Warehouse PC E.I.R.L.

DIAGRAMA DE PROCESOS LOGÍSTICA

miércoles 12 de abril del 2011

2.6.
LOGÍSTICA (ALMACÉN) – PEDIDOS A PROVEEDOR

Leyenda: “Código del proceso” “NOMBRE DEL PROCESO”

Nro. de página en la que se ubica

2.6.1.
PEDIDOS ESPECIALES

2.6.2.
POR GARANTÍAS

2.6.3.
REPOSICIÓN DE STOCK

2.6.4.
ANÁLISIS DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS

Pág. 2

Pág. 3

Pág. 4

Pág. 11

2.6.3.1.
ALMACENAMIENTO

2.6.3.2.
DISTRIBUCIÓN

Pág. 5

2.6.3.2.1.
POR VENTA DE PRODUCTO

2.6.3.2.2.
POR PRÉSTAMO INTERNO/EXTERNO

2.6.3.2.3.
POR SUMINISTRO

2.6.3.2.4.
VENTA A LA COMPETENCIA

2.6.3.2.5.
CUANDO NOS EMPRESTAMOS

Pág. 6

Pág. 7

Pág. 8

Pág. 9

Pág. 10

Plan de mejora continua

Pág. 1

WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN PEDIDOS ESPECIALES (MENORES) Edición: 2011 . miércoles 12 de abril del 2011 PR.Comprobante de pago . Entrega de productos al cliente: Luego de esperar la llegada del producto. 6. Proceso REPOSICIÓN DE STOCK (compras al proveedor): Como el pedido es en una mínima cantidad.Warehouse PC E. 2. Verificación de la solicitud de pedido 3 Almacén 5. éste deberá dejar un monto como adelanto lo cual se registrará en una nota de venta.6. Recepción de solicitud de producto: En almacén se recepcionará los diversos pedidos. 4.1. Tec.Documentos de compra . se informará al cliente para hacerle la entrega respectiva.Hoja de seguimiento Plan de mejora continua Pág.R.Solicitud de pedido - Responsable - Lugar de archivo - Tiempo de retención Documentos de compra 4 Reposición de stock (compras a proveedor) Almacén Entrega del producto al cliente Ser.I. 5 Comprobante de pago . Seguimiento al cliente (post-venta): En lo sucesivo se hará un seguimiento al cliente. entonces el encargado de almacén procederá a hacer la compra. 2. Cliente solicita producto: El vendedor registrará la solicitud de producto del Cliente solicita producto 1 Ventas Solicitud de pedido Nota de venta cliente.Nota de venta . Verificación de la solicitud de pedido: Para saber si los detalles del pedido son correctos.L.I Aprobada por: Fecha: 2011-03-19 Instrucciones del proceso 1. Recepción de solicitud de producto 2 No Almacén Solicitud de pedido 3. enviándole ofertas y promociones. de lo contrario se pedirá al vendedor que rehaga la solicitud. 2 . Seguimiento al cliente (postventa) Ventas 6 Hoja de seguimiento ¿Datos correctos? Nombre del documento .

Almacén/Archivo .R. excepto el proceso N° 2 el cual será realizado por Soporte Técnico. para poder enviar el producto por la garantía respectiva.Almacén Lugar de archivo Tiempo de retención - Carta de garantía Comprobante de pago 1 Recepción de reclamo del cliente Reporte 2 Elaborar reporte Ser.3. Entrega del producto al cliente: El cliente verifica el producto. 3. de soporte técnico): Un técnico responsable realizará el diagnóstico del producto y elaborará el reporte del estado del mismo.1. 2.Registro de garantías Plan de mejora continua Pág. Preparar el producto: Se deberá disponer de los documentos mencionados para proceder al envío.Guía de remisión .I. . Envío del producto: Se contrata el servicio del courier para el transporte.Carta de garantía Responsable .Almacén/Archivo . se mantendrá una comunicación constante con el proveedor para acelerar el proceso de garantía. Nombre del documento .Reporte .Cliente . Elaborar reporte (ver proceso GARANTIA POR HARDWARE 2. 8.6. 3 .Cliente .2.Comprobante de pago . 7. Recepción de reclamo del cliente (ver proceso GARANTIA POR HARDWARE 2.Warehouse PC E.Factura . guía de remisión y factura) 5.3. Búsqueda de documentos: Almacén recepcionará el producto y el reporte. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN – PEDIDOS A PROVEEDOR POR GARANTÍAS Edición: 2011 . Recepción del producto: El producto es retornado sin los defectos que antes tenía (el proveedor repara el producto o nos los reemplaza por uno nuevo). Se buscarán en el archivador la factura y guía de remisión correspondientes al producto. .I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 Instrucciones del proceso 1. miércoles 12 de abril del 2011 PR. 6. Tec.2. Guías de remisión Facturas 3 Búsqueda de documentos Entrega del producto al cliente 8 Carta de garantía Preparar el producto 4 Recepción del producto 7 Guía de remisión Facturas Envío del producto 5 Seguimiento del caso 6 Registro de garantías Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén).2.L. comprueba su correcto funcionamiento. Seguimiento del caso: Se registra este suceso con un número de caso (registro de garantías). 2. 4. Tec. comprobante de pago) que el cliente deberá portar para hacer efectiva la iniciación de todo este proceso.1.Ser. de soporte técnico): Se recepcionará y verificarán los documentos correspondientes (carta de garantía. (Reporte de servicio técnico.

4 .L. Elaboración de la lista de pedido: En esta etapa se validarán aquellos productos de los cuales se hará la compra.Guía de remisión .Warehouse PC E.Lista de contactos . Esta etapa Facturas contempla 6 subprocesos. Compras a proveedor 5. Proceso de ALMACENAMIENTO: Ingreso al registro interno de Lista de contactos Análisis de proveedores y productos 3 Almacén Recepción de la compra Almacén 6 Guías de remisión todos los productos.Lista de pedido . miércoles 12 de abril del 2011 PR. Proceso de ANÁLISIS DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS: Se estará sondeando constantemente los precios.R. Seguimiento de la compra: Se mantendrá una constante Almacén 7 comunicación con el proveedor para asegurar el envío.I. Recepción de la compra: Se verificarán el estado de los productos.6. 6.Reporte .Cuaderno de cargo Plan de mejora continua Pág. Almacén 8 3.Documentos de compra . Lista de pedido Elaboración de la lista de pedido 2 Almacén Almacenamiento 4. 8. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN REPOSICIÓN DE STOCK Edición: 2011 . Proceso de DISTRIBUCIÓN: Se entregan los productos.Factura .3. Lugar de archivo Tiempo de retención Nombre del documento Documentos de compra Compras a proveedor 4 Administración Seguimiento de la compra Almacén 5 Responsable - . Análisis de información de stock de los productos: Se elaborará un reporte de los productos que carecen de stock.I Aprobada por: Fecha: 2011-03-19 Instrucciones del proceso 1. productos y garantías que ofrecen los diversos proveedores. Reporte Análisis de información de stock de los productos 1 Almacén Distribución Cuaderno de cargo 2. 7. 2.

6. 7. Verificación: Se realizará un conteo del número de cajas. Traslado de la mercadería al área de desempaco 4.Warehouse PC E. tamaño) se le asignará una ubicación respectiva. Plan de mejora continua Pág. Guía de remisión Comparación de los productos a detalle con la guía de remisión 4 Distribución 7 Nombre del documento .R. 5 . Registro de los productos: Se ingresan los productos al stock del almacén (esto en el sistema de gestión comercial). Se hace uso del código de barras. 2. verificación con la guía de remisión y ser firma el cargo.Guía de remisión 6 Responsable - Lugar de archivo - Tiempo de retención Registro de los productos 5 Ubicación del producto en el almacén Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén). Proceso de DISTRIBUCIÓN.I Aprobada por: Fecha: 2011-03-19 1. modelo.I.3. Recepción del producto: Con la llegada del Courier a la tienda Recepción del producto 1 Guía de remisión 2. N° de serie) 5. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) ALMACENAMIENTO Instrucciones del proceso Edición: 2011 .1. Comparación de los productos a detalle con la guía de remisión: Se Verificación 2 comprueban los detalles del producto solicitado (marcas. Ubicación del producto en el almacén: Según el detalle del producto (tipo. 3 Traslado de la mercadería al área de desempaco 6.L. miércoles 12 de abril del 2011 PR. 3.

R.Nota de pedido - Responsable - Lugar de archivo - Tiempo de retención Entrega del producto 5 Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén).6. donde se realizará la entrega al cliente. se obtendrá Recepción de solicitud impresa 1 Nota de pedido una nota de pedido y su respectiva copia en el área del almacén. 5. Entrega del producto: Se enviará el producto a servicio técnico. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – POR VENTA DE PRODUCTO Instrucciones del proceso Edición: 2011 . 6 .I. 2. Recepción de solicitud impresa: Luego de que se realice una venta. Búsqueda del producto 2 4.Warehouse PC E. Preparar el producto: Luego de ubicar el producto se procederá a alistarlo. Adjuntar copia de la solicitud del producto: Se dispondrá sobre el producto una copia de la solicitud de pedido. 3.2. miércoles 12 de abril del 2011 PR.L. Plan de mejora continua Pág. Búsqueda del producto: El responsable del almacén atenderá la solicitud de pedido de producto en un tiempo menor de 5 minutos.3. 2.I Aprobada por: Fecha: 2011-03-19 1.1. Preparar el producto 3 Adjuntar copia de la solicitud del producto 4 Nota de pedido Nombre del documento .

L. Hacer el descargo. Aquí se podrá modificar el número de serie del producto. esto será visible a los usuarios que solicitan información del stock. Nombre del documento . Almacenamiento 5 Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén). WAREHOUSE PC ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – POR PRÉSTAMO INTERNO/EXTERNO Instrucciones del proceso Edición: 2011 . de préstamo: 48 h.Solicitud de producto . .Tiempo máx. Registrar en el cuaderno de préstamo: Se llenarán los campos requeridos en este Cuaderno de préstamo: 3 Hacer el descargo. En el caso de clientes externos se solicitará una autorización de la administración para efectuar el préstamo. 5.Cuaderno de préstamo Responsable Lugar de archivo Tiempo de retención 4 Registrar en el cuaderno de préstamo .R.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 Descripción del proceso Recepción de solicitud de pedido 1 Solicitud de producto 1. de préstamo: 6 h. 4. 2. 3.I. Búsqueda del producto: El responsable del almacén atenderá la solicitud de pedido de producto para el préstamo. cambiar el estado del producto: Se registrará el nuevo estado del producto (“en préstamo”) en el inventario de almacén. miércoles 12 de abril del 2011 PR. 7 .2. Búsqueda del producto 2 2.Tiempo mín. cambiar el estado del producto cuaderno.3.6. Recepción de solicitud de pedido: A quienes se les podrán realizar el préstamo de productos son: clientes interno (dentro de la propia empresa) y clientes externos (empresas del medio). Plan de mejora continua Pág.Warehouse PC E.Firma del solicitante . Proceso de ALMACENAMIENTO (devolución): Se realiza el reingreso de la mercadería al almacén.2.

Sin nombres . Entrega del producto: El cliente recepcionará su producto y procede a realizar el pago en caja. miércoles 12 de abril del 2011 PR. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – POR SUMINISTRO Instrucciones del proceso Edición: 2011 . Nombre del documento .Solicitud de pedido .2.L. 2.6. el monto del pago ya estará registrado en el sistema de ventas con un Entrega del producto 3 determinado código.Registro (ticket) Responsable - Lugar de archivo - Tiempo de retención Plan de mejora continua Pág.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 Recepción de solicitud de pedido 1 Solicitud de pedido 1.3.I. Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén).Registrado por cobrar de ventas y designando un código respectivo a la venta y servicio realizado y se entrega el número de venta escrito en un ticket.Será modificable en pago . 3. el cual portará el cliente en un ticket.R. Recepción de solicitud de pedido: El responsable de almacén recepcionará la solicitud de pedido de suministro (tóner). 2.Warehouse PC E.3. 8 . Registrar el código de venta (ticket): Se registra la venta y el servicio en el sistema Registro: Registrar el código de venta 2 . la cual es enviada por un técnico.

I. Proceso de ALMACENAMIENTO: Al ser el cliente de la competencia.R. 3. Recepción de solicitud de pedido: Un cliente desea adquirir un producto y se le recepcionará el pedido.3. Plan de mejora continua Pág.6. miércoles 12 de abril del 2011 PR.Warehouse PC E. ¿El cliente es de la competencia? 7. 3 Comparar en la base de datos Ventas 5.4. 6. 4. Registrar datos del comprador: Se ingresan los datos del cliente en el sistema.2. Alertar: Si el cliente se encuentra registrado como parte de la competencia entonces se enviará la solicitud de pedido a almacén con una alerta respectiva. prepara su producto y se dispondrá a entregarle la mercadería en el área de ventas personalmente. Comparar en la base de datos: El sistema realizará una búsqueda comparativa en la base Registrar datos del comprador 2 Ventas de datos para verificar si el cliente pertenece a una tienda de la competencia. Nombre del documento . en la mayoría de casos dejan sólo adelantos o requieren préstamos de productos. Almacén recepcionará la solicitud del producto con alerta: Almacén se percatará de que el cliente es de la competencia. WAREHOUSE PC Descripción del proceso Solicitud de pedido ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – VENTA A LA COMPETENCIA Instrucciones del proceso Edición: 2011 . es así que pasado el tiempo convenido de pagar por completo el equipo o devolverlo.Solicitud de pedido Responsable Lugar de archivo Tiempo de retención Alertar 4 Sistema de ventas Solicitud de pedido 5 Almacén recepciona la solicitud del producto con alerta Almacén Traslado del producto a ventas Almacén 6 El fin de este proceso es proteger el proceso de venta de la empresa. 2. se realizará un proceso de Si Almacenamiento (devolución) Almacén 7 ALMACENAMIENTO (cuando el cliente devuelve el producto). 9 .L.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 Recepción de 1 solicitud de pedido Ventas 1. Traslado del producto a ventas: Se desplaza la mercadería. es decir para poder evitar que imiten nuestro trabajo. 2.

similar al proceso de ALMACENAMIENTO: El sistema podrá registrar stock negativo. Nombre del documento Responsable Lugar de archivo Tiempo de retención Devolver producto 4 . Buscar producto en la competencia: El responsable de almacén se encarga de explorar en la competencia el producto faltante y de encontrarlo realiza un préstamo.Warehouse PC E.3.6. 2. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – CUANDO NOS EMPRESTAMOS Instrucciones del proceso Edición: 2011 . miércoles 12 de abril del 2011 PR. Entonces se comunica este evento a almacén para que pueda obtener el producto solicitado lo más pronto posible.R. Realizar solicitud de pedido: Se da el suceso que no se dispone de un determinado producto para poder cerrar una venta (por ejemplo cuando se vende un equipo de cómputo y Realizar solicitud de pedido 1 Solicitud de pedido nos falta en stock un componente). Devolver producto: Una vez que el proveedor nos envíe la mercadería se devolverá el producto prestado al facilitador.I. pero con autorización (responsable de almacén o administrador para aperturar el módulo de inventarios del sistema de ventas). el cual se adicionará (volverá a positivo) cuando ingresemos la mercadería luego de realizar el pedido al proveedor. 10 .5. 3. 2.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 1. esto es cuando Buscar productos en la competencia 2 obtenemos el producto de la competencia).L. Ingresar producto en el sistema (“compra a un proveedor cercano”. Plan de mejora continua Pág.2.Solicitud de pedido Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén). Ingresar productos en el stock 3 4.

las Análisis de información 2 promociones que se nos ofrecen. Por último se realizarán comparaciones entre el precio y garantía ofrecidos de un proveedor a otro. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) ANÁLISI DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS Instrucciones del proceso Edición: 2011 . 3.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 1. regateo): Fase final.R.Warehouse PC E.4. realizar llamadas telefónicas. 2. asimismo se analizará la demanda y la competencia. miércoles 12 de abril del 2011 PR. 2. Nombre del documento .L. Se buscará agotar todas las vías de Recopilar información 1 Páginas web Registro de proveedores comunicación para poder obtener información valiosa que nos permitirán adquirir los productos que se requieren. etc. Se podrá llevará un registro de los proveedores para poder comunicarse con ellos la próxima vez que se desee adquirir productos.I. Negociación 3 Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén). Negociación (rebate. Análisis de información: Se evaluará la cantidad a traer de determinado producto.Registro de proveedores Responsable Lugar de archivo Tiempo de retención Plan de mejora continua Pág. luego de elegir un determinado proveedor.6.Solicitud de pedido . Recopilar información: Dentro de esta etapa se consideran las visitas a los portales web de los proveedores. 11 .

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