CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN INTERNA Y EXTERNA

DOCUMENTOS QUE SE MANEJAN EN UNA EMPRESA Documentos internos, y documentos externos, entre los internos se encuentran memoranduns, oficios, y correo electronico por intranet. Entre los documentes externos encontraras, cartas, notificaciones, avisos, , fax y correo electrónico LA INTRANET Consiste en implantar las tecnologías de Internet (páginas web, trasnferencia de ficheros, etc.) pero de forma que puedan acceder únicamente los empleados de la organización. Por tanto los empleados acceden a las páginas web, documentos internos de la empresa y resto de recursos mediante nombres de usuario y passwords. Al igual que en Internet, la pieza clave de la Intranet es el World Wide Web (WWW), pero de forma que las páginas web y los documentos de uso interno de la empresa estén accesible sólo a los miembros de la organización, quienes, en consecuencia utilizan los navegadores para acceder a los datos y documentos internos de la empresa. En las Intranet también se utilizan el resto de herramientas de Internet: listas de distribución, boletines de noticias, correo electrónico transferencia de ficheros, acceso remoto, charlas interactivas, videoconferencia... igualmente accediendo mediante un nombre de usuario y un password. MEMORANDO Un memorando o memorándum es un documento o de otro tipo de comunicación que ayuda a la memoria mediante el registro de eventos u observaciones sobre un tema, como se puede utilizar en un negocio de oficina . The plural form is either memoranda or memorandums . La forma plural es cualquiera memorandos o memorandos.

un memorándum es una copia de las cláusulas de una transacción o contrato. generalmente utilizado por embajadas. colegios y oficinas de gobierno entre otros y que tiene como finalidad la comunicación de disposiciones. . ministerios. formatos alternativos incluyen memorandos. They could be one page long or many. Existen dos tipos de oficio. En su nivel más básico. At its most basic level. the format might be rigidly defined and limited to one or two pages. un oficio resulta ser uno de los medios más formales de comunicación a instancias del sector público. or memorandum of association . memorando de entendimiento . el formato puede ser rígidamente definidas y limitadas a una o dos páginas. Un memorando puede tener cualquier formato. In law specifically. memorandum of agreement . Si el usuario es un ministro del gabinete o un alto ejecutivo. memorandum of understanding . informes. órdenes. Alternative formats include memos. If the user is a cabinet minister or a senior executive. OFICIO Se designa con el término de oficio a aquel documento. un memorando puede ser una nota manuscrita a su supervisor. tales como un memorándum de políticas. colaboración y agradecimiento. el formato es generalmente mucho más flexible. consultas y por otro lado. Es decir. informes. municipios. En el derecho en concreto. notas informativas.A memorandum may have any format. reports. Pueden ser de una página o muchas. a memorandum can be a handwritten note to one's supervisor. protocolo de acuerdo o memorando de asociación . invitaciones. Si el usuario es un colega. letters or binders. the format is usually much more flexible. para llevar a cabo gestiones vinculadas con acuerdos. el oficio múltiple y el de transcripción. If the user is a colleague. o puede tener un formato específico de una oficina o institución. such as a policy memo. or it may have a format specific to an office or institution. cartas o carpetas. briefing notes. a memorandum is a record of the terms of a transaction or contract. de felicitación. como se desprende de la definición. entre las más recurrentes.

numeración correspondiente. sugerencias y otras informaciones a diferentes oficinas y despachos de manera simultánea. escribiéndose la palabra asunto en mayúsculas e indicando un pequeño resumen del contenido del mismo. recomendaciones. circulares. Asimismo. anexo y distribución.El múltiple es aquel documento que se usa cuando un mismo tema o asunto va dirigido a más de un destinatario y es por esto que las instituciones o dependencias que lo envían dejan en blanco un espacio para que se incluya el número del mismo y el destinatario al cual va dirigido. el cuerpo del texto en el cual se dará a conocer el motivo de la comunicación. el asunto. A través de este tipo de documento. es el oficio que se ocupa de transcribir tal cual el contenido del oficio original. Y el de transcripción tal como nos lo anticipa su denominación. Todo los párrafos deben ir transcriptos tal cual en el original y utilizando el entrecomillado. Por otra parte y en un contexto religioso. la referencia. Al igual que en el caso anterior. se denomina popularmente como oficio al conjunto de oraciones oficiales del rito latino de la iglesia Católica fuera de la misa y articuladas en torno a las horas canónicas. la firma y posfirma. siendo dirigido a subordinados o entre jefes que mantienen mismos niveles de jerarquías. instrucciones. en el oficio múltiple se comunican órdenes. nombre de año. UN ACTA es una certificación o testimonio escrito en la cual se da cuenta de lo . iniciales. Entre las partes que componen un oficio se cuentan: el membrete. lugar y fecha desde donde se lo escribe. Dos cosas a tener en cuenta en este tipo de oficio es que el número de oficio será el mismo para todos los ejemplares que se distribuirán y debe figurar si o si en el mismo la palabra distribución. estos datos servirán a la hora de agilizar el proceso de documentación. los destinatarios de este tipo de oficios son los subordinados o autoridades que se encuentran en un mismo nivel jerárquico. destinatario. se difunden resoluciones. generalmente. directivas u otras informaciones relativas al oficio original. una despedida cordial. Generalmente.

públicos u oficiales. el saludo. la constancia de un nacimiento o cualquier otro hecho que requiera o exija de la correspondiente certificación legal de algo como ocurrido por la mportancia y porque en el futuro. la elección de una persona para un cargo que puede ser público o privado. de mediar la necesidad. UN FAX es un sistema de transmisión de datos. el estilo puede ser informal. el saludo final. que trata los temas que motivaron la misiva. la reunión del directorio de una empresa u organización.sucedido. el acta deberá contar con una serie de datos que serán determinantes a la hora de evaluar su validez. Las características del texto contenido en la carta pueden variar según las intenciones del emisor. o formal. Generalmente este escrito circula en un sobre cerrado. Así y tal como sucede con otros documentos públicos. la firma del emisor. la misma está labrada por un profesional que se conoce como escribano y que como tal está facultado para proceder en la confección de la misma. tratado o pactado en oportunidad de cualquier circunstancia que lo amerite como ser la reunión de un consorcio. que establece el nombre y la dirección del lugar de destino. . para el tratamiento de asuntos comerciales. puede servir como prueba en un juicio. Así. escritos o gráficos por vía telefónica. Así. en tanto y generalmente. Los distintos componentes de las cartas son: el encabezamiento. para relacionarse con los afectos. que cierra el discurso con una formalidad. EXTERNOS CARTAS Se denomina carta a un medio escrito de comunicación. es posible encontrarse con estilos distintos. que es una fórmula que abre el discurso. la exposición. y finalmente.

Se llama fax o facsímil a un dispositivo tecnológico muy popular en las últimas décadas del siglo XX que permitía transmitir documentos. Cada dirección es única y pertenece siempre a la misma persona. que al recibir un nuevo documento lo imprime de forma rápida y económica en un papel. que permite la conexión vía telefónica con otro aparato de similares características. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet. es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. en este . y el dominio en el que está (lo de la derecha de la arroba. textos e imágenes presentes en el documento original. Su eficiencia. y la impresora. que se encarga de registrar los datos. textos y otros datos a través de una línea telefónica generando una telecopia. sino todo tipo de documentos digitales. Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar. conveniencia y bajo coste (con frecuencia nulo) están logrando que el correo electrónico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales. un módem.com. en este caso. y la divide en dos partes: el nombre de usuario (a la izquierda de la arroba. mediante el protocolo SMTP. que se lee persona arroba servicio punto com. persona). El fax funciona de manera sencilla. no solamente texto. Un ejemplo es persona@servicio. Una dirección de correo electrónico es un conjunto de palabras que identifican a una persona que puede enviar y recibir correo. o en inglés e-mail (electronic mail). CORREO ELECTRONICO Correo electrónico. El signo @ (llamado arroba) siempre está en cada dirección de correo. Se trata de tres piezas integradas y combinadas en un solo aparato: un escáner. produciendo una copia de los datos transmitidos. aunque por extensión también puede verse aplicado a sistemas análogos que usen otras tecnologías.

Es aconsejable elegir en lo posible una dirección fácil de memorizar para así facilitar la transmisión correcta de ésta a quien desee escribir un correo al propietario. donde la @ significa "pertenece a. puesto que es necesario transmitirla de forma exacta. y por tanto es algo que el usuario no puede cambiar.com identifica al usuario persona que está en el servidor servicio. Una dirección de correo se reconoce fácilmente porque siempre tiene la @.com/ puede ser una página web en donde hay información (como en un libro). lo que hay a la izquierda depende normalmente de la elección del usuario. ya que persona@servicio.Com. que puede tener letras. Lo que hay a la derecha de la arroba es precisamente el nombre del proveedor que da el correo. Por otro lado.com (indica una relación de pertenencia). mientras que http://www. La arroba también se puede leer "en". números. persona@servicio. en cambio. Es indiferente que las letras que integran la dirección estén escritas en mayúscula o minúscula. Y también obedeciendo a . letra por letra.com es la dirección de un correo: un buzón a donde se puede escribir.". y algunos signos. persona@servicio.servicio.. Un solo error hará que no lleguen los mensajes al destino.com). Por ejemplo. servicio.com es igual a Persona@Servicio. una dirección de página web no. v CIRCULAR v MEMORÁNDUM v CONVOCATORIA v ACTA DE JUNTA (MINUTA) v INFORMES CIRCULAR: Es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias personas o a numerosas personas a quienes interesa por igual. Por ejemplo. CLASIFICACION DE DOCUMENTOS INTERNOS: SON AQUÉLLOS QUE SE IMPRIMEN PARA UN DEPARTAMENTO.. y es un identificador cualquiera.caso.

procedimientos.A.las instrucciones. se despachen todos los asuntos que están pendientes en las secciones del departamento. 20 de marzo de 1997. ESTE ELEMENTO SE ANOTA INMEDIATAMENTE DESPUÉS DE LA PALABRA CIRCULAR. órdenes o información sobre algún tema o asunto que se envía a los empleados. etc. 28 ASUNTO: Horas extraordinarias de trabajo.p. sírvanse ustedes tomar nota. Al personal de este departamento: Acuerda el C. C. La circular es documento que por igual se emplea en la tramitación de los asuntos oficiales y mercantiles. Debe por lo tanto. en un plazo improrrogable de treinta días. de las 18:30 a las 22:00 horas. adecuar su estilo a las normas ya establecidas para la redacción del oficio y de la carta respectivamente. QUE ES UN BREVE RESUMEN DE LO QUE CONTIENE EL TEXTO · FECHA · DIRECCIÓN. CIRCULAR NUM. Por lo tanto. · TEXTO · DESPEDIDA · ANTEFIRMA · FIRMA · REFERENCIAS FINALES EJEMPLO DE CIRCULAR LA COSTEÑA S. NOMBRE O DESIGNACIÓN DE LOS DESTINATARIOS. de lunes a viernes. se implante un sistema de trabajo extraordinario para que. . LOS ELEMENTOS QUE COMPONEN A LA CIRCULAR SON: · MEMBRETE · LA PALABRA CIRCULAR CENTRADA EN LA PARTE SUPERIOR DEL PAPEL · NÚMERO O CLASIFICACIÓN. ya que de estos escritos solo difieren las circulares en ser comunicaciones colectivas. Edificio MFL/ eg . Oficial Mayor. a contar el 15 de los corrientes. · ASUNTO. firmando e la relación adjunta de que dicho trabajo extraordinario se desarrollará todos los días hábiles. oficial Mayor que. ATENTAMENTE EL JEFE DEL DEPARTAMENTO Manuel Ruiz Flores c.c.

la fecha ese puede escribir abreviada. la dirección se reduce en muchos casos al nombre del destinatario. pero se acepta el término memorando. El nombre común de este escrito es memorándum. Su redacción es sencilla y breve. El asunto. no lleva vocativo. se usa la despedida “atentamente”. Algunos de los elementos arriba citados se omiten cuando el memorándum consigna casos de poca trascendencia. anotación de compromisos. En plural el término es memorándumes. Es informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una determinada persona. En él aparecen el membrete y la palabra memorandum ubicada en la parte central superior del papel. etc. puede excluirse en exposiciones muy cortas. Los elementos de memorándum son los siguientes: · · · · · · · · · · MEMBRETE LA PALABRA MEMORÁNDUM CENTRADA ASUNTO. QUE ES UN BREVE RESUMEN DE LO QUE CONTIENE EL TEXTO FECHA DIRECCIÓN TEXTO DESPEDIDA ANTEFIRMA FIRMA REFERENCIAS FINALES. el nombre c Es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. sólo se anota el asunto cuando el texto es extenso. 107 MEMORANDUM . La mayoría de las oficinas oficiales. etc. EJEMPLO DEL MEMORANDUM CENTRO DE BACHILLERATO TECNOLOGICO Industrial y de servicios No.MEMORÁNDUM: Es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. nota de asuntos a tratarse en reuniones de trabajo. por ejemplo. recordatorios de las actividades a realizarse durante el día. ordenan la impresión de su formato en tamaño media carta. la antefirma no es necesaria cuando el frecuente trato ha establecido confianza entre los corresponsales y rutina en los tramites. Algunos de los asuntos rutinarios que se tratan el memorándum pueden ser las indicaciones de tareas para un subordinado. memoranda o memorandos.

que es la relación detallada de los asuntos que han motivado la convocatoria de la reunión. la hora y el lugar donde se celebrará. . Lo habitual es que el primer punto a tratar sea la «lectura y aprobación del acta de la sesión anterior» y que el último sea «ruegos y preguntas». junta. · el cierre.Marzo 25 /96. AL C. se comunica el motivo de la misma y se precisa la fecha. asamblea. O pie donde figura el nombre completo del destinatario de la convocatoria. 00 A t e n t a m e n t e. Felipe Pérez Director. que suele comprender estos elementos: O la fecha y el lugar desde donde se escribe el comunicado. es la publicación o difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas. asociación o grupo que se reúne. y en una segunda. Sírvase usted expedir cheque bancario a favor de la imprenta LA LETRA de Oaxaca por la cantidad de $ 3 000.. En ocasiones.) Y el nombre del organismo. CONVOCATORIA: Es un documento pro el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado los temas figuran en la propia convocatoria. O firma del presidente. · La convocatoria propiamente dicha. O antefirma del presidente. Se pueden dar en la propia empresa o tener proyección hacia el exterior. JOAQUIN JIMENEZ LARA C O N T R O L A D O R. En la estructura de una convocatoria se pueden distinguir los siguientes apartados: · el título. en el que debe constar el tipo de reunión (consejo.. este dato puede aparecer en el lugar habitual de la dirección interior. · el orden del día. Ing. en la que se pide a los destinatarios que acudan a la reunión.

.

Contiene también la relación de asistentes. · FECHA DE LA SESIÓN (DÍA. solo que con una redacción muy breve y escueta que servirá de base para elaborar. el acta forma. · OBJETIVO DE LA REUNIÓN: CONCLUIR SOBRE LAS VENTAJAS Y DESVENTAJAS PARA CERRAR LA OPERACIÓN DE COMPRAVENTA CON X PROVEEDOR QUE OFRECE X EQUIPO. . MES Y AÑO). la hora y lugar de la celebración y el objetivo de la reunión. · RELACIÓN DE ASISTENTES (NOMBRE Y PUESTO DE LOS PARTICIPANTES). así como la relación de acuerdos que tomaron los asistentes y los asuntos que fueron rechazados.ACTA DE JUNTA (MINUTA): La minuta es un documento escrito de la naturaleza informa que hace las veces de acta. · LUGAR DE LA REUNIÓN (DESPACHO DEL DIRECTOR X). el nombre de los participantes y la síntesis de sus proposiciones. cuando sea indispensable. (SE NUMERAN LAS INTERVENCIONES. Consigna el desarrollo de la reunión. SEÑALANDO EN CADA UNA EL NOMBRE DEL PARTICIPANTE Y LAS CONCLUSIONES A LAS QUE SE VAN LLEGANDO). EL FORMATO DEL ENCABEZADO DE UN TEXTO PUEDE APEGARSE AL SIGUIENTE MODELO: · MINUTA DE LA SESIÓN DE TRABAJO.

INFORMES: .

Los informes son comunicados que pueden variar desde lo más simple hasta aquel que cubra requisitos más formales. de igual manera son el material que ayuda a funcionarios para la toma de decisiones. ambos tienen como propósito el ayudar a las personas a comprender el ambiente de la institución a la cual pertenecen o tienen algún vínculo. .

Sociedades. · el asunto. que se emplea en el sector interno de las organizaciones l hacia fuera de estas. Elementos del oficio. cada años. que sintetiza el contenido del oficio. Este comunicado no es muy extenso.Antes de redactar cualquier informe se debe tener en cuenta primeramente: ¿quién lo va a hacer? Y ¿qué uso va a tener? El informe administrativo es el instrumento típico de comunicación ascendente. que comprende tres partes: el nombre de la persona a quien se dirige. para facilitar a las personas que expiden o reciben este documento. v CLASIFICACION DE DOCUMENTOS EXTERNOS: Son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. sindicatos. la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como. · el destinatario. etc. descendente y/o horizontal. el domicilio y el lugar de su residencia. como en la carta. escrita en los puntos 25 ó 40. · el lema. Se inicia en el punto 40 y separada por dos o cuatro interlíneas del asunto. contiene el nombre de la dependencia que gira el oficio. anteponiendo a éste el código postal. impreso o escrito en máquina. estos informes pueden ser emitidos en forma periódica (cada mes. escrito en el punto 40. . si es que existe. por lo general es concreto y objetivo. Se escriben generalmente en el punto 40 de la escala. mes y año. · el membrete. el cargo. informando los acontecimientos ocurridos y llegando a una conclusión por parte del que emite el informe y posiblemente se emita también una sugerencia de solución al problema. · el texto o cuerpo del oficio. · la despedida. clubes y otras. escritos en el 40 separados por dos interlíneas del destinatario. · las referencias iniciales o cuadro clasificador. entre los márgenes 50 y 75. V oficios V carta comercial V otros Oficios: Se entiende por oficio. en el punto 15. departamento y sección que lo tramitan. número del escrito en orden progresivo y clasificación del expediente.) O de forma esporádica. prevaleciendo la claridad y veracidad. estado. separado de las referencias por cuatro interlíneas · la fecha. enterarse rápidamente del contenido del mismo. que comprende: ciudad. día. Separado de la fecha por cuatro interlíneas. respondiendo a la necesidad de información de un superior. · los antecedentes del oficio que se contesta. Se escribe también en el 40.

De oficio. Fidel pérez manzano. Dirección gral. Depto. y referencias. Por lo tanto pedimos a usted. el día 9 de julio del presente año. como en la carta. · los datos finales: anexo. principiando es esa oficina a su cargo. en el punto 40.f.05/84 Asunto: se comunica fecha de mantenimiento de la red telegráfica de la región de tuxtetec. Se distingue por el membrete comercial diseñado por la negociación. comunico a usted que por acuerdo del c. Director general de telégrafos nacionales. 5 de mayo 34 tuxtepec.. los colores y en ocasiones los diseños que en el papel carta se imprimen. Mantenimiento. Eduardo martinez gomez administrador de la oficina de telegrafos nacionales av. 21 de junio de 1996 c.· la antefirma. Partes que componen el esquema de la carta comercial: .c. México. pero escritos en el margen 20. Ejemplo de oficio Dependencia. Seccion. Adolfo gutiérrez domínguez agd/mi Carta comercial: La carta comercial es la representación de una sociedad o establecimiento comercial. Num. Generalmente se escribe a máquina y con tono amable y respetuoso. oax. no reeleccion” Jefe de mantenimiento Ing. 31/84 expediente. Mesa.p. se iniciará el mantenimiento general de la red telegráfica que cubre la región de tuxtepec. brinde las facilidades necesarias al sr. De telégrafos nacionales. oax. Mt. · el nombre del firmante. c. d. responsable del trabajo a realizarse. Tercera. a t e n t a m e n t e. se dirige a similares para tratar asuntos de negocios. en el punto 40. “sufragio efectivo. oax.

Su colocación es abajo y en dirección vertical del margen del destinatario.c. · lugar y fecha. como u otro signo. Distinguidos señores: Enviamos a ustedes por separado. ver. Ejemplo de la carta comercial Ferretera del golfo s. (con copia para. Consiste en el desarrollo del asunto a tratar en la masiva. separarlas por una diagonal. Se ordena por jerarquías y se utiliza la abreviatura c. domicilio y lugar de la persona a quien se remite la carta. Se forma del nombre de la ciudad y estado donde se remite la carta. Contiene el lema comercial.. deberán anotarse con letras mayúsculas las iniciales del nombre del que suscribe. Inscripción impresa en la parte superior del papel de escribir que indica el nombre. negocio o sociedad que remite la carta. Antefirma. Al finalizar su escritura se escriben dos puntos. · otros datos. · cargo.a. en la esquina inferior izquierda..p. es conveniente especificarlo en la parte inferior. mes y año en que se escribe. la denominación del negocio o la razón social. Estos precios estarán garantizados hasta el .). las cotizaciones de los artículos solicitados en su amable carta de fecha 20 de abril de 1996. Se utiliza la adecuada de acuerdo al tipo de comunicado. · despedida. Como medida de control de la correspondencia. Frase final de la carta. Se sugiere iniciarlo con una introducción y finalizar con una conclusión. Se le ubica abajo del lugar y fecha. · firma. Llamado también cuerpo de la carta. Hidalgo 1340 córdoba ver. Se refiere al puesto que desempeña la persona que suscribe la carta y se ubica debajo de la firma. · vocativo. Elemento que se forma de dos partes: nombre y apellidos de la persona que escribe y la rúbrica correspondiente. allende 536 veracruz. · referencias finales. · anexos. Si al documento se adjunta otro. domicilio y ciudad en donde se encuentra la persona. sólo cuando se requiera que el contenido de la carta llegue a otras personas por medio de copias. tel 5 82 66 57 Abril 25 de 1996 Ferretería nacional. en el margen izquierdo superior como lo muestra el esquema respectivo. de las persona que escribe la carta. Saludo anterior al texto.· membrete. No siempre se utiliza esta parte. del día. · destinatario. abajo del cargo. Nombre. · texto.

miguel escobar martínez. Gerente c/anexos. estamos seguros que los bajos precios de nuestros artículos. s. atentamente Ferreteria del golfo.a. Mem/rbh .último día del mes del presente años. Confiamos en su preferencia y esperamos su amable pedido. Relación de precios de artículos. en vista que próximamente aumentará el costo de los mismos. serán muy favorables para ustedes.

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