Warehouse PC E.I.R.L.

DIAGRAMA DE PROCESOS LOGÍSTICA

miércoles 12 de abril del 2011

2.6.
LOGÍSTICA (ALMACÉN) – PEDIDOS A PROVEEDOR

Leyenda: “Código del proceso” “NOMBRE DEL PROCESO”

Nro. de página en la que se ubica

2.6.1.
PEDIDOS ESPECIALES

2.6.2.
POR GARANTÍAS

2.6.3.
REPOSICIÓN DE STOCK

2.6.4.
ANÁLISIS DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS

Pág. 2

Pág. 3

Pág. 4

Pág. 11

2.6.3.1.
ALMACENAMIENTO

2.6.3.2.
DISTRIBUCIÓN

Pág. 5

2.6.3.2.1.
POR VENTA DE PRODUCTO

2.6.3.2.2.
POR PRÉSTAMO INTERNO/EXTERNO

2.6.3.2.3.
POR SUMINISTRO

2.6.3.2.4.
VENTA A LA COMPETENCIA

2.6.3.2.5.
CUANDO NOS EMPRESTAMOS

Pág. 6

Pág. 7

Pág. 8

Pág. 9

Pág. 10

Plan de mejora continua

Pág. 1

1. 5 Comprobante de pago . Seguimiento al cliente (post-venta): En lo sucesivo se hará un seguimiento al cliente.Nota de venta . Entrega de productos al cliente: Luego de esperar la llegada del producto. Verificación de la solicitud de pedido: Para saber si los detalles del pedido son correctos. Recepción de solicitud de producto: En almacén se recepcionará los diversos pedidos. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN PEDIDOS ESPECIALES (MENORES) Edición: 2011 . 4. se informará al cliente para hacerle la entrega respectiva.6. enviándole ofertas y promociones.L.I. 6. 2.Warehouse PC E. 2 . Verificación de la solicitud de pedido 3 Almacén 5.Comprobante de pago . Seguimiento al cliente (postventa) Ventas 6 Hoja de seguimiento ¿Datos correctos? Nombre del documento . Recepción de solicitud de producto 2 No Almacén Solicitud de pedido 3. miércoles 12 de abril del 2011 PR. Cliente solicita producto: El vendedor registrará la solicitud de producto del Cliente solicita producto 1 Ventas Solicitud de pedido Nota de venta cliente. éste deberá dejar un monto como adelanto lo cual se registrará en una nota de venta. de lo contrario se pedirá al vendedor que rehaga la solicitud. entonces el encargado de almacén procederá a hacer la compra. Tec.Documentos de compra .Solicitud de pedido - Responsable - Lugar de archivo - Tiempo de retención Documentos de compra 4 Reposición de stock (compras a proveedor) Almacén Entrega del producto al cliente Ser.Hoja de seguimiento Plan de mejora continua Pág.R. 2.I Aprobada por: Fecha: 2011-03-19 Instrucciones del proceso 1. Proceso REPOSICIÓN DE STOCK (compras al proveedor): Como el pedido es en una mínima cantidad.

Recepción de reclamo del cliente (ver proceso GARANTIA POR HARDWARE 2.L. Seguimiento del caso: Se registra este suceso con un número de caso (registro de garantías). Nombre del documento . 8.3.Comprobante de pago .Registro de garantías Plan de mejora continua Pág. comprueba su correcto funcionamiento. Guías de remisión Facturas 3 Búsqueda de documentos Entrega del producto al cliente 8 Carta de garantía Preparar el producto 4 Recepción del producto 7 Guía de remisión Facturas Envío del producto 5 Seguimiento del caso 6 Registro de garantías Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén).Almacén Lugar de archivo Tiempo de retención - Carta de garantía Comprobante de pago 1 Recepción de reclamo del cliente Reporte 2 Elaborar reporte Ser. Preparar el producto: Se deberá disponer de los documentos mencionados para proceder al envío. se mantendrá una comunicación constante con el proveedor para acelerar el proceso de garantía.Reporte . 2.6.1. Entrega del producto al cliente: El cliente verifica el producto. 4.1. para poder enviar el producto por la garantía respectiva. Tec. de soporte técnico): Un técnico responsable realizará el diagnóstico del producto y elaborará el reporte del estado del mismo. comprobante de pago) que el cliente deberá portar para hacer efectiva la iniciación de todo este proceso. Recepción del producto: El producto es retornado sin los defectos que antes tenía (el proveedor repara el producto o nos los reemplaza por uno nuevo).3.Factura .Guía de remisión .Carta de garantía Responsable . .2. 3 . Tec. miércoles 12 de abril del 2011 PR. (Reporte de servicio técnico.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 Instrucciones del proceso 1. Envío del producto: Se contrata el servicio del courier para el transporte. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN – PEDIDOS A PROVEEDOR POR GARANTÍAS Edición: 2011 . Se buscarán en el archivador la factura y guía de remisión correspondientes al producto.R. .2.Almacén/Archivo .2. Elaborar reporte (ver proceso GARANTIA POR HARDWARE 2.Almacén/Archivo .I. guía de remisión y factura) 5.Ser.Cliente .Warehouse PC E. 6. excepto el proceso N° 2 el cual será realizado por Soporte Técnico. 2. de soporte técnico): Se recepcionará y verificarán los documentos correspondientes (carta de garantía. Búsqueda de documentos: Almacén recepcionará el producto y el reporte. 7. 3.Cliente .

Cuaderno de cargo Plan de mejora continua Pág. Recepción de la compra: Se verificarán el estado de los productos. 7. Proceso de DISTRIBUCIÓN: Se entregan los productos. Lista de pedido Elaboración de la lista de pedido 2 Almacén Almacenamiento 4.Documentos de compra .R. Lugar de archivo Tiempo de retención Nombre del documento Documentos de compra Compras a proveedor 4 Administración Seguimiento de la compra Almacén 5 Responsable - .Guía de remisión .3. 2. Seguimiento de la compra: Se mantendrá una constante Almacén 7 comunicación con el proveedor para asegurar el envío. 8.Lista de contactos . Elaboración de la lista de pedido: En esta etapa se validarán aquellos productos de los cuales se hará la compra.6.I Aprobada por: Fecha: 2011-03-19 Instrucciones del proceso 1. Proceso de ANÁLISIS DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS: Se estará sondeando constantemente los precios. miércoles 12 de abril del 2011 PR. productos y garantías que ofrecen los diversos proveedores.Factura .Lista de pedido . Proceso de ALMACENAMIENTO: Ingreso al registro interno de Lista de contactos Análisis de proveedores y productos 3 Almacén Recepción de la compra Almacén 6 Guías de remisión todos los productos.L.I. Compras a proveedor 5. Esta etapa Facturas contempla 6 subprocesos. Reporte Análisis de información de stock de los productos 1 Almacén Distribución Cuaderno de cargo 2.Reporte . 4 . WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN REPOSICIÓN DE STOCK Edición: 2011 . Almacén 8 3. 6.Warehouse PC E. Análisis de información de stock de los productos: Se elaborará un reporte de los productos que carecen de stock.

Verificación: Se realizará un conteo del número de cajas.L.Guía de remisión 6 Responsable - Lugar de archivo - Tiempo de retención Registro de los productos 5 Ubicación del producto en el almacén Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén).3. Recepción del producto: Con la llegada del Courier a la tienda Recepción del producto 1 Guía de remisión 2. N° de serie) 5. 2.I Aprobada por: Fecha: 2011-03-19 1. miércoles 12 de abril del 2011 PR.R.1. 5 . 7. Traslado de la mercadería al área de desempaco 4. Guía de remisión Comparación de los productos a detalle con la guía de remisión 4 Distribución 7 Nombre del documento . Registro de los productos: Se ingresan los productos al stock del almacén (esto en el sistema de gestión comercial). Proceso de DISTRIBUCIÓN.6. 3 Traslado de la mercadería al área de desempaco 6.I. tamaño) se le asignará una ubicación respectiva.Warehouse PC E. Comparación de los productos a detalle con la guía de remisión: Se Verificación 2 comprueban los detalles del producto solicitado (marcas. Ubicación del producto en el almacén: Según el detalle del producto (tipo. modelo. 3. Se hace uso del código de barras. verificación con la guía de remisión y ser firma el cargo. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) ALMACENAMIENTO Instrucciones del proceso Edición: 2011 . Plan de mejora continua Pág.

Adjuntar copia de la solicitud del producto: Se dispondrá sobre el producto una copia de la solicitud de pedido.6. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – POR VENTA DE PRODUCTO Instrucciones del proceso Edición: 2011 .1. se obtendrá Recepción de solicitud impresa 1 Nota de pedido una nota de pedido y su respectiva copia en el área del almacén. Entrega del producto: Se enviará el producto a servicio técnico. 6 .3. 5. Preparar el producto: Luego de ubicar el producto se procederá a alistarlo. 3. Búsqueda del producto 2 4.I.L. Preparar el producto 3 Adjuntar copia de la solicitud del producto 4 Nota de pedido Nombre del documento . Recepción de solicitud impresa: Luego de que se realice una venta. 2. Búsqueda del producto: El responsable del almacén atenderá la solicitud de pedido de producto en un tiempo menor de 5 minutos. Plan de mejora continua Pág.I Aprobada por: Fecha: 2011-03-19 1. donde se realizará la entrega al cliente.Warehouse PC E.R. 2.Nota de pedido - Responsable - Lugar de archivo - Tiempo de retención Entrega del producto 5 Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén).2. miércoles 12 de abril del 2011 PR.

Tiempo máx.3.Tiempo mín. 4.2.Solicitud de producto . Búsqueda del producto 2 2.I. de préstamo: 48 h. Plan de mejora continua Pág. esto será visible a los usuarios que solicitan información del stock. 5. 7 . WAREHOUSE PC ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – POR PRÉSTAMO INTERNO/EXTERNO Instrucciones del proceso Edición: 2011 .6. En el caso de clientes externos se solicitará una autorización de la administración para efectuar el préstamo.Warehouse PC E. Recepción de solicitud de pedido: A quienes se les podrán realizar el préstamo de productos son: clientes interno (dentro de la propia empresa) y clientes externos (empresas del medio). cambiar el estado del producto cuaderno. . Búsqueda del producto: El responsable del almacén atenderá la solicitud de pedido de producto para el préstamo.Cuaderno de préstamo Responsable Lugar de archivo Tiempo de retención 4 Registrar en el cuaderno de préstamo . Proceso de ALMACENAMIENTO (devolución): Se realiza el reingreso de la mercadería al almacén. Hacer el descargo. Almacenamiento 5 Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén).2. 2. Aquí se podrá modificar el número de serie del producto. 3. miércoles 12 de abril del 2011 PR. Registrar en el cuaderno de préstamo: Se llenarán los campos requeridos en este Cuaderno de préstamo: 3 Hacer el descargo. de préstamo: 6 h.Firma del solicitante .I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 Descripción del proceso Recepción de solicitud de pedido 1 Solicitud de producto 1. cambiar el estado del producto: Se registrará el nuevo estado del producto (“en préstamo”) en el inventario de almacén.R. Nombre del documento .L.

Será modificable en pago .Sin nombres .R. 2.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 Recepción de solicitud de pedido 1 Solicitud de pedido 1. miércoles 12 de abril del 2011 PR. 3. la cual es enviada por un técnico.Registrado por cobrar de ventas y designando un código respectivo a la venta y servicio realizado y se entrega el número de venta escrito en un ticket. Registrar el código de venta (ticket): Se registra la venta y el servicio en el sistema Registro: Registrar el código de venta 2 . el cual portará el cliente en un ticket.6. Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén).3. 2. Nombre del documento .3.L.Registro (ticket) Responsable - Lugar de archivo - Tiempo de retención Plan de mejora continua Pág. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – POR SUMINISTRO Instrucciones del proceso Edición: 2011 .I.2. Recepción de solicitud de pedido: El responsable de almacén recepcionará la solicitud de pedido de suministro (tóner). 8 . Entrega del producto: El cliente recepcionará su producto y procede a realizar el pago en caja. el monto del pago ya estará registrado en el sistema de ventas con un Entrega del producto 3 determinado código.Solicitud de pedido .Warehouse PC E.

se realizará un proceso de Si Almacenamiento (devolución) Almacén 7 ALMACENAMIENTO (cuando el cliente devuelve el producto).4.2.L.Warehouse PC E. 2. Alertar: Si el cliente se encuentra registrado como parte de la competencia entonces se enviará la solicitud de pedido a almacén con una alerta respectiva. Plan de mejora continua Pág. Almacén recepcionará la solicitud del producto con alerta: Almacén se percatará de que el cliente es de la competencia. 3.6. Recepción de solicitud de pedido: Un cliente desea adquirir un producto y se le recepcionará el pedido. 9 .Solicitud de pedido Responsable Lugar de archivo Tiempo de retención Alertar 4 Sistema de ventas Solicitud de pedido 5 Almacén recepciona la solicitud del producto con alerta Almacén Traslado del producto a ventas Almacén 6 El fin de este proceso es proteger el proceso de venta de la empresa. es decir para poder evitar que imiten nuestro trabajo. Nombre del documento . Registrar datos del comprador: Se ingresan los datos del cliente en el sistema. prepara su producto y se dispondrá a entregarle la mercadería en el área de ventas personalmente. 3 Comparar en la base de datos Ventas 5. es así que pasado el tiempo convenido de pagar por completo el equipo o devolverlo. Proceso de ALMACENAMIENTO: Al ser el cliente de la competencia.I. ¿El cliente es de la competencia? 7. en la mayoría de casos dejan sólo adelantos o requieren préstamos de productos.3.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 Recepción de 1 solicitud de pedido Ventas 1. 4. Traslado del producto a ventas: Se desplaza la mercadería. 2.R. WAREHOUSE PC Descripción del proceso Solicitud de pedido ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – VENTA A LA COMPETENCIA Instrucciones del proceso Edición: 2011 . miércoles 12 de abril del 2011 PR. Comparar en la base de datos: El sistema realizará una búsqueda comparativa en la base Registrar datos del comprador 2 Ventas de datos para verificar si el cliente pertenece a una tienda de la competencia. 6.

2. 2.L. Ingresar producto en el sistema (“compra a un proveedor cercano”.R. pero con autorización (responsable de almacén o administrador para aperturar el módulo de inventarios del sistema de ventas). Realizar solicitud de pedido: Se da el suceso que no se dispone de un determinado producto para poder cerrar una venta (por ejemplo cuando se vende un equipo de cómputo y Realizar solicitud de pedido 1 Solicitud de pedido nos falta en stock un componente).5.3. similar al proceso de ALMACENAMIENTO: El sistema podrá registrar stock negativo. esto es cuando Buscar productos en la competencia 2 obtenemos el producto de la competencia).Solicitud de pedido Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén).I. miércoles 12 de abril del 2011 PR. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – CUANDO NOS EMPRESTAMOS Instrucciones del proceso Edición: 2011 .Warehouse PC E. Plan de mejora continua Pág. el cual se adicionará (volverá a positivo) cuando ingresemos la mercadería luego de realizar el pedido al proveedor.6. Devolver producto: Una vez que el proveedor nos envíe la mercadería se devolverá el producto prestado al facilitador. 10 . Ingresar productos en el stock 3 4.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 1. Entonces se comunica este evento a almacén para que pueda obtener el producto solicitado lo más pronto posible.2. Buscar producto en la competencia: El responsable de almacén se encarga de explorar en la competencia el producto faltante y de encontrarlo realiza un préstamo. Nombre del documento Responsable Lugar de archivo Tiempo de retención Devolver producto 4 . 3.

Solicitud de pedido . Se podrá llevará un registro de los proveedores para poder comunicarse con ellos la próxima vez que se desee adquirir productos. las Análisis de información 2 promociones que se nos ofrecen. 11 . Nombre del documento .Warehouse PC E. Recopilar información: Dentro de esta etapa se consideran las visitas a los portales web de los proveedores. realizar llamadas telefónicas.R.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 1. Negociación 3 Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén). etc. miércoles 12 de abril del 2011 PR. 3.6. 2. asimismo se analizará la demanda y la competencia. Negociación (rebate.L. Se buscará agotar todas las vías de Recopilar información 1 Páginas web Registro de proveedores comunicación para poder obtener información valiosa que nos permitirán adquirir los productos que se requieren. Por último se realizarán comparaciones entre el precio y garantía ofrecidos de un proveedor a otro. luego de elegir un determinado proveedor. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) ANÁLISI DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS Instrucciones del proceso Edición: 2011 . regateo): Fase final.4. 2.I.Registro de proveedores Responsable Lugar de archivo Tiempo de retención Plan de mejora continua Pág. Análisis de información: Se evaluará la cantidad a traer de determinado producto.