El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, reunido en su sesión Nº 2158, Ordinaria, celebrada el día 26 de octubre del año

dos mil once, en uso de las atribuciones legales y reglamentarias que le confiere el numeral 21 del artículo 26 de la Ley de Universidades y el numeral 23 del artículo 9º del Reglamento de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, APROBO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE LA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”. Base Legal 1. Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público Artículo 134. Decreto 6,233 Julio 2008. 2. Ley de Contrataciones Públicas. Decreto 5.929 de fecha 11 de Marzo de 2008, Gaceta Oficial N°.5.877 de fecha 14 de Marzo de 2008. 3. Reforma Parcial Decreto N°.5.929, Gaceta Oficial N°.39.165 de fecha 24 de Abril de 2009. 4. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas. Gaceta 39.181, de fecha 19 de Mayo de 2009. 5. Ley de Universidades Artículo 9, numeral 1 y artículo 26 numeral 21. 6. Normas Generales de Control Interno. 7. Reglamento General de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. Gaceta 28. 8. Normativa para la Administración de Fondos en Anticipo de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” 9. Normativa Interna de la UCLA para el Control de Anticipo para Gastos y Anticipo a Proveedores. 10. Ley de Reforma Parcial de la Ley de Contrataciones Públicas, Gaceta Oficial Nº 39.503 del 6 de septiembre de 2010. 11. Reglamento Interno para el funcionamiento de la Comisión de Contrataciones de Obras Mayores, Obras Menores, Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios. Introducción El Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de Compras constituye un documento que presenta y pone a disposición del personal que
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integra esta unidad y de las instancias académico-administrativa que lo requieran, la información ordenada y concisa acerca de los actividades relacionadas con el proceso de contratación para el suministro de bienes y prestación de servicios. Es de hacer notar, que los manuales constituyen documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación dentro de una organización, pues en ellos se concentran las instrucciones y lineamientos que se consideran necesarios para el mejor desempeño de las actividades. En este sentido, para las unidades administrativas este manual servirá de apoyo en el proceso administrativo, por cuanto busca sistematizar las actividades que presentan relación directa con el Departamento de Compras y Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios, con el fin de eliminar la duplicidad de tareas, tener un uso racional de recursos, contar con información oportuna y claridad en la ejecución de las actividades. Es por ello, que se debe prever su actualización constante según las necesidades existentes y de acuerdo a los cambios que se originen en el entorno que influyan directamente en las actividades internas. En función a esto, el Departamento de Compras deberá informar al Departamento de Organización y Métodos para las modificaciones o actualizaciones respectivas. Aspectos Generales Objetivo Describir los procesos definidos para la Contratación de Bienes y Servicios para lograr la adecuada prestación de los servicios administrativos, así como, proporcionar a los responsables de la administración de los recursos financieros y en general a los usuarios de la Institución, lineamientos, parámetros y criterios que contribuyan a sistematizar las actividades y con ello, propiciar el uso racional y adecuado de los recursos que conforman el patrimonio de la Universidad.

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Alcance Este manual está dirigido al Departamento de Compras, Comisión de Contratación de Bienes y Servicios y unidades académicas-administrativas de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” las cuales intervienen en los procesos inherentes a Contrataciones Públicas.
Normas Generales

1. En concordancia a lo señalado en la Ley de Contrataciones Públicas la adquisición de bienes y contratación de servicios, se realizará de acuerdo a las siguientes modalidades:
Tipo de Contratación Monto en Unidades Tributarias Mayor a 2.500 hasta 5.000 Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios Modalidades de Contratación Modalidad de pago Unidad Contratante Autorización y Firma Adjudicación del Contratista

Consulta de Precios

Orden de Compra Convenio Marco Orden de Compra Contrato Convenio Marco

Dpto. de Compras

Comisión de Contratación Vicerrector Administrativo

Mayor a 5000 hasta 20.000

Concurso Cerrado

Comisión de Contratación

Vicerrector Administrativo

Mayor a 20.000

Concurso Abierto

Comisión de Contratación

Rector

Rector

Parágrafo Único: Todos los procesos de contrataciones que se ejecute de acuerdo a lo señalado en el artículo 21, se regirán según lo dispuesto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. 2. Todo contrato de adquisición de bienes o prestación de servicios deberá tener su origen a través de una requisición. Los funcionarios autorizados para firmar estos documentos son el Rector, los Vicerrectores, los Decanos, Directores y Jefes de las unidades que sean responsables de la ejecución presupuestaria. 3. Se deberá disponer de los recursos presupuestarios necesarios para la Adquisición de Bienes y Prestación de Servicios.

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4.

Cuando se trate de bienes o servicios con características técnicas especiales, las unidades solicitantes podrán contactar al proveedor a objeto de verificar la pertinencia del bien o servicio requerido. Cuando la adquisición de un bien, la contratación de un servicio u obra, este regulado por una normativa o ley de la República, la unidad solicitante deberá remitir al Departamento de compras la exposición de motivos por los cuales debe adquirir ese bien, contratar ese servicio u obra, para que ésta solicite la autorización ante la instancia respectiva. El Departamento de Compras, establecerá el procedimiento para la solicitud de compras reguladas por normativa o ley de la República, fijando el cronograma para su recepción y tramitación a nivel institucional. Las unidades ejecutoras serán las receptoras de los bienes y servicios requeridos por Departamento de Compras y serán responsables de distribuirlos a las unidades que dependan de ellas según los requerimientos internos. Para la adquisición de bienes o prestación de servicio, los mismos podrá ser efectuados a través de un contrato marco u orden de compra, según el caso. Para la adquisición de equipos de computación, ejecución de obras, las unidades académicas-administrativas deberán requerir el aval técnico a la Comisión de Informática y Dirección de Planta Física (según sea el caso).

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10. Las unidades intervinientes en los procesos de contrataciones de la UCLA, deberán aplicar el control previo en cada uno de los pasos del proceso administrativo, ya que su omisión constituye un supuesto generador de responsabilidad administrativa de acuerdo a lo previsto en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. 11. Para todas las modalidades de selección de contratistas previstas en la Ley de Contrataciones Públicas, así como en los procedimientos excluidos de la aplicación de estas modalidades, la unidad usuaria deberá efectuar las actividades previas que garanticen una adecuada selección, además de preparar el presupuesto base indicado en la Ley de Contrataciones Públicas. Asimismo, se debe contar con la programación presupuestaria, especificaciones técnicas sin indicar marca comercial, determinación de las ventajas económicas y técnicas.

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13. deberán ser elaboradas por las unidades usuarias de las diferentes dependencias de la Universidad. se incluirá el informe debidamente suscrito por los encargados de su elaboración. así como las de aquellas que hubieren obtenido la segunda y la tercera opción. cuando el participante recomendado para el otorgamiento de la adjudicación. económicas y financieras en el que se fundamente la evaluación. Consultas de Precios y Contrataciones Directas. 15. si fuere el caso. La aplicación de medidas de promoción de desarrollo económico. deberán ser previamente calificadas por la unidad contratante según su capacidad legal. debe contener además:     La identificación de los miembros de la Comisión de Contrataciones La modalidad de selección aplicada y su objeto. a que hace referencia la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. la selección de la oferta que merezca la adjudicación. financiera y técnica.    MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 5/88 .5%  Concurso Abierto 2% 16. En las modalidades de Concurso Cerrado. Los procesos de contrataciones cuyos montos superen las 2500 UT deberán incorporar en el pliego de condiciones el Compromiso de Responsabilidad Social así como las garantías y solvencias requeridas. En caso de haberse delegado la revisión técnica. Las razones técnicas. si fuere el caso. La definición de las especificaciones técnicas contenidas en el Pliego de Condiciones. La identificación de los participantes y oferentes. no haya ofrecido el precio más bajo.12. 14. las empresas participantes. se calculará de acuerdo a lo siguiente:  Consulta de Precios 1%  Concurso Cerrado 1. Las motivaciones particulares de la selección. El informe de Recomendación de la Comisión de Contrataciones. Los porcentajes para la determinación del Compromiso de Responsabilidad Social cuando corresponda.

la cual será atendida de acuerdo a lo establecido en la Ley que regula la materia. Documentos relacionados con modificaciones de los contratos. b. previa solicitud por escrito de la empresa participante. Aprobaciones de pago. lectura y copiado de los documentos del expediente de contratación. Liberación de garantías. Anticipo para gastos. el cual será firmado por todos los Miembros de la Comisión y por el Secretario. se deben incorporar los documentos que se relacionen con:           Garantías Actas de inicio. Lugar y fecha del informe. Evaluación de actuación o desempeño del contratista. servicios y obras. excepto los declarados confidenciales debe realizarse durante el horario de atención al público. Finiquito. Las condiciones de pago que se establezcan en el contrato marco u orden de compra por adquisición de bienes o contratación de servicios serán determinadas por el Departamento de Compras de acuerdo al siguiente criterio: a. si fuere el caso. con al menos dos (2) días hábiles de anticipación. De contado: 10 días hábiles después de entregado el bien y factura. El examen. El expediente de contratación deberá ser archivado. suspensión. por la unidad contratante en el caso de la UCLA. si lo hubiere. c. el Departamento de Compras. 20. y el voto salvado de algún miembro de la Comisión de Contrataciones y el informe correspondiente. En la Administración del Contrato. 18. manteniendo su integridad durante al menos tres (3) años después de ejecutada la contratación. terminación y recepción provisional o definitiva de los bienes. Pagos realizados. si fuere el caso. Formularios para el pago o valuaciones. Anticipo a proveedores según lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 6/88 . 19. 17. Cualquier otro relacionado con la administración del contrato y evaluación posterior.

c) El Departamento de Compras devolverá previa solicitud por escrito la fianza al proveedor cuando la unidad ejecutora haya notificado que se realizó el control perceptivo por parte del Departamento de Bienes Nacionales y que haya cumplido con los compromisos pactados. Para el anticipo a proveedores rigen los siguientes criterios: a) Aquellos proveedores que soliciten anticipo. 21. 22. El Consejo Universitario. el monto restante se pagará de contado a 10 días hábiles después de entregado el bien. Con excepción de las compañías de seguros. delega sus competencias en lo referido a la adjudicación. b) Las fianzas deben ser otorgadas por una compañía de seguros o institución bancaria. esta debe enviar copia de la Fianza al Dpto. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 7/88 . equivalente a la totalidad del monto otorgado. suspensión.Los criterios b y c. Si es ante la Unidad solicitante. se podrán otorgar a discrecionalidad de la institución y según los lineamientos emitidos por la Dirección de Finanzas. para ser archivada en el expediente. e) Los jefes de unidades deberán vigilar por el cumplimiento en la entrega del bien y garantía para ejecutar las fianzas en caso de incumplimiento por parte del proveedor y deberán notificarlo al Departamento de Compras. las cuales deberán consignar una fianza bancaria. d) El anticipo a proveedores podrá otorgarse hasta por un 50% del monto total de la Orden de Compra o monto adjudicado. la misma deberá presentarse en forma previa a la entrega del mencionado anticipo. terminación y nulidad de la contratación de bienes y/o servicios. El importe del anticipo que se otorgue deberá pactarse bajo la condición de precio fijo y para asegurar la aplicación correcta del anticipo. en la figura del Rector para contratos de bienes o servicios mayores a dos mil quinientas unidades tributarias (2500 UT). de acuerdo al caso. deberán presentar como garantía una fianza de anticipo ante la unidad solicitante o ante el Departamento de Compras. declaratoria de desierta. de Compras. en atención a lo establecido en el articulo 42 de la ley de Contrataciones Públicas.

6. GLOSARIO DE TÉRMINOS A los efectos de facilitar la comprensión del presente manual. en virtud de un contrato sin que medie relación de dependencia. 1. establecidas para efectuar la Selección de Contratistas para la Adquisición de Bienes. 2. el cual se ejecutará mediante requisición y orden de compra según las condiciones y términos específicos de las cantidades a ejecutar. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 8/88 7. Contrato Marco: Contrato establecido con proveedores de un mismo rubro donde se establecen precios unitarios por cada renglón. Disponibilidad presupuestaria: Es el recurso financiero-presupuestario que permite realizar aquellos compromisos de gastos que ocurran en la Universidad. a continuación se explica la terminología utilizada en él. sin perjuicio de las responsabilidades de carácter civil y penal que resulten procedentes. Contratista: Toda persona natural o jurídica que ejecuta una obra. 4. sino uniformar su uso e implantación del mismo. Las infracciones a las normas contenidas en la presente normativa darán lugar a la imposición de las respectivas sanciones administrativas y disciplinarias. . Modalidades de Contratación: Son las categorías que disponen los sujetos a la Ley de Contrataciones Públicas. para alguno de los órganos y entes sujetos a la Ley de Contrataciones públicas. 5. suministra un bien o presta un servicio no profesional ni laboral. Calificación: Es el resultado del examen de la capacidad legal. no se persigue establecer definiciones que coincidan con las generalmente aceptadas. técnica y financiera de un participante para cumplir con las obligaciones derivadas de un contrato. Emergencia comprobada: son los hechos o circunstancias sobrevenidas que tienen como consecuencia la paralización o la amenaza de paralización total o parcial de sus actividades o del desarrollo de las competencias del órgano o ente contratante. Prestación de Servicios y Ejecución de Obras. Orden de Servicio: Documento que respalda la solicitud y entrega de materiales o servicios requeridos a los proveedores adjudicados a través de Contrato Marco. 3.23.

Para el caso de la Universidad tanto el Departamento de Compras como cada unidad ejecutora de presupuesto. Dado. requisitos o especificaciones que rigen para las modalidades. cada una según los montos que les corresponde (>2500 UT y <=2500 UT respectivamente) Sistema Referencial de Precios: Estructura de precios para los renglones de artículos o productos más solicitados por las unidades académicas y administrativas. 12. prestar un servicio a ejecutar una obra. Francesco Leone Rector Dr. en su sesión Nº 2158 Ordinaria. sellado y firmado en la sala de Sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. Presupuesto Base: Es una estimación de los costos que se generan por las especificaciones técnicas requeridas para la Adquisición de Bienes. 10. evaluar la actuación y desempeño del contratista durante la contratación para la adquisición de bienes o prestación de servicios. cumpliendo con los recaudos exigidos para suministrar un bien. Oferta: es aquella propuesta que ha sido presentada por una persona natural o jurídica. Pliego de Condiciones: Es el documento donde se establecen las reglas básicas. son unidades contratantes. Unidad Usuaria: Es la unidad responsable de efectuar las actividades previas a la contratación. Dr.8. Francisco Ugel Secretario General MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 9/88 . Prestación de Servicios y Ejecución de Obras. preparar el informe de recomendación y solicitar el otorgamiento de la adjudicación para la adquisición de bienes o prestación de servicios. 11. 9. formular el requerimiento ante la unidad contratante. celebrada el día veintiséis de octubre del año dos mil once. 13. Unidad Contratante: Es la unidad responsable de solicitar y analizar las ofertas.

3.01 Consolidación Programación de Compras Institucionales Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para la consolidación de la programación de compras a nivel institucional a fin de remitirla ante el Sistema Nacional de Contrataciones. El Departamento de Compras. dando cumplimiento a lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. Normas Específicas 1. será la unidad encargada de suministrar las pautas a las unidades administrativas para la programación de las compras anuales. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 10/88 . 4. El Departamento de Compras será el cuentadante ante el Sistema Nacional de Contrataciones y deberá monitorear a través del módulo Programación de Compras. Cada unidad académica-administrativa. será la responsable de la transcripción de los registros correspondientes a la programación de compras. El Departamento de Compras. deberá dar acceso al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) para que las unidades ingresen la información relacionada con la programación de compras. los movimientos ejecutados por las diferentes unidades 5.Procesos de Dirección PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. El Departamento de Compras. 2. informará mediante circular el lapso establecido para la elaboración de la programación de compras y la transcripción en el SIAD y en el módulo de programación de compras del Servicio Nacional de Contrataciones.

2. 4. 6. 8. Ingresa al Sistema Nacional de Contrataciones en el Modulo Programación Electrónica de Compras y transcribe la información de la programación de compras para el ejercicio fiscal de acuerdo al instructivo respectivo. 5. 11.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Consolidación Programación de Compras Institucionales DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Código P. de Compras Unidad AcadémicaAdministrativa Jefe de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 11/88 . Solicita vía correo electrónico al Sistema Nacional de Contrataciones. Revisa en la página web del Sistema Nacional de Contrataciones a través del Módulo Electrónico de Programación de Compras la información transcrita por el funcionario responsable de cada unidad académicaadministrativa. y registra las compras a efectuar durante el ejercicio fiscal. Emite reporte de unidades que no completaron la transcripción. la culminación de la fase de transcripción de la Programación de Compras. 10. 3. 9. 7. Unidad AcadémicaAdministrativa Jefe de Compras y Funcionarios del Dpto. Genera un listado para verificar el registro de la información por parte de las unidades académicas-administrativas. listado con la información que han transcrito cada una de las unidades y efectúa la conciliación con los reportes del SIAD.01 Responsable Jefe de Compras Actividad 1. Emite reporte de consolidación de compras. Ingresa en el SIAD al Módulo Programación de Compras. 24. Informa al Departamento de Compras vía telefónica o correo electrónico sobre la transcripción de la información sobre la programación de compras para su revisión. cierra el Módulo de Programación de Compras. Informa al Departamento de compras a través de Memorándum o correo electrónico. Terminado el plazo. en el lapso establecido por el Departamento de Compras. Remite vía Web circular a las Unidades AcadémicoAdministrativas informando el lapso en el cual estará abierto el modulo de programación de compras para la información respectiva. Emite reporte de Programación Consolidada.

c. emite correo electrónico al Jefe de Compras y a la Unidad Académico . 2. Emite el Certificado de envío de la data por el Modulo de Programación de Compras del SNC. Si existe alguna discrepancia. Sistema Nacional de Contrataciones (SNC) Jefe de Compras Secretaria MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 12/88 .01 Consolidación Programación de Compras Institucionales DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Jefe de Compras Actividad 1. Elabora memorando informativo al Vicerrectorado Administrativo con una copia a la Dirección de Servicios Generales y Rectorado donde se indica el cierre de la Programación anual de compras. 4. b.1. a. Si toda la información está correcta. 3. Verifica los registros de la Programación de Compras: 13.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Recibe reporte emitido por el SNC y archiva en la carpeta correspondiente. genera automáticamente el consolidado de la Universidad como único ente en el Sistema Nacional de Contrataciones. Entrega copia del reporte de aprobación emitido por el Sistema Nacional de Contrataciones (SNC) a la secretaria para el archivo respectivo. 5. detallando los ítems a modificar y apertura nuevamente el Sistema.Administrativa. Realiza el cierre de la Programación de Compras al Sistema Nacional de Contrataciones. Monitorea que cada funcionario realice las correcciones pertinentes.

Al inicio del ejercicio fiscal y una vez consolidada la Programación de Compras Institucional. a objeto que las mismas se planifiquen de acuerdo a sus necesidades. eficacia y economía. 3. 4.02 Análisis de la Programación de Compras Institucional Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para el análisis de la programación de compras institucional que permita un desembolso financiero por parte de la Universidad con criterio de eficiencia. que posibilite a las unidades académicas y administrativas establecer sus requerimientos oportunos.500 U. 2. Una vez realizada la conciliación de las compras a nivel institucional. Emite circular para las unidades académicas-administrativas señalando los rubros centralizados y la fecha de recepción de las requisiciones. Responsable Jefe de Compras DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1. 2. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 13/88 . Elabora el listado de rubros centralizados. El Departamento de Compras. podrá establecer un contrato marco bajo el esquema de lista de precios e informará oportunamente a las unidades académicas y administrativas el procedimiento a seguir para esta modalidad. el Departamento de Compras informará a las unidades ejecutoras la adquisición de bienes o contratación de servicios que por su monto (a nivel institucional) superen las 2. Normas Específicas 1. 3. El Departamento de Compras de forma conjunta con la Comisión de Contrataciones emitirá el cronograma de las contrataciones. a los efectos de garantizar el suministro de bienes y prestación de servicios que por sus características o recurrencia dificulten planificar la modalidad de selección de contratistas.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Presenta listado de rubros centralizados al Vicerrectorado Administrativo para su consideración. analiza los rubros que fueron considerados por las unidades ejecutoras y determina mediante análisis técnico aquellos que por su cantidad y monto superan las unidades tributarias establecidas a nivel Institucional.T y deben ser centralizadas a través de esta unidad.

2. deberá revisar el resumen de los procesos de contratación ejecutados antes de notificarle al Departamento de Compras que culminó la transcripción de la información satisfactoriamente.snc. El lapso establecido para que las unidades ejecutoras transcriban la información en el Modulo de Sumario de Contrataciones del SIAD será de 15 días continuos a partir del cierre del trimestre. Formularios Utilizados Descripción Sumario de Contrataciones Origen SIAD Responsable Unidad AcadémicoAdministrativa Medio ElectrónicoFísico DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Jefe de Compras Actividad 1.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Unidad AcadémicaAdministrativa MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 14/88 . Envía circular. estará abierto en un período determinado para la transcripción de las compras realizadas. Emite reporte de Sumario Consolidado. en el lapso establecido para ello. en el que informa a las unidades que el Modulo de Sumario de Contrataciones del SIAD y SNC. 2. Ingresa al SIAD y realiza Sumario de Contrataciones y el cierre correspondiente. 4. Normas Específicas: 1. se realizará a través de la página web www. Prestación de Servicios y Ejecución de Obras por cada procedimiento previsto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento efectuadas por las unidades académicas-administrativas de la UCLA. 3. En el modulo denominado “Módulo Sumario de Contrataciones” diseñado por el Servicio Nacional de Contrataciones (SNC) de acuerdo al instructivo respectivo. Registra en el Modulo del SNC Sumario de Contrataciones.03 Sumario de Contrataciones Trimestrales Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para informar al Servicio Nacional de Contrataciones (SNC) de las adquisiciones de Bienes. 3. El Director y/o responsable de cada unidad académica-administrativa.gob. La información a transcribir en el Sumario de Contrataciones. las compras efectuadas durante determinado Trimestre.ve.

la culminación de la fase de transcripción del Sumario. 10. Informan al Departamento de compras vía correo electrónico. se le informa tanto por correo electrónico como vía telefónica a la unidad responsable a fin de que verifique la información. 13. Emite en Modulo de Sumario de Contrataciones del SNC.03 Responsable Jefe de Compras y/o Funcionarios del Departamento Unidad AcadémicaAdministrativa Actividad 5. 12. cierra el Módulo de Sumario de Contrataciones. a. de acuerdo a los parámetros establecidos en el módulo genera el cierre del trimestre ejecutado a través del sistema. el reporte del sumario trimestral a nivel institucional.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Sumario de Contrataciones Trimestrales DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Código P. Jefe de Compras 11. Monitorea a través del Módulo de Sumario de Contrataciones del Sistema Nacional de Contrataciones a los usuarios responsables de cada unidad con el fin de verificar el cumplimiento de la transcripción correspondiente. Si no posee errores. Entrega copia del reporte emitido por el Sistema Nacional de Contrataciones (SNC) a la secretaria para el archivo respectivo. Verifica la información que han transcrito cada una de las unidades y luego realiza la conciliación con los reportes del SIAD. el certificado de envío de los datos transcritos por las unidades académico-Administrativas. Emite reporte consolidado de sumario trimestral. Emite reporte de unidades que no cerraron. 8. Solicita vía correo electrónico al Sistema Nacional de Contrataciones. Secretaria 14. Terminado el plazo. Recibe reporte emitido por el SNC y archiva. Si posee errores la información en el sistema. 6. 7. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 15/88 . 9. b.

3. 2.Administrativa en el que indica el login y contraseña para accesar a dichos módulos. el cual será responsable de accesar a los Módulos del Sistema Nacional de Contrataciones. Envía memorando al Jefe de Compras indicando los datos de identificación del funcionario designado por el Jefe de la Unidad. Si la clave será usada para ingresar a los módulos de programación de compras. Jefe de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 16/88 .PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. envía memorando al funcionario designado por el Jefe de la Unidad Académico . sumario de contrataciones y Evaluación del Desempeño. el Sistema Nacional de Contrataciones le crea directamente la contraseña.04 Asignación de Claves a Usuarios Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para la asignación de claves a los usuarios que utilizarán el Sistema Nacional de Contrataciones para el registro de la información correspondiente al proceso de compras. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Unidad Académico Administrativa Actividad 1. Recibe el memorando e ingresa al sistema para crear las claves y editar la información de cada usuario. 4. Si el funcionario va a ingresar al modulo de programación de compras.

El Departamento de Compras previa notificación de la unidad receptora del bien o servicio.07 Reporte Ordenes de Compras Origen Departamento de Compras Responsable Medio Electrónico . con la finalidad de que canalice a través de la Consultoría Jurídica la rescisión del contrato y la ejecución de las fianzas antes de su vencimiento. Analiza junto al Jefe Sectorial de Compras el reporte de compras. cualquier inconveniente que se presente. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 17/88 . deberá informar al Registro de Proveedores y Contratista de la Institución. Trimestralmente.Físico Jefe de Compras /Jefe Sectorial de Compras DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Jefe de Compras 1.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Actividad Ingresa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) y genera mensualmente el reporte de órdenes de compras para verificar el status de la misma.05 Seguimiento a la Orden de Compra Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para el seguimiento de las órdenes de compras emitidas y no servidas que permita el cumplimiento oportuno por parte de los proveedores seleccionados. 2. Formularios Utilizados Código Descripción MPC-F. realizar el seguimiento de las órdenes de compras e informar al Director de Servicios Generales. señalando las órdenes de compras emitidas y no servidas a la fecha. la Dirección de Servicios Generales a través del Departamento de Compras deberá informar al Vicerrectorado Administrativo sobre la ejecución de la programación y el cumplimiento de los proveedores. 2. sobre los proveedores que no hayan cumplido con la entrega del bien o prestación del servicio a la fecha estipulada en la orden de compra. Es responsabilidad de cada Jefe Sectorial de Compras de las secciones adscritas al Departamento de Compras. 3. Normas Específicas: 1.

5. Recopila la información obtenida del seguimiento efectuado y junto con el Jefe de Departamento. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 18/88 . Jefe Sectorial de Compras Actividad Se comunica con la unidad y los proveedores asignados a cada orden de compra que se encuentre pendiente para verificar la situación que presenta.05 Seguimiento a la Orden de Compra DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable 3. 4. elabora un informe dirigido al Vicerrectorado Administrativo con copia al Registro de Proveedores y Contratistas de la UCLA para su conocimiento y fines consiguientes. Elabora informe a la unidad en caso de que la misma no esté servida.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. indicando los motivos señalados por el proveedor.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código MPC-01 PROCESOS OPERATIVOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 19/88 .

Si el monto de la contratación supera las 2. 8. La unidad ejecutora es la responsable de garantizar la disponibilidad presupuestaria para cubrir el gasto de la compra a efectuar. Por ejemplo. Asimismo.000 UT hasta 20. conforme a la normativa que lo regula.000 UT se realizará una consulta de precios. La requisición será elaborada por la unidad ejecutora quien deberá presentar como anexos la documentación requerida según el tipo de bien que se solicita. elaborar el informe de recomendación para la adjudicación. se asignarán los responsables del proceso de contratación. siendo la Comisión de Contrataciones la responsable de la selección de proveedores. análisis de las ofertas. Si el monto de la contratación supera las 20. aval de la comisión de informática. Si el monto de la contratación supera las 5. Normas Específicas 1. siendo el Departamento de Compras el responsable de la selección de proveedores. elaborar el Informe de Recomendación para la adjudicación. 4. 6.06 Recepción de Requisiciones Objetivo: Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que deberán realizarse parar la recepción de requisiciones de Bienes Materiales y Equipos. El proveedor una vez recibida la notificación de adjudicación tendrá cinco (5) días hábiles para hacer entrega de las fianzas y ocho (8) días hábiles para la entrega de orden de compra o firma del contrato. c. a.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. De acuerdo al monto de la contratación. Cada unidad será la responsable del control presupuestario según la requisición realizada. siendo la Comisión de Contrataciones la responsable de la selección de proveedores.000 UT se realizará un Concurso Cerrado. análisis de las ofertas. 5. análisis de las ofertas. la requisición deberá tener anexo el pre-compromiso que avale la misma. 3. Las requisiciones deben ser enviadas al Departamento de Compras vía electrónica y de forma física debidamente aprobada por el responsable de la unidad solicitante. Para ello. La requisición tendrá un número correlativo que será asignado a través del sistema integrado administrativo (SIAD). MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 20/88 . 7. deberá someter el expediente estructurado a la Comisión de Contrataciones para su aprobación. en caso de equipos de computación. elaborar el informe de recomendación para la adjudicación. b. El registro de las requisiciones lo realizará la unidad ejecutora. 2.000 UT se realizará Concurso Abierto.500 UT hasta 5.

como electrónicamente vía SIAD + pre-compromiso + autorización de la Dirección de Informática o Planta Física (según el caso) dependiendo del bien o servicio requerido. Recibe de las unidades académicas-administrativas la Requisición de Materiales y Equipos tanto en físico en original y copia. especificaciones técnicas de la contratación.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. sella la requisición o solicitud en señal de conformidad y devuelve la copia a la unidad solicitante. verifica el monto de la solicitud y los rubros a adquirir. presupuesto base mediante ofertas. elabora la calificación de las empresas indicando el nivel estimado de contratación y calificación legal. Recibe requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s) y otros documentos. Recibe requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s). firmas autorizadas y anexos según el caso) firma. 4. Remite legajo de documentos: requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s) + calificación de las empresas al Jefe de Compras. 6. Jefe Sectorial de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 21/88 . revisa los rubros adquirir y solicita por escrito a la Unidad de Registro de Contratista y Proveedores el listado de las empresas actualizadas en el ramo a contratar. Da ingreso en el SIAD para el análisis respectivo y entrega al Jefe de Departamento. y entrega a la Sección de Contrataciones e Importaciones. 3. 5.06 Recepción de Requisiciones Formularios Utilizados Código Descripción MC-F01 Requisición de Materiales Origen Responsable Medio Responsable Secretaria Jefe de Departamento Sección de Contrataciones e Importaciones Jefe de la Unidad ElectrónicoUnidad Solicitante Físico AcadémicoAdministrativa DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1. 2. 7. Una vez recibido el listado. económica y financiera. Verifica en el sistema integrado administrativo (SIAD) el registro correspondiente y revisa que cumpla con todas las especificaciones (disponibilidad presupuestaria.

a. i.000 UT. 2. Elabora e imprime una relación del sistema donde se visualizan las requisiciones anexas. requisición (es) + precompromiso (s) + informe (s) respectivo (s)) + calificación de las empresas (de ser el caso). Hace firmar la relación de requisiciones al Jefe de Departamento. 3. Recibe requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s)) + calificación de las empresas (de ser el caso). Si es mayor a 5.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P.000 UT se entrega documentos para la elaboración del pliego de condiciones y estructuración del expediente al Jefe de Compras 10. Asigna el comprador. c. Recibe del Jefe de Departamento. Si es mayor a 20. y entrega a la Secretaria para la distribución interna. deciden el número de empresas a ser invitadas y entregan documentos al Jefe de Compras para la elaboración del pliego de condiciones y estructuración del expediente de la contratación. De acuerdo a la decisión por parte de la Comisión de Contrataciones. 9. Si es mayor a 2. Revisan y analizan las requisiciones recibidas y determinan el supuesto cuantitativo para la modalidad de contratación. Una vez firmada la relación.06 Recepción de Requisiciones Responsable Jefe de Departamento DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 8. entrega documentos haciendo firmar por el comprador al momento de entrega.000 UT y menor a 20. Miembros de la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios Jefe de Departamento Secretaria MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 22/88 . 11. Si es Consulta de Precios 1. b. Recibe requisición(es) + pre-compromiso(s) + informe(s) respectivo(s)) + calificación de las empresas y solicita mediante comunicación reunión con la Comisión de Contrataciones para presentar las solicitudes recibidas. entregan documentos al Jefe de Compras para ejecutar el procedimiento Consulta de Precios. 4.500 UT y menor a 5.000 UT.

06 Recepción de Requisiciones Responsable Secretaria DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad ii. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 23/88 .PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Entrega documentos al Jefe de Sección de Contrataciones e Importaciones para la elaboración del Pliego de Condiciones. Si es Concurso Cerrado o Abierto: 1.

las invitaciones. leyes y reglamentos a fin de cumplir con los principios de transparencia. y para montos superiores a 4. Para cualquiera de las modalidades de contratación se deberá abrir un expediente en el cual se archiven todos los documentos generados por el proceso. El comprador deberá realizar el análisis de las ofertas en dos (2) días hábiles. será el responsable de elaborar el Acta de Inicio. Para la consulta de precios.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. 8. análisis de las mismas. 9.El proveedor tendrá tres (3) días hábiles contados a partir de la entrega de la invitación para enviar la respectiva oferta. El Departamento de Compras es la unidad contratante en la modalidad de selección por consulta de precios. 10. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 24/88 . Para iniciar cualquier modalidad de selección de proveedores. 3. informe de recomendaciones y formar el expediente. 5. Para toda contratación se deberá establecer un presupuesto base.T. las solicitudes de ofertas. La ejecución de este procedimiento se realizará considerando lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. Todo proveedor de bienes deberá estar inscrito en el Registro de Contratistas y Proveedores de la UCLA para montos que sobrepasen las 600 U. 4. se deberá tramitar el pre-compromiso. La unidad contratante. 7.07 Selección de Proveedores por Consulta de Precios Objetivo: Establecer las actividades a ejecutarse para la selección de los proveedores por consultas de precios. 6.000 U.T. igualdad. Normas Específicas 1.. de acuerdo a las normas institucionales. deberán estar inscritos en el Registro Nacional de Contratista. se deberá elaborar una invitación con las especificaciones técnicas señaladas en las requisiciones recibidas por las unidades académicas-administrativas. preparación de órdenes de compras u contratos. competencia y publicidad. 2.

14. por fax o correo electrónico. En este caso. la unidad usuaria deberá elaborar la evaluación del desempeño y enviarla vía electrónica al Servicio Nacional de Contrataciones.La unidad contratante deberá formar el expediente para la Consulta de Precios para Adquisiciones de Bienes o Prestación de Servicios con la siguiente documentación:  Orden de requisición  Disponibilidad presupuestaria  Presupuesto Base  Documentación legal de la empresa  Solvencia laboral vigente  Inscripción en el Registro de Contratista y Proveedores UCLA  Acta de Inicio  Invitaciones  Solicitud de ofertas  Análisis de las ofertas (cuadro comparativo)  Orden de compra o servicio  Informe de Recomendación  Nota de entrega del bien o servicio  Control perceptivo  Factura  Compromiso de Responsabilidad Social cuando supera las 2.07 Selección de Proveedores por Consulta de Precios Normas Específicas 11.En las Consultas de Precios. las invitaciones a las empresas participantes podrán ser efectuadas mediante remisión escrita.500 UT. 13. 12. así como el compromiso de responsabilidad social.El proveedor que incumpla la totalidad o parte de las condiciones originalmente establecida en la invitación podrá ser excluido del registro de proveedores de la Universidad y ésta podrá rescindir el contrato unilateralmente. tal como lo señala la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.  Solicitud de aclaratoria (si las hubiere)  Exposición de motivo (si fuere el caso) MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 25/88 .En la invitación se deberá incluir lo relacionado a las garantías y solvencias requeridas. reservándose las acciones legales establecidas en nuestra legislación.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. y se debe mantener en el expediente de la contratación constancia del envío y la recepción de las invitaciones remitidas.

anota en el formulario “Entrega de Requisiciones y Recepción de Ofertas” la fecha de entrega y el nombre de quien recibe la copia de la invitación.4. aplica lo establecido en el artículo 87 de la Ley de Contrataciones Públicas. 1.07 Selección de Proveedores por Consulta de Precios Formularios Utilizados Código Descripción MC-F01 MC-M01 MC-M02 MC-F02 Requisición de Materiales Invitación Acta de Inicio Entrega de Requisición y Recepción de Ofertas Análisis de Ofertas Origen Unidad AcadémicoAdministrativa Departamento de Compras Departamento de Compras Departamento de Compras Responsable Jefe de Unidad Comprador Comprador Comprador Medio Electrónico -Físico Físico Físico Físico MC-F03 Responsable Comprador Departamento de Comprador Físico Compras DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1.4. Si la entrega es vía fax o correo electrónico.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P.2. anota en el formulario “Entrega de Requisiciones y Recepción de Ofertas” la fecha de entrega. Revisa el Registro de Contratista y Proveedores de la UCLA y selecciona examinando como mínimo a tres posibles proveedores. Levanta Acta para dar inicio al Proceso de Contratación bajo la modalidad de Consulta de Precios.3. Recibe la (s) requisición (es) (Física y Electrónica) + precompromiso + informe de la Comisión de Informática o Dirección de Planta Física según el bien o servicio adquirir y efectúa un análisis técnico de la misma.1. Si la entrega es personal. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 26/88 .1. 1.2. 1. 1. 1. Elabora invitación con las especificaciones técnicas señaladas en la (s) requisición (es) recibida (s) y hace firmar por el Jefe de Compras. Si existe uno solo. Se comunica con los proveedores a objeto de indicarles que pueden pasar a retirar la invitación.4. 1. anexa comprobante de recepción del fax y solicita acuse de recibo de la empresa en papel membretado sellado y firmado.

7. Elabora el Informe de Recomendación.  Pre-compromiso  Autorización de la unidad (si fuere el caso). Responsable Comprador 1.  Informe de recomendación. De no cubrir el monto correspondiente a la compra.7. Al recibir las ofertas. Si los proveedores invitados no cotizan deberán informar por escrito las razones por lo cual no cotizan y se deberá buscar otros proveedores adicionales e iniciar nuevamente el proceso. Elabora cuadro comparativo de análisis de ofertas para determinar que cumplan con lo exigido en la invitación 1. 1. 1. 1.5.500 UT. Si no cumple se descalifica al proveedor. informa por escrito a la unidad y solicita incremento al precompromiso.  Análisis de Ofertas. 1.07 Selección de Proveedores por Consulta de Precios DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1. De lo contrario.2. efectúa el análisis de las ofertas.7. De ser necesario.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P.7. Determina si el pre-compromiso cubre el gasto.7.5.3.  Remite expediente al Jefe de Compras para su autorización.1.7. Estructura el expediente de la contratación con los siguientes documentos:  Requisición. 1.6.  Aprobación Comisión de Informática (si fuera el caso)  Aprobación Dirección de Planta Física (Si fuera el caso)  Ofertas. según formato establecido para ello. Espera por las ofertas de parte de los proveedores en un lapso no mayor a tres (3) días hábiles.4. solicita a la Comisión de Contrataciones el nombramiento de una Comisión Técnica en el caso de consultas de precios que por su cuantía supere las 2. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 27/88 . en un lapso no mayor a dos (2) días hábiles revisa las mismas y coteja la firma para verificar que sean las autorizadas por la empresa.

Presenta expediente de la contratación ante la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios de la UCLA. 9. Si la contratación se efectúa por orden de compra. Envía a la unidad usuaria copia del acta de adjudicación. Una vez considerada la compra por la Comisión de Contrataciones. para la aprobación y asignación del Compromiso de Responsabilidad Social. devuelve expediente al Comprador para la elaboración del Acta de Adjudicación. 7. 5. procede a ejecutar el procedimiento 09. Recibe expediente de la contratación. 3. elabora acta de adjudicación para ser firmada por la máxima autoridad. anexando el acta de adjudicación e informando fecha para la entrega de las fianzas o cheque de gerencia y firma del contrato. Si la contratación se efectúa por contrato marco. analiza y autoriza el proceso de contratación. Jefe de Compras Comprador MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 28/88 . 4. Recibe expediente de la contratación. 6. 8. Notifica por escrito a la(s) empresa(s) adjudicadas.07 Selección de Proveedores por Consulta de Precios Responsable DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 2. revisa el análisis de las ofertas e informe de recomendación. procede a ejecutar procedimiento 08.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P.

seleccionar los proveedores. La Adjudicación en la modalidad de Consulta de Precios. cumpliendo con lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. Para toda modalidad de contratación. efectuar las invitaciones. La Unidad Contratante en la modalidad de contratación por Concurso Cerrado o Abierto. 5.000 UT. Cuando el monto de la Adquisición de Bienes o Servicios sea superior a 20. se regirán por lo dispuesto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. el proceso de selección de proveedores se realizará por Concurso Cerrado.000 UT hasta 20. 6. En toda modalidad de contratación se deberá estructurar un expediente que contenga los documentos generados en el proceso. En el pliego de condiciones se deberá incorporar el Compromiso de Responsabilidad Social. el proceso de selección de proveedores se realizará por Concurso Abierto.08 Selección de Proveedores por Concurso Cerrado y Abierto Objetivo: Establecer las actividades a ejecutarse para la selección de proveedores en las modalidades de contratación.000 UT. a fin de dar respuesta a las necesidades de las diferentes unidades. 2.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. fijado por el Departamento de Compras. se deberá establecer el Presupuesto Base en función al Sistema Referencial de Precios. 3. 8. Normas Generales 1. 7. 10. se deberá contar con la disponibilidad respectiva. La Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios. 9. En toda modalidad de contratación. dependiendo del tipo de contratación. se deberá elaborar el Acta de Inicio del proceso. Concurso Cerrado y Abierto estará bajo la potestad de la máxima autoridad de la Universidad. así como las garantías y solvencias requeridas. tendrá la responsabilidad de coordinar las actividades previas al concurso cerrado. recibir las ofertas y preparar el informe de recomendación. Cuando el monto de la Adquisición de Bienes o Servicios sea Superior a 5. será la Comisión de Contrataciones. Los procesos inherentes a las modalidades de contratación. 11. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 29/88 . Para iniciar un proceso de selección de proveedores. 4.

será la unidad encargada de publicar el pliego de condiciones en la página web de la Institución.La empresa deberá informar al Departamento de Compras.El Departamento de Compras. Asimismo. es la unidad encargada de elaborar el pliego de condiciones para los concursos cerrados. 16.Cuando el rubro a contratar se relacione con la población estudiantil. firmado y sellado por el responsable de la misma.08 Selección de Proveedores por Concurso Cerrado y Abierto Normas Específicas. 14.La Sección de Contrataciones e Importaciones. Formularios Utilizados Código Descripción MC-M04 MC-M02 MC-M05 MC-M01 MC-F07 MC-M03 Pliego de Condiciones Acta de Inicio Acta de Recepción y Apertura de Ofertas Invitación Listado de Asistencia de Empresas Convocatoria Origen Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Responsable Secretaria de Comisión Secretaria de Comisión Secretaria de Comisión Secretaria de Comisión Secretaria de Comisión Secretaria de Comisión la la la la la la Medio Físico Físico Físico Físico Físico Físico MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 30/88 . 12. 15. se hace invitación a la Dirección de Auditoría Interna en calidad de observador. se debe invitar a dos (2) representantes de los Centros de Estudiantes de cada Decanato y Federación de Centros de Estudiantes.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. 13.La invitación deberá indicar la dirección de la página web donde aparece publicado el pliego de condiciones. el acuse de recibo de la invitación en papel membretado.

solvencias y garantías. 2. tales como: i. señalado por la Comisión de Contrataciones. Solicita a las unidades académicas y administrativas la información técnica a ser incluida en el pliego de condiciones. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras Jefe de Departamento MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 31/88 . Si las contrataciones no son recurrentes y superan las 5. Telecomunicaciones (Enlaces de Internet y Servicios de Centrales Telefónicas). Dirección de Transporte (Parque Automotor (Seguro) iii. Recibe información técnica por parte de las unidades e incorpora cualquier información adicional que se requiera así como el compromiso social empresarial.08 Selección de Proveedores por Concurso Cerrado DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad 1. b.000 U. Dirección Servicios Generales (Áreas Verdes. 3. 5. 7. Estructura el expediente de la contratación. verifica que todo esté conforme y emite convocatoria a los miembros de la Comisión para la revisión y aprobación del Pliego de Condiciones. 4. 8. elabora pliego de condiciones e incluye el compromiso de responsabilidad social. Entrega pliego de condiciones + acta de inicio + expediente de la contratación al Jefe de Departamento.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Dpto. Coordinación de Comedores (Comedores) iv. Recibe de la Comisión de Contrataciones requisición (es) + precompromiso (s)+ informe(s) + selección de empresas a ser invitadas.. Recibe pliego de condiciones + acta de inicio + expediente de la contratación. ii.T. Vigilancia y Seguros Patrimoniales). Si las contrataciones son recurrentes: a. 6. Remite vía web pliego de condiciones a los miembros de la comisión para su conocimiento y posterior revisión en conjunto. Elabora el acta de inicio del proceso.

Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 32/88 . 13.08 Selección de Proveedores por Concurso Cerrado DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Comisión de Contrataciones Actividad 9. Acta de Recepción y Apertura de Ofertas. Devuelven al Jefe de Compras pliego de condiciones y acta de inicio para la elaboración de las invitaciones. avalan el pliego de condiciones y firman el Acta de Inicio. Dirección de Auditoría Interna y a las personas asignadas por la unidad ejecutora y hace firmar una lista de cotejo en señal de haber sido informados y archiva en el expediente de la contratación 17. Remite a las empresas vía fax o correo electrónico la invitación verifica su recepción y solicita acuse de recibo de la empresa por escrito en papel membretado y sellado 14. 11. Elabora Lista de Asistencia de empresas. 15.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Elabora Invitación indicando las empresas seleccionadas y hace firmar por el Presidente de la Comisión. 16. Entrega original de la convocatoria a cada uno de los integrantes de la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios. 10. 12. Emite comunicación a la unidad ejecutora para solicitar quienes serán las personas asignadas para participar en el acto público de recepción y apertura de ofertas. Reciben pliego de condiciones + acta de inicio verifican que todo esté conforme. Elabora convocatoria de concurso e indica la fecha de recepción de ofertas y hace firmar por el Presidente de la Comisión. Dpto. revisan.Una vez reunidos. Hoja de Observaciones Proveedores y archiva en el expediente de la contratación.

Entrega expediente de la contratación a la Secretaria de la Comisión de Contrataciones mediante memorándum. Requisiciones b. Acta de Inicio f. Acta de Recepción del Pliego de Condiciones g. Invitaciones e. Pre-Compromisos c. Acto motivado (si lo hubiere) i. Convocatorias j. Acta de Recepción y Apertura de Ofertas l. para el inicio del acto público de Recepción y Apertura de Ofertas con los siguientes documentos: a.08 Selección de Proveedores por Concurso Cerrado DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Dpto. Pliego de Condiciones d. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Actividad 18. Hoja de Observaciones Proveedores Jefe Sectorial de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 33/88 .PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Solicitudes de aclaratoria (si las hubiere) h. Lista de Asistencia Proveedores k.

8.. Dirección de Transporte (Parque Automotor (Seguro) iii. Telecomunicaciones (Enlaces de Internet y Servicios de Centrales Telefónicas). Elabora Cronograma de Actividades. 4.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Recibe información técnica por parte de las unidades e incorpora cualquier información adicional que se requiera así como el compromiso social empresarial. Solicita a las unidades académicas y administrativas la información técnica a ser incluida en el pliego de condiciones. verifica que todo esté conforme y emite convocatoria a los miembros de la Comisión para la revisión y aprobación del Pliego de Condiciones. 2. tales como: i. Remite vía web pliego de condiciones y cronograma de actividades a los miembros de la comisión para su conocimiento y posterior revisión en conjunto. 5. Recibe pliego de condiciones + acta de inicio + expediente de la contratación. Coordinación de Comedores (Comedores) iv. 7. ii. b. 3. solvencias y garantías. Dirección Servicios Generales (Áreas Verdes. Estructura el expediente de la contratación. Recibe de la Comisión de Contrataciones requisiciones + precompromiso (s)+ informe(s). Si las contrataciones no son recurrentes y superan las 20. 6. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras Jefe de Departamento MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 34/88 .T. señalado por la Comisión de Contrataciones. Si las contrataciones son recurrentes: a.000 U.09 Selección de Proveedores por Concurso Abierto DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad 1. elabora pliego de condiciones e incluye el compromiso de responsabilidad social. Elabora el acta de inicio del proceso. Vigilancia y Seguros Patrimoniales). Entrega pliego de condiciones + cronograma de actividades+ acta de inicio + expediente de la contratación al Jefe de Departamento. 9. Dpto.

09 Selección de Proveedores por Concurso Abierto DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Comisión de Contrataciones Actividad 10.Elabora Lista de Asistencia de empresas. Hoja de Observaciones Proveedores y archiva en el expediente de la contratación. Devuelven al Jefe de Compras pliego de condiciones y acta de inicio para la publicación de los mismos. Dpto.Reciben pliego de condiciones + cronograma de actividades + acta de inicio verifican que todo esté conforme. 15. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 35/88 . 11. Dirección de Auditoría Interna y a las personas asignadas por la unidad ejecutora y hace firmar una lista de cotejo en señal de haber sido informados y archiva en el expediente de la contratación 18.Entrega original de la convocatoria a cada uno de los integrantes de la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios. con 72 Horas de anticipación. Web de la UCLA.Realiza la publicación del Pliego de Condiciones en el Módulo de Publicación Electrónica del SNC. Acta de Recepción y Apertura de Ofertas. publica en la Pág. 17. 13.Una vez aprobada la Publicación del Pliego de Condiciones por el SNC. revisan y avalan el pliego de condiciones.Emite comunicación a la unidad ejecutora para solicitar quienes serán las personas asignadas para participar en el Acto Público de Recepción y Apertura de Ofertas.Elabora convocatoria de concurso e indica la fecha del Acta Público de Recepción y Apertura de Ofertas y hace firmar por el Presidente de la Comisión. 14. Una vez reunidos.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. 12. 16. Firman el Acta de Inicio.

Acta de Recepción y Apertura de Ofertas j. Hoja de Observaciones Proveedores Jefe Sectorial de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 36/88 . Acta de Inicio f. para el inicio del acto público de Recepción y Apertura de Ofertas con los siguientes documentos: a. Invitaciones e. Pre-Compromisos c. Pliego de Condiciones d. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Actividad 19.09 Selección de Proveedores por Concurso Abierto DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Dpto. Convocatorias h. Lista de Asistencia Proveedores i. Requisiciones b.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Acta de Recepción del Pliego de Condiciones g. Entrega expediente de la contratación a la Secretaria de la Comisión de Contrataciones mediante memorándum.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Código P.10

Recepción y Apertura de Ofertas

Objetivo
Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que deberán realizarse para la Recepción y Apertura de Ofertas, según lo dispuesto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.

Normas Específicas:
1. El proceso de Recepción y Apertura de Ofertas, debe realizarse en la fecha y hora previstas, en presencia de los siguientes miembros: a. Presidente(a) de la Comisión. a. Secretario(a) de la Comisión b. Director(a) de Servicios Generales c. Director(a) de Finanzas. d. Jefe(a) de Compras. e. Consultor(a) Jurídica f. Un representante de Auditoria Interna en calidad de observador del proceso. g. Los proveedores que participan en el proceso. h. Una comisión técnica, en calidad de observadores, integrada por dos personas, quienes serán nombradas por la unidad solicitante (estos pueden ser el jefe de la unidad y un experto en la materia). 2. El secretario(a) de la Comisión de Contrataciones, deberá coordinar la firma del control de asistencia por parte de los proveedores que asistan a la apertura de sobre. 3. El secretario(a) de la Comisión de Contrataciones, deberá entregar a los proveedores la hoja de observaciones, a fin de que emitan su juicio acerca del proceso de contratación donde participen. Formularios Utilizados

Código
MC-F07 MC-M06 MC-M05

Descripción
Control de Asistencia Empresas Hoja de Observaciones Acta de Recepción y Apertura de Ofertas A y B

Origen
Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones

Responsable
Secretaria Secretaria Secretaria

Medio
Físico Físico Físico

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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Código P.10

Recepción y Apertura de Ofertas DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Responsable
Secretaria Comisión de Contrataciones

Actividad
1. El día y hora pautados proceden a dar recepción y apertura de ofertas presentadas por las Empresas (Sobre A y B). 2. Extrae del expediente de la contratación, el control de asistencia y la hace firmar por los representantes de las empresas en orden de llegada. 3. Hace entrega a los proveedores una hoja, para que emitan por escrito las observaciones acerca del proceso y la devuelvan al final de la apertura de sobres. 4. Extrae del Expediente, Acta de Recepción y Apertura de Sobre A y B. 5. Da inicio a la recepción y apertura de ofertas, llama a los proveedores uno a uno de acuerdo al orden de llegada, se les solicita la cédula de identidad y se van abriendo los sobres ”A” en el mismo orden. 6. Revisan el contenido del sobre “A” Aspectos Legales y Financieros y verifican que cumpla con los requisitos exigidos en el pliego de condiciones. a. Si cumple con lo exigido: se entrega al proveedor los documentos originales con su cédula de identidad y se hace firmar el Acta de Recepción y Apertura de Ofertas. b. Si no se cumple con lo exigido: deja constar en Acta la descalificación del proveedor, hace firmar por el mismo y se lee en voz alta a todos los presentes. 7. Se llama uno a uno a los proveedores calificados en el orden de llegada, para que presenten el sobre “B” el cual contiene la Oferta, el Compromiso de Responsabilidad Social y la Fianza o cheque de gerencia de sostenimiento de la oferta. 8. Revisan que el proveedor cumpla con el Compromiso de Responsabilidad Social y con la fianza. a. Si no cumple con el Compromiso de Responsabilidad Social y fianza de sostenimiento de la oferta, se le entrega al proveedor su oferta, sin derecho a ser leída y se descalifica, dejando constar en acta firmada por el proveedor descalificado y se le entrega copia del acta para que libere su fianza.
b. Si cumple con el Compromiso de Responsabilidad Social y la fianza de sostenimiento de la oferta, se le entrega la oferta original al presidente de la Comisión de Contrataciones.

Presidente de la Comisión

Miembros de la Comisión de Contrataciones

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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Código P.10

Recepción y Apertura de Ofertas

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Responsable
Presidente del Comisión de Contrataciones

Actividad
9. Lee en voz alta, lo contentivo en la oferta (montos de las cotizaciones, la garantía de la compra), y se revisa que lo solicitado se encuentre en el sobre consignado por el proveedor.

10.Una vez concluido el Acto Público de Recepción y Apertura de Ofertas: 10.1. Hace firmar el Acta de Apertura de Sobres A por todos los proveedores y por los miembros de la Comisión de Contrataciones. 10.2. Hace firmar el Acta de Apertura de Sobres B por las Secretaria de la empresas que quedaron calificadas y por los miembros Comisión de de la Comisión de Contrataciones. Contrataciones 11.Fotocopia el Acta de Recepción y Apertura de Ofertas (Sobres A y B), entrega copia a cada proveedor, al representante de Auditoría Interna y unidad solicitante. 12.Recoge las hojas de observaciones, une con todos los documentos consignados por los proveedores más actas y los introduce en el expediente de contrataciones. 13.Hace entrega de las ofertas a la Comisión Técnica mediante formato de entrega de ofertas para el análisis y elaboración del informe. 14.Entrega al Departamento de Compras, expediente de la contratación + sobres A y B de las empresas calificadas para el análisis financiero y de recomendación.

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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Código P.11

Análisis de Ofertas Objetivo Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que debe realizarse para el análisis de las ofertas calificadas en la Recepción y Apertura de Ofertas, cumpliendo lo estipulado en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. Normas Específicas 1. La Comisión Técnica para el análisis de las ofertas deberá considerar un presupuesto base según los bienes o servicios a contratar. 2. La comisión técnica tendrá un lapso de dos (02) días hábiles para analizar las ofertas calificadas en el concurso abierto y un (01) día hábil para concurso cerrado, a fin de emitir opinión al respecto. 3. El Departamento de Compras, será la unidad encargada de elaborar el informe financieros y de recomendación de las empresas participantes, en un lapso de cuatro (4) días para concurso abierto y tres (3) días para concurso cerrado. 4. La máxima autoridad deberá otorgar la adjudicación o declarar desierto el procedimiento, deberá dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción del informe de recomendación emitido por la Comisión de Contrataciones.

Formularios Utilizados Código Descripción
MC-M07 MC-M08 MC-M09 MC-F05 Informe Financiero Informe de Recomendaciones Acta de Adjudicación Asignación del Compromiso de Responsabilidad Social

Origen
Dpto. Compras Dpto. Compras Dpto. Compras Dpto. Compras

Responsable
Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones

Medio
Físico Físico Físico Físico

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 40/88

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Elabora convocatoria a los miembros de la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios para el análisis y firma de los informes financieros y recomendación. Analiza las ofertas de cada una de las empresas calificadas en un día hábil para concurso cerrado y dos (2) días hábiles para concurso abierto. revisa lo recibido y firma dejando constancia en el formato de cotejo. expediente de la contratación + sobres A y B de las empresas calificadas. 2. Dpto. 5. Recibe expediente de la contratación + sobres A y B. Recibe del Jefe de Compras. oficio con las ofertas recibidas. Recibe de la Comisión Técnica el informe y remite a la Sección de Contrataciones e Importaciones para la elaboración del informe de recomendación. Análisis de Ofertas DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad Recibe del Secretario (a) de la Comisión de Contrataciones. 11. Recibe expediente de la contratación + sobres A y B de las empresas calificadas.11 Responsable 1. Informe Financiero y Recomendación + Informe Técnico (si es el caso). Comisión Técnica 3. 12. entrega a la Sección de Contrataciones e Importaciones para el análisis financiero. Informe Financiero y Recomendación + Informe Técnico (si es el caso). Espera el informe de la Comisión Técnica para elaborar el informe de recomendación. Entrega al Jefe de Compras expediente de la contratación + sobres A y B. Compras Jefe de Compras Dpto. 10. Elabora el informe técnico proponiendo la mejor oferta del servicio en cuanto a especificaciones técnicas. Recibe de la Secretario (a) de la Comisión de Contrataciones. Entrega informe técnico + ofertas recibidas al Jefe de Compras. 8. el informe de la Comisión Técnica y en un (1) día hábil elabora el informe de recomendación. 4. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras Jefe de Compras Jefe Sectorial de Compras (Sección Contrataciones e Importaciones) Jefe de Compras/Comisión de Contrataciones 6. efectúa análisis y prepara el informe financiero en un lapso de un (1) día hábil si es concurso cerrado y dos (2) días hábiles si es concurso abierto. 7. 9. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 41/88 .

16. Elabora Acta de Adjudicación o Declaratoria Desierta dos (2) originales y dos (2) copias (según el caso) y anexa documentos respectivos. analizan y firman el Informe Financiero y Recomendación. Remite mediante memorándum. 21. Acta de Adjudicación o Acta de Declaratoria Desierta publica en la página web módulo Contrataciones Públicas. Si la contratación es mediante adjudicación directa. Si la contratación es mediante Concurso abierto. Compras Jefe de Compras 13. Asignan el compromiso de responsabilidad social. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 42/88 . 14. Responsable Miembros de la Comisión de Contrataciones Bienes y Servicios Dpto.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Sección Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras 19. se reúnen. 20. Recibe Informe Financiero y Recomendación firmados por los miembros de la Comisión de Contrataciones y entrega a la Sección de Contrataciones e Importaciones para la elaboración del Acta de Adjudicación o Declaratoria Desierta (según el caso). informa a la empresa adjudicada.11 Análisis de Ofertas DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Actividad En la fecha indicada en la convocatoria. 18. Devuelven documentos al Jefe de Compras para la elaboración del Acta de Adjudicación o Declaratoria Desierta (según el caso). 17. 15. Forma legajo con los siguientes documentos: originales Acta de Adjudicación + Informe de Recomendación + Informe Financiero e introduce dichos documentos en el expediente de contratación. Acta de Adjudicación o Declaratoria Desierta (según el caso) con los documentos respectivos para la firma de la máxima autoridad. Concurso Abierto Anunciado Internacionalmente y Concurso cerrado remite vía correo.

26. Archiva nuevamente el expediente Jefe de Compras Sección Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 43/88 . Remite a la empresa ganadora original Acta de Adjudicación + Asignación de Compromiso de Responsabilidad Social o Acta Declaratoria Desierta (según el caso). 29. extrae el expediente del archivo e incorpora el contrato de servicio. Remite copia del contrato al Departamento de Compras para su incorporación al expediente 27. Unidad Solicitante 25.2.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Si es servicio. contrato de servicio y entrega a la Sección de Contrataciones e Importaciones para la incorporación al expediente de la contratación 28. (ir paso 25) 23. entrega el expediente de la contratación al comprador asignado para elaborar la orden de compra o contrato marco. Remite a la Dirección de Extensión copia del Acta de Adjudicación + Asignación de Compromiso de Responsabilidad Social para su control y seguimiento. elabora contrato y hace firmar por la máxima autoridad y el representante legal de la empresa adjudicada. Recibe contrato de servicio. Recibe de la unidad solicitante. 22. 24.1. remite mediante memorándum copia acta de adjudicación a la unidad solicitante para la elaboración del contrato. Recibe copia del acta de adjudicación. Si la contratación corresponde: 22. Adquisición de bienes.11 Análisis de Ofertas 22. verifica el proceso de contratación ejecutado.

a fin de dar respuesta a las necesidades de las unidades académicas y administrativas. 4. siempre que el proveedor lo solicite por causa justificada. Requisición 2. La Universidad podrá conceder prórrogas para la entrega de la mercancía. Al entregar la orden de compra al proveedor. Ofertas. Cuando las mercancías no fuesen entregadas en los lapsos establecidos. Orden de Compra en original con 5 copias o contrato marco (según el caso) MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 44/88 . Aprobación Dirección de Planta Física (si fuere el caso) 10.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. La secretaria del Departamento de Compras mantendrá actualizado el archivo de los expedientes de compras y el control de las compras en proceso. Pre-Compromiso 4. 6. rescindir el contrato y reclamar al proveedor la indemnización estipulada en el contrato. Informe de Recomendación 8. El expediente según la modalidad de contratación deberá contener: 1. Aprobación Comisión Informática (si fuere el caso) 9.12 Elaboración de la Orden de Compra Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para la elaboración y procesamiento de las órdenes de compras. la misma llevará anexo la carta compromiso donde se establecen las condiciones mediante las cuales debe regirse la adquisición del bien. Acta de Inicio 3. conforme la normativa vigente. 3. Normas Específicas 1. la Universidad podrá rechazar la entrega de mercancía faltante. Análisis de Ofertas 7. 2. 5. Invitación 5.

Genera relación en el SIAD en original y copia. 8. 7. 2. Entrega orden de compra + expediente de la contratación al Director de Servicios Generales para la firma y envía a la Dirección de Finanzas junto a la relación elaborada en SIAD. 6. Recibe orden (es) de compra (s) junto al expediente de la contratación. aprueba y firma. Revisa orden (es) de Compra (s) para verificar la información contenida y chequea que los soportes estén completos. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD). Comprador Jefe de Compras Secretaria MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 45/88 .Archiva copia la relación. De estar todo correcto. 3. Recibe orden de compra + expediente de la contratación. 4.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. según el tipo de compra. Une la (s) orden (es) de compra (s) con los documentos respectivos. 9. 5. Entrega a la secretaria orden (es) de compra (s) junto al expediente para el envío a la Dirección de Finanzas. 10. verifica e ingresa al sistema SIAD. transcribe la información referida a la compra a efectuar y genera la (s) orden (es) de compra (s) en original y cinco (5) copias. conforma la misma y entrega al Jefe de Compras. Revisa el expediente de la contratación a procesar.12 Elaboración de la Orden de Compra Formularios Utilizados Código Descripción MC-F04 MC-M11 Orden de Compra Carta Compromiso Proveedor Origen Departamento de Compras Departamento de Compras Responsable Comprador/Jefe de Compras Comprador/Jefe de Compras Medio ElectrónicoFísico Físico DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad 1. en original y copia.

Si la condición de la orden de compra es devuelta: 11. Archiva expediente de la contratación. registra en el sistema la entrada y coteja que los soportes recibidos concuerden con los enviados con anterioridad. Copia a Contabilidad Financiera. Copia Expediente del Proveedor. Nº de orden. Fecha de entrega y fecha de vencimiento. e. b. Archiva relación en el expediente según el proceso realizado. Copia Archivo Departamento  5ta. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 46/88 .1. (Ir paso 12) 11. el cual indica: nombre de la empresa. Nº de Secretaria Rif. De ser necesario se comunican con Jefe de la unidad ejecutora. Envía copia de la orden de compra junto a un memorando de remisión a las unidades siguientes:  1era. Elabora vía SIAD comprobante de entrega de la orden. Copia Bienes Nacionales. revisa.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. Copia a Contabilidad Presupuestaria. d. a. c.Una vez procesada la Orden de Compra respectiva por la Dirección de Finanzas.  2da. Si la condición de la orden de compra es aprobada: a. Se comunica con el proveedor para que retire copia de la orden de compra y firme el comprobante de entrega. Remite original a la unidad académica-administrativa junto a memorando de remisión.Recibe orden de compra devuelta. Departamento 13.2. 12. f. Revisa el motivo de la devolución y entrega al Jefe de Compras.Decide junto al comprador sobre la situación y entrega a la secretaria documentos remitidos por la Dirección de Finanzas para efectuar las correcciones según el caso planteado.12 Elaboración de la Orden de Compra DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad 11. analiza y consulta al comprador sobre el particular.  3ra.  4ta.

12 Elaboración de la Orden de Compra DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Secretaria Actividad 14.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. 15. actualiza el status de la orden de compra. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 47/88 .Recibe los documentos devueltos por la Dirección de Finanzas. ingresa al sistema SIAD.Envía nuevamente los documentos a la Dirección de Finanzas para su revisión.

a fin de dar respuesta a las necesidades de las unidades académicas y administrativas. distribuye de acuerdo a lo siguiente: a. Recibe contrato firmado y se comunica con el representante de la empresa adjudicada para la firma del contrato. Una vez firmado el contrato. Una Copia a la Dirección de Finanzas 5. Revisa el expediente de la contratación a procesar. Entrega expediente de la contratación a la Secretaria para su archivo. El contrato marco contendrá como anexo el listado de materiales adjudicados según la modalidad de contratación.PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Elaboración Contrato Marco Objetivo: Código P. 2. 2. Imprime dos contratos en original y una (1) copia y envía con memorándum para la firma del Rector.13 Establecer las actividades a ser ejecutadas para la elaboración del Contrato Marco conforme la normativa vigente. Un Original a la(s) empresa (s) adjudicada(s) b. 3. 4. Normas Específicas 1. Formularios Utilizados Código Descripción MC-M10 Contrato Marco Origen Departamento de Compras Responsable Comprador/Jefe de Compras Medio ElectrónicoFísico DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad 1. El contrato marco podrá tener una duración correspondiente a un período fiscal. Un Original Expediente de la Contratación c. Comprador MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 48/88 . elabora contrato marco y anexa listado de Materiales Adjudicado (Anexo 1).

Comprador MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 49/88 . La orden de servicio deberá ser anexada al expediente de la contratación. firma y hace firmar por el Jefe de Compras y coloca sello. Recibe requisiciones + pre-compromisos según el cronograma establecido por el Departamento de Compras para la administración del Contrato Marco según los rubros centralizados. Formularios Utilizados Código Descripción MC-F06 Orden de Servicio Origen Departamento de Compras Responsable Comprador/Jefe de Compras Medio ElectrónicoFísico DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad 1. 4. Recibe ofertas por los proveedores seleccionados y efectúa análisis comparativo de los precios ofertados.14 Establecer las actividades a ser ejecutadas para la solicitud de los insumos requeridos por las unidades académicas-administrativas mediante orden de servicio ante los proveedores adjudicados según contrato marco. 5. Verifica las ofertas iniciales presentadas por las empresas adjudicadas en las diferentes modalidades de contratación. Normas Específicas 1. Solicita mediante comunicación escrita vía fax o correo electrónico nueva oferta a los proveedores. 2. para determinar variaciones. a fin de constatar los precios actuales vs iniciales.PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Emisión Orden de Servicio Objetivo: Código P. Imprime un original y dos copias de la orden de servicio. 2. organiza según los rubros. 6. Ingresa al SIAD. 3. módulo de compra y elabora orden de servicio. La ejecución del contrato marco lo realizará el Departamento de Compras mediante la emisión de orden de servicio para los proveedores adjudicados.

Forma legajo de documentos con requisiciones + pre-compromiso + ofertas + copia orden de servicio y archiva en el expediente de la contratación. entrega original al representante de la empresa y hace firmar la copia en señal de recibido.14 Responsabl e DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad Entrega orden de servicio a los proveedores. Comprador MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 50/88 . De lo contrario.PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Emisión Orden de Servicio Código P. Remite copia de la orden de servicio a la unidad solicitante para su control y posterior pago al proveedor. remite por fax o correo electrónico solicitando acuse de recibo por la misma vía. Si es personal.

 copia de la orden de compra. 8. Hace firmar por el Director de Servicios Generales.  formulario anexo orden de compra (de ser el caso)  Memorandum de remisión  Relación emitida por el jefe de compra. Ingresa al sistema para darle salida a los documentos en el SIAD. Entrega al Jefe de Departamento. Recibe de la Unidad Ejecutora: el Formato de Modificación Presupuestaria en original y tres (3) copias + copia de la orden de compra + formulario anexo orden de compra (de ser el caso) + Memorándum de remisión.15 Objetivo: Establecer las actividades a ejecutarse para realizar las anulaciones o modificaciones de las órdenes de compras.) Apartado Presupuestario Origen Unidad Ejecutora Responsable Jefe de la Unidad Medio Electrónico Físico DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Dpto. Ingresa al sistema y da entrada de los documentos. revisa e ingresa al sistema para la realizar el movimiento respectivo y firma. 2. Jefe de Departamento Secretaria MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 51/88 . 4. según lo establecido en la normativa interna a fin cumplir con los requerimientos de las unidades académicasadministrativas. Recibe los documentos según el movimiento efectuado. 6.PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Anulaciones o Modificaciones Orden de Compra Código P.  Formato de Modificación Presupuestaria en original y tres (3) copias. elabora relación de salida de documentos y remite a la Dirección de Finanzas para la revisión. 7. 5. 3. Compras Secretaria Actividad 1. Formularios Utilizados Código Descripción F-03 (Manual FR. Recibe solicitud de modificación o anulación de orden de compra. Entrega los documentos a la secretaria para la distribución.

14. Secretaria Dado firmado y sellado en el salón de Sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. Si es una modificación por incremento o disminución a la Orden de Compra se entrega al proveedor. realiza las averiguaciones correspondientes y soluciona dicha situación. 3ra.PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Anulaciones o Modificaciones Orden de Compra DESCRIPCIÒN DEL PROCEDIMIENTO Código P. Copia – Bienes Nacionales 14. Francesco Leone Durante Rector Dr. celebrada el día de 26 de octubre dos mil once. 13.Unidad Ejecutora 14. Remite copia del formulario modificación presupuestaria a las siguientes unidades: 14. 1era. 10. 14. Copia . copia orden de compra y relación de envío. 13.Da entrada en el SIAD.1.1. 4ta.4. recibe modificación presupuestaria.1. Copia – Contabilidad Presupuestaria.Distribuye original de la modificación presupuestaria de la siguiente manera: 13. Francisco Ugel Garrido Secretario General MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 52/88 .2.1.Una vez revisado por la Dirección de Finanzas.1.1. Copia – Contabilidad Financiera.1. 11. 2da. 14.1.2. Copia – Expediente de la contratación.1.3. 5ta.Coteja y chequea que todos los documentos recibidos se corresponda con los enviados. Ordinaria. De faltar algún documento. Si es una modificación de datos o anulación de la orden de compra.1. Dr.1.15 Responsable Actividad 9. 12.1. Recibe copia de la relación de salida de documentos firmada en la Dirección de Finanzas y archiva como soporte del trámite efectuado. en su Sesión N° 2158.5. se archiva en el Departamento.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código MPC-01 Actualización Septiembre 2011 FORMATOS Y MODELOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 53/88 .

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código MPC-01 Fecha Septiembre 2011 FORMULARIOS Formatos Código MC-F01 MC-F02 MC-F03 MC-F04 MC-F05 MC-F06 MC-F07 Descripción Requisición Entrega de Requisiciones y Recepción de Ofertas Análisis de Ofertas Orden de Compra Asignación Compromiso Responsabilidad Social Orden de Servicio Control de Asistencia Empresas Modelos Código MC-M01 MC-M02 MC-M03 MC-M04 MC-M05 MC-M06 MC-M07 MC-M08 MC-M09 MC-M10 MC-M11 Descripción Invitación Acta de Inicio Convocatoria Pliego de Condiciones Acta de Recepción y Apertura de Ofertas Observaciones del Proveedor Informe Financiero Informe Recomendación Acta de Adjudicación Contrato Marco Anexo Orden de Compra (Compromiso Proveedor) MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 54/88 .

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código MPC-01 Actualización Septiembre 2011 FORMATOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 55/88 .

Fecha REQUISICION DE MATERIALES Y EQUIPOS RO Código Unidad Solicitante Unidad Solicitante RC Nombre del Solicitante Firma del Solicitante Código Unidad Ejecutora Responsable de la Unidad Ejecutora Firma Destino de lo solicitado Codificación del Material DETALLE DE LA SOLICITUD Descripción del Material Unidad de Medida Cantidad Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Formato Nº 1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 56/88 . Compromiso Nro.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE COMPRAS Requisición Nro.

de Fax Recepción de Ofertas Consignado Fecha Recibida por por la Unidad Observaciones Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Formato Nº 2 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 57/88 . de Licitación: Fecha: Fecha de Vencimiento Entrega de Requisiciones y Recepción de Ofertas Proveedor Fecha de Entrega o Envío Requisición Nombre de quien recibe No. de Requisición: No.Unidad Solicitante: UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES No.

Cantidad Partida Genérica Especifica SubEspecifica Unidad de Medida Precio Unitario Importe Selección del Producto Precio Unitario Importe Selección del Producto Precio Unitario Importe Selecció n del Product o Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Formato Nº 3 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 58/88 .UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE COMPRAS Unidad Solicitante: Código: No. Fecha: ANALISIS DE COTIZACIONES PROVEEDORES CODIFICACIÓN Ítem Código Pres. de Requisición: Pag.

V.V. Importe de la Orden Director de Servicios Generales Materiales o Servicio Fecha Recibido por Exp.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE COMPRAS ORDEN DE COMPRA Nro. Proveedor Arch. Proveedor Contabilidad Financiera Contabilidad Presupuestaria MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 59/88 . Total I. Solic Bienes Nac. OC : Orig. Fecha: DATOS DEL PROVEEDOR Nombre Rif Dirección DATOS DEL PEDIDO Condiciones de Pago Lugar Entrega Fecha DATOS DE LA UNIDAD SOLICITANTE Nombre de la Unidad Código Jefe de la Unidad DATOS DE LA UNIDAD RECEPTORA DEL BIEN O SERVICIO Nombre de la Unidad Código Dirección Código Unidad Ejecutora CODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA Partida Genérica Específica Sub.A.A.Específica Control Importe REN CODIFICACION DEL MATERIAL DESCRIPCION DEL MATERIAL UNIDAD DE MEDIDA CANT PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL Elaborado Jefe de Compras Total Sin I. Numérico Unidad.

Formación socio productiva de integrantes  de la comunidad.  Comisión  Contrataciones‐UCLA:      de   Responsable  Contratante    Empresa  Fecha:      Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Formato Nº 5 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 60/88 . Aportes  en  dinero  o  especies  a  programas  sociales  determinados  por  el  Estado    o  Instituciones sin fines de lucro  6. Cualquier otro proyecto social. Venta de bienes a precios solidarios o al  costo  5. Proyectos de Desarrollo Socio‐Comunitario  2.            ACTIVIDADES A EJECUTAR      OBSERVACIONES:  Vo  Bo.  4.UNIVERSIDAD  CENTROCCIDENTAL”  LISANDRO ALVARADO”  VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO  Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Formato Nº 4 COMISIÒN  DE CONTRATACIONES ASIGNACIÓN COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL (CRS)  CONCURSO:      COMPAÑÍA CONTRANTE:  FECHA REALIZACION:  MONTO  DE  CONTRATACIÓN  LA  MONTO CRS:  PERÍODO DE EJECUCIÓN     COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL  1. Creación de nuevos empleos permanentes  3.

Proceso de Contratación Nombre de la Empresa Representante Legal Unidad Ejecutora Responsable de la Unidad Ejecutora Destino de lo solicitado Cantidad Unid/Med DETALLE DE LO SOLICITADO Descripción Prec.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE COMPRAS Contrato Marco Nro.Unit Total Sub-Total IVA Total Factura Departamento de Compras Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha: Fecha: Fecha Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Formato Nº 6 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 61/88 .

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISIÓN DE CONTRATACIONES Barquisimeto-Estado Lara CONTROL DE ASISTENCIA Descripción de la Contratación: EMPRESA REPRESENTANTE FECHA   Observaciones: Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Formato Nº 7 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 62/88 .

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código MPC-01 Actualización Septiembre 2011 MODELOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 63/88 .

en la siguiente dirección: ___________________________________________________________. a más tardar el día ___________ a las ______._____________________________________ Representantes de la Empresa: ________________ Ciudad. Del mismo modo se indican las especificaciones esenciales: Descripción Condiciones de entrega o ejecución Tiempo de validez de la oferta Criterios de evaluación de El oferente deberá presentar su propuesta citando el respectivo No _________________.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISION DE CONTRATACIÒN INVITACIÓN Barquisimeto. Atentamente.de ______ 201__ Tengo el agrado de dirigirme a usted. Presentar Garantía de Fiel Cumplimiento. Presidente de la Comisión de Contrataciones Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Modelo Nº 1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 64/88 . Cumplir con el Compromiso de Responsabilidad Social. deben tener en cuenta que la calificación técnico administrativa para este proceso contempla los siguientes requisitos:    Estar inscrita o actualizada en el Registro de contratistas y proveedores de la UCLA. en la oportunidad de invitarle a participar en la ___________________ No ______ correspondiente a _______ ___________________. Sres. Las empresas interesadas.

  __________________  relacionado  con  (nombre  de  la  modalidad  de  contratación) por un monto estimado de________________. en concordancia a lo establecido en el  artículo  107  de  la  Ley  de  Contrataciones  Públicas  y  su  Reglamento.  siendo las __________.      Las empresas seleccionadas fueron:  Nombre Empresa  Nivel Estimado de Contratación  Calificación Financiera    El proceso de contratación se realizará de acuerdo al siguiente cronograma: (Descripción del cronograma según la modalidad de contratación) En conformidad con lo anteriormente expuesto firman los miembros de la Comisión de Contrataciones: _______________________  Presidente         ______________________  Miembro __________________________ Miembro __________________________ Miembro ___________________________ Secretario (a) _______________________ Miembro Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Modelo Nº 2 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 65/88 .UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISION DE CONTRATACIÒN ACTA DE INICIO     Hoy lunes ___________________.  se  da  inicio  al  procedimiento  de  contratación  Nro.

Para: Fecha: De: Asunto: Convocatoria   REF. me suscribo de usted. en la oportunidad de convocarlo a la APERTURA DE SOBRES. Concurso Abierto N°. correspondiente a la referencia arriba indicada. Atentamente. teléfono.  Me dirijo a usted. fax. Presidente Comisión de Contrataciones Una voz del pensamiento Av. 0251-2591484-2591486 Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Modelo Nº 3 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 66/88 .Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” Dirección de Servicios Generales  Departamento de Compras No. la cual se efectuará el día __________.          “(Colocar Descripción). a las __________ en el ____________________________ Agradeciendo su presencia. Morán entre 21 y 22 Quinta Morelyz.

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISIÓN DE CONTRATACIONES Barquisimeto – Estado Lara COMISION DE CONTRATACIONES  PLIEGO DE CONDICIONES CONCURSO CERRADO ACTO UNICO DE RECEPCIÓN Y APERTURA DE LA OFERTA ECONÓMICA CONCURSO CERRADO N°. Objeto:           Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 67/88 .

y serán respondidas por esta misma vía al email que a tal efecto haya indicado cada participante.edu.ve. CRONOGRAMA DE LA CONTRATACIÓN  Concurso Cerrado N°.Barquisimeto. Objeto:   Solicitud de Aclaratorias: Las dudas deberán ser remitidas al correo electrónico: compra@ucla. Acto Público de Recepción y Apertura de la Oferta Económica: Fecha:  Hora: Lugar:  Modalidad: Acto Único Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 68/88 .

F. las cuales revisten de carácter contractual ante futuras acciones legales. basándose en lo establecido en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.39. publicada en Gaceta Oficial N°.181 de fecha 19-05-2009. participa a las Empresas o Cooperativas y Otras Formas Asociativas. en tal sentido las Compañías de Seguros sólo podrán presentar una única oferta bien por si misma o bien a Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 b) través de un único intermediario (productores. Corredores o Sociedades de Corretaje sólo podrán presentar una Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 69/88 .. periodicidad y condiciones que se detallan en él. corredores de seguro ó sociedades de corretaje) debidamente autorizado para ello. ó Mayor o Igual que el Ciento Cinco por Ciento (105%) del Margen de Solvencia. c) Los Productores. Extensión y Administrativas. el día ___________ a las _________-. 2. se realizará mediante la modalidad de exigir en un mismo acto la presentación de la voluntad de participar y la documentación necesaria. CRITERIOS GENERALES: a) Estas condiciones tienen por objeto regular el proceso de selección de un proveedor para la prestación del servicio requerido. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas. 1. La Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. Prestadoras de Servicios y Productores de Seguros. la cual debe ser presentada ante LA COMISION DE CONTRATACIONES DE LA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”.ºº). 10. Ley de Contrataciones Públicas. publicado en Gaceta Oficial N°. Prestadoras de Servicios y Productores de Seguros.165 de fecha 24-04-2009.39. ________ . OBJETO DEL CONCURSO CERRADO. con experiencia en el ramo asegurador. y por las demás Leyes y Normas Internas de la UCLA. en el _________________________________________.000.000. Decreto 4998. Las necesidades a satisfacer por la Universidad a través de este Concurso Cerrado. mediante una Eficiente y Eficaz prestación del Servicio de ___________________. inscritas en la Superintendencia de Seguros. La Contratación de _______________________________. de Investigación. que el proceso de CONCURSO CERRADO N°. deberán ajustarse y regirse por lo establecido en el presente pliego y las características técnicas y de servicios a realizar. tiene por Objeto la Contratación de ______________________desde el __________ hasta el ____________”. es la de garantizar el buen funcionamiento de sus Actividades Académicas. Las empresas participantes en este Proceso de Concurso Cerrado deberán estar Inscritas en la Superintendencia de Seguros (SUDESEG) y presentar un Patrimonio Propio No Comprometido (PNC) al 31/12/2008 Mayor o Igual a Diez Millones de Bolívares Fuertes (Bs. El presente Concurso Cerrado. para la ______________________.Estimados Señores: Empresas o Cooperativas y Otras Formas Asociativas.

debidamente firmados en cada uno de sus folios y enumerados (requisito indispensable). La oferta y demás documentos que formen parte integrante de ésta. Oferta Económica. evaluará las ofertas y otorgará la Adjudicación. PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Los documentos deberán ser presentados en el orden solicitado. la Comisión de Contrataciones podrá solicitar por escrito a las empresas participantes. la información adicional que considere conveniente para aclarar o complementar la documentación consignada. Económicos. La descalificación del oferente. a la Oferta que reporte mayores beneficios a la Institución. Los referidos sobres serán identificados con la siguiente etiqueta: NOMBRE DE LA EMPRESA PARTICIPANTE: ____________________ Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 CONCURSO CERRADO Nº: ____________ SOBRE: ________________________________________________ NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL: ______________________ CONTENIDO DEL SOBRE “A” TRES (3) COPIAS DE CADA UNO DE LOS DOCUMENTOS Y/O SOLVENCIAS QUE SE SOLICITEN (SALVO QUE SEA REQUERIDA EN ORIGINAL). En este mecanismo la calificación y evaluación serán realizadas simultáneamente. que no estén apegadas a los requerimientos dispuestos en el presente pliego de condiciones. La Comisión de Contrataciones de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. CADA UNA EN CARPETAS SEPARADAS Y ENCUADERNADAS. Financieros y Técnicos. con separadores. deberán cumplir con la normativa legal vigente en el país. no podrán actuar en representación de varias compañías de seguros dentro del mismo proceso.d) e) f) g) h) oferta en nombre y representación de una (01) Empresa de Seguros. deberán estar redactados en idioma español. siempre y cuando las mismas hayan calificado en los aspectos Jurídicos. contentivos de manifestación de voluntad de participar. documentos de calificación y ofertas. 3. El acto de contratación tendrá como modalidad. Técnicos y Financieros. No se admitirán propuestas alternativas y/o condicionadas. que serán consignadas en sobres cerrados y sellados. Dichos sobres serán identificados de la siguiente forma: Sobre A: Sobre B: Aspectos Legales. acto único con apertura de sobres. Los servicios prestados. es decir. Con posterioridad a la presentación de los documentos requeridos en este proceso. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 70/88 . y serán colocados de forma ordenada en carpetas encuadernadas. Los oferentes deberán presentar sus ofertas en los renglones descritos en las especificaciones de la Contratación. será causal de rechazo de su oferta.

apellido.F. 2. sin que esta acción de lugar a 10.O. correspondientes a los tres (3) últimos Ejercicios Económicos. Original y Copia de la Carta de Manifestación de Voluntad de participar en el Concurso Cerrado firmada por el Representante Legal de la Empresa o por persona debidamente Autorizada para tal fin. en las siguientes obligaciones: RIF. Las Empresas deberán presentar una Declaración Jurada firmada por su Representante Legal en Original y Copia. 7. correspondiente al último ejercicio económico.285 de fecha 18 de Septiembre de 2001. 4. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 71/88 . Solvencia Municipal donde tenga el domicilio la empresa.000.ASPECTOS LEGALES Y FINANCIEROS. donde den Fe de estar Solventes para el mes de MAYO de 2009 ó a la fecha de este Concurso Cerrado. Fax. Copia del Registro Mercantil.ºº). 9. salvo que la constitución de la Empresa sea menor a un año. y la Solvencia Laboral. Certificado de Inscripción en el Sistema Nacional de Contrataciones. 10. Las empresas participantes en este Proceso de Concurso Cerrado deberán presentar Copia de la documentación que le acredite un Patrimonio Propio No Comprometido (PNC) al 31/12/2008 Mayor o Igual a Diez Millones de Bolívares Fuertes (Bs. Teléfonos. En esta Declaración Jurada se deberá indicar lo siguiente: “Queda entendido que la Universidad podrá descalificar a la empresa participante si ésta a la fecha señalada por esta Institución no consigne los Originales de las Solvencias y demás Documentos citados en esta Declaración Jurada. 6.000. éste deberá Autorizar mediante Comunicación escrita firmada por él en Original y Copia a la Persona que lo representará indicando el nombre. 8. e-mail de la Empresa y/o Productor de Seguros. 5. Copia del Certificado de Inscripción (Vigente) ante la Superintendencia de Seguros (SUDESEG) de la Empresa y No. Copia de los Estados Financieros Auditados por un Contador Público y Visados por el Colegio de Contadores Públicos.S. recientes para la fecha de recepción de los documentos y apertura de sobres de este Concurso Cerrado. Las Cooperativas deberán consignar en conjunto con la información solicitada Copia del Certificado de Cumplimiento (Vigente) emitido por la Superintendencia Nacional de Cooperativas (SUNACOOP). En caso de que el Representante Legal no asista al acto. 37. Original y Copia de la Cédula de Identidad del Representante Legal de la Empresa. publicada en Gaceta Oficial No. Copia de la Declaración de Impuesto sobre la Renta. 11. Acta Constitutiva y Estatutos con sus respectiva publicaciones y modificaciones si las hubiere. reclamo alguno ante cualquier Organismo Público y Tribunales de la República por parte de esa empresa. 13. establecido en el Artículo 90 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas. Cooperativa y/o de la Persona debidamente Autorizada para este Concurso Cerrado. Original y Copia de Dos (2) referencias Bancarias dirigidas a la UCLA. 1. 3. cédula de identidad y nacionalidad de quien lo va a representar en el Proceso de Concurso Cerrado. ó Mayor o Igual que el Ciento Cinco por Ciento (105%) del Margen de Solvencia. de Credencial del Productor o Corredor de Seguros (Vigente). 12.. Copia de la Dirección. INCES S.

Original y Copia de Comunicación escrita mediante la cual se aceptan los términos y condiciones establecidas en el Presente Concurso Cerrado de Precios con sus respectivos anexos que forman parte integral del mismo. 6. La Oferta Económica debe estar debidamente firmada en cada una de sus páginas por el Representante Legal de la Empresa. La falta de alguno de los recaudos solicitados en el Sobre “A” referido a los ASPECTOS LEGALES Y FINANCIEROS. productor. deberá presentar como requisito indispensable los Originales de la documentación solicitada en los Aspectos Legales y Financieros Numerales 4. para su respectiva verificación. por cuanto el resultado de evaluación del servicio prestado por este a la Universidad. Teléfonos. Declaración de cumplimiento del Compromiso de responsabilidad Social. será imputado a la empresa en futuros procesos de Concurso Cerrado. Cooperativa y del Productor de Seguros en la prestación de este tipo de servicio indicando: Clientes. 6. 7. b. 1. discriminadas según las especificaciones establecidas por la Universidad en el Formato Anexo No. Presentación del Monto Total y Prorrateado de la Cobertura Ofertada para ____________________________– desde el _________ hasta el ______________”. 3. acompañado de las direcciones de los Centros de Contacto y Nomina del Personal que prestará la debida atención. 16. Se le sugiere a la empresa seleccionar debidamente al asesor. La empresa que resulte seleccionada por la Universidad para contratar la ____________________. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 72/88 . 9. La empresa propondrá solamente Una (1) persona para que la represente en este Concurso Cerrado. 1. 10 y 11. 5. productor o agente de seguro autorizado por la empresa aseguradora para llevar a cabo el servicio contratado. se exhorta a las Empresas o Cooperativas y Productores a no descuidar la presentación total de los requerimientos anteriormente descritos. Original y Copia de Referencias que Acrediten la Experiencia de la Empresa. es causal inmediato de descalificación del Oferente como participante en este proceso de Concurso Cerrado. 1.14. 8. corredor. Original y Copia de Dos (2) referencias Comerciales dirigidas a la UCLA. 4. La Oferta Económica se presentarán en moneda nacional (Bs. CONTENIDO DEL SOBRE “B”: EN ORIGINAL Y ACOMPAÑADO DE TRES (3) COPIAS DE CADA UNO DE LOS DOCUMENTOS EN CARPETAS SEPARADAS Y ENCUADERNADAS. 2. desde el ________ hasta el ___________. OFERTA ECONOMICA. Currículum detallado de la persona. recientes para la fecha de recepción de los documentos y apertura de sobres de este Concurso Cerrado. la no presentación de la misma a la fecha señalada por la Universidad es causal inmediato de descalificación del Oferente como participante en este proceso de Concurso Cerrado sin que ello de lugar a reclamos o acciones legales por parte de los Oferentes. 15. Dirección y Fechas de Prestación.F) y deberá ceñirse estrictamente a lo requerido en el Formato Anexo No. Cooperativa o por la persona Autorizada para tal fin. “NOTAS IMPORTANTES”: a.

en la oferta debe indicarse de manera explicita.” b. de igual manera deben tener presente los oferentes. aprobada en Consejo Universitario en su Sesión No. en la Sala de Reuniones del Vicerrectorado Administrativo. es causal inmediato de descalificación del Oferente como participante en este proceso de Concurso Cerrado. reservándose el derecho de modificar esta convocatoria. INFORMACIÓN ADICIONAL: a. suspender este Proceso de Concurso Cerrado. que la Responsabilidad Social es el compromiso del ente contratante con la sociedad. LEY DE CONTRATACIONES PÚBLICAS. “NOTAS IMPORTANTES”: La falta de alguno de los recaudos solicitados en el Sobre “B” referido a la OFERTA ECONOMICA. Igualmente deberán inhibirse de participar aquellas personas que tengan nexos familiares con funcionarios de la Institución responsable del proceso de compras. dirección y coordinación de actividades administrativas o parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad. Queda entendido que el monto de _______________________. Administrativo y Obrero (Activos y Jubilados). c. contrato. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 73/88 . rechazar aquellas que no se ajusten a las condiciones establecidas en el Pliego y/o tomar cualquier otra decisión que considere oportuna y conveniente a sus intereses sin que ellos den lugar a reclamo alguno por parte de los participantes. y Prestadoras de Servicios cuyas Directivas Actuales o Pasadas incluyan miembros de la Comunidad Universitaria en calidad de Personal Docente. la donación que aportará la empresa contratista. así como Estudiantes bajo la condición de Activos. En este caso. La Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” durante el estudio y análisis de los documentos presentados en los Sobres “A” y “B”.929.ESTABLECIMIENTO DEL COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL. Ordinaria. pago. No se aceptarán Empresas o Cooperativas y Otras Formas Asociativas. debe ser dirigido por la naturaleza de la contratación. 5. los cuales serán entregados a la Comisión de Contrataciones de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” o __________________________ el día _________________. la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. esta Comisión decide que el Compromiso de Responsabilidad Social. derivado del articulado indicado en la Ley. En ningún caso se admitirán ingresos al recinto donde se desarrolla el proceso de Concurso Cerrado después de la hora fijada. 1759. la cual tendrá incidencia en la selección del contratista. Según lo establecido en el Decreto N°. podrá solicitar cualquier información adicional que considere conveniente o necesaria. En este sentido. 8 “No deberán participar en las licitaciones públicas. ni se admitirán ofertas después del día y la hora de consulta. se solicita que dicho compromiso vaya dirigido a ____________________________________. extender los plazos. aquellas empresas que pertenezcan a personas que ejerzan funciones dentro de la Universidad. ni aquellas empresas referidas en el Artículo No 27 de la “Normativa para la Adquisición de Bienes o Contratación de Servicios en la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” (UCLA)”. no puede afectar los costos de la presente contratación. la cual citamos a continuación: Art. de fecha 07/03/2007.

000. serán responsables de sus actuaciones de conformidad con lo establecido DECRETO LEY DE EMPRESAS DE SEGUROS Y REASEGUROS No. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 74/88 . 28.ve. otorgada por una Institución Financiera o Empresa de Seguros. 1. una Garantía de Mantenimiento de la Oferta de Servicio. debidamente notariada o mediante cheque de gerencia a favor de la UCLA. GARANTIA DE MANTENIMIENTO DE LA OFERTA EN ORIGINAL Y TRES COPIAS. le serán remitidas a todas las empresas invitadas. los días __________ al _____________ y serán respondidas al email que haya colocado el participante.d.545. deberán presentar en éste Proceso de Concurso Cerrado. dudas y cualquier información o modificación al Pliego de condiciones. RESPONSABILIDAD DE LAS EMPRESAS O COOPERATIVAS Y PRODUCTORES DE SEGUROS. Prestadoras de Servicios y Productores de Seguros. Las Empresas o Cooperativas y Otras Formas Asociativas. con sede en Barquisimeto Estado Lara. de igual forma las aclaratorias. creada mediante Decreto del Ejecutivo Nacional No. 980 de fecha 07 de Noviembre 1967. deberán ser remitidas al correo electrónico compra@ucla. el representante legal o autorizado de la Empresa. los Aspectos Legales y Financieros. publicado en la GACETA OFICIAL DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA N° 5561 DEL 28 DE NOVIEMBRE DE 2001 y demás Disposiciones de carácter legal emitidas por la Superintendencia de Seguros. Cooperativa y Otras Formas Asociativas.F. La Empresa o Cooperativa que resulte favorecida con la Buena Pro. La referida Fianza. una vez cumplida con la Universidad las obligaciones derivadas de la Contratación de las Pólizas de Seguros. debe ser a nombre de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” y es obligatorio que en la misma se identifique la Universidad en los siguientes términos: “La Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. Las Empresas o Cooperativas y Productores de Seguros. 3.475 de esa misma fecha”. mediante la presentación de una Fianza de Fiel Cumplimiento. publicado en Gaceta Oficial No. En caso de cualquier duda o información adicional relacionada con la Documentación. al momento de Abrir el “Sobre B”.edu. por la suma de TRES MIL BOLÍVARES FUERTES SIN CÉNTIMOS (Bs. se procederá a la devolución de la garantía. si no resultaren responsabilidades que hayan de ejercitarse sobre la garantía definitiva y una vez transcurrido el plazo de la misma. CADA UNA EN CARPETAS Y ENCUADERNADAS. DEVOLUCIÓN DE GARANTÍAS (Fianza de Fiel Cumplimiento o Cheque de Gerencia a favor de la UCLA). referente al presente Concurso Cerrado. y Prestadoras de Servicios.ºº).

de Compras Av.  (Descripción del Concurso) Hoy  lunes  ___________________. C.  las  Empresas  participantes.    REF. Morán entre 21 y 22 Quinta Moreliz Teléfonos: 2591484-2591486 Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 5 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 75/88 .  con  la  finalidad  de  proceder  al  acto  de  apertura de sobres correspondiente al Concurso (Descripción del Concurso)    EMPRESAS PARTICIPANTES    EMPRESA    ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________                            REPRESENTANTE                      No.                 FIRMA  Una voz del Pensamiento Dirección de Servicios Generales Dpto.    Observadores  e  invitados  especiales.    las  siguientes  personas:  __________________________  miembros  principales  de  la  Comisión  de  Contrataciones  de  la  Universidad  Centroccidental  “Lisandro  Alvarado”.    siendo  las  __________.I.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISIÓN DE CONTRATACIONES Acta de Apertura de Sobres “SOBRE A” Concurso ______________________ No.  se  reunieron  en  _______________________de  la  Universidad  Centroccidental  “Lisandro  Alvarado”.

el cual señala “una vez concluido el lapso de entrega de los sobres contentivos de las manifestaciones de voluntad u ofertas.” En conformidad con lo anteriormente expuesto firman los miembros de la Comisión de Contrataciones: Una voz del Pensamiento Dirección de Servicios Generales Dpto. de Compras Av. Morán entre 21 y 22 Quinta Moreliz Teléfonos: 2591484-2591486 Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 5 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 76/88 . dejando constancia en el acta de esto. y de cualquier observación que se formule al respecto. procederá en el acto fijado. a la apertura y verificación de su contenido.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISIÓN DE CONTRATACIONES Acta de Apertura de Sobres Concursos Abiertos 011/2009 OBSERVACIONES DE LA COMISIÓN  DE CONTRATACIONES  _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ En concordancia a lo establecido en el artículo 54 de la ley de Contrataciones Públicas.

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMITE DE CONTRATACIONES Barquisimeto-Estado Lara HOJA DE OBSERVACIONES Descripción de la Contratación Empresa Representante Autorizado: Observaciones:   Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 5 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 77/88 .

Considerando. el grado de solvencia y endeudamiento que presentan. Este informe expone los índices y conclusiones de la evaluación financiera a las empresas que participaron en el proceso. rendimiento de la misma. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 7 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 78/88 . cuya apertura de sobre se realizó el (indicar el día. así como. fecha y año) se elabora el informe financiero de (cantidad en letras y número de las empresas analizadas) empresas las cuales participaron en el proceso de concurso N°______________ y se mencionan a continuación: La finalidad del concurso es: (describir el objeto del concurso) Se realiza un análisis exhaustivo apegado a lo expuesto a la Ley de Contrataciones Públicas vigente.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMITE DE CONTRATACIONES Informe Financiero de las Empresas Participantes Contratación: __________________________________________ Hoy (colocar el día. el análisis de los estados financieros de las empresas por medios de los cuales se deducirán los indicadores que definirán la capacidad de contratación. fecha y hora de realización). lo solicitado en el pliego de contratación y los estados financieros de cada una de las empresas.

I. Firma Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 7 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 79/88 .(Descripción de los diferentes índices financieros de las empresas analizadas) Índice de Solvencia y Liquidez Rotación de Cuentas por Cobrar Rentabilidad Rendimiento sobre los Activos Endeudamiento Factor de Rendimiento y Riesgo Financiero Nivel de Contratación Conclusiones del Análisis De conformidad con lo anteriormente expuesto. firman los integrantes del Comité de Contrataciones. Nombres y Cargo C.

En fecha (colocar el día de la semana. capacidad de contratación y costo. mes y año. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 8 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 80/88 . se procedió al acto de Recepción Única de Ofertas Definitivas de este proceso. económicos. seguidamente se aperturaron los sobres de las empresas participantes. económicos y financieros y las ofertas que presentaron las empresas que participaron en el proceso de contratación arriba indicado. las cuales se mencionan y presentan los siguientes montos: (Colocar la descripción de la licitación) Empresas Costo Apegado a lo dispuesto en el artículo _____ de la Ley de Contrataciones Vigente. se adopta los siguientes criterios generales: Evaluación de aspectos legales. a su vez se evalúa experiencia basado en la revisión de los documentos constitutivo de la empresa y los que sustentan su vigencia legal.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMITE DE CONTRATACIONES Informe de Recomendación Contratación: __________________________________________ Hoy (colocar el día. lugar y hora). financieros y técnicos. fecha en letra y número. fecha y año) reunidos en (indicar el lugar de reunión) de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. a los efectos de analizar los aspectos legales. las siguientes personas (mencionar las personas asistentes señalando su número de cédula).

EVALUACION DEL ASPECTO LEGAL (Colocar las observaciones encontradas sobre este aspecto) EVALUACION FINANCIERA (Colocar las observaciones encontradas sobre este aspecto) EVALUACION TECNICA Y ECONOMICA DE LAS OFERTAS (Colocar las observaciones encontradas sobre este aspecto) ANALISIS DEL COMITÉ DE CONTRATACIONES (Este espacio está referido a las conclusiones del análisis efectuado por la Comisión Técnica de las ofertas presentadas por las empresas que participaron en el proceso de contratación)      De conformidad con lo antes expuesto firman los miembros del Comité de Contrataciones de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.I. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 8 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 81/88 . Nombre y Cargo C.

mes y año). Lo recomendado por el Comité de Contrataciones en su informe de Adjudicación N° ________.I. a los (colocar la fecha en letras y números. (nombre del Rector con C. El Rector de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.). CONSIDERANDO 1. al Concurso (describir el proceso de concurso señalando número del proceso y fecha de realización).UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMITE DE CONTRATACIONES Barquisimeto-Estado Lara ACTA DE ADJUDICACIÓN CONCURSO __________N° _______     En Barquisimeto. en uso de sus atribuciones legales y reglamentarias. ACUERDA Otorgar la Adjudicación a la empresa: (colocar el nombre de la empresa) correspondiente a la (describir el proceso de concurso y el compromiso social asumido por el adjudicatario) RECTOR Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 9 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 82/88 .

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” Vice Rectorado Administrativo CONTRATO MARCO PARA EL SUMINISTRO DE XXXXXX Entre la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. por una parte y por la otra.1. numeral 13 de la Ley de Universidades y el Artículo 12 del Reglamento de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.425. de esa misma fecha.. Licenciado en Contaduría pública identificado con la Cédula de Identidad Nº 5. debidamente autorizado por el Consejo Universitario en su Sesión Ordinaria Nº 1. _________________________________. Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 10 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 83/88 .475. Estado Lara. electo para el cargo de Rector de conformidad con lo previsto en el capítulo III del Título II del Reglamento de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. FRANCESCO LEONE DURANTE. Tomo 112 de los Libros de Autenticaciones la Notaría Pública Cuarta de Barquisimeto en fecha 18 de mayo de 2006. creada mediante Decreto del Ejecutivo Nacional de la República de Venezuela Nº 980 del 7 de noviembre de 1967 publicado en la Gaceta Oficial Nº 28. perteneciente a la modalidad de contratación _________. inserta bajo el Nº 34. inscritas en el Registro Mercantil ______________________________________________________________ Según Acta de Adjudicación otorgada en fecha ______________. representada en este acto por __________________________________________________________. quien para los efectos de este contrato se denominará LA UNIVERSIDAD. se ha convenido en celebrar el presente CONTRATO MARCO en la Universidad. con domicilio en Barquisimeto.672 de fecha 11 de enero de 2006. según consta en Acta de Proclamación y Juramentación del 15 de mayo de 2006. mayor de edad. con sede en Barquisimeto.239. representada en este acto por el Rector. acorde con lo dispuesto en el artículo 26. venezolano. a quien en lo adelante y a los efectos de este contrato marco se le denominará EL/LOS PROVEEDOR (ES). Estado Lara. el cual se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA: OBJETO 1. El presente contrato marco regula las condiciones para el suministro y entrega del material que soliciten las diferentes unidades académicasadministrativas de la UCLA de acuerdo a la lista de materiales señaladas en el pliego de condiciones.

1. se dará como aprobada la nueva lista de precios. en la medida que las unidades académicas-administrativas así lo requieran y se cuente con la disponibilidad presupuestaria y financiera respectiva. en un período no mayor de diez (10) días calendarios. Vencido este término. De producirse tal decisión ambas partes revisarán y ajustarán este contrato.1. 2. señale el pliego de condiciones. VIGENCIA Los precios acordados para el suministro de requerimientos serán los que se deriven de las ofertas que realicen los proveedores seleccionados que resulten adjudicados. Ésta será analizada de acuerdo al procedimiento que a tal efecto. VARIACIÓN DEL SUMINISTRO Se podrán introducir incrementos sustanciales a las cantidades o número de unidades de bienes a ser suministrados basados en este contrato marco.1.2. TERCERA: SUMINISTRO 3. VARIACIÓN DEL PRECIO En los trimestres sucesivos los proveedores podrán ofertar nuevos precios por la razón expuesta en el numeral 2. anterior mediante comunicación dirigida a la Comisión de Contrataciones. en caso de que no exista una comunicación por parte de la UCLA. las condiciones específicas señaladas en el pliego de condiciones anexo.1. Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 10 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 84/88 . entre otros. impuestos. SEGUNDA: PRECIO 2. Forman parte integrante del presente contrato. la cual podrá ser modificada solo en caso de ocurrir cualquier decisión gubernamental que afecte los precios acordados tales como tasa cambiaria. tendrán una vigencia de tres (3) meses.2. explicando las razones del incremento.

La opinión del fabricante será determinante para el trato de la garantía.2.CUARTA: MATERIAL 4. respetando las especificaciones técnicas y condiciones de la oferta. a través del Departamento de Compras. LAPSO DE ENTREGA EL PROVEEDOR. Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 10 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 85/88 . ENTREGA Los suministros objeto del presente contrato marco se establecen de forma trimestral tal como se detallan en el pliego de condiciones técnicas. el material debe ser entregado en un tiempo no mayor a 24 horas a la unidad académica-administrativa. la unidad académica-administrativa podrá en caso de ser necesario. Asimismo. 4.3. En caso de Emergencia o imprevistos. Los proveedores seleccionados realizan los mencionados suministros conforme a los requerimientos de las unidades académicas-administrativas. por defecto de fabricación del mismo. se compromete a mantener en su stock el material especificado en el listado suministrado junto al acta de adjudicación. GARANTÍA DEL MATERIAL EL PROVEEDOR. desde la fecha de facturación (entrega) del material vendido.1.4. conviene en dar una garantía de acuerdo a las características del material. de ser el caso. 4. se compromete a suministrar el material a las unidades académicas-administrativas dentro un plazo de cinco (5) días calendario. 4. así como también el cumplimiento de todas las especificaciones solicitadas con respecto a equipos y maquinarias. STOCK EL PROVEEDOR. las causas que originan el reclamo de garantía. debiendo determinar de común acuerdo. enviar un representante a retirar el material en las oficinas del PROVEEDOR. garantizando su calidad y perfecto funcionamiento.

1. Queda entendido que el contrato mantendrá su vigencia durante el periodo de aviso. se somete a las evaluaciones que deberán efectuar las unidades académicas y administrativas de la Universidad. Se establece una vigencia desde_______ hasta_________. 7. puede dar por terminado este contrato.191 y 193 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas. Corresponde a los proveedores seleccionados la obtención de las autorizaciones y solvencias. 6. según el instrumento de Evaluación de Proveedores emitido por el Sistema Nacional de Contratistas.QUINTA: CONDICIONES DE PAGO 5.  Servicio Técnico.1. 7.  Servicio o atención al cliente. tanto oficiales como particulares que se requieran para la entrega de los suministros objeto de este contrato.  Cumplimiento de especificaciones.2.  Cumplimiento de garantías. Son causales de terminación anticipada de este contrato las señaladas en el artículo 127 de la Ley de Contrataciones Públicas y los artículos 190. designará un funcionario que realizará labores de supervisión y vigilancia en los términos siguientes:  Cumplimiento en la entrega de insumos y la emisión de los pagos.2. La Universidad. En dicho caso se levantará un acta en la que se consignará las circunstancias que la han motivado y la situación de hecho derivada de la misma. a través del Departamento de Compras.3. dando aviso a la otra parte con una anticipación de 30 días. Cualquiera de las partes si así lo deseare. a partir de la fecha de recepción de la factura por parte de la unidad académica-administrativa SEXTA: VIGENCIA DEL CONTRATO 6. EL PROVEEDOR. así como para obtener el pago de los mismos por parte de las unidades académicas-administrativas de la UCLA. Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 10 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 86/88 .1. SEPTIMA: SEGUIMIENTO 7. PAGO Todos los materiales incluidos en el presente contrato serán pagaderos en un plazo no mayor a 15 días calendario.

publicado en Gaceta Oficial No. en todas sus hojas. de un mismo tenor y a un solo efecto. firman y rubrican el presente contrato. debidamente Notariada o Mediante Cheque de Gerencia a favor de LA UNIVERSIDAD. una FIANZA O GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO. creada mediante Decreto del Ejecutivo Nacional No. POR LA UCLA POR EL PROVEEDOR Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 10 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 87/88 . La referida Fianza debe ser a nombre de LA UNIVERSIDAD. Así mismo es obligatorio que en la misma se identifique a LA UNIVERSIDAD en los siguientes términos: “La Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. Oportuno y Cabal Cumplimiento de todas las Obligaciones contenidas en las Cláusulas del Contrato a suscribir con LA UNIVERSIDAD y que asume con motivo de dicha contratación. 980 de fecha 07 de Noviembre 1967. por duplicado. por un monto equivalente al 15% del monto del contrato por concepto de Fiel. emitida por una Institución Bancaria o Empresa de Seguros. 28. En prueba de conformidad de cuanto antecede. en Barquisimeto a…. con sede en Barquisimeto Estado Lara.475 de esa misma fecha”.OCTAVA: GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO El PROVEEDOR se obliga a presentar a la firma de este contrato.

sellada y firmada por el Jefe de Compras y Director de Servicios Generales. equipos o servicio. El incumplimiento por parte de “EL PROVEEDOR”. debe presentar la Factura (que cumpla con los requisitos exigidos por la Unidad) y la Garantía  Si la Cotización es por un aparato o equipo indique: a) Plazo de la Garantía _____________________________________________ b) Garantía de Repuestos en el mercado _______________________________  Indique Plazo de la entrega de materiales.  Al momento de la entrega de materiales. prenumerada. equipos o servicio que sean adquiridos estarán sujetos a ser inspeccionados por parte de los entes encargados de la U.L. equipos o servicio. quedando sobreentendido que “EL PROVEEDOR” acepta lo expuesto en este compromiso. debe informar por escrito a la Unidad Solicitante. para ser contados a partir de la fecha en que le es entregada la Orden de Compra _________________  Indique si prestan mantenimiento________________________________________ Nota: Si su oferta es acertada Ud. podrá dar origen a la rescisión total o parcial de la Orden de Compra por parte de “LA UNIVERSIDAD”.  Los materiales.Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” Vice-Rectorado Administrativo Dirección de Servicios Generales Departamento Compras COMPROMISO DEL PROVEEDOR Señor proveedor si resulta favorecido con la compra debe cumplir con los requisitos y condiciones siguientes:  La forma de pago establecida por la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” es de Contado o Crédito.(s) recibirá(n) una Orden de Compra oficial. equipos o servicio. Firma Autorizada Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 11 Fecha MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 88/88 .A.  Antes de realizar la entrega (24 horas antes) de materiales.C. Se le(s) recomienda abstenerse de admitir o ejecutar pedidos de cualquier otra forma (Cuando es por esta Vía). de algunas de puntos aquí escritos.

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