El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, reunido en su sesión Nº 2158, Ordinaria, celebrada el día 26 de octubre del año

dos mil once, en uso de las atribuciones legales y reglamentarias que le confiere el numeral 21 del artículo 26 de la Ley de Universidades y el numeral 23 del artículo 9º del Reglamento de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, APROBO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE LA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”. Base Legal 1. Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público Artículo 134. Decreto 6,233 Julio 2008. 2. Ley de Contrataciones Públicas. Decreto 5.929 de fecha 11 de Marzo de 2008, Gaceta Oficial N°.5.877 de fecha 14 de Marzo de 2008. 3. Reforma Parcial Decreto N°.5.929, Gaceta Oficial N°.39.165 de fecha 24 de Abril de 2009. 4. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas. Gaceta 39.181, de fecha 19 de Mayo de 2009. 5. Ley de Universidades Artículo 9, numeral 1 y artículo 26 numeral 21. 6. Normas Generales de Control Interno. 7. Reglamento General de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. Gaceta 28. 8. Normativa para la Administración de Fondos en Anticipo de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” 9. Normativa Interna de la UCLA para el Control de Anticipo para Gastos y Anticipo a Proveedores. 10. Ley de Reforma Parcial de la Ley de Contrataciones Públicas, Gaceta Oficial Nº 39.503 del 6 de septiembre de 2010. 11. Reglamento Interno para el funcionamiento de la Comisión de Contrataciones de Obras Mayores, Obras Menores, Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios. Introducción El Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de Compras constituye un documento que presenta y pone a disposición del personal que
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integra esta unidad y de las instancias académico-administrativa que lo requieran, la información ordenada y concisa acerca de los actividades relacionadas con el proceso de contratación para el suministro de bienes y prestación de servicios. Es de hacer notar, que los manuales constituyen documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación dentro de una organización, pues en ellos se concentran las instrucciones y lineamientos que se consideran necesarios para el mejor desempeño de las actividades. En este sentido, para las unidades administrativas este manual servirá de apoyo en el proceso administrativo, por cuanto busca sistematizar las actividades que presentan relación directa con el Departamento de Compras y Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios, con el fin de eliminar la duplicidad de tareas, tener un uso racional de recursos, contar con información oportuna y claridad en la ejecución de las actividades. Es por ello, que se debe prever su actualización constante según las necesidades existentes y de acuerdo a los cambios que se originen en el entorno que influyan directamente en las actividades internas. En función a esto, el Departamento de Compras deberá informar al Departamento de Organización y Métodos para las modificaciones o actualizaciones respectivas. Aspectos Generales Objetivo Describir los procesos definidos para la Contratación de Bienes y Servicios para lograr la adecuada prestación de los servicios administrativos, así como, proporcionar a los responsables de la administración de los recursos financieros y en general a los usuarios de la Institución, lineamientos, parámetros y criterios que contribuyan a sistematizar las actividades y con ello, propiciar el uso racional y adecuado de los recursos que conforman el patrimonio de la Universidad.

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Alcance Este manual está dirigido al Departamento de Compras, Comisión de Contratación de Bienes y Servicios y unidades académicas-administrativas de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” las cuales intervienen en los procesos inherentes a Contrataciones Públicas.
Normas Generales

1. En concordancia a lo señalado en la Ley de Contrataciones Públicas la adquisición de bienes y contratación de servicios, se realizará de acuerdo a las siguientes modalidades:
Tipo de Contratación Monto en Unidades Tributarias Mayor a 2.500 hasta 5.000 Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios Modalidades de Contratación Modalidad de pago Unidad Contratante Autorización y Firma Adjudicación del Contratista

Consulta de Precios

Orden de Compra Convenio Marco Orden de Compra Contrato Convenio Marco

Dpto. de Compras

Comisión de Contratación Vicerrector Administrativo

Mayor a 5000 hasta 20.000

Concurso Cerrado

Comisión de Contratación

Vicerrector Administrativo

Mayor a 20.000

Concurso Abierto

Comisión de Contratación

Rector

Rector

Parágrafo Único: Todos los procesos de contrataciones que se ejecute de acuerdo a lo señalado en el artículo 21, se regirán según lo dispuesto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. 2. Todo contrato de adquisición de bienes o prestación de servicios deberá tener su origen a través de una requisición. Los funcionarios autorizados para firmar estos documentos son el Rector, los Vicerrectores, los Decanos, Directores y Jefes de las unidades que sean responsables de la ejecución presupuestaria. 3. Se deberá disponer de los recursos presupuestarios necesarios para la Adquisición de Bienes y Prestación de Servicios.

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Cuando se trate de bienes o servicios con características técnicas especiales, las unidades solicitantes podrán contactar al proveedor a objeto de verificar la pertinencia del bien o servicio requerido. Cuando la adquisición de un bien, la contratación de un servicio u obra, este regulado por una normativa o ley de la República, la unidad solicitante deberá remitir al Departamento de compras la exposición de motivos por los cuales debe adquirir ese bien, contratar ese servicio u obra, para que ésta solicite la autorización ante la instancia respectiva. El Departamento de Compras, establecerá el procedimiento para la solicitud de compras reguladas por normativa o ley de la República, fijando el cronograma para su recepción y tramitación a nivel institucional. Las unidades ejecutoras serán las receptoras de los bienes y servicios requeridos por Departamento de Compras y serán responsables de distribuirlos a las unidades que dependan de ellas según los requerimientos internos. Para la adquisición de bienes o prestación de servicio, los mismos podrá ser efectuados a través de un contrato marco u orden de compra, según el caso. Para la adquisición de equipos de computación, ejecución de obras, las unidades académicas-administrativas deberán requerir el aval técnico a la Comisión de Informática y Dirección de Planta Física (según sea el caso).

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10. Las unidades intervinientes en los procesos de contrataciones de la UCLA, deberán aplicar el control previo en cada uno de los pasos del proceso administrativo, ya que su omisión constituye un supuesto generador de responsabilidad administrativa de acuerdo a lo previsto en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. 11. Para todas las modalidades de selección de contratistas previstas en la Ley de Contrataciones Públicas, así como en los procedimientos excluidos de la aplicación de estas modalidades, la unidad usuaria deberá efectuar las actividades previas que garanticen una adecuada selección, además de preparar el presupuesto base indicado en la Ley de Contrataciones Públicas. Asimismo, se debe contar con la programación presupuestaria, especificaciones técnicas sin indicar marca comercial, determinación de las ventajas económicas y técnicas.

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   MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 5/88 . En caso de haberse delegado la revisión técnica. Los porcentajes para la determinación del Compromiso de Responsabilidad Social cuando corresponda. La definición de las especificaciones técnicas contenidas en el Pliego de Condiciones. financiera y técnica.12. no haya ofrecido el precio más bajo. Las razones técnicas. si fuere el caso. Consultas de Precios y Contrataciones Directas. deberán ser elaboradas por las unidades usuarias de las diferentes dependencias de la Universidad. Los procesos de contrataciones cuyos montos superen las 2500 UT deberán incorporar en el pliego de condiciones el Compromiso de Responsabilidad Social así como las garantías y solvencias requeridas.5%  Concurso Abierto 2% 16. a que hace referencia la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. La aplicación de medidas de promoción de desarrollo económico. debe contener además:     La identificación de los miembros de la Comisión de Contrataciones La modalidad de selección aplicada y su objeto. 14. cuando el participante recomendado para el otorgamiento de la adjudicación. 15. se calculará de acuerdo a lo siguiente:  Consulta de Precios 1%  Concurso Cerrado 1. 13. Las motivaciones particulares de la selección. así como las de aquellas que hubieren obtenido la segunda y la tercera opción. La identificación de los participantes y oferentes. si fuere el caso. la selección de la oferta que merezca la adjudicación. económicas y financieras en el que se fundamente la evaluación. se incluirá el informe debidamente suscrito por los encargados de su elaboración. El informe de Recomendación de la Comisión de Contrataciones. deberán ser previamente calificadas por la unidad contratante según su capacidad legal. las empresas participantes. En las modalidades de Concurso Cerrado.

servicios y obras. si fuere el caso. el cual será firmado por todos los Miembros de la Comisión y por el Secretario. y el voto salvado de algún miembro de la Comisión de Contrataciones y el informe correspondiente. b. previa solicitud por escrito de la empresa participante. Aprobaciones de pago. se deben incorporar los documentos que se relacionen con:           Garantías Actas de inicio. Documentos relacionados con modificaciones de los contratos. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 6/88 . terminación y recepción provisional o definitiva de los bienes. Las condiciones de pago que se establezcan en el contrato marco u orden de compra por adquisición de bienes o contratación de servicios serán determinadas por el Departamento de Compras de acuerdo al siguiente criterio: a. Cualquier otro relacionado con la administración del contrato y evaluación posterior. Formularios para el pago o valuaciones. suspensión. De contado: 10 días hábiles después de entregado el bien y factura. En la Administración del Contrato. 18. c. Finiquito. Anticipo para gastos. si fuere el caso. por la unidad contratante en el caso de la UCLA. manteniendo su integridad durante al menos tres (3) años después de ejecutada la contratación. con al menos dos (2) días hábiles de anticipación. Pagos realizados. El examen. Lugar y fecha del informe. El expediente de contratación deberá ser archivado. excepto los declarados confidenciales debe realizarse durante el horario de atención al público. 20. si lo hubiere. lectura y copiado de los documentos del expediente de contratación. Evaluación de actuación o desempeño del contratista. 19. Liberación de garantías. el Departamento de Compras. la cual será atendida de acuerdo a lo establecido en la Ley que regula la materia. Anticipo a proveedores según lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas. 17.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 7/88 . El Consejo Universitario. el monto restante se pagará de contado a 10 días hábiles después de entregado el bien. terminación y nulidad de la contratación de bienes y/o servicios. Para el anticipo a proveedores rigen los siguientes criterios: a) Aquellos proveedores que soliciten anticipo. en atención a lo establecido en el articulo 42 de la ley de Contrataciones Públicas. Si es ante la Unidad solicitante. deberán presentar como garantía una fianza de anticipo ante la unidad solicitante o ante el Departamento de Compras. declaratoria de desierta. para ser archivada en el expediente. 21. equivalente a la totalidad del monto otorgado. 22. e) Los jefes de unidades deberán vigilar por el cumplimiento en la entrega del bien y garantía para ejecutar las fianzas en caso de incumplimiento por parte del proveedor y deberán notificarlo al Departamento de Compras. d) El anticipo a proveedores podrá otorgarse hasta por un 50% del monto total de la Orden de Compra o monto adjudicado. esta debe enviar copia de la Fianza al Dpto. Con excepción de las compañías de seguros.Los criterios b y c. delega sus competencias en lo referido a la adjudicación. b) Las fianzas deben ser otorgadas por una compañía de seguros o institución bancaria. c) El Departamento de Compras devolverá previa solicitud por escrito la fianza al proveedor cuando la unidad ejecutora haya notificado que se realizó el control perceptivo por parte del Departamento de Bienes Nacionales y que haya cumplido con los compromisos pactados. de acuerdo al caso. la misma deberá presentarse en forma previa a la entrega del mencionado anticipo. suspensión. en la figura del Rector para contratos de bienes o servicios mayores a dos mil quinientas unidades tributarias (2500 UT). se podrán otorgar a discrecionalidad de la institución y según los lineamientos emitidos por la Dirección de Finanzas. las cuales deberán consignar una fianza bancaria. de Compras. El importe del anticipo que se otorgue deberá pactarse bajo la condición de precio fijo y para asegurar la aplicación correcta del anticipo.

Calificación: Es el resultado del examen de la capacidad legal. Contrato Marco: Contrato establecido con proveedores de un mismo rubro donde se establecen precios unitarios por cada renglón. 6. GLOSARIO DE TÉRMINOS A los efectos de facilitar la comprensión del presente manual. suministra un bien o presta un servicio no profesional ni laboral. no se persigue establecer definiciones que coincidan con las generalmente aceptadas. establecidas para efectuar la Selección de Contratistas para la Adquisición de Bienes. 1. Las infracciones a las normas contenidas en la presente normativa darán lugar a la imposición de las respectivas sanciones administrativas y disciplinarias. en virtud de un contrato sin que medie relación de dependencia. 3. técnica y financiera de un participante para cumplir con las obligaciones derivadas de un contrato. sin perjuicio de las responsabilidades de carácter civil y penal que resulten procedentes. 2. 4. 5. . Emergencia comprobada: son los hechos o circunstancias sobrevenidas que tienen como consecuencia la paralización o la amenaza de paralización total o parcial de sus actividades o del desarrollo de las competencias del órgano o ente contratante. Orden de Servicio: Documento que respalda la solicitud y entrega de materiales o servicios requeridos a los proveedores adjudicados a través de Contrato Marco.23. para alguno de los órganos y entes sujetos a la Ley de Contrataciones públicas. a continuación se explica la terminología utilizada en él. Modalidades de Contratación: Son las categorías que disponen los sujetos a la Ley de Contrataciones Públicas. sino uniformar su uso e implantación del mismo. Prestación de Servicios y Ejecución de Obras. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 8/88 7. el cual se ejecutará mediante requisición y orden de compra según las condiciones y términos específicos de las cantidades a ejecutar. Disponibilidad presupuestaria: Es el recurso financiero-presupuestario que permite realizar aquellos compromisos de gastos que ocurran en la Universidad. Contratista: Toda persona natural o jurídica que ejecuta una obra.

11. 10. Para el caso de la Universidad tanto el Departamento de Compras como cada unidad ejecutora de presupuesto. en su sesión Nº 2158 Ordinaria. sellado y firmado en la sala de Sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. Presupuesto Base: Es una estimación de los costos que se generan por las especificaciones técnicas requeridas para la Adquisición de Bienes. Oferta: es aquella propuesta que ha sido presentada por una persona natural o jurídica. evaluar la actuación y desempeño del contratista durante la contratación para la adquisición de bienes o prestación de servicios.8. preparar el informe de recomendación y solicitar el otorgamiento de la adjudicación para la adquisición de bienes o prestación de servicios. Pliego de Condiciones: Es el documento donde se establecen las reglas básicas. prestar un servicio a ejecutar una obra. Francesco Leone Rector Dr. Prestación de Servicios y Ejecución de Obras. cumpliendo con los recaudos exigidos para suministrar un bien. requisitos o especificaciones que rigen para las modalidades. formular el requerimiento ante la unidad contratante. Unidad Contratante: Es la unidad responsable de solicitar y analizar las ofertas. Dr. celebrada el día veintiséis de octubre del año dos mil once. 9. Unidad Usuaria: Es la unidad responsable de efectuar las actividades previas a la contratación. 13. cada una según los montos que les corresponde (>2500 UT y <=2500 UT respectivamente) Sistema Referencial de Precios: Estructura de precios para los renglones de artículos o productos más solicitados por las unidades académicas y administrativas. son unidades contratantes. 12. Dado. Francisco Ugel Secretario General MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 9/88 .

Cada unidad académica-administrativa. será la responsable de la transcripción de los registros correspondientes a la programación de compras. 4. El Departamento de Compras. El Departamento de Compras. los movimientos ejecutados por las diferentes unidades 5. El Departamento de Compras será el cuentadante ante el Sistema Nacional de Contrataciones y deberá monitorear a través del módulo Programación de Compras. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 10/88 . El Departamento de Compras. deberá dar acceso al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) para que las unidades ingresen la información relacionada con la programación de compras. será la unidad encargada de suministrar las pautas a las unidades administrativas para la programación de las compras anuales.01 Consolidación Programación de Compras Institucionales Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para la consolidación de la programación de compras a nivel institucional a fin de remitirla ante el Sistema Nacional de Contrataciones. 2. 3. Normas Específicas 1.Procesos de Dirección PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. informará mediante circular el lapso establecido para la elaboración de la programación de compras y la transcripción en el SIAD y en el módulo de programación de compras del Servicio Nacional de Contrataciones. dando cumplimiento a lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.

y registra las compras a efectuar durante el ejercicio fiscal. 5. 24.01 Responsable Jefe de Compras Actividad 1. 7. 10. Emite reporte de Programación Consolidada. 4. Informa al Departamento de compras a través de Memorándum o correo electrónico. Terminado el plazo. 8. Solicita vía correo electrónico al Sistema Nacional de Contrataciones. 9. Ingresa al Sistema Nacional de Contrataciones en el Modulo Programación Electrónica de Compras y transcribe la información de la programación de compras para el ejercicio fiscal de acuerdo al instructivo respectivo. 11. Ingresa en el SIAD al Módulo Programación de Compras. Informa al Departamento de Compras vía telefónica o correo electrónico sobre la transcripción de la información sobre la programación de compras para su revisión. 6. Emite reporte de unidades que no completaron la transcripción. 3. cierra el Módulo de Programación de Compras. la culminación de la fase de transcripción de la Programación de Compras. en el lapso establecido por el Departamento de Compras. Unidad AcadémicaAdministrativa Jefe de Compras y Funcionarios del Dpto. Genera un listado para verificar el registro de la información por parte de las unidades académicas-administrativas. Revisa en la página web del Sistema Nacional de Contrataciones a través del Módulo Electrónico de Programación de Compras la información transcrita por el funcionario responsable de cada unidad académicaadministrativa. listado con la información que han transcrito cada una de las unidades y efectúa la conciliación con los reportes del SIAD. Remite vía Web circular a las Unidades AcadémicoAdministrativas informando el lapso en el cual estará abierto el modulo de programación de compras para la información respectiva.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Consolidación Programación de Compras Institucionales DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Código P. Emite reporte de consolidación de compras. de Compras Unidad AcadémicaAdministrativa Jefe de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 11/88 . 2.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Elabora memorando informativo al Vicerrectorado Administrativo con una copia a la Dirección de Servicios Generales y Rectorado donde se indica el cierre de la Programación anual de compras. Entrega copia del reporte de aprobación emitido por el Sistema Nacional de Contrataciones (SNC) a la secretaria para el archivo respectivo. Verifica los registros de la Programación de Compras: 13. Emite el Certificado de envío de la data por el Modulo de Programación de Compras del SNC. 3. b. Sistema Nacional de Contrataciones (SNC) Jefe de Compras Secretaria MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 12/88 . genera automáticamente el consolidado de la Universidad como único ente en el Sistema Nacional de Contrataciones. 2. emite correo electrónico al Jefe de Compras y a la Unidad Académico . a.01 Consolidación Programación de Compras Institucionales DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Jefe de Compras Actividad 1. Monitorea que cada funcionario realice las correcciones pertinentes. Si toda la información está correcta.1. 4. detallando los ítems a modificar y apertura nuevamente el Sistema. 5. Si existe alguna discrepancia. c. Recibe reporte emitido por el SNC y archiva en la carpeta correspondiente.Administrativa. Realiza el cierre de la Programación de Compras al Sistema Nacional de Contrataciones.

2. Emite circular para las unidades académicas-administrativas señalando los rubros centralizados y la fecha de recepción de las requisiciones. 4. 3. a objeto que las mismas se planifiquen de acuerdo a sus necesidades. Elabora el listado de rubros centralizados.T y deben ser centralizadas a través de esta unidad. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 13/88 . eficacia y economía. a los efectos de garantizar el suministro de bienes y prestación de servicios que por sus características o recurrencia dificulten planificar la modalidad de selección de contratistas. Presenta listado de rubros centralizados al Vicerrectorado Administrativo para su consideración.02 Análisis de la Programación de Compras Institucional Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para el análisis de la programación de compras institucional que permita un desembolso financiero por parte de la Universidad con criterio de eficiencia. Normas Específicas 1. El Departamento de Compras de forma conjunta con la Comisión de Contrataciones emitirá el cronograma de las contrataciones. podrá establecer un contrato marco bajo el esquema de lista de precios e informará oportunamente a las unidades académicas y administrativas el procedimiento a seguir para esta modalidad. El Departamento de Compras. 2.500 U. Una vez realizada la conciliación de las compras a nivel institucional. Al inicio del ejercicio fiscal y una vez consolidada la Programación de Compras Institucional.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. analiza los rubros que fueron considerados por las unidades ejecutoras y determina mediante análisis técnico aquellos que por su cantidad y monto superan las unidades tributarias establecidas a nivel Institucional. 3. Responsable Jefe de Compras DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1. que posibilite a las unidades académicas y administrativas establecer sus requerimientos oportunos. el Departamento de Compras informará a las unidades ejecutoras la adquisición de bienes o contratación de servicios que por su monto (a nivel institucional) superen las 2.

4. Formularios Utilizados Descripción Sumario de Contrataciones Origen SIAD Responsable Unidad AcadémicoAdministrativa Medio ElectrónicoFísico DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Jefe de Compras Actividad 1. Unidad AcadémicaAdministrativa MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 14/88 . se realizará a través de la página web www. Registra en el Modulo del SNC Sumario de Contrataciones. Ingresa al SIAD y realiza Sumario de Contrataciones y el cierre correspondiente.snc. en el que informa a las unidades que el Modulo de Sumario de Contrataciones del SIAD y SNC. La información a transcribir en el Sumario de Contrataciones. deberá revisar el resumen de los procesos de contratación ejecutados antes de notificarle al Departamento de Compras que culminó la transcripción de la información satisfactoriamente. El Director y/o responsable de cada unidad académica-administrativa. las compras efectuadas durante determinado Trimestre. 2.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. 2. 3. Normas Específicas: 1. En el modulo denominado “Módulo Sumario de Contrataciones” diseñado por el Servicio Nacional de Contrataciones (SNC) de acuerdo al instructivo respectivo. Prestación de Servicios y Ejecución de Obras por cada procedimiento previsto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento efectuadas por las unidades académicas-administrativas de la UCLA. en el lapso establecido para ello. El lapso establecido para que las unidades ejecutoras transcriban la información en el Modulo de Sumario de Contrataciones del SIAD será de 15 días continuos a partir del cierre del trimestre. Envía circular.gob.ve. Emite reporte de Sumario Consolidado. estará abierto en un período determinado para la transcripción de las compras realizadas.03 Sumario de Contrataciones Trimestrales Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para informar al Servicio Nacional de Contrataciones (SNC) de las adquisiciones de Bienes. 3.

03 Responsable Jefe de Compras y/o Funcionarios del Departamento Unidad AcadémicaAdministrativa Actividad 5. el certificado de envío de los datos transcritos por las unidades académico-Administrativas. el reporte del sumario trimestral a nivel institucional. Verifica la información que han transcrito cada una de las unidades y luego realiza la conciliación con los reportes del SIAD. 7. Monitorea a través del Módulo de Sumario de Contrataciones del Sistema Nacional de Contrataciones a los usuarios responsables de cada unidad con el fin de verificar el cumplimiento de la transcripción correspondiente. Solicita vía correo electrónico al Sistema Nacional de Contrataciones. Emite reporte consolidado de sumario trimestral. b. 10. 9. se le informa tanto por correo electrónico como vía telefónica a la unidad responsable a fin de que verifique la información. Informan al Departamento de compras vía correo electrónico. Recibe reporte emitido por el SNC y archiva. 12. Si no posee errores. Emite reporte de unidades que no cerraron. la culminación de la fase de transcripción del Sumario. a. cierra el Módulo de Sumario de Contrataciones. 8. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 15/88 . Emite en Modulo de Sumario de Contrataciones del SNC. Jefe de Compras 11. Si posee errores la información en el sistema. 6. Entrega copia del reporte emitido por el Sistema Nacional de Contrataciones (SNC) a la secretaria para el archivo respectivo. Terminado el plazo. Secretaria 14. de acuerdo a los parámetros establecidos en el módulo genera el cierre del trimestre ejecutado a través del sistema. 13.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Sumario de Contrataciones Trimestrales DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Código P.

04 Asignación de Claves a Usuarios Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para la asignación de claves a los usuarios que utilizarán el Sistema Nacional de Contrataciones para el registro de la información correspondiente al proceso de compras. 3. Recibe el memorando e ingresa al sistema para crear las claves y editar la información de cada usuario. Si la clave será usada para ingresar a los módulos de programación de compras. 2. 4. sumario de contrataciones y Evaluación del Desempeño. Envía memorando al Jefe de Compras indicando los datos de identificación del funcionario designado por el Jefe de la Unidad. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Unidad Académico Administrativa Actividad 1.Administrativa en el que indica el login y contraseña para accesar a dichos módulos. el cual será responsable de accesar a los Módulos del Sistema Nacional de Contrataciones. envía memorando al funcionario designado por el Jefe de la Unidad Académico . Jefe de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 16/88 .PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Si el funcionario va a ingresar al modulo de programación de compras. el Sistema Nacional de Contrataciones le crea directamente la contraseña.

cualquier inconveniente que se presente.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Trimestralmente. Formularios Utilizados Código Descripción MPC-F.05 Seguimiento a la Orden de Compra Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para el seguimiento de las órdenes de compras emitidas y no servidas que permita el cumplimiento oportuno por parte de los proveedores seleccionados. Normas Específicas: 1. deberá informar al Registro de Proveedores y Contratista de la Institución. con la finalidad de que canalice a través de la Consultoría Jurídica la rescisión del contrato y la ejecución de las fianzas antes de su vencimiento. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 17/88 .Físico Jefe de Compras /Jefe Sectorial de Compras DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Jefe de Compras 1. 2. 3. El Departamento de Compras previa notificación de la unidad receptora del bien o servicio. realizar el seguimiento de las órdenes de compras e informar al Director de Servicios Generales. Actividad Ingresa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) y genera mensualmente el reporte de órdenes de compras para verificar el status de la misma. sobre los proveedores que no hayan cumplido con la entrega del bien o prestación del servicio a la fecha estipulada en la orden de compra. 2. señalando las órdenes de compras emitidas y no servidas a la fecha. la Dirección de Servicios Generales a través del Departamento de Compras deberá informar al Vicerrectorado Administrativo sobre la ejecución de la programación y el cumplimiento de los proveedores. Analiza junto al Jefe Sectorial de Compras el reporte de compras.07 Reporte Ordenes de Compras Origen Departamento de Compras Responsable Medio Electrónico . Es responsabilidad de cada Jefe Sectorial de Compras de las secciones adscritas al Departamento de Compras.

Recopila la información obtenida del seguimiento efectuado y junto con el Jefe de Departamento. Elabora informe a la unidad en caso de que la misma no esté servida. Jefe Sectorial de Compras Actividad Se comunica con la unidad y los proveedores asignados a cada orden de compra que se encuentre pendiente para verificar la situación que presenta.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. elabora un informe dirigido al Vicerrectorado Administrativo con copia al Registro de Proveedores y Contratistas de la UCLA para su conocimiento y fines consiguientes. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 18/88 .05 Seguimiento a la Orden de Compra DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable 3. 5. 4. indicando los motivos señalados por el proveedor.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código MPC-01 PROCESOS OPERATIVOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 19/88 .

deberá someter el expediente estructurado a la Comisión de Contrataciones para su aprobación. 2.000 UT hasta 20. 5. se asignarán los responsables del proceso de contratación. elaborar el Informe de Recomendación para la adjudicación.000 UT se realizará una consulta de precios. El registro de las requisiciones lo realizará la unidad ejecutora. Normas Específicas 1. 6. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 20/88 . aval de la comisión de informática. 7. c. en caso de equipos de computación. Si el monto de la contratación supera las 20.06 Recepción de Requisiciones Objetivo: Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que deberán realizarse parar la recepción de requisiciones de Bienes Materiales y Equipos. b. análisis de las ofertas. Para ello. a. 3. La unidad ejecutora es la responsable de garantizar la disponibilidad presupuestaria para cubrir el gasto de la compra a efectuar. conforme a la normativa que lo regula. La requisición será elaborada por la unidad ejecutora quien deberá presentar como anexos la documentación requerida según el tipo de bien que se solicita. Cada unidad será la responsable del control presupuestario según la requisición realizada. la requisición deberá tener anexo el pre-compromiso que avale la misma.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. análisis de las ofertas. análisis de las ofertas. La requisición tendrá un número correlativo que será asignado a través del sistema integrado administrativo (SIAD). De acuerdo al monto de la contratación. El proveedor una vez recibida la notificación de adjudicación tendrá cinco (5) días hábiles para hacer entrega de las fianzas y ocho (8) días hábiles para la entrega de orden de compra o firma del contrato. Si el monto de la contratación supera las 5. Por ejemplo.000 UT se realizará Concurso Abierto. siendo el Departamento de Compras el responsable de la selección de proveedores. Asimismo.000 UT se realizará un Concurso Cerrado. Si el monto de la contratación supera las 2. 8. elaborar el informe de recomendación para la adjudicación. siendo la Comisión de Contrataciones la responsable de la selección de proveedores.500 UT hasta 5. Las requisiciones deben ser enviadas al Departamento de Compras vía electrónica y de forma física debidamente aprobada por el responsable de la unidad solicitante. elaborar el informe de recomendación para la adjudicación. 4. siendo la Comisión de Contrataciones la responsable de la selección de proveedores.

3. Remite legajo de documentos: requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s) + calificación de las empresas al Jefe de Compras. Verifica en el sistema integrado administrativo (SIAD) el registro correspondiente y revisa que cumpla con todas las especificaciones (disponibilidad presupuestaria.06 Recepción de Requisiciones Formularios Utilizados Código Descripción MC-F01 Requisición de Materiales Origen Responsable Medio Responsable Secretaria Jefe de Departamento Sección de Contrataciones e Importaciones Jefe de la Unidad ElectrónicoUnidad Solicitante Físico AcadémicoAdministrativa DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1. Da ingreso en el SIAD para el análisis respectivo y entrega al Jefe de Departamento. Jefe Sectorial de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 21/88 . verifica el monto de la solicitud y los rubros a adquirir. 6. Recibe requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s) y otros documentos. firmas autorizadas y anexos según el caso) firma.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Recibe requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s). económica y financiera. 4. presupuesto base mediante ofertas. 5. especificaciones técnicas de la contratación. Una vez recibido el listado. revisa los rubros adquirir y solicita por escrito a la Unidad de Registro de Contratista y Proveedores el listado de las empresas actualizadas en el ramo a contratar. Recibe de las unidades académicas-administrativas la Requisición de Materiales y Equipos tanto en físico en original y copia. elabora la calificación de las empresas indicando el nivel estimado de contratación y calificación legal. y entrega a la Sección de Contrataciones e Importaciones. como electrónicamente vía SIAD + pre-compromiso + autorización de la Dirección de Informática o Planta Física (según el caso) dependiendo del bien o servicio requerido. 2. sella la requisición o solicitud en señal de conformidad y devuelve la copia a la unidad solicitante. 7.

a. Recibe del Jefe de Departamento. Si es mayor a 20. Si es Consulta de Precios 1. Recibe requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s)) + calificación de las empresas (de ser el caso). i. Recibe requisición(es) + pre-compromiso(s) + informe(s) respectivo(s)) + calificación de las empresas y solicita mediante comunicación reunión con la Comisión de Contrataciones para presentar las solicitudes recibidas. entregan documentos al Jefe de Compras para ejecutar el procedimiento Consulta de Precios. c. Asigna el comprador. Elabora e imprime una relación del sistema donde se visualizan las requisiciones anexas. 3. Miembros de la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios Jefe de Departamento Secretaria MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 22/88 .06 Recepción de Requisiciones Responsable Jefe de Departamento DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 8. b.500 UT y menor a 5. Hace firmar la relación de requisiciones al Jefe de Departamento. Revisan y analizan las requisiciones recibidas y determinan el supuesto cuantitativo para la modalidad de contratación. y entrega a la Secretaria para la distribución interna. deciden el número de empresas a ser invitadas y entregan documentos al Jefe de Compras para la elaboración del pliego de condiciones y estructuración del expediente de la contratación. De acuerdo a la decisión por parte de la Comisión de Contrataciones. Si es mayor a 5.000 UT.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. 4. 11. Si es mayor a 2.000 UT y menor a 20. Una vez firmada la relación. entrega documentos haciendo firmar por el comprador al momento de entrega. 2.000 UT se entrega documentos para la elaboración del pliego de condiciones y estructuración del expediente al Jefe de Compras 10. requisición (es) + precompromiso (s) + informe (s) respectivo (s)) + calificación de las empresas (de ser el caso).000 UT. 9.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 23/88 . Si es Concurso Cerrado o Abierto: 1. Entrega documentos al Jefe de Sección de Contrataciones e Importaciones para la elaboración del Pliego de Condiciones.06 Recepción de Requisiciones Responsable Secretaria DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad ii.

5. Para la consulta de precios. igualdad.T.T.El proveedor tendrá tres (3) días hábiles contados a partir de la entrega de la invitación para enviar la respectiva oferta.. Para iniciar cualquier modalidad de selección de proveedores. 10. Normas Específicas 1. 3. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 24/88 . La unidad contratante. de acuerdo a las normas institucionales. las invitaciones. 6. preparación de órdenes de compras u contratos. 9. informe de recomendaciones y formar el expediente. leyes y reglamentos a fin de cumplir con los principios de transparencia. Todo proveedor de bienes deberá estar inscrito en el Registro de Contratistas y Proveedores de la UCLA para montos que sobrepasen las 600 U. 2. deberán estar inscritos en el Registro Nacional de Contratista.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. 7. se deberá elaborar una invitación con las especificaciones técnicas señaladas en las requisiciones recibidas por las unidades académicas-administrativas. Para toda contratación se deberá establecer un presupuesto base. 8. El Departamento de Compras es la unidad contratante en la modalidad de selección por consulta de precios. competencia y publicidad. se deberá tramitar el pre-compromiso. 4. las solicitudes de ofertas. será el responsable de elaborar el Acta de Inicio. Para cualquiera de las modalidades de contratación se deberá abrir un expediente en el cual se archiven todos los documentos generados por el proceso. La ejecución de este procedimiento se realizará considerando lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.07 Selección de Proveedores por Consulta de Precios Objetivo: Establecer las actividades a ejecutarse para la selección de los proveedores por consultas de precios. El comprador deberá realizar el análisis de las ofertas en dos (2) días hábiles.000 U. y para montos superiores a 4. análisis de las mismas.

500 UT.  Solicitud de aclaratoria (si las hubiere)  Exposición de motivo (si fuere el caso) MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 25/88 . 13. la unidad usuaria deberá elaborar la evaluación del desempeño y enviarla vía electrónica al Servicio Nacional de Contrataciones.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P.07 Selección de Proveedores por Consulta de Precios Normas Específicas 11. por fax o correo electrónico. las invitaciones a las empresas participantes podrán ser efectuadas mediante remisión escrita.La unidad contratante deberá formar el expediente para la Consulta de Precios para Adquisiciones de Bienes o Prestación de Servicios con la siguiente documentación:  Orden de requisición  Disponibilidad presupuestaria  Presupuesto Base  Documentación legal de la empresa  Solvencia laboral vigente  Inscripción en el Registro de Contratista y Proveedores UCLA  Acta de Inicio  Invitaciones  Solicitud de ofertas  Análisis de las ofertas (cuadro comparativo)  Orden de compra o servicio  Informe de Recomendación  Nota de entrega del bien o servicio  Control perceptivo  Factura  Compromiso de Responsabilidad Social cuando supera las 2. reservándose las acciones legales establecidas en nuestra legislación.El proveedor que incumpla la totalidad o parte de las condiciones originalmente establecida en la invitación podrá ser excluido del registro de proveedores de la Universidad y ésta podrá rescindir el contrato unilateralmente. 12.En la invitación se deberá incluir lo relacionado a las garantías y solvencias requeridas. En este caso.En las Consultas de Precios. tal como lo señala la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. 14. y se debe mantener en el expediente de la contratación constancia del envío y la recepción de las invitaciones remitidas. así como el compromiso de responsabilidad social.

1. Si la entrega es personal.07 Selección de Proveedores por Consulta de Precios Formularios Utilizados Código Descripción MC-F01 MC-M01 MC-M02 MC-F02 Requisición de Materiales Invitación Acta de Inicio Entrega de Requisición y Recepción de Ofertas Análisis de Ofertas Origen Unidad AcadémicoAdministrativa Departamento de Compras Departamento de Compras Departamento de Compras Responsable Jefe de Unidad Comprador Comprador Comprador Medio Electrónico -Físico Físico Físico Físico MC-F03 Responsable Comprador Departamento de Comprador Físico Compras DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1.3. Si la entrega es vía fax o correo electrónico. anexa comprobante de recepción del fax y solicita acuse de recibo de la empresa en papel membretado sellado y firmado. 1.4.2. Elabora invitación con las especificaciones técnicas señaladas en la (s) requisición (es) recibida (s) y hace firmar por el Jefe de Compras. 1. Se comunica con los proveedores a objeto de indicarles que pueden pasar a retirar la invitación. Recibe la (s) requisición (es) (Física y Electrónica) + precompromiso + informe de la Comisión de Informática o Dirección de Planta Física según el bien o servicio adquirir y efectúa un análisis técnico de la misma. Levanta Acta para dar inicio al Proceso de Contratación bajo la modalidad de Consulta de Precios. Si existe uno solo.4. anota en el formulario “Entrega de Requisiciones y Recepción de Ofertas” la fecha de entrega.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P.1. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 26/88 .2. 1. aplica lo establecido en el artículo 87 de la Ley de Contrataciones Públicas. Revisa el Registro de Contratista y Proveedores de la UCLA y selecciona examinando como mínimo a tres posibles proveedores.1. 1. anota en el formulario “Entrega de Requisiciones y Recepción de Ofertas” la fecha de entrega y el nombre de quien recibe la copia de la invitación.4. 1.

07 Selección de Proveedores por Consulta de Precios DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1. Estructura el expediente de la contratación con los siguientes documentos:  Requisición. según formato establecido para ello.7.6.  Remite expediente al Jefe de Compras para su autorización.  Informe de recomendación. Si los proveedores invitados no cotizan deberán informar por escrito las razones por lo cual no cotizan y se deberá buscar otros proveedores adicionales e iniciar nuevamente el proceso. Elabora cuadro comparativo de análisis de ofertas para determinar que cumplan con lo exigido en la invitación 1.2. Espera por las ofertas de parte de los proveedores en un lapso no mayor a tres (3) días hábiles.7.  Pre-compromiso  Autorización de la unidad (si fuere el caso). De ser necesario.500 UT. 1.5. Si no cumple se descalifica al proveedor. Al recibir las ofertas. 1. Elabora el Informe de Recomendación.3. solicita a la Comisión de Contrataciones el nombramiento de una Comisión Técnica en el caso de consultas de precios que por su cuantía supere las 2.  Análisis de Ofertas. Determina si el pre-compromiso cubre el gasto. efectúa el análisis de las ofertas.7. De lo contrario. De no cubrir el monto correspondiente a la compra.7.4.5. 1.1. informa por escrito a la unidad y solicita incremento al precompromiso. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 27/88 .PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P.  Aprobación Comisión de Informática (si fuera el caso)  Aprobación Dirección de Planta Física (Si fuera el caso)  Ofertas. 1.7. Responsable Comprador 1. en un lapso no mayor a dos (2) días hábiles revisa las mismas y coteja la firma para verificar que sean las autorizadas por la empresa. 1.7.

elabora acta de adjudicación para ser firmada por la máxima autoridad. analiza y autoriza el proceso de contratación. 3. Envía a la unidad usuaria copia del acta de adjudicación. 7. revisa el análisis de las ofertas e informe de recomendación. 8. Jefe de Compras Comprador MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 28/88 . 6. Una vez considerada la compra por la Comisión de Contrataciones.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Notifica por escrito a la(s) empresa(s) adjudicadas. 4. Recibe expediente de la contratación. procede a ejecutar procedimiento 08. 9. Recibe expediente de la contratación. anexando el acta de adjudicación e informando fecha para la entrega de las fianzas o cheque de gerencia y firma del contrato. devuelve expediente al Comprador para la elaboración del Acta de Adjudicación. Si la contratación se efectúa por orden de compra.07 Selección de Proveedores por Consulta de Precios Responsable DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 2. Presenta expediente de la contratación ante la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios de la UCLA. 5. para la aprobación y asignación del Compromiso de Responsabilidad Social. Si la contratación se efectúa por contrato marco. procede a ejecutar el procedimiento 09.

7. fijado por el Departamento de Compras. Cuando el monto de la Adquisición de Bienes o Servicios sea superior a 20.000 UT. 10. En toda modalidad de contratación. tendrá la responsabilidad de coordinar las actividades previas al concurso cerrado. 5. Cuando el monto de la Adquisición de Bienes o Servicios sea Superior a 5. se deberá contar con la disponibilidad respectiva. el proceso de selección de proveedores se realizará por Concurso Cerrado. Normas Generales 1. recibir las ofertas y preparar el informe de recomendación. Para iniciar un proceso de selección de proveedores. 4. se deberá establecer el Presupuesto Base en función al Sistema Referencial de Precios.000 UT. 8. La Unidad Contratante en la modalidad de contratación por Concurso Cerrado o Abierto. Concurso Cerrado y Abierto estará bajo la potestad de la máxima autoridad de la Universidad. La Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios. se deberá elaborar el Acta de Inicio del proceso.08 Selección de Proveedores por Concurso Cerrado y Abierto Objetivo: Establecer las actividades a ejecutarse para la selección de proveedores en las modalidades de contratación. cumpliendo con lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 29/88 . efectuar las invitaciones. En el pliego de condiciones se deberá incorporar el Compromiso de Responsabilidad Social. 2. Para toda modalidad de contratación. 11.000 UT hasta 20. a fin de dar respuesta a las necesidades de las diferentes unidades. el proceso de selección de proveedores se realizará por Concurso Abierto. será la Comisión de Contrataciones. 3. La Adjudicación en la modalidad de Consulta de Precios. dependiendo del tipo de contratación. 6.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. se regirán por lo dispuesto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. así como las garantías y solvencias requeridas. seleccionar los proveedores. En toda modalidad de contratación se deberá estructurar un expediente que contenga los documentos generados en el proceso. 9. Los procesos inherentes a las modalidades de contratación.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Formularios Utilizados Código Descripción MC-M04 MC-M02 MC-M05 MC-M01 MC-F07 MC-M03 Pliego de Condiciones Acta de Inicio Acta de Recepción y Apertura de Ofertas Invitación Listado de Asistencia de Empresas Convocatoria Origen Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Responsable Secretaria de Comisión Secretaria de Comisión Secretaria de Comisión Secretaria de Comisión Secretaria de Comisión Secretaria de Comisión la la la la la la Medio Físico Físico Físico Físico Físico Físico MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 30/88 . se hace invitación a la Dirección de Auditoría Interna en calidad de observador.08 Selección de Proveedores por Concurso Cerrado y Abierto Normas Específicas. 12.La empresa deberá informar al Departamento de Compras. Asimismo.Cuando el rubro a contratar se relacione con la población estudiantil. 16. 13.La Sección de Contrataciones e Importaciones. 15. es la unidad encargada de elaborar el pliego de condiciones para los concursos cerrados.La invitación deberá indicar la dirección de la página web donde aparece publicado el pliego de condiciones.El Departamento de Compras. firmado y sellado por el responsable de la misma. 14. será la unidad encargada de publicar el pliego de condiciones en la página web de la Institución. se debe invitar a dos (2) representantes de los Centros de Estudiantes de cada Decanato y Federación de Centros de Estudiantes. el acuse de recibo de la invitación en papel membretado.

Dirección de Transporte (Parque Automotor (Seguro) iii. Si las contrataciones son recurrentes: a.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P.T. Dirección Servicios Generales (Áreas Verdes. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras Jefe de Departamento MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 31/88 .. 6. Vigilancia y Seguros Patrimoniales). Remite vía web pliego de condiciones a los miembros de la comisión para su conocimiento y posterior revisión en conjunto. Recibe de la Comisión de Contrataciones requisición (es) + precompromiso (s)+ informe(s) + selección de empresas a ser invitadas. tales como: i. ii. señalado por la Comisión de Contrataciones. Recibe información técnica por parte de las unidades e incorpora cualquier información adicional que se requiera así como el compromiso social empresarial. Solicita a las unidades académicas y administrativas la información técnica a ser incluida en el pliego de condiciones. Estructura el expediente de la contratación. 7. verifica que todo esté conforme y emite convocatoria a los miembros de la Comisión para la revisión y aprobación del Pliego de Condiciones. b. Telecomunicaciones (Enlaces de Internet y Servicios de Centrales Telefónicas). elabora pliego de condiciones e incluye el compromiso de responsabilidad social. 2.000 U. Dpto. Elabora el acta de inicio del proceso. 5. 8. solvencias y garantías. 4. Si las contrataciones no son recurrentes y superan las 5. Recibe pliego de condiciones + acta de inicio + expediente de la contratación.08 Selección de Proveedores por Concurso Cerrado DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad 1. 3. Entrega pliego de condiciones + acta de inicio + expediente de la contratación al Jefe de Departamento. Coordinación de Comedores (Comedores) iv.

Elabora convocatoria de concurso e indica la fecha de recepción de ofertas y hace firmar por el Presidente de la Comisión. Entrega original de la convocatoria a cada uno de los integrantes de la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios. Emite comunicación a la unidad ejecutora para solicitar quienes serán las personas asignadas para participar en el acto público de recepción y apertura de ofertas. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 32/88 .PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Elabora Lista de Asistencia de empresas. Elabora Invitación indicando las empresas seleccionadas y hace firmar por el Presidente de la Comisión. revisan. Dirección de Auditoría Interna y a las personas asignadas por la unidad ejecutora y hace firmar una lista de cotejo en señal de haber sido informados y archiva en el expediente de la contratación 17. Remite a las empresas vía fax o correo electrónico la invitación verifica su recepción y solicita acuse de recibo de la empresa por escrito en papel membretado y sellado 14. 11. avalan el pliego de condiciones y firman el Acta de Inicio. 16. 13. 10. Devuelven al Jefe de Compras pliego de condiciones y acta de inicio para la elaboración de las invitaciones. Dpto. 15. Hoja de Observaciones Proveedores y archiva en el expediente de la contratación.Una vez reunidos. Reciben pliego de condiciones + acta de inicio verifican que todo esté conforme. Acta de Recepción y Apertura de Ofertas. 12.08 Selección de Proveedores por Concurso Cerrado DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Comisión de Contrataciones Actividad 9.

Acta de Inicio f. Requisiciones b.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. para el inicio del acto público de Recepción y Apertura de Ofertas con los siguientes documentos: a.08 Selección de Proveedores por Concurso Cerrado DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Dpto. Convocatorias j. Entrega expediente de la contratación a la Secretaria de la Comisión de Contrataciones mediante memorándum. Acto motivado (si lo hubiere) i. Solicitudes de aclaratoria (si las hubiere) h. Pre-Compromisos c. Acta de Recepción y Apertura de Ofertas l. Pliego de Condiciones d. Acta de Recepción del Pliego de Condiciones g. Hoja de Observaciones Proveedores Jefe Sectorial de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 33/88 . Lista de Asistencia Proveedores k. Invitaciones e. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Actividad 18.

Dirección de Transporte (Parque Automotor (Seguro) iii. 9. Recibe información técnica por parte de las unidades e incorpora cualquier información adicional que se requiera así como el compromiso social empresarial. Elabora el acta de inicio del proceso. Dirección Servicios Generales (Áreas Verdes. Recibe de la Comisión de Contrataciones requisiciones + precompromiso (s)+ informe(s). Remite vía web pliego de condiciones y cronograma de actividades a los miembros de la comisión para su conocimiento y posterior revisión en conjunto.09 Selección de Proveedores por Concurso Abierto DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad 1. 3. 8. Si las contrataciones son recurrentes: a. 2. solvencias y garantías. Estructura el expediente de la contratación. señalado por la Comisión de Contrataciones. ii.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Solicita a las unidades académicas y administrativas la información técnica a ser incluida en el pliego de condiciones. Elabora Cronograma de Actividades.000 U. Dpto. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras Jefe de Departamento MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 34/88 . 5. Coordinación de Comedores (Comedores) iv. 4.. 7.T. tales como: i. Si las contrataciones no son recurrentes y superan las 20. Telecomunicaciones (Enlaces de Internet y Servicios de Centrales Telefónicas). verifica que todo esté conforme y emite convocatoria a los miembros de la Comisión para la revisión y aprobación del Pliego de Condiciones. 6. Vigilancia y Seguros Patrimoniales). b. elabora pliego de condiciones e incluye el compromiso de responsabilidad social. Entrega pliego de condiciones + cronograma de actividades+ acta de inicio + expediente de la contratación al Jefe de Departamento. Recibe pliego de condiciones + acta de inicio + expediente de la contratación.

Elabora Lista de Asistencia de empresas.Entrega original de la convocatoria a cada uno de los integrantes de la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios. Hoja de Observaciones Proveedores y archiva en el expediente de la contratación. 14. publica en la Pág. Web de la UCLA. 15.Realiza la publicación del Pliego de Condiciones en el Módulo de Publicación Electrónica del SNC. con 72 Horas de anticipación. Dirección de Auditoría Interna y a las personas asignadas por la unidad ejecutora y hace firmar una lista de cotejo en señal de haber sido informados y archiva en el expediente de la contratación 18.Una vez aprobada la Publicación del Pliego de Condiciones por el SNC.Elabora convocatoria de concurso e indica la fecha del Acta Público de Recepción y Apertura de Ofertas y hace firmar por el Presidente de la Comisión. Devuelven al Jefe de Compras pliego de condiciones y acta de inicio para la publicación de los mismos.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. 11. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 35/88 . revisan y avalan el pliego de condiciones. 13. Una vez reunidos. 12. 17.09 Selección de Proveedores por Concurso Abierto DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Comisión de Contrataciones Actividad 10. Dpto.Emite comunicación a la unidad ejecutora para solicitar quienes serán las personas asignadas para participar en el Acto Público de Recepción y Apertura de Ofertas. Acta de Recepción y Apertura de Ofertas. 16.Reciben pliego de condiciones + cronograma de actividades + acta de inicio verifican que todo esté conforme. Firman el Acta de Inicio.

Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Actividad 19. Pliego de Condiciones d. Requisiciones b. Acta de Inicio f. Pre-Compromisos c. Acta de Recepción y Apertura de Ofertas j.09 Selección de Proveedores por Concurso Abierto DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Dpto. para el inicio del acto público de Recepción y Apertura de Ofertas con los siguientes documentos: a.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Entrega expediente de la contratación a la Secretaria de la Comisión de Contrataciones mediante memorándum. Invitaciones e. Lista de Asistencia Proveedores i. Acta de Recepción del Pliego de Condiciones g. Convocatorias h. Hoja de Observaciones Proveedores Jefe Sectorial de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 36/88 .

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Código P.10

Recepción y Apertura de Ofertas

Objetivo
Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que deberán realizarse para la Recepción y Apertura de Ofertas, según lo dispuesto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.

Normas Específicas:
1. El proceso de Recepción y Apertura de Ofertas, debe realizarse en la fecha y hora previstas, en presencia de los siguientes miembros: a. Presidente(a) de la Comisión. a. Secretario(a) de la Comisión b. Director(a) de Servicios Generales c. Director(a) de Finanzas. d. Jefe(a) de Compras. e. Consultor(a) Jurídica f. Un representante de Auditoria Interna en calidad de observador del proceso. g. Los proveedores que participan en el proceso. h. Una comisión técnica, en calidad de observadores, integrada por dos personas, quienes serán nombradas por la unidad solicitante (estos pueden ser el jefe de la unidad y un experto en la materia). 2. El secretario(a) de la Comisión de Contrataciones, deberá coordinar la firma del control de asistencia por parte de los proveedores que asistan a la apertura de sobre. 3. El secretario(a) de la Comisión de Contrataciones, deberá entregar a los proveedores la hoja de observaciones, a fin de que emitan su juicio acerca del proceso de contratación donde participen. Formularios Utilizados

Código
MC-F07 MC-M06 MC-M05

Descripción
Control de Asistencia Empresas Hoja de Observaciones Acta de Recepción y Apertura de Ofertas A y B

Origen
Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones

Responsable
Secretaria Secretaria Secretaria

Medio
Físico Físico Físico

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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Código P.10

Recepción y Apertura de Ofertas DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Responsable
Secretaria Comisión de Contrataciones

Actividad
1. El día y hora pautados proceden a dar recepción y apertura de ofertas presentadas por las Empresas (Sobre A y B). 2. Extrae del expediente de la contratación, el control de asistencia y la hace firmar por los representantes de las empresas en orden de llegada. 3. Hace entrega a los proveedores una hoja, para que emitan por escrito las observaciones acerca del proceso y la devuelvan al final de la apertura de sobres. 4. Extrae del Expediente, Acta de Recepción y Apertura de Sobre A y B. 5. Da inicio a la recepción y apertura de ofertas, llama a los proveedores uno a uno de acuerdo al orden de llegada, se les solicita la cédula de identidad y se van abriendo los sobres ”A” en el mismo orden. 6. Revisan el contenido del sobre “A” Aspectos Legales y Financieros y verifican que cumpla con los requisitos exigidos en el pliego de condiciones. a. Si cumple con lo exigido: se entrega al proveedor los documentos originales con su cédula de identidad y se hace firmar el Acta de Recepción y Apertura de Ofertas. b. Si no se cumple con lo exigido: deja constar en Acta la descalificación del proveedor, hace firmar por el mismo y se lee en voz alta a todos los presentes. 7. Se llama uno a uno a los proveedores calificados en el orden de llegada, para que presenten el sobre “B” el cual contiene la Oferta, el Compromiso de Responsabilidad Social y la Fianza o cheque de gerencia de sostenimiento de la oferta. 8. Revisan que el proveedor cumpla con el Compromiso de Responsabilidad Social y con la fianza. a. Si no cumple con el Compromiso de Responsabilidad Social y fianza de sostenimiento de la oferta, se le entrega al proveedor su oferta, sin derecho a ser leída y se descalifica, dejando constar en acta firmada por el proveedor descalificado y se le entrega copia del acta para que libere su fianza.
b. Si cumple con el Compromiso de Responsabilidad Social y la fianza de sostenimiento de la oferta, se le entrega la oferta original al presidente de la Comisión de Contrataciones.

Presidente de la Comisión

Miembros de la Comisión de Contrataciones

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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Código P.10

Recepción y Apertura de Ofertas

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Responsable
Presidente del Comisión de Contrataciones

Actividad
9. Lee en voz alta, lo contentivo en la oferta (montos de las cotizaciones, la garantía de la compra), y se revisa que lo solicitado se encuentre en el sobre consignado por el proveedor.

10.Una vez concluido el Acto Público de Recepción y Apertura de Ofertas: 10.1. Hace firmar el Acta de Apertura de Sobres A por todos los proveedores y por los miembros de la Comisión de Contrataciones. 10.2. Hace firmar el Acta de Apertura de Sobres B por las Secretaria de la empresas que quedaron calificadas y por los miembros Comisión de de la Comisión de Contrataciones. Contrataciones 11.Fotocopia el Acta de Recepción y Apertura de Ofertas (Sobres A y B), entrega copia a cada proveedor, al representante de Auditoría Interna y unidad solicitante. 12.Recoge las hojas de observaciones, une con todos los documentos consignados por los proveedores más actas y los introduce en el expediente de contrataciones. 13.Hace entrega de las ofertas a la Comisión Técnica mediante formato de entrega de ofertas para el análisis y elaboración del informe. 14.Entrega al Departamento de Compras, expediente de la contratación + sobres A y B de las empresas calificadas para el análisis financiero y de recomendación.

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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Código P.11

Análisis de Ofertas Objetivo Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que debe realizarse para el análisis de las ofertas calificadas en la Recepción y Apertura de Ofertas, cumpliendo lo estipulado en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. Normas Específicas 1. La Comisión Técnica para el análisis de las ofertas deberá considerar un presupuesto base según los bienes o servicios a contratar. 2. La comisión técnica tendrá un lapso de dos (02) días hábiles para analizar las ofertas calificadas en el concurso abierto y un (01) día hábil para concurso cerrado, a fin de emitir opinión al respecto. 3. El Departamento de Compras, será la unidad encargada de elaborar el informe financieros y de recomendación de las empresas participantes, en un lapso de cuatro (4) días para concurso abierto y tres (3) días para concurso cerrado. 4. La máxima autoridad deberá otorgar la adjudicación o declarar desierto el procedimiento, deberá dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción del informe de recomendación emitido por la Comisión de Contrataciones.

Formularios Utilizados Código Descripción
MC-M07 MC-M08 MC-M09 MC-F05 Informe Financiero Informe de Recomendaciones Acta de Adjudicación Asignación del Compromiso de Responsabilidad Social

Origen
Dpto. Compras Dpto. Compras Dpto. Compras Dpto. Compras

Responsable
Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones

Medio
Físico Físico Físico Físico

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 40/88

Comisión Técnica 3. 9. 8. Entrega al Jefe de Compras expediente de la contratación + sobres A y B. Espera el informe de la Comisión Técnica para elaborar el informe de recomendación. Informe Financiero y Recomendación + Informe Técnico (si es el caso). entrega a la Sección de Contrataciones e Importaciones para el análisis financiero. expediente de la contratación + sobres A y B de las empresas calificadas. Análisis de Ofertas DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad Recibe del Secretario (a) de la Comisión de Contrataciones. oficio con las ofertas recibidas. Informe Financiero y Recomendación + Informe Técnico (si es el caso).PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. 11. 4. revisa lo recibido y firma dejando constancia en el formato de cotejo. Analiza las ofertas de cada una de las empresas calificadas en un día hábil para concurso cerrado y dos (2) días hábiles para concurso abierto. Entrega informe técnico + ofertas recibidas al Jefe de Compras. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras Jefe de Compras Jefe Sectorial de Compras (Sección Contrataciones e Importaciones) Jefe de Compras/Comisión de Contrataciones 6. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 41/88 . Recibe expediente de la contratación + sobres A y B de las empresas calificadas. Recibe de la Secretario (a) de la Comisión de Contrataciones. Recibe expediente de la contratación + sobres A y B. efectúa análisis y prepara el informe financiero en un lapso de un (1) día hábil si es concurso cerrado y dos (2) días hábiles si es concurso abierto. 2. Dpto. 12. Compras Jefe de Compras Dpto.11 Responsable 1. el informe de la Comisión Técnica y en un (1) día hábil elabora el informe de recomendación. Recibe del Jefe de Compras. 7. 5. 10. Elabora convocatoria a los miembros de la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios para el análisis y firma de los informes financieros y recomendación. Recibe de la Comisión Técnica el informe y remite a la Sección de Contrataciones e Importaciones para la elaboración del informe de recomendación. Elabora el informe técnico proponiendo la mejor oferta del servicio en cuanto a especificaciones técnicas.

11 Análisis de Ofertas DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Actividad En la fecha indicada en la convocatoria. se reúnen. Acta de Adjudicación o Declaratoria Desierta (según el caso) con los documentos respectivos para la firma de la máxima autoridad. 21. 20. Elabora Acta de Adjudicación o Declaratoria Desierta dos (2) originales y dos (2) copias (según el caso) y anexa documentos respectivos. Forma legajo con los siguientes documentos: originales Acta de Adjudicación + Informe de Recomendación + Informe Financiero e introduce dichos documentos en el expediente de contratación. 18. Devuelven documentos al Jefe de Compras para la elaboración del Acta de Adjudicación o Declaratoria Desierta (según el caso). Remite mediante memorándum. analizan y firman el Informe Financiero y Recomendación. Si la contratación es mediante Concurso abierto. Acta de Adjudicación o Acta de Declaratoria Desierta publica en la página web módulo Contrataciones Públicas. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 42/88 . 14. Concurso Abierto Anunciado Internacionalmente y Concurso cerrado remite vía correo. informa a la empresa adjudicada. 15. Sección Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras 19. 16. Compras Jefe de Compras 13. Recibe Informe Financiero y Recomendación firmados por los miembros de la Comisión de Contrataciones y entrega a la Sección de Contrataciones e Importaciones para la elaboración del Acta de Adjudicación o Declaratoria Desierta (según el caso).PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. 17. Si la contratación es mediante adjudicación directa. Asignan el compromiso de responsabilidad social. Responsable Miembros de la Comisión de Contrataciones Bienes y Servicios Dpto.

Recibe contrato de servicio. Archiva nuevamente el expediente Jefe de Compras Sección Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 43/88 . extrae el expediente del archivo e incorpora el contrato de servicio. remite mediante memorándum copia acta de adjudicación a la unidad solicitante para la elaboración del contrato. Si es servicio.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. 29. entrega el expediente de la contratación al comprador asignado para elaborar la orden de compra o contrato marco.2. 26. elabora contrato y hace firmar por la máxima autoridad y el representante legal de la empresa adjudicada.11 Análisis de Ofertas 22. Recibe de la unidad solicitante. Remite a la empresa ganadora original Acta de Adjudicación + Asignación de Compromiso de Responsabilidad Social o Acta Declaratoria Desierta (según el caso). Si la contratación corresponde: 22. Adquisición de bienes. Remite copia del contrato al Departamento de Compras para su incorporación al expediente 27. Remite a la Dirección de Extensión copia del Acta de Adjudicación + Asignación de Compromiso de Responsabilidad Social para su control y seguimiento. contrato de servicio y entrega a la Sección de Contrataciones e Importaciones para la incorporación al expediente de la contratación 28. Recibe copia del acta de adjudicación. 22. 24. Unidad Solicitante 25. verifica el proceso de contratación ejecutado. (ir paso 25) 23.1.

conforme la normativa vigente. Orden de Compra en original con 5 copias o contrato marco (según el caso) MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 44/88 . 5. 2. Invitación 5. El expediente según la modalidad de contratación deberá contener: 1. Al entregar la orden de compra al proveedor. Acta de Inicio 3. Análisis de Ofertas 7. a fin de dar respuesta a las necesidades de las unidades académicas y administrativas. La secretaria del Departamento de Compras mantendrá actualizado el archivo de los expedientes de compras y el control de las compras en proceso. Normas Específicas 1. Requisición 2. Cuando las mercancías no fuesen entregadas en los lapsos establecidos. 4.12 Elaboración de la Orden de Compra Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para la elaboración y procesamiento de las órdenes de compras.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. rescindir el contrato y reclamar al proveedor la indemnización estipulada en el contrato. 6. Aprobación Dirección de Planta Física (si fuere el caso) 10. la misma llevará anexo la carta compromiso donde se establecen las condiciones mediante las cuales debe regirse la adquisición del bien. Informe de Recomendación 8. Pre-Compromiso 4. la Universidad podrá rechazar la entrega de mercancía faltante. siempre que el proveedor lo solicite por causa justificada. Ofertas. 3. Aprobación Comisión Informática (si fuere el caso) 9. La Universidad podrá conceder prórrogas para la entrega de la mercancía.

Recibe orden de compra + expediente de la contratación.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Entrega a la secretaria orden (es) de compra (s) junto al expediente para el envío a la Dirección de Finanzas. aprueba y firma. 8. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD). 3. 5. 4. 7. en original y copia. conforma la misma y entrega al Jefe de Compras. De estar todo correcto. Revisa el expediente de la contratación a procesar.Archiva copia la relación. Revisa orden (es) de Compra (s) para verificar la información contenida y chequea que los soportes estén completos. Comprador Jefe de Compras Secretaria MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 45/88 . Recibe orden (es) de compra (s) junto al expediente de la contratación.12 Elaboración de la Orden de Compra Formularios Utilizados Código Descripción MC-F04 MC-M11 Orden de Compra Carta Compromiso Proveedor Origen Departamento de Compras Departamento de Compras Responsable Comprador/Jefe de Compras Comprador/Jefe de Compras Medio ElectrónicoFísico Físico DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad 1. según el tipo de compra. 10. verifica e ingresa al sistema SIAD. transcribe la información referida a la compra a efectuar y genera la (s) orden (es) de compra (s) en original y cinco (5) copias. 2. 6. Genera relación en el SIAD en original y copia. Entrega orden de compra + expediente de la contratación al Director de Servicios Generales para la firma y envía a la Dirección de Finanzas junto a la relación elaborada en SIAD. 9. Une la (s) orden (es) de compra (s) con los documentos respectivos.

Copia Archivo Departamento  5ta. el cual indica: nombre de la empresa. (Ir paso 12) 11. registra en el sistema la entrada y coteja que los soportes recibidos concuerden con los enviados con anterioridad. Copia Bienes Nacionales. Fecha de entrega y fecha de vencimiento. Nº de orden. Remite original a la unidad académica-administrativa junto a memorando de remisión.  3ra. a.  2da. Envía copia de la orden de compra junto a un memorando de remisión a las unidades siguientes:  1era. Departamento 13. Copia a Contabilidad Presupuestaria.1. Elabora vía SIAD comprobante de entrega de la orden. Copia Expediente del Proveedor. Revisa el motivo de la devolución y entrega al Jefe de Compras. Nº de Secretaria Rif. revisa. d. analiza y consulta al comprador sobre el particular.2.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Archiva expediente de la contratación. Copia a Contabilidad Financiera.12 Elaboración de la Orden de Compra DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad 11. Si la condición de la orden de compra es devuelta: 11. Archiva relación en el expediente según el proceso realizado.  4ta. f. 12. De ser necesario se comunican con Jefe de la unidad ejecutora.Recibe orden de compra devuelta. Se comunica con el proveedor para que retire copia de la orden de compra y firme el comprobante de entrega. e.Decide junto al comprador sobre la situación y entrega a la secretaria documentos remitidos por la Dirección de Finanzas para efectuar las correcciones según el caso planteado. b. Si la condición de la orden de compra es aprobada: a. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 46/88 .Una vez procesada la Orden de Compra respectiva por la Dirección de Finanzas. c.

Recibe los documentos devueltos por la Dirección de Finanzas. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 47/88 .PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. actualiza el status de la orden de compra.Envía nuevamente los documentos a la Dirección de Finanzas para su revisión. 15.12 Elaboración de la Orden de Compra DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Secretaria Actividad 14. ingresa al sistema SIAD.

El contrato marco contendrá como anexo el listado de materiales adjudicados según la modalidad de contratación. Revisa el expediente de la contratación a procesar. 3. Un Original a la(s) empresa (s) adjudicada(s) b. 2. 4. Una Copia a la Dirección de Finanzas 5. Comprador MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 48/88 .PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Elaboración Contrato Marco Objetivo: Código P. 2. Formularios Utilizados Código Descripción MC-M10 Contrato Marco Origen Departamento de Compras Responsable Comprador/Jefe de Compras Medio ElectrónicoFísico DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad 1. Una vez firmado el contrato. a fin de dar respuesta a las necesidades de las unidades académicas y administrativas. Imprime dos contratos en original y una (1) copia y envía con memorándum para la firma del Rector. Entrega expediente de la contratación a la Secretaria para su archivo. El contrato marco podrá tener una duración correspondiente a un período fiscal. elabora contrato marco y anexa listado de Materiales Adjudicado (Anexo 1). Recibe contrato firmado y se comunica con el representante de la empresa adjudicada para la firma del contrato.13 Establecer las actividades a ser ejecutadas para la elaboración del Contrato Marco conforme la normativa vigente. distribuye de acuerdo a lo siguiente: a. Normas Específicas 1. Un Original Expediente de la Contratación c.

6. a fin de constatar los precios actuales vs iniciales. 5. Comprador MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 49/88 . 2. organiza según los rubros. Ingresa al SIAD. La orden de servicio deberá ser anexada al expediente de la contratación. para determinar variaciones. firma y hace firmar por el Jefe de Compras y coloca sello. 4.PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Emisión Orden de Servicio Objetivo: Código P. Normas Específicas 1.14 Establecer las actividades a ser ejecutadas para la solicitud de los insumos requeridos por las unidades académicas-administrativas mediante orden de servicio ante los proveedores adjudicados según contrato marco. Verifica las ofertas iniciales presentadas por las empresas adjudicadas en las diferentes modalidades de contratación. La ejecución del contrato marco lo realizará el Departamento de Compras mediante la emisión de orden de servicio para los proveedores adjudicados. módulo de compra y elabora orden de servicio. Recibe ofertas por los proveedores seleccionados y efectúa análisis comparativo de los precios ofertados. Imprime un original y dos copias de la orden de servicio. Solicita mediante comunicación escrita vía fax o correo electrónico nueva oferta a los proveedores. Formularios Utilizados Código Descripción MC-F06 Orden de Servicio Origen Departamento de Compras Responsable Comprador/Jefe de Compras Medio ElectrónicoFísico DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad 1. Recibe requisiciones + pre-compromisos según el cronograma establecido por el Departamento de Compras para la administración del Contrato Marco según los rubros centralizados. 2. 3.

Remite copia de la orden de servicio a la unidad solicitante para su control y posterior pago al proveedor.14 Responsabl e DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad Entrega orden de servicio a los proveedores. Si es personal. remite por fax o correo electrónico solicitando acuse de recibo por la misma vía. entrega original al representante de la empresa y hace firmar la copia en señal de recibido. De lo contrario. Forma legajo de documentos con requisiciones + pre-compromiso + ofertas + copia orden de servicio y archiva en el expediente de la contratación. Comprador MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 50/88 .PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Emisión Orden de Servicio Código P.

Recibe los documentos según el movimiento efectuado. Entrega al Jefe de Departamento. Hace firmar por el Director de Servicios Generales.PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Anulaciones o Modificaciones Orden de Compra Código P. 8. Formularios Utilizados Código Descripción F-03 (Manual FR.  Formato de Modificación Presupuestaria en original y tres (3) copias. Ingresa al sistema para darle salida a los documentos en el SIAD. Recibe de la Unidad Ejecutora: el Formato de Modificación Presupuestaria en original y tres (3) copias + copia de la orden de compra + formulario anexo orden de compra (de ser el caso) + Memorándum de remisión. Compras Secretaria Actividad 1. según lo establecido en la normativa interna a fin cumplir con los requerimientos de las unidades académicasadministrativas. 5.  copia de la orden de compra. 7. 4. Ingresa al sistema y da entrada de los documentos.15 Objetivo: Establecer las actividades a ejecutarse para realizar las anulaciones o modificaciones de las órdenes de compras. Recibe solicitud de modificación o anulación de orden de compra.) Apartado Presupuestario Origen Unidad Ejecutora Responsable Jefe de la Unidad Medio Electrónico Físico DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Dpto.  formulario anexo orden de compra (de ser el caso)  Memorandum de remisión  Relación emitida por el jefe de compra. Entrega los documentos a la secretaria para la distribución. elabora relación de salida de documentos y remite a la Dirección de Finanzas para la revisión. 3. Jefe de Departamento Secretaria MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 51/88 . 6. revisa e ingresa al sistema para la realizar el movimiento respectivo y firma. 2.

Remite copia del formulario modificación presupuestaria a las siguientes unidades: 14. 14. Dr.5.1. 13.1.4. 13.1.2.1. 12.1. realiza las averiguaciones correspondientes y soluciona dicha situación. 2da. 5ta.Da entrada en el SIAD.Distribuye original de la modificación presupuestaria de la siguiente manera: 13.PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Anulaciones o Modificaciones Orden de Compra DESCRIPCIÒN DEL PROCEDIMIENTO Código P. 3ra. Copia – Contabilidad Presupuestaria.3.1. Copia – Bienes Nacionales 14. De faltar algún documento. 11. en su Sesión N° 2158. Francisco Ugel Garrido Secretario General MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 52/88 . 14. 1era. 4ta. 10.1. Secretaria Dado firmado y sellado en el salón de Sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.1.15 Responsable Actividad 9.1.Una vez revisado por la Dirección de Finanzas. Recibe copia de la relación de salida de documentos firmada en la Dirección de Finanzas y archiva como soporte del trámite efectuado. se archiva en el Departamento. Si es una modificación por incremento o disminución a la Orden de Compra se entrega al proveedor.Unidad Ejecutora 14. Copia – Contabilidad Financiera. Copia . celebrada el día de 26 de octubre dos mil once. Francesco Leone Durante Rector Dr. 14. Si es una modificación de datos o anulación de la orden de compra.2. copia orden de compra y relación de envío.1.1. Copia – Expediente de la contratación.1.Coteja y chequea que todos los documentos recibidos se corresponda con los enviados. recibe modificación presupuestaria. Ordinaria.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código MPC-01 Actualización Septiembre 2011 FORMATOS Y MODELOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 53/88 .

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código MPC-01 Fecha Septiembre 2011 FORMULARIOS Formatos Código MC-F01 MC-F02 MC-F03 MC-F04 MC-F05 MC-F06 MC-F07 Descripción Requisición Entrega de Requisiciones y Recepción de Ofertas Análisis de Ofertas Orden de Compra Asignación Compromiso Responsabilidad Social Orden de Servicio Control de Asistencia Empresas Modelos Código MC-M01 MC-M02 MC-M03 MC-M04 MC-M05 MC-M06 MC-M07 MC-M08 MC-M09 MC-M10 MC-M11 Descripción Invitación Acta de Inicio Convocatoria Pliego de Condiciones Acta de Recepción y Apertura de Ofertas Observaciones del Proveedor Informe Financiero Informe Recomendación Acta de Adjudicación Contrato Marco Anexo Orden de Compra (Compromiso Proveedor) MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 54/88 .

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código MPC-01 Actualización Septiembre 2011 FORMATOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 55/88 .

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE COMPRAS Requisición Nro. Compromiso Nro. Fecha REQUISICION DE MATERIALES Y EQUIPOS RO Código Unidad Solicitante Unidad Solicitante RC Nombre del Solicitante Firma del Solicitante Código Unidad Ejecutora Responsable de la Unidad Ejecutora Firma Destino de lo solicitado Codificación del Material DETALLE DE LA SOLICITUD Descripción del Material Unidad de Medida Cantidad Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Formato Nº 1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 56/88 .

de Fax Recepción de Ofertas Consignado Fecha Recibida por por la Unidad Observaciones Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Formato Nº 2 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 57/88 .Unidad Solicitante: UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES No. de Licitación: Fecha: Fecha de Vencimiento Entrega de Requisiciones y Recepción de Ofertas Proveedor Fecha de Entrega o Envío Requisición Nombre de quien recibe No. de Requisición: No.

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE COMPRAS Unidad Solicitante: Código: No. de Requisición: Pag. Fecha: ANALISIS DE COTIZACIONES PROVEEDORES CODIFICACIÓN Ítem Código Pres. Cantidad Partida Genérica Especifica SubEspecifica Unidad de Medida Precio Unitario Importe Selección del Producto Precio Unitario Importe Selección del Producto Precio Unitario Importe Selecció n del Product o Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Formato Nº 3 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 58/88 .

Proveedor Arch. Total I. OC : Orig.V.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE COMPRAS ORDEN DE COMPRA Nro. Numérico Unidad. Solic Bienes Nac. Proveedor Contabilidad Financiera Contabilidad Presupuestaria MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 59/88 .A. Importe de la Orden Director de Servicios Generales Materiales o Servicio Fecha Recibido por Exp.A.Específica Control Importe REN CODIFICACION DEL MATERIAL DESCRIPCION DEL MATERIAL UNIDAD DE MEDIDA CANT PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL Elaborado Jefe de Compras Total Sin I.V. Fecha: DATOS DEL PROVEEDOR Nombre Rif Dirección DATOS DEL PEDIDO Condiciones de Pago Lugar Entrega Fecha DATOS DE LA UNIDAD SOLICITANTE Nombre de la Unidad Código Jefe de la Unidad DATOS DE LA UNIDAD RECEPTORA DEL BIEN O SERVICIO Nombre de la Unidad Código Dirección Código Unidad Ejecutora CODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA Partida Genérica Específica Sub.

            ACTIVIDADES A EJECUTAR      OBSERVACIONES:  Vo  Bo. Formación socio productiva de integrantes  de la comunidad.  4.UNIVERSIDAD  CENTROCCIDENTAL”  LISANDRO ALVARADO”  VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO  Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Formato Nº 4 COMISIÒN  DE CONTRATACIONES ASIGNACIÓN COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL (CRS)  CONCURSO:      COMPAÑÍA CONTRANTE:  FECHA REALIZACION:  MONTO  DE  CONTRATACIÓN  LA  MONTO CRS:  PERÍODO DE EJECUCIÓN     COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL  1. Creación de nuevos empleos permanentes  3.  Comisión  Contrataciones‐UCLA:      de   Responsable  Contratante    Empresa  Fecha:      Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Formato Nº 5 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 60/88 . Proyectos de Desarrollo Socio‐Comunitario  2. Cualquier otro proyecto social. Aportes  en  dinero  o  especies  a  programas  sociales  determinados  por  el  Estado    o  Instituciones sin fines de lucro  6. Venta de bienes a precios solidarios o al  costo  5.

Unit Total Sub-Total IVA Total Factura Departamento de Compras Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha: Fecha: Fecha Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Formato Nº 6 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 61/88 .UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE COMPRAS Contrato Marco Nro. Proceso de Contratación Nombre de la Empresa Representante Legal Unidad Ejecutora Responsable de la Unidad Ejecutora Destino de lo solicitado Cantidad Unid/Med DETALLE DE LO SOLICITADO Descripción Prec.

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISIÓN DE CONTRATACIONES Barquisimeto-Estado Lara CONTROL DE ASISTENCIA Descripción de la Contratación: EMPRESA REPRESENTANTE FECHA   Observaciones: Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Formato Nº 7 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 62/88 .

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código MPC-01 Actualización Septiembre 2011 MODELOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 63/88 .

Presidente de la Comisión de Contrataciones Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Modelo Nº 1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 64/88 .UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISION DE CONTRATACIÒN INVITACIÓN Barquisimeto. deben tener en cuenta que la calificación técnico administrativa para este proceso contempla los siguientes requisitos:    Estar inscrita o actualizada en el Registro de contratistas y proveedores de la UCLA. Sres. en la oportunidad de invitarle a participar en la ___________________ No ______ correspondiente a _______ ___________________. en la siguiente dirección: ___________________________________________________________._____________________________________ Representantes de la Empresa: ________________ Ciudad. Cumplir con el Compromiso de Responsabilidad Social. Las empresas interesadas. Del mismo modo se indican las especificaciones esenciales: Descripción Condiciones de entrega o ejecución Tiempo de validez de la oferta Criterios de evaluación de El oferente deberá presentar su propuesta citando el respectivo No _________________. Presentar Garantía de Fiel Cumplimiento. a más tardar el día ___________ a las ______.de ______ 201__ Tengo el agrado de dirigirme a usted. Atentamente.

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISION DE CONTRATACIÒN ACTA DE INICIO     Hoy lunes ___________________.  siendo las __________.  __________________  relacionado  con  (nombre  de  la  modalidad  de  contratación) por un monto estimado de________________. en concordancia a lo establecido en el  artículo  107  de  la  Ley  de  Contrataciones  Públicas  y  su  Reglamento.      Las empresas seleccionadas fueron:  Nombre Empresa  Nivel Estimado de Contratación  Calificación Financiera    El proceso de contratación se realizará de acuerdo al siguiente cronograma: (Descripción del cronograma según la modalidad de contratación) En conformidad con lo anteriormente expuesto firman los miembros de la Comisión de Contrataciones: _______________________  Presidente         ______________________  Miembro __________________________ Miembro __________________________ Miembro ___________________________ Secretario (a) _______________________ Miembro Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Modelo Nº 2 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 65/88 .  se  da  inicio  al  procedimiento  de  contratación  Nro.

 Concurso Abierto N°. Morán entre 21 y 22 Quinta Morelyz. la cual se efectuará el día __________. a las __________ en el ____________________________ Agradeciendo su presencia. fax.Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” Dirección de Servicios Generales  Departamento de Compras No. en la oportunidad de convocarlo a la APERTURA DE SOBRES.  Me dirijo a usted.          “(Colocar Descripción). Para: Fecha: De: Asunto: Convocatoria   REF. Presidente Comisión de Contrataciones Una voz del pensamiento Av. correspondiente a la referencia arriba indicada. me suscribo de usted. teléfono. 0251-2591484-2591486 Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Modelo Nº 3 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 66/88 . Atentamente.

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISIÓN DE CONTRATACIONES Barquisimeto – Estado Lara COMISION DE CONTRATACIONES  PLIEGO DE CONDICIONES CONCURSO CERRADO ACTO UNICO DE RECEPCIÓN Y APERTURA DE LA OFERTA ECONÓMICA CONCURSO CERRADO N°. Objeto:           Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 67/88 .

CRONOGRAMA DE LA CONTRATACIÓN  Concurso Cerrado N°. y serán respondidas por esta misma vía al email que a tal efecto haya indicado cada participante.ve.Barquisimeto.edu. Objeto:   Solicitud de Aclaratorias: Las dudas deberán ser remitidas al correo electrónico: compra@ucla. Acto Público de Recepción y Apertura de la Oferta Económica: Fecha:  Hora: Lugar:  Modalidad: Acto Único Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 68/88 .

39.. ó Mayor o Igual que el Ciento Cinco por Ciento (105%) del Margen de Solvencia. La Contratación de _______________________________. se realizará mediante la modalidad de exigir en un mismo acto la presentación de la voluntad de participar y la documentación necesaria. El presente Concurso Cerrado. tiene por Objeto la Contratación de ______________________desde el __________ hasta el ____________”. periodicidad y condiciones que se detallan en él. Ley de Contrataciones Públicas. CRITERIOS GENERALES: a) Estas condiciones tienen por objeto regular el proceso de selección de un proveedor para la prestación del servicio requerido. La Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. Prestadoras de Servicios y Productores de Seguros. en tal sentido las Compañías de Seguros sólo podrán presentar una única oferta bien por si misma o bien a Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 b) través de un único intermediario (productores.165 de fecha 24-04-2009. es la de garantizar el buen funcionamiento de sus Actividades Académicas. corredores de seguro ó sociedades de corretaje) debidamente autorizado para ello. Decreto 4998.39. para la ______________________. publicada en Gaceta Oficial N°.ºº). que el proceso de CONCURSO CERRADO N°.Estimados Señores: Empresas o Cooperativas y Otras Formas Asociativas. basándose en lo establecido en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Extensión y Administrativas. mediante una Eficiente y Eficaz prestación del Servicio de ___________________. c) Los Productores. ________ . Corredores o Sociedades de Corretaje sólo podrán presentar una Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 69/88 . 2. en el _________________________________________.181 de fecha 19-05-2009.000. de Investigación. OBJETO DEL CONCURSO CERRADO.000. con experiencia en el ramo asegurador. publicado en Gaceta Oficial N°. las cuales revisten de carácter contractual ante futuras acciones legales. el día ___________ a las _________-. deberán ajustarse y regirse por lo establecido en el presente pliego y las características técnicas y de servicios a realizar. y por las demás Leyes y Normas Internas de la UCLA.F. la cual debe ser presentada ante LA COMISION DE CONTRATACIONES DE LA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”. Las necesidades a satisfacer por la Universidad a través de este Concurso Cerrado. 10. 1. participa a las Empresas o Cooperativas y Otras Formas Asociativas. Prestadoras de Servicios y Productores de Seguros. inscritas en la Superintendencia de Seguros. Las empresas participantes en este Proceso de Concurso Cerrado deberán estar Inscritas en la Superintendencia de Seguros (SUDESEG) y presentar un Patrimonio Propio No Comprometido (PNC) al 31/12/2008 Mayor o Igual a Diez Millones de Bolívares Fuertes (Bs. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas.

Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 70/88 . deberán cumplir con la normativa legal vigente en el país. debidamente firmados en cada uno de sus folios y enumerados (requisito indispensable). y serán colocados de forma ordenada en carpetas encuadernadas. la Comisión de Contrataciones podrá solicitar por escrito a las empresas participantes. Financieros y Técnicos. Oferta Económica. que no estén apegadas a los requerimientos dispuestos en el presente pliego de condiciones. contentivos de manifestación de voluntad de participar. Técnicos y Financieros. CADA UNA EN CARPETAS SEPARADAS Y ENCUADERNADAS. Dichos sobres serán identificados de la siguiente forma: Sobre A: Sobre B: Aspectos Legales. será causal de rechazo de su oferta. No se admitirán propuestas alternativas y/o condicionadas. 3. acto único con apertura de sobres. no podrán actuar en representación de varias compañías de seguros dentro del mismo proceso. La Comisión de Contrataciones de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. siempre y cuando las mismas hayan calificado en los aspectos Jurídicos. La oferta y demás documentos que formen parte integrante de ésta. documentos de calificación y ofertas. es decir. PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Los documentos deberán ser presentados en el orden solicitado.d) e) f) g) h) oferta en nombre y representación de una (01) Empresa de Seguros. que serán consignadas en sobres cerrados y sellados. Económicos. Los referidos sobres serán identificados con la siguiente etiqueta: NOMBRE DE LA EMPRESA PARTICIPANTE: ____________________ Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 CONCURSO CERRADO Nº: ____________ SOBRE: ________________________________________________ NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL: ______________________ CONTENIDO DEL SOBRE “A” TRES (3) COPIAS DE CADA UNO DE LOS DOCUMENTOS Y/O SOLVENCIAS QUE SE SOLICITEN (SALVO QUE SEA REQUERIDA EN ORIGINAL). El acto de contratación tendrá como modalidad. a la Oferta que reporte mayores beneficios a la Institución. deberán estar redactados en idioma español. Los oferentes deberán presentar sus ofertas en los renglones descritos en las especificaciones de la Contratación. con separadores. Los servicios prestados. la información adicional que considere conveniente para aclarar o complementar la documentación consignada. En este mecanismo la calificación y evaluación serán realizadas simultáneamente. Con posterioridad a la presentación de los documentos requeridos en este proceso. evaluará las ofertas y otorgará la Adjudicación. La descalificación del oferente.

Certificado de Inscripción en el Sistema Nacional de Contrataciones. e-mail de la Empresa y/o Productor de Seguros. establecido en el Artículo 90 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas.S. Las Empresas deberán presentar una Declaración Jurada firmada por su Representante Legal en Original y Copia. 37. 12. Copia del Certificado de Inscripción (Vigente) ante la Superintendencia de Seguros (SUDESEG) de la Empresa y No. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 71/88 . Copia de la Declaración de Impuesto sobre la Renta.000. 2. reclamo alguno ante cualquier Organismo Público y Tribunales de la República por parte de esa empresa. Las Cooperativas deberán consignar en conjunto con la información solicitada Copia del Certificado de Cumplimiento (Vigente) emitido por la Superintendencia Nacional de Cooperativas (SUNACOOP). publicada en Gaceta Oficial No. Cooperativa y/o de la Persona debidamente Autorizada para este Concurso Cerrado. sin que esta acción de lugar a 10. 9. de Credencial del Productor o Corredor de Seguros (Vigente).000. recientes para la fecha de recepción de los documentos y apertura de sobres de este Concurso Cerrado. Fax. 11. Copia del Registro Mercantil. En esta Declaración Jurada se deberá indicar lo siguiente: “Queda entendido que la Universidad podrá descalificar a la empresa participante si ésta a la fecha señalada por esta Institución no consigne los Originales de las Solvencias y demás Documentos citados en esta Declaración Jurada. Original y Copia de Dos (2) referencias Bancarias dirigidas a la UCLA. Copia de la Dirección. 1.285 de fecha 18 de Septiembre de 2001. 5.. salvo que la constitución de la Empresa sea menor a un año. Solvencia Municipal donde tenga el domicilio la empresa. correspondientes a los tres (3) últimos Ejercicios Económicos.O. apellido. Original y Copia de la Cédula de Identidad del Representante Legal de la Empresa. Teléfonos. 4.ºº). y la Solvencia Laboral. En caso de que el Representante Legal no asista al acto. Las empresas participantes en este Proceso de Concurso Cerrado deberán presentar Copia de la documentación que le acredite un Patrimonio Propio No Comprometido (PNC) al 31/12/2008 Mayor o Igual a Diez Millones de Bolívares Fuertes (Bs.F. 8. 13. ó Mayor o Igual que el Ciento Cinco por Ciento (105%) del Margen de Solvencia. donde den Fe de estar Solventes para el mes de MAYO de 2009 ó a la fecha de este Concurso Cerrado. éste deberá Autorizar mediante Comunicación escrita firmada por él en Original y Copia a la Persona que lo representará indicando el nombre. correspondiente al último ejercicio económico.ASPECTOS LEGALES Y FINANCIEROS. cédula de identidad y nacionalidad de quien lo va a representar en el Proceso de Concurso Cerrado. Original y Copia de la Carta de Manifestación de Voluntad de participar en el Concurso Cerrado firmada por el Representante Legal de la Empresa o por persona debidamente Autorizada para tal fin. 6. Acta Constitutiva y Estatutos con sus respectiva publicaciones y modificaciones si las hubiere. en las siguientes obligaciones: RIF. Copia de los Estados Financieros Auditados por un Contador Público y Visados por el Colegio de Contadores Públicos. INCES S. 7. 10. 3.

recientes para la fecha de recepción de los documentos y apertura de sobres de este Concurso Cerrado. 9. 16. Cooperativa y del Productor de Seguros en la prestación de este tipo de servicio indicando: Clientes. La falta de alguno de los recaudos solicitados en el Sobre “A” referido a los ASPECTOS LEGALES Y FINANCIEROS. 7. b. 6. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 72/88 . 8. para su respectiva verificación. 1. La empresa propondrá solamente Una (1) persona para que la represente en este Concurso Cerrado. 3. 1. 2. 10 y 11. Original y Copia de Dos (2) referencias Comerciales dirigidas a la UCLA. 6. se exhorta a las Empresas o Cooperativas y Productores a no descuidar la presentación total de los requerimientos anteriormente descritos. por cuanto el resultado de evaluación del servicio prestado por este a la Universidad. OFERTA ECONOMICA. Presentación del Monto Total y Prorrateado de la Cobertura Ofertada para ____________________________– desde el _________ hasta el ______________”. deberá presentar como requisito indispensable los Originales de la documentación solicitada en los Aspectos Legales y Financieros Numerales 4.F) y deberá ceñirse estrictamente a lo requerido en el Formato Anexo No. la no presentación de la misma a la fecha señalada por la Universidad es causal inmediato de descalificación del Oferente como participante en este proceso de Concurso Cerrado sin que ello de lugar a reclamos o acciones legales por parte de los Oferentes. productor o agente de seguro autorizado por la empresa aseguradora para llevar a cabo el servicio contratado. “NOTAS IMPORTANTES”: a. La Oferta Económica debe estar debidamente firmada en cada una de sus páginas por el Representante Legal de la Empresa. corredor. La empresa que resulte seleccionada por la Universidad para contratar la ____________________. Cooperativa o por la persona Autorizada para tal fin. es causal inmediato de descalificación del Oferente como participante en este proceso de Concurso Cerrado. 5.14. será imputado a la empresa en futuros procesos de Concurso Cerrado. Currículum detallado de la persona. La Oferta Económica se presentarán en moneda nacional (Bs. Se le sugiere a la empresa seleccionar debidamente al asesor. Dirección y Fechas de Prestación. acompañado de las direcciones de los Centros de Contacto y Nomina del Personal que prestará la debida atención. desde el ________ hasta el ___________. Original y Copia de Referencias que Acrediten la Experiencia de la Empresa. productor. 1. 15. CONTENIDO DEL SOBRE “B”: EN ORIGINAL Y ACOMPAÑADO DE TRES (3) COPIAS DE CADA UNO DE LOS DOCUMENTOS EN CARPETAS SEPARADAS Y ENCUADERNADAS. Teléfonos. Original y Copia de Comunicación escrita mediante la cual se aceptan los términos y condiciones establecidas en el Presente Concurso Cerrado de Precios con sus respectivos anexos que forman parte integral del mismo. Declaración de cumplimiento del Compromiso de responsabilidad Social. discriminadas según las especificaciones establecidas por la Universidad en el Formato Anexo No. 4.

c. rechazar aquellas que no se ajusten a las condiciones establecidas en el Pliego y/o tomar cualquier otra decisión que considere oportuna y conveniente a sus intereses sin que ellos den lugar a reclamo alguno por parte de los participantes. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 73/88 . la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. No se aceptarán Empresas o Cooperativas y Otras Formas Asociativas. y Prestadoras de Servicios cuyas Directivas Actuales o Pasadas incluyan miembros de la Comunidad Universitaria en calidad de Personal Docente. LEY DE CONTRATACIONES PÚBLICAS. suspender este Proceso de Concurso Cerrado. de igual manera deben tener presente los oferentes. ni aquellas empresas referidas en el Artículo No 27 de la “Normativa para la Adquisición de Bienes o Contratación de Servicios en la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” (UCLA)”. En este sentido. que la Responsabilidad Social es el compromiso del ente contratante con la sociedad. la donación que aportará la empresa contratista. INFORMACIÓN ADICIONAL: a. de fecha 07/03/2007. podrá solicitar cualquier información adicional que considere conveniente o necesaria. pago.929. contrato. esta Comisión decide que el Compromiso de Responsabilidad Social. la cual tendrá incidencia en la selección del contratista. La Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” durante el estudio y análisis de los documentos presentados en los Sobres “A” y “B”. Ordinaria. se solicita que dicho compromiso vaya dirigido a ____________________________________. Administrativo y Obrero (Activos y Jubilados). es causal inmediato de descalificación del Oferente como participante en este proceso de Concurso Cerrado. Igualmente deberán inhibirse de participar aquellas personas que tengan nexos familiares con funcionarios de la Institución responsable del proceso de compras. no puede afectar los costos de la presente contratación. en la oferta debe indicarse de manera explicita. 5. aprobada en Consejo Universitario en su Sesión No. la cual citamos a continuación: Art. dirección y coordinación de actividades administrativas o parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad. En ningún caso se admitirán ingresos al recinto donde se desarrolla el proceso de Concurso Cerrado después de la hora fijada. debe ser dirigido por la naturaleza de la contratación. Queda entendido que el monto de _______________________. 8 “No deberán participar en las licitaciones públicas. En este caso. los cuales serán entregados a la Comisión de Contrataciones de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” o __________________________ el día _________________. derivado del articulado indicado en la Ley. extender los plazos.ESTABLECIMIENTO DEL COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL. en la Sala de Reuniones del Vicerrectorado Administrativo. ni se admitirán ofertas después del día y la hora de consulta. 1759. Según lo establecido en el Decreto N°. reservándose el derecho de modificar esta convocatoria. aquellas empresas que pertenezcan a personas que ejerzan funciones dentro de la Universidad. así como Estudiantes bajo la condición de Activos. “NOTAS IMPORTANTES”: La falta de alguno de los recaudos solicitados en el Sobre “B” referido a la OFERTA ECONOMICA.” b.

creada mediante Decreto del Ejecutivo Nacional No. una vez cumplida con la Universidad las obligaciones derivadas de la Contratación de las Pólizas de Seguros. le serán remitidas a todas las empresas invitadas. referente al presente Concurso Cerrado. GARANTIA DE MANTENIMIENTO DE LA OFERTA EN ORIGINAL Y TRES COPIAS. Cooperativa y Otras Formas Asociativas.edu. Las Empresas o Cooperativas y Otras Formas Asociativas. DEVOLUCIÓN DE GARANTÍAS (Fianza de Fiel Cumplimiento o Cheque de Gerencia a favor de la UCLA).000. con sede en Barquisimeto Estado Lara. si no resultaren responsabilidades que hayan de ejercitarse sobre la garantía definitiva y una vez transcurrido el plazo de la misma. los Aspectos Legales y Financieros. La Empresa o Cooperativa que resulte favorecida con la Buena Pro. publicado en la GACETA OFICIAL DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA N° 5561 DEL 28 DE NOVIEMBRE DE 2001 y demás Disposiciones de carácter legal emitidas por la Superintendencia de Seguros. RESPONSABILIDAD DE LAS EMPRESAS O COOPERATIVAS Y PRODUCTORES DE SEGUROS. En caso de cualquier duda o información adicional relacionada con la Documentación.475 de esa misma fecha”.d. 3.ºº). CADA UNA EN CARPETAS Y ENCUADERNADAS. al momento de Abrir el “Sobre B”. otorgada por una Institución Financiera o Empresa de Seguros. deberán presentar en éste Proceso de Concurso Cerrado. deberán ser remitidas al correo electrónico compra@ucla. de igual forma las aclaratorias. una Garantía de Mantenimiento de la Oferta de Servicio.ve.545. Las Empresas o Cooperativas y Productores de Seguros. La referida Fianza. por la suma de TRES MIL BOLÍVARES FUERTES SIN CÉNTIMOS (Bs. Prestadoras de Servicios y Productores de Seguros. 28. los días __________ al _____________ y serán respondidas al email que haya colocado el participante. se procederá a la devolución de la garantía. el representante legal o autorizado de la Empresa. mediante la presentación de una Fianza de Fiel Cumplimiento. 980 de fecha 07 de Noviembre 1967. debe ser a nombre de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” y es obligatorio que en la misma se identifique la Universidad en los siguientes términos: “La Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. debidamente notariada o mediante cheque de gerencia a favor de la UCLA. dudas y cualquier información o modificación al Pliego de condiciones.F. 1. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 74/88 . serán responsables de sus actuaciones de conformidad con lo establecido DECRETO LEY DE EMPRESAS DE SEGUROS Y REASEGUROS No. y Prestadoras de Servicios. publicado en Gaceta Oficial No.

  se  reunieron  en  _______________________de  la  Universidad  Centroccidental  “Lisandro  Alvarado”. de Compras Av. C.    Observadores  e  invitados  especiales.    siendo  las  __________.  las  Empresas  participantes.I.    las  siguientes  personas:  __________________________  miembros  principales  de  la  Comisión  de  Contrataciones  de  la  Universidad  Centroccidental  “Lisandro  Alvarado”.                 FIRMA  Una voz del Pensamiento Dirección de Servicios Generales Dpto.  con  la  finalidad  de  proceder  al  acto  de  apertura de sobres correspondiente al Concurso (Descripción del Concurso)    EMPRESAS PARTICIPANTES    EMPRESA    ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________                            REPRESENTANTE                      No. Morán entre 21 y 22 Quinta Moreliz Teléfonos: 2591484-2591486 Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 5 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 75/88 .    REF.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISIÓN DE CONTRATACIONES Acta de Apertura de Sobres “SOBRE A” Concurso ______________________ No.  (Descripción del Concurso) Hoy  lunes  ___________________.

de Compras Av. el cual señala “una vez concluido el lapso de entrega de los sobres contentivos de las manifestaciones de voluntad u ofertas. procederá en el acto fijado. dejando constancia en el acta de esto. Morán entre 21 y 22 Quinta Moreliz Teléfonos: 2591484-2591486 Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 5 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 76/88 .” En conformidad con lo anteriormente expuesto firman los miembros de la Comisión de Contrataciones: Una voz del Pensamiento Dirección de Servicios Generales Dpto. y de cualquier observación que se formule al respecto.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISIÓN DE CONTRATACIONES Acta de Apertura de Sobres Concursos Abiertos 011/2009 OBSERVACIONES DE LA COMISIÓN  DE CONTRATACIONES  _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ En concordancia a lo establecido en el artículo 54 de la ley de Contrataciones Públicas. a la apertura y verificación de su contenido.

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMITE DE CONTRATACIONES Barquisimeto-Estado Lara HOJA DE OBSERVACIONES Descripción de la Contratación Empresa Representante Autorizado: Observaciones:   Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 5 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 77/88 .

Este informe expone los índices y conclusiones de la evaluación financiera a las empresas que participaron en el proceso. el grado de solvencia y endeudamiento que presentan. lo solicitado en el pliego de contratación y los estados financieros de cada una de las empresas. fecha y hora de realización). fecha y año) se elabora el informe financiero de (cantidad en letras y número de las empresas analizadas) empresas las cuales participaron en el proceso de concurso N°______________ y se mencionan a continuación: La finalidad del concurso es: (describir el objeto del concurso) Se realiza un análisis exhaustivo apegado a lo expuesto a la Ley de Contrataciones Públicas vigente. así como. cuya apertura de sobre se realizó el (indicar el día. el análisis de los estados financieros de las empresas por medios de los cuales se deducirán los indicadores que definirán la capacidad de contratación. rendimiento de la misma. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 7 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 78/88 . Considerando.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMITE DE CONTRATACIONES Informe Financiero de las Empresas Participantes Contratación: __________________________________________ Hoy (colocar el día.

firman los integrantes del Comité de Contrataciones. Firma Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 7 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 79/88 .(Descripción de los diferentes índices financieros de las empresas analizadas) Índice de Solvencia y Liquidez Rotación de Cuentas por Cobrar Rentabilidad Rendimiento sobre los Activos Endeudamiento Factor de Rendimiento y Riesgo Financiero Nivel de Contratación Conclusiones del Análisis De conformidad con lo anteriormente expuesto. Nombres y Cargo C.I.

mes y año. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 8 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 80/88 . capacidad de contratación y costo. se adopta los siguientes criterios generales: Evaluación de aspectos legales. a su vez se evalúa experiencia basado en la revisión de los documentos constitutivo de la empresa y los que sustentan su vigencia legal. las siguientes personas (mencionar las personas asistentes señalando su número de cédula). las cuales se mencionan y presentan los siguientes montos: (Colocar la descripción de la licitación) Empresas Costo Apegado a lo dispuesto en el artículo _____ de la Ley de Contrataciones Vigente. fecha en letra y número. económicos. financieros y técnicos. En fecha (colocar el día de la semana. seguidamente se aperturaron los sobres de las empresas participantes. a los efectos de analizar los aspectos legales. económicos y financieros y las ofertas que presentaron las empresas que participaron en el proceso de contratación arriba indicado. se procedió al acto de Recepción Única de Ofertas Definitivas de este proceso. lugar y hora).UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMITE DE CONTRATACIONES Informe de Recomendación Contratación: __________________________________________ Hoy (colocar el día. fecha y año) reunidos en (indicar el lugar de reunión) de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.

EVALUACION DEL ASPECTO LEGAL (Colocar las observaciones encontradas sobre este aspecto) EVALUACION FINANCIERA (Colocar las observaciones encontradas sobre este aspecto) EVALUACION TECNICA Y ECONOMICA DE LAS OFERTAS (Colocar las observaciones encontradas sobre este aspecto) ANALISIS DEL COMITÉ DE CONTRATACIONES (Este espacio está referido a las conclusiones del análisis efectuado por la Comisión Técnica de las ofertas presentadas por las empresas que participaron en el proceso de contratación)      De conformidad con lo antes expuesto firman los miembros del Comité de Contrataciones de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. Nombre y Cargo C.I. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 8 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 81/88 .

). en uso de sus atribuciones legales y reglamentarias. ACUERDA Otorgar la Adjudicación a la empresa: (colocar el nombre de la empresa) correspondiente a la (describir el proceso de concurso y el compromiso social asumido por el adjudicatario) RECTOR Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 9 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 82/88 .UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMITE DE CONTRATACIONES Barquisimeto-Estado Lara ACTA DE ADJUDICACIÓN CONCURSO __________N° _______     En Barquisimeto. Lo recomendado por el Comité de Contrataciones en su informe de Adjudicación N° ________.I. (nombre del Rector con C. El Rector de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. CONSIDERANDO 1. a los (colocar la fecha en letras y números. al Concurso (describir el proceso de concurso señalando número del proceso y fecha de realización). mes y año).

Estado Lara.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” Vice Rectorado Administrativo CONTRATO MARCO PARA EL SUMINISTRO DE XXXXXX Entre la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. se ha convenido en celebrar el presente CONTRATO MARCO en la Universidad. perteneciente a la modalidad de contratación _________. mayor de edad. venezolano. representada en este acto por el Rector. creada mediante Decreto del Ejecutivo Nacional de la República de Venezuela Nº 980 del 7 de noviembre de 1967 publicado en la Gaceta Oficial Nº 28. El presente contrato marco regula las condiciones para el suministro y entrega del material que soliciten las diferentes unidades académicasadministrativas de la UCLA de acuerdo a la lista de materiales señaladas en el pliego de condiciones.425. numeral 13 de la Ley de Universidades y el Artículo 12 del Reglamento de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. con domicilio en Barquisimeto. representada en este acto por __________________________________________________________. inserta bajo el Nº 34. el cual se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA: OBJETO 1.239. _________________________________. electo para el cargo de Rector de conformidad con lo previsto en el capítulo III del Título II del Reglamento de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. FRANCESCO LEONE DURANTE. inscritas en el Registro Mercantil ______________________________________________________________ Según Acta de Adjudicación otorgada en fecha ______________.672 de fecha 11 de enero de 2006. a quien en lo adelante y a los efectos de este contrato marco se le denominará EL/LOS PROVEEDOR (ES). por una parte y por la otra. debidamente autorizado por el Consejo Universitario en su Sesión Ordinaria Nº 1. Licenciado en Contaduría pública identificado con la Cédula de Identidad Nº 5. Estado Lara.. Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 10 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 83/88 . según consta en Acta de Proclamación y Juramentación del 15 de mayo de 2006. Tomo 112 de los Libros de Autenticaciones la Notaría Pública Cuarta de Barquisimeto en fecha 18 de mayo de 2006. con sede en Barquisimeto.475. quien para los efectos de este contrato se denominará LA UNIVERSIDAD. acorde con lo dispuesto en el artículo 26. de esa misma fecha.1.

impuestos. Ésta será analizada de acuerdo al procedimiento que a tal efecto. tendrán una vigencia de tres (3) meses. las condiciones específicas señaladas en el pliego de condiciones anexo. señale el pliego de condiciones. anterior mediante comunicación dirigida a la Comisión de Contrataciones. entre otros. SEGUNDA: PRECIO 2. VIGENCIA Los precios acordados para el suministro de requerimientos serán los que se deriven de las ofertas que realicen los proveedores seleccionados que resulten adjudicados.1. en la medida que las unidades académicas-administrativas así lo requieran y se cuente con la disponibilidad presupuestaria y financiera respectiva. la cual podrá ser modificada solo en caso de ocurrir cualquier decisión gubernamental que afecte los precios acordados tales como tasa cambiaria. VARIACIÓN DEL PRECIO En los trimestres sucesivos los proveedores podrán ofertar nuevos precios por la razón expuesta en el numeral 2.1.2. se dará como aprobada la nueva lista de precios.1. Forman parte integrante del presente contrato. en caso de que no exista una comunicación por parte de la UCLA. VARIACIÓN DEL SUMINISTRO Se podrán introducir incrementos sustanciales a las cantidades o número de unidades de bienes a ser suministrados basados en este contrato marco. Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 10 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 84/88 . en un período no mayor de diez (10) días calendarios. De producirse tal decisión ambas partes revisarán y ajustarán este contrato. TERCERA: SUMINISTRO 3. Vencido este término. explicando las razones del incremento. 2.2.1.

de ser el caso.3. ENTREGA Los suministros objeto del presente contrato marco se establecen de forma trimestral tal como se detallan en el pliego de condiciones técnicas. STOCK EL PROVEEDOR. En caso de Emergencia o imprevistos.1. 4. por defecto de fabricación del mismo. Los proveedores seleccionados realizan los mencionados suministros conforme a los requerimientos de las unidades académicas-administrativas. así como también el cumplimiento de todas las especificaciones solicitadas con respecto a equipos y maquinarias. debiendo determinar de común acuerdo. a través del Departamento de Compras. enviar un representante a retirar el material en las oficinas del PROVEEDOR. la unidad académica-administrativa podrá en caso de ser necesario. desde la fecha de facturación (entrega) del material vendido. conviene en dar una garantía de acuerdo a las características del material. Asimismo.CUARTA: MATERIAL 4. 4. las causas que originan el reclamo de garantía. respetando las especificaciones técnicas y condiciones de la oferta. 4. garantizando su calidad y perfecto funcionamiento. el material debe ser entregado en un tiempo no mayor a 24 horas a la unidad académica-administrativa.2.4. se compromete a mantener en su stock el material especificado en el listado suministrado junto al acta de adjudicación. LAPSO DE ENTREGA EL PROVEEDOR. GARANTÍA DEL MATERIAL EL PROVEEDOR. Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 10 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 85/88 . se compromete a suministrar el material a las unidades académicas-administrativas dentro un plazo de cinco (5) días calendario. La opinión del fabricante será determinante para el trato de la garantía.

dando aviso a la otra parte con una anticipación de 30 días. Queda entendido que el contrato mantendrá su vigencia durante el periodo de aviso. Se establece una vigencia desde_______ hasta_________. a partir de la fecha de recepción de la factura por parte de la unidad académica-administrativa SEXTA: VIGENCIA DEL CONTRATO 6.  Cumplimiento de garantías. 6.2. según el instrumento de Evaluación de Proveedores emitido por el Sistema Nacional de Contratistas. así como para obtener el pago de los mismos por parte de las unidades académicas-administrativas de la UCLA. En dicho caso se levantará un acta en la que se consignará las circunstancias que la han motivado y la situación de hecho derivada de la misma.  Cumplimiento de especificaciones.QUINTA: CONDICIONES DE PAGO 5. La Universidad. tanto oficiales como particulares que se requieran para la entrega de los suministros objeto de este contrato. 7. EL PROVEEDOR. se somete a las evaluaciones que deberán efectuar las unidades académicas y administrativas de la Universidad. Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 10 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 86/88 .2.191 y 193 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas.  Servicio o atención al cliente. PAGO Todos los materiales incluidos en el presente contrato serán pagaderos en un plazo no mayor a 15 días calendario.1. Son causales de terminación anticipada de este contrato las señaladas en el artículo 127 de la Ley de Contrataciones Públicas y los artículos 190.1.1. a través del Departamento de Compras.  Servicio Técnico. puede dar por terminado este contrato. Corresponde a los proveedores seleccionados la obtención de las autorizaciones y solvencias. designará un funcionario que realizará labores de supervisión y vigilancia en los términos siguientes:  Cumplimiento en la entrega de insumos y la emisión de los pagos.3. SEPTIMA: SEGUIMIENTO 7. 7. Cualquiera de las partes si así lo deseare.

La referida Fianza debe ser a nombre de LA UNIVERSIDAD. En prueba de conformidad de cuanto antecede. 980 de fecha 07 de Noviembre 1967. creada mediante Decreto del Ejecutivo Nacional No. por un monto equivalente al 15% del monto del contrato por concepto de Fiel. Oportuno y Cabal Cumplimiento de todas las Obligaciones contenidas en las Cláusulas del Contrato a suscribir con LA UNIVERSIDAD y que asume con motivo de dicha contratación. en todas sus hojas. POR LA UCLA POR EL PROVEEDOR Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 10 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 87/88 . emitida por una Institución Bancaria o Empresa de Seguros. una FIANZA O GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO. por duplicado. de un mismo tenor y a un solo efecto. 28. en Barquisimeto a….475 de esa misma fecha”. firman y rubrican el presente contrato.OCTAVA: GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO El PROVEEDOR se obliga a presentar a la firma de este contrato. publicado en Gaceta Oficial No. debidamente Notariada o Mediante Cheque de Gerencia a favor de LA UNIVERSIDAD. Así mismo es obligatorio que en la misma se identifique a LA UNIVERSIDAD en los siguientes términos: “La Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. con sede en Barquisimeto Estado Lara.

equipos o servicio. prenumerada. debe informar por escrito a la Unidad Solicitante. equipos o servicio que sean adquiridos estarán sujetos a ser inspeccionados por parte de los entes encargados de la U.A.(s) recibirá(n) una Orden de Compra oficial. de algunas de puntos aquí escritos.C. El incumplimiento por parte de “EL PROVEEDOR”. sellada y firmada por el Jefe de Compras y Director de Servicios Generales. Se le(s) recomienda abstenerse de admitir o ejecutar pedidos de cualquier otra forma (Cuando es por esta Vía).  Antes de realizar la entrega (24 horas antes) de materiales. Firma Autorizada Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 11 Fecha MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 88/88 . podrá dar origen a la rescisión total o parcial de la Orden de Compra por parte de “LA UNIVERSIDAD”.  Al momento de la entrega de materiales.  Los materiales. equipos o servicio.Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” Vice-Rectorado Administrativo Dirección de Servicios Generales Departamento Compras COMPROMISO DEL PROVEEDOR Señor proveedor si resulta favorecido con la compra debe cumplir con los requisitos y condiciones siguientes:  La forma de pago establecida por la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” es de Contado o Crédito.L. debe presentar la Factura (que cumpla con los requisitos exigidos por la Unidad) y la Garantía  Si la Cotización es por un aparato o equipo indique: a) Plazo de la Garantía _____________________________________________ b) Garantía de Repuestos en el mercado _______________________________  Indique Plazo de la entrega de materiales. para ser contados a partir de la fecha en que le es entregada la Orden de Compra _________________  Indique si prestan mantenimiento________________________________________ Nota: Si su oferta es acertada Ud. equipos o servicio. quedando sobreentendido que “EL PROVEEDOR” acepta lo expuesto en este compromiso.