CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN INTERNA Y EXTERNA

DOCUMENTOS QUE SE MANEJAN EN UNA EMPRESA Documentos internos, y documentos externos, entre los internos se encuentran memoranduns, oficios, y correo electronico por intranet. Entre los documentes externos encontraras, cartas, notificaciones, avisos, , fax y correo electrónico LA INTRANET Consiste en implantar las tecnologías de Internet (páginas web, trasnferencia de ficheros, etc.) pero de forma que puedan acceder únicamente los empleados de la organización. Por tanto los empleados acceden a las páginas web, documentos internos de la empresa y resto de recursos mediante nombres de usuario y passwords. Al igual que en Internet, la pieza clave de la Intranet es el World Wide Web (WWW), pero de forma que las páginas web y los documentos de uso interno de la empresa estén accesible sólo a los miembros de la organización, quienes, en consecuencia utilizan los navegadores para acceder a los datos y documentos internos de la empresa. En las Intranet también se utilizan el resto de herramientas de Internet: listas de distribución, boletines de noticias, correo electrónico transferencia de ficheros, acceso remoto, charlas interactivas, videoconferencia... igualmente accediendo mediante un nombre de usuario y un password. MEMORANDO Un memorando o memorándum es un documento o de otro tipo de comunicación que ayuda a la memoria mediante el registro de eventos u observaciones sobre un tema, como se puede utilizar en un negocio de oficina . The plural form is either memoranda or memorandums . La forma plural es cualquiera memorandos o memorandos.

or memorandum of association . el oficio múltiple y el de transcripción. informes. In law specifically. entre las más recurrentes. municipios. a memorandum can be a handwritten note to one's supervisor. Alternative formats include memos. reports. the format is usually much more flexible. OFICIO Se designa con el término de oficio a aquel documento. un oficio resulta ser uno de los medios más formales de comunicación a instancias del sector público. el formato puede ser rígidamente definidas y limitadas a una o dos páginas. un memorándum es una copia de las cláusulas de una transacción o contrato. briefing notes. cartas o carpetas. memorando de entendimiento . órdenes. memorandum of agreement . Un memorando puede tener cualquier formato. tales como un memorándum de políticas. If the user is a colleague. invitaciones. de felicitación. generalmente utilizado por embajadas. or it may have a format specific to an office or institution. . un memorando puede ser una nota manuscrita a su supervisor. notas informativas. Existen dos tipos de oficio. En el derecho en concreto. At its most basic level. letters or binders. a memorandum is a record of the terms of a transaction or contract. ministerios. Es decir. the format might be rigidly defined and limited to one or two pages. colegios y oficinas de gobierno entre otros y que tiene como finalidad la comunicación de disposiciones. Pueden ser de una página o muchas. como se desprende de la definición. para llevar a cabo gestiones vinculadas con acuerdos. protocolo de acuerdo o memorando de asociación . formatos alternativos incluyen memorandos. En su nivel más básico. memorandum of understanding . They could be one page long or many. Si el usuario es un colega. such as a policy memo. If the user is a cabinet minister or a senior executive. colaboración y agradecimiento. Si el usuario es un ministro del gabinete o un alto ejecutivo. o puede tener un formato específico de una oficina o institución.A memorandum may have any format. el formato es generalmente mucho más flexible. consultas y por otro lado. informes.

Asimismo. anexo y distribución. los destinatarios de este tipo de oficios son los subordinados o autoridades que se encuentran en un mismo nivel jerárquico. una despedida cordial. generalmente. destinatario. sugerencias y otras informaciones a diferentes oficinas y despachos de manera simultánea. numeración correspondiente. siendo dirigido a subordinados o entre jefes que mantienen mismos niveles de jerarquías. recomendaciones. el asunto. estos datos servirán a la hora de agilizar el proceso de documentación. se difunden resoluciones. nombre de año. Y el de transcripción tal como nos lo anticipa su denominación. escribiéndose la palabra asunto en mayúsculas e indicando un pequeño resumen del contenido del mismo. Entre las partes que componen un oficio se cuentan: el membrete. Al igual que en el caso anterior. se denomina popularmente como oficio al conjunto de oraciones oficiales del rito latino de la iglesia Católica fuera de la misa y articuladas en torno a las horas canónicas. instrucciones. la firma y posfirma. en el oficio múltiple se comunican órdenes. Dos cosas a tener en cuenta en este tipo de oficio es que el número de oficio será el mismo para todos los ejemplares que se distribuirán y debe figurar si o si en el mismo la palabra distribución. es el oficio que se ocupa de transcribir tal cual el contenido del oficio original. iniciales. Por otra parte y en un contexto religioso. Todo los párrafos deben ir transcriptos tal cual en el original y utilizando el entrecomillado. el cuerpo del texto en el cual se dará a conocer el motivo de la comunicación. Generalmente. UN ACTA es una certificación o testimonio escrito en la cual se da cuenta de lo . A través de este tipo de documento.El múltiple es aquel documento que se usa cuando un mismo tema o asunto va dirigido a más de un destinatario y es por esto que las instituciones o dependencias que lo envían dejan en blanco un espacio para que se incluya el número del mismo y el destinatario al cual va dirigido. lugar y fecha desde donde se lo escribe. directivas u otras informaciones relativas al oficio original. circulares. la referencia.

es posible encontrarse con estilos distintos. Así. Los distintos componentes de las cartas son: el encabezamiento.sucedido. para el tratamiento de asuntos comerciales. que es una fórmula que abre el discurso. de mediar la necesidad. . la exposición. la constancia de un nacimiento o cualquier otro hecho que requiera o exija de la correspondiente certificación legal de algo como ocurrido por la mportancia y porque en el futuro. Las características del texto contenido en la carta pueden variar según las intenciones del emisor. en tanto y generalmente. UN FAX es un sistema de transmisión de datos. la elección de una persona para un cargo que puede ser público o privado. que establece el nombre y la dirección del lugar de destino. el saludo. para relacionarse con los afectos. el estilo puede ser informal. escritos o gráficos por vía telefónica. Así. EXTERNOS CARTAS Se denomina carta a un medio escrito de comunicación. públicos u oficiales. que trata los temas que motivaron la misiva. Así y tal como sucede con otros documentos públicos. o formal. la firma del emisor. la reunión del directorio de una empresa u organización. la misma está labrada por un profesional que se conoce como escribano y que como tal está facultado para proceder en la confección de la misma. que cierra el discurso con una formalidad. y finalmente. Generalmente este escrito circula en un sobre cerrado. tratado o pactado en oportunidad de cualquier circunstancia que lo amerite como ser la reunión de un consorcio. puede servir como prueba en un juicio. el acta deberá contar con una serie de datos que serán determinantes a la hora de evaluar su validez. el saludo final.

sino todo tipo de documentos digitales. Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar. mediante el protocolo SMTP. que permite la conexión vía telefónica con otro aparato de similares características. Una dirección de correo electrónico es un conjunto de palabras que identifican a una persona que puede enviar y recibir correo. que se encarga de registrar los datos. y la divide en dos partes: el nombre de usuario (a la izquierda de la arroba. textos e imágenes presentes en el documento original. persona). aunque por extensión también puede verse aplicado a sistemas análogos que usen otras tecnologías. en este . Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet. que al recibir un nuevo documento lo imprime de forma rápida y económica en un papel. produciendo una copia de los datos transmitidos. que se lee persona arroba servicio punto com. Cada dirección es única y pertenece siempre a la misma persona.Se llama fax o facsímil a un dispositivo tecnológico muy popular en las últimas décadas del siglo XX que permitía transmitir documentos. Su eficiencia. textos y otros datos a través de una línea telefónica generando una telecopia. un módem. conveniencia y bajo coste (con frecuencia nulo) están logrando que el correo electrónico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales. y el dominio en el que está (lo de la derecha de la arroba. no solamente texto. CORREO ELECTRONICO Correo electrónico.com. Se trata de tres piezas integradas y combinadas en un solo aparato: un escáner. es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. y la impresora. o en inglés e-mail (electronic mail). El fax funciona de manera sencilla. en este caso. Un ejemplo es persona@servicio. El signo @ (llamado arroba) siempre está en cada dirección de correo.

com es igual a Persona@Servicio. números. persona@servicio. Un solo error hará que no lleguen los mensajes al destino.com (indica una relación de pertenencia). Una dirección de correo se reconoce fácilmente porque siempre tiene la @. Por ejemplo. La arroba también se puede leer "en". Y también obedeciendo a .com/ puede ser una página web en donde hay información (como en un libro). y algunos signos. CLASIFICACION DE DOCUMENTOS INTERNOS: SON AQUÉLLOS QUE SE IMPRIMEN PARA UN DEPARTAMENTO. y es un identificador cualquiera. v CIRCULAR v MEMORÁNDUM v CONVOCATORIA v ACTA DE JUNTA (MINUTA) v INFORMES CIRCULAR: Es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias personas o a numerosas personas a quienes interesa por igual.. puesto que es necesario transmitirla de forma exacta.servicio.com). donde la @ significa "pertenece a.caso.com identifica al usuario persona que está en el servidor servicio.com es la dirección de un correo: un buzón a donde se puede escribir. una dirección de página web no. Es indiferente que las letras que integran la dirección estén escritas en mayúscula o minúscula. Lo que hay a la derecha de la arroba es precisamente el nombre del proveedor que da el correo. Por ejemplo. persona@servicio. letra por letra. mientras que http://www. lo que hay a la izquierda depende normalmente de la elección del usuario. Es aconsejable elegir en lo posible una dirección fácil de memorizar para así facilitar la transmisión correcta de ésta a quien desee escribir un correo al propietario. servicio. ya que persona@servicio. en cambio. y por tanto es algo que el usuario no puede cambiar.. que puede tener letras.Com.". Por otro lado.

· TEXTO · DESPEDIDA · ANTEFIRMA · FIRMA · REFERENCIAS FINALES EJEMPLO DE CIRCULAR LA COSTEÑA S.las instrucciones. de lunes a viernes. Por lo tanto. sírvanse ustedes tomar nota. Debe por lo tanto. órdenes o información sobre algún tema o asunto que se envía a los empleados. se implante un sistema de trabajo extraordinario para que. 28 ASUNTO: Horas extraordinarias de trabajo. La circular es documento que por igual se emplea en la tramitación de los asuntos oficiales y mercantiles. a contar el 15 de los corrientes. procedimientos. CIRCULAR NUM. Al personal de este departamento: Acuerda el C. adecuar su estilo a las normas ya establecidas para la redacción del oficio y de la carta respectivamente.A. QUE ES UN BREVE RESUMEN DE LO QUE CONTIENE EL TEXTO · FECHA · DIRECCIÓN. Oficial Mayor. 20 de marzo de 1997. ATENTAMENTE EL JEFE DEL DEPARTAMENTO Manuel Ruiz Flores c.p. de las 18:30 a las 22:00 horas. C. ya que de estos escritos solo difieren las circulares en ser comunicaciones colectivas. · ASUNTO. Edificio MFL/ eg . oficial Mayor que. se despachen todos los asuntos que están pendientes en las secciones del departamento. . NOMBRE O DESIGNACIÓN DE LOS DESTINATARIOS.c. en un plazo improrrogable de treinta días. LOS ELEMENTOS QUE COMPONEN A LA CIRCULAR SON: · MEMBRETE · LA PALABRA CIRCULAR CENTRADA EN LA PARTE SUPERIOR DEL PAPEL · NÚMERO O CLASIFICACIÓN. etc. ESTE ELEMENTO SE ANOTA INMEDIATAMENTE DESPUÉS DE LA PALABRA CIRCULAR. firmando e la relación adjunta de que dicho trabajo extraordinario se desarrollará todos los días hábiles.

EJEMPLO DEL MEMORANDUM CENTRO DE BACHILLERATO TECNOLOGICO Industrial y de servicios No. el nombre c Es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. Algunos de los elementos arriba citados se omiten cuando el memorándum consigna casos de poca trascendencia. El nombre común de este escrito es memorándum. anotación de compromisos. 107 MEMORANDUM . memoranda o memorandos. Es informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una determinada persona. En plural el término es memorándumes. la fecha ese puede escribir abreviada. etc. se usa la despedida “atentamente”. En él aparecen el membrete y la palabra memorandum ubicada en la parte central superior del papel. recordatorios de las actividades a realizarse durante el día.MEMORÁNDUM: Es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. sólo se anota el asunto cuando el texto es extenso. El asunto. por ejemplo. etc. no lleva vocativo. Su redacción es sencilla y breve. puede excluirse en exposiciones muy cortas. La mayoría de las oficinas oficiales. pero se acepta el término memorando. Algunos de los asuntos rutinarios que se tratan el memorándum pueden ser las indicaciones de tareas para un subordinado. QUE ES UN BREVE RESUMEN DE LO QUE CONTIENE EL TEXTO FECHA DIRECCIÓN TEXTO DESPEDIDA ANTEFIRMA FIRMA REFERENCIAS FINALES. nota de asuntos a tratarse en reuniones de trabajo. Los elementos de memorándum son los siguientes: · · · · · · · · · · MEMBRETE LA PALABRA MEMORÁNDUM CENTRADA ASUNTO. ordenan la impresión de su formato en tamaño media carta. la dirección se reduce en muchos casos al nombre del destinatario. la antefirma no es necesaria cuando el frecuente trato ha establecido confianza entre los corresponsales y rutina en los tramites.

Felipe Pérez Director. · La convocatoria propiamente dicha. que es la relación detallada de los asuntos que han motivado la convocatoria de la reunión. . la hora y el lugar donde se celebrará.Marzo 25 /96. asociación o grupo que se reúne. O pie donde figura el nombre completo del destinatario de la convocatoria. en el que debe constar el tipo de reunión (consejo. se comunica el motivo de la misma y se precisa la fecha. AL C. O firma del presidente. que suele comprender estos elementos: O la fecha y el lugar desde donde se escribe el comunicado.. este dato puede aparecer en el lugar habitual de la dirección interior. 00 A t e n t a m e n t e..) Y el nombre del organismo. · el orden del día. Ing. asamblea. En ocasiones. · el cierre. En la estructura de una convocatoria se pueden distinguir los siguientes apartados: · el título. Sírvase usted expedir cheque bancario a favor de la imprenta LA LETRA de Oaxaca por la cantidad de $ 3 000. JOAQUIN JIMENEZ LARA C O N T R O L A D O R. Lo habitual es que el primer punto a tratar sea la «lectura y aprobación del acta de la sesión anterior» y que el último sea «ruegos y preguntas». Se pueden dar en la propia empresa o tener proyección hacia el exterior. CONVOCATORIA: Es un documento pro el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado los temas figuran en la propia convocatoria. en la que se pide a los destinatarios que acudan a la reunión. es la publicación o difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas. O antefirma del presidente. junta. y en una segunda.

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Consigna el desarrollo de la reunión. el acta forma. (SE NUMERAN LAS INTERVENCIONES. · RELACIÓN DE ASISTENTES (NOMBRE Y PUESTO DE LOS PARTICIPANTES). Contiene también la relación de asistentes. · OBJETIVO DE LA REUNIÓN: CONCLUIR SOBRE LAS VENTAJAS Y DESVENTAJAS PARA CERRAR LA OPERACIÓN DE COMPRAVENTA CON X PROVEEDOR QUE OFRECE X EQUIPO. solo que con una redacción muy breve y escueta que servirá de base para elaborar. · LUGAR DE LA REUNIÓN (DESPACHO DEL DIRECTOR X). el nombre de los participantes y la síntesis de sus proposiciones. MES Y AÑO).ACTA DE JUNTA (MINUTA): La minuta es un documento escrito de la naturaleza informa que hace las veces de acta. cuando sea indispensable. así como la relación de acuerdos que tomaron los asistentes y los asuntos que fueron rechazados. SEÑALANDO EN CADA UNA EL NOMBRE DEL PARTICIPANTE Y LAS CONCLUSIONES A LAS QUE SE VAN LLEGANDO). . la hora y lugar de la celebración y el objetivo de la reunión. EL FORMATO DEL ENCABEZADO DE UN TEXTO PUEDE APEGARSE AL SIGUIENTE MODELO: · MINUTA DE LA SESIÓN DE TRABAJO. · FECHA DE LA SESIÓN (DÍA.

INFORMES: .

Los informes son comunicados que pueden variar desde lo más simple hasta aquel que cubra requisitos más formales. de igual manera son el material que ayuda a funcionarios para la toma de decisiones. . ambos tienen como propósito el ayudar a las personas a comprender el ambiente de la institución a la cual pertenecen o tienen algún vínculo.

Antes de redactar cualquier informe se debe tener en cuenta primeramente: ¿quién lo va a hacer? Y ¿qué uso va a tener? El informe administrativo es el instrumento típico de comunicación ascendente. Se escriben generalmente en el punto 40 de la escala. prevaleciendo la claridad y veracidad. el domicilio y el lugar de su residencia. Separado de la fecha por cuatro interlíneas. etc. escrita en los puntos 25 ó 40. cada años. clubes y otras. · el destinatario. estos informes pueden ser emitidos en forma periódica (cada mes. si es que existe. descendente y/o horizontal. . estado. escritos en el 40 separados por dos interlíneas del destinatario. día. respondiendo a la necesidad de información de un superior. que comprende tres partes: el nombre de la persona a quien se dirige. impreso o escrito en máquina. como en la carta.) O de forma esporádica. sindicatos. que sintetiza el contenido del oficio. Sociedades. el cargo. Se escribe también en el 40. por lo general es concreto y objetivo. · los antecedentes del oficio que se contesta. enterarse rápidamente del contenido del mismo. · el lema. · el asunto. que comprende: ciudad. en el punto 15. la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como. escrito en el punto 40. que se emplea en el sector interno de las organizaciones l hacia fuera de estas. · el texto o cuerpo del oficio. mes y año. entre los márgenes 50 y 75. anteponiendo a éste el código postal. · el membrete. número del escrito en orden progresivo y clasificación del expediente. · la despedida. · las referencias iniciales o cuadro clasificador. informando los acontecimientos ocurridos y llegando a una conclusión por parte del que emite el informe y posiblemente se emita también una sugerencia de solución al problema. Elementos del oficio. separado de las referencias por cuatro interlíneas · la fecha. para facilitar a las personas que expiden o reciben este documento. departamento y sección que lo tramitan. contiene el nombre de la dependencia que gira el oficio. Este comunicado no es muy extenso. v CLASIFICACION DE DOCUMENTOS EXTERNOS: Son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. V oficios V carta comercial V otros Oficios: Se entiende por oficio. Se inicia en el punto 40 y separada por dos o cuatro interlíneas del asunto.

Num. 31/84 expediente. Por lo tanto pedimos a usted. responsable del trabajo a realizarse. Director general de telégrafos nacionales. Fidel pérez manzano. · los datos finales: anexo. Tercera. Seccion. comunico a usted que por acuerdo del c. Eduardo martinez gomez administrador de la oficina de telegrafos nacionales av. De oficio. De telégrafos nacionales. y referencias. en el punto 40. principiando es esa oficina a su cargo.f. d. pero escritos en el margen 20. Partes que componen el esquema de la carta comercial: . los colores y en ocasiones los diseños que en el papel carta se imprimen. c. oax.· la antefirma. no reeleccion” Jefe de mantenimiento Ing. el día 9 de julio del presente año. brinde las facilidades necesarias al sr. se iniciará el mantenimiento general de la red telegráfica que cubre la región de tuxtepec. México. Mt. Dirección gral. se dirige a similares para tratar asuntos de negocios. 21 de junio de 1996 c. Depto. oax. Mesa. a t e n t a m e n t e. Adolfo gutiérrez domínguez agd/mi Carta comercial: La carta comercial es la representación de una sociedad o establecimiento comercial. oax.. “sufragio efectivo. en el punto 40. Generalmente se escribe a máquina y con tono amable y respetuoso. Mantenimiento.05/84 Asunto: se comunica fecha de mantenimiento de la red telegráfica de la región de tuxtetec.c. · el nombre del firmante. como en la carta. Ejemplo de oficio Dependencia. 5 de mayo 34 tuxtepec. Se distingue por el membrete comercial diseñado por la negociación.p.

· referencias finales. la denominación del negocio o la razón social. Si al documento se adjunta otro.). Estos precios estarán garantizados hasta el .· membrete. · anexos. del día. Al finalizar su escritura se escriben dos puntos. Se le ubica abajo del lugar y fecha. separarlas por una diagonal. No siempre se utiliza esta parte. como u otro signo. Se forma del nombre de la ciudad y estado donde se remite la carta. Hidalgo 1340 córdoba ver. · otros datos. en el margen izquierdo superior como lo muestra el esquema respectivo. Contiene el lema comercial. (con copia para. · vocativo. allende 536 veracruz. Inscripción impresa en la parte superior del papel de escribir que indica el nombre.. · lugar y fecha. es conveniente especificarlo en la parte inferior. Antefirma. negocio o sociedad que remite la carta. sólo cuando se requiera que el contenido de la carta llegue a otras personas por medio de copias. · firma. · cargo. Elemento que se forma de dos partes: nombre y apellidos de la persona que escribe y la rúbrica correspondiente. Saludo anterior al texto. abajo del cargo. domicilio y ciudad en donde se encuentra la persona. · despedida. las cotizaciones de los artículos solicitados en su amable carta de fecha 20 de abril de 1996. deberán anotarse con letras mayúsculas las iniciales del nombre del que suscribe. Nombre. en la esquina inferior izquierda. Se ordena por jerarquías y se utiliza la abreviatura c. · texto. Ejemplo de la carta comercial Ferretera del golfo s.a..p. mes y año en que se escribe. ver. de las persona que escribe la carta. · destinatario. Su colocación es abajo y en dirección vertical del margen del destinatario. Se utiliza la adecuada de acuerdo al tipo de comunicado. Se sugiere iniciarlo con una introducción y finalizar con una conclusión. Frase final de la carta. Distinguidos señores: Enviamos a ustedes por separado. Como medida de control de la correspondencia. domicilio y lugar de la persona a quien se remite la carta. Llamado también cuerpo de la carta. tel 5 82 66 57 Abril 25 de 1996 Ferretería nacional. Se refiere al puesto que desempeña la persona que suscribe la carta y se ubica debajo de la firma.c. Consiste en el desarrollo del asunto a tratar en la masiva.

atentamente Ferreteria del golfo.a. serán muy favorables para ustedes.último día del mes del presente años. miguel escobar martínez. s. Gerente c/anexos. estamos seguros que los bajos precios de nuestros artículos. Mem/rbh . en vista que próximamente aumentará el costo de los mismos. Relación de precios de artículos. Confiamos en su preferencia y esperamos su amable pedido.