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matriz de riesgos

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GERENCIA

GERENCIA ALISTAMIENTO SERVICIOS CONVERGENTES GAlSC G. APROVISIONAMIENTO DE SERVICIOS CONVERGENTES GApSC

CANTIDAD RIESGOS

CLASIFICACIÓN RIESGOS

14

Extrema:8 Alta:6

41

Extrema: 11 Alto:17 Medio:11 Bajo:2

G. ASEGURAMIENTO DE SERVICIOS CONVERGENTESGAsSC

43

Extrema:14 Alto:15 Medio:11 Bajo: 3

G. SOPORTE OPERATIVO Y GESTIÓN CONTRACTUAL GSOGC

5

Extrema:2 Alta:1 Medio:2

DATOS

11

Medio:11

114

FECHA DE ULTIMA ACTUALIZACIÓN

INF. SIN DILIGENCIAR
Objetivo Fecha de actualización Responsables de actualización Riesgos no enumerados y repetidos. Completar cronograma Columnas adicionales No se especifica al número de actividad Riesgos no enumerados y repetidos. Completar cronograma Columnas adicionales No se especifica al número de actividad

19-Jan-09

15-Jan-09

8-Jan-09

No está en último formato propuesto con las últimas 4 columnas Fecha de actualización Responsables de actualización Registro número de acción

7-Jan-08

No se especifica al número de actividad Responsables de actualización Columnas adicionales Registro número de acción

29-Oct-08

No está en último formato propuesto con las últimas 4 columnas Fecha de actualización Responsables de actualización Registro número de acción Falta toda la información de la nueva matríz

MATRIZ DE RIESGOS DE PROCESO
ÁREA ASOCIADA: PROCESO PROCEDIMIENTO

Gerencia Alistamiento Red de Acceso Nombre del Proceso Alistamiento de la red de acceso
Planear, monitorear, diseñar y ejecutar los proyectos de ensanche, conservación y renovación de la red, formulando soluciones tecnológias que optimicen la prestación de los servicios de telecomunicaciones que soporta la red de planta externa

OBJETIVO

Fecha de Actualización Quien actualizó

3/10/2009 Nubia Vargas - Marisol Meza

CATEGORI

Nombre y número de actividad

Riesgo

Objetivo de control

Control Actual

Planeación

Administración de información

. Concepto Técnico Disponibilidad de Servicio v.1 Clasificar por Central Telefónica(3), Recibir y revisar Documento (7) . Licencia de excavacion - IDU Analizar la Información(2) . Estudio y diseño por intervención de espacio público de terceros - v.1 Analizar Información y crear carpeta (2) Construcción de * PR y/o **RC - v.1 - Solicitar permisos y programar obra(13) * PR: Proyecto de Red **RC: Registro de Canalización

R1: La posibilidad de que la información suminisatrada esté equivocada o no sea suficiente (ej.información sin georeferenciar, documentación inexacata o incompleta ) y se generen respuestas no acertadas

Asegurar que la documentación sea adecuada, se reciba completa y de NA acuerdo con las necesidades del proceso.

X

R2: La posibilidad de que el contratista no cumpla con la programación de ejecución de proyectos ocasionando retrasos en los tiempos pactados con el cliente

Asegurar que los tiempos de ejecución de la obra se cumplan de acuerdo con el cronograma

Seguimiento en comités de obra

X

X

Diseño de infraestructura de planta externa - v.1 Calcular *PR y/o **RC (8) * PR: Proyecto de Red **RC: Registro de Canalización Diseño de infraestructura de planta externa - v.2 Crear Red (22) Estudio y diseño por intervención de espacio público de terceros - v.2

R3:Que la solución diseñada a través del PR y/o RC no cumpla con los requerimientos del cliente debido a un calculo errado Error al Calcular PR y/o RC ? R4: Falla en Configurador de Servicios y/o SGC que no permita la creación de la red en linea

Plan capacitación Sistema de Garantizar que los proyectos Control y Gestión de de red cumplan con los Proyectos requerimientos formulados por los clientes Garantizar disponibilidad del Configurador de Servicio y plan de contingencia

X

X

R5: Recurso de personal y vehiculos insuficientes para atender requerimiento Garantizar la disponibilidad permanente del recurso NA X X

Solicitudes Aplazadas por motivos técnicos de red - v.1 Clasificar y Extraer solicitudes R6: Configurador no disponible para generar la aplazadas (2) información requerida Supervisión de compra de insumos y materiales - v.1 Crear Pedido (5) R7: No contar a tiempo con los materiales cuando los proveedores incumplen con las fechas pactadas.

Garantizar disponibilidad del Configurador de Servicio y plan de contingencia Gestión informática Asegurar que los proveedores cumplan con las fechas pactadas para entrega de materiales NA Asegurar que la información se genere de forma oportuna y que esté organizada cronológicamente A través de la base de datos se registran los documentos asociados a un número de contrato

X

X

Verificacion afectación de infraestructura P.E. de ETB por obras - v.1 - Conciliar pago R8: Pérdida de información, ocasionada por falta de soportes durante la ejecución del contrato, que de daños (27) genere retrasos en la conciliacion

X

GRAFICAR

CATEGORIAS DE RIESGO

Soporte Administraci Administración Seguimient Cumplimien tecnológic ón de recursos oy to o financiera humanos control

Estrategia PROBABILIDAD DE OCURRENCIA MAGNITUD DE IMPACTO CRITICIDAD

Actividad a realizar

X

X

X

3

50

30%

Extrema

Reducir las consecuencias

Unificación de información y formatos para la presentación y clasificación de la información

X

X

3

100

60%

Extrema

En las programaciones de ejecución de los proyectos se tendrán en cuenta las fechas de compromiso Reducir la probabilidad de ocurrencia con los clientes. El contratista priorizará la construcción de acuerdo con esta fecha.

X

X

X

X

X

2

50

20%

Alta

Reducir la probabilidad de ocurrencia

Capacitar a los responsables de los calculos de pr/rc

X

X

2

100

40%

Extrema

Reducir las consecuencias Contar con el apoyo del personal de otras áreas en cuanto a la disponibilidad de vehpiculos y personal de ejecución
_ Gestión Informática

X

X

X

2

100

40%

Extrema

Reducir las consecuencias

X

X

X

3

50

30%

Extrema

Transferir el riesgo

X

X

X

X 2

50

20%

Alta

Reducir las consecuencias

Planifcación y Verficación de disponibilidad de materiales en existencia

X

X

X

X

X 2

50

20%

Alta

Implementar libro de obra por ingeniero responsable/por contrato en donde se Reducir la probabilidad de ocurrencia registren todas las novedades del mismo

Cronograma (Si se requiere debe generarse un cronograma)
Fecha Inicio Fecha Fin Responsable Registro número de Costo de Implantación acción Pérdida Potencial Relación C/B (%) Indicador Observaciones

03/30/2009

04/30/2009

Profesional líder grupo IDU - Jorge Leonardo Cuervo, Daniel Rodriguez Forero

Permanente

Permanente

Supervisores de contrato de construcción - Carlos Sanchez Toro, Daniel Rodriguez Forero

Calidad de Proyectos Permanente Permanente

GARA Informática Profesional líder grupo IDU - Jorge Leonardo Cuervo, Daniel Rodriguez Forero
Seguimiento permanente, pendiente definir ANS

Vicepresidencia Informática Supervisor de contratos - Jesús Alberto López Profesional líder grupo IDU - Jorge Leonardo Cuervo, Daniel Rodriguez Forero

Permanente

Permanente

Permanente

Permanente

5 4 3 2 1

BAJA BAJA BAJA BAJA BAJA 1

MEDIA MEDIA MEDIA BAJA BAJA

EXTREMA EXTREMA EXTREMA ALTA ALTA 5 20 50 Magnitud del Impacto

ALTA ALTA ALTA MEDIA MEDIA

EXTREMA EXTREMA EXTREMA EXTREMA ALTA 100

Probabilida d de Ocurrencia

0

MATRIZ DE RIESGOS DE PROCE
Vicepresidencia Aseguramiento del Servicio - Gerencia de Aprovisionamiento de Servicios Convergentes Aprovisionamiento LB - ADSL Aprovisionamiento LB - ADSL
Entregar el servicio de línea telefónica y/o de un acceso de internet banda ancha por medio de ADSL, de acuerdo con la promesa de valor ofrecida a los clientes de ETB.

ÁREA ASOCIADA: PROCESO PROCEDIMIENTO

OBJETIVO

Fecha de Actualización Quien actualizó

Ene 15 -2009 Leonardo Hernández - Alba Lucía Guevara - Marisol Meza

Nombre y número de actividad

Riesgo

Alistamiento de Numeración Linea Básica - Consultar, programar y depurar numeración. Actividades: (2, 3, 7) Aprovisionamiento Linea Básica (2,3,4,8,13,23,25,26,27)Aprovisionamiento PBX - (29,32, 33,34,35,36,39,40) Actividades automatizadas que requieren configurador Aprovisionamiento Linea Básica - Aprovisionamiento PBX Ejecutar cruzadas y conexiones hasta el predio

R1: Inconsistencias en la información y en la programación generando desgaste de recusro tanto humano como de equipo ocasionada por realizar esta operación manualmente, R2: No tener disponible el Sistema Configurador generando interrupción y/o demoras en la operación, en tareas que requieren el sistema para su ejecución como programar trabajo en terreno o ingresar las solicitudes cumplidas.

R3: Vandalismo en la red

Aprovisionamiento Linea Básica R4: Sector sin red, imposibilita el aprovisionamiento (9) - Aprovisionamiento PBX (8) - de la linea. Validar estado de la red

Aprovisionamiento Linea Básica Cliente no quiere la linea declina solicitud, (11) - Aprovisionamiento PBX (4) imposibilita el aprovisionamiento de la linea. - Validar condiciones comerciales

Aprovisionamiento Linea Básica Aplazamiento de solicitud por central mal asignada, (11) - Aprovisionamiento PBX (4) imposibilita el aprovisionamiento de la linea. - Validar condiciones comerciales

Aprovisionamiento Linea Básica No esta la persona autorizada para recibir la linea, (11) - Aprovisionamiento PBX (4) imposibilita el aprovisionamiento de la linea. - Validar condiciones comerciales

Aprovisionamiento Linea Básica(9)- Aprovisionamiento PBX (8)- Validar estado de la red

Red secundaria copada, imposibilita el aprovisionamiento de la linea.

Aprovisionamiento Linea Básica No dan razon del cliente, imposibilita el - Aprovisionamiento PBX aprovisionamiento de la linea. Validar condiciones comerciales

Aprovisionamiento Linea Básica(9)- Aprovisionamiento PBX (8)- Validar estado de la red

Red en construccion, imposibilita el aprovisionamiento de la linea.

Aprovisionamiento Linea Básica Aplazamiento solicitado por cliente, imposibilita el - Aprovisionamiento PBX aprovisionamiento de la linea. Validar condiciones comerciales

Aprovisionamiento Linea Básica(9)- Aprovisionamiento PBX (8)- Validar estado de la red

Solicitud ingresada por autoactivacion, imposibilita el aprovisionamiento de la linea.

Aprovisionamiento Linea Básica Direccion no localizable, imposibilita el - Aprovisionamiento PBX aprovisionamiento de la linea. Validar condiciones comerciales

Aprovisionamiento Linea Básica Red primaria en daño, imposibilita el - Aprovisionamiento PBX aprovisionamiento de la linea. Validar estado de la red

Aprovisionamiento Linea Básica Imposibilidad operativa para cumplir agendamiento, imposibilita el aprovisionamiento de la linea. - Aprovisionamiento PBX

Aprovisionamiento Linea Básica No hay puertos en unidad remota, imposibilita el - Aprovisionamiento PBX aprovisionamiento de la linea. Validar estado de la red

Aprovisionamiento Linea Básica Propiedad horizontal sin red etb, imposibilita el - Aprovisionamiento PBX aprovisionamiento de la linea. Validar estado de la red

Aprovisionamiento Linea Básica Red primaria copada, imposibilita el - Aprovisionamiento PBX aprovisionamiento de la linea. Validar estado de la red

Aprovisionamiento Linea Básica No hay red interna, imposibilita el aprovisionamiento - Aprovisionamiento PBX de la linea. Validar estado de la red

Aprovisionamiento Linea Básica No hay disponibilidad tecnica en central, imposibilita - Aprovisionamiento PBX el aprovisionamiento de la linea. Validar estado de la red

Aprovisionamiento Linea Básica Otras causales de declinación, que imposibilitan el aprovisionamiento de la linea. - Aprovisionamiento PBX

Aprovisionamiento Linea Básica declinación lo que propicia información equivocada sobre la gestión del proceso y no permite la - Aprovisionamiento PBX
acertada toma de decisiones

Mala utilización de los códigos de aplazamiento o

Autoactivación Linea Basica Autoactivación Linea Basica Autoactivación Linea Basica Entrada para el proceso

Sistema Configurador fuera de servicio

Demoras en diseño y desarrollo-explicar

Autoactivación Linea Basica Autoactivación Linea Basica Autoactivación Linea Basica Autoactivación Linea Basica

IVR fuera de servicio

Sistema SGS fuera de servicio

Autoactivación Linea Basica Programar abonados y realizar conexiones

Demoras en el aprovisionamiento de las líneas (ANS con comercial = 4 días)

Autoactivación Linea Basica Realizar pruebas de conectividad

Red interna construída por el cliente con inconsistencias

Depuración de Solicitudes Depuración de Solicitudes

Información no encontrada sobre solicitudes Pendientes Configurador fuera de servicio

Depuración de Solicitudes Gestión IVR

Página de SIGNET fuera de línea.

IVR fuera de servicio Posibilidad de que los instaladores hagan uso de claves mejor configuradas para clientes con una configuración menor (Ej.: Un cliente que ha solicitado un plan de 2000K le puede ser entregada en el momento de la instalación unas claves que corresponden a un plan de 1000)

Aprovisionamiento ADSL Plan Básico - Instalar Equipos

Aprovisionamiento ADSL Plan Básico - Instalar Equipos

Posible venta de los microfiltros que deben ser entregados a los clientes en el momento de la instalación o durante el mantenimiento

Aprovisionamiento ADSL Plan Básico - Actividades automatizadas que requieren configurador Aprovisionamiento ADSL Plan Básico -Efectuar visita y realizar cruzada (En unidad remota) Aprovisionamiento ADSL Plan Básico -Efectuar visita y realizar cruzada (En unidad remota) Aprovisionamiento ADSL Plan Básico - Actualizar fase "Cumplimiento Pases D.G." Aprovisionamiento ADSL Plan Básico - Verificar condiciones técnicas del predio del cliente. Aprovisionamiento ADSL Plan Básico - Verificar condiciones técnicas del predio del cliente. Aprovisionamiento ADSL Plan Básico - Realizar el cierre de la instalación

Sistema Configurador fuera de servicio

Posibilidad de que el equipo remoto no se encuentre en servicio Posibilidad de que no se tenga acceso al equipo remoto

IVR fuera de servicio

Posibilidad de que la red interna del cliente no esté en condiciones óptimas

Posibilidad de que los equipos del cliente NO cumplan con las especificaciones mínimas requeridas para la instalación de ADSL ??

Posibilidad de que las visitas no se puedan actualizar como exitosas, porque el serial del equipo no se encuetre creado en el sistema

ESGOS DE PROCESO

CATEGORIAS DE RIES

Objetivo de control

Control Actual

Planeación

Administración de información

Eliminar inconsistencias en la información y en la programación .

Controles manuales en el mismo proceso

X

X

Garantizar disponibilidad del Configurador de Servicio y plan de contingencia

Gestión Informática

Mitigar la ocurrencia de actos vandálicos sobre la red

tapas de seguridad- otros

X

Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada

Continuidad al Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica - Creación de distritos virtuales

X

Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada - Gestión Comercial redacción, deber ser..

X

Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada

Validación manual de direcciónes para reagendamiento (Rutina de Aproximación de Distritos) Continuidad al Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica (Actualización información de distritos reales)

X

Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada

Gestión Comercial -. Cómo?

X

Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada

X No hay

Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada

Gestión Comercial cómo?

X

Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada

_ Gestionar solución

X

Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada

Gestión Comercial

X

Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada

Gestión Comercial

X

Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada

Gestión Comercial

X

Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada

_ Plan de revisión red libre en daño

X

Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada

_ Desarrollo de planes de contingencia

X

Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada

_ Gestión de Red

X

Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada

Continuidad al Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica - Creación de distritos virtuales

X

Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada

X

Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada

Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica

X

Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada

Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica

X

Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada

X

Asegurar que la utilización de los códigos de declinación se utilicen adecuadamente Garantizar disponibilidad del Configurador de Servicio y plan de contingencia Agilizar la gestión de diseño y desarrollo

X

_ Gestionar solución

_ Gestionar solución

X

X

Garantizar disponibilidad de la plataforma IVR Garantizar disponibilidad del Configurador de Servicio y plan de contingencia

_ Gestionar solución

_ Gestionar solución

X

X

_ Verifica la situación, gestiona temas de su Optimizar tiempos de programación y comeptencia y transfiere realización de conexiones lo correspondiente a otras dependencias

X

Garantizar adecuación de la red interna construida por el cliente

_ VC identifica responsable de la red interna y transfiere el requerimiento a Telefonía privada

Garantizar integridad de la información Garantizar disponibilidad del Configurador de Servicio y plan de contingencia

_ Gestión Informática

Garantizar disponibilidad de SIGNET Garantizar disponibilidad de la plataforma IVR

Garantizar que las claves utilizadas en el momento de la instalación sean las acordadas con el cliente.

X

Garantizar que no se vendan a los clientes los microfiltros que se entregan en el momento de la instaqlación o durante el mantenimiento Garantizar disponibilidad del Configurador de Servicio y plan de contingencia

Gestión Informática

Garantizar continuidad de servcio de Gestión VPDR los equipos

Garantizar acceso a los equipos

Gestión VAS-GARA
Garantizar disponibilidad de la plataforma IVR

Agilizar la adecuación de la red interna de los clientes en los casos en los que aplique Minimizar la cantidad de visitas con aplazamientos atribuibles a causal de cliente

Asegurar que todas las compras de equipos y seriales se encuentren cargadas en el sistema

X

X

CATEGORIAS DE RIESGO

Soporte Administraci Administración Seguimient Cumplimien tecnológic ón de recursos oy to o financiera humanos control

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

X

X

X

3

X

X

3

X

1

X

X

X

4

X

X

X

4

X

X

X

4

X

X

X

4

X

X

X

4

X

X

X

4

X

X

X

4

X

X

X

3

X

X

X

3

X

X

X

3

X

X

X

3

X

X

X 3

X

X

X 3

X

X

X

4

X

X

X

3

X

X

X

3

X

X

X 3

X

X

X 2

X 2 X X 2

X

X 2

X

X 2 2

X

X 2

X

X

X

3 X X X X 1 3

X X

X X

1 2

X

2

X

4

X

X

2

X

X

2

X

2

X

X 2 X 3 X 3

4

GRAFICAR

Estrategia MAGNITUD DE IMPACTO CRITICIDAD

20

12%

Alta

Reducir la probabilidad de ocurrencia

20

12%

Alta

Transferir el riesgo

20

4%

Media

Reducir las consecuencias

50

40%

Extrema

Reducir la probabilidad de ocurrencia

50

40%

Extrema

Transferir el riesgo

50

40%

Extrema

Reducir la probabilidad de ocurrencia

50

40%

Extrema

Transferir el riesgo

50

40%

Extrema

Reducir la probabilidad de ocurrencia

50

40%

Extrema

Transferir el riesgo

50

40%

Extrema

Transferir el riesgo

20

12%

Alta

Transferir el riesgo

20

12%

Alta

Transferir el riesgo

20

12%

Alta

Transferir el riesgo

20

12%

Alta

Transferir el riesgo

50

30%

Extrema

Reducir la probabilidad de ocurrencia

20

12%

Alta

Transferir el riesgo

50

40%

Extrema

Reducir la probabilidad de ocurrencia

20

12%

Alta

Reducir la probabilidad de ocurrencia

20

12%

Alta

Reducir la probabilidad de ocurrencia

20

12%

Alta

Reducir la probabilidad de ocurrencia

5

2%

Baja

Reducir las consecuencias

20

8%

Media

Reducir la probabilidad de ocurrencia

20

8%

Media

Transferir el riesgo

50

20%

Alta

Transferir el riesgo

20 20

8%

Media

Transferir el riesgo

8%

Media

50

20%

Alta

Reducir la probabilidad de ocurrencia

50

30%

Extrema

Transferir el riesgo

20 20

4%

Media

Transferir el riesgo Transferir el riesgo

12%

Alta

5 20

1%

Baja

Transferir el riesgo Transferir el riesgo

8%

Media

20

8%

Media

Transferir el riesgo

20

16%

Alta

Reducir la probabilidad de ocurrencia

20

8%

Media

Transferir el riesgo

50

20%

Alta

Transferir el riesgo

20

8%

Media

Transferir el riesgo

20

8%

Media

Transferir el riesgo

20

12%

Alta

Transferir el riesgo

20

12%

Alta

Transferir el riesgo

50

40%

Extrema

Transferir el riesgo

Cronograma (Si se requiere debe generarse un cronograma)
Actividad a realizar Fecha Inicio Fecha Fin Responsable

Proyecto Alistamiento y Asignación Automática de numeración. - nueva actividad..

Jan-08
Seguimiento permanente, pendiente definir ANS

Gerencia de Soporte Operativo/Lider Planeación operativa/Jorge Angulo -- informàtica

Gestión Informática

Vicepresidencia de Informática

Turno de emergencia control altual??

continuo…

Continuidad al Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica - Creación de distritos virtuales

cuando iniciò?

Permanente
Seguimiento permanente, pendiente definir ANS

Gestión Comercial

Gerencia de Soporte Operativo/Lider Planeación operativa/Jorge Angulo Vicepresidencia Comercial / Gerente de producto de Línea Básica /Maria Alexandra Vargas

Validación manual de direcciónes para reagendamiento (Rutina de Aproximación de Distritos) Continuidad al Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica (Actualización información de distritos reales)

Fecha Inicio

Permanente
Gestión Comercial Seguimiento permanente, pendiente definir ANS

Gerencia de Soporte Operativo/Lider Planeación opertiva/Jorge Angulo Vicepresidencia Comercial / Gerente de producto de Línea Básica/Maria Alexandra Vargas Gerencia de Aprovisionamiento de Servicios Convergentes / Coordinador Línea Básica/Oswaldo Barón Vicepresidencia Comercial / Gerente de producto de Línea Básica/Maria Alexandra Vargas Gerencia de Alistamiento de Red de Acceso / Lider técnico / Nubia Vargas Vicepresidencia Comercial / Gerente de producto de Línea Básica

Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica Cuadrillas de liberación de red

permanenete?

Oct-08
Seguimiento permanente, pendiente definir ANS

Gestión Comercial

_ Gestionar solución

Seguimiento permanente, pendiente definir ANS

Gestión Comercial

Seguimiento permanente, pendiente definir ANS

Gestión Comercial Seguimiento permanente, pendiente definir ANS

Gestión Comercial

Seguimiento permanente, pendiente definir ANS

_ Plan de revisión red libre en daño

Seguimiento permanente, pendiente definir ANS

_ Desarrollo de planes de contingencia

_ Gestión de Red

Seguimiento permanente, pendiente definir ANS

Vicepresidencia Comercial / Gerente de producto de Línea Básica/Maria Alexandra Vargas Vicepresidencia Comercial / Gerente de producto de Línea Básica/Maria Alexandra Vargas Gerencia de Aseguramientode Servicios Convergentes / Gerente / Wilson Fajardo Gerencia de Aprovisionamiento de Servicios Convergentes / Líder Línea Básica / Oswaldo Barón Vicepresidencia PDR /Dirección diseño e ingeniería / Jorge Sepulveda Gerencia de Soporte Operativo/Lider Planeación operativa/Jorge Angulo Gerencia de Aprovisionamiento de Servicios Convergentes / Líder LB/Oswaldo Barón Gerencia de Alistamiento/Carlos Oviedo

Continuidad al Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica - Creación de distritos virtuales

Permanente

Continuidad al Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica - Cuadrillas de liberación de red.

Oct-08

Continuidad al Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica

Oct-08

Gerencia de Alistamiento/Carlos Oviedo

Continuidad al Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica

Implementación de formato actualizado con lo códigos

Gerencia de Aprovisionamiento de Servicios Convergentes / Líder Linea básica / Oct-08 Oswaldo Barón Gerencia de Aprovisionamiento de Servicios Convergentes / Líder Linea básica / Oswaldo Barón Gerencia de Aprovisionamiento de Servicios Convergentes / Líder Linea básica / Seguimiento permanente Oswaldo Barón
Seguimiento permanente, pendiente definir ANS Seguimiento permanente, pendiente definir ANS Seguimiento permanente, pendiente definir ANS Seguimiento permanente, pendiente definir ANS

_ Gestionar solución

_ Gestionar solución

_ Gestionar solución

Vicepresidencia Informática Gerencia de Alistamiento de Red de Acceso / Lider técnico / Carlos Sanchez VPDR/ Plataforma correo de voz / Norberto Ariza Vicepresidencia Informática Gerencia de Aprovisionamiento de Servicios Convergentes / Coordinador Autoactivación / Cesar Buritica Vicepresidencia Comercial/Lider de Constructoras Telefonía privada VAS / Blas Alexis Martínez Juan Carlos Perdomo Vicepresidencia Informática Vicepresidencia Informática

_ Verifica la situación, gestiona temas de su comeptencia y transfiere lo correspondiente a otras dependencias

Seguimiento permanente, pendiente definir ANS

_ VC identifica responsable de la red interna y transfiere el requerimiento a Telefonía privada

Seguimiento permanente, pendiente definir ANS

_ Gestión Informática

Seguimiento permanente, pendiente definir ANS Seguimiento permanente, pendiente definir ANS

_ Gestión Informática

_ Gestión Informática

Seguimiento permanente, pendiente definir ANS Seguimiento permanente, pendiente definir ANS

Vicepresidencia Informática Vicepresidencia Informática Vicepresidencia Comercial/Gerencia de Producto/ Adriana Alexandra Molina VAS/Gerencia de Aprovisionamiento de Servicios Convergentes/Alexan der Lozano - Caterine Silva

_ Gestión Informática

Desarrollo informático solicitado por comercial "Asignación claves primer uso"

En proceso de formulación

Gestión Informática

Seguimiento permanente, pendiente definir ANS

Vicepresidencia de Informática VPDR/Dirección de Aprovisinoamiento de Servicios/Cesar Quiceno

VAS/GARA/Leonardo Ortiz VPDR/ Dirección productos y Seguimiento permanente servicios/Norberto Ariza
Seguimiento permanente VAS/Telefonía

Retroalimentar al clietne en el momento de la venta

privada/Juan Carlos Perdomo V. Comercial/Gerencia Seguimiento permanente de Producto/Adriana Alexandra molina VPDR/Dirección Gestión y Seguimiento permanente Supervisión de contratos/Diana Espinel

Registro número de Costo de Implantación acción

Pérdida Potencial

Relación C/B (%)

Indicador

?????$$$$$

$$$$$

declinacion por sector sin red

indicadores

Cumplimiento del cronograma establecido para el desarrollo informático

Observaciones

TABLA DE EQUIVALENCIA PARA CRITICIDAD (Nivel de Riesgo)

5 Gerencia de Aprovisiona miento de Servicios Convergente s / Líder LB/Oswaldo Barón Gerencia de Alistamiento/ Carlos Oviedo

BAJA

MEDIA

ALTA

Probabilidad de Ocurrencia

4

BAJA

MEDIA

ALTA

Probabilidad de Ocurrencia

3

BAJA

MEDIA

ALTA

2

BAJA

BAJA

MEDIA

1

BAJA

BAJA

MEDIA

1

5

20

Magnitud del Impacto

CRITICIDAD (Nivel de Riesgo)

EXTREMA

EXTREMA

EXTREMA

EXTREMA

EXTREMA

EXTREMA

ALTA

EXTREMA

ALTA

ALTA

50

100

tud del Impacto

0

MATRIZ DE RIESGOS DE PRO
ÁREA ASOCIADA: PROCESO PROCEDIMIENTO OBJETIVO Fecha de Actualización Quien actualizó

Vicepresidencia Aseguramiento del Servicio Aseguramiento Evaluar, controlar y mitigar los riesgos presentes en el proceso y los que se pudieran presentar 1/8/2009 Persona o grupo personas

Nombre y número de actividad

Riesgo

Mto correctivo- Soporte de servicios. Impresión de trabajo a terreno mantenimientos LB.

R1: Sistema SIMRA fuera de servicio inicio jornada y/o falla en Red Corporativa

Mto correctivo- Soporte de servicios. Entrega de trabajo diario de reparaciones.

R2: Reunión sindical

Mto correctivo- Soporte de servicios. Reparación de abonados en terreno.

Imposibilidad atmosférica

Mto correctivo- Soporte de servicios. Reparación de abonados en terreno.

Falta de personal por pensión, licencias, vacaciones, incapacidades, capacitación, restricción médica, marchas, etc.

Mto correctivo- Soporte de servicios. Enrutamiento Automático por intervención en elementos de red.

No crear la causa común conocida-ACLARAR

Mto correctivo- Soporte de servicios. Pruebas de abonado.

Fast ??? de prueba fuera de servicio Mto correctivo- Soporte de servicios. Enrutamiento de abonados. Enrutamiento de RF ???errados

Mto correctivo- Soporte de servicios. Verificación del servicio. No es posible accesar al predio para realizar y/o verificar la reparación

Mto correctivo- Soporte de servicios. Descarga de abonado reparado. IVR què es?? fuera de servicio (no hay descargue de RF), afectando el TMR e ingresos por compensaciones (CRT).??????

Mto correctivo- Soporte de servicios. Asignación de trabajo a terreno mantenimientos LB. Intermitencia de SMA ????o fuera de servicio???? Mto correctivo- Soporte de Sistema SIMRA fuera de servicio durante la servicios. A todas las actividades. jornada- CUAL ES EL RIESGO? Mto correctivo- Soporte de servicios. Programación de No hay acceso al equipo por parte del abonado por suspensión. programador-CUAL ES EL RIESGO Atención de red libre en daño. Generación de reporte para Sistema configurador fuera de servicio areglar arreglo de red. riesgo Atención de red libre en daño. Generación de reporte para arreglo de red.

Sistema Gesred fuera de servicio en que los afecta, cual es el riesgo.

Atención de red libre en daño. Reparación de red en terreno.

Pérdida de recurso por información errada , a què se refiere?-

Intervención red de cobre. Entrega de trabajo diario de reparaciones.

Reunión SINDICAL cual es el riesgo?

Intervención red de cobre. Creación y asinación de OTM. Intervención red de cobre. Impresión de trabajo a terreno mantenimientos LB. Intervención red de cobre. Asignación de trabajo a terreno mantenimientos LB. Intervención red de cobre. Pruebas de abonado. Intervención red de cobre. A todas las actividades.

Sistema Gesred fuera de servicio-revisar el riesgo Sistema SIMRA fuera de servicio inicio jornada

Vías consignadas en el sistema? se encuentran erradas o no existen Fast de prueba fuera de servicio cual es el riesgo? Sistema SIMRA fuera de servicio durante la jornada redactar

Intervención red de cobre. A todas las actividades.a que se refiere? Intervención red de cobre. Solicitud de material. Intervención red de cobre. Solicitud de material.

Recurso de personal y vehículos insuficientes para atender requerimiento, en fechas especiales (Semana Santa, vacaciones de mitad de año y final de año) No disponibilidad de material en bodega Sistema Gesred fuera de servicio cual es el riesgo?

Intervención red de cobre. Intervenciones de red en terreno. Intervención red de cobre. Intervenciones de red en terreno.

Pérdida de recurso de movilidad por daños en vehículos o paro de conductores ETB Presencia de riesgo eléctrico.no es claro

Intervención red de cobre. Intervenciones de red en terreno.

Presencia de gases peligrosos. Redactar..

Intervención red de cobre. Intervenciones de red en terreno.

Riesgo de inundación por aguas lluvias en centrales telefónicas -posibilidad

Varios requerimientos al mismo tiempo????? Manejo y control de llaves de tapas. Apertura y/o cierre de tapa de cámara.

Manejo y control de llaves de tapas. Apertura y/o cierre de tapa Recurso humano insuficiente para atender de cámara. fines de semana Manejo y control de llaves de tapas. Apertura y/o cierre de tapa de cámara. Pérdida de llaveajustar, e inlcuir enel anterior Sistema Gesred fuera de servicio

Reintegro Material. Registro de novedades de reintegro.

Reintegro Material. Peso del material a reintegrar.

Báscula en daño o descalibrada

Reintegro Material. Recibir material de reintegro.

Capacidad de almacenamiento

Reintegro Material. Conciliación de información. Valoraciones. Inclusión, modificación o impresión de valoración. Valoraciones. Inclusión, modificación o impresión de valoración.

Datos de salida de material vs Reintegro de material no coinciden Sistema Gesred fuera de servicio

Sistema SIVAL fuera de servicio

Valoraciones. Inclusión, modificación o impresión de valoración. Mto correctivo- ADSL Plan Básico. Revisar servicio en el predio del cliente Mto correctivo- ADSL Plan Básico . Impresión y envío de trabajo a terreno mantenimientos ADSL. Mto correctivo-ADSL Plan Básico. Enrutar reporte de falla según naturaleza

Sival no valida información de GesRed

Base de datos sin servicio cual? Sistema SIMRA fuera de servicio inicio jornada y/o falla en Red Corporativa

Posibilidad de que el enrutamiento de Reporte de Fallas se haga equivocadamente debido a que la gestión es manual

Mto correctivo-ADSL Plan Básico. Agendar Reportes de Falla

No es posible accesar al predio para realizar y/o verificar la reparación

Intervención red de cobre. ADSL Plan Básico. A todas las Sistema SIMRA fuera de servicio durante la actividades. Cuales? jornada

ESGOS DE PROCESO

CATE

Objetivo de control

Control Actual

Planeación

Garantizar el normal funcionamiento Gestión informática de la Red Corporativa y/o SIMRA Generación diaria de archivo con los

reportes de falla pendientes a la fecha (GSO&GC).

X

Garantizar el servicio durante la(s) reunion(es) sindical(es)

X SIN DEFINIR

Planear la planta de personal requerida

Programación distribuida de vacaciones al inicio de cada año para reducir el impacto. Programación anticipada y distribuida de cursos de capacitación. Inclusión de novedades de personal en ABM.
Creación de la cuasa común conocida en què sistema?

X

Actas de creación y Cierre de Causas Comunes Conocidas.
Asegurar el correcto funcionamiento de los fast

Notificación a área encargada
Analizar el requerimiento del cliente para su correcto enrutamientoNO-ES OBJETIVO

Consulta de sistemas de información??? Establecer comunicación con el cliente al teléfono de contacto (fijo ó TIGO)-ESTE NO ES EL OBJETIVO Nueva visita-NO ES UN CONTROL
Garantizar el normal funcionamiento del IVR para descargues en línea sobre SIMRA TANDEM.

Descargue de repaciones con operador de consola es este el control??

Garantizar el normal funcionamiento del Sistema Móvil de Apoyo

Consulta y descargue por otros sistemas si es este??
Garantizar el normal funcionamiento de SIMRA

Gestión informática
Garantizar el acceso al equipo para programación Garantizar disponibilidad del Configurador de Servicios y plan de contingencia Garantizar la disponibilidad deGesRed y plan de contingencia

Gestión informática

Desarrollo informático X Eliminar inconsistencias en la información
Conocer con anticipación la fecha de las reuniones- que se cumpla el trabajo (el que sea-) lo antes posible.. Garantizar la disponibilidad deGesRed y plan de contingencia

Actualización de información de abonados en DG

X

Desarrollo informático
Garantizar el normal funcionamiento de SIMRA

Gestión informática

Eliminar inconsistencias en la información
Asegurar el correcto funcionamiento de los fast ??????

Inventarios, actualizaciones en sistemas informáticos Gestión informática

Garantizar el normal funcionamiento de SIMRA Gestión informática Planear la planta de personal y cantidad de vehículos requeridosno es obejtivo

X

Programación de vacaciones,inclusión de novedades de personal en ABM Garantizar la disponibilidad de material en bodega
Garantizar la disponibilidad deGesRed y plan de contingencia

Control de existencias de material Desarrollo informático no es claro

X

Establecer plan de contingencia no es un control Tender red en zonas aptas para su intervención---disminuir Observancia de las normas de accidentes de trabajo seguridad industrial

X X

Tender red en zonas aptas para su intervención

Observancia de las normas de seguridad industrial

X

Controlar el riesgo de inundación en centrales telefónicasObservancia de las normas sobre redactarlo bien- garantizar que… canalización

X

X Asignación de llaves a cada grupo de Programar los requerimientos no es el control trabajo

X Atención a las solicitudes de apertura, Programar los requerimientos no es el turno de emergencia con control Utilización de llaves del turno de emergencia mientras se repone la perdida X

Disponer de copias de llaves
Garantizar la disponibilidad deGesRed y plan de contingencia

Desarrollo informático Realizar mantenimiento a la báscula y calibrarla permanentementeno es el objetivo

Ampliar la capacidad de almacenamiento

Reutilizar material, dar de baja elementos no reutilizables

Garantizar que la salida de material coincida con el reintegro Verificación de cantidades en GesRed
Garantizar la disponibilidad deGesRed y plan de contingencia

Desarrollo informático
Garantizar la disponibilidad de Sival y plan de contingencia

Desarrollo informático

Garantizar la sincronización entre Sival y GesRed, plan de contingencia

Desarrollo informático
Garantizar que el servidor esté siempre arriba y la red corporativa al Se subió al servidor para garantizar 100 %

permanencia ??

Garantizar el normal funcionamiento Gestión informática de la Red Corporativa y/o SIMRA Generación diaria de archivo con los

reportes de falla pendientes a la fecha (GSO&GC).

X

Minimizar la probabilidad de ocurrencia de enrutamientos equivocados

NA

Establecer comunicación con el cliente al teléfono de contacto (fijo ó TIGO) no es el objetivo
Garantizar el normal funcionamiento de SIMRA

Gestión informática

CATEGORIAS DE RIESGO
Administración de información Soporte Administración tecnológico financiera Administración de recursos humanos Seguimiento y control

Cumplimiento

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

X

X

X

2

X

2

X

X

3

X

X

3

X

X

X

X

1

X

X

4

X

X

X

X

3

X

X

X

4

X

X

X

5

X

X

X

3

X

X X X

X X X

2 2 2

X

X

2

X

X

2

X

1

X

X

2

X

X

X

2

X

X

5

X X X

X X

4 2

X

X

2

X X

X

X X

2 2

X X X

2 3

X

X

3

X

1

3

3

X

2

X

X

2

X

2

X

X

X

2

X

X

X

X

X

3

X

X

2

X

X

2

X

X

2

X

X

3

X

X

X

1

X

X

X

X

3

X

X

X

4

X

X

X

1

GRAFICAR

Estrategia MAGNITUD DE IMPACTO CRITICIDAD

Actividad a realizar

50

20%

Alta

Transferir el riesgo

Brief: Reporte generado y publicado en un repositorio WEB de Reportes de Falla pendientes día a día, con acceso al área usuaria. Acuerdos ANS´s Brigadas de reparación posteriores a las reuniones sindicales, en las centrales afectadas. Viabilidad de contrato para reparaciones

20

8%

Media

Reducir las consecuencias

20

12%

Alta

Reducir las consecuencias

Brigadas de reparación posteriores al evento en las centrales afectadas.

20

12%

Alta

Cursos Concursos Viabilidad de contrato para reparaciones Reducir la probabilidad de ocurrencia Reubicación de personal con restricción médica.

20

4%

Media

Reducir la probabilidad de ocurrencia

Brief: Inclusión de la OTM sobre SIMRA para asignación de eventos por Cable primario Acuerdos ANS´s con la Dirección Administración de Plataformas y Servicios DAPS Evaluar el estado actual de los FAST de prueba y solicitar concepto de vida útil para planear su reposición.

20

16%

Alta

Transferir el riesgo

50

30%

Extrema

Transferir el riesgo

Guía y entrenamiento de VAS a multiplicadores de la operación de servicio al cliente

50

40%

Extrema

Reducir las consecuencias

Brief: Agendamiento para clientes con fallas no atribuibles a ETB

20

20%

Alta

Brief: Conectividad en línea con SIMRA para el descargue de información y disposición de la herramienta o equipamento idóneo que mediante una interfaz apropiada permita el Reducir la probabilidad de ocurrencia descargue en línea y no en batch (tarea programada bajo windows) sobre SIMRA TANDEM, como se realiza hasta ahora. Acuerdos ANS´s

20

12%

Alta

Reducir la probabilidad de ocurrencia de gama alta. Acuerdos ANS
´s Backup de la información vía WEB

Cambios de conectividad vía VPN y asignación de equipos

100 20 20

40%

Extrema

Transferir el riesgo Transferir el riesgo Transferir el riesgo

8%

Media

Capacitación a personal de la operación de servicio al cliente Acuerdos ANS´s

8%

Media

20

8%

Media

Brief: Desarrollo de aplicativo WEB que gestione OTM, Solicitudes de material, Reducir la probabilidad de ocurrencia Valoraciones, Bajas, Reintegros Sincronización de la información entre los sistemas SIMRA y CFG

20

8%

Media

Reducir la probabilidad de ocurrencia

50

10%

Alta

Reducir las consecuencias

Viabilidad de contrato para reparaciones???????

50

20%

Alta

Reducir las consecuencias

Brief: Desarrollo de aplicativo WEB que gestione OTM, Solicitudes de material, Valoraciones, Bajas, Reintegros Brief: Reporte generado y publicado en un repositorio WEB. Desarrollo de sistema único de vías

20

8%

Media

Transferir el riesgo

50

50%

Extrema

Transferir el riesgo

20 100

16% 40%

Alta Extrema

Transferir el riesgo Transferir el riesgo

Acuerdos ANS´s Backup de la información vía WEB

50

20%

Alta

Reducir la probabilidad de ocurrencia

Viabilidad de contrato para reparaciones???????

100 100

40% 40%

Extrema Extrema

Transferir el riesgo Transferir el riesgo

Actualizar existencias de material diariamente. Actualizar existencias de material diariamente.

50 50

20% 30%

Alta Extrema

Transferir el riesgo Transferir el riesgo

Contrato de vehículos Mantenimientos sobre la red de acceso??? Mantenimientos en las cámaras telefónicas

50

30%

Extrema

Transferir el riesgo

5

1%

Baja

Reducir la probabilidad de ocurrencia

Contratación de equipos de succión levantar diagnòstico??medidas..

1

1%

Baja

Reducir la probabilidad de ocurrencia

Compra y asignación de llaves en puntos de acceso no controlados

5

3%

Media

Reducir la probabilidad de ocurrencia

Aumentar recurso en el turno de emergencia

20

8%

Media

Reducir las consecuencias
Brief: Desarrollo de aplicativo WEB que gestione OTM, Solicitudes de material, Reducir la probabilidad de ocurrencia Valoraciones, Bajas, Reintegros

20

8%

Media

1

0%

Baja

Reducir la probabilidad de ocurrencia

Contrato de mantenimiento periódico Establecer proceso con la Coordinación de Suministros para que el reintegro de material sea directo a esa área

20

8%

Media

Transferir el riesgo

50

30%

Extrema

Brief: Desarrollo de aplicativo WEB que gestione OTM, Solicitudes de material, Reducir la probabilidad de ocurrencia Valoraciones, Bajas, Reintegros Brief: Desarrollo de aplicativo WEB que gestione OTM, Solicitudes de material, Valoraciones, Bajas, Reintegros Brief: Desarrollo de aplicativo WEB que gestione OTM, Solicitudes de material, Valoraciones, Bajas, Reintegros

50

20%

Alta

Reducir las consecuencias

100

40%

Extrema

Reducir las consecuencias

100

40%

Extrema

Reducir las consecuencias

Brief: Desarrollo de aplicativo WEB que gestione OTM, Solicitudes de material, Valoraciones, Bajas, Reintegros ANS's con Informática para garantizar en un 100 % la prestación del servicio del servidor Backup de la información vía WEB

100

60%

Extrema

Transferir el riesgo

50

10%

Alta

Transferir el riesgo

20

12%

Alta

Reducir las consecuencias

Guía y entrenamiento de VAS a multiplicadores de la operación de servicio al cliente

50

40%

Extrema

Reducir las consecuencias

Brief: Agendamiento para clientes con fallas no atribuibles a ETB

100

20% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

Alta 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

Transferir el riesgo

Backup de la información vía WEB

Cronograma (Si se requiere debe generarse un cronograma)
Fecha Inicio Fecha Fin Responsable Registro número de acción

2/2/2009

POR DEFINIR

Vicepresidencia de Informática y de Planeación y Desarrollo de Red.

1/3/2009

Gerencia Aseguramiento de Servicios CADA VEZ QUE OCURRA EL EVENTO Convergentes/Profesi onal Especializado/Herna ndo González Gerencia Aseguramiento de Servicios CADA VEZ QUE OCURRA EL EVENTO Convergentes/Profesi onal Especializado/Herna ndo González

1/3/2009

2/2/2009

POR DEFINIR

Gerencia de Soporte Operativo y Gestión Contractual/Profesion al Especializado/Jorge Angulo. Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Profesi onal Especializado/Herna ndo Gonzalez Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Coordi Gerencia nador/Pablo Perafán Aseguramiento de Servicios Convergentes/Profesi onal Especializado/Herna ndo González Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Profesi onal Especializado/Herna ndo González Dirección Administración de Plataformas y Servicios - DAPS

2/2/2009

POR DEFINIR

Mensual

Mensual

Servicio al Cliente Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Profesi onal Especializado/Herna ndo González

11/17/2008

11/21/2008

Correo de VozVPDRS

10/1/2008

11/30/2008

Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Profesi onales III Vicepresidencia de Informática Servicio al Cliente Vicepresidencia de Informática

11/17/2008

11/30/2008

Gerencia de Soporte Operativo y Gestión Contractual/Profesion al III/Wilson Chávez Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Profesi onales III Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Coordi nador/Pablo Perafán

11/17/2008

11/30/2008

Gerencia de Soporte Operativo y Gestión Contractual/Profesion al III/Wilson Chávez Vicepresidencia de Informática Gerencia Alistamiento de Servicios Convergentes Vicepresidencia de Planeación y Desarrollo de Red Vicepresidencia de Informática Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Coordi nador/Pablo Perafán Coordinación de suministros Coordinación de suministros por què??

11/25/2008

11/28/2008

Fecha Inicio

11/17/2008

11/21/2008

Coordinación de Servicios Generales Seguridad Industrialpor què ellos Gerencia Alistamiento de Servicios Convergentes Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Profesi onales III Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Profesi onal Especializado/Herna ndo González Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Profesi onales III Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes
11/17/2008 11/30/2008

Gerencia de Soporte Operativo y Gestión Contractual/Profesion al III/Wilson Chávez Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes Gerencia de Soporte Operativo y Gestión Contractual/Profesion al III/Wilson Chávez

11/25/2008

11/28/2008

11/17/2008

11/30/2008

11/17/2008

11/30/2008

11/17/2008

11/30/2008

Gerencia Gestión de la Información

11/17/2008

11/30/2008

Gerencia Gestión de la Información

1/3/2009

CADA VEZ QUE OCURRA EL EVENTO Vicepresidencia de

Informática
2/2/2009 POR DEFINIR

Vicepresidencia de Informática

Mensual

Mensual

Servicio al Cliente Gerencia Aprovisionamiento de Servicios Convergentes/Profesi onal Especializado/ Vicepresidencia de Informática

Costo de Implantación

Pérdida Potencial

Relación C/B (%)

Indicador

Informática

Seguimiento cronograma de implementación de BRIEF.

Depende del recurso utilizado

Descargue de reportes de falla.

Depende del recurso utilizado

Reportes de falla reagendados

Ing. Carlos Ariza

Descargue de reportes de falla contrato

Informática

Seguimiento cronograma
Elaboración de ANS's Definición de actividades de la DAPSCronograma.

Informática
Reportes de falla enrutados a colas o creados con Naturaleza de reclamo no corresponde a la falla reportada por el cliente Repetitivos por número telefónico teniendo en cuenta el código de cierre

Cronograma de Implementación

Seguimiento cronograma

Seguimiento cronograma

$$$$$$

Descargue de reportes de falla contrato

Seguimiento cronograma

Descargue de reportes de falla contrato

Cantidad de requerimientos atendidos por el turno de emergencia

Seguimiento cronograma

Seguimiento cronograma

Seguimiento cronograma

Depende del recurso utilizado

Descargue de reportes de falla.

Informática

Reportes de falla enrutados a colas o creados con Naturaleza de reclamo no corresponde a la falla reportada por el cliente Repetitivos por número telefónico teniendo en cuenta el código de cierre

Observaciones

TABLA DE EQUIVALENCIA PARA CRITICIDAD (Nivel de Riesg

Probabilidad de Ocurrencia

5 4

BAJA BAJA

MEDIA MEDIA

ALTA ALTA

3 2 1

BAJA BAJA BAJA

MEDIA BAJA BAJA

ALTA MEDIA MEDIA

1

5

20

Magnitud del Impacto

CRITICIDAD (Nivel de Riesgo)

EXTREMA EXTREMA

EXTREMA EXTREMA

EXTREMA ALTA ALTA

EXTREMA EXTREMA ALTA

50

100

tud del Impacto

0

MATRIZ DE RIESGOS DE PROCESO
ÁREA ASOCIADA: PROCESO PROCEDIMIENTO

Gerencia Soporte Operativo y Gestion Contractual

OBJETIVO

Administración de Elementos a Cargo Mantener y administrar los inventarios de las coordinaciones de equipos, elemntos de mayor y menor cuantia a cargo de los funcionarios. Ene/07/2009 Persona o grupo personas

Fecha de Actualización Quien actualizó

Nombre y número de Riesgo actividad

5. Inventario Fiscal Anual: Realizar visita a centrales e inventario fisico

R-1: Incumplimiento en el Cronograma inventario por que el aplicativo Inventario Devolutivos este fuera de servicio o en deficiencia de operación.

5. Inventario Fiscal R-2 Incumplimiento en el cronograma de Anual:Realizar visita toma de inventario por la no asistencia del a centrales e personal convocado inventario fisico

35 -74. Inventario Fiscal Anual: Verificar tipo de inconsistencia

R-4 No aclaración y definición de inconsistencias, por insuficiencia de documentación soporte, debido a la omisión en gestión documental y/o perdida de documentos.

19-14-43-61 Almacenamiento de R-7 Pérdida información de la base de datos cuel? informacion en aplicativo 67-56-82 Transporte R-8 Róbo o Hurto de elementos de elementos a diferentes lugares

Categorias de Riesgo: De acuerdo a la Directiva Interna 474 de 2005 (Se marca con una X, la categoria qu

Probabilidad de Ocurrencia: Posibilidad que un factor de riesgo ocurra, se recomienda que este soporta

Magnitud del Impacto: Medida relativa de cómo las consecuencias de un evento afectan el proceso en ev Costo de implantación: Cuánto me cuesta la ejecución de la actividad para atacar el eventual riesgo ($)

Criticidad (Nivel de Riesgo): Es el resultado de la combinación de la probabilidad de ocurrencia por la m

Pérdida Potencial: Cuánto podría ser la pérdida (menores ingresos, mayores costos, pérdida de activos,

Relación C/B (Costo/Beneficio): El resultado porcentual de la división entre el costo de implantación y la

Indicador: Se recomienda, apuntarle a algún indicador que se impacte por la actividad que estoy realizan

ESGOS DE PROCESO

CATEGORIAS

Objetivo de control

Control Actual

Planeación

Administración de información

*Firma de acuerdo de nivel de servicio con el área responsable de la administración y gestión del C-1 Acuerdo con informática para brinde aplicativo para poder contar con la apoyo al Área (VAS) durante el tiempo información completa, exacta y/o de inventario. Es este?? No hay. oportuna que permita la realización y aprobación de inventario en los tiempos planeados. no es el objetivo

X

* Atar la asistencia y aprobación de Comunicaciones con los jefes inmediatos inventario al pago de la prima de informando y solicitando el cumplimiento productividad individual.no es el del cronograma planteado. obejtivo

Definir método y periodicidad de control de la actividad de gestion documental desarrollada en el área no es el objetivo Asegurar que éxiste un mecanismo fiable para conservar la información almacenada

Control esporadico de gestión documental.

ninguno

X

Contar con sistemas apoyo de seguridad adecuado para el transporte de herramientas no es el objetivo

Solicitudes puntuales al área de seguridad

rna 474 de 2005 (Se marca con una X, la categoria que impacta)

or de riesgo ocurra, se recomienda que este soportado en estadísticas de sucesos anteriores o por conocimiento del responsable

onsecuencias de un evento afectan el proceso en evaluación (se debe enmarcar dentro de un rango de valores por posibles pédid

mbinación de la probabilidad de ocurrencia por la magnitud del impacto. Estas casillas se generan automáticamente, entre el nive

ón de la actividad para atacar el eventual riesgo ($)

nores ingresos, mayores costos, pérdida de activos,etc) si no se implementan las acciones para prevenir o mitigar el eventual Ries

ual de la división entre el costo de implantación y la pérdida potencial

or que se impacte por la actividad que estoy realizando para la prevención o mitigación del eventual Riesgo

CATEGORIAS DE RIESGO
Administración de recursos humanos

Soporte tecnológico

Administración financiera

Cumplimiento

Seguimiento y control

PROBABILIDAD MAGNITUD DE DE IMPACTO OCURRENCIA

X

3

50

X

4

50

X

2

20

1

100

X

1

20

or conocimiento del responsable del Proceso y del ejecutor de la actividad del proceso (se califica entre 1 y 5, siendo 5 la mayor

ngo de valores por posibles pédidas de ingresos, mayores costos, pérdida de activos etc acorde, con el tamaño de los negocios

n automáticamente, entre el nivel bajo y el extremo dependindo de la combinación.

prevenir o mitigar el eventual Riesgo ($)

tual Riesgo

Estrategia CRITICIDAD

Actividad a realizar

30%

Extrema

Transferir el riesgo

Firma de acuerdo de nivel de servicio con el área responsable de la administración y gestión del aplicativo para poder contar con la información completa, exacta y/o oportuna que permita la realización y aprobación de inventario en los tiempos planeados.

40%

Extrema

Normativa interna que supedite el pago de la prima de productividad del Reducir la probabilidad de ocurrencia empleado al cumplimiento de la fecah de realizacion del inventario y la validacion satisfactoria del mismo.

8%

Media

Definir método y periodicidad de control de la actividad de Reducir la probabilidad de ocurrencia gestion documental desarrollada en el área Verificar mecanismos establecidos por Informatica para guardar la informacion, backups, cada cuanto, solicita mejoras de ser el caso. Establecer procedimiento que incluya manejo de escoltas según el valor de los elementos transportados.

20%

Alta

Transferir el riesgo

4%

Media

Evitar el riesgo

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

a entre 1 y 5, siendo 5 la mayor probabilidad de ocurrencia) con el tamaño de los negocios de etb. (se califica con 1, 5, 20, 50 o 100, siendo 100 el de mayor impacto)

Cronograma (Si se requiere debe generarse un cronograma)
Fecha Inicio Fecha Fin Responsable Registro número de acción

April-09

May-09

VAS, INFORMATICA

April-09

May-09

VAS - Efraín Martinez

April-09

May-09

VAS-Jacqueline Quin

February-09

Feb-09

VAS-Jacqueline Quin

April-09

May-09

VAS-Jacqueline Quin

e mayor impacto)

Costo de Implantación

Pérdida Potencial

Relación C/B (%)

Indicador

Observaciones

Se llevará a consideración del Vicepresidente

TABLA DE EQUIVALENCIA PARA CRITICIDAD (Nivel de Riesgo)

Probabilidad de Ocurrencia

5 4 3 2 1

BAJA BAJA BAJA BAJA BAJA 1

MEDIA MEDIA MEDIA BAJA BAJA 5

ALTA ALTA ALTA MEDIA MEDIA 20

EXTREMA EXTREMA EXTREMA ALTA ALTA 50

EXTREMA EXTREMA EXTREMA EXTREMA ALTA 100

Magnitud del Impacto

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