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DNA-4 El Informe de Control Interno

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DECLARACION SOBRE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA DNA 4.

INFORME DE CONTROL INTERNO

INTRODUCCION 1. Este pronunciamiento versa sobre el contenido y presentación del informe, por medio del cual el Contador Público comunica a la Gerencia de la entidad cuyos estados financieros examina, las debilidades importantes que hayan llamado su atención durante el estudio y evaluación del Control Interno, realizado sobre bases selectivas, con la finalidad de determinar el alcance de las pruebas de auditoria, y no para expresar una opinión sobre el mismo. El título "informe de control interno", se usa a lo largo de este pronunciamiento. En la Práctica profesional, en nuestro país se utilizan títulos como "Carta a la Gerencia", "Carta de Recomendaciones" u otra similar para informes con el mismo objetivo. ANTECEDENTES 2. La Publicación Técnica No. 1 sobre Normas de Auditoria de Aceptación General expresa en la segunda norma de auditoria referente a la organización y ejecución del trabajo, que: "El Contador Público debe efectuar un estudio y evaluación del Control Interno existente como base para determinar la extensión de los procedimientos de auditoria que va a aplicar". 3. El estudio de Control Interno tiene por finalidad obtener un conocimiento de como está conformado éste; no sólo desde el punto de vista de las normas y procedimientos establecidos por la administración de la entidad auditada, sino también como opera en la práctica. 4. El estudio del sistema de Control Interno, abarca dos etapas:

a) Revisión preliminar del sistema, donde el Contador Público adquirirá un grado de conocimiento y comprensión acerca de los procedimientos y métodos prescritos por la entidad. b) Adquirir un grado razonable de seguridad de que los procedimientos y métodos establecidos, se encuentren en uso y que estén operando tal como se planearon, lo cual se logra a través de las pruebas de cumplimiento. 5. La evaluación del Control Interno tiene como finalidad la apreciación del Contador Público, sobre el grado de efectividad que ese Control Interno ofrece. 6. En base a la evaluación del Control Interno contable (véase párrafo No. 15), en primer término el Contador Público determinará el alcance, naturaleza y oportunidad de las pruebas de sustentación, las que se aplican para evidenciar la propiedad y validez del tratamiento contable que se da a las transacciones y a los saldos o, a la inversa, la impropiedad e invalidez de los errores e irregularidades que ellos contengan (véase Publicación Técnica No. 2. La extensión de las pruebas de sustentación dependerá de la confianza que el auditor deposite en el control interno examinado y evaluado. En segundo término, el Contador Público informará al Cliente aquellas debilidades

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importantes en el sistema de Control Interno que haya llamado su atención en el transcurso del trabajo. 7. Por debilidad importante se entiende....... una situación en la cual el Contador Público cree que los procedimientos, o el grado de cumplimiento con ellos, no suministra una razonable seguridad de que errores o irregularidades por cantidades que podrían ser importantes, reflejados en los estados financieros que están siendo auditados, pudieran prevenirse o detectarse en un período razonable por los empleados de la empresa en el curso normal de ejecución de las funciones que se les asigna". En la práctica, la comunicación de las debilidades importantes se cumple utilizando el Informe de Control Interno. 8. En el Informe de Control Interno el Contador Público debe describir el carácter del examen efectuado, su alcance y grado de responsabilidad que, como consecuencia de él asume. Esta descripción puede hacerse a través de una carta de presentación o formando parte integral del informe. El formato de la carta de presentación es opcional. Un modelo que se sugiere es el siguiente:

Fecha Señores Junta Directiva XYZ, C.A. Ciudad. Como parte de nuestro examen de los estados financieros de (Nombre de la entidad), por el año que terminó el (fecha de cierre), hemos efectuado un estudio y evaluación del sistema de control interno contable de la Compañía, tal como lo requieren las normas de auditoria de aceptación general. Dicho estudio y evaluación no constituyó una revisión detallada del sistema de control interno, fue hecho en base a pruebas selectivas con la finalidad de determinar la naturaleza, oportunidad y extensión de los procedimientos de auditoria necesarios para expresar una opinión sobre los estados financieros auditados, por lo que no necesariamente revelará todas las debilidades importantes que puedan existir en el sistema. El control interno contable tiene como finalidad garantizar en forma razonable no absoluta, la salvaguarda de los activos y confiabilidad de la información financiera; dado que la efectividad de los procedimientos de control puede verse afectada por colusión, interpretaciones erróneas, descuidos, juicios equivocados y otros factores. En las páginas siguientes indicamos las debilidades importantes que llamaron nuestra atención al realizar -el estudio y evaluación del control interno. Quedamos a su disposición para cualquier aclaratorio o explicación adicional que ustedes requieran. Atentamente, (Firma del Contador Público encargado) (Nombre del Contador Público encargado) FECHA 9. La fecha del informe debe ser la de su preparación. DESTINATARIO

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10. El informe es dirigido a la Gerencia de la entidad auditada, ya que ésta es la responsable de establecer y mantener el control interno contable. Por Gerencia debe entenderse el nivel capaz de ordenar la implementación de las medidas recomendadas, tal como la Junta Directiva, Consejo Directivo, Consejo de Administración, etc. 11. De presentarse situaciones irregulares que denoten incumplimiento por parte de la Gerencia de los procedimientos de control establecidos, la carta deberá dirigirse a un nivel superior, tal como la Asamblea de Accionistas, Asamblea de Socios, etc. 12. En entidades de organización compleja, el Contador Público podrá dividir el informe entre los distintos niveles directivos, con base en la evaluación de su contenido y conocimiento de la organización. Cuando esto ocurra, asuntos que no son importantes para la Gerencia se informan por separado a los niveles inferiores de la organización. Una síntesis de estos asuntos será incluida en el informe dirigido a la Gerencia, por el cual se le comunica los aspectos de mayor relevancia de control interno u otras áreas que no son de incumbencia directa de los niveles inferiores. 13. El informe deberá contener ciertos aspectos fundamentales, como son los siguientes: a) Identificar la empresa y el período examinando, así como el trabajo realizado por el Contador Público sobre el control interno. b) Indicar cual fue el propósito limitado del estudio y evaluación del control interno; con la finalidad de dejar claro que no opina sobre el sistema, ni revela las debilidades existentes en el mismo. c) Indicar cuales son los objetivos del control interno contable y las limitaciones inherentes al mismo. Esto último es importante, ya que evita que el cliente suponga que las medidas recomendadas garantizan por sí solas el cumplimiento de los objetivos del sistema. d) e) Indicar la disposición para cualquier explicación o aclaratorio adicional. Indicar cualquier otro aspecto que a juicio del Contador Público amerite ser informado. FIRMA a. El informe debe llevar el nombre y la firma del contador público cargado de la auditoria.

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES ALCANCE 15. En principio, el informe versará sobre el control interno contable, es decir, aquel que tiene consecuencias directas sobre el grado de confianza que se puede depositar en los registros contables en los estados financieros. Sin embargo, si el Contador Público detecta que se escapan del área contable e invaden el campo del control Interno administrativo y otros aspectos de tipo tributario, laboral, etc., deberá comunicarlos si considera que son beneficiosas sus observaciones, teniendo cuidado de no invadir áreas que no sean de su especialidad.

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16. Cualquiera que sea el área de la observación indicada, cada una de ellas debe contener lo siguiente: - Descripción de la deficiencia encontrada Causas del problema - Consecuencia de la debilidad encontrada, y de ser posible su cuantificación. - Correctivo adecuado según las circunstancias - Cualquier otro punto que el Contador Público considere pertinente.

17. Lo importante es que el Contador Público deberá considerar, con base en su juicio profesional, y de conformidad con las características particulares de la entidad, tales como tamaño de la organización, capacidad del personal y condiciones de operaciones, cuáles han de ser los aspectos sujetos a comunicación. FORMA DE PRESENTACIÓN 18. El auditor puede comunicar las debilidades encontradas por escrito o en forma verbal, siendo la forma escrita la deseada. La comunicación verbal será empleada cuando la poca importancia relativa de las debilidades encontradas, así lo justifiquen. 19. Existen diferentes formas de organizar los comentarios, pudiendo el Contador Público optar por cualquiera de ellas, dependiendo del número de observaciones, naturaleza de las mismas, tipo y tamaño de la entidad. Las observaciones detectadas pueden presentarse en el informe de control interno, por áreas operativas, por rubros del balance y por orden de importancia. (Ver anexos.) 20. La redacción de las observaciones podría realizarse señalando en principio la recomendación, y en segundo término la debilidad involucrada, o viceversa. Cualquiera de ambas formas podría ser empleada con iguales resultados, teniéndose presente que lo importante es el lenguaje utilizado por el Contador Público, ya que si los informes de control interno deben aconsejar cambios en el funcionamiento del control interno, el Contador Público deberá seleccionar cuidadosamente las palabras que utilice en su informe, para que la Gerencia comprenda sus recomendaciones.

DISCUSION PREVIA Y OPORTUNIDAD DE SU PRESENTACION 21. Dado el espíritu constructivo que el informe tiene, es conveniente que el Contador Público discuta previamente el borrador de la carta con la Gerencia de la entidad, lo que podría originar ratificaciones o rectificaciones de las observaciones contenidas en las mismas. 22. Igualmente el auditor debe presentar el informe, tan pronto haya concluido su trabajo. En todo caso, si se han detectado debilidades importantes deberá informarlo por escrito inmediatamente a la Gerencia. SEGUIMIENTO

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23. La necesidad que tiene el Auditor de evaluar de nuevo el control interno para el caso de auditorias recurrentes, implica la responsabilidad de comprobar debilidades comunicadas en el informe anterior han sido subsanadas, si las recomendaciones han sido adoptadas y si las mismas proporcionaron los resultados esperados. La evaluación de estos aspectos podría afectar el alcance de las pruebas de auditoria del año bajo examen. De persistir algunas de las debilidades comunicadas en años anteriores, el Contador Público deberá reportarlas en el informe de este año. 24. Dos formas posibles de comunicación serían:

-Indicar en un párrafo introductorio, por ejemplo, que las observaciones son reiteraciones de nuestra carta de (fecha). Comunicarlas en una sección específica del informe correspondiente al año actual.

FECHA EFECTIVA 25. Esta declaración tiene efecto a partir del 3 de Septiembre de 1983, fecha de aprobación por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela. ANEXOS A continuación se presentan modelos de formas de presentación de las debilidades recomendaciones. ANEXO 1 POR AREAS OPERATIVAS En este modelo las observaciones se presentan por áreas operativas, colocando primero la debilidad y a continuación la sugerencia. - Cuantas por pagar 1. Debe centralizarse la recepción de la documentación relacionada con las obligaciones de pago

Observamos que en el área de cuentas por pagar no existe una organización donde se centralice la recepción y distribución de toda la documentación relacionada con las obligaciones de la empresa, lo cual podría originar, lo siguiente: a) Un registro incompleto de las obligaciones. b) Un control inadecuado en la recepción de las facturas, lo cual no nos permite conocer la antigüedad de las mismas. c) Que los proveedores no reciban el pago oportuno. A fin de evitar estas situaciones, recomendamos que la recepción de la documentación relacionada con las obligaciones, sea centralizada a través de una organización específica. - Inventario

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Deben registrarse oportunamente las entradas y salidas de materiales y repuestos

En la revisión efectuada en el área de inventario, observamos que gran cantidad de materiales y repuestos están siendo traspasados físicamente de un depósito a otro, a través de sus respectivas requisiciones, pero estas requisiciones no están siendo procesadas en el momento en que se reciben, lo que trae como consecuencia un retraso considerable en su contabilización, además de que se muestran cifras erróneas en cada uno de los depósitos. Ante la necesidad de llevar un registro constante de las existencias, recomendamos que se realice un análisis detallado de las transferencias de material y repuestos a fin de solucionar lo más pronto posible la situación planteada anteriormente.

ANEXO 2 POR RUBROS DE BALANCE En este modelo, las observaciones se presentan siguiendo el orden de los rubros del balance, colocando primero la recomendación y luego la debilidad. - Efectivo 1. Es conveniente que el funcionario encargado para la aprobación de los desembolsos cumpla con este registro, a fin de dejar constancia de la autorización de la Gerencia. En nuestra revisión observamos casos en que las respectivas órdenes de pago no tenían evidencia escrita (firma) de su aprobación. 2. Sugerimos que se notifique a los bancos, de una manera periódica los nombres de los firmantes retirados. Obtuvimos información de los bancos que nos confirmaron sobre las firmas autorizadas vigentes; en las cuales encontramos personas que ya no trabajan en la empresa. Propiedades, planta y equipo 1. Es conveniente que los activos fijos de la empresa se encuentren razonablemente cubiertos por pólizas de seguros para evitar así, posibles pérdidas no recuperables. En nuestra revisión notamos que los montos de la cobertura no cubren razonablemente el valor según libros de los activos fijos. ANEXO 3 POR ORDEN DE IMPORTANCIA En este modelo, las observaciones se presentan siguiendo el orden de importancia. SISTEMAS

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Deben establecerse medidas de seguridad para el acceso al banco de datos. El equipo de PED existente brinda facilidades para el acceso a las librerías de datos, a través de los terminales mediante el uso de claves. Sin embargo, este acceso no se ha restringido al programador de la instalación, considerando que este control evita posibles errores o manejos no autorizados de los programas en producción. Sugerimos que la supervisión y actualización de dichas librerías sean asignadas al oficial de seguridad. Este funcionario deben encargarse de buscar los programas en la librerías cuando se necesiten, y actualizarlos una vez modificados. EFECTIVO Los cheques no están siendo soportados con la documentación necesaria. Durante nuestra revisión observamos cheques cuya documentación no se encontraba anexa, como por ejemplo: orden de compra, factura, informe de recepción. Todos los cheques deben estar soportados con su respectiva documentación para evitar así un posible pago doble.

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