CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN INTERNA Y EXTERNA

DOCUMENTOS QUE SE MANEJAN EN UNA EMPRESA Documentos internos, y documentos externos, entre los internos se encuentran memoranduns, oficios, y correo electronico por intranet. Entre los documentes externos encontraras, cartas, notificaciones, avisos, , fax y correo electrónico LA INTRANET Consiste en implantar las tecnologías de Internet (páginas web, trasnferencia de ficheros, etc.) pero de forma que puedan acceder únicamente los empleados de la organización. Por tanto los empleados acceden a las páginas web, documentos internos de la empresa y resto de recursos mediante nombres de usuario y passwords. Al igual que en Internet, la pieza clave de la Intranet es el World Wide Web (WWW), pero de forma que las páginas web y los documentos de uso interno de la empresa estén accesible sólo a los miembros de la organización, quienes, en consecuencia utilizan los navegadores para acceder a los datos y documentos internos de la empresa. En las Intranet también se utilizan el resto de herramientas de Internet: listas de distribución, boletines de noticias, correo electrónico transferencia de ficheros, acceso remoto, charlas interactivas, videoconferencia... igualmente accediendo mediante un nombre de usuario y un password. MEMORANDO Un memorando o memorándum es un documento o de otro tipo de comunicación que ayuda a la memoria mediante el registro de eventos u observaciones sobre un tema, como se puede utilizar en un negocio de oficina . The plural form is either memoranda or memorandums . La forma plural es cualquiera memorandos o memorandos.

tales como un memorándum de políticas. órdenes. such as a policy memo. Si el usuario es un ministro del gabinete o un alto ejecutivo. un memorando puede ser una nota manuscrita a su supervisor. de felicitación. formatos alternativos incluyen memorandos. They could be one page long or many. municipios. En el derecho en concreto. memorando de entendimiento . o puede tener un formato específico de una oficina o institución. protocolo de acuerdo o memorando de asociación . entre las más recurrentes. cartas o carpetas. colegios y oficinas de gobierno entre otros y que tiene como finalidad la comunicación de disposiciones. briefing notes. If the user is a cabinet minister or a senior executive. el formato es generalmente mucho más flexible. informes. At its most basic level. or it may have a format specific to an office or institution. If the user is a colleague. memorandum of understanding . a memorandum can be a handwritten note to one's supervisor. notas informativas. un oficio resulta ser uno de los medios más formales de comunicación a instancias del sector público. invitaciones. Existen dos tipos de oficio. el formato puede ser rígidamente definidas y limitadas a una o dos páginas. un memorándum es una copia de las cláusulas de una transacción o contrato. como se desprende de la definición. or memorandum of association . informes. En su nivel más básico. reports. In law specifically. letters or binders. OFICIO Se designa con el término de oficio a aquel documento. el oficio múltiple y el de transcripción. the format might be rigidly defined and limited to one or two pages. the format is usually much more flexible. Pueden ser de una página o muchas. consultas y por otro lado. Si el usuario es un colega. Es decir. para llevar a cabo gestiones vinculadas con acuerdos.A memorandum may have any format. Un memorando puede tener cualquier formato. a memorandum is a record of the terms of a transaction or contract. Alternative formats include memos. memorandum of agreement . . ministerios. generalmente utilizado por embajadas. colaboración y agradecimiento.

nombre de año. se difunden resoluciones. iniciales. Generalmente.El múltiple es aquel documento que se usa cuando un mismo tema o asunto va dirigido a más de un destinatario y es por esto que las instituciones o dependencias que lo envían dejan en blanco un espacio para que se incluya el número del mismo y el destinatario al cual va dirigido. estos datos servirán a la hora de agilizar el proceso de documentación. una despedida cordial. directivas u otras informaciones relativas al oficio original. en el oficio múltiple se comunican órdenes. escribiéndose la palabra asunto en mayúsculas e indicando un pequeño resumen del contenido del mismo. destinatario. el asunto. recomendaciones. la referencia. Asimismo. UN ACTA es una certificación o testimonio escrito en la cual se da cuenta de lo . Entre las partes que componen un oficio se cuentan: el membrete. sugerencias y otras informaciones a diferentes oficinas y despachos de manera simultánea. la firma y posfirma. Al igual que en el caso anterior. lugar y fecha desde donde se lo escribe. numeración correspondiente. circulares. se denomina popularmente como oficio al conjunto de oraciones oficiales del rito latino de la iglesia Católica fuera de la misa y articuladas en torno a las horas canónicas. Dos cosas a tener en cuenta en este tipo de oficio es que el número de oficio será el mismo para todos los ejemplares que se distribuirán y debe figurar si o si en el mismo la palabra distribución. es el oficio que se ocupa de transcribir tal cual el contenido del oficio original. Por otra parte y en un contexto religioso. Y el de transcripción tal como nos lo anticipa su denominación. Todo los párrafos deben ir transcriptos tal cual en el original y utilizando el entrecomillado. anexo y distribución. generalmente. A través de este tipo de documento. instrucciones. el cuerpo del texto en el cual se dará a conocer el motivo de la comunicación. siendo dirigido a subordinados o entre jefes que mantienen mismos niveles de jerarquías. los destinatarios de este tipo de oficios son los subordinados o autoridades que se encuentran en un mismo nivel jerárquico.

para el tratamiento de asuntos comerciales. el estilo puede ser informal. la elección de una persona para un cargo que puede ser público o privado. EXTERNOS CARTAS Se denomina carta a un medio escrito de comunicación. la misma está labrada por un profesional que se conoce como escribano y que como tal está facultado para proceder en la confección de la misma. Así. es posible encontrarse con estilos distintos. Así y tal como sucede con otros documentos públicos. en tanto y generalmente. que es una fórmula que abre el discurso. tratado o pactado en oportunidad de cualquier circunstancia que lo amerite como ser la reunión de un consorcio. Las características del texto contenido en la carta pueden variar según las intenciones del emisor. que establece el nombre y la dirección del lugar de destino. puede servir como prueba en un juicio. UN FAX es un sistema de transmisión de datos. la firma del emisor. y finalmente. que cierra el discurso con una formalidad. Así. la constancia de un nacimiento o cualquier otro hecho que requiera o exija de la correspondiente certificación legal de algo como ocurrido por la mportancia y porque en el futuro. el acta deberá contar con una serie de datos que serán determinantes a la hora de evaluar su validez. la reunión del directorio de una empresa u organización. Generalmente este escrito circula en un sobre cerrado. el saludo.sucedido. públicos u oficiales. la exposición. Los distintos componentes de las cartas son: el encabezamiento. o formal. de mediar la necesidad. el saludo final. para relacionarse con los afectos. escritos o gráficos por vía telefónica. que trata los temas que motivaron la misiva. .

es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. El fax funciona de manera sencilla. persona). Su eficiencia. aunque por extensión también puede verse aplicado a sistemas análogos que usen otras tecnologías. en este caso. CORREO ELECTRONICO Correo electrónico. y la divide en dos partes: el nombre de usuario (a la izquierda de la arroba. sino todo tipo de documentos digitales. textos y otros datos a través de una línea telefónica generando una telecopia. y la impresora. El signo @ (llamado arroba) siempre está en cada dirección de correo. conveniencia y bajo coste (con frecuencia nulo) están logrando que el correo electrónico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales. Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar. Cada dirección es única y pertenece siempre a la misma persona.Se llama fax o facsímil a un dispositivo tecnológico muy popular en las últimas décadas del siglo XX que permitía transmitir documentos. que permite la conexión vía telefónica con otro aparato de similares características.com. que al recibir un nuevo documento lo imprime de forma rápida y económica en un papel. en este . textos e imágenes presentes en el documento original. un módem. no solamente texto. produciendo una copia de los datos transmitidos. Una dirección de correo electrónico es un conjunto de palabras que identifican a una persona que puede enviar y recibir correo. o en inglés e-mail (electronic mail). que se encarga de registrar los datos. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet. y el dominio en el que está (lo de la derecha de la arroba. que se lee persona arroba servicio punto com. Se trata de tres piezas integradas y combinadas en un solo aparato: un escáner. mediante el protocolo SMTP. Un ejemplo es persona@servicio.

una dirección de página web no. Es aconsejable elegir en lo posible una dirección fácil de memorizar para así facilitar la transmisión correcta de ésta a quien desee escribir un correo al propietario. y por tanto es algo que el usuario no puede cambiar. Una dirección de correo se reconoce fácilmente porque siempre tiene la @. lo que hay a la izquierda depende normalmente de la elección del usuario. mientras que http://www.Com. Es indiferente que las letras que integran la dirección estén escritas en mayúscula o minúscula. puesto que es necesario transmitirla de forma exacta.com (indica una relación de pertenencia). en cambio. y es un identificador cualquiera.com es igual a Persona@Servicio. ya que persona@servicio.". CLASIFICACION DE DOCUMENTOS INTERNOS: SON AQUÉLLOS QUE SE IMPRIMEN PARA UN DEPARTAMENTO. Y también obedeciendo a .com).com identifica al usuario persona que está en el servidor servicio. La arroba también se puede leer "en".servicio. v CIRCULAR v MEMORÁNDUM v CONVOCATORIA v ACTA DE JUNTA (MINUTA) v INFORMES CIRCULAR: Es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias personas o a numerosas personas a quienes interesa por igual. letra por letra. persona@servicio. Por ejemplo. y algunos signos.com/ puede ser una página web en donde hay información (como en un libro). que puede tener letras.caso.. números. Un solo error hará que no lleguen los mensajes al destino. Por otro lado.. servicio. donde la @ significa "pertenece a. persona@servicio. Lo que hay a la derecha de la arroba es precisamente el nombre del proveedor que da el correo. Por ejemplo.com es la dirección de un correo: un buzón a donde se puede escribir.

Oficial Mayor. ATENTAMENTE EL JEFE DEL DEPARTAMENTO Manuel Ruiz Flores c. a contar el 15 de los corrientes. ya que de estos escritos solo difieren las circulares en ser comunicaciones colectivas. La circular es documento que por igual se emplea en la tramitación de los asuntos oficiales y mercantiles. en un plazo improrrogable de treinta días. 20 de marzo de 1997. adecuar su estilo a las normas ya establecidas para la redacción del oficio y de la carta respectivamente. se despachen todos los asuntos que están pendientes en las secciones del departamento. CIRCULAR NUM. NOMBRE O DESIGNACIÓN DE LOS DESTINATARIOS. de lunes a viernes.c. etc.A. Por lo tanto. LOS ELEMENTOS QUE COMPONEN A LA CIRCULAR SON: · MEMBRETE · LA PALABRA CIRCULAR CENTRADA EN LA PARTE SUPERIOR DEL PAPEL · NÚMERO O CLASIFICACIÓN. . se implante un sistema de trabajo extraordinario para que. ESTE ELEMENTO SE ANOTA INMEDIATAMENTE DESPUÉS DE LA PALABRA CIRCULAR. QUE ES UN BREVE RESUMEN DE LO QUE CONTIENE EL TEXTO · FECHA · DIRECCIÓN. Edificio MFL/ eg .las instrucciones. · TEXTO · DESPEDIDA · ANTEFIRMA · FIRMA · REFERENCIAS FINALES EJEMPLO DE CIRCULAR LA COSTEÑA S. órdenes o información sobre algún tema o asunto que se envía a los empleados. firmando e la relación adjunta de que dicho trabajo extraordinario se desarrollará todos los días hábiles. sírvanse ustedes tomar nota. procedimientos. C. oficial Mayor que. Debe por lo tanto. · ASUNTO. de las 18:30 a las 22:00 horas. 28 ASUNTO: Horas extraordinarias de trabajo. Al personal de este departamento: Acuerda el C.p.

memoranda o memorandos. Su redacción es sencilla y breve. sólo se anota el asunto cuando el texto es extenso. Algunos de los asuntos rutinarios que se tratan el memorándum pueden ser las indicaciones de tareas para un subordinado. la fecha ese puede escribir abreviada. Es informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una determinada persona. la dirección se reduce en muchos casos al nombre del destinatario. En plural el término es memorándumes. anotación de compromisos. la antefirma no es necesaria cuando el frecuente trato ha establecido confianza entre los corresponsales y rutina en los tramites. Algunos de los elementos arriba citados se omiten cuando el memorándum consigna casos de poca trascendencia. EJEMPLO DEL MEMORANDUM CENTRO DE BACHILLERATO TECNOLOGICO Industrial y de servicios No. etc. por ejemplo. pero se acepta el término memorando. La mayoría de las oficinas oficiales. 107 MEMORANDUM . no lleva vocativo. ordenan la impresión de su formato en tamaño media carta. El nombre común de este escrito es memorándum. Los elementos de memorándum son los siguientes: · · · · · · · · · · MEMBRETE LA PALABRA MEMORÁNDUM CENTRADA ASUNTO. puede excluirse en exposiciones muy cortas. nota de asuntos a tratarse en reuniones de trabajo. recordatorios de las actividades a realizarse durante el día. El asunto. el nombre c Es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples.MEMORÁNDUM: Es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. se usa la despedida “atentamente”. QUE ES UN BREVE RESUMEN DE LO QUE CONTIENE EL TEXTO FECHA DIRECCIÓN TEXTO DESPEDIDA ANTEFIRMA FIRMA REFERENCIAS FINALES. En él aparecen el membrete y la palabra memorandum ubicada en la parte central superior del papel. etc.

en la que se pide a los destinatarios que acudan a la reunión. Sírvase usted expedir cheque bancario a favor de la imprenta LA LETRA de Oaxaca por la cantidad de $ 3 000. asamblea. Lo habitual es que el primer punto a tratar sea la «lectura y aprobación del acta de la sesión anterior» y que el último sea «ruegos y preguntas».. Se pueden dar en la propia empresa o tener proyección hacia el exterior. es la publicación o difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas. se comunica el motivo de la misma y se precisa la fecha.. . asociación o grupo que se reúne. este dato puede aparecer en el lugar habitual de la dirección interior. que es la relación detallada de los asuntos que han motivado la convocatoria de la reunión. en el que debe constar el tipo de reunión (consejo. junta. Ing. Felipe Pérez Director. En ocasiones. 00 A t e n t a m e n t e. · el cierre. · La convocatoria propiamente dicha. y en una segunda. O pie donde figura el nombre completo del destinatario de la convocatoria. En la estructura de una convocatoria se pueden distinguir los siguientes apartados: · el título. AL C. JOAQUIN JIMENEZ LARA C O N T R O L A D O R. O firma del presidente. · el orden del día.) Y el nombre del organismo. O antefirma del presidente.Marzo 25 /96. la hora y el lugar donde se celebrará. que suele comprender estos elementos: O la fecha y el lugar desde donde se escribe el comunicado. CONVOCATORIA: Es un documento pro el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado los temas figuran en la propia convocatoria.

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· LUGAR DE LA REUNIÓN (DESPACHO DEL DIRECTOR X). el acta forma. SEÑALANDO EN CADA UNA EL NOMBRE DEL PARTICIPANTE Y LAS CONCLUSIONES A LAS QUE SE VAN LLEGANDO). · FECHA DE LA SESIÓN (DÍA.ACTA DE JUNTA (MINUTA): La minuta es un documento escrito de la naturaleza informa que hace las veces de acta. · RELACIÓN DE ASISTENTES (NOMBRE Y PUESTO DE LOS PARTICIPANTES). · OBJETIVO DE LA REUNIÓN: CONCLUIR SOBRE LAS VENTAJAS Y DESVENTAJAS PARA CERRAR LA OPERACIÓN DE COMPRAVENTA CON X PROVEEDOR QUE OFRECE X EQUIPO. solo que con una redacción muy breve y escueta que servirá de base para elaborar. Contiene también la relación de asistentes. el nombre de los participantes y la síntesis de sus proposiciones. EL FORMATO DEL ENCABEZADO DE UN TEXTO PUEDE APEGARSE AL SIGUIENTE MODELO: · MINUTA DE LA SESIÓN DE TRABAJO. Consigna el desarrollo de la reunión. (SE NUMERAN LAS INTERVENCIONES. MES Y AÑO). cuando sea indispensable. . la hora y lugar de la celebración y el objetivo de la reunión. así como la relación de acuerdos que tomaron los asistentes y los asuntos que fueron rechazados.

INFORMES: .

Los informes son comunicados que pueden variar desde lo más simple hasta aquel que cubra requisitos más formales. de igual manera son el material que ayuda a funcionarios para la toma de decisiones. ambos tienen como propósito el ayudar a las personas a comprender el ambiente de la institución a la cual pertenecen o tienen algún vínculo. .

Antes de redactar cualquier informe se debe tener en cuenta primeramente: ¿quién lo va a hacer? Y ¿qué uso va a tener? El informe administrativo es el instrumento típico de comunicación ascendente. número del escrito en orden progresivo y clasificación del expediente. . informando los acontecimientos ocurridos y llegando a una conclusión por parte del que emite el informe y posiblemente se emita también una sugerencia de solución al problema. la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como. que comprende: ciudad. sindicatos. contiene el nombre de la dependencia que gira el oficio. el cargo. entre los márgenes 50 y 75. que sintetiza el contenido del oficio. · el lema. · el destinatario. Se escribe también en el 40.) O de forma esporádica. cada años. como en la carta. anteponiendo a éste el código postal. V oficios V carta comercial V otros Oficios: Se entiende por oficio. etc. Se escriben generalmente en el punto 40 de la escala. escritos en el 40 separados por dos interlíneas del destinatario. · la despedida. mes y año. prevaleciendo la claridad y veracidad. día. departamento y sección que lo tramitan. estado. para facilitar a las personas que expiden o reciben este documento. por lo general es concreto y objetivo. Este comunicado no es muy extenso. si es que existe. respondiendo a la necesidad de información de un superior. · el membrete. el domicilio y el lugar de su residencia. Sociedades. v CLASIFICACION DE DOCUMENTOS EXTERNOS: Son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. escrito en el punto 40. escrita en los puntos 25 ó 40. que se emplea en el sector interno de las organizaciones l hacia fuera de estas. impreso o escrito en máquina. Elementos del oficio. estos informes pueden ser emitidos en forma periódica (cada mes. que comprende tres partes: el nombre de la persona a quien se dirige. Se inicia en el punto 40 y separada por dos o cuatro interlíneas del asunto. clubes y otras. Separado de la fecha por cuatro interlíneas. · el texto o cuerpo del oficio. enterarse rápidamente del contenido del mismo. en el punto 15. separado de las referencias por cuatro interlíneas · la fecha. · los antecedentes del oficio que se contesta. · las referencias iniciales o cuadro clasificador. descendente y/o horizontal. · el asunto.

se iniciará el mantenimiento general de la red telegráfica que cubre la región de tuxtepec. el día 9 de julio del presente año. se dirige a similares para tratar asuntos de negocios. Ejemplo de oficio Dependencia. Seccion. Mt. Director general de telégrafos nacionales. los colores y en ocasiones los diseños que en el papel carta se imprimen. Por lo tanto pedimos a usted. no reeleccion” Jefe de mantenimiento Ing. Depto. Generalmente se escribe a máquina y con tono amable y respetuoso. Fidel pérez manzano. De telégrafos nacionales. responsable del trabajo a realizarse. oax. oax.. · los datos finales: anexo. en el punto 40. brinde las facilidades necesarias al sr. Num. · el nombre del firmante. 21 de junio de 1996 c. d. 5 de mayo 34 tuxtepec. Eduardo martinez gomez administrador de la oficina de telegrafos nacionales av. Se distingue por el membrete comercial diseñado por la negociación.05/84 Asunto: se comunica fecha de mantenimiento de la red telegráfica de la región de tuxtetec.f. Dirección gral.c. en el punto 40. Tercera.p. comunico a usted que por acuerdo del c. Mantenimiento. principiando es esa oficina a su cargo. “sufragio efectivo. oax. pero escritos en el margen 20. Partes que componen el esquema de la carta comercial: . México.· la antefirma. Mesa. De oficio. como en la carta. 31/84 expediente. Adolfo gutiérrez domínguez agd/mi Carta comercial: La carta comercial es la representación de una sociedad o establecimiento comercial. a t e n t a m e n t e. y referencias. c.

· destinatario. abajo del cargo. en la esquina inferior izquierda. la denominación del negocio o la razón social.. Antefirma. Contiene el lema comercial. de las persona que escribe la carta. Su colocación es abajo y en dirección vertical del margen del destinatario. Al finalizar su escritura se escriben dos puntos. tel 5 82 66 57 Abril 25 de 1996 Ferretería nacional. Como medida de control de la correspondencia. sólo cuando se requiera que el contenido de la carta llegue a otras personas por medio de copias. Elemento que se forma de dos partes: nombre y apellidos de la persona que escribe y la rúbrica correspondiente. del día. Estos precios estarán garantizados hasta el . allende 536 veracruz. Se ordena por jerarquías y se utiliza la abreviatura c. · vocativo. Consiste en el desarrollo del asunto a tratar en la masiva.. · despedida.· membrete. negocio o sociedad que remite la carta. Se sugiere iniciarlo con una introducción y finalizar con una conclusión. · otros datos. Se forma del nombre de la ciudad y estado donde se remite la carta. separarlas por una diagonal. (con copia para. Se le ubica abajo del lugar y fecha. en el margen izquierdo superior como lo muestra el esquema respectivo. las cotizaciones de los artículos solicitados en su amable carta de fecha 20 de abril de 1996. deberán anotarse con letras mayúsculas las iniciales del nombre del que suscribe. Si al documento se adjunta otro. Se refiere al puesto que desempeña la persona que suscribe la carta y se ubica debajo de la firma. No siempre se utiliza esta parte. Frase final de la carta. ver. · referencias finales. · cargo. domicilio y lugar de la persona a quien se remite la carta. Hidalgo 1340 córdoba ver. · lugar y fecha. Inscripción impresa en la parte superior del papel de escribir que indica el nombre. como u otro signo. domicilio y ciudad en donde se encuentra la persona. · firma. Se utiliza la adecuada de acuerdo al tipo de comunicado. es conveniente especificarlo en la parte inferior. mes y año en que se escribe. Ejemplo de la carta comercial Ferretera del golfo s. · texto.). Distinguidos señores: Enviamos a ustedes por separado. Nombre. Llamado también cuerpo de la carta.a.p. · anexos.c. Saludo anterior al texto.

s. Confiamos en su preferencia y esperamos su amable pedido. atentamente Ferreteria del golfo.último día del mes del presente años. Relación de precios de artículos. serán muy favorables para ustedes. estamos seguros que los bajos precios de nuestros artículos. miguel escobar martínez. Gerente c/anexos. Mem/rbh . en vista que próximamente aumentará el costo de los mismos.a.

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