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CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN INTERNA Y EXTERNA

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CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN INTERNA Y EXTERNA

DOCUMENTOS QUE SE MANEJAN EN UNA EMPRESA Documentos internos, y documentos externos, entre los internos se encuentran memoranduns, oficios, y correo electronico por intranet. Entre los documentes externos encontraras, cartas, notificaciones, avisos, , fax y correo electrónico LA INTRANET Consiste en implantar las tecnologías de Internet (páginas web, trasnferencia de ficheros, etc.) pero de forma que puedan acceder únicamente los empleados de la organización. Por tanto los empleados acceden a las páginas web, documentos internos de la empresa y resto de recursos mediante nombres de usuario y passwords. Al igual que en Internet, la pieza clave de la Intranet es el World Wide Web (WWW), pero de forma que las páginas web y los documentos de uso interno de la empresa estén accesible sólo a los miembros de la organización, quienes, en consecuencia utilizan los navegadores para acceder a los datos y documentos internos de la empresa. En las Intranet también se utilizan el resto de herramientas de Internet: listas de distribución, boletines de noticias, correo electrónico transferencia de ficheros, acceso remoto, charlas interactivas, videoconferencia... igualmente accediendo mediante un nombre de usuario y un password. MEMORANDO Un memorando o memorándum es un documento o de otro tipo de comunicación que ayuda a la memoria mediante el registro de eventos u observaciones sobre un tema, como se puede utilizar en un negocio de oficina . The plural form is either memoranda or memorandums . La forma plural es cualquiera memorandos o memorandos.

informes. Existen dos tipos de oficio. invitaciones. the format is usually much more flexible. como se desprende de la definición. protocolo de acuerdo o memorando de asociación . such as a policy memo. notas informativas. el formato es generalmente mucho más flexible. Pueden ser de una página o muchas. reports. un memorándum es una copia de las cláusulas de una transacción o contrato. memorandum of understanding . colegios y oficinas de gobierno entre otros y que tiene como finalidad la comunicación de disposiciones. Alternative formats include memos. un oficio resulta ser uno de los medios más formales de comunicación a instancias del sector público. the format might be rigidly defined and limited to one or two pages. formatos alternativos incluyen memorandos.A memorandum may have any format. un memorando puede ser una nota manuscrita a su supervisor. órdenes. In law specifically. generalmente utilizado por embajadas. They could be one page long or many. If the user is a colleague. If the user is a cabinet minister or a senior executive. or it may have a format specific to an office or institution. Es decir. a memorandum can be a handwritten note to one's supervisor. municipios. letters or binders. memorandum of agreement . or memorandum of association . o puede tener un formato específico de una oficina o institución. . entre las más recurrentes. informes. memorando de entendimiento . para llevar a cabo gestiones vinculadas con acuerdos. colaboración y agradecimiento. Un memorando puede tener cualquier formato. At its most basic level. ministerios. consultas y por otro lado. OFICIO Se designa con el término de oficio a aquel documento. En su nivel más básico. el oficio múltiple y el de transcripción. el formato puede ser rígidamente definidas y limitadas a una o dos páginas. a memorandum is a record of the terms of a transaction or contract. briefing notes. Si el usuario es un colega. En el derecho en concreto. Si el usuario es un ministro del gabinete o un alto ejecutivo. cartas o carpetas. de felicitación. tales como un memorándum de políticas.

A través de este tipo de documento. Por otra parte y en un contexto religioso. destinatario. Y el de transcripción tal como nos lo anticipa su denominación. la referencia. directivas u otras informaciones relativas al oficio original. en el oficio múltiple se comunican órdenes. Al igual que en el caso anterior. Asimismo. lugar y fecha desde donde se lo escribe. instrucciones. la firma y posfirma. numeración correspondiente. siendo dirigido a subordinados o entre jefes que mantienen mismos niveles de jerarquías. el cuerpo del texto en el cual se dará a conocer el motivo de la comunicación. una despedida cordial. escribiéndose la palabra asunto en mayúsculas e indicando un pequeño resumen del contenido del mismo.El múltiple es aquel documento que se usa cuando un mismo tema o asunto va dirigido a más de un destinatario y es por esto que las instituciones o dependencias que lo envían dejan en blanco un espacio para que se incluya el número del mismo y el destinatario al cual va dirigido. anexo y distribución. se difunden resoluciones. UN ACTA es una certificación o testimonio escrito en la cual se da cuenta de lo . el asunto. iniciales. circulares. Todo los párrafos deben ir transcriptos tal cual en el original y utilizando el entrecomillado. Entre las partes que componen un oficio se cuentan: el membrete. se denomina popularmente como oficio al conjunto de oraciones oficiales del rito latino de la iglesia Católica fuera de la misa y articuladas en torno a las horas canónicas. generalmente. sugerencias y otras informaciones a diferentes oficinas y despachos de manera simultánea. los destinatarios de este tipo de oficios son los subordinados o autoridades que se encuentran en un mismo nivel jerárquico. recomendaciones. estos datos servirán a la hora de agilizar el proceso de documentación. Dos cosas a tener en cuenta en este tipo de oficio es que el número de oficio será el mismo para todos los ejemplares que se distribuirán y debe figurar si o si en el mismo la palabra distribución. Generalmente. es el oficio que se ocupa de transcribir tal cual el contenido del oficio original. nombre de año.

el saludo. para relacionarse con los afectos. o formal. el saludo final. es posible encontrarse con estilos distintos. tratado o pactado en oportunidad de cualquier circunstancia que lo amerite como ser la reunión de un consorcio. la constancia de un nacimiento o cualquier otro hecho que requiera o exija de la correspondiente certificación legal de algo como ocurrido por la mportancia y porque en el futuro. puede servir como prueba en un juicio. públicos u oficiales. la firma del emisor. Las características del texto contenido en la carta pueden variar según las intenciones del emisor. que trata los temas que motivaron la misiva. EXTERNOS CARTAS Se denomina carta a un medio escrito de comunicación. la exposición. Así. la reunión del directorio de una empresa u organización. el estilo puede ser informal. la misma está labrada por un profesional que se conoce como escribano y que como tal está facultado para proceder en la confección de la misma. escritos o gráficos por vía telefónica. en tanto y generalmente. de mediar la necesidad. y finalmente. para el tratamiento de asuntos comerciales. Los distintos componentes de las cartas son: el encabezamiento. que cierra el discurso con una formalidad. que establece el nombre y la dirección del lugar de destino. UN FAX es un sistema de transmisión de datos. Así. Así y tal como sucede con otros documentos públicos. Generalmente este escrito circula en un sobre cerrado. la elección de una persona para un cargo que puede ser público o privado. el acta deberá contar con una serie de datos que serán determinantes a la hora de evaluar su validez. .sucedido. que es una fórmula que abre el discurso.

El signo @ (llamado arroba) siempre está en cada dirección de correo. y la impresora. y el dominio en el que está (lo de la derecha de la arroba. textos e imágenes presentes en el documento original. persona). conveniencia y bajo coste (con frecuencia nulo) están logrando que el correo electrónico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales.com. Cada dirección es única y pertenece siempre a la misma persona. Un ejemplo es persona@servicio. Se trata de tres piezas integradas y combinadas en un solo aparato: un escáner. que al recibir un nuevo documento lo imprime de forma rápida y económica en un papel. que se lee persona arroba servicio punto com. es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. mediante el protocolo SMTP. y la divide en dos partes: el nombre de usuario (a la izquierda de la arroba. que permite la conexión vía telefónica con otro aparato de similares características. Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar. o en inglés e-mail (electronic mail). en este . Una dirección de correo electrónico es un conjunto de palabras que identifican a una persona que puede enviar y recibir correo. aunque por extensión también puede verse aplicado a sistemas análogos que usen otras tecnologías. textos y otros datos a través de una línea telefónica generando una telecopia. produciendo una copia de los datos transmitidos. El fax funciona de manera sencilla. en este caso. sino todo tipo de documentos digitales. no solamente texto.Se llama fax o facsímil a un dispositivo tecnológico muy popular en las últimas décadas del siglo XX que permitía transmitir documentos. un módem. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet. CORREO ELECTRONICO Correo electrónico. que se encarga de registrar los datos. Su eficiencia.

com). persona@servicio.com es la dirección de un correo: un buzón a donde se puede escribir. puesto que es necesario transmitirla de forma exacta. Lo que hay a la derecha de la arroba es precisamente el nombre del proveedor que da el correo. y es un identificador cualquiera. Una dirección de correo se reconoce fácilmente porque siempre tiene la @. Por ejemplo.. mientras que http://www. números. lo que hay a la izquierda depende normalmente de la elección del usuario.". Por ejemplo.caso. ya que persona@servicio. letra por letra.com/ puede ser una página web en donde hay información (como en un libro). Es aconsejable elegir en lo posible una dirección fácil de memorizar para así facilitar la transmisión correcta de ésta a quien desee escribir un correo al propietario.Com. donde la @ significa "pertenece a.servicio. Y también obedeciendo a . una dirección de página web no. Por otro lado. servicio. Es indiferente que las letras que integran la dirección estén escritas en mayúscula o minúscula.. que puede tener letras. La arroba también se puede leer "en". y algunos signos. persona@servicio. en cambio.com es igual a Persona@Servicio. y por tanto es algo que el usuario no puede cambiar. v CIRCULAR v MEMORÁNDUM v CONVOCATORIA v ACTA DE JUNTA (MINUTA) v INFORMES CIRCULAR: Es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias personas o a numerosas personas a quienes interesa por igual.com (indica una relación de pertenencia).com identifica al usuario persona que está en el servidor servicio. CLASIFICACION DE DOCUMENTOS INTERNOS: SON AQUÉLLOS QUE SE IMPRIMEN PARA UN DEPARTAMENTO. Un solo error hará que no lleguen los mensajes al destino.

LOS ELEMENTOS QUE COMPONEN A LA CIRCULAR SON: · MEMBRETE · LA PALABRA CIRCULAR CENTRADA EN LA PARTE SUPERIOR DEL PAPEL · NÚMERO O CLASIFICACIÓN. · ASUNTO. C. oficial Mayor que. etc. en un plazo improrrogable de treinta días. 28 ASUNTO: Horas extraordinarias de trabajo. órdenes o información sobre algún tema o asunto que se envía a los empleados. firmando e la relación adjunta de que dicho trabajo extraordinario se desarrollará todos los días hábiles. se despachen todos los asuntos que están pendientes en las secciones del departamento. La circular es documento que por igual se emplea en la tramitación de los asuntos oficiales y mercantiles.p. sírvanse ustedes tomar nota. Edificio MFL/ eg . ya que de estos escritos solo difieren las circulares en ser comunicaciones colectivas. Al personal de este departamento: Acuerda el C.las instrucciones. adecuar su estilo a las normas ya establecidas para la redacción del oficio y de la carta respectivamente. ESTE ELEMENTO SE ANOTA INMEDIATAMENTE DESPUÉS DE LA PALABRA CIRCULAR. Por lo tanto. ATENTAMENTE EL JEFE DEL DEPARTAMENTO Manuel Ruiz Flores c.A. . Oficial Mayor. CIRCULAR NUM. NOMBRE O DESIGNACIÓN DE LOS DESTINATARIOS. Debe por lo tanto. 20 de marzo de 1997.c. de lunes a viernes. de las 18:30 a las 22:00 horas. QUE ES UN BREVE RESUMEN DE LO QUE CONTIENE EL TEXTO · FECHA · DIRECCIÓN. a contar el 15 de los corrientes. · TEXTO · DESPEDIDA · ANTEFIRMA · FIRMA · REFERENCIAS FINALES EJEMPLO DE CIRCULAR LA COSTEÑA S. procedimientos. se implante un sistema de trabajo extraordinario para que.

puede excluirse en exposiciones muy cortas. En plural el término es memorándumes. anotación de compromisos. por ejemplo. el nombre c Es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. se usa la despedida “atentamente”. Algunos de los asuntos rutinarios que se tratan el memorándum pueden ser las indicaciones de tareas para un subordinado. 107 MEMORANDUM . Los elementos de memorándum son los siguientes: · · · · · · · · · · MEMBRETE LA PALABRA MEMORÁNDUM CENTRADA ASUNTO. La mayoría de las oficinas oficiales. la fecha ese puede escribir abreviada. pero se acepta el término memorando. memoranda o memorandos. Su redacción es sencilla y breve. En él aparecen el membrete y la palabra memorandum ubicada en la parte central superior del papel. ordenan la impresión de su formato en tamaño media carta. EJEMPLO DEL MEMORANDUM CENTRO DE BACHILLERATO TECNOLOGICO Industrial y de servicios No.MEMORÁNDUM: Es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. QUE ES UN BREVE RESUMEN DE LO QUE CONTIENE EL TEXTO FECHA DIRECCIÓN TEXTO DESPEDIDA ANTEFIRMA FIRMA REFERENCIAS FINALES. El nombre común de este escrito es memorándum. etc. recordatorios de las actividades a realizarse durante el día. no lleva vocativo. El asunto. la antefirma no es necesaria cuando el frecuente trato ha establecido confianza entre los corresponsales y rutina en los tramites. nota de asuntos a tratarse en reuniones de trabajo. Algunos de los elementos arriba citados se omiten cuando el memorándum consigna casos de poca trascendencia. etc. la dirección se reduce en muchos casos al nombre del destinatario. sólo se anota el asunto cuando el texto es extenso. Es informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una determinada persona.

O pie donde figura el nombre completo del destinatario de la convocatoria. que suele comprender estos elementos: O la fecha y el lugar desde donde se escribe el comunicado. Sírvase usted expedir cheque bancario a favor de la imprenta LA LETRA de Oaxaca por la cantidad de $ 3 000.) Y el nombre del organismo. O firma del presidente.Marzo 25 /96. 00 A t e n t a m e n t e. asamblea. AL C.. . O antefirma del presidente. en el que debe constar el tipo de reunión (consejo. Ing. se comunica el motivo de la misma y se precisa la fecha. Felipe Pérez Director. En la estructura de una convocatoria se pueden distinguir los siguientes apartados: · el título. asociación o grupo que se reúne. este dato puede aparecer en el lugar habitual de la dirección interior. la hora y el lugar donde se celebrará. CONVOCATORIA: Es un documento pro el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado los temas figuran en la propia convocatoria.. · el orden del día. · el cierre. junta. que es la relación detallada de los asuntos que han motivado la convocatoria de la reunión. es la publicación o difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas. y en una segunda. En ocasiones. Lo habitual es que el primer punto a tratar sea la «lectura y aprobación del acta de la sesión anterior» y que el último sea «ruegos y preguntas». · La convocatoria propiamente dicha. Se pueden dar en la propia empresa o tener proyección hacia el exterior. JOAQUIN JIMENEZ LARA C O N T R O L A D O R. en la que se pide a los destinatarios que acudan a la reunión.

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· FECHA DE LA SESIÓN (DÍA. · LUGAR DE LA REUNIÓN (DESPACHO DEL DIRECTOR X). · OBJETIVO DE LA REUNIÓN: CONCLUIR SOBRE LAS VENTAJAS Y DESVENTAJAS PARA CERRAR LA OPERACIÓN DE COMPRAVENTA CON X PROVEEDOR QUE OFRECE X EQUIPO. MES Y AÑO).ACTA DE JUNTA (MINUTA): La minuta es un documento escrito de la naturaleza informa que hace las veces de acta. cuando sea indispensable. · RELACIÓN DE ASISTENTES (NOMBRE Y PUESTO DE LOS PARTICIPANTES). EL FORMATO DEL ENCABEZADO DE UN TEXTO PUEDE APEGARSE AL SIGUIENTE MODELO: · MINUTA DE LA SESIÓN DE TRABAJO. SEÑALANDO EN CADA UNA EL NOMBRE DEL PARTICIPANTE Y LAS CONCLUSIONES A LAS QUE SE VAN LLEGANDO). Contiene también la relación de asistentes. la hora y lugar de la celebración y el objetivo de la reunión. solo que con una redacción muy breve y escueta que servirá de base para elaborar. así como la relación de acuerdos que tomaron los asistentes y los asuntos que fueron rechazados. el nombre de los participantes y la síntesis de sus proposiciones. Consigna el desarrollo de la reunión. (SE NUMERAN LAS INTERVENCIONES. el acta forma. .

INFORMES: .

. ambos tienen como propósito el ayudar a las personas a comprender el ambiente de la institución a la cual pertenecen o tienen algún vínculo. de igual manera son el material que ayuda a funcionarios para la toma de decisiones.Los informes son comunicados que pueden variar desde lo más simple hasta aquel que cubra requisitos más formales.

· el destinatario. Este comunicado no es muy extenso. número del escrito en orden progresivo y clasificación del expediente. separado de las referencias por cuatro interlíneas · la fecha. . día. sindicatos. impreso o escrito en máquina. Separado de la fecha por cuatro interlíneas. el cargo. por lo general es concreto y objetivo. etc.Antes de redactar cualquier informe se debe tener en cuenta primeramente: ¿quién lo va a hacer? Y ¿qué uso va a tener? El informe administrativo es el instrumento típico de comunicación ascendente. si es que existe. Se inicia en el punto 40 y separada por dos o cuatro interlíneas del asunto. el domicilio y el lugar de su residencia.) O de forma esporádica. escrita en los puntos 25 ó 40. · los antecedentes del oficio que se contesta. respondiendo a la necesidad de información de un superior. Sociedades. estos informes pueden ser emitidos en forma periódica (cada mes. estado. clubes y otras. v CLASIFICACION DE DOCUMENTOS EXTERNOS: Son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. enterarse rápidamente del contenido del mismo. · el asunto. prevaleciendo la claridad y veracidad. que sintetiza el contenido del oficio. · el texto o cuerpo del oficio. entre los márgenes 50 y 75. · las referencias iniciales o cuadro clasificador. cada años. para facilitar a las personas que expiden o reciben este documento. que comprende: ciudad. · la despedida. descendente y/o horizontal. informando los acontecimientos ocurridos y llegando a una conclusión por parte del que emite el informe y posiblemente se emita también una sugerencia de solución al problema. · el lema. escritos en el 40 separados por dos interlíneas del destinatario. anteponiendo a éste el código postal. V oficios V carta comercial V otros Oficios: Se entiende por oficio. escrito en el punto 40. Se escriben generalmente en el punto 40 de la escala. · el membrete. la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como. contiene el nombre de la dependencia que gira el oficio. que comprende tres partes: el nombre de la persona a quien se dirige. como en la carta. mes y año. Se escribe también en el 40. en el punto 15. departamento y sección que lo tramitan. que se emplea en el sector interno de las organizaciones l hacia fuera de estas. Elementos del oficio.

5 de mayo 34 tuxtepec. Se distingue por el membrete comercial diseñado por la negociación. a t e n t a m e n t e.f. Seccion. se dirige a similares para tratar asuntos de negocios. en el punto 40. México. comunico a usted que por acuerdo del c.p. 21 de junio de 1996 c. pero escritos en el margen 20. principiando es esa oficina a su cargo. oax.. Tercera. · los datos finales: anexo. Mesa. el día 9 de julio del presente año. “sufragio efectivo. Adolfo gutiérrez domínguez agd/mi Carta comercial: La carta comercial es la representación de una sociedad o establecimiento comercial. y referencias. d. Por lo tanto pedimos a usted. · el nombre del firmante. Partes que componen el esquema de la carta comercial: . Eduardo martinez gomez administrador de la oficina de telegrafos nacionales av. en el punto 40. brinde las facilidades necesarias al sr. Num. Depto.· la antefirma.05/84 Asunto: se comunica fecha de mantenimiento de la red telegráfica de la región de tuxtetec. Director general de telégrafos nacionales. Mantenimiento. como en la carta. c. no reeleccion” Jefe de mantenimiento Ing. De oficio. Mt. De telégrafos nacionales. 31/84 expediente. oax. Fidel pérez manzano. se iniciará el mantenimiento general de la red telegráfica que cubre la región de tuxtepec. Generalmente se escribe a máquina y con tono amable y respetuoso. los colores y en ocasiones los diseños que en el papel carta se imprimen.c. Ejemplo de oficio Dependencia. responsable del trabajo a realizarse. Dirección gral. oax.

de las persona que escribe la carta. · anexos. Estos precios estarán garantizados hasta el . · referencias finales. Hidalgo 1340 córdoba ver. · texto. Saludo anterior al texto. en la esquina inferior izquierda. las cotizaciones de los artículos solicitados en su amable carta de fecha 20 de abril de 1996. Elemento que se forma de dos partes: nombre y apellidos de la persona que escribe y la rúbrica correspondiente. Su colocación es abajo y en dirección vertical del margen del destinatario. mes y año en que se escribe. · vocativo. Antefirma. Nombre.· membrete. ver.). es conveniente especificarlo en la parte inferior. · lugar y fecha. Contiene el lema comercial. Se sugiere iniciarlo con una introducción y finalizar con una conclusión.. Se ordena por jerarquías y se utiliza la abreviatura c. Distinguidos señores: Enviamos a ustedes por separado. abajo del cargo. · despedida. del día. Llamado también cuerpo de la carta. · cargo. Frase final de la carta. domicilio y ciudad en donde se encuentra la persona. separarlas por una diagonal.a.p. Se forma del nombre de la ciudad y estado donde se remite la carta. No siempre se utiliza esta parte. Si al documento se adjunta otro. Se le ubica abajo del lugar y fecha. Como medida de control de la correspondencia. deberán anotarse con letras mayúsculas las iniciales del nombre del que suscribe. domicilio y lugar de la persona a quien se remite la carta. sólo cuando se requiera que el contenido de la carta llegue a otras personas por medio de copias. Se utiliza la adecuada de acuerdo al tipo de comunicado.c. Inscripción impresa en la parte superior del papel de escribir que indica el nombre. la denominación del negocio o la razón social. Se refiere al puesto que desempeña la persona que suscribe la carta y se ubica debajo de la firma. Al finalizar su escritura se escriben dos puntos. allende 536 veracruz. Ejemplo de la carta comercial Ferretera del golfo s. · otros datos. Consiste en el desarrollo del asunto a tratar en la masiva. como u otro signo. · firma. · destinatario. tel 5 82 66 57 Abril 25 de 1996 Ferretería nacional. negocio o sociedad que remite la carta. (con copia para.. en el margen izquierdo superior como lo muestra el esquema respectivo.

s. Confiamos en su preferencia y esperamos su amable pedido. estamos seguros que los bajos precios de nuestros artículos.último día del mes del presente años. Mem/rbh . atentamente Ferreteria del golfo. Gerente c/anexos. miguel escobar martínez. en vista que próximamente aumentará el costo de los mismos.a. serán muy favorables para ustedes. Relación de precios de artículos.

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