TALLER: INDICADORES DE DESEMPEO

OFICINA NACIONAL DE PRESUPUESTO

REPUBLICA DOMINICANA
SANTO DOMINGO 19,20,21,22 AGOSTO 2003

Marianela Armijo Consultora de Gestin Pblica.

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INDICADORES DE DESEMPEO

INDICADORES DE DESEMPEO: CONCEPTOS PASOS BASICOS PARA SU CONSTRUCCION REQUISITOS Y CONDICIONES DIFICULTADES
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OBJETIVOS DE LA EVALUACION

MEJORAR RESULTADOS
MEJORAR LA GESTION: ECONOMIA, EFICACIA, EFICIENCIA, CALIDAD MEJORAR EL PROCESO DE DECISION PRESUPUESTARIA: VINCULANDO RECURSOS CON DESEMPEO COMPROMETIDO Y LOGRADO MEJORAR LOS MECANISMOS DE CONTROL Y RENDICION DE CUENTAS

EVALUACION DE LA GESTION
MEDICION DEL DESEMPEO FOCO DE LA EVALUACION
LOGRADO POR LAS INSTITUCIONES

ELABORACION DE MEDIDAS DE DESEMPEO

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION INSUMOS

PROCESOS
PRODUCTOS

EVALUACION GUBERNAMENTAL DISEO Y FORMULACIN DE POLTICAS

EJECUCIN E IMPLEMENTACIN

TOMA DE DECISIONES

EVALUACIN DEL DESEMPEO

INDICADORES DE DESEMPEO: CONCEPTOS

INDICADOR COMO HERRAMIENTA QUE ENTREGA INFORMACION CUANTITATIVA RESPECTO DEL LOGRO O RESULTADO EN LA ENTREGA DE PRODUCTOS (BIENES O SERVICIOS) GENERADOS POR LA INSTITUCION, CUBRIENDO ASPECTOS CUANTITATIVOS O CUALITATIVOS. INDICADORES DE DESEMPEO INCORPORADOS EN EL PRESUPUESTO INCLUYEN UNA META (RELACIONADA CON PRODUCTOS O SERVICIOS O CON EL DESEMPEO GLOBAL)

RESULTADOS DE LOS INDICADORES ENTREGAN MEDIDA DEL LOGRO DE LAS METAS PROPUESTAS
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PASOS BASICOS PARA LA CONSTRUCCION DE INDICADORES

IDENTIFICAR OBJETIVOS Y METAS IDENTIFICAR LAS AREAS DE MEDICION DE DESEMPEO CONSTRUIR LAS FORMULAS O ALGORITMOS VALIDAR: APLICAR CRITERIOS DE TECNICOS Y REQUISITOS RECOPILAR LA INFORMACION NECESARIA ESTABLECER RESPONSABILIDADES ORGANIZACIONALES COMUNICAR E INFORMAR
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IDENTIFICAR OBJETIVOS Y METAS

TENGO IDENTIFICADA LA MISIN, LOS PRODUCTOS Y LOS USUARIOS? TENGO CLAROS LOS OBJETIVOS QUE DEBO LOGRAR? ESTN LOS OBJETIVOS ALINEADOS CON LAS PRIORIDADES ESTRATGICAS DE LA ORGANIZACIN? LOS OBJETIVOS ESTN EXPRESADOS EN METAS MENSURABLES?

Esquema del Proceso de Planificacin Estratgica VISION MISION

ANALISIS EXTERNO Factores Institucionales

Amenazas /Oportunidades

Fortalezas y debilidades

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

ANALISIS INTERNO:
Estructura Procesos

Econmicos
Tecnolgicos Marco Presupuestario

AREAS CLAVES DE DESEMPEO

Funciones Recursos

METAS
PROGRAMAS, PLANES, PROYECTOS

INDICADORES

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Son logros que la organizacin persigue en un plazo determinado. Estos deben ser coherentes con la misin y orientaciones de las polticas ministeriales

La definicin de los objetivos permitir seleccionar las actividades prioritarias para el mejoramiento de la organizacin y aprovechar las ventajas. Los objetivos estratgicos surgen como respuesta a una pregunta esencial: Qu debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para tener un accionar coherente con la misin?
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OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Optimizar la calidad de las obras definiendo, analizando y mejorando los procesos constructivos Mejorar la atencin al usuario, reduciendo los tiempos de espera en la tramitacin y otorgamiento de los beneficios. Promover el desarrollo personal y profesional de los funcionarios, su motivacin y adhesin hacia el servicios
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METAS

Expresin concreta de los logros que se quiere alcanzar en cada una de las reas o mbitos de accin que se desprenden de los objetivos estratgicos.

Contienen una declaracin explcita de niveles de actividad o estndares de calidad que se quiere alcanzar
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METAS

Expresin concreta de los logros que se quiere alcanzar en cada una de las reas o mbitos de accin que se desprenden de los objetivos estratgicos. Contienen una declaracin explcita de niveles de actividad o estndares de calidad que se quiere alcanzar: EFICACIA, EFICIENCIA, CALIDAD, ECONOMIA CUANTO, CUANDO, COMO
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IDENTIFICAR LAS AREAS DE MEDICION DE DESEMPEO

QUE AREAS DEL DESEMPEO RESULTA CONVENIENTE MEDIR?

EFICIENCIA EFICACIA ECONOMIA CALIDAD

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DEFINIR LAS FORMULAS O ALGORITMOS

A) BASES DE COMPARACIN

Lo que se hace
N de usuarios atendidos

Lo que debe hacerse

N de usuarios por atender

N de certificados emitidos

N Certificados solicitados

Monto inversin ejecutada

Monto asignado para inversin

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FORMULAR ALGORITMOS
b) Definicin de ratios
Costos medios: Costo total consultas/ consultas realizadas Producto medio:Ninspecciones realizadas/Ninspectores c) Definicin de estndares % de recomendaciones aceptadas % de clientes satisfechos N de errores Tiempo promedio de tramitacin
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CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE INDICADORES DE GESTION EFICACIA: Mide el grado de cumplimiento de los objetivos y metas establecidos, a travs de los productos o resultados obtenidos, sin referencia al costo de consecucin de los mismos
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CONCEPTOS
EFICACIA

RESULTADO (% RESULTADO LOGRADO EXITOSAMENTE RESPECTO REALIZADO-SOLICITADO) FOCALIZACION (LOGRADO RESPECTO DEL UNIVERSO) COBERTURA ( LOGRADO RESPECTO DE LA DEMANDA POSIBLE) IMPACTO (LOGRADO RESPECTO DEL PROBLEMA QUE SE QUIERE ATACAR)
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EFICACIA

EFICACIA Resultados

Delitos aclarados / delitos denunciados

MANTENIMIENTO DEL ORDEN INTERNO

Mediaciones exitosas / mediaciones realizadas

DIRECCION GENERAL DE COMERCIO (Area Defensa del Consumidor)

Conflictos colectivos planteados

solucionados

conflictos

colectivos

DIRECCIN NACIONAL DEL TRABAJO

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EFICACIA

EFICACIA Impacto % de incremento de recaudacin tributaria asociado a la accin del Servicio de Impuestos Internos SERVICIO DE IMPUESTOS INTERNOS.CHILE % de colocacin de empleo juvenil . PROGRAMA DE CAPACITACIN DE JVENES. MINISTERIO DEL TRABAJO Accidentes laborales martimos por 100.000 trabajadores martimos U.S.Coast Guard.

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EFICACIA
EFICACIA - Cobertura Franquicia utilizada/franquicia potencial
SERVICIO DE CAPACITACON Y EMPLEO. CHILE

Padrones reaforados urbanos y suburbanos del Interior / total de padrones

DIRECCION NACIONAL DEL CATASTRO

Area de cultivo incluida en programa / rea total de cultivo

DIRECCION GENERAL DE SERVICIOS AGRICOLAS

Controles de intgerurbanos

buses

interurbanos/Parque

de

buses

SUBSECRETARIA DE TRANSPORTES. CHILE

Reclusos que desarrollan actividad industrial / total de reclusin

DIRECCION NACIONAL DE CARCELES

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EFICACIA
EFICACIA - Cobertura Franquicia utilizada/franquicia potencial
SERVICIO DE CAPACITACON Y EMPLEO. CHILE

Padrones reaforados urbanos y suburbanos del Interior / total de padrones

DIRECCION NACIONAL DEL CATASTRO

Area de cultivo incluida en programa / rea total de cultivo

DIRECCION GENERAL DE SERVICIOS AGRICOLAS

Controles de intgerurbanos

buses

interurbanos/Parque

de

buses

SUBSECRETARIA DE TRANSPORTES. CHILE

Reclusos que desarrollan actividad industrial / total de reclusin

DIRECCION NACIONAL DE CARCELES

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EFICIENCIA
Describe la relacin entre dos magnitudes:

La produccin fsica de un producto (bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaronb para alcanzar ese nivel de produccin

Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible
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EFICIENCIA
EFICIENCIA Costo Medio Gastos administrativos programa becas/becas entregadas Gasto total programa certificacin/total cajas inspeccionadas Gastos asociados a intervenciones quirurgicas/Nde intervenciones Costo total de unidades Viviendas contratadas/Unidades contratadas

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EFICIENCIA
EFICIENCIA Producto Medio N de inspecciones / nmero de inspectores DIRECCIN GENERAL IMPOSITIVA N de expedientes resueltos por semestre / dotacin de personal en la tarea CONTADURIA GENERAL DE LA NACION N de inspecciones al transporte de pasajeros / personal afectado a la tarea DIRECCION NACIONAL DE TRANSPORTE N de padrones reaforados / funcionarios afectados a la tarea DIRECCION NACIONAL DEL CATASTRO N de consultas / nmero de mdicos UNIDAD DE ATENCIN AMBULATORIA EXTRA-HOSPITALARIA

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ECONOMIA

Capacidad de la institucin para mover adecuadamente los recursos financieros en el cumplimiento de sus objetivos:
Eficiencia manejo de recursos Uso actual de recursos en relacin a lo planeado Autosuficiencia financiera en la capacidad de generar ahorros y en la existencia de equilibrio presupuestario
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ECONOMIA
ECONOMIA

Porcentaje de recuperacin de crditos de corto plazo Gasto de actividades de apoyo/gastos totales Aporte de beneficiarios a financiamiento/Monto total inversin programa Gasto de funcionamiento ejecutado/Gastos ejecutados totales Porcentaje de proyectos nuevos aprobados con razn beneficio costo de X % Recuperacin de cobranza/ Facturacin .
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CALIDAD
Capacidad de la institucin por responder en forma consistente, rpida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas. Mejorar los atributos y caractersticas de los productos. B) Mediciones Directas. Grado de satisfaccin de los usuarios.
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CALIDAD
CALIDAD - Tiempos de Respuesta

Tiempo de espera promedio para atencin en consulta DIRECCION GENERAL DE SALUD Tiempo de tramitacin promedio de solicitudes mineras DIRECCION NACIONAL DE GEOLOGIA Y MINERIA Tiempo promedio para el estudio de cada plan de forestacin DIRECCION GENERAL DE RECURSOS NATURALES RENOVABLES Das de demora promedio de trmites de legalizaciones desde su iniciacin DIRECCION GENERAL DE SECRETARIA, MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Demora promedio en la entrega del servicio DIRECCIN NACIONAL DE GEOLOGA Y MINERA
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CALIDAD

CALIDAD - Satisfaccin del Usuario

Porcentaje de aprobacin: Encuesta de opinin a los usuarios. DIRECCION GENERAL DE REGISTROS Porcentaje de reclamos / casos atendidos DIRECCIN NACIONAL DE TOPOGRAFA N de reclamos / Asuntos resueltos DG SECRETARIA, MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA N servicios reclamados/ N total de servicios HOSPITALES DE MONTEVIDEO

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CALIDAD

CALIDAD - Satisfaccin del Usuario

Porcentaje de aprobacin: Encuesta de opinin a los usuarios.
DIRECCION GENERAL DE REGISTROS

Porcentaje de reclamos / casos atendidos

DIRECCIN NACIONAL DE TOPOGRAFA

N de reclamos / Asuntos resueltos

DG SECRETARIA, MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA

N servicios reclamados/ N total de servicios

HOSPITALES DE MONTEVIDEO

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RECOPILAR LA INFORMACION NECESARIA

Informacin contable-presupuestaria
Estadsticas de produccin fsica, cargas de trabajo del personal Encuestas, estudios especiales Benchmarking,etc
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APLICAR CRITERIOS DE TECNICOS Y REQUISITOS

COSTO RAZONABLE

RELEVANCIA
No es posible ni deseable medirlo todo

PERTINENCIA
Medir lo correcto

INDEPENDENCIA
Eficacia, eficiencia, calidad, economa Medir lo controlable Datos suficientes y demostrables

I NTEGRACION

HOMOGENEIDAD
Medidas equivalentes

CONFIABILIDAD
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COMO INTERPRETAR LOS RESULTADOS

BASES DE COMPARACION:

DESEMPEO HISTORICO: OBJETIVOS DEFINIDOS DESEMPEO LOGRADO EN INSTITUCIONES SIMILARES, PROCESOS O PROGRAMAS.
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EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES: FORMULAS DE CALCULO

GESTION DE AOS ANTERIORES

Porcentaje de aumento del parque informtico de la Unidad Ejecutora y su conexin en red Frmula de clculo:
[(Equipos incorporados y conectados en el ao t/ equipos conectados ao t-1) -1] *100 1999 53 2000 71 2001 96

33,9%

35,2%

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EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES: FORMULAS DE CALCULO

UN ESTANDAR DE INSTITUCIONES SIMILARES

Tiempo mximo de tramitacin de mediaciones Frmula de clculo:

1999 2000 Meta

Sumatoria de Nde das de Tramitacin/Nde tramitaciones Realizadas

18das 30das 25das

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(das)

EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES: FORMULAS DE CALCULO

LO PROGRAMADO, COMPARACION RESPECTO DEL OBJETIVO DEFINIDO

Porcentaje de vas navegables ya habilitadas Frmula de clculo

Vas navegables habilitadas ao t/ Vas navegables programadas

1999
S/d

2000
s/d

2001
(120/143)*100 83,9%

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COMO INTERPRETAR LOS RESULTADOS

NO HAY UNA MEDIDA UNICA QUE DEMUESTRE POR SI SOLA EL DESEMPEO DE LA INSTITUCION

SE REQUIERE UN COMBINACION DE ELLAS:

RESULTADOS, IMPACTO, EFICACIA, EFICIENCIA, CALIDAD

CIERTOS INDICADORES PUEDEN SER CONTRADICTORIOS ENTRE ELLOS:

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INTEGRALIDAD DE LAS METAS

Aumentar la cobertura del programa de raciones a un 55% de la poblacin escolar. Llegar a un costos promedio de $5 Alcanzar1000 caloras por racin

INDICADOR DE EFICACIA

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones: gasto total programa / nmero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD * Caloras por racin. * Porcentaje de aceptacin de los escolares (encuesta)

Poblacin escolar en programa / poblacin escolar total

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PROBLEMAS FRECUENTES EN LA CONSTRUCCION DE INDICADORES

TRAMPA DE LA MEDICION: SE MUESTRA COMO RESULTADOS (Y SE HACE) SOLO LO QUE SE PUEDE MEDIR

SE TIENDE A MEDIR DE ACUERDO A LA INFORMACION DISPONIBLE, DESCUIDANDO LA MEDICION DE LOS ASPECTOS MAS RELEVANTES
SUBVALORACION DE LAS METAS FRENTE A UN AMBIENTE PUNITIVO DE LA EVALUACION 40

PROBLEMAS FRECUENTES EN LA CONSTRUCCION DE INDICADORES

TENDENCIA A MEDIRLO TODO PARA NO SUBREPRESENTAR ESFUERZOS

SE DESARROLLAN INDICADORES PERO NO SE USAN PARA LA TOMA DE DECISIONES.

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LIMITACIONES PARA LA EVALUACION DEL DESEMPEO INSTITUCIONAL EN EL AMBITO PUBLICO

DIFICULTAD PARA VINCULAR ASIGNACION DE PRESUPUESTO A RESULTADOS LOGRADOS

Relacin entre resultados y recursos asignados no puede ser lineal

LA EVALUACION TIENE UN COMPONENTE POLITICO IMPORTANTE

Efectos de mostrar pblicamente las deficiencias de desempeo
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LIMITACIONES PARA LA EVALUACION DEL DESEMPEO INSTITUCIONAL EN EL AMBITO PUBLICO

NATURALEZA INTANGIBLE DE BIENES PUBLICOS Dificultad de definir objetivos y metas Existen muchos procesos, productos que no pueden ser medidos: Diplomacia, Investigaciones, actividades culturales TIPOS DE SERVICIOS CUYA MEDICION RESULTA COMPLEJA ESTANDARIZAR ( DEBEN INCLUIR OTRAS VALORACIONES) Proteccin al menor, seguridad pblica, recreacin, cumplimiento de leyes, etc
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