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Manual de Normas y Procedimientos Del Departamento de Compras Ucla

Manual de Normas y Procedimientos Del Departamento de Compras Ucla

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El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, reunido en su sesión Nº 2158, Ordinaria, celebrada el día 26 de octubre del año

dos mil once, en uso de las atribuciones legales y reglamentarias que le confiere el numeral 21 del artículo 26 de la Ley de Universidades y el numeral 23 del artículo 9º del Reglamento de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, APROBO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE LA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”. Base Legal 1. Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público Artículo 134. Decreto 6,233 Julio 2008. 2. Ley de Contrataciones Públicas. Decreto 5.929 de fecha 11 de Marzo de 2008, Gaceta Oficial N°.5.877 de fecha 14 de Marzo de 2008. 3. Reforma Parcial Decreto N°.5.929, Gaceta Oficial N°.39.165 de fecha 24 de Abril de 2009. 4. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas. Gaceta 39.181, de fecha 19 de Mayo de 2009. 5. Ley de Universidades Artículo 9, numeral 1 y artículo 26 numeral 21. 6. Normas Generales de Control Interno. 7. Reglamento General de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. Gaceta 28. 8. Normativa para la Administración de Fondos en Anticipo de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” 9. Normativa Interna de la UCLA para el Control de Anticipo para Gastos y Anticipo a Proveedores. 10. Ley de Reforma Parcial de la Ley de Contrataciones Públicas, Gaceta Oficial Nº 39.503 del 6 de septiembre de 2010. 11. Reglamento Interno para el funcionamiento de la Comisión de Contrataciones de Obras Mayores, Obras Menores, Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios. Introducción El Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de Compras constituye un documento que presenta y pone a disposición del personal que
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integra esta unidad y de las instancias académico-administrativa que lo requieran, la información ordenada y concisa acerca de los actividades relacionadas con el proceso de contratación para el suministro de bienes y prestación de servicios. Es de hacer notar, que los manuales constituyen documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación dentro de una organización, pues en ellos se concentran las instrucciones y lineamientos que se consideran necesarios para el mejor desempeño de las actividades. En este sentido, para las unidades administrativas este manual servirá de apoyo en el proceso administrativo, por cuanto busca sistematizar las actividades que presentan relación directa con el Departamento de Compras y Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios, con el fin de eliminar la duplicidad de tareas, tener un uso racional de recursos, contar con información oportuna y claridad en la ejecución de las actividades. Es por ello, que se debe prever su actualización constante según las necesidades existentes y de acuerdo a los cambios que se originen en el entorno que influyan directamente en las actividades internas. En función a esto, el Departamento de Compras deberá informar al Departamento de Organización y Métodos para las modificaciones o actualizaciones respectivas. Aspectos Generales Objetivo Describir los procesos definidos para la Contratación de Bienes y Servicios para lograr la adecuada prestación de los servicios administrativos, así como, proporcionar a los responsables de la administración de los recursos financieros y en general a los usuarios de la Institución, lineamientos, parámetros y criterios que contribuyan a sistematizar las actividades y con ello, propiciar el uso racional y adecuado de los recursos que conforman el patrimonio de la Universidad.

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Alcance Este manual está dirigido al Departamento de Compras, Comisión de Contratación de Bienes y Servicios y unidades académicas-administrativas de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” las cuales intervienen en los procesos inherentes a Contrataciones Públicas.
Normas Generales

1. En concordancia a lo señalado en la Ley de Contrataciones Públicas la adquisición de bienes y contratación de servicios, se realizará de acuerdo a las siguientes modalidades:
Tipo de Contratación Monto en Unidades Tributarias Mayor a 2.500 hasta 5.000 Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios Modalidades de Contratación Modalidad de pago Unidad Contratante Autorización y Firma Adjudicación del Contratista

Consulta de Precios

Orden de Compra Convenio Marco Orden de Compra Contrato Convenio Marco

Dpto. de Compras

Comisión de Contratación Vicerrector Administrativo

Mayor a 5000 hasta 20.000

Concurso Cerrado

Comisión de Contratación

Vicerrector Administrativo

Mayor a 20.000

Concurso Abierto

Comisión de Contratación

Rector

Rector

Parágrafo Único: Todos los procesos de contrataciones que se ejecute de acuerdo a lo señalado en el artículo 21, se regirán según lo dispuesto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. 2. Todo contrato de adquisición de bienes o prestación de servicios deberá tener su origen a través de una requisición. Los funcionarios autorizados para firmar estos documentos son el Rector, los Vicerrectores, los Decanos, Directores y Jefes de las unidades que sean responsables de la ejecución presupuestaria. 3. Se deberá disponer de los recursos presupuestarios necesarios para la Adquisición de Bienes y Prestación de Servicios.

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4.

Cuando se trate de bienes o servicios con características técnicas especiales, las unidades solicitantes podrán contactar al proveedor a objeto de verificar la pertinencia del bien o servicio requerido. Cuando la adquisición de un bien, la contratación de un servicio u obra, este regulado por una normativa o ley de la República, la unidad solicitante deberá remitir al Departamento de compras la exposición de motivos por los cuales debe adquirir ese bien, contratar ese servicio u obra, para que ésta solicite la autorización ante la instancia respectiva. El Departamento de Compras, establecerá el procedimiento para la solicitud de compras reguladas por normativa o ley de la República, fijando el cronograma para su recepción y tramitación a nivel institucional. Las unidades ejecutoras serán las receptoras de los bienes y servicios requeridos por Departamento de Compras y serán responsables de distribuirlos a las unidades que dependan de ellas según los requerimientos internos. Para la adquisición de bienes o prestación de servicio, los mismos podrá ser efectuados a través de un contrato marco u orden de compra, según el caso. Para la adquisición de equipos de computación, ejecución de obras, las unidades académicas-administrativas deberán requerir el aval técnico a la Comisión de Informática y Dirección de Planta Física (según sea el caso).

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10. Las unidades intervinientes en los procesos de contrataciones de la UCLA, deberán aplicar el control previo en cada uno de los pasos del proceso administrativo, ya que su omisión constituye un supuesto generador de responsabilidad administrativa de acuerdo a lo previsto en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. 11. Para todas las modalidades de selección de contratistas previstas en la Ley de Contrataciones Públicas, así como en los procedimientos excluidos de la aplicación de estas modalidades, la unidad usuaria deberá efectuar las actividades previas que garanticen una adecuada selección, además de preparar el presupuesto base indicado en la Ley de Contrataciones Públicas. Asimismo, se debe contar con la programación presupuestaria, especificaciones técnicas sin indicar marca comercial, determinación de las ventajas económicas y técnicas.

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   MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 5/88 . 15. económicas y financieras en el que se fundamente la evaluación. Consultas de Precios y Contrataciones Directas. En las modalidades de Concurso Cerrado. La identificación de los participantes y oferentes. La aplicación de medidas de promoción de desarrollo económico. Los procesos de contrataciones cuyos montos superen las 2500 UT deberán incorporar en el pliego de condiciones el Compromiso de Responsabilidad Social así como las garantías y solvencias requeridas. si fuere el caso. Las motivaciones particulares de la selección. si fuere el caso. a que hace referencia la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. 14. Los porcentajes para la determinación del Compromiso de Responsabilidad Social cuando corresponda. La definición de las especificaciones técnicas contenidas en el Pliego de Condiciones. se calculará de acuerdo a lo siguiente:  Consulta de Precios 1%  Concurso Cerrado 1. cuando el participante recomendado para el otorgamiento de la adjudicación.12. deberán ser elaboradas por las unidades usuarias de las diferentes dependencias de la Universidad. 13. las empresas participantes. se incluirá el informe debidamente suscrito por los encargados de su elaboración. El informe de Recomendación de la Comisión de Contrataciones. no haya ofrecido el precio más bajo. deberán ser previamente calificadas por la unidad contratante según su capacidad legal. la selección de la oferta que merezca la adjudicación. debe contener además:     La identificación de los miembros de la Comisión de Contrataciones La modalidad de selección aplicada y su objeto. En caso de haberse delegado la revisión técnica. así como las de aquellas que hubieren obtenido la segunda y la tercera opción.5%  Concurso Abierto 2% 16. financiera y técnica. Las razones técnicas.

c. Finiquito. el Departamento de Compras. Evaluación de actuación o desempeño del contratista. el cual será firmado por todos los Miembros de la Comisión y por el Secretario. 20. Documentos relacionados con modificaciones de los contratos. excepto los declarados confidenciales debe realizarse durante el horario de atención al público. En la Administración del Contrato. con al menos dos (2) días hábiles de anticipación. Lugar y fecha del informe. De contado: 10 días hábiles después de entregado el bien y factura. suspensión. se deben incorporar los documentos que se relacionen con:           Garantías Actas de inicio. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 6/88 . manteniendo su integridad durante al menos tres (3) años después de ejecutada la contratación. si fuere el caso. El expediente de contratación deberá ser archivado. por la unidad contratante en el caso de la UCLA. Aprobaciones de pago. 19. Las condiciones de pago que se establezcan en el contrato marco u orden de compra por adquisición de bienes o contratación de servicios serán determinadas por el Departamento de Compras de acuerdo al siguiente criterio: a. lectura y copiado de los documentos del expediente de contratación. Anticipo a proveedores según lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas. terminación y recepción provisional o definitiva de los bienes. la cual será atendida de acuerdo a lo establecido en la Ley que regula la materia. previa solicitud por escrito de la empresa participante. 17. Pagos realizados. servicios y obras. si lo hubiere. Liberación de garantías. Formularios para el pago o valuaciones. b. Anticipo para gastos. si fuere el caso. y el voto salvado de algún miembro de la Comisión de Contrataciones y el informe correspondiente. Cualquier otro relacionado con la administración del contrato y evaluación posterior. El examen. 18.

El importe del anticipo que se otorgue deberá pactarse bajo la condición de precio fijo y para asegurar la aplicación correcta del anticipo. esta debe enviar copia de la Fianza al Dpto. en la figura del Rector para contratos de bienes o servicios mayores a dos mil quinientas unidades tributarias (2500 UT). 22. c) El Departamento de Compras devolverá previa solicitud por escrito la fianza al proveedor cuando la unidad ejecutora haya notificado que se realizó el control perceptivo por parte del Departamento de Bienes Nacionales y que haya cumplido con los compromisos pactados. Para el anticipo a proveedores rigen los siguientes criterios: a) Aquellos proveedores que soliciten anticipo. declaratoria de desierta. delega sus competencias en lo referido a la adjudicación. deberán presentar como garantía una fianza de anticipo ante la unidad solicitante o ante el Departamento de Compras. suspensión. de acuerdo al caso.Los criterios b y c. la misma deberá presentarse en forma previa a la entrega del mencionado anticipo. Con excepción de las compañías de seguros. se podrán otorgar a discrecionalidad de la institución y según los lineamientos emitidos por la Dirección de Finanzas. el monto restante se pagará de contado a 10 días hábiles después de entregado el bien. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 7/88 . Si es ante la Unidad solicitante. d) El anticipo a proveedores podrá otorgarse hasta por un 50% del monto total de la Orden de Compra o monto adjudicado. las cuales deberán consignar una fianza bancaria. en atención a lo establecido en el articulo 42 de la ley de Contrataciones Públicas. b) Las fianzas deben ser otorgadas por una compañía de seguros o institución bancaria. para ser archivada en el expediente. El Consejo Universitario. equivalente a la totalidad del monto otorgado. e) Los jefes de unidades deberán vigilar por el cumplimiento en la entrega del bien y garantía para ejecutar las fianzas en caso de incumplimiento por parte del proveedor y deberán notificarlo al Departamento de Compras. 21. terminación y nulidad de la contratación de bienes y/o servicios. de Compras.

el cual se ejecutará mediante requisición y orden de compra según las condiciones y términos específicos de las cantidades a ejecutar. en virtud de un contrato sin que medie relación de dependencia. para alguno de los órganos y entes sujetos a la Ley de Contrataciones públicas. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 8/88 7. Las infracciones a las normas contenidas en la presente normativa darán lugar a la imposición de las respectivas sanciones administrativas y disciplinarias. establecidas para efectuar la Selección de Contratistas para la Adquisición de Bienes. sin perjuicio de las responsabilidades de carácter civil y penal que resulten procedentes. a continuación se explica la terminología utilizada en él. . Contrato Marco: Contrato establecido con proveedores de un mismo rubro donde se establecen precios unitarios por cada renglón. suministra un bien o presta un servicio no profesional ni laboral. 6. GLOSARIO DE TÉRMINOS A los efectos de facilitar la comprensión del presente manual. Modalidades de Contratación: Son las categorías que disponen los sujetos a la Ley de Contrataciones Públicas. Orden de Servicio: Documento que respalda la solicitud y entrega de materiales o servicios requeridos a los proveedores adjudicados a través de Contrato Marco. Contratista: Toda persona natural o jurídica que ejecuta una obra. sino uniformar su uso e implantación del mismo. no se persigue establecer definiciones que coincidan con las generalmente aceptadas. Prestación de Servicios y Ejecución de Obras. 2. 1. 4. Disponibilidad presupuestaria: Es el recurso financiero-presupuestario que permite realizar aquellos compromisos de gastos que ocurran en la Universidad.23. Emergencia comprobada: son los hechos o circunstancias sobrevenidas que tienen como consecuencia la paralización o la amenaza de paralización total o parcial de sus actividades o del desarrollo de las competencias del órgano o ente contratante. Calificación: Es el resultado del examen de la capacidad legal. técnica y financiera de un participante para cumplir con las obligaciones derivadas de un contrato. 5. 3.

sellado y firmado en la sala de Sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. 12. Unidad Usuaria: Es la unidad responsable de efectuar las actividades previas a la contratación. Dr. cada una según los montos que les corresponde (>2500 UT y <=2500 UT respectivamente) Sistema Referencial de Precios: Estructura de precios para los renglones de artículos o productos más solicitados por las unidades académicas y administrativas. Unidad Contratante: Es la unidad responsable de solicitar y analizar las ofertas. Dado. Oferta: es aquella propuesta que ha sido presentada por una persona natural o jurídica.8. prestar un servicio a ejecutar una obra. en su sesión Nº 2158 Ordinaria. Francesco Leone Rector Dr. Para el caso de la Universidad tanto el Departamento de Compras como cada unidad ejecutora de presupuesto. Francisco Ugel Secretario General MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 9/88 . 11. celebrada el día veintiséis de octubre del año dos mil once. Presupuesto Base: Es una estimación de los costos que se generan por las especificaciones técnicas requeridas para la Adquisición de Bienes. Pliego de Condiciones: Es el documento donde se establecen las reglas básicas. preparar el informe de recomendación y solicitar el otorgamiento de la adjudicación para la adquisición de bienes o prestación de servicios. Prestación de Servicios y Ejecución de Obras. requisitos o especificaciones que rigen para las modalidades. formular el requerimiento ante la unidad contratante. 9. 10. son unidades contratantes. cumpliendo con los recaudos exigidos para suministrar un bien. 13. evaluar la actuación y desempeño del contratista durante la contratación para la adquisición de bienes o prestación de servicios.

2. El Departamento de Compras. El Departamento de Compras. El Departamento de Compras. 3. los movimientos ejecutados por las diferentes unidades 5. será la unidad encargada de suministrar las pautas a las unidades administrativas para la programación de las compras anuales. informará mediante circular el lapso establecido para la elaboración de la programación de compras y la transcripción en el SIAD y en el módulo de programación de compras del Servicio Nacional de Contrataciones. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 10/88 . El Departamento de Compras será el cuentadante ante el Sistema Nacional de Contrataciones y deberá monitorear a través del módulo Programación de Compras. dando cumplimiento a lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.01 Consolidación Programación de Compras Institucionales Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para la consolidación de la programación de compras a nivel institucional a fin de remitirla ante el Sistema Nacional de Contrataciones. deberá dar acceso al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) para que las unidades ingresen la información relacionada con la programación de compras. será la responsable de la transcripción de los registros correspondientes a la programación de compras. 4. Cada unidad académica-administrativa. Normas Específicas 1.Procesos de Dirección PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P.

Solicita vía correo electrónico al Sistema Nacional de Contrataciones. 3. Ingresa al Sistema Nacional de Contrataciones en el Modulo Programación Electrónica de Compras y transcribe la información de la programación de compras para el ejercicio fiscal de acuerdo al instructivo respectivo. 10. Ingresa en el SIAD al Módulo Programación de Compras. 4. y registra las compras a efectuar durante el ejercicio fiscal. 2. 6.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Consolidación Programación de Compras Institucionales DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Código P. listado con la información que han transcrito cada una de las unidades y efectúa la conciliación con los reportes del SIAD. Genera un listado para verificar el registro de la información por parte de las unidades académicas-administrativas. Revisa en la página web del Sistema Nacional de Contrataciones a través del Módulo Electrónico de Programación de Compras la información transcrita por el funcionario responsable de cada unidad académicaadministrativa. 9. de Compras Unidad AcadémicaAdministrativa Jefe de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 11/88 . 24. Emite reporte de unidades que no completaron la transcripción. Emite reporte de consolidación de compras. Unidad AcadémicaAdministrativa Jefe de Compras y Funcionarios del Dpto. 11. 5. Remite vía Web circular a las Unidades AcadémicoAdministrativas informando el lapso en el cual estará abierto el modulo de programación de compras para la información respectiva.01 Responsable Jefe de Compras Actividad 1. Terminado el plazo. cierra el Módulo de Programación de Compras. en el lapso establecido por el Departamento de Compras. Informa al Departamento de compras a través de Memorándum o correo electrónico. 8. la culminación de la fase de transcripción de la Programación de Compras. Informa al Departamento de Compras vía telefónica o correo electrónico sobre la transcripción de la información sobre la programación de compras para su revisión. Emite reporte de Programación Consolidada. 7.

genera automáticamente el consolidado de la Universidad como único ente en el Sistema Nacional de Contrataciones. Elabora memorando informativo al Vicerrectorado Administrativo con una copia a la Dirección de Servicios Generales y Rectorado donde se indica el cierre de la Programación anual de compras.01 Consolidación Programación de Compras Institucionales DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Jefe de Compras Actividad 1.1.Administrativa. detallando los ítems a modificar y apertura nuevamente el Sistema. Realiza el cierre de la Programación de Compras al Sistema Nacional de Contrataciones. Si toda la información está correcta. Sistema Nacional de Contrataciones (SNC) Jefe de Compras Secretaria MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 12/88 . Verifica los registros de la Programación de Compras: 13. 2. b.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Emite el Certificado de envío de la data por el Modulo de Programación de Compras del SNC. Entrega copia del reporte de aprobación emitido por el Sistema Nacional de Contrataciones (SNC) a la secretaria para el archivo respectivo. 5. 3. Si existe alguna discrepancia. emite correo electrónico al Jefe de Compras y a la Unidad Académico . Recibe reporte emitido por el SNC y archiva en la carpeta correspondiente. a. 4. c. Monitorea que cada funcionario realice las correcciones pertinentes.

a objeto que las mismas se planifiquen de acuerdo a sus necesidades. Presenta listado de rubros centralizados al Vicerrectorado Administrativo para su consideración.02 Análisis de la Programación de Compras Institucional Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para el análisis de la programación de compras institucional que permita un desembolso financiero por parte de la Universidad con criterio de eficiencia. 2. Normas Específicas 1. analiza los rubros que fueron considerados por las unidades ejecutoras y determina mediante análisis técnico aquellos que por su cantidad y monto superan las unidades tributarias establecidas a nivel Institucional.T y deben ser centralizadas a través de esta unidad. El Departamento de Compras de forma conjunta con la Comisión de Contrataciones emitirá el cronograma de las contrataciones.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. que posibilite a las unidades académicas y administrativas establecer sus requerimientos oportunos. el Departamento de Compras informará a las unidades ejecutoras la adquisición de bienes o contratación de servicios que por su monto (a nivel institucional) superen las 2. Emite circular para las unidades académicas-administrativas señalando los rubros centralizados y la fecha de recepción de las requisiciones. podrá establecer un contrato marco bajo el esquema de lista de precios e informará oportunamente a las unidades académicas y administrativas el procedimiento a seguir para esta modalidad. 4. 3. El Departamento de Compras.500 U. Una vez realizada la conciliación de las compras a nivel institucional. Responsable Jefe de Compras DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 13/88 . Elabora el listado de rubros centralizados. 2. a los efectos de garantizar el suministro de bienes y prestación de servicios que por sus características o recurrencia dificulten planificar la modalidad de selección de contratistas. Al inicio del ejercicio fiscal y una vez consolidada la Programación de Compras Institucional. 3. eficacia y economía.

deberá revisar el resumen de los procesos de contratación ejecutados antes de notificarle al Departamento de Compras que culminó la transcripción de la información satisfactoriamente. 2. Prestación de Servicios y Ejecución de Obras por cada procedimiento previsto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento efectuadas por las unidades académicas-administrativas de la UCLA.gob. 3. Registra en el Modulo del SNC Sumario de Contrataciones. 4. Ingresa al SIAD y realiza Sumario de Contrataciones y el cierre correspondiente. Emite reporte de Sumario Consolidado. las compras efectuadas durante determinado Trimestre. en el lapso establecido para ello. Normas Específicas: 1. 3. 2. se realizará a través de la página web www. En el modulo denominado “Módulo Sumario de Contrataciones” diseñado por el Servicio Nacional de Contrataciones (SNC) de acuerdo al instructivo respectivo.03 Sumario de Contrataciones Trimestrales Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para informar al Servicio Nacional de Contrataciones (SNC) de las adquisiciones de Bienes. El lapso establecido para que las unidades ejecutoras transcriban la información en el Modulo de Sumario de Contrataciones del SIAD será de 15 días continuos a partir del cierre del trimestre. en el que informa a las unidades que el Modulo de Sumario de Contrataciones del SIAD y SNC. El Director y/o responsable de cada unidad académica-administrativa. estará abierto en un período determinado para la transcripción de las compras realizadas.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Formularios Utilizados Descripción Sumario de Contrataciones Origen SIAD Responsable Unidad AcadémicoAdministrativa Medio ElectrónicoFísico DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Jefe de Compras Actividad 1.snc. Envía circular. Unidad AcadémicaAdministrativa MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 14/88 . La información a transcribir en el Sumario de Contrataciones.ve.

Informan al Departamento de compras vía correo electrónico. la culminación de la fase de transcripción del Sumario. 12. Secretaria 14. 7. Emite en Modulo de Sumario de Contrataciones del SNC. Verifica la información que han transcrito cada una de las unidades y luego realiza la conciliación con los reportes del SIAD. a. el certificado de envío de los datos transcritos por las unidades académico-Administrativas.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Sumario de Contrataciones Trimestrales DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Código P. Si posee errores la información en el sistema. Emite reporte de unidades que no cerraron. 10. Solicita vía correo electrónico al Sistema Nacional de Contrataciones. Terminado el plazo. 9.03 Responsable Jefe de Compras y/o Funcionarios del Departamento Unidad AcadémicaAdministrativa Actividad 5. 8. se le informa tanto por correo electrónico como vía telefónica a la unidad responsable a fin de que verifique la información. de acuerdo a los parámetros establecidos en el módulo genera el cierre del trimestre ejecutado a través del sistema. Emite reporte consolidado de sumario trimestral. Recibe reporte emitido por el SNC y archiva. 6. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 15/88 . 13. b. el reporte del sumario trimestral a nivel institucional. Entrega copia del reporte emitido por el Sistema Nacional de Contrataciones (SNC) a la secretaria para el archivo respectivo. Si no posee errores. cierra el Módulo de Sumario de Contrataciones. Jefe de Compras 11. Monitorea a través del Módulo de Sumario de Contrataciones del Sistema Nacional de Contrataciones a los usuarios responsables de cada unidad con el fin de verificar el cumplimiento de la transcripción correspondiente.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Unidad Académico Administrativa Actividad 1. 3. Envía memorando al Jefe de Compras indicando los datos de identificación del funcionario designado por el Jefe de la Unidad. el cual será responsable de accesar a los Módulos del Sistema Nacional de Contrataciones.04 Asignación de Claves a Usuarios Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para la asignación de claves a los usuarios que utilizarán el Sistema Nacional de Contrataciones para el registro de la información correspondiente al proceso de compras. envía memorando al funcionario designado por el Jefe de la Unidad Académico . Recibe el memorando e ingresa al sistema para crear las claves y editar la información de cada usuario.Administrativa en el que indica el login y contraseña para accesar a dichos módulos. 4. 2. Si la clave será usada para ingresar a los módulos de programación de compras. sumario de contrataciones y Evaluación del Desempeño. el Sistema Nacional de Contrataciones le crea directamente la contraseña.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Jefe de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 16/88 . Si el funcionario va a ingresar al modulo de programación de compras.

con la finalidad de que canalice a través de la Consultoría Jurídica la rescisión del contrato y la ejecución de las fianzas antes de su vencimiento. Actividad Ingresa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) y genera mensualmente el reporte de órdenes de compras para verificar el status de la misma. Es responsabilidad de cada Jefe Sectorial de Compras de las secciones adscritas al Departamento de Compras. realizar el seguimiento de las órdenes de compras e informar al Director de Servicios Generales.Físico Jefe de Compras /Jefe Sectorial de Compras DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Jefe de Compras 1. sobre los proveedores que no hayan cumplido con la entrega del bien o prestación del servicio a la fecha estipulada en la orden de compra. señalando las órdenes de compras emitidas y no servidas a la fecha. Normas Específicas: 1. 2. cualquier inconveniente que se presente.05 Seguimiento a la Orden de Compra Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para el seguimiento de las órdenes de compras emitidas y no servidas que permita el cumplimiento oportuno por parte de los proveedores seleccionados. Trimestralmente. Formularios Utilizados Código Descripción MPC-F. El Departamento de Compras previa notificación de la unidad receptora del bien o servicio. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 17/88 .07 Reporte Ordenes de Compras Origen Departamento de Compras Responsable Medio Electrónico .PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Analiza junto al Jefe Sectorial de Compras el reporte de compras. 3. deberá informar al Registro de Proveedores y Contratista de la Institución. la Dirección de Servicios Generales a través del Departamento de Compras deberá informar al Vicerrectorado Administrativo sobre la ejecución de la programación y el cumplimiento de los proveedores. 2.

Jefe Sectorial de Compras Actividad Se comunica con la unidad y los proveedores asignados a cada orden de compra que se encuentre pendiente para verificar la situación que presenta. Recopila la información obtenida del seguimiento efectuado y junto con el Jefe de Departamento. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 18/88 .05 Seguimiento a la Orden de Compra DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable 3. Elabora informe a la unidad en caso de que la misma no esté servida. elabora un informe dirigido al Vicerrectorado Administrativo con copia al Registro de Proveedores y Contratistas de la UCLA para su conocimiento y fines consiguientes. 5. 4.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. indicando los motivos señalados por el proveedor.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código MPC-01 PROCESOS OPERATIVOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 19/88 .

análisis de las ofertas. Para ello. b. Las requisiciones deben ser enviadas al Departamento de Compras vía electrónica y de forma física debidamente aprobada por el responsable de la unidad solicitante. elaborar el Informe de Recomendación para la adjudicación.000 UT se realizará un Concurso Cerrado. en caso de equipos de computación.06 Recepción de Requisiciones Objetivo: Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que deberán realizarse parar la recepción de requisiciones de Bienes Materiales y Equipos. De acuerdo al monto de la contratación.000 UT se realizará Concurso Abierto. 6. 8. elaborar el informe de recomendación para la adjudicación. análisis de las ofertas. 7. siendo la Comisión de Contrataciones la responsable de la selección de proveedores. la requisición deberá tener anexo el pre-compromiso que avale la misma.000 UT hasta 20. La unidad ejecutora es la responsable de garantizar la disponibilidad presupuestaria para cubrir el gasto de la compra a efectuar. La requisición será elaborada por la unidad ejecutora quien deberá presentar como anexos la documentación requerida según el tipo de bien que se solicita. 3. a.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. elaborar el informe de recomendación para la adjudicación. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 20/88 . Si el monto de la contratación supera las 5. Por ejemplo. Cada unidad será la responsable del control presupuestario según la requisición realizada. Si el monto de la contratación supera las 2. Si el monto de la contratación supera las 20. c. se asignarán los responsables del proceso de contratación. 5. siendo el Departamento de Compras el responsable de la selección de proveedores.500 UT hasta 5. aval de la comisión de informática. análisis de las ofertas. siendo la Comisión de Contrataciones la responsable de la selección de proveedores. deberá someter el expediente estructurado a la Comisión de Contrataciones para su aprobación. conforme a la normativa que lo regula.000 UT se realizará una consulta de precios. El registro de las requisiciones lo realizará la unidad ejecutora. 4. Normas Específicas 1. Asimismo. 2. El proveedor una vez recibida la notificación de adjudicación tendrá cinco (5) días hábiles para hacer entrega de las fianzas y ocho (8) días hábiles para la entrega de orden de compra o firma del contrato. La requisición tendrá un número correlativo que será asignado a través del sistema integrado administrativo (SIAD).

elabora la calificación de las empresas indicando el nivel estimado de contratación y calificación legal. firmas autorizadas y anexos según el caso) firma. 4. especificaciones técnicas de la contratación. 6. sella la requisición o solicitud en señal de conformidad y devuelve la copia a la unidad solicitante. Una vez recibido el listado. 3. Da ingreso en el SIAD para el análisis respectivo y entrega al Jefe de Departamento. y entrega a la Sección de Contrataciones e Importaciones. 5. Verifica en el sistema integrado administrativo (SIAD) el registro correspondiente y revisa que cumpla con todas las especificaciones (disponibilidad presupuestaria. Recibe de las unidades académicas-administrativas la Requisición de Materiales y Equipos tanto en físico en original y copia. como electrónicamente vía SIAD + pre-compromiso + autorización de la Dirección de Informática o Planta Física (según el caso) dependiendo del bien o servicio requerido. revisa los rubros adquirir y solicita por escrito a la Unidad de Registro de Contratista y Proveedores el listado de las empresas actualizadas en el ramo a contratar.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. 7. económica y financiera. Jefe Sectorial de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 21/88 . presupuesto base mediante ofertas. 2. verifica el monto de la solicitud y los rubros a adquirir. Remite legajo de documentos: requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s) + calificación de las empresas al Jefe de Compras. Recibe requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s) y otros documentos.06 Recepción de Requisiciones Formularios Utilizados Código Descripción MC-F01 Requisición de Materiales Origen Responsable Medio Responsable Secretaria Jefe de Departamento Sección de Contrataciones e Importaciones Jefe de la Unidad ElectrónicoUnidad Solicitante Físico AcadémicoAdministrativa DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1. Recibe requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s).

2. Si es mayor a 5. Si es mayor a 20. deciden el número de empresas a ser invitadas y entregan documentos al Jefe de Compras para la elaboración del pliego de condiciones y estructuración del expediente de la contratación. Recibe requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s)) + calificación de las empresas (de ser el caso). b. Recibe requisición(es) + pre-compromiso(s) + informe(s) respectivo(s)) + calificación de las empresas y solicita mediante comunicación reunión con la Comisión de Contrataciones para presentar las solicitudes recibidas. Hace firmar la relación de requisiciones al Jefe de Departamento. entrega documentos haciendo firmar por el comprador al momento de entrega. requisición (es) + precompromiso (s) + informe (s) respectivo (s)) + calificación de las empresas (de ser el caso). Asigna el comprador. 11. c. 3. Revisan y analizan las requisiciones recibidas y determinan el supuesto cuantitativo para la modalidad de contratación.000 UT se entrega documentos para la elaboración del pliego de condiciones y estructuración del expediente al Jefe de Compras 10. y entrega a la Secretaria para la distribución interna. 4. i.000 UT y menor a 20.000 UT. Miembros de la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios Jefe de Departamento Secretaria MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 22/88 .PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Si es mayor a 2. Si es Consulta de Precios 1. entregan documentos al Jefe de Compras para ejecutar el procedimiento Consulta de Precios. Elabora e imprime una relación del sistema donde se visualizan las requisiciones anexas.500 UT y menor a 5.000 UT. De acuerdo a la decisión por parte de la Comisión de Contrataciones. Recibe del Jefe de Departamento. 9. a. Una vez firmada la relación.06 Recepción de Requisiciones Responsable Jefe de Departamento DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 8.

Si es Concurso Cerrado o Abierto: 1.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Entrega documentos al Jefe de Sección de Contrataciones e Importaciones para la elaboración del Pliego de Condiciones. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 23/88 .06 Recepción de Requisiciones Responsable Secretaria DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad ii.

deberán estar inscritos en el Registro Nacional de Contratista. 10. será el responsable de elaborar el Acta de Inicio. 9. La ejecución de este procedimiento se realizará considerando lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.T. 6.. competencia y publicidad. Todo proveedor de bienes deberá estar inscrito en el Registro de Contratistas y Proveedores de la UCLA para montos que sobrepasen las 600 U. y para montos superiores a 4.El proveedor tendrá tres (3) días hábiles contados a partir de la entrega de la invitación para enviar la respectiva oferta. El comprador deberá realizar el análisis de las ofertas en dos (2) días hábiles. 4. las invitaciones. se deberá elaborar una invitación con las especificaciones técnicas señaladas en las requisiciones recibidas por las unidades académicas-administrativas. se deberá tramitar el pre-compromiso. leyes y reglamentos a fin de cumplir con los principios de transparencia. Para toda contratación se deberá establecer un presupuesto base. Normas Específicas 1.000 U. preparación de órdenes de compras u contratos. 5. La unidad contratante. 2. análisis de las mismas.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. igualdad. informe de recomendaciones y formar el expediente. El Departamento de Compras es la unidad contratante en la modalidad de selección por consulta de precios.07 Selección de Proveedores por Consulta de Precios Objetivo: Establecer las actividades a ejecutarse para la selección de los proveedores por consultas de precios. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 24/88 .T. Para la consulta de precios. 7. 8. Para cualquiera de las modalidades de contratación se deberá abrir un expediente en el cual se archiven todos los documentos generados por el proceso. 3. de acuerdo a las normas institucionales. las solicitudes de ofertas. Para iniciar cualquier modalidad de selección de proveedores.

tal como lo señala la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.En la invitación se deberá incluir lo relacionado a las garantías y solvencias requeridas.07 Selección de Proveedores por Consulta de Precios Normas Específicas 11. 14. la unidad usuaria deberá elaborar la evaluación del desempeño y enviarla vía electrónica al Servicio Nacional de Contrataciones.500 UT. reservándose las acciones legales establecidas en nuestra legislación. 13. las invitaciones a las empresas participantes podrán ser efectuadas mediante remisión escrita.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. 12.  Solicitud de aclaratoria (si las hubiere)  Exposición de motivo (si fuere el caso) MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 25/88 . así como el compromiso de responsabilidad social. por fax o correo electrónico. En este caso.En las Consultas de Precios. y se debe mantener en el expediente de la contratación constancia del envío y la recepción de las invitaciones remitidas.La unidad contratante deberá formar el expediente para la Consulta de Precios para Adquisiciones de Bienes o Prestación de Servicios con la siguiente documentación:  Orden de requisición  Disponibilidad presupuestaria  Presupuesto Base  Documentación legal de la empresa  Solvencia laboral vigente  Inscripción en el Registro de Contratista y Proveedores UCLA  Acta de Inicio  Invitaciones  Solicitud de ofertas  Análisis de las ofertas (cuadro comparativo)  Orden de compra o servicio  Informe de Recomendación  Nota de entrega del bien o servicio  Control perceptivo  Factura  Compromiso de Responsabilidad Social cuando supera las 2.El proveedor que incumpla la totalidad o parte de las condiciones originalmente establecida en la invitación podrá ser excluido del registro de proveedores de la Universidad y ésta podrá rescindir el contrato unilateralmente.

1.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P.1. Elabora invitación con las especificaciones técnicas señaladas en la (s) requisición (es) recibida (s) y hace firmar por el Jefe de Compras.3.4. 1. 1.2. anexa comprobante de recepción del fax y solicita acuse de recibo de la empresa en papel membretado sellado y firmado. aplica lo establecido en el artículo 87 de la Ley de Contrataciones Públicas. anota en el formulario “Entrega de Requisiciones y Recepción de Ofertas” la fecha de entrega y el nombre de quien recibe la copia de la invitación. Si la entrega es vía fax o correo electrónico. Se comunica con los proveedores a objeto de indicarles que pueden pasar a retirar la invitación. Si existe uno solo. 1. Levanta Acta para dar inicio al Proceso de Contratación bajo la modalidad de Consulta de Precios. 1. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 26/88 .2. Recibe la (s) requisición (es) (Física y Electrónica) + precompromiso + informe de la Comisión de Informática o Dirección de Planta Física según el bien o servicio adquirir y efectúa un análisis técnico de la misma.4.1.4.07 Selección de Proveedores por Consulta de Precios Formularios Utilizados Código Descripción MC-F01 MC-M01 MC-M02 MC-F02 Requisición de Materiales Invitación Acta de Inicio Entrega de Requisición y Recepción de Ofertas Análisis de Ofertas Origen Unidad AcadémicoAdministrativa Departamento de Compras Departamento de Compras Departamento de Compras Responsable Jefe de Unidad Comprador Comprador Comprador Medio Electrónico -Físico Físico Físico Físico MC-F03 Responsable Comprador Departamento de Comprador Físico Compras DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1. Si la entrega es personal. 1. anota en el formulario “Entrega de Requisiciones y Recepción de Ofertas” la fecha de entrega. Revisa el Registro de Contratista y Proveedores de la UCLA y selecciona examinando como mínimo a tres posibles proveedores.

5.7. Elabora el Informe de Recomendación. 1. De lo contrario.  Pre-compromiso  Autorización de la unidad (si fuere el caso). efectúa el análisis de las ofertas.7.7.  Aprobación Comisión de Informática (si fuera el caso)  Aprobación Dirección de Planta Física (Si fuera el caso)  Ofertas. Elabora cuadro comparativo de análisis de ofertas para determinar que cumplan con lo exigido en la invitación 1.07 Selección de Proveedores por Consulta de Precios DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1.7. solicita a la Comisión de Contrataciones el nombramiento de una Comisión Técnica en el caso de consultas de precios que por su cuantía supere las 2. en un lapso no mayor a dos (2) días hábiles revisa las mismas y coteja la firma para verificar que sean las autorizadas por la empresa.5. Estructura el expediente de la contratación con los siguientes documentos:  Requisición.  Informe de recomendación. 1. 1.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. 1.4.  Análisis de Ofertas. informa por escrito a la unidad y solicita incremento al precompromiso.7.3. Si los proveedores invitados no cotizan deberán informar por escrito las razones por lo cual no cotizan y se deberá buscar otros proveedores adicionales e iniciar nuevamente el proceso.500 UT. según formato establecido para ello.1. 1.  Remite expediente al Jefe de Compras para su autorización. Espera por las ofertas de parte de los proveedores en un lapso no mayor a tres (3) días hábiles.2.7. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 27/88 . Si no cumple se descalifica al proveedor. De no cubrir el monto correspondiente a la compra. De ser necesario. Al recibir las ofertas. Determina si el pre-compromiso cubre el gasto.6. Responsable Comprador 1.

5. 9.07 Selección de Proveedores por Consulta de Precios Responsable DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 2. Presenta expediente de la contratación ante la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios de la UCLA. elabora acta de adjudicación para ser firmada por la máxima autoridad. Recibe expediente de la contratación. Envía a la unidad usuaria copia del acta de adjudicación. 8. Una vez considerada la compra por la Comisión de Contrataciones. 3. procede a ejecutar procedimiento 08. revisa el análisis de las ofertas e informe de recomendación. Si la contratación se efectúa por contrato marco. Jefe de Compras Comprador MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 28/88 . 7. para la aprobación y asignación del Compromiso de Responsabilidad Social. 4. 6. devuelve expediente al Comprador para la elaboración del Acta de Adjudicación. Si la contratación se efectúa por orden de compra. procede a ejecutar el procedimiento 09.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Recibe expediente de la contratación. Notifica por escrito a la(s) empresa(s) adjudicadas. anexando el acta de adjudicación e informando fecha para la entrega de las fianzas o cheque de gerencia y firma del contrato. analiza y autoriza el proceso de contratación.

9. se deberá elaborar el Acta de Inicio del proceso.000 UT. Cuando el monto de la Adquisición de Bienes o Servicios sea superior a 20. La Adjudicación en la modalidad de Consulta de Precios. Para toda modalidad de contratación. fijado por el Departamento de Compras. 6. En toda modalidad de contratación se deberá estructurar un expediente que contenga los documentos generados en el proceso.08 Selección de Proveedores por Concurso Cerrado y Abierto Objetivo: Establecer las actividades a ejecutarse para la selección de proveedores en las modalidades de contratación. 8. efectuar las invitaciones. Para iniciar un proceso de selección de proveedores. 4. el proceso de selección de proveedores se realizará por Concurso Cerrado. Los procesos inherentes a las modalidades de contratación. se deberá establecer el Presupuesto Base en función al Sistema Referencial de Precios. 5. se deberá contar con la disponibilidad respectiva. seleccionar los proveedores. La Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios. Concurso Cerrado y Abierto estará bajo la potestad de la máxima autoridad de la Universidad. 2. 3. Normas Generales 1. cumpliendo con lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. el proceso de selección de proveedores se realizará por Concurso Abierto. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 29/88 . 11. En toda modalidad de contratación. 10. a fin de dar respuesta a las necesidades de las diferentes unidades. se regirán por lo dispuesto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. Cuando el monto de la Adquisición de Bienes o Servicios sea Superior a 5.000 UT. será la Comisión de Contrataciones. tendrá la responsabilidad de coordinar las actividades previas al concurso cerrado. En el pliego de condiciones se deberá incorporar el Compromiso de Responsabilidad Social. recibir las ofertas y preparar el informe de recomendación.000 UT hasta 20. así como las garantías y solvencias requeridas. 7. dependiendo del tipo de contratación. La Unidad Contratante en la modalidad de contratación por Concurso Cerrado o Abierto.

13. se debe invitar a dos (2) representantes de los Centros de Estudiantes de cada Decanato y Federación de Centros de Estudiantes. 12.La Sección de Contrataciones e Importaciones. el acuse de recibo de la invitación en papel membretado.08 Selección de Proveedores por Concurso Cerrado y Abierto Normas Específicas. será la unidad encargada de publicar el pliego de condiciones en la página web de la Institución. es la unidad encargada de elaborar el pliego de condiciones para los concursos cerrados.Cuando el rubro a contratar se relacione con la población estudiantil. 15. 16. Asimismo.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P.El Departamento de Compras. se hace invitación a la Dirección de Auditoría Interna en calidad de observador. 14.La invitación deberá indicar la dirección de la página web donde aparece publicado el pliego de condiciones. Formularios Utilizados Código Descripción MC-M04 MC-M02 MC-M05 MC-M01 MC-F07 MC-M03 Pliego de Condiciones Acta de Inicio Acta de Recepción y Apertura de Ofertas Invitación Listado de Asistencia de Empresas Convocatoria Origen Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Responsable Secretaria de Comisión Secretaria de Comisión Secretaria de Comisión Secretaria de Comisión Secretaria de Comisión Secretaria de Comisión la la la la la la Medio Físico Físico Físico Físico Físico Físico MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 30/88 .La empresa deberá informar al Departamento de Compras. firmado y sellado por el responsable de la misma.

Entrega pliego de condiciones + acta de inicio + expediente de la contratación al Jefe de Departamento. Estructura el expediente de la contratación. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras Jefe de Departamento MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 31/88 .000 U.. 4.T. Telecomunicaciones (Enlaces de Internet y Servicios de Centrales Telefónicas). b. Dirección Servicios Generales (Áreas Verdes. tales como: i. 7. Dirección de Transporte (Parque Automotor (Seguro) iii. elabora pliego de condiciones e incluye el compromiso de responsabilidad social. ii. 5. Recibe información técnica por parte de las unidades e incorpora cualquier información adicional que se requiera así como el compromiso social empresarial. Dpto.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. verifica que todo esté conforme y emite convocatoria a los miembros de la Comisión para la revisión y aprobación del Pliego de Condiciones. Coordinación de Comedores (Comedores) iv. solvencias y garantías. Recibe de la Comisión de Contrataciones requisición (es) + precompromiso (s)+ informe(s) + selección de empresas a ser invitadas. 6. Elabora el acta de inicio del proceso. 2. Si las contrataciones no son recurrentes y superan las 5. 3. 8. Solicita a las unidades académicas y administrativas la información técnica a ser incluida en el pliego de condiciones. Recibe pliego de condiciones + acta de inicio + expediente de la contratación.08 Selección de Proveedores por Concurso Cerrado DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad 1. Remite vía web pliego de condiciones a los miembros de la comisión para su conocimiento y posterior revisión en conjunto. señalado por la Comisión de Contrataciones. Vigilancia y Seguros Patrimoniales). Si las contrataciones son recurrentes: a.

Elabora Invitación indicando las empresas seleccionadas y hace firmar por el Presidente de la Comisión. Devuelven al Jefe de Compras pliego de condiciones y acta de inicio para la elaboración de las invitaciones. 10.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Elabora Lista de Asistencia de empresas. Reciben pliego de condiciones + acta de inicio verifican que todo esté conforme. 11. 16. Remite a las empresas vía fax o correo electrónico la invitación verifica su recepción y solicita acuse de recibo de la empresa por escrito en papel membretado y sellado 14. avalan el pliego de condiciones y firman el Acta de Inicio. 12. Elabora convocatoria de concurso e indica la fecha de recepción de ofertas y hace firmar por el Presidente de la Comisión. Entrega original de la convocatoria a cada uno de los integrantes de la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios. Dirección de Auditoría Interna y a las personas asignadas por la unidad ejecutora y hace firmar una lista de cotejo en señal de haber sido informados y archiva en el expediente de la contratación 17.Una vez reunidos. 13. Emite comunicación a la unidad ejecutora para solicitar quienes serán las personas asignadas para participar en el acto público de recepción y apertura de ofertas. Acta de Recepción y Apertura de Ofertas. Dpto. Hoja de Observaciones Proveedores y archiva en el expediente de la contratación. 15. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 32/88 .08 Selección de Proveedores por Concurso Cerrado DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Comisión de Contrataciones Actividad 9. revisan.

Requisiciones b. Solicitudes de aclaratoria (si las hubiere) h. Acto motivado (si lo hubiere) i. Lista de Asistencia Proveedores k. Invitaciones e. Convocatorias j. Acta de Recepción y Apertura de Ofertas l. Entrega expediente de la contratación a la Secretaria de la Comisión de Contrataciones mediante memorándum. Hoja de Observaciones Proveedores Jefe Sectorial de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 33/88 . Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Actividad 18. Acta de Inicio f. Pliego de Condiciones d. Pre-Compromisos c.08 Selección de Proveedores por Concurso Cerrado DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Dpto. para el inicio del acto público de Recepción y Apertura de Ofertas con los siguientes documentos: a.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Acta de Recepción del Pliego de Condiciones g.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. señalado por la Comisión de Contrataciones. Recibe información técnica por parte de las unidades e incorpora cualquier información adicional que se requiera así como el compromiso social empresarial. 2. tales como: i. Dpto. Elabora el acta de inicio del proceso. Recibe pliego de condiciones + acta de inicio + expediente de la contratación. Si las contrataciones son recurrentes: a. Elabora Cronograma de Actividades. Solicita a las unidades académicas y administrativas la información técnica a ser incluida en el pliego de condiciones. Remite vía web pliego de condiciones y cronograma de actividades a los miembros de la comisión para su conocimiento y posterior revisión en conjunto. Entrega pliego de condiciones + cronograma de actividades+ acta de inicio + expediente de la contratación al Jefe de Departamento. ii. 5. 6.09 Selección de Proveedores por Concurso Abierto DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad 1. Dirección de Transporte (Parque Automotor (Seguro) iii. Telecomunicaciones (Enlaces de Internet y Servicios de Centrales Telefónicas). Dirección Servicios Generales (Áreas Verdes.T. Coordinación de Comedores (Comedores) iv. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras Jefe de Departamento MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 34/88 . elabora pliego de condiciones e incluye el compromiso de responsabilidad social. 4. 9. Si las contrataciones no son recurrentes y superan las 20. Vigilancia y Seguros Patrimoniales). solvencias y garantías..000 U. 7. 3. verifica que todo esté conforme y emite convocatoria a los miembros de la Comisión para la revisión y aprobación del Pliego de Condiciones. b. Estructura el expediente de la contratación. 8. Recibe de la Comisión de Contrataciones requisiciones + precompromiso (s)+ informe(s).

Dpto.Emite comunicación a la unidad ejecutora para solicitar quienes serán las personas asignadas para participar en el Acto Público de Recepción y Apertura de Ofertas. 13.Una vez aprobada la Publicación del Pliego de Condiciones por el SNC. revisan y avalan el pliego de condiciones. 14.Reciben pliego de condiciones + cronograma de actividades + acta de inicio verifican que todo esté conforme. con 72 Horas de anticipación. publica en la Pág.Realiza la publicación del Pliego de Condiciones en el Módulo de Publicación Electrónica del SNC. Web de la UCLA. 16. Acta de Recepción y Apertura de Ofertas. Devuelven al Jefe de Compras pliego de condiciones y acta de inicio para la publicación de los mismos.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Hoja de Observaciones Proveedores y archiva en el expediente de la contratación. 12. Firman el Acta de Inicio. Una vez reunidos.Elabora convocatoria de concurso e indica la fecha del Acta Público de Recepción y Apertura de Ofertas y hace firmar por el Presidente de la Comisión. Dirección de Auditoría Interna y a las personas asignadas por la unidad ejecutora y hace firmar una lista de cotejo en señal de haber sido informados y archiva en el expediente de la contratación 18.Entrega original de la convocatoria a cada uno de los integrantes de la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios. 11.Elabora Lista de Asistencia de empresas. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 35/88 . 15. 17.09 Selección de Proveedores por Concurso Abierto DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Comisión de Contrataciones Actividad 10.

Hoja de Observaciones Proveedores Jefe Sectorial de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 36/88 . Pliego de Condiciones d.09 Selección de Proveedores por Concurso Abierto DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Dpto. Pre-Compromisos c. para el inicio del acto público de Recepción y Apertura de Ofertas con los siguientes documentos: a. Acta de Inicio f. Invitaciones e. Acta de Recepción y Apertura de Ofertas j. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Actividad 19. Acta de Recepción del Pliego de Condiciones g. Entrega expediente de la contratación a la Secretaria de la Comisión de Contrataciones mediante memorándum. Convocatorias h. Lista de Asistencia Proveedores i. Requisiciones b.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Código P.10

Recepción y Apertura de Ofertas

Objetivo
Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que deberán realizarse para la Recepción y Apertura de Ofertas, según lo dispuesto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.

Normas Específicas:
1. El proceso de Recepción y Apertura de Ofertas, debe realizarse en la fecha y hora previstas, en presencia de los siguientes miembros: a. Presidente(a) de la Comisión. a. Secretario(a) de la Comisión b. Director(a) de Servicios Generales c. Director(a) de Finanzas. d. Jefe(a) de Compras. e. Consultor(a) Jurídica f. Un representante de Auditoria Interna en calidad de observador del proceso. g. Los proveedores que participan en el proceso. h. Una comisión técnica, en calidad de observadores, integrada por dos personas, quienes serán nombradas por la unidad solicitante (estos pueden ser el jefe de la unidad y un experto en la materia). 2. El secretario(a) de la Comisión de Contrataciones, deberá coordinar la firma del control de asistencia por parte de los proveedores que asistan a la apertura de sobre. 3. El secretario(a) de la Comisión de Contrataciones, deberá entregar a los proveedores la hoja de observaciones, a fin de que emitan su juicio acerca del proceso de contratación donde participen. Formularios Utilizados

Código
MC-F07 MC-M06 MC-M05

Descripción
Control de Asistencia Empresas Hoja de Observaciones Acta de Recepción y Apertura de Ofertas A y B

Origen
Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones

Responsable
Secretaria Secretaria Secretaria

Medio
Físico Físico Físico

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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Código P.10

Recepción y Apertura de Ofertas DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Responsable
Secretaria Comisión de Contrataciones

Actividad
1. El día y hora pautados proceden a dar recepción y apertura de ofertas presentadas por las Empresas (Sobre A y B). 2. Extrae del expediente de la contratación, el control de asistencia y la hace firmar por los representantes de las empresas en orden de llegada. 3. Hace entrega a los proveedores una hoja, para que emitan por escrito las observaciones acerca del proceso y la devuelvan al final de la apertura de sobres. 4. Extrae del Expediente, Acta de Recepción y Apertura de Sobre A y B. 5. Da inicio a la recepción y apertura de ofertas, llama a los proveedores uno a uno de acuerdo al orden de llegada, se les solicita la cédula de identidad y se van abriendo los sobres ”A” en el mismo orden. 6. Revisan el contenido del sobre “A” Aspectos Legales y Financieros y verifican que cumpla con los requisitos exigidos en el pliego de condiciones. a. Si cumple con lo exigido: se entrega al proveedor los documentos originales con su cédula de identidad y se hace firmar el Acta de Recepción y Apertura de Ofertas. b. Si no se cumple con lo exigido: deja constar en Acta la descalificación del proveedor, hace firmar por el mismo y se lee en voz alta a todos los presentes. 7. Se llama uno a uno a los proveedores calificados en el orden de llegada, para que presenten el sobre “B” el cual contiene la Oferta, el Compromiso de Responsabilidad Social y la Fianza o cheque de gerencia de sostenimiento de la oferta. 8. Revisan que el proveedor cumpla con el Compromiso de Responsabilidad Social y con la fianza. a. Si no cumple con el Compromiso de Responsabilidad Social y fianza de sostenimiento de la oferta, se le entrega al proveedor su oferta, sin derecho a ser leída y se descalifica, dejando constar en acta firmada por el proveedor descalificado y se le entrega copia del acta para que libere su fianza.
b. Si cumple con el Compromiso de Responsabilidad Social y la fianza de sostenimiento de la oferta, se le entrega la oferta original al presidente de la Comisión de Contrataciones.

Presidente de la Comisión

Miembros de la Comisión de Contrataciones

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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Código P.10

Recepción y Apertura de Ofertas

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Responsable
Presidente del Comisión de Contrataciones

Actividad
9. Lee en voz alta, lo contentivo en la oferta (montos de las cotizaciones, la garantía de la compra), y se revisa que lo solicitado se encuentre en el sobre consignado por el proveedor.

10.Una vez concluido el Acto Público de Recepción y Apertura de Ofertas: 10.1. Hace firmar el Acta de Apertura de Sobres A por todos los proveedores y por los miembros de la Comisión de Contrataciones. 10.2. Hace firmar el Acta de Apertura de Sobres B por las Secretaria de la empresas que quedaron calificadas y por los miembros Comisión de de la Comisión de Contrataciones. Contrataciones 11.Fotocopia el Acta de Recepción y Apertura de Ofertas (Sobres A y B), entrega copia a cada proveedor, al representante de Auditoría Interna y unidad solicitante. 12.Recoge las hojas de observaciones, une con todos los documentos consignados por los proveedores más actas y los introduce en el expediente de contrataciones. 13.Hace entrega de las ofertas a la Comisión Técnica mediante formato de entrega de ofertas para el análisis y elaboración del informe. 14.Entrega al Departamento de Compras, expediente de la contratación + sobres A y B de las empresas calificadas para el análisis financiero y de recomendación.

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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Código P.11

Análisis de Ofertas Objetivo Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que debe realizarse para el análisis de las ofertas calificadas en la Recepción y Apertura de Ofertas, cumpliendo lo estipulado en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. Normas Específicas 1. La Comisión Técnica para el análisis de las ofertas deberá considerar un presupuesto base según los bienes o servicios a contratar. 2. La comisión técnica tendrá un lapso de dos (02) días hábiles para analizar las ofertas calificadas en el concurso abierto y un (01) día hábil para concurso cerrado, a fin de emitir opinión al respecto. 3. El Departamento de Compras, será la unidad encargada de elaborar el informe financieros y de recomendación de las empresas participantes, en un lapso de cuatro (4) días para concurso abierto y tres (3) días para concurso cerrado. 4. La máxima autoridad deberá otorgar la adjudicación o declarar desierto el procedimiento, deberá dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción del informe de recomendación emitido por la Comisión de Contrataciones.

Formularios Utilizados Código Descripción
MC-M07 MC-M08 MC-M09 MC-F05 Informe Financiero Informe de Recomendaciones Acta de Adjudicación Asignación del Compromiso de Responsabilidad Social

Origen
Dpto. Compras Dpto. Compras Dpto. Compras Dpto. Compras

Responsable
Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones

Medio
Físico Físico Físico Físico

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 40/88

Recibe de la Comisión Técnica el informe y remite a la Sección de Contrataciones e Importaciones para la elaboración del informe de recomendación. Recibe expediente de la contratación + sobres A y B. Recibe del Jefe de Compras. Informe Financiero y Recomendación + Informe Técnico (si es el caso). Analiza las ofertas de cada una de las empresas calificadas en un día hábil para concurso cerrado y dos (2) días hábiles para concurso abierto. 9. Recibe de la Secretario (a) de la Comisión de Contrataciones. Entrega informe técnico + ofertas recibidas al Jefe de Compras. entrega a la Sección de Contrataciones e Importaciones para el análisis financiero. el informe de la Comisión Técnica y en un (1) día hábil elabora el informe de recomendación. 5. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras Jefe de Compras Jefe Sectorial de Compras (Sección Contrataciones e Importaciones) Jefe de Compras/Comisión de Contrataciones 6. expediente de la contratación + sobres A y B de las empresas calificadas. Elabora convocatoria a los miembros de la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios para el análisis y firma de los informes financieros y recomendación. 11.11 Responsable 1. oficio con las ofertas recibidas. 2. Informe Financiero y Recomendación + Informe Técnico (si es el caso). 12. revisa lo recibido y firma dejando constancia en el formato de cotejo. Comisión Técnica 3. 7. Entrega al Jefe de Compras expediente de la contratación + sobres A y B. Elabora el informe técnico proponiendo la mejor oferta del servicio en cuanto a especificaciones técnicas. 4. 8. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 41/88 .PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Espera el informe de la Comisión Técnica para elaborar el informe de recomendación. Dpto. Recibe expediente de la contratación + sobres A y B de las empresas calificadas. Análisis de Ofertas DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad Recibe del Secretario (a) de la Comisión de Contrataciones. 10. efectúa análisis y prepara el informe financiero en un lapso de un (1) día hábil si es concurso cerrado y dos (2) días hábiles si es concurso abierto. Compras Jefe de Compras Dpto.

Remite mediante memorándum. Sección Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras 19. 20. Responsable Miembros de la Comisión de Contrataciones Bienes y Servicios Dpto. 17. Concurso Abierto Anunciado Internacionalmente y Concurso cerrado remite vía correo. informa a la empresa adjudicada.11 Análisis de Ofertas DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Actividad En la fecha indicada en la convocatoria. 18. 16. Si la contratación es mediante adjudicación directa. 15. Si la contratación es mediante Concurso abierto. Asignan el compromiso de responsabilidad social.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. 14. se reúnen. analizan y firman el Informe Financiero y Recomendación. Elabora Acta de Adjudicación o Declaratoria Desierta dos (2) originales y dos (2) copias (según el caso) y anexa documentos respectivos. Acta de Adjudicación o Acta de Declaratoria Desierta publica en la página web módulo Contrataciones Públicas. Devuelven documentos al Jefe de Compras para la elaboración del Acta de Adjudicación o Declaratoria Desierta (según el caso). 21. Acta de Adjudicación o Declaratoria Desierta (según el caso) con los documentos respectivos para la firma de la máxima autoridad. Forma legajo con los siguientes documentos: originales Acta de Adjudicación + Informe de Recomendación + Informe Financiero e introduce dichos documentos en el expediente de contratación. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 42/88 . Recibe Informe Financiero y Recomendación firmados por los miembros de la Comisión de Contrataciones y entrega a la Sección de Contrataciones e Importaciones para la elaboración del Acta de Adjudicación o Declaratoria Desierta (según el caso). Compras Jefe de Compras 13.

22. Si es servicio. contrato de servicio y entrega a la Sección de Contrataciones e Importaciones para la incorporación al expediente de la contratación 28. Remite a la empresa ganadora original Acta de Adjudicación + Asignación de Compromiso de Responsabilidad Social o Acta Declaratoria Desierta (según el caso). elabora contrato y hace firmar por la máxima autoridad y el representante legal de la empresa adjudicada. extrae el expediente del archivo e incorpora el contrato de servicio. Recibe contrato de servicio. Archiva nuevamente el expediente Jefe de Compras Sección Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 43/88 . Recibe de la unidad solicitante. remite mediante memorándum copia acta de adjudicación a la unidad solicitante para la elaboración del contrato.2. 24. Recibe copia del acta de adjudicación. (ir paso 25) 23. Si la contratación corresponde: 22. entrega el expediente de la contratación al comprador asignado para elaborar la orden de compra o contrato marco. verifica el proceso de contratación ejecutado. Adquisición de bienes. 26.1. 29. Unidad Solicitante 25. Remite copia del contrato al Departamento de Compras para su incorporación al expediente 27.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P.11 Análisis de Ofertas 22. Remite a la Dirección de Extensión copia del Acta de Adjudicación + Asignación de Compromiso de Responsabilidad Social para su control y seguimiento.

conforme la normativa vigente. Ofertas. Normas Específicas 1. 6. Orden de Compra en original con 5 copias o contrato marco (según el caso) MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 44/88 . Acta de Inicio 3. 3. Invitación 5. Aprobación Comisión Informática (si fuere el caso) 9. la Universidad podrá rechazar la entrega de mercancía faltante. Informe de Recomendación 8. La Universidad podrá conceder prórrogas para la entrega de la mercancía. Pre-Compromiso 4. a fin de dar respuesta a las necesidades de las unidades académicas y administrativas. rescindir el contrato y reclamar al proveedor la indemnización estipulada en el contrato. 4. siempre que el proveedor lo solicite por causa justificada. El expediente según la modalidad de contratación deberá contener: 1.12 Elaboración de la Orden de Compra Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para la elaboración y procesamiento de las órdenes de compras. Requisición 2. Aprobación Dirección de Planta Física (si fuere el caso) 10. La secretaria del Departamento de Compras mantendrá actualizado el archivo de los expedientes de compras y el control de las compras en proceso. 5.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. 2. Análisis de Ofertas 7. Cuando las mercancías no fuesen entregadas en los lapsos establecidos. la misma llevará anexo la carta compromiso donde se establecen las condiciones mediante las cuales debe regirse la adquisición del bien. Al entregar la orden de compra al proveedor.

transcribe la información referida a la compra a efectuar y genera la (s) orden (es) de compra (s) en original y cinco (5) copias. Entrega a la secretaria orden (es) de compra (s) junto al expediente para el envío a la Dirección de Finanzas. Recibe orden (es) de compra (s) junto al expediente de la contratación. según el tipo de compra. 7. 6. Revisa el expediente de la contratación a procesar. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD). 5. Genera relación en el SIAD en original y copia. Revisa orden (es) de Compra (s) para verificar la información contenida y chequea que los soportes estén completos.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. 9. 4. conforma la misma y entrega al Jefe de Compras. aprueba y firma. Entrega orden de compra + expediente de la contratación al Director de Servicios Generales para la firma y envía a la Dirección de Finanzas junto a la relación elaborada en SIAD. 10.12 Elaboración de la Orden de Compra Formularios Utilizados Código Descripción MC-F04 MC-M11 Orden de Compra Carta Compromiso Proveedor Origen Departamento de Compras Departamento de Compras Responsable Comprador/Jefe de Compras Comprador/Jefe de Compras Medio ElectrónicoFísico Físico DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad 1.Archiva copia la relación. Une la (s) orden (es) de compra (s) con los documentos respectivos. 8. 2. 3. Comprador Jefe de Compras Secretaria MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 45/88 . verifica e ingresa al sistema SIAD. De estar todo correcto. en original y copia. Recibe orden de compra + expediente de la contratación.

(Ir paso 12) 11. 12.2. d. revisa.  2da. Copia Bienes Nacionales. Elabora vía SIAD comprobante de entrega de la orden. f. Envía copia de la orden de compra junto a un memorando de remisión a las unidades siguientes:  1era. el cual indica: nombre de la empresa. e.12 Elaboración de la Orden de Compra DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad 11. Si la condición de la orden de compra es aprobada: a.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. De ser necesario se comunican con Jefe de la unidad ejecutora. Archiva relación en el expediente según el proceso realizado. Si la condición de la orden de compra es devuelta: 11. Se comunica con el proveedor para que retire copia de la orden de compra y firme el comprobante de entrega.1. Nº de Secretaria Rif. Nº de orden. Copia Archivo Departamento  5ta. c. Departamento 13. Revisa el motivo de la devolución y entrega al Jefe de Compras. Copia a Contabilidad Presupuestaria. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 46/88 .  3ra. Fecha de entrega y fecha de vencimiento. a.Decide junto al comprador sobre la situación y entrega a la secretaria documentos remitidos por la Dirección de Finanzas para efectuar las correcciones según el caso planteado. Copia a Contabilidad Financiera.Recibe orden de compra devuelta. Archiva expediente de la contratación.  4ta. Remite original a la unidad académica-administrativa junto a memorando de remisión. analiza y consulta al comprador sobre el particular. b.Una vez procesada la Orden de Compra respectiva por la Dirección de Finanzas. Copia Expediente del Proveedor. registra en el sistema la entrada y coteja que los soportes recibidos concuerden con los enviados con anterioridad.

15.Envía nuevamente los documentos a la Dirección de Finanzas para su revisión.Recibe los documentos devueltos por la Dirección de Finanzas. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 47/88 .12 Elaboración de la Orden de Compra DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Secretaria Actividad 14.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. actualiza el status de la orden de compra. ingresa al sistema SIAD.

a fin de dar respuesta a las necesidades de las unidades académicas y administrativas. 4. elabora contrato marco y anexa listado de Materiales Adjudicado (Anexo 1). Recibe contrato firmado y se comunica con el representante de la empresa adjudicada para la firma del contrato.13 Establecer las actividades a ser ejecutadas para la elaboración del Contrato Marco conforme la normativa vigente. Revisa el expediente de la contratación a procesar. 2. Un Original a la(s) empresa (s) adjudicada(s) b. Formularios Utilizados Código Descripción MC-M10 Contrato Marco Origen Departamento de Compras Responsable Comprador/Jefe de Compras Medio ElectrónicoFísico DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad 1. Normas Específicas 1. Un Original Expediente de la Contratación c. 3. Entrega expediente de la contratación a la Secretaria para su archivo. Una Copia a la Dirección de Finanzas 5. Comprador MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 48/88 .PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Elaboración Contrato Marco Objetivo: Código P. El contrato marco contendrá como anexo el listado de materiales adjudicados según la modalidad de contratación. Imprime dos contratos en original y una (1) copia y envía con memorándum para la firma del Rector. distribuye de acuerdo a lo siguiente: a. Una vez firmado el contrato. 2. El contrato marco podrá tener una duración correspondiente a un período fiscal.

Recibe requisiciones + pre-compromisos según el cronograma establecido por el Departamento de Compras para la administración del Contrato Marco según los rubros centralizados. módulo de compra y elabora orden de servicio. Recibe ofertas por los proveedores seleccionados y efectúa análisis comparativo de los precios ofertados.14 Establecer las actividades a ser ejecutadas para la solicitud de los insumos requeridos por las unidades académicas-administrativas mediante orden de servicio ante los proveedores adjudicados según contrato marco.PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Emisión Orden de Servicio Objetivo: Código P. firma y hace firmar por el Jefe de Compras y coloca sello. Solicita mediante comunicación escrita vía fax o correo electrónico nueva oferta a los proveedores. Verifica las ofertas iniciales presentadas por las empresas adjudicadas en las diferentes modalidades de contratación. Formularios Utilizados Código Descripción MC-F06 Orden de Servicio Origen Departamento de Compras Responsable Comprador/Jefe de Compras Medio ElectrónicoFísico DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad 1. 2. 2. organiza según los rubros. La orden de servicio deberá ser anexada al expediente de la contratación. Imprime un original y dos copias de la orden de servicio. para determinar variaciones. La ejecución del contrato marco lo realizará el Departamento de Compras mediante la emisión de orden de servicio para los proveedores adjudicados. 3. 4. Ingresa al SIAD. 5. Comprador MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 49/88 . Normas Específicas 1. 6. a fin de constatar los precios actuales vs iniciales.

De lo contrario. Si es personal. entrega original al representante de la empresa y hace firmar la copia en señal de recibido. remite por fax o correo electrónico solicitando acuse de recibo por la misma vía. Comprador MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 50/88 . Forma legajo de documentos con requisiciones + pre-compromiso + ofertas + copia orden de servicio y archiva en el expediente de la contratación. Remite copia de la orden de servicio a la unidad solicitante para su control y posterior pago al proveedor.PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Emisión Orden de Servicio Código P.14 Responsabl e DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad Entrega orden de servicio a los proveedores.

3.  Formato de Modificación Presupuestaria en original y tres (3) copias. Hace firmar por el Director de Servicios Generales.PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Anulaciones o Modificaciones Orden de Compra Código P. Recibe solicitud de modificación o anulación de orden de compra. Formularios Utilizados Código Descripción F-03 (Manual FR. Compras Secretaria Actividad 1.) Apartado Presupuestario Origen Unidad Ejecutora Responsable Jefe de la Unidad Medio Electrónico Físico DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Dpto. Recibe los documentos según el movimiento efectuado. revisa e ingresa al sistema para la realizar el movimiento respectivo y firma. 6. según lo establecido en la normativa interna a fin cumplir con los requerimientos de las unidades académicasadministrativas. Jefe de Departamento Secretaria MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 51/88 . 2. Ingresa al sistema y da entrada de los documentos. 4.  copia de la orden de compra. Entrega los documentos a la secretaria para la distribución.15 Objetivo: Establecer las actividades a ejecutarse para realizar las anulaciones o modificaciones de las órdenes de compras. elabora relación de salida de documentos y remite a la Dirección de Finanzas para la revisión. Ingresa al sistema para darle salida a los documentos en el SIAD. 8. 5.  formulario anexo orden de compra (de ser el caso)  Memorandum de remisión  Relación emitida por el jefe de compra. Entrega al Jefe de Departamento. 7. Recibe de la Unidad Ejecutora: el Formato de Modificación Presupuestaria en original y tres (3) copias + copia de la orden de compra + formulario anexo orden de compra (de ser el caso) + Memorándum de remisión.

13. Copia – Bienes Nacionales 14.1. Copia – Contabilidad Financiera. 14.1.4. De faltar algún documento. recibe modificación presupuestaria.15 Responsable Actividad 9. Secretaria Dado firmado y sellado en el salón de Sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. 14. 11.1.3.5.2.Unidad Ejecutora 14. en su Sesión N° 2158.PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Anulaciones o Modificaciones Orden de Compra DESCRIPCIÒN DEL PROCEDIMIENTO Código P. Francisco Ugel Garrido Secretario General MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 52/88 . Si es una modificación de datos o anulación de la orden de compra. 10. copia orden de compra y relación de envío. Copia .Una vez revisado por la Dirección de Finanzas. 3ra.1.1. 1era. Francesco Leone Durante Rector Dr.Coteja y chequea que todos los documentos recibidos se corresponda con los enviados. Recibe copia de la relación de salida de documentos firmada en la Dirección de Finanzas y archiva como soporte del trámite efectuado.1. celebrada el día de 26 de octubre dos mil once. 5ta.1.1. Copia – Contabilidad Presupuestaria.1. Dr. se archiva en el Departamento. 13.1. 14.2. Remite copia del formulario modificación presupuestaria a las siguientes unidades: 14. Copia – Expediente de la contratación.Da entrada en el SIAD. 2da. Ordinaria. Si es una modificación por incremento o disminución a la Orden de Compra se entrega al proveedor.Distribuye original de la modificación presupuestaria de la siguiente manera: 13. 4ta.1. realiza las averiguaciones correspondientes y soluciona dicha situación. 12.1.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código MPC-01 Actualización Septiembre 2011 FORMATOS Y MODELOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 53/88 .

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código MPC-01 Fecha Septiembre 2011 FORMULARIOS Formatos Código MC-F01 MC-F02 MC-F03 MC-F04 MC-F05 MC-F06 MC-F07 Descripción Requisición Entrega de Requisiciones y Recepción de Ofertas Análisis de Ofertas Orden de Compra Asignación Compromiso Responsabilidad Social Orden de Servicio Control de Asistencia Empresas Modelos Código MC-M01 MC-M02 MC-M03 MC-M04 MC-M05 MC-M06 MC-M07 MC-M08 MC-M09 MC-M10 MC-M11 Descripción Invitación Acta de Inicio Convocatoria Pliego de Condiciones Acta de Recepción y Apertura de Ofertas Observaciones del Proveedor Informe Financiero Informe Recomendación Acta de Adjudicación Contrato Marco Anexo Orden de Compra (Compromiso Proveedor) MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 54/88 .

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código MPC-01 Actualización Septiembre 2011 FORMATOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 55/88 .

Compromiso Nro.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE COMPRAS Requisición Nro. Fecha REQUISICION DE MATERIALES Y EQUIPOS RO Código Unidad Solicitante Unidad Solicitante RC Nombre del Solicitante Firma del Solicitante Código Unidad Ejecutora Responsable de la Unidad Ejecutora Firma Destino de lo solicitado Codificación del Material DETALLE DE LA SOLICITUD Descripción del Material Unidad de Medida Cantidad Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Formato Nº 1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 56/88 .

de Fax Recepción de Ofertas Consignado Fecha Recibida por por la Unidad Observaciones Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Formato Nº 2 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 57/88 .Unidad Solicitante: UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES No. de Requisición: No. de Licitación: Fecha: Fecha de Vencimiento Entrega de Requisiciones y Recepción de Ofertas Proveedor Fecha de Entrega o Envío Requisición Nombre de quien recibe No.

de Requisición: Pag. Cantidad Partida Genérica Especifica SubEspecifica Unidad de Medida Precio Unitario Importe Selección del Producto Precio Unitario Importe Selección del Producto Precio Unitario Importe Selecció n del Product o Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Formato Nº 3 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 58/88 . Fecha: ANALISIS DE COTIZACIONES PROVEEDORES CODIFICACIÓN Ítem Código Pres.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE COMPRAS Unidad Solicitante: Código: No.

Numérico Unidad. Fecha: DATOS DEL PROVEEDOR Nombre Rif Dirección DATOS DEL PEDIDO Condiciones de Pago Lugar Entrega Fecha DATOS DE LA UNIDAD SOLICITANTE Nombre de la Unidad Código Jefe de la Unidad DATOS DE LA UNIDAD RECEPTORA DEL BIEN O SERVICIO Nombre de la Unidad Código Dirección Código Unidad Ejecutora CODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA Partida Genérica Específica Sub. Importe de la Orden Director de Servicios Generales Materiales o Servicio Fecha Recibido por Exp.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE COMPRAS ORDEN DE COMPRA Nro.A. OC : Orig. Proveedor Arch. Proveedor Contabilidad Financiera Contabilidad Presupuestaria MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 59/88 .V. Solic Bienes Nac.V. Total I.A.Específica Control Importe REN CODIFICACION DEL MATERIAL DESCRIPCION DEL MATERIAL UNIDAD DE MEDIDA CANT PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL Elaborado Jefe de Compras Total Sin I.

Venta de bienes a precios solidarios o al  costo  5.            ACTIVIDADES A EJECUTAR      OBSERVACIONES:  Vo  Bo. Aportes  en  dinero  o  especies  a  programas  sociales  determinados  por  el  Estado    o  Instituciones sin fines de lucro  6.UNIVERSIDAD  CENTROCCIDENTAL”  LISANDRO ALVARADO”  VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO  Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Formato Nº 4 COMISIÒN  DE CONTRATACIONES ASIGNACIÓN COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL (CRS)  CONCURSO:      COMPAÑÍA CONTRANTE:  FECHA REALIZACION:  MONTO  DE  CONTRATACIÓN  LA  MONTO CRS:  PERÍODO DE EJECUCIÓN     COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL  1. Proyectos de Desarrollo Socio‐Comunitario  2.  4. Creación de nuevos empleos permanentes  3. Cualquier otro proyecto social. Formación socio productiva de integrantes  de la comunidad.  Comisión  Contrataciones‐UCLA:      de   Responsable  Contratante    Empresa  Fecha:      Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Formato Nº 5 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 60/88 .

Proceso de Contratación Nombre de la Empresa Representante Legal Unidad Ejecutora Responsable de la Unidad Ejecutora Destino de lo solicitado Cantidad Unid/Med DETALLE DE LO SOLICITADO Descripción Prec.Unit Total Sub-Total IVA Total Factura Departamento de Compras Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha: Fecha: Fecha Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Formato Nº 6 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 61/88 .UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE COMPRAS Contrato Marco Nro.

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISIÓN DE CONTRATACIONES Barquisimeto-Estado Lara CONTROL DE ASISTENCIA Descripción de la Contratación: EMPRESA REPRESENTANTE FECHA   Observaciones: Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Formato Nº 7 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 62/88 .

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código MPC-01 Actualización Septiembre 2011 MODELOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 63/88 .

Las empresas interesadas. Presidente de la Comisión de Contrataciones Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Modelo Nº 1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 64/88 . en la oportunidad de invitarle a participar en la ___________________ No ______ correspondiente a _______ ___________________. Cumplir con el Compromiso de Responsabilidad Social. Atentamente. Del mismo modo se indican las especificaciones esenciales: Descripción Condiciones de entrega o ejecución Tiempo de validez de la oferta Criterios de evaluación de El oferente deberá presentar su propuesta citando el respectivo No _________________. deben tener en cuenta que la calificación técnico administrativa para este proceso contempla los siguientes requisitos:    Estar inscrita o actualizada en el Registro de contratistas y proveedores de la UCLA. Sres. Presentar Garantía de Fiel Cumplimiento. en la siguiente dirección: ___________________________________________________________.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISION DE CONTRATACIÒN INVITACIÓN Barquisimeto.de ______ 201__ Tengo el agrado de dirigirme a usted._____________________________________ Representantes de la Empresa: ________________ Ciudad. a más tardar el día ___________ a las ______.

  __________________  relacionado  con  (nombre  de  la  modalidad  de  contratación) por un monto estimado de________________.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISION DE CONTRATACIÒN ACTA DE INICIO     Hoy lunes ___________________. en concordancia a lo establecido en el  artículo  107  de  la  Ley  de  Contrataciones  Públicas  y  su  Reglamento.  siendo las __________.      Las empresas seleccionadas fueron:  Nombre Empresa  Nivel Estimado de Contratación  Calificación Financiera    El proceso de contratación se realizará de acuerdo al siguiente cronograma: (Descripción del cronograma según la modalidad de contratación) En conformidad con lo anteriormente expuesto firman los miembros de la Comisión de Contrataciones: _______________________  Presidente         ______________________  Miembro __________________________ Miembro __________________________ Miembro ___________________________ Secretario (a) _______________________ Miembro Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Modelo Nº 2 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 65/88 .  se  da  inicio  al  procedimiento  de  contratación  Nro.

 Concurso Abierto N°. Atentamente. a las __________ en el ____________________________ Agradeciendo su presencia. Para: Fecha: De: Asunto: Convocatoria   REF. fax. en la oportunidad de convocarlo a la APERTURA DE SOBRES.Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” Dirección de Servicios Generales  Departamento de Compras No. me suscribo de usted. Presidente Comisión de Contrataciones Una voz del pensamiento Av.  Me dirijo a usted. 0251-2591484-2591486 Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Modelo Nº 3 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 66/88 . la cual se efectuará el día __________.          “(Colocar Descripción). teléfono. Morán entre 21 y 22 Quinta Morelyz. correspondiente a la referencia arriba indicada.

Objeto:           Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 67/88 .UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISIÓN DE CONTRATACIONES Barquisimeto – Estado Lara COMISION DE CONTRATACIONES  PLIEGO DE CONDICIONES CONCURSO CERRADO ACTO UNICO DE RECEPCIÓN Y APERTURA DE LA OFERTA ECONÓMICA CONCURSO CERRADO N°.

Acto Público de Recepción y Apertura de la Oferta Económica: Fecha:  Hora: Lugar:  Modalidad: Acto Único Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 68/88 . Objeto:   Solicitud de Aclaratorias: Las dudas deberán ser remitidas al correo electrónico: compra@ucla. y serán respondidas por esta misma vía al email que a tal efecto haya indicado cada participante.edu.Barquisimeto.ve. CRONOGRAMA DE LA CONTRATACIÓN  Concurso Cerrado N°.

000. periodicidad y condiciones que se detallan en él. basándose en lo establecido en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. mediante una Eficiente y Eficaz prestación del Servicio de ___________________. deberán ajustarse y regirse por lo establecido en el presente pliego y las características técnicas y de servicios a realizar. Decreto 4998. Extensión y Administrativas.000. OBJETO DEL CONCURSO CERRADO. es la de garantizar el buen funcionamiento de sus Actividades Académicas. Corredores o Sociedades de Corretaje sólo podrán presentar una Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 69/88 . ________ . Prestadoras de Servicios y Productores de Seguros. Ley de Contrataciones Públicas. CRITERIOS GENERALES: a) Estas condiciones tienen por objeto regular el proceso de selección de un proveedor para la prestación del servicio requerido. en el _________________________________________. La Contratación de _______________________________. 2. las cuales revisten de carácter contractual ante futuras acciones legales. ó Mayor o Igual que el Ciento Cinco por Ciento (105%) del Margen de Solvencia. la cual debe ser presentada ante LA COMISION DE CONTRATACIONES DE LA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”. en tal sentido las Compañías de Seguros sólo podrán presentar una única oferta bien por si misma o bien a Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 b) través de un único intermediario (productores. 1. Las empresas participantes en este Proceso de Concurso Cerrado deberán estar Inscritas en la Superintendencia de Seguros (SUDESEG) y presentar un Patrimonio Propio No Comprometido (PNC) al 31/12/2008 Mayor o Igual a Diez Millones de Bolívares Fuertes (Bs. y por las demás Leyes y Normas Internas de la UCLA. con experiencia en el ramo asegurador. publicado en Gaceta Oficial N°.39. para la ______________________. El presente Concurso Cerrado. que el proceso de CONCURSO CERRADO N°. Las necesidades a satisfacer por la Universidad a través de este Concurso Cerrado. La Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.39. Prestadoras de Servicios y Productores de Seguros. tiene por Objeto la Contratación de ______________________desde el __________ hasta el ____________”.181 de fecha 19-05-2009.F.Estimados Señores: Empresas o Cooperativas y Otras Formas Asociativas. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas.ºº). inscritas en la Superintendencia de Seguros. se realizará mediante la modalidad de exigir en un mismo acto la presentación de la voluntad de participar y la documentación necesaria. el día ___________ a las _________-.. participa a las Empresas o Cooperativas y Otras Formas Asociativas. c) Los Productores.165 de fecha 24-04-2009. corredores de seguro ó sociedades de corretaje) debidamente autorizado para ello. de Investigación. publicada en Gaceta Oficial N°. 10.

Dichos sobres serán identificados de la siguiente forma: Sobre A: Sobre B: Aspectos Legales. la información adicional que considere conveniente para aclarar o complementar la documentación consignada. siempre y cuando las mismas hayan calificado en los aspectos Jurídicos. con separadores. la Comisión de Contrataciones podrá solicitar por escrito a las empresas participantes. Los oferentes deberán presentar sus ofertas en los renglones descritos en las especificaciones de la Contratación. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 70/88 . Los servicios prestados. documentos de calificación y ofertas. Financieros y Técnicos. deberán cumplir con la normativa legal vigente en el país. acto único con apertura de sobres. contentivos de manifestación de voluntad de participar. Técnicos y Financieros. 3. Oferta Económica. En este mecanismo la calificación y evaluación serán realizadas simultáneamente. Con posterioridad a la presentación de los documentos requeridos en este proceso. será causal de rechazo de su oferta. que no estén apegadas a los requerimientos dispuestos en el presente pliego de condiciones. La oferta y demás documentos que formen parte integrante de ésta. El acto de contratación tendrá como modalidad. es decir. a la Oferta que reporte mayores beneficios a la Institución. que serán consignadas en sobres cerrados y sellados. CADA UNA EN CARPETAS SEPARADAS Y ENCUADERNADAS. Los referidos sobres serán identificados con la siguiente etiqueta: NOMBRE DE LA EMPRESA PARTICIPANTE: ____________________ Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 CONCURSO CERRADO Nº: ____________ SOBRE: ________________________________________________ NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL: ______________________ CONTENIDO DEL SOBRE “A” TRES (3) COPIAS DE CADA UNO DE LOS DOCUMENTOS Y/O SOLVENCIAS QUE SE SOLICITEN (SALVO QUE SEA REQUERIDA EN ORIGINAL). evaluará las ofertas y otorgará la Adjudicación. No se admitirán propuestas alternativas y/o condicionadas. y serán colocados de forma ordenada en carpetas encuadernadas.d) e) f) g) h) oferta en nombre y representación de una (01) Empresa de Seguros. La descalificación del oferente. deberán estar redactados en idioma español. La Comisión de Contrataciones de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. Económicos. debidamente firmados en cada uno de sus folios y enumerados (requisito indispensable). no podrán actuar en representación de varias compañías de seguros dentro del mismo proceso. PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Los documentos deberán ser presentados en el orden solicitado.

Las empresas participantes en este Proceso de Concurso Cerrado deberán presentar Copia de la documentación que le acredite un Patrimonio Propio No Comprometido (PNC) al 31/12/2008 Mayor o Igual a Diez Millones de Bolívares Fuertes (Bs. Copia del Registro Mercantil. reclamo alguno ante cualquier Organismo Público y Tribunales de la República por parte de esa empresa.. salvo que la constitución de la Empresa sea menor a un año. sin que esta acción de lugar a 10. establecido en el Artículo 90 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas. publicada en Gaceta Oficial No. apellido. 37. Cooperativa y/o de la Persona debidamente Autorizada para este Concurso Cerrado. éste deberá Autorizar mediante Comunicación escrita firmada por él en Original y Copia a la Persona que lo representará indicando el nombre. correspondiente al último ejercicio económico. y la Solvencia Laboral. cédula de identidad y nacionalidad de quien lo va a representar en el Proceso de Concurso Cerrado. 2. Original y Copia de Dos (2) referencias Bancarias dirigidas a la UCLA. Las Empresas deberán presentar una Declaración Jurada firmada por su Representante Legal en Original y Copia. Las Cooperativas deberán consignar en conjunto con la información solicitada Copia del Certificado de Cumplimiento (Vigente) emitido por la Superintendencia Nacional de Cooperativas (SUNACOOP).F. Teléfonos.ºº). INCES S. de Credencial del Productor o Corredor de Seguros (Vigente). 11. En caso de que el Representante Legal no asista al acto. 9. 5. En esta Declaración Jurada se deberá indicar lo siguiente: “Queda entendido que la Universidad podrá descalificar a la empresa participante si ésta a la fecha señalada por esta Institución no consigne los Originales de las Solvencias y demás Documentos citados en esta Declaración Jurada. 1.ASPECTOS LEGALES Y FINANCIEROS. 7. Copia de la Declaración de Impuesto sobre la Renta. Original y Copia de la Cédula de Identidad del Representante Legal de la Empresa. 4. ó Mayor o Igual que el Ciento Cinco por Ciento (105%) del Margen de Solvencia. 12. donde den Fe de estar Solventes para el mes de MAYO de 2009 ó a la fecha de este Concurso Cerrado. Copia de los Estados Financieros Auditados por un Contador Público y Visados por el Colegio de Contadores Públicos. Original y Copia de la Carta de Manifestación de Voluntad de participar en el Concurso Cerrado firmada por el Representante Legal de la Empresa o por persona debidamente Autorizada para tal fin. 13.000. Copia de la Dirección. Fax. en las siguientes obligaciones: RIF. correspondientes a los tres (3) últimos Ejercicios Económicos. 6. Certificado de Inscripción en el Sistema Nacional de Contrataciones.000. 3. Solvencia Municipal donde tenga el domicilio la empresa. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 71/88 . Acta Constitutiva y Estatutos con sus respectiva publicaciones y modificaciones si las hubiere.O. recientes para la fecha de recepción de los documentos y apertura de sobres de este Concurso Cerrado. 10. Copia del Certificado de Inscripción (Vigente) ante la Superintendencia de Seguros (SUDESEG) de la Empresa y No. e-mail de la Empresa y/o Productor de Seguros.285 de fecha 18 de Septiembre de 2001.S. 8.

Se le sugiere a la empresa seleccionar debidamente al asesor. deberá presentar como requisito indispensable los Originales de la documentación solicitada en los Aspectos Legales y Financieros Numerales 4. 2. “NOTAS IMPORTANTES”: a. 3. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 72/88 . 6. CONTENIDO DEL SOBRE “B”: EN ORIGINAL Y ACOMPAÑADO DE TRES (3) COPIAS DE CADA UNO DE LOS DOCUMENTOS EN CARPETAS SEPARADAS Y ENCUADERNADAS. Presentación del Monto Total y Prorrateado de la Cobertura Ofertada para ____________________________– desde el _________ hasta el ______________”. La empresa que resulte seleccionada por la Universidad para contratar la ____________________. b. por cuanto el resultado de evaluación del servicio prestado por este a la Universidad. La Oferta Económica se presentarán en moneda nacional (Bs. 1. Declaración de cumplimiento del Compromiso de responsabilidad Social. OFERTA ECONOMICA. Original y Copia de Comunicación escrita mediante la cual se aceptan los términos y condiciones establecidas en el Presente Concurso Cerrado de Precios con sus respectivos anexos que forman parte integral del mismo. será imputado a la empresa en futuros procesos de Concurso Cerrado. Original y Copia de Dos (2) referencias Comerciales dirigidas a la UCLA. Original y Copia de Referencias que Acrediten la Experiencia de la Empresa. acompañado de las direcciones de los Centros de Contacto y Nomina del Personal que prestará la debida atención. 7. discriminadas según las especificaciones establecidas por la Universidad en el Formato Anexo No. la no presentación de la misma a la fecha señalada por la Universidad es causal inmediato de descalificación del Oferente como participante en este proceso de Concurso Cerrado sin que ello de lugar a reclamos o acciones legales por parte de los Oferentes. se exhorta a las Empresas o Cooperativas y Productores a no descuidar la presentación total de los requerimientos anteriormente descritos. corredor. para su respectiva verificación. es causal inmediato de descalificación del Oferente como participante en este proceso de Concurso Cerrado. productor o agente de seguro autorizado por la empresa aseguradora para llevar a cabo el servicio contratado.F) y deberá ceñirse estrictamente a lo requerido en el Formato Anexo No. Dirección y Fechas de Prestación. 15. La falta de alguno de los recaudos solicitados en el Sobre “A” referido a los ASPECTOS LEGALES Y FINANCIEROS. La Oferta Económica debe estar debidamente firmada en cada una de sus páginas por el Representante Legal de la Empresa.14. Cooperativa y del Productor de Seguros en la prestación de este tipo de servicio indicando: Clientes. 5. Currículum detallado de la persona. Teléfonos. recientes para la fecha de recepción de los documentos y apertura de sobres de este Concurso Cerrado. 1. La empresa propondrá solamente Una (1) persona para que la represente en este Concurso Cerrado. 1. Cooperativa o por la persona Autorizada para tal fin. 4. 16. 10 y 11. 6. 9. desde el ________ hasta el ___________. 8. productor.

podrá solicitar cualquier información adicional que considere conveniente o necesaria. reservándose el derecho de modificar esta convocatoria. los cuales serán entregados a la Comisión de Contrataciones de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” o __________________________ el día _________________. suspender este Proceso de Concurso Cerrado. En ningún caso se admitirán ingresos al recinto donde se desarrolla el proceso de Concurso Cerrado después de la hora fijada. En este caso. Ordinaria. es causal inmediato de descalificación del Oferente como participante en este proceso de Concurso Cerrado. la donación que aportará la empresa contratista. se solicita que dicho compromiso vaya dirigido a ____________________________________. así como Estudiantes bajo la condición de Activos. que la Responsabilidad Social es el compromiso del ente contratante con la sociedad. Igualmente deberán inhibirse de participar aquellas personas que tengan nexos familiares con funcionarios de la Institución responsable del proceso de compras. 5. la cual tendrá incidencia en la selección del contratista.929. Según lo establecido en el Decreto N°. c. debe ser dirigido por la naturaleza de la contratación. en la oferta debe indicarse de manera explicita. extender los plazos. la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.ESTABLECIMIENTO DEL COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL. de fecha 07/03/2007. En este sentido. ni aquellas empresas referidas en el Artículo No 27 de la “Normativa para la Adquisición de Bienes o Contratación de Servicios en la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” (UCLA)”. INFORMACIÓN ADICIONAL: a. LEY DE CONTRATACIONES PÚBLICAS. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 73/88 . 1759.” b. “NOTAS IMPORTANTES”: La falta de alguno de los recaudos solicitados en el Sobre “B” referido a la OFERTA ECONOMICA. rechazar aquellas que no se ajusten a las condiciones establecidas en el Pliego y/o tomar cualquier otra decisión que considere oportuna y conveniente a sus intereses sin que ellos den lugar a reclamo alguno por parte de los participantes. en la Sala de Reuniones del Vicerrectorado Administrativo. de igual manera deben tener presente los oferentes. Queda entendido que el monto de _______________________. La Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” durante el estudio y análisis de los documentos presentados en los Sobres “A” y “B”. esta Comisión decide que el Compromiso de Responsabilidad Social. ni se admitirán ofertas después del día y la hora de consulta. la cual citamos a continuación: Art. y Prestadoras de Servicios cuyas Directivas Actuales o Pasadas incluyan miembros de la Comunidad Universitaria en calidad de Personal Docente. No se aceptarán Empresas o Cooperativas y Otras Formas Asociativas. derivado del articulado indicado en la Ley. Administrativo y Obrero (Activos y Jubilados). aquellas empresas que pertenezcan a personas que ejerzan funciones dentro de la Universidad. 8 “No deberán participar en las licitaciones públicas. contrato. dirección y coordinación de actividades administrativas o parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad. pago. no puede afectar los costos de la presente contratación. aprobada en Consejo Universitario en su Sesión No.

980 de fecha 07 de Noviembre 1967. con sede en Barquisimeto Estado Lara. GARANTIA DE MANTENIMIENTO DE LA OFERTA EN ORIGINAL Y TRES COPIAS.475 de esa misma fecha”. serán responsables de sus actuaciones de conformidad con lo establecido DECRETO LEY DE EMPRESAS DE SEGUROS Y REASEGUROS No. le serán remitidas a todas las empresas invitadas.545. mediante la presentación de una Fianza de Fiel Cumplimiento. publicado en la GACETA OFICIAL DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA N° 5561 DEL 28 DE NOVIEMBRE DE 2001 y demás Disposiciones de carácter legal emitidas por la Superintendencia de Seguros. los Aspectos Legales y Financieros. se procederá a la devolución de la garantía. deberán presentar en éste Proceso de Concurso Cerrado.edu.000. RESPONSABILIDAD DE LAS EMPRESAS O COOPERATIVAS Y PRODUCTORES DE SEGUROS. dudas y cualquier información o modificación al Pliego de condiciones. La referida Fianza. publicado en Gaceta Oficial No. de igual forma las aclaratorias.ºº).F. 1.d. Las Empresas o Cooperativas y Productores de Seguros. La Empresa o Cooperativa que resulte favorecida con la Buena Pro. En caso de cualquier duda o información adicional relacionada con la Documentación. si no resultaren responsabilidades que hayan de ejercitarse sobre la garantía definitiva y una vez transcurrido el plazo de la misma. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 74/88 . Las Empresas o Cooperativas y Otras Formas Asociativas. los días __________ al _____________ y serán respondidas al email que haya colocado el participante. el representante legal o autorizado de la Empresa. DEVOLUCIÓN DE GARANTÍAS (Fianza de Fiel Cumplimiento o Cheque de Gerencia a favor de la UCLA). 3. por la suma de TRES MIL BOLÍVARES FUERTES SIN CÉNTIMOS (Bs. debe ser a nombre de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” y es obligatorio que en la misma se identifique la Universidad en los siguientes términos: “La Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.ve. otorgada por una Institución Financiera o Empresa de Seguros. Cooperativa y Otras Formas Asociativas. 28. creada mediante Decreto del Ejecutivo Nacional No. una vez cumplida con la Universidad las obligaciones derivadas de la Contratación de las Pólizas de Seguros. debidamente notariada o mediante cheque de gerencia a favor de la UCLA. y Prestadoras de Servicios. al momento de Abrir el “Sobre B”. referente al presente Concurso Cerrado. CADA UNA EN CARPETAS Y ENCUADERNADAS. Prestadoras de Servicios y Productores de Seguros. una Garantía de Mantenimiento de la Oferta de Servicio. deberán ser remitidas al correo electrónico compra@ucla.

    siendo  las  __________.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISIÓN DE CONTRATACIONES Acta de Apertura de Sobres “SOBRE A” Concurso ______________________ No.    las  siguientes  personas:  __________________________  miembros  principales  de  la  Comisión  de  Contrataciones  de  la  Universidad  Centroccidental  “Lisandro  Alvarado”. C.  se  reunieron  en  _______________________de  la  Universidad  Centroccidental  “Lisandro  Alvarado”.I.  (Descripción del Concurso) Hoy  lunes  ___________________.  las  Empresas  participantes.    Observadores  e  invitados  especiales. Morán entre 21 y 22 Quinta Moreliz Teléfonos: 2591484-2591486 Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 5 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 75/88 .    REF. de Compras Av.                 FIRMA  Una voz del Pensamiento Dirección de Servicios Generales Dpto.  con  la  finalidad  de  proceder  al  acto  de  apertura de sobres correspondiente al Concurso (Descripción del Concurso)    EMPRESAS PARTICIPANTES    EMPRESA    ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________                            REPRESENTANTE                      No.

a la apertura y verificación de su contenido. dejando constancia en el acta de esto.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISIÓN DE CONTRATACIONES Acta de Apertura de Sobres Concursos Abiertos 011/2009 OBSERVACIONES DE LA COMISIÓN  DE CONTRATACIONES  _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ En concordancia a lo establecido en el artículo 54 de la ley de Contrataciones Públicas.” En conformidad con lo anteriormente expuesto firman los miembros de la Comisión de Contrataciones: Una voz del Pensamiento Dirección de Servicios Generales Dpto. Morán entre 21 y 22 Quinta Moreliz Teléfonos: 2591484-2591486 Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 5 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 76/88 . y de cualquier observación que se formule al respecto. el cual señala “una vez concluido el lapso de entrega de los sobres contentivos de las manifestaciones de voluntad u ofertas. de Compras Av. procederá en el acto fijado.

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMITE DE CONTRATACIONES Barquisimeto-Estado Lara HOJA DE OBSERVACIONES Descripción de la Contratación Empresa Representante Autorizado: Observaciones:   Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 5 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 77/88 .

rendimiento de la misma. fecha y hora de realización). el análisis de los estados financieros de las empresas por medios de los cuales se deducirán los indicadores que definirán la capacidad de contratación. el grado de solvencia y endeudamiento que presentan. fecha y año) se elabora el informe financiero de (cantidad en letras y número de las empresas analizadas) empresas las cuales participaron en el proceso de concurso N°______________ y se mencionan a continuación: La finalidad del concurso es: (describir el objeto del concurso) Se realiza un análisis exhaustivo apegado a lo expuesto a la Ley de Contrataciones Públicas vigente. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 7 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 78/88 . Este informe expone los índices y conclusiones de la evaluación financiera a las empresas que participaron en el proceso. lo solicitado en el pliego de contratación y los estados financieros de cada una de las empresas. así como.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMITE DE CONTRATACIONES Informe Financiero de las Empresas Participantes Contratación: __________________________________________ Hoy (colocar el día. Considerando. cuya apertura de sobre se realizó el (indicar el día.

Nombres y Cargo C. firman los integrantes del Comité de Contrataciones.(Descripción de los diferentes índices financieros de las empresas analizadas) Índice de Solvencia y Liquidez Rotación de Cuentas por Cobrar Rentabilidad Rendimiento sobre los Activos Endeudamiento Factor de Rendimiento y Riesgo Financiero Nivel de Contratación Conclusiones del Análisis De conformidad con lo anteriormente expuesto. Firma Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 7 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 79/88 .I.

mes y año. a su vez se evalúa experiencia basado en la revisión de los documentos constitutivo de la empresa y los que sustentan su vigencia legal. las cuales se mencionan y presentan los siguientes montos: (Colocar la descripción de la licitación) Empresas Costo Apegado a lo dispuesto en el artículo _____ de la Ley de Contrataciones Vigente. se adopta los siguientes criterios generales: Evaluación de aspectos legales. a los efectos de analizar los aspectos legales. lugar y hora). las siguientes personas (mencionar las personas asistentes señalando su número de cédula). se procedió al acto de Recepción Única de Ofertas Definitivas de este proceso. fecha en letra y número. capacidad de contratación y costo. fecha y año) reunidos en (indicar el lugar de reunión) de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. En fecha (colocar el día de la semana.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMITE DE CONTRATACIONES Informe de Recomendación Contratación: __________________________________________ Hoy (colocar el día. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 8 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 80/88 . económicos. financieros y técnicos. económicos y financieros y las ofertas que presentaron las empresas que participaron en el proceso de contratación arriba indicado. seguidamente se aperturaron los sobres de las empresas participantes.

Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 8 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 81/88 .EVALUACION DEL ASPECTO LEGAL (Colocar las observaciones encontradas sobre este aspecto) EVALUACION FINANCIERA (Colocar las observaciones encontradas sobre este aspecto) EVALUACION TECNICA Y ECONOMICA DE LAS OFERTAS (Colocar las observaciones encontradas sobre este aspecto) ANALISIS DEL COMITÉ DE CONTRATACIONES (Este espacio está referido a las conclusiones del análisis efectuado por la Comisión Técnica de las ofertas presentadas por las empresas que participaron en el proceso de contratación)      De conformidad con lo antes expuesto firman los miembros del Comité de Contrataciones de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. Nombre y Cargo C.I.

El Rector de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. mes y año).UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMITE DE CONTRATACIONES Barquisimeto-Estado Lara ACTA DE ADJUDICACIÓN CONCURSO __________N° _______     En Barquisimeto. Lo recomendado por el Comité de Contrataciones en su informe de Adjudicación N° ________. en uso de sus atribuciones legales y reglamentarias. (nombre del Rector con C. al Concurso (describir el proceso de concurso señalando número del proceso y fecha de realización). ACUERDA Otorgar la Adjudicación a la empresa: (colocar el nombre de la empresa) correspondiente a la (describir el proceso de concurso y el compromiso social asumido por el adjudicatario) RECTOR Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 9 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 82/88 . CONSIDERANDO 1.). a los (colocar la fecha en letras y números.I.

electo para el cargo de Rector de conformidad con lo previsto en el capítulo III del Título II del Reglamento de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. numeral 13 de la Ley de Universidades y el Artículo 12 del Reglamento de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. El presente contrato marco regula las condiciones para el suministro y entrega del material que soliciten las diferentes unidades académicasadministrativas de la UCLA de acuerdo a la lista de materiales señaladas en el pliego de condiciones. por una parte y por la otra.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” Vice Rectorado Administrativo CONTRATO MARCO PARA EL SUMINISTRO DE XXXXXX Entre la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.425. perteneciente a la modalidad de contratación _________. acorde con lo dispuesto en el artículo 26.1.672 de fecha 11 de enero de 2006. de esa misma fecha. a quien en lo adelante y a los efectos de este contrato marco se le denominará EL/LOS PROVEEDOR (ES). FRANCESCO LEONE DURANTE..239. con sede en Barquisimeto. Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 10 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 83/88 . Tomo 112 de los Libros de Autenticaciones la Notaría Pública Cuarta de Barquisimeto en fecha 18 de mayo de 2006. representada en este acto por __________________________________________________________. venezolano. inserta bajo el Nº 34.475. con domicilio en Barquisimeto. Estado Lara. según consta en Acta de Proclamación y Juramentación del 15 de mayo de 2006. Licenciado en Contaduría pública identificado con la Cédula de Identidad Nº 5. quien para los efectos de este contrato se denominará LA UNIVERSIDAD. representada en este acto por el Rector. debidamente autorizado por el Consejo Universitario en su Sesión Ordinaria Nº 1. creada mediante Decreto del Ejecutivo Nacional de la República de Venezuela Nº 980 del 7 de noviembre de 1967 publicado en la Gaceta Oficial Nº 28. _________________________________. se ha convenido en celebrar el presente CONTRATO MARCO en la Universidad. inscritas en el Registro Mercantil ______________________________________________________________ Según Acta de Adjudicación otorgada en fecha ______________. el cual se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA: OBJETO 1. mayor de edad. Estado Lara.

SEGUNDA: PRECIO 2.1. Ésta será analizada de acuerdo al procedimiento que a tal efecto.2. explicando las razones del incremento. Forman parte integrante del presente contrato. en la medida que las unidades académicas-administrativas así lo requieran y se cuente con la disponibilidad presupuestaria y financiera respectiva. anterior mediante comunicación dirigida a la Comisión de Contrataciones.1. VARIACIÓN DEL SUMINISTRO Se podrán introducir incrementos sustanciales a las cantidades o número de unidades de bienes a ser suministrados basados en este contrato marco. se dará como aprobada la nueva lista de precios. VARIACIÓN DEL PRECIO En los trimestres sucesivos los proveedores podrán ofertar nuevos precios por la razón expuesta en el numeral 2.1. tendrán una vigencia de tres (3) meses. entre otros. TERCERA: SUMINISTRO 3.2. las condiciones específicas señaladas en el pliego de condiciones anexo. en caso de que no exista una comunicación por parte de la UCLA. la cual podrá ser modificada solo en caso de ocurrir cualquier decisión gubernamental que afecte los precios acordados tales como tasa cambiaria. 2. VIGENCIA Los precios acordados para el suministro de requerimientos serán los que se deriven de las ofertas que realicen los proveedores seleccionados que resulten adjudicados. De producirse tal decisión ambas partes revisarán y ajustarán este contrato. señale el pliego de condiciones.1. Vencido este término. impuestos. en un período no mayor de diez (10) días calendarios. Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 10 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 84/88 .

Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 10 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 85/88 . el material debe ser entregado en un tiempo no mayor a 24 horas a la unidad académica-administrativa. debiendo determinar de común acuerdo. garantizando su calidad y perfecto funcionamiento.2. La opinión del fabricante será determinante para el trato de la garantía. de ser el caso. 4. la unidad académica-administrativa podrá en caso de ser necesario.4. 4. Asimismo.1. se compromete a suministrar el material a las unidades académicas-administrativas dentro un plazo de cinco (5) días calendario. GARANTÍA DEL MATERIAL EL PROVEEDOR. conviene en dar una garantía de acuerdo a las características del material.3.CUARTA: MATERIAL 4. así como también el cumplimiento de todas las especificaciones solicitadas con respecto a equipos y maquinarias. LAPSO DE ENTREGA EL PROVEEDOR. por defecto de fabricación del mismo. respetando las especificaciones técnicas y condiciones de la oferta. a través del Departamento de Compras. En caso de Emergencia o imprevistos. las causas que originan el reclamo de garantía. enviar un representante a retirar el material en las oficinas del PROVEEDOR. STOCK EL PROVEEDOR. desde la fecha de facturación (entrega) del material vendido. 4. se compromete a mantener en su stock el material especificado en el listado suministrado junto al acta de adjudicación. Los proveedores seleccionados realizan los mencionados suministros conforme a los requerimientos de las unidades académicas-administrativas. ENTREGA Los suministros objeto del presente contrato marco se establecen de forma trimestral tal como se detallan en el pliego de condiciones técnicas.

2. así como para obtener el pago de los mismos por parte de las unidades académicas-administrativas de la UCLA. 7.  Servicio o atención al cliente. según el instrumento de Evaluación de Proveedores emitido por el Sistema Nacional de Contratistas. SEPTIMA: SEGUIMIENTO 7. 6. se somete a las evaluaciones que deberán efectuar las unidades académicas y administrativas de la Universidad.3. puede dar por terminado este contrato. Queda entendido que el contrato mantendrá su vigencia durante el periodo de aviso.QUINTA: CONDICIONES DE PAGO 5. Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 10 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 86/88 .191 y 193 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas.1. 7. EL PROVEEDOR. Corresponde a los proveedores seleccionados la obtención de las autorizaciones y solvencias. Se establece una vigencia desde_______ hasta_________. Cualquiera de las partes si así lo deseare.2.  Cumplimiento de garantías.1.1.  Servicio Técnico. En dicho caso se levantará un acta en la que se consignará las circunstancias que la han motivado y la situación de hecho derivada de la misma. Son causales de terminación anticipada de este contrato las señaladas en el artículo 127 de la Ley de Contrataciones Públicas y los artículos 190. La Universidad. tanto oficiales como particulares que se requieran para la entrega de los suministros objeto de este contrato.  Cumplimiento de especificaciones. a través del Departamento de Compras. designará un funcionario que realizará labores de supervisión y vigilancia en los términos siguientes:  Cumplimiento en la entrega de insumos y la emisión de los pagos. a partir de la fecha de recepción de la factura por parte de la unidad académica-administrativa SEXTA: VIGENCIA DEL CONTRATO 6. dando aviso a la otra parte con una anticipación de 30 días. PAGO Todos los materiales incluidos en el presente contrato serán pagaderos en un plazo no mayor a 15 días calendario.

de un mismo tenor y a un solo efecto. debidamente Notariada o Mediante Cheque de Gerencia a favor de LA UNIVERSIDAD. Oportuno y Cabal Cumplimiento de todas las Obligaciones contenidas en las Cláusulas del Contrato a suscribir con LA UNIVERSIDAD y que asume con motivo de dicha contratación. emitida por una Institución Bancaria o Empresa de Seguros. La referida Fianza debe ser a nombre de LA UNIVERSIDAD. Así mismo es obligatorio que en la misma se identifique a LA UNIVERSIDAD en los siguientes términos: “La Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.OCTAVA: GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO El PROVEEDOR se obliga a presentar a la firma de este contrato. 28.475 de esa misma fecha”. por un monto equivalente al 15% del monto del contrato por concepto de Fiel. por duplicado. en todas sus hojas. firman y rubrican el presente contrato. publicado en Gaceta Oficial No. en Barquisimeto a…. En prueba de conformidad de cuanto antecede. con sede en Barquisimeto Estado Lara. 980 de fecha 07 de Noviembre 1967. una FIANZA O GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO. creada mediante Decreto del Ejecutivo Nacional No. POR LA UCLA POR EL PROVEEDOR Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 10 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 87/88 .

equipos o servicio. equipos o servicio que sean adquiridos estarán sujetos a ser inspeccionados por parte de los entes encargados de la U.L.(s) recibirá(n) una Orden de Compra oficial. debe informar por escrito a la Unidad Solicitante. Se le(s) recomienda abstenerse de admitir o ejecutar pedidos de cualquier otra forma (Cuando es por esta Vía).  Antes de realizar la entrega (24 horas antes) de materiales. equipos o servicio.  Los materiales. para ser contados a partir de la fecha en que le es entregada la Orden de Compra _________________  Indique si prestan mantenimiento________________________________________ Nota: Si su oferta es acertada Ud. prenumerada. de algunas de puntos aquí escritos. quedando sobreentendido que “EL PROVEEDOR” acepta lo expuesto en este compromiso. equipos o servicio.Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” Vice-Rectorado Administrativo Dirección de Servicios Generales Departamento Compras COMPROMISO DEL PROVEEDOR Señor proveedor si resulta favorecido con la compra debe cumplir con los requisitos y condiciones siguientes:  La forma de pago establecida por la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” es de Contado o Crédito.A. debe presentar la Factura (que cumpla con los requisitos exigidos por la Unidad) y la Garantía  Si la Cotización es por un aparato o equipo indique: a) Plazo de la Garantía _____________________________________________ b) Garantía de Repuestos en el mercado _______________________________  Indique Plazo de la entrega de materiales. El incumplimiento por parte de “EL PROVEEDOR”. sellada y firmada por el Jefe de Compras y Director de Servicios Generales.  Al momento de la entrega de materiales. Firma Autorizada Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 11 Fecha MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 88/88 .C. podrá dar origen a la rescisión total o parcial de la Orden de Compra por parte de “LA UNIVERSIDAD”.

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