Subtotales

Con Excel es posible calcular subtotales de los diferentes elementos o componentes de una base de datos, de manera tal que podemos agrupar elementos para as identificar la suma de sus valores. Supongamos un listado de vendedores, de productos y sus respectivas ventas. Podemos agrupar por vendedores y por productos, de manera que Excel puede calcular cunto vendi cada trabajador, ya sea de un producto determinado o de todos los productos. Igualmente agrupar por productos de tal forma que Excel pueda calcular cunto se vendi de cada producto y cunto vendi cada empleado. Supongamos la siguiente tabla: Vendedor Juan Carlos Pedro Alirio Pedro Alirio Juan Carlos Pedro Alirio Producto Producto 3 Producto 1 Producto 1 Producto 3 Producto 2 Producto 1 Producto 2 Producto 1 Venta 2,187,000 3,050,000 1,180,000 1,450,000 2,789,000 3,200,000 2,100,000 1,956,000

El primer paso es ordenar los datos segn el criterio que queremos subtotalizar. Si queremos agrupar y determinar los subtotales de los vendedores ordenaremos la columna de los vendedores, o la de productos si es la que queremos agrupar y subtotalizar. En nuestro caso queremos averiguar las ventas de cada empleado, por lo que ordenaremos de menor a mayor la columna de los vendedores. Una vez ordenados los datos, seleccionamos nuestra tabla y en la opcin Datos de la barra de tarea de Excel, ubicamos la opcin Subtotal: All seleccionamos la opcin Vendedor y Ventas como aparece en la siguiente imagen:

Subtotales

Si quisiramos agrupar y subtotalizar los productos, ordenamos la columna de producto y en las opciones de subtotales en Excel aparecern marcadas por defecto las opciones productos y ventas, y tendramos lo siguiente:

Este un ejemplo muy sencillo que muestra la bondades de los subtotales en Excel, ya que nos presenta un esquema grfico de fcil comprensin. Los subtotales tambin se pueden lograr con tablas dinmicas y con funciones como SUMAR.SI o BDSUMA.