CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN INTERNA Y EXTERNA

DOCUMENTOS QUE SE MANEJAN EN UNA EMPRESA Documentos internos, y documentos externos, entre los internos se encuentran memoranduns, oficios, y correo electronico por intranet. Entre los documentes externos encontraras, cartas, notificaciones, avisos, , fax y correo electrónico LA INTRANET Consiste en implantar las tecnologías de Internet (páginas web, trasnferencia de ficheros, etc.) pero de forma que puedan acceder únicamente los empleados de la organización. Por tanto los empleados acceden a las páginas web, documentos internos de la empresa y resto de recursos mediante nombres de usuario y passwords. Al igual que en Internet, la pieza clave de la Intranet es el World Wide Web (WWW), pero de forma que las páginas web y los documentos de uso interno de la empresa estén accesible sólo a los miembros de la organización, quienes, en consecuencia utilizan los navegadores para acceder a los datos y documentos internos de la empresa. En las Intranet también se utilizan el resto de herramientas de Internet: listas de distribución, boletines de noticias, correo electrónico transferencia de ficheros, acceso remoto, charlas interactivas, videoconferencia... igualmente accediendo mediante un nombre de usuario y un password. MEMORANDO Un memorando o memorándum es un documento o de otro tipo de comunicación que ayuda a la memoria mediante el registro de eventos u observaciones sobre un tema, como se puede utilizar en un negocio de oficina . The plural form is either memoranda or memorandums . La forma plural es cualquiera memorandos o memorandos.

Existen dos tipos de oficio. If the user is a colleague. such as a policy memo. órdenes. En el derecho en concreto. como se desprende de la definición. el formato puede ser rígidamente definidas y limitadas a una o dos páginas. de felicitación. colaboración y agradecimiento. briefing notes. consultas y por otro lado. cartas o carpetas. Si el usuario es un colega. generalmente utilizado por embajadas. Pueden ser de una página o muchas. formatos alternativos incluyen memorandos. En su nivel más básico. In law specifically. If the user is a cabinet minister or a senior executive. informes. a memorandum is a record of the terms of a transaction or contract.A memorandum may have any format. Es decir. informes. They could be one page long or many. un memorándum es una copia de las cláusulas de una transacción o contrato. protocolo de acuerdo o memorando de asociación . or it may have a format specific to an office or institution. un memorando puede ser una nota manuscrita a su supervisor. colegios y oficinas de gobierno entre otros y que tiene como finalidad la comunicación de disposiciones. memorandum of understanding . At its most basic level. Si el usuario es un ministro del gabinete o un alto ejecutivo. entre las más recurrentes. the format is usually much more flexible. memorando de entendimiento . el formato es generalmente mucho más flexible. Un memorando puede tener cualquier formato. o puede tener un formato específico de una oficina o institución. memorandum of agreement . . un oficio resulta ser uno de los medios más formales de comunicación a instancias del sector público. a memorandum can be a handwritten note to one's supervisor. tales como un memorándum de políticas. letters or binders. OFICIO Se designa con el término de oficio a aquel documento. invitaciones. notas informativas. para llevar a cabo gestiones vinculadas con acuerdos. the format might be rigidly defined and limited to one or two pages. el oficio múltiple y el de transcripción. reports. municipios. Alternative formats include memos. or memorandum of association . ministerios.

la referencia. directivas u otras informaciones relativas al oficio original. UN ACTA es una certificación o testimonio escrito en la cual se da cuenta de lo . nombre de año. A través de este tipo de documento. Al igual que en el caso anterior. recomendaciones. Asimismo. Todo los párrafos deben ir transcriptos tal cual en el original y utilizando el entrecomillado. estos datos servirán a la hora de agilizar el proceso de documentación. la firma y posfirma. el asunto. siendo dirigido a subordinados o entre jefes que mantienen mismos niveles de jerarquías. anexo y distribución. el cuerpo del texto en el cual se dará a conocer el motivo de la comunicación. sugerencias y otras informaciones a diferentes oficinas y despachos de manera simultánea. lugar y fecha desde donde se lo escribe. en el oficio múltiple se comunican órdenes. Dos cosas a tener en cuenta en este tipo de oficio es que el número de oficio será el mismo para todos los ejemplares que se distribuirán y debe figurar si o si en el mismo la palabra distribución. es el oficio que se ocupa de transcribir tal cual el contenido del oficio original. los destinatarios de este tipo de oficios son los subordinados o autoridades que se encuentran en un mismo nivel jerárquico. numeración correspondiente. instrucciones.El múltiple es aquel documento que se usa cuando un mismo tema o asunto va dirigido a más de un destinatario y es por esto que las instituciones o dependencias que lo envían dejan en blanco un espacio para que se incluya el número del mismo y el destinatario al cual va dirigido. Entre las partes que componen un oficio se cuentan: el membrete. destinatario. escribiéndose la palabra asunto en mayúsculas e indicando un pequeño resumen del contenido del mismo. se difunden resoluciones. generalmente. Generalmente. circulares. Y el de transcripción tal como nos lo anticipa su denominación. se denomina popularmente como oficio al conjunto de oraciones oficiales del rito latino de la iglesia Católica fuera de la misa y articuladas en torno a las horas canónicas. Por otra parte y en un contexto religioso. iniciales. una despedida cordial.

tratado o pactado en oportunidad de cualquier circunstancia que lo amerite como ser la reunión de un consorcio. . o formal. escritos o gráficos por vía telefónica. Las características del texto contenido en la carta pueden variar según las intenciones del emisor. que trata los temas que motivaron la misiva. que establece el nombre y la dirección del lugar de destino. Los distintos componentes de las cartas son: el encabezamiento. la reunión del directorio de una empresa u organización. que es una fórmula que abre el discurso. públicos u oficiales. de mediar la necesidad. la elección de una persona para un cargo que puede ser público o privado. la firma del emisor. puede servir como prueba en un juicio. Así. UN FAX es un sistema de transmisión de datos. el acta deberá contar con una serie de datos que serán determinantes a la hora de evaluar su validez.sucedido. y finalmente. Así y tal como sucede con otros documentos públicos. en tanto y generalmente. EXTERNOS CARTAS Se denomina carta a un medio escrito de comunicación. es posible encontrarse con estilos distintos. el estilo puede ser informal. la exposición. la constancia de un nacimiento o cualquier otro hecho que requiera o exija de la correspondiente certificación legal de algo como ocurrido por la mportancia y porque en el futuro. Generalmente este escrito circula en un sobre cerrado. que cierra el discurso con una formalidad. Así. para relacionarse con los afectos. la misma está labrada por un profesional que se conoce como escribano y que como tal está facultado para proceder en la confección de la misma. el saludo. para el tratamiento de asuntos comerciales. el saludo final.

y el dominio en el que está (lo de la derecha de la arroba.Se llama fax o facsímil a un dispositivo tecnológico muy popular en las últimas décadas del siglo XX que permitía transmitir documentos. y la impresora.com. textos y otros datos a través de una línea telefónica generando una telecopia. conveniencia y bajo coste (con frecuencia nulo) están logrando que el correo electrónico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales. que al recibir un nuevo documento lo imprime de forma rápida y económica en un papel. o en inglés e-mail (electronic mail). no solamente texto. en este . persona). Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar. CORREO ELECTRONICO Correo electrónico. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet. Cada dirección es única y pertenece siempre a la misma persona. un módem. Su eficiencia. y la divide en dos partes: el nombre de usuario (a la izquierda de la arroba. sino todo tipo de documentos digitales. textos e imágenes presentes en el documento original. aunque por extensión también puede verse aplicado a sistemas análogos que usen otras tecnologías. que permite la conexión vía telefónica con otro aparato de similares características. en este caso. El signo @ (llamado arroba) siempre está en cada dirección de correo. produciendo una copia de los datos transmitidos. El fax funciona de manera sencilla. Un ejemplo es persona@servicio. que se lee persona arroba servicio punto com. es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. que se encarga de registrar los datos. mediante el protocolo SMTP. Se trata de tres piezas integradas y combinadas en un solo aparato: un escáner. Una dirección de correo electrónico es un conjunto de palabras que identifican a una persona que puede enviar y recibir correo.

en cambio.com es la dirección de un correo: un buzón a donde se puede escribir. Por otro lado.com/ puede ser una página web en donde hay información (como en un libro). ya que persona@servicio. Por ejemplo.servicio.com).com (indica una relación de pertenencia). y por tanto es algo que el usuario no puede cambiar.com identifica al usuario persona que está en el servidor servicio. puesto que es necesario transmitirla de forma exacta. Es indiferente que las letras que integran la dirección estén escritas en mayúscula o minúscula. Lo que hay a la derecha de la arroba es precisamente el nombre del proveedor que da el correo. donde la @ significa "pertenece a. CLASIFICACION DE DOCUMENTOS INTERNOS: SON AQUÉLLOS QUE SE IMPRIMEN PARA UN DEPARTAMENTO. Una dirección de correo se reconoce fácilmente porque siempre tiene la @. y algunos signos. números. que puede tener letras. letra por letra. persona@servicio.. Un solo error hará que no lleguen los mensajes al destino. persona@servicio. Es aconsejable elegir en lo posible una dirección fácil de memorizar para así facilitar la transmisión correcta de ésta a quien desee escribir un correo al propietario. y es un identificador cualquiera. v CIRCULAR v MEMORÁNDUM v CONVOCATORIA v ACTA DE JUNTA (MINUTA) v INFORMES CIRCULAR: Es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias personas o a numerosas personas a quienes interesa por igual.".caso. lo que hay a la izquierda depende normalmente de la elección del usuario. Por ejemplo. mientras que http://www. Y también obedeciendo a .com es igual a Persona@Servicio. servicio.Com. una dirección de página web no.. La arroba también se puede leer "en".

LOS ELEMENTOS QUE COMPONEN A LA CIRCULAR SON: · MEMBRETE · LA PALABRA CIRCULAR CENTRADA EN LA PARTE SUPERIOR DEL PAPEL · NÚMERO O CLASIFICACIÓN. C. en un plazo improrrogable de treinta días. de las 18:30 a las 22:00 horas. de lunes a viernes. Oficial Mayor. se despachen todos los asuntos que están pendientes en las secciones del departamento. Al personal de este departamento: Acuerda el C. ESTE ELEMENTO SE ANOTA INMEDIATAMENTE DESPUÉS DE LA PALABRA CIRCULAR.c. Debe por lo tanto. Edificio MFL/ eg . QUE ES UN BREVE RESUMEN DE LO QUE CONTIENE EL TEXTO · FECHA · DIRECCIÓN. La circular es documento que por igual se emplea en la tramitación de los asuntos oficiales y mercantiles. · ASUNTO. órdenes o información sobre algún tema o asunto que se envía a los empleados. CIRCULAR NUM. se implante un sistema de trabajo extraordinario para que. etc. 20 de marzo de 1997. NOMBRE O DESIGNACIÓN DE LOS DESTINATARIOS.p. ya que de estos escritos solo difieren las circulares en ser comunicaciones colectivas. . · TEXTO · DESPEDIDA · ANTEFIRMA · FIRMA · REFERENCIAS FINALES EJEMPLO DE CIRCULAR LA COSTEÑA S. firmando e la relación adjunta de que dicho trabajo extraordinario se desarrollará todos los días hábiles. adecuar su estilo a las normas ya establecidas para la redacción del oficio y de la carta respectivamente.A. a contar el 15 de los corrientes. Por lo tanto.las instrucciones. oficial Mayor que. 28 ASUNTO: Horas extraordinarias de trabajo. ATENTAMENTE EL JEFE DEL DEPARTAMENTO Manuel Ruiz Flores c. procedimientos. sírvanse ustedes tomar nota.

la fecha ese puede escribir abreviada. El asunto. La mayoría de las oficinas oficiales. la antefirma no es necesaria cuando el frecuente trato ha establecido confianza entre los corresponsales y rutina en los tramites. no lleva vocativo. En plural el término es memorándumes. Su redacción es sencilla y breve. recordatorios de las actividades a realizarse durante el día. EJEMPLO DEL MEMORANDUM CENTRO DE BACHILLERATO TECNOLOGICO Industrial y de servicios No. QUE ES UN BREVE RESUMEN DE LO QUE CONTIENE EL TEXTO FECHA DIRECCIÓN TEXTO DESPEDIDA ANTEFIRMA FIRMA REFERENCIAS FINALES. memoranda o memorandos. En él aparecen el membrete y la palabra memorandum ubicada en la parte central superior del papel.MEMORÁNDUM: Es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. nota de asuntos a tratarse en reuniones de trabajo. ordenan la impresión de su formato en tamaño media carta. sólo se anota el asunto cuando el texto es extenso. etc. puede excluirse en exposiciones muy cortas. pero se acepta el término memorando. Es informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una determinada persona. 107 MEMORANDUM . la dirección se reduce en muchos casos al nombre del destinatario. por ejemplo. anotación de compromisos. El nombre común de este escrito es memorándum. Algunos de los elementos arriba citados se omiten cuando el memorándum consigna casos de poca trascendencia. el nombre c Es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. Algunos de los asuntos rutinarios que se tratan el memorándum pueden ser las indicaciones de tareas para un subordinado. etc. Los elementos de memorándum son los siguientes: · · · · · · · · · · MEMBRETE LA PALABRA MEMORÁNDUM CENTRADA ASUNTO. se usa la despedida “atentamente”.

CONVOCATORIA: Es un documento pro el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado los temas figuran en la propia convocatoria. Felipe Pérez Director. · el cierre. En ocasiones. 00 A t e n t a m e n t e. O firma del presidente. junta. . en la que se pide a los destinatarios que acudan a la reunión. AL C. en el que debe constar el tipo de reunión (consejo. que suele comprender estos elementos: O la fecha y el lugar desde donde se escribe el comunicado. · La convocatoria propiamente dicha. · el orden del día. este dato puede aparecer en el lugar habitual de la dirección interior. la hora y el lugar donde se celebrará. y en una segunda. Sírvase usted expedir cheque bancario a favor de la imprenta LA LETRA de Oaxaca por la cantidad de $ 3 000. JOAQUIN JIMENEZ LARA C O N T R O L A D O R. Lo habitual es que el primer punto a tratar sea la «lectura y aprobación del acta de la sesión anterior» y que el último sea «ruegos y preguntas».Marzo 25 /96. En la estructura de una convocatoria se pueden distinguir los siguientes apartados: · el título.. que es la relación detallada de los asuntos que han motivado la convocatoria de la reunión. Se pueden dar en la propia empresa o tener proyección hacia el exterior. asociación o grupo que se reúne. se comunica el motivo de la misma y se precisa la fecha..) Y el nombre del organismo. Ing. asamblea. O antefirma del presidente. O pie donde figura el nombre completo del destinatario de la convocatoria. es la publicación o difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas.

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el nombre de los participantes y la síntesis de sus proposiciones. . solo que con una redacción muy breve y escueta que servirá de base para elaborar. (SE NUMERAN LAS INTERVENCIONES. cuando sea indispensable. el acta forma. · LUGAR DE LA REUNIÓN (DESPACHO DEL DIRECTOR X). EL FORMATO DEL ENCABEZADO DE UN TEXTO PUEDE APEGARSE AL SIGUIENTE MODELO: · MINUTA DE LA SESIÓN DE TRABAJO. · FECHA DE LA SESIÓN (DÍA. MES Y AÑO). SEÑALANDO EN CADA UNA EL NOMBRE DEL PARTICIPANTE Y LAS CONCLUSIONES A LAS QUE SE VAN LLEGANDO). · RELACIÓN DE ASISTENTES (NOMBRE Y PUESTO DE LOS PARTICIPANTES). · OBJETIVO DE LA REUNIÓN: CONCLUIR SOBRE LAS VENTAJAS Y DESVENTAJAS PARA CERRAR LA OPERACIÓN DE COMPRAVENTA CON X PROVEEDOR QUE OFRECE X EQUIPO. la hora y lugar de la celebración y el objetivo de la reunión.ACTA DE JUNTA (MINUTA): La minuta es un documento escrito de la naturaleza informa que hace las veces de acta. Consigna el desarrollo de la reunión. así como la relación de acuerdos que tomaron los asistentes y los asuntos que fueron rechazados. Contiene también la relación de asistentes.

INFORMES: .

.Los informes son comunicados que pueden variar desde lo más simple hasta aquel que cubra requisitos más formales. de igual manera son el material que ayuda a funcionarios para la toma de decisiones. ambos tienen como propósito el ayudar a las personas a comprender el ambiente de la institución a la cual pertenecen o tienen algún vínculo.

. que comprende tres partes: el nombre de la persona a quien se dirige. Este comunicado no es muy extenso. que sintetiza el contenido del oficio. para facilitar a las personas que expiden o reciben este documento. número del escrito en orden progresivo y clasificación del expediente. · los antecedentes del oficio que se contesta. estos informes pueden ser emitidos en forma periódica (cada mes. impreso o escrito en máquina. · la despedida. día. Sociedades. el cargo. Elementos del oficio. V oficios V carta comercial V otros Oficios: Se entiende por oficio. escrito en el punto 40. Se escribe también en el 40. si es que existe. anteponiendo a éste el código postal. escrita en los puntos 25 ó 40. · el texto o cuerpo del oficio. · las referencias iniciales o cuadro clasificador. etc. · el lema. separado de las referencias por cuatro interlíneas · la fecha. estado. contiene el nombre de la dependencia que gira el oficio. descendente y/o horizontal.Antes de redactar cualquier informe se debe tener en cuenta primeramente: ¿quién lo va a hacer? Y ¿qué uso va a tener? El informe administrativo es el instrumento típico de comunicación ascendente. sindicatos. Se inicia en el punto 40 y separada por dos o cuatro interlíneas del asunto. entre los márgenes 50 y 75. Se escriben generalmente en el punto 40 de la escala. por lo general es concreto y objetivo. que se emplea en el sector interno de las organizaciones l hacia fuera de estas. informando los acontecimientos ocurridos y llegando a una conclusión por parte del que emite el informe y posiblemente se emita también una sugerencia de solución al problema. como en la carta. respondiendo a la necesidad de información de un superior. cada años. Separado de la fecha por cuatro interlíneas. departamento y sección que lo tramitan. clubes y otras. v CLASIFICACION DE DOCUMENTOS EXTERNOS: Son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. que comprende: ciudad. prevaleciendo la claridad y veracidad. en el punto 15. escritos en el 40 separados por dos interlíneas del destinatario. enterarse rápidamente del contenido del mismo. la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como. · el destinatario. mes y año.) O de forma esporádica. el domicilio y el lugar de su residencia. · el asunto. · el membrete.

Seccion. Fidel pérez manzano. Dirección gral. se iniciará el mantenimiento general de la red telegráfica que cubre la región de tuxtepec. en el punto 40. y referencias. Se distingue por el membrete comercial diseñado por la negociación.. c. Partes que componen el esquema de la carta comercial: . brinde las facilidades necesarias al sr. principiando es esa oficina a su cargo. De telégrafos nacionales. no reeleccion” Jefe de mantenimiento Ing. Director general de telégrafos nacionales. como en la carta. el día 9 de julio del presente año. Adolfo gutiérrez domínguez agd/mi Carta comercial: La carta comercial es la representación de una sociedad o establecimiento comercial. Eduardo martinez gomez administrador de la oficina de telegrafos nacionales av. comunico a usted que por acuerdo del c. “sufragio efectivo. Mantenimiento. oax. Num. Mesa. oax. Depto. De oficio. Tercera. responsable del trabajo a realizarse. 31/84 expediente.p. a t e n t a m e n t e. se dirige a similares para tratar asuntos de negocios. Ejemplo de oficio Dependencia.· la antefirma. pero escritos en el margen 20. Por lo tanto pedimos a usted.c. Mt. los colores y en ocasiones los diseños que en el papel carta se imprimen. 5 de mayo 34 tuxtepec. Generalmente se escribe a máquina y con tono amable y respetuoso. en el punto 40.05/84 Asunto: se comunica fecha de mantenimiento de la red telegráfica de la región de tuxtetec. d. México. · el nombre del firmante. 21 de junio de 1996 c.f. · los datos finales: anexo. oax.

Nombre. · referencias finales. Saludo anterior al texto. como u otro signo. Estos precios estarán garantizados hasta el . Su colocación es abajo y en dirección vertical del margen del destinatario. · firma. Al finalizar su escritura se escriben dos puntos. No siempre se utiliza esta parte. sólo cuando se requiera que el contenido de la carta llegue a otras personas por medio de copias. · cargo. Distinguidos señores: Enviamos a ustedes por separado. la denominación del negocio o la razón social. Consiste en el desarrollo del asunto a tratar en la masiva. Se utiliza la adecuada de acuerdo al tipo de comunicado.c. · despedida. Llamado también cuerpo de la carta. domicilio y lugar de la persona a quien se remite la carta. Se sugiere iniciarlo con una introducción y finalizar con una conclusión. es conveniente especificarlo en la parte inferior. en el margen izquierdo superior como lo muestra el esquema respectivo. Contiene el lema comercial. · otros datos..p. · anexos. Inscripción impresa en la parte superior del papel de escribir que indica el nombre. tel 5 82 66 57 Abril 25 de 1996 Ferretería nacional.. abajo del cargo. Se refiere al puesto que desempeña la persona que suscribe la carta y se ubica debajo de la firma.· membrete. domicilio y ciudad en donde se encuentra la persona. Se le ubica abajo del lugar y fecha. Ejemplo de la carta comercial Ferretera del golfo s. · destinatario. · texto. Antefirma. Se forma del nombre de la ciudad y estado donde se remite la carta. Como medida de control de la correspondencia. mes y año en que se escribe. separarlas por una diagonal. (con copia para. ver.). Se ordena por jerarquías y se utiliza la abreviatura c. las cotizaciones de los artículos solicitados en su amable carta de fecha 20 de abril de 1996. · lugar y fecha. Hidalgo 1340 córdoba ver. Frase final de la carta. deberán anotarse con letras mayúsculas las iniciales del nombre del que suscribe. del día. Si al documento se adjunta otro. negocio o sociedad que remite la carta.a. · vocativo. allende 536 veracruz. en la esquina inferior izquierda. de las persona que escribe la carta. Elemento que se forma de dos partes: nombre y apellidos de la persona que escribe y la rúbrica correspondiente.

en vista que próximamente aumentará el costo de los mismos. atentamente Ferreteria del golfo. Gerente c/anexos. Confiamos en su preferencia y esperamos su amable pedido. miguel escobar martínez. serán muy favorables para ustedes. estamos seguros que los bajos precios de nuestros artículos. Mem/rbh . Relación de precios de artículos.a.último día del mes del presente años. s.

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