Warehouse PC E.I.R.L.

DIAGRAMA DE PROCESOS LOGÍSTICA

miércoles 12 de abril del 2011

2.6.
LOGÍSTICA (ALMACÉN) – PEDIDOS A PROVEEDOR

Leyenda: “Código del proceso” “NOMBRE DEL PROCESO”

Nro. de página en la que se ubica

2.6.1.
PEDIDOS ESPECIALES

2.6.2.
POR GARANTÍAS

2.6.3.
REPOSICIÓN DE STOCK

2.6.4.
ANÁLISIS DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS

Pág. 2

Pág. 3

Pág. 4

Pág. 11

2.6.3.1.
ALMACENAMIENTO

2.6.3.2.
DISTRIBUCIÓN

Pág. 5

2.6.3.2.1.
POR VENTA DE PRODUCTO

2.6.3.2.2.
POR PRÉSTAMO INTERNO/EXTERNO

2.6.3.2.3.
POR SUMINISTRO

2.6.3.2.4.
VENTA A LA COMPETENCIA

2.6.3.2.5.
CUANDO NOS EMPRESTAMOS

Pág. 6

Pág. 7

Pág. 8

Pág. 9

Pág. 10

Plan de mejora continua

Pág. 1

2. 5 Comprobante de pago . 6. Tec. Recepción de solicitud de producto: En almacén se recepcionará los diversos pedidos.Documentos de compra . Seguimiento al cliente (postventa) Ventas 6 Hoja de seguimiento ¿Datos correctos? Nombre del documento . Cliente solicita producto: El vendedor registrará la solicitud de producto del Cliente solicita producto 1 Ventas Solicitud de pedido Nota de venta cliente. éste deberá dejar un monto como adelanto lo cual se registrará en una nota de venta.6. enviándole ofertas y promociones. 2 . Proceso REPOSICIÓN DE STOCK (compras al proveedor): Como el pedido es en una mínima cantidad. se informará al cliente para hacerle la entrega respectiva. Verificación de la solicitud de pedido 3 Almacén 5. Recepción de solicitud de producto 2 No Almacén Solicitud de pedido 3. 2.I. miércoles 12 de abril del 2011 PR.Solicitud de pedido - Responsable - Lugar de archivo - Tiempo de retención Documentos de compra 4 Reposición de stock (compras a proveedor) Almacén Entrega del producto al cliente Ser. entonces el encargado de almacén procederá a hacer la compra. Verificación de la solicitud de pedido: Para saber si los detalles del pedido son correctos.I Aprobada por: Fecha: 2011-03-19 Instrucciones del proceso 1. Seguimiento al cliente (post-venta): En lo sucesivo se hará un seguimiento al cliente.L. 4. de lo contrario se pedirá al vendedor que rehaga la solicitud.Warehouse PC E. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN PEDIDOS ESPECIALES (MENORES) Edición: 2011 .Hoja de seguimiento Plan de mejora continua Pág.Nota de venta .R.Comprobante de pago .1. Entrega de productos al cliente: Luego de esperar la llegada del producto.

Búsqueda de documentos: Almacén recepcionará el producto y el reporte. Recepción de reclamo del cliente (ver proceso GARANTIA POR HARDWARE 2. Tec.Factura . Recepción del producto: El producto es retornado sin los defectos que antes tenía (el proveedor repara el producto o nos los reemplaza por uno nuevo). Tec.R.Registro de garantías Plan de mejora continua Pág.Reporte .1. 6. (Reporte de servicio técnico. 2. 2. Entrega del producto al cliente: El cliente verifica el producto. 4. Envío del producto: Se contrata el servicio del courier para el transporte.L.1.Ser. 7. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN – PEDIDOS A PROVEEDOR POR GARANTÍAS Edición: 2011 .3. miércoles 12 de abril del 2011 PR.3.Almacén/Archivo . Preparar el producto: Se deberá disponer de los documentos mencionados para proceder al envío.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 Instrucciones del proceso 1. Elaborar reporte (ver proceso GARANTIA POR HARDWARE 2.Comprobante de pago .Almacén Lugar de archivo Tiempo de retención - Carta de garantía Comprobante de pago 1 Recepción de reclamo del cliente Reporte 2 Elaborar reporte Ser.Almacén/Archivo .2. Guías de remisión Facturas 3 Búsqueda de documentos Entrega del producto al cliente 8 Carta de garantía Preparar el producto 4 Recepción del producto 7 Guía de remisión Facturas Envío del producto 5 Seguimiento del caso 6 Registro de garantías Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén). .I.Cliente .2.6.Carta de garantía Responsable . guía de remisión y factura) 5. 3. comprueba su correcto funcionamiento. excepto el proceso N° 2 el cual será realizado por Soporte Técnico. 8. Se buscarán en el archivador la factura y guía de remisión correspondientes al producto. Seguimiento del caso: Se registra este suceso con un número de caso (registro de garantías). . para poder enviar el producto por la garantía respectiva. de soporte técnico): Se recepcionará y verificarán los documentos correspondientes (carta de garantía.Warehouse PC E. de soporte técnico): Un técnico responsable realizará el diagnóstico del producto y elaborará el reporte del estado del mismo. Nombre del documento . comprobante de pago) que el cliente deberá portar para hacer efectiva la iniciación de todo este proceso. 3 .Guía de remisión .Cliente . se mantendrá una comunicación constante con el proveedor para acelerar el proceso de garantía.2.

I Aprobada por: Fecha: 2011-03-19 Instrucciones del proceso 1.Warehouse PC E. Lista de pedido Elaboración de la lista de pedido 2 Almacén Almacenamiento 4.R.3. Seguimiento de la compra: Se mantendrá una constante Almacén 7 comunicación con el proveedor para asegurar el envío. 8. 6. 7.L.Guía de remisión . 4 .6. Proceso de ALMACENAMIENTO: Ingreso al registro interno de Lista de contactos Análisis de proveedores y productos 3 Almacén Recepción de la compra Almacén 6 Guías de remisión todos los productos.I.Cuaderno de cargo Plan de mejora continua Pág. productos y garantías que ofrecen los diversos proveedores. miércoles 12 de abril del 2011 PR. Recepción de la compra: Se verificarán el estado de los productos. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN REPOSICIÓN DE STOCK Edición: 2011 .Reporte . Proceso de DISTRIBUCIÓN: Se entregan los productos. Almacén 8 3. Lugar de archivo Tiempo de retención Nombre del documento Documentos de compra Compras a proveedor 4 Administración Seguimiento de la compra Almacén 5 Responsable - . Elaboración de la lista de pedido: En esta etapa se validarán aquellos productos de los cuales se hará la compra. Compras a proveedor 5. Análisis de información de stock de los productos: Se elaborará un reporte de los productos que carecen de stock. Reporte Análisis de información de stock de los productos 1 Almacén Distribución Cuaderno de cargo 2.Lista de pedido . Esta etapa Facturas contempla 6 subprocesos. 2. Proceso de ANÁLISIS DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS: Se estará sondeando constantemente los precios.Documentos de compra .Lista de contactos .Factura .

Traslado de la mercadería al área de desempaco 4. 7. tamaño) se le asignará una ubicación respectiva. 3 Traslado de la mercadería al área de desempaco 6. 3. miércoles 12 de abril del 2011 PR. 5 .L.3. modelo. Ubicación del producto en el almacén: Según el detalle del producto (tipo. Proceso de DISTRIBUCIÓN.I Aprobada por: Fecha: 2011-03-19 1. Se hace uso del código de barras.1. N° de serie) 5. Plan de mejora continua Pág. Guía de remisión Comparación de los productos a detalle con la guía de remisión 4 Distribución 7 Nombre del documento .R.Warehouse PC E. 2. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) ALMACENAMIENTO Instrucciones del proceso Edición: 2011 . Recepción del producto: Con la llegada del Courier a la tienda Recepción del producto 1 Guía de remisión 2. Comparación de los productos a detalle con la guía de remisión: Se Verificación 2 comprueban los detalles del producto solicitado (marcas. verificación con la guía de remisión y ser firma el cargo.Guía de remisión 6 Responsable - Lugar de archivo - Tiempo de retención Registro de los productos 5 Ubicación del producto en el almacén Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén). Registro de los productos: Se ingresan los productos al stock del almacén (esto en el sistema de gestión comercial). Verificación: Se realizará un conteo del número de cajas.I.6.

se obtendrá Recepción de solicitud impresa 1 Nota de pedido una nota de pedido y su respectiva copia en el área del almacén. Entrega del producto: Se enviará el producto a servicio técnico. 3. Preparar el producto 3 Adjuntar copia de la solicitud del producto 4 Nota de pedido Nombre del documento .1.2.6.I Aprobada por: Fecha: 2011-03-19 1. 5. Adjuntar copia de la solicitud del producto: Se dispondrá sobre el producto una copia de la solicitud de pedido. Plan de mejora continua Pág. miércoles 12 de abril del 2011 PR. 6 . Búsqueda del producto 2 4.I. 2. Recepción de solicitud impresa: Luego de que se realice una venta. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – POR VENTA DE PRODUCTO Instrucciones del proceso Edición: 2011 .Warehouse PC E. 2.3.L.Nota de pedido - Responsable - Lugar de archivo - Tiempo de retención Entrega del producto 5 Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén). Preparar el producto: Luego de ubicar el producto se procederá a alistarlo. donde se realizará la entrega al cliente.R. Búsqueda del producto: El responsable del almacén atenderá la solicitud de pedido de producto en un tiempo menor de 5 minutos.

Búsqueda del producto: El responsable del almacén atenderá la solicitud de pedido de producto para el préstamo. Búsqueda del producto 2 2.Firma del solicitante . En el caso de clientes externos se solicitará una autorización de la administración para efectuar el préstamo. cambiar el estado del producto cuaderno. Registrar en el cuaderno de préstamo: Se llenarán los campos requeridos en este Cuaderno de préstamo: 3 Hacer el descargo.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 Descripción del proceso Recepción de solicitud de pedido 1 Solicitud de producto 1. Almacenamiento 5 Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén). esto será visible a los usuarios que solicitan información del stock.Warehouse PC E.I. 3. .Solicitud de producto .3.2.Tiempo máx.Cuaderno de préstamo Responsable Lugar de archivo Tiempo de retención 4 Registrar en el cuaderno de préstamo . miércoles 12 de abril del 2011 PR.R. de préstamo: 48 h. de préstamo: 6 h. Aquí se podrá modificar el número de serie del producto. cambiar el estado del producto: Se registrará el nuevo estado del producto (“en préstamo”) en el inventario de almacén.6.2. WAREHOUSE PC ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – POR PRÉSTAMO INTERNO/EXTERNO Instrucciones del proceso Edición: 2011 . 2. Plan de mejora continua Pág. 4. 7 .Tiempo mín. Recepción de solicitud de pedido: A quienes se les podrán realizar el préstamo de productos son: clientes interno (dentro de la propia empresa) y clientes externos (empresas del medio). Hacer el descargo. Proceso de ALMACENAMIENTO (devolución): Se realiza el reingreso de la mercadería al almacén. 5.L. Nombre del documento .

Warehouse PC E. 8 . el monto del pago ya estará registrado en el sistema de ventas con un Entrega del producto 3 determinado código.Sin nombres . el cual portará el cliente en un ticket. 2.Registrado por cobrar de ventas y designando un código respectivo a la venta y servicio realizado y se entrega el número de venta escrito en un ticket.L.2.Será modificable en pago .R.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 Recepción de solicitud de pedido 1 Solicitud de pedido 1. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – POR SUMINISTRO Instrucciones del proceso Edición: 2011 .3.I. la cual es enviada por un técnico. miércoles 12 de abril del 2011 PR.Registro (ticket) Responsable - Lugar de archivo - Tiempo de retención Plan de mejora continua Pág.Solicitud de pedido . Entrega del producto: El cliente recepcionará su producto y procede a realizar el pago en caja. Nombre del documento . Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén). Registrar el código de venta (ticket): Se registra la venta y el servicio en el sistema Registro: Registrar el código de venta 2 .3.6. Recepción de solicitud de pedido: El responsable de almacén recepcionará la solicitud de pedido de suministro (tóner). 2. 3.

4.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 Recepción de 1 solicitud de pedido Ventas 1. se realizará un proceso de Si Almacenamiento (devolución) Almacén 7 ALMACENAMIENTO (cuando el cliente devuelve el producto). Almacén recepcionará la solicitud del producto con alerta: Almacén se percatará de que el cliente es de la competencia. 6. Comparar en la base de datos: El sistema realizará una búsqueda comparativa en la base Registrar datos del comprador 2 Ventas de datos para verificar si el cliente pertenece a una tienda de la competencia. Nombre del documento . prepara su producto y se dispondrá a entregarle la mercadería en el área de ventas personalmente. miércoles 12 de abril del 2011 PR.6. 2. Recepción de solicitud de pedido: Un cliente desea adquirir un producto y se le recepcionará el pedido. Traslado del producto a ventas: Se desplaza la mercadería.I.Warehouse PC E. Registrar datos del comprador: Se ingresan los datos del cliente en el sistema. 2.4. ¿El cliente es de la competencia? 7.2. 3 Comparar en la base de datos Ventas 5. Plan de mejora continua Pág. 3. WAREHOUSE PC Descripción del proceso Solicitud de pedido ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – VENTA A LA COMPETENCIA Instrucciones del proceso Edición: 2011 . es decir para poder evitar que imiten nuestro trabajo.Solicitud de pedido Responsable Lugar de archivo Tiempo de retención Alertar 4 Sistema de ventas Solicitud de pedido 5 Almacén recepciona la solicitud del producto con alerta Almacén Traslado del producto a ventas Almacén 6 El fin de este proceso es proteger el proceso de venta de la empresa.3. es así que pasado el tiempo convenido de pagar por completo el equipo o devolverlo. 9 .L. en la mayoría de casos dejan sólo adelantos o requieren préstamos de productos. Alertar: Si el cliente se encuentra registrado como parte de la competencia entonces se enviará la solicitud de pedido a almacén con una alerta respectiva.R. Proceso de ALMACENAMIENTO: Al ser el cliente de la competencia.

Solicitud de pedido Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén). Devolver producto: Una vez que el proveedor nos envíe la mercadería se devolverá el producto prestado al facilitador. Ingresar productos en el stock 3 4. esto es cuando Buscar productos en la competencia 2 obtenemos el producto de la competencia). Realizar solicitud de pedido: Se da el suceso que no se dispone de un determinado producto para poder cerrar una venta (por ejemplo cuando se vende un equipo de cómputo y Realizar solicitud de pedido 1 Solicitud de pedido nos falta en stock un componente). miércoles 12 de abril del 2011 PR. 2.I. Entonces se comunica este evento a almacén para que pueda obtener el producto solicitado lo más pronto posible. Ingresar producto en el sistema (“compra a un proveedor cercano”.3. similar al proceso de ALMACENAMIENTO: El sistema podrá registrar stock negativo.5.2.Warehouse PC E.R. Nombre del documento Responsable Lugar de archivo Tiempo de retención Devolver producto 4 . 10 . 2. el cual se adicionará (volverá a positivo) cuando ingresemos la mercadería luego de realizar el pedido al proveedor. 3.6. WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) DISTRIBUCIÓN – CUANDO NOS EMPRESTAMOS Instrucciones del proceso Edición: 2011 . Buscar producto en la competencia: El responsable de almacén se encarga de explorar en la competencia el producto faltante y de encontrarlo realiza un préstamo.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 1. pero con autorización (responsable de almacén o administrador para aperturar el módulo de inventarios del sistema de ventas).L. Plan de mejora continua Pág.

Por último se realizarán comparaciones entre el precio y garantía ofrecidos de un proveedor a otro. Nombre del documento . WAREHOUSE PC Descripción del proceso ALMACÉN (REPOSICIÓN DE STOCK) ANÁLISI DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS Instrucciones del proceso Edición: 2011 .6.R. Se buscará agotar todas las vías de Recopilar información 1 Páginas web Registro de proveedores comunicación para poder obtener información valiosa que nos permitirán adquirir los productos que se requieren. Negociación (rebate. Se podrá llevará un registro de los proveedores para poder comunicarse con ellos la próxima vez que se desee adquirir productos.L.I.Registro de proveedores Responsable Lugar de archivo Tiempo de retención Plan de mejora continua Pág. luego de elegir un determinado proveedor. 3. miércoles 12 de abril del 2011 PR. Negociación 3 Todos estos procesos serán llevados a cabo por el área de logística (almacén). realizar llamadas telefónicas. asimismo se analizará la demanda y la competencia.Warehouse PC E.4. Recopilar información: Dentro de esta etapa se consideran las visitas a los portales web de los proveedores. las Análisis de información 2 promociones que se nos ofrecen. 11 . 2.I Aprobada por: Fecha: 2011-04-09 1. etc. 2.Solicitud de pedido . Análisis de información: Se evaluará la cantidad a traer de determinado producto. regateo): Fase final.

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