Warehouse PC E.I.R.L.

DIAGRAMA DE PROCESOS LOGÍSTICA

miércoles 12 de abril del 2011

2.6.
LOGÍSTICA (ALMACÉN) – PEDIDOS A PROVEEDOR

Leyenda: “Código del proceso” “NOMBRE DEL PROCESO”

Nro. de página en la que se ubica

2.6.1.
PEDIDOS ESPECIALES

2.6.2.
POR GARANTÍAS

2.6.3.
REPOSICIÓN DE STOCK

2.6.4.
ANÁLISIS DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS

Pág. 2

Pág. 3

Pág. 4

Pág. 11

2.6.3.1.
ALMACENAMIENTO

2.6.3.2.
DISTRIBUCIÓN

Pág. 5

2.6.3.2.1.
POR VENTA DE PRODUCTO

2.6.3.2.2.
POR PRÉSTAMO INTERNO/EXTERNO

2.6.3.2.3.
POR SUMINISTRO

2.6.3.2.4.
VENTA A LA COMPETENCIA

2.6.3.2.5.
CUANDO NOS EMPRESTAMOS

Pág. 6

Pág. 7

Pág. 8

Pág. 9

Pág. 10

Plan de mejora continua

Pág. 1

4. Recepción de solicitud de producto 2 No Almacén Solicitud de pedido 3. Seguimiento al cliente (post-venta): En lo sucesivo se hará un seguimiento al cliente.1. Tec.I.Comprobante de pago .L.Hoja de seguimiento Plan de mejora continua Pág.Documentos de compra . enviándole ofertas y promociones. 6. de lo contrario se pedirá al vendedor que rehaga la solicitud.R. Proceso REPOSICIÓN DE STOCK (compras al proveedor): Como el pedido es en una mínima cantidad. Recepción de solicitud de producto: En almacén se recepcionará los diversos pedidos. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN PEDIDOS ESPECIALES (MENORES) Edición: 2011 .Warehouse PC E. éste deberá dejar un monto como adelanto lo cual se registrará en una nota de venta. miércoles 12 de abril del 2011 PR. Entrega de productos al cliente: Luego de esperar la llegada del producto. 2.6.I Aprobada por: Fecha: 2011-03-19 Instrucciones del proceso 1. 2.Solicitud de pedido - Responsable - Lugar de archivo - Tiempo de retención Documentos de compra 4 Reposición de stock (compras a proveedor) Almacén Entrega del producto al cliente Ser. Verificación de la solicitud de pedido 3 Almacén 5. 2 . se informará al cliente para hacerle la entrega respectiva. Verificación de la solicitud de pedido: Para saber si los detalles del pedido son correctos. 5 Comprobante de pago .Nota de venta . Cliente solicita producto: El vendedor registrará la solicitud de producto del Cliente solicita producto 1 Ventas Solicitud de pedido Nota de venta cliente. entonces el encargado de almacén procederá a hacer la compra. Seguimiento al cliente (postventa) Ventas 6 Hoja de seguimiento ¿Datos correctos? Nombre del documento .

Reporte .Almacén/Archivo . Recepción de reclamo del cliente (ver proceso GARANTIA POR HARDWARE 2. comprueba su correcto funcionamiento. 3 . Elaborar reporte (ver proceso GARANTIA POR HARDWARE 2.1.R. Tec.2.Carta de garantía Responsable .Registro de garantías Plan de mejora continua Pág.Cliente . de soporte técnico): Un técnico responsable realizará el diagnóstico del producto y elaborará el reporte del estado del mismo. 3. Preparar el producto: Se deberá disponer de los documentos mencionados para proceder al envío.3.3. Nombre del documento .Guía de remisión . Envío del producto: Se contrata el servicio del courier para el transporte. se mantendrá una comunicación constante con el proveedor para acelerar el proceso de garantía. guía de remisión y factura) 5.2. 2. excepto el proceso N° 2 el cual será realizado por Soporte Técnico. de soporte técnico): Se recepcionará y verificarán los documentos correspondientes (carta de garantía. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN – PEDIDOS A PROVEEDOR POR GARANTÍAS Edición: 2011 .Almacén/Archivo . Se buscarán en el archivador la factura y guía de remisión correspondientes al producto.Cliente . Tec.Comprobante de pago .L.6. 8. Entrega del producto al cliente: El cliente verifica el producto.Warehouse PC E. comprobante de pago) que el cliente deberá portar para hacer efectiva la iniciación de todo este proceso. miércoles 12 de abril del 2011 PR. para poder enviar el producto por la garantía respectiva. 2. (Reporte de servicio técnico. Seguimiento del caso: Se registra este suceso con un número de caso (registro de garantías). Guías de remisión Facturas 3 Búsqueda de documentos Entrega del producto al cliente 8 Carta de garantía Preparar el producto 4 Recepción del producto 7 Guía de remisión Facturas Envío del producto 5 Seguimiento del caso 6 Registro de garantías Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén).I. 4.Factura .I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 Instrucciones del proceso 1.2. . Recepción del producto: El producto es retornado sin los defectos que antes tenía (el proveedor repara el producto o nos los reemplaza por uno nuevo).1. 6. Búsqueda de documentos: Almacén recepcionará el producto y el reporte.Ser. . 7.Almacén Lugar de archivo Tiempo de retención - Carta de garantía Comprobante de pago 1 Recepción de reclamo del cliente Reporte 2 Elaborar reporte Ser.

Guía de remisión . miércoles 12 de abril del 2011 PR. Elaboración de la lista de pedido: En esta etapa se validarán aquellos productos de los cuales se hará la compra.Cuaderno de cargo Plan de mejora continua Pág.Lista de contactos . Análisis de información de stock de los productos: Se elaborará un reporte de los productos que carecen de stock.I Aprobada por: Fecha: 2011-03-19 Instrucciones del proceso 1. Almacén 8 3. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN REPOSICIÓN DE STOCK Edición: 2011 .Documentos de compra .Reporte .R.6. Seguimiento de la compra: Se mantendrá una constante Almacén 7 comunicación con el proveedor para asegurar el envío. Reporte Análisis de información de stock de los productos 1 Almacén Distribución Cuaderno de cargo 2. 4 . Lista de pedido Elaboración de la lista de pedido 2 Almacén Almacenamiento 4. 2. Lugar de archivo Tiempo de retención Nombre del documento Documentos de compra Compras a proveedor 4 Administración Seguimiento de la compra Almacén 5 Responsable - . Compras a proveedor 5. Recepción de la compra: Se verificarán el estado de los productos. Proceso de ALMACENAMIENTO: Ingreso al registro interno de Lista de contactos Análisis de proveedores y productos 3 Almacén Recepción de la compra Almacén 6 Guías de remisión todos los productos.L. Proceso de ANÁLISIS DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS: Se estará sondeando constantemente los precios. 6. Proceso de DISTRIBUCIÓN: Se entregan los productos.3.Warehouse PC E.Factura . Esta etapa Facturas contempla 6 subprocesos.Lista de pedido . productos y garantías que ofrecen los diversos proveedores.I. 8. 7.

Comparación de los productos a detalle con la guía de remisión: Se Verificación 2 comprueban los detalles del producto solicitado (marcas.I. Ubicación del producto en el almacén: Según el detalle del producto (tipo.R.Guía de remisión 6 Responsable - Lugar de archivo - Tiempo de retención Registro de los productos 5 Ubicación del producto en el almacén Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén). 7. Proceso de DISTRIBUCIÓN. modelo. N° de serie) 5. Verificación: Se realizará un conteo del número de cajas. tamaño) se le asignará una ubicación respectiva. 5 .1. 3. Plan de mejora continua Pág. miércoles 12 de abril del 2011 PR.L. Registro de los productos: Se ingresan los productos al stock del almacén (esto en el sistema de gestión comercial). verificación con la guía de remisión y ser firma el cargo. Recepción del producto: Con la llegada del Courier a la tienda Recepción del producto 1 Guía de remisión 2.Warehouse PC E. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) ALMACENAMIENTO Instrucciones del proceso Edición: 2011 . Guía de remisión Comparación de los productos a detalle con la guía de remisión 4 Distribución 7 Nombre del documento .6. 2. Se hace uso del código de barras. Traslado de la mercadería al área de desempaco 4. 3 Traslado de la mercadería al área de desempaco 6.I Aprobada por: Fecha: 2011-03-19 1.3.

Preparar el producto: Luego de ubicar el producto se procederá a alistarlo. Búsqueda del producto: El responsable del almacén atenderá la solicitud de pedido de producto en un tiempo menor de 5 minutos.1. miércoles 12 de abril del 2011 PR.I. donde se realizará la entrega al cliente. Entrega del producto: Se enviará el producto a servicio técnico.Warehouse PC E.6. 5.2. Recepción de solicitud impresa: Luego de que se realice una venta. Preparar el producto 3 Adjuntar copia de la solicitud del producto 4 Nota de pedido Nombre del documento .I Aprobada por: Fecha: 2011-03-19 1. Adjuntar copia de la solicitud del producto: Se dispondrá sobre el producto una copia de la solicitud de pedido.L. Búsqueda del producto 2 4.R. se obtendrá Recepción de solicitud impresa 1 Nota de pedido una nota de pedido y su respectiva copia en el área del almacén. 2.Nota de pedido - Responsable - Lugar de archivo - Tiempo de retención Entrega del producto 5 Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén). Plan de mejora continua Pág. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – POR VENTA DE PRODUCTO Instrucciones del proceso Edición: 2011 . 6 . 2. 3.3.

de préstamo: 6 h. 7 .3.L. Proceso de ALMACENAMIENTO (devolución): Se realiza el reingreso de la mercadería al almacén. 5. Recepción de solicitud de pedido: A quienes se les podrán realizar el préstamo de productos son: clientes interno (dentro de la propia empresa) y clientes externos (empresas del medio).2. cambiar el estado del producto cuaderno.2. 3.Tiempo máx. Plan de mejora continua Pág. Búsqueda del producto 2 2.Firma del solicitante .Solicitud de producto .I.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 Descripción del proceso Recepción de solicitud de pedido 1 Solicitud de producto 1. En el caso de clientes externos se solicitará una autorización de la administración para efectuar el préstamo.Cuaderno de préstamo Responsable Lugar de archivo Tiempo de retención 4 Registrar en el cuaderno de préstamo . Búsqueda del producto: El responsable del almacén atenderá la solicitud de pedido de producto para el préstamo.R. 4. WAREHOUSE PC ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – POR PRÉSTAMO INTERNO/EXTERNO Instrucciones del proceso Edición: 2011 .6. miércoles 12 de abril del 2011 PR.Tiempo mín. esto será visible a los usuarios que solicitan información del stock. . 2. Registrar en el cuaderno de préstamo: Se llenarán los campos requeridos en este Cuaderno de préstamo: 3 Hacer el descargo. de préstamo: 48 h.Warehouse PC E. Almacenamiento 5 Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén). Nombre del documento . Aquí se podrá modificar el número de serie del producto. cambiar el estado del producto: Se registrará el nuevo estado del producto (“en préstamo”) en el inventario de almacén. Hacer el descargo.

8 . Registrar el código de venta (ticket): Se registra la venta y el servicio en el sistema Registro: Registrar el código de venta 2 . WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – POR SUMINISTRO Instrucciones del proceso Edición: 2011 . 2.I.Registrado por cobrar de ventas y designando un código respectivo a la venta y servicio realizado y se entrega el número de venta escrito en un ticket. el cual portará el cliente en un ticket. el monto del pago ya estará registrado en el sistema de ventas con un Entrega del producto 3 determinado código. 3. Entrega del producto: El cliente recepcionará su producto y procede a realizar el pago en caja. Recepción de solicitud de pedido: El responsable de almacén recepcionará la solicitud de pedido de suministro (tóner).L.Sin nombres .Solicitud de pedido .3.Registro (ticket) Responsable - Lugar de archivo - Tiempo de retención Plan de mejora continua Pág. Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén).Warehouse PC E. Nombre del documento .Será modificable en pago . la cual es enviada por un técnico.2.6.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 Recepción de solicitud de pedido 1 Solicitud de pedido 1.R.3. miércoles 12 de abril del 2011 PR. 2.

es así que pasado el tiempo convenido de pagar por completo el equipo o devolverlo. Almacén recepcionará la solicitud del producto con alerta: Almacén se percatará de que el cliente es de la competencia. Comparar en la base de datos: El sistema realizará una búsqueda comparativa en la base Registrar datos del comprador 2 Ventas de datos para verificar si el cliente pertenece a una tienda de la competencia. Plan de mejora continua Pág. ¿El cliente es de la competencia? 7.Warehouse PC E.L.R. 9 . 6.Solicitud de pedido Responsable Lugar de archivo Tiempo de retención Alertar 4 Sistema de ventas Solicitud de pedido 5 Almacén recepciona la solicitud del producto con alerta Almacén Traslado del producto a ventas Almacén 6 El fin de este proceso es proteger el proceso de venta de la empresa.3. 3. Nombre del documento . Proceso de ALMACENAMIENTO: Al ser el cliente de la competencia. miércoles 12 de abril del 2011 PR. Recepción de solicitud de pedido: Un cliente desea adquirir un producto y se le recepcionará el pedido. 3 Comparar en la base de datos Ventas 5.4.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 Recepción de 1 solicitud de pedido Ventas 1. prepara su producto y se dispondrá a entregarle la mercadería en el área de ventas personalmente.6. se realizará un proceso de Si Almacenamiento (devolución) Almacén 7 ALMACENAMIENTO (cuando el cliente devuelve el producto).2. 2. 2. es decir para poder evitar que imiten nuestro trabajo. 4. Alertar: Si el cliente se encuentra registrado como parte de la competencia entonces se enviará la solicitud de pedido a almacén con una alerta respectiva. en la mayoría de casos dejan sólo adelantos o requieren préstamos de productos. Registrar datos del comprador: Se ingresan los datos del cliente en el sistema. Traslado del producto a ventas: Se desplaza la mercadería.I. WAREHOUSE PC Descripción del proceso Solicitud de pedido ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – VENTA A LA COMPETENCIA Instrucciones del proceso Edición: 2011 .

10 . Plan de mejora continua Pág. 3.I. pero con autorización (responsable de almacén o administrador para aperturar el módulo de inventarios del sistema de ventas). 2.Solicitud de pedido Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén). similar al proceso de ALMACENAMIENTO: El sistema podrá registrar stock negativo.5.2. Devolver producto: Una vez que el proveedor nos envíe la mercadería se devolverá el producto prestado al facilitador. Ingresar producto en el sistema (“compra a un proveedor cercano”. Nombre del documento Responsable Lugar de archivo Tiempo de retención Devolver producto 4 . Realizar solicitud de pedido: Se da el suceso que no se dispone de un determinado producto para poder cerrar una venta (por ejemplo cuando se vende un equipo de cómputo y Realizar solicitud de pedido 1 Solicitud de pedido nos falta en stock un componente). miércoles 12 de abril del 2011 PR. Buscar producto en la competencia: El responsable de almacén se encarga de explorar en la competencia el producto faltante y de encontrarlo realiza un préstamo. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – CUANDO NOS EMPRESTAMOS Instrucciones del proceso Edición: 2011 .L.Warehouse PC E.R. Ingresar productos en el stock 3 4.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 1.3. el cual se adicionará (volverá a positivo) cuando ingresemos la mercadería luego de realizar el pedido al proveedor. esto es cuando Buscar productos en la competencia 2 obtenemos el producto de la competencia). Entonces se comunica este evento a almacén para que pueda obtener el producto solicitado lo más pronto posible.6. 2.

realizar llamadas telefónicas. Recopilar información: Dentro de esta etapa se consideran las visitas a los portales web de los proveedores. 11 . Análisis de información: Se evaluará la cantidad a traer de determinado producto. Se podrá llevará un registro de los proveedores para poder comunicarse con ellos la próxima vez que se desee adquirir productos. 2.Solicitud de pedido .L. 2. luego de elegir un determinado proveedor. Se buscará agotar todas las vías de Recopilar información 1 Páginas web Registro de proveedores comunicación para poder obtener información valiosa que nos permitirán adquirir los productos que se requieren. asimismo se analizará la demanda y la competencia. regateo): Fase final. Por último se realizarán comparaciones entre el precio y garantía ofrecidos de un proveedor a otro.Registro de proveedores Responsable Lugar de archivo Tiempo de retención Plan de mejora continua Pág. 3. las Análisis de información 2 promociones que se nos ofrecen. Negociación (rebate. Negociación 3 Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén).Warehouse PC E.6.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 1. miércoles 12 de abril del 2011 PR.4. etc.I.R. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) ANÁLISI DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS Instrucciones del proceso Edición: 2011 . Nombre del documento .

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