l.

cndice detallado
Unidad 1. Empezar a trabajar con Project.
1.1. Introduccin 2. 1.2. Microsoft Office Project 2007 3. 1.3. Acceder al programa 4. 1.4. Entorno de trabajo 5. 1.5. Algunas funciones que deberamos saber antes de comenzar... 6. 1.6. Visualizar cambios 7. 1.7. Vistas y tablas. 8. 1.8. Mostrar y/u ocultar columnas 9. 1.9. Programar a partir de una fecha de comienzo o fin el proyecto. 10. 1.10. Comencemos...
1.

Unidad 2. Tareas
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

2.1. Ingresar tareas 2.2. Duracin estimada y duracin real. 2.3. Duracin transcurrida 2.4. Hitos 2.5. Tareas repetitivas 2.6. Modificar datos de tareas 2.7. Eliminar una tarea. 2.8. Insertar una nueva tarea entre las ya insertadas. 2.9. Tareas de resumen y subtareas. 2.10. Tarea de resumen del proyecto 2.11. Vincular tareas 2.12. Tiempo de posposicin y tiempo de adelanto. 2.13. Dividir tareas

14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.

2.14. Tareas crticas 2.15. Ruta crtica 2.16. Tipos de tareas 2.17. Cambiar el tipo de tarea. 2.18. Tareas condicionadas por el esfuerzo. 2.19. Delimitaciones de tarea. 2.20. Tipos de delimitacin 2.21. Prioridad.

Unidad 3. Recursos
1. 2. 3. 4. 5. 6.

3.1. Tipos de recursos 3.2. Hoja de recursos 3.3. Ingresar recursos. 3.4. Tipo de reserva. 3.5. Disponibilidad de recursos 3.6. Calendario de recursos.

Unidad 4. Asignacin
4.1. Asignar recursos a una tarea 2. 4.2. El campo unidades del cuadro de dilogo Asignar recurso. 3. 4.3. El cuadro de dilogo Asignar recurso
1.

Unidad 5. Costos
1. 2. 3. 4. 5.

5.1. Tipos de costo 5.2. Ingresar costos 5.3. Acumulacin de costos. 5.4. Diferentes tasas de costo. 5.5. Horas extras.

Unidad 6. Sobreasignacin y redistribucin

1. 2. 3.

6.1. Sobreasignacin y redistribucin de recursos. 6.2. Como resolver las sobreasignaciones. 6.3. Vista Gantt de redistribucin

Unidad 7. Seguimiento
7.1. Lnea de base y plan provisional 2. 7.2. Borrar una lnea de base y/o plan provisional. 3. 7.3. Agregar datos a una lnea de base y/o plan previsto 4. 7.4. Comparar el plan previsto con el plan real 5. 7.5. Gantt de seguimiento 6. 7.6. Gantt de varias lneas de base. 7. 7.7. Tareas con margen de demora.
1.

Unidad 8. Actualizacin del progreso de las tareas

8.1. Actualizar el proyecto segn la programacin. 2. 8.2. Ver en forma grfica el progreso de las tareas 3. 8.3. Otros mtodos para actualizar el progreso de las tareas.
1.

Unidad 9. Filtrar, agrupar y ordenar

1. 2. 3.

9.1. Filtros. 9.2. Ordenar 9.3. Agrupar

Unidad 10. Informes

1. 2. 3.

10.1. Informes visuales. 10.2. Informes bsicos. 10.3. Copiar imagen

Unidad 11. Configurar Project

1.

11.1. Opciones de Project

Unidad 1. Empezar a trabajar con Project

1.1. Introduccin
Las personas vivimos haciendo proyectos, estos pueden ser de tipo escolar, personal, negocios, construccin, arte lo principal en ellos es tener un objetivo lo suficientemente claro como para tener la certeza de donde va a concluir el mismo. Cuando emprendemos un proyecto debemos tener en cuenta tres puntos muy importantes que son la base de cualquier tipo de proyecto. OBJETIVO, COSTO y DURACIN. Objetivo: Es el resultado que queremos lograr al finalizar el proyecto.

Costo: Todo lo que costar llevar el proyecto a cabo (gastos, sueldos, alquileres). Duracin: Este es un punto muy importante ya que con este se determinar cuanto tiempo tardara en realizarse el proyecto.

1.2. Microsoft Office Project 2007

Es una aplicacin que nos ofrece las herramientas necesarias para la administracin de proyectos, nos brinda la posibilidad de llevar un control y dar seguimiento a todas las actividades que antes anotbamos en un papel. Podemos introducir toda la informacin en tablas y tener una visin general de las tareas, recursos y costos tanto juntos como por separado. Si necesitamos hacer una modificacin en los datos ingresados todo se recalcular de forma automtica. En cuanto a la interfaz, a diferencia del resto de los programas de Microsoft Office 2007, Project no tiene la cinta de opciones ni el botn MO (Microsoft Office Boton, el botn redondo en la parte superior izquierda) sino que sigue manteniendo los mens caractersticos de las versiones anteriores.

1.3. Acceder al programa

Se accede siguiendo la ruta bsica de todos los programas de la familia Microsoft. La ruta es: Inicio Todos los programas Microsoft Office Microsoft Office Project 2007

1.4. Entorno de trabajo

1.5. Algunas funciones que deberamos saber antes de comenzar... 1.6. Visualizar cambios

Cuando modificamos algn dato en el proyecto, por ejemplo la fecha de comienzo de una tarea y las tareas que dependen de esta se ven afectadas y modificadas, Project sombrea en color celeste las celdas de la tabla que se ven afectadas por dicho cambio. Esto permite un mayor control visual de las repercusiones de los cambios que efectuamos. Por defecto, esta funcin est activa pero podemos activarla/desactivarla desde es men Ver Ocultar/Mostrar Cambiar resaltado.

1.7. Vistas y tablas.

Para un mejor manejo de la informacin Project nos ofrece diversas vistas. La vista predeterminada es

Diagrama de Gantt, pero podemos ver los datos en otras vistas como Hoja de recursos, Uso de tareas, Uso de recursos y otras ms que iremos utilizando a lo largo del curso. Cada vista a su vez tiene distintas tablas donde nos muestra informacin, la tabla predeterminada es Entrada. Cambiar vistas y tablas. Las vistas las podemos cambiar desde la barra de vistas o desde el men Ver.

La opcin Ms vistas abre un cuadro de dilogo en el cul tenemos mayor cantidad de vistas.

El botn Nueva nos da la opcin de crear una Vista nica o una Vista combinada.

La vista nica nos permite definir varios criterios a nuestro gusto.

La vista combinada es muy til por que nos permite ver de una vez informacin que tendramos cambiado de vistas.

Nota: Cuando creamos una vista nueva, de cualquiera de las dos formas, esta se sumar a las ya existentes en el cuadro de dilogo Ms vistas para estar disponible cuando la necesitemos en el proyecto en que fue creada.

1.8. Mostrar y/u ocultar columnas

En Project las hojas del proyecto tienen una cantidad de columnas por defecto, pero podemos ocultar (sin perder los datos) o insertar nuevas columnas. Esto es muy til ya que nos permite trabajar cmodamente teniendo los datos cuando los necesitemos. Mostrar columnas. 1. Situarnos en el encabezado de la columna que queremos que quede a la derecha de la columna a insertar y hacer clic con el botn derecho. 2. En el men desplegable seleccionar Insertar columna.

O 1. En el men Insertar hacer clic en Columna.

En ambos casos aparecer el cuadro de dilogo Definicin de columna.

1. Campo Nombre de campo: Al desplegar las opciones aparecern todas las columnas que podemos insertar. Hacemos clic sobre la que deseemos. 2. Campo ttulo: Si queremos ponerle un nombre diferente en el encabezado debemos escribirlo en este campo. 3. Campos Alinear ttulos y Alinear datos: En el men desplegable aparecen las opciones de alineacin izquierda, centro y derecha. 4. Campos Ancho y Ajuste perfecto: Ancho me permite personalizar el ancho de columna y Ajuste perfecto establece el ancho de acuerdo con la columna ms ancha. Si est tildada la opcin Ajustar texto al encabezado se ajusta el texto a la lnea siguiente.

Ocultar columnas 1. Situarnos en el encabezado de la columna que queremos ocultar y hacer clic con el botn derecho. 2. En el men desplegable seleccionar Ocultar columna. O 1. Seleccionar la columna a ocultar. 2.En el men Edicin hacer clic en Ocultar columna. En ambos casos si las columnas a ocultar contienen algn dato stos no se perdern, lo que si se perder es el ttulo si es que lo hemos puesto.

1.9. Programar a partir de una fecha de comienzo o fin el proyecto.

Por defecto, Project empieza la programacin del proyecto a partir de una fecha de comienzo, pero puede suceder que necesitemos que el proyecto se programe a partir de una fecha de fin. Para ello, antes de comenzar: 1. Ir al proyecto men Proyecto Informacin del

2. En el cuadro de dilogo Informacin del proyecto, en el recuadro Programar a partir de cambiar por Fecha de fin del proyecto.

1.10. Comencemos...

Podemos comenzar a crear nuestro proyecto utilizando la gua del proyecto o hacindolo a travs de las funciones que se encuentran dentro de los mens. En este curso utilizaremos la gua ya que esto nos permitir comenzar de manera ms organizada.

Definir la fecha de comienzo del proyecto. Haciendo clic en Definir el proyecto del panel de la izquierda ingresaremos la fecha en la cul comenzar nuestro proyecto, este paso es muy importante ya que todas las tareas se programaran a partir de la fecha ingresada.

*1. Al hacer clic en la flecha del cuadro desplegable se abrir un calendario donde marcaremos el da en que comenzar el proyecto, ntese que encerrada en un crculo rojo se encuentra la fecha en la cul estamos al momento de empezar la programacn del proyecto. Una vez seleccionada iremos al paso 2 del asistente. En este paso es donde debemos especificar si el proyecto va a ser colaborativo, para ello debemos tener el Project Server y el Project Web, en este curso no nos dedicaremos a stos as que optaremos por la opcin No y seguiremos adelante con el asistente.

En el ltimo paso guardamos y finalizamos. Definir perodos laborables. Siguiendo con el panel de la Gua del proyecto iremos al segundo link Definir perodos laborables generales. Lo que aqu definiremos sern los das que trabajaremos en el proyecto, por ejemplo que das sern laborables y en que horarios. En base a ste calendario se definir el proyecto.

Nota: Ms adelante veremos que podremos definir calendarios ms especficos, por ejemplo definir un calendario para un recurso una tarea en particular.

Podremos elegir entre tres tipos de calendarios predeterminados: (Ntese que segn por el calendario que optemos la vista previa del calendario cambiar; en azul se marcan los das y horas laborables y en amarillo las de descanso). Estndar: ste calendario muestra los das y horarios de trabajo tradicionales. De lunes a viernes de 8 AM a 5 PM con una hora de descanso.

24 horas: en este calendario no hay tiempo de descanso. Turno noche: ste muestra una programacin desde el lunes por la noche hasta el sbado por la maana de 11 PM hasta las 8 AM con una hora de descanso.

Una vez elegido el calendario pasaremos al paso 2.

En este paso elegimos los das que vamos a trabajar tildando o destildando los das laborables. Tambin elegiremos si vamos a dejar el horario predefinido por Project o si lo cambiaremos. En este ltimo caso se

abrir (ms abajo) una serie de opciones para poder cambiar las horas laborables a cada da.

Vayamos ahora al paso 3. En este paso podremos cambiar el calendario pero para un da o un perodo especfico del calendario estndar. Por ejemplo establecer un feriado y/o un da en el cul trabajaremos en un horario diferente.

Al hacer clic se abre el cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral.

Una vez que hayamos marcado el da en el calendario y le hayamos puesto un nombre en la grilla de excepciones podemos hacer clic en el botn Detalles para especificar los detalles de dicha excepcin.

Ahora pasemos al paso 4. En este paso definimos la cantidad de horas que tendr cada da, cada semana y la cantidad de das por mes. Podemos dejar los datos predefinidos aunque stos no sean exactos. En el paso 5 podemos definir calendarios adicionales, por ejemplo para un grupo de recursos. Los pasos son los mismos que para el calendario que acabamos de definir. Si no vamos a definir calendarios adicionales haremos clic en Guardar y finalizar.

Unidad 2. Tareas (I)

Una vez ingresados los datos de base para nuestros proyectos ya podemos comenzar a ingresar las tareas o eventos. Para esto ya no nos ser de utilidad el panel as que lo cerraremos.

2.1. Ingresar tareas

En el sector de listado de tareas vamos a comenzar a ingresar las tareas o eventos, slo completaremos las celdas Nombre de tarea y Duracin. La duracin de las tareas puede ser en das (d), horas (h), minutos (m), semanas (s), meses (me o ms) pudiendo utilizar decimales, por ejemplo 1,5 das. Observar que en el sector del Diagrama de Gantt la duracin se representa por medio de una barra y comienza el da en que definimos como fecha de comienzo del proyecto (observar la escala temporal). Si por ejemplo, tenemos una tarea que dura tres das pero justo comienza un viernes y nosotros nos basamos en el calendario estndar, la barra marcar una duracin de cinco das. Hay que tener en cuenta que el da laboral es de 8 hs. de lunes a viernes por lo que al sbado y al domingo no los cuenta, esto se debe al tipo de tarea lo cul veremos ms adelante.

2.2. Duracin estimada y duracin real.

Cuando creamos una tarea, Project asigna a sta una duracin estimada de 1 da, se identifica con un signo de interrogacin cerrado. Cuando modificamos ese valor el signo de interrogacin desaparece, con ello estamos diciendo que esa duracin es de tiempo real, a no ser que agreguemos dicho signo. Esto es de gran ayuda cuando no sabemos bien cul va a ser la duracin de dicha tarea, una vez que confirmemos dicha duracin sacamos el signo y listo.

2.3. Duracin transcurrida

Si necesitamos que una tarea dure un tiempo determinado sin importar la cantidad de recursos que influyan en ella, debemos definir su duracin como transcurrida. Por ejemplo, si colocamos un piso y necesitamos 2 das de secado.

Tan slo debemos agregar la 't' al final de la duracin. Quedar de esta manera: 2dt

2.4. Hitos
Cuando necesitamos marcar un punto de referencia en algn lugar de nuestro proyecto podemos ingresar un hito. Para ello debemos ingresar una tarea con una duracin cero, esto har que la tarea se muestre automticamente como hito.

2.5. Tareas repetitivas

A lo largo del proyecto hay tareas que se repiten, como por ejemplo reuniones. Project nos permite ingresar tareas repetitivas, hay que tener en cuenta que si estas no se repiten a intervalos regulares nos va a convenir ingresar tareas regulares en el momento adecuado. Ingresar una tarea repetitiva. 1.Ir al men Insertar Tarea repetitiva.

2.Se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde especificaremos nombre e intervalos de repeticin.

En la imagen se ve una tarea repetitiva, reunin con una duracin de 4 hs., la misma se repite cada dos das laborales. Observar el indicador (figura de la columna i), el + de la tarea a la izquierda, lo cul quiere decir que si se despliega muestra cada una de las tareas (como podemos observar en las siguientes imgenes).

2.6. Modificar datos de tareas

Para modificar el nombre de una tarea podemos: Situarnos sobre ella y escribir. En la barra de funcin modificar lo que deseemos. Para modificar la duracin podemos: Situarnos sobre ella y escribir. Utilizar los botones arriba y abajo que se encuentran en la celda. Tambin podemos hacer todo esto desde el cuadro de dilogoInformacin de la tarea. Podemos acceder a el desde: Situndonos sobre la tarea y yendo al men Proyecto Informacin de la tarea.

 Haciendo doble clic sobre la tarea. Clic derecho sobre la tarea y eligiendo del men la opcin Informacin de la tarea.

Nota: A medida que avancemos con el curso iremos viendo las dems funciones de este cuadro.

2.7. Eliminar una tarea.

Para ello debemos seleccionar la tarea desde el indicador de fila (columna numerada), cliquear con el botn derecho y elegir la opcin Eliminar tarea. El resto se reacomoda.

2.8. Insertar una nueva tarea entre las ya insertadas.

Nos debemos situar en la tarea que quedara debajo de la nueva, clic con el botn derecho y luego Nueva tarea ir al men Insertar Nueva tarea. Se crear la fila para ingresar el nombre y dems datos de la misma.

2.9. Tareas de resumen y subtareas.

Con el fin de que el proyecto est ms organizado podemos agrupar las tareas que compartan las mismas caractersticas o estn dentro de la misma etapa bajo una tarea de resumen. Una tarea de resumen es una tarea que est compuesta por las subtareas. La informacin de sta; duracin, fecha de inicio y fin, etc se obtendr de sus subtareas.

En el listado de tareas las subtareas aparecen con sangra, pudindose establecer varios niveles. En el diagrama de Gantt aparece la tarea de resumen en color negro y la barra con un formato diferente. En la siguiente imagen se muestra un proyecto con dos niveles:

Aplicar sangras. Para ello debemos: 1. Seleccionar las tareas que pasarn a ser subtareas. 2. En la barra de herramientas hacer clic en Aplicar Sangra. Automticamente se le aplica una sangra a las tareas seleccionadas y la tarea superior se convierte en tarea de resumen.

Sacar sangras. Para ello debemos: 1. Seleccionar las subtareas. 2. En la barra de herramientas hacer clic en Anular Sangra.

Si nos situamos sobre una tarea de resumen podemos mostrar u ocultar las subtareas, tanto desde el signo +- que se encuentra a la izquierda del nombre como desde los signos +- de la barra de herramientas.

2.10. Tarea de resumen del proyecto

La tarea de resumen del proyecto es una tarea que por defecto se encuentra oculta. Para mostrarla debemos ir al men Herramientas Opciones en la pestaa Vista tildar la opcin Mostrar tarea de resumen de proyecto. Nuestro proyecto se ver as:

Ntese que se aplica una sangra a todo el proyecto, el indicador de fila es el nmero 0 y la barra en el diagrama de Gantt es de color gris.Tener activa esta tarea de resumen es de gran utilidad ya que ella contendr los datos generales de todo el proyecto.

2.11. Vincular tareas

Cuando pensamos un proyecto las tareas no comienzan todas juntas sino que por ejemplo, hay tareas que no pueden comenzar hasta que otras finalicen. Para ello Project nos permite vincular las tareas. Es muy importante en este paso marcar cul es la tarea antecesora y cul la predecesora. Project nos permite vincular las tareas de cuatro formas diferentes segn lo necesitemos: Fin Comienzo Cuando finaliza una tarea recin ah puede comenzar la tarea predecesora.

Comienzo Fin El comienzo de la tarea antecesora se da cuando finaliza la predecesora.

Comienzo Comienzo Ambas tareas deben comienzan juntas.

Fin Fin Ambas tareas finalizan juntas.

Ntese que en todas las imgenes desde la primer tarea sale la flecha para terminar en la segunda. Esto es lo que marca quien es la antecesora y quin la predecesora, en este caso la primera es la antecesora y la segunda la predecesora.

Como vincular tareas. 1. Seleccionar la tarea antecesora. 2. Manteniendo presionada la tecla Control marcar la/s tareas predecesoras. 3. En la barra de Herramientas hacer clic en el botn Vincular tareas.

4. Para cambiar el tipo ir al diagrama de Gantt, hacer doble clic sobre la lnea que une las tareas. 5. En el cuadro que aparece en Tipo elegir el tipo de vinculacin y Aceptar.

Desvincular tareas. 1. Seleccionar las tareas a desvincular.

2. En la barra de Herramientas hacer clic en el botn Desvincular tareas.

2.12. Tiempo de posposicin y tiempo de adelanto.

Cuando necesitemos tener un tiempo entre dos tareas vinculadas debemos establecer un tiempo de posposicin o adelanto segn necesitemos. Esto har que la tarea sucesora demore o adelante el tiempo que hayamos establecido. Por ejemplo: Si tenemos una tarea pintar pared y le sigue la tarea colgar cuadro, no podremos hacer la segunda inmediatamente porque nuestro cuadro se manchara con la pintura fresca, necesitaramos un tiempo antes de colgar el cuadro. Como establecer el tiempo de posposicin o adelanto. 1.Ir al diagrama de Gantt y hacer doble clic sobre la lnea que une las tareas. 2.En el cuadro de dilogo que aparece establecer el tiempo, si es de posposicin el valor del mismo debe ser positivo y si es de adelanto negativo. Podemos escribirlo directamente o utilizar los botones arriba y abajo. La unidad de tiempo es la misma que utilizamos para el campo Duracin.

2.13. Dividir tareas

Hay tareas que no necesariamente deben realizarse de forma continua sino que puede dividirse, la tarea va a tener la misma duracin pera va a ejecutarse en diferentes etapas. Como dividir una tarea. 1.En la barra de Herramientas activar el botn Dividir tarea.

2. Observar que el cursor toma una forma diferente, en el diagrama de Gantt hacer clic sobre la tarea en la fecha que se quiere dividir. Arrastrar hasta la fecha en que se quiere reanudar la tarea. La tarea quedar de esta forma.

2.14. Tareas crticas

Una tarea crtica es la tarea que si se retrasara hara que el proyecto en general se retrase. A medida que el proyecto avanza y estas tareas se van completando dejan de ser crticas.

2.15. Ruta crtica

La ruta crtica es el conjunto de las tareas crticas que retrasaran la finalizacin del proyecto. Podramos decir que la ruta est formada por las tareas ms importantes o a las que deberamos prestarle ms atencin. Para visualizar la ruta crtica debemos abrir la vista Gantt de seguimiento, desde la barra de vistas o desde el men Ver. En la siguiente imagen podemos ver las tareas que componen la ruta critica en color rojo.

2.16. Tipos de tareas

Project nos permite definir tres tipos de tareas: Tareas de unidades fijas, tareas de duracin fija y tareas de trabajo fijo, depende de lo que necesitemos podemos cambiar el tipo de tarea para que se ajuste a nuestras necesidades. Tarea de unidades fijas: Este es el tipo de tarea predeterminado en Project. Cuando se define una tarea como de unidad fija los recursos son un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la duracin o en el trabajo de la tarea no afecta a la cantidad de recursos asignados. Tarea de duracin fija: Cuando se define una tarea como de duracin fija la duracin de la tarea es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignacin de recursos o en el trabajo de la tarea no afecta a la duracin de la misma.

Tarea de trabajo fijo: Cuando se define una tarea como de trabajo fijo la cantidad de trabajo (total de horas que consta la tarea)es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignacin de recursos o en la duracin de la tarea no afecta al trabajo de la misma. El tipo de tarea se calcula por medio de esta formula: TRABAJO = DURACIN * UNIDADES

2.17. Cambiar el tipo de tarea.

1. Hacer doble clic sobre la tarea a cambiar el tipo. 2. En el cuadro de dilogo Informacin de la tarea ir a la pestaa Avanzado. 3. En Tipo de tarea desplegar el men y seleccionar el tipo que queramos.

2.18. Tareas condicionadas por el esfuerzo.

Una tarea que est condicionada por el esfuerzo mantiene el total de trabajo, esta opcin esta activa de manera predeterminada. Activar o desactivar la opcin condicionada por el esfuerzo. 1. Hacer doble clic sobre la tarea. 2. En el cuadro de dilogo Informacin de la tarea ir a la pestaa Avanzado. 3. Tildar o destildar la casilla de verificacin Condicionada por el esfuerzo.

2.19. Delimitaciones de tarea.

Cuando delimitamos una tarea estamos colocando una restriccin ya sea en la fecha de comienzo o fin. Podemos establecer que una tarea comience o que no finalice despus de una fecha determinada. Las delimitaciones pueden ser flexibles, no ligadas a una fecha determinada o inflexibles ligadas a una fecha determinada. Esta flexibilidad depende del tipo de proyecto en que estemos trabajando, o sea si es un proyecto con fecha de comienzo o fecha de fin. Fecha lmite: Ponemos una fecha lmite cuando una tarea debe completarse si o si en un determinado tiempo. Establecer esta fecha no afecta a la programacin de la tarea y tampoco es una delimitacin.

Si nos pasamos de la fecha y todava la tarea no est completa, un indicador nos avisar.

2.20. Tipos de delimitacin

Lo ms tarde posible: Esta es una delimitacin flexible, Project programa las fechas de comienzo y de fin lmite, de acuerdo a los dems parmetros de programacin que hemos definido para las tareas. Este valor es la delimitacin predeterminada para las tareas que se programan a partir de la fecha de fin del proyecto. Lo antes posible: Esta es una delimitacin flexible, Project programa las fechas de comienzo y de fin lmite, de acuerdo a los dems parmetros de programacin que hemos definido para las tareas. Este valor es la delimitacin predeterminada para las tareas que se programan a partir de la fecha de comienzo del proyecto. No finalizar antes del: Esta delimitacin moderada indica la fecha ms cercana posible en la que debe completarse esta tarea. No puede finalizar antes de la fecha indicada. No finalizar despus del: Esta delimitacin moderada indica que la tarea no puede finalizar durante o antes de la fecha indicada. Debe finalizar el : Esta es una delimitacin inflexible e indica la fecha exacta en la que debe finalizar una tarea.

Debe comenzar el: Esta es una delimitacin inflexible e indica la fecha exacta en la que debe comenzar una tarea. No comenzar antes del : Esta delimitacin moderada indica que la tarea no puede comenzar antes de la fecha indicada. No comenzar despus del : Esta delimitacin moderada indica que la tarea no puede comenzar durante o antes de la fecha especificada. Introducir una fecha lmite y/o una delimitacin a una tarea 1. Doble clic sobre la tarea 2. En el cuadro de dilogo Informacin de la tarea ir a la pestaa Avanzado. 3. En los campos Fecha lmite y delimitacin introducir los datos necesarios. Tipo de

Nota 1: Las delimitaciones afectan a la programacin del proyecto, por eso es recomendable delimitar (con flechas inflexibles) lo menos posible las tareas. Nota 2: Tener en cuenta que si trabajamos con un proyecto programado con fecha de fin las delimitaciones flexibles sern las inflexibles para un proyecto programado con fecha de comienzo. Lo mismo para las delimitaciones inflexibles.

2.21. Prioridad.
Podemos establecer mediante un nmero la prioridad de una tarea ante las dems tareas del proyecto. La prioridad abarca de 0 a 1000, siendo una tarea con prioridad 0 la menos importante y 1000 la ms importante.

Por defecto todas las tareas tienen una prioridad de 500, o sea que son todas iguales, no es recomendable cambiar esta prioridad si no es estrictamente necesario. Esta funcin es muy til para resolver las sobreasignaciones que veremos ms adelante. Como cambiar la prioridad a una tarea. 1. Doble clic en la tarea, se abre el cuadro Informacin de la tarea. 2. En la pestaa General, en el recuadro Prioridad: ingresar el nuevo valor.

Unidad 3. Recursos (I)

En este captulo vamos a tratar el tema de los RECURSOS. Los recursos son quienes llevan acabo las tareas. Ellos son las Personas, equipos y materiales.

3.1. Tipos de recursos

Project 2007 divide los recursos en tres categoras: Recursos de tipo trabajo: son recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea. Consumen tiempo (horas o das) que es el que se utilizar para llevar a cabo la tarea. Por ejemplo: personas y alquileres de maquinas. Recursos de tipo material: vveres y otros elementos consumibles que se utilizan para llevar a cabo una tarea. Por ejemplo: ladrillos, cemento, papel, CDs, etc. Recursos de tipo costo: son recursos que tienen un costo final como por ejemplo: una comida, un viaje, etc.

3.2. Hoja de recursos

La hoja de recursos es donde iremos ingresando los recursos que usaremos en el proyecto. La podemos activar desde el men Ver Hoja de recursos o desde la barra de vistas.

3.3. Ingresar recursos.

1. Nombre del recurso: Ingresamos el nombre del recurso. 2. Tipo: Desplegamos la lista y marcamos el tipo de recurso. 3. Etiqueta de material: Aqu especificamos la unidad de medida del recurso. Slo podemos escribir en esta

celda si el recurso es de tipo material, sirve para tener un mejor control a la hora de asignar este tipo de recursos a una tarea. 4. Iniciales: Muestra la abreviatura del nombre de un recurso. Podemos utilizar la iniciales del recurso en vez de los nombres para ajustar ms columnas en una vista. Por defecto Project pone la primer letra del nombre pero podemos cambiarlas. 5. Grupo: Se pueden agrupar los recursos bajo un nombre de grupo, por ejemplo: albailes, torneros. 6. Capacidad mxima: Aqu se establece la disponibilidad del recurso para el proyecto en el que estamos trabajando. Por defecto la disponibilidad es del 100% pero por ejemplo, si Juan va a trabajar en este proyecto la mitad del tiempo deberamos bajar a 50% la capacidad mxima de dicho recurso. Modificar datos de recursos Para modificar los datos de un recurso nos situamos en la celda correspondiente y hacemos el cambio que deseemos. Tambin podemos hacer todo esto desde el cuadro de dilogo Informacin del recurso. Podemos acceder a ella desde:

Situndonos sobre el recurso y yendo al men Proyecto Informacin del recurso. Haciendo doble clic sobre el recurso. Clic derecho sobre el recurso y eligiendo del men la opcin Informacin del recurso.

Nota: A medida que avancemos con el curso iremos viendo las dems funciones de este cuadro de dilogo. Eliminar un recurso. Para ello debemos seleccionar el recurso desde el indicador de fila (columna numerada), cliquear con el

botn derecho y elegir la opcin Eliminar recurso. El resto se reacomoda.

Insertar un nuevo recurso entre los ya insertados. Nos debemos situar en el recurso que quedara debajo del nuevo, clic con el botn derecho y luego Nuevo recurso ir al men Insertar Nuevo recurso. Se crear la fila para ingresar el nombre y dems datos del mismo.

3.4. Tipo de reserva.

Un recurso puede estar confirmado, o sea ya comprometido con el proyecto, o propuesto, la incorporacin al proyecto es una tentativa. Por defecto los recursos son confirmados pero podemos cambiar su estado de reserva.

Para ello: 1. En la Hoja de recurso, doble clic sobre el recurso. 2. En el cuadro de dilogo Informacin del recurso, cambiar el estado mediante el recuadro Tipo de reserva:.

3.5. Disponibilidad de recursos

Puede suceder que un recurso no est disponible de igual forma a lo largo de todo el proyecto. Por ejemplo, que est disponible a partir de una fecha determinada hasta una fecha, tambin que entre un perodo

determinado tenga una capacidad de trabajo menor o mayor cualquier combinacin (de este tipo) posible. Para ingresar estos datos, debemos: 1. Doble clic sobre el recurso al cul vamos a modificar la disponibilidad. Se abrir el cuadro de dilogo Informacin del recurso. 2. En la primer lnea del cuadro Disponibilidad de recursos se encuentra por defecto: NOD en Disponible desde, esto significa que est disponible desde la fecha de comienzo del proyecto y NOD en Disponible hasta que est disponible hasta el final del proyecto y tambin en Unidades el valor que ingresamos en la hoja de recursos. En esas lneas cambiaremos las fechas y si es necesario el porcentaje de unidades.

En la imagen, el recurso Pedro estar disponible desde el comienzo del proyecto hasta el 29/04/2011 al 100% de su capacidad. Luego volver a estar disponible desde el 02/05/2011 hasta la finalizacin del proyecto, pero al 50% de su capacidad mxima. Nota: Slo podemos cambiar la disponibilidad de recursos de tipo trabajo.

3.6. Calendario de recursos.

De la misma manera que hemos definido un calendario laboral para nuestro proyecto podemos definir un calendario para un recurso en particular. Un ejemplo de ello sera si tenemos un recurso que tenga sus

feriados independientemente del calendario del proyecto (motivos religiosos, personales, etc). Como establecer un calendario para un recurso en particular: 1. Doble clic sobre el recurso al cul vamos a modificar el calendario. Se abrir el cuadro de dilogo Informacin del recurso. 2. Hacer clic en el botn Cambiar el calendario laboral.

3. Se abrir el mismo cuadro de dilogo que cuando modificamos el calendario para el proyecto. Notar que en

este caso es para el recurso solamente y tambin que podemos cambiar el calendario base, por ejemplo uno de nuestros recursos es el sereno por lo cual le correspondera el calendario Turno de noche.

Unidad 4. Asignacin (I)

En esta unidad veremos como asignar recursos a las tareas.

4.1. Asignar recursos a una tarea

Una vez que hayamos definido los recursos en la hoja de recursos podemos asignrselo a las tareas. Para ello en la vista Diagrama de Gantt, debemos: 1. Pararnos sobre la tarea a la cul le asignaremos el/los recursos. 2. En la barra de herramientas hacer clic en Asignar recursos.

3. Aparecer el siguiente cuadro, donde elegiremos el/los recursos.

Podemos asignar de una vez todos los recursos que necesitemos para llevar a cabo la tarea. Observen que al asignar ms de un recurso de tipo trabajo a una tarea, la duracin de sta cambia, esto se debe a la programacin que le asignemos y al tipo de tarea. Tambin puede suceder que si vamos a la hoja de recursos algunos de estos se encuentren en color rojo, esto es, por que esos recursos estn sobreasignados. Estos temas los veremos ms adelante. Los recursos de tipo material o costo no influyen en la duracin de las tareas, pero s en los costos. En la siguiente imagen veremos como se ven las tareas en el diagrama de Gantt cuando le hemos asignado recursos:

4.2. El campo unidades del cuadro de dilogo Asignar recurso.

Cuando asignamos recursos podemos, desde la columna Unidades del cuadro de dilogo Asignar recurso, definir cuanto tiempo (en porcentaje) o cuantas unidades (para los recursos de tipo material) vamos a asignar a la tarea.Los recursos de tipo Costo no tienen unidades. Por ejemplo, en la siguiente imagen para la tarea 1 se le asigna: 4 unidades de cemento, Juan trabajar el 65% de su capacidad mxima en esa tarea y Pedro lo har al 100%.(Dicho porcentaje es por defecto)

4.3. El cuadro de dilogo Asignar recurso

Si quisiramos podramos ingresar recursos directamente desde este cuadro de dilogo, stos aparecern en la hoja de recursos. En la siguiente imagen se describen las dems funciones de este cuadro de dilogo:

NOTA: Al momento de asignar recursos a las tareas es necesario tener en cuenta los recursos a los que hemos cambiado la disponibilidad y/o el calendario, ya que stos pueden demorar la finalizacin de la tarea asignada.

Unidad 5. Costos (I)

En este capitulo vamos a tratar el tema de los costos, los costos son un factor muy importante en un proyecto, sobre todo si nuestro proyecto depende del factor econmico.

5.1. Tipos de costo

Tenemos tres tipos de costos: Determinado por Tasa:

Son las tasas de pago; para los recursos de trabajo, existe la Tasa Estndar y la Tasa Hora Extra. Ambas son el costo que tiene el recurso por hora. Determinado por Uso: Es decir que se determina un valor como el costo que tiene cada vez que se utilice el recurso. Costo Fijo: Esta enfocado a las tareas que, sin importar la duracin o el trabajo elaborado se establece un costo en el que el recurso no interviene.

5.2. Ingresar costos

Ingresar un costo fijo: 1.Cambiar a la tabla Costos mediante el men Ver Tabla:---- Costo.

2. Ingresar el valor correspondiente en la celda que se relaciona a la tarea que queramos ingresar un costo fijo.

3. Observar la columna Acumulacin de costos fijos que veremos ms adelante en este captulo. Ingresar un costo de tasa estndar y hora extra.

En la vista Hoja de recursos: 1. En la columna Tasa estndar en la celda correspondiente al recurso que queremos asignar un costo ingresar el valor, tener en cuenta que el valor que ingresemos es por hora. 2. En la columna Tasa horas extra en la celda correspondiente al recurso que queremos asignar un costo ingresar el valor, tener en cuenta al igual que en la tasa estndar que el valor que ingresemos es por hora. 3. Para los recursos de tipo material slo ingresaremos el valor en el campo Tasa estndar. En este caso el valor es por unidad, no por hora.

Ingresar un costo por uso: En la vista Hoja de recursos: 1. En la columna Costo/Uso ingresar el valor correspondiente.

Ingresar un costo a un recurso de tipo costo: Los recursos de tipo costo adquieren valores diferentes; por ejemplo, una cena puede haber salido para 'X' tarea un determinado valor y en otra tarea otro. Por eso el costo se ingresa una vez asignado el recurso a una tarea. Para ello debemos: 1. Asignar el recurso a una tarea. 2. Abrir la vista Uso de tareas desde la barra de vistas o desde el men Ver. 3. Estando en dicha vista buscar la tarea. Debajo de la tarea se encuentran los recursos que componen la tarea.

4. Hacer doble clic sobre el recurso tipo costo, se abrir el cuadro de dilogo Informacin de la asignacin. 5. En la ficha general, ingresar el valor en el recuadro Costo.

5.3. Acumulacin de costos.

La acumulacin de costos es determinar como se pagaran los mismos, esto es, si al comenzar a trabajar, al finalizar o a medida que transcurra la tarea (prorrateo). Tener en cuenta que esto influir en el seguimiento econmico del proyecto. Para ello: En la vista Hoja de recurso en la columna Acumular elegir el tipo de acumulacin que necesitemos. Por defecto todos los recursos se prorratean.

5.4. Diferentes tasas de costo.

Un recurso puede tener diferentes tasas de costo, stas pueden ser de dos maneras: Diferentes tasa de costo en perodos diferentes. Diferentes tasa de costo para trabajos diferentes.

Establecer diferentes tasas de costo en perodos diferentes: 1. Doble clic sobre el recurso al cul vamos a modificar las tasas de costo. Se abrir el cuadro de dilogo Informacin del recurso. 2. La pestaa Costos tiene una tabla donde la primer fila est reservada para los valores que hemos ingresado en la Hoja de recursos (Si es que lo hemos hecho). 3. En la segunda fila de la columna Fecha efectiva se despliega un calendario para que marquemos la fecha a partir de la cul este recurso se va a regir por una tasa diferente. 4. Para ingresar el nuevo costo de cualquiera de los tres tipos, podemos ingresar el nmero directamente un porcentaje del costo de la fila de arriba. Por ejemplo, si a partir de esa fecha el recurso va a tener un costo de un 15% ms, slo deberemos escribir +15% (si fuera menos escribiramos -15%), Project har los clculos correspondientes, siempre basndose en la fila superior.

Establecer diferentes tasas de costo para trabajos diferentes: 1. Doble clic sobre el recurso al cul vamos a aplicar nuevas tasas de costo. Se abrir el cuadro de dilogo Informacin del recurso. 2. En la pestaa Costos tenemos 5 tablas de costos, la predeterminada es la pestaa A, pero podemos definir otras tasas en las pestaas B, C, D y E. Observar que tambin podemos definir en cada una distintos costos para distintas fechas.

3. Por defecto, cuando asignamos un recurso a una tarea, este se rige por la tabla A. Para cambiar la tabla de tasas de costo cuando lo asignamos a una tarea en particular debemos ir a la vista Uso de tareas. 4. Buscar la tarea en la cul queremos cambiar la tasa para el recurso y sobre el recurso hacer doble clic para que se abra el cuadro Informacin de la asignacin. 5. En el cuadro de dilogo, en el campo Tabla de tasas de costo, desplegar el men y elegir la tabla por la cul se regirn los costos de este recurso en esta tarea.

5.5. Horas extras.

El hecho de haber puesto un valor para las horas extras de un recurso no hace que estas se rijan, sino que debemos decidir nosotros cules horas de un recurso asignado a una tarea son horas extras. Aplicar horas extras. 1. Abrir la vista Uso de recursos. 2. Agregar la columna Trabajo de horas extras. 3. Buscar el recurso al cul le tenemos que asignar horas extras, en la fila de la columna Trabajo de horas extras de la tarea que queramos, escribir que cantidad de las horas que nos muestra la columna Trabajo son horas extras. Es decir, no estamos agregando ms horas a la tarea sino que estamos diciendo que del total de

horas de la tarea, X cantidad son horas extras. Obviamente esto va a influir en los costos del proyecto.

Unidad 6. Sobreasignacin redistribucin (I)

6.1. Sobreasignacin recursos. y redistribucin

y
de

La sobreasignacin de recursos se produce cuando un recurso tiene asignadas mas tareas de las que puede llevar acabo dentro de su periodo laborable, tanto, das que le correspondan trabajar como el horario que tenga asignado.

Cuando esto sucede, Project nos avisa colocndonos una advertencia en la columna Indicadores en la Hoja de recursos aparecer el/los recursos sobreasignados en color rojo.

6.2. Como resolver las sobreasignaciones.

La vista Uso de recursos nos muestra por cada recurso las tareas a la cul est asignado. Esta vista nos ayuda a identificar y resolver las sobreasignaciones. Tambin en el momento de asignar un recurso a una tarea podemos filtrar nuestros recursos con el fin de no sobreasignarlos. Tambin Project nos ofrece una funcin para redistribuir los recursos ajustando a gusto ciertos parmetros. Vista Uso de recursos. En la imagen vemos que Pedro, el recurso que est en rojo (sobreasignado), trabaja, no slo ms horas de lo establecido (tarea 6), sino que tiene asignada dos tareas en los mismos das. Podemos resolver la sobreasignacin colocando horas extras, cambiando la fecha de inicio de la tarea, sacando a Pedro y poniendo un recurso que est disponible, etc.

Filtrar antes de asignar. Mediante el cuadro Asignar recursos podemos, antes de asignarlos, filtrar aquellos que estn disponibles para la tarea que tengamos seleccionada. Para ello: 1. Desplegar Opciones de lista de recursos del cuadro de dilogo Asignar recurso.

2. En Filtrar por: podemos elegir entre varias opciones de filtro, tener en cuenta que no estamos eliminando recursos de la lista, sino que estamos eligiendo que recursos ver segn el criterio elegido. 3. Si tildamos la opcin Disponible para trabajar e ingresamos las horas, nos mostrar los recursos que estarn disponibles para la tarea seleccionada. Nota: Podemos aplicar un filtro y restringirlo todava ms tildando esta opcin, por lo cul tener cuidado en el momento de filtrar. En caso de no aplicar un filtro y s marcar esta opcin procurar destildar Filtrar por:

4. El botn Ms filtros nos abre un cuadro de dilogo con ms criterios de filtrado, el botn Nuevo de este cuadro de dilogo nos permite, mediante instrucciones lgicas, crear nuestros propios filtros.

Redistribuir recursos. Project nos ofrece una redistribucin de recursos. herramienta para la

Para activarla debemos ir a Herramientas Redistribuir recursos

Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando y dividiendo tareas, segn los criterios que establezcamos en este cuadro de dilogo.

*1 Redistribucin: Automtica: Project redistribuye los recursos apenas se produzca una sobreasignacin (no lo recomiendo) segn los criterios que determinemos ms abajo. Manual:Slo se redistribuyen los recursos cuando presionemos el botn Redistribuir ahora. Buscar sobreasignaciones con el criterio: Si desplegamos el recuadro aparecen las opciones minutos, horas, das, semanas y meses. Este es un punto muy importante por que aqu definimos el criterio de la sobreasignacin. Por ejemplo, elegimos como criterio Por semanas y tenemos un recurso que est sobrepasado en horas uno o ms das pero el total de horas no pasa de las horas que establecimos como semanales (en el cuarto paso del asistente cuando

comenzamos), entonces Project no lo toma como un recurso sobreasignado. Borrar valores de redistribucin antes de redistribuir: Si ya hemos redistribuido antes y queremos seguir manteniendo estos valores, destildar la opcin. *2 mbito de la redistribucin de Nombre del proyecto: Podemos elegir redistribuir en todo el proyecto en un intervalo de fechas determinadas. *3 Resolver sobreasignaciones: Orden de redistribucin: Segn la opcin seleccionada Project va a redistribuir los recursos. Slo identificador Project retrasa las tareas a partir de los nmeros de identificador ms altos antes de considerar otros criterios. Estndar Es la opcin predeterminada. Una tarea con ms tiempo de demora se retrasa primero, lo mismo que una tarea con una fecha de comienzo posterior, tambin tiene en cuenta las prioridades y delimitaciones que hayamos definido a las tareas. Prioridad, estndar Project busca primero prioridades y luego los criterios del orden estndar.

Redistribuir slo conforme al margen de demora disponible Si tildamos esta opcin evitamos que se retrase la fecha de fin del proyecto. Pero, a no ser que las tareas tengan mucho margen de demora no se ver un cambio significativo despus de la redistribucin. La redistribucin puede ajustar asignaciones individuales Esta opcin permite que la redistribucin haga ajustes cundo un recurso trabaja en una tarea sin tener en cuenta los dems recursos que trabajan en la misma tarea. Es una configuracin general para todas las tareas. Si deseamos esta opcin para no todas las tareas podemos agregar la columna Redistribuir asignaciones a una hoja de tareas y elegir si/no para las tareas que deseemos.

La redistribucin puede crear divisiones en el trabajo restante Permite que la redistribucin divida el trabajo restante en tareas o asignaciones. Si deseamos esta opcin para no todas las tareas podemos agregar la columna Dividir al redistribuir a una hoja de tareas y elegir si/no para las tareas que deseemos.

Redistribuir tareas con recursos propuestos Si esta opcin est tildada, Project puede utilizar para la redistribucin un recurso que est propuesto, no confirmado. Una vez establecida la configuracin de la redistribucin a nuestras necesidades, si establecimos el tipo Manual al principio para que Project redistribuya, deberemos hacer clic en el botn Redistribuir ahora, si elegimos el modo Automtico cada vez que tengamos algn recurso sobreasignado Project redistribuir teniendo en cuenta estos criterios. Nota: No siempre se pueden redistribuir los recursos todos los recursos, pero Project nos avisar por medio de un cuadro de dilogo los recursos que no pudo redistribuir para que lo hagamos nosotros manualmente.

6.3. Vista Gantt de redistribucin

Podemos activar la vista Gantt de redistribucin para ver de manera grfica como Proyect redistribuy las tareas. En color verde se ven las tareas antes de redistribuir. Para aplicar la vista debemos ir al men Ver Mas vistas Buscar la vista Gantt de seguimiento y Aplicar.

Unidad 7. Seguimiento (I)

Una vez que hayamos capturados los datos para llevar a cabo el proyecto, (tareas recursos, costos, etc.) conforme transcurre el tiempo, el progreso del proyecto genera informacin de lo que en realidad est pasando; cuanto se estn completando las tareas como habamos previsto, cunto nos est costando el proyecto, si hubo gastos extras, el consumo de los materiales, etc. La regularidad en que capturemos los datos reales depender del seguimiento que queramos darle.

7.1. Lnea de base y plan provisional

La lnea de base (plan previsto) me permite capturar toda la informacin del proyecto con el fin de poderla comparar con el avance real del mismo. Guarda duracin, costos, fechas de inicio y finalizacin, asignaciones y recurso del proyecto de cada una de las tareas antes de que inicie el proyecto, todos estos datos servirn como punto de referencia para los cambios que se irn dando conforme el proyecto avanza. El plan provisional es como una lnea de base pero ms resumido, slo guarda fechas de comienzo y de fin de tareas. Guardar una lnea base y/o plan provisional.

Para abrir el cuadro de dilogo debemos ir al men Herramientas Seguimiento Establecer lnea base

Se abrir el cuadro de dilogo Establecer lnea de base.

1* Lnea de base: Para guardar una lnea de base esta opcin debe estar tildada. Podemos guardar hasta 11 lneas de base por cada proyecto. Plan provisional: Para guardar un plan provisional debe estar tildada esta opcin. Al igual que la lnea base podemos guardar hasta 11 planes provisionales. 2* Podemos guardar tanto lneas de base como planes provisionales para todo el proyecto para las tareas que hayamos seleccionado previamente. Al tildar esta opcin se habilitan otras opciones adicionales. Resumir lneas de base. En estas opciones definimos si los cambios en las tareas seleccionadas se resumen en tareas de resumen del proyecto. Podemos optar por: Para todas las tareas de resumen, los cambios en las tareas seleccionadas se reflejan en todas las tareas de resumen de antecesores de la lnea de

base o De subtareas a tareas de resumen seleccionadas, los cambios en subtareas inmediatas se reflejan en la tarea de resumen de la lnea de base seleccionada. Nota: Una vez guardada la lnea de base los datos guardados pasan a ser datos previstos son los datos en el momento en el que se guard la lnea de base Y datos reales, son los datos con la informacin real del progreso segn la informacin de seguimiento que vayamos incorporando.

7.2. Borrar una lnea de base y/o plan provisional.

Nos puede ser til borrar un plan lnea base para tener disponibilidad en caso de que se hayan ocupado los once o simplemente para limpiar informacin que ya no se utilizar. Para ello debemos ir al men Herramientas Seguimiento Borrar lnea de base

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

En la opcin Borrar plan previsto podemos desplegar el men y elegir que lnea de base deseamos borrar (si es que hemos guardado ms de una). En la opcin Borrar plan provisional, lo mismo pero para borrar un plan provisional.

Y en el campo Para podemos elegir si para todo el proyecto o para tareas que hayamos seleccionado previamente.

7.3. Agregar datos a una lnea de base y/o plan previsto

Si luego de guardar la lnea de base o plan provisional hemos hecho algn cambio que deseamos que estn dentro del plan previsto slo tenemos que repetir los pasos que dimos al guardar la lnea o el plan y cuando nos pregunte si deseamos reemplazar los datos diremos que s.

7.4. Comparar el plan previsto con el plan real

Para ver la informacin que se guard en la lnea de base y la informacin real, debemos ir al men Proyecto Informacin del proyecto hacer clic en el botn Estadisticas.

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo que nos muestra los datos guardados (datos previstos) y los datos reales del avance del proyecto.

7.5. Gantt de seguimiento

Tambin podemos ver estos datos de manera grfica activando la vista Gantt de seguimiento, desde la barra de vista o desde el men Ver.

Las barras negras son las lneas de base y las que estn sobre ellas son las tareas reales. En la imagen, stas coinciden por que el proyecto en tiempo real todava no ha comenzado.

7.6. Gantt de varias lneas de base.

Si hemos guardado ms de una lnea de base y queremos verlas de manera grfica, debemos activar la vista Gantt de varias lneas de base, para ello debemos ir al men Ver Ms vistas en el cuadro de dilogo buscar la vista y Aplicar. Las barras se muestran como una lnea, la primer lnea de base guardada ser la barra superior, la que sigue la segunda y as sucesivamente. Si nos situamos

con el mouse sobre las lneas aparece un cartel con la informacin de la lnea de base a la que pertenece.

7.7. Tareas con margen de demora.

La demora indica cuanto tiempo puede retrasarse una tarea sin afectar a la fecha de fin del proyecto. Para saber que tareas tienen un margen de demora debemos abrir la vista Gantt detallado, la misma se encuentra dentro del cuadro de dilogo Ms vistas del men Ver. Abrir la tabla Programacin.

La tabla nos muestra en las columnas Demora permisible y Margen de demora total, la demora de las tareas, si es que la tienen, sino muestra el valor 0. En el diagrama lo marca con una lnea delgada al final de la barra de tarea, tambin nos indica cul es el margen, como por ejemplo, el de la tarea 9.

Unidad 8. Actualizacin del progreso de las tareas (I)

Cuando estamos creando el proyecto, lo hacemos con anticipacin por lo cul cuando guardamos la lnea de base ste todava no ha comenzado, es por ello que lo llamamos "plan previsto". Project calcula automticamente la programacin (duracin, dependencias entre tareas, limitaciones, etc.) y los costos. Pero otros datos que vamos introduciendo a lo largo del proyecto, Project no los calcula sino que debemos darle nosotros la orden.

8.1. Actualizar programacin.

el

proyecto

segn

la

Para ver el progreso real del proyecto tenemos que actualizarlo.Para ello debemos: Abrir el men Herramientas Seguimiento Actualizar proyecto

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

1* Actualizar trabajo completado al: Aqu escribiremos la fecha con respecto a la cul actualicemos el proyecto. Por defecto se muestra la fecha actual.

Project calcula: las tareas con fecha de finalizacin menor a la ingresada son tareas ya finalizadas, si la fecha de comienzo es posterior stas todava no comenzaron y las tareas con fecha de comienzo anterior y fecha de finalizacin posterior son tareas en curso. 2* Por porcentaje completado o Slo al 0% o al 100%: La primer opcin mostrar el porcentaje exacto en que se haya completado la tarea, por ejemplo, 0% , 22%, 33%, 100% y la segunda opcin si no se complet mostrar 0%, sin importar cuanto se haya completado y si est completa mostrar 100%. 3* Reprogramar trabajo restante para que empiece despus de: Suponiendo que por alguna razn el proyecto se ha detenido, podemos marcar este suceso en este recuadro, todo lo que debemos hacer es ingresar la fecha en que recomenzar el mismo. Project recalcula el avance de la siguiente manera: * La tareas que no hayan comenzado sern reprogramadas con la fecha de comienzo que hayamos ingresado pero se les aplicar a dichas tareas una delimitacin "No comenzar antes del". * A las tareas que se encuentren en progreso Project les programa la duracin restante para que empiecen en la fecha especificada. Cuando se reprograman estas tareas Project establece los campos "Detener" y "Reanudar".

4* Para: Proyecto completo o Tareas seleccionadas. Al igual para otras funciones podemos actualizar las tareas para todo el proyecto o para aquellas que hayan sido seleccionadas previamente.

8.2. Ver en forma grfica el progreso de las tareas

As es como se ve el diagrama de Gantt luego de actualizar el proyecto. Observar que las tareas que ya han comenzado tienen una barra negra dentro que indica el progreso de las mismas.

El Gantt de de seguimiento nos muestra el progreso de las tareas siempre con las barras de la lnea de base por debajo. Al final de cada barra nos muestra el porcentaje completado. Observar que las tareas que ya estn completas tienen un tilde en la columna de Indicadores.

8.3. Otros mtodos para actualizar el progreso de las tareas.

Actualizar tareas Si necesitamos hacer un seguimiento ms detallado del progreso de las tareas podemos hacerlo mediante el cuadro de dilogo Actualizar tareas. Para abrirla debemos desplegar el men Herramientas Seguimiento Actualizar tareas

Tener en cuenta que no van ser las mismas opciones las que estn habilitadas si la actualizacin va a ser para una tarea sin comenzar, una tarea en curso o un grupo de tareas. 1* % completado: Aqu podremos introducir el porcentaje completado de la tarea o las tareas seleccionadas. Esta misma informacin la podemos introducir desde el cuadro de dilogo Informacin de la tarea en la pestaa General. Duracin real y Duracin restante: Aqu podemos introducir el tiempo real que necesita la tarea para completarse. Si la tarea ya se complet debemos ingresar las horas o das que se necesitaron para completarse y si an no est completa ingresar las horas o das ya trabajadas, tambin podemos introducir lo que resta para completarse en el cuadro Duracin restante. Project actualizar la duracin programada y la duracin restante para que coincida con la duracin real que hemos ingresado. 2* Seccin Estado real

Comienzo y Fin: Si ingresamos una fecha en cualquiera de los dos campos, stas tienen prioridad sobre los datos que hayamos ingresado en los recuadros anteriores. Por ejemplo, si ingresamos que una tarea se ha completado el 65% e ingresamos una fecha de fin real Project establecer que la tarea ya se ha completado al 100%. 3* Seccin Estado actual Comienzo y Fin: Muestra la fecha en que se ha programado la tarea, si estamos actualizando varias tareas a la vez, estos cuadros se mostrarn vacos. Botn Notas: Podemos ingresar una nota de tarea, si la tarea ya tuviera una nota desde aqu podemos modificarla o leerla.