Warehouse PC E.I.R.L.

DIAGRAMA DE PROCESOS LOGÍSTICA

miércoles 12 de abril del 2011

2.6.
LOGÍSTICA (ALMACÉN) – PEDIDOS A PROVEEDOR

Leyenda: “Código del proceso” “NOMBRE DEL PROCESO”

Nro. de página en la que se ubica

2.6.1.
PEDIDOS ESPECIALES

2.6.2.
POR GARANTÍAS

2.6.3.
REPOSICIÓN DE STOCK

2.6.4.
ANÁLISIS DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS

Pág. 2

Pág. 3

Pág. 4

Pág. 11

2.6.3.1.
ALMACENAMIENTO

2.6.3.2.
DISTRIBUCIÓN

Pág. 5

2.6.3.2.1.
POR VENTA DE PRODUCTO

2.6.3.2.2.
POR PRÉSTAMO INTERNO/EXTERNO

2.6.3.2.3.
POR SUMINISTRO

2.6.3.2.4.
VENTA A LA COMPETENCIA

2.6.3.2.5.
CUANDO NOS EMPRESTAMOS

Pág. 6

Pág. 7

Pág. 8

Pág. 9

Pág. 10

Plan de mejora continua

Pág. 1

R.L. Recepción de solicitud de producto: En almacén se recepcionará los diversos pedidos.I. Verificación de la solicitud de pedido: Para saber si los detalles del pedido son correctos. Cliente solicita producto: El vendedor registrará la solicitud de producto del Cliente solicita producto 1 Ventas Solicitud de pedido Nota de venta cliente.Warehouse PC E.1. entonces el encargado de almacén procederá a hacer la compra. 6.6. 5 Comprobante de pago .Documentos de compra . Tec. miércoles 12 de abril del 2011 PR. Seguimiento al cliente (postventa) Ventas 6 Hoja de seguimiento ¿Datos correctos? Nombre del documento . se informará al cliente para hacerle la entrega respectiva. 2. éste deberá dejar un monto como adelanto lo cual se registrará en una nota de venta. de lo contrario se pedirá al vendedor que rehaga la solicitud. Entrega de productos al cliente: Luego de esperar la llegada del producto.Nota de venta .Hoja de seguimiento Plan de mejora continua Pág. Proceso REPOSICIÓN DE STOCK (compras al proveedor): Como el pedido es en una mínima cantidad. Verificación de la solicitud de pedido 3 Almacén 5. 2 .Comprobante de pago . 4. enviándole ofertas y promociones. Recepción de solicitud de producto 2 No Almacén Solicitud de pedido 3. Seguimiento al cliente (post-venta): En lo sucesivo se hará un seguimiento al cliente.I Aprobada por: Fecha: 2011-03-19 Instrucciones del proceso 1. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN PEDIDOS ESPECIALES (MENORES) Edición: 2011 .Solicitud de pedido - Responsable - Lugar de archivo - Tiempo de retención Documentos de compra 4 Reposición de stock (compras a proveedor) Almacén Entrega del producto al cliente Ser. 2.

7. se mantendrá una comunicación constante con el proveedor para acelerar el proceso de garantía. Entrega del producto al cliente: El cliente verifica el producto.6.Carta de garantía Responsable . para poder enviar el producto por la garantía respectiva. 4. miércoles 12 de abril del 2011 PR.2. comprobante de pago) que el cliente deberá portar para hacer efectiva la iniciación de todo este proceso. 8. Tec.Guía de remisión .1.I.3. Envío del producto: Se contrata el servicio del courier para el transporte. Nombre del documento .Factura . 3 . Elaborar reporte (ver proceso GARANTIA POR HARDWARE 2. excepto el proceso N° 2 el cual será realizado por Soporte Técnico.Comprobante de pago . Búsqueda de documentos: Almacén recepcionará el producto y el reporte. 6. comprueba su correcto funcionamiento. Tec. Recepción de reclamo del cliente (ver proceso GARANTIA POR HARDWARE 2.3. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN – PEDIDOS A PROVEEDOR POR GARANTÍAS Edición: 2011 .1.Almacén/Archivo . (Reporte de servicio técnico.Cliente . Recepción del producto: El producto es retornado sin los defectos que antes tenía (el proveedor repara el producto o nos los reemplaza por uno nuevo). guía de remisión y factura) 5.Registro de garantías Plan de mejora continua Pág.R. 2. de soporte técnico): Un técnico responsable realizará el diagnóstico del producto y elaborará el reporte del estado del mismo.Reporte . Seguimiento del caso: Se registra este suceso con un número de caso (registro de garantías).Warehouse PC E. Preparar el producto: Se deberá disponer de los documentos mencionados para proceder al envío.L.2.2. 3.Ser. .I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 Instrucciones del proceso 1. Se buscarán en el archivador la factura y guía de remisión correspondientes al producto.Almacén Lugar de archivo Tiempo de retención - Carta de garantía Comprobante de pago 1 Recepción de reclamo del cliente Reporte 2 Elaborar reporte Ser. Guías de remisión Facturas 3 Búsqueda de documentos Entrega del producto al cliente 8 Carta de garantía Preparar el producto 4 Recepción del producto 7 Guía de remisión Facturas Envío del producto 5 Seguimiento del caso 6 Registro de garantías Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén). .Almacén/Archivo . de soporte técnico): Se recepcionará y verificarán los documentos correspondientes (carta de garantía.Cliente . 2.

I. Análisis de información de stock de los productos: Se elaborará un reporte de los productos que carecen de stock. 7. Recepción de la compra: Se verificarán el estado de los productos. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN REPOSICIÓN DE STOCK Edición: 2011 . Lista de pedido Elaboración de la lista de pedido 2 Almacén Almacenamiento 4. Almacén 8 3. 8.Guía de remisión .Reporte . 2. Elaboración de la lista de pedido: En esta etapa se validarán aquellos productos de los cuales se hará la compra. productos y garantías que ofrecen los diversos proveedores. Esta etapa Facturas contempla 6 subprocesos.3. Seguimiento de la compra: Se mantendrá una constante Almacén 7 comunicación con el proveedor para asegurar el envío. miércoles 12 de abril del 2011 PR. Proceso de ALMACENAMIENTO: Ingreso al registro interno de Lista de contactos Análisis de proveedores y productos 3 Almacén Recepción de la compra Almacén 6 Guías de remisión todos los productos. Reporte Análisis de información de stock de los productos 1 Almacén Distribución Cuaderno de cargo 2.L.Factura . Lugar de archivo Tiempo de retención Nombre del documento Documentos de compra Compras a proveedor 4 Administración Seguimiento de la compra Almacén 5 Responsable - .Lista de contactos . Proceso de DISTRIBUCIÓN: Se entregan los productos.Cuaderno de cargo Plan de mejora continua Pág.I Aprobada por: Fecha: 2011-03-19 Instrucciones del proceso 1.Lista de pedido . 4 .R.6. 6.Warehouse PC E. Proceso de ANÁLISIS DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS: Se estará sondeando constantemente los precios. Compras a proveedor 5.Documentos de compra .

Traslado de la mercadería al área de desempaco 4.L.R. Registro de los productos: Se ingresan los productos al stock del almacén (esto en el sistema de gestión comercial). Plan de mejora continua Pág. Se hace uso del código de barras.3. 5 . Guía de remisión Comparación de los productos a detalle con la guía de remisión 4 Distribución 7 Nombre del documento .6. verificación con la guía de remisión y ser firma el cargo.Guía de remisión 6 Responsable - Lugar de archivo - Tiempo de retención Registro de los productos 5 Ubicación del producto en el almacén Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén).I Aprobada por: Fecha: 2011-03-19 1. Proceso de DISTRIBUCIÓN. Comparación de los productos a detalle con la guía de remisión: Se Verificación 2 comprueban los detalles del producto solicitado (marcas.I.1. 3.Warehouse PC E. 7. 3 Traslado de la mercadería al área de desempaco 6. Ubicación del producto en el almacén: Según el detalle del producto (tipo. miércoles 12 de abril del 2011 PR. modelo. tamaño) se le asignará una ubicación respectiva. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) ALMACENAMIENTO Instrucciones del proceso Edición: 2011 . Recepción del producto: Con la llegada del Courier a la tienda Recepción del producto 1 Guía de remisión 2. 2. Verificación: Se realizará un conteo del número de cajas. N° de serie) 5.

R. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – POR VENTA DE PRODUCTO Instrucciones del proceso Edición: 2011 . Entrega del producto: Se enviará el producto a servicio técnico.1. 6 . 2. 3. Adjuntar copia de la solicitud del producto: Se dispondrá sobre el producto una copia de la solicitud de pedido. Recepción de solicitud impresa: Luego de que se realice una venta. donde se realizará la entrega al cliente. Búsqueda del producto: El responsable del almacén atenderá la solicitud de pedido de producto en un tiempo menor de 5 minutos. miércoles 12 de abril del 2011 PR.6.L.3. 5. Preparar el producto: Luego de ubicar el producto se procederá a alistarlo. Búsqueda del producto 2 4.Nota de pedido - Responsable - Lugar de archivo - Tiempo de retención Entrega del producto 5 Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén).I Aprobada por: Fecha: 2011-03-19 1. se obtendrá Recepción de solicitud impresa 1 Nota de pedido una nota de pedido y su respectiva copia en el área del almacén.2. Plan de mejora continua Pág. Preparar el producto 3 Adjuntar copia de la solicitud del producto 4 Nota de pedido Nombre del documento .I.Warehouse PC E. 2.

Búsqueda del producto 2 2.Tiempo máx.Firma del solicitante . Registrar en el cuaderno de préstamo: Se llenarán los campos requeridos en este Cuaderno de préstamo: 3 Hacer el descargo.6. Almacenamiento 5 Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén). Recepción de solicitud de pedido: A quienes se les podrán realizar el préstamo de productos son: clientes interno (dentro de la propia empresa) y clientes externos (empresas del medio).I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 Descripción del proceso Recepción de solicitud de pedido 1 Solicitud de producto 1.I. miércoles 12 de abril del 2011 PR. En el caso de clientes externos se solicitará una autorización de la administración para efectuar el préstamo.3.R. cambiar el estado del producto: Se registrará el nuevo estado del producto (“en préstamo”) en el inventario de almacén. de préstamo: 48 h. Búsqueda del producto: El responsable del almacén atenderá la solicitud de pedido de producto para el préstamo. esto será visible a los usuarios que solicitan información del stock. 5. 3.Warehouse PC E. .2. cambiar el estado del producto cuaderno.Cuaderno de préstamo Responsable Lugar de archivo Tiempo de retención 4 Registrar en el cuaderno de préstamo . Nombre del documento . 2. Hacer el descargo.Tiempo mín. Plan de mejora continua Pág. 7 . 4.L. Proceso de ALMACENAMIENTO (devolución): Se realiza el reingreso de la mercadería al almacén. de préstamo: 6 h.Solicitud de producto . Aquí se podrá modificar el número de serie del producto.2. WAREHOUSE PC ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – POR PRÉSTAMO INTERNO/EXTERNO Instrucciones del proceso Edición: 2011 .

el cual portará el cliente en un ticket.R.L.Warehouse PC E.I.Será modificable en pago .Registro (ticket) Responsable - Lugar de archivo - Tiempo de retención Plan de mejora continua Pág.6. Nombre del documento .Sin nombres . Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén). 3. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – POR SUMINISTRO Instrucciones del proceso Edición: 2011 .Registrado por cobrar de ventas y designando un código respectivo a la venta y servicio realizado y se entrega el número de venta escrito en un ticket. Recepción de solicitud de pedido: El responsable de almacén recepcionará la solicitud de pedido de suministro (tóner). la cual es enviada por un técnico. 2. 8 .3. el monto del pago ya estará registrado en el sistema de ventas con un Entrega del producto 3 determinado código.2. Entrega del producto: El cliente recepcionará su producto y procede a realizar el pago en caja.3.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 Recepción de solicitud de pedido 1 Solicitud de pedido 1. 2. miércoles 12 de abril del 2011 PR.Solicitud de pedido . Registrar el código de venta (ticket): Se registra la venta y el servicio en el sistema Registro: Registrar el código de venta 2 .

es así que pasado el tiempo convenido de pagar por completo el equipo o devolverlo. prepara su producto y se dispondrá a entregarle la mercadería en el área de ventas personalmente. 3 Comparar en la base de datos Ventas 5. Almacén recepcionará la solicitud del producto con alerta: Almacén se percatará de que el cliente es de la competencia. WAREHOUSE PC Descripción del proceso Solicitud de pedido ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – VENTA A LA COMPETENCIA Instrucciones del proceso Edición: 2011 . Registrar datos del comprador: Se ingresan los datos del cliente en el sistema. 6. Nombre del documento . se realizará un proceso de Si Almacenamiento (devolución) Almacén 7 ALMACENAMIENTO (cuando el cliente devuelve el producto). 3.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 Recepción de 1 solicitud de pedido Ventas 1. Recepción de solicitud de pedido: Un cliente desea adquirir un producto y se le recepcionará el pedido. Comparar en la base de datos: El sistema realizará una búsqueda comparativa en la base Registrar datos del comprador 2 Ventas de datos para verificar si el cliente pertenece a una tienda de la competencia.6. es decir para poder evitar que imiten nuestro trabajo.L.2.R.3.Warehouse PC E. ¿El cliente es de la competencia? 7. Alertar: Si el cliente se encuentra registrado como parte de la competencia entonces se enviará la solicitud de pedido a almacén con una alerta respectiva. en la mayoría de casos dejan sólo adelantos o requieren préstamos de productos. Proceso de ALMACENAMIENTO: Al ser el cliente de la competencia. 4. Plan de mejora continua Pág.Solicitud de pedido Responsable Lugar de archivo Tiempo de retención Alertar 4 Sistema de ventas Solicitud de pedido 5 Almacén recepciona la solicitud del producto con alerta Almacén Traslado del producto a ventas Almacén 6 El fin de este proceso es proteger el proceso de venta de la empresa. 2. miércoles 12 de abril del 2011 PR.4. Traslado del producto a ventas: Se desplaza la mercadería.I. 9 . 2.

Entonces se comunica este evento a almacén para que pueda obtener el producto solicitado lo más pronto posible. miércoles 12 de abril del 2011 PR.R. pero con autorización (responsable de almacén o administrador para aperturar el módulo de inventarios del sistema de ventas).I. el cual se adicionará (volverá a positivo) cuando ingresemos la mercadería luego de realizar el pedido al proveedor. 2. Buscar producto en la competencia: El responsable de almacén se encarga de explorar en la competencia el producto faltante y de encontrarlo realiza un préstamo.2.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 1. 3. similar al proceso de ALMACENAMIENTO: El sistema podrá registrar stock negativo.Solicitud de pedido Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén). Ingresar productos en el stock 3 4. 2.L. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – CUANDO NOS EMPRESTAMOS Instrucciones del proceso Edición: 2011 .6. 10 . Ingresar producto en el sistema (“compra a un proveedor cercano”. Nombre del documento Responsable Lugar de archivo Tiempo de retención Devolver producto 4 . esto es cuando Buscar productos en la competencia 2 obtenemos el producto de la competencia). Plan de mejora continua Pág.3.5.Warehouse PC E. Devolver producto: Una vez que el proveedor nos envíe la mercadería se devolverá el producto prestado al facilitador. Realizar solicitud de pedido: Se da el suceso que no se dispone de un determinado producto para poder cerrar una venta (por ejemplo cuando se vende un equipo de cómputo y Realizar solicitud de pedido 1 Solicitud de pedido nos falta en stock un componente).

Negociación (rebate.Solicitud de pedido . Se podrá llevará un registro de los proveedores para poder comunicarse con ellos la próxima vez que se desee adquirir productos. 11 . las Análisis de información 2 promociones que se nos ofrecen. luego de elegir un determinado proveedor. Nombre del documento . Análisis de información: Se evaluará la cantidad a traer de determinado producto.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 1. Por último se realizarán comparaciones entre el precio y garantía ofrecidos de un proveedor a otro. etc.6.4. 3. 2. 2.I. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) ANÁLISI DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS Instrucciones del proceso Edición: 2011 . Recopilar información: Dentro de esta etapa se consideran las visitas a los portales web de los proveedores.L. miércoles 12 de abril del 2011 PR. asimismo se analizará la demanda y la competencia. regateo): Fase final. Negociación 3 Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén).Registro de proveedores Responsable Lugar de archivo Tiempo de retención Plan de mejora continua Pág. realizar llamadas telefónicas. Se buscará agotar todas las vías de Recopilar información 1 Páginas web Registro de proveedores comunicación para poder obtener información valiosa que nos permitirán adquirir los productos que se requieren.R.Warehouse PC E.

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