cumplir con el objetivo, en caso de presentar posibles fallas este podrá ser corregido. 2.1.2.3. Correctivos Son aquellos planes que se ejecutan para ajustar a los ya establecidos con anterioridad, por lo general son correcciones en pequeñas fallas en los planes actuales. En estos planes se determina las posibles fallas que no permitirían alcanzar los objetivos establecidos. Son complementarios de los planes vigentes.

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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar 2.1.3. Según su uso 2.1.3.1. Una sola vez Estos planes hacen referencia a los que se establecen para lograr un objetivo específico en un momento específico, es decir, aquellos que se elaboran para realizar una actividad o tarea única, que no se repetirá o por los menos no se repetirá en un periodo de tiempo largo. 2.3.1.2. Varias veces Son los planes que se desarrollan con la finalidad de ser ejecutados en varias ocasiones, es un estilo de planificación cíclica ya que al ser ejecutada en su totalidad no finaliza sino por el contrario comienza de nuevo, es una planificación continua. 2.1.4. Según su período de realización Los diferentes planes se pueden ejecutar apropiadamente en los siguientes períodos: 2.1.4.1. Corto plazo También llamada planificación operativa; se lleva a efecto en cada planta y almacén. Es una extensión de la planificación a mediano plazo, con gran énfasis en los presupuestos flexibles, los relacionados con los niveles de producción específicos durante el período no mayor a un año. Incluye el uso de pronósticos trimestrales de ventas suministrados por mercadotecnia.

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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar 2.1.4.2. Mediano plazo Es un subconjunto de la planificación a largo plazo. Se centra en las mismas áreas que la planificación a largo plazo, pero dentro de un marco de tiempo menor (de dos a cinco años). Los estados financieros pro forma en este período son más detallados que aquellos para la planificación a largo plazo. En definitiva se refinan los planeas estratégicos a largo plazo de la organización al desarrollar planes financieros más específicos. El resultado de este nivel de planificación sirve como entrada para la planificación a corto plazo. Se relaciona primordialmente con la planificación financiera, de manera que pueda colocar a la organización en la mejor postura financiera para materializar las oportunidades descubiertas por la planificación a largo plazo. 2.1.4.3. Largo plazo Su parte central está formada por las consideraciones estratégicas en cuanto a oportunidades futuras de mercado y a productos nuevos para satisfacerlas. Una característica distintiva de este tipo de planificación es el descubrir oportunidades, y después desarrollar estrategias y programas efectivos para capitalizar dichas oportunidades. Se concentra en la extrapolación de datos recopilados de fuentes externas e internas para proyectar la información relacionada con la comercialización y distribución, técnica y de instalaciones, financiera, de recursos humanos y otros aspectos. Comienza con un entendimiento realista de los mercados, productos, plantas, almacenes, márgenes, utilidades, retorno sobre la inversión, flujo de efectivo, disponibilidad de capital, capacidades de ingeniería y habilidades y capacidades del personal

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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar 3. 3.1. PASOS DEL PROCESO DE PLANIFICACION

PRINCPALES PASOS PARA PLANIFICAR El proceso de planificación incluye cinco pasos principales 1. Definición de los objetivos organizacionales; 2. Determinar donde se está en relación a los objetivos; 3. Desarrollar premisas considerando situaciones futuras; 4. Identificar y escoger entre cursos alternativos de acción; 5. Puesta en marcha de los planes y evaluar los resultados.

También podríamos considerar estos: 1. Determinar la Misión: La misión es el ahora de la empresa, es decir como estamos, quienes somos, que hacemos y como lo estamos haciendo. 2. Determinar la Visión: Es el futuro de la empresa, lo que queremos ser. 3. Realizar un Diagnostico: Este debe ser completo, pues me permite saber como esta la empresa. Para esto utilizamos el ANÁLISIS DOFA, que es una herramienta de diagnostico organizacional que mira las debilidades y fortalezas de la organización 4. Determinar los objetivos: Son resultados establecidos de antemano, que deben conseguirse en cierto periodo y reflejan la manera de pensar que tiene la organización, orientan el desempeño empresarial y permiten evaluar la continuidad del negocio. 5. Determinar las metas: Consiste en fijar unos objetivos más pequeños, es decir metas, para así alcanzar los objetivos. Estas deben tener un punto de referencia y deben ser cuantificables. Administración Página 23

Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar 6. Determinar las estrategias: Las estrategias son lo que vamos a hacer para cumplir los objetivos. 7. Determinar las tácticas: Las tácticas son muy específicas y están diseñadas para saber como vamos a conseguir las metas, haciendo selección de los medios más adecuados para alcanzarlas. 8. Toma de decisiones: Luego de haber definido completamente los objetivos, y de realizar un estudio de la situación actual, los objetivos son los que crean la unión entre el presente y el futuro deseado. De aquí en adelante es donde entre el papel de la toma de decisiones, es decir, de todos los posibles caminos a seguir solo hay que escoger tan solo uno y este debe ser el más adecuado. 9. Elaboración de planes: Los planes son los procesos intermedios entre la planificación y la ejecución de los objetivos. Todos los planes tienen un propósito de búsqueda común: la previsión, programación y coordinación de una secuencia lógica, de eventos que si se aplican con éxito deberían conducir a la consecución de los objetivos que los rigen.

Figura 3-1. Pasos para realizar una planificación Administración Página 24

Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar 3.2. DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS

3.2.1.

Tipos de objetivos Los objetivos pueden clasificarse según el tiempo en el que se transforman en

realidad, por ejemplo entre mas tiempo lleven en cumplirse se produce una incertidumbre mayor y reciben la denominación de remotos. La otra clasificación de los objetivos es la de los mediatos, los cuales tienen un periodo de tiempo limitado y que al transcurrir el tiempo se transforman en inmediatos. Sin importar si son remotos, mediatos o inmediatos todos llevan consigo un poco de incertidumbre, aunque unos más que otros. A medida que se van cumpliendo, su redefinición y perfección va mejorando. Otra clasificación que se les ha dado es: financieros (rentabilidad, utilidad, reducir costos, etc.), de crecimiento (aumentar cobertura), internos (mejorar maquinaria) y de clientes (satisfacción, reconocimiento, etc.). 3.2.2. Principios para el establecimiento de objetivos Para la fijación de objetivos, se realiza una subdivisión en tres principios básicos: 1. Principios de comunicación social: el principio de comunicación social, se refiere a que todos los participantes de la empresa, sepan de antemano las ambiciones de la organización en que laboran. 2. Principio de coherencia vertical: este principio tiene que ver con lo que podría denominarse ciclo objetivo, es decir, que los objetivos inferiores apoyen a los de un nivel superior y permitan su cumplimiento.

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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar 3. Principio de coherencia horizontal: debe haber total relación entre los objetivos de un mismo nivel, para de esta forma hacer que todos sean compatibles.

3.3.

RELACION ENTRE LA PLANIFICACION Y EL CONTROL La planificación proporciona estándares (indicadores) de control contra los cuales

puede medirse el desempeño. Si existe una desviación significativa entre el desempeño real y el planeado, puede tomarse una acción correctiva. Un ejemplo claro de los planes empleados como estándares de control se puede encontrar en los presupuestos. Estos presupuestos proporcionan la base para estándares continuos de control durante todo el año de operaciones. Si el desempeño real no corresponde estrictamente al desempeño planeado y presupuestado, hace que se aplique una acción correctiva.

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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar 3.4. TOMA DE DECISIONES “Aunque toda planificación es un proceso de toma de decisiones, toda toma de decisiones no es un proceso de planificación” algunas de la características de la toma de decisiones son: 1. Toma de decisiones anticipada: esta característica tiene total relación con la función de planificación, puesto que se refiere a la decisión que se aplica antes de la ejecución. 2. Interconexión de las decisiones: la planificación busca unificar las decisiones tomadas, en las diferentes áreas de la organización. 3. Creación de un estado futuro deseable: la toma de decisiones lo que busca es que los objetivos se cumplan y de esta forma permitir que la situación deseada se transforme en realidad. El administrador tiene una importante carga, en el proceso decisorio, puesto que tiene y debe escoger la decisión de hoy para que haga efecto mañana, por esto es que el administrador debe ser responsable y profesional en su trabajo, para evitar al máximo las equivocaciones. Para que el proceso de toma de decisiones sea lo más efectivo posible es necesario que se realice con base en los siguientes métodos: 1. EXPERIENCIA PASADA: el método basado en las experiencias pasadas, se basa en los hechos que ya se vivieron y que la forma como se controlaron, podría emplearse en una situación presente. Aunque es el método más utilizado, tiene un problema, y es que no todas las situaciones van a ser siempre las mismas además este método no se adapta rápidamente a los cambios.

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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar 2. EXPERIMENTACIÓN: el método de experimentación es utilizado en las empresas manufactureras, y consiste en investigar la acogida de un producto nuevo en una sociedad, para determinar la cantidad necesaria a producir. 3. INVESTIGACIÓN OPERACIONAL: el método operacional es el que se emplea basándose en ecuaciones matemáticas y matrices.

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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar CONCLUSIONES

Si una organización aspira a permanecer vigente debe plantearse objetivos realistas. La planificación está comprometida en la fijación de los objetivos de la organización y en las formas generales para alcanzarlos. La opción frente a la planificación es la actividad aleatoria, no coordinada e inútil. Los planes efectivos son flexibles y se adaptan condiciones cambiantes. Debe hacerse notar que ni la planificación estratégica ni la operativa es un esfuerzo ocasional si se quiere que sea efectiva y logre los resultados deseados. Más bien es un círculo continuo que nunca debe terminar en una organización; debe ser vigilada periódicamente, revisada y modificada de acuerdo con los resultados internos, y externos y los eventos.

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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar BIBLIOGRAFÌA

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Administración

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