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DNA-3 Manifestaciones de La Gerencia

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DECLARACION SOBRE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA DNA- 3.

MANIFESTACIONES DE LA GERENCIA

INTRODUCCION 1. Esta declaración establece la obligatoriedad para el contador público, que como parte de su examen a los estados financieros efectuado de acuerdo con normas de auditoria de aceptación general, obtenga de la gerencia en forma escrita ciertas manifestaciones. Además, proporciona una guía sobre tales manifestaciones. CONFIABILIDAD DE LAS MANIFESTACIONES DE LA GERENCIA 2. La carta de manifestaciones constituye el reconocimiento por parte de la gerencia, de su responsabilidad primaria por la preparación de los estados financieros de acuerdo con principios de contabilidad de aceptación general. 3. Durante el examen de los estados financieros, la gerencia hace muchas manifestaciones al contador público, tanto en forma verbal como escrita, ya sea en respuesta a alguna solicitud o por medio de los estados financieros. Estas manifestaciones verbales o escritas son parte de la evidencia que el contador público obtiene pero no sustituyen la aplicación de otros procedimientos de auditoria necesarios para respaldar su opinión sobre los estados financieros. Las manifestaciones escritas de la gerencia normalmente confirman las informaciones dadas al contador público en forma verbal, documentan la veracidad de dichas manifestaciones, y reducen la posibilidad de malas interpretaciones de los asuntos relacionados con las mismas. 4. El contador público debe obtener manifestaciones escritas de la gerencia sobre sus conocimientos de la entidad examinada o intenciones en diversos asuntos, cuando considere que son necesarias para complementar sus procedimientos de auditoria, específicamente diseñados para satisfacerse de las manifestaciones verbales o escritas recibidas de la gerencia. 5. Hay casos en los que se solicitan manifestaciones escritas, pero que, sin embargo, se hace difícil la comprobación de las mismas con la aplicación de procedimientos de auditoria, distintos a la simple indagación. Por ejemplo, cuando un cliente planea descontinuar una línea del negocio, el contador público puede encontrarse imposibilitado de confirmar por medio de otros procedimientos esta intención o plan; por lo tanto, deberá obtener una manifestación escrita para documentar esa intención de la gerencia. Otro ejemplo sería un proyecto de la gerencia a ser ejecutado en el futuro. A menos que el examen del contador público revele evidencia en contrario, su confianza sobre la veracidad de las manifestaciones de la gerencia, se considera razonable. OBTENCION DE MANIFESTACIONES ESCRITAS 6. Las manifestaciones específicas escritas que obtenga el contador público, dependerán de las circunstancias de su contratación y de la naturaleza y bases de presentación de los estados financieros. Estas manifestaciones escritas normalmente Incluirán los siguientes asuntos, si son aplicables:

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a. Reconocimiento de la gerencia de su responsabilidad sobre la presentación en los estados financieros de la situación financiera, los resultados de operaciones y los cambios en la situación financiera, de conformidad con principios de contabilidad de aceptación general u otras bases contables. b. Disponibilidad de todos los registros necesarios para el examen y la información relacionada.

c. Disponibilidad de todas las actas de las asambleas de accionistas, junta directiva y comités ejecutivos. d. Ausencia en los estados financieros de transacciones no registradas.

e. Información de las transacciones entre partes relacionadas, e importes correspondientes por cobrar o por pagar. f. Cumplimiento de requisitos en contratos firmados, cuyo incumplimiento pudiera afectar los estados financieros. g. Información sobre hechos ocurridos con posterioridad a la fecha de los estados financieros que pudieran requerir ajustes o revelaciones en esos estados financieros. h. Inexistencia de irregularidades que involucren a la gerencia o a empleados de la empresa que tengan responsabilidad importante dentro del sistema de control interno contable. i. Comunicaciones recibidas de organismos reguladores referentes a la falta de cumplimiento de las normas de información financiera o deficiencias en las mismas. j. Planes o intenciones que puedan afectar el valor registrado o la clasificación de activos o pasivos. k. Revelación apropiada de convenios que, representen restricciones de los saldos de efectivo, revelación de líneas de crédito y otros aspectos similares. l. Reducción al valor neto de realización, de los inventarios obsoletos, o en cantidades excesivas. m. Pérdida en contratos de venta.

n. Títulos satisfactorios de propiedad de los activos, gravámenes sobre los mismos, y activos dados en garantía. o. Contratos de readquisición de activos vendidos.

p. Pérdida en contratos de compra de inventarios en exceso de las cantidades necesarias o a precios superiores al valor del mercado. q. Infracciones o posibles infracciones de leyes o reglamentos cuyos efectos deban ser considerados para su revelación en los estados financieros o para registrar una pérdida contingente.

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r. Otros pasivos, o contingencias de ganancias o pérdidas que requieran ser acumulados o revelados. s. Posibles reclamaciones o litigios que deben ser revelados en los estados financieros.

t. Opciones o convenios referentes a las acciones del capital o acciones de capital reservadas para otorgar opciones, garantías, conversiones, o para satisfacer otros requerimientos. 7. Las manifestaciones de la gerencia deben limitarse a asuntos que se consideren de importancia en los estados financieros, ya sea individual o en su conjunto, fundamentado en la base de que la gerencia y el contador público han logrado un entendimiento sobre los límites de importancia para este propósito. La determinación de la importancia de los asuntos no será aplicable a aquellos que no se relacionen directamente con los montos incluidos en los estados financieros, pero que constituyen manifestaciones o decisiones que se relacionan con las actividades financieras y operacionales de las cuales la gerencia es responsable, por ejemplo, los casos mencionados anteriormente en los literales (a), (b) y (c) del párrafo 6. Adicionalmente, debido al posible efecto de irregularidades sobre otros aspectos del examen del contador público, el límite no sería aplicable al literal (h) del párrafo 6, referente a irregularidades que involucren a la gerencia y al personal que tenga responsabilidad importante dentro del sistema de control interno contable. 8. Además de los asuntos indicados anteriormente, el contador público podrá determinar, basado en las características de su examen, cuales otros asuntos podrían ser incluidos específicamente en las manifestaciones escritas de la gerencia. Por ejemplo, si una compañía excluye una obligación a corto plazo del pasivo circulante porque intenta refinanciar la obligación a largo plazo, el contador público deberá obtener una manifestación específica de los planes de la gerencia para obtener el refinanciamiento. Igualmente, el contador público deberá obtener manifestaciones escritas referentes a la información no auditada incluida en los estados financieros auditados. 9. En ciertas circunstancias, el contador público podrá requerir de la gerencia otras manifestaciones por escrito, como complemento de la evidencia obtenida por otros procedimientos. Por ejemplo, aún cuando el contador público pueda estar satisfecho con el método de valuación de Inventarlos, podrá pedir que la gerencia proporcione una manifestación sobredicho valuación. 10. Si el contador público dictamina sobre los estados financieros consolidados, las manifestaciones por escrito obtenidas de la gerencia de la compañía matriz, deberán especificar que ellas corresponden a tales estados financieros. 11.Las manifestaciones por escrito deberán ser dirigidas al contador público. En vista de que el contador público está también interesado en los eventos que ocurran después de la fecha de los estados financieros, los cuales podrían requerir ajustes o revelaciones en los mismos, las manifestaciones escritas deberán emitirse en la fecha del dictamen del contador público. Deberán ser firmadas por los miembros de la gerencia que el contador público crea son responsables por los asuntos cubiertos por las manifestaciones y tengan su conocimiento directo o a través de otros miembros de la organización. Las manifestaciones deberán ser firmadas por los más altos ejecutivos administrativos y financieros. 12.En ciertas circunstancias, el contador público podrá pedir manifestaciones por escrito de otros individuos. Por ejemplo, es posible que quiera obtener manifestaciones por escrito sobre la integridad de las actas de las Asambleas de Accionistas, Junta Directiva y Comité Ejecutivo,

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firmadas por la persona responsable de su custodia. Igualmente, si el contador público examina los estados financieros de una filial, pero no examina los correspondientes de la compañía matriz, podrá solicitar una manifestación de la gerencia de la compañía matriz, sobre asuntos que puedan afectar a la filial, tales como transacciones entre partes relacionadas o la intención de la compañía matriz de continuar proporcionándole el respaldo financiero a la filial.

LIMITACIONES EN EL ALCANCE 13. La negativa de la gerencia de proporcionar al contador público manifestaciones por escrito, que considera esenciales, constituye una limitación en el alcance de su examen. Además, el contador público deberá evaluar los efectos de la negativa de la gerencia y su posición para confiar en otras manifestaciones escritas. 14. Si el contador público se ve imposibilitado de aplicar procedimientos que considera necesarios en las circunstancias, en relación con un asunto importante en los estados financieros, aun cuando haya recibido manifestaciones de la gerencia relativas al mismo, existe una limitación en el alcance de su examen, y debe hacer una salvedad en su dictamen o abstenerse de opinar. 15. Cuando el contador público no obtenga de la gerencia una manifestación escrita sobre asuntos de importancia en los estados financieros, o de decisiones relacionadas con las actividades financieras y operacionales, deberá emitir su dictamen con una abstención de opinión. Cuando el contador público haya obtenido, por medio de otros procedimientos, evidencia de los asuntos sobre los que solicita manifestación escrita, expresará una opinión con salvedad. A continuación se presenta un modelo de esta salvedad: (Párrafo de alcance) ..... y demás procedimientos de auditoria que consideramos necesarios de acuerdo con las circunstancias, excepto por lo que se indica en el párrafo siguiente. (Párrafo intermedio) Las normas de auditoria de aceptación general requieren que obtengamos de la gerencia una manifestación escrita confirmándonos que los hechos y montos reflejados en los estados financieros auditados incluyen toda la información necesaria para la presentación razonable de la situación financiera, los resultados de operaciones y los cambios en la situación financiera de acuerdo a principios de contabilidad de aceptación general. Dicha manifestación no nos ha sido suministrada para el período que terminó el (fecha) (Párrafo de opinión) En nuestra opinión excepto por el efecto, si lo hubiere, de cualquier ajuste o revelación que pudiera haber sido requerido si hubiéramos recibido la citada manifestación escrita, los estados financieros adjuntos presentan razonablemente la situación financiera de..... APENDICE MODELO DE UNA CARTA DE MANIFESTACIONES

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La siguiente carta se presenta para efectos de ilustración o ejemplo solamente. Las manifestaciones por escrito deberán estar basadas en las circunstancias del compromiso, la naturaleza y bases de presentación de los estados financieros examinados. Para evitar malas interpretaciones sobre el significado de ciertas manifestaciones que deben ser dadas por escrito por la gerencia, el contador público podrá explicar al cliente el significado de ellas y pedirle que las incluya en la carta. La carta ilustrativa presume que la gerencia y el contador público han llegado a un acuerdo sobre los límites de importancia para el propósito de las manifestaciones. Sin embargo, cabe señalar que para ciertas manifestaciones pudiera no ser aplicable un límite de importancia, por ejemplo, las señaladas en el párrafo 8.

(Membrete de la compañía) Fecha (Fecha del dictamen del contador público) Señores (Al contador público) Estimados señores: En relación con el examen de (identificar los estados financieros y la entidad auditada) del (período de la auditoria) con el propósito de expresar su opinión acerca de si los estados financieros presentan razonablemente la posición financiera, resultado de las operaciones, y cambios en la situación financiera de (nombre del cliente) de conformidad con los principios de contabilidad de aceptación general, les confirmamos las siguientes manifestaciones que, a nuestro mejor saber y entender, les hicimos en el curso de su examen: 1. Somos responsables de la presentación razonable en los estados financieros de la situación financiera, los resultados de operaciones y cambios en la situación financiera de (nombre de la compañía), conforme a principios de contabilidad de aceptación general, aplicados en forma uniforme. 2. Hemos puesto a su disposición todos los registros financieros y sus correspondientes soportes. 3. Todas las actas correspondientes a las sesiones de la Junta Directiva, Comité Ejecutivo y Asambleas Ordinarias y Extraordinarias de la compañía, que se relacionan con tales estados financieros, y cualquier otra información relevante, han sido puestas a disposición de ustedes para su consideración. 4. No tenemos conocimiento de ninguna cuenta, transacción o compromiso importante, que no esté suficientemente documentado y debidamente asentado en los registros contables que sirvieron de base para la preparación de los estados financieros. 5. No tenemos conocimiento de: (a) ninguna irregularidad en la cual se haya visto involucrado algún empleado de nivel gerencial, o de otro nivel que haya desempeñado un papel importante en relación con el sistema de control interno contable de (nombre de la compañía), (b) otras irregularidades en la cual hubieran podido participar otros empleados, que pudieran haber tenido un efecto importante sobra tales estados financieros, (e) ninguna violación o posible violación de leyes o reglamentos cuyo efecto debió ser evaluado para determinar la necesidad de revelarlos en los estados financieros o como una base para registrar un pasivo contingente.

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6. No hemos recibido ninguna comunicación de organismos gubernamentales o de terceros, ni sabemos de su existencia, en relación con el incumplimiento por parte de (nombre de la compañía), de regulaciones y normas a las que está sujeta la compañía. 7. No hay inexactitudes en la presentación de la información financiera que pudieran tener efecto significativo sobre los citados estados financieros. 8. La compañía ha cumplido oportunamente con todos sus compromisos contractuales que eventualmente pudieran tener alguna consecuencia de importancia en caso de su incumplimiento. 9. Los estados financieros al (fecha) comprenden el monto de dinero en efectivo y todas las cuentas bancarias de la compañía, así como todos los otros bienes y activos de la misma, de cuya existencia tenemos conocimiento. La compañía dispone de títulos de propiedad sobre sus activos, y cualquier gravamen de importancia sobre los mismos se refleja adecuadamente en los estados financieros o en las notas explicativas correspondientes. 10. Los documentos y. cuentas por cobrar con un importe total de (monto) al (fecha), representan saldos a cargo de deudores de la compañía, por ventas u otros cargos efectuados con anterioridad a esa fecha o en la misma, y no están sujetos a ningún descuento, a excepción de los normales que se aplican en caso de pagos anticipados. Estos documentos y cuentas por cobrar no incluyen saldos cuya exigibilidad se extienda a más de un año. La estimación de (monto) para cuentas de cobro dudoso es suficiente para absorber cualquier pérdida que se origine por falta de cobro de los documentos y cuentas por cobrar. 11. Los inventarios al (fecha) ascienden a (monto) y han sido estimados en su valor más bajo del costo o del mercado, siendo determinado el costo sobre la base de (último en entrar, primero en salir: LIFO; primero en entrar, primero en salir: FIFO; u otra base uniforme con el año anterior). Además, se han registrado en libros las provisiones necesarias para reducir el importe de las existencias sin movimiento, dañadas, obsoletas o descontinuadas, a los precios que estimamos poder realizarlas. Los compromisos adquiridos por compras futuras son por cantidades que no exceden las necesidades que se prevén en el futuro inmediato ni a precios superiores al valor de mercado, Se fijaron las cantidades en existencia según los correspondientes inventarios de la compañía, que se ajustaron en base a los inventarios debidamente revisados y supervisados por nuestro personal competente. El pasivo por los artículos incluidos en las existencias, ha sido asentado como tal en los libros para el (fecha), y todas las mercancías facturadas a los clientes para la mencionada fecha han sido excluidas del inventario. 12. Se ha incluido en los referidos estados financieros de (fecha) todas las obligaciones de la compañía, de cuya existencia se tiene conocimiento,. La compañía no conoce de otros pasivos importantes o de ganancias o pérdidas eventuales que deban ser registrados o revelados en los estados financieros. Tampoco el Departamento Jurídico de la compañía tiene conocimiento de juicios o litigios potenciales que debieron haber sido tomados en cuenta y reflejados en los aludidos estados financieros tal como lo requieren los principios de contabilidad de aceptación general. 13. Los estados financieros y sus notas explicativas incluyen toda la información que se consideró necesaria para reflejar razonablemente la posición financiera y los resultados de las operaciones de la compañía, de conformidad con principios de contabilidad de aceptación general, así como aquellos requerimientos que deben ser incluidos en dichos estados financieros de acuerdo con las leyes y reglamentos del país sobre la materia, y a los cuales está sujeta la compañía. 14. Para la fecha de la firma de esta carta, no tenemos información sobre algún hecho o acontecimiento que pudiera incidir de manera destacada en los estados financieros o sobre afirmaciones contenidas en las notas explicativas a los mismos, por lo que respecta al año finalizado el (fecha), o que, aun cuando no hubiera afectado tales estados financieros o notas, haya podido originar algún cambio de importancia en la situación financiera o en los resultados de las operaciones de la compañía.

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(Nombre del funcionario ejecutivo y Su título) (Nombre del funcionario financiero y Su título)

CARTA COMPLEMENTARIA Cuando se considera apropiado llevar a cabo una revisión de eventos posteriores, la carta de manifestaciones de la gerencia debe actualizarse para cubrir los eventos posteriores a la fecha de la carta anterior, siempre y cuando los mismos se consideren importantes. Tal actualización debe hacerse obteniendo de la gerencia una carta confirmatoria de la original. Es suficiente solicitarle, que actualice sus manifestaciones mediante referencia a la carta original y nos informe por escrito de cualquier evento posterior importante, si lo hubiere. La segunda carta debe ser firmada por las mismas personas que firmaron la primera. Tal carta puede presentarse en el siguiente formato:

(Membrete de la compañía) Fecha Señores (Al contador público) Estimados señores:

Con fecha (fecha de la carta original) les confirmamos por escrito cierta información y opiniones que expresáramos a ustedes, con respecto a los estados financieros de (nombre de la compañía) al (fecha) a ser incluidos en (identifique el informe). Les confirmamos que, según nuestro conocimiento y entender, las manifestaciones incluidas en tal carta son aún correctas al (fecha de esta carta) y no tenemos conocimiento de que con posterioridad hayan ocurrido eventos o transacciones (indique aquí cualquier excepción) que pudieran afectar significativamente los estados financieros por el año que terminó el (fecha). Asimismo, no tenemos conocimiento de ninguna situación o hecho desde (fecha de la carta anterior) que, aunque no haya tenido efecto sobre tales estados financieros, haya causado o pudiera provocar algún cambio significativo, adverso o de otra naturaleza, en la posición financiera o resultados de operación de la compañía. (Nombre del funcionario ejecutivo y su título) (Nombre del funcionario financiero y su título) OTRAS CARTAS ESPECIALES En contratos importantes de préstamos, se contemplan requerimientos de confirmación directamente al banco, grupo de bancos u otra entidad financiera otorgante.

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Esta confirmación incluye la situación de cumplimiento o no, por parte del prestatario, de las cláusulas contractuales. Como complemento a la evidencia obtenida por medio de otros procedimientos de auditoria, el contador público debe obtener de la gerencia una manifestación escrita sobre la situación real en relación a las cláusulas contractuales. A continuación se presenta un modelo de carta con este tipo de manifestación.

(Nombre de la compañía) Fecha Señores (Al contador público) Estimados señores: En relación a la revisión que han realizado sobre el cumplimiento de las cláusulas (número de las cláusulas) contenidas en el contrato de préstamos celebrado entre (nombre de la compañía) y el (nombre del banco, del grupo o de la entidad financiera) por (monto) en (fecha del contrato) nos es grato confirmarles lo siguiente: 1. Reconocemos que es responsabilidad de la gerencia de (nombre de la compañía) el establecimiento de los procedimientos para el fiel cumplimiento de todas y cada una de las cláusulas del contrato de préstamo. 2. Toda la documentación y los registros contables e información relacionada al contrato de préstamo han sido puestos a su disposición. No tenemos conocimiento de ninguna cuenta, transacción, cambio o compromiso que pudiera afectar el contrato, que no haya sido debidamente registrado contablemente. 3. Hemos cumplido oportunamente con todas las cláusulas del contrato de préstamo desde la fecha en que se firmó hasta la fecha de esta carta. 4. Las enmiendas efectuadas a las cláusulas originales del contrato, han sido acordadas formalmente por las partes, han sido registradas, y están en vigencia a la fecha de esta carta. (Nombre del funcionario ejecutivo y su título) (Nombre del funcionario financiero y su título) FECHA EFECTIVA

10. Esta declaración tiene efecto a partir del 9 de Abril de 1983, fecha de aprobación por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela.

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