4-

gestin econmica

programacin econmica

gestin fnanciera

contratacin administrativa

4b
47
Entendiendo la gestin econmica como los
procedimientos establecidos para la ejecucin de los
presupuestos de ingresos y gastos, y dado que, en el
caso de las exposiciones temporales organizadas por
el Ministerio de Cultura estas no generan ingresos,
en este manual nos centraremos en el estudio de los
procedimientos de gestin del gasto.
Partiendo de un presupuesto de carcter limitativo que
impide realizar gasto por importe superior al autorizado y
que nicamente podr utilizarse para conseguir el objeto
para el cual fue aprobado, la GESTIN ECONMICA se
ajustar siempre a los principios de legalidad, efcacia y
economa a los que se somete la actividad econmica de
las Administraciones Pblicas.
Justifcada por la necesidad de contar con el trabajo
de profesionales externos a la Administracin para el
desarrollo del proyecto expositivo, la gestin econmica
del gasto se inicia con el estudio de la viabilidad
econmica del proyecto expositivo, y en concreto con
el estudio de su fnanciacin, con la delimitacin de
necesidades y con las estimacin de su coste.
Una vez aceptado el proyecto, comienza la ejecucin
propiamente dicha del gasto a travs de los distintos
procedimientos previstos, entre los que veremos con
mayor detenimiento, por su importancia, la contratacin
administrativa.
48
programacin
econmica
A travs de la Ley de Presupuestos Generales del Estado de cada ao, se
aprueban los presupuestos de gastos e ingresos asignados a los distintos
rganos de la Administracin General del Estado para realizar su cometido a
lo largo del correspondiente ejercicio econmico.
En lo que se refere a la gestin de la Subdireccin General de Promocin de las
Bellas Artes, la citada Ley de Presupuestos aprueba un programa especfco de
gastos para exposiciones temporales. Este presupuesto tiene carcter limitativo
y nicamente a travs de alguna de las modifcaciones previstas en la Ley
General Presupuestaria (transferencias de crdito, crditos extraordinarios...)
podr ser ampliado o minorado. El gasto se distribuye en diferentes partidas
presupuestarias y a travs de ellas se fnanciarn los distintos trabajos necesarios
para la realizacin de estas exposiciones temporales.
La programacin econmica consiste pues en repartir y ordenar este presupuesto
de gasto entre las distintas exposiciones previstas para un determinado ao,
comprobando la viabilidad econmica de cada una de ellas a travs de las
siguientes fases: el estudio de su fnanciacin, la delimitacin de necesidades
y la estimacin de su coste.
fnanciacin
delimitacin de necesidades
estimacin de costes

40
fnanciacin
Desde el punto de vista econmico, lo primero que hay que saber de una
exposicin a la hora de valorar su viabilidad econmica, es si sta va a ser
producida y fnanciada en su totalidad por la Administracin, o si existir algn
tipo de participacin externa. En funcin de ello, podemos hablar de dos clases
de exposiciones:
Aqullas en que el proyecto expositivo va a ser desarrollado en su totalidad
por la Administracin y como consecuencia los gastos previstos para su
celebracin son tambin asumidos en su totalidad por ella. En este caso
hablamos de una exposicin de produccin propia, en la que la contratacin
de todos los trabajos depende nicamente de la Administracin.
Aqullas en que el proyecto expositivo va a ser compartido con otra
institucin pblica o privada, en cuyo caso hablamos de exposicin de
produccin compartida. En este caso, existir un Convenio de Colaboracin
que regular entre otras cosas, las obligaciones de cada parte, incluidas las
de carcter econmico. En el clausulado de ese Convenio se especifcarn
las partidas de gastos que asumirn cada una de las partes, o en el caso de
tratarse de un Patrocinio, si la aportacin econmica ser para una partida
o partidas determinadas.
delimitacin de necesidades
Una vez se sabe cmo se va a fnanciar la exposicin, el paso siguiente consistir
en la elaboracin de una relacin de necesidades, entendiendo en este caso por
necesidades, todos los trabajos o servicios necesarios para la realizacin de la
exposicin que haya que encargar a una empresa o profesional y que conlleven
un gasto. Si est prevista una produccin compartida pero no estn del todo
defnidas las obligaciones de cada parte es el momento de hacerlo.
Para elaborar esta relacin de necesidades, el servicio econmico debe
contar con la colaboracin de la coordinacin tcnica, pues ser la que mejor
conozca junto al comisariado la exposicin, que facilitar o conseguir toda la
informacin necesaria tanto para delimitar esta necesidades como su coste.
Si bien es verdad que cada exposicin es distinta a las dems y tiene sus propias
necesidades, siempre habr una serie de trabajos comunes a todas ellas que
constituyen su columna vertebral y que sern los primeros con los que debemos
contar salvo que, por Convenio, corresponda su realizacin a otra Institucin.
Estos trabajos son:
-0
Comisariado
El comisario es el idelogo de la exposicin y la persona encargada de realizar
el proyecto expositivo en el que defne su objeto, explica el contenido de la
muestra y el discurso cientfco-cultural que pretende.
Diseo expositivo
Realizado por un profesional cualifcado, es un proyecto tcnico en el que
se tratar de plasmar el contenido y el discurso cientfco-cultural que quiere
transmitir el comisario de la exposicin.
Diseo del catlogo
Al igual que en el caso anterior, es un proyecto tcnico realizado por un
profesional en el que se plasmar el contenido y el discurso cientfco-cultural
de la exposicin, manteniendo, si as se desea, una lnea de diseo acorde
con el diseo expositivo.
Edicin del catlogo
Conforme al diseo presentado y bajo la supervisin de la persona que lo
ha realizado, se contrata a una imprenta para su edicin.
Seguro
Si no se solicita Garanta del Estado

para asegurar las obras, se suscribir

una pliza privada de seguro con una empresa especializada que cubra las
obras desde que salen de su lugar de origen hasta su devolucin al fnal de
la exposicin (cobertura clavo a clavo)
2
.
Embalaje y transporte
Se contratar con una empresa especializada la realizacin de un embalaje
adecuado para las obras, as como su recogida y transporte hasta la sala de
exposiciones y su posterior devolucin en las mismas condiciones.
Montaje y desmontaje
Realizado por una empresa especializada, ejecutar el proyecto tcnico
presentado por el diseador de la exposicin.
La regulacin de las condiciones de realizacin de estos trabajos y los
compromisos econmicos que se derivan de todos ellos, se ejecutan con
carcter general a travs de los procedimientos de contratacin previstos para
la Administracin Pblica que veremos ms adelante.

Ver apartado Garanta del Estado
2
Ver apartado Suscripcin de pliza con compaa privada
-1
Acompaando a estos trabajos que como hemos dicho, suponen la columna
vertebral de la exposicin, y tambin el grueso de la inversin, existen otros
muchos que no por ser ms accesorios o tener menor trascendencia econmica,
dejan de ser importantes para el conjunto de una exposicin. A todos hay que
tener en cuenta y saber que su coste puede ser tan variado como su objeto. A
continuacin se presenta una lista de los ms frecuentes:
Redaccin de textos y fchas para el catlogo.
Realizacin y/o positivado de fotografas para el catlogo.
Trabajos de documentacin.
Restauracin de piezas.
Enmarcado.
Produccin audiovisual.
Publicidad.
Talleres y actividades de difusin.
Servicio de azafatas.
Servicio de vigilancia.
Servicio de limpieza.
Edicin de material divulgativo.
Invitaciones.
Acto inaugural.
estimacin de costes
Una vez delimitadas las necesidades se realiza la estimacin de su coste. Se
tendr en cuenta en este momento, si los gastos que se generen se van a
imputar a un nico ejercicio presupuestario o a ms, pues resulta habitual que
el periodo de preparacin de una exposicin abarque ms de uno. As, por
ejemplo en el caso de una exposicin que se celebre a primeros de un ao, sta
tendr trabajos que se tramiten, ejecuten y liquiden total o parcialmente meses
antes de su inauguracin, en el ejercicio presupuestario anterior, como seran
por ejemplo el proyecto expositivo del Comisario, o el diseo del montaje.
Otros trabajos que se realizan en un periodo intermedio, ms cercano a la
inauguracin o durante su celebracin, pueden pertenecer a uno u otro ejercicio
presupuestario; seran, por ejemplo, la produccin de un audiovisual, o un servicio
de azafatas. Y por ltimo, puede haber trabajos cuyos gastos se produzcan en
los dos ejercicios, porque una parte se ejecuta antes de la inauguracin, por
ejemplo el montaje o el transporte de piezas, y otra es posterior a su clausura,
como el desmontaje o el transporte de vuelta de las piezas.
-2
Una vez se tienen, si es necesario, distribuidas las necesidades en cada ejercicio
presupuestario, se pasa a estimar su coste. Los elementos que tenemos para
hacerlo son:
El propio presupuesto de que se dispone..
El estudio de la exposicin.
Hay aspectos como pueden ser el objeto de la exposicin, el tipo de
piezas que la componen o la localizacin de las mismas, que nos aportan
informacin para determinar en qu partidas ser necesaria una mayor
o menor inversin: unas piezas delicadas pueden requerir un embalaje
especialmente costoso, obras con una valoracin muy alta supondrn una
prima de seguro tambin elevada, si se quiere atraer a un pblico infantil
habr que programar talleres y actividades didcticas, si las piezas estn casi
todas en Espaa el coste de su transporte ser menor que si se encuentran
en el extranjero, etc.
El conocimiento de los precios de mercado.
La solicitud de presupuestos estimativos cuando sea necesario.
Con el coste de cada necesidad ya estimado, se puede ver cmo ser la
distribucin del gasto y cual ser el coste total previsto, decidiendo en ltimo
extremo sobre su viabilidad o no viabilidad econmica.
Si la exposicin es viable y entra a formar parte del programa de exposiciones
comienza la fase de gestin fnanciera propiamente dicha, a travs de la cual
se materializa la ejecucin de todos estos gastos.