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Guia Dtecnica de Planificacion
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INDICE
INTRODUCCIN.
1. 2. 3. Objetivo de la gua del Responsable Tcnico. Alcance. Atribucin del Programa.
Este trmino incluye obras y servicios financiados por el Programa Construyendo Per.
INTRODUCCIN
1. OBJETIVO DE LA GUA DE RESPONSABLE TCNICO
El objeto de la presente Gua es establecer los procedimientos tcnico-administrativos que debern seguir los diferentes profesionales que participan como Responsables Tcnicos de los Proyectos que se financian con aportes del Programa de Emergencia Social Productivo Construyendo Per, en adelante el Programa.
2.
ALCANCE
Esta Gua es de observancia obligatoria de los Responsables Tcnicos, Organismos Ejecutores y todas las Oficinas Zonales del Programa Construyendo Per y est dirigido principalmente tanto a los Organismos Ejecutores como a los Coordinadores Tcnicos Externos y a las personas contratadas para la Oficina Zonal que participan durante la ejecucin de los convenios desde la priorizacin de proyectos por parte del Comit Interinstitucional (CI).
3.
SECCION I
1.3.2
1.3.3
1.3.4
1.3.5 1.3.6
1.3.8
1.3.9
1.3.10 Iniciar el cuaderno de obra, el mismo que deber visarlo en todas sus pginas. 1.3.11 Anotar en el cuaderno de obra, las principales ocurrencias, consultas y avances de la obra y reportar mensualmente el acumulado de dichas anotaciones en el respectivo informe. Asimismo, deber anotar la ocurrencia de atrasos injustificados y para los casos en que se requiera deber elaborar y presentar el
cronograma acelerado de ejecucin obra y/o servicio, cronograma de aportes (desembolsos del Programa y cofinanciamiento) y cronograma del recurso participante. 1.3.12 Disponer la permanencia del cuaderno de obra en el lugar de los trabajos. 1.3.13 Plantear y solicitar, mediante anotacin en el cuaderno de obra, la autorizacin al Coordinador Tcnico Externo de los trazos de obra parciales o trazo total de la obra y/o servicio. 1.3.14 Elaborar y presentar oportunamente, para su adquisicin respectiva, el listado de insumos necesarios para la ejecucin de los trabajos de acuerdo al calendario de adquisicin de materiales. 1.3.15 Disponer el retiro de los materiales rechazados por su mala calidad o por no corresponder a las especificaciones tcnicas del expediente tcnico aprobado. 1.3.16 En coordinacin con el Organismo Ejecutor y a solicitud del Coordinador Tcnico Externo, disponer el retiro de la persona o personas que se encuentren causando incorrecciones, desrdenes o cualquier otra falta que tenga relacin y afecte la correcta ejecucin de la obra y/o servicio. 1.3.17 Cautelar la cantidad de materiales, mano de obra, necesarios para garantizar el cumplimiento del cronograma de avance de obra y/o servicio y la continuidad de los trabajos hasta la terminacin a conformidad de los mismos. 1.3.18 Cautelar que las personas que prestan servicios en el proyecto sea en el nmero y categora previstos en el cronograma de recurso participante del expediente tcnico aprobado. 1.3.19 Remitir, en coordinacin con el Organismo Ejecutor los retiros, deserciones reemplazos, rotacin y nuevos ingresos de participantes a travs del formato OE-06. 1.3.20 Llevar un registro de asistencia a travs del cual se pueda determinar la participacin y permanencia de cada participante durante la ejecucin de la obra y/o servicio, segn formato OE-01 registro de asistencia de participantes y el formato OE-16 hoja de tareo de participantes. Esta actividad comprender tambin la verificacin permanente de la identidad de los participantes. 1.3.21 Proporcionar al Coordinador Tcnico Externo copia de las respectivas hojas de tareo (formato OE-16) debidamente llenada y suscrita hasta la fecha de la visita, a las cuales se adjuntar copia de las respectivas hojas de asistencia formato OE-01 (debidamente suscrita por el participante). 1.3.22 Comunicar al Responsable del rea de Promocin Social y Capacitacin de la Oficina Zonal, en caso de presentarse un accidente durante la ejecucin del proyecto. 1.3.23 Presentar impreso y en digital, en las fechas programadas, a la Oficina Zonal la hoja de pago a participantes, la misma que deber suscribirla en seal de conformidad luego de obtener el VB del Coordinador Tcnico Externo. 1.3.24 Cautelar que durante la ejecucin del proyecto no se atente contra el medio ambiente. Implementar las medidas de mitigacin que correspondan.
1.3.25 En coordinacin con el Organismo Ejecutor, solicitar oportunamente al Programa los desembolsos por conceptos diferentes al de MONC. 1.3.26 Anotar en el cuaderno de obra la valorizacin quincenal. 1.3.27 En coordinacin con el Organismo Ejecutor, remitir al Coordinador Tcnico Externo, dentro de los quince (15) das calendarios de realizado el desembolso por parte del Programa, el informe de gastos de acuerdo al formato OE-07 Informe de gastos adjuntando copia de los comprobantes de pago. 1.3.28 Presentar al Coordinador Tcnico Externo y a travs del Organismo Ejecutor, dentro de los dos (02) primeros das calendarios, el informe mensual cuya estructura se muestra en el formato OE-03. 1.3.29 Presentar al Coordinador Tcnico Externo y a travs del Organismo Ejecutor, las solicitudes de modificatorias al expediente tcnico adjuntando para el efecto el informe tcnico justificatorio. 1.3.30 Presentar al Coordinador Tcnico Externo, dentro de los tres (03) das hbiles de concluidos los trabajos, el informe final cuya estructura se muestra en el formato OE-03. 1.3.31 Presentar en la oportunidad solicitada y/o en el informe mensual y/o final la informacin adicional de carcter relevante requerida por el Programa. 1.3.32 Participar y suscribir el Acta de Terminacin de la obra y/o servicio formato OE09 una vez concluidos a satisfaccin los trabajos. 1.3.33 De ser el caso, elaborar y presentar al Coordinador Tcnico Externo dentro de los siete (07) das hbiles de concluidos los trabajos, los planos finales (replanteo) de obra y la memoria descriptiva valorizada, los mismos que debern contener su respectiva firma en seal de conformidad. 1.3.34 Proporcionar toda la informacin y facilidades necesarias para la labor de verificacin a cargo de los representantes del Programa. 1.3.35 Asistir a la Oficina Zonal, en caso fuera citado por esta oficina para fines de coordinacin, capacitacin o actualizacin. 1.3.36 Presentar al Coordinador Tcnico Externo, en la oportunidad y de acuerdo a la estructura sealada en la presente Gua, la liquidacin tcnico-financiera de la obra y/o servicio. 1.3.37 Verificar el cumplimiento correcto y oportuno de las medidas de seguridad prevista en el Manual de Medidas de Seguridad en Obra. 1.3.38 Las dems actividades sealadas en la presente Gua.
2.4 PARTICIPACIN DE LA CHARLA TECNICA Y DE MEDIDAS DE SEGURIDAD EN OBRA PREVIO A LA VISITA DE INICIO
En la oportunidad establecida por el Programa, el Responsable Tcnico deber asistir a la charla tcnica dirigida por el Responsable de Proyectos y/o Tcnico de Proyectos del
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rea de supervisin de la Oficina Zonal. Dicha charla tratar sobre las responsabilidades que deber cumplir como Responsable Tcnico desde el inicio del proyecto hasta la liquidacin del mismo y los alcances de las medidas de seguridad que corresponden aplicar conforme a lo previsto en el Manual de Medidas de Seguridad en Obra. La asistencia a esta charla es de carcter obligatorio.
2.5 DISPONIBILIDAD DEL PRIMER APORTE DE COFINANCIAMIENTO (No aplicable para cofinanciamiento proveniente de organismos pblicos).
Luego de suscrito el convenio, el Responsable Tcnico proceder a revisar el expediente tcnico de obra y/o servicio procediendo a extraer el listado de insumos correspondiente al primer aporte de cofinanciamiento, el mismo que ser alcanzado al Organismo Ejecutor a efectos que se realicen las acciones necesarias que permitan cumplir con la disponibilidad de estos insumos antes de la visita de verificacin de inicio a cargo del Coordinador Tcnico Externo. La disponibilidad del aporte de cofinanciamiento ser demostrada durante la visita de verificacin previa al inicio. La disponibilidad del aporte de cofinanciamiento comprometido por el Organismo Ejecutor corresponder al primer o nico desembolso de acuerdo al cronograma de cofinanciamiento.
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Que el proyecto sea declarado observado , en cuyo caso le sern alcanzadas al Organismo Ejecutor las observaciones para su subsanacin, las mismas que debern ser levantadas dentro de los 03 das hbiles de recibida la comunicacin.
El Organismo Ejecutor alcanzar a la Oficina Zonal el levantamiento de las observaciones, las mismas que de resultar conformes, le sern comunicadas en ese sentido, autorizndose en dicha comunicacin el inicio de los trabajos, segn el cronograma de fechas de inicio establecido por el Programa, caso contrario la comunicacin indicar la resolucin del convenio.
Dicho acto servir tambin para confirmar la fecha en que se dar inicio a los trabajos, la misma que deber corresponder a la fecha ms prxima segn el cronograma establecido por el Programa.
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En caso que el Organismo Ejecutor sea una entidad pblica el Programa podr entregar las pginas originales del cuaderno de obra a esta entidad, debiendo en este caso quedarse con una copia fedateada. En dichos cuadernos el Responsable Tcnico y el Coordinador Tcnico Externo, cada uno dentro de sus respectivas atribuciones, anotarn las principales incidencias, tales como el avance o retraso de los trabajos, las consultas, las respuestas, las autorizaciones y, en general, todo lo relacionado con las personas que prestan servicios, equipo y materiales, plazo, modificaciones de la obra, etc. Respecto a estas anotaciones se deber poner especial atencin a la MONC sealndose principalmente aspectos referidos al nmero diario de participantes que intervienen en la ejecucin de los trabajos y a la cantidad de materiales ingresados y que fueron adquiridos tanto con aporte del programa como del cofinanciamiento. El primer asiento corresponde a la trascripcin del Acta de Entrega de Terreno, de ser el caso. El Responsable Tcnico abrir el cuaderno de obra y emplear los tomos que sean necesarios hasta la terminacin de la obra. El Responsable Tcnico est encargado del uso, custodia y llenado del cuaderno de obra correspondiente, su presentacin al Coordinador Tcnico Externo o representantes del Programa ser obligatoria en cada una de las visitas. Su permanencia en el lugar de los trabajos ser responsabilidad del Organismo Ejecutor. Slo el Coordinador Tcnico Externo y el Responsable Tcnico estn autorizados para realizar anotaciones en el cuaderno de obra. En cada una de sus visitas, el Coordinador Tcnico Externo exigir la presentacin del cuaderno de obra, har las anotaciones que crea conveniente y recabar una copia a efectos de presentarla en el informe mensual correspondiente. El cierre del cuaderno de obra lo har el Responsable Tcnico mediante anotacin expresa al trmino de los trabajos, debiendo el Coordinador Tcnico Externo, en caso estuviera de acuerdo, otorgar su conformidad mediante la anotacin respectiva.
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Requisitos para el Inicio de la Ejecucin del proyecto a. El Programa haya contratado al Coordinador Tcnico Externo. b. El Coordinador Tcnico Externo haya emitido opinin favorable respecto al inicio de la ejecucin del proyecto. c. Se haya realizado satisfactoriamente el proceso de seleccin de participantes y estos hayan asistido al Taller de Medidas de Seguridad en Obra. d. La disponibilidad del aporte del cofinanciamiento comprometido por el Organismo Ejecutor o por el Cofinanciante haya sido verificado por el Programa. e. Que los implementos de seguridad, presupuestados segn el expediente tcnico aprobado se encuentren disponibles. f. informe de verificacin previo al inicio de obra (f ormato CT-01) cuyo pronunciamiento sea Conforme y debidamente suscrito por el Coordinador Tcnico Externo. Los trabajos empezarn en la fecha ms prxima que corresponda segn el cronograma establecido por el Programa, debiendo el Coordinador Tcnico Externo constituirse en la obra y/o servicio a efectos de verificar que el inicio de los trabajos se realice de manera correcta. Es requisito indispensable en el caso de Organismos Ejecutores Pblicos, la presentacin y verificacin del aporte del cofinanciamiento antes del inicio del proyecto. La cantidad de participantes requerido al inicio de la obra y/o servicios, estar en funcin al Cronograma Recurso Participante actualizado a la fecha de inicio, y sern seleccionados del padrn inicial de participantes OP-03. Si por causas imputables al Organismo Ejecutor, el proyecto no comenzara en la fecha programada, el inicio quedar diferido automticamente para la siguiente fecha que corresponda segn lo aprobado por el Programa. Si por causas imputables al Organismo Ejecutor, no se iniciar en la segunda fecha programada, el Programa queda facultado para resolver el convenio. Previo al inicio de los trabajos el Responsable Tcnico revisar el expediente tcnico aprobado efectuando un replanteo inicial e identificando en caso existieran las circunstancias que pudieran generar modificatorias al proyecto aprobado. Como mximo el primer da hbil de comenzados los trabajos, el Organismo Ejecutor a travs de su Responsable Tcnico alcanzar al Coordinador Tcnico Externo todos los cronogramas de obra actualizados a la fecha de inicio de los mismos: Cronograma de ejecucin de obra y/o servicios. Cronograma valorizado mensual. Cronograma del uso del recurso participante.
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1. Todos los comprobantes de pago (facturas, boletas de venta, tickets y/o recibos de honorarios), debern consignar el nombre del Organismo Ejecutor, numero de RUC si se trata de un organismo con personera jurdica, y debern contener el detalle de la adquisicin o servicio recibido. 2. Verificar el nmero de RUC del proveedor en la pgina de la SUNAT, a fin de constatar la habilitacin por parte de dicho organismo como contribuyente formal. 3. Los comprobantes de pago no debern presentar enmendaduras y debern encontrarse limpios y claros, adems debern consignar slo los insumos adquiridos con cargo a los aportes del Programa, es decir no sern permitidos aquellos documentos que consignen insumos adquiridos con fondos del Programa y cofinanciamiento, debiendo realizarse ello por separado. 4. Los recibos de honorarios profesionales, debern contener los datos exactos del Organismo Ejecutor y dentro del concepto el detalle del servicio prestado. Asimismo dentro de los recuadros de importes stos debern consignar los datos de la cantidad recibida una vez deducido las retenciones si se diera el caso. 5. Verificar que las retenciones de impuesto a la renta de 4ta. Categora las efectu el Organismo Ejecutor con personera jurdica que posea nmero de RUC. Estas retenciones debern ser declaradas y pagadas en la oportunidad del pago al profesional. 6. En caso un Organismo Ejecutor no cuente con nmero de RUC, se utilizar el formulario 116 como pago a cuenta de impuestos a nombre del profesional que emiti su recibo de honorarios profesionales. 7. No se aceptarn declaraciones juradas, ni recibos internos de caja por movilidad . Los materiales que se adquieran incluirn el costo de traslado, es decir, el precio ser el de material puesto en obra. Excepcionalmente, para aquellos materiales que por sus condiciones particulares de adquisicin y distribucin tenga que requerirse el pago de flete, ste se realizar mediante boletas de venta o recibos por honorarios profesionales, de la manera sealada en los numerales anteriores. Los gastos de flete slo procedern si este rubro se encuentra considerado en el expediente tcnico. Las cargas financieras que generen las diferentes cuentas bancarias sern asumidas por el Organismo Ejecutor.
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Si dentro de los plazos establecidos el Responsable Tcnico no cumpliera con presentar las valorizaciones referidas, el Responsable de Proyectos o el Jefe de la Oficina Zonal proceder a notificar al Organismo Ejecutor el incumplimiento, en este supuesto el Coordinador Tcnico Externo elaborar las valorizaciones inhibindose el Organismo Ejecutor de observarlas. El avance fsico de la obra ser calculado a partir de la siguiente expresin: % de Avance Fsico = Costo Directo Valorizado Costo Directo Total del Presupuesto X 100
El Organismo Ejecutor est obligado a cumplir con los plazos parciales establecidos en el cronograma respectivo. En caso que el retraso sea mayor al diez por ciento (10%) respecto al avance fsico programado, el Responsable Tcnico elaborar y presentar dentro de los tres (03) das hbiles siguientes un nuevo calendario que contemple la aceleracin de los trabajos, de modo que se garantice el cumplimiento de la obra dentro del plazo previsto. Dicho retraso se calcular de la siguiente manera: % de retraso = % Avance fsico ejecutado acum. - % Avance fsico programado acum. Si dentro del plazo establecido no se cumple con la entrega del calendario acelerado de avance, el Coordinador Tcnico Externo elaborar dicho calendario quedando el Organismo Ejecutor sujeto al mismo. Si, posteriormente a la entrega del nuevo calendario, la valorizacin siguiente que corresponda, arroje un atraso mayor al diez (10%) del avance fsico respecto al avance programado en el calendario acelerado, el Coordinador Tcnico Externo anotar el hecho en el cuaderno de obra e informar a la Oficina Zonal, considerndose como causal de resolucin del convenio.
Dentro de los dos (02) das calendario posteriores al vencimiento de cada mes y durante la ejecucin de la obra y/o servicio, el Responsable Tcnico elaborar el informe mensual del Responsable Tcnico (formato OE-03), el mismo que ser presentado por el Organismo Ejecutor ante el Coordinador tcnico Externo. Dicho informe estar referido entre otros aspectos a: Detalle de las principales partidas ejecutadas durante el mes. Informacin relevante del mes. Cuadro de control de participantes, que permita observar el nmero semanal de participantes que prestaron servicios en el convenio. Cuadro de control de desembolsos, que permita observar el monto total desembolsado y el monto total rendido. Vistas fotogrficas que permitan observar el desarrollo de los trabajos durante el mes. Copias del cuaderno de obra.
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Si fuera el caso, el informe de gastos (formato OE-07) sustentado con la respectivas copias de los comprobantes de pago y los recibos por honorarios, las cuales debern encontrarse completamente legibles. Si existieran, copia de los certificados de ensayos de materiales realizados durante el mes. Otros que solicite el Coordinador Tcnico Externo.
La elaboracin del informe mensual servir para que el Coordinador Tcnico Externo realice las siguientes verificaciones: a. Que el avance fsico se encuentre conforme a lo programado. b. El cumplimiento en la rendicin de desembolso de acuerdo a lo sealado en los numerales 3.2 y 3.4 de la presente seccin. c. Comparacin de avance MONC, obtenidos de la variaciones mayores al Organismo Ejecutor de justificadas. fsico referido a los aportes del Programa y financiero de valorizacin desagregada acumulada (formato OE-04). Las 10 % debern ser explicadas, hacindose merecedor el las notificaciones respectivas en caso de situaciones no
d. Si fuera el caso el reporte de control de obra referido a pruebas tcnicas de calidad. e. Cumplimiento del impacto ambiental y las medidas de seguridad. f. Control de avance financiero el cual estar referido al avance porcentual de gasto rendido respecto al monto total del aporte del programa aprobado en el Convenio. En este aspecto se controlar que las variaciones existentes no generen un mayor monto respecto al monto aprobado para el rubro y que finalmente no se altere el costo directo aprobado.
El avance financiero estar dado por la siguiente expresin: % de Avance Financiero respecto al aporte del Programa = Gasto Total Ejecutado del Aporte del Programa Aporte Total del Programa x 100
El gasto total ejecutado del aporte del Programa estar dado por lo reportado en el formato OE-07 (la rendicin se detallar por insumos). Respecto a este formato tambin deber considerarse lo correspondiente a la MONC en base al monto total de todas las hojas de pago tramitadas hasta el ltimo da del mes. En caso el Organismo Ejecutor no cumpliera con presentar el informe mensual emitido por el Responsable Tcnico dentro del plazo establecido o ste se encontrara observado, se har merecedor a una notificacin suscrita por el Responsable de Proyectos o Jefe de la Oficina Zonal, establecindose en ella el plazo para la presentacin o subsanacin de las observaciones. Si pese al plazo otorgado el organismo no cumpliera con presentar lo requerido, el hecho ser tomado como causal de resolucin del convenio. 3.6.2 Otros informes eventuales.
a. Informes sustentatorios de solicitud de modificatoria del expediente tcnico. Son informes elaborados por el Responsable Tcnico y presentados por el Organismo Ejecutor al Coordinador Tcnico Externo en los cuales se sustenta las solicitudes de modificatorias al expediente tcnico. Su tratamiento es descrito en el numeral 3.11.
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b. Informes de carcter adicional solicitados por el Programa. Adicionalmente el Organismo Ejecutor a travs del Responsable Tcnico presentar los informes que le sean solicitados por el Coordinador Tcnico Externo o aquellos que en cumplimiento de sus tareas considere necesario presentar al Programa. Dentro de este grupo se encuentran los informes especiales de control de calidad.
El Coordinador Tcnico Externo recibir y evaluar tcnicamente el motivo de la paralizacin solicitada por el Organismo Ejecutor, la misma que de encontrarla justificada la remitir a la Oficina Zonal recomendando la paralizacin de los trabajos.
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El incumplimiento de las obligaciones del Organismo Ejecutor motivar que el Responsable de Proyectos o el Jefe de la Oficina Zonal, pueda ordenar, mediante comunicacin escrita, la paralizacin de los trabajos. Dicha comunicacin sealar adems la fecha desde la cual tendra efectos la paralizacin. En caso que el motivo de paralizacin de la obra sea atribuible al Organismo Ejecutor y que el periodo de la misma sea igual o mayor a 21 das hbiles acumulados, el Programa iniciar el proceso de resolucin unilateral del convenio. 3.10.1 Caso fortuito o de fuerza mayor. Se entiende como caso fortuito o de fuerza mayor a una situacin extraordinaria irresistible e imprevisible, fuera del control del Organismo Ejecutor que no le sea atribuible, o que puedan ser atribuibles a hechos naturales. Estas situaciones podrn deberse a: Fenmenos naturales como terremotos, aluviones, etc, que dificulten de manera significativa la continuidad de los trabajos. Situaciones climticas o la existencia de conflictos que dificulten de manera significativa la continuidad de los trabajos. La ausencia total o en parte de personal de obra al punto que afecte la ptima calidad de los trabajos. La ausencia de materiales o herramientas de manera que imposibiliten la ejecucin de los trabajos o afecten significativamente los rendimientos establecidos en el expediente tcnico aprobado.
En estos casos el Organismo Ejecutor comunicar al Programa por medio escrito dentro de un plazo no mayor a tres (03) das hbiles de producido el hecho, la situacin que impide la ejecucin de la obra y/o servicio a fin de que este proceda a la evaluacin respectiva. Tanto las solicitudes de paralizacin como la fecha en que se reinicia sern anotadas en el cuaderno de obra. La Oficina Zonal previo informe del Coordinador Tcnico Externo evaluar oportunamente el reinicio de los trabajos considerando para ello que las causas que motivaron la paralizacin han sido superadas. En caso la evaluacin sea favorable, la Oficina Zonal comunicar por escrito el resultado favorable de la evaluacin, disponiendo en consecuencia el reinicio de los trabajos, en dicha comunicacin se precisar adems la fecha en que debe efectivizarse el reinicio. El mismo da de reiniciado los trabajos, el Responsable Tcnico elaborar y presentar por intermedio del Organismo Ejecutor al Coordinador Tcnico Externo la siguiente documentacin actualizada a la fecha de reinicio: Cronograma de ejecucin de obra y/o servicio. Cronograma valorizado mensual. Cronograma Recurso participante.
De manera excepcional, debido a estas situaciones que pongan en riesgo la ejecucin de la obra y/o servicio o la economa del proyecto, el Coordinador Tcnico Externo de manera inmediata podr ordenar la paralizacin de los trabajos, consignando dicha orden en el cuaderno de obra.
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Los montos que se originen de las modificaciones presupuestales debern ser comprometidos en igual forma y condiciones de financiamiento original, en ese sentido en caso de ampliaciones de presupuesto el Programa asumir ntegramente el financiamiento de mano de obra no calificada (MONC) y en caso de deducciones de presupuesto se efectuar a favor de ste; mientras que el costo adicional diferente al de mano de obra no calificada, ser asumido tanto por el Programa y el
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Organismo Ejecutor, en lo que les corresponda y de acuerdo a los porcentajes de financiamiento establecidos para este rubro en el expediente tcnico aprobado, y deducido de la misma manera en caso de presupuestos deductivos. Las modificaciones no sern aplicables retroactivamente. Las ampliaciones presupuestales procedern cuando se determine la insuficiencia del presupuesto aprobado y slo podrn fundamentarse en las siguientes causales: Incremento significativo de los precios de materiales e insumos. Modificacin del proyecto y/u obras complementarias debidamente aprobados. Partidas no consideradas en el presupuesto aprobado.
Las ampliaciones presupuestales debern ser solicitadas de modo separado de los informes mensuales y de los presupuestos deductivos, adjuntando el expediente tcnico respectivo, el mismo que contendr: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. Justificacin de la ampliacin presupuestal. Planos. Especificaciones tcnicas. Memoria descriptiva. Planilla de sustentacin de metrados. Anlisis de costos unitarios. Presupuesto del proyecto. Cuadro de usos y fuentes final. (incluye la ampliacin presupuestal). Desagregado de costos indirectos segn fuentes de financiamiento. Relacin de insumos. Cronogramas de ejecucin valorizada tanto de la ampliacin presupuestal como el final que incluye la ampliacin. l. Cronogramas del recurso participante tanto de la ampliacin presupuestal como el final que incluye la ampliacin. m. Cronograma de adquisicin de insumos segn fuentes de financiamiento. n. Copia del cuaderno de Obra donde aparezcan transcritas las ocurrencias referidas a las modificaciones. o. Otros que solicite el coordinador tcnico. Es presupuesto deductivo el conformado por aquellas partidas determinadas como no necesarias para el cumplimiento de la meta prevista en el expediente tcnico aprobado. Los presupuestos deductivos debern ser solicitados tambin de modo separado adjuntando el expediente tcnico respectivo el mismo que contemplar los requisitos a, d, e, f, g, h, i, j, k, m, n, y o, requeridos para el expediente de ampliacin presupuestal. ii. Ejecucin de obras y/o servicios complementarios. Son obras y/o servicios complementarios aquellos no considerados en el expediente tcnico y que resultan indispensables para el cumplimiento de la meta prevista en el expediente tcnico originalmente aprobado. La solicitud de ejecucin de obras complementarias deber estar acompaada por el expediente tcnico respectivo que contemple los mismos requisitos considerados para el caso de ampliaciones presupuestales iii. Ampliaciones y reducciones de meta (sin modificacin presupuestal).
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Son las mayores o menores unidades de metas fsicas ejecutadas, que debido a hechos detectados durante la ejecucin del convenio merecern la suscripcin de adendas. Estas modificaciones no estarn referidas a las sealadas en el numeral 3.11.2.a. iv. Otros cambios. Son aquellos cambios referidos a modificaciones que no desnaturalicen el expediente tcnico aprobado, por ejemplo: precisiones al convenio, etc. 3.11.2 Modificaciones que no requieren suscripcin de adendas. Estn comprendidas dentro de este grupo: a. Ampliaciones y reducciones de meta menores. (Sin modificacin presupuestal) Las variaciones menores cuya valorizacin no supere el 5 % del costo directo sern presentadas al Coordinador Tcnico Externo por el Organismo Ejecutor adjuntando el informe tcnico del Responsable Tcnico. Estas variaciones sern revisadas por el Coordinador Tcnico Externo, las mismas que de considerarlas procedentes las dar por aprobado dejando constancia de ello en el cuaderno de obra e informando a la Oficina Zonal. Estos cambios no merecern la suscripcin de adendas, debiendo ser reportados mediante informe y presentados en la oportunidad que se presente la modificacin y en la liquidacin del convenio. Para el clculo de este porcentaje, deber tenerse en cuenta todas las variaciones acumuladas, restndose las reducciones de las ampliaciones de metas. En ningn caso ni las ampliaciones ni las reducciones de meta independientemente, sern mayores al siete (7%) por ciento del total de costo directo. b. Otras variaciones a los cronogramas del expediente tcnico. Las variaciones en los diferentes cronogramas del expediente tcnico, que no provengan de cualquiera de las modificaciones sealadas en los puntos 3.11.1 del presente numeral, no motivarn la suscripcin de adendas. Estos nuevos cronogramas sern presentados por el Responsable Tcnico para la revisin y aprobacin del Coordinador Tcnico Externo y luego de ello ser transcritos en el cuaderno de obra. Las modificaciones al proyecto y al expediente tcnico que se realicen sin contar con la autorizacin del Programa sern de exclusiva responsabilidad del Organismo Ejecutor.
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e. Por incumplimiento injustificado de funciones detectadas por el Organismo Ejecutor o cuando el Organismo Ejecutor decida prescindir de los servicios del Responsable Tcnico. f. Por incumplimiento injustificado de funciones detectados por el Coordinador Tcnico Externo durante la ejecucin del proyecto, Para los cinco primeros casos el Organismo Ejecutor comunicar el reemplazo sealando de manera escrita las causales de dicho reemplazo, adjuntando el currculum vitae del profesional propuesto para el reemplazo. El Coordinador Tcnico Externo verificar la documentacin y de ser conforme a lo exigido en las Bases de concurso comunicar al da siguiente a la Oficina Zonal. Adjuntar para el efecto copia de los documentos respectivos. De ocurrir el ltimo de los casos, contando con el informe previo del Coordinador Tcnico Externo, la Oficina Zonal notificar al Organismo Ejecutor solicitndole que proceda a presentar la documentacin respectiva del Responsable Tcnico propuesto.
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4.2 SUSCRIPCIN DEL ACTA DE TERMINACIN DE LOS TRABAJOS Y EL ACTA VALORIZADA DE MATERIALES SOBRANTES
a. La terminacin de la obra y/o servicio ser comunicada al Coordinador Tcnico Externo por el Responsable Tcnico previa anotacin en el cuaderno de obra, esta fecha no podr exceder a la fecha de trmino programada. A ms tardar al da hbil siguiente el Coordinador Tcnico Externo verificar la correcta terminacin de los trabajos, posteriormente y siempre que los encontrase conforme otorgar su aprobacin consignando este hecho en el cuaderno de obra. De existir observaciones a la terminacin de obra y/o servicio no se considerar terminado, debiendo ser subsanadas las observaciones dentro de los cinco (05) das hbiles siguientes de la fecha sealada como trmino de obra, este periodo no generar adenda por ampliacin de plazo. Si el plazo otorgado para la subsanacin de las observaciones origina, que la fecha de trmino real corresponda al mes siguiente de la fecha de trmino programada, merecer la presentacin de cronogramas actualizados (sealados en el numeral 3.10 de la presente Gua), que permitan ampliar dicha fecha en el sistema. Se entender que se produjo la culminacin de la ejecucin de la obra y/o servicio a partir de la fecha real de trmino en que el Coordinador Tcnico Externo consigne su conformidad en el cuaderno de obra. b. De manera posterior a la terminacin de los trabajos y dentro de los cinco (05) das hbiles de concluida la obra y/o servicio se suscribirn tanto el acta de terminacin de obra como el acta de materiales sobrantes en caso existan. La fecha sobre la cual corre el plazo sealado ser la indicada en el cuaderno de obra, es decir la que haya sido consignada por el Responsable Tcnico como trmino de obra y/o servicio y que a su vez haya contado con la aprobacin del Coordinador Tcnico Externo. Para este propsito, el Responsable Tcnico deber realizar previamente las coordinaciones necesarias con el Representante Legal del Organismo Ejecutor, el Coordinador Tcnico Externo y la Oficina Zonal, a efectos de fijar la fecha y hora en la que se llevar a cabo la suscripcin de las actas antes referidas.
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En el da y hora fijada las personas designadas se constituirn al lugar donde se ejecutaron los trabajos, recorrern el rea de la obra y/o servicio verificando los trabajos ejecutados y procedern a suscribir el acta de terminacin de obra y/o servicio y el acta de materiales sobrantes. El Coordinador Tcnico Externo es el encargado de llevar adelante el acto asesorando a las dems personas designadas en los aspectos tcnicos referidos a los trabajos ejecutados. De existir observaciones, estas sern comunicadas al Organismo Ejecutor y a su Responsable Tcnico, consignando las mismas en el cuaderno de obra. En dicha anotacin ser indicado tambin el plazo otorgado para la subsanacin definindose la nueva fecha de suscripcin del acta, el mismo que no podr exceder los cuatro (04) das hbiles. Los gastos que origine la subsanacin de las observaciones planteadas sern de responsabilidad del Organismo Ejecutor. Dicha acta ser suscrita luego de revisar el levantamiento de las observaciones formuladas y posteriormente ser transcrita al cuaderno de obra. Ambas actas tanto de terminacin de obra y/o servicio como de materiales sobrantes sern adjuntadas al expediente de liquidacin del convenio.
Conjuntamente con este informe ser presentada tambin la valorizacin final empleando para ello el formato OE-04. Respecto a los informes de gastos totalizados o por rubros acumulados, en observancia a los plazos permitidos para la rendicin de gastos (hasta 15 das calendarios de recibido el desembolso), podr aceptarse la rendicin disponible de gastos parciales. La rendicin faltante deber ser presentada en el expediente de liquidacin final.
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CONVENIO
El Responsable Tcnico elaborar y mediante carta del Organismo Ejecutor, presentar al Coordinador Tcnico Externo la respectiva liquidacin tcnico-financiera de la obra y/o servicio. La fecha mxima para que el Organismo Ejecutor presente la liquidacin quedar definida por la que corresponda al ltimo de los siguientes eventos: 15 das hbiles despus de terminada la ejecucin de los trabajos. 03 das hbiles despus de la fecha programada (segn cronograma aprobado) para el ltimo pago a participantes.
El expediente de liquidacin elaborado por el Responsable Tcnico estar conformado bsicamente por la siguiente documentacin: a. Liquidacin financiera. Informe de gastos totalizados (formato OE-07). Copia de facturas, boletas de venta y, de ser el caso, de los recibos por honorarios, las cuales se encontraran completamente legibles. Copia de los comprobantes de pago de desembolsos. Copia de las declaraciones juradas de recepcin de desembolsos.
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Cuadro resumen de pago a participantes (formato OE-14). Original del listado de planillas obtenido de la pgina web del programa. Declaracin jurada de aporte de cofinanciamiento (formato OE-19).
b. Liquidacin tcnica. Informe de liquidacin (formato OE-15). Valorizacin desagregada acumulada totalizada. (formato OE-04) Acta de entrega de terreno (formato OE-02). Acta de terminacin de obra y/o servicio (formato OE-09). Acta de transferencia de obra (formato OE-10), de ser el caso. Acta valorizada de materiales sobrantes adquiridos con financiamiento del Programa (formato OE-11). Original desglosado del cuaderno de obra. Planos finales de obra (replanteo) debidamente suscritos por el representante legal del Organismo Ejecutor, el Responsable Tcnico y visados por el Coordinador Tcnico Externo. Copia del convenio y adendas.
De existir observaciones estas sern alcanzadas al Organismo Ejecutor otorgndole un plazo de dos (02) das hbiles para la subsanacin.
OTROS
En el caso que se haya identificado un saldo no utilizado del desembolso entregado por el Programa (OTROS), el Organismo Ejecutor deber efectuar la devolucin en efectivo o mediante un cheque certificado de gerencia a nombre del Banco de la Nacin/Tesoro Pblico. La devolucin, en cheque o en efectivo ser depositado en la caja de la Oficina Zonal, adems del monto a devolver deber contar con el comprobante de pago con el que el Programa le hizo entrega del desembolso.
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5.2 INTERVENCIN DEL PROGRAMA PARA VERIFICAR EL PERFIL DEL PARTICIPANTE Y CONDICIONES DE TRABAJO EN LOS PROYECTOS 30
El Responsable de Proyectos, Tcnico de Proyectos, Responsable de Promocin Social y Capacitacin, realizar visitas regulares a las obras y/o servicios y revisar toda la documentacin que corresponda a los participantes, con la siguiente finalidad: Monitorear los procesos de seleccin de participantes (iniciales y complementarios). Verificar la identidad y edad del participante que se desempea realizando labores de mano de obra no calificada, as como la documentacin que acredite su condicin de ingreso. Verificar la actualizacin de la informacin remitida por el Organismo ejecutor respecto al movimiento de participantes en obra y/o servicio (formato OE-06 Informe de movimiento de participantes durante la ejecucin de la obra y/o servicio). Validar la lista de asistencia diaria OE- 01 en relacin a los participantes presentes en la ejecucin de la obra y/o servicio. Verificar el uso de implementos de seguridad de acuerdo a lo sealado en el expediente tcnico. Monitorear y promover que las condiciones de trabajo de los participantes se encuentren dentro de los lineamientos y principios establecidos por el Programa (identidad del participante, perfil del participante, no existencia de maltratos, discriminacin, ni coaccin de ningn tipo; entre otros).
DE
PARTICIPANTES
DURANTE
LA
EJECUCIN
DEL
Se denomina movimiento de participantes durante la ejecucin de la obra y/o servicios a las siguientes situaciones: salida de un participante que no implica un reemplazo, salida de un participante que implica reemplazo, ingreso de un nuevo participante. El movimiento de participantes generar cambios al interior del Padrn Inicial de Participantes con que se inici la obra y/o servicio, actualizndolo y generndose el Padrn de Participantes Activos (OP-03). Se denomina as al reporte que emite la Oficina Zonal a partir de las comunicaciones del Organismo Ejecutor mediante el formato OE-06 Informe de movimiento de participantes durante la ejecucin de la obra y/o servicio. Este padrn permitir a quienes se encuentran involucrados en la ejecucin de la obra y/o servicio tener la lista (registro) de personas que se encuentran trabajando en la obra y/o servicio en un determinado perodo solicitado. 5.3.1 Ingreso de Nuevos Participantes (INP)
Esta situacin se produce cuando el Organismo Ejecutor requiere incorporar nuevos participantes, adicionales a los participantes activos que figuran en el Padrn de Participantes. Esta incorporacin de participantes puede responder a los siguientes motivos: De acuerdo a lo establecido en el Cronograma Recurso Participante el Organismo Ejecutor requiere incorporar un nmero mayor de participantes del que viene trabajando. Se requiere reemplazar a participantes que han desertado o que han sido retirados (ver numeral 5.7 del presente capitulo).
Los nuevos ingresos de participantes se determinarn mediante su registro en el formato OE-06 y/o mediante los procesos de seleccin complementarios de participantes; segn la modalidad de intervencin del Programa.
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5.3.2. Salida del participante que no implica un reemplazo (SP) Esta situacin se produce cuando el participante es retirado de la obra y/o servicio debido a que el requerimiento de la MONC sealado disminuye, de acuerdo al Cronograma Recurso Participante vigente. En este caso el retiro no requiere de un reemplazo. 5.3.3 Salida del participante que implica un reemplazo (SPR) Se produce a partir de las dos situaciones siguientes: Retiro del participante. Esta situacin se produce cuando un participante es retirado de la obra y/o servicio por el Responsable Tcnico en atencin a alguna de las causales sealadas en el numeral 5.7 del presente captulo. Desercin del participante. Esta situacin se produce cuando el participante voluntariamente decide retirarse del proyecto, debido a problemas de salud, accidentes, problemas de ndole personal o familiar u propuesta de trabajo. Tambin se incluye en esta causal la circunstancia fallecimiento del participante.
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En caso de participantes nuevos: Verificacin de que estos cumplan con el perfil requerido por el Programa y que se adjunte correctamente la documentacin exigida.
El Coordinador Tcnico Externo verificar la informacin entregada por el Organismo Ejecutor, de encontrarse observaciones, stas sern comunicadas al Responsable Tcnico para su respectiva subsanacin, en un plazo no mayor a 1 da hbil. La existencia de participantes no reportados por el Organismo Ejecutor en los plazos establecidos o no autorizados por el Programa ser notificada al Organismo Ejecutor, pudiendo constituir esta falta una causal de resolucin del convenio.
El Programa velar por que el Organismo Ejecutor realice los retiros de participantes de acuerdo a lo sealado en la presente Gua.
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Los ltimos das de tareo del mes se registrar el mismo da del cierre de planillas, para lo cual debern revisar el cronograma de pago a participantes remitido por administracin (adjunto). En casos que se requiera realizar una modificacin, contando para ello con el debido sustento, slo los profesionales del rea de proyectos asignados al proyecto podrn habilitar el registro de un da ya tareado, asumiendo la responsabilidad que ello conlleve.
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representantes del estado y de la sociedad civil quienes realizan la evaluacin de relevancia socioeconmica de los proyectos. 13. 14. Cofinanciamiento. Aporte monetario o en materiales por parte del Organismo Ejecutor y/o Organismo Cofinanciante del proyecto para la ejecucin del mismo. Incentivo econmico. Es el monto que se le entrega mensualmente a los participantes por su intervencin en la ejecucin del proyecto, proporcionando mano de obra no calificada. La compensacin econmica diaria asciende a S/. 16.00 (diecisis y 00/100 nuevos soles). Convenio. Es el acuerdo de voluntades celebrado entre el Organismo Ejecutor y el Programa, en el cual constan las obligaciones de las partes. Coordinador Tcnico Externo. Los Coordinadores Tcnicos Externos son profesionales contratados para realizar la verificacin de la ejecucin de los convenios. Cuaderno de Obra (trmino empleado tanto para obras como para servicios). Documento enumerado en todas sus pginas y que se abre antes del inicio de la obra y/o servicio y en donde el Coordinador Tcnico Externo y el Responsable Tcnico, cada uno dentro de sus atribuciones anotarn las ocurrencias, indicaciones y consultas respecto a la obra. Desembolso. Es el aporte monetario con cargo al proyecto seleccionado correspondiente a los compromisos del Programa y que es destinado a la adquisicin de materiales, herramientas o al pago de gastos o mano de obra calificada. Da hbil. Todo da laborable sin considerar sbado, domingo ni feriado. Da Calendario. o Da natural es aquel que corresponde al calendario gregoriano, incluye los sbados, domingos y feriados. Expediente tcnico. Es el conjunto de documentos que definen las caractersticas tcnicas que deben de guiar la correcta ejecucin de la obra. Conforman este expediente: el proyecto seleccionado, el padrn de participantes y todas las modificatorias al proyecto aprobadas durante la ejecucin de la obra. Expediente de liquidacin. Es el conjunto de documentos que conforman la documentacin exigida para la liquidacin del convenio, el cual comprende la liquidacin de la obra y/o servicio o la parte de obra y/o servicio ejecutado en virtud del convenio suscrito. Hoja de pago. Constituida por el formato OE-05, donde se consigna a todos los participantes que laboraron durante un mes, el nmero de das laborados por cada participante, el monto que corresponde pagar a cada participante y el monto total de la hoja de pago. La cancelacin en la fecha establecida por el Programa. Jefe de cuadrilla. El jefe de cuadrilla es aqul que cuenta con la calificacin necesaria para ejecutar actividades que exigen mucha habilidad, de manera que el producto obtenido cumpla con los requisitos tcnicos exigidos. Deber contar con experiencia en el manejo de personal de obra y/o servicio, as como en la ejecucin de proyectos financiados por el Programa o similares. Liquidacin de obra. Es el procedimiento mediante el cual se determina el monto efectivamente gastado en la obra (valor real de la obra). El detalle de esta liquidacin es plasmado en el formato OE-15 informe de liquidacin.
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Liquidacin de oficio. Es la liquidacin practicada al convenio por el Programa. Esta se realiza cuando luego de resueltos los convenios, el Organismo Ejecutor no cumple con presentar el expediente de liquidacin respectivo. Mano de Obra No Calificada (MONC). Se denomina MONC a aquellas personas que en el marco de la ejecucin del Programa, participan en la ejecucin de los proyectos relacionados en la construccin, ampliacin, remodelacin y/o rehabilitacin de obras y/o servicios, constituyndose como participantes. Por el tipo de labor que desarrolla en la obra no requiere de mayores habilidades. Mano de Obra Calificada (MOC). Es aquella persona que participa de manera directa y con alguna habilidad en la ejecucin de los proyectos que financia el Programa. Dicha habilidad estar referida a la requerida para la realizacin de los trabajos en las especificaciones tcnicas del expediente tcnico aprobado y de acuerdo a los rendimientos establecidos en los costos unitarios que lo integran. Esta podr ser de dos tipos: Asistente de cuadrilla y Jefe de cuadrilla. Memoria descriptiva valorizada. Es el documento tcnico en el cual se describe de manera detallada y valorizada la obra ejecutada, especificndose sus caractersticas tcnicas y su costo total de la obra as como sus principales rubros. Obras complementarias. Son obras complementarias aquellas no consideradas en el expediente tcnico y que resultan indispensables para el cumplimiento de la meta prevista en el proyecto originalmente aprobado. Organismo Ejecutor. Es aquel organismo proponente seleccionado que ha suscrito convenio con el Programa para la ejecucin de un proyecto. Organismo proponente. Son aquellas organizaciones e instituciones que formulan y presentan los proyectos en el concurso de proyectos convocado por el Programa, en los trminos, condiciones y plazos establecidos en las Bases. Organismo proponente seleccionado. Se denomina organismo proponente seleccionado a la institucin / organizacin cuyo proyecto ha sido seleccionado para su ejecucin en el marco del Programa. Organismo Ejecutor Publico.- Son aquellas organizaciones pertenecientes al sector pblico. Organismo Ejecutores Privado.- Son aquellas organizaciones e instituciones que no pertenecen al sector pblico. Padrn de Participantes Activos (OP-03): Es el reporte que genera la Oficina Zonal a partir de los movimientos de participantes comunicados por el Organismo Ejecutor a travs del formato OE-06: Informe de movimiento de participantes durante la ejecucin de la obra. Estos movimientos podrn ser: salidas, salidas de participantes con reemplazo, nuevos ingresos. Participante. Es el poblador desempleado prioritariamente con carga familiar que se incorpora a una estrategia de apoyo a su insercin laboral y desarrollo de capacidades. Puede participar desde la etapa de presentacin de proyectos hasta su ejecucin. Su rol no se limita al aporte de mano de obra no calificada, por lo cual percibe un incentivo econmico, sino que adems, desarrolla sus competencias y fortalece su empleabilidad mediante las acciones de capacitacin que el Programa ofrece.
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Planos finales de obra. Son los planos de obra que se elaboran luego de concluida la ejecucin de los trabajos, en ellos sern sealadas todas las modificaciones existentes durante la ejecucin de la obra. Plazo de ejecucin aprobado original. Es el plazo de ejecucin en das hbiles establecido en el convenio originalmente aprobado. Plazo de ejecucin total aprobado . Es el plazo de ejecucin en das hbiles que incluye el plazo aprobado original y todas las ampliaciones de plazo aprobadas a travs de adendas al convenio. Plazo de ejecucin real. Es el plazo de ejecucin en das hbiles definido por el plazo que corre desde la fecha de inicio del proyecto hasta la fecha trmino aprobada por el Coordinador Tcnico Externo debidamente asentada en el cuaderno de obra. Proceso de seleccin complementario de participantes : Son aquellos procesos de seleccin que se realizan durante la ejecucin de la obra y/o servicio, que tienen por finalidad cubrir las vacantes que se generan ante la salida de participantes o por requerimiento de obra, de acuerdo al Cronograma Recurso Participante. El perodo para que se realice la seleccin depender del requerimiento sealado por el Organismo Ejecutor, por ejemplo realizar procesos de seleccin complementarios por un mes o dos meses. Proyecto seleccionado. Es el proyecto que luego de cumplir con la evaluacin correspondiente por parte del Programa, resulta priorizado por el Comit Interinstitucional. Resolucin de convenio. Es el acto por el cual se deja sin efecto el convenio debido a causas sobrevinientes del mismo. Responsable tcnico. Es el profesional contratado por el Organismo Ejecutor para asesorarlo tcnicamente, durante la ejecucin del proyecto seleccionado. Representante legal. Es la persona natural que representa al Organismo Ejecutor ante el Programa y para todos los efectos legales.
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ANEXO II
Formatos (OE) utilizados por el Organismo Ejecutor
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