DIFUSIN

Procedimiento para la organizacin y realizacin de eventos acadmicos y culturales

SOLICITANTE*

COORDINACIN Y TCNICOS DIFUSIN MANTENIMIENTO Y SERVICIOS
GENERALES
Previo
Acuerda con Difusin disponibilidad de
calendario y contacta a participantes y
coorganizadores
Llena formatos de eventos y
administracin, consigue currculos de los
participantes
Ruta: Mezquite/Pblico/Difusin/
Eventos/Formato
Ruta: Mezquite/Pblico/Procedimientos/
Formato para solicitud de trmites
administrativos
Revisa y aprueba presupuesto
Revisa y aprueba diseo de materiales
promocionales
Participa en la campaa de difusin en
medios
Atiende a participantes
Durante
Participa en la realizacin del evento
Posterior
Evala el evento
Previo
Recibe el formato de eventos y lo enva a
mantenimiento y administracin
Cotiza y presupuesta
Solicita y/o contrata espacios, servicios y
equipo requerido
Disea y realiza materiales promocionales
y campaa de difusin en medios
Prepara espacio y equipo
(sigue las especificaciones del formato de
eventos)



Durante
Coordina la realizacin del evento y
proporciona apoyo logstico (sonorizacin,
fotografa y video)
Atiende a asistentes
Posterior
Entrega constancias a participantes
Retira y resguarda el equipo utilizado
Solicita pagos por servicios y productos
Evala el evento
Previo
Recibe copia del formato de eventos
Prepara el espacio para la realizacin del
evento
(sigue las especificaciones del formato de
eventos)








Durante
Apoya las actividades durante el evento
(sonorizacin, vino de honor)


Posterior
Desmonta mobiliario y equipo y lo
almacena


OBSERVACIONES
*Responsables de reas, Coordinadores de programa, Responsables de proyectos de investigacin
1. Las propuestas para conferencias se harn con tres semanas de anticipacin y las mesas redondas con dos meses de anticipacin.
2. Los eventos de programa se fijarn dentro de las fechas lmites acordadas en Junta de Coordinacin, si no es as, el presupuesto
ser asignado a otros fines.
3. El financiamiento para eventos proviene del presupuesto asignado a los programas, a las reas o de los proyectos de investigacin.
4. Las estrategias de difusin que garantizan la calidad de los eventos dirigidos a pblico en general, son fijas (invitaciones impresas, insercin
en prensa, leyenda, mobiliario).