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Diagrama de Procesos_almacen

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Warehouse PC E.I.R.L.

DIAGRAMA DE PROCESOS LOGÍSTICA

miércoles 12 de abril del 2011

2.6.
LOGÍSTICA (ALMACÉN) – PEDIDOS A PROVEEDOR

Leyenda: “Código del proceso” “NOMBRE DEL PROCESO”

Nro. de página en la que se ubica

2.6.1.
PEDIDOS ESPECIALES

2.6.2.
POR GARANTÍAS

2.6.3.
REPOSICIÓN DE STOCK

2.6.4.
ANÁLISIS DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS

Pág. 2

Pág. 3

Pág. 4

Pág. 11

2.6.3.1.
ALMACENAMIENTO

2.6.3.2.
DISTRIBUCIÓN

Pág. 5

2.6.3.2.1.
POR VENTA DE PRODUCTO

2.6.3.2.2.
POR PRÉSTAMO INTERNO/EXTERNO

2.6.3.2.3.
POR SUMINISTRO

2.6.3.2.4.
VENTA A LA COMPETENCIA

2.6.3.2.5.
CUANDO NOS EMPRESTAMOS

Pág. 6

Pág. 7

Pág. 8

Pág. 9

Pág. 10

Plan de mejora continua

Pág. 1

Seguimiento al cliente (postventa) Ventas 6 Hoja de seguimiento ¿Datos correctos? Nombre del documento .1. 6.6.I Aprobada por: Fecha: 2011-03-19 Instrucciones del proceso 1. Proceso REPOSICIÓN DE STOCK (compras al proveedor): Como el pedido es en una mínima cantidad. Recepción de solicitud de producto: En almacén se recepcionará los diversos pedidos.Comprobante de pago . Entrega de productos al cliente: Luego de esperar la llegada del producto.I. 4.Documentos de compra . 2.R. Seguimiento al cliente (post-venta): En lo sucesivo se hará un seguimiento al cliente. Cliente solicita producto: El vendedor registrará la solicitud de producto del Cliente solicita producto 1 Ventas Solicitud de pedido Nota de venta cliente.Solicitud de pedido - Responsable - Lugar de archivo - Tiempo de retención Documentos de compra 4 Reposición de stock (compras a proveedor) Almacén Entrega del producto al cliente Ser. Verificación de la solicitud de pedido: Para saber si los detalles del pedido son correctos.Warehouse PC E. entonces el encargado de almacén procederá a hacer la compra. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN PEDIDOS ESPECIALES (MENORES) Edición: 2011 .Hoja de seguimiento Plan de mejora continua Pág. de lo contrario se pedirá al vendedor que rehaga la solicitud. 2 . enviándole ofertas y promociones.Nota de venta . éste deberá dejar un monto como adelanto lo cual se registrará en una nota de venta. Tec. 2. se informará al cliente para hacerle la entrega respectiva. 5 Comprobante de pago .L. miércoles 12 de abril del 2011 PR. Verificación de la solicitud de pedido 3 Almacén 5. Recepción de solicitud de producto 2 No Almacén Solicitud de pedido 3.

Guía de remisión . Envío del producto: Se contrata el servicio del courier para el transporte. Nombre del documento . 2. de soporte técnico): Se recepcionará y verificarán los documentos correspondientes (carta de garantía.Ser. se mantendrá una comunicación constante con el proveedor para acelerar el proceso de garantía. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN – PEDIDOS A PROVEEDOR POR GARANTÍAS Edición: 2011 .3. . Recepción del producto: El producto es retornado sin los defectos que antes tenía (el proveedor repara el producto o nos los reemplaza por uno nuevo). Entrega del producto al cliente: El cliente verifica el producto. Búsqueda de documentos: Almacén recepcionará el producto y el reporte. excepto el proceso N° 2 el cual será realizado por Soporte Técnico.Reporte .Cliente .I. guía de remisión y factura) 5. 2.Warehouse PC E.Almacén/Archivo . 7. 3.Cliente .2. Preparar el producto: Se deberá disponer de los documentos mencionados para proceder al envío.6. comprobante de pago) que el cliente deberá portar para hacer efectiva la iniciación de todo este proceso. comprueba su correcto funcionamiento. miércoles 12 de abril del 2011 PR. (Reporte de servicio técnico.Factura . Recepción de reclamo del cliente (ver proceso GARANTIA POR HARDWARE 2.Almacén/Archivo . para poder enviar el producto por la garantía respectiva.Registro de garantías Plan de mejora continua Pág. . Seguimiento del caso: Se registra este suceso con un número de caso (registro de garantías).L.2. Elaborar reporte (ver proceso GARANTIA POR HARDWARE 2. 4. Tec. de soporte técnico): Un técnico responsable realizará el diagnóstico del producto y elaborará el reporte del estado del mismo.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 Instrucciones del proceso 1. 6.Almacén Lugar de archivo Tiempo de retención - Carta de garantía Comprobante de pago 1 Recepción de reclamo del cliente Reporte 2 Elaborar reporte Ser.R. 3 . 8.3.Carta de garantía Responsable .1. Tec.1.2.Comprobante de pago . Guías de remisión Facturas 3 Búsqueda de documentos Entrega del producto al cliente 8 Carta de garantía Preparar el producto 4 Recepción del producto 7 Guía de remisión Facturas Envío del producto 5 Seguimiento del caso 6 Registro de garantías Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén). Se buscarán en el archivador la factura y guía de remisión correspondientes al producto.

7. Lugar de archivo Tiempo de retención Nombre del documento Documentos de compra Compras a proveedor 4 Administración Seguimiento de la compra Almacén 5 Responsable - .L. 4 . Elaboración de la lista de pedido: En esta etapa se validarán aquellos productos de los cuales se hará la compra.Lista de contactos . productos y garantías que ofrecen los diversos proveedores.Lista de pedido .Reporte .I Aprobada por: Fecha: 2011-03-19 Instrucciones del proceso 1.I.Warehouse PC E.Guía de remisión .R. Esta etapa Facturas contempla 6 subprocesos. Lista de pedido Elaboración de la lista de pedido 2 Almacén Almacenamiento 4. Recepción de la compra: Se verificarán el estado de los productos. 6.3. Reporte Análisis de información de stock de los productos 1 Almacén Distribución Cuaderno de cargo 2. miércoles 12 de abril del 2011 PR. Compras a proveedor 5. Proceso de ALMACENAMIENTO: Ingreso al registro interno de Lista de contactos Análisis de proveedores y productos 3 Almacén Recepción de la compra Almacén 6 Guías de remisión todos los productos.Factura . Análisis de información de stock de los productos: Se elaborará un reporte de los productos que carecen de stock.6. Almacén 8 3.Cuaderno de cargo Plan de mejora continua Pág. 2. Seguimiento de la compra: Se mantendrá una constante Almacén 7 comunicación con el proveedor para asegurar el envío. Proceso de DISTRIBUCIÓN: Se entregan los productos. 8. Proceso de ANÁLISIS DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS: Se estará sondeando constantemente los precios. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN REPOSICIÓN DE STOCK Edición: 2011 .Documentos de compra .

N° de serie) 5. 3 Traslado de la mercadería al área de desempaco 6. Registro de los productos: Se ingresan los productos al stock del almacén (esto en el sistema de gestión comercial).6. 2. modelo. Traslado de la mercadería al área de desempaco 4. 7.I. tamaño) se le asignará una ubicación respectiva. Guía de remisión Comparación de los productos a detalle con la guía de remisión 4 Distribución 7 Nombre del documento .L. 5 .R. Proceso de DISTRIBUCIÓN. miércoles 12 de abril del 2011 PR.1.I Aprobada por: Fecha: 2011-03-19 1. Comparación de los productos a detalle con la guía de remisión: Se Verificación 2 comprueban los detalles del producto solicitado (marcas.Guía de remisión 6 Responsable - Lugar de archivo - Tiempo de retención Registro de los productos 5 Ubicación del producto en el almacén Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén). Ubicación del producto en el almacén: Según el detalle del producto (tipo. Verificación: Se realizará un conteo del número de cajas. verificación con la guía de remisión y ser firma el cargo. Recepción del producto: Con la llegada del Courier a la tienda Recepción del producto 1 Guía de remisión 2. 3.3.Warehouse PC E. Plan de mejora continua Pág. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) ALMACENAMIENTO Instrucciones del proceso Edición: 2011 . Se hace uso del código de barras.

WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – POR VENTA DE PRODUCTO Instrucciones del proceso Edición: 2011 . 3.I.L. Recepción de solicitud impresa: Luego de que se realice una venta. Búsqueda del producto: El responsable del almacén atenderá la solicitud de pedido de producto en un tiempo menor de 5 minutos. Adjuntar copia de la solicitud del producto: Se dispondrá sobre el producto una copia de la solicitud de pedido.6. Preparar el producto: Luego de ubicar el producto se procederá a alistarlo.R.1. Búsqueda del producto 2 4. Entrega del producto: Se enviará el producto a servicio técnico. 5.Nota de pedido - Responsable - Lugar de archivo - Tiempo de retención Entrega del producto 5 Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén). 2. donde se realizará la entrega al cliente.I Aprobada por: Fecha: 2011-03-19 1. miércoles 12 de abril del 2011 PR. Plan de mejora continua Pág.2. Preparar el producto 3 Adjuntar copia de la solicitud del producto 4 Nota de pedido Nombre del documento . 2.3. 6 . se obtendrá Recepción de solicitud impresa 1 Nota de pedido una nota de pedido y su respectiva copia en el área del almacén.Warehouse PC E.

esto será visible a los usuarios que solicitan información del stock.Firma del solicitante . cambiar el estado del producto cuaderno. miércoles 12 de abril del 2011 PR.Warehouse PC E.Tiempo mín.L. de préstamo: 6 h. .2. Nombre del documento . Búsqueda del producto: El responsable del almacén atenderá la solicitud de pedido de producto para el préstamo. Registrar en el cuaderno de préstamo: Se llenarán los campos requeridos en este Cuaderno de préstamo: 3 Hacer el descargo.2. 7 .3. Hacer el descargo. 3. Almacenamiento 5 Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén).6.Tiempo máx. 2. 4.R.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 Descripción del proceso Recepción de solicitud de pedido 1 Solicitud de producto 1. 5. Proceso de ALMACENAMIENTO (devolución): Se realiza el reingreso de la mercadería al almacén. Búsqueda del producto 2 2. Recepción de solicitud de pedido: A quienes se les podrán realizar el préstamo de productos son: clientes interno (dentro de la propia empresa) y clientes externos (empresas del medio).I. Aquí se podrá modificar el número de serie del producto.Solicitud de producto . Plan de mejora continua Pág. En el caso de clientes externos se solicitará una autorización de la administración para efectuar el préstamo. cambiar el estado del producto: Se registrará el nuevo estado del producto (“en préstamo”) en el inventario de almacén.Cuaderno de préstamo Responsable Lugar de archivo Tiempo de retención 4 Registrar en el cuaderno de préstamo . WAREHOUSE PC ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – POR PRÉSTAMO INTERNO/EXTERNO Instrucciones del proceso Edición: 2011 . de préstamo: 48 h.

Registrar el código de venta (ticket): Se registra la venta y el servicio en el sistema Registro: Registrar el código de venta 2 .3. el monto del pago ya estará registrado en el sistema de ventas con un Entrega del producto 3 determinado código. Nombre del documento .3.I. Recepción de solicitud de pedido: El responsable de almacén recepcionará la solicitud de pedido de suministro (tóner). 2. Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén).I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 Recepción de solicitud de pedido 1 Solicitud de pedido 1.Solicitud de pedido . 3.2. miércoles 12 de abril del 2011 PR.6.R.Registro (ticket) Responsable - Lugar de archivo - Tiempo de retención Plan de mejora continua Pág. 8 . la cual es enviada por un técnico. el cual portará el cliente en un ticket.L.Warehouse PC E.Será modificable en pago .Sin nombres . Entrega del producto: El cliente recepcionará su producto y procede a realizar el pago en caja.Registrado por cobrar de ventas y designando un código respectivo a la venta y servicio realizado y se entrega el número de venta escrito en un ticket. 2. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – POR SUMINISTRO Instrucciones del proceso Edición: 2011 .

prepara su producto y se dispondrá a entregarle la mercadería en el área de ventas personalmente. 9 . se realizará un proceso de Si Almacenamiento (devolución) Almacén 7 ALMACENAMIENTO (cuando el cliente devuelve el producto). Proceso de ALMACENAMIENTO: Al ser el cliente de la competencia.R. Registrar datos del comprador: Se ingresan los datos del cliente en el sistema. Almacén recepcionará la solicitud del producto con alerta: Almacén se percatará de que el cliente es de la competencia. Plan de mejora continua Pág. Recepción de solicitud de pedido: Un cliente desea adquirir un producto y se le recepcionará el pedido.3. Alertar: Si el cliente se encuentra registrado como parte de la competencia entonces se enviará la solicitud de pedido a almacén con una alerta respectiva. 3 Comparar en la base de datos Ventas 5. 2. es así que pasado el tiempo convenido de pagar por completo el equipo o devolverlo. 3.6.I. en la mayoría de casos dejan sólo adelantos o requieren préstamos de productos. Nombre del documento . 6. miércoles 12 de abril del 2011 PR. 4.Solicitud de pedido Responsable Lugar de archivo Tiempo de retención Alertar 4 Sistema de ventas Solicitud de pedido 5 Almacén recepciona la solicitud del producto con alerta Almacén Traslado del producto a ventas Almacén 6 El fin de este proceso es proteger el proceso de venta de la empresa.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 Recepción de 1 solicitud de pedido Ventas 1.L. Comparar en la base de datos: El sistema realizará una búsqueda comparativa en la base Registrar datos del comprador 2 Ventas de datos para verificar si el cliente pertenece a una tienda de la competencia. 2.Warehouse PC E. ¿El cliente es de la competencia? 7. es decir para poder evitar que imiten nuestro trabajo. WAREHOUSE PC Descripción del proceso Solicitud de pedido ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – VENTA A LA COMPETENCIA Instrucciones del proceso Edición: 2011 . Traslado del producto a ventas: Se desplaza la mercadería.4.2.

Buscar producto en la competencia: El responsable de almacén se encarga de explorar en la competencia el producto faltante y de encontrarlo realiza un préstamo.3. el cual se adicionará (volverá a positivo) cuando ingresemos la mercadería luego de realizar el pedido al proveedor.L. 3.Solicitud de pedido Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén). 2.6. 10 . Ingresar productos en el stock 3 4. Devolver producto: Una vez que el proveedor nos envíe la mercadería se devolverá el producto prestado al facilitador.5.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 1. miércoles 12 de abril del 2011 PR. Realizar solicitud de pedido: Se da el suceso que no se dispone de un determinado producto para poder cerrar una venta (por ejemplo cuando se vende un equipo de cómputo y Realizar solicitud de pedido 1 Solicitud de pedido nos falta en stock un componente). 2.Warehouse PC E. Entonces se comunica este evento a almacén para que pueda obtener el producto solicitado lo más pronto posible.2. esto es cuando Buscar productos en la competencia 2 obtenemos el producto de la competencia). pero con autorización (responsable de almacén o administrador para aperturar el módulo de inventarios del sistema de ventas).R. Nombre del documento Responsable Lugar de archivo Tiempo de retención Devolver producto 4 . similar al proceso de ALMACENAMIENTO: El sistema podrá registrar stock negativo. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – CUANDO NOS EMPRESTAMOS Instrucciones del proceso Edición: 2011 . Plan de mejora continua Pág.I. Ingresar producto en el sistema (“compra a un proveedor cercano”.

Análisis de información: Se evaluará la cantidad a traer de determinado producto.Registro de proveedores Responsable Lugar de archivo Tiempo de retención Plan de mejora continua Pág.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 1. miércoles 12 de abril del 2011 PR.4. 2.L. Se buscará agotar todas las vías de Recopilar información 1 Páginas web Registro de proveedores comunicación para poder obtener información valiosa que nos permitirán adquirir los productos que se requieren. las Análisis de información 2 promociones que se nos ofrecen. 3. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) ANÁLISI DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS Instrucciones del proceso Edición: 2011 . Se podrá llevará un registro de los proveedores para poder comunicarse con ellos la próxima vez que se desee adquirir productos.R.Solicitud de pedido . Negociación (rebate.6. etc. Recopilar información: Dentro de esta etapa se consideran las visitas a los portales web de los proveedores. Por último se realizarán comparaciones entre el precio y garantía ofrecidos de un proveedor a otro. realizar llamadas telefónicas. Nombre del documento . Negociación 3 Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén).Warehouse PC E.I. regateo): Fase final. 2. asimismo se analizará la demanda y la competencia. 11 . luego de elegir un determinado proveedor.

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