Manual 3.1

Estrategia Gobierno en lnea
Para el orden nacional
2012 2015 2012 2017

L ib erta
y O rd e n
Para el orden territorial Colombia, agosto de 2012
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PG.
@DERECHOS RESERVADOS
Manual para la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea en las entidades del orden nacional de la Repblica de Colombia.
ndice General
1. La Estrategia de Gobierno en lnea.
Manual 3.1 para la Implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea para entidades del Orden Nacional.
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2.
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LA ESTRATEGIA GOBIERNO EN LNEA

1. 2. 3. 4. Por qu Gobierno en lnea? 3 La Estrategia Gobierno en lnea en Colombia y su evolucin 4 Gobierno en linea 3.0: la Estrategia de Gobierno en lnea se renueva de cara al futuro 5 3.1. Componentes: 6 3.2. Cmo implementar el nuevo modelo de Gobierno en lnea? 9 3.2.1. Planeacin y plazos 8 3.2.2. Monitoreo y evaluacin 10 Apoyo para implementar Gobierno en lnea 12
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1. Por qu Gobierno en lnea?

Colombia es el prximo pas que se instalar, definitivamente, en las tecnologas del futuro para construir una mejor realidad.
Presidente Juan Manuel Santos. En el mundo se estn produciendo una serie de cambios en la manera en que operan los Estados y en su responsabilidad frente a la sociedad, lo cual ha exigido que la bsqueda de la eficiencia, eficacia, visibilidad y publicidad, sigan siendo un gran imperativo, no solo en temas asociados con la gestin interna de las entidades, sino en la solucin de problemas relacionados con el desempleo, la pobreza, la salud, el medio ambiente, y en general, todos aquellos asociados con la actividad estatal y la satisfaccin de necesidades y mejora en la calidad de vida de los ciudadanos. Del mismo modo, el rol de los ciudanos tambin ha venido transformndose, las formas de expresin son diversas y se basan en mecanismos ms directos y ms poderosos, la mayora apoyados en el uso de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones-TIC. La ciudadana tiene un conocimiento importante que puede ser aprovechado en beneficio de las sociedades y el Estado puede servir de plataforma para canalizar y potenciar dicho conocimiento. Asimismo, son los ciudadanos los beneficiarios directos de las polticas pblicas y de la toma de decisiones, lo que hace cada vez ms imperante involucrarlos activamente en su construccin y validacin. En cuanto a la industria de la tecnologa, los avances tambin son vertiginosos, no solo en lo que respecta al desarrollo de aplicaciones o servicios, tambin en lo relacionado con la gestin de la tecnologa al interior de las organizaciones, hecho que ha transformado los procesos y actividades del mismo Estado. En este contexto, la Estrategia de Gobierno en lnea permite potenciar los cambios que se han presentado en la forma de operar de las naciones, aprovechando los avances de la tecnologa para garantizar una mejor comunicacin e interaccin con la ciudadana, que permita adems la prestacin de ms y mejores servicios por parte del Estado, dando respuesta satisfactoria a los siguientes interrogantes:
Cmo hacer ms fcil la relacin del Estado con la ciudadana?
Cmo hacer ms eficiente la gestin pblica?
Cmo mejorar la satisfaccin de los usuarios?
Cmo proteger y optimizar los recursos pblicos?
Cmo innovar ante los retos institucionales?
Cmo promover y hacer ms y mejor control social?
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PG.
La Estrategia Gobierno en lnea en Colombia y su evolucin

Conscientes de que la administracin pblica colombiana NO puede quedarse atrs de los avances tecnolgicos, especialmente cuando contribuyen a mejorar la transparencia y eficiencia en la gestin estatal, desde finales del siglo XX el Gobierno Nacional ha promulgado diversas directrices que han impulsado y guiado a las instituciones del Estado en la incorporacin efectiva de las TIC en su operacin. La poltica pblica de Gobierno en lnea en Colombia que inici en el ao 2000 con la directiva presidencial 02 de dicho ao y continu de manera decidida desde el 2008 con la expedicin del Decreto 1151 que defini los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en lnea, ha evolucionado de forma permanente en el pas, tanto en su alcance hacia un mayor nmero de entidades, como en su implementacin por parte de las mismas, pues cada vez ms las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones se han convertido en una herramienta por excelencia para mejorar la gestin de lo pblico y la relacin Estado-ciudadano. Es as como la Estrategia de Gobierno en lnea es considerada un eje estratgico del Buen Gobierno, porque procura un Estado ms eficiente, ms transparente y participativo que preste mejores servicios con la colaboracin de toda la sociedad. La implementacin de esta Estrategia en Colombia por el conjunto de entidades pblicas ha generado logros muy importantes tales como el incremento en la provisin de trmites y servicios por medios electrnicos, la mejora en la calidad de la informacin de las entidades pblicas en sus sitios web y la apertura de espacios de participacin, entre otros. Gracias al Gobierno en lnea, los colombianos tienen acceso a la informacin pblica en los sitios web del Estado, lo cual incluye a entidades de todas las ramas del poder pblico del orden nacional y al 100% de los municipios y departamentos de Colombia. Asimismo, el pas ha mejorado en las mediciones internacionales, relacionadas con la implementacin de servicios en lnea y en participacin electrnica1. Considerando estos avances y tambin los nuevos retos que impone la evolucin de la misma sociedad en temas tales como el gobierno abierto, la multicanalidad, la conciencia del ambiente, la seguridad, cambios normativos subyacentes, el ciudadano como centro de la gestin pblica, entre otros. La Estrategia de Gobierno en lnea liderada por el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones-Ministerio TIC, en coordinacin con el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, el Departamento Nacional de Planeacin y la Alta Consejera para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa, inici un proceso de evolucin hacia un nuevo modelo que exige a las entidades esfuerzos cada vez mayores que permitan, no solo aumentar el nmero y uso de servicios en lnea, sino tambin mejorar la calidad y el acceso a los mismos, as como el acceso a mayor informacin y datos, y que permita el involucramiento de forma directa de los dems actores de la sociedad en su construccin. Todo lo anterior a travs del uso eficiente de las TIC para el cumplimiento de los objetivos del Gobierno Nacional de: disminuir pobreza, aumentar seguridad y aumentar empleo. De igual manera la implementacin del nuevo modelo de Gobierno en lnea implica para las entidades la alineacin de actividades con otros temas esenciales de la gestin pblica en Colombia, como lo son: la Poltica Antitrmites, la Poltica Nacional del Servicio al Ciudadano, la Poltica de Rendicin de Cuentas a la Ciudadana, la Poltica Nacional Anticorrupcin, la Poltica Nacional de Archivo y Gestin Documental, entre otras.
1De acuerdo con el ms reciente Reporte Global de las Naciones Unidas (2012), Colombia es el mejor pas en servicios en lnea y en participacin electrnica de Amrica Latina y el Caribe (puestos 10 y 6 respectivamente a nivel mundial) y el No. 43 del mundo en gobierno electrnico.
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El nuevo modelo de Gobierno en lnea: la Estrategia se renueva de cara al futuro

De conformidad con los nuevos retos que se deben abordar, la Estrategia Gobierno en lnea se renueva y proyecta la siguiente visin a 2015 para las entidades de nivel nacional, y para el 2016 y 2017 para las entidades de nivel territorial: En el ao 2015 la ciudadana en general tendr acceso de forma oportuna a ms y mejor informacin bajo un esquema de comunicacin en doble va y de rendicin de cuentas permanente y en tiempo real, lo cual permitir una mejor participacin en el proceso de toma de decisiones y un mejor ejercicio del control social. De igual forma, la ciudadana no tendr la necesidad de hacer filas ni asistir personalmente a las entidades para llevar a cabo sus trmites y recibir los servicios del Estado, generando una relacin ms fcil, con menores costos y que genere mayor confianza y satisfaccin. Lo anterior ser logrado gracias a que las entidades se habrn transformado en entidades digitales abiertas, pues habrn incorporado las TIC de forma transversal en su operacin tradicional, transformando su funcionamiento interno y la relacin con sus usuarios. Para esto las entidades contarn con sedes electrnicas, en donde se dispondr de acceso multicanal a toda la informacin, as como a la gestin en lnea de trmites y servicios, observando permanentemente las condiciones de accesibilidad, usabilidad, calidad, seguridad, reserva y privacidad. Igualmente, se habr creado una cultura de colaboracin y participacin, en donde se intercambiar activamente informacin por medios electrnicos entre entidades, se construirn polticas y estrategias con la participacin electrnica de actores clave, y existirn las condiciones para que terceros creen nuevos servicios que generan valor a la ciudadana. Asimismo, la entidad habr reducido al menos el 30% de su consumo de papel a la vez que aumentar su eficiencia debido a la optimizacin y uso de medios electrnicos en sus procesos y procedimientos. Lo anterior estar sustentado en el conocimiento de las necesidades de los usuarios, la adopcin de nuevas tendencias tecnolgicas y la implementacin de buenas prcticas, generando as un esquema de innovacin y mejoramiento permanente. Para el logro de la visin y de los objetivos del Gobierno en lnea, el Ministerio TIC desde la expedicin del Decreto 1151 de 2008 ha venido publicando los Manuales para la Implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea, los cuales son concebidos como herramientas de autoayuda, que buscan proporcionar a las entidades pblicas de las diferentes ramas y niveles, y a los privados que ejercen funciones administrativas, el enfoque, lineamientos y herramientas de apoyo que faciliten sus avances y mejoras, ya sea a travs de las directrices incluidas en el mismo o mediante documentos complementarios a los que se hace referencia en el Manual.
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En el ao 2012, con el objeto de impulsar el Gobierno en lnea, se ha definido un nuevo mtodo a seguir por parte de las entidades, el cual est compuesto por 6 componentes que agrupan definidos en el Decreto 2693 de 2012 que se derivan de la evolucin. actividades que deben ser implementadas por las entidades para avanzar en la implementacin de la Estrategia. Dichos componentes estn enfocados en los ciudadanos y/o usuarios, quienes determinan la calidad de la informacin y servicios que el Estado presta y habilita.
Componentes:
Los componentes de la Estrategia de Gobierno en lnea definidos en el Decreto 2693 de 2012 que se derivan de la evolucin de las Fases de Gobierno en lnea contempladas en el Decreto 1151 de 2008, se adiciona un nuevo componente que contempla temas y actividades transversales, as:
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Elementos Transversales: comprende las actividades que deben implementar las entidades para conocer sus diferentes grupos de usuarios, identificar sus necesidades e investigar permanentemente sobre los cambios en las tendencias de comportamiento, para aplicar este conocimiento a sus diferentes momentos de interaccin. De igual forma, se promueve que las entidades cuenten con una caracterizacin actualizada de la infraestructura tecnolgica y establezcan un plan de ajuste permanente. En este componente tambin se describen actividades orientadas a que cada entidad cuente con una poltica de seguridad que es aplicada de forma transversal y mejorada constantemente; y que se garantice la incorporacin del Gobierno en lnea como parte de la cultura organizacional y elemento de soporte en sus actividades misionales. Para alcanzar los objetivos de este componente, las entidades debern desarrollar las siguientes actividades: 1. Institucionalizar la Estrategia de Gobierno en lnea; 2. Centrar la atencin en el usuario; 3. Implementar un sistema de gestin de Tecnologas de Informacin; 4. Implementar un sistema de gestin de seguridad de la informacin (SGSI). Informacin en lnea: comprende todas las actividades a desarrollar para que las entidades dispongan para los diferentes tipos de usuarios de un acceso electrnico a toda la informacin relativa a su misin, planeacin estratgica, trmites y servicios, espacios de interaccin, ejecucin presupuestal, funcionamiento, inversin, estructura organizacional, datos de contacto, normatividad relacionada, novedades y contratacin, observando las reservas constitucionales y de Ley, cumpliendo todos los requisitos de calidad, disponibilidad, accesibilidad, estndares de seguridad y dispuesta de forma tal que sea fcil de ubicar, utilizar y reutilizar. Las actividades de este componente estn concentradas principalmente en dos aspectos: 1. Publicacin de informacin y 2. Publicacin de datos abiertos. Interaccin en lnea: comprende todas las actividades para que las entidades habiliten herramientas de comunicacin de doble va entre los servidores pblicos, organizaciones, ciudadanos y empresas. Igualmente, este componente promueve la habilitacin de servicios de consulta en lnea y de otros mecanismos que acerquen a los usuarios a la administracin pblica, que les posibiliten contactarla y hacer uso de la informacin que proveen las entidades por medios electrnicos. Las actividades estn concentradas en dos aspectos: 1. Habilitar espacios electrnicos para interponer peticiones y 2. Habilitar espacios de interaccin.
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Transaccin en lnea: comprende todas las actividades para que las entidades dispongan sus trmites y servicios para los diferentes tipos de usuarios, los cuales podrn gestionarse por diversos canales electrnicos, permitindoles realizar desde la solicitud hasta la obtencin del producto sin la necesidad de aportar documentos que reposen en cualquier otra entidad pblica o privada que cumpla funciones pblicas. Lo anterior haciendo uso de autenticacin electrnica, firmas electrnicas y digitales, estampado cronolgico, notificacin electrnica, pago por medios electrnicos y actos administrativos electrnicos. La actividad a adelantar por parte de las entidades para dar cumplimiento al Componente de Transaccin en lnea est relacionada principalmente con la posibilidad del ciudadano de realizar trmites y servicios en lnea, lo cual implica: 1. Formularios para descarga y/o diligenciamiento en lnea, 2. Expedicin en lnea de certificaciones y constancias, 3. Automatizacin de trmites y servicios, 4. Ventanillas nicas Virtuales, 5. Pagos en lnea, 6 . Uso de firmas electrnicas y digitales, entre otros. Transformacin: comprende todas las actividades para que las entidades realicen cambios en la manera de operar para eliminar lmites entre sus dependencias y con otras entidades pblicas, intercambiando informacin por medios electrnicos haciendo uso del lenguaje comn de intercambio de informacin, liderando o participando en cadenas de trmites en lnea. Asimismo, establece las pautas para que la entidad automatice sus procesos y procedimientos internos e incorpore la poltica de Cero Papel. Las actividades se clasifican en dos grupos: 1. Actividades para hacer uso de medios electrnicos en procesos y procedimientos internos, y 2. Actividades para intercambiar informacin entre entidades.
Democracia en lnea: comprende todas las actividades para que las entidades creen un ambiente para empoderar a los ciudadanos e involucrarlos en el proceso de toma de decisiones. Con estas actividades se propicia que el ciudadano participe activa y colectivamente en la toma de decisiones de un Estado totalmente integrado en lnea. Igualmente, se promueve que las entidades pblicas incentiven a la ciudadana a contribuir en la construccin y seguimiento de polticas, planes, programas, proyectos, la toma de decisiones, el control social y la solucin de problemas que involucren a la sociedad en un dilogo abierto de doble va. Este componente establece las indicaciones para que las entidades lleven a cabo sus ejercicios de participacin en lnea a travs de un proceso ordenado y de realimentacin permanente tanto al interior, como hacia sus ciudadanos y/o usuarios. Son 4 los grupos de actividades de democracia en lnea que se desarrollan en este componente: 1. Definir la estrategia de participacin; 2. Construir de forma participativa las polticas y planeacin estratgica; 3. Abrir espacios para el control social; 4. Abrir espacios de innovacin abierta.
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Cmo implementar el nuevo modelo de Gobierno en lnea

Planeacin y plazos:
La Estrategia de Gobierno en Lnea debe ser incorporada por parte de las entidades de forma transversal dentro de sus planes estratgicos sectoriales e institucionales, y anualmente dentro de los planes de accin, en donde se deben definir las actividades, responsables, metas y recursos presupuestales que les permitan dar cumplimiento a los lineamientos que se establecen en el Decreto de Gobierno en lnea, en los Manuales para la implementacin de la Estrategia y en el presente documento. En este sentido, el Gobierno en lnea se encuentra incluido en Modelo Integrado de Planeacin y Gestin como una herramienta dinamizadora para el cumplimiento de las metas de las Polticas de Desarrollo Administrativo, las cuales permiten enmarcar el quehacer misional y el de apoyo, tomando como referentes las metas de Gobierno establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo y las competencias normativas asignadas a cada entidad. Para orientar la planeacin de la Estrategia de Gobierno en lnea en cada sector, departamento y entidad, el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones ha definido pesos ponderados para cada una de las actividades contenidas en los Componentes de la Estrategia antes enunciados, segn la importancia o complejidad para su desarrollo. Igualmente ha establecido unos plazos para la implementacin de la Estrategia y unos porcentajes mnimos de avance para los diferentes grupos de entidades que conforman la administracin pblica, desde el ao 2013 hasta el ao 2015 para entidades del orden nacional y desde el ao 2013 hasta el ao 2017 para entidades del orden territorial. Estas actividades y respectivos pesos estn plasmadas en la versin 3.1 del Manual para la Implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea. Los plazos para la implementacin de la Estrategia establecidos en el Decreto 2693 de 2012 de Gobierno en lnea son los siguientes: a. Para entidades del orden nacional:
Informacin en lnea 2013 2014 2015 2013 80% 2014 95% 2015 100%
Interaccin en lnea 80% 95% 100%
Transaccin en lnea 70% 95% 100%
Transformacin
Democracia en lnea 80% 95% 100%
Transversales
70% 95% 100%
75% 95% 100%
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b. Para gobernaciones de categora especial y primera; alcaldas de categora especial, la administracin pblica y dems sujetos obligados en el mismo orden.
Informacin en lnea 2013 2014 2015 2016 2012 50% 2013 80% 2014 95% 2015 100%
Interaccin en lnea 60% 70% 95% 100%
Transaccin en lnea 30% 70% 95% 100%
Transformacin
Democracia en lnea 55% 80% 95% 100%
Transversales
20% 45% 90% 100%
50% 75% 95% 100%
c. Para gobernaciones de categora segunda, tercera y cuarta; alcaldas de categora primera, segunda y tercera, la administracin pblica y dems sujetos obligados en el mismo orden.
Transformacin
Transversales
15% 40% 70% 100%
35% 60% 85% 100%
d. Para alcaldas de categora cuarta, quinta y sexta, la administracin pblica y dems sujetos obligados en el mismo orden.
Transformacin
Transversales
15% 35% 60% 100%
35% 60% 85% 100%
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Monitoreo y evaluacin:
Las entidades pblicas deben adelantar las acciones pertinentes para realizar el monitoreo y evaluacin del cumplimiento de la Estrategia de Gobierno en lnea, igualmente debern adelantar las mediciones de impacto del uso y beneficio del Gobierno en lnea en sus usuarios y/o ciudadanos, lo anterior de acuerdo con las metodologas y lineamientos respectivos definidos por el Ministerio TIC. Asimismo, y como complemento a la tarea de autoevaluacin realizada por cada entidad, el Ministerio TIC adelantar acciones que permitan medir el avance en la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea, as como el uso, calidad e impacto de la prestacin de los ms importantes trmites y servicios en lnea del Estado colombiano. Como resultado de este proceso de monitoreo y evaluacin adelantado por cada entidad y por el Ministerio TIC, el Ministerio publicar peridicamente el ndice de Gobierno en lnea, instrumento cuantitativo que mide el estado de avance de las entidades en la implementacin de la Estrategia Gobierno en lnea, teniendo como referencia los criterios definidos en el Manual para la Implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea. El ndice de Gobierno en lnea se calcula de la sumatoria de los pesos ponderados de cada uno de los diferentes criterios definidos en el Manual, los cuales estn agrupados en los 6 componentes del nuevo modelo de Gobierno en lnea y contemplan elementos de insumos, procesos y resultados que al sumarse completan 100 puntos por componente. Los resultados de cada componente, a su vez, se ponderan para obtener un resultado agregado total sobre 100 puntos, puntaje que se denomina ndice de Gobierno en lnea. Adicional a este ndice, el Ministerio TIC y las entidades podrn identificar el grado de madurez en la implementacin de lo establecido en los Manuales de Gobierno en lnea, los cuales estn determinados por el cumplimiento de la implementacin de la Estrategia, as como por la obtencin de resultados, y la generacin de impacto y beneficios para los ciudadanos y usuarios. Los niveles de madurez que se enuncian a continuacin se definen como un estado de evolucin de la implementacin de la Estrategia y sirven como referente para establecer el avance en trminos generales en cada uno de los componentes:
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Inicial: nivel en el cual se cuenta con las condiciones institucionales, en trminos tecnolgicos, humanos, normativos, presupuestales y de planeacin para habilitar cada uno de los componentes.
Bsico: nivel en el cual hay evidencia de prestacin de trmites y servicios en lnea. Existe entendimiento dentro de la entidad pblica sobre los objetivos y beneficios del uso de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones en la apertura de informacin, en los procedimientos administrativos y en la interaccin y prestacin de servicios eficientes a los usuarios y ciudadanos que han sido caracterizados. Avanzado: nivel en el cual se masifica la prestacin de trmites y servicios en lnea de acuerdo con las necesidades identificadas de los ciudadanos y usuarios. El Gobierno en Lnea est institucionalizado, es parte de la rutina diaria y la cultura del sujeto obligado y los procesos de rendicin de cuentas y participacin ciudadana en lnea para la toma de decisiones que se realizan con frecuencia. Mejoramiento permanente: nivel en el cual hay interiorizacin, innovacin y rplica de experiencias exitosas en cuanto al Gobierno en lnea. La entidad cuenta con datos abiertos a partir de los cuales se han generado servicios de valor agregado para los ciudadanos; implementa permanentemente acciones de mejora para garantizar la satisfaccin de las necesidades de sus usuarios y de la ciudadana en general, tanto en la prestacin de servicios como en la discusin de polticas y promocin del control social.
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Mejoramiento permanente
Innovacin
Ajustes basados en necesidades
Avanzado
Apropiacin estatal y masificacin
Bsico
Conocimiento de necesidades
Trmites y servicios
Inicial
Condiciones institucionales
Satisfaccin del usuario
ndice GEL
Fig. 1. Niveles de madurez de la Estrategia Gobierno en lnea.
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Herramientas de apoyo para implementar Gobierno en lnea:

Con el fin de dinamizar el proceso de evolucin a travs de los niveles de madurez, el Ministerio TIC liderar e impulsar ciertos elementos habilitantes de la Estrategia, que debern ser adaptados y posteriormente implementados por las entidades. Dentro de estos elementos habilitantes se encuentran los siguientes:
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100%
Polticos y de regulacin: comprende la definicin de lineamientos, metodologas, estndares y dems desarrollos normativos que se requieran para que las entidades comprendan e implementen acciones en temas como apertura de datos, accesibilidad, usabilidad, estndares de TI, interoperabilidad, mercado abierto de servicios, cero papel, notificacin electrnica, autenticacin electrnica, servicios compartidos, entre otros. Capacitacin y acompaamiento: hace referencia a las acciones que deben ser impulsadas desde el Ministerio TIC para difundir la Estrategia, acompaar y orientar su ejecucin en las diferentes entidades y la capacitacin de servidores pblicos y ciudadanos para la apropiacin y uso de los servicios implementados. Asimismo implica acciones de fortalecimiento de la industria de TI de forma tal que esta se encuentre alineada con la Estrategia al momento de ofrecer soluciones para las entidades. Infraestructura tecnolgica: implica el desarrollo y administracin de las soluciones comunes y plataformas tecnolgicas transversales para el uso de las entidades dispuestas por el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.
VISIN ENTIDAD DEL ORDEN NACIONAL

Acceso a la informacin Transparencia Competitividad, colaboracin servicios, calidad de vida Eficiencia Capacidad de innovacin Participacin Seguridad. Gestin del TI, Cultura El usuario como centro
100% 2012 95% 2013 80% 2014 50% 2015
100% 95% 80% 60%

Interaccin
100% 95% 70% 40%

Transaccin
100% 95% 70% 25%

Transformacin
100% 95% 80% 55%

Democracia
100% 95% 75% 50%

Transversales
2015 2014 2013 2012
0 ndice GEL Informacin
Herramientas de apoyo para implementar Gobierno en lnea
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MANUAL
GOBIERNO EN LNEA
ESTRATEGIA DE
2012-2015
PARA LA IMPLEMENTACIN DE LA
EN LAS ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL DE LA REPBLICA DE COLOMBIA
L ib erta
y O rd e n
COLABORADORES
El Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones a travs de la Direccin de Gobierno en lnea construy entre 2011 y 2012 el presente documento con base en el anlisis estratgico y prospectivo del futuro del Gobierno en lnea en Colombia. De igual forma este trabajo se enriqueci con los aportes generados por diferentes entidades gubernamentales del orden nacional, as como con insumos provistos por las otras ramas del poder y la ciudadana.
IMPORTANTE
El presente documento determina los lineamientos que deben seguir las entidades pblicas y los particulares que desempean funciones pblicas en la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea en Colombia. Dada la dinmica propia de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TIC), la informacin de este Manual se actualizar peridicamente, con la colaboracin de las entidades pblicas y de otros actores relacionados con la Estrategia, con el fin de mantener a los responsables de impulsar y desarrollar la Estrategia de Gobierno en lnea en las diferentes entidades pblicas: Informados sobre los contenidos y servicios que deben ofrecer a la ciudadana a travs de medios electrnicos, Siempre al da en las ltimas tendencias relacionadas con el Gobierno en lnea, Articulados con el enfoque estratgico para implementar la Estrategia de Gobierno en lnea de la Repblica de Colombia.
Por esta razn, la informacin de este Manual ha sido y ser objeto de revisin constante. Las nuevas versiones se publicarn en los medios informativos con que cuente la Estrategia de Gobierno en lnea. Cualquier referencia en este documento a un producto, proceso o servicio especfico, no debe entenderse ni constituye un reconocimiento, aceptacin, aval, endoso de responsabilidad por calidad, idoneidad o cualquier otro atributo o condicin de este producto, proceso o servicio, o de la idoneidad, profesionalismo o cualquier otro atributo o condicin de productor o proveedor. Ni la Estrategia de Gobierno en lnea, ni cualquiera de los funcionarios, empleados, contratistas, o vinculados a ella, otorgan ningn tipo de garanta, expresa o implcita, incluyendo las de comercializacin o de aptitud para una finalidad particular, o asume alguna responsabilidad legal por la exactitud, integridad, o utilidad de informacin que se obtenga de este documento. En ningn momento la Estrategia de Gobierno en lnea ser responsable por cualquier dao legal, indirecto, consiguiente, incidental, o perjudicial que surja por el uso del material escrito en este documento, o de sus referencias a otras fuentes de informacin. Este documento est dirigido a todos los organismos y entidades que conforman las ramas del poder pblico en el orden nacional, en sus distintos sectores y niveles, a los rganos autnomos e independientes del Estado y a los particulares, cuando cumplan funciones administrativas y en tal sentido, los criterios y prcticas incorporados en las versiones anteriores del Manual, que no estn expresamente consignados en esta versin, no se aplican y no son vinculantes. En el caso de las entidades territoriales deber hacerse referencia al Manual para la implementacin de la Estrategia en el orden territorial. En cada Componente se especifican los criterios que se deben cumplir en los sitios web adicionales al principal de la entidad. Los sitios web correspondientes a sistemas de informacin, debern cumplir por lo menos los criterios correspondientes a usabilidad y accesibilidad de la Actividad Centrar la atencin en el ciudadano del Componente de Elementos Transversales.
ELEMENTOS QUE INTEGRAN CADA COMPONENTE.
COMPONENTE
2012 2013 2014

Anteriormente las personas se conectaban a internet solamente para consumir informacin. No obstante, de la mano con los avances tecnolgicos se han presentado modificaciones en el comportamiento de la gente. Es as como la tecnologa habilit los espacios de comunicacin en doble va y la poblacin comenz a hacer uso masivo de stos. De forma natural la sociedad entendi que la interaccin con el Estado podra beneficiarse de la implementacin de tecnologa en estos procesos y es cuando se abre una ventana de oportunidad para implementar soluciones basadas en la tecnologa para atender uno de los momentos de mayor interaccin entre las entidades y el Estado: las peticiones. De esta forma el canal electrnico para adelantar una peticin (solicitud de informacin, queja, reclamo o
60%
80%
Componente de
100%
2015
AVANCE
95%
INTERACCIN EN LNEA
METAS ANUALES
denuncia) se ha posicionado como un espacio que permite mayor agilidad y transparencia en la interaccin, generando un contexto en donde la ciudadana cuenta con mejores condiciones para la exigencia de sus derechos.
OBJETIVO
Objetivo
Habilitar, implementar e integrar diferentes espacios de interaccin con los usuarios a travs de la sede electrnica y disponer de opciones de consulta interactiva de informacin y de soporte en lnea.
Actividades
CRITERIO RECOMENDADO
Para alcanzar la situacin expuesta en la visin, la entidad deber desarrollar las siguientes actividades:
ACTIVIDADES
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ACTIVIDAD HABILITAR ESPACIOS DE INTERACCIN.

Consulta Interactiva de informacin Servicios de interaccin
20%
Sistema de Contacto y PQRD Sistema mvil de contacto y PQRD
30%
Sistema integrado de PQRD
50% 50%
PARTICIPACIN DE LA ACTIVIDAD EN EL COMPONENTE
ACTIVIDAD HABILITAR ESPACIOS ELECTRNICOS PARA INTERPONER PETICIONES.
28%
11%
11%
CRITERIO
APORTE DEL CRITERIO A LA ACTIVIDAD
Figura 3. elementos del manual 3.1
ELEMENTOS TRANSVERSALES
Componente de
La implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea requiere que se desarrollen actividades que no estn asociadas a un solo Componente, pues implican consideraciones o anlisis que impactan las diferentes reas temticas y sirven de soporte a stas. Por esta razn se conforma un Componente de Elementos Transversales que da respuesta a las siguientes necesidades: Las entidades, a travs de sus trmites, servicios y espacios de interaccin y participacin, atienden una poblacin conformada por diferentes tipos de usuarios. Algunas entidades atienden ciudadanos, otras solamente empresas, algunas atienden a la misma administracin pblica y otras cuentan con una mezcla de todos estos grupos como parte de sus clientes. El comportamiento y las necesidades de cada grupo es particular y diferente para cada entidad, por esto se convierte en un elemento determinante y transversal establecer una caracterizacin de usuarios, de forma tal que se puedan identificar las necesidades a ser atendidas por el Estado. Las entidades poseen en la informacin un activo de gran importancia que debe ser protegido, para lo cual se deben tener en cuenta los riesgos en los diferentes espacios y momentos en los que sta se manipula. La proteccin de datos personales, el manejo de la reserva, la gestin segura de la tecnologa son elementos cruciales en la proteccin de la relacin del Estado con sus usuarios, razn por la cual las entidades requieren del establecimiento de sistemas de seguridad de la informacin que les permitan manejar los riesgos identificados.
2012 2013 2014
El planeta entero ha tornado su atencin en los temas ambientales, buscando sostenibilidad en el manejo de los recursos y la tecnologa no es ajena a esta situacin, incluso puede ser un elemento que potencialice la obtencin de resultados. Por esta razn la gestin de tecnologa en la entidad, durante todo el proceso de implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea, debe inclinarse por soluciones que impactan de forma positiva el ambiente. La sostenibilidad y mejoramiento de la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea depende de elementos institucionales y de planeacin que permitan articular el uso de la tecnologa con los objetivos misionales de las entidades. As mismo, se requiere toda una estrategia de monitoreo, de forma tal que se puedan establecer avances y correctivos que permitan la adopcin de buenas prcticas y tendencias tanto locales como globales.
Objetivo
Incorporar el Gobierno en lnea como parte de la cultura y de la estrategia de innovacin organizacional. Conocer las necesidades, tendencias de comportamiento y preferencias de los diferentes grupos de usuarios y aplicar este conocimiento a todos los momentos de interaccin con stos, a la vez que se definen e implementan procesos de mejoramiento permanente en la gestin de tecnologa y en la aplicacin de un Sistema de Gestin de Seguridad para la proteccin de los activos de informacin.
Actividades
19
PG.
ACTIVIDAD INSTITUCIONALIZAR LA ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA.

Comit o Intancia responsable de Gel
7,5%
Planeacin del Gobierno en lnea
Estrategia de Apropiacin Monitoreo y Evaluacin
7,5%
7,5%
7,5%
30%
100%
2015
AVANCE
50%
75%
95%
2 3 4
ACTIVIDAD CENTRAR LA ATENCIN EN EL USUARIO.

Caracterizacin de usuarios
15%
Estrategia de Promocin
Accesibilidad
Usabilidad
5%
5%
5%
Protocolo IPv6
30% 15% 25%
ACTIVIDAD IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIN DE T.I.

Planear el ajuste tecnolgico
10%
5%
ACTIVIDAD IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIN (SGSI).

Sistema de Gestin de Seguridad de la informacin
25%
20
PG.
INFORMACIN EN LNEA
2012 2013 2014

El acceso a la informacin es un derecho constitucional y una condicin bsica para la reduccin de los riesgos de corrupcin, pues eleva los niveles de transparencia en la gestin pblica. La transparencia a su vez aporta elementos al cuidado de los recursos pblicos y genera condiciones de fortalecimiento de la confianza de los diferentes actores en su relacin con la administracin pblica, la cual se convierte en un elemento clave para la gobernabilidad y la creacin de capital social. Adicionalmente la informacin que poseen las entidades conforma un bien pblico, el cual puede ser utilizado por terceros en la creacin de valor para la ciudadana en general a travs de esquemas de datos abiertos, los cuales ofrecen una ventana de oportunidad para la generacin de ms y mejores servicios apalancados en las condiciones del mercado.
50%
80%
Componente de
INFORMACIN EN LNEA
Objetivo
Garantizar, a travs de la sede electrnica, el acceso de la ciudadana a toda la informacin relativa a temas institucionales, misionales, de planeacin, espacios de interaccin, datos abiertos y gestin en general observando las reservas constitucionales y de ley, cumpliendo todos los requisitos de calidad, disponibilidad, accesibilidad y estndares de seguridad. La informacin mencionada estar dispuesta de forma tal que sea fcil de ubicar y utilizar.
Actividades
1 2
22
PG.
ACTIVIDAD PUBLICACIN DE INFORMACIN.

Poltica Editorial Publicacin de informacin Acceso multicanal
8%
Inventario de informacin
40%
9%
Apertura de Datos
57% 43%
ACTIVIDAD PUBLICACIN DE DATOS ABIERTOS.
12%
31%
100%
2015
AVANCE
95%
INTERACCIN EN LNEA
2012 2013 2014

Anteriormente las personas se conectaban a internet solamente para consumir informacin. No obstante, de la mano con los avances tecnolgicos se han presentado modificaciones en el comportamiento de la gente. Es as como la tecnologa habilit los espacios de comunicacin en doble va y la poblacin comenz a hacer uso masivo de stos. De forma natural la sociedad entendi que la interaccin con el Estado podra beneficiarse de la implementacin de tecnologa en estos procesos y es cuando se abre una ventana de oportunidad para implementar soluciones basadas en la tecnologa para atender uno de los momentos de mayor interaccin entre las entidades y el Estado: las peticiones.
60%
80%
Componente de
INTERACCIN EN LNEA
peticin (solicitud de informacin, queja, reclamo o denuncia) se ha posicionado como un espacio que permite mayor agilidad y transparencia en la interaccin, generando un contexto en donde la ciudadana cuenta con mejores condiciones para la exigencia de sus derechos.
Objetivo
Habilitar, implementar e integrar diferentes espacios de interaccin con los usuarios a travs de la sede electrnica y disponer de opciones de consulta interactiva de informacin y de soporte en lnea.
Actividades
1 2
24
PG.
De esta forma el canal electrnico para adelantar una
ACTIVIDAD HABILITAR ESPACIOS DE INTERACCIN.

Consulta Interactiva de informacin Servicios de interaccin
20%
Sistema de Contacto y PQRD Sistema mvil de contacto y PQRD
30%
Sistema integrado de PQRD
50% 50%
ACTIVIDAD HABILITAR ESPACIOS ELECTRNICOS PARA INTERPONER PETICIONES.
28%
11%
11%
100%
2015
AVANCE
95%
TRANSACCIN EN LNEA
Componente de
2012 2013 2014

Si bien la penetracin del internet en 2012 an dista de ser la ideal, las conexiones de banda ancha vienen incrementando gradualmente y en mayo de este ao ya llegaban a 5,2 millones1. De forma paralela los usuarios de las entidades cada vez ms hacen parte la generacin digital (el 66% de los internautas son menores de 35 aos2) y a su vez reconocen en los medios electrnicos una oportunidad para obtener de forma gil servicios del Estado (el 88% de los ciudadanos y el 89% de las empresas sabe que puede relacionarse con el Estado haciendo uso del internet. Por otra parte el 47% de los ciudadanos y el 73% de las empresas han hecho uso de trmites en lnea3). Esta situacin ofrece el contexto ideal para masificar la prestacin de trmites y servicios por medios electrnicos, buscando una serie de objetivos interdependientes, relacionados con la reduccin de
40%
TRANSACCIN EN LNEA
costos tanto emocionales como de transaccin, no solamente para los ciudadanos sino tambin para las entidades. Esto quiere decir que la relacin entre usuario y Estado se optimiza, elevando niveles de satisfaccin, transparencia, confianza y eficiencia.
Objetivo
Ofrecer a travs de la sede electrnica todos los trmites y servicios que por su relacin costo beneficio puedan ser automatizados y organizar los servicios a travs de ventanillas nicas, permitiendo a los usuarios realizar desde la solicitud hasta la obtencin del producto de forma totalmente virtual.
Actividades
1
1 2
ACTIVIDAD DISPONER TRMITES Y SERVICIOS EN LNEA.

Formularios para descarga
5%
Certificaciones y constancias
Trmites y servicios
Ventanillas nicas
15%
65%
15%
100%
Las metas del Ministerio de TIC estiman 8,8 millones de conexiones a Internet en el 2014. Plan Vive Digital www.vivedigital.gov.co Cifras del Ministerio TIC de mayo del 2012 3 Resultados de la implementacin de la metodologa de monitoreo y evaluacin en ciudadanos y empresas a 2011
26
PG.
100%
2015
AVANCE
70%
95%
TRANSFORMACIN
Componente de
2012 2013 2014

En abril de 2012 Colombia se adhiri a la alianza de Gobierno Abierto, la cual contempla como uno de sus ejes transversales la colaboracin entendida de dos formas diferentes: i) entre entidades y ii) entre las entidades y la ciudadana en general. La primera interpretacin es abordada desde este Componente, mientras la segunda se aborda en el Componente de Democracia. La colaboracin entendida como parte del componente de Transformacin hace referencia directamente a los procesos de intercambio de informacin, es decir a la interoperabilidad. La interoperabilidad resulta de la necesidad de las entidades de contar con los datos que son responsabilidad de otras entidades para el cumplimiento de su objeto misional. De forma predominante, el esquema de comunicacin en la administracin pblica gener que los usuarios de los servicios del Estado sirvieran como canal de transporte de la informacin entre entidades, generando una sobre carga innecesaria para la ciudadana, una ineficiencia administrativa, descuidando el concepto
25%
70%
TRANSFORMACIN
de una cara unificada del Estado frente a sus usuarios. Este elemento se vio profundamente influenciado por la falta de automatizacin de una serie de procesos y procedimientos internos, lo cual solamente aport a profundizar la situacin. Actualmente la tecnologa y la normatividad impulsan el avance tanto en la automatizacin de procesos internos como en la interoperabilidad entre las entidades.
Objetivo
Incrementar la eficiencia en la ejecucin de todos los procesos internos crticos de la entidad a travs del uso de medios electrnicos y reducir por lo menos en un 30% el consumo de papel gracias a la implementacin de la poltica de Cero Papel, as como implementar el intercambio de toda la informacin relacionada con cadenas de trmites y los requerimientos de otras entidades para el desarrollo de sus funciones.
Actividades
1 2
28
PG.
ACTIVIDAD HACER USO DE MEDIOS ELECTRNICOS EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INTERNOS.

Buenas prcticas
9%
Cadenas de trmites
Sistema de gestin de documentos
Automatizacin de procesos
13%
23%
45% 55%
ACTIVIDAD INTERCAMBIAR INFORMACIN ENTRE ENTIDADES.

Servicios de intercambio de informacin
27,5%
27,5%
100%
2015
AVANCE
95%
DEMOCRACIA EN LNEA
Componente de
DEMOCRACIA EN LNEA
La participacin en la construccin de polticas y en la definicin de lineamientos estratgicos, as como el control social a la gestin pblica y la solucin de problemas con el aporte de la ciudadana hacen parte de los derechos ciudadanos as como de la concepcin de un Estado democrtico. Los beneficios asociados con estos espacios de colaboracin tienen relacin con la sostenibilidad, la gobernabilidad, la capacidad de innovacin y la posibilidad de dar respuesta a las necesidades expresas de la ciudadana. Por otra parte, las nuevas tendencias de colaboracin, provenientes del sector privado, parten de la base de reconocer que las instituciones no son omnipotentes, pues cuentan con recursos limitados en tiempo, dinero, creatividad y personal. Este principio es aplicable directamente al Estado como conjunto de instituciones. Por esta razn, basados en las tendencias de comportamiento social que tienden a la colaboracin,
2012 2013 2014
as como en los derechos ciudadanos a participar en la construccin de lo pblico, las organizaciones empiezan a abrir sus problemas a la sociedad en general, buscando actores que tengan soluciones disponibles en menor tiempo y a mejores costos.
Objetivo
Incrementar la legitimidad, focalizacin y respuesta a las necesidades de la ciudadana a travs de la conformacin de espacios virtuales de participacin en la construccin de polticas, planes, programas, proyectos, en la toma de decisiones y en la solucin de problemticas particulares, en un marco de innovacin permanente y colaborativa.
Actividades
1 2
30
PG.
ACTIVIDAD DEFINIR LA ESTRATEGIA DE PARTICIPACIN.

Estrategia de participacin por medios electrnicos
15%
ACTIVIDAD CONSTRUIR DE FORMA PARTICIPATIVA LAS POLTICAS Y PLANEACIN ESTRATGICA.
Normatividad Planeacin Estratgica
15% 40%
20%
20%
100%
AVANCE
55%
80%
95%
3 4
ACTIVIDAD ABRIR ESPACIOS PARA EL CONTROL SOCIAL.

Rendicin de cuentas
20%
ACTIVIDAD ABRIR ESPACIOS DE INNOVACIN ABIERTA
Promocin de Datos Abiertos Solucin de problemas
20% 25%
8%
17%
31
PG.
CONSEJOS PARA ACELERAR LA IMPLEMENTACIN DE LA ESTRATEGIA UTILIZANDO EL MANUAL 3.1
1 2 3 4
32
PG.
El Manual de Gobierno en lnea es una herramienta para que las entidades identifiquen un camino consistente para imprimir permanentemente nuevas tecnologas en su actividad de forma articulada con sus objetivos misionales. Para sacar el mayor provecho y acelerar la implementacin estratgica del Gobierno en lnea, a continuacin se presentan algunos consejos tiles para hacer un uso ms eficiente del Manual 3.1: Reconozca que el Gobierno en lnea es un medio para lograr sus objetivos misionales de forma ms eficiente. Acuda al Comit de Gobierno en lnea de su entidad para organizar y dinamizar la implementacin de la Estrategia. Si no ha ledo el captulo de Estrategia de Gobierno en lnea de este documento, le recomedamos leerlo. Le tomar 10 minutos. Reconozca el valor que tiene cada uno de los seis Componentes para su entidad. Para esto imagine su entidad a travs de los Objetivos que se plantean en los captulos correspondientes a cada Componente (Ver Figura 3). No olvide incluir, en la planeacin anual para la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea, la visin de cmo ve a su entidad un ao ms adelante. Recuerde que para tener un mayor nivel de madurez en la implementacin de la Estrategia no solo basta con implementar lo establecido en este Manual, sus estrategias deben estar generando un impacto positivo en terminos de transparencia, prestacin de servicios, eficiencia, y participacin. Identifique la meta a alcanzar en cada ao por cada Componente (Ver Figura 3). Defina cmo va a alcanzar esa meta. Para esto identifique que cada Componente tiene una serie de Actividades Eje. Cada Actividad Eje tiene un peso porcentual dentro del Componente, el cual est conformado por la suma de los porcentajes que implica cumplir con una serie de Criterios. Si usted logra obtener esos porcentajes por el cumplimiento de los Criterios ir avanzando en la implementacin de la Estrategia (Ver Figura 3). Priorice y seleccione las Actividades y Criterios a desarrollar. Para esto siga tres criterios principales:
Cul es el valor generado para la entidad y para sus usuarios. Para esto piense cmo la
tecnologa aporta en el desarrollo de las actividades que su entidad realiza.
de los Componentes. Recuerde que lo que su entidad ha implementado hasta le fecha cuenta y que su planeacin de este ao sigue siendo vlida, pero tenga en cuenta que para una implementacin ptima de la Estrategia es posible que requiera algunos ajustes.
Cules recomienda el Manual 3.1 por ser estratgicas. Reconzcalas por tener una estrella. Cules le aportan el porcentaje indicado para cumplir con la meta de cada ao en cada uno
5 6
Identifique cmo puede desarrollar las Actividades y cumplir con los Criterios que ha priorizado. Para esto dirjase al ANEXO 1 y ubquelas por Componente, all encontrar la descripcin de lo que debe hacer. Tenga en cuenta que algunos Criterios estan divididos en sub criterios, por lo que deber cumplir con stos para obtener el puntaje total. Identifique que cada Criterio cuenta con una lista de herramientas que usted puede utilizar relacionadas con temas como normatividad, lineamientos, metodologas y formatos entre otros. Ese espacio tambin le indica si ese criterio tiene relacin directa con otro en el Manual.
Si tiene dudas comunquese con el Centro de Contacto Ciudadano a la lnea 100 (desde Bogot o dispositivos mviles) y al 018000 952525 (desde culquier lugar del pas).
33
PG.
ACTIVIDADES, CRITERIOS Y HERRAMIENTAS

1. 2. 3. 4. 5. 6.
Componente de Elementos Transversales. Componente de Informacin en lnea. Componente de Interaccin en lnea. Componente de Transaccin en lnea. Componente de Transformacin. Componente de Democracia en lnea.
ANEXO 1
34
PG.
Actividad: institucionalizar la Estrategia de Gobierno en lnea. Porcentaje: 30%

CRITERIO
Comit o Intancia responsable de la implentacin del Gobierno en lnea
DESCRIPCIN HERRAMIENTAS
Normativa
Resolucin de creacin del Comit. Directiva Presidencia 04 de 2012 (lder de eficiencia administrativa).
1. Componente de
Dado el alcance de la Estrategia de Gobierno en lnea, su cumplimiento por parte de cada entidad requiere el liderazgo de los representantes legales. Por ello, cada entidad cuenta con un Comit o Instancia responsable de la implementacin de la Estrategia al interior de la entidad el cual est formalmente constituido a travs de un acto administrativo firmado por el representante legal. El Comit o Instancia responsable de la implementacin de la Estrategia al interior de la entidad deber estar integrado, como mnimo por: Un representante de la alta direccin. El lder de Gobierno en lnea, el cual es designado oficialmente por el representante legal (puede ser el mismo lder de eficiencia administrativa). El jefe de la oficina responsable de Planeacin o su delegado, del nivel asesor. El jefe de la oficina responsable de Atencin al Ciudadano o su delegado, del nivel asesor. El jefe de la oficina responsable de Comunicaciones y/o Prensa o su delegado, del nivel asesor. El jefe de la oficina responsable de Sistemas y/o Informtica y/o su delegado, del nivel asesor. El jefe de la oficina responsable de Control Interno o su delegado, del nivel asesor. El jefe de la oficina responsable de Archivo o su delegado, del nivel asesor. El jefe de la oficina Jurdica o su delegado, del nivel asesor. El responsable de seguridad de la informacin (de ser distinto del responsable de Sistemas). El responsable de interoperabilidad (de ser distinto del responsable de Sistemas). El responsable de administrar la informacin de los trmites y servicios (de ser distinto de los cargos nombrados anteriormente). Los representantes de cada Direccin y/o rea y/o Programa de la entidad como invitados, de acuerdo con las temticas a tratar.
Las funciones de este Comit tambin pueden ser asumidas por otras instancias de coordinacin con que cuentan las entidades como el Comit de Desarrollo Institucional, el Comit de Coordinacin Estratgico, el Comit de Coordinacin del Sistema de Gestin de Calidad y Control Interno o aquellos de carcter estratgico, casos en los cuales debe incorporar en sus funciones la direccin de la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea, as como la representacin alguna(s) dependencia(s) de las establecidas para el comit de Gobierno en lnea.
35
PG.
De igual forma, el Comit deber articular su gestin a nivel institucional con los temas y espacios destinados para el Servicio al Ciudadano y a nivel sectorial con los Comits Sectoriales e Institucionales de Desarrollo Administrativo consagrados en el Decreto 2482 de 2012
Planeacin del Gobierno en lnea (7,5%)
Planeacin sectorial e institucional de GEL (2,5%)
Cada entidad debe tener en cuenta el Gobierno en lnea en planeacin con el fin de garantizar la institucionalizacin de la Estrategia. Las entidades cabeza de sector incluyen dentro de su planeacin, a travs de los planes estratgicos o de desarrollo, y de los planes de accin, la Estrategia de Gobierno en lnea, sealando los proyectos, las metas, indicadores, responsables, recursos necesarios y los mecanismos de seguimiento para todas las entidades de dicho sector. De igual manera, cada Ministerio o cabeza de sector, define un esquema de acompaamiento y seguimiento sectorial, el cual se oficializa mediante actas, cronogramas o planes de trabajo definidos al comienzo de cada ao.
Lineamientos para la elaboracin de la planeacin de la implementacin de Gobierno en lnea disponible en www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
Lineamientos en la Arquitectura de GEL
Publicidad
Sitio web de la entidad
Normatividad
Poltica (agregar debajo) Decreto 2482 de 2012
Plan de accin (5%)
Con base en los lineamientos y tiempos definidos en el Decreto 2693 de 2012 de Gobierno en lnea y el presente Manual, cada entidad deber incluir la Estrategia de Gobierno en lnea de forma transversal dentro de sus planes de accin anuales de acuerdo con lo establecido en el Modelo Integrado de Planeacin y Gestin de que trata el Decreto 2482 de 2012. En estos documentos se deben definir las actividades, responsables, metas y recursos presupuestales que les permitan dar cumplimiento a los lineamientos que se establecen.
Estrategia de Apropiacin (7,5%)
Capacitacin en Gobierno en lnea (4%)
Apoyo de GEL
Con el fin de institucionalizar el conocimiento en temas de Gobierno en lnea en todos los servidores pblicos, cada entidad incluye dentro de su plan de capacitacin para los servidores pblicos, la Estrategia de Gobierno en lnea. Dicho plan debe contener acciones sobre, mnimo las siguientes temticas: Estrategia de Gobierno en lnea. Transparencia y publicidad de la informacin. Datos abiertos y servicios de valor agregado4
Oferta de cursos y seminarios de Gobierno en lnea disponible en la opcin Preprese en www.programa.gobiernoenlinea.gov.co Enlace con otras Actividades y Componentes
La publicacin, mantenimiento y actualizacin de los datos publicados y la apertura de nuevos datos, involucra a los servidores pblicos de diversos procesos y no slo a las reas de tecnologa pues los responsables de tales procesos donde se generan los datos quienes conocen la naturaleza de los mismos y es necesario un entendimiento del alcance, el objeto y los beneficios de publicar datos abiertos. Por esta razn la entidad debe implementar las acciones definidas en su plan de capacitacin, en el componente de datos abiertos, dirigidas a los responsables de dichos datos.
36
PG.
Cultura del servicio. Calidad de los servicios. Participacin y control ciudadano. Optimizacin de procesos. Seguridad informtica y seguridad de la informacin. Medios electrnicos en el procedimiento administrativo y Poltica de Cero Papel. Estndares de TI. Tecnologa verde. Accesibilidad y usabilidad. Interoperabilidad y colaboracin interinstitucional. Ciudadano digital.
Las acciones de capacitacin podrn ser acordadas con el Ministerio de TIC pero es necesario que las mismas queden incluidas dentro del plan de capacitacin de la entidad.
Promocin y divulgacin en la entidad (2,5%)
En la medida en que se va implementado la Estrategia de Gobierno en lnea la entidad requiere de una divulgacin focalizada en diferentes temas. Por ello la entidad realiza acciones de promocin y divulgacin en temas como: Estrategia de Gobierno en lnea. Transparencia y publicidad de la informacin. Datos abiertos y servicios de valor agregado. Cultura del servicio. Calidad de los servicios. Participacin y control ciudadano. Optimizacin de procesos. Seguridad informtica y seguridad de la informacin. Medios electrnicos en el procedimiento administrativo y Poltica de Cero Papel. Estndares de TI. Tecnologa verde. Accesibilidad y usabilidad. Interoperabilidad y colaboracin interinstitucional.
Mejoramiento (1%)
Con base en los resultados de la implementacin del Esquema de monitoreo y evaluacin en la entidad y de los avances reportados al Ministerio de TIC, la entidad realiza acciones de mejoramiento en su estrategia de apropiacin de la Estrategia de Gobierno en lnea.
MONITOREO Y EVALUACIN
Esquema de monitoreo y evaluacin (5,5%)
La entidad implementa un esquema que le permita realizar el monitoreo y la evaluacin. Para esto debe definir las metodologas, los indicadores, los responsables, las herramientas y la periodicidad en que realizar dicho monitoreo y evaluacin y realizar el levantamiento de la lnea de base, de manera que permita evidenciar el ahorro en tiempos y costos tanto para los usuarios como para la entidad en la implementacin de servicios de Gobierno en lnea.
Sitio web de monitoreo de Gobierno en lnea, disponible a travs de www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
Gobierno como Plataforma
Colaboracin
Comunidad de Gobierno en lnea, disponible a travs de www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
37
PG.
Como mnimo, se deben establecer las siguientes variables: Disminucin porcentual ponderada en el tiempo promedio para procesar los trmites y servicios en lnea, tanto para la entidad como para los usuarios. Porcentaje de trmites y servicios procesados en lnea (parcial y totalmente) con relacin al total de trmites procesados en lnea y de manera presencial. Incremento porcentual de los trmites y servicios procesados en lnea. Porcentaje de trmites y servicios totalmente en lnea disponibles. Porcentaje de usuarios satisfechos con la prestacin de trmites y servicios en lnea frente al total de usuarios que los califican. Seguridad ante los ataques informticos. Ahorro anual en COP$ para la entidad y para los usuarios derivado de la prestacin de los trmites y servicios en lnea prestados. Disminucin porcentual para las entidades pblicas en los costos de procesamiento originado por la prestacin de los trmites y servicios en lnea. Porcentaje de las normas polticas, planes, programas y proyectos que se han discutido en lnea en el ao en curso. Porcentaje de consultas pblicas a travs de medios electrnicos. Porcentaje de servicios de intercambio de informacin implementados (tanto al interior de cadenas de trmites as como los relacionados con suplir la necesidad de informacin de otras entidades)
Casos exitosos documentados por Gobierno en lnea o por las entidades.
Normatividad/ Poltica
Ley 872 de 2003. Artculo 4.
Para ello, la entidad puede hacer uso de los siguientes mecanismos, entre otros: Encuestas aplicadas a sus usuarios por diversos medios. Grupos focales con usuarios. Realimentacin por medios sociales. Las encuestas y dems herramientas de evaluacin pueden ser tomadas del sistema de calidad o del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano. Se recomienda que dentro de dicho esquema se habiliten herramientas de interaccin, como mecanismos complementarios, para recibir observaciones de los ciudadanos. La periodicidad de las mediciones pueden seguir lo establecido en el sistema de calidad y los resultados deben ser publicados por la entidad.
Reporte de la implementacin de la Estrategia GEL (2%)
Con el objeto de contar con indicadores que permitan la toma de decisiones en cuanto a la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea, la entidad reporta sus avances en el instrumento de Monitoreo y Evaluacin del Ministerio de TIC trimestralmente.
38
PG.
CRITERIO
Caracterizacin de usuarios (15%)
DESCRIPCIN
El objetivo de esta actividad es que la entidad conozca de una manera mucho ms detallada a sus usuarios, de forma tal que sus actividades de diseo, rediseo, comunicacin y mejoramiento de trmites y servicios (de informacin, interaccin y participacin) giren en torno a la solucin de las necesidades del pblico objetivo. Para lograr lo anterior, cada entidad realiza estudios que permitan conocer como mnimo los siguientes elementos de los diferentes grupos de usuarios: Caractersticas geogrficas, demogrficas, intrnsecas y de comportamiento (o su equivalente cuando se trate de grupos de usuarios conformados por organizaciones). Necesidades en la interaccin con la entidad.
HERRAMIENTAS
Gua para caracterizacin de usuarios disponible en www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
Centro de Innovacin de Gobierno en lnea.
Para esto se puede tener como referencia y apoyo la Gua para caracterizacin de usuarios desarrollada por el Ministerio de TIC. Para el desarrollo de los ejercicios de caracterizacin se recomienda que sean adelantados gradualmente frente a los procesos activos de diseo, rediseo, comunicacin y mejoramiento de trmites y servicios. Los estudios deben ser actualizados peridicamente con base en un anlisis de tendencias en cuanto a tecnologa, comportamiento de los usuarios, preferencias e intereses, experiencias y buenas prcticas del sector a nivel local y global.
Artculo 4 de la Ley 872 de 2003
Estrategia de Promocin (5%).
La entidad implementa acciones de promocin dirigidas a los usuarios, en donde se den a conocer: Los servicios implementados y los cambios realizados. Los espacios de participacin. La oferta de informacin disponible en el sitio web. Los conjuntos de Datos Abiertos disponibles.
Publicidad
Sitio web de la entidad. Redes sociales de la entidad. Estrategia de mercadeo de la entidad.
Para esto, la entidad implementa las acciones o estrategias de comunicacin definidas en su plan de comunicaciones, para dar a conocer a todos los ciudadanos, por diversos medios la informacin enunciada.
Accesibilidad (5%)
Nivel de conformidad A (2%)
La entidad cumple el nivel de conformidad A en todos sus desarrollos web, de acuerdo con lo establecido en la Norma NTC 5854 y los hace exigibles en los contratos con terceros. Para el caso de sub titulacin de videos y transcripcin de audios la entidad podr realizar una priorizacin y establecer un plan de trabajo para dar cumplimiento a estos criterios.
Lineamientos Nacionales
NTC 5854 sobre Accesibilidad
Enlace con otras Actividades y Componentes
Anexo 3: Accesibilidad nivel de cumplimiento AAA (triple A)
39
PG.
Adicionalmente las entidades debern implementar de forma transversal un lenguaje claro al ciudadano, para lo cual deben seguir las recomendaciones que se establezcan al respecto, que por el momento corresponden al documento de trabajo Gua de Lenguaje Ciudadano para la Administracin Pblica Colombiana del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.
Nivel de conformidad AA (Doble A) (2%)
La entidad cumple el nivel de conformidad AA, de acuerdo con lo establecido en la Norma NTC 5854 y los hace exigibles en todos sus desarrollos que contrate con terceros. Para el caso de sub titulacin de videos en directo y uso de lenguaje de seas la entidad podr realizar una priorizacin y establecer un plan de trabajo para dar cumplimiento a estos criterios, teniendo en cuenta la caracterizacin de sus usuarios.
Nivel de conformidad AAA (Triple A) (1%)
La entidad cumple el nivel de conformidad AAA, de acuerdo con lo establecido en la Norma NTC 5854 y el Anexo 3 sobre Accesibilidad contenido en el presente manual y los hace exigibles en todos sus desarrollos que contrate con terceros. Para verificar este aspecto se debern utilizar herramientas de validacin automtica y validaciones manuales. Es recomendable utilizar ms de una herramienta para validar la accesibilidad. Se sugiere tener en cuenta aquellas que son referenciadas en el sitio Web de la Web Accesibility Initiative (http://www.w3.org/WAI/) de la W3C, las cuales se encuentran en la seccin denominada Evaluating Accesibility
Usabilidad (5%)
Los diferentes espacios en lnea con los que cuenta la entidad, a travs de los cuales presta trmites y servicios (incluyendo los de informacin, interaccin y participacin), conforman la sede electrnica de la entidad. Por lo tanto, debe haber una estandarizacin en la prestacin de servicios por los diferentes canales, as como una integracin de espacios de interaccin.
Lineamientos y metodologas en Usabilidad para Gobierno en lnea disponible en www.programa.gobiernoenlinea.gov.co Lineamientos grficos de Presidencia de la Repblica.
Directrices bsicas (2%)
El sitio web de la entidad cumple con las siguientes directrices de usabilidad que se encuentran en el documento denominado Lineamientos y metodologas en usabilidad para el Gobierno en lnea: Arquitectura de Informacin Todas las directrices de impacto 4 y 5 excepto el captulo de Pruebas de Usabilidad
Ley 1437 de 2011.
Directrices complementarias (1%)
El sitio web de la entidad cumple con las directrices de usabilidad de impacto 1, 2 y 3 que se encuentran en el documento denominado Lineamientos y metodologas en usabilidad para el Gobierno en lnea. Igualmente, aplica las pruebas de usabilidad contempladas en el captulo 5 del mencionado documento.
Criterio Servicios de interaccin de la Actividad Habilitar espacios de interaccin del Componente de Interaccin. Anexo 2 Informacin mnima a publicar.
40
PG.
Estndares del sitio Web (2%)
Dominio El nombre de dominio de la entidad debe tener el formato .gov.co, .edu.co o .mil.co. Las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, las Sociedades de Economa Mixta y las Instituciones de Investigacin, pueden tener dominio .com o .org, pero deben habilitar adicionalmente el dominio .gov.co. Escudo de Colombia El escudo de la Repblica de Colombia deber ubicarse en la parte superior derecha y debe cumplir con los lineamientos de imagen que establezca la Alta Consejera para las Comunicaciones. Este se debe mantener, de manera esttica y siempre disponible en cualquier nivel de navegacin. Imagen Institucional La imagen de identidad institucional deber estar ubicada en la parte superior izquierda, a la misma altura del escudo de la Repblica de Colombia. Esta se debe mantener, de manera esttica y siempre disponible en cualquier nivel de navegacin. Igualmente, esta debe enlazar a la pgina de inicio desde cualquier lugar de navegacin. Actualizacin En la pgina inicial debe aparecer la fecha de la ltima actualizacin del sitio Web. Tambin es vlido que cada seccin tenga su fecha de actualizacin. Mapa del sitio Se debe incluir un mapa del sitio Web en la pgina de inicio a travs del cual se permita acceder como mnimo a todas las secciones y subsecciones del mismo. Al mapa, se debe tener acceso directo desde cualquier pgina del sitio. Navegacin Se debe tener acceso directo y claro a la pgina de inicio, desde cualquier pgina de la sede electrnica. Motor de bsqueda En la pgina inicial se debe habilitar un mecanismo de bsqueda de los contenidos del sitio web. Se recomienda el uso de herramientas que permitan el refinamiento por palabras clave y combinaciones. Se recomienda utilizar bsqueda federada (no limitada nicamente al propio portal). El motor de bsqueda interno debe aparecer en todas las pginas y ubicado preferiblemente en la parte superior derecha. Atencin al ciudadano Con el objeto de hacer ms fcil la bsqueda y el uso de aquellos servicios o canales de interaccin con cualquier entidad, por parte de los ciudadanos, en la parte superior de la pgina inicial del sitio web de la entidad, debe existir una seccin denominada Atencin al Ciudadano en la cual se ubique como mnimo lo siguiente: Enlace a preguntas y respuestas frecuentes Enlace al Calendario de actividades Enlace a un glosario o diccionario de trminos usados en el sitio web y los documentos publicados. Enlace a ayudas para navegar en el sitio Enlace al sistema de contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias Enlace a los servicios de atencin en lnea Enlace a la opcin de suscripcin a servicios de informacin, Enlace a la oferta de empleos.
41
PG.
Enlace a la oferta de trmites y servicios. Enlace a la opcin de seguimiento a trmites y servicios. Enlace al espacio para notificaciones a terceros (referente a lo establecido en el artculo 73 de la Ley 1437 de 2011).
Atencin al Ciudadano La entidad crea en su sitio web una seccin especfica denominada Participacin ciudadana5 en donde publica el listado todas las instancias formales de participacin que, por norma, deben existir, as como otros espacios de participacin ciudadana habilitados por la entidad para interactuar con los usuarios. Estrategia estandarizacin gubernamental En cuanto a la diagramacin y diseo grfico, la Alta Consejera para las Comunicaciones podr determinar los lineamientos de estandarizacin que deben seguir las entidades del gobierno sin detrimento a lo establecido por el presente Manual (a excepcin de la ubicacin del escudo de Colombia y de la imagen institucional). Los anteriores Criterios aplican a sitios web adicionales. Para el caso de la seccin de Atencin al Ciudadano, depender del contexto en el que se desarrolla el sitio web.
Actividad: Implementar un sistema de gestin de tecnologa Porcentaje: 15%

CRITERIO
Planeacin del ajuste tecnolgico (10%)
DESCRIPCIN
Anlisis y caracterizacin de la infraestructura (4%)
HERRAMIENTAS
Con el fin de determinar las condiciones tecnolgicas de cada entidad y definir los ajustes a que haya lugar para garantizar el soporte y la prestacin de servicios por medios electrnicos y la interoperabilidad, cada entidad realiza un anlisis de la infraestructura tecnolgica, los riesgos sobre seguridad fsica y del entorno y seguridad informtica y el crecimiento de la capacidad de la infraestructura, incluyendo un plan para la recuperacin ante desastres. Para esto puede tomar como insumo el Anexo 2 del documento Lineamientos para la implementacin del modelo de seguridad de la informacin 2.0. La caracterizacin debe contemplar la evaluacin de los sistemas que soportan la operacin y prestacin de servicios de la entidad.
Anexo 2 del documento Lineamientos para la implementacin del modelo de seguridad de la informacin 2.0 disponible en www. programa.gobiernoenlinea. gov.co.
Actividad de Implementar un sistema de gestin de seguridad de la informacin del Componente de Elementos Transversales.
Para las entidades que no cuenten con atencin al ciudadano, podrn denominar la seccin como Atencin al usuario o Atencin al cliente
42
PG.
Planeacin (4%)
Con base en el anlisis de infraestructura y tomando en cuenta los trmites y servicios que ya presta hacia el ciudadano por medios electrnicos y aquellos nuevos que optimizar y automatizar y considerando, adems, los procesos internos que optimizar dentro de la poltica de cero papel, la entidad debe disear una estrategia para mejorar dicha infraestructura (hardware, software, redes, conectividad). Esta planeacin debe verse reflejada en la que se haga para la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea.
Resoluciones 1511 y 1297 de 2010 del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible.
Tecnologa verde (2%)
La entidad implementa un programa de correcta disposicin final de los residuos tecnolgicos incluyendo las opciones de reutilizacin a travs de otros programas institucionales con los que cuente el Gobierno nacional. La entidad implementa estrategias de computacin en la nube, hace uso de esquemas de computacin por demanda o usa centros de datos centralizados que generen ahorros de consumo de energa.
Protocolo de Internet IPv6 (5%)
Planeacin (1%)
La entidad define su plan de transicin de IPv4 a IPv6 en coordinacin con lo que defina el Ministerio de Tecnologas de la informacin y las Comunicaciones.
Recursos Web
http://www.mintic.gov.co/ ipv6/
Implementacin (3%)
La entidad inicia la transicin al protocolo IPv6 en convivencia con IPv4. Esta actividad debe iniciar a mas tardar en 2013.
Monitoreo (1%)
La entidad monitorea, evala y mejora la adopcin de Ipv6.
Actividad: implementar un Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin Porcentaje: 25%

CRITERIO
Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin SGSI (25%)
DESCRIPCIN
La entidad debe establecer su Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin tanto para sus procesos misionales como para los de apoyo. De igual forma, dicho sistema debe contemplar el anlisis de riesgos y las medidas a implementar en el modelo de apertura de datos de la entidad.
HERRAMIENTAS
Lineamientos internos
Sistema de gestin de calidad de la entidad. Modelo Estndar de Control Interno
Planear (2,5%)
La entidad planea la implementacin del SGSI siguiendo las siguientes actividades: Definir el alcance del SGSI Definir la poltica de seguridad de la informacin para la entidad. Definir el inventario de activos de informacin. Realizar el anlisis de riesgo Seleccionar los controles a implementar Definir el plan de tratamiento del riesgo Preparar la Declaracin de aplicabilidad
Lineamientos y anexos para la implementacin del modelo de seguridad de la informacin 2.0 disponible en www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
43
PG.
Hacer (15%)
La entidad pone en marcha el Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin segn la planeacin y desarrollando las siguientes actividades: Ejecutar el plan de tratamiento del riesgo Documentar los controles Implementar las polticas Implementar entrenamiento Gestionar la operacin y los recursos Implementar las respuestas a incidentes
Criterio de Estrategia de Apropiacin de la Actividad de Institucionalizar la Estrategia de Gobierno en lnea del Componente de Elementos Transversales.
Verificar (3,75%)
Una vez puesto en marcha el SGSI, la entidad da inicio a una fase en la que se realiza seguimiento y medicin del funcionamiento del mismo, para esto se debern desarrollar las siguientes actividades: Ejecutar el Plan operacional Verificar el inventario de activos de informacin Realizar revisiones de eficiencia Realizar revisiones del nivel de riesgo residual Realizar la revisin interna del SGSI Realizar la revisin por la direccin del SGSI Registrar el impacto en el SGSI
Actuar (3,75%)
La entidad establece unas condiciones de sostenibilidad del SGSI, para lo cual deber desarrollar las siguientes actividades: Implementar las mejoras identificadas Tomar medidas preventivas y correctivas Aplicar lecciones aprendidas Comunicar los resultados Garantizar el objetivo del SGSI Revisar la Poltica de Seguridad, el Alcance del SGSI, los Activos de informacin, el Riesgo residual.
44
PG.
Actividad: publicacin de informacin Porcentaje: 57%

CRITERIO
Implementacin de la Poltica editorial y de actualizacin (8%)
INFORMACIN EN LNEA
DESCRIPCIN
L a provisin de informacin a travs de medios electrnicos, hace necesario que al interior de cada entidad se defina una poltica que permita tener claro e institucionalizado este proceso. Por ello, la entidad implementa la poltica editorial y de actualizacin sobre los contenidos de sus sitios Web incluyendo la periodicidad de actualizacin y la dependencia responsable, teniendo en cuenta lo que establece el presente Manual al respecto. Dicha poltica debe estar documentada y aprobada oficialmente por el director de la entidad.
2.Componente de
HERRAMIENTAS
Criterio de Publicacin de informacin de la Actividad Publicacin de Informacin del Componente de Informacin.
Publicacin de informacin (40%)
Publicacin de informacin bsica (27%)

La entidad publica en su sitio web: Informacin General Datos de Contacto Servicios de informacin Normatividad, polticas y lineamientos Informacin financiera y contable Informacin sobre planeacin, gestin y control Informacin sobre la Contratacin Informacin sobre Trmites y Servicios Informacin sobre el recurso humano
Anexo 2: Informacin mnima a publicar. Criterios de Caracterizacin de Usuarios, Accesibilidad y Usabilidad de la Actividad Centrar la atencin en el usuario del Componente de Elementos Transversales. Criterio de SGSI de la Actividad Implementar un sistema de gestin de seguridad de la informacin del Componente de Elementos Transversales. Criterio de Monitoreo y Evaluacin, de la Actividad Institucionalizar la Estrategia de Gobierno en lnea, del Componente de Elementos Transversales.
Para ello, debe seguir los lineamientos sealados en el Anexo 2 de este Manual denominado Informacin mnima a publicar. Dicha informacin debe publicarse en un formato que permita reutilizarla.
Informacin en audio y/o video (2%)
Con el objeto de que la informacin pueda ser consultada por diversos pblicos y de manera mucho ms fcil e interactiva, es conveniente que se haga uso de diferentes formatos. Para esto, la entidad debe ofrecer informacin relevante para sus usuarios en audio y/o video, considerando que los archivos deben ser de calidad. Los archivos deben incluir: Una breve descripcin de su contenido Fecha de elaboracin
La informacin relevante a que se hace referencia puede ser determinada a partir de consulta a los usuarios o del anlisis de las estadsticas de uso del sitio web. Las caractersticas de accesibilidad para este tipo de elementos, sern validadas en el criterio de accesibilidad del Componente de Elementos Transversales.
Normatividad/Poltica
Artculo 8 de la Ley 1437 de 2011 Ley vigente de acceso a la informacin.
45
PG.
Informacin principal en otro idioma (4%)
La informacin principal de la entidad debe estar disponible en ingls: informacin General, datos de Contacto, informacin sobre trmites y servicios. En el caso de aquellas entidades cuya poblacin objetivo incluye comunidades tnicas, deben disponer toda la informacin dirigida directamente a ellas en las lenguas de dichas comunidades. Para esto debe tener en cuenta la Caracterizacin de sus usuarios.
Ley vigente de proteccin de informacin personal. Ley 1474 de 2011 Artculo 2.2.5 Decreto 734 de 2012 Ley 734- 2002 Articulo 34 Numeral 36.
Lineamientos nacionales
Informacin adicional en otro idioma (3%)
Toda la pgina principal y las principales secciones (segn la caracterizacin de sus usuarios) deben estar disponibles en otro idioma, mnimo en ingls. El uso de traduccin automtica podr ser utilizado cuando dichas herramientas ofrezcan una calidad semntica y gramatical suficiente como para ofrecer informacin oficial en otro idioma. La entidad deber validar dicha calidad en cada caso. Los anteriores Criterios aplican a sitios web adicionales. Para el caso de la informacin mnima a publicar ver el detalle en el Anexo 2 Informacin mnima a publicar
NTCGP 1000:2009 (Calidad en la Gestin pblica)
Mejoramiento (4%)
Con base en los resultados de la implementacin del Esquema de monitoreo y evaluacin en la entidad y de los avances reportados al Ministerio de TIC, la entidad realiza acciones de mejoramiento en el proceso de publicacin de informacin, satisfaciendo las necesidades de los usuarios frente a sta. Para llevar a cabo una estrategia de mejoramiento la entidad deber revisar la realimentacin que obtenga de sus usuarios frente a la informacin publicada, as como tener en cuenta buenas prcticas, y documentar las propias para que otras entidades hagan uso de stas. De igual forma deber guiar sus acciones de mejoramiento dentro de un marco de innovacin en el uso de tecnologa al interior de la entidad y en la relacin con sus usuarios.
Acceso Multicanal (9%)
Acceso va mvil (8%)
La entidad dispone de un sitio para acceso va mvil o una aplicacin para dispositivos mviles con la informacin de la entidad, de acuerdo con el anlisis y caracterizacin de usuarios realizado. Los contenidos a ser provistos pueden ser definidos a travs de mecanismos como consultas a los usuarios o revisando las estadsticas de monitoreo del sitio web en donde aparece la informacin ms consultada.
Anexo 2: Informacin mnima a publicar. Criterios de Caracterizacin de usuarios, Accesibilidad y Usabilidad de la Actividad Centrar la atencin en el usuario del Componente de Elementos Transversales.
La entidad provee informacin a travs de Televisin Digital Terrestre de acuerdo con el anlisis y caracterizacin de usuarios realizado. Los anteriores Criterios aplican a sitios web adicionales.
Acceso va televisin digital (1%)
46
PG.
Criterio de SGSI de la Actividad Implementar un sistema de gestin de seguridad de la informacin del Componente de Elementos Transversales.
Recursos Web
http://www.w3.org/TR/mobile-bp/ http://www.w3.org/standards/webdesign/mobilweb http://merkur.fundacionctic. org/index.php.es
Actividad: publicacin de datos abiertos Porcentaje: 43%

CRITERIO
Inventario de informacin (12%)
DESCRIPCIN
Elaboracin del Inventario (7 ,2%)
Para avanzar en la publicacin de datos abiertos no sensibles por parte de las entidades, se requiere realizar previamente un inventario de la informacin que est bajo la responsabilidad de cada entidad para posteriormente determinar aquellos que se van a publicar en formatos abiertos reutilizables (Ver Glosario). Para esto debe hacer uso del instrumento proporcionado por el Ministerio de TIC para el efecto. Dado que existen restricciones legales para publicar cierto tipo de informacin, se requiere hacer una revisin jurdica sobre estos aspectos. Por ello, la entidad debe identificar las limitaciones de tipo legal para publicar la informacin que administra y reflejar este anlisis en el Inventario. Publicacin del inventario de informacin (4,8%) La entidad debe publicar el Inventario en su sitio web, en la seccin denominada Atencin al ciudadano.
HERRAMIENTAS
Lineamientos para la implementacin de Datos Abiertos en Colombia. Gua para la Apertura de Datos en Colombia. Formato de Inventario de Informacin. Marco jurdico actual para la implementacin de Datos Abiertos en Colombia. Disponibles en www.programa.gobiernoenlinea.gov.co Normatividad/Poltica Constitucin poltica, artculo 20. Ley vigente de proteccin de informacin personal. Ley vigente de acceso a la informacin. Ley 1273 de 2009 sobre proteccin de la informacin y de los datos. Leyes especficas sobre clasificacin, confidencialidad y reserva.
47
PG.
Actividad de Implementar un Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin del Componente de Elementos Transversales.
Publicidad
Sitio web de la entidad
Apertura de datos (31 %)
Priorizacin y plan de apertura de datos (3%)

Luego de la realizacin del inventario de informacin y la publicacin del mismo, se deben determinar aquellos datos prioritarios o que generan un mayor valor para los usuarios de los mismos. Para esto, la entidad realiza ejercicios de priorizacin con el inventario de informacin publicado, para determinar su plan de apertura. Esto lo debe hacer con el apoyo de los usuarios quienes pueden ayudar a determinar los datos ms importantes para ellos. Por tanto, la entidad se apoya en herramientas de interaccin u otros canales y mecanismos que permitan preguntar a los usuarios sus necesidades frente a los datos. Adicionalmente debe tener en cuenta la dificultad que implica conformar los conjuntos de datos.
Lineamientos para la implementacin de Datos Abiertos en Colombia. Gua para la Apertura de Datos en Colombia. Lenguaje Comn de Intercambio de Informacin en el contexto de los Datos Abiertos en Colombia. Disponibles en www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
Documentacin de los datos (5%)

La entidad debe describir los datos identificados en la priorizacin de manera que sean comprensibles para todos los usuarios. Para esto deber avanzar ao a ao segn su plan de apertura. El resultado esperado de esta etapa es la ficha con la descripcin de los metadatos comunes de cada de los conjuntos de datos a publicar.
Estructuracin de los datos (5%)

La entidad adelanta la preparacin del archivo con el conjunto de datos a cargar en un formato estructurado. Para realizar dicha estructuracin la entidad deber tener en cuenta las siguientes actividades: 1. Elegir el formato para la publicacin de los datos 2. Diligenciamiento del encabezado del archivo a cargar 3. Generacin de archivo estructurado
Actividad de Implementar un Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin del Componente de Elementos Transversales. Criterio de Estrategia de Promocin de la Actividad Centrar la atencin en el usuario del Componente de Elementos Transversales. Criterio de Monitoreo y Evaluacin, de la Actividad Institucionalizar la Estrategia de Gobierno en lnea, del Componente de Elementos Transversales.
Publicacin de los conjuntos de datos (15%)

Con base en la priorizacin realizada, la entidad carga y publica los conjuntos de datos en la plataforma dispuesta para ello por el Ministerio de TIC y bajo los estndares y lineamientos definidos por el mismo. De igual forma la entidad podr hacer la publicacin en catlogos de datos regionales, sectoriales o institucionales, referencindolos en el Catlogo de Datos del Estado Colombiano (www. datos.gov.co).
48
PG.
Mejoramiento (3%)
Con base en los resultados de la implementacin del Esquema de monitoreo y evaluacin en la entidad y de los avances reportados al Ministerio de TIC, la entidad realiza acciones de mejoramiento en el proceso de publicacin de conjuntos de datos abiertos, buscando satisfacer la demanda de datos de la entidad. Para llevar a cabo una estrategia de mejoramiento la entidad deber revisar la realimentacin que obtenga de sus usuarios frente a los conjuntos de datos abiertos, de forma tal que pueda realizar nuevos procesos de priorizacin.
Recursos Web
www.datos.gov.co www.aplicaciones.gov.co
49
PG.
Actividad: habilitar espacios de interaccin Porcentaje: 50%

CRITERIO
Consulta interactiva de informacin (20%)
INTERACCIN EN LNEA
DESCRIPCIN
Consulta a bases de datos (13%)
La entidad habilita servicios de consulta en lnea a bases de datos que contengan informacin relevante para el ciudadano, garantizando la proteccin de la informacin y los datos personales de los usuarios y la seguridad de la informacin. Este tipo de servicios de consulta facilita el acceso a la informacin pblica ya que no requiere que el ciudadano realice una solicitud para ello y debern ser definidos de la mano con las necesidades de los usuarios del sitio web.
3.Componente de
HERRAMIENTAS
Lineamientos de la Infraestructura Colombiana de Datos Espaciales (ICDE) en temas de gestin y publicacin de informacin geogrfica.
Informacin interactiva (7%)
La entidad implementa aplicativos interactivos para la consulta de informacin, como mapas, grficas, sistemas de informacin geogrfica u otros. Dicha informacin puede ser buscada y presentada de acuerdo con diferentes criterios de bsqueda y organizacin, por parte del usuario. En cuanto a mapas web, visores geogrficos, servicios web geogrficos y sistemas de informacin geogrfica -SIG la entidad deber implementar los requerimientos mnimos que garanticen su consulta y su uso, basado en conceptos de estandarizacin, de proteccin y de interoperabilidad en concordancia con lo que establezca la Infraestructura Colombiana de Datos Espaciales ICDE. Tenga en cuenta que la implementacin de estas aplicaciones interactivas debe cumplir con los estndares de accesibilidad para elementos no textuales definidos en la norma de accesibilidad NTC 5854.
Criterios de Caracterizacin de Usuarios, Accesibilidad y Usabilidad de la Actividad Centrar la atencin en el usuario del Componente de Elementos Transversales. Actividad de Implementar un Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin del Componente de Elementos Transversales.
Servicios de Interaccin (30%)
Soporte en lnea (6%)
La entidad habilita chats o salas de conversacin, medios sociales o video chats como mecanismos de atencin al usuario en lnea. La entidad definir las condiciones para su operacin, las cuales debern ser plenamente visibles para los usuarios y se debe garantizar su correcto funcionamiento en los periodos establecidos, estableciendo las asignaciones de recurso humano requeridas.
Criterios de Caracterizacin de Usuarios, Accesibilidad y Usabilidad de la Actividad Centrar la atencin en el El uso de asistencia en lnea a travs de herramientas como usuario del Componente de el chat, tiene ventajas que pueden ser aprovechadas por las Elementos Transversales. entidades y por los ciudadanos. Algunas de ellas son: Libertad para relaciones de cualquier tipo. Criterio de Monitoreo y Sincronizacin en las conversaciones (en tiempo real). Evaluacin, de la Actividad Posibilidad de anonimato. Institucionalizar la Estrategia Ausencia de censura tcnica. Sensacin inmediata de atencin al cliente y reduce los de Gobierno en lnea, del Componente de Elementos costos operativos como el telfono, el personal y fax. Para determinar el uso de esta herramienta, es recomendable Transversales. hacerlo con base en el anlisis y caracterizacin de usuarios que realiza la entidad. La interaccin por este espacio debe dar cuenta de un lenguaje claro para el ciudadano.
50
PG.
La entidad debe garantizar la proteccin de los datos personales de los usuarios, conforme con las leyes sobre esta materia.
Anexo 2 Informacin mnima a publicar.
Suscripcin a servicios de informacin al correo electrnico o RSS (4%)
La entidad debe ofrecer la posibilidad de suscribirse a servicios de informacin en el sitio Web que permitan el acceso a contenidos como por ejemplo noticias, boletines, publicaciones, eventos, avisos de resultados entre otros. Dicha suscripcin debe tener en cuenta lo siguiente: Al momento de realizar dicha suscripcin, se proveen mensajes electrnicos que indiquen la recepcin de la solicitud respectiva. Esto para el caso del correo electrnico. La suscripcin debe indicar claramente el tipo de informacin a enviar por parte de la entidad y las condiciones para ello. Debe permitir suspender la suscripcin cuando el usuario as lo considere. La entidad debe garantizar la proteccin de los datos personales de los usuarios, conforme con las leyes sobre esta materia e informar al ciudadano sobre la manera de hacerlo.
Normatividad /Poltica
Artculo 54 de la Ley 1437 de 2011.
NTCGP 1000:2009 (Calidad en la Gestin Pblica)
Base de datos de correos autorizados para comunicaciones y notificaciones (3%)
La entidad crea un servicio de registro unificado de usuarios y correos electrnicos en donde stos pueden autorizar el recibo de comunicaciones y notificaciones sobre sus actuaciones frente a la entidad. Lo anterior en concordancia con lo dispuesto en el Artculo 54 de la Ley 1437 de 2011. Esta base de datos debe estar alimentada por los campos de registro de correo electrnico que para este efecto se hayan incluido en formularios de peticiones, trmites y servicios.
Suscripcin a servicios de informacin al mvil (5%)
La entidad debe ofrecer la posibilidad de suscribirse para recibir informacin a travs de telefona mvil, de aquella informacin que la entidad considere de mayor impacto y de acuerdo con el anlisis y caracterizacin de los usuarios, realizados previamente. Dicha suscripcin debe tener en cuenta lo siguiente: Al momento de realizar dicha suscripcin, se proveen mensajes electrnicos que indiquen la recepcin de la solicitud respectiva. La suscripcin debe indicar claramente el tipo de informacin a enviar por parte de la entidad y las condiciones para ello. Debe permitir la autorizacin del usuario para recibir mensajes Se debe garantizar la proteccin de los datos personales de los usuarios, conforme con las Leyes 1266 de 2008, Ley 1273 de 2009, como procedimientos para proteger la informacin personal. Debe permitir suspender la suscripcin cuando el usuario as lo considere.
Encuestas de opinin (3%)
La entidad dispone encuestas de opinin, con sus respectivos resultados, sobre temas relacionados con la finalidad
51
PG.
de la entidad y de inters de los particulares, con el objeto de recolectar la percepcin de los usuarios como insumo para la toma de decisiones de la entidad. Se recomienda mantener un histrico de las encuestas y sus resultados. Dichas encuestas pueden ser habilitadas a travs del sitio web de la entidad o mediante mecanismos a travs de telefona mvil. La entidad debe garantizar la proteccin de los datos personales de los usuarios, conforme con las leyes sobre esta materia e informar al ciudadano sobre la manera de hacerlo.
Avisos de confirmacin (6%)
Cada vez que el usuario interacte con la entidad a travs de solicitudes o suscripciones en lnea, se deben proveer mensajes electrnicos que indiquen la recepcin de las solicitudes respectivas. De igual forma la entidad debe disear un mensaje de error para cuando las aplicaciones por las cuales se prestan los trmites y servicios presenten fallos. Los anteriores Criterios aplican a sitios web adicionales, respondiendo al contexto en el que se desarrolla cada sitio web.
Mejoramiento (3%)
Con base en las necesidades de los usuarios de la entidad, los resultados de la implementacin del Esquema de monitoreo y evaluacin de la entidad y de los avances reportados al Ministerio de TIC, la entidad realiza acciones de mejoramiento en la prestacin de servicios de interaccin. Para llevar a cabo una estrategia de mejoramiento la entidad deber revisar la realimentacin que obtenga de sus usuarios frente a los espacios existentes, as como tener en cuenta buenas prcticas, y documentar las propias para que otras entidades hagan uso de stas. De igual forma deber guiar sus acciones de mejoramiento dentro de un marco de innovacin en el uso de tecnologa al interior de la entidad y en la relacin con sus usuarios.
Actividad: Habilitar espacios para interponer peticiones Porcentaje: 50%

CRITERIO
Sistema de contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias. (28%)
DESCRIPCIN
Espacio para contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias (26%)
HERRAMIENTAS
En la seccin de Atencin al Ciudadano se debe ofrecer un botn o enlace de contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias mediante un formulario que permita identificar el tipo de solicitud. Esto, en concordancia con lo establecido en el artculo 76 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupcin), el Ttulo II de la Ley 1437 de 2011 (Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo) o la Ley Estatutaria que sobre derecho de peticin genere el Congreso de la Repblica.
Ley 1437 de 2011. Ley 1474 de 2011. Decreto 019 de 2012. Decreto 1122 de 1999. Ley estatutaria que se expida sobre el derecho de peticin.
52
PG.
El sistema de contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias debe cumplir con las caractersticas mnimas descritas en el Anexo No.4 Alcance y caractersticas del sistema de peticiones, quejas, reclamos y denuncias. De igual forma el formulario debe poder ser diligenciado por nios y adolescentes en concordancia con lo planteado por el Artculo 12 del Decreto 019 de 2012 y las ayudas deben dar cuenta de esta poblacin objetivo. La entidad debe contemplar la integracin de otros espacios de comunicacin electrnica, tales como correos electrnicos, foros, salas de conversacin y redes sociales, entre otros, segn lo establecido en la Ley 1437 de 2011, la cual permite que las peticiones puedan ser interpuestas por cualquier medio idneo. Este Criterio aplica a sitios web adicionales. En este caso debe establecerse un enlace con el sistema unificado con el que cuente la Entidad.

Gua de uso del lenguaje comn de intercambio de informacin disponible en www. programa.gobiernoenlinea. gov.co
Mejoramiento (2%)
Con base en la realimentacin de los usuarios del sistema de contacto y PQRD, los resultados de la implementacin del Esquema de monitoreo y evaluacin de la entidad y de los avances reportados al Ministerio de TIC, la entidad realiza acciones de mejoramiento en sus sistema de contacto y PQRD. Para llevar a cabo una estrategia de mejoramiento la entidad deber revisar la normatividad que se expida al respecto, la realimentacin que obtenga de sus usuarios frente a la informacin publicada, as como tener en cuenta buenas prcticas, y documentar las propias para que otras entidades hagan uso de stas. De igual forma deber guiar sus acciones de mejoramiento dentro de un marco de innovacin en el uso de tecnologa al interior de la entidad y en la relacin con sus usuarios.
Anexo 4 Alcance y caractersticas mnimas del sistema de peticiones, quejas y reclamos. Criterio de Caracterizacin de Usuarios de la Actividad Centrar la atencin en el usuario del Componente de Elementos Transversales.
Criterio de Monitoreo y Evaluacin, de la Actividad Institucionalizar la Estrategia de Gobierno en lnea, del Componente de Elementos Transversales.
Sistema mvil de contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias (11%)
El sistema de contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias puede ser utilizado a travs de dispositivos mviles. La plataforma y esquema de operacin a utilizar depender de la caracterizacin de los usuarios de la entidad.
Criterio de Caracterizacin de Usuarios de la Actividad Centrar la atencin en el usuario del Componente de Elementos Transversales.
Recursos Web
http://www.w3.org/TR/mobile-bp/ http://www.w3.org/standards/webdesign/mobilweb http://merkur.fundacionctic. org/index.php.es
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PG.
Sistema integrado de peticiones, quejas, reclamos y denuncias (11%)
Integracin de canales de comunicacin (6%)
El sistema centraliza todas las solicitudes, peticiones, quejas y reclamos que ingresan por los diversos medios o canales.
Integracin con organismos de control y superintendencias. (5%)
Constitucin poltica, artculo 23. Ley 1437 de 2011. Ley vigente de proteccin de la informacin personal.
El sistema de peticiones, quejas, reclamos y denuncias se encuentra integrado con las plataformas unificadas de quejas y/o denuncias que hayan desarrollado los organismos de control y las superintendencias.
Marco de interoperabilidad para Gobierno en lnea. Gua de uso del marco de interoperabilidad. Gua de uso del lenguaje comn de intercambio de informacin. Disponibles en www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
54
PG.
Actividad: disponer trmites y servicios en lnea Porcentaje: 100%

CRITERIO
Formularios para descarga (5%)
TRANSACCIN EN LNEA
Artculo 26 Decreto Ley 019 de 2012.
4. Componente de
La entidad, en concordancia con el artculo 26 del Decreto Ley 019 de 2012, pone a disposicin gratuita de los particulares, a travs del Portal del Estado Colombiano PEC (haciendo uso del SUIT), todos los formularios cuya diligencia se exija para la realizacin de los trmites y servicios de acuerdo con las disposiciones legales. Los formularios se deben acompaar de un demo, gua o ayuda de diligenciamiento y debe contar con mecanismos que permitan a los usuarios la verificacin de los errores cometidos en el proceso de diligenciamiento. Para el diseo de formularios se deben utilizar los conceptos y formatos del lenguaje comn de intercambio de informacin. Los formularios del orden nacional que se utilicen en entidades del orden territorial o entes autnomos deben conservar el logotipo del Ministerio al cual pertenezcan.
NTC 5854
Gua de uso del lenguaje comn de intercambio de informacin disponible en www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
Criterios de Caracterizacin de Usuarios, Accesibilidad y Usabilidad de la Actividad Centrar la atencin en el usuario del Componente de Elementos Transversales.
Certificaciones y constancias en lnea (15%)
La entidad habilita mecanismos electrnicos que permitan obtener totalmente en lnea, las certificaciones y constancias que se expidan y que no constituyan un trmite de acuerdo con el Sistema nico de Trmites del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica - SUIT. Las certificaciones y constancias que puedan ser consultadas por terceros debern garantizar la proteccin de la informacin y los datos personales de los usuarios. Las certificaciones y constancias a implementar pueden ir dirigidas a los ciudadanos, las empresas o los servidores pblicos de otras entidades o de la misma entidad.
Artculo 26 Decreto Ley 019 de 2012 Ley 1437 de 2011.
Actividad de Implementar un Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin del Componente de Elementos Transversales.
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PG.
Tenga en cuenta que de forma adicional, el artculo 28 del Decreto Ley 019 de 2012 faculta a las entidades para enviar certificaciones de descuentos realizados en pagos a la direccin electrnica que haya registrado el beneficiario, al igual que invita a implementar en el sitio web, un mecanismo para que los beneficiarios puedan consultar y descargar los comprobantes de pago con el detalle de los descuentos y retenciones que le fueron practicados. Lo anterior debe verse de forma alineada con lo establecido por la Ley 1437 de 2011 frente a la necesidad de una aceptacin por parte del ciudadano del envo al correo electrnico de notificaciones.
Trmites y servicios en lnea (65%)
La entidad automatiza y presta en lnea todos sus trmites y servicios que cuenten con una relacin costo/beneficio < 1 (lo cual implica que los beneficios son mayores a los costos). Cuando el impacto no pueda verse en una unidad monetaria, tambin podr hacer uso de una relacin costo/ efectividad. Cuando la entidad decida no automatizar un trmite o servicio (al igual que alguna de sus etapas) deber justificar la razn por la cual no lleva a cabo el desarrollo requerido. Para la automatizacin deber realizar las siguientes actividades:
Gua Nacional para la simplificacin, el mejoramiento y la racionalizacin de procesos, procedimientos y trmites disponible en www.dafp.gov.co seccin de Publicaciones. NTC 5854 de Accesibilidad NTCGP 1000:2009 (Calidad en la Gestin pblica) Lineamientos definidos por el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano disponible en www.servicioalciudadano. gov.co seccin Herramientas.
Caracterizacin, anlisis y priorizacin de los trmites y servicios de la entidad (7,5%)

El objetivo de estas actividades es el de identificar y priorizar las acciones o proyectos a implementar para la optimizacin y automatizacin de trmites y servicios, la implementacin de polticas y estndares de seguridad de la informacin y para planear la ruta crtica a seguir en la automatizacin. Para adelantar estas tareas la entidad deber seguir los lineamientos establecidos por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP) en la Gua Nacional para la simplificacin, el mejoramiento y la racionalizacin de procesos, procedimientos y trmites. Adicionalmente se debe tomar como referencia el Plan de Accin de racionalizacin de trmites enviado al DAFP y complementar la informacin con los servicios de la entidad. Se debe tener en cuenta que en los requisitos para el desarrollo de los trmites y servicios, la entidad deber observar lo establecido en el Artculo 9 del Decreto 019 de 2012 y contemplar su implementacin en coordinacin con el Ministerio de TIC. Adicionalmente, durante el anlisis la entidad deber establecer si las etapas resultantes del proceso de racionalizacin son automatizables y cul es la mejor opcin para hacerlo. Para esto podr tener como referencia el documento de Lineamientos detallados para la implementacin de procesos administrativos electrnicos desarrollados por el Ministerio de TIC as como otros documentos que publique el Programa y que permitan establecer la equivalencia funcional entre el proceso fsico y el electrnico.
Gua de uso del lenguaje comn de intercambio de informacin. Lineamientos detallados para la implementacin de procesos administrativos electrnicos. Gua de atencin al ciudadano cliente por mltiples canales. Gua de Diseo e Implementacin de Servicios por Mltiples Canales Disponibles en www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
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PG.
Automatizacin (35%)
Dentro del proceso de automatizacin la entidad deber contemplar, segn sea requerido, la implementacin de las siguientes herramientas que permiten el desarrollo en lnea de trmites y servicios: Formulario en lnea Deben acompaarse de un demo o gua de diligenciamiento y deben contar con mecanismos que permitan a los usuarios la verificacin de los errores cometidos en el proceso de diligenciamiento. Para el diseo o automatizacin de nuevos formularios se deben utilizar los conceptos y formatos del lenguaje comn de intercambio de informacin. La entidad debe garantizar la proteccin de los datos personales de los usuarios, conforme con las leyes sobre esta materia e informar al ciudadano sobre la manera de hacerlo. Deben tener en cuenta lo sealado para ellos en la norma NTC 5854 sobre accesibilidad y los lineamientos de usabilidad. Adicionalmente stos debern tener un espacio para inscribir el correo electrnico del usuario y una opcin para que ste indique si desea o no utilizar este canal para recibir comunicaciones y notificaciones frente al trmite o servicio solicitado. Lo anterior en concordancia con lo expuesto en el Artculo 54 de la Ley 1437 de 2011. Los formularios del orden nacional que se utilicen en entidades del orden territorial o entes autnomos deben conservar el logotipo del Ministerio al cual pertenezcan. Plazos de respuesta Al gestionar un trmite y/o servicio en lnea, el usuario debe ser informado sobre el plazo de respuesta a su solicitud, el cual debe ser consistente con la informacin que la entidad publica en el Sistema nico de Informacin de Trmites SUIT. En este caso se pueden usar varios mecanismos de respuesta: Mensaje al correo electrnico. Ventanas que se despliegan al momento de realizar la transaccin. Mensaje al mvil o cualquier otro dispositivo una vez realizada la transaccin. Informacin en la web previa a la ejecucin del trmite. Autenticacin electrnica Se deben disponer de mecanismos de autenticacin electrnica de los usuarios con base en la caracterizacin de trmites y servicios realizada y los requerimientos normativos de cada caso. Para cumplir con este criterio se podr hacer uso de herramientas transversales que se utilicen en el Estado para este efecto. Tenga en cuenta que debe incluir un campo de correo electrnico para que el usuario autorice las comunicaciones y notificaciones por esta va, articulado con la Base de datos de correos autorizados para comunicaciones y notificaciones mencionada en el Componente de Interaccin. Avisos de confirmacin Cada vez que el usuario interacte con la entidad a travs de solicitudes o envos de informacin en lnea, se deben proveer mensajes electrnicos que den acuse de recibo.
Decreto Ley 019 de 2012. Ley 1437 de 2011. Ley 872 de 2003. Artculo 4. Ley 527 de 1999.
Actividad de Implementar un Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin del Componente de Elementos Transversales. Criterio de Estrategia de Apropiacin de la Actividad de Institucionalizar la Estrategia de Gobierno en lnea del Componente de Elementos Transversales. Criterios de Caracterizacin de Usuarios, Accesibilidad y Usabilidad de la Actividad Centrar la atencin en el usuario del Componente de Elementos Transversales. Criterio de Monitoreo y Evaluacin, de la Actividad Institucionalizar la Estrategia de Gobierno en lnea, del Componente de Elementos Transversales. Criterio de Cadenas de trmites, de la Actividad Intercambiar informacin entre entidades del Componente de Transformacin.
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PG.
De igual forma la entidad debe disear un mensaje de error para cuando las aplicaciones por la cuales se prestan los trmites y servicios presenten fallos. Consulta del estado La entidad habilita un mecanismo para que el usuario pueda consultar y hacer seguimiento al estado de sus trmites y servicios, sin importar el canal mediante el cual se realiz el proceso. Significa que no slo se trata de aquellos trmites electrnicos sino de todos los que se realizan ante la entidad. Lo anterior implica que el trmite o servicio debe contar con la opcin de generar un nmero de radicacin. Pago electrnico La entidad debe habilitar mecanismos para el pago en lnea, cuando los trmites o servicios as lo requieran. Dentro de tales mecanismos se pueden incluir el dbito, crdito, tarjetas prepago y otros que se encuentran disponibles en el mercado, tomando en cuenta la normatividad vigente al respecto. Estampado cronolgico En todas las transacciones que se realicen de manera electrnica, se debe garantizar el registro de la fecha y la hora en la cual sucede la transaccin para su archivo y conservacin y la posterior consulta de los documentos electrnicos, teniendo en cuenta las polticas de archivo y la conservacin de las transacciones electrnicas, definidas por la entidad o por el Archivo General de la Nacin y la Ley 527 de 1999 y la normatividad que al respecto emita el gobierno. Firmado (digital o electrnico) La entidad debe hacer uso de la firma digital o electrnica dentro de los servicios generados por la entidad en medios electrnicos, dando estricta aplicacin a lo dispuesto por la Ley 527 de 1999, segn lo requerido en cada caso, y la normatividad que al respecto emita el gobierno. Para garantizar las transacciones electrnicas, se debe tener en cuenta que no todas las transacciones deben tener firma digital, ya que el virtud de la Ley 527 de 1999, el uso de mensaje de datos sin firma tiene plena validez jurdica. Se debe usar mecanismos de firma que utilicen medios electrnicos en la generacin de documentos, cuando el documento requiera garantizar su autenticidad, integridad y no repudio. Acto Administrativo Electrnico Cuando un trmite o un servicio produzca un acto administrativo, la entidad debe contemplar la posibilidad de emitirlo de forma electrnica. Para esto debe tener en cuenta lo establecido sobre el tema en la Ley 1437 de 2011 y la normatividad que al respecto emita el gobierno. Notificacin electrnica La entidad debe habilitar un mecanismo de notificacin electrnica para los trmites y servicios implementados de manera electrnica, de acuerdo con la caracterizacin y teniendo en cuenta lo establecido en la Ley 1437 de 2011 en cuanto a notificacin en sus diferentes modalidades y aplicaciones y la normatividad que al respecto emita el gobierno. Para cumplir con este criterio se podr hacer uso de herramientas transversales que se utilicen en el Estado
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PG.
para este efecto. Punto unificado del ciudadano/empresa La entidad debe contemplar que el resultado de la ejecucin de trmites y servicios en lnea deber ser dispuesto, para consulta por parte del usuario, en el punto unificado de relacin con el Estado una vez ste haya sido desarrollado y se encuentre en produccin. Lo anterior se realizar con base en los lineamientos del Marco de interoperabilidad y los que se generen para el efecto.
Definir el esquema de atencin por mltiples canales (4%)

La prestacin de servicios, la ejecucin de trmites, la realizacin de ejercicios de participacin y la publicacin de informacin y datos, requieren de un soporte institucional que garantice la integracin de procesos para la atencin al ciudadano. Por ello, la entidad debe definir un esquema de atencin al ciudadano, por diferentes canales electrnicos, sealando como mnimo: Dependencias o instancias responsables de la gestin de los diferentes canales. Medios de atencin: listado y descripcin de los canales presenciales y electrnicos de atencin, funcionalidades, horarios y caractersticas. Estndares y lineamientos de atencin a travs de los diferentes canales. Procedimiento para la actualizacin de la informacin por los diferentes canales, que incluya actividades, periodicidad, responsables, y gestin de excepciones. La entidad debe tener en cuenta que debe disponer de mecanismos para el acceso gratuito a medios electrnicos para la realizacin de procedimientos y trmites administrativos segn lo establecido por el artculo 53 de la Ley 1437 de 2011. Para definir el esquema de atencin por mltiples canales la entidad debe tener en cuenta la Caracterizacin de sus usuarios, pues cada nuevo canal definido debe partir de las necesidades identificadas. Adicionalmente puede usar como soporte la Gua de atencin al ciudadano - cliente por mltiples canales desarrollada por Gobierno en lnea. Finalmente, la entidad debe contemplar la inclusin de medidas para atender a las personas en situacin de discapacidad y las poblaciones vulnerables.
Implementacin de canales alternativos para la prestacin de trmites y servicios (13,5%)
Partiendo del esquema de atencin por mltiples canales, la entidad implementa canales alternativos para la prestacin de trmites y servicios. Para este proceso la entidad puede utilizar la Gua de Diseo e Implementacin de Servicios por Mltiples Canales desarrollada por Gobierno en lnea. Adicionalmente, segn lo definido en el esquema de atencin por mltiples canales y lo que establece el artculo 53 de la Ley 1437 de 2011, para la atencin por medios electrnicos la entidad deber asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito.
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PG.
Mejoramiento (5%)
Con base en los resultados de la implementacin del Esquema de monitoreo y evaluacin de la entidad, de los niveles de satisfaccin de los usuarios y de los avances reportados al Ministerio de TIC, la entidad realiza acciones de mejoramiento en prestacin de trmites y servicios, buscando satisfacer permanentemente las necesidades de los usuarios. Para llevar a cabo una estrategia de mejoramiento la entidad deber revisar la realimentacin que obtenga de sus usuarios frente a los trmites y servicios prestados, as como tener en cuenta buenas prcticas, y documentar las propias para que otras entidades hagan uso de stas. De igual forma deber guiar sus acciones de mejoramiento dentro de un marco de innovacin en el uso de tecnologa al interior de la entidad y en la relacin con sus usuarios.
Ventanillas nicas (15%)
La experiencia para el usuario al desarrollar trmites y servicios en lnea puede verse optimizada gracias a la agrupacin de los procedimientos segn temticas, intereses, o poblaciones afines en ventanillas nicas, logrando una reduccin de requisitos y presentando una cara unificada del Estado. Por esta razn la entidad organiza la totalidad de sus trmites y servicios en lnea en ventanillas nicas, para lo cual deber desarrollar las siguientes actividades:
NTC 5854 de Accesibilidad
Gua de uso del lenguaje comn de intercambio de informacin. Disponible en www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
Priorizacin y planeacin (5%)
La entidad realiza ejercicios de organizacin y agrupacin de los trmites y servicios, tomando en cuenta lo siguiente: Focalizacin en un grupo de usuarios. Concentracin en temticas comunes. Momentos esenciales del ciudadano (MECs). Con base en lo anterior y tomando en cuenta la caracterizacin y anlisis de sus usuarios, la entidad define su estrategia y determina los trmites, servicios, cadenas de trmites a agrupar, sealando los tiempos, recursos, actividades y responsables. Dentro de dicha estrategia se incluye un esquema unificado de identificacin, seguimiento, notificacin, historial de interaccin, entre otros.
Ley 1437 de 2011.
Implementacin (10%)
La entidad debe implementar las soluciones para ventanillas nicas priorizadas que van hacia el ciudadano, el empresario o el servidor pblico y que generan impacto en la competitividad del pas o mejora de calidad de vida. De igual forma la entidad debe tener en cuenta el desarrollo que soporte la implementacin de lo establecido por el Artculo 9 del Decreto 019 de 2012, en coordinacin con el Gobierno en lnea. La entidad debe garantizar la proteccin de los datos personales de los usuarios, conforme con las leyes sobre esta materia e informar al ciudadano sobre la manera de hacerlo. Para el caso de las ventanillas nicas, en donde existe un
Actividad de Implementar un Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin del Componente de Elementos Transversales. Criterio de Estrategia de Apropiacin de la Actividad de Institucionalizar la Estrategia de Gobierno en lnea del Componente de Elementos Transversales.
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PG.
nico registro para acceder a varios trmites y/o servicios se debe ofrecer el espacio para registrar el correo electrnico, en el cual se debe disponer de la opcin para que el usuario autorice las notificaciones o comunicaciones de la entidad a travs de ste medio. Lo anterior en concordancia con lo expuesto en el Artculo 54 de la Ley 1437 de 2011
Criterios de Caracterizacin de Usuarios, Accesibilidad y Usabilidad de la Actividad Centrar la atencin en el usuario del Componente de Elementos Transversales.
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PG.
TRANSFORMACIN
CRITERIO
Buenas Prcticas (9%)
5. Componente de
Actividad: hacer uso de medios electrnicos en procesos y procedimientos internos y estrategia de Cero Papel. Porcentaje: 45%
DESCRIPCIN
Si bien la estrategia de Cero Papel tiene un componente de gestin documental y tecnolgico importante, se pueden alcanzar reducciones significativas con los recursos que actualmente disponen las entidades (Buenas prcticas para reducir el consumo de papel). La entidad reduce el consumo de papel a travs de la implementacin de buenas prcticas. Para esto se debe tener como referencia el documento de Buenas Prcticas para reducir el consumo de papel elaborado por el Ministerio de TIC y desarrollar las siguientes actividades: Hacer un diagnstico y establecer la lnea base: cunto papel se consume? Identificar oportunidades clave Adoptar buenas prcticas y promover el cambio de cultura organizacional Seguimiento y monitoreo
HERRAMIENTAS
Buenas prcticas para reducir el consumo de papel. Cmo comenzar una estrategia de Cero Papel en su entidad. Cuestionarios Uso de papel en la entidad y Reduccin del consumo de papel en oficinas. Disponibles en www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
Directiva presidencia 04 de 2012.
Criterio de Estrategia de Apropiacin de la Actividad de Institucionalizar la Estrategia de Gobierno en lnea del Componente de Elementos Transversales.
Documentos electrnicos (13%)
La entidad incorpora esquemas de gestin de documentos electrnicos, con base en el anlisis de los procesos y negocios de la entidad. Para esto se deben desarrollar las siguientes actividades: Identificar requisitos y necesidades. Evaluar sistemas existentes. Definir estrategias y disear el sistema. Implementar el esquema de gestin de documentos. Implementar seguimiento y mejoramiento.
NTC/ISO 15489-1
Marco de interoperabilidad para Gobierno en lnea.
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PG.
Se deben tener en cuenta los elementos definidos en la ley 1437 de 2011, especialmente en lo referente al expediente electrnico.
Lineamientos para la implementacin del modelo de seguridad de la informacin 2.0. Disponibles en www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
Ley 1437 de 2011. Circular Externa 02 de 2012 Archivo General de la Nacin. Circular Coinfo 04 de 2010.
Criterio de Tramites y servicios en lnea, Actividad de Disponer trmites y servicios en lnea del Componente de Transaccin (en espacial el resultado de la caracterizacin de procesos).
Procesos y procedimientos internos electrnicos (23%)
La entidad automatiza todos los procesos y procedimientos crticos en la entidad, para lo cual deber desarrollar las siguientes actividades:
Caracterizacin de procesos y procedimientos (4%)
NTCGP 1000:2009 (Calidad en la Gestin pblica) MECI Gua Nacional para la simplificacin, el mejoramiento y la racionalizacin de procesos, procedimientos y trmites disponible en www.dafp.gov.co seccin de Publicaciones.
El objetivo de esta actividad es el de servir de base para identificar y priorizar las acciones o proyectos a implementar para la incorporacin de la poltica de cero papel y la automatizacin de procesos. Con base en el MECI y el Sistema de Calidad que haya implementado, la entidad identifica lo siguiente: Procesos Misionales Procesos Estratgicos Procesos de Apoyo Procesos de Evaluacin Adicionalmente, en cada uno de dichos procesos identifica lo siguiente: Entradas Procedimientos Salidas Registros, formatos y dems documentos asociados Roles y responsables de la informacin Estado de automatizacin Trmites y servicios asociados a dichos procesos Grado en que se han reemplazado los documentos en papel por electrnicos Elementos tecnolgicos que intervienen en el proceso
Lineamientos detallados para la implementacin de procesos administrativos electrnicos. Lineamientos para la implementacin del modelo de seguridad de la informacin 2.0. Disponibles en www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
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PG.
(aplicaciones, servidores, equipos de red, equipos de seguridad de red, etc.) y grado de implantacin Existencia de herramientas para la gestin documental como Tablas de Retencin (y su grado de implementacin), Plan de Gestin Documental, Gestin de seguridad de la informacin
Directiva Presidencia 04 de 2012. Ley 1437 de 2011. Ley 527 de 1999.
Esta informacin debe consignarla en los formatos que disponen las entidades, de acuerdo con su sistema de calidad.
Anlisis, priorizacin y racionalizacin de procesos (4%)

Criterio de SGSI de la Actividad Implementar un sistema de gestin de seguridad de la informacin del Componente de Elementos Transversales. Criterio de Monitoreo y Evaluacin, de la Actividad Institucionalizar la Estrategia de Gobierno en lnea, del Componente de Elementos Transversales.
El insumo para esta actividad es la caracterizacin de procesos y lo que se busca con este anlisis es tener los insumos necesarios para realizar una priorizacin de procesos internos que se optimizarn y automatizarn. Por ello, en ste anlisis debe llevar a la identificacin de lo siguiente: Procesos que impactan la eficiencia en la organizacin. Procesos dentro de los cuales se produce intercambio de informacin con otras entidades o entre dependencias de la misma entidad, bien sea como un requisito (entrada) o como un producto (salida). Procesos con los cuales se iniciar la implementacin de Cero Papel y los actos administrativos que podrn manejarse de manera electrnica. Se debe tener en cuenta el plan de accin construido frente a la directiva 04 de 2012 de Eficiencia Administrativa. Para lo anterior es necesario tener en cuenta lo establecido en la Ley 1437 de 2011 en cuanto a los documentos electrnicos, el expediente electrnico y las notificaciones. La entidad automatiza los procesos y procedimientos crticos haciendo uso de los medios electrnicos en concordancia con las definiciones establecidas por la normatividad vigente e implementando los Lineamientos detallados para la implementacin de procesos administrativos electrnicos del Ministerio de TIC. Para el caso de los procesos relacionados con la contratacin la entidad debe vincularse al Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica, conforme con lo establecido en la normatividad vigente en cuanto al uso del mismo de forma transaccional.
Automatizacin (12%)
Mejoramiento (3%)
Con base en los resultados de la implementacin del Esquema de monitoreo y evaluacin de la entidad y de los avances reportados al Ministerio de TIC, la entidad realiza acciones de mejoramiento en la automatizacin de sus procesos y procedimientos internos. Para llevar a cabo una estrategia de mejoramiento la entidad deber tener en cuenta buenas prcticas, y documentar las propias para que otras entidades hagan uso de stas. De igual forma deber guiar sus acciones de mejoramiento dentro de un marco de innovacin en el uso de tecnologa al interior de la entidad y en la relacin con sus usuarios.
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PG.
Actividad: intercambiar informacin entre entidades. Porcentaje: 55%

CRITERIO
Cadenas de trmites (27,5%)
DESCRIPCIN
Para que la experiencia de los usuarios sea completamente en lnea, es necesario que cuando un trmite automatizado requiere del producto de otra entidad, este ltimo se pueda gestionar en lnea tambin de forma sincronizada. Para lograr lo anterior la entidad debe desarrollar las siguientes actividades,
HERRAMIENTAS
Guas de identificacin, priorizacin y optimizacin de cadenas de trmites. Marco de interoperabilidad para Gobierno en lnea y su Gua de uso. Gua de uso del lenguaje comn de intercambio de informacin. Lineamientos para la implementacin del modelo de seguridad de la informacin 2.0. Disponibles en www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
Lenguaje comn de intercambio (5%)
La entidad debe implementar el lenguaje comn de intercambio en todos los trmites y servicios en los que se efecte intercambio de informacin. En caso de no encontrarse definido el elemento de dato requerido, debe incluir la actividad de conceptualizacin dentro de sus planes de implementacin.
Identificacin, anlisis, priorizacin y optimizacin de cadenas de trmites (5%)
La entidad identifica, analiza, prioriza y optimiza las cadenas de trmites que lidera. Las entidades que participan de una cadena pero no la lideran deben aportar al proceso de optimizacin.
Automatizacin (12,5%)
La entidad debe implementar las soluciones para las cadenas de trmites que lidera o en las que participa luego de un proceso de identificacin y priorizacin. Para hacer optimizacin y automatizacin de las cadenas de trmites se puede usar la Gua de optimizacin de cadenas de trmites que desarroll el Programa de Gobierno en lnea. Igualmente, puede apoyarse en el documento denominado Marco para la Interoperabilidad del Gobierno en lnea. De igual forma la entidad debe tener en cuenta el desarrollo que soporte la implementacin de lo establecido por el Artculo 9 del Decreto 019 de 2012, en coordinacin con el Gobierno en lnea. La entidad debe garantizar la proteccin de los datos personales de los usuarios, conforme con las leyes sobre esta materia e informar al ciudadano sobre la manera de hacerlo.
Decreto 019 de 2012. Ley vigente de proteccin de informacin personal. Ley 962 de 2005.
Plataforma de interoperabilidad de Gobierno en lnea. Red de alta velocidad del Estado Colombiano - RAVEC.
Publicacin de los servicios en el catlogo (5%)
Los servicios de intercambio de informacin que sean de inters para ms de una entidad deben publicarse en el catlogo de servicios de intercambio. Para esto debe seguir el procedimiento establecido por el Ministerio de TIC.
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PG.
Servicios de intercambio de informacin (27,5%)
El intercambio de informacin entre entidades es vital para el cumplimiento de la misin de la administracin pblica. No obstante los sistemas de informacin no hablan siempre el mismo lenguaje, existe informacin sometida a reserva y en algunas ocasiones se concib que la informacin es un activo institucional que se debe preservar bajo el control de quien lo ostenta. Para lograr los niveles de colaboracin que requiere el Estado para actuar como uno solo, la entidad debe desarrollar las siguientes actividades orientadas hacia la prestacin de servicios de intercambio de informacin:
Marco de interoperabilidad para Gobierno en lnea y su Gua de uso. Gua para el uso del Marco de Interoperabilidad. Gua de uso del lenguaje comn de intercambio de informacin. Lineamientos para la implementacin del modelo de seguridad de la informacin 2.0. Disponibles en www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
Identificacin (3%)
La entidad identifica los interoperabilidad segn el informacin a realizar. Para entidad debe hacer uso de la de Interoperabilidad.
diferentes escenarios de tipo de intercambio de identificar el escenario la Gua para el uso del Marco
Conceptualizar los elementos de dato (4%)
Una vez identificados los intercambios de informacin a realizar, la entidad conceptualiza los elementos de dato que no hagan parte an del Lenguaje comn de intercambio. Para realizar esta tarea la entidad puede apoyarse en la Gua de uso del Lenguaje comn de intercambio de informacin.
Automatizar los servicios (12%)
La entidad desarrolla los servicios de intercambio prioritarios siguiendo lo establecido en el Marco de Interoperabilidad en los diferentes dominios y niveles.
Publicar los servicios en el catlogo (4%)
La entidad publica los servicios automatizados en el Catlogo de servicios provisto por el Ministerio de TIC. La entidad debe contemplar lo establecido en el artculo 227 de la Ley 1450 de 2011 y el artculo 27 de la Ley 1437 de 2011 sobre el intercambio de informacin.
Decreto 235 de 2010. Artculo 227 de la Ley 1450 de 2011. Ley 1437 de 2011. Ley vigente de proteccin de informacin personal.
Gobierno como plataforma
RAVEC (2%)
Para el intercambio de informacin, la entidad debe hacer uso de la RAVEC y contar con un esquema de provisin de infraestructura adecuado. De no disponer del servicio de la RAVEC, deber hacer uso de una canal equivalente.
Plataforma de interoperabilidad de Gobierno en lnea. Catlogo de servicios (http:// tramitador.gov.co) RAVEC.
Mejoramiento (2,5%)
Con base en los resultados de la implementacin del Esquema de monitoreo y evaluacin de la entidad y de los avances reportados al Ministerio de TIC, la entidad realiza acciones de mejoramiento en el intercambio de informacin con otras entidades. Para llevar a cabo una estrategia de mejoramiento la entidad deber tener en cuenta buenas prcticas, y documentar las propias para que otras entidades hagan uso de stas. De igual forma deber guiar sus acciones de mejoramiento dentro de un marco de innovacin en el uso de tecnologa al interior de la entidad y en la relacin con sus usuarios.

Criterio de Monitoreo y Evaluacin, de la Actividad Institucionalizar la Estrategia de Gobierno en lnea, del Componente de Elementos Transversales.
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PG.
Actividad: definir la estrategia de participacin Porcentaje: 15%

CRITERIO
Estrategia de participacin por medios electrnicos (15%)
DEMOCRACIA EN LNEA
Gua para el desarrollo de ejercicios de participacin. Lineamientos y recomendaciones para el uso de medios sociales en el Estado colombiano. Disponibles en www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
6. Componente de
Planeacin (2%)
Para impulsar la participacin ciudadana, es conveniente que cada entidad realice un ejercicio previo que permita planear las iniciativas que apoyarn este componente. Para ello, la entidad debe identificar las iniciativas o temticas que va a implementar con el apoyo de medios electrnicos, definiendo cmo realizar la implementacin (Cronograma, responsables, recursos, actividades, canales electrnicos a utilizar). Esta planeacin puede hacerse de manera anual o con un horizonte mayor y deber hacer parte de la estrategia de participacin con la que cuente la entidad. La estrategia de participacin por medios electrnicos debe incluir temas de rendicin de cuentas, consulta de normatividad, consulta sobre la planeacin, apertura de datos y los espacios para poner a consideracin otras situaciones que se puedan abordad desde el enfoque de innovacin abierta. Para realizar este ejercicio debe basarse en la caracterizacin de sus usuarios. Adicionalmente la entidad identifica las normas que regulan la participacin ciudadana en materia de: Control y rendicin de cuentas Formulacin de polticas, planes, programas y proyectos Igualmente, la entidad identifica otros espacios de participacin ciudadana relacionados con: Toma de decisiones Solucin de problemas que afecten a sus grupos de inters.
Criterio de Estrategia de Apropiacin de la Actividad de Institucionalizar la Estrategia de Gobierno en lnea del Componente de Elementos Transversales. Criterio de Caracterizacin de Usuarios, de la Actividad Centrar la atencin en el usuario del Componente de Elementos Transversales. Criterio de Monitoreo y Evaluacin, de la Actividad Institucionalizar la Estrategia de Gobierno en lnea, del Componente de Elementos Transversales.
Datos para establecer contacto para la participacin (1%)
La entidad cuenta con bases de datos que contienen informacin discriminada de las organizaciones sociales y grupos de inters relacionados con su misin, as como de cada uno de sus usuarios/clientes para convocarlos para la participacin. Esta informacin es importante pues los ejercicios de participacin requieren realizar convocatorias masivas o especficas y para esta tarea es conveniente identificar el pblico objetivo.
67
PG.
Convocatoria (2%)
Con el fin de que los ciudadanos conozcan las iniciativas y temas que se adelantarn en participacin ciudadana, la entidad publica en su sitio web la estrategia para la implementacin de los espacios de participacin y convoca (por medios electrnicos) a los interesados a participar en el proceso de consulta.
Discusin (3%)
Con base en los resultados de la implementacin del Esquema de monitoreo y evaluacin de la entidad, de la retroalimentacin de los usuarios dentro de los procesos de participacin y de los avances reportados al Ministerio de TIC, la entidad realiza acciones de mejoramiento en los procesos y espacios de participacin para la construccin de polticas, planeacin, solucin de problemas y control social.
Realimentacin y resultados (2%)
La entidad publica el documento definitivo de la estrategia de participacin en la seccin denominada Participacin ciudadana as como las respuestas y resultados de la discusin de la estrategia. Estos documento debe ser estructurados haciendo uso de un lenguaje claro para el ciudadano.
Mejoramiento (5%)
Con base en los resultados de la implementacin del Esquema de monitoreo y evaluacin de la entidad, de la realimentacin de los usuarios dentro de los procesos de participacin y de los avances reportados al Ministerio de TIC, la entidad realiza acciones de mejoramiento en los procesos y espacios de participacin para la construccin de polticas, planeacin, solucin de problemas y control social. Las acciones de mejoramiento identificadas derivan en ajustes y actualizaciones de la estrategia para la participacin. Para llevar a cabo una estrategia de mejoramiento la entidad deber tener en cuenta buenas prcticas, y documentar las propias para que otras entidades hagan uso de stas. De igual forma deber guiar sus acciones de mejoramiento dentro de un marco de innovacin en el uso de tecnologa al interior de la entidad y en la relacin con sus usuarios.
Actividad: construir de forma participativa las polticas y planeacin estratgica. Porcentaje: 40%
CRITERIO
Uso de medios electrnicos en el proceso de construccin de normatividad (20%)
DESCRIPCIN
Convocatoria (5%)
La entidad debe publicar todos aquellos proyectos de normatividad que se estn tramitando. Esto aplica para aquellas normas que afecten directamente a los ciudadanos, usuarios o clientes de los servicios de cada entidad (se excepta de convocatoria la normatividad de emergencia). La entidad convoca a los interesados a participar en el proceso de consulta, segn la caracterizacin de sus usuarios.
HERRAMIENTAS
Gua para el desarrollo de ejercicios de participacin. Lineamientos y recomendaciones para el uso de medios sociales en el Estado colombiano.
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PG.
La convocatoria debe realizarse informando las condiciones de dicha participacin y suministrando los materiales, datos, documentos o soportes necesarios. La convocatoria no debe entenderse como un momento previo, sino como un espacio permanente de promocin para la participacin en todo el proceso. Los medios usados para realizar dicha promocin incluyen, sitio web, correo electrnico, telefona mvil, redes sociales, mensajes de texto y video clips educativos para motivar la participacin en el proceso, complementarios a estrategias de comunicacin a travs de la radio o prensa.
Disponibles en www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
Consulta (5%)
La entidad habilita mecanismos electrnicos para consultar a sus usuarios sobre la normatividad publicada para consulta. Dichos mecanismos pueden ser foros, chats, blogs, mensajes de texto, redes sociales o cualquier otro. La entidad debe garantizar la proteccin de los datos personales de los usuarios, conforme con las leyes sobre esta materia e informar al ciudadano sobre la manera de hacerlo.
Criterio de Estrategia de Apropiacin de la Actividad de Institucionalizar la Estrategia de Gobierno en lnea del Componente de Elementos Transversales. Criterios de Caracterizacin de Usuarios y Estrategia de promocin, de la Actividad Centrar la atencin en el usuario del Componente de Elementos Transversales.
Realimentacin (5%)
La entidad publica los resultados de la consulta anterior, identificando frecuencias y prioridades establecidas por los ciudadanos. Con base en ello, determina los ajustes en los documentos puestos a consulta.
Artculo 8 de la Ley 1437 de 2011.
Resultados (5%)
La entidad pblica el documento de normatividad definitivo que incorpora observaciones y recomendaciones recibidas. La entidad difunde por medios electrnicos a los participantes en el proceso de participacin el documento de normatividad definitivo. La entidad debe tener en cuenta el documento Gua: desarrollo de ejercicios de participacin.
Uso de medios electrnicos en el proceso de planeacin de la entidad. (20%)
Convocatoria (5%)
La entidad debe publicar temas de planeacin que abre para consulta, segn lo establecido en su estrategia de participacin. Esto aplica para aquellos planes, programas o proyectos que afecten directamente a los ciudadanos, usuarios o clientes de los servicios de cada entidad. La entidad convoca a los interesados a participar en el proceso de consulta, segn la caracterizacin de sus usuarios. La convocatoria debe realizarse informando las condiciones de dicha participacin y suministrando los materiales, datos, documentos o soportes necesarios. La convocatoria no debe entenderse como un momento previo, sino como un espacio permanente de promocin para la participacin en todo el proceso. Los medios usados para realizar dicha promocin incluyen, sitio web, correo electrnico, telefona mvil, redes sociales, mensajes de texto y video clips educativos para motivar la participacin en el proceso, complementarios a estrategias de comunicacin a travs de la radio o prensa.
Criterio de Estrategia de Apropiacin de la Actividad de
69
PG.
Consulta (5%)
La entidad habilita herramientas electrnicas para consultar a sus usuarios sobre la planeacin. Dichas herramientas pueden ser foros, chats, blogs, mensajes de texto, redes sociales o cualquier otro. La entidad debe garantizar la proteccin de los datos personales de los usuarios, conforme con las leyes sobre esta materia e informar al ciudadano sobre la manera de hacerlo.
Institucionalizar la Estrategia de Gobierno en lnea del Componente de Elementos Transversales. Criterios de Caracterizacin de Usuarios y Estrategia de promocin, de la Actividad Centrar la atencin en el usuario del Componente de Elementos Transversales.
Realimentacin (5%)
La entidad publica los resultados de la consulta anterior, identificando frecuencias y prioridades establecidas por los ciudadanos. Con base en ello, determina los ajustes en los documentos y/o decisiones puestos a consulta.
Resultados (5%)
La entidad pblica el documento de planeacin definitivo que incorpora observaciones y recomendaciones recibidas. La entidad difunde por medios electrnicos a los participantes en el proceso de participacin el documento de planeacin definitivo. La entidad debe tener en cuenta el documento Gua: desarrollo de ejercicios de participacin.
Actividad: Abrir espacios para el control social. Porcentaje: 20%

CRITERIO
Uso de medios electrnicos en los espacios y procesos de rendicin de cuentas (20%)
DESCRIPCIN
Convocatoria (4%)
La entidad convoca a los interesados a participar en los espacios y procesos de rendicin de cuentas, segn la caracterizacin de sus usuarios. La convocatoria debe realizarse informando las condiciones de dicha participacin y suministrando los materiales, datos, documentos o soportes necesarios. La convocatoria no debe entenderse como un momento previo, sino como un espacio permanente de promocin para la participacin en todo el proceso. Los medios usados para realizar dicha promocin incluyen, sitio web, correo electrnico, telefona mvil, redes sociales, mensajes de texto y video clips educativos para motivar la participacin en el proceso, complementarios a estrategias de comunicacin a travs de la radio o prensa. Para esto debe tener en cuenta lo establecido por el CONPES 3654 de 2010 y los documentos tcnicos que se deriven de ste.
HERRAMIENTAS
Lineamientos Nacionales
Manual nico de Rendicin de Cuentas del DAFP y DNP.

Gua para el desarrollo de ejercicios de participacin. Lineamientos y recomendaciones para el uso de medios sociales en el Estado colombiano. Disponibles en www.programa.gobiernoenlinea.gov.co Normatividad/Poltica CONPES 3654 de 2010
Consulta (4%)
La entidad habilita herramientas electrnicas para consultar a sus usuarios sobre los temas que deben ser incluidos en los espacios y procesos de rendicin de cuentas. Dichas herramientas pueden ser foros, chats, blogs, mensajes de
70
PG.
texto, redes sociales o cualquier otro. El objetivo de esta actividad es el de conocer los temas sobre los cuales quieren recibir respuesta los ciudadanos y de esta manera incluirlos en la audiencia de rendicin de cuentas. La entidad debe garantizar la proteccin de los datos personales de los usuarios, conforme con las leyes sobre esta materia e informar al ciudadano sobre la manera de hacerlo.
Criterio de Estrategia de Apropiacin de la Actividad de Institucionalizar la Estrategia de Gobierno en lnea del Componente de Elementos Transversales. Criterios de Caracterizacin de Usuarios y Estrategia de promocin, de la Actividad Centrar la atencin en el usuario del Componente de Elementos Transversales.
Realimentacin (4%)
La entidad publica los resultados de la consulta anterior, identificando frecuencias y prioridades establecidas por los ciudadanos. Con base en ello, incluye dentro de los espacios y procesos de rendicin de cuentas, los temas propuestos y priorizados por la ciudadana en la consulta.
Discusin (4%)
La entidad realiza jornadas de rendicin de cuentas. Durante dicha jornadas la entidad habilita cualquiera de los siguientes canales: chat, lnea telefnica, mensajes de texto, redes sociales, foro o blog. La entidad debe garantizar la proteccin de los datos personales de los usuarios, conforme con las leyes sobre esta materia e informar al ciudadano sobre la manera de hacerlo.
Resultados (4%)
La entidad pblica los resultados de las jornadas de rendicin de cuentas, incluyendo la participacin por diversos medios realizada durante el ejercicio, as como el informe respectivo. La entidad difunde por medios electrnicos a los participantes de los procesos de rendicin de cuentas los resultados de dichas jornadas. La entidad debe tener en cuenta el documento Gua: desarrollo de ejercicios de participacin.
Actividad. Abrir espacios de innovacin abierta. Puntaje: 25%

CRITERIO
Promocin del uso de datos abiertos (8%)
DESCRIPCIN
Los conjuntos de datos que publica la entidad cobran valor en la medida en que sean utilizados por terceros. Para promocionar que dichos conjuntos sean utilizados la entidad habilita espacios tanto fsicos como electrnicos para presentar los datos que posee e invitar a los posibles interesados a que hagan uso de stos. Dichos mecanismos pueden ser ferias y eventos de desarrolladores, as como foros virtuales, chats, blogs, mensajes de texto, redes sociales o cualquier otro.
HERRAMIENTAS
Lineamientos en la Arquitectura GEL
Gua para el desarrollo de ejercicios de participacin. Lineamientos y recomendaciones para el uso de medios sociales en el Estado colombiano.
71
PG.
Disponibles en www.programa.gobiernoenlinea.gov.co

Criterios de Caracterizacin de Usuarios y Estrategia de promocin, de la Actividad Centrar la atencin en el usuario del Componente de Elementos Transversales.
Artculo 230 de la Ley 1450 de 2011
Centro de innovacin de Gobierno en lnea.
Consulta para la solucin de problemas (17%)
Convocatoria (5%)
Con base en la estrategia de participacin, la entidad debe publicar los temas a los cuales quiere buscar solucin a travs de espacios de innovacin abierta. La entidad convoca a los interesados a participar en el proceso de consulta para la solucin de problemas, segn la caracterizacin de sus usuarios. La convocatoria debe realizarse informando las condiciones de dicha consulta (recursos involucrados, estmulos, derechos de autor, tipo de vinculacin, entre otras) y suministrando los materiales, datos, documentos o soportes necesarios. La convocatoria no debe entenderse como un momento previo, sino como un espacio permanente de promocin para la participacin en todo el proceso. Los medios usados para realizar dicha promocin incluyen, sitio web, correo electrnico, telefona mvil, redes sociales, mensajes de texto y video clips educativos para motivar la participacin en el proceso, complementarios a estrategias de comunicacin a travs de la radio o prensa.
Lineamientos en la Arquitectura GEL

Criterios de Caracterizacin de Usuarios y Estrategia de promocin, de la Actividad Centrar la atencin en el usuario del Componente de Elementos Transversales.
Espacios para la propuesta de soluciones (6%)
La entidad habilita espacios tanto presenciales como electrnicos para adelantar los procesos de solucin de problemas. Dichos mecanismos pueden ser centrales de desarrollo, eventos de creativos y desarrolladores, foros, chats, blogs, mensajes de texto, redes sociales, plataformas especializadas o cualquier otro.
Centro de innovacin de Gobierno en lnea.
72
PG.
Resultados (6%)
La entidad publica los resultados obtenidos del proceso. La entidad difunde por medios electrnicos a los participantes los resultados de los procesos de innovacin abierta adelantados. La entidad debe tener en cuenta el documento Gua: desarrollo de ejercicios de participacin.
73
PG.
INFORMACIN MNIMA A PUBLICAR
ANEXO 2
74
PG.
ASPECTOS
DESCRIPCIN
Informacin General de la Entidad: La siguiente informacin debe estar publicada y agrupada en una sola seccin:
Informacin bsica en el Portal del Estado Colombiano
La entidad publica su informacin general y los canales de atencin al ciudadano en www.gobiernoenlinea.gov.co. As mismo, el vnculo al sitio Web de la entidad es vlido y la informacin bsica de la entidad disponible coincide con la informacin publicada en el sitio Web de la entidad. Este Criterio aplica a sitios web adicionales: El enlace de los sitios web adicionales debe publicarse en la seccin de informacin de inters de cada entidad en el Portal del Estado Colombiano.
Misin y visin
La entidad publica su misin y visin, de acuerdo con la norma de creacin o reestructuracin o segn lo definidas en el sistema de gestin de calidad de la entidad. La entidad publica sus funciones, de acuerdo con la norma de creacin o reestructuracin. Si alguna norma le asigna funciones adicionales, stas tambin se deben incluir en este punto. Este Criterio aplica a sitios web adicionales: Se deben publicar los objetivos y funciones en el contexto del propsito del sitio web.
Objetivos y funciones
Organigrama
La entidad publica, de una manera grfica y legible, la estructura organizacional de la entidad. La entidad publica el listado de entidades que integran el mismo sector/ rama/organismo, con enlace al sitio Web de cada una de stas, en el caso de existir. La entidad publica el listado de las principales agremiaciones o asociaciones relacionadas con la actividad propia de la entidad, con enlace al sitio Web de cada una de stas. As mismo publica los datos de contacto de los principales grupos de inters y/u organizaciones sociales o poblacionales.
Directorio de entidades
Directorio de agremiaciones, asociaciones y otros grupos de inters.
Datos de Contacto: La entidad debe publicar en el pie de pgina los siguientes datos para establecer contacto. Este Criterio aplica a sitios web adicionales segn el contexto del propsito del sitio web.
Telfonos y lneas gratuitas y fax Correo electrnico de contacto o enlace al sistema de atencin al ciudadano con que cuente la entidad. Correo electrnico para notificaciones judiciales
Telfonos, lneas gratuitas y fax, incluyendo el indicativo nacional e internacional, en el formato (57+Nmero del rea respectiva). Correo electrnico de contacto o enlace al sistema de atencin al ciudadano con que cuente la entidad. La entidad debe establecer los responsables de manejar este correo electrnico. Direccin de correo electrnico para notificaciones judiciales (ley 1437 de 2011 y Directiva presidencial 05 de 2012). Este correo debe estar de igual forma disponible en el Portal del Estado Colombiano, en el campo correspondiente de los datos de contacto de la entidad. El correo para notificaciones judiciales debe estar configurado de forma tal
75
PG.
ASPECTOS
DESCRIPCIN
que enve acuse de recibo al remitente de forma automtica. La entidad debe establecer los responsables de manejar este correo electrnico.
Horarios y das de atencin al pblico. Localizacin fsica Sucursales o regionales Datos de contacto con funcionarios Polticas de seguridad de la informacin y proteccin de datos personales Preguntas y respuestas frecuentes
Horarios y das de atencin al pblico.
Localizacin fsica, incluyendo ciudad y departamento. Enlace a los datos de contacto de las sucursales o regionales que tenga la entidad. Enlace a la informacin a los datos de contacto de la planta de personal. la entidad. La entidad debe tener un enlace que dirija a las polticas de seguridad de la informacin y proteccin de datos personales.la entidad.
Atencin al Ciudadano. Este Criterio aplica a sitios web adicionales segn el contexto del propsito del sitio web. La entidad ofrece una lista de respuestas a preguntas frecuentes relacionadas con la entidad, su gestin y los servicios y trmites que presta. Esta informacin deber estar contenida en la seccin de Atencin al Ciudadano de acuerdo con los criterios definidos para el componente de Interaccin. La entidad ofrece un glosario que contenga el conjunto de trminos que usa la entidad o que tienen relacin con su actividad. Esta informacin deber estar contenida en la seccin de Atencin al Ciudadano, de acuerdo con los criterios definidos para el componente de Interaccin. La entidad habilitar, una seccin que contenga las noticias ms relevantes para la entidad y que estn relacionadas con su actividad.
La entidad disea y publica informacin dirigida para los nios sobre la entidad y sus actividades, de manera didctica y en una interfaz interactiva. En este ltimo caso, deben seguirse los lineamientos establecidos en la norma NTC 5854 sobre elementos no textuales. Adicionalmente, la entidad debe disponer en un lugar visible de la seccin un enlace al buzn de contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias.
Glosario
Noticias Informacin para nios
Calendario de actividades
La entidad habilita un calendario de eventos y fechas clave relacionadas con los procesos misionales de la entidad.
Normatividad, polticas y lineamientos: Se deben publicar la normatividad que rige a la entidad, la que determina su competencia y la que es aplicable a su actividad o producida por la misma. De igual forma se deben publicar las polticas, manuales o lineamientos que produzca la entidad. Este Criterio aplica a sitios web adicionales segn el contexto del propsito del sitio web (en este caso es vlido hacer el enlace al sitio web principal, siempre y cuando sea clara la relacin de la norma con la temtica desarrollada por el sitio web adicional).
Leyes/ Ordenanzas / Acuerdos
Esta informacin debe ser descargable y estar organizada por temtica, tipo de norma y fecha de expedicin de la ms reciente hacia atrs. De lo contrario, deber habilitar un buscador avanzado teniendo en cuenta los filtros de palabra clave, tipo de norma y fecha de expedicin. De igual forma el listado de normatividad disponible deber contar con la identificacin de la norma y la descripcin corta de la misma.
76
PG.
ASPECTOS
DESCRIPCIN
Se deben publicar dentro de los siguientes 5 das de su expedicin de acuerdo con los principios de oportunidad y publicidad. En la medida en que el Sistema nico de Informacin Normativa vaya habilitando las funcionalidades de consulta focalizada, las entidades debern hacer uso de dicho sistema.
Decretos
Esta informacin debe ser descargable y estar organizada por temtica, tipo de norma y fecha de expedicin de la ms reciente hacia atrs. De lo contrario, deber habilitar un buscador avanzado teniendo en cuenta los filtros de palabra clave, tipo de norma y fecha de expedicin. De igual forma el listado de normatividad disponible deber contar con la identificacin de la norma y la descripcin corta de la misma. Se deben publicar dentro de los siguientes 5 das de su expedicin. En la medida en que el Sistema nico de Informacin Normativa vaya habilitando las func ionalidades de consulta focalizada, las entidades debern hacer uso de dicho sistema.
Resoluciones, Circulares y/u otros actos administrativos de carcter general
Esta informacin debe ser descargable y estar organizada por temtica, tipo de norma y fecha de expedicin de la ms reciente hacia atrs. De lo contrario, deber habilitar un buscador avanzado teniendo en cuenta los filtros de palabra clave, tipo de norma y fecha de expedicin. De igual forma el listado de normatividad disponible deber contar con la identificacin de la norma y la descripcin corta de la misma. Se deben publicar dentro de los siguientes 5 das de su expedicin. En la medida en que el Sistema nico de Informacin Normativa vaya habilitando las funcionalidades de consulta focalizada, las entidades debern hacer uso de dicho sistema.
Polticas/ lineamientos/ manuales
Esta informacin debe ser descargable y estar organizada por temtica, tipo de documento y fecha de expedicin de la ms reciente hacia atrs. De lo contrario, deber habilitar un buscador avanzado teniendo en cuenta los filtros de palabra clave, tipo de norma y fecha de expedicin. El listado deber contener una breve descripcin de los documentos.
Informacin Financiera y Contable. Este Criterio aplica a sitios web adicionales segn el contexto del propsito del sitio web (en este caso es vlido hacer el enlace al sitio web principal, siempre y cuando sea clara la identificacin de la informacin relativa al sitio web adicional).
Presupuesto aprobado en ejercicio
La entidad debe publicar el presupuesto en ejercicio detallado, que es el aprobado de acuerdo con las normas vigentes aplicables por tipo de entidad. Se deben publicar los presupuestos de ingresos y gastos. Se debe publicar igualmente, la ejecucin, mnimo cada 3 meses.
Informacin histrica de presupuestos Estados financieros
La entidad debe publicar la informacin detallada del presupuesto de ingresos y gastos, aprobado y ejecutado, de dos (2) aos anteriores al ao en ejercicio, con corte a diciembre del periodo respectivo. La entidad debe publicar los estados financieros de las dos ltimas vigencias, con corte a diciembre del ao respectivo.
77
PG.
ASPECTOS
Planeacin, Gestin y Control.
DESCRIPCIN
Polticas, planes o lneas estratgicas Plan de accin
Las entidades deben publicar sus polticas, planes o lneas estratgicas y como mnimo su plan estratgico vigente. La entidad debe publicar el plan de accin en el cual se especifiquen los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, los planes generales de compras y la distribucin presupuestal de sus proyectos de inversin junto a los indicadores de gestin, de acuerdo con lo establecido en el artculo 74 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupcin). Se debe publicar su avance, mnimo cada 3 meses. Este Criterio aplica a sitios web adicionales segn el contexto del propsito del sitio web (en este caso es vlido hacer el enlace al sitio web principal, siempre y cuando sea clara la identificacin de la informacin relativa al sitio web adicional).
Programas y proyectos en ejecucin
La entidad debe publicar, como mnimo, el plan operativo anual de inversiones o el instrumento donde se consignen los proyectos de inversin o programas que se ejecuten en cada vigencia. Los proyectos de inversin deben ordenarse segn la fecha de inscripcin en el Banco de Programas y Proyectos de Inversin nacional, segn lo establecido en el artculo 77 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupcin). Se debe publicar el avance en su ejecucin, mnimo cada 3 meses.
Entes de control que vigilan a la entidad
La entidad debe publicar la relacin de todas las entidades que vigilan la entidad y los mecanismos de control que existen al interior y al exterior para hacer un seguimiento efectivo sobre la gestin de la misma. Para ello se debe indicar, como mnimo, el tipo de control que se ejecuta al interior y exterior (fiscal, social, poltico, etc.) y la forma como un particular puede comunicar una irregularidad ante la entidad responsable de hacer el control sobre ella (direccin, correo electrnico, telfono o enlace al sistema de denuncias si existe). La entidad publica, como mnimo, los siguientes informes del periodo en vigencia y del inmediatamente anterior: * Informe enviado al Congreso/Asamblea/Concejo, segn aplique. Se debe publicar dentro del mismo mes de enviado. * Informe de rendicin de la cuenta fiscal a la Contralora Nacional, de acuerdo con la periodicidad definida. Se debe publicar dentro del mismo mes de enviado. * Informe de rendicin de cuentas a los Ciudadanos, incluyendo la respuesta a las solicitudes realizadas por los ciudadanos, antes y durante el ejercicio de rendicin. Se debe publicar dentro del mismo mes de realizado el evento. Este Criterio aplica a sitios web adicionales segn el contexto del propsito del sitio web (en este caso es vlido hacer el enlace al sitio web principal, siempre y cuando sea clara la identificacin de la informacin relativa al sitio web adicional). La entidad publica la informacin relacionada con metas, indicadores de gestin y/o desempeo, de acuerdo con su planeacin estratgica. Se debe publicar su estado, mnimo cada 3 meses.
Informes de Gestin
Metas e indicadores de gestin
78
PG.
ASPECTOS
DESCRIPCIN
Este Criterio aplica a sitios web adicionales segn el contexto del propsito del sitio web (en este caso es vlido hacer el enlace al sitio web principal, siempre y cuando sea clara la identificacin de la informacin relativa al sitio web adicional).
Planes de Mejoramiento
La entidad publica los Planes de Mejoramiento vigentes (exigidos por los entes de control internos o externos) Los planes de mejoramiento de acuerdo con los hallazgos de la Contralora, se deben publicar de acuerdo con la periodicidad establecida por la sta, dentro del mismo mes de su envo. Se cuenta con un enlace al sitio web del organismo de control en donde se encuentren los informes que ste ha elaborado sobre la entidad.
Otros Planes
La entidad publica otros planes relacionados con temas anticorrupcin, rendicin de cuentas, servicio al ciudadano, antitrmites y los dems que solicite la normatividad vigente. Si la entidad realiza un plan de accin unificado es vlido la publicacin de ste.
Reportes de control interno
La entidad publica el informe pormenorizado del estado del control interno de acuerdo con lo sealado en el artculo 9 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupcin). Dicho informe se debe publicar cada cuatro meses segn lo establecido por el Sistema Integrado de Gestin del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.
Informes de empalme
La entidad publica el informe de empalme del representante legal, cuando haya un cambio del mismo. Se debe publicar cuando haya un cambio del representante legal y antes de desvincularse de la entidad.
Informacin para poblacin vulnerable
La entidad publica las normas, la poltica, los programas y los proyectos dirigidos a poblacin vulnerable (madre cabeza de familia, desplazado, personas en condicin de discapacidad, familias en condicin de pobreza, nios, adulto mayor, etnias, desplazados, reinsertados), de acuerdo con su misin. Cuando se trate de programas o proyectos, debe publicar el avance de los mismos, cada 3 meses.
Programas sociales
La entidad publica el listado de beneficiarios de los programas sociales, incluyendo, como mnimo: madre cabeza de familia, desplazado, personas en condicin de discapacidad, familias en condicin de pobreza, nios, adulto mayor, etnias, desplazados, reinsertados, de acuerdo con su misin. Las entidades deben publicar, trimestralmente un informe sobre las demandas contra la entidad, incluyendo: Nmero de demandas. Estado en que se encuentra. Pretensin o cuanta de la demanda. Riesgo de prdida La entidad podr hacer enlace a la informacin que publique la Agencia de Defensa Jurdica de la Nacin siempre y cuando sta permita identificar claramente los elementos enunciados anteriormente.
Defensa judicial
79
PG.
ASPECTOS
Informe de archivo
Contratacin
DESCRIPCIN
La entidad publica la Tabla de Retencin Documental y el Programa de Gestin Documental. La entidad publica el Plan de compras de la vigencia respectiva. Se debe publicar su ejecucin, de acuerdo con la periodicidad de los reportes que establezca Colombia Compra Eficiente.
Plan de compras
Publicacin de los procesos contractuales en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica
La entidad debe publicar en el SECOP todos sus procesos de contratacin segn lo establecido en el artculo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012. Para facilitar el acceso a esta informacin la entidad debe contar con una seccin de contratacin que permita al usuario identificar la informacin publicada en el SECOP. Se podr presentar un listado de procesos de contratacin (con la identificacin y objeto del proceso) en el que cada proceso se enlace con la informacin respectiva publicada en el SECOP. Es vlido de igual forma generar un enlace que direccione a la informacin publicada por la entidad en el SECOP. El ingreso a esta seccin debe estar ubicado en la pgina de inicio. De igual forma, las entidades debern contar con un espacio ubicado en la misma seccin donde se debern publicar los avisos de apertura de licitacin siguiendo lo establecido en el numeral 3 del artculo 30 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artculo 32 de la Ley 1150 de 2007 y el artculo 224 del Decreto 019 de 2012. Lo anterior sin perjuicio de poder hacer una mayor publicidad en otras secciones del sitio web. Aquellas entidades que tienen un rgimen de contratacin especial debern publicar sus procesos en el sitio Web de la entidad, incluyendo los documentos soportes respectivos, en un lugar visible o en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica.
Trmites y Servicios
Listado de trmites y servicios
La entidad publica, en un lugar plenamente visible de la pgina inicial, un enlace a la seccin de trmites y servicios, donde se proporcione un listado con el nombre de cada trmite o servicio, enlazado a la informacin sobre ste en el Portal del Estado Colombiano (PEC), en el cual cada entidad debe subir, a travs del SUIT, los formatos que exige para cada trmite o servicio. En los casos en que el trmite o servicio pueda realizarse en lnea, deber existir junto a su nombre un enlace al punto exacto para gestionarlo en lnea. Este enlace debe estar disponible de igual forma en el PEC. La informacin de los trmites y servicios que se publica en el Sistema nico de Informacin de Trmites SUIT, debe estar actualizada, de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Este Criterio aplica a sitios web adicionales segn el contexto del propsito del sitio web (en este caso es vlido hacer el enlace al sitio web principal, siempre y cuando sea clara la identificacin de la informacin relativa al sitio web adicional).
Informe de peticiones, quejas y reclamos
La entidad publica semestralmente un informe de todas las peticiones recibidas y los tiempos de respuesta relacionados, junto con un anlisis resumido de este mismo tema.
80
PG.
ASPECTOS
Recurso Humano.
DESCRIPCIN
Manual de funciones
La entidad publica en su sitio web el manual de funciones y competencias. La entidad publica estos documentos cada vez que se cambian o ajustan.
Perfiles de los servidores pblicos principales
La entidad publica en su sitio web el perfil y hoja de vida de sus servidores pblicos principales, segn su organigrama. La entidad debe actualizar esta informacin cada vez que hay ingresa un funcionario o cada vez que se desvincula. Es vlido hacer el enlace con la informacin que dispone el DAFP a travs del sistema SIGEP a este respecto, siempre y cuando el enlace lleve directamente a la informacin del servidor. La entidad publica en su sitio web la escala salarial correspondiente a las categoras de todos los servidores que trabajan en la entidad, independientemente de su calidad de empleados, asesores, consultores o cualquier otra modalidad de contrato. Igualmente, se debe publicar la escala de viticos Se actualiza cada vez que hay cambios en la escala salarial. Es vlido hacer el enlace con la informacin que publique el DAFP a este respecto en sus portales o sistemas de informacin, siempre y cuando el enlace lleve directamente a la informacin de la entidad. La entidad publica los datos de contacto de toda la planta de personal, incluyendo contratistas. Los datos a publicar son: Nombre completo, profesin, cargo, correo electrnico, nmero de telfono. Se actualiza cada vez que hay cambio de servidores pblicos. La entidad publica los resultados de la evaluacin a funcionarios, as como el seguimiento a los acuerdos de gestin de los funcionarios principales. La publicacin se har de acuerdo con la periodicidad definida para este tipo de procesos al interior de la entidad. Es vlido hacer el enlace con la informacin que publique el DAFP a este respecto en sus portales o sistemas de informacin, siempre y cuando el enlace lleve directamente a la informacin de la entidad.
Asignaciones salariales
Datos de contacto
Evaluacin del desempeo / Acuerdos de Gestin
Ofertas de empleo
La entidad publica la oferta de empleos, e incluye en esta seccin la convocatoria para los de prestacin de servicios. Igualmente, debe publicar los resultados de los procesos de oferta de empleos, incluyendo los de prestacin de servicios. Se actualiza cada vez que se terminan los procesos de seleccin, dentro de la semana respectiva. Si los empleos son provistos a travs de concursos liderados por la Comisin Nacional del Servicio Civil, la entidad deber especificar el listado de cargos que estn en concurso y el enlace respectivo a la Comisin Nacional del Servicio Civil para obtener mayor informacin.
81
PG.
ACCESIBILIDAD NIVEL DE CUMPLIMIENTO AAA (TRIPLE A)
ANEXO 3
A continuacin se presentan los criterios de la NTC 5854 para el nivel de cumplimiento AAA (triple A), detallando cules son de obligatorio cumplimiento y cules opcionales.
REQUISITO
3.1.2.7. Auto descripcin ampliada (grabada)
DESCRIPCIN
Opcional.
ENTIDADES
Recomendado para entidades que cuenten en gran medida dentro de sus usuarios con poblacin con discapacidad visual o entidades que voluntariamente quieran acoger este requisito para beneficio o ampliacin de su poblacin destino en la poblacin con discapacidad visual. Recomendado para entidades que cuenten en gran medida dentro de sus usuarios con poblacin con discapacidad visual o entidades que voluntariamente quieran acoger este requisito para beneficio o ampliacin de su poblacin destino en la poblacin con discapacidad visual. Recomendado para entidades que cuenten en gran medida dentro de sus usuarios con poblacin sorda usuaria de castellano escrito o entidades que voluntariamente quieran acoger este requisito para beneficio o ampliacin de su poblacin destino en la poblacin sorda. Recomendado para entidades que cuenten en gran medida dentro de sus usuarios con poblacin con discapacidad visual o entidades que voluntariamente quieran acoger este requisito para beneficio o ampliacin de su poblacin destino en la poblacin con baja visin. Recomendado para entidades que cuenten en gran medida dentro de sus usuarios con poblacin con hipoacusia o entidades que voluntariamente quieran acoger este requisito para beneficio o ampliacin de su poblacin destino en la poblacin con hipoacusia Todas las entidades. Todas las entidades. Todas las entidades. Todas las entidades. Todas las entidades.
3.1.2.8. Medio alternativo (grabado).
Opcional
3.1.2.9. Slo audio (en directo)
Opcional
3.1.4.6. Contraste (mejorado)
Opcional
3.1.4.7. Sonido de fondo bajo o ausente
Opcional
3.1.4.8. Presentacin visual 3.1.4.9. Imgenes de texto (sin excepciones) 3.2.1.3. Teclado (sin excepciones) 3.2.2.3. Sin tiempo 3.2.2.4. Interrupciones
Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio
83
PG.
REQUISITO
3.2.2.5. Re-autentificacin 3.2.3.2. Tres destellos 3.2.4.8. Ubicacin 3.2.4.9. Propsito de los enlaces (slo enlaces) 3.2.4.10. Encabezados de seccin 3.3.1.3. Palabras inusuales 3.3.1.4. Abreviaturas 3.3.1.5. Nivel de lectura
DESCRIPCIN
Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Opcional
ENTIDADES
Todas las entidades. Todas las entidades. Todas las entidades. Todas las entidades. Todas las entidades. Todas las entidades. Todas las entidades. Recomendado para entidades que cuenten en gran medida dentro de su poblacin con poblacin con niveles educativos de Bsica, con problemas para la lectura, con deficiencia cognitiva o para las cuales el castellano sea su segunda lengua, o para las entidades que voluntariamente quieran acoger este requisito para beneficio o ampliacin de su poblacin destino en la poblacin con estas caractersticas. NA Todas las entidades. Todas las entidades. Todas las entidades.
3.3.1.4. Pronunciacin 3.3.2.5. Cambios a peticin 3.3.3.5. Ayuda 3.3.3.6. Prevencin de errores
NA Obligatorio Obligatorio Obligatorio
84
PG.
ALCANCE Y CARACTERSTICAS DEL SISTEMA DE PETICIONES QUEJAS, RECLAMOS Y DENUNCIAS
ANEXO 4
NOTA: tenga en cuenta lo que establece la Ley 1437 de 2011 sobre las peticiones y el uso de medios electrnicos.
ASPECTOS
Responsable del sistema
DESCRIPCIN
El sistema debe tener un responsable de su administracin, el cual debe estar claramente identificado en el documento de Poltica Editorial y de Actualizacin. El sistema debe manejar una asignacin de turnos segn lo establecido en el artculo 7 de la Ley 1437 de 2011 sin perjuicio de lo establecido en el numeral 6 del artculo 5 y el artculo 20 de la misma Ley y el artculo 13 del Decreto 0019 de 2012. Se debe habilitar un espacio para que los usuarios del sistema enven documentos o archivos (texto, hoja de clculo, video, audio, imgenes, entre otros) de soporte de sus actuaciones ante la entidad. Para esto la entidad debe establecer un sistema de seguridad en la recepcin de dichos documentos. Con el objeto de que el ciudadano que interpuso una solicitud, peticin, queja, reclamo o denuncia, pueda realizar seguimiento a su estado y a la respuesta, la entidad debe habilitar un mecanismo a travs del cual el ciudadano pueda hacer seguimiento en. Para esto la entidad debe contemplar que las peticiones pueden llegar por diversos canales y el usuario debe poder hacer seguimiento independiente del medio que utiliz. Igualmente, al interior de la entidad se debe contar con mecanismos de monitoreo para la recepcin y respuesta oportuna de las peticiones, quejas, reclamos y denuncias.
Asignacin de turnos
Archivos de soporte
Seguimiento en lnea
Uso de formularios estandarizados
El registro de la solicitud debe hacerse a travs de formularios electrnicos que permitan identificar y seleccionar el tipo de solicitud. Dichos formularios deben habilitar su uso por parte de nios y adolescentes. Los formularios de peticiones, quejas y reclamos deben hacer uso del lenguaje comn de intercambio de informacin. Debe permitir al ciudadano elegir el medio por el cual quiere recibir la respuesta. Los formularios no debern establecer requisitos adicionales a lo estipulado en la ley. En cuanto a las peticiones se deber observar lo establecido en la Ley 1437 de 2011 o en la Ley estatutaria que para el efecto expida el Congreso de la Repblica. Los formularios debern contar con una validacin de campos que permitan indicar al ciudadano si le hace falta incluir alguna informacin. Si el ciudadano insiste en la radicacin con elementos faltantes, el formulario debe permitir la radicacin y dejar constancia, en el acuse de recibo, de los requisitos o documentos faltantes en los trminos del artculo 15 de la Ley 1437 de 2011.
Ayudas
Para el uso adecuado de las solicitudes, peticiones, quejas y reclamos, debe existir un enlace de ayuda en donde se detallen las caractersticas, requisitos y plazos de respuesta de cada tipo de solicitud. Estas ayudas deben dar cuenta del uso que pueden dar nios y adolescentes del sistema Los formularios deben estar acompaados de un demo o gua de diligenciamiento y deben contar con mecanismos que permitan a los usuarios la verificacin de los errores cometidos en el proceso de diligenciamiento.
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PG.
ASPECTOS
DESCRIPCIN
Se deben indicar otros medios a travs de los cuales se pueden hacer solicitudes, los requisitos y condiciones para ello y el funcionario responsable ante el cual se puede hacer la solicitud, de acuerdo con la ley. De igual forma la entidad debe publicar la direccin y los datos de contacto y el horario de atencin de las oficinas o dependencias en donde se pueda realizar la totalidad de la actuacin administrativa que implique la presencia del peticionario, de acuerdo con lo establecido en Decreto 1122 de 1999.
Acuse de recibido
Al momento de realizar una solicitud se debe generar un mensaje de confirmacin del recibido por parte de la entidad, indicando la fecha y hora de la recepcin as como el nmero de registro de la peticin y la copia de la peticin realizada con el detalle de los archivos de soporte enviados. En dado caso de presentarse una falla en el sistema, ste deber arrojar un mensaje propio del aplicativo que indique el motivo de la misma y la opcin con la que cuenta el peticionario. La entidad debe tener en cuenta que este acuse de recibo debe incluir la constancia de falta de documentos en los casos estipulados en el artculo 15 de la Ley 1437 de 2011.
Seguridad de la informacin y los datos personales
Se debe garantizar la proteccin de los datos personales de los usuarios, conforme con las leyes sobre esta materia.
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GUAS Y ESTNDARES PARA EL GOBIERNO EN LNEA EN COLOMBIA
ANEXO 5
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PG.
Hacen referencia a una serie de orientaciones que se requieren para dinamizar el proceso de evolucin de las entidades en la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea. Dichos habilitantes son de tipo poltico, normativo, de monitoreo y evaluacin y su gestin est a cargo del Programa Gobierno en lnea. La construccin de los mismos ser un proceso gradual es decir, que se irn construyendo segn se requieran.
Transversales

Ministerio de TIC debe publicar la metodologa para la realizacin de diagnsticos que permitan determinar la lnea de base de las entidades a las cuales va dirigido este Manual en cuanto al cumplimiento del mismo. Ministerio de TIC debe publicar la metodologa para la realizacin de la planeacin para dar cumplimiento a la Estrategia de Gobierno en lnea. Ministerio de TIC disea un esquema de acompaamiento y capacitacin, de acuerdo con las necesidades de las entidades, los ciudadanos y las empresas y los pone en ejecucin. Ministerio de TIC disea o ajusta el sistema de monitoreo y evaluacin para determinar el avance, uso, calidad e impacto del Gobierno en lnea en Colombia y lo pone en marcha. Ministerio de TIC define y divulga los lineamientos de accesibilidad a ser aplicados por las entidades del Estado Colombiano y los privados que ejercen funciones pblicas. Ministerio de TIC define y divulga los lineamientos de usabilidad a ser aplicados por las entidades del Estado Colombiano y los privados que ejercen funciones pblicas. Ministerio de TIC define y divulga los lineamientos de seguridad de la informacin a ser aplicados por las entidades del Estado Colombiano y los privados que ejercen funciones pblicas.
Informacin

Ministerio de TIC define el esquema para la implementacin de Datos Abiertos.
Interaccin

Ministerio de TIC define lineamientos para medios sociales.
Transformacin

Ministerio de TIC define un esquema de notificacin electrnica. Ministerio de TIC define un esquema de implementacin de la autenticacin electrnica. Ministerio de TIC define un esquema para la implementacin de la poltica de Cero Papel. Ministerio de TIC define lineamientos para documentos y procedimientos electrnicos. Ministerio de TIC define lineamientos para digitalizacin certificada. Ministerio de TIC define lineamientos para el intercambio de comunicaciones oficiales. Ministerio de TIC define lineamientos para aplicaciones de gestin de documentos electrnicos de archivo. Ministerio de TIC define lineamientos para la prestacin de servicios por mltiples canales. Ministerio de TIC define los lineamientos para el Estado Colombiano en cuanto a: Plataformas comunes, estndares de TI, Seguridad, Arquitectura. Ministerio de TIC define los lineamientos para la interoperabilidad.
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PG.
ANEXO 6
GLOSARIO
Accesibilidad: Acceso universal a la Web, independientemente del tipo de hardware, software, infraestructura de red, idioma, cultura, localizacin geogrfica y capacidades de los usuarios (W3C World Wide Web Consortium). En el contexto colombiano, ha venido asumindose como las condiciones que se incorporan en sitios y herramientas web que favorecen el que usuarios en condiciones de deficiencia tecnolgica, fsica o sensorial o en condiciones particulares de entornos difciles o no apropiados, puedan hacer uso de estos recursos de la Web. Activo: Cualquier cosa que tiene valor para la organizacin NTC-ISO /IEC 27001 Anlisis de Riesgo: Uso sistemtico de la informacin para identificar las fuentes y estimar el riesgo NTC-ISO /IEC 27001 Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Archivamiento Web: Proceso de recoleccin de fracciones o partes de la World Wide Web y la garanta de que la coleccin se conserva en un archivo o sistema de informacin para futuros investigadores, historiadores y pblico en general. Automatizar: Hace referencia a la incorporacin de herramientas tecnolgicas a un proceso o sistema. Back Office: En trminos empresariales, hace referencia a la parte donde tienen lugar las tareas destinadas a la gestin de la propia empresa y con las cuales el cliente no tiene un contacto directo. En el mbito tecnolgico, se refiere a los sistemas automticos que respaldan las acciones que acompaan a una transaccin. Cadena de Trmites: La relacin que se establece entre los trmites en funcin de los requisitos exigidos para su realizacin, los cuales se cumplen a travs de otros trmites o servicios prestados por otras entidades, genera las cadenas de trmites. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en los archivos de gestin y archivos administrativos y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente. Chief Technology Officer CTO: Dentro de una organizacin, es el encargado de realizar procesos de transformacin de procesos y recursos en tecnologa con el fin de apoyar el cumplimiento de los objetivos de la misma. Usualmente combina un fuerte conocimiento tcnico y cientfico con habilidades gerenciales e involucra la realizacin de actividades de investigacin y desarrollo tecnolgico y la formulacin de estrategias de largo plazo. Confidencialidad: Propiedad de la informacin que determina que est disponible a personas autorizadas Conjunto de datos: Es un conjunto de variables y datos asociados Control ciudadano: El Control Ciudadano es una modalidad de participacin ciudadana en los asuntos pblicos con contenidos de vigilancia, crtica, seguimiento, evaluacin, deliberacin y sancin social, condicionada a la autonoma e independencia de los actores sociales y a los poderes sociales que disponga para producir consecuencias 6. Datos abiertos: Son todos aquellos datos primarios (sin procesar) que se encuentran en formatos estndar e interoperables que facilitan su acceso y reutilizacin, los cuales estn bajo la custodia de las entidades pblicas y que son puestos a disposicin de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.
Las principales caractersticas de los datos abiertos son:

6
Completos: Los datos pblicos no deben estar sujetos a privacidad u otras limitaciones. Adems, deben estar electrnicamente almacenados. Primarios: Significa que debe haber una disponibilidad de la fuente primaria, sin procesamientos y sin formas agregadas. Oportunos: Ello para preservar su valor. Accesibles: La disponibilidad debe ser lo ms amplia posible para los usuarios y para propsitos diversos. Procesables: Deben estar razonablemente estructurados para permitir su automatizacin por diversas herramientas. Acceso indiscriminado: Implica su disponibilidad para cualquier usuario, sin necesidad de su registro. No-propietarios: Deben estar disponibles en un formato donde nadie deba tener la exclusividad de su control. Libres de licencias: No deben estar sujetos a copyright, patentes, o regulaciones secretas. Una razonable privacidad, seguridad y restricciones puede ser aplicada por el gobierno u otros estamentos.
Tomado de la Corporacin Transparencia por Colombia. www.transparenciacolombia.org.co
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Disponibilidad: Propiedad de que la informacin y sus recursos relacionados deben estar disponibles y utilizables cuando se los requiera. Documento de Archivo: Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin. Documento electrnico: Documento cuyo soporte material es algn tipo de dispositivo electrnico y en el que el contenido est codificado mediante algn tipo de cdigo digital que puede ser ledo o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetizacin. Evaluacin del riesgo: Proceso de comparar el riesgo estimado contra criterios de riesgo dados, para determinar la importancia del riesgo. NTC-ISO /IEC 27001. Front Office: Es el lugar donde el usuario entra en contacto con la entidad y se refiere al conjunto de estructuras que gestionan la interaccin con dicho ciudadano o usuario. Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. Gestin electrnica de documentos (sistema GED): Un sistema GED es un software que le posibilita conservarla informacin de la institucin; por un lado la que procede de archivos fsicos en papel y por otro la contenida en archivos electrnicos. Innovacin abierta: son los procesos de innovacin que convocan a actores externos para que aporten soluciones a problemas identificados por la entidad. Integridad: Propiedad de salvaguardar la exactitud de la informacin y sus mtodos de procesamiento deben ser exactos. Interoperabilidad: El ejercicio de colaboracin entre organizaciones para intercambiar informacin y conocimiento en el marco de sus procesos misionales, con el propsito de facilitar la entrega de servicios en lnea a ciudadanos, empresas y a otras entidades. (Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en lnea, Versin 2010). Ipv6: El Protocolo de Internet versin 6, es la versin del Protocolo de Internet (IP por sus siglas en ingls) que fue diseada para suceder al Protocolo versin 4. Ipv6 ha sido desarrollado por la Internet Engineering Task Force (IETF http://www.ietf.org), para hacer frente al agotamiento de las direcciones Ipv4, y se describe en el documento estndar de Internet RFC 2460, publicado en diciembre de 1998. Aunque Ipv4 de 32 bits permite una direccin de Protocolo de Internet, y por lo tanto puede soportar 232 direcciones, Ipv6 utiliza direcciones de 128 bits, por lo que el nuevo espacio de direcciones compatible con 2128. Esta expansin permite muchos ms dispositivos y usuarios en Internet, as como una mayor flexibilidad en la asignacin de direcciones y la eficiencia para el direccionamiento de trfico. Marco de Interoperabilidad: es un conjunto de elementos que orientan el intercambio de informacin a nivel pblico y est constituido por: Principios y polticas que orientan los esfuerzos polticos, legales y organizacionales de las entidades, con el fin de facilitar la interoperabilidad. Un modelo de administracin, compuesto por un modelo de madurez, un modelo de administracin y un modelo de medicin. Un conjunto de recomendaciones, protocolos, estndares y guas metodolgicas, necesarias para que las entidades compartan informacin a travs de servicios de intercambio de informacin, con el propsito de facilitar la prestacin de sus servicios a ciudadanos, empresas y otras entidades pblicas en Colombia. Personalizacin: Se refiere al proceso mediante el cual los servicios electrnicos responden a las necesidades o deseos particulares de los usuarios a quienes se destinan tales servicios. El tal caso, los servicios son adaptados de manera que toman en cuenta las particularidades de los ciudadanos o usuarios e incluso, son ellos quienes pueden realizar dicha adaptacin. Racionalizar: Organizar los trmites, procesos y procedimientos de tal manera que se reduzcan a su mnima expresin, con el menor esfuerzo y costo para el ciudadano, a travs de estrategias efectivas de simplificacin, estandarizacin, mejoramiento continuo, supresin y automatizacin de los mismos7 Registro: Acto por el que se adjudica a un documento un identificador nico en el momento de su entrada en el sistema. Reutilizacin: El uso de documentos que obran en poder de organismos del sector pblico por personas fsicas o
Fuente: Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.
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jurdicas con fines comerciales o no comerciales distintos del propsito inicial que tenan esos documentos en la misin de servicio pblico para la que se produjeron 8. Sede electrnica: Es el espacio virtual multicanal integrado y multiplataforma a travs del cual la entidad presta servicios de informacin, interaccin, transaccin, interoperabilidad y participacin 9. Servicio: Es el conjunto de acciones o actividades de carcter misional diseadas para incrementar la satisfaccin del usuario, dndole valor agregado a las funciones de la entidad 10. Servicio de intercambio de informacin: Forma en la que dos o ms entidades coordinan su actuar desde el dominio poltico-legal, sociocultural, organizacional, semntico y tcnico para garantizar que el intercambio de informacin entre ellas se realiza de forma legal, correcta y eficiente. Servicios de valor agregado: Son aquellas aplicaciones que desarrollan los particulares (terceros), a partir de los datos abiertos publicados por las entidades estatales y que benefician a los ciudadanos o usuarios. Servicio en lnea: Servicio que puede ser prestado por medios electrnicos a travs del portal de una entidad. Simplificar. Adoptar estrategias que implican: reduccin de costos operativos en la entidad, reduccin de costos para el usuario, reduccin de documentos, reduccin de pasos, reduccin de pasos en el trmite interno, reduccin de requisitos, reduccin del tiempo de duracin del trmite, reduccin del tiempo en los puntos de atencin, aumento en la vigencia del trmite, aumento de puntos de atencin, fusin del trmite 11. Sistema de Gestin Documental: Sistema de informacin que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo. Sistema nico de Informacin de Trmites SUIT: Es un sistema electrnico de administracin de informacin de trmites y servicios de la administracin pblica Colombiana que opera a travs del Portal del Estado Colombiano y cuyo funcionamiento es coordinado por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, por mandato legal. Este sistema permite integrar la informacin y actualizacin de los trmites y servicios de las entidades de la administracin pblica para facilitar a los ciudadanos la consulta de manera centralizada y en lnea. Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales o medios tecnolgicos empleados. Adems de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros. Trmite: Conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligacin prevista o autorizada por la ley. El trmite se inicia cuando ese particular activa el aparato pblico a travs de una peticin o solicitud expresa y termina (como trmite) cuando la administracin pblica se pronuncia sobre ste, aceptando o denegando la solicitud. Trmite en lnea: Trmite que puede ser realizado por medios electrnicos a travs del portal de una entidad, ya sea de manera parcial, en alguno de sus pasos o etapas, o total, hasta obtener completamente el resultado requerido. Usabilidad: La usabilidad es un atributo relacionado con la facilidad de uso. Ms especficamente, se refiere a la rapidez con que se puede aprender a utilizar algo, la eficiencia al utilizarlo, cun memorable es, cul es su grado de propensin al error, y cunto le gusta a los usuarios. Si una caracterstica no se puede utilizar o no se utiliza es como si no existiera. (Nielsen) Ventanilla nica Virtual: Sitio virtual desde el cual se gestiona de manera integrada la realizacin de trmites que estn en cabeza de una o varias entidades, proveyendo la solucin completa al interesado. Valoracin del riesgo: Proceso global de anlisis y evaluacin del riesgo. NTC-ISO /IEC 27001
Nota: Cuando un trmino haga referencia a temas de archivo electrnico o Cero Papel, remitirse al Glosario creado por la iniciativa de Cero Papel, disponible en www.programagobiernoenlinea.gov.co
Directiva 2003/98/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 17 de noviembre de 2003 relativa a la reutilizacin de la informacin del sector pblico.. 9 El artculo 60 de la Ley 1437 de 2011 presenta elementos adicionales sobre la sede electrnica. 10 DAFP. Ibd. 11 dem
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REFERENCIAS
Portal del Estado Colombiano, www.gobiernoenlinea.gov.co. Portal nico de Contratacin, Sistema electrnico para la contratacin pblica. www.contratos.gov.co Ley 527 de 1999. Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo) Ley 962 de 2005. Decreto 1151 de 2008. Ley 1341 de 2009. Ley 1273 de 2009. Ley 1437 de 2011. Ley 1450 de 2011. Ley 1474 de 2011. Decreto 0019 de 2012 Metodologas para la elaboracin de Diagnsticos y Planes de Accin de Gobierno en lnea, 2010. Metodologa de monitoreo y evaluacin de Gobierno en lnea, 2010. Lenguaje comn de intercambio de informacin. Concepto sobre exigibilidad de criterios triple A (AAA) a entidades del Estado del Instituto Nacional para Ciegos INCI. 2011. Manual para la Implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea de la Repblica de Colombia Versin 2010. Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en lnea. Audiencias Pblicas en la Ruta de la Rendicin de Cuentas a la Ciudadana de la Administracin Pblica Nacional. Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, Contralora General de la Repblica. Bogot agosto de 2009 Publicado por la ESAP. Carta Iberoamericana de Participacin Ciudadana en la Gestin Pblica. Adoptada en Cumbre Iberoamericana de Jefes de Estado. Estoril, Portugal, diciembre de 2009. Conpes 3654 de 2010 Poltica de Rendicin de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los Ciudadanos. DNP, DAFP, PPLCC.

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Estrategia Gobierno en lnea

Para el orden nacional

2012 2015 2012 2017

Para el orden territorial Colombia, agosto de 2012

LA ESTRATEGIA GOBIERNO EN LNEA

1. Por qu Gobierno en lnea?

Cmo hacer ms fcil la relacin del Estado con la ciudadana?

Cmo hacer ms eficiente la gestin pblica?

Cmo mejorar la satisfaccin de los usuarios?

Cmo proteger y optimizar los recursos pblicos?

Cmo innovar ante los retos institucionales?

Cmo promover y hacer ms y mejor control social?

La Estrategia Gobierno en lnea en Colombia y su evolucin

El nuevo modelo de Gobierno en lnea: la Estrategia se renueva de cara al futuro

Cmo implementar el nuevo modelo de Gobierno en lnea

Interaccin en lnea 80% 95% 100%

Transaccin en lnea 70% 95% 100%

Democracia en lnea 80% 95% 100%

70% 95% 100%

75% 95% 100%

Interaccin en lnea 60% 70% 95% 100%

Transaccin en lnea 30% 70% 95% 100%

Democracia en lnea 55% 80% 95% 100%

20% 45% 90% 100%

50% 75% 95% 100%

Interaccin en lnea 25% 60% 75% 100%

Transaccin en lnea 15% 35% 70% 100%

Democracia en lnea 40% 65% 85% 100%

15% 40% 70% 100%

35% 60% 85% 100%

Interaccin en lnea 25% 50% 75% 100%

Transaccin en lnea 15% 35% 70% 100%

Democracia en lnea 40% 65% 95% 100%

15% 35% 60% 100%

35% 60% 85% 100%

Ajustes basados en necesidades

Apropiacin estatal y masificacin

Satisfaccin del usuario

Fig. 1. Niveles de madurez de la Estrategia Gobierno en lnea.

Herramientas de apoyo para implementar Gobierno en lnea:

VISIN ENTIDAD DEL ORDEN NACIONAL

100% 2012 95% 2013 80% 2014 50% 2015

100% 95% 80% 60%

100% 95% 70% 40%

100% 95% 70% 25%

100% 95% 80% 55%

100% 95% 75% 50%

2015 2014 2013 2012

0 ndice GEL Informacin

Herramientas de apoyo para implementar Gobierno en lnea

EN LAS ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL DE LA REPBLICA DE COLOMBIA

ELEMENTOS QUE INTEGRAN CADA COMPONENTE.

2012 2013 2014

ACTIVIDAD HABILITAR ESPACIOS DE INTERACCIN.

ACTIVIDAD HABILITAR ESPACIOS ELECTRNICOS PARA INTERPONER PETICIONES.

APORTE DEL CRITERIO A LA ACTIVIDAD

Figura 3. elementos del manual 3.1

2012 2013 2014

ACTIVIDAD INSTITUCIONALIZAR LA ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA.

Planeacin del Gobierno en lnea

Estrategia de Apropiacin Monitoreo y Evaluacin

ACTIVIDAD CENTRAR LA ATENCIN EN EL USUARIO.

30% 15% 25%

ACTIVIDAD IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIN DE T.I.