CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN INTERNA Y EXTERNA

DOCUMENTOS QUE SE MANEJAN EN UNA EMPRESA Documentos internos, y documentos externos, entre los internos se encuentran memoranduns, oficios, y correo electronico por intranet. Entre los documentes externos encontraras, cartas, notificaciones, avisos, , fax y correo electrónico LA INTRANET Consiste en implantar las tecnologías de Internet (páginas web, trasnferencia de ficheros, etc.) pero de forma que puedan acceder únicamente los empleados de la organización. Por tanto los empleados acceden a las páginas web, documentos internos de la empresa y resto de recursos mediante nombres de usuario y passwords. Al igual que en Internet, la pieza clave de la Intranet es el World Wide Web (WWW), pero de forma que las páginas web y los documentos de uso interno de la empresa estén accesible sólo a los miembros de la organización, quienes, en consecuencia utilizan los navegadores para acceder a los datos y documentos internos de la empresa. En las Intranet también se utilizan el resto de herramientas de Internet: listas de distribución, boletines de noticias, correo electrónico transferencia de ficheros, acceso remoto, charlas interactivas, videoconferencia... igualmente accediendo mediante un nombre de usuario y un password. MEMORANDO Un memorando o memorándum es un documento o de otro tipo de comunicación que ayuda a la memoria mediante el registro de eventos u observaciones sobre un tema, como se puede utilizar en un negocio de oficina . The plural form is either memoranda or memorandums . La forma plural es cualquiera memorandos o memorandos.

memorando de entendimiento . such as a policy memo. de felicitación. Pueden ser de una página o muchas. formatos alternativos incluyen memorandos. tales como un memorándum de políticas. Alternative formats include memos. At its most basic level. colegios y oficinas de gobierno entre otros y que tiene como finalidad la comunicación de disposiciones. memorandum of agreement . generalmente utilizado por embajadas. briefing notes. They could be one page long or many. OFICIO Se designa con el término de oficio a aquel documento. or memorandum of association . o puede tener un formato específico de una oficina o institución. entre las más recurrentes. un memorando puede ser una nota manuscrita a su supervisor. consultas y por otro lado. or it may have a format specific to an office or institution. If the user is a colleague. In law specifically. En su nivel más básico. órdenes. En el derecho en concreto. informes. the format is usually much more flexible.A memorandum may have any format. colaboración y agradecimiento. If the user is a cabinet minister or a senior executive. el formato es generalmente mucho más flexible. invitaciones. a memorandum is a record of the terms of a transaction or contract. para llevar a cabo gestiones vinculadas con acuerdos. informes. ministerios. el formato puede ser rígidamente definidas y limitadas a una o dos páginas. notas informativas. a memorandum can be a handwritten note to one's supervisor. un oficio resulta ser uno de los medios más formales de comunicación a instancias del sector público. memorandum of understanding . reports. el oficio múltiple y el de transcripción. protocolo de acuerdo o memorando de asociación . Si el usuario es un ministro del gabinete o un alto ejecutivo. Un memorando puede tener cualquier formato. como se desprende de la definición. Es decir. . the format might be rigidly defined and limited to one or two pages. letters or binders. Si el usuario es un colega. municipios. cartas o carpetas. Existen dos tipos de oficio. un memorándum es una copia de las cláusulas de una transacción o contrato.

recomendaciones. Entre las partes que componen un oficio se cuentan: el membrete. Generalmente. la firma y posfirma. iniciales. Asimismo. los destinatarios de este tipo de oficios son los subordinados o autoridades que se encuentran en un mismo nivel jerárquico. numeración correspondiente. la referencia. Dos cosas a tener en cuenta en este tipo de oficio es que el número de oficio será el mismo para todos los ejemplares que se distribuirán y debe figurar si o si en el mismo la palabra distribución. directivas u otras informaciones relativas al oficio original.El múltiple es aquel documento que se usa cuando un mismo tema o asunto va dirigido a más de un destinatario y es por esto que las instituciones o dependencias que lo envían dejan en blanco un espacio para que se incluya el número del mismo y el destinatario al cual va dirigido. es el oficio que se ocupa de transcribir tal cual el contenido del oficio original. anexo y distribución. una despedida cordial. se difunden resoluciones. en el oficio múltiple se comunican órdenes. siendo dirigido a subordinados o entre jefes que mantienen mismos niveles de jerarquías. escribiéndose la palabra asunto en mayúsculas e indicando un pequeño resumen del contenido del mismo. lugar y fecha desde donde se lo escribe. UN ACTA es una certificación o testimonio escrito en la cual se da cuenta de lo . sugerencias y otras informaciones a diferentes oficinas y despachos de manera simultánea. A través de este tipo de documento. se denomina popularmente como oficio al conjunto de oraciones oficiales del rito latino de la iglesia Católica fuera de la misa y articuladas en torno a las horas canónicas. instrucciones. el cuerpo del texto en el cual se dará a conocer el motivo de la comunicación. circulares. nombre de año. Por otra parte y en un contexto religioso. Y el de transcripción tal como nos lo anticipa su denominación. Todo los párrafos deben ir transcriptos tal cual en el original y utilizando el entrecomillado. destinatario. el asunto. Al igual que en el caso anterior. estos datos servirán a la hora de agilizar el proceso de documentación. generalmente.

públicos u oficiales. la reunión del directorio de una empresa u organización. la exposición. en tanto y generalmente. o formal. Las características del texto contenido en la carta pueden variar según las intenciones del emisor. el saludo. tratado o pactado en oportunidad de cualquier circunstancia que lo amerite como ser la reunión de un consorcio. Así y tal como sucede con otros documentos públicos. escritos o gráficos por vía telefónica. el acta deberá contar con una serie de datos que serán determinantes a la hora de evaluar su validez. el saludo final. Así. Así. la misma está labrada por un profesional que se conoce como escribano y que como tal está facultado para proceder en la confección de la misma. . para relacionarse con los afectos. UN FAX es un sistema de transmisión de datos. de mediar la necesidad. la elección de una persona para un cargo que puede ser público o privado. Generalmente este escrito circula en un sobre cerrado. para el tratamiento de asuntos comerciales. y finalmente. que establece el nombre y la dirección del lugar de destino. el estilo puede ser informal. puede servir como prueba en un juicio. es posible encontrarse con estilos distintos. EXTERNOS CARTAS Se denomina carta a un medio escrito de comunicación. la firma del emisor.sucedido. que trata los temas que motivaron la misiva. la constancia de un nacimiento o cualquier otro hecho que requiera o exija de la correspondiente certificación legal de algo como ocurrido por la mportancia y porque en el futuro. que cierra el discurso con una formalidad. que es una fórmula que abre el discurso. Los distintos componentes de las cartas son: el encabezamiento.

en este . un módem. Cada dirección es única y pertenece siempre a la misma persona. que se lee persona arroba servicio punto com. CORREO ELECTRONICO Correo electrónico. que se encarga de registrar los datos. textos y otros datos a través de una línea telefónica generando una telecopia. Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar. mediante el protocolo SMTP. Un ejemplo es persona@servicio.com. textos e imágenes presentes en el documento original. es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. o en inglés e-mail (electronic mail). Su eficiencia. en este caso. El signo @ (llamado arroba) siempre está en cada dirección de correo. produciendo una copia de los datos transmitidos. que permite la conexión vía telefónica con otro aparato de similares características. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet. que al recibir un nuevo documento lo imprime de forma rápida y económica en un papel. Una dirección de correo electrónico es un conjunto de palabras que identifican a una persona que puede enviar y recibir correo. aunque por extensión también puede verse aplicado a sistemas análogos que usen otras tecnologías. sino todo tipo de documentos digitales.Se llama fax o facsímil a un dispositivo tecnológico muy popular en las últimas décadas del siglo XX que permitía transmitir documentos. Se trata de tres piezas integradas y combinadas en un solo aparato: un escáner. y la impresora. conveniencia y bajo coste (con frecuencia nulo) están logrando que el correo electrónico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales. y la divide en dos partes: el nombre de usuario (a la izquierda de la arroba. no solamente texto. persona). El fax funciona de manera sencilla. y el dominio en el que está (lo de la derecha de la arroba.

y por tanto es algo que el usuario no puede cambiar. servicio.servicio. mientras que http://www.com identifica al usuario persona que está en el servidor servicio.com).com/ puede ser una página web en donde hay información (como en un libro). La arroba también se puede leer "en". CLASIFICACION DE DOCUMENTOS INTERNOS: SON AQUÉLLOS QUE SE IMPRIMEN PARA UN DEPARTAMENTO. y algunos signos. Por ejemplo. Lo que hay a la derecha de la arroba es precisamente el nombre del proveedor que da el correo. persona@servicio.Com.. en cambio..com es igual a Persona@Servicio. donde la @ significa "pertenece a. letra por letra.com es la dirección de un correo: un buzón a donde se puede escribir.com (indica una relación de pertenencia). Por otro lado. números. que puede tener letras. y es un identificador cualquiera. Un solo error hará que no lleguen los mensajes al destino.caso.". Una dirección de correo se reconoce fácilmente porque siempre tiene la @. puesto que es necesario transmitirla de forma exacta. Es aconsejable elegir en lo posible una dirección fácil de memorizar para así facilitar la transmisión correcta de ésta a quien desee escribir un correo al propietario. persona@servicio. Es indiferente que las letras que integran la dirección estén escritas en mayúscula o minúscula. v CIRCULAR v MEMORÁNDUM v CONVOCATORIA v ACTA DE JUNTA (MINUTA) v INFORMES CIRCULAR: Es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias personas o a numerosas personas a quienes interesa por igual. lo que hay a la izquierda depende normalmente de la elección del usuario. ya que persona@servicio. Y también obedeciendo a . una dirección de página web no. Por ejemplo.

Por lo tanto. ESTE ELEMENTO SE ANOTA INMEDIATAMENTE DESPUÉS DE LA PALABRA CIRCULAR.c. . de lunes a viernes. · ASUNTO. procedimientos. adecuar su estilo a las normas ya establecidas para la redacción del oficio y de la carta respectivamente. LOS ELEMENTOS QUE COMPONEN A LA CIRCULAR SON: · MEMBRETE · LA PALABRA CIRCULAR CENTRADA EN LA PARTE SUPERIOR DEL PAPEL · NÚMERO O CLASIFICACIÓN. oficial Mayor que. QUE ES UN BREVE RESUMEN DE LO QUE CONTIENE EL TEXTO · FECHA · DIRECCIÓN. etc.A. se implante un sistema de trabajo extraordinario para que. de las 18:30 a las 22:00 horas. firmando e la relación adjunta de que dicho trabajo extraordinario se desarrollará todos los días hábiles. CIRCULAR NUM. se despachen todos los asuntos que están pendientes en las secciones del departamento. sírvanse ustedes tomar nota.las instrucciones. en un plazo improrrogable de treinta días.p. Debe por lo tanto. Oficial Mayor. ya que de estos escritos solo difieren las circulares en ser comunicaciones colectivas. Edificio MFL/ eg . La circular es documento que por igual se emplea en la tramitación de los asuntos oficiales y mercantiles. NOMBRE O DESIGNACIÓN DE LOS DESTINATARIOS. órdenes o información sobre algún tema o asunto que se envía a los empleados. ATENTAMENTE EL JEFE DEL DEPARTAMENTO Manuel Ruiz Flores c. a contar el 15 de los corrientes. · TEXTO · DESPEDIDA · ANTEFIRMA · FIRMA · REFERENCIAS FINALES EJEMPLO DE CIRCULAR LA COSTEÑA S. C. Al personal de este departamento: Acuerda el C. 28 ASUNTO: Horas extraordinarias de trabajo. 20 de marzo de 1997.

EJEMPLO DEL MEMORANDUM CENTRO DE BACHILLERATO TECNOLOGICO Industrial y de servicios No. En plural el término es memorándumes. etc. El asunto. etc. pero se acepta el término memorando. se usa la despedida “atentamente”. por ejemplo. la fecha ese puede escribir abreviada. QUE ES UN BREVE RESUMEN DE LO QUE CONTIENE EL TEXTO FECHA DIRECCIÓN TEXTO DESPEDIDA ANTEFIRMA FIRMA REFERENCIAS FINALES. Los elementos de memorándum son los siguientes: · · · · · · · · · · MEMBRETE LA PALABRA MEMORÁNDUM CENTRADA ASUNTO. El nombre común de este escrito es memorándum. La mayoría de las oficinas oficiales. Su redacción es sencilla y breve. el nombre c Es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. ordenan la impresión de su formato en tamaño media carta. Algunos de los elementos arriba citados se omiten cuando el memorándum consigna casos de poca trascendencia. 107 MEMORANDUM . la antefirma no es necesaria cuando el frecuente trato ha establecido confianza entre los corresponsales y rutina en los tramites.MEMORÁNDUM: Es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. anotación de compromisos. recordatorios de las actividades a realizarse durante el día. nota de asuntos a tratarse en reuniones de trabajo. Es informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una determinada persona. Algunos de los asuntos rutinarios que se tratan el memorándum pueden ser las indicaciones de tareas para un subordinado. En él aparecen el membrete y la palabra memorandum ubicada en la parte central superior del papel. puede excluirse en exposiciones muy cortas. la dirección se reduce en muchos casos al nombre del destinatario. sólo se anota el asunto cuando el texto es extenso. memoranda o memorandos. no lleva vocativo.

00 A t e n t a m e n t e. que suele comprender estos elementos: O la fecha y el lugar desde donde se escribe el comunicado. · el orden del día... Ing. En ocasiones.) Y el nombre del organismo. es la publicación o difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas. CONVOCATORIA: Es un documento pro el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado los temas figuran en la propia convocatoria. · el cierre. se comunica el motivo de la misma y se precisa la fecha.Marzo 25 /96. la hora y el lugar donde se celebrará. JOAQUIN JIMENEZ LARA C O N T R O L A D O R. Sírvase usted expedir cheque bancario a favor de la imprenta LA LETRA de Oaxaca por la cantidad de $ 3 000. AL C. · La convocatoria propiamente dicha. en el que debe constar el tipo de reunión (consejo. O antefirma del presidente. . que es la relación detallada de los asuntos que han motivado la convocatoria de la reunión. Lo habitual es que el primer punto a tratar sea la «lectura y aprobación del acta de la sesión anterior» y que el último sea «ruegos y preguntas». O pie donde figura el nombre completo del destinatario de la convocatoria. asamblea. Se pueden dar en la propia empresa o tener proyección hacia el exterior. En la estructura de una convocatoria se pueden distinguir los siguientes apartados: · el título. este dato puede aparecer en el lugar habitual de la dirección interior. junta. Felipe Pérez Director. O firma del presidente. en la que se pide a los destinatarios que acudan a la reunión. asociación o grupo que se reúne. y en una segunda.

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solo que con una redacción muy breve y escueta que servirá de base para elaborar. Consigna el desarrollo de la reunión. Contiene también la relación de asistentes. (SE NUMERAN LAS INTERVENCIONES. cuando sea indispensable. · LUGAR DE LA REUNIÓN (DESPACHO DEL DIRECTOR X). · RELACIÓN DE ASISTENTES (NOMBRE Y PUESTO DE LOS PARTICIPANTES). así como la relación de acuerdos que tomaron los asistentes y los asuntos que fueron rechazados. SEÑALANDO EN CADA UNA EL NOMBRE DEL PARTICIPANTE Y LAS CONCLUSIONES A LAS QUE SE VAN LLEGANDO).ACTA DE JUNTA (MINUTA): La minuta es un documento escrito de la naturaleza informa que hace las veces de acta. el nombre de los participantes y la síntesis de sus proposiciones. · FECHA DE LA SESIÓN (DÍA. . · OBJETIVO DE LA REUNIÓN: CONCLUIR SOBRE LAS VENTAJAS Y DESVENTAJAS PARA CERRAR LA OPERACIÓN DE COMPRAVENTA CON X PROVEEDOR QUE OFRECE X EQUIPO. EL FORMATO DEL ENCABEZADO DE UN TEXTO PUEDE APEGARSE AL SIGUIENTE MODELO: · MINUTA DE LA SESIÓN DE TRABAJO. la hora y lugar de la celebración y el objetivo de la reunión. el acta forma. MES Y AÑO).

INFORMES: .

ambos tienen como propósito el ayudar a las personas a comprender el ambiente de la institución a la cual pertenecen o tienen algún vínculo. de igual manera son el material que ayuda a funcionarios para la toma de decisiones.Los informes son comunicados que pueden variar desde lo más simple hasta aquel que cubra requisitos más formales. .

estado. que sintetiza el contenido del oficio. · el lema. separado de las referencias por cuatro interlíneas · la fecha. por lo general es concreto y objetivo. etc. Se escribe también en el 40. en el punto 15. contiene el nombre de la dependencia que gira el oficio. enterarse rápidamente del contenido del mismo. que se emplea en el sector interno de las organizaciones l hacia fuera de estas. cada años. Elementos del oficio. Se escriben generalmente en el punto 40 de la escala. respondiendo a la necesidad de información de un superior. entre los márgenes 50 y 75. clubes y otras. . el domicilio y el lugar de su residencia. estos informes pueden ser emitidos en forma periódica (cada mes. · la despedida.Antes de redactar cualquier informe se debe tener en cuenta primeramente: ¿quién lo va a hacer? Y ¿qué uso va a tener? El informe administrativo es el instrumento típico de comunicación ascendente. Separado de la fecha por cuatro interlíneas. sindicatos. si es que existe. v CLASIFICACION DE DOCUMENTOS EXTERNOS: Son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. escrito en el punto 40. número del escrito en orden progresivo y clasificación del expediente. Se inicia en el punto 40 y separada por dos o cuatro interlíneas del asunto. V oficios V carta comercial V otros Oficios: Se entiende por oficio. · los antecedentes del oficio que se contesta. Sociedades. mes y año. descendente y/o horizontal. día. el cargo. escritos en el 40 separados por dos interlíneas del destinatario. departamento y sección que lo tramitan. · el texto o cuerpo del oficio. informando los acontecimientos ocurridos y llegando a una conclusión por parte del que emite el informe y posiblemente se emita también una sugerencia de solución al problema. como en la carta. anteponiendo a éste el código postal. para facilitar a las personas que expiden o reciben este documento. · el membrete. · el asunto.) O de forma esporádica. prevaleciendo la claridad y veracidad. Este comunicado no es muy extenso. impreso o escrito en máquina. escrita en los puntos 25 ó 40. · las referencias iniciales o cuadro clasificador. · el destinatario. que comprende: ciudad. que comprende tres partes: el nombre de la persona a quien se dirige. la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como.

Partes que componen el esquema de la carta comercial: . · el nombre del firmante. Tercera. Mantenimiento. 21 de junio de 1996 c. Ejemplo de oficio Dependencia.· la antefirma. se iniciará el mantenimiento general de la red telegráfica que cubre la región de tuxtepec. 31/84 expediente. Generalmente se escribe a máquina y con tono amable y respetuoso. oax.. como en la carta. en el punto 40. Adolfo gutiérrez domínguez agd/mi Carta comercial: La carta comercial es la representación de una sociedad o establecimiento comercial. Seccion. Depto. c. a t e n t a m e n t e. responsable del trabajo a realizarse. De telégrafos nacionales. se dirige a similares para tratar asuntos de negocios. oax. 5 de mayo 34 tuxtepec. Se distingue por el membrete comercial diseñado por la negociación. comunico a usted que por acuerdo del c. el día 9 de julio del presente año. Fidel pérez manzano. Mt. De oficio. brinde las facilidades necesarias al sr. principiando es esa oficina a su cargo. no reeleccion” Jefe de mantenimiento Ing. y referencias.c. Por lo tanto pedimos a usted.f. Dirección gral. Eduardo martinez gomez administrador de la oficina de telegrafos nacionales av. los colores y en ocasiones los diseños que en el papel carta se imprimen. Num. Mesa.p. México.05/84 Asunto: se comunica fecha de mantenimiento de la red telegráfica de la región de tuxtetec. pero escritos en el margen 20. “sufragio efectivo. oax. · los datos finales: anexo. d. en el punto 40. Director general de telégrafos nacionales.

del día. · destinatario. Como medida de control de la correspondencia. · otros datos. · texto. en la esquina inferior izquierda. Elemento que se forma de dos partes: nombre y apellidos de la persona que escribe y la rúbrica correspondiente.). Se utiliza la adecuada de acuerdo al tipo de comunicado. Saludo anterior al texto. Nombre. separarlas por una diagonal. Estos precios estarán garantizados hasta el . Se refiere al puesto que desempeña la persona que suscribe la carta y se ubica debajo de la firma. Inscripción impresa en la parte superior del papel de escribir que indica el nombre. ver. deberán anotarse con letras mayúsculas las iniciales del nombre del que suscribe. es conveniente especificarlo en la parte inferior.a. · despedida. No siempre se utiliza esta parte.p. · cargo. Contiene el lema comercial. abajo del cargo. Se sugiere iniciarlo con una introducción y finalizar con una conclusión. Antefirma. Llamado también cuerpo de la carta. mes y año en que se escribe.. Frase final de la carta. · vocativo. allende 536 veracruz. Se forma del nombre de la ciudad y estado donde se remite la carta. como u otro signo. domicilio y ciudad en donde se encuentra la persona.c. Al finalizar su escritura se escriben dos puntos. sólo cuando se requiera que el contenido de la carta llegue a otras personas por medio de copias. Su colocación es abajo y en dirección vertical del margen del destinatario. Se le ubica abajo del lugar y fecha. · anexos. Si al documento se adjunta otro. Se ordena por jerarquías y se utiliza la abreviatura c. Distinguidos señores: Enviamos a ustedes por separado. · lugar y fecha. · firma. Consiste en el desarrollo del asunto a tratar en la masiva. las cotizaciones de los artículos solicitados en su amable carta de fecha 20 de abril de 1996.· membrete. negocio o sociedad que remite la carta. la denominación del negocio o la razón social. tel 5 82 66 57 Abril 25 de 1996 Ferretería nacional. domicilio y lugar de la persona a quien se remite la carta.. Ejemplo de la carta comercial Ferretera del golfo s. · referencias finales. en el margen izquierdo superior como lo muestra el esquema respectivo. (con copia para. de las persona que escribe la carta. Hidalgo 1340 córdoba ver.

Relación de precios de artículos.último día del mes del presente años. serán muy favorables para ustedes. atentamente Ferreteria del golfo. miguel escobar martínez. Confiamos en su preferencia y esperamos su amable pedido. Gerente c/anexos. estamos seguros que los bajos precios de nuestros artículos. s.a. en vista que próximamente aumentará el costo de los mismos. Mem/rbh .

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