MANEJO DEL TIEMPO

Qu es el tiempo?
El devenir como sucesin continuada de momentos. El existir del mundo subordinado a un principio y un fin. El tiempo es la estructura de las posibilidades.

El tiempo es dinero

El tiempo en la literatura
Dicen que el tiempo cambia las cosas, pero de hecho tienes que cambiarlas t mismo. Andy Warhol Amas la vida? Entonces no malgastes el tiempo, por que de eso esta hecha la vida. Benjamin Franklin Este tiempo, como todos los anteriores, es uno muy bueno, siempre y cuando sepas que hacer con l.
Ralph Waldo Emerson

El tiempo y la marea no esperan por nadie.

Provervio Ingles

 Nunca se debe caer en el error de creer que el tiempo es preexistente en ningn sentido, el tiempo es una cantidad fabricada. Hermann Bondi

Qu es el manejo del tiempo?

Cuando hablamos acerca del manejo del tiempo hablamos acerca de la organizacin de las tareas. El propsito del manejo del tiempo es asegurarse de que completemos todas nuestras tareas ms importantes a diario. Componentes esenciales son:

 Lista de objetivos: Toma en

consideracin nuestros deseos y elabora una lista de metas primordiales y secundarias.

 Planificador de tareas: Toma en cuenta la

lista de metas y genera una lista secuenciada de tareas principales y secundarias.

 Calendario: Convierte la lista en eventos

fechados.

Estos tres puntos estn influenciados por las caractersticas de las tareas como: Plazos de cumplimiento. Grado de concentracin requerida. Persistencia necesaria para su cumplimiento. La informacin obtenida se procesa, se compara y ajusta para conseguir a tiempo las metas o los requisitos.

Problemas en el manejo del tiempo.

Falta de certeza acerca de qu es lo que se debe conseguir (falta de metas). Fallas en dividir las metas en una serie de tareas. Falta de conciencia acerca de cmo manejar el tiempo o del tiempo necesario para cumplir una tarea determinada.

El manejo del tiempo es una herramienta necesaria que puede ayudarte a tener xito en el trabajo, el hogar y otras actividades personales.

Beneficios:

Obtener ms

Llevar una vida balanceada

Tener ms tiempo de descanso

Conseguir los objetivos

Disminuir el stress

Vencer la tendencia a postergar

Manejo deficiente del tiempo

Indicadores de un deficiente manejo del tiempo son:

Andar siempre a la carrera

Retrasos frecuentes

Baja productividad

Frustracin

Impaciencia

Dudas constantes entre diferentes alternativas

Dificultad en establecer y conseguir metas

Tendencia a postergar tareas a cumplir

Ser demasiado detallista

Sentirse sobrepasado por la carga de trabajo

Negatividad

La esencia del manejo del tiempo es saber cuales son tus metas y valores en la vida y hacer un uso optimo de tu tiempo en conseguir estos fines. Sin embargo, conocer cuales son tus metas y valores no significa que el tiempo se va a subordinar automticamente a tus nuevos deseos. Ser necesario revisar como utilizas tu tiempo y desechar aquellas actividades que no estn orientadas a una meta. Este proceso requiere adoptar nuevas actitudes y comportamientos y abordar los obstculos a cambiar (impaciencia, negatividad etc.) para poder hacer del manejo del tiempo una realidad diaria y duradera en lugar de un concepto elusivo.

Metas claras, definidas.

Haz claro cuales son tus Valores y Metas.

Los Valores te ayudan a determinar lo que es importante en tu vida. Son la fuerza silenciosa detrs de muchas de tus decisiones y acciones. La importancia de la clarificacin de los valores es que su influencia se vuelva perfectamente consciente para que puedas reconocer honestamente que es lo que valoras en este momento de tu vida. Puedes ser ms independiente y efectivo cuando sabes que valores decides mantener y con los cuales guiarte como adulto y cuales de ellos tienen prioridad sobre otros. Algunos valores son:

Seguridad financiera

Carrera interesante

Buenas amistades

Mantenerse en forma

Vida familiar.

Conseguir el mximo de cada da

Viajar.

Trabajar duro

Ayudar a la gente

Monitoreando tu tiempo
Habiendo establecido cuales son tus valores y metas el siguiente paso es revisar como utilizas tu tiempo. Se consigue con: Bitcora o diario. Lo ideal es registrar al menos una semana de todo lo que haces en el da para poder detectar reas de comportamiento que afecten el desempeo y te roben tiempo incluso en tu vida personal. Mantener un registro detallado y preciso del tiempo invertido en cada actividad incrementa la carga de trabajo a corto plazo pero te permite ver donde se pueden hacer cambios de manera que se puedan obtener beneficios duraderos.

Hacerse ms organizado.
Se consigue con el uso de un listado de pendientes en el que a cada uno de ellos se le asigna un nivel de prioridad y una fecha limite para su realizacin. Ejemplo: 1. Prioridad Mxima: 27 de Agosto 2. Prioridad media: mediados de septiembre 3. Prioridad baja: sin fecha limite.

 Un alto porcentaje de resultados deseados se consigue con un pequeo porcentaje de actividades. Trata de evitar actividades y malos hbitos que consumen tiempo y no agregan nada de valor a tu trabajo como:

Demasiados descansos

Chismes de oficina

Llamadas telefnicas a amigos

Juegos

Comunicacin deficiente

Mala coordinacin interpersonal

Intrigas

Vicios intiles

Todas estas son acciones innecesarias que te retrasan en la consecucin de tus objetivos.

Si hay demasiadas actividades de alto nivel demandando tu atencin haz las ms dificiles o desagradables en primer lugar. Demasiadas actividades de alto nivel significa que no estas calificando bien lo que es esencial que se haga hoy y lo que puede esperar. Termina una tarea antes de empezar otra. De lo contrario te encontraras cambiando de una a otra y haciendo ambas con una calidad inferior. No todas las actividades de alto nivel pueden ser terminadas por que puede que requieras informacin adicional o esperar un plazo por un embarque, cuando esta informacin o mercanca se hace disponible la tarea sin terminar se convierte en prioridad para ese da.

Tareas pendientes ligadas a la consecucin de metas a largo plazo.

Un planificador de escritorio te ayuda a visualizar esta conexin de inmediato. Asegrate de que puedes delegar responsabilidades pero hazlo a la persona indicada o de lo contrario tendras que invertir ms tiempo en corregir sus errores. No hagas planes en exceso de manera que estos interfieran con la ejecucin real de las tareas pendientes. Dedica unos minutos para planear las principales actividades del da siguiente antes de irte a tu casa y en el da indicado cmplelas.

Haz los trabajos importantes a la hora del da en la que normalmente te sientes mejor.
Para producir trabajo de alta calidad averigua a que hora te desempeas mejor, puesto que algunas personas se desempean mejor en la maana que en la tarde. Haz los trabajos ms importantes y demandantes cuando estas a tu mximo. Si tu sistema de manejo del tiempo esta trabajando efectivamente debers de notar algunas de las mejoras siguientes:

Mayor energa

Mayor productividad y motivacin

Mayor sentido de control

Mayor decisin

Mas positivismo

Mejor control de tu horario de trabajo

Podras prevenir antes que remediar

Acabaras con la tendencia a posponer las tareas

No te llevaras los problemas a casa

7 consejos para el manejo del tiempo

1. 2. 3. 4. 5. Establece un programa de revisin regular de tus actividades. Trabaja en un ambiente libre de distracciones e interrupciones. Toma pequeos descansos. Se especifico en identificar como planeas usar tu tiempo. Intercala diferentes actividades relacionadas a determinada tarea para mantener la motivacin y la concentracin. Estima el tiempo necesario para cada tarea.

6.

7. Determina los 4 niveles de prioridad de las tareas. Urgente e importante: No urgente pero importante: Urgente pero no importante: No urgente y no importante: Categoria 1 Categoria 2 Categoria 3 Categoria 4

Determinando el nivel de prioridad.

Categora 1.- Urgente e importante.
Las actividades en esta categora incluyen responder a crisis y cumplir con fechas limite. Si pasas mucho de tu tiempo respondiendo a problemas inmediatos corres el riesgo de entrar en una zona de elevado nivel de stress y agotamiento fisico y mental. Las personas que en su vida profesional siempre parecen estar al amparo de las circunstancias son aquellas que esperan a que sucedan las cosas para reaccionar a ellas. Las personas que siempre parecen estar en control de la situacin son aquellas que ven venir las cosas y actan a tiempo para protegerse o beneficiarse de ellas.

Categora 2.- No urgente pero importante.

Actividades en esta categoria te permiten planear por adelantado (por ejemplo: qu pasos debo seguir ahora para cumplir con mis objetivos en un plazo de 6 meses?) en lugar de alegrarse tan solo por haber sobrevivido un da mas en la oficina. Te permiten tambin tomar medidas preventivas para reducir la frecuencia de crisis y problemas y desarrollar un balance en tu vida. No dejes de lado estas actividades solo por que no son urgentes o de lo contrario pronto lo sern. Tu meta debe ser dedicar 60% de tu tiempo a tareas proactivas y 40% a tareas reactivas y de mantenimiento (sicop, cph, etc.) o interrupciones inesperadas que puedan surgir.

 Categora 3.- Urgente pero no importante.

Actividades en esta categora incluyen responder a los requerimientos de otros , ejemplo: Necesito tu ayuda para terminar la presentacin del prximo martes o podras entregar ese carro por mi? Como en la categora 1 estas reaccionando a eventos, pero estas actividades no son importantes en ayudarte a conseguir tus principales metas laborales y personales.

 Categora 4.- No urgente y no importante.

Las actividades en esta categora incluyen parecer ocupado ejemplo: organizando papeles, yendo de un lado a otro, jugando en la computadora, haciendo pendientes personales en horas de trabajo etc. Podras convencerte que estas son actividades importantes cuando en realidad son una perdida de tiempo. Actividades en esta categora no son urgentes ni importantes y deben ser removidas de tu programa diario.

La mayora del tiempo debe ser dedicado a ciertas metas.

Como se indic, la mayora de tu tiempo debe ser dedicado a actividades importantes (orientadas a metas) pero no urgentes (categora 2). Este nfasis en lo que es importante para ti puede parecer egosmo aunque seria ms preciso llamarlo auto-inters: poner tus propios intereses y metas en primer lugar la mayora del tiempo mientras que las de otros, incluso personas cercanas, en segundo lugar. El motivo para esto? Si te sientes desorientado en la vida y tus deseos permanecen sin cumplirse qu tipo de persona vas a ser en el trabajo o en tu casa? Dar lo mejor de ti es ms probable que saque lo mejor de otros.

Adelntate a tus tareas cuando sea posible.

Antes de que empiece la semana evala la carga de trabajo para la siguiente semana o incluso el siguiente mes especialmente si hay eventos importantes que puedan requerir cambios en tu programa. Sabiendo cuales son las tareas futuras puedes preparar una estrategia para cumplirlas a tiempo.

Como desarrollar un sistema de planeacin y manejo del tiempo.

Calendario semestral. Sirve para identificar fechas Lista semanal de tareas prioritarias. Este
limites cada mes, lo ideal: tenerlo a la mano en tu agenda o escritorio. formato te permite hacer una lista de Pendientes de todas las tareas que pueden o deben ser hechas durante la semana basada en tus metas. Cada semana decides la prioridad de cada tarea y determinas su orden de importancia. Esta lista identifica a A como las tareas ms importantes para ser realizadas, B identifica las tareas que necesitan ser realizadas solo despus de que todas las A fueron cumplidas, y C identifica a aquellas que deben ser

realizadas solo despus de que A y B fueron hechas. Un numero al lado de cada letra te ayuda a definir aun mas el nivel de prioridad de cada tarea, ejemplo: A1, A2, A3.

Programa semanal. Identifica el tiempo y el orden

en que deben ser realizadas las tareas y dems actividades para la semana. Se debe desarrollar cada semana y es revisado cada da para determinar si se necesitan hacer cambios para el siguiente da debido a circunstancias imprevistas (Ej. cambio en las citas o tiempo adicional para completar las tareas).

Como cualquier otro cambio en tu vida vas a necesitar revisar con frecuencia tus habilidades para aprovechar el tiempo y evitar regresar a malas practicas que te hagan desperdiciarlo. Un manejo eficiente del tiempo no significa que cada segundo de tu da debe ser medido sino que mucho de tu tiempo esta dirigido a conseguir tus objetivos.

Cada hora...

cada minuto...

cada segundo que pasa...

No Puede Ser Reemplazado

Usa TU TIEMPO Inteligentemente.