El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, reunido en su sesión Nº 2158, Ordinaria, celebrada el día 26 de octubre del año

dos mil once, en uso de las atribuciones legales y reglamentarias que le confiere el numeral 21 del artículo 26 de la Ley de Universidades y el numeral 23 del artículo 9º del Reglamento de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, APROBO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE LA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”. Base Legal 1. Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público Artículo 134. Decreto 6,233 Julio 2008. 2. Ley de Contrataciones Públicas. Decreto 5.929 de fecha 11 de Marzo de 2008, Gaceta Oficial N°.5.877 de fecha 14 de Marzo de 2008. 3. Reforma Parcial Decreto N°.5.929, Gaceta Oficial N°.39.165 de fecha 24 de Abril de 2009. 4. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas. Gaceta 39.181, de fecha 19 de Mayo de 2009. 5. Ley de Universidades Artículo 9, numeral 1 y artículo 26 numeral 21. 6. Normas Generales de Control Interno. 7. Reglamento General de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. Gaceta 28. 8. Normativa para la Administración de Fondos en Anticipo de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” 9. Normativa Interna de la UCLA para el Control de Anticipo para Gastos y Anticipo a Proveedores. 10. Ley de Reforma Parcial de la Ley de Contrataciones Públicas, Gaceta Oficial Nº 39.503 del 6 de septiembre de 2010. 11. Reglamento Interno para el funcionamiento de la Comisión de Contrataciones de Obras Mayores, Obras Menores, Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios. Introducción El Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de Compras constituye un documento que presenta y pone a disposición del personal que
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integra esta unidad y de las instancias académico-administrativa que lo requieran, la información ordenada y concisa acerca de los actividades relacionadas con el proceso de contratación para el suministro de bienes y prestación de servicios. Es de hacer notar, que los manuales constituyen documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación dentro de una organización, pues en ellos se concentran las instrucciones y lineamientos que se consideran necesarios para el mejor desempeño de las actividades. En este sentido, para las unidades administrativas este manual servirá de apoyo en el proceso administrativo, por cuanto busca sistematizar las actividades que presentan relación directa con el Departamento de Compras y Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios, con el fin de eliminar la duplicidad de tareas, tener un uso racional de recursos, contar con información oportuna y claridad en la ejecución de las actividades. Es por ello, que se debe prever su actualización constante según las necesidades existentes y de acuerdo a los cambios que se originen en el entorno que influyan directamente en las actividades internas. En función a esto, el Departamento de Compras deberá informar al Departamento de Organización y Métodos para las modificaciones o actualizaciones respectivas. Aspectos Generales Objetivo Describir los procesos definidos para la Contratación de Bienes y Servicios para lograr la adecuada prestación de los servicios administrativos, así como, proporcionar a los responsables de la administración de los recursos financieros y en general a los usuarios de la Institución, lineamientos, parámetros y criterios que contribuyan a sistematizar las actividades y con ello, propiciar el uso racional y adecuado de los recursos que conforman el patrimonio de la Universidad.

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Alcance Este manual está dirigido al Departamento de Compras, Comisión de Contratación de Bienes y Servicios y unidades académicas-administrativas de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” las cuales intervienen en los procesos inherentes a Contrataciones Públicas.
Normas Generales

1. En concordancia a lo señalado en la Ley de Contrataciones Públicas la adquisición de bienes y contratación de servicios, se realizará de acuerdo a las siguientes modalidades:
Tipo de Contratación Monto en Unidades Tributarias Mayor a 2.500 hasta 5.000 Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios Modalidades de Contratación Modalidad de pago Unidad Contratante Autorización y Firma Adjudicación del Contratista

Consulta de Precios

Orden de Compra Convenio Marco Orden de Compra Contrato Convenio Marco

Dpto. de Compras

Comisión de Contratación Vicerrector Administrativo

Mayor a 5000 hasta 20.000

Concurso Cerrado

Comisión de Contratación

Vicerrector Administrativo

Mayor a 20.000

Concurso Abierto

Comisión de Contratación

Rector

Rector

Parágrafo Único: Todos los procesos de contrataciones que se ejecute de acuerdo a lo señalado en el artículo 21, se regirán según lo dispuesto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. 2. Todo contrato de adquisición de bienes o prestación de servicios deberá tener su origen a través de una requisición. Los funcionarios autorizados para firmar estos documentos son el Rector, los Vicerrectores, los Decanos, Directores y Jefes de las unidades que sean responsables de la ejecución presupuestaria. 3. Se deberá disponer de los recursos presupuestarios necesarios para la Adquisición de Bienes y Prestación de Servicios.

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Cuando se trate de bienes o servicios con características técnicas especiales, las unidades solicitantes podrán contactar al proveedor a objeto de verificar la pertinencia del bien o servicio requerido. Cuando la adquisición de un bien, la contratación de un servicio u obra, este regulado por una normativa o ley de la República, la unidad solicitante deberá remitir al Departamento de compras la exposición de motivos por los cuales debe adquirir ese bien, contratar ese servicio u obra, para que ésta solicite la autorización ante la instancia respectiva. El Departamento de Compras, establecerá el procedimiento para la solicitud de compras reguladas por normativa o ley de la República, fijando el cronograma para su recepción y tramitación a nivel institucional. Las unidades ejecutoras serán las receptoras de los bienes y servicios requeridos por Departamento de Compras y serán responsables de distribuirlos a las unidades que dependan de ellas según los requerimientos internos. Para la adquisición de bienes o prestación de servicio, los mismos podrá ser efectuados a través de un contrato marco u orden de compra, según el caso. Para la adquisición de equipos de computación, ejecución de obras, las unidades académicas-administrativas deberán requerir el aval técnico a la Comisión de Informática y Dirección de Planta Física (según sea el caso).

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10. Las unidades intervinientes en los procesos de contrataciones de la UCLA, deberán aplicar el control previo en cada uno de los pasos del proceso administrativo, ya que su omisión constituye un supuesto generador de responsabilidad administrativa de acuerdo a lo previsto en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. 11. Para todas las modalidades de selección de contratistas previstas en la Ley de Contrataciones Públicas, así como en los procedimientos excluidos de la aplicación de estas modalidades, la unidad usuaria deberá efectuar las actividades previas que garanticen una adecuada selección, además de preparar el presupuesto base indicado en la Ley de Contrataciones Públicas. Asimismo, se debe contar con la programación presupuestaria, especificaciones técnicas sin indicar marca comercial, determinación de las ventajas económicas y técnicas.

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Los procesos de contrataciones cuyos montos superen las 2500 UT deberán incorporar en el pliego de condiciones el Compromiso de Responsabilidad Social así como las garantías y solvencias requeridas. 13. Las razones técnicas. 14. Las motivaciones particulares de la selección. La aplicación de medidas de promoción de desarrollo económico. deberán ser elaboradas por las unidades usuarias de las diferentes dependencias de la Universidad. se incluirá el informe debidamente suscrito por los encargados de su elaboración. económicas y financieras en el que se fundamente la evaluación. se calculará de acuerdo a lo siguiente:  Consulta de Precios 1%  Concurso Cerrado 1. debe contener además:     La identificación de los miembros de la Comisión de Contrataciones La modalidad de selección aplicada y su objeto. así como las de aquellas que hubieren obtenido la segunda y la tercera opción. cuando el participante recomendado para el otorgamiento de la adjudicación. La identificación de los participantes y oferentes. si fuere el caso. si fuere el caso. En las modalidades de Concurso Cerrado. Los porcentajes para la determinación del Compromiso de Responsabilidad Social cuando corresponda. la selección de la oferta que merezca la adjudicación. deberán ser previamente calificadas por la unidad contratante según su capacidad legal.    MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 5/88 . las empresas participantes. En caso de haberse delegado la revisión técnica. La definición de las especificaciones técnicas contenidas en el Pliego de Condiciones. Consultas de Precios y Contrataciones Directas.12. 15. no haya ofrecido el precio más bajo.5%  Concurso Abierto 2% 16. financiera y técnica. a que hace referencia la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. El informe de Recomendación de la Comisión de Contrataciones.

Las condiciones de pago que se establezcan en el contrato marco u orden de compra por adquisición de bienes o contratación de servicios serán determinadas por el Departamento de Compras de acuerdo al siguiente criterio: a. Anticipo a proveedores según lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas. terminación y recepción provisional o definitiva de los bienes. El examen. si fuere el caso. Formularios para el pago o valuaciones. se deben incorporar los documentos que se relacionen con:           Garantías Actas de inicio. Evaluación de actuación o desempeño del contratista. servicios y obras. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 6/88 . manteniendo su integridad durante al menos tres (3) años después de ejecutada la contratación. b. el Departamento de Compras. c. si fuere el caso. con al menos dos (2) días hábiles de anticipación. Documentos relacionados con modificaciones de los contratos. si lo hubiere. Lugar y fecha del informe. el cual será firmado por todos los Miembros de la Comisión y por el Secretario. por la unidad contratante en el caso de la UCLA. Liberación de garantías. Pagos realizados. En la Administración del Contrato. El expediente de contratación deberá ser archivado. la cual será atendida de acuerdo a lo establecido en la Ley que regula la materia. 20. 18. previa solicitud por escrito de la empresa participante. De contado: 10 días hábiles después de entregado el bien y factura. Aprobaciones de pago. 19. excepto los declarados confidenciales debe realizarse durante el horario de atención al público. lectura y copiado de los documentos del expediente de contratación. Cualquier otro relacionado con la administración del contrato y evaluación posterior. 17. Finiquito. y el voto salvado de algún miembro de la Comisión de Contrataciones y el informe correspondiente. suspensión. Anticipo para gastos.

Si es ante la Unidad solicitante. delega sus competencias en lo referido a la adjudicación. 22. El importe del anticipo que se otorgue deberá pactarse bajo la condición de precio fijo y para asegurar la aplicación correcta del anticipo. se podrán otorgar a discrecionalidad de la institución y según los lineamientos emitidos por la Dirección de Finanzas. Con excepción de las compañías de seguros. de Compras. el monto restante se pagará de contado a 10 días hábiles después de entregado el bien. para ser archivada en el expediente. terminación y nulidad de la contratación de bienes y/o servicios. en atención a lo establecido en el articulo 42 de la ley de Contrataciones Públicas. en la figura del Rector para contratos de bienes o servicios mayores a dos mil quinientas unidades tributarias (2500 UT). d) El anticipo a proveedores podrá otorgarse hasta por un 50% del monto total de la Orden de Compra o monto adjudicado. suspensión. b) Las fianzas deben ser otorgadas por una compañía de seguros o institución bancaria. 21. c) El Departamento de Compras devolverá previa solicitud por escrito la fianza al proveedor cuando la unidad ejecutora haya notificado que se realizó el control perceptivo por parte del Departamento de Bienes Nacionales y que haya cumplido con los compromisos pactados. las cuales deberán consignar una fianza bancaria. declaratoria de desierta. la misma deberá presentarse en forma previa a la entrega del mencionado anticipo. e) Los jefes de unidades deberán vigilar por el cumplimiento en la entrega del bien y garantía para ejecutar las fianzas en caso de incumplimiento por parte del proveedor y deberán notificarlo al Departamento de Compras. esta debe enviar copia de la Fianza al Dpto. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 7/88 .Los criterios b y c. El Consejo Universitario. deberán presentar como garantía una fianza de anticipo ante la unidad solicitante o ante el Departamento de Compras. equivalente a la totalidad del monto otorgado. Para el anticipo a proveedores rigen los siguientes criterios: a) Aquellos proveedores que soliciten anticipo. de acuerdo al caso.

Modalidades de Contratación: Son las categorías que disponen los sujetos a la Ley de Contrataciones Públicas. sino uniformar su uso e implantación del mismo. Emergencia comprobada: son los hechos o circunstancias sobrevenidas que tienen como consecuencia la paralización o la amenaza de paralización total o parcial de sus actividades o del desarrollo de las competencias del órgano o ente contratante. 1. Disponibilidad presupuestaria: Es el recurso financiero-presupuestario que permite realizar aquellos compromisos de gastos que ocurran en la Universidad. el cual se ejecutará mediante requisición y orden de compra según las condiciones y términos específicos de las cantidades a ejecutar. 3. para alguno de los órganos y entes sujetos a la Ley de Contrataciones públicas. 5. no se persigue establecer definiciones que coincidan con las generalmente aceptadas. 2. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 8/88 7. establecidas para efectuar la Selección de Contratistas para la Adquisición de Bienes. a continuación se explica la terminología utilizada en él. 6. Orden de Servicio: Documento que respalda la solicitud y entrega de materiales o servicios requeridos a los proveedores adjudicados a través de Contrato Marco. . GLOSARIO DE TÉRMINOS A los efectos de facilitar la comprensión del presente manual. sin perjuicio de las responsabilidades de carácter civil y penal que resulten procedentes. suministra un bien o presta un servicio no profesional ni laboral. técnica y financiera de un participante para cumplir con las obligaciones derivadas de un contrato. Contrato Marco: Contrato establecido con proveedores de un mismo rubro donde se establecen precios unitarios por cada renglón. Contratista: Toda persona natural o jurídica que ejecuta una obra. Prestación de Servicios y Ejecución de Obras. Las infracciones a las normas contenidas en la presente normativa darán lugar a la imposición de las respectivas sanciones administrativas y disciplinarias. en virtud de un contrato sin que medie relación de dependencia. 4. Calificación: Es el resultado del examen de la capacidad legal.23.

13. Francisco Ugel Secretario General MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 9/88 . Unidad Usuaria: Es la unidad responsable de efectuar las actividades previas a la contratación. Pliego de Condiciones: Es el documento donde se establecen las reglas básicas. celebrada el día veintiséis de octubre del año dos mil once. 11. Francesco Leone Rector Dr. Prestación de Servicios y Ejecución de Obras. 10.8. Dado. formular el requerimiento ante la unidad contratante. cada una según los montos que les corresponde (>2500 UT y <=2500 UT respectivamente) Sistema Referencial de Precios: Estructura de precios para los renglones de artículos o productos más solicitados por las unidades académicas y administrativas. Dr. evaluar la actuación y desempeño del contratista durante la contratación para la adquisición de bienes o prestación de servicios. requisitos o especificaciones que rigen para las modalidades. en su sesión Nº 2158 Ordinaria. Para el caso de la Universidad tanto el Departamento de Compras como cada unidad ejecutora de presupuesto. cumpliendo con los recaudos exigidos para suministrar un bien. 12. prestar un servicio a ejecutar una obra. Oferta: es aquella propuesta que ha sido presentada por una persona natural o jurídica. preparar el informe de recomendación y solicitar el otorgamiento de la adjudicación para la adquisición de bienes o prestación de servicios. 9. Unidad Contratante: Es la unidad responsable de solicitar y analizar las ofertas. sellado y firmado en la sala de Sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. son unidades contratantes. Presupuesto Base: Es una estimación de los costos que se generan por las especificaciones técnicas requeridas para la Adquisición de Bienes.

El Departamento de Compras. Cada unidad académica-administrativa. 4. deberá dar acceso al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) para que las unidades ingresen la información relacionada con la programación de compras. 3. dando cumplimiento a lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.01 Consolidación Programación de Compras Institucionales Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para la consolidación de la programación de compras a nivel institucional a fin de remitirla ante el Sistema Nacional de Contrataciones. informará mediante circular el lapso establecido para la elaboración de la programación de compras y la transcripción en el SIAD y en el módulo de programación de compras del Servicio Nacional de Contrataciones. El Departamento de Compras. El Departamento de Compras. 2.Procesos de Dirección PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. los movimientos ejecutados por las diferentes unidades 5. Normas Específicas 1. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 10/88 . será la unidad encargada de suministrar las pautas a las unidades administrativas para la programación de las compras anuales. será la responsable de la transcripción de los registros correspondientes a la programación de compras. El Departamento de Compras será el cuentadante ante el Sistema Nacional de Contrataciones y deberá monitorear a través del módulo Programación de Compras.

3. en el lapso establecido por el Departamento de Compras. 9. Terminado el plazo. Informa al Departamento de Compras vía telefónica o correo electrónico sobre la transcripción de la información sobre la programación de compras para su revisión. 2. Informa al Departamento de compras a través de Memorándum o correo electrónico. la culminación de la fase de transcripción de la Programación de Compras.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Consolidación Programación de Compras Institucionales DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Código P. 5. Emite reporte de Programación Consolidada. 7. 8. Revisa en la página web del Sistema Nacional de Contrataciones a través del Módulo Electrónico de Programación de Compras la información transcrita por el funcionario responsable de cada unidad académicaadministrativa. Solicita vía correo electrónico al Sistema Nacional de Contrataciones. listado con la información que han transcrito cada una de las unidades y efectúa la conciliación con los reportes del SIAD. Ingresa en el SIAD al Módulo Programación de Compras. Ingresa al Sistema Nacional de Contrataciones en el Modulo Programación Electrónica de Compras y transcribe la información de la programación de compras para el ejercicio fiscal de acuerdo al instructivo respectivo. de Compras Unidad AcadémicaAdministrativa Jefe de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 11/88 . cierra el Módulo de Programación de Compras. Emite reporte de consolidación de compras.01 Responsable Jefe de Compras Actividad 1. 4. Emite reporte de unidades que no completaron la transcripción. Genera un listado para verificar el registro de la información por parte de las unidades académicas-administrativas. 24. y registra las compras a efectuar durante el ejercicio fiscal. 10. Unidad AcadémicaAdministrativa Jefe de Compras y Funcionarios del Dpto. 6. Remite vía Web circular a las Unidades AcadémicoAdministrativas informando el lapso en el cual estará abierto el modulo de programación de compras para la información respectiva. 11.

Verifica los registros de la Programación de Compras: 13. Emite el Certificado de envío de la data por el Modulo de Programación de Compras del SNC. Entrega copia del reporte de aprobación emitido por el Sistema Nacional de Contrataciones (SNC) a la secretaria para el archivo respectivo. b. 3. Recibe reporte emitido por el SNC y archiva en la carpeta correspondiente. Si existe alguna discrepancia. Sistema Nacional de Contrataciones (SNC) Jefe de Compras Secretaria MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 12/88 . 5. 4. Si toda la información está correcta. Realiza el cierre de la Programación de Compras al Sistema Nacional de Contrataciones.Administrativa. detallando los ítems a modificar y apertura nuevamente el Sistema. genera automáticamente el consolidado de la Universidad como único ente en el Sistema Nacional de Contrataciones. c. a.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. emite correo electrónico al Jefe de Compras y a la Unidad Académico . Monitorea que cada funcionario realice las correcciones pertinentes. Elabora memorando informativo al Vicerrectorado Administrativo con una copia a la Dirección de Servicios Generales y Rectorado donde se indica el cierre de la Programación anual de compras.1. 2.01 Consolidación Programación de Compras Institucionales DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Jefe de Compras Actividad 1.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. El Departamento de Compras de forma conjunta con la Comisión de Contrataciones emitirá el cronograma de las contrataciones. Una vez realizada la conciliación de las compras a nivel institucional. eficacia y economía. Normas Específicas 1. 2. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 13/88 . Emite circular para las unidades académicas-administrativas señalando los rubros centralizados y la fecha de recepción de las requisiciones. analiza los rubros que fueron considerados por las unidades ejecutoras y determina mediante análisis técnico aquellos que por su cantidad y monto superan las unidades tributarias establecidas a nivel Institucional. 4. 3. Responsable Jefe de Compras DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1. 3. El Departamento de Compras. 2. Presenta listado de rubros centralizados al Vicerrectorado Administrativo para su consideración. podrá establecer un contrato marco bajo el esquema de lista de precios e informará oportunamente a las unidades académicas y administrativas el procedimiento a seguir para esta modalidad. a los efectos de garantizar el suministro de bienes y prestación de servicios que por sus características o recurrencia dificulten planificar la modalidad de selección de contratistas. a objeto que las mismas se planifiquen de acuerdo a sus necesidades. el Departamento de Compras informará a las unidades ejecutoras la adquisición de bienes o contratación de servicios que por su monto (a nivel institucional) superen las 2. Al inicio del ejercicio fiscal y una vez consolidada la Programación de Compras Institucional. que posibilite a las unidades académicas y administrativas establecer sus requerimientos oportunos.02 Análisis de la Programación de Compras Institucional Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para el análisis de la programación de compras institucional que permita un desembolso financiero por parte de la Universidad con criterio de eficiencia. Elabora el listado de rubros centralizados.T y deben ser centralizadas a través de esta unidad.500 U.

El Director y/o responsable de cada unidad académica-administrativa. se realizará a través de la página web www. Normas Específicas: 1.gob. Prestación de Servicios y Ejecución de Obras por cada procedimiento previsto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento efectuadas por las unidades académicas-administrativas de la UCLA. 2. deberá revisar el resumen de los procesos de contratación ejecutados antes de notificarle al Departamento de Compras que culminó la transcripción de la información satisfactoriamente.snc.ve. Unidad AcadémicaAdministrativa MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 14/88 . en el que informa a las unidades que el Modulo de Sumario de Contrataciones del SIAD y SNC. Formularios Utilizados Descripción Sumario de Contrataciones Origen SIAD Responsable Unidad AcadémicoAdministrativa Medio ElectrónicoFísico DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Jefe de Compras Actividad 1. Ingresa al SIAD y realiza Sumario de Contrataciones y el cierre correspondiente. Envía circular. las compras efectuadas durante determinado Trimestre. 4.03 Sumario de Contrataciones Trimestrales Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para informar al Servicio Nacional de Contrataciones (SNC) de las adquisiciones de Bienes.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. 3. Emite reporte de Sumario Consolidado. La información a transcribir en el Sumario de Contrataciones. estará abierto en un período determinado para la transcripción de las compras realizadas. El lapso establecido para que las unidades ejecutoras transcriban la información en el Modulo de Sumario de Contrataciones del SIAD será de 15 días continuos a partir del cierre del trimestre. Registra en el Modulo del SNC Sumario de Contrataciones. En el modulo denominado “Módulo Sumario de Contrataciones” diseñado por el Servicio Nacional de Contrataciones (SNC) de acuerdo al instructivo respectivo. 3. en el lapso establecido para ello. 2.

el reporte del sumario trimestral a nivel institucional. Verifica la información que han transcrito cada una de las unidades y luego realiza la conciliación con los reportes del SIAD. Informan al Departamento de compras vía correo electrónico. 12.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Sumario de Contrataciones Trimestrales DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Código P. Terminado el plazo. Monitorea a través del Módulo de Sumario de Contrataciones del Sistema Nacional de Contrataciones a los usuarios responsables de cada unidad con el fin de verificar el cumplimiento de la transcripción correspondiente. 10. el certificado de envío de los datos transcritos por las unidades académico-Administrativas. Secretaria 14. cierra el Módulo de Sumario de Contrataciones. Jefe de Compras 11. a. b. 6. Recibe reporte emitido por el SNC y archiva. 8. Entrega copia del reporte emitido por el Sistema Nacional de Contrataciones (SNC) a la secretaria para el archivo respectivo. Emite en Modulo de Sumario de Contrataciones del SNC. la culminación de la fase de transcripción del Sumario. 9. Si posee errores la información en el sistema. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 15/88 . se le informa tanto por correo electrónico como vía telefónica a la unidad responsable a fin de que verifique la información. Si no posee errores. Emite reporte de unidades que no cerraron.03 Responsable Jefe de Compras y/o Funcionarios del Departamento Unidad AcadémicaAdministrativa Actividad 5. Emite reporte consolidado de sumario trimestral. de acuerdo a los parámetros establecidos en el módulo genera el cierre del trimestre ejecutado a través del sistema. 7. 13. Solicita vía correo electrónico al Sistema Nacional de Contrataciones.

Si el funcionario va a ingresar al modulo de programación de compras.Administrativa en el que indica el login y contraseña para accesar a dichos módulos. 3. Si la clave será usada para ingresar a los módulos de programación de compras. Jefe de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 16/88 . Recibe el memorando e ingresa al sistema para crear las claves y editar la información de cada usuario.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. sumario de contrataciones y Evaluación del Desempeño. el Sistema Nacional de Contrataciones le crea directamente la contraseña. 4. 2. envía memorando al funcionario designado por el Jefe de la Unidad Académico . DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Unidad Académico Administrativa Actividad 1. el cual será responsable de accesar a los Módulos del Sistema Nacional de Contrataciones. Envía memorando al Jefe de Compras indicando los datos de identificación del funcionario designado por el Jefe de la Unidad.04 Asignación de Claves a Usuarios Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para la asignación de claves a los usuarios que utilizarán el Sistema Nacional de Contrataciones para el registro de la información correspondiente al proceso de compras.

cualquier inconveniente que se presente. Formularios Utilizados Código Descripción MPC-F. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 17/88 . 2. 3. deberá informar al Registro de Proveedores y Contratista de la Institución. la Dirección de Servicios Generales a través del Departamento de Compras deberá informar al Vicerrectorado Administrativo sobre la ejecución de la programación y el cumplimiento de los proveedores. Analiza junto al Jefe Sectorial de Compras el reporte de compras. El Departamento de Compras previa notificación de la unidad receptora del bien o servicio. Trimestralmente.Físico Jefe de Compras /Jefe Sectorial de Compras DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Jefe de Compras 1. Actividad Ingresa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) y genera mensualmente el reporte de órdenes de compras para verificar el status de la misma.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. señalando las órdenes de compras emitidas y no servidas a la fecha. Normas Específicas: 1. con la finalidad de que canalice a través de la Consultoría Jurídica la rescisión del contrato y la ejecución de las fianzas antes de su vencimiento. sobre los proveedores que no hayan cumplido con la entrega del bien o prestación del servicio a la fecha estipulada en la orden de compra.07 Reporte Ordenes de Compras Origen Departamento de Compras Responsable Medio Electrónico . 2.05 Seguimiento a la Orden de Compra Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para el seguimiento de las órdenes de compras emitidas y no servidas que permita el cumplimiento oportuno por parte de los proveedores seleccionados. Es responsabilidad de cada Jefe Sectorial de Compras de las secciones adscritas al Departamento de Compras. realizar el seguimiento de las órdenes de compras e informar al Director de Servicios Generales.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 18/88 . 4. Jefe Sectorial de Compras Actividad Se comunica con la unidad y los proveedores asignados a cada orden de compra que se encuentre pendiente para verificar la situación que presenta. Elabora informe a la unidad en caso de que la misma no esté servida.05 Seguimiento a la Orden de Compra DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable 3. 5. indicando los motivos señalados por el proveedor. elabora un informe dirigido al Vicerrectorado Administrativo con copia al Registro de Proveedores y Contratistas de la UCLA para su conocimiento y fines consiguientes. Recopila la información obtenida del seguimiento efectuado y junto con el Jefe de Departamento.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código MPC-01 PROCESOS OPERATIVOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 19/88 .

Si el monto de la contratación supera las 2. Si el monto de la contratación supera las 5.000 UT hasta 20.000 UT se realizará un Concurso Cerrado. Cada unidad será la responsable del control presupuestario según la requisición realizada. Las requisiciones deben ser enviadas al Departamento de Compras vía electrónica y de forma física debidamente aprobada por el responsable de la unidad solicitante. La requisición tendrá un número correlativo que será asignado a través del sistema integrado administrativo (SIAD). Normas Específicas 1. Para ello. elaborar el informe de recomendación para la adjudicación. deberá someter el expediente estructurado a la Comisión de Contrataciones para su aprobación. 5. El proveedor una vez recibida la notificación de adjudicación tendrá cinco (5) días hábiles para hacer entrega de las fianzas y ocho (8) días hábiles para la entrega de orden de compra o firma del contrato.000 UT se realizará una consulta de precios. 2. Asimismo. elaborar el informe de recomendación para la adjudicación. siendo la Comisión de Contrataciones la responsable de la selección de proveedores. Por ejemplo. 6. 7. La requisición será elaborada por la unidad ejecutora quien deberá presentar como anexos la documentación requerida según el tipo de bien que se solicita. c. se asignarán los responsables del proceso de contratación.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. El registro de las requisiciones lo realizará la unidad ejecutora. análisis de las ofertas.06 Recepción de Requisiciones Objetivo: Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que deberán realizarse parar la recepción de requisiciones de Bienes Materiales y Equipos. en caso de equipos de computación. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 20/88 .500 UT hasta 5. b. aval de la comisión de informática.000 UT se realizará Concurso Abierto. la requisición deberá tener anexo el pre-compromiso que avale la misma. De acuerdo al monto de la contratación. La unidad ejecutora es la responsable de garantizar la disponibilidad presupuestaria para cubrir el gasto de la compra a efectuar. 8. siendo la Comisión de Contrataciones la responsable de la selección de proveedores. siendo el Departamento de Compras el responsable de la selección de proveedores. 3. análisis de las ofertas. elaborar el Informe de Recomendación para la adjudicación. conforme a la normativa que lo regula. a. análisis de las ofertas. Si el monto de la contratación supera las 20. 4.

Verifica en el sistema integrado administrativo (SIAD) el registro correspondiente y revisa que cumpla con todas las especificaciones (disponibilidad presupuestaria. especificaciones técnicas de la contratación. Remite legajo de documentos: requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s) + calificación de las empresas al Jefe de Compras. presupuesto base mediante ofertas. económica y financiera. firmas autorizadas y anexos según el caso) firma. elabora la calificación de las empresas indicando el nivel estimado de contratación y calificación legal. sella la requisición o solicitud en señal de conformidad y devuelve la copia a la unidad solicitante. 2. Recibe de las unidades académicas-administrativas la Requisición de Materiales y Equipos tanto en físico en original y copia. Jefe Sectorial de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 21/88 . Recibe requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s). 4. 7. 3. como electrónicamente vía SIAD + pre-compromiso + autorización de la Dirección de Informática o Planta Física (según el caso) dependiendo del bien o servicio requerido. 5. Recibe requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s) y otros documentos. verifica el monto de la solicitud y los rubros a adquirir.06 Recepción de Requisiciones Formularios Utilizados Código Descripción MC-F01 Requisición de Materiales Origen Responsable Medio Responsable Secretaria Jefe de Departamento Sección de Contrataciones e Importaciones Jefe de la Unidad ElectrónicoUnidad Solicitante Físico AcadémicoAdministrativa DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1. 6. Da ingreso en el SIAD para el análisis respectivo y entrega al Jefe de Departamento. Una vez recibido el listado. y entrega a la Sección de Contrataciones e Importaciones. revisa los rubros adquirir y solicita por escrito a la Unidad de Registro de Contratista y Proveedores el listado de las empresas actualizadas en el ramo a contratar.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P.

Hace firmar la relación de requisiciones al Jefe de Departamento. 3. requisición (es) + precompromiso (s) + informe (s) respectivo (s)) + calificación de las empresas (de ser el caso). Una vez firmada la relación. Recibe requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s)) + calificación de las empresas (de ser el caso). Elabora e imprime una relación del sistema donde se visualizan las requisiciones anexas. 11. Asigna el comprador. a. Recibe requisición(es) + pre-compromiso(s) + informe(s) respectivo(s)) + calificación de las empresas y solicita mediante comunicación reunión con la Comisión de Contrataciones para presentar las solicitudes recibidas.000 UT. 9. y entrega a la Secretaria para la distribución interna.000 UT.500 UT y menor a 5. Si es mayor a 5. entrega documentos haciendo firmar por el comprador al momento de entrega.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. deciden el número de empresas a ser invitadas y entregan documentos al Jefe de Compras para la elaboración del pliego de condiciones y estructuración del expediente de la contratación. 2. Miembros de la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios Jefe de Departamento Secretaria MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 22/88 .06 Recepción de Requisiciones Responsable Jefe de Departamento DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 8. Recibe del Jefe de Departamento. Revisan y analizan las requisiciones recibidas y determinan el supuesto cuantitativo para la modalidad de contratación. 4. De acuerdo a la decisión por parte de la Comisión de Contrataciones.000 UT y menor a 20. b. i. entregan documentos al Jefe de Compras para ejecutar el procedimiento Consulta de Precios. Si es mayor a 20. c. Si es mayor a 2.000 UT se entrega documentos para la elaboración del pliego de condiciones y estructuración del expediente al Jefe de Compras 10. Si es Consulta de Precios 1.

Si es Concurso Cerrado o Abierto: 1.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Entrega documentos al Jefe de Sección de Contrataciones e Importaciones para la elaboración del Pliego de Condiciones. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 23/88 .06 Recepción de Requisiciones Responsable Secretaria DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad ii.

competencia y publicidad. 5.T. La unidad contratante. 6. 10. preparación de órdenes de compras u contratos.07 Selección de Proveedores por Consulta de Precios Objetivo: Establecer las actividades a ejecutarse para la selección de los proveedores por consultas de precios. El Departamento de Compras es la unidad contratante en la modalidad de selección por consulta de precios.. Para la consulta de precios. informe de recomendaciones y formar el expediente.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. se deberá tramitar el pre-compromiso. 8.000 U. El comprador deberá realizar el análisis de las ofertas en dos (2) días hábiles. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 24/88 . leyes y reglamentos a fin de cumplir con los principios de transparencia. deberán estar inscritos en el Registro Nacional de Contratista. Para toda contratación se deberá establecer un presupuesto base. 3. y para montos superiores a 4. de acuerdo a las normas institucionales. se deberá elaborar una invitación con las especificaciones técnicas señaladas en las requisiciones recibidas por las unidades académicas-administrativas. Normas Específicas 1. igualdad. análisis de las mismas. 2. 9. las solicitudes de ofertas. Para iniciar cualquier modalidad de selección de proveedores. La ejecución de este procedimiento se realizará considerando lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. será el responsable de elaborar el Acta de Inicio. las invitaciones. Todo proveedor de bienes deberá estar inscrito en el Registro de Contratistas y Proveedores de la UCLA para montos que sobrepasen las 600 U.T. 7. 4. Para cualquiera de las modalidades de contratación se deberá abrir un expediente en el cual se archiven todos los documentos generados por el proceso.El proveedor tendrá tres (3) días hábiles contados a partir de la entrega de la invitación para enviar la respectiva oferta.

y se debe mantener en el expediente de la contratación constancia del envío y la recepción de las invitaciones remitidas. tal como lo señala la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.En las Consultas de Precios.La unidad contratante deberá formar el expediente para la Consulta de Precios para Adquisiciones de Bienes o Prestación de Servicios con la siguiente documentación:  Orden de requisición  Disponibilidad presupuestaria  Presupuesto Base  Documentación legal de la empresa  Solvencia laboral vigente  Inscripción en el Registro de Contratista y Proveedores UCLA  Acta de Inicio  Invitaciones  Solicitud de ofertas  Análisis de las ofertas (cuadro comparativo)  Orden de compra o servicio  Informe de Recomendación  Nota de entrega del bien o servicio  Control perceptivo  Factura  Compromiso de Responsabilidad Social cuando supera las 2.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. por fax o correo electrónico. 12. la unidad usuaria deberá elaborar la evaluación del desempeño y enviarla vía electrónica al Servicio Nacional de Contrataciones. 14.  Solicitud de aclaratoria (si las hubiere)  Exposición de motivo (si fuere el caso) MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 25/88 . reservándose las acciones legales establecidas en nuestra legislación.En la invitación se deberá incluir lo relacionado a las garantías y solvencias requeridas.07 Selección de Proveedores por Consulta de Precios Normas Específicas 11. 13. así como el compromiso de responsabilidad social. las invitaciones a las empresas participantes podrán ser efectuadas mediante remisión escrita.El proveedor que incumpla la totalidad o parte de las condiciones originalmente establecida en la invitación podrá ser excluido del registro de proveedores de la Universidad y ésta podrá rescindir el contrato unilateralmente.500 UT. En este caso.

anota en el formulario “Entrega de Requisiciones y Recepción de Ofertas” la fecha de entrega y el nombre de quien recibe la copia de la invitación.4. 1. Si existe uno solo.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P.07 Selección de Proveedores por Consulta de Precios Formularios Utilizados Código Descripción MC-F01 MC-M01 MC-M02 MC-F02 Requisición de Materiales Invitación Acta de Inicio Entrega de Requisición y Recepción de Ofertas Análisis de Ofertas Origen Unidad AcadémicoAdministrativa Departamento de Compras Departamento de Compras Departamento de Compras Responsable Jefe de Unidad Comprador Comprador Comprador Medio Electrónico -Físico Físico Físico Físico MC-F03 Responsable Comprador Departamento de Comprador Físico Compras DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1. Elabora invitación con las especificaciones técnicas señaladas en la (s) requisición (es) recibida (s) y hace firmar por el Jefe de Compras.4. Se comunica con los proveedores a objeto de indicarles que pueden pasar a retirar la invitación. Si la entrega es vía fax o correo electrónico. Revisa el Registro de Contratista y Proveedores de la UCLA y selecciona examinando como mínimo a tres posibles proveedores. anexa comprobante de recepción del fax y solicita acuse de recibo de la empresa en papel membretado sellado y firmado. anota en el formulario “Entrega de Requisiciones y Recepción de Ofertas” la fecha de entrega.1. Levanta Acta para dar inicio al Proceso de Contratación bajo la modalidad de Consulta de Precios. 1.4. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 26/88 . 1.1. 1.2. Si la entrega es personal. Recibe la (s) requisición (es) (Física y Electrónica) + precompromiso + informe de la Comisión de Informática o Dirección de Planta Física según el bien o servicio adquirir y efectúa un análisis técnico de la misma.3. aplica lo establecido en el artículo 87 de la Ley de Contrataciones Públicas. 1. 1.2.

 Informe de recomendación. 1. en un lapso no mayor a dos (2) días hábiles revisa las mismas y coteja la firma para verificar que sean las autorizadas por la empresa. De ser necesario. 1.500 UT. Elabora cuadro comparativo de análisis de ofertas para determinar que cumplan con lo exigido en la invitación 1.1.7.7. solicita a la Comisión de Contrataciones el nombramiento de una Comisión Técnica en el caso de consultas de precios que por su cuantía supere las 2. Determina si el pre-compromiso cubre el gasto.7.5.  Pre-compromiso  Autorización de la unidad (si fuere el caso). Al recibir las ofertas. De no cubrir el monto correspondiente a la compra.  Remite expediente al Jefe de Compras para su autorización.2.7.7. 1. Responsable Comprador 1. Si los proveedores invitados no cotizan deberán informar por escrito las razones por lo cual no cotizan y se deberá buscar otros proveedores adicionales e iniciar nuevamente el proceso.  Aprobación Comisión de Informática (si fuera el caso)  Aprobación Dirección de Planta Física (Si fuera el caso)  Ofertas. De lo contrario. efectúa el análisis de las ofertas. 1. Espera por las ofertas de parte de los proveedores en un lapso no mayor a tres (3) días hábiles. informa por escrito a la unidad y solicita incremento al precompromiso. Si no cumple se descalifica al proveedor. 1.4.6.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P.07 Selección de Proveedores por Consulta de Precios DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1.  Análisis de Ofertas.3. Estructura el expediente de la contratación con los siguientes documentos:  Requisición. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 27/88 . Elabora el Informe de Recomendación. según formato establecido para ello.7.5.

9. elabora acta de adjudicación para ser firmada por la máxima autoridad. para la aprobación y asignación del Compromiso de Responsabilidad Social. procede a ejecutar procedimiento 08. analiza y autoriza el proceso de contratación. 7. procede a ejecutar el procedimiento 09. Presenta expediente de la contratación ante la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios de la UCLA. 3. 5.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Recibe expediente de la contratación. anexando el acta de adjudicación e informando fecha para la entrega de las fianzas o cheque de gerencia y firma del contrato. devuelve expediente al Comprador para la elaboración del Acta de Adjudicación. Recibe expediente de la contratación. Notifica por escrito a la(s) empresa(s) adjudicadas. 8. Si la contratación se efectúa por contrato marco. revisa el análisis de las ofertas e informe de recomendación. Envía a la unidad usuaria copia del acta de adjudicación. Si la contratación se efectúa por orden de compra. Una vez considerada la compra por la Comisión de Contrataciones. 4. 6. Jefe de Compras Comprador MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 28/88 .07 Selección de Proveedores por Consulta de Precios Responsable DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 2.

efectuar las invitaciones. 3. será la Comisión de Contrataciones. se deberá establecer el Presupuesto Base en función al Sistema Referencial de Precios. La Unidad Contratante en la modalidad de contratación por Concurso Cerrado o Abierto. así como las garantías y solvencias requeridas. 11. Concurso Cerrado y Abierto estará bajo la potestad de la máxima autoridad de la Universidad. cumpliendo con lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. La Adjudicación en la modalidad de Consulta de Precios. seleccionar los proveedores. tendrá la responsabilidad de coordinar las actividades previas al concurso cerrado. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 29/88 . se deberá elaborar el Acta de Inicio del proceso.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. 2. el proceso de selección de proveedores se realizará por Concurso Abierto. se regirán por lo dispuesto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. Cuando el monto de la Adquisición de Bienes o Servicios sea superior a 20. a fin de dar respuesta a las necesidades de las diferentes unidades.000 UT. En toda modalidad de contratación se deberá estructurar un expediente que contenga los documentos generados en el proceso. En el pliego de condiciones se deberá incorporar el Compromiso de Responsabilidad Social. recibir las ofertas y preparar el informe de recomendación. Para iniciar un proceso de selección de proveedores. se deberá contar con la disponibilidad respectiva. 5. 4. fijado por el Departamento de Compras. Cuando el monto de la Adquisición de Bienes o Servicios sea Superior a 5. 6. dependiendo del tipo de contratación. el proceso de selección de proveedores se realizará por Concurso Cerrado. 7.000 UT hasta 20. La Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios. Los procesos inherentes a las modalidades de contratación.08 Selección de Proveedores por Concurso Cerrado y Abierto Objetivo: Establecer las actividades a ejecutarse para la selección de proveedores en las modalidades de contratación.000 UT. En toda modalidad de contratación. Para toda modalidad de contratación. 8. 9. 10. Normas Generales 1.

el acuse de recibo de la invitación en papel membretado. 14.La Sección de Contrataciones e Importaciones.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. será la unidad encargada de publicar el pliego de condiciones en la página web de la Institución. 13.Cuando el rubro a contratar se relacione con la población estudiantil. 16. firmado y sellado por el responsable de la misma.08 Selección de Proveedores por Concurso Cerrado y Abierto Normas Específicas. Formularios Utilizados Código Descripción MC-M04 MC-M02 MC-M05 MC-M01 MC-F07 MC-M03 Pliego de Condiciones Acta de Inicio Acta de Recepción y Apertura de Ofertas Invitación Listado de Asistencia de Empresas Convocatoria Origen Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Responsable Secretaria de Comisión Secretaria de Comisión Secretaria de Comisión Secretaria de Comisión Secretaria de Comisión Secretaria de Comisión la la la la la la Medio Físico Físico Físico Físico Físico Físico MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 30/88 . se debe invitar a dos (2) representantes de los Centros de Estudiantes de cada Decanato y Federación de Centros de Estudiantes.El Departamento de Compras. se hace invitación a la Dirección de Auditoría Interna en calidad de observador.La empresa deberá informar al Departamento de Compras. 15. Asimismo.La invitación deberá indicar la dirección de la página web donde aparece publicado el pliego de condiciones. es la unidad encargada de elaborar el pliego de condiciones para los concursos cerrados. 12.

8. Dpto. 3. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras Jefe de Departamento MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 31/88 . 7. Coordinación de Comedores (Comedores) iv. Recibe información técnica por parte de las unidades e incorpora cualquier información adicional que se requiera así como el compromiso social empresarial. Remite vía web pliego de condiciones a los miembros de la comisión para su conocimiento y posterior revisión en conjunto.000 U.T. ii. Dirección Servicios Generales (Áreas Verdes. señalado por la Comisión de Contrataciones. 4. Si las contrataciones son recurrentes: a. verifica que todo esté conforme y emite convocatoria a los miembros de la Comisión para la revisión y aprobación del Pliego de Condiciones. Recibe de la Comisión de Contrataciones requisición (es) + precompromiso (s)+ informe(s) + selección de empresas a ser invitadas. elabora pliego de condiciones e incluye el compromiso de responsabilidad social. Dirección de Transporte (Parque Automotor (Seguro) iii. Elabora el acta de inicio del proceso. Telecomunicaciones (Enlaces de Internet y Servicios de Centrales Telefónicas). b. Estructura el expediente de la contratación. Vigilancia y Seguros Patrimoniales). Recibe pliego de condiciones + acta de inicio + expediente de la contratación. 6. Si las contrataciones no son recurrentes y superan las 5.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. 5. tales como: i. Solicita a las unidades académicas y administrativas la información técnica a ser incluida en el pliego de condiciones.08 Selección de Proveedores por Concurso Cerrado DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad 1. Entrega pliego de condiciones + acta de inicio + expediente de la contratación al Jefe de Departamento. solvencias y garantías. 2..

16. avalan el pliego de condiciones y firman el Acta de Inicio. 13. Elabora Lista de Asistencia de empresas. Remite a las empresas vía fax o correo electrónico la invitación verifica su recepción y solicita acuse de recibo de la empresa por escrito en papel membretado y sellado 14. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 32/88 . Acta de Recepción y Apertura de Ofertas.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. 15. Elabora convocatoria de concurso e indica la fecha de recepción de ofertas y hace firmar por el Presidente de la Comisión. Dirección de Auditoría Interna y a las personas asignadas por la unidad ejecutora y hace firmar una lista de cotejo en señal de haber sido informados y archiva en el expediente de la contratación 17. Elabora Invitación indicando las empresas seleccionadas y hace firmar por el Presidente de la Comisión. Dpto. 10. 12.08 Selección de Proveedores por Concurso Cerrado DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Comisión de Contrataciones Actividad 9. Entrega original de la convocatoria a cada uno de los integrantes de la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios. Devuelven al Jefe de Compras pliego de condiciones y acta de inicio para la elaboración de las invitaciones. 11. Hoja de Observaciones Proveedores y archiva en el expediente de la contratación.Una vez reunidos. revisan. Reciben pliego de condiciones + acta de inicio verifican que todo esté conforme. Emite comunicación a la unidad ejecutora para solicitar quienes serán las personas asignadas para participar en el acto público de recepción y apertura de ofertas.

Pliego de Condiciones d.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Invitaciones e. Solicitudes de aclaratoria (si las hubiere) h. Acta de Recepción del Pliego de Condiciones g. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Actividad 18.08 Selección de Proveedores por Concurso Cerrado DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Dpto. Entrega expediente de la contratación a la Secretaria de la Comisión de Contrataciones mediante memorándum. Requisiciones b. Acto motivado (si lo hubiere) i. Pre-Compromisos c. Hoja de Observaciones Proveedores Jefe Sectorial de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 33/88 . Lista de Asistencia Proveedores k. Convocatorias j. Acta de Recepción y Apertura de Ofertas l. para el inicio del acto público de Recepción y Apertura de Ofertas con los siguientes documentos: a. Acta de Inicio f.

tales como: i. Vigilancia y Seguros Patrimoniales).000 U. Si las contrataciones no son recurrentes y superan las 20. elabora pliego de condiciones e incluye el compromiso de responsabilidad social. Recibe de la Comisión de Contrataciones requisiciones + precompromiso (s)+ informe(s). Estructura el expediente de la contratación. Solicita a las unidades académicas y administrativas la información técnica a ser incluida en el pliego de condiciones. Elabora el acta de inicio del proceso. 5. Elabora Cronograma de Actividades. Remite vía web pliego de condiciones y cronograma de actividades a los miembros de la comisión para su conocimiento y posterior revisión en conjunto. señalado por la Comisión de Contrataciones. Dirección Servicios Generales (Áreas Verdes. Recibe pliego de condiciones + acta de inicio + expediente de la contratación. Si las contrataciones son recurrentes: a. 9.09 Selección de Proveedores por Concurso Abierto DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad 1. Coordinación de Comedores (Comedores) iv. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras Jefe de Departamento MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 34/88 . Entrega pliego de condiciones + cronograma de actividades+ acta de inicio + expediente de la contratación al Jefe de Departamento.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. 4. 8.T. b.. 7. Recibe información técnica por parte de las unidades e incorpora cualquier información adicional que se requiera así como el compromiso social empresarial. verifica que todo esté conforme y emite convocatoria a los miembros de la Comisión para la revisión y aprobación del Pliego de Condiciones. Dirección de Transporte (Parque Automotor (Seguro) iii. 2. Dpto. ii. 3. 6. solvencias y garantías. Telecomunicaciones (Enlaces de Internet y Servicios de Centrales Telefónicas).

Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 35/88 . 16. 13. 14.Elabora Lista de Asistencia de empresas.Entrega original de la convocatoria a cada uno de los integrantes de la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios. 11.Elabora convocatoria de concurso e indica la fecha del Acta Público de Recepción y Apertura de Ofertas y hace firmar por el Presidente de la Comisión.Realiza la publicación del Pliego de Condiciones en el Módulo de Publicación Electrónica del SNC. Una vez reunidos. Web de la UCLA. publica en la Pág.09 Selección de Proveedores por Concurso Abierto DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Comisión de Contrataciones Actividad 10. Firman el Acta de Inicio.Reciben pliego de condiciones + cronograma de actividades + acta de inicio verifican que todo esté conforme. Hoja de Observaciones Proveedores y archiva en el expediente de la contratación. Dirección de Auditoría Interna y a las personas asignadas por la unidad ejecutora y hace firmar una lista de cotejo en señal de haber sido informados y archiva en el expediente de la contratación 18. Acta de Recepción y Apertura de Ofertas. revisan y avalan el pliego de condiciones. 15. con 72 Horas de anticipación. Devuelven al Jefe de Compras pliego de condiciones y acta de inicio para la publicación de los mismos.Emite comunicación a la unidad ejecutora para solicitar quienes serán las personas asignadas para participar en el Acto Público de Recepción y Apertura de Ofertas.Una vez aprobada la Publicación del Pliego de Condiciones por el SNC. 17. Dpto. 12.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P.

Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Actividad 19. Invitaciones e. Convocatorias h. Acta de Recepción y Apertura de Ofertas j. Acta de Recepción del Pliego de Condiciones g. Pre-Compromisos c. Hoja de Observaciones Proveedores Jefe Sectorial de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 36/88 . para el inicio del acto público de Recepción y Apertura de Ofertas con los siguientes documentos: a.09 Selección de Proveedores por Concurso Abierto DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Dpto.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Pliego de Condiciones d. Lista de Asistencia Proveedores i. Entrega expediente de la contratación a la Secretaria de la Comisión de Contrataciones mediante memorándum. Requisiciones b. Acta de Inicio f.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Código P.10

Recepción y Apertura de Ofertas

Objetivo
Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que deberán realizarse para la Recepción y Apertura de Ofertas, según lo dispuesto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.

Normas Específicas:
1. El proceso de Recepción y Apertura de Ofertas, debe realizarse en la fecha y hora previstas, en presencia de los siguientes miembros: a. Presidente(a) de la Comisión. a. Secretario(a) de la Comisión b. Director(a) de Servicios Generales c. Director(a) de Finanzas. d. Jefe(a) de Compras. e. Consultor(a) Jurídica f. Un representante de Auditoria Interna en calidad de observador del proceso. g. Los proveedores que participan en el proceso. h. Una comisión técnica, en calidad de observadores, integrada por dos personas, quienes serán nombradas por la unidad solicitante (estos pueden ser el jefe de la unidad y un experto en la materia). 2. El secretario(a) de la Comisión de Contrataciones, deberá coordinar la firma del control de asistencia por parte de los proveedores que asistan a la apertura de sobre. 3. El secretario(a) de la Comisión de Contrataciones, deberá entregar a los proveedores la hoja de observaciones, a fin de que emitan su juicio acerca del proceso de contratación donde participen. Formularios Utilizados

Código
MC-F07 MC-M06 MC-M05

Descripción
Control de Asistencia Empresas Hoja de Observaciones Acta de Recepción y Apertura de Ofertas A y B

Origen
Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones

Responsable
Secretaria Secretaria Secretaria

Medio
Físico Físico Físico

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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Código P.10

Recepción y Apertura de Ofertas DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Responsable
Secretaria Comisión de Contrataciones

Actividad
1. El día y hora pautados proceden a dar recepción y apertura de ofertas presentadas por las Empresas (Sobre A y B). 2. Extrae del expediente de la contratación, el control de asistencia y la hace firmar por los representantes de las empresas en orden de llegada. 3. Hace entrega a los proveedores una hoja, para que emitan por escrito las observaciones acerca del proceso y la devuelvan al final de la apertura de sobres. 4. Extrae del Expediente, Acta de Recepción y Apertura de Sobre A y B. 5. Da inicio a la recepción y apertura de ofertas, llama a los proveedores uno a uno de acuerdo al orden de llegada, se les solicita la cédula de identidad y se van abriendo los sobres ”A” en el mismo orden. 6. Revisan el contenido del sobre “A” Aspectos Legales y Financieros y verifican que cumpla con los requisitos exigidos en el pliego de condiciones. a. Si cumple con lo exigido: se entrega al proveedor los documentos originales con su cédula de identidad y se hace firmar el Acta de Recepción y Apertura de Ofertas. b. Si no se cumple con lo exigido: deja constar en Acta la descalificación del proveedor, hace firmar por el mismo y se lee en voz alta a todos los presentes. 7. Se llama uno a uno a los proveedores calificados en el orden de llegada, para que presenten el sobre “B” el cual contiene la Oferta, el Compromiso de Responsabilidad Social y la Fianza o cheque de gerencia de sostenimiento de la oferta. 8. Revisan que el proveedor cumpla con el Compromiso de Responsabilidad Social y con la fianza. a. Si no cumple con el Compromiso de Responsabilidad Social y fianza de sostenimiento de la oferta, se le entrega al proveedor su oferta, sin derecho a ser leída y se descalifica, dejando constar en acta firmada por el proveedor descalificado y se le entrega copia del acta para que libere su fianza.
b. Si cumple con el Compromiso de Responsabilidad Social y la fianza de sostenimiento de la oferta, se le entrega la oferta original al presidente de la Comisión de Contrataciones.

Presidente de la Comisión

Miembros de la Comisión de Contrataciones

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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Código P.10

Recepción y Apertura de Ofertas

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Responsable
Presidente del Comisión de Contrataciones

Actividad
9. Lee en voz alta, lo contentivo en la oferta (montos de las cotizaciones, la garantía de la compra), y se revisa que lo solicitado se encuentre en el sobre consignado por el proveedor.

10.Una vez concluido el Acto Público de Recepción y Apertura de Ofertas: 10.1. Hace firmar el Acta de Apertura de Sobres A por todos los proveedores y por los miembros de la Comisión de Contrataciones. 10.2. Hace firmar el Acta de Apertura de Sobres B por las Secretaria de la empresas que quedaron calificadas y por los miembros Comisión de de la Comisión de Contrataciones. Contrataciones 11.Fotocopia el Acta de Recepción y Apertura de Ofertas (Sobres A y B), entrega copia a cada proveedor, al representante de Auditoría Interna y unidad solicitante. 12.Recoge las hojas de observaciones, une con todos los documentos consignados por los proveedores más actas y los introduce en el expediente de contrataciones. 13.Hace entrega de las ofertas a la Comisión Técnica mediante formato de entrega de ofertas para el análisis y elaboración del informe. 14.Entrega al Departamento de Compras, expediente de la contratación + sobres A y B de las empresas calificadas para el análisis financiero y de recomendación.

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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Código P.11

Análisis de Ofertas Objetivo Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que debe realizarse para el análisis de las ofertas calificadas en la Recepción y Apertura de Ofertas, cumpliendo lo estipulado en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. Normas Específicas 1. La Comisión Técnica para el análisis de las ofertas deberá considerar un presupuesto base según los bienes o servicios a contratar. 2. La comisión técnica tendrá un lapso de dos (02) días hábiles para analizar las ofertas calificadas en el concurso abierto y un (01) día hábil para concurso cerrado, a fin de emitir opinión al respecto. 3. El Departamento de Compras, será la unidad encargada de elaborar el informe financieros y de recomendación de las empresas participantes, en un lapso de cuatro (4) días para concurso abierto y tres (3) días para concurso cerrado. 4. La máxima autoridad deberá otorgar la adjudicación o declarar desierto el procedimiento, deberá dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción del informe de recomendación emitido por la Comisión de Contrataciones.

Formularios Utilizados Código Descripción
MC-M07 MC-M08 MC-M09 MC-F05 Informe Financiero Informe de Recomendaciones Acta de Adjudicación Asignación del Compromiso de Responsabilidad Social

Origen
Dpto. Compras Dpto. Compras Dpto. Compras Dpto. Compras

Responsable
Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones

Medio
Físico Físico Físico Físico

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 40/88

revisa lo recibido y firma dejando constancia en el formato de cotejo. Recibe de la Secretario (a) de la Comisión de Contrataciones. 12. 4.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Elabora el informe técnico proponiendo la mejor oferta del servicio en cuanto a especificaciones técnicas. Elabora convocatoria a los miembros de la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios para el análisis y firma de los informes financieros y recomendación. Informe Financiero y Recomendación + Informe Técnico (si es el caso). Compras Jefe de Compras Dpto. expediente de la contratación + sobres A y B de las empresas calificadas. 2. Recibe del Jefe de Compras. Entrega informe técnico + ofertas recibidas al Jefe de Compras.11 Responsable 1. Espera el informe de la Comisión Técnica para elaborar el informe de recomendación. Recibe expediente de la contratación + sobres A y B. Recibe expediente de la contratación + sobres A y B de las empresas calificadas. 5. Comisión Técnica 3. Dpto. Entrega al Jefe de Compras expediente de la contratación + sobres A y B. efectúa análisis y prepara el informe financiero en un lapso de un (1) día hábil si es concurso cerrado y dos (2) días hábiles si es concurso abierto. Recibe de la Comisión Técnica el informe y remite a la Sección de Contrataciones e Importaciones para la elaboración del informe de recomendación. 10. Informe Financiero y Recomendación + Informe Técnico (si es el caso). 9. 7. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras Jefe de Compras Jefe Sectorial de Compras (Sección Contrataciones e Importaciones) Jefe de Compras/Comisión de Contrataciones 6. 8. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 41/88 . entrega a la Sección de Contrataciones e Importaciones para el análisis financiero. el informe de la Comisión Técnica y en un (1) día hábil elabora el informe de recomendación. Análisis de Ofertas DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad Recibe del Secretario (a) de la Comisión de Contrataciones. 11. oficio con las ofertas recibidas. Analiza las ofertas de cada una de las empresas calificadas en un día hábil para concurso cerrado y dos (2) días hábiles para concurso abierto.

Remite mediante memorándum. 17. Elabora Acta de Adjudicación o Declaratoria Desierta dos (2) originales y dos (2) copias (según el caso) y anexa documentos respectivos. Si la contratación es mediante adjudicación directa. informa a la empresa adjudicada. 14. 16.11 Análisis de Ofertas DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Actividad En la fecha indicada en la convocatoria. Acta de Adjudicación o Acta de Declaratoria Desierta publica en la página web módulo Contrataciones Públicas. 18. se reúnen. Si la contratación es mediante Concurso abierto. 15. Responsable Miembros de la Comisión de Contrataciones Bienes y Servicios Dpto. analizan y firman el Informe Financiero y Recomendación. Asignan el compromiso de responsabilidad social. Recibe Informe Financiero y Recomendación firmados por los miembros de la Comisión de Contrataciones y entrega a la Sección de Contrataciones e Importaciones para la elaboración del Acta de Adjudicación o Declaratoria Desierta (según el caso). Sección Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras 19. 21. Forma legajo con los siguientes documentos: originales Acta de Adjudicación + Informe de Recomendación + Informe Financiero e introduce dichos documentos en el expediente de contratación. Concurso Abierto Anunciado Internacionalmente y Concurso cerrado remite vía correo.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Compras Jefe de Compras 13. 20. Acta de Adjudicación o Declaratoria Desierta (según el caso) con los documentos respectivos para la firma de la máxima autoridad. Devuelven documentos al Jefe de Compras para la elaboración del Acta de Adjudicación o Declaratoria Desierta (según el caso). MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 42/88 .

Remite copia del contrato al Departamento de Compras para su incorporación al expediente 27.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. 22.11 Análisis de Ofertas 22. Remite a la Dirección de Extensión copia del Acta de Adjudicación + Asignación de Compromiso de Responsabilidad Social para su control y seguimiento. Si la contratación corresponde: 22. Adquisición de bienes. extrae el expediente del archivo e incorpora el contrato de servicio. Recibe copia del acta de adjudicación. 26. Recibe de la unidad solicitante. 29. 24. Archiva nuevamente el expediente Jefe de Compras Sección Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 43/88 . (ir paso 25) 23. Remite a la empresa ganadora original Acta de Adjudicación + Asignación de Compromiso de Responsabilidad Social o Acta Declaratoria Desierta (según el caso).2. contrato de servicio y entrega a la Sección de Contrataciones e Importaciones para la incorporación al expediente de la contratación 28. Unidad Solicitante 25.1. Recibe contrato de servicio. elabora contrato y hace firmar por la máxima autoridad y el representante legal de la empresa adjudicada. entrega el expediente de la contratación al comprador asignado para elaborar la orden de compra o contrato marco. Si es servicio. verifica el proceso de contratación ejecutado. remite mediante memorándum copia acta de adjudicación a la unidad solicitante para la elaboración del contrato.

3. Pre-Compromiso 4. Invitación 5. 6. Cuando las mercancías no fuesen entregadas en los lapsos establecidos. Requisición 2. la misma llevará anexo la carta compromiso donde se establecen las condiciones mediante las cuales debe regirse la adquisición del bien. Acta de Inicio 3. la Universidad podrá rechazar la entrega de mercancía faltante. 5. Normas Específicas 1. a fin de dar respuesta a las necesidades de las unidades académicas y administrativas. 4.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Orden de Compra en original con 5 copias o contrato marco (según el caso) MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 44/88 . siempre que el proveedor lo solicite por causa justificada. Ofertas. conforme la normativa vigente. 2. rescindir el contrato y reclamar al proveedor la indemnización estipulada en el contrato. Aprobación Dirección de Planta Física (si fuere el caso) 10. La secretaria del Departamento de Compras mantendrá actualizado el archivo de los expedientes de compras y el control de las compras en proceso. Análisis de Ofertas 7. La Universidad podrá conceder prórrogas para la entrega de la mercancía. Al entregar la orden de compra al proveedor. Aprobación Comisión Informática (si fuere el caso) 9.12 Elaboración de la Orden de Compra Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para la elaboración y procesamiento de las órdenes de compras. El expediente según la modalidad de contratación deberá contener: 1. Informe de Recomendación 8.

4. De estar todo correcto. 6. Recibe orden de compra + expediente de la contratación. 2. Genera relación en el SIAD en original y copia. Revisa el expediente de la contratación a procesar. verifica e ingresa al sistema SIAD.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Recibe orden (es) de compra (s) junto al expediente de la contratación. Comprador Jefe de Compras Secretaria MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 45/88 . aprueba y firma. Revisa orden (es) de Compra (s) para verificar la información contenida y chequea que los soportes estén completos. conforma la misma y entrega al Jefe de Compras. 9.12 Elaboración de la Orden de Compra Formularios Utilizados Código Descripción MC-F04 MC-M11 Orden de Compra Carta Compromiso Proveedor Origen Departamento de Compras Departamento de Compras Responsable Comprador/Jefe de Compras Comprador/Jefe de Compras Medio ElectrónicoFísico Físico DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad 1. 3. según el tipo de compra. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD). transcribe la información referida a la compra a efectuar y genera la (s) orden (es) de compra (s) en original y cinco (5) copias. en original y copia. 8. Une la (s) orden (es) de compra (s) con los documentos respectivos. 7. Entrega orden de compra + expediente de la contratación al Director de Servicios Generales para la firma y envía a la Dirección de Finanzas junto a la relación elaborada en SIAD. Entrega a la secretaria orden (es) de compra (s) junto al expediente para el envío a la Dirección de Finanzas. 5.Archiva copia la relación. 10.

Copia a Contabilidad Financiera. f.  3ra. Departamento 13. Archiva relación en el expediente según el proceso realizado. Nº de Secretaria Rif. Archiva expediente de la contratación. b.1. Copia Archivo Departamento  5ta. Copia Expediente del Proveedor. d. (Ir paso 12) 11. a. Si la condición de la orden de compra es aprobada: a. Copia a Contabilidad Presupuestaria.  2da. Fecha de entrega y fecha de vencimiento. Revisa el motivo de la devolución y entrega al Jefe de Compras. Se comunica con el proveedor para que retire copia de la orden de compra y firme el comprobante de entrega.  4ta. De ser necesario se comunican con Jefe de la unidad ejecutora. c.Recibe orden de compra devuelta. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 46/88 . revisa. e. registra en el sistema la entrada y coteja que los soportes recibidos concuerden con los enviados con anterioridad. Remite original a la unidad académica-administrativa junto a memorando de remisión. Envía copia de la orden de compra junto a un memorando de remisión a las unidades siguientes:  1era. Nº de orden.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P.2.12 Elaboración de la Orden de Compra DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad 11.Decide junto al comprador sobre la situación y entrega a la secretaria documentos remitidos por la Dirección de Finanzas para efectuar las correcciones según el caso planteado. Elabora vía SIAD comprobante de entrega de la orden. analiza y consulta al comprador sobre el particular. Si la condición de la orden de compra es devuelta: 11.Una vez procesada la Orden de Compra respectiva por la Dirección de Finanzas. el cual indica: nombre de la empresa. 12. Copia Bienes Nacionales.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 47/88 .Envía nuevamente los documentos a la Dirección de Finanzas para su revisión.12 Elaboración de la Orden de Compra DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Secretaria Actividad 14.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. ingresa al sistema SIAD. actualiza el status de la orden de compra.Recibe los documentos devueltos por la Dirección de Finanzas. 15.

4. Un Original a la(s) empresa (s) adjudicada(s) b. distribuye de acuerdo a lo siguiente: a. elabora contrato marco y anexa listado de Materiales Adjudicado (Anexo 1). 3. Comprador MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 48/88 . Imprime dos contratos en original y una (1) copia y envía con memorándum para la firma del Rector. a fin de dar respuesta a las necesidades de las unidades académicas y administrativas. Entrega expediente de la contratación a la Secretaria para su archivo. El contrato marco podrá tener una duración correspondiente a un período fiscal. 2. Revisa el expediente de la contratación a procesar. Formularios Utilizados Código Descripción MC-M10 Contrato Marco Origen Departamento de Compras Responsable Comprador/Jefe de Compras Medio ElectrónicoFísico DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad 1. Recibe contrato firmado y se comunica con el representante de la empresa adjudicada para la firma del contrato.13 Establecer las actividades a ser ejecutadas para la elaboración del Contrato Marco conforme la normativa vigente.PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Elaboración Contrato Marco Objetivo: Código P. Normas Específicas 1. 2. Una Copia a la Dirección de Finanzas 5. Un Original Expediente de la Contratación c. Una vez firmado el contrato. El contrato marco contendrá como anexo el listado de materiales adjudicados según la modalidad de contratación.

6.14 Establecer las actividades a ser ejecutadas para la solicitud de los insumos requeridos por las unidades académicas-administrativas mediante orden de servicio ante los proveedores adjudicados según contrato marco. Normas Específicas 1. Recibe ofertas por los proveedores seleccionados y efectúa análisis comparativo de los precios ofertados. Imprime un original y dos copias de la orden de servicio.PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Emisión Orden de Servicio Objetivo: Código P. 2. firma y hace firmar por el Jefe de Compras y coloca sello. 5. a fin de constatar los precios actuales vs iniciales. organiza según los rubros. La ejecución del contrato marco lo realizará el Departamento de Compras mediante la emisión de orden de servicio para los proveedores adjudicados. Comprador MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 49/88 . para determinar variaciones. Formularios Utilizados Código Descripción MC-F06 Orden de Servicio Origen Departamento de Compras Responsable Comprador/Jefe de Compras Medio ElectrónicoFísico DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad 1. Ingresa al SIAD. módulo de compra y elabora orden de servicio. Verifica las ofertas iniciales presentadas por las empresas adjudicadas en las diferentes modalidades de contratación. 4. 3. 2. La orden de servicio deberá ser anexada al expediente de la contratación. Recibe requisiciones + pre-compromisos según el cronograma establecido por el Departamento de Compras para la administración del Contrato Marco según los rubros centralizados. Solicita mediante comunicación escrita vía fax o correo electrónico nueva oferta a los proveedores.

remite por fax o correo electrónico solicitando acuse de recibo por la misma vía. entrega original al representante de la empresa y hace firmar la copia en señal de recibido.PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Emisión Orden de Servicio Código P.14 Responsabl e DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad Entrega orden de servicio a los proveedores. Remite copia de la orden de servicio a la unidad solicitante para su control y posterior pago al proveedor. Comprador MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 50/88 . Si es personal. De lo contrario. Forma legajo de documentos con requisiciones + pre-compromiso + ofertas + copia orden de servicio y archiva en el expediente de la contratación.

revisa e ingresa al sistema para la realizar el movimiento respectivo y firma. elabora relación de salida de documentos y remite a la Dirección de Finanzas para la revisión. 7.15 Objetivo: Establecer las actividades a ejecutarse para realizar las anulaciones o modificaciones de las órdenes de compras.) Apartado Presupuestario Origen Unidad Ejecutora Responsable Jefe de la Unidad Medio Electrónico Físico DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Dpto.  Formato de Modificación Presupuestaria en original y tres (3) copias. Entrega los documentos a la secretaria para la distribución. Hace firmar por el Director de Servicios Generales.  copia de la orden de compra. Compras Secretaria Actividad 1. Recibe de la Unidad Ejecutora: el Formato de Modificación Presupuestaria en original y tres (3) copias + copia de la orden de compra + formulario anexo orden de compra (de ser el caso) + Memorándum de remisión. 3. Recibe solicitud de modificación o anulación de orden de compra. 5. 6. 8. Ingresa al sistema y da entrada de los documentos. 2. según lo establecido en la normativa interna a fin cumplir con los requerimientos de las unidades académicasadministrativas. Recibe los documentos según el movimiento efectuado.PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Anulaciones o Modificaciones Orden de Compra Código P. Ingresa al sistema para darle salida a los documentos en el SIAD. Formularios Utilizados Código Descripción F-03 (Manual FR.  formulario anexo orden de compra (de ser el caso)  Memorandum de remisión  Relación emitida por el jefe de compra. Entrega al Jefe de Departamento. Jefe de Departamento Secretaria MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 51/88 . 4.

Remite copia del formulario modificación presupuestaria a las siguientes unidades: 14. Francisco Ugel Garrido Secretario General MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 52/88 . Copia – Contabilidad Financiera.1.15 Responsable Actividad 9.Distribuye original de la modificación presupuestaria de la siguiente manera: 13.1. Copia – Contabilidad Presupuestaria. 2da. 14.4.1. recibe modificación presupuestaria.Da entrada en el SIAD.Una vez revisado por la Dirección de Finanzas. 3ra. 11.1.1.1. en su Sesión N° 2158. Secretaria Dado firmado y sellado en el salón de Sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.2. 14. 13. 1era. 10. celebrada el día de 26 de octubre dos mil once. Ordinaria. Copia – Expediente de la contratación. se archiva en el Departamento.1.1. 5ta. Dr.5.1. 12. Recibe copia de la relación de salida de documentos firmada en la Dirección de Finanzas y archiva como soporte del trámite efectuado. Si es una modificación por incremento o disminución a la Orden de Compra se entrega al proveedor. Si es una modificación de datos o anulación de la orden de compra.PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Anulaciones o Modificaciones Orden de Compra DESCRIPCIÒN DEL PROCEDIMIENTO Código P. realiza las averiguaciones correspondientes y soluciona dicha situación. copia orden de compra y relación de envío.Coteja y chequea que todos los documentos recibidos se corresponda con los enviados.Unidad Ejecutora 14.1. Copia .1. 14. 13.3. Copia – Bienes Nacionales 14.2. De faltar algún documento. Francesco Leone Durante Rector Dr. 4ta.1.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código MPC-01 Actualización Septiembre 2011 FORMATOS Y MODELOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 53/88 .

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código MPC-01 Fecha Septiembre 2011 FORMULARIOS Formatos Código MC-F01 MC-F02 MC-F03 MC-F04 MC-F05 MC-F06 MC-F07 Descripción Requisición Entrega de Requisiciones y Recepción de Ofertas Análisis de Ofertas Orden de Compra Asignación Compromiso Responsabilidad Social Orden de Servicio Control de Asistencia Empresas Modelos Código MC-M01 MC-M02 MC-M03 MC-M04 MC-M05 MC-M06 MC-M07 MC-M08 MC-M09 MC-M10 MC-M11 Descripción Invitación Acta de Inicio Convocatoria Pliego de Condiciones Acta de Recepción y Apertura de Ofertas Observaciones del Proveedor Informe Financiero Informe Recomendación Acta de Adjudicación Contrato Marco Anexo Orden de Compra (Compromiso Proveedor) MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 54/88 .

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código MPC-01 Actualización Septiembre 2011 FORMATOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 55/88 .

Compromiso Nro.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE COMPRAS Requisición Nro. Fecha REQUISICION DE MATERIALES Y EQUIPOS RO Código Unidad Solicitante Unidad Solicitante RC Nombre del Solicitante Firma del Solicitante Código Unidad Ejecutora Responsable de la Unidad Ejecutora Firma Destino de lo solicitado Codificación del Material DETALLE DE LA SOLICITUD Descripción del Material Unidad de Medida Cantidad Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Formato Nº 1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 56/88 .

de Requisición: No. de Fax Recepción de Ofertas Consignado Fecha Recibida por por la Unidad Observaciones Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Formato Nº 2 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 57/88 . de Licitación: Fecha: Fecha de Vencimiento Entrega de Requisiciones y Recepción de Ofertas Proveedor Fecha de Entrega o Envío Requisición Nombre de quien recibe No.Unidad Solicitante: UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES No.

Cantidad Partida Genérica Especifica SubEspecifica Unidad de Medida Precio Unitario Importe Selección del Producto Precio Unitario Importe Selección del Producto Precio Unitario Importe Selecció n del Product o Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Formato Nº 3 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 58/88 .UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE COMPRAS Unidad Solicitante: Código: No. de Requisición: Pag. Fecha: ANALISIS DE COTIZACIONES PROVEEDORES CODIFICACIÓN Ítem Código Pres.

A. Fecha: DATOS DEL PROVEEDOR Nombre Rif Dirección DATOS DEL PEDIDO Condiciones de Pago Lugar Entrega Fecha DATOS DE LA UNIDAD SOLICITANTE Nombre de la Unidad Código Jefe de la Unidad DATOS DE LA UNIDAD RECEPTORA DEL BIEN O SERVICIO Nombre de la Unidad Código Dirección Código Unidad Ejecutora CODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA Partida Genérica Específica Sub.V.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE COMPRAS ORDEN DE COMPRA Nro.A. Numérico Unidad. Proveedor Contabilidad Financiera Contabilidad Presupuestaria MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 59/88 . Importe de la Orden Director de Servicios Generales Materiales o Servicio Fecha Recibido por Exp. Total I. OC : Orig. Proveedor Arch.V. Solic Bienes Nac.Específica Control Importe REN CODIFICACION DEL MATERIAL DESCRIPCION DEL MATERIAL UNIDAD DE MEDIDA CANT PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL Elaborado Jefe de Compras Total Sin I.

Creación de nuevos empleos permanentes  3. Aportes  en  dinero  o  especies  a  programas  sociales  determinados  por  el  Estado    o  Instituciones sin fines de lucro  6. Formación socio productiva de integrantes  de la comunidad.UNIVERSIDAD  CENTROCCIDENTAL”  LISANDRO ALVARADO”  VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO  Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Formato Nº 4 COMISIÒN  DE CONTRATACIONES ASIGNACIÓN COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL (CRS)  CONCURSO:      COMPAÑÍA CONTRANTE:  FECHA REALIZACION:  MONTO  DE  CONTRATACIÓN  LA  MONTO CRS:  PERÍODO DE EJECUCIÓN     COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL  1.            ACTIVIDADES A EJECUTAR      OBSERVACIONES:  Vo  Bo.  Comisión  Contrataciones‐UCLA:      de   Responsable  Contratante    Empresa  Fecha:      Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Formato Nº 5 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 60/88 . Cualquier otro proyecto social.  4. Proyectos de Desarrollo Socio‐Comunitario  2. Venta de bienes a precios solidarios o al  costo  5.

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE COMPRAS Contrato Marco Nro.Unit Total Sub-Total IVA Total Factura Departamento de Compras Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha: Fecha: Fecha Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Formato Nº 6 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 61/88 . Proceso de Contratación Nombre de la Empresa Representante Legal Unidad Ejecutora Responsable de la Unidad Ejecutora Destino de lo solicitado Cantidad Unid/Med DETALLE DE LO SOLICITADO Descripción Prec.

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISIÓN DE CONTRATACIONES Barquisimeto-Estado Lara CONTROL DE ASISTENCIA Descripción de la Contratación: EMPRESA REPRESENTANTE FECHA   Observaciones: Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Formato Nº 7 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 62/88 .

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código MPC-01 Actualización Septiembre 2011 MODELOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 63/88 .

Presidente de la Comisión de Contrataciones Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Modelo Nº 1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 64/88 . Las empresas interesadas. en la siguiente dirección: ___________________________________________________________. Cumplir con el Compromiso de Responsabilidad Social. Sres. Presentar Garantía de Fiel Cumplimiento.de ______ 201__ Tengo el agrado de dirigirme a usted. Atentamente.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISION DE CONTRATACIÒN INVITACIÓN Barquisimeto. deben tener en cuenta que la calificación técnico administrativa para este proceso contempla los siguientes requisitos:    Estar inscrita o actualizada en el Registro de contratistas y proveedores de la UCLA. en la oportunidad de invitarle a participar en la ___________________ No ______ correspondiente a _______ ___________________._____________________________________ Representantes de la Empresa: ________________ Ciudad. a más tardar el día ___________ a las ______. Del mismo modo se indican las especificaciones esenciales: Descripción Condiciones de entrega o ejecución Tiempo de validez de la oferta Criterios de evaluación de El oferente deberá presentar su propuesta citando el respectivo No _________________.

 en concordancia a lo establecido en el  artículo  107  de  la  Ley  de  Contrataciones  Públicas  y  su  Reglamento.  __________________  relacionado  con  (nombre  de  la  modalidad  de  contratación) por un monto estimado de________________.      Las empresas seleccionadas fueron:  Nombre Empresa  Nivel Estimado de Contratación  Calificación Financiera    El proceso de contratación se realizará de acuerdo al siguiente cronograma: (Descripción del cronograma según la modalidad de contratación) En conformidad con lo anteriormente expuesto firman los miembros de la Comisión de Contrataciones: _______________________  Presidente         ______________________  Miembro __________________________ Miembro __________________________ Miembro ___________________________ Secretario (a) _______________________ Miembro Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Modelo Nº 2 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 65/88 .  se  da  inicio  al  procedimiento  de  contratación  Nro.  siendo las __________.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISION DE CONTRATACIÒN ACTA DE INICIO     Hoy lunes ___________________.

fax. Presidente Comisión de Contrataciones Una voz del pensamiento Av.          “(Colocar Descripción). Morán entre 21 y 22 Quinta Morelyz. en la oportunidad de convocarlo a la APERTURA DE SOBRES. a las __________ en el ____________________________ Agradeciendo su presencia. la cual se efectuará el día __________. me suscribo de usted.Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” Dirección de Servicios Generales  Departamento de Compras No. teléfono. correspondiente a la referencia arriba indicada. Para: Fecha: De: Asunto: Convocatoria   REF. Concurso Abierto N°. Atentamente.  Me dirijo a usted. 0251-2591484-2591486 Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Modelo Nº 3 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 66/88 .

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISIÓN DE CONTRATACIONES Barquisimeto – Estado Lara COMISION DE CONTRATACIONES  PLIEGO DE CONDICIONES CONCURSO CERRADO ACTO UNICO DE RECEPCIÓN Y APERTURA DE LA OFERTA ECONÓMICA CONCURSO CERRADO N°. Objeto:           Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 67/88 .

CRONOGRAMA DE LA CONTRATACIÓN  Concurso Cerrado N°. Acto Público de Recepción y Apertura de la Oferta Económica: Fecha:  Hora: Lugar:  Modalidad: Acto Único Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 68/88 .Barquisimeto. Objeto:   Solicitud de Aclaratorias: Las dudas deberán ser remitidas al correo electrónico: compra@ucla.ve.edu. y serán respondidas por esta misma vía al email que a tal efecto haya indicado cada participante.

La Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. de Investigación. 10. las cuales revisten de carácter contractual ante futuras acciones legales. y por las demás Leyes y Normas Internas de la UCLA.39. ________ .000. en el _________________________________________. c) Los Productores. Las empresas participantes en este Proceso de Concurso Cerrado deberán estar Inscritas en la Superintendencia de Seguros (SUDESEG) y presentar un Patrimonio Propio No Comprometido (PNC) al 31/12/2008 Mayor o Igual a Diez Millones de Bolívares Fuertes (Bs. para la ______________________.39.ºº). el día ___________ a las _________-.Estimados Señores: Empresas o Cooperativas y Otras Formas Asociativas.000. 1. inscritas en la Superintendencia de Seguros. Las necesidades a satisfacer por la Universidad a través de este Concurso Cerrado. Corredores o Sociedades de Corretaje sólo podrán presentar una Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 69/88 .181 de fecha 19-05-2009. se realizará mediante la modalidad de exigir en un mismo acto la presentación de la voluntad de participar y la documentación necesaria. tiene por Objeto la Contratación de ______________________desde el __________ hasta el ____________”. es la de garantizar el buen funcionamiento de sus Actividades Académicas. Prestadoras de Servicios y Productores de Seguros. publicado en Gaceta Oficial N°. periodicidad y condiciones que se detallan en él. El presente Concurso Cerrado. en tal sentido las Compañías de Seguros sólo podrán presentar una única oferta bien por si misma o bien a Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 b) través de un único intermediario (productores. 2. deberán ajustarse y regirse por lo establecido en el presente pliego y las características técnicas y de servicios a realizar. que el proceso de CONCURSO CERRADO N°. CRITERIOS GENERALES: a) Estas condiciones tienen por objeto regular el proceso de selección de un proveedor para la prestación del servicio requerido. Ley de Contrataciones Públicas. basándose en lo establecido en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Extensión y Administrativas. con experiencia en el ramo asegurador. la cual debe ser presentada ante LA COMISION DE CONTRATACIONES DE LA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”. publicada en Gaceta Oficial N°. OBJETO DEL CONCURSO CERRADO. participa a las Empresas o Cooperativas y Otras Formas Asociativas.165 de fecha 24-04-2009. Prestadoras de Servicios y Productores de Seguros. corredores de seguro ó sociedades de corretaje) debidamente autorizado para ello. Decreto 4998. mediante una Eficiente y Eficaz prestación del Servicio de ___________________. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas.. La Contratación de _______________________________. ó Mayor o Igual que el Ciento Cinco por Ciento (105%) del Margen de Solvencia.F.

El acto de contratación tendrá como modalidad. Financieros y Técnicos. Con posterioridad a la presentación de los documentos requeridos en este proceso. que no estén apegadas a los requerimientos dispuestos en el presente pliego de condiciones. deberán estar redactados en idioma español. Los oferentes deberán presentar sus ofertas en los renglones descritos en las especificaciones de la Contratación. Económicos. a la Oferta que reporte mayores beneficios a la Institución. es decir. No se admitirán propuestas alternativas y/o condicionadas. acto único con apertura de sobres. deberán cumplir con la normativa legal vigente en el país. Los referidos sobres serán identificados con la siguiente etiqueta: NOMBRE DE LA EMPRESA PARTICIPANTE: ____________________ Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 CONCURSO CERRADO Nº: ____________ SOBRE: ________________________________________________ NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL: ______________________ CONTENIDO DEL SOBRE “A” TRES (3) COPIAS DE CADA UNO DE LOS DOCUMENTOS Y/O SOLVENCIAS QUE SE SOLICITEN (SALVO QUE SEA REQUERIDA EN ORIGINAL). que serán consignadas en sobres cerrados y sellados. la información adicional que considere conveniente para aclarar o complementar la documentación consignada. no podrán actuar en representación de varias compañías de seguros dentro del mismo proceso. Técnicos y Financieros. En este mecanismo la calificación y evaluación serán realizadas simultáneamente. evaluará las ofertas y otorgará la Adjudicación. y serán colocados de forma ordenada en carpetas encuadernadas. La oferta y demás documentos que formen parte integrante de ésta. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 70/88 . Oferta Económica. La descalificación del oferente.d) e) f) g) h) oferta en nombre y representación de una (01) Empresa de Seguros. Dichos sobres serán identificados de la siguiente forma: Sobre A: Sobre B: Aspectos Legales. debidamente firmados en cada uno de sus folios y enumerados (requisito indispensable). La Comisión de Contrataciones de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. documentos de calificación y ofertas. la Comisión de Contrataciones podrá solicitar por escrito a las empresas participantes. será causal de rechazo de su oferta. 3. siempre y cuando las mismas hayan calificado en los aspectos Jurídicos. PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Los documentos deberán ser presentados en el orden solicitado. contentivos de manifestación de voluntad de participar. CADA UNA EN CARPETAS SEPARADAS Y ENCUADERNADAS. Los servicios prestados. con separadores.

12. establecido en el Artículo 90 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas. apellido.. Teléfonos. 6. ó Mayor o Igual que el Ciento Cinco por Ciento (105%) del Margen de Solvencia. 10.F. Original y Copia de Dos (2) referencias Bancarias dirigidas a la UCLA. 8. En caso de que el Representante Legal no asista al acto.ASPECTOS LEGALES Y FINANCIEROS. Original y Copia de la Cédula de Identidad del Representante Legal de la Empresa.000. En esta Declaración Jurada se deberá indicar lo siguiente: “Queda entendido que la Universidad podrá descalificar a la empresa participante si ésta a la fecha señalada por esta Institución no consigne los Originales de las Solvencias y demás Documentos citados en esta Declaración Jurada. sin que esta acción de lugar a 10. 2. Certificado de Inscripción en el Sistema Nacional de Contrataciones. recientes para la fecha de recepción de los documentos y apertura de sobres de este Concurso Cerrado. Las Empresas deberán presentar una Declaración Jurada firmada por su Representante Legal en Original y Copia. 9. Original y Copia de la Carta de Manifestación de Voluntad de participar en el Concurso Cerrado firmada por el Representante Legal de la Empresa o por persona debidamente Autorizada para tal fin. reclamo alguno ante cualquier Organismo Público y Tribunales de la República por parte de esa empresa. Solvencia Municipal donde tenga el domicilio la empresa. 4. de Credencial del Productor o Corredor de Seguros (Vigente). 11. donde den Fe de estar Solventes para el mes de MAYO de 2009 ó a la fecha de este Concurso Cerrado. Las Cooperativas deberán consignar en conjunto con la información solicitada Copia del Certificado de Cumplimiento (Vigente) emitido por la Superintendencia Nacional de Cooperativas (SUNACOOP). publicada en Gaceta Oficial No. 37. 7. 3. Copia de la Declaración de Impuesto sobre la Renta.ºº). Cooperativa y/o de la Persona debidamente Autorizada para este Concurso Cerrado. Copia de los Estados Financieros Auditados por un Contador Público y Visados por el Colegio de Contadores Públicos. correspondientes a los tres (3) últimos Ejercicios Económicos. cédula de identidad y nacionalidad de quien lo va a representar en el Proceso de Concurso Cerrado. 5. correspondiente al último ejercicio económico. éste deberá Autorizar mediante Comunicación escrita firmada por él en Original y Copia a la Persona que lo representará indicando el nombre. Copia de la Dirección.O. y la Solvencia Laboral.S. Copia del Registro Mercantil. e-mail de la Empresa y/o Productor de Seguros. Las empresas participantes en este Proceso de Concurso Cerrado deberán presentar Copia de la documentación que le acredite un Patrimonio Propio No Comprometido (PNC) al 31/12/2008 Mayor o Igual a Diez Millones de Bolívares Fuertes (Bs.285 de fecha 18 de Septiembre de 2001. 1. Fax. salvo que la constitución de la Empresa sea menor a un año. Acta Constitutiva y Estatutos con sus respectiva publicaciones y modificaciones si las hubiere. INCES S. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 71/88 . 13.000. en las siguientes obligaciones: RIF. Copia del Certificado de Inscripción (Vigente) ante la Superintendencia de Seguros (SUDESEG) de la Empresa y No.

10 y 11. corredor. deberá presentar como requisito indispensable los Originales de la documentación solicitada en los Aspectos Legales y Financieros Numerales 4. Original y Copia de Comunicación escrita mediante la cual se aceptan los términos y condiciones establecidas en el Presente Concurso Cerrado de Precios con sus respectivos anexos que forman parte integral del mismo.14. 1. b. La Oferta Económica debe estar debidamente firmada en cada una de sus páginas por el Representante Legal de la Empresa. La empresa propondrá solamente Una (1) persona para que la represente en este Concurso Cerrado. productor o agente de seguro autorizado por la empresa aseguradora para llevar a cabo el servicio contratado. Cooperativa o por la persona Autorizada para tal fin. para su respectiva verificación. 6. Presentación del Monto Total y Prorrateado de la Cobertura Ofertada para ____________________________– desde el _________ hasta el ______________”. la no presentación de la misma a la fecha señalada por la Universidad es causal inmediato de descalificación del Oferente como participante en este proceso de Concurso Cerrado sin que ello de lugar a reclamos o acciones legales por parte de los Oferentes. discriminadas según las especificaciones establecidas por la Universidad en el Formato Anexo No. “NOTAS IMPORTANTES”: a. 15. productor. 8. La empresa que resulte seleccionada por la Universidad para contratar la ____________________. CONTENIDO DEL SOBRE “B”: EN ORIGINAL Y ACOMPAÑADO DE TRES (3) COPIAS DE CADA UNO DE LOS DOCUMENTOS EN CARPETAS SEPARADAS Y ENCUADERNADAS.F) y deberá ceñirse estrictamente a lo requerido en el Formato Anexo No. La Oferta Económica se presentarán en moneda nacional (Bs. recientes para la fecha de recepción de los documentos y apertura de sobres de este Concurso Cerrado. Declaración de cumplimiento del Compromiso de responsabilidad Social. es causal inmediato de descalificación del Oferente como participante en este proceso de Concurso Cerrado. 2. Original y Copia de Referencias que Acrediten la Experiencia de la Empresa. desde el ________ hasta el ___________. por cuanto el resultado de evaluación del servicio prestado por este a la Universidad. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 72/88 . Cooperativa y del Productor de Seguros en la prestación de este tipo de servicio indicando: Clientes. será imputado a la empresa en futuros procesos de Concurso Cerrado. se exhorta a las Empresas o Cooperativas y Productores a no descuidar la presentación total de los requerimientos anteriormente descritos. 1. acompañado de las direcciones de los Centros de Contacto y Nomina del Personal que prestará la debida atención. 3. 4. Teléfonos. 9. La falta de alguno de los recaudos solicitados en el Sobre “A” referido a los ASPECTOS LEGALES Y FINANCIEROS. 16. Se le sugiere a la empresa seleccionar debidamente al asesor. Original y Copia de Dos (2) referencias Comerciales dirigidas a la UCLA. Currículum detallado de la persona. 6. OFERTA ECONOMICA. 7. 1. 5. Dirección y Fechas de Prestación.

los cuales serán entregados a la Comisión de Contrataciones de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” o __________________________ el día _________________. aprobada en Consejo Universitario en su Sesión No. INFORMACIÓN ADICIONAL: a. de fecha 07/03/2007. No se aceptarán Empresas o Cooperativas y Otras Formas Asociativas. En ningún caso se admitirán ingresos al recinto donde se desarrolla el proceso de Concurso Cerrado después de la hora fijada. pago. la donación que aportará la empresa contratista. la cual citamos a continuación: Art. no puede afectar los costos de la presente contratación. Según lo establecido en el Decreto N°. es causal inmediato de descalificación del Oferente como participante en este proceso de Concurso Cerrado. podrá solicitar cualquier información adicional que considere conveniente o necesaria.” b. debe ser dirigido por la naturaleza de la contratación. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 73/88 . 5. Igualmente deberán inhibirse de participar aquellas personas que tengan nexos familiares con funcionarios de la Institución responsable del proceso de compras. así como Estudiantes bajo la condición de Activos.929. LEY DE CONTRATACIONES PÚBLICAS.ESTABLECIMIENTO DEL COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL. extender los plazos. en la oferta debe indicarse de manera explicita. “NOTAS IMPORTANTES”: La falta de alguno de los recaudos solicitados en el Sobre “B” referido a la OFERTA ECONOMICA. de igual manera deben tener presente los oferentes. ni se admitirán ofertas después del día y la hora de consulta. Queda entendido que el monto de _______________________. contrato. En este sentido. La Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” durante el estudio y análisis de los documentos presentados en los Sobres “A” y “B”. dirección y coordinación de actividades administrativas o parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad. En este caso. la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. Ordinaria. esta Comisión decide que el Compromiso de Responsabilidad Social. en la Sala de Reuniones del Vicerrectorado Administrativo. suspender este Proceso de Concurso Cerrado. que la Responsabilidad Social es el compromiso del ente contratante con la sociedad. y Prestadoras de Servicios cuyas Directivas Actuales o Pasadas incluyan miembros de la Comunidad Universitaria en calidad de Personal Docente. aquellas empresas que pertenezcan a personas que ejerzan funciones dentro de la Universidad. 1759. ni aquellas empresas referidas en el Artículo No 27 de la “Normativa para la Adquisición de Bienes o Contratación de Servicios en la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” (UCLA)”. derivado del articulado indicado en la Ley. Administrativo y Obrero (Activos y Jubilados). la cual tendrá incidencia en la selección del contratista. rechazar aquellas que no se ajusten a las condiciones establecidas en el Pliego y/o tomar cualquier otra decisión que considere oportuna y conveniente a sus intereses sin que ellos den lugar a reclamo alguno por parte de los participantes. reservándose el derecho de modificar esta convocatoria. se solicita que dicho compromiso vaya dirigido a ____________________________________. c. 8 “No deberán participar en las licitaciones públicas.

le serán remitidas a todas las empresas invitadas. mediante la presentación de una Fianza de Fiel Cumplimiento. si no resultaren responsabilidades que hayan de ejercitarse sobre la garantía definitiva y una vez transcurrido el plazo de la misma. se procederá a la devolución de la garantía. La Empresa o Cooperativa que resulte favorecida con la Buena Pro. 1. 980 de fecha 07 de Noviembre 1967. el representante legal o autorizado de la Empresa. Cooperativa y Otras Formas Asociativas. publicado en la GACETA OFICIAL DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA N° 5561 DEL 28 DE NOVIEMBRE DE 2001 y demás Disposiciones de carácter legal emitidas por la Superintendencia de Seguros. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 74/88 . los Aspectos Legales y Financieros. 28. RESPONSABILIDAD DE LAS EMPRESAS O COOPERATIVAS Y PRODUCTORES DE SEGUROS.edu. con sede en Barquisimeto Estado Lara.545. creada mediante Decreto del Ejecutivo Nacional No. debe ser a nombre de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” y es obligatorio que en la misma se identifique la Universidad en los siguientes términos: “La Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. de igual forma las aclaratorias. una vez cumplida con la Universidad las obligaciones derivadas de la Contratación de las Pólizas de Seguros. GARANTIA DE MANTENIMIENTO DE LA OFERTA EN ORIGINAL Y TRES COPIAS. referente al presente Concurso Cerrado. dudas y cualquier información o modificación al Pliego de condiciones. CADA UNA EN CARPETAS Y ENCUADERNADAS. Las Empresas o Cooperativas y Otras Formas Asociativas. otorgada por una Institución Financiera o Empresa de Seguros. Prestadoras de Servicios y Productores de Seguros. serán responsables de sus actuaciones de conformidad con lo establecido DECRETO LEY DE EMPRESAS DE SEGUROS Y REASEGUROS No.F. publicado en Gaceta Oficial No. deberán ser remitidas al correo electrónico compra@ucla. y Prestadoras de Servicios. una Garantía de Mantenimiento de la Oferta de Servicio. por la suma de TRES MIL BOLÍVARES FUERTES SIN CÉNTIMOS (Bs.ºº). los días __________ al _____________ y serán respondidas al email que haya colocado el participante. DEVOLUCIÓN DE GARANTÍAS (Fianza de Fiel Cumplimiento o Cheque de Gerencia a favor de la UCLA). deberán presentar en éste Proceso de Concurso Cerrado. al momento de Abrir el “Sobre B”.d.000. 3. En caso de cualquier duda o información adicional relacionada con la Documentación.475 de esa misma fecha”. Las Empresas o Cooperativas y Productores de Seguros. La referida Fianza. debidamente notariada o mediante cheque de gerencia a favor de la UCLA.ve.

                 FIRMA  Una voz del Pensamiento Dirección de Servicios Generales Dpto.    las  siguientes  personas:  __________________________  miembros  principales  de  la  Comisión  de  Contrataciones  de  la  Universidad  Centroccidental  “Lisandro  Alvarado”.    REF.    siendo  las  __________.  (Descripción del Concurso) Hoy  lunes  ___________________.  se  reunieron  en  _______________________de  la  Universidad  Centroccidental  “Lisandro  Alvarado”. Morán entre 21 y 22 Quinta Moreliz Teléfonos: 2591484-2591486 Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 5 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 75/88 .  las  Empresas  participantes.  con  la  finalidad  de  proceder  al  acto  de  apertura de sobres correspondiente al Concurso (Descripción del Concurso)    EMPRESAS PARTICIPANTES    EMPRESA    ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________                            REPRESENTANTE                      No. C. de Compras Av.I.    Observadores  e  invitados  especiales.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISIÓN DE CONTRATACIONES Acta de Apertura de Sobres “SOBRE A” Concurso ______________________ No.

de Compras Av. y de cualquier observación que se formule al respecto.” En conformidad con lo anteriormente expuesto firman los miembros de la Comisión de Contrataciones: Una voz del Pensamiento Dirección de Servicios Generales Dpto. procederá en el acto fijado. dejando constancia en el acta de esto. a la apertura y verificación de su contenido.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISIÓN DE CONTRATACIONES Acta de Apertura de Sobres Concursos Abiertos 011/2009 OBSERVACIONES DE LA COMISIÓN  DE CONTRATACIONES  _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ En concordancia a lo establecido en el artículo 54 de la ley de Contrataciones Públicas. Morán entre 21 y 22 Quinta Moreliz Teléfonos: 2591484-2591486 Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 5 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 76/88 . el cual señala “una vez concluido el lapso de entrega de los sobres contentivos de las manifestaciones de voluntad u ofertas.

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMITE DE CONTRATACIONES Barquisimeto-Estado Lara HOJA DE OBSERVACIONES Descripción de la Contratación Empresa Representante Autorizado: Observaciones:   Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 5 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 77/88 .

Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 7 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 78/88 .UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMITE DE CONTRATACIONES Informe Financiero de las Empresas Participantes Contratación: __________________________________________ Hoy (colocar el día. fecha y hora de realización). Considerando. el análisis de los estados financieros de las empresas por medios de los cuales se deducirán los indicadores que definirán la capacidad de contratación. cuya apertura de sobre se realizó el (indicar el día. el grado de solvencia y endeudamiento que presentan. fecha y año) se elabora el informe financiero de (cantidad en letras y número de las empresas analizadas) empresas las cuales participaron en el proceso de concurso N°______________ y se mencionan a continuación: La finalidad del concurso es: (describir el objeto del concurso) Se realiza un análisis exhaustivo apegado a lo expuesto a la Ley de Contrataciones Públicas vigente. lo solicitado en el pliego de contratación y los estados financieros de cada una de las empresas. Este informe expone los índices y conclusiones de la evaluación financiera a las empresas que participaron en el proceso. rendimiento de la misma. así como.

I. Firma Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 7 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 79/88 .(Descripción de los diferentes índices financieros de las empresas analizadas) Índice de Solvencia y Liquidez Rotación de Cuentas por Cobrar Rentabilidad Rendimiento sobre los Activos Endeudamiento Factor de Rendimiento y Riesgo Financiero Nivel de Contratación Conclusiones del Análisis De conformidad con lo anteriormente expuesto. Nombres y Cargo C. firman los integrantes del Comité de Contrataciones.

seguidamente se aperturaron los sobres de las empresas participantes. financieros y técnicos. capacidad de contratación y costo. En fecha (colocar el día de la semana. económicos y financieros y las ofertas que presentaron las empresas que participaron en el proceso de contratación arriba indicado. a su vez se evalúa experiencia basado en la revisión de los documentos constitutivo de la empresa y los que sustentan su vigencia legal. mes y año. se procedió al acto de Recepción Única de Ofertas Definitivas de este proceso. las cuales se mencionan y presentan los siguientes montos: (Colocar la descripción de la licitación) Empresas Costo Apegado a lo dispuesto en el artículo _____ de la Ley de Contrataciones Vigente. a los efectos de analizar los aspectos legales. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 8 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 80/88 . lugar y hora). las siguientes personas (mencionar las personas asistentes señalando su número de cédula). se adopta los siguientes criterios generales: Evaluación de aspectos legales. fecha en letra y número.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMITE DE CONTRATACIONES Informe de Recomendación Contratación: __________________________________________ Hoy (colocar el día. económicos. fecha y año) reunidos en (indicar el lugar de reunión) de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.

I.EVALUACION DEL ASPECTO LEGAL (Colocar las observaciones encontradas sobre este aspecto) EVALUACION FINANCIERA (Colocar las observaciones encontradas sobre este aspecto) EVALUACION TECNICA Y ECONOMICA DE LAS OFERTAS (Colocar las observaciones encontradas sobre este aspecto) ANALISIS DEL COMITÉ DE CONTRATACIONES (Este espacio está referido a las conclusiones del análisis efectuado por la Comisión Técnica de las ofertas presentadas por las empresas que participaron en el proceso de contratación)      De conformidad con lo antes expuesto firman los miembros del Comité de Contrataciones de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 8 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 81/88 . Nombre y Cargo C.

). (nombre del Rector con C. El Rector de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. mes y año). CONSIDERANDO 1.I. en uso de sus atribuciones legales y reglamentarias. Lo recomendado por el Comité de Contrataciones en su informe de Adjudicación N° ________.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMITE DE CONTRATACIONES Barquisimeto-Estado Lara ACTA DE ADJUDICACIÓN CONCURSO __________N° _______     En Barquisimeto. al Concurso (describir el proceso de concurso señalando número del proceso y fecha de realización). ACUERDA Otorgar la Adjudicación a la empresa: (colocar el nombre de la empresa) correspondiente a la (describir el proceso de concurso y el compromiso social asumido por el adjudicatario) RECTOR Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 9 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 82/88 . a los (colocar la fecha en letras y números.

1. a quien en lo adelante y a los efectos de este contrato marco se le denominará EL/LOS PROVEEDOR (ES).239. Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 10 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 83/88 . _________________________________. con domicilio en Barquisimeto. el cual se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA: OBJETO 1. según consta en Acta de Proclamación y Juramentación del 15 de mayo de 2006. de esa misma fecha. El presente contrato marco regula las condiciones para el suministro y entrega del material que soliciten las diferentes unidades académicasadministrativas de la UCLA de acuerdo a la lista de materiales señaladas en el pliego de condiciones. representada en este acto por el Rector.. Tomo 112 de los Libros de Autenticaciones la Notaría Pública Cuarta de Barquisimeto en fecha 18 de mayo de 2006.425. con sede en Barquisimeto. acorde con lo dispuesto en el artículo 26. mayor de edad. representada en este acto por __________________________________________________________. quien para los efectos de este contrato se denominará LA UNIVERSIDAD. creada mediante Decreto del Ejecutivo Nacional de la República de Venezuela Nº 980 del 7 de noviembre de 1967 publicado en la Gaceta Oficial Nº 28. inscritas en el Registro Mercantil ______________________________________________________________ Según Acta de Adjudicación otorgada en fecha ______________.475. Licenciado en Contaduría pública identificado con la Cédula de Identidad Nº 5. perteneciente a la modalidad de contratación _________.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” Vice Rectorado Administrativo CONTRATO MARCO PARA EL SUMINISTRO DE XXXXXX Entre la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. se ha convenido en celebrar el presente CONTRATO MARCO en la Universidad. por una parte y por la otra. numeral 13 de la Ley de Universidades y el Artículo 12 del Reglamento de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. FRANCESCO LEONE DURANTE.672 de fecha 11 de enero de 2006. electo para el cargo de Rector de conformidad con lo previsto en el capítulo III del Título II del Reglamento de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. Estado Lara. Estado Lara. venezolano. debidamente autorizado por el Consejo Universitario en su Sesión Ordinaria Nº 1. inserta bajo el Nº 34.

VARIACIÓN DEL SUMINISTRO Se podrán introducir incrementos sustanciales a las cantidades o número de unidades de bienes a ser suministrados basados en este contrato marco.1. VIGENCIA Los precios acordados para el suministro de requerimientos serán los que se deriven de las ofertas que realicen los proveedores seleccionados que resulten adjudicados. las condiciones específicas señaladas en el pliego de condiciones anexo.1. señale el pliego de condiciones. impuestos. explicando las razones del incremento.1. Forman parte integrante del presente contrato. se dará como aprobada la nueva lista de precios. en un período no mayor de diez (10) días calendarios. TERCERA: SUMINISTRO 3. tendrán una vigencia de tres (3) meses. anterior mediante comunicación dirigida a la Comisión de Contrataciones. la cual podrá ser modificada solo en caso de ocurrir cualquier decisión gubernamental que afecte los precios acordados tales como tasa cambiaria. 2. Vencido este término. Ésta será analizada de acuerdo al procedimiento que a tal efecto. VARIACIÓN DEL PRECIO En los trimestres sucesivos los proveedores podrán ofertar nuevos precios por la razón expuesta en el numeral 2. entre otros.2. Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 10 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 84/88 .1. en la medida que las unidades académicas-administrativas así lo requieran y se cuente con la disponibilidad presupuestaria y financiera respectiva. De producirse tal decisión ambas partes revisarán y ajustarán este contrato. en caso de que no exista una comunicación por parte de la UCLA. SEGUNDA: PRECIO 2.2.

4. respetando las especificaciones técnicas y condiciones de la oferta. desde la fecha de facturación (entrega) del material vendido. ENTREGA Los suministros objeto del presente contrato marco se establecen de forma trimestral tal como se detallan en el pliego de condiciones técnicas. la unidad académica-administrativa podrá en caso de ser necesario. se compromete a suministrar el material a las unidades académicas-administrativas dentro un plazo de cinco (5) días calendario. STOCK EL PROVEEDOR.3. las causas que originan el reclamo de garantía. 4. garantizando su calidad y perfecto funcionamiento.2. a través del Departamento de Compras. debiendo determinar de común acuerdo. En caso de Emergencia o imprevistos. de ser el caso. 4. por defecto de fabricación del mismo.CUARTA: MATERIAL 4. enviar un representante a retirar el material en las oficinas del PROVEEDOR.1. GARANTÍA DEL MATERIAL EL PROVEEDOR. el material debe ser entregado en un tiempo no mayor a 24 horas a la unidad académica-administrativa. se compromete a mantener en su stock el material especificado en el listado suministrado junto al acta de adjudicación. La opinión del fabricante será determinante para el trato de la garantía. Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 10 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 85/88 . así como también el cumplimiento de todas las especificaciones solicitadas con respecto a equipos y maquinarias. LAPSO DE ENTREGA EL PROVEEDOR. conviene en dar una garantía de acuerdo a las características del material. Los proveedores seleccionados realizan los mencionados suministros conforme a los requerimientos de las unidades académicas-administrativas.4. Asimismo.

1.1. Corresponde a los proveedores seleccionados la obtención de las autorizaciones y solvencias. 7. según el instrumento de Evaluación de Proveedores emitido por el Sistema Nacional de Contratistas.QUINTA: CONDICIONES DE PAGO 5. dando aviso a la otra parte con una anticipación de 30 días. a partir de la fecha de recepción de la factura por parte de la unidad académica-administrativa SEXTA: VIGENCIA DEL CONTRATO 6. se somete a las evaluaciones que deberán efectuar las unidades académicas y administrativas de la Universidad. En dicho caso se levantará un acta en la que se consignará las circunstancias que la han motivado y la situación de hecho derivada de la misma.3.2. así como para obtener el pago de los mismos por parte de las unidades académicas-administrativas de la UCLA. 7. Son causales de terminación anticipada de este contrato las señaladas en el artículo 127 de la Ley de Contrataciones Públicas y los artículos 190. Cualquiera de las partes si así lo deseare. puede dar por terminado este contrato. designará un funcionario que realizará labores de supervisión y vigilancia en los términos siguientes:  Cumplimiento en la entrega de insumos y la emisión de los pagos.  Cumplimiento de garantías. La Universidad. 6. tanto oficiales como particulares que se requieran para la entrega de los suministros objeto de este contrato. PAGO Todos los materiales incluidos en el presente contrato serán pagaderos en un plazo no mayor a 15 días calendario. Queda entendido que el contrato mantendrá su vigencia durante el periodo de aviso.  Servicio Técnico. Se establece una vigencia desde_______ hasta_________. a través del Departamento de Compras.1.2.  Servicio o atención al cliente. Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 10 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 86/88 .191 y 193 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas.  Cumplimiento de especificaciones. EL PROVEEDOR. SEPTIMA: SEGUIMIENTO 7.

980 de fecha 07 de Noviembre 1967. de un mismo tenor y a un solo efecto. una FIANZA O GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO. con sede en Barquisimeto Estado Lara. debidamente Notariada o Mediante Cheque de Gerencia a favor de LA UNIVERSIDAD. creada mediante Decreto del Ejecutivo Nacional No. Así mismo es obligatorio que en la misma se identifique a LA UNIVERSIDAD en los siguientes términos: “La Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. POR LA UCLA POR EL PROVEEDOR Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 10 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 87/88 . por duplicado.475 de esa misma fecha”. por un monto equivalente al 15% del monto del contrato por concepto de Fiel. 28. Oportuno y Cabal Cumplimiento de todas las Obligaciones contenidas en las Cláusulas del Contrato a suscribir con LA UNIVERSIDAD y que asume con motivo de dicha contratación.OCTAVA: GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO El PROVEEDOR se obliga a presentar a la firma de este contrato. en todas sus hojas. En prueba de conformidad de cuanto antecede. firman y rubrican el presente contrato. en Barquisimeto a…. emitida por una Institución Bancaria o Empresa de Seguros. La referida Fianza debe ser a nombre de LA UNIVERSIDAD. publicado en Gaceta Oficial No.

 Los materiales.  Antes de realizar la entrega (24 horas antes) de materiales. para ser contados a partir de la fecha en que le es entregada la Orden de Compra _________________  Indique si prestan mantenimiento________________________________________ Nota: Si su oferta es acertada Ud.A. prenumerada. sellada y firmada por el Jefe de Compras y Director de Servicios Generales. El incumplimiento por parte de “EL PROVEEDOR”. Firma Autorizada Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 11 Fecha MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 88/88 . quedando sobreentendido que “EL PROVEEDOR” acepta lo expuesto en este compromiso. equipos o servicio. Se le(s) recomienda abstenerse de admitir o ejecutar pedidos de cualquier otra forma (Cuando es por esta Vía).L. debe informar por escrito a la Unidad Solicitante.C.Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” Vice-Rectorado Administrativo Dirección de Servicios Generales Departamento Compras COMPROMISO DEL PROVEEDOR Señor proveedor si resulta favorecido con la compra debe cumplir con los requisitos y condiciones siguientes:  La forma de pago establecida por la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” es de Contado o Crédito. equipos o servicio. debe presentar la Factura (que cumpla con los requisitos exigidos por la Unidad) y la Garantía  Si la Cotización es por un aparato o equipo indique: a) Plazo de la Garantía _____________________________________________ b) Garantía de Repuestos en el mercado _______________________________  Indique Plazo de la entrega de materiales. equipos o servicio. podrá dar origen a la rescisión total o parcial de la Orden de Compra por parte de “LA UNIVERSIDAD”.(s) recibirá(n) una Orden de Compra oficial. de algunas de puntos aquí escritos.  Al momento de la entrega de materiales. equipos o servicio que sean adquiridos estarán sujetos a ser inspeccionados por parte de los entes encargados de la U.

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