EXCEL AVANZADO Organizado por: C/ Virgen de la Vega 11, 1°. 26200 Haro, La Rioja. Qo Tel: 941 313 062 INFOR inforfacil@haronet.es http://www.haronet.es/CURSO DE EXCEL AVANZADO ADR Infor S.L. Curso de Excel Avanzado Reservados todos los derechos. No esta permitida la reproduccién total 0 parcial de este manual, ni su tratamiento informatico, ni la transmision de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electronico, mecanico, por fotocopia, por registro u otros medios, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright. El contenido de esta obra esta protegido por ia Ley, que establece penas de prision y / 0 multas, ademas de las correspondientes indemnizaciones por dafios y perjuicios, para quienes reprodujeren, plagiaren, distribuyeren o comunicaren publicamente, en todo © en parte, una obra literaria, artistica o cientifica, o su transformacién, interpretacién ejecucién artistica fjada en cualquier tipo de soporte o ‘comunicada a traves de cualquier medio, sin preceptiva autorizacion. © ADR Infor S.L, Logrofio 2005 Vara de Rey n° 41 - Bis 1* planta oficina 6 26002 Logroiio (La Rioja) Teléfono: 941 25 01 16 e-mail; adr@adrinfor.com Imagenes de pantalla reimpresas con permiso de Microsoft © Corporation. Las marcas comerciales de estos productos pertenecen a Microsoft © Corporation.Indice 4 -Fundamentos de Excel (I)... Concepto de hoja de calculo.... Opciones configurables de la pantala Tipos de datos. vs Adjuntar comentarios... Desplazarse por un ir. Seleccién de rangos. Celda activa. Copiar y mover celdas o rangos Llenado rapido. Crear un libro nuevo. Guardar un libro... Nombres de Archivos (oficheros) . Determinar el directorio (0 carpeta) por defect... Dateina’ recs (0 crt) pa detect, Mend ventana. EJERCICIOS 2.- Fundamentos de Excel (I) Direcciones de celdas Resumen. Método de trabajo Formato de celda8..... Copia formato Borrar formato... Formato condicional.. Autoformato, Esti... Proteccion de celdes. ‘Modificar la anchura de las ‘columnas Insertar filas y columnas. Ms Eliminar files y columnas.. cutter fias 0 columnes. Visualzar fas 0 columns. lnmovilzar paneles EJERCICIOS.... 3 - Funciones.. Funciones. Anidar funciones.. Modificar funciones. Referencias Ci ateS noc unun El Euroconversor.. EJERCICIOS 4 -Tipos de funciones (primera part)... Funciones matematicas y trigonométicas Funciones de fecha y hora Funciones estadisticas Funciones financiers. EJERCICIOS.. 5 -Tipos de funciones (segunda parte) Funciones de texto.. Funciones de busqueda y referencia... Funciones de informacion Funciones logicas... : Funciones defiidas por el usuario... EJERCICIOS 6- Edicion avanzada... YSSSPSVSSFSRSSSHSRSSASSSS SS ESNROBNRVSASSHSS oO uHHDIntroduceién Operaciones con hoa... Relacin entre hojas y libros. Blogues tridimensional... EJERCICIOS.. 7- Imprimir. IntrodUociOn nn . 7 sos Configurer pagina : : 108 Vist preliminar - . 112 Vista previa de sto de pagina Insertarsaltos de pagina... imprimir... EJERCICIOS 8- Graficos Introduccion... Crear un grtico TTamafo y posiion dels gracos Cambie la ubicacién de un grfico Cambiar el tino de grtico. Modifcar series de un grafico. Agregar datos a un grfico.. Personalizar un gro... Modificar un elemento del grafico, Agregar textos al gréfico.. EJERCICIOS. 9 - Gestion de datos. Bases de datos en Ordenar una base de datos. Formulrios. Filtros Tablas dinémicas Subtotale... Valdacion... Funciones BD. EJERCICIOS 410--Utlidades y opciones adicionales de Excel Asignacion de nombres a rangos Autovalcuar.... : Errors... Auditria.... Selecciones especiales de celdas Proteccién de hojs y libros. Frecuencia. Consolidacion.. Esquemas... Andlsis de datos & : : vo Buscar objetivos 190 Administrador de escenarios. oe el SOWEE Componentes de formulario. EJERCICIOS Sonne 11 - Automatizacion de procesos y macrOS sss Personalzacion de las barras de herramientas.. Personaizacion de los ments... Creacién y uiizacién de macros. EJERCICIOS..... 412 Opciones de personalizacion e importar- exporterIntroduecién.. 216 ReCALCUIEE rons o o 216 Opciones de edi ee ae t 217 Opciones para libros de nueva creacidn...... 218 Listas personali2ada8....n0un 218 Guarder.... sn 218 Ottogratia sss o a se so son 219 Seguridad oe ee ees : ssn 220) Importacion y exportacion dé dat0S......urnnnennnnen : 224 EJERCICIOS...osnninnninn Co et 2251-Fundamentos de Excel (|) En estos 2 primeros capitulos del curso avanzado de Excel, se van a repasar y asentar los conceptos considerados como imprescindibles y necesarlos, que como usuarios del programa, ya debiéramos tener debidamente afianzados. Solo con esta solida base, podremos realizar un seguimiento adecuado de este segundo nivel de Excel Si somos usuarios con experiencia en la base, recorreremos estos dos capitulos de forma rapida. Si somos usuarios que hemos manejado el programa pero a un nivel muy basico deberemos prestar mucha atencién a la perfeota ccomprensién de estos 2 capitulos que son considerados como fundamentales y en los que se sintetizan los puntos mas importantes del curso de Excel bésico, Concepto de hoja de calculo Los programas denominados como Hojas de Caloulo son aplicaciones dise‘iadas para la gestion de datos numéricos fundamentalmente y la realizacién de operaciones matematicas (y de todo tipo) con dichos datos. ‘Asi como en un programa provesador de textos el entorno de trabajo es "el folio" que aparece en pantalla y en el que escribimos los textos, en las hojas de caiculo nos encontramos con un gran casilleo comparable al tablero del juego de los barcos, que se compone de celdas clstribuidas en fas y columnas, identicéndose cada fla mediante un niimero y cada columna por una letra. Por tanto, cada una de las celdas queda definida por una letra y un nimero, representativos de la posicién en la que se enouentra. De este modo la celda colocada en la segunda columna (columna 8) y cuarta fila (fla 4) es la celda B4 (estaria mal referrse a ella como 4B y es indistinto escribir en mayésoulas que en mindsculas dicha referencia). En cada celda, podremos colocar un dato. Opciones configurables de la pantalla La apariencia de la pantalla no tiene por que ser la que se observa en la primera figura mostrada, pudiendo varia la posicién y dimensiones de las barras de herramientas, asi como eliminar las existentes y visuaizar otras. De esta forma el usuario puede amoldar el programa a sus necesidades de trabajo, A continuacién se desarrollan los procedimientos basioos. Desplazamiento de una barra de herramientas 1. Picar(y no sotar) con el ran sobre la barra gris dela parte izquierda de la barra que se desea desplazar OGG 2. Arrastrar con el botén izquerdo del ratén hacia la nueva posicon (aparece una flecha de cuatro puntas). 3, Sise suelta la barra sobre la ventana del documento se observa como aparece sobre os botones (a modo de ventana Windows) la barra de titulo de ella, en la cual a su derecha se sitla el botén de cerrar, podriamos modificar su forma desde los bordes como con cualquier ventana Windows. La barra de Herramientas queda flotante en la pantala, segin fa figura siguiente a EE ctu fy agotomey SS OOM 4 i O-g-A-= —~ 4, Siel arrastre se suet sobre el bore la de la ventana de trabajo la bara de Herramientas se fusiona con ella, no apareciendo la barra de titulo, La podriamos ‘aparcar” en cualquier lateral dela pantalla arastréndola (derecha, zquierda, ebgj...). Cuidado con solterla sobre otra barra de herramientas visualizada ya que se ‘superpondria y no se visualizarian todos los botones de las dos barras, lo cual despista. Conviene ‘aparcarias" fen paralelo para ver todos ios botones de cada una, Modificar las dimensiones de una barra de herramientas 1. Situar el cursor sobre de los bordes de la barra, tomando éste el formato de dobleflecha negra 2. Pulsar el botin izquierdo del raton y, sin soltarlo,arrastraro en la dreccién deseada, 3. Soltarel botén del ratin cuando la barra adquiera la forma deseadaeae sOOBAa Ra REO e wt Oe AS Visualizar barras de herramientas ‘Acceder al meni de Ver, y ala opcién barra de herramientas. 2. Se desplega ia lista de barras de herramientas existentes, apareciendo marcadas aquellas que estan vsibles, y sin marcar las que no lo estén. or | Insertar Formato Herramientas Datos Ventana 7 a Be mq 2 a ata preia de soo de pone | { Panel de tareag. stander Gees doberonetes Je) Formate y | Barra de formulas: | Auditoria de Formulas 2] sara de estado | exdes Encabecado y pie de pgha.... | Cuadrode controles Gi Comentarios Datos externos peas perenne. [eee 1 pamtata compete | Formos om. ties tnooen Pana de tres protein Reviin Teta dnsnce Testo avez Vesta inspecoin Vial Bose we xd fad fF) | EuroValue Personal 3. Hacer clic sobre la barra que desea visualizer, apareciendo automaticamente en pantalla, Es aconsejable tener inicialmente en la parte superior y debajo de la barra de menés, la barra de Herramientas denominada Esténdar y la de Formato. Desvisualizar barras de herramientas Hay dos opciones para desvisualizar barras de herramientas: ‘+ Desde el meni de Ver / Barras de herramientas, picando sobre la barra visible. ‘+ aciendo clic sobre el botén Cerrar, sila barra de herramientas se encuentra sobre el area de trabajo.La Cae i Ditujo~ 5 Aofermas > interesante: Otra forma de acceder directamente al mend de las barras de Herramientas es haciendo clic con el botén | de la derecha del raton sobre cualquier botén de cualquier barra de Herramientas visualzada, De forma similar, desde el ment Ver, se activan y desactivan la Barra de formulas y la Barra de estado. Tipos de datos Los datos que se pueden introduc en una celda son de tres tipos: 1, Texto, Palabras, titulos, nombres, 2. Valores. Valores fjos que pueden involucrarse en un célculo. Pueden ser niimeros -un saldo, una edad, un importe, unas unidades... y pueden ser también fechas -fecha de alta, fecha de caducidad, fecha de contro... 3. Formulas. Aqui radica la potencia de Excel, Son expresiones que devuelven un resultado, Las formulas se pueden aplicar sobre datos de cualquiera de los 3 tos. Hay férmulas que actan sobre textos, otras sobre valores numéricos, otras sobre fechas y como las férmulas se pueden complejizary anidar unas dentro de otras, también una formula puede ser el argumento de otra formula ies | Consejo: Es una buena practica introducir los nlimeros limpios sin ningin cardcter adicional excepto el signo un nimero negatvo, y la coma para separar los decimales, Nada mas, Un cien mil se introduce: 100000 Un nimero que no ocupe el ancho total de la celda se situa, por defecto, alineado a la derecha de la misma. Siel niimero fuese mas largo que el ancho de la celda, aparecera automaticamente en formato cientiico 0 de potencias de 410. Por ejemplo, al introducir el ndmero 266410566058 en una celda, éste aparecera como 2,66410E+11, es decir, 2,88410 por 10° La visualzacion de los nimeros en la barra de formulas siempre seré en formato esténdar, independientemente de ccbmo aparezcan en la celda, mas tarde estudiaremos otros formatos. Los formatos en los que se debe inroducir una fecha u hora en una celda son los siguientes Formato Ejemplo Atener en cuenta dim ent supone el afo actual dimza e199 supone ato 20_hasta el 30 y afio 19__del 30, y siguientes a-mmm nov supone el afo actual d-mmm-aa 6-nov-99 mmm-aa nov-99 supone el dia 1 hmm 15:45 supone 0 segundos hhimm:ss 15:45:30 bhimm amipm 3:45 pm supone cero segundos bhimm:ss am/pm 3:46:30 pm Se deben de tener en cuenta los siguientes aspectos al introducir une fecha u hora: + Se pueden utlizarindistitamente los signos / 6 ~ como separador en las fechas. «Se pueden utilizar mayUsculas 0 mindsculas indistintamente, «Se pueden escribir los nombres de meses con 3 caracteres o més.© Se pueden inclu a fecha seguida de la hora en una misma celda separéndolas por un espacio en blanco. |Consejo: El método mas rapido de introducir fechas correspondientes al afio actual es introducir “d/m". Si introducimos fechas correspondientes a aos diferentes del actual aconsejamos el empleo de esta formula “dlmiaaaa” (Ej 8/5/1926) [escibiendo os cuatro digits para el ao evitarposibies errres. Una formula admite un mavimo de 1.024 caracteres y habitualmente esté compuesta por nlmeros, operadores y direcciones (referencias) de celdas. También se podran introducir funciones (formulas que ya vienen pre-hechas con Excel) Las funciones se tratarn en temas posteriores. Los operadores utlizedos en la creacién de formulas son los siguientes: Operador Valor + Positvo, Negativo (como signo Por ejemplo: 9) % Porcentaje . Exponente * Multiplicacion, Division + ‘Suma, Resta (como operacién) & Concatenacion de textos zo Igual, Distinto a <> Menor que, Mayor que Menor o igual que, Mayor 0 igual que El orden de prioridad 0 preferencia de los operadores disminuye de arriva a abajo en la tabla anterior, es deci, si en una misma formula existe un operador de suma y otro de muttiplicaciGn, primero se efectia la multipicacién y luego la uma, Si varios operadores en una formula tienen igual preferencia, éstos se evalian en el orden en que se encuentren, de izquierda a derecha dentro de le formula. Para alterar el orden de evaluacion de los operadores en una formula se puede hacer uso de los paréntesis (Consejo: Siempre que escribamos una formula con mas de una operaci6n, es interesante usar los paréntesis para | levitar posibles errores de prioridades. Eso si, abriremos tantos como cerraremos. [MUY IMPORTANTE: Todas las formula hin de comenzar con el signo igual, de lo contrario Excel las interpretara como texto, Por ejemplo, la formula BS+B8 esté mal, Deberia ser escrita =B5+BB. Las referencias a celdas en ls formulas lpodemos escrbilas en mayusculas o minisculasindistintamente. Los textos y fechas dentro de las formulas deben ir entre comillas. [Consejo importante: Cuando en una formula querarios operar con un valor fjo, por ejemplo calcular un descuento del 10% sobre un precio introducido en 85, evtaremos por todos los medios introduc el 10% en la formula (=B5"10%), lespecificando en su lugar una celda de la hoja (Por ejemplo C20) donde introduciremos el valor del 10%. Ast la formula |deberia quedar: =B5*C20. Esta es la técnica correcta, ya que si deseamos cambiar el descuento a aplicar, en vez de tener que modificar la formula, cambieriamos simplemente el contenido de la celda C20 [Advertencia: Cuando en una celda, el resultado numérico que exista (como resultado de una formula por ejemplo), lpresente en la celda: HERE no deberemos asustamos. Es una manera que tiene Excel de comunigamos que el resultado es tan ancho que no cabe entero en la anchura actual de la columna de esa celda y que, antes de Imostrarnos un resultado numérico (un saldo, un sueldo, un import... de forma truncada, no nos lo muestra, lptesentando esos simbolos de almohadila (2) para advertir de que tenemos que ampliar la anchura de la columna en la que se encuentra esa celda, La anchura de una columna se cambia desde la linea separadora que existe entre todas las columnas en la linea de titulos de columna (& B C O...). Esto de estudiara en el capitulo 7.Adjuntar comentarios Como hemos visto anteriormente a una celda se le puede insertar un texto, un nimero o una formula, pero independientemente del tipo de dato que insertemos también se le puede adjuntar un comentario. Los comentarios son MUY UTILES para el usuario coro avisos propias, por ejemplo para anotar como funciona una férmula complejo para informar de su contenido a otros usuarios. Los pasos para adjuntar un comentario son’ 41. Situarse en la celda en la cual queremos adjuntar el comentario. 2. Iral meni Insertar/Comentario o bien mediante el ment contextual hacer clic con él botin derecho del ratén) seleccionar comentario Se abre un cuadro como el de la figura anterior indicando el usuario que hace el comentario. 3. Escribiren e! cuadro el comentario 4, Para terminar hacer clic fuera del cuadro, informacién: El nombre del usuario que aparece en el comentario, Excel lo toma de un panel en el que aparece el nombre del usuario desde el momento en que el programa se instalo en nuesto ordenador. Este dato se puede lobservar y/o modificar desde Mend de Herramientas -> Opciones... abajo del todo) -> Solapa General: Nombre de usuario Una celda que tiene un comentario se distingue de las demas porque tiene un triangulo rojo en su parte superior derecha y al situar el cursor sobre ella se despliega el comentario. 12 24 es Para modificar un comentario 41. Nos situamos en la celda que lo contin. 2. Iral mend Insertar/Modificar Comentario o bien mediante el mend contextual seleccionar Modificar comentario 3. Se abre el cuadro del comentario de forma que permite modificar su contenido 4, Una vez que hemos terminado hacer clc fuera del cuadroPara eliminar un comentario: 1, Nos situamos en la celda que lo contiene. 2. ral meni Insertar/Modificar Comentario seleccionar el cuadro y hacer clic en la tecia SUPR o bien mediante el menti contextual seleccionar Eliminar comentario En definiiva, es bueno afiadir comentarios en nuestros trabajos de cara a futures necesidades de aclaracion. Me recuerda a los papeltos amarillos Post-It que solemos tener pegados por doquier. ;--4/ [nena Versién 2003 [Solo si utlizamios un ordenador del tipo Tablet PC, la version 2003 permit utiizar el lapiz de [Tablet PC para agregar a las hojas de calculo anotaciones escritas a mano en cuelquer punto de! la hoja de célculo como para agregar comentarios o recomendaciones. [Para escribir en un libro anotaciones manuscritas, seguiremos los siguientes pasos: 1. Sila barra de herramientas Anotaciones manuscritas no esta visible, hacemos clic en Anotaciones manuscritas del meni Insertar. 2. Enla barra de herramientas Anotaciones manuscritas, hacemos clic en la fecha siuada junto a nombre de la pluma|&, donde nombre de la pluma describe el color y el tipo de la pluma, como Rotulador (azul). 3. Seleccionamos una pluma, 4. Escribimos o dibyjamos en cuelquier punto de la hoja de calculo, INota: si un libro tiene anotaciones manuscritas, estas las podremos mostrar un ocultar, sin ma Jue hacer clic en el boton Anotaciones manuscritas |~"en la barra de herramientas \Anotaciones manuscritas. | Para eliminar todas las anotaciones manusoritas, activamos la barra de herramientas Revision’ (VerBarra de herramientasiRevisién) y hacemos cic en el botén Eliminar todas las, inotaciones manuscritas “= Para insertar entradas manuscritas en un libro, procedemos de la siguiente manera: 1. Sila barra Bocetos y anotaciones no est4 visible, hacemos clic en Barras de herramientas del meni Ver y, a continuacién, en Bocetos y anotaciones. 2. Enla barra de herramientas Bocetos y anotaciones, hacemos clic en la fecha situada unto @ nombre de fa pluma ‘al donde nombre de la puma desc el color y el tipo de la pluma, como Rotulador (azul) 3. Seleccionamos una pluma. 4, Esoribimos 0 dibujamos en cualquier punto de la hoja de célculo, Para eliminar una entrada manuscrita 1, Ena barra de herramientas Bocetos y anotaciones o Anotaciones ‘manuscritas, hacemos clic en Seleccionar objetos. 2. Seleccionamos la entrada manuscrta que deseamos eliminar y pulsamos la tecla SUPR, Desplazarse por un libro Los desplazamientos por un libro de Excel pueden ser de dos tipos, los realizados entre las hojas de célculo existentes en un libro (que inicialmente suelen ser tres) 0 los realizados dentro de cada una de éstas hojas.Desplazamientos entre hojas 1. Mediante el raton: se accede a cada una de las hojas picando en su solapa correspondiente, situadas a la pate inferior izquierda de a pantalla, Sila solapa de la hoja que se quiere actvar no esta visible, se pueden utiizar los botones de despiazamiento de etiquetas, ala izquierda de las solapas de hojas, haciendo cic sobre uno de ellos. De izquierda a derecha su funcién es la de activa: la primera hoja, la hoja anterior, la hoja siguiente y la dima hoja |e 4 > \Hojan { Hojaz £ Hojas / 2. Através del teciado: se accede a la cistitas hojas pulsando, de forma simulténea, as teles Control + ‘AvPég para aoceder ala hoja siguiente, o las tecias Control + RePag para acceder ala hoja anterior. Desplazamientos en la hoja de calculo 1, Mediante el raton: se selecciona una celda haciendo clic sobre ella. Sila celda no estuviese visible en la pantalla se utlizan fas barras de desplazamiento (ascensores), a la derecha y parte inferior de la pantalla 2. Através del teclado: se pueden realizar los siguientes desplazamientos mediante la pulsacién de la tecla 0 ‘teolas indicadas (el signo + indica la pulsacion de varias teclas a la vez), TECLAS A PULSAR DESPLAZAMIENTO A REALIZAR Teclas de direccin (las fechas) Activan la celda: superior, inferior, de la izquierda 0 de la derecha. | Ctri#tecla de direccién arriba o abajo Activan la celda del borde superior o inferior de la regin de datos activa (la primera celda anterior 0 posterior a una celda vacia). Ctristecla de direcoién izquierda 0 derecha | Activan la celda del borde Izquierdo o derecho de la region de datos activa, Inicio Activa la primera celda (columna A) de la fla actual Criinicio Activa la primera celda (At) de la hoja de c&lculo. Nos lleva arriba del todo a la izquierda, CuisFin Activa la celda interseocién de la iia fila y la Uitima columna que contengan igi dato. AvPag Activa la calda situada una pantalla més abajo RePag Activa la celda situada una pantalla més ariba AlteAvP&g ‘Activa la celda situada una pantalla hacia la derecha, AlteReP4g ‘Activa la celda situada una pantalla hacia la izquierda Consejo: También, para desplazarse rapidamente a una referencia o celda, podremos hacerlo pulsando la tecla de Huncién del tectado (zona superior del teclado) FS que sive para Ira... una celda tecleando sus coordenadas. Si por iejemplo pulsamos F5 y tecleamos 1V65536, al aceptar, nos habremos posicionado directamente en la celda mas abajoly mas a la derecha de cuantas tiene una hoja. Para volver a la casila A, lo podremos hacer igualmente con FS Imarcando como referencia At. En éste caso, también iremos a At con las teclas Ctrl + Inicio, Con la tecla FS por lo tanto, podremos ir rapidamente a la celda que deseemos. Conviene recordarla, En el panel que aparece pulsando la ltecla de funcion F5, existe un bot6n de Especial... desde el que podemos elegi ira cierta celda con caracteristicas lespeciales. Seleccion de rangos Cuando una misma operacién ha de realizerse sobre un grupo de celdas, Excel permite designar todas aquellas celdas de [a hoja de célculo con las que se precise trabajar, selecciondndolas Asi, si en vez de tener seleccionada una celda tenemos varias, la operacién a realizar la efectuaremos “de un solo golpe" sobre todas ellas Se denomina rango al conjunto de celdas contiguas que se seleccionan para realizar una misma operacion, Los rangos de celdas suelen tener forma 0 abarcar espacios rectangulares, Seleccién de varios rangos. Rangos multiples En ocasiones necesitamos operar con varios grupos de celdas (varios rangos) por ejemplo para aplicales un formato. Sitras seleccioner un rango de celdas se realiza otra seleccion en otro lugar de la hoja, se observa como la primera de las selecciones desaparece (se deselecciona). Para realizar la seleccién de varios rangos a la vez hay que tener en cuenta las siguientes indicaciones: 1, Realizarla seleccion de un rango como ya se ha indicado, 2. Pulsar la tecla Ctrl y manteniéndola pulsada, realizar una nueva seleccién con el raton, 3, Manteniendo la tecla Ctrl pulsada se puede realizar otra seleccién, y ota... De esta forma se podran seleccionar tantas celdas o rangos como sean necesarios aunque estén separados fsicamente o aisiados. Seleccién de una hoja completa Si se quiere seleccionar un rango compuesto por todas las celdas que componen una hoja de célculo, la forma de realizar la seleccion es: a, Mediantee! ran: haciendo clic sobre el botén Seleccién total, situado entre el boton identficador de la primera ccolumna y el de la primera fla, en la esquina superior izquierda de la hoja de calculo b. Mediante el teclado: pulsando Ctri+Maylisc+Barra espaciadora, se seleccionard la hoja completa. Celda activa En la hoja de célculo siempre hay una celda activa que se distingue de las demas por tener su contomo remarcado como indica le figura siguiente (seria el equivalente al cursor en otros programas: nos indica donde estamos para trabajar). Si se ha realizado la seleccion de un rango la celda activa se localiza en la primera celda que se ha determinado para seleccionar el rango. CeldaCc) Rango de celdas, En la celda activa se distinguen tres partes que se detallan a continuacion: 1. Elinterior de la celda: area blanca delimitada por el borde de la misma. Al situar el cursor del raton sobre ella éste toma epaina de cuz blanca ancha, LSB —1 2. Borde: marco grueso que rodea la celda, o rango de celdas, La apariencia del cursor del raton al situar cerca | a del borde es el de flecha blanca que en la punta tiene una cuadruple flecha. 3. Cuatro de lenado:situado en la esquina inferior derecha de la celda activa, o del rango de celdas, Al situarel cursor del ratén sobre él ste toma apariencia de cruz negra fina Copiar y mover celdas 0 rangos Es posible copiar o mover una celda o rango de celdas a una Unica posicién (un ugar en conereto) 0 bien a fo largo de una fla 0 columna (a celdas contiguas), los métodos a seguir son: Las operaciones de Copiar o mover contenidos de una hoja de calculo se pueden realizar mediante los métodos habituales: MOVER: En ocasiones deseamos cambiar de lugar contenidos. 80s contenidos pueden ser datos fjos o formulas. En cualquiera de los casos, el valor que arrojan o presentan no van a cambiar. Silo que se mueve es una formula, esta permanece invariable, queda como al comienzo y el resultado sera el mismo, solo que presentado en el nuevo lugar al que ha sido movida la formula. Podremos realizario mediante: 1. Cortar + Pegar. 2. Arrastrando, previa correcta selecci6n, lo que se desea mover. COPIAR: Silo que se desea es copiar, tras a operacin, la informacion (fja 0 formula) va a quedar en 2 lugares: El de origen Y el de destino, ya que copiar significa duplcar. En el caso de copiar valores fos, se copian esos valores quedando iguales, sin embargo S| SE COPIA UNA FORMULA, ESTA CAMBIA RELATIVIZANDO SUS TERMINOS O REFERENCIAS, con lo cual, el resultado de la copia posiblemente presente otro valor diferente al que presentaba la ‘Brmula original antes de copiar. Esto es muy importante Podremos realizarlo mediante: 1. Copiar + Peger. Arrastrando la seleccién mientras mantenemos pulsada la tecla CONTROL (aparece ese pequefio signo + en tun cuadradito que denota copia) 3. Mediante arrastre desde el cuadro de llenado inferior derecho de la seleccién que se desea copier.Pegado especial Cuando se realza la accién final de Pegar, aparece junto al texto pegado, un botén junto con un triéngulo (denominado etiqueta inteligente). Haciendo clic sobre él se despiega el siguiente cuadro el cual permite realizar un pegado especial: Excel también permite realizar un pegado especial més completo, con mas posiblidades y opciones ¢Como? Cuando deseemos concluir la operacion de copiar, desde el mend Edicién selecclonaremos Pegado especial para Mantenes Formato de angen inci con Formate de destino ) Formatos de nimeros y valores | )Mantener ancho de colurnas de eigen lo formate Wreuler celdae abrir el siguiente cuadro de didlogo: axl Pogar ~ © ade! © validscion © Eormulas © Todo excento bordes © Valores © Ancho de las columnas © Formates © Formatos de nimneros y Férmulas © Comentarios © Formatos de nimeros y valores perecién —— a — © ninguna © atiplicar © Sumar © Divide © Restar > Saker blancos 7 Transponer Pegar vinculs ceptor Conceler Las opciones mas interesantes son: En este panel de pegado especial también podemos defnir que se realice una operacién de os datos que se estan copiando sobre los datos que residen en el lugar sabre se desea hacer el pegado. La operacién puede ser que los valores a copiar se sumen a los que ya existen en el lugar de destino, con lo cual en este caso se acumulan, se pueden ‘Todo: Pega el contenido y el formato de todas les celdas Formulas: Pega Unicamente las formulas como se han escrito en la barra de formulas, Valores: Pega los valores como se presentan en las celdas. No copia la formula, solo los resultados. Formatos: Pega solamente el formato de la celda, no los valores ni las formulas. ‘Comentarios: Pega los comentarios adjuntos a una celda, Validacion: Pega las reglas de validacién de datos de las celdas copiadas, si es que existen, ‘Todo excepto bordes: Pega el contenido y el formato de las celdas excepto los bordes, ‘Ancho de las columnas: Pega el ancho de columna o de columnas. Formatos de nimeros y formulas: Pega Unicamente las formulas y todos los formatos de nlimero de las celdas seleccionadas. Formatos de nimeros y valores: Pega Gnicamente los valores y todos los formatos de numero. restar, se pueden multipicar o también dividr, Veamios como funciona:Ventas glohales Enero Febrero | Marzo | [ana 100 50 [Carlos 160 2 ‘Luis 300 x [Maria 00, 4g Si pegamos de forma especial los valores del rango IE7:E10 sobre el rango de destino B7:B10 con la joveracién de Suma, para, por ajemplo Ana quedara como resultado 100 +50 o sea 150. Para Carlos quedaré 175 (180 + 25). Otra posiblidad que nos aporta el panel de pegado especial es el de pegar los valores de forma transpuesta (Transgoner), es decir, cambiando lo que son filas por columnas y vigeversa. A veces no tenemos ciertos velores colocados de la forma idénea para trabajar. Esta operacién puede resolver y facta el trabajo posteriormente. Veamos lo que ocurre al copiar el rango de ventas de enero dela tabla superior a la celda apuntada por la fecha a la derecha de Enero en la taba inferior, pero transponiendo los valores: Enero | Febrero | Marzo 50y 25 30h 40h Enero Febrero Marzo Por titimo destacar la posibilidad de hacer un pegado especial Con vinculo (Pegar vinculos). Esto copia los valores pero vinculandolos con las celdas de origen, de tal forma que si los datos cambian en el origen, cambiaran también en el destino ya que en el destino se ha creado una formula que os vincula, En este elemplo se ha copiado el rango de valores de Enero 2 un lugar de destino con vinculo Enero. Febrero Marzo ms 50} a SS AO a] ia a Ls 34] a 4g Estas celdas quedan vinculadas a su origen mediante las férmulas siguientes y respectivas: Si cambian aquellas, estas también... La aplcacién prictica de un pegado especial la podamos comprender mas adelante en éste curso,Llenado rapido Excel es capaz de entender clertas entradas de texto 0 ndmero como comienzos de una serie, con lo cual se podra, de forma répida, rllenar un rango con una serie escrblendo Gnicamente el valor inicial de la misma, La forma de realizar tn llenado répido es: 1. Seleccionar la celda o celdas que determinen el comienzo de la serie, 2. Realizar un llenado arrastrando el cuadro de llenado (situar el cursor en el cuadrado de la esquina inferior derecha, el cursor se convierte en una cruz negra) a lo largo de una fila o una columna. La serie se repetiré a Ic largo de la fila 0 columna tantas veces sea necesario para completar las celdas seleccionadas, Alguna de las entradas que entiende como comienzos de serie son Entradadela | serie (una sola obtenida después del llenado colda) 1o:00] 11:00 1200| 13:00 14:00 Lunes Mares | miercoles | Jueves | Viernes Enero Febrero | Marzo | Aba | Mayo Producto 1 Producto 2 | Producto 3 | PTOSU*® | producto 5 Texto 1 Texto2 |Texto3 | Texoa | textos | 200 3er | 4to eres periodo | periodo | periodo | St Periodo Una forma mas interesante de ullizar el boton de lenado es poner datos en las dos primeras celdas de la serie, Excel analiza estos dos primeros datos y completa el resto de los datos con una progresion aritmetica, Entrada de la serie (varias celdas Serie consecutivas) Ene 96 Abr 96 Jul 96 Oct 96... 15 Ene 15 Feb 15 Mar 15 Abr 1994 1995 | 1996 1997 1998 12 |s4s6 5055 [506570 Hay que tener presente que el llenado se realiza en forma ascendente si se arrastra el cuadro de llenado hacia abajo 0 hacia la derecha, si se arrastra hacia arriba o hacia la izquierda el llenado se realiza en forma descendente, Al hacer un llenado répido aparece un bot6n junto con un triéngulo, si lo desplegamos nos da diferentes opciones de relleno, ‘© Copiar celdas: Copia el contenido y formato de las celdas, Veamos el ejemplo10 2a 10 | come oe Relenar serie Rellenar formatos slo Rellenar sin Formato ‘+ Rellenar en serie: Hace un célculo de como es nuestra serie y rellena tanto e! contenido como el formato, en ‘nuestro ejemolo las celdas iniciales eran:10, 20 y las siguientes las rellena automaticamente con 30, 40, 50, 60, 10 20 0 40 50 60 | O) Rellenar formates slo Rellenar sn frmato ‘+ Rellenar formatos s6lo: Sélo copia el formato, no el contenido de las celdas de las que partimos. ‘+ Rellenar sin formato: Solo rellena en serie el contenido, no el formato, linformacién: Es posible, por necesidades de trabajo, crear algunas LISTAS PERSONALIZADAS de elementos con |valores de tal forma que solo con teclear el primero de ellos, y desde el cuadro de llenado arrastrando, aparezcan el esto de los valores de nuestra serie personalizada, evténdonos asi, tener que tecearlos todos una y otra vez. Esto se hace desde Menii de Herramientas -> Opciones (abajo del todo) solapa de lstas personalzadas. Podemos ver las que \yavienen predeterminadas con Excel y podremos desde el boton de Agregar, escibr en columna y separados con Intro, los valores de nuestra nueva lista. Nombres de empleados, ciudades en donde nuestra empresa tiene delegacin, ete, Crear un libro nuevo Pera crear un libro nuevo (archivo de Excel compuesto por varias hojas 0 solapas de la parte inferior izquierda), se debe accede a la opcién Nuevo del menii Archivo, se abre el Panel de tareas en el grupo Nuevo libro y hacemos clic en libro en blanco de esta manera empezamos a trabajar en un libro en vacio que contiene tes hojas de céiculo,Nuevo libro +x tema03.x Fecturas. ls & Ms libros, 1) Leo enblgpco Nuevo a porte) un libro lear lta, 1 de una plantilla (B) Pletils generales. 3 Plantae dams stios Web. ©] Plantilag de Merosoft.com Ei Aaregar Sto de ved ©) Ayuda de hicrosft Excel [Y Mostrar al inicio Si el bro que queremos crear nuevo, estamos seguros que fo queremos crear a partir de la nada, es decir, vacio, es decir en bianco, también lo podremos hacer pulsando el botbn Nuevo, de la barra de herramientas estandar (el pr mero de la izquierda que tiene un folio en blanco). Aenea shy saa-v Bxr- BAT iH om - | Guardar un libro Mientras se esté trabajando en un libro, la informacion que se va introduciendo no esta siendo almacenada en el disco duro o disquete, simplemente se mantiene en la memoria (RAM) del ordenador. Para mantener la informacion introducida en un libro ésta debe ser guardada ya que una caracteristica de la memoria del ordenador es la de ser \olatl, es deci, si se apaga el ordenador (por cualquier causa ajena a nosotros como un corte inesperado de luz) perderiamos toda la informacion introducida en nuestro trabalo. Cada libro guardado genera un archivo de extensién .XLS, en el que se almacena el libro con todas sus hojas de cloulo y los datos incluidos en ellas (datos, formulas...) Guardar un libro nuevo Siel libro en el que se trabeja no se ha guardado anteriormente se siguen los pasos que se detallan: 4, Desplegar el menii Archivo, 2. Seleccionar la opcion Guardar o Guardar como (la primera vez da lo mismo ya que nos llevan al mismo panel}, apareciendo el siguiente cuadro de dislogo en pantallaoe 21x) Guardar en: [is documentos T] ©) & Ci EB~ berremientas ~ [Senso Sei misica [221 Mis archivos de origen de datos (GE tebe de archivo: [RR] rrr Ws sles dered Garda como tno: [ro de Merosof Bree ™E) =] __cereeter En el cuadro de texto ‘Guardar en’ localzar la carpeta o ubicacién en la que almacenar el archivo (bro) Enel cuadro de texto Nombre de archivo teclear el nombre que se quiere dar al archivo. Hever clic en el botbn Guardar. Sino existe un archivo con ese nombre en la ubicacién indicada el archivo queda almacenado, Si por el contraro existe ya un archivo con ese nombre apareceréel siguiente mensaje ee ed ! \) Hletchive ‘efemplot xk’ ya existe, cDasesreemplazeio? | Loe) Si se selecciona Si el archivo existente se reemplazaré por el actual y si se selecciona No se volvera al cuadro de dialogo anterior donde se podra renombrar el archivo actual Nota: Si se desea poner contrasefia a un libro para evtar que cualquiera pueda ver su contenido (esto a nivel profesional es muy interesante para privacidad de datos contables, tablas de comisiones, ventas, etc..., cuando nos lencontramos en el panel de Guardar hay que despleger el ments Herramientas dentro de ese mismo panel (artiba a la \derecha desde su triangulto), picar sobre el elemento de Opciones generales y escribir la contrasefia en el cuadro Icontrasefia para abrir. Cada vez que abramos este libro se nos solctara dicha contrasefia, y quien no se la sepa, no lo lpodra abrir. Si podra copiar el archivo, borrato, llevarselo, pero jamés abrirlo para ver su contenido, 21x Sees TF crear siempce une copia de seguridad Uso compartide de archives — CContrasefia para abrit [ Ayanzades. CContrasefia de escrtura: IT Se recomienda gélolectura corrInformacién: Cuando tenemos una ventana o panel de cualquier programa en pantalla, como por ejemplo Excel, en la rior derecha, junto al botbn de cerrar, suele aperecer un botén con una interrogacion (Ayuda) Haciendo clic en ese botén, se coloca una interrogacin junto al puntero del ratén. Sia continuaci6n hacemos clic con ese punteto sobre cualquier casila, cuadro de texto o elemento del panel o ventana actual, se nos \despliega un recuadro de ayuda aportando una explicacién sobre “ese” elemento del panel. Asi para cualquier elemento del panel volviendo a "coger" la interrogacién de arriba a la derecha, Guardar un libro existente Si se abre un ibro ya existente y se realizan modificaciones sobre él, al guardario nuevamente hay dos opciones: 41. Opcién Guardar del ment Archivo: l libro se ouarda con el nombre que se le asigné anteriormente, sustituyendo el contenido que habia en el archivo al brit por el contenido actual. No se pregunta nada al usuario, 2. Opcién Guardar como del meni Archivo: aparece el cuadro de dialogo descrito anteriormente, pudiendo ‘guardar el libro con un nombre distinto el que ya tenia ylo en otra ubicacién. De esta forma se crea un nuevo archivo a part de ya existente (Consejo: Sise tiene duda respecto a con que nombre se guardard un archivo, si reemplazaremos otro ya existente, de 'si ya tenemos uno creado con ese mismo nombre que estamos pensando en dar a nuestro archivo actual, la mejor lopcién es Guardar como, ya que es lainica que SIEMPRE nos presenta el panel de Guardar, y desde él pocremos ver la situacion de trabajo en la carpeta del almacenamiento en disco, los nombres de archivo, et... tomar la decision ladecuada. Con el tercer botbn de la barra de herramientas esténdar que tiene un ibujo de un disquete se realiza la misma coperacién que con Guardar (sco presentaré panel cuando se guarda por primera vez) '#!. su forma de dsquete no significa que se va a guardar en disquete A‘. Se quardaré en la carpeta predeterminada del disco actual Informacion: Cuando tenemos una ventana o panel de cualquier programa en pantalla, como por ejemplo Excel, en la lesquina superior derecha, junto al botén de cerrar,suele aparecer un bot6n con una interogacién (Ayuda) rude Haciendo clic en ese bot6n, se coloca una interrogacién junto al puntero del ratbn. Sia Icontinuacién hacemos clic con ese puntero sobre cualquier casilla, cuadro de texto o elemento del panel o ventana otual, se nos desoliega un recuadro de ayuda aportando una explicacion sobre "ese" elemento del panel. Asi para [cualquier elemento del panel volviendo a “coger’ la interrogacion de arriba a la derecha, Nombres de Archivos (0 ficheros) Una de las encrucijadas con la que nos encontramos a la hora de guardar un archivo (un trabajo, un libro) es la de que nombre asignar a dicho archivo. En ocasianes, debemos guardar casi a diario archivos con el mismo tipo de informacién pero con diferentes datos (los da cada dia) Ejemplo-t, Si tenemos creada una hoja de caja "caja.XLS* que abrimos diariamente vacia de datos y en donde infroducimos el arqueo diario de nuestro comercio, cada dia crearemos, por ejemplo en una carpeta lamada "Arqueos 2003" del disco duro, un archivo mediante la opcién "Guardar como” al que tendremos que asignar un nombre diferente para cada dla del ao, Silos nombres que vamos asignando son "cajat","caja2",‘caja3’,..al final esto seria valido ya que cada archivo tiene un nombre distnto, pero no sabriamtos cual es el archivo que corresponde al arqueo del 23 de mayo dado que, por ejemplo, tenemos que abriro para repasarlo o volver a imprimir. Una buena técnica es la da dar nombres a cada archivo reservando ciertas posiciones del nombre para cierto tipo de informacion identficativa de cada archivo. ‘Asi por ejemplo, para guardar el arqueo de caja del dia 23 de mayo de por la mafiana (en nuestro comercio se realiza arqueo y cierre de caja por la mafiana y por la tarde, por ejemplo) 0 el del 7 de julio por la tarde o el del 14 de noviembre por la mafiana, unos buenos nombres podrian ser:Arquoo det 23 de mayo por fe matiana: 0/5/2/3/m) . | x/L}s| Arqueo del 7 de julio por fa tarde: o]7 (0) 7/7]. [x[LIs| Arqueo det 14 de noviembre por fa maia 4]1]4]4]M]. [x]L[s| Hemos, con ésta técnica previsto que los 2 primeros caracteres sern para albergar el numero del mes, los 2 siguientes el dia del arqueo, y el siguiente para identificar si es un arqueo de por la mafiana o de por la tarde (Mo bien T). Con éstos nombres, nuestra carpeta "Arqueo 2.003 estara lena de archivos con nombres aparentemente extrafios pero muy significativos y representatives para el usuario que los utiliza. ‘Ademés, mediante las técnicas de bisqueda de archivos que tiene Windows, utlizando los caracteres comodin (* 2) resultaia sencilla a busqueda de cualquier arqueo. También, simplemente con ordenar por nombre el contenido de esa carpeta, seria sencila la localzacién, en este caso, del arqueo que quisiéramos. Ejemplo-2, ‘Supongamos que tenemos un modelo de archivo Excel en donde diariamente registramos los datos mas importantes (igo formularo) de las personas que se inscriben en cierto servicio, para cierta subvencién, etc...Con qué nombre quardariamos el archivo de cada solitante?. Cada solitante puede inscrbirse hasta un maximo de 3 veces, y en 3 tipos de servicio (Solicitud de casa, de beca 0 de servicio). Una buena técnica podria ser como la que se muestra, siendo cualquier otra valida también: Primera solicitud de piso del usuario con DNI: 16235336: Pi1/6/2/3/5/3/3/6[1] . (x{/ Lis Segunda solicitud de beca del usuario con DNI: 13555666: B]113]5]5|5/6|6/6|2| . |X|L|S Segunda solicitud de servicio del usuario con DNI: 16235336: s|1]6]2/3/6]3/3]6]2 x[t[s En este caso, hemos reservado la primera letra del nombre para la iniial que identifica el servicio para el que se inscribe (piso -P- beca -B-o bien servicio -S-). en las 8 siguientes posiciones e! ntimero del DNI del solicitante (si el DNI fuera de 7 digitos antepondriamos un cero para que fueran 8). La siguiente posicién, el ndmero de orden (1, 20 3) de las solicitudes (1 sies la primera, 2 si es la segunda... Determinar el directorio (0 carpeta) por defecto ‘Al abrir © guardar un documento, por defecto, Excel siempre lo va a buscar 0 guardar al mismo directorio de forma predeterminada (directorio es lo mismo que carpeta). Dicho directorio es el que tiene establecido el programa por efecto y es el que aparece en el cuadro Buscar en del cuadro de dilogo Abrir o Guardar como. Se puede establecer como directorio por defecto el que el usuario precise, de tal modo que al abrir o quardar sea dicho directorio el que se muestre abierto, nos posiciona en "el nuestro” y no en la carpeta Mis Documentos que suele ser la predeterminada de la mayoria de los programas. Esto que vamos a comentar, evita tener que seleccionar “el nuestro” cada vez que se realice alguna de las operaciones indicadas. Los pasos a seguir para modificar el directorio por defecto son: 4, Seleccionar la opcién Menii Herramientas/Opciones. 2. Seleccionar la ficha 0 solapa General.Color ver} Caledor | Moicsr Genera Configuracion - 1 Estlo de referencia LICL oni otras apicaciones Informacion sobre herramientas de funciones & tx) | interasons! | Guardar | Conprobacin de arores | ortografa | Seguridad | Transkin | Ustaspersonokedss | sto | FT Sobeter informacion de propiedades nformar mediante sonidos > Hecer Zoom al user larueds de Intelitiouse archivos usados recientemente: [> ST entradas Opciones Web. Nimero dehojasen nuevoitro: FF =] ai Euente esténdar: faa emai: 10. Lbiccin predetermineds del archivo [eis decoments] Aria, abrir todos los archivos en Nombre de usuario fpctit Aceptar Concer 3. Enel cuadro de texto Ubicacién predeterminada del archivo indicar la ruta completa del directorio que se quiere establecer por defecto, en el caso de la imagen dicho directorio es Mis documentos que cuelga del directorio raiz C:. 4, Finalmente hacer cic sobre el boton Aceptar. [Consejo: En mi opinién, el panel que acabamos de mostrar, deberia tener para especificar la ruta o ubicacion lpredeterminada para los archivos, e!tipico botén de examinar, de cara a poder buscar y marcar la carpeta deseada lponiéndonos autométicamente en el panel, a ruta correcta de esa carpeta, Por ejemplo: C:\Presupuestos'2003, Aqui, tenemos que escribiria nosotros utiizando como seperador la contrabarra, Una buena eleccién puede ser minimizar Excel, ejecutar el Explorador de Windows, posicionamos en el 4rbol de carpetas (ala izquierda) en “la nuestra’, y desde la barra de Direccién que aparece debejo de la de menus, seleccionar la ruta que aparece y que se corresponde a Inuestra carpeta, Con Ctrl + C realizamos la accién de Copiar, Ahora cerramos el Explorador de Windows y al volver a | |Excel, al pane! de Opciones, nos posicionamos en Ubicacién predeterminada del archivo con el cursor y culminamos la loperacién con Ctrl + V (Pegar), con lo que hemos trasladado una ruta a veces larga y complicada de esoribir, sin posibilidad de error. Determinar el directorio (o carpeta) por defecto AA\ abrir 0 quardar un documento, por defecto, Excel siempre lo va @ buscar o guardar al mismo directorio de forma predeterminada (directorio es lo mismo que carpeta). Dicho directorio es el que tiene establecido el programa por defecto y es el que aparece en el cuadro Buscar en del cuadro de didlago Abrir 0 Guardar como. Se puede establecer como directorio por defecto el que el usuario precise, de tal modo que al abrir o guardar sea dicho directorio e! que se muestre abierto, nos posiciona en "el nuestro’ y no en la carpeta Mis Documentos que suele ser la predeterminada de la mayoria de los programas. Esto que vamos a comentar, evita tener que Seleccionar "el nuestro’ cada vez que se reaice alguna de las operaciones indicadas, Los pasos a seguir para modifica el directorio por defecto son’ 1. Seleccionar la opcién Mend Herramientas/Opciones.2. Seleccionar la ficha o solapa General Ges : 2x! Color | trteraconsl | cuarder | conprobadénde eaves | ovtorata | sequited | Ver | caledar | Modtcar Gener | Traniedn | Ustaspesonaleades | créfeo T Estilo de referencia L1C1 > Solicitar informacion de propiedades: T Omitr otras aplicaciones T Informar mediante sonidos F informagiin sobre herramientas de Funciones I~ Hacer Zoom al usar la rueda de Intelitiouse I archivos usados recientemente: [7] entradas Opciones Web. Nimerodehojasennuevolbro: [SS] Fuente esténdar: [ear] tema: ff] Ubicacién predterminada del archive: [Eis docamentes Alinicio, abr todos los archivos en: Nombre de usuario: petit Aceptar Cancelar 3. Enelcuadro de texto Ubicaci6n predeterminada del archivo indicar la ruta completa del directorio que se Quiere establecer por defecto, en el caso de la imagen dicho directorio es Mis documentos que cuelga del directorio raiz C: 4, Finalmente hacer clic sobre el boton Aceptar. [Consejo: En mi opinién el panel que acabamos de mostrar, deberia tener para especificar la ruta o ubicaci6n ptedeterminada para los archivos, el tipico botén de examinar, de cara a poder buscar y marcar a carpeta deseada lponigndonos automaticamente en el panel, la ruta correcta de esa carpeta, Por ejemplo: C:\Presupuestos\2003, Aqui, tenemos que esorbirla nosotros utiizando como separador la contrabarra, Una buena eleccion puede ser minimizar |Excel, ejecutar el Explorador de Windows, posicionamos en el érbol de carpetas (ala izquierda) en "la nuestra’, y desde| la barra de Diteccién que aparece debajo de la de ments, seleccionar la ruta que aparece y que se corresponde a Inuestra carpeta, Con Ctrl + C realizamos la accién de Copiar. Ahora cerramos e! Explorador de Windows y al volver a Excel, al panel de Opciones, nos posicionamos en Ubicacién predeterminada del archivo con el cursor y culminamos la loperacién con Ctrl + V (Pegat), con lo ue hemos trasladado una ruta a veces larga y complicada de escribir, sin posibilidad de eror. | Ment ventana Excel permite el trabajo con varias ventanas, varios libros, en una misma aplcacion, Sila ventana en la que se esta trabajando esté maximizada, el resto de ventans no aperecen en pantalla, estando ocultas detras de la primera, Para visualizer las misma: 4, Acceder al mend Ventana 2. Ena parte inferior del mismo, debajo de la Utima rayita, aparece el nombre de todos los libros que estén abiertos en ese instante de trabajo. Seleccionar el libro en el que se quiere trabajar, mostrandose éste delante del resto, 3. 4. La ventana activa aparece sefialada en la lista anterior con una marca de veriicacion a su izquierda. |Informacién: Es posible desde el panel de Abrir, seleccionar varios archivos en vez de uno solo, de cara a abrir varios con una sola accion, Deberemos para ello mantener pulsada la tecla Control mientras picamos en los nombres de los |cistintos archivos que deseemos abrir. Esto es interesante para que a través del mend de ventana podamos trabajar en uno u otto y desde luego Copiar o Mover informacién de uno a otro. (Archivos con datos de diferentes meses, aos, ivendedores, proveedores...).en la Versién 2003 1 2. 3 La versién 2003, tiene incorporada una herramienta que faciita la comparacién de dos libros. Para} lacceder a esta nueva herramienta, seguiremos os siguientes pasos: ‘Abrimos los libros que deseamos comparar en paralelo, Enel meni Ventana, hacemos clic en Comparar en paralelo con... Se abre la barra de herramientas Comparar en paralelo, que nos permite llevar a cabo tna de las siguientes acciones visualzando simultaneamente en pantalla los dos libros: © Sideseamos desplazamos por los libros a la vez, haremos clic en [at Desplazamiento sincrénico © Sideseamos restablecer las ventanas de los libros a las posiciones en que se encontraban cuando comenzamos a comparar los documentos, haremos clic en Restablecerposicén dea ventana Haremos olicen er 2” Patsllo para dejar de comparar los documentos.EJERCICIOS Ejercicio 1 Situacién real de trabajo: Supongamos que nos dedicamos a poner suelos (oavimentar) superficies rectangulares (por ejemplo, canchas polideporivas tales como pistas de balonmano, frontones...). El cliente, para poder nosotros calcular el presuouesto, debera aportamos tres datos: Largo, ancho y precio del metro cuadrado del material elegido por é| para colocar, segin ‘catélogo que se supone que ya tiene el cliente. Teniendo en cuenta que disponemos de millones de celdas para organizamos el trabajo en Excel, confeccionar una hoja de calculo en donde se caicule un presupuesto de pavimentacién (poner suelos) para superticies rectangulares teniendo en cuenta los siguientes datos: - Se solicitarén al usuario inroducir los datos de largo y ancho de la superficie a pavimentar, asi como el precio metro ‘cuadrado del tipo de suelo deseado, - La superficie se caloulara muitipicando largo por ancho. = El importe de la mano de obra se calcularé teniendo en cuenta que colocar un metro cuadrado lleva media hora de trabajo y que la hora se cobra @ 20 Euros (meditar la operacion que hay que realizar), = EIIVA es el 16 % del importe total (material + mano de obra). - Sabiendo que 1 Euro equivale a 166,386 Ptas. de antes, calcular sélo, el importe final con impuestos tanto en Euros como en Ptas. (recordar que si hay que realizar una operacién con un valor fo como en el caso de los Euros, se introducira ese valor en una celda y se operard con esa celda en la formula correspondiente) No es necesaro aplicar formatos alas celdas (colores ni negritas...) porque se verd en capitulos posterores Aportamos en la siguiente imagen, una organizacion de datos en celdas que puede servir de orientacion para el planteamiento del ejercicio, a 8 c e ooF 4 = 1 PRESUPUESTO PAVIMENTACION 3} PRESIRESTOR| + LARGO: PRESTO PER 5 ANCHO: a 6 7 SUPERFICIE Bt: ] TIEMPO Mi @ 55 9 CAATERIAL) PRECIO HF 10 1 MPORTE MarERIAL: 12 IMPORTE MANO DE OBRA: | 3 14 Suma oc 15 ta: 16 TOTAL PRESUPLESTO: 7 18 EWPESETAS: Cc 19 o 2 OW \ Hoa Head ad / Ie urEjercicio 2 Realizar en otra hoja del mismo libro, una copia del modelo de presupuesto de Hojat, solo que en fa columna D y la columna F respectivamente, obtendremos un Presupuesto-8 comparado con el A, asi como la diferencia de precios entre los dos presupuestos (el Presupuesto-A y el Presupuesto-B), Se aplicaran formatos (colores de fondo, fuentes...) paara dar un aspecto mas profesional al trabajo. El usuario solo tendré que introducir valores para efectuar el presupuesto comparado, en las celdas B4, B5, BO Y D8. El resto de valores (que no sean los fijos de la columna H) serén calculados de forma automética por Excel mediante las formulas pertinentes. La disposicién de datos serd segén se muestra en la siguiente imagen: Lanco: a [2 |superricie wm: 3 9 @IATERIAL) PRECIO Mt IMPORTE MATERIAL: TOTAL PRESUPUESTO: [id EN PEsErAS: fs IMPORTE MANO DE OBRA: 5 = a le] E PRESUPUESTO PAVINENTACION [PRESIPUESTON [RESTPUESTOB) [DFFRENGA | = ra PRESIO HORA ee 2 20 30 ei TIEMPO ME os n 15 VA Too 4500 15% 3.0m | com I 7500) [ 720 230 [ S2202-Fundamentos de Excel (I) Direcciones de celdas Este tema es MUY IMPORTANTE por lo que vamos a realizar un estudio minucioso y detallado del mismo, Desde un Punto de vista préctco, la mayoria de las hojas de célculo que se realizan contienen pocas formulas diferentes unas de otras, ya que suelen ser formulas que se reniten varias veces a lo largo de la hoja de céiculo (los caiculos suelen ser repetives). Por ejemplo, calcular los datos de la némina para un empleado, con sueldo, pluses, impuestos, etc, lo haremos mediante unas formulas, pero para el resto de los trabajedores de la plantila (que pueden ser muchos), los célculos, es decir las formulas a aplicar serén fos mismas para el resto de los trabajadores que para el primero. La forma de trabajo, poro tanto, consistré en crear una formula incial de tal forma que esa formula se pueda copiar de manera rapida y facil al resto de celdas de nuestra hoja en donde las necesitemos. Dicho esto se establece entonoes que lo esencial de una formula es que esta sea coplable. Silo es, la copiaremos y habremos ahorrado horas y horas de trabajo. Al copiar formulas contenidas en celdas hay que tener presente las direcciones o referencias de celda que tenemos en éstas formulas. Las referencias pueden ser de tres tipos: relativas, absolutas 0 mixtas. En funcién de ellas el resultado de copiar la formula no seré el mismo, Direcciones relativas Las direcciones relatvas son las que se establecen por defecto cuando creamnos una formula, Son las normale. Sin tener que hacer nada especial, solamente establecer una formula y copiarta verios como los operadores que intervienen se mueven con la formula, es decir que sin saberlo hemos utllzado direcciones relativas de celdas. Las {formulas se relatvizan ala nueva posici6n que adquieren tras el copiado Las direcciones relativas marcan una posicién variable, en relacin a su posicién dentro de la hoja. Al copiar una celda que contiene ditecciones relativas de celdas, las direcciones de las celdas contenidas en la formula copiada se modifican de acuerdo a la nueva situacién de la formula. Una direcci6n relativa se indica mediante el literal de la columna y el numero de la fila corespondientes (41). Las ditecciones relativas son las establecidas por defecto a la hora de crear una formula. En el planteamiento anterior costatia el mismo tiempo haberlo hecho para 12 meses o para 100 meses. \Veamos otro ejemplo de direcciones relatives BS x fe =A1+C3 2) [31 4 5 ci a 8 La celda A1=3 y la C357 y en la BS ponemos la formula de la figura. Copiamos la formula una posicion a la derecha cs x fe =B1+03\Vemos como al copiar la formula hacia la derecha (tiramos del lenado rapido) las lechas marcan como los operadores ue intervienen se han desplazado, ‘Si en lugar de copiar hacia la derecha lo hago hacia abajo vemios como ocurre lo mismo. BS x fe =A1+03 Tels Resumen: Direcciones relatvas, inicilmente, por defecto, son todas las que se especifican al escribir una formula. Son laquellas que marcan 0 apuntan a una posicién en la hoja de modo que al copiar una formula que contiene direcciones| relatvas de celdas, éstas referencias a celda, van a cambiar relatvizando las referencias de celda, siendo diferente el resultado de copiar una formula, dependiendo de si se copia hacia la derecha, hacia abajo... Una direccién relativa se| indica mediante el lteral de la colurina y el niimero de la fia correspondientes, sin nada mas (A\). Informacién: Una vez esorta una formula en una celda, para ver mediante esas flechas las referencias de manera gréfica, con flechitas (como en las iustraciones anteriores) lo haremos posicionéndonos en la celda que contiene la {érmula o bien seleccionando el rango de celdas que contienen las formulas y desde e! ment de Herramientas - |Auditoria de formulas - Rastrear precedentes, visualizaremos las flechas que nos permiten rastrear las celdas involucradas en las formulas. Para quitar las fechas acudemos ala misma opcion del mismo mend y elegiremos |Quitar todas las flechas. Direcciones absolutas Si las direcciones relativas se caracterizan por desplazarse y cambiar cuando se copia una formula (eso es fo que en la mayoria de las ocasiones nos suele converit), con las absolutas ocurre lo contrari. Son referencias que aparecen en formulas y que al copiarlas no queremos que cambien segin la nueva posicién, sino que permanezcan fas, que se ccomporten de forma absoluta. Lo veremos con un ejemplo Vamos a calcular los precios de unos productos pero apicando el IVA. Para ello introducimos una tabla como la siguiente los precios de todos los productos de nuestro catélogo por un lado (para cada articulo su precio) y en una casilla aparte (en este caso en la Bt) el porcentaje de IVA que esté actualmente en vigor. Ya comentamos que es muy recomendable que cuando se vaya a utlizar un valor constante en una férmula lo éptimo es colacar dicho valor en una celda aparte y aludir en las formulas a esa celda. Si algin dia cambia el porcentaje de IVA solo tendremos que cambiar el contenido de la celda (en este caso Bi) y todo se actualizaré automaticamente,Ai 68 | cj op | is 16% Descripcién Precio Iva Total Producto 1 160] Producto2 200 “7 |Producto3 250 Producto4 300, [Producto 5 3560 “10 |Producto 6 400 Producto7 480) 12|Producto8 600 13 /Producto9 S50 Como se ve hemos puesto al comienzo de nuestra hoja en la celda 81, el valor correspondiente al IVA=16%. Ahora introducimos en la celda C5 la formula =B5*B 1 Ss | =| =B5°B1 A 8 c 16% |Descripcién Precio va Total “5 |Producto 1 150 “6 |Producto2 200 "7 Producto 3 250 S |Producto4 = 300 roducto 6 360 La formula es corecta, pero si la copiamos hacia abajo vemos como en la figura siguiente no hemos conseguido Nuestro propésito ya que las referencias tanto de BS como de 81 van cambiando...Y no deseamos eso, sscripcién Precio Iva Total 5 [Producto 1 150A [6 Producto 2 200, oO [7 |Producto 3 aL [Producto 4 300 350 52500 400 80000 Si analizamos la procedencia de los operadores, vemos como el operador del precio de cada producto es correct, sin ‘embargo el operador que agunta a la celda B1 esta equivocado.IVA 2] 3 4 Descripcién Précia va Total “5 [Producto 1 24 & [Producto 2 aoe 0 “7 |Producto3 +250] “B Producto 4 300 RAF Producto 30 82500 10 Producto 6 400 80000 Por lo tanto, legamos @ la conclusion que la formula de la celda C5 es correcta pero no se puede copiar hacia abajo directamente como hemos copiado formulas hasta ahora, es decir no es copiable. Entonces, zcomo hacerlo? Siguiendo con este ejemplo, corregiremos el problema editando la formula y haciendo que la direccién que apunta al IVA (c6lda 81) quede fija de manera que cuando copiemos la formula hacia abajo dicha direccion apunte siempre a dicha celda B1 y no se mueva, no vaya cambiando. Pues bien, para hacer esto debemos escribir en la propia férmula, ariba en la barra de formulas, delante de la letra de la columna y del ndmero de la fila el simbolo §, resuitando entonces una diteccién absoluta $BS1. Esto significa, que Cuando la férmula se copie, el término que venga precedido por el signo $, no va a cambiar, sino que va a permanecer fio, estético, absolute |Descripcién Brocio tea Total [5 [Producto aie asset ResBs] 6 [Products 2 [7_[Producto 3 = [e [Producto 200 ‘F [Productos 360 }| Producto 6 400 La formula resultante es ahora C5=B5*SBS1, siendo B5 una direcci6n relativa y $B$1 una absoluta (por levar los signos de dbtar) ‘Ahora Si se puede decir que la formula es coplable y por lo tanto titamos del cuadro de llenado rapido hacia abajo. as) =B7SBEi 4 Descripci ‘5 |Producto 1 | Producto 2 T |Producto 3 @ [Producto 4 [s-prauae 8 10||Producto 6Si analzamos graficamente se ve como la formula al ser copiada, desplaza su direccién relativa mientras que la absoluta queda fa apuntando hacia el valor del IVA, Conclusién: Direcciones absolutas son aquellas que marcan una posicién fja en la hoja. Al copiar una férmula que contiene direcciones absolutas de celdas, éstas se mantienen fjas indistintamente de la posicion hacia la se copie la formula, Una dlreccion absoluta se indica mediante el iteral de la columna y el numero de i ‘ambos pero precedidos por el simbolo $, De esta forma: SAS1 Lo dificil, es deducir de una formula escrita que referencias debemos far con los signos de $ y cuales no. La experiencia ira dictando esas visiones, aungue daremos un método para realizarlo, Antes de copiarla es preciso reflexionar sobre si es necesario far algo 0 no. {importante: |Para establecer las dstintas direcciones en las formulas de las celdas existen dos métodos: correspondientes 1. Se puede escribir manualmente el signo § en la referencia de la formula donde sea preciso (como hemos visto) 2. Se puede pulsar la tecla de funcién F4 cuando el cursor se encuentra al comienzo, en medio 0 al final de la referencia, Sila formula @ modificar es =A1"C7 y queremos modificar la primera referencia, ade A1, colocaremos el cursor, por ejemplo en la barra superior de formulas entre la A y el 1. A medida que pulsamos la tecla Fa se va conmutando la direccion por cada uno de los cuatro posibles estados: 1. La referencia en principio tiene forma relativa At 2. Sitras posicionarmos en la referencia At puisemos la tecla F4 pasa a ser absoluta $AS1 3. Sivolvemos a pulsar F4, pasa a ser mixta con la forma AS 4, Sivolvemos a pulsar F4, pasa a ser mixta con la forma $1 Si volviéramos a pulsar F4 vuelve a cerrar el ciclo comenzando de nuevo por la forma relativa At Direcciones mixtas Desde un punto de vista préctico, podemos decir que mientras que el empleo de direcciones relativas y absolutas es imprescindible para obtener buenos resultados, las ditecciones mixtas resultan algo mas anecdéticas que estas anteriores pero el correcto uso de este tipo de diteccionamiento nos puede ahorrar horas de trabajo a la hora de desarrollar copiado de férmulas. Es el tipo, quizés, mas complicado de ver. Si se ha visto que una direccién relativa se mueve segin el desplazamiento que realza la formula, y una absoluta queda fja e independiente de dicho desplazamiento, una ditecci6n mixta se desplaza solamente en una direccion (horizontal o vertical) permaneciendo fja en la otta. Es decir que de una referencia de celda que tengamos en una ‘formula si fuera relativa seria de la forma: B3. Si fuera absoluta seria $BS3, y si fuera mixta seria o bien BS3 0 bien '$B3, Lo vemos con un ejemplo’ Vamos a preparat una tabla que obtiene diferentes valores de porcenteje para diferentes cantidades. El planteamiento es segiin a siguiente figura e A SB Se A Cette 8D Shi) Se 7,000,000 7.500.000 2.000.000 2.500.000 54 5% 7% 8% 3% 10% 1% 12% BH Ahora en el interior de la tabla debemos calcular los porcentajes correspondientes a los capitales de la fila superior (en mmillones de Euros) y los porcentajes de la columna izquierda. De este modo si nos ponemos en la celda B2 la formula sera =B1°A2, In| | 3 4 a 6 7 6 3 1082 =] =81°A2 & B cl t 000,000 7.500.000 2.001 2) sx(C oon 3] 6% 4) P% S| 8% 6) 9% 71 10% Ahora nos encontramos en la misma situacién de antes ,puedo copiar esta formula al resto de celdas de la tabla? La respuesta 6s NO. Si la copiamos obtendriamas resultados no comectos, Este es un problema. A veces se copian formulas, y como aportan un resultado incorrecto, pero resultado) muchos usuarios se dan por satisfechos, y sin veriicar si las formulas son las correctas y si los resultados son los correctos, dan por coneludo el trabajo, Esto es peligrsisimo a nivel de trabajo. ‘Ahora bien, si ponemos absoluta la direccién de B1 > $881 entonces podemos copiar ia férmula hacia abajo en toda su columna, E! problema aparece cuando intento copiar la formula hacia la derecha, Lo vemos analizado en la siguiente figura: BHP AD CD Li} 000-500 ~4:500.000 ~ 2.000 2 0.000] see r3 0.000 [4 | a? 70.000 S| my en00 S| 9% —s0.000 Pues bien, el problema se Soluciona si hago uso de las direcciones mixtas, las cuales dejan fja una fila o una columna. ‘Analicemos la formula nical de la celde B2 1°A2 + Nos fijaremos primero en el operador Bt Si pensamos en la formula correcta que debe exist en la celda B4 vemos que deberia ser =B1°A4 Si pensamos en la celda B6 deberia ser =B1°AS Si pensamos en la celda C2 deberia ser=C1*A2 Si pensamos en la celda C4 deberia ser =C1*A4 Si pensamos en la celda D3 deberia ser =D1*A3 Observamos que la dreccién Bt pasaré a ser C1, Di... lo cual nos demuestra que copiemos la formula donde la copiemos dicha dreccién siempre es toiada de la FILA 1 (que es la que se repite en todas las referencias) LLuego, mientras la columna ha de ir variando B, C, D, la fila petmanecera fja 1. De este modo deducimos que para poder copiar la formula debo dejar variable la columna y fia la fila. Esto se hace anteponiendo el simbolo $ ala fla que debe de permanecer fia, el 1, en este caso, lo dejaremos fo. Por lo tanto ese operador Bt pasara a escrbitse BS1 (direccion mixta que fija la fila 1) ‘+ Nos fjaremos ahora en el segundo operador A2 ‘Sipensamos en la formula correcta que debe existr en la celda B4 vemos que deberia ser =B1°A4 Si pensamos en la celda B6 deberia ser ‘8 pensamos en la celda C2 deberia ser ‘Sipensamos en la celda C4 deberia ser =C1*Ad ‘Si pensamos en la celda DS deberia ser =D1°A3 Observamos que la dreccidn 2 pasaré a ser Ad, AG, A2, Ad, A3..lo cual nos demuestra que copiemos la {formula donde la copiemos dicha direcoion siempre toma el dato de la COLUMNA A, que es la que se repite en todas las referencias. Luego, mientras la fila ha de ir variando 6,2.4,3 la columna permaneceré fia A. De este modo deducimos que para poder copiar la formula debo dejar fia Ia columna y variable la fa. Esto se hace anteponiendo el simbolo $a la columna que deba permanecer fj Por lo tanto A2 pasaré a escribrse $A2 (direccién mixta que fia la columna A)Conclusion: La formula final que ha de introducirse en la celda B2 de manera que sea copiable a toda la tabla sera para B2: = BS1"SA2 82 x BS1°342 x 8 a) = i 7,000,000 1.500.000 2.000.000 2.50.00 2 5%[__50,000] 3] 8% 4) % 151 8% 6] ow Z 10% ‘B] 1th Después copiamos hacia abajo desde el cuadiro de lenado Be 2 | =B51°SA2 B B C D a aes “000,000 7.500.000 2.000.000 [2] suf aon) 6x Shae c =D Ete Ej 4,500,000 2.000.000 2.500.000 ele 11% acne a 000.000 2.500.000 i} 2} sm | soc | 75000 100000 "125,000 3) +—e%¥ e000 | 90.000_|120.000 180.000 | = 140.000] 176.000 Bor ——86-808-»7 120.000 e000 200.000 6) e—on-¥ op.000 135.000 10.000 225.000 7 10% 100.000 180.000 © 200.000 250.000 Las direcciones mixtas son aquellas que marcen una posicién fija respecto a una fila y variable respecto a una columna o viceversa, Al copiar una celda que contiene direcciones mixtas, las direcciones de las celdas contenidas en la formula copiada se modifican de acuerdo a la nueva sitvacion de la formula, pero Unicamente en funcion del arametro que sea variable, Una direccién mixta se indica mediante el literal de la colunna y el numero de la flacorrespondiente, precedido uno de ellos por el simbolo $ (SA1 6 AS1). Como puede verse una direccién puede ser mixta dependiendo de si se fla fila( AS1)o la columna ($A) Para terminar, decir que en una misma formula podemos tener referencias relativas, absolutas y mixtas. Resumen. Método de trabajo ‘Como resumen decir que cuando tenemos una formula, rapidamente tendremos que damos cuenta que si ese mismo cAlculo se repite (con otros datos) muchas veces a lo largo de la hoja. En ese caso, esa formula hay que copiaria ‘Antes de copiarla, la recorreremos fijando 0 no aquellas referencias que queremos que cambien o no en el proceso de copiado. Eso lo haremos poniendo los signos $ en aquellas referencias o partes de referencia que se deseen fiar. También podremos hacerlo mediante la tecla F4 como ye hemos comentado. EI problema es gy como sé yo cual es el término a fijar y cual no? \Vamos a dar un sistema universal que no fala nunca viéndolo mediante un ejempio: ‘Supongamos que se desea copiar la formula de la siguiente imagen (que muitiplica capital por plazo y por interés fjo) a todas las celdas de la tabla: Ls tefexiones son las siguientes: Hemos escrito una férmula y ahora tendria que escribir muchas parecidas para lenar el trabajo. De aqui deduzco que deberemos copia la formula, Sie sabido escribir a primera formula, en este caso la de la celda BO csabria escribir las de las celdas adyacentes C8, B10 y C10? La resguesta deberia ser Si Pues escribémosias "a lapiz’ en las celdas contiguas que he mencionado:fe ome am ee ar \ are] | rar ans | ‘] 3 Sl co 2 Ahora, comparemos referencia a referencia (de izquierda a derecha) en la formula base, la de la casila B9, con las, en este caso tres formulas que tenemos ‘a lapiz" Esta formula tiene tres referencias: A9 ~ B8 ~ B3 ya que la formula es =AQ*BB°B3 Comparemos: La primera referencia es A9 en nuestro caso, en otra formula de las “dibujadas" A10, en otra A10 y en otra AS Lque permanece flo y que cambia? Lo fj levara $ y lo que camble no En este primer termino la A es fja y el @no (porque en ocasiones es 10) luego deberia ser: $A9 La segunda referencia es BB. Si la comparamos con las sequndas referencias de las otras tres formulas vemos que son BB, CB y CB zque permanece fio y que cambia? La letra B cambia y el 8 no. Deberemos por lo tanto dejar ese término con $ en el 8. Quedard: BSB. La iltima referencia de nuestra formula es 83. Comparando, las terceras referencias de las formulas "a lapiz" son 83, 83 y B3. que término cambia? En este caso los dos son fos. Los dos llevarén el $. Por lo tanto quedara: $BS3. La formula base, la inci, la que vamos a copiar debera ser por lo tanto: =$AQ*BS8'SBS3 Z Te a E F S A Tras editarla y poner los signos $, ahora la copiamos mediante el cuadro de llenado hacia abajo y hacia la derecha y ‘tenemos [a total garantia de que las formulas, las en este caso 104 formulas, seran las correctas.] om | 36.000, 39.000 42.000 45,000, | 48.000, | ‘1.000 | 54.000 | 57.000 | ‘0.000 63.000 i 6,000, | Y queda e! trabajo conclu: eens mus 7 7 a | TT 1 eT 1 30.000 sie08 35.000 72.000 15.000 33.000 28.300 23,300 46.200, 49.500 26.000 39.600 4320 50.400, 54.000 8.000 2.800 ‘6.300 54.00 93.500 e200 43700 sam 8.00 cr) 45.000, 49.500 54.000 63.000 57.500 «8.000 2000 srs 87-208 72.000 4.000 ‘100 sa7m 71408 76.500 54.000, 59.400 64.000 75.600 91.000, 7-000 e270 sa.t00 100 a0 35.500 sensing 6.000 ram 7000 84.800 sa.nne 63.000 59.300 75.500, +300 80.200 94.500 6.00 00 79.200 ee.au0 e200 9.000 Sise siguen estas reflexiones nos saldran SIEMPRE bien los copiados de formulas, Formato de celdas Una vez disertado el modelo de célculo se procede a aplcar el formato. Antes de comenzar hay que diferencia claramente los tes tipos de informacion que existen en una celda: 1. Elcontenido de celda: es el dato de la celda y que como se ha visto puede ser un texto, un némero 0 una formula, 2. El formato de celda: es la epariencia que se aplica al contenido de la celda. Existen diferentes categorias dentro del formato que son némero, alineacién, fuente, bordes, trames y proteger. 3. Dimensiones de la celda: deiiidas por la altura de la fila y anchura de la columna,importante: Es muy importante, asimilar que los formatos se aplican_a las celdas y no a los datos. Si en una celdal tenemos un valor de 50 y la aplicamos el formato de negrila, si en esa celda introducimos mas tarde un 100 el 100) laparece en negrila. Si borramos el contenido de la celda y mas tarde introducimos un 222, esa cifta aparecera en! Inegriia porque el formato reside en la celda que "acoge" el dato, Nota: Hay que tener en cuenta que el formato del separador decimal (coma o punto) depende de la configuracion regional establecida en Windows: Se modifica desde Mi Pc -> Panel de Control > Configuracién regional. (En Windows XP en vez de Configuracion regional se denomina Opciones regionals, de idioma y de fecha y hora -> Configuracion regional y de idioma) -> Pals: Espafol (Espafa) botén de Personalizar. Importante: Los formatos que se aplican alas celdas repercuten sobre la aparienciao forma (formato) del dato 0 resultado de la formula que contiene dicha celda, Comprobar que si en una celda tenemos e! valor 1000 y aplicamos el formato de separador de miles veremos esa cifra con separador de miles, pero si borramos el 1000 y ponemos un 150000, el nuevo valor adquiere el formato de separador de miles ya que el formato esta aplicado en la celda. Lo mismo Isirve para otros formatos como porcentaje, fecha, etc... Inicialmente el formato de las celdas es general, pero de no Iserlo, no nos deberia sorprender, lo cambiariamos por el formato deseado. Por iltimo decir que para acceder a Hormatos de celdas, lo podemos haver desde el meni Formato > Celdas, o bien desde el mend de contexto de esa Iceldao rango seleccionado (lc con el boton de la derecha), o bien si existe un bot6n para ese tipo de formato, desde [la barra de herramientas de formato Existen dos formatos de naturaleza monetaria que se parecen mucho pero que tienen ciettas diferencias en su ccomportamiento: El formato moneda y el formato contabilidad. I formato de moneda de la barra de botones de formato, equivale al formato contabildad del ment de formato de celdas y no al formato moneda, En caso de aplicar formato a celdas con un valor distinto de cero, son iguales, pero en el caso de que en las celdas hubiera un valor cero, existen diferencias estéticas (que vemos en la celda) Botén Euros | Botdn hilletes | lidad| Formato moneda | ‘Valor caro en las celd € ota - oe Valor 1000 en las celdss: 1,000.00 € 1,000 pta 1.000 € 1.000 € De querer que en aquelas celdas donde un resultado arroje el valor cero no aparezca nada, existe la posibilidad de configurar Excel para que las celdas con valores cero, no muestren los ceros. Esto se hace desde el meni) de Herramientas > Opciones -> Solapa Ver, casilla Mostrar valores cero: La desmarcariamos. Y el ejemplo anterior se veria asi oN Botén Euros | Botén billetes [Formato contanilided| Formato moneda , Valot cero en las celdas - ple € \Valot 1000 en las celdas: 4.000,00 € 1.000 pta € * L Los decimales podemos aumentarbs o disminuilos Por defecto, esa casilla esta marcada en ExcelCopiar formato Para copiar las caracteristicas de formato de una celda o rango de celdas hay dos opciones: Utilizar el boton de Brocha PARA COPIAR EL FORMATO UNA UNICA VEZ: 1. Seleccionar la celda o grupo de celdas de las que copiar el formato, ZI 2. Hacer lie sobre el botin de brocha (1, situa en a barra de herramintas esténdar 3, Seleccionar la celda a la que dar formato o el rango de celdas a las que dar formato, Se copia el formato y se acaba el proceso. PARA COPIAR EL FORMATO DE FORMA CONTINUADA: 1, Seleccionar la celda o grupo de celdas de las que copiar el formato. Hacer doble clic sobre el botén de brocha, 3, Hacer clic de forma continuada sobre las celdas a las que aplicar el formato. Si se esté copiando el formato de un rango basta con hacer clic en la celda de la esquina superior izquierda de los rangos alos que aplicar dicho formato. 4, Cuando se aplique a todas las celdas el formato volver a hacer clic sobre el botén de brocha, terminando asf la orden. Borrar formato Para eliminar el formato establecido para una celda o un rango de celdas los pasos a seguir son 4. Seleccionar la celda o rango de celia. 2. Acceder a la opcién Borrar del meni Edicién. 3, Seleccionar la opcién Formatos del submenti que se despliega, ‘Se observa en el submenti desplegado que es cosible borrar solo el formato, solo el contenido o ambos a la vez, Si se utiliza la tecla Supr solo se eliminara el contenido de las celdas, no su formato, Nota: Otro sistema mas directo que se suele emplear es el de posicionarse sobre una celda “virgen” de formato y mediante Copiar formato [copia ese formato que realmente no tene formato, aa clda ala que se quira quar lel formato existente, Formato condicional ‘Se puede aplicar a una celda o rangos de celdas, generalmente con resultados obtenidos mediante formulas, un formato no fijo, no siempre el mismo, sino un formato (color de texto, bordes, trama de fondo...) que dependa del contenido (de! resultado) de esas celdas de cara a advertr estéticamente de si el resultado es uno u otro. Por ejemplo, en un cuadro de notas de alumnos, sila nota media final es menor que cinco desearemos que dicha nota se visualce de color rojo mientras que si es mayor 0 igual que cinco (aprobado) aparezca de color verde. Esto se resuelve mediante formatos condicionales. E F “¢ | A 8 it PRIMERA | SEGUNDA | TERCERA | CUARTA | QUINTA | MEDIAS | (2 Das 5 6 4 6 7 6 | 3 ANA 4 3 8 2 3 4 | 4 MARE é 7 6 8 g 72 | 5 UA é 7 1 7 2 46Tras seleccionar el rengo de celdas 0 celda a las que deseamos aplicar un formato condicional, entraremos en el ments de Formato (forma) y elegiremos Formato Condicional. El panel que presenta, nos permite especificar bésicamente que si el valor de la celda es uno determinado, esta comprendido entre uno y otro, es mayor que, menos que, cistinto de, 0 cualquier comparacién de las normales en Excel, mediante el botén de formato que tenemos en el panel, se pasa a un panel donde se puede especificar (con limitaciones) formato para la fuente, los bordes y a trama de fondo. Desde e! botén que tiene el panel de Agregar>> podemas extender el panel para poner otra y hasta ota (otal de tres) condiciones para el formato de ese rango de celdas, iiunueueeviraie Condon 1 [valor dela cada») finenor que ‘ists previa del formato que desea usar ‘cuando la condicén sea verdadera! nin’ Vista previa del formato que desea usar cuando ls condiién sea verdadera: AaBbCcvyzz 3 towe>>| chown | Cuando el valor resultante o introducido en esas celdes cumple alguna de las condiciones de formato, el contenido de la ceida o celdas se mostraré con dicho formato. ‘Se puede utlizar, como ejemplos, para advert si un saldo de cuenta es positivo (mayor de cero en un color) o negativo (menor de cero en otro) 0 cero (en otro color y trama de fondo]. Si una subvencién es aprobada (en verde) o denegada (en rojo}... Autoformato Excel dispone de una serie de formatos predefinidos que se pueden aplicar a un rango de celdas. Estos formatos detectan la estructura de los datos del rango seleccionado y autométicamente aplican el formato sobre las celdas. Los pasos a seguir para aplicar autoformato son: 1, Seleccionar el rango de celdas a las que aplicar formato.2. Seleccionar la opcién Autoformato del menu Formato. Ce ee oe us _Genesior_| Cancolar pciones. ‘Single Ea Este 7 7 3 oeste 6 4 7 sur_8_7 Tam 19 |ete 7€ 32 198 | [Oeste 8 7 17 |oete 6 4 7 17 lsu 824 jsw 8 7 9 24 Toial_21€ Toe Me 60€ [fot ve ioe He Boe 3. Elegiren a galeria mostrada el formato que se quiere aplicar(disponemos de barra de desplazamiento para ver mas formatos automdticos) 4, Para activar o desactivar alguna de las caracteristias del formato elegido, seleccionar el botén Opciones y activar 0 desactivar la casila de verticacién correspondiente. 5. Hacer clic en Aceptar para aplicar el formato elegido, o hacer clic en Cancelar para enular el proceso Estilos Un estilo es una combinacién de formatos utilizados habitualmente, que se pueden aplicar de una sola vez @ una rango © rangos de celdas. Aplicar un estilo Iniciaimente existen varios estilos predefinides que se pueden aplicar a todos los libros de trabajo. 4, Seleccionar el rango de celdas al cual aplicar un estlo, 2, Seleccionar la opcién Estilo del mend Formato, apareciendo el siguiente cuadro de didlogo, Ea 2x) Nombre gel estilo: enter Elestilo incluye ——— Cancelar FW Nomero Esténdar Modiicer FF alieacién Arial 10 —S Euente General, Alineacién Inferior F Border Sin bordes nine F Temas Sin sombreado Combiner proteccién Bloqueads 3. Enlalista desplegable Nombre del estilo, seleccionar aquel @ eploar, observando en la pate inferior las caracteristicas del estilo seleccionado. 4, Hacer clic en el botén Aceptar para aplicar el estilo seleccionado,Crear o modificar un estilo Los pasos a seguir son: ‘Acceder al cuadro anterior En el cuadro Nombre del estilo, teclear el nombre del esto a crear. Seleccionar el botén Modlficar, presentandose e| cuadro de diélogo Formato de celdas. Defic todos los aspectos del estilo, aocediendo para ello a las correspondientes fichas del cuadro de didlogo y hacer clic en el boton Aceptar para acabar de definir el esi. 5. Hacer cic en el boton Aceptar, de! cuadro de didlogo Estilo, ‘Se puede modificar un estilo sin mas que desactvar las caracteristicas del estilo que no se precisen en el apartado El estilo incluye, del cuadro de dialogo Esti, Eliminar un estilo Para eliminar un esto: 4, Acoeder al cuadro de dialogo anterior. 2, De lalista desplegable Nombre del estilo, seleccionar el estilo a Eliminar. 3. Seleccionar el boton Eliminar. 4, Hacer clic en el botén Cerrar. Copiar un estilo a otro libro Cuando se crean o modifican estios éstos se almacenan en el libro actual. Para poder utlizarlos en otras libros los pasos a seguir son: Abril bro de trabajo del que copiar estos Abril libro de trabgjo al que copiar estilo. Acceder a la opcién Estilo del mend Formato, Seleccionar el botén Combinar. Aparece la lista de los libros de trabajo abiertos, a excepcién del actual Seleccionar el libro que contiene los estios a incorporar y seleccionar el botén Aceptar. Hever clic sobre el bot6n Cerrar. Protecci6n de celdas Un aspecto interesante a nivel profesional, es el de crear hojas de célculo con formulas colocadas estratégicamente en las celdas adecuadas, pero prohibir la posibilidad de manipularies, modiicaris e incluso vers. Por ejemplo, podemos crear una tabla de precios para un distribuidor en la que hemos calculado unas cantidades mediante férmulas como consecuencia de aplicar unos porcentajes, unos descuentos, unas ratios, unos precios de cesién de mayorista, et... deseamos que se muestren los resultados, pero que no se puedan modificar por parte del usuario las formulas que los generan o incluso que el usuario vea los resultados pero no la formulas aplicadas. Que no se sepa de dénde salen esas cites, Para que el contenido de una celda o rango de celdas (0 rangos de celdas) quede de forma que no se pueda modticar su contenido es necesario que sobre esa celda existan 2 caracteristicas: ~ Que la celda esté bloqueada (el bloqueo es caracteristica de formato de celdas), y ademas. ~ Que toda la hoja esté protegida (la proteccién se hace desde mend herramientas -> Proteger -> Proteger hoja). Ala proteccion le podemos poner una contrasefia (que habré que introducir 2 veces como siempre que se fa una contrasefia 0 password) de modo que quien quisiera quitarla no pudiera a no ser que conociera la contrasefa fjada por nosotros. ‘Se necesitan, por lo tanto, las 2 caracteristicas (bloqueo + proteccién) y en ese orden, para que el contenido de una celda no se pueda modifcar. Si ademas de bloqueada esta Oculta, el resultado de la celda se visualizara, pero la formula que aporta ese resultado no se veraInicialmente, todas las celdas de una hoja y de un libro estén con el bloqueo activado, Esta propiedad se puede cambiar desde Menii Formato -> Celdas -> Solapa Proteger. Existe en ese mismo pane! la casilla para Ocultar 0 no las formulas de esa celia o rango de celdas a las que estamos aplicando este formato de proteccion. func eet tiere | arescén | Fuente | sores | Teanes (Be © Bloquead: T Qeute No se pods bloquear u ocultar celdas a menos que la hola de calcula est protegida, Para proteger le hoja efjaProteger en ‘el mend Herramientas y despuss elja Protegor hoja. La Zoom, (2b 5) day faa] Insertar filas y columnas El procedimiento para insertar fas es similer al de la insercién de columnas por lo que solo se detala uno de ellos. Hay que tener presente que al insertarfilas, se desplazan hacia abajo los datos de todas las filas desde la celda activa hasta el final de la hoja, y si se insertan columnas el desplazamiento es similar pero hacia la derecha, For tanto, al insertar filas 0 columnas en una hoja, no aumenta el niimero total de ellas, sino que simplemente se realiza tun desplazamiento de datos, A través del ment Insertar Los pasos a seguir son: 1. Seleccionar cualquier celda de la primera fila a partir de la cual se van a insertar las nuevas filas. 2. Seleccionar tantas celdas hacia abajo como filas se quieren insertar. 3, Desplegar el mend Insertar y seleccionar la opcion fila. A través del ment contextual 1. Seleccionar totalmente las filas o la columnas a partir de la cuales se van a insertar las nuevas flas 0 columnas, tantas como se hallan seleccionado, 2, Con el puntero sobre el rango seleccionado, hacer clic con el botén derecho del raton. 3. Del ment contextual desplegado seleccionar Insertar. Automaticamente se insertan, sobre las filas seleccionadas o a la izquierda de las columnas, él mismo niimero de flas o de columnas que han sido seleccionadas anteriormente. [Consejo Importante: En ocasiones, en una hoja de trabajo, colocamos tablas de datos que mediante formulas lespeciales denominadas funciones son accedidas para buscar datos en elas, Esas tables solemos ubicarlas debajo y bien separadas de la zona en la que estamos realizando nuestro trabajo central o bien a la derecha de la zona central de clculos con la que estamos trabajando. Si se insertanfllas o colummnas, esa insercién provoca una "brecha’ en toda la hoje pudiendo "romper" esas tablas dejandolas con un funcionamiento defectuoso. E! lugar "seguro" para poner estas tables, suele ser otra hoja del mismo libro o bien en la misma hoja pero en una zona por debajo y por la derecha de todo el espacio de trabajo que estemos utlizando, ya que ahi, no corren peligro como consecuencia de futuras inserciones de las ylo colurmnas,ZONA DE TRABAJO DONDE ESTANOS REALIZANDO HUESTRO TRAGAJO Y SOBRE LA CUAL, EN UN MOMENTO DAO PODEMOS NECESITAR INSERTAR FILAS 0 COLUMNAS (Si insertamos una columna on la E, la tabla de: articulos quedaria "rota" i Ha |: || Ho in 13 ia AR 15 INowia 3660 17 [Mctcrcla von ha 2 [Aaie! OTE a ~ ei a Eliminar filas y columnas ZONA SEGURA PARA UBICAR LAS TABLAS OF TRABAJO, SIN PELIGRO DERIVADO POR INSERCIONES DE FILAS ¥/0 ‘COLUIMAS EW LA ZONA PRINCIPAL DE TRABAJO. Ld El procedimiento para eliminar flas es similar al de la eliminacién de columnas por lo que solo se detalla uno de ello. La eliminacién de columnas, como ocurria en la insercién, no supone la reduccién del numero de flas 0 columnas de la hoja de célculo, sino que s6lo desplaza los datos de las filas de debajo o de las columnas de la derecha respectivamente. Al eliminar flas 0 columnas se eliminan todos los datos que contienen las mismas, tanto los que se ven en la pantalla ‘como los que no se estén visualizando, Esto puede ser peligroso si no se tiene cuidado. Através del ment Edicion Los pasos a seguir son’ 1. Seleccionar cualquier celda de la primera fla a partir de la cual se quieren eliminar las fila. 2. Seleccionar tantas celdes hacia abajo como filas se quieren elimina. n, apareciendo el siguiente cuadro de dialogo: 3. Seleccionar la opcién Eliminar del menu Edi EE Elminar @ (isplaesr las elds isi Is sled © Desplazar las celdas hacia aba © Toda la fia © Toda a golurina [rea] _conctr 4, Seleccionar el boton de opcién Toda la fila o Toda la columna, para eliminar las flas 0 columnas seleccionadas, respectivamente, 5. Haver clic en Aceptar para eliminar o en Cancelar para anular la orden,A través del menti contextual 1. Seleccionar totalmente la fila 0 la columnas que se van a eliminar. 2. Con el puntero sobre el rango seleccionado, hacer clic con el botén derecho del rat6n, De! ment contextual desplegado seleccionar Eliminar. 3. Automaticamente se eliminarén las fas o columnas seleccionadas. Ocultar filas o columnas Es posible ccultar una fila 0 columna de una hoja de célculo con el fin de que no se visualice ninguno de los datos incluidos en ellas y que tampoco se impriman. A diferencia que ocurria con la eliminacion de datos, en éste caso los datos Si se encuentran en la hoja de céiculo aunque no sean visibes. Las formulas y os datos que existan en columnas ‘ocultadas estén ahi y funcionan, solamente que aportan privacidad por un lado y estética por otro. Es posible ocultar olumnas 0 filas y oroteger esas columnas para que nadie pueda hacerias visibles. (ver proteccién de celdas del Capitulo 6). Pensar que, por ejemelo, podemos enviar a un distribuidor por correo electrénico, un libro Excel (archivo XLS), y no deseamos que ese cliente visualice ciertos elementos de trabajo tales como porventajes 0 calculos intermedios propios de la politica de trabajo de nuestra empresa, El procedimiento para ocular fas y columnas es similar. Mediante el raton 1, Seleccionar las fias 0 columnas que se quieren ocular 2. Situar el puntero del raton sobre lo seleccionado y pulsar el botén derecho. 3, Elegimos la opcién ocultar del mend contextual A través del ment Formato 1. Seleccionar una de las celdas de la columna que se va a ocultar, o un rango si se quieren coultar mas de una, 2. Seleccionar la opcién Columna del ment Formato. 3. Seleccionar Ocultar del meni desolegado, Visualizar filas 0 columnas El procedimiento para visualizar las filas o columnas que se han ocultado anteriormente es el siguiente: Mediante el raton 1, Seleccionar por completo las colurmnas o files adyacentes a ambos lados de las que se encuentran ocultes. 2. Situar el puntero del ratén sobre lo seleccionado y pulsar el botén derecho. 3. Elegimos la opcion mostrar del ment contextual. También es posible visualizer columnas o fas ocultas arrastrando desde la rayita negra que separa los titulos de columna y de fila, buscando un poquito mas a la derecha o abajo (segin sea columna o fila lo que queramos visualizer) tna doble rayita con fechas f ch = A través del ment Formato 1. Seleccionar un rango que incluya al menos una de las columnas o fils adyacentes @ ambos lados de las ccuttas. 2. Desplegar el ment Formato y seleccionar la opcién Columnas o Filas. 3. Seleccionar Mostrar del mend desplegable mostrandose las colunas o flas que se encontraban ocultas.Inmovilizar paneles En ocasiones, la gran cantidad de datos que aparecen en una hoja de trabajo, abarcan muchas columnas hacia la erecha y muchas filas hacia abajo. Veamos un ejemplo (del que solo visualizamos una parte ya que continua hacia la erecha con meses hasta diciembre mas totales y hacia abajo con las néminas de 6 trabajadores -podrian ser 16-) ‘ Leneno | resneno | marzo | ann | avo | wwe | _suo_|_acosro_| 2 SUELDO BASE 000 soece area 4 eIMPuESTOS a 3% ae ee Tae aso I Lt emer cera sorras | 2 oupowacc ceo east ren wears |p euntpucstos a0 ter 1S | Eunos mpvesto 279 i" a | TOTAL A cOBRAH e225 Taso [ tent ® SUELO BASE e200 cats seaee e125 tage en rs ae ToTALA coonan{ e309 as ust [war] esse] [aes T_ecaoT 28 ecrgcta rao nuance oe Suctoo waste toma waco asus soar ns sms si wae 27 , % 1.6927 1.19405 s( estove 1304,77 194392 130428 ce 5.75% 616% Do oh 626% 550% 676% 2 ___“e5g6 20.58 7378 NY ‘iss a. 934t4 28 1080.62 1125.8 17608 TIP, gy 20.22 1258.66 139080 30 oo} 3m al 32 jx t7aaa1 1791.08 ‘eitat 1 900,16 1.957,16 201507 2076.35 34 800% 825% 850% 8.18% 900% 5.25% 980% [stg 14r76 155,81 a 186,47 “97.35, [og 1593.00 14931 693,00, | 1.829,41 1879,10 Para evitar esto, existe una herramienta que nos proporciona Excel de cara a movernos sobre grandes volimenes de informacion sin perder las referencias de columna y fla que sirven de orientacién para encontrar valores en grandes tablas. La herramienta se llama Inmovllizar paneles y se encuentra en el meni desplegable de Ventana. Lomas importante, antes de inmovilizar paneles es ubicar debidamente el cursor de Excel en la celda de nuestra hoja por encima de la cual y por la izquierda de la cual deseemos inmovilizar, fjar, bloquear los desplazamientos de la hola.Esas filas por encima e izquierda de esa celda se van a queder sin desplazamiento. No van a participar de los desplezamientos de pantalla, también llamados soroll. Mirando a la imagen inicial de éste apartato, la fla de los meses (Ie fila 1) asi como la columna de los concepts (la ‘columna A) no queremos que se desplacen. Pues bien, el cursor tendremos que situarlo en este caso en la celda B2. =a a c D Ee 6 4 FEBRERO | MARZO. ABRIL JUNE at 3 AARIA Gi. RUZ i 5 SUELDO BASE 695 8 SIMPUESTOS 375 7 EUROS IMPUESTOS 26 8 TOTAL AconRAR [#68 i E 10 PEDRO comez sor " 12 SuELDO BASE 00 763 45 SiMpUESTOS aon ‘EUROS IMPUESTOS 276 0 18 TOTAL A COBRAR L733 6 1 12 SUELDO BASE 2 GIMPUESTOS 21 EUROS IMPUESTOS Se realiza la operacién de inmoviizar paneles desde el meni de Ventana y a partir de es2 momento los desplazamientos no van a perder las referencias que nos sirven para encontar fécimente cualquier informacion necesitada dentro de la gran tabla. Total a cobrar del quinto empleado en octubre. B a i J K E 4 Julio | _AGosTo _| SEPTIEMBRE | OCTUBRE | NOVIEMBRE | TE TAPUESTOS Beh 5 00% 5% 5% BAL% 25 EUROS IMPUESTOS 66 1373 73,47 81,55 735 28 TOTAL A COBRAR 1126.39 1156.08 1.187,60, 128,22 1256.56 | 0 31 EMILIO PEREZ PEREZ 2 33 SUELDO BASE 179100 194ag1 1.900,16 1957 16 2.015,07 34 "4 IMPUESTOS 25% 850% 8.75% 9,00% 9.26% 36 EUROS IMPUESTOS 1776 15681 166,26 as BAA. 106,47 % TOTAL ACOBRAR 16S, 1.696,00 17399 178102

combinar celdas) para posteriormente desde formato de celdas -> alineacién, en la “brijula de Orientacién hayamos elegido 90 grados. El interés mensual sera igual al interés anual dividido entre el ndmero de periodos. Las funciones y formulas que han de emplearse para calcular la cuota asi como la tabla de amortizacién se muestran en la siguiente imagen. (Es imprescindibie recapacitarlas para entender correatamente el ejercicio).c D E i Informacion de un préestamo a 5 afios | 2 Datos del préstamo \3 14 W del 15 #8 de periodos 6 interes Anat [aoe \7 Capital |8 Interes mensual El 10 Cuote « Pager ame | 12 Tabla de amortizacion ral Pago ‘Amortizacion Interes Capital restante Ma en TC8 Tol4__. [15 ater ets Las formulas de la fila 15 podran copiarse a lo largo de la tabla de amortizacion hacia abajo, concluyendo el trabajo. Cra forma de resolver éste ejercicio obteniendo los mismos resultados, es utlzar las funciones Pagoint y Pagoprin de naturaleza financiera, Como en estas funciones se hace referencia al n mero de periodo para el que se desean calcular la parte de intereses y de capital respectivamente, se ha creado en una columna de trabajo un desarrollo que va desde el 1 hasta el 60 (en la columna F) que es el niimero de cuotas que tendré la vida de este préstamo. 5 Informacién de un préstame a6 a Datos ce prise 2 4 Fae 5 #P as poriod| 6 PAGOPRNEUHEALNSFLSCHCHS,SOHT) =PAGONTCECHBICISF 14 POBNOCSS FOBT) 4 “PACOPRNSCIERESFIG SCHSCRS.SCK7) -PACOMTLCNG: Copiando hacia abaia las formulas dela fila 15, resolveremos completamente el planteamiento, Ejercicio 6 Un taller de carpinteria produce muebles de jardin, Todos los muebles se fabrican con madera, Para un mejor y mas rapido contro, el taller necesita tener una hoja de trabajo que muestre répidamente la cantidad de material que deben comprar cuando reciban un pedi y lo que constar dicho material Hay que tener en cuenta que la merma de la madera supone un 15%. Los datos sobre cada uno de los muebles producidos son Metros Tablerode Euros metro Para hacer una Silla 12 TIPO1 77 15 TIPO2 0,98 Para fabricar un Sofa 30 TIPO3 1 TIPO2 Para fabricar una Mesa 7 TIPO2 5 TIPO4AYUDA Crear una tabla en la que se introduzcan como datos el ndmero de silas, sofés y mesas que han de realzarse y que calcule automaticamente la cantidad de los distintos tableros que se necesitan y el orecio final de dichos tableros asi Como el precio total del pedido, (Consejo importante: Sabido es que para resolver una situacion en Excel, podemos organizar el trabajo utlizando cuantas celdas necesitemos, ubicando los datos y ls formulas en las casillas que deseemos. Sin embargo, colocando los datos en una forma adecuada, podemos simplfcar el trabajo sustancialmente respecto a otra colocacion y lorganizacion no tan dptima, En el siguiente ejecicio lo vamos comprobar. ee cab y car PRODUCCION DE MUEBLES {Sita [Soft | wesa ewe anteutos] 5 3 Cantidad] — Previ] Fiatiora ta T Tatloa tipo 2 Tatlero tivo 3 Tale tioo 4 Precio total Ejercicio 7 El resumen de os ingresos y gastos de la empresa Estudiantes en accién es el siguiente Ventas esperadas: 544.000 Ptas. en Enero, con un incremento del 25% al mes Ingresos con comisiones: fos de 32.000 Ptas. al mes. Coste del material: 30% de la venta mensual, con un aumento del 3% al mes. Gastos por sueldo: Enero y Febrero 112.000 Ptas. y Marzo 128,000 Pas. Gastos de administrecion: fjos de 48.000 Ptas. al mes. Gastos de Marketing: 5% de a venta mensual A partir de estos datos, crear una hoja de célculo que muestre el presupuesto de la empresa para los tres primeros meses del ai. Qué oouriria si las ventas aumentasen un 5% en lugar de un 2596? S) las ventas aumentasen un 25%, los gastos de marketing se incrementasen un 5% y los gastos de administracién ‘umentasen 16,000 Ptas. al mes zqué ocurtria? AYUDA Introducir como valores fjos aquellos que no dependen de ningin otro valor y como funciones aquellos que dependen de otros, incluso los que dependen de un porcentaje, de tal forma que si varia éste se puedan calcular los nuevos datos sin mas que variar el porcertaje en una tinica ceida. Introduciren la tabla los ingresos y gastos para cada mes y generar la suma total de los ingresos y gastos mensuales asi como el balance mensual. Generar también los resultados totales, de cada partida y de los ingresos, gastos, asi ‘como del balance final5. Tipos de funciones (segunda parte) Funciones de texto Las funciones de texto son las encargadas de manipula los textos contenidos en las celdas, siendo algunas de las mas interesantes, las que describimos a continuaci6n’ Concatenar Une (0 empalma) varios elementos de texto ylo numéricos en uno solo, Puede tener de 1 @ 30 argumentos, de texto ylo numéricos como siempre, separados mediante puntos y coma. =CONCATENAR(texto1 o literal entrecomillado;texto2 o iteral:texto3o literal...) e4 =| =| =CONCATENAR(A3,"_*.B3"""\C3,""D3) [ A B (caliaas| D 1 Funcion CONCATENAR 2_ {N° alumno Nombre Apelidol Apellido2 3: 18 Juan Pérez Martinez [a |CoNCATENAR 16 Jud Pérez Martinez Para que exista separacién entre los distintos elementos de texto a unir (en este caso el nombre respecto al primer apelido y el primer apelid respecto al segundo), hay que establecer tras cada argumento de texto, un argumento con un espacio, o varios, entre comillas (asl: "*), como se observa en la barra de formulas de la figura anterior. Extrae Extrae una porcién de texto de una celda empezendo por la posioién especificada, y con tantos caracteres como indiquemos. Los argumentos que precisa son =EXTRAE(texto;posicininicialin® de caracteres) 1. Texto: texto 0 dreocién de la celda en la que se encuentra el mismo. 2. Posicién inicial: posicion en la que se encuentra el primer caracter del texto que se quiere extraer. 3. NPde caracteres: longitud de la cadena de caracteres que se quiere extraer. 35 = = | =EXTRAE(B2,53,64) ESTEE A aa B 1 |Funcién EXTRAE 2 [Texto Las funciones de Excel son muy extensas 3 |Posicion inicial 5 4 |N? de caracteres 18 5 |EXTRAE [finciones de Excal ] Funciones de busqueda y referencia Son aquellas que localiza valores en celdas en funcién de su contenido, Buscarv Funcién MUY importante en Excel, Busca un valor en la columna izquierda de una tabla, que abarca un determinado rango de celdas, y devuelve el valor de la celda situada en la misma fila y en otra columna de la tabla que se especifique. (La tabla en la que buscar debera tener un minimo de 2 columnas} [Muy Importante: La tabla deberé estar ordenada ascendentemente por el contenido de la columnna 1. Los valores de la lrimera columna pueden ser de texto aunque generalmente numericos (cédigos, referencias...)Los argumentos que necesita la funcién son: 1. Elvalor buscado: valor del dato o referencia a celda que contiene el dato con el que se desea "atacar” la columna izquierda de la tabla en la que se quiere buscar. 2. Matriz: 0 rango de celdas que contienen todos los datos de la tabla (rango de la tabla, Sien la primera fla de la taba existen unos titulos o rétulos, éstos, quedarén EXCLUIDOS del rango de la tabla especiticado en este ‘segundo argumento}. 3. Indicador de columna: n® de la columna, en relacién a la tabla, en la que se encuentra el dato que se quiere cextraer (sila tabla tiene 3 columnas son 1, 2 bien 3). (ojo, se especifica el ntimero, no la letra de la columna ABC.) 4, Ordenado (parémetro opcional pero interesante): permite especificar falso'o ‘verdadero’ 1. Falso: sino localiza el dato buscado muestra ERROR, Este parémetro se utliza para bilsquedes por igual, es decir coincidentes plenamente (que el valor buscado exista en la columna "de ataque" de la tabla -generalmente la primera) y no exige tener la tabla ordenada por los valores de la columna por la que se desea buscar. 2. Verdadero: sino localiza el dato buscado aporta el valor correspondiente al dato mas parecido al mismo, =BUSCARV(valor buscado; Matiz en la que buscarin? de columna en la que esta el valor deseado;verdadero 0 falso) ‘Supongamos una tabla de ariculos, en la que cada elemento esta identiicado mediante un cbdigo, que en la tabla aparece en su primera columna, La funcién buscarv, buscara en una tabla de desarrollo Vertical (por eso se llama buscar, ya que si la tabla estuviera dispuesta en horizontal, la funcién utllzada seria buscar -cuya sintaxis y argumentos son los mismo), En el siguiente ejemplo, el valor buscado es el que esté en la celda que contiene el cédigo de tabaco que deseamos buscar en la tabla: AB, La mati, es el rango que abarca la tabla (sin fila de titulo), en este caso: F3:6. y el indicador de columna es el numero de columna que contiene la informacion buscada, Para la marca es la 2, para el precio es a 3, para el indice de nigotina serd la columna 4 & a t Mn 2 Funcion BUSCARV. ] [“cObIGO”|_WARCA | PRECIO _| WICOTINA \3 T—bucapos"|— 1.50 02 la i ae | 5 _CODIGO | MARCA PRECIO [INDICE NIC] WINSTON 270€ 035) 16 2 Mw 10€ a3 a WUCKy, 200 €] 0,23] 7 i f ' 3 MaRLBGRO| 270 ox in | jo (10 | {at ja 13 144 Podriamos comprobar, como si en la celda en la que se introduce el cbdigo: la Aé introducimos otro cédigo vélido de la tabla, aparecen a su derecha los datos que corresponden en la tabla con ese nuevo cédigo. Las funciones Buscarv, buscan en la tabla y devuelven los valores adecuados. Se podria incluir en el ejetcicio del tabaco realizado en el ejercicio 6 del capitulo 8 el concepto que acabamos de explicar, sustituyendo el precio del tabaco que habla que introducir a mano, por una celda en ia que de acuerdo a una tabla de tabacos (similar a la expuesta) introdujéramos el cédigo de tabaco que se fuma, calculando mediante funciones buscarv el precio y la marca, por ejemplo Respecto a la funcién Buscary (0 bien Buscarh) debemos comentar que los valores presentados en la primera columna pueden representar intervalos de valores en vez de valores (en el caso anterior cédigos) concretos, Veamos esto mediante otro elemplo, ‘Supongamos que deseamos conocer, que porcentaje de impuestos se corresponde con un nivel de ingresos determinado, de acuerdo a una tabla de impuestos, que supuestamente nos proporciona Hacienda,SUELDO: 523,00 € % IMPUESTOS: PTAS IMPUESTOS: TOTAL A COBRAR’ 22 TABLA IMPUESOS O00 €| 300 00 € 480 00 € B60 00 € 840 00 € 7.020 00 € 7.20000 7,360 00 € 7.560 00 € 1.74000 € 1.520,00 € 72.100,00 € Como vemos en la tabla anterior (cuyo rango es A10:821) su primera columna no contiene valores que deberan ser buscados de manera certera y exacta, sino que podriamos buscar en ella, por ejemplo, un sueldo de 725 Euros. {Que porcentae le corresponderia? La tabla anterior, todas las tablas del tipo de la anterior, se interpretan para buscar en ellas de la siguiente manera: Valores desde cero hasta 300 euros sin legar exactamente a 300, 0 sea 2999999, el porcentaje seré de 2.25% Valores entre 300 euros y 480 sin legar al 480 (mayores o iguales que 300 y menores de 480), un 2,5%. Valores entre 1 480 y 660 sin llegar a ser 660 (mayores 0 iguales que 480 y menores de 660), un 2,75%. Valores de sueldos desde 2.100 en adelante, un 5% (en este caso, gane lo que gane por encima del 2.100 incluido llevan un 5%) ‘Asi pues, segiin esta forma de trabajo el sueldo planteado de 725 euros se correspondera con un poreentaje de impuestos de 3,00%, |3 \4 {5 \6 \7 b 10 1 |12 \13 14 16 16 7 18 19 20 21 8 A ‘SUELDO: % IMPUESTOS: PTAS IMPUESTOS: TOTAL A COBRAR: 725.00 € 300% 2175 703.25 € TABLA IMPUESOS 0,00 €| 300 00 € 460 00 € 60 00 € 40,00 € 7.020,00 € 7.200 00 € SY 360,00 € 1.560 00 € 1.740 00 1.920,00 2.100,00 €(Consejo Importante: Siempre que en unas formulas o funciones aludamos a una matriz o rango que se corresponde ‘con una tabla, deberemos referenciarlo de manera absoluta (con los signos $) porque la ubicacin de la tabla serd siempre fia tanto para buscar el sueldo de un empleado como de otro 0 de otro. En el ejemplo anterior el rango de la tabla deberiamos tenerlo como $A$10:$B821 ‘Como consecuencia de lo aconsejable que es referenciar el rango de una tabla siempre de manera absoluta, varios a hablar dela posibiidad que tiene Excel de poder asignar nombres descriptivos (asignados por el usuario) a rangos de celdas. De este modo, cada vez que deseemos hacer mencién de una tabla, por ejemplo, en vez de especificar ‘A10:B21 como en el caso anterior, podremos decir IMPU (nombre con el que previamente habriamos "bautizado" a nuestra tabla} Nombrar rangos Para dar nombre a un rango de celdas, accién que se puede llevar a cabo de varias maneras, debemos seguir los siguientes pasos: ‘+ Muy importante: Seleccionar correctamente el rango al que queremos dar un nombre (sies una tabla, ya ‘sabemos que no debemos seleccionar la fila de titulos) No hacer esto, suele ser el error mas comin cometido por los usuarios, Van a dar nombre y no han seleccionado nada «Entrar en el mend desplegable de Insertar -> Nombre -> Definir. En el panel que aparece, en la parte superior Nombre -> Pegar, y de ese modo elegimos de entre todos aquel cuyo nombre no recordabamos. Por ditimo, si se quiere eliminar un nombre, desde mend de Insertar -> Nombre -> Definir, sefalamos el que queremos eliminar y pulsamos el botén Eliminar. Funciones de informacion Son aquellas que devuelven informacion sobre el contenido de una celda y sirven en combinacién con las funciones logicas. Algunas de estas funciones de informacién son ESBLANCO: devuelve ‘verdadero’ si el valor referido es una celda vacia y falso' sino lo es. ESTEXTO: devuelve ‘verdadero’ si el valor referido es texto y falso' si no lo esESERROR: devuelve ‘verdadero’ si el valor referido es un error y falso’ sino lo es. B c | Funciones de informacion ESBLANCO VERDADERO 155 FALSO ESTEXTO Articulo VERDADERO 135 FALSO ESERROR #\NUMI ~=VERDADERO 11,1803399 FALSO Estas funciones de informacion, se suelen utilizar junto con la funcién que veremos 2 continuacion de tipo logica: SI. Un caso muy frecuente es que si el contenido de una celda esté en blanco (vacio, sin dato) realizaremos una accion y si no, otra diferente, Funciones légicas ‘Son funciones que calculan el resultado de férmulas logics. Algunas de ellas son: Funcién Si Esta funcién es MUY IMPORTANTE y devuelve un valor si la condicién especificada es verdadera (si Si se cumple) y tro valor o resultado en caso de que sea falsa (si NO se cumple). Los tres argumentos que precisa la funcién son los siguientes: 1, Prueba légica: es cualquier valor, expresibn o condici6n que pueda evaluarse como verdadero 0 fas, 65 decir que tenga un SI y un No (que se cumpla o que no se cumpla). 2. Valor si verdadero: valor, operacion o accién que se devolvera (realizara) si la prueba ldgica es verdadera (si ‘se cumple la condicién). Si se omite el valor expresado sera 'Verdadero'. Se pueden anidar hasta siete funciones SI (poner una funcién SI, dentro de otra funcién Sl) 3. Valor si falso: valor, operacién o accién que se devolverd (realizar) sila prueba lagica es falsa (sino se cumple la condicién). (orueba logica o condicién;que hacer si Si se cumple;que hacer si NO se cumple) Los operadores logicos que se utilizan en las funciones de tipo SI (y otras) son los siguientes: Operador Significado < Menor que Mayor que Menor 0 igual que Mayor 0 igual que Igual a ° Distinto 0 no igual a Recorramos esta valiosa funcién mediante unos ejemplos que nos van ayudar a entender su aplicacén. Ejemplo-1: Supongamios en un ejercicio de préstamos (con la funci6n Pago, por poner un ejemplo) que deseamos que en una celda aparezca el letero 0 rbtulo PODEMOS PAGARLO o bien el letrero NO PODEMOS, si el resultado de la mensualidad es menor 0 igual a 600 euros. La idea, para resolver esto sera la siguiente: Si la cuota es menor o igual que 600 euros me sacard el mensaje PODEMOS PAGARLO y sino, sacara el letrero NO PODEMOS. Sil resultado de la cuota mensual lo tenemos en la celda B2, la funcién Si, seré la siguiente: =$)(B2<=600;"PODEMOS PAGARLO";'NO PODEMOS") Apreciar como los rotulas o letreros también lamados literales siempre van entre comilas.Ejemplo-2: Supongames en un ejercicio de némina, que en la empresa se ha legado @ un acuerdo con los empleados, por el cual, si un empleado tiene un sueldo de 600 euros o menor se le concede un plus de 30 euros mas en la némina, La idea es que en otra celda de la hoja, habré que preguntar por el sueldo calculado en la némina y si es menor o igual 2 600 euros, le dejaremos al final el sueldo en el que tena + 30 auros y sino, le dejaremos el mismo sueldo que tenia, Si el resultado de la némina esta en la celda B2, la funcidn SI, seré la siguiente I(B2<=600;82+30;82) ~ Cuadro de nombres | c 1 2 Sueldo final: 580,00 € 3 _— (Sema 4 Sueldo con Extra: 610 7 Ie Si en la celda B2 tuvigramos un sueldo de 630 euros, en la B4 quedara la misma cantdad ya que no le corresponden los 30 euros de Extra y la funcién S| se resolveria por su parte falsa, es decir, por el no. Ejemplo-3: Vamos @ ver como anidar una funcién S| dentro de otra funcién SI. Supongamos que el planteamiento anterior queda modificado de la siguiente manera: Ademas de que los empleados que tienen un sueldo de 600 euros 0 menos han reivindicado los 20 euros de extra, los que tienen entre 600 y 610 han reivindicado 20 euros como ‘complemento extra en su némina. La idea sera: Si el sueldo es menor o igual a 600 le daremos el sueldo + 30 euros y si no, habré que mirar si es menor 0 igual de 620 porque si silo 6s, le darertos el sueldo + 20 y sino, se queda con la némina que tenia, Confeccionar esta funcién puede resultar oso con o sin asistente para funciones, pero la técnica puede ser la siguiente’ ‘$i B2 es menor o igual de 600 calculamos B2+30 y si no... 10 dejamos de momento cerrando la funcién con su paréntesis: =S1(B2<=600;82431 ) En un segundo paso, por ese No, sobre esa raya, escribimos la funcién que deberiamos resolver si el sueldo no es menor 0 igual de 600 euros: Si 82 es menor 0 igual de 620 caloularemos B2 +20 y sino, es que esta por encima de los 620 euros de sueldo y no le corresponde extra, tan solo B2, 6s deci =S\(B2<=620;82+20;82) Pues bien, es0 es lo que tendremos que poner por el no del primer SI (sobre esa raya). (al poner una funcién dentro de ‘otra -anidrla- no hay que volver a poner el signo igual. Solo al principio del todo). La resuitante sera: =SI(82<=600;82+30;81(B2<=620;82+20;B2)) ‘Atencin con anidar correctamente las funciones ya que deberemos abrir tantos paréntesis como cerrar. Para enriquecer las técnicas de Excel, comentar que éste tercer planteamiento se podria haber resuelto mediante la funcién buscarv definiendo los "saltos® de las cantidades extras en una tabla @ parte @ la que ira buscar: Para mas intervaios de trabajo, esta técnica de buscar es mejor ya que si no, habria que anidar muchas funciones de tio SI y eso seria complejo y mas dificil de interpreta. A 6 c 0. E F Suoldo final siopo€ ‘sualdes, Suelde eon Extra = BIISCARVIB?: GiB) el susldo + extra buscado en tebla CcFuncién Y Devuelve ‘verdadero’ si todos los argumentos requeridos son verdaderos y ‘also’ si alguno de ellos, o todos, no es verdadero. Los ergumentos que precisa son varias pruebas logics. be (05<20;06>60,07>10) 1 Fun 2_\Prueba logica 1 N° 1 < 20 | 3 Prueba logica 2 N°2 > 60 4 [Prueba logica 3 N°3 > 10 5 Numero 1 5 10 20 6 Numero 2 a B 25 7_\Namero 3 75 40 65 Bly VERDADERO FALSO — FALSO 3 Se utliza cuando se quieren procesar varias condiciones de tal forma que se deban cumplir todas (una Y otra Y otra...) Por ejemplo, a un empleado le daremos un plus (extra) de 30 euros si tiene un sueldo menor o igual a 600 euros y ademas tiene 2 0 mas hijs y su estado civil es viudo. Segin la imagen siguiente, la condicion sera que B2 <= 600 Y B4>=2 Y B: =Y(B2<=600;B4>=2;83="viud Pero como queremos hacer una operacién (sumar un plus) 0 no segin esa condicién, esa condicién la incluremos en ua funcién de tipo SI: ludo", es decir: =SI(¥(B2<=600;B4>=2;83*"viudo");82+30;82) a 5 c Dea Bene F S 1 2 Sueldo. 600,00 € 3 Estado civ: = viudo 4 (NP hijos 2 ealebee Beane "viudo");82+30;B2) 6 Sueldo con Extra:[_6a0 00 € Funcion 0 Devuelve ‘verdadero’ si alguno (0 uno u otto, u oto...) de los atgumentos requeridos es verdadero y falso' si todos ellos. son falsos. Los argumentos que precisa son varias pruebas logicas. (05<20;05>50:07<10) A B c tueba logica 1 N° 1 < 20 tueba logica 2 N°2 > 60 Prueba logica 3 N°3 < 10 15 60 6 75 55 VERDADERO FALSO Por ejemplo, a un empleado le daremos un plus (extra) de 30 euros si iene, o bien 2.0 mas hijos o bien su estado civil es viudo. Con una de las dos condiciones que satisfaga, se le adjudicaré el plus extra. Segirn la imagen siguiente, la condicién sera que B4>=2 0 B3="viudo", es decir: =0(B4>=2;83="viudo") Pero como queremos hacer una operacion (sumar un plus) ono segin esa condicién, esa condicién la incluiremos en tna funcién de tipo SI:(O(BA>=2; B2+30;52) "vindo' _ A B | D E F G 1 2 Suelde: mm e 3. Estado civil finds 4 NP hijo: 5 6 Sueldo con Extra: [eso 00 €]~” 7 Para conclir con el manejo de funciones SI, Y y O, comenter que es posible combinar una funcién Y dentro de una funcién O (0 al revés), pero debidamente anidadas, Por ejemplo, a un empleado le daremos un plus (extra) de 30 euros si 1): tiene un sueldo menor o igual a 600 euros y 2): 0 bien tengan 2 0 mas hijos o bien su estado civil es viudo, Deberd, polo tanto, saisfacer la condicion 1 (que tenga un sueldo inferior o igual a 600 euros) Y ademés fa segunda condicidn que a su vez esta compuesta por otras dos (0 bien tiene 2 mas hijos O es viudo) Segiin la imagen siguiente, la funcién debera ser. Y(B2<=600;segunda condicion) segunda condicién: =0(B4>=2;B3="viudo") ‘Anidando debidamente una dentro de la otra queda lo siguiente: =¥(B2<=600;0(B4>=2:B3""viudo")) Pero como queremos hacer una operacion (sumar un plus) o no segin esa condicién, esa condicin la incluiremos en tna funcin de tipo SI: =$1(Y(B2<=600;0(B4>=2:B3=" viudo"));B2+30;82) Funciones definidas por el usuario Funcion Euroconvert Vamos a conocer mas de cerca esta funcién, aunque ya se estudio a detalle el boton de Euroconversin de la barra de herramientas estandar en el capitulo 8. Es una funcion que nos permite convertir un nimero de una moneda a otra. Los argumentos que necesita esta funcion son: + Nero: es el valor de la moneda que se desea convert o una referencia a una celda que contiane su valor. + Origen: es una cadena de tres letras entre comillas 0 una referencia a una celda que contiene el cédigo para la moneda de origen, La lista de cédigos la veremos a continuacié. + Destino: es una cadena de tres letras entre comillas o una referencia a una celda que contiene el cSdigo para la moneda ala que se desea convertr La lista de cédigos es la siguiente:Pais o regién Belgica Luxemburgo Alemania Espafia Francia Inlanda Italia Paises Bajos Austria Portugal Finlandia Estados que han adoptado el euro Unidad basica de moneda franco franco area aleman peseta franco libra lr florin chelin escudo rmareo finlandes euro \Veamos un ejemplo de convertir Pesetas a Euros. CANTIDAD TIPO MONEDA CANTIDAD MONEDA MONEDA ORIGEN ORIGEN DESTINO DESTINO 100 ESP EUR | Codigo ISO BEF LUF DEM ESP FRE EP Mm Nuc ATS PTE FIM EUREJERCICIOS Ejercicio 1 La figura sigulente muestra la lista de precios de una libreria. cop. TITULO PRECIO El Quijote 18,00 € Alfa Spider el carra ideal == BOD € Ast hablé Zaratustra so0€ Cien afios de soledad 4gn€ Elvencedor mas grande «G00 € Guerra y paz e50€ Hamlet B50 € Historias de Maria 6a0€ José el astuto 620€ La maquina dal tiempo a20€ La mujer orquesta 12,00 € La ovisea so0€ La repiiblica 340€ La vida es un suefia goo€ Los hermanos Karamazov 12,00 € Madame Pinnel 1500 € Manual del montafera 4000 € Moby Dick 2500 € Noches inohidables 1700 € Zotba el gira asn0€ A partir de los datos de esta ista, establecer las funciones que realicen los siguientes procesos: ‘¢ Introducir un cédigo en una celda y que aparezcan en las celdas contiguas el nombre y precio del articulo correspondiente al mismo, (buscar) ‘+ _Introducir un cédligo en una celda y que en la celda contigua aparezca la frase "El precio del articulo es xxx ‘euros’, siendo xxx el precio del articulo correspondiente. (concatenar} + Introducir el titulo de! libro (su nombre) en una celda y que en la celda contigua aparezca el precio del mismo si éste es mayor de 6 euros y sino lo es que no aparezca nada, Crear una hoja de calculo que represente la faotura de entrega de cada una de las ventas que realize la ibrera, En dicha factura aparecerd el cédigo de los articulos, el numero de éstos vendidos, el nombre del articulo, el precio Lnitario, el precio total por artculo, el precio total del pedido, el .V.A.y el total dela factura, ‘Algunos aspecto de la factura 2 tener en cuenta son: + Lanota podr contener un maximo de seis aticulos cstintos, tendrd seis fas en las cuales inroducir datos. + Al introducir el cédigo del articulo y el numero de éstos, se rellena automaticamente el resto de la factura, + Las filas que no se precisen, porque se han vendido menos de seis articulos distintos, no mostrarén ninguna informacion, aunque contienen la formula que se precisa en cada caso. AYUDA Para rellenar de forma automata les celdas correspondientes a nombre del articulo y precio unitario, se utiiza la formula Buscarv, que localiza en la lista de precios e! cédigo del articulo introducide y devuelve el nombre del articulo, en un caso, y él precio unitario en otro. El resto son formulas sencillas de sumas o multiplicaciones. Para que las filas de la factura que no se precisen permanezcan en blanco, habré que utilizar las funcidn légica SI junto @ la funcidn de informacion Estexto o Esnimero, para establecer condiciones. Si el valor de una celda es texto, el valor mostrado en la celda serd el resultado de fa funcién correspondiente y sino lo es no se mostraré ningin valor, es decir nlo, nada: Esto se representa mediante ™ (comilas-comillas )La siguiente imagen muestra el aspecto de la factura, COD[NUMERO] _ARTICULO PRECIO | TOTAL s7/05| 2 —[Elvencesor mas qrande| _600€| Teme fs7/o5| 1 [Guerra y paz esoe| asne S70 5 6206 oe aml 16,00€ oe SOMA oF 506 iva 16% igoae [APAGAR 706,14 € Ejercicio 2 El célculo de la letra que corresponde a un D.N.|. determinado se realiza en funcién de un indice numérico, siendo la relacion entre la letra y el indice la que muestra la tabla siguiente: (NUMERO[LETRA] oT, ir aw i IA, I alo BU aly, IE aE aD (“ax TB aN Tal taz is I TrIv gli Taft [—a9é Ti|K IE 237 Si obtenemos el indice, la letra de! NIF resultante seré la que corresponda con dicho indice segin la tabla anterior. Para caleular e! valor del indice, a localizar en la parte izquierda de la tabla, el procedimiento a seguir es el siguiente: Paso 1: Dividir e! nimero correspondiente al D.N.I. entre 23, Paso 2: Multiplicar por 23 la parte entera del valor obtenido anteriormente. Paso 3: Restar al niimero del D.N.| el valor obtenido en el paso 2 (ojo, nimero del DNI menos valor, no al revés). El valor Excel, y obtenido en el paso 3, es el indice, Ahora lo buscaremos en la tabla (que habré que teclear e introducir en la letra correspondiente en la segunda columna, esa es [a letra del NIF (0 DN\). Conocido el procedimiento para calcular la letra correspondiente a un D.N.|. realizar las operaciones necesarias para realizar los siguientes procesos: Introducir el 0.N.. en una celde, apareciendo automaéticamente en la celda contigua la letra correspondiente al mismo. Generar de forma automética el D.N.|. completo (ndimero y letra) en una celda al introducir el O.N.|. en la celda de su izquierda. (concatenar) A patti de a celda que contiene e! D.N.|. completo, extraer la letra correspondiente al mismo.(extrae)Ejercicio 3 Crear una hoja de célculo que permita conocer el peso total de una estructura metélica asi como su precio conocido el peso de los distintos perfiles que se pueden utilizar. La siguiente imagen muestra la lsta de perfles junto al peso de los mismos y la tabla que calcula el peso y precio de una determinada estructura, é 2D Ee F ESTRUCTURA A CALCULAR Tipo de pert |Longitad total|egr/m [Peso total _[Curos/t IPE at i De] 1227] 00. t ZF] Tas mee] orn | aaa Eri Toe] 16.30) Le Introducir os datos correspondientes a los perfles que integran la estructura metalica a cuantificar, y los datos correspondientes a la cabecera de la tabla que se va a crear, dando a continuacién formato a la misma, En la tabla de célculos, se introducirén los datos correspondientes a los perfiles empleados en la columna tino de perfl, en la columna Longitud total la longitud de cada uno de los perfles que se ha empleado y en la columna Eurosikg hay que introducir el precio por metro lineal. Para establecer el valor del resto de columnas habra que uilzar las funciones que se indican en la siguiante imagen © 8 F a 7 a K ESTRUCTURA A CALCULAR Tipe de perfil_|Lengitud total |Kerm |Peso total _|Euros/Kgr|Precio PESO Dd 6» W237] Ome PE 120 aa eal Dasa OTE EE 160, wa 26 e514] O70] 116,30€ ™ — = FER 2 t a -SIESBLANCOOT: 14 5 * ‘O(GTESBLAT 19 19] 20 1En todos los casos se emplea la funcién SI, de este modo dnicamente se presentaré un valor en esta casilla si se infroducen valores en las casilas anteriores. En la columna Karim se establece que en el caso de haber un dato en la columna Tipo de perfil se emplee la funcién buscary, busca el dato introducido en la columna Tipo de peril (07) en la lista de perfles (A3:828) y proporciona e! dato correspondiente al peso del perfil (2). En las columnas Peso total y Precio se indica que se realice el producto del contenido de dos celdas si en ambas hay un dato Estas formulas se copiaran a lo largo de las columnas hacia abajo mediante el cuadro de lenado de tal modo que al ir insertando los valores y longitudes de los perfles automaticamente se rellne el resto de la tabla Ejercicio 4 ‘Aunque la moneda que actuaimente tiene vigor en Europa es el Euro, tan solo como ejarcicio se propone el siguiente ejerccio, AA partir de los datos que se adjuntan, crear una hoja de céiculo que permita obtener la conversion de cualquier cantidad de una determinada divsa a todas las demas. Hacer este ejercciosiguiendo las pasos que se indican en la ayuda. = e158 7 F ‘CONVERSION DE DIvISAS Cambios del dia 17721998 [Prax Moneda Comprar 8. Pesets i | 3 loaeuss 15404 i0|/Ecu ‘8605 “I Mateo Alemin ear] 12 | France Francés 2521) [13 | ies Ectering sre] “FE |r al ‘gf bra ans 18 | Franco Belge any Franco Bega 6 | Flom Hotanats rail Florin Holand 17 | Corona Danesa Corona Danese “|Ubrandesa aia ‘Bialingers [or {8 Eseno Porpute ca] odo Fomig Ht ercmar oor oe Sono Hoswcnecee iso Se LE rans Sue i fae 2 |vendends rea oe Boas eaes ‘s 5 |oaomnowr a Le lsucor meals nal Ler ohtanuo ize Sole aura snag Hlodwtworaats sat Se 1 a] AYUDA Ala izquierda de la imagen se muestra el precio de todas las monedas en relacon a la peseta y a la derecha la tabla que permite, de una manera automatica, convertir una determinada cantidad de un divisa en las demas. ‘Tan solo habré que indicar la moneda y su cantidad para obtener la conversion. La formula que se va a establecer es la ue se indica en la siguiente imagen, pudiendo copiarse a lo largo de la columna. | 5. eo Bj -y}-—= a CONVERSION DE DIVISAS 3 SF 95" BUSCARVISF 4: $089: 50529,2:0VBUSCARV(ES:$B96:50822:2.0)] 4 "MONEDA Peseta [5 | ~SCANTIDAD) 4000 6 |Combios del dia 1751090 Pts. ——= |Moneda @ [Peseta 9 |Dolar usa Fosata Toon go usa BaEjercicio 5 Crear una tabla como la que se muestra en la siguiente imagen donde introduc en filas sucesivas, en registros uno debajo del otro, los datos correspondientes a una serie de amigos. A partir de ella crear una columna en la cual se indique el valor "Cumpleafios feliz" junto alos datos del amigo que cumnple afios durante la semana. Nome | “Apeidss | Pobieen [Tetons [Fecha maoinieno] ABLIO — CERROLAZARLIZ TOaRENG ayes Tats ALBERTO AITUERTOARNEDILO ——SantoBomingoOeLaCalza (341) 227308 ts¥02063 ALBERTO ESPINOSA fAnicowsoTO (ernjzz823, z2i03ie? ALBERTO ALVAREZ CAMPROWN| (omnjzzeto 9/1008 ALEJANDRO APRA CERFRLO Losrofio (sanjzz2ss8 arenes |ANAMARIA ZU20MERIN CALAHORRA (errjzz0363 zane Ww laNDFES| RUZRESA Losrovio (senjzzr708 osrori6s [Hr}aNGE. EXTFEMANACAEEZON —CALAHORRA (ernjzzsaes easier "2 {ANGEL ALYAREZDELYAL MANJARRES (enjzz2208 ans ANTONIO — ECHENAUSIAAZOFRA —CALAKORRA, (eatjz297 08 zinzie? ‘JanTouo — vazQUeZESTEVED Loarefio (enyzze6 13 ours i63 BERWABE — LORENTE MARCEN ‘Santo DomingoDeLaCaka (941) 226988 sunies CANCELAS BUENONALDA NAJERA (ornjzzze4s re0166 CARLOS MAANGARCIA Loarotio cornjezes4s ssnzies CARMELO ERAS CUBERO PRADEUON (oenj22a773, 12403167 CARMELO ALVAREZGARCIA HUERCaNOS (eriyz22208 o3si68 CARMEN GARCIATEFREROS Loaretio (orn) 224009 iso7Ie? DANEL —-RUZDEAZUAGARCIA —ALCANADRE (erjzz7e08 0488 @|DANEL —-MARTREZALLUE CASTARARES (oanjzesces nates DELIA PASCUALMATED ALBELO® (senjzzsecs tries EMILIO LATORRE VADLLO HARO (onnj2261 79 rrnzier “25 JEMO EL POZODEL POZO Logrofo (ernjzzasce. auous? “REJEMLIO—_LOPEZGARCIA Logratio (ornjezsaea 1.0183 AYUDA Para determinar si cada uno de los amigos cumple afios durante la semana actual establecer les columnas que se indican en la siguiente imagen por la derecha de las fechas de nacimiento y en cada una de ellas “desgranar" la fecha de nacimiento, estableciendo las funciones que se muestran. To Free be "3 Fechacnaciniene| Ov Mes Dis dehy Af actual Fecha de cumple Dia sem Lunes Deming” JEUMPLE ANOS? + Wiss te Tt “ igss 0 Tahss O'S ong OTe Goxtemas] oR Ee] Los célculos que se reaizan en cada columna son los siguientes: Las columnas Dia y Mes extraen el dia y el mes, respectivamente, de la fecha de nacimiento de cada amigo. La columna Dia de hoy establece Ia fecha en el momento en que se ha abierto el archivo, La columna Affo actual extrae el afio de la fecha actual. La columna Fecha de cumplearios establece el dia de este afto en que el amigo cumple aitos La columna Dia de la semana establece e! niimero del dia de la semana que corresponde al dia de hoy. La columna Lunes calcula la fecha correspondiente al lunes de esta semana, La columna Domingo calcula la fecha correspondiente al domingo de esta semana, La columna Cumpleatios establece si en la casilla no aparece un valor o si aparece el valor "Cumpleafios fei’ Sila fecha de cumpleaios es igual ala fecha del lunes o el domingo de esta semana o es mayor que la fecha del lunes y menor que la fecha del domingo (esté dentro de esa semana], en la casilla se muestra el valor ‘Cumpleaiios feliz, en caso contrario no ("").Ejercicio 6 Basado en el ejervicio de la némina ya realizado en el capitulo 8, modiicarlo de tal forma que el porcentaje de impuestos que corresponde a cada mes, se busque én una tabla que supuestamente nos facta la Agencia Tributaria y ‘que en su primera colurmna parte de sueldos entre 0 y 300 euros y luego desarrolla de 60 en 60 euros hasta un limite de 3.000 euros. En esta tabla y en su segunda columna, los porcentajes seran de un 2% para sueldos de hasta 300 euros, inorementéndose hacia abajo de 0,25% en 0,25% hasta ese limite de 3.000 euros al que correspondera un porcentaje (como comprobacién) del 13,50%. Ala tabla se le llamaré TABLA Recordar en este enunciado que la némina se caloulaba para los 12 meses del afio bajo lasituacién de que en enero se >> CARGO SUELDO [NIVEL RESPONSAB. a AUXLAR ee 1 COMERCIAL 7500 € | 3 DIRECTOR 7200 € | 5 ENCARGADO S00 € 3 WEFE oe son € 4 La retencién es de un 16%. A caleular: to ‘sun. |i anicicoa | peceMos| leven conala comsan|6 - Edicion avanzada Introduccién Hasta este momento no se ha tenido en cuenta la posibilidad que ottece Excel de disponer de més de una hoja de célculo en cada libro. Sin embargo, el disponer de varias hojas de cAlculo en un libro permite orgenizar la informacion {que contiene el mismo, siendo el acceso a la misma mas sencilloy facil El empleo de varies hojas permitrintroducir y modiicar datos de una forma simulténea en todas o algunas de elas. ‘Ademas se podran ejecutar célculos basados en los datos de varias hojas, ya que se pueden establecer relaciones entre las distintas hojas de un libro. Informaci6n: Ei nimeroinicial de hojas de que se dispone al crear un libro nuevo es de 3 (Hojat, Hoja2 y Hojad), pero 'es posible configurar Excel para que inicialmente parta de otro numero de hojas diferente. Esto se hace, de ser Inecesario desde menu de Herramientas -> Opciones -> Solapa General: aj te tuiiees |) antemaconel | Gusrdar_|_Conprbacin de erores | orton | Caeser | Moder ("@seal"!] Trnaado | Lites personaaadse Configurecén 1” Estilo de referencia L1C1 TF Solictar informacién de propiedades: ome otras apicaciones T Informar medente sonidos | Informacién sobre herramientas de Funciones 7 Hacer Zoom al usar la rueds de IntelliMouse | prchives usados recientemente: [2] entradas pcones Web... Nimero de tojasen nuevolore: fe 3] fuente esténdar: y fear] Tamato: fi) Ubicacén predeterminade del archivo: [EiBocaments ond Setings|LUIS\Mis Gocanenlos Alii, abi todos ls archivos ent (SaeeneneenEeneeceeceeaer Nombre de usuario: [micarenrste SSS ‘mtr ] cet | Operaciones con hojas Existen una amplia gama de operaciones que pueden realizarse con las hojas de un libro, a las cuales se puede acceder a través del ment contextual que aparece al pulsar el botén derecho del ratén sobre una de las solapas de las hojas existentes en el libro. Inserter, Elninar Canbisr nombre Mover 0 copia. Seleccionar todas las hojas Color de etjqueta, Para realizar estas operaciones se debe seleccionar la hoja en la que actuar haciendo clic sobre su solapa. Si son varias las hojas sobre las que se quiere actuer, la seleccién es similar a la realizada con las celdas para rangos mmiliples: Si se quiere hacer una seleccién continua se pica sobre la solapa de la primera hoja y con la tecla Mayuspresionada hacemos olic sobre la de la itima. Si se quiere hacer una seleccién discontinua se pica sobre una de las solapas de la hoja y a continuacion con la tecla Control pulsada vamos haciendo clic sobre el resto de las solapas de las hojas, En las siguientes imagenes se observa el resuitado de realizar una selecoién continua, @ la izquierda, y una seleccién dliscontinua, a la derecha. \wora ise Koss High 7 \Woan (Ro £58 Feet 7 Insertar hojas de calculo Para insertar una nueva hoja de calculo: 1. Haver clic sobre la solapa de la hoja delante de la cual se quiere insertar la nueva ho. 2. Seleccionar la opcién Insertar del ment contextual. Se mostrara el siguiente cuadro de dialogo. Cn General | sones de ja dec | a ele) /-ista previa — 2x) Macro de Hoia Miros... —ineernacio, Didloao de excel 5.0, Vista previa no disponible, [[recotar |] _ cancel 3. Haver clic sobre el icono Hoja de célculo y a continuacion sobre el botbn Aceptar. Delante de la hoja activa ‘se mostraré una nueva hoja cuyo nombre seré Hojan, siendo n el numero de hojas que tiene el libro. La siguiente imagen muestra las hojas correspondientes a un libro nuevo habiendo insertado una hoja estando la Hoja activa, La nueva hoja se sitla delante de Hoja3 y tiene como nombre Hojad. \ Hoja Hale Hoja (Hoja 7 Si se quieren insertar mas de una hoja a la vez se deben seleccionar tantas hojas como las que se quieran insertar antes de proceder del mismo modo anterior. La seleccién debe ser continua, stuéndose las nuevas hojas delante de la hoja actual informacién: Se pueden crear hasta un total de 256 hojas por libro. Eliminar una hoja Es posible eliminar una hoja del libro, teniendo en cuenta que se eliminara todo el contenido de la misma y que el proceso es imeversile, Para elo: 1. Seleccionar la hoja u hojas de calculo que se quieran eliminar. 2. Seleccionar la opcién Eliminar del mend contextual3. Enel cuadro de didlogo que se presenta, hacer clic sobre el bot6n Aceptar para eliminar las hojas o sobre el bot6n Cancelar para anular el proceso. 1\\__Pueden exist: datos en las hojas seleccionadas para eliminar. Para elirinar efintivaments los datos, presione Elminar. Elmina Cancelor Cambiar el nombre de una hoja En muchas ocasiones es interesante darle un nombre identifcatvo a las distntas hojas del libro, Para renombrar una hoja 1. Seleccionar la hoja, 2. Seleccionar la opcion Cambiar nombre de! mend contextual. El nombre de la hoja se presentara seleccionado. \wowet {Hom ) ERI 3. Sise quiere sustituir e! nombre actual por otro, teclearlo sin mas. \Hoiet_{Hoin2 ) Resumen|/ 4. Silo que se quiere es modificar el nombre hacer clic sobre él, este dejara de estar seleccionado y el cursor se situaré en el punto sobre el que se ha hecho clic pudiendo establecer los cambios adecuados. tra opcion mas répida es haciendo doble clic sobre la solapa de la hoja correspondiente, El nombre de la misma queda resaltado y al teciear el nuevo nombre éste susttuye al anterior. Mover y copiar hojas Excel permite mover y copiar hojas dentro del mismo libro incluso de un lisro otro MOVER HOJAS DENTRO DE UN MISMO LIBRO: 1, Seleccionar la hoja u hojas a desplazar. 2, Hacer clic sobre ella con el boton izquierdo del rat y, sin soltaro, arrastraria hasta la nueva posicion. Un ppequetfotriéngulo sobre las solapas ira indicando la nueva posicin. \ Hogan { Hoja? 7 ahs 3. Una vez alcanzada la posicion deseada soltar el boton del ratbn. )\Hoje2 \Hojat_(tHoja3 / COPIAR HOJAS DENTRO DE UN MISMO LIBRO: ‘A\copiar una hoja se copiaré toda la informacion contenida en ella, Los pasos a seguir son 41, Seleccionar la hoja u hojas que se quieren copier. 2. Hacer clic sobre ella con el botén izquierdo del ratn y, sin soltarl, arrastarla hasta la nueva posici6n, Un pequefio triangulo sobre las solapas ira indicando la nueva posicidn. \ Polat \Hojaa {Hoja / 3. Mientras se mantiene pulsada la tecla Ctrl, un pequefio signo + aparece sobre el icono de las hojas, sotar el botén del ratén, Las copias de las hojas seleccionadas tomaran el mismo nombre que éstas mas el sufijo (2). \Hojat /Hoj2 {Hoja3 \Hojat (2) { Hoja? @) 7 MOVER 0 COPIAR HOJAS DENTRO DEL MISMO LIBRO O EN OTRO LIBRO: Este proceso se realiza a través de la opcién Mover o copiar hoja del meni contextual. Los pasos a seguir son: 1, Seleccionar las hojas que se quieren mover o copay2. Aoceder a la opcién Mover o copiar hoja del ment contextual, Se visualiza en pantalla el siguiente cuadro de dllogo: ES Lx over hojas selecconadas Allbro: (Lero Antes dela hoja limaver al fina) el T Crear une copia Acepter | Cencelar 3. Enla lista desplegabie Al libro, seleccionar el bro en el cual stuar las hojes que se quieren mover o copiar. También existe la posibilidad de crear un nuevo libro en el que insertar las hojas (opcisn ‘nuevo libro) 4, Enlalista Antes de la hoja, seleccionar la hoja delante de la que colocar las hojas que se copian o mueven, teniendo la posibilidad de situarlas al final del libro, 5. Finalmente actvar la casila Crear una copia’ silo que se quiere es realizar una copia y dejarla desactivada si solo se quiere realizar un desplazamiento, Relacién entre hojas y libros El hecho de emplear varias hojas de célculo dentro de un libro Excel no limita el acceso a los datos de una de una de las hojas desde otra, ya que es posible vinculary relacionar datos entre las distintas hojas de un libro. ‘También es posible vincular y relacionar datos entre las hojas de distntos libros, si bien este aspecto se debe evitar, siendo recomendable insertar las hojas de calculo en el mismo libro, Relacién entre hojas Hacer referencia, desde una hoja de céiculo, ala celda de otra hoja del mismo libro es tan simple como la de anteponer el nombre de la hoja sequido del signo'(admiracién de cerrar) antes dela dreccion de la celda. Cuando nos referimos a la celda B10, nos estamos siempre refiiendo a la celda 810 de la hoje actual de trabgjo, en la que estamos, en la que tiene esa formula desde la cual se refiere alla celda (en este caso B10) Sin embargo si queremos aludi a la celda B10 pero de otra hoja (bajo otra solapa), antepondremos a la referencia de la celda el nombre de la hoja. As! pues, sila celda que deseamos referenciar es la B10 de la hoja llamada Ingresos, la referencia seria: Ingresos!B10. Cuando hemos construdo formulas y queriamos crearla (la formula) sefalando las diferentes celdas que intervenian en ela, bastaba con hacer clic en las celdas. Ahora todo se mantiene, solo que si la celda a reflejar esté en otra hoja, primero deberemos posicionarnos en esa hoja haciendo clic en su solapa y cuando estemos en esa hoja, cic en su celda o celdas. jemplo: se han introducido los datos correspondientes al afio 2.001 en una hoja de calculo y los del afio 2.002 en otra, tal y como muestran las siguientes imégenes. L.A. c D Resumen Aito 2001 | ingresos_[Gastos _|[Beneficios. 4 Prmertimeste | 600000€ 300000€ 300000€ 5 Segundo trimeste | 620000€ 260000€ 370000€ 6 Tercer trimestre 6.40000€ 3.100,00€ cBOD 00€ 7 Guano Trimeste | S80000€ 225000€ 3550006 M4 > m1 \afo 2001 { afo 2002 {Totales / [4]A 1 Resumen Afio 2002 2 7 [ingresos —_[Gastos [Beneficios 4 Prmertimeste M6200 3000 3200 5 Segundo trimestre 6200 sa00 3100 6 Tercer trimestre e600 4000 2800 7 Cuarto Trmestre 5800 2600) 3000 4 > o1\ a0 2001 )afio 2002 {Totaes / |} | Para obtener en la tercera hoja del libro los resultados correspondientes a la suma de los afos 2.001 y 2.002 los pasos a seguir son: 1, Hacer clic sobre la solapa de la hoja Totales y situarse en la celda B4. A 8 c 0 Totales [inqresos [Gastos [Beneficios Fier timeste T ‘Segundo trmestre Tercer timestre Custto Trimestre ct «> H\ af 2001 {afta 2002 \Totales / | 4 | | Introducir el signo =. Hacer clic sobre la solapa de la hoja aio 2001 y situarse en la celda Bd, esta quedaré resaltada y su direocién se situaréen a barra de formulas. Observar que delante de la direccion de la celda se presenta el nombre de [a hoja seguido del signo | X v & =afio 200184) 4, Inlroducir el signo +, este aparece en la barra de formulas y la celda antes indicada deja de estar resalteda, quedando introducida en la formula. XK v & =afio 2001184+ 5. Hacer cle sobre la solana de Ta hoja aio 2002 ysituerse en la celda BA. X V & =afio 2001 184+ aio 2002164 6. Pulser la tecla Intro, para fnalizar la formula. En la celda BA de la hoja Totales se presentaré la suma de los ingresos del primer timestre de los aos 2.001 y 2.002. 7. Eneste caso, se puede copiar la formula hacia abajo y hacia la derecha rellenandose autométicamente la tabla de la hojaTotales, tal y como muestra la siguiente imagen ya que las referencias relatvas siguen funcionando con la misma flosofia de trabajo que cuando solo trabajabamos en una hoja 8, Situar el cursor en les istintas celdas para observar en la barra de formulas la formula que contenen. co 7 fe =afio 20011C6+afio 2002105 Siew 1 2 3 4 5 6 7 Totales ngresos _[Gastos_[Beneficios Prmertimestre | 12.20000€ 600000 6.20000€ Segundo trimestre| 12.500 00€ _5700,.00€ 6.800,00€ fTercertimestre | 13.000,00¢ [7100001 5.900,00€ Cuaito Timestre | 11.60000€ —S050,00€ 6.550,00€ Id 1 2 3 4 5 6 7 a a «> ni \ ate 2001 {ato 2002 )Totales / También, como siempre, se puede realizar esta operacion sin necesidad de indicar las celdas con el raton, escribiendo (con mas probabilidad de equivocarse) la direccién completa de las mismas directamente sobre la barra de formulas 0 en la propia celda,Relacion entre libros Si bien es una operacién que se desaconseja, también es posible hacer referencia @ celdas de otros libros. En este caso habra que anteponer a la direccién de la celda, ademas del nombre de la hoja, el nombre y ubicacién del libro (Fchero .XLS) que la contiene. EI nombre del archivo iré entre corchetes. Elemplo: las hojas affo 2004 y ato 2002 del ejemplo anterior se situan y quardan en el loro Anuales.xls. Si se quiere crear la hoja Totales en un nuevo libro (llamado en principio Librot, aparte) los pasos a seguir son Abrir ambos libros. (Mediante el menit desplegable de ventana podremos ira uno 0 a otro). Visualizar los dos libros @ a vez. (restaurando sus ventanas -esto no es necesario-) Situarse en la cela B4 de la hoja Totales (del libro nuevo). Introduecr el signo = (gare comenzar a escribir la formula), Sttuarse en la celda B4 de la hojaafio 2004 del bro Anuales.xls. X vf =[Anuales.xlsJafio 2001 18654 introduc l signo + Sttuarse en la celda BA de la hoja ao 2002. X v_& =[Anuales.xls]afio 2001 18B84+TAnuales.xls}afio 2002) ulsarla tecla Into. Observar como en este caso la direccién de las celdas es absoluta por lo que no se podra copia la férmula ni ala derecha ni hacia abajo, con lo cual esta forma de trabajar no es ten fexible como si trabajamos en el mismo libro. Pero en ocasiones la situacién requiere estos planteamientos, SBS] Vincular celdas 0 rangos Es posible visualzar el contenido de una celda, 0 de un rango en otras celdas de la misma hoja de calculo o de otras hojas del mismo libro 0 incluso de otra libro, Para ello se crea un vinculo entre las celdas, esto es, se iguala el contenido de una celda con el de otra, por lo que al modificar el contenido de las celdas originales automaticamente se modifica el contenido de las celdas vinculadas a las mismas. Estén como umbiicadas. Los pasos a seguir para vinoular celdas son Seleccionar la cea o el rango que contiene la informacion que se quiere visualizer en otro punto del bro Seleccionar la opcidn Copiar del menu de Edicion. Acveder a la hoja correspondiente del libro en la cual se quiere disponer dela informacion Situarse en la celda a partir dela cual, hacia su derecha y hacia abajo, se van a incluir los datos del rango seleccionado. 5. Seleccionar a opcién Pegado especial del mend de Edicién 6. Seleccionar el botén Pegar vinculos. Observar que el contenido de la celda vinoulada coresponde a la direccién de la celda original precedida del signo =. Las siguientes imagenes muestran el contenido de celdas vinculadas, en la misma hoja, en otra hoja del mismo libro y en una hoja de otro libro, de izquierda a derecha respectivamente, fe =$884 fe ='afio 200118854 =[Anuales.x!s}afio 20011884 Pegando datos con vinculacion, el comportamiento de los datos es que cuando se modifiquen o cambien en su orgen, el dato se verd reflejado 0 cambiado en la celda en la que se pego el valor de la primera con vinculo. Si cambia ali, cambiard también aqul [Advertencia: Si se pega con vinoulo el contenido de una celda o celdas pertenecientes a un libro que ha sido quardado| ‘con contraseifa, al abrir el archivo que contiene los vinculos, nos solisitaria la contraserta del libro origen desde el cual van a "uit los datos hacia el libro actual. Nos la solicita en et momento de abrir al archivo. Como se observa también es posible vincular una celda escribiendo directamente en ella, o en la barra de formulas, la direccién completa de la celda con la cual se quiere vincular precedida del signo =Bloques tridimensionales Si se seleccionan varias hojas, bien de forma continua o discontinua, como ya se ha comentado al principio de la leocion (ayudados de las teclas Mayus -en ovasiones lamada Shit- 0 bien Control), se crea un bloque tridimensional Este bloque actiia como un grupo de hojas de “papel calco’, copiandose todo lo que se realiza en una de las hojas, en todas ellas. El empleo de bloques tidimensionales permite realizar de forma répida una serie de operaciones comunes a todas las hojas seleccionadas. Supongamos que deseamos disefiar una hoja de contabilidad sencilla (ingresos, gastos y diferencia o beneficios), para todos los meses del aio y deseamos los datos de cada mes en una hoa (solapa enero, solapa febrero, solapa marzo..solapa diciembre). De este modo, utiizando bioques tridimensionales, ‘matariamos 12 pélaros de un solo tro’. Algunas de estas operaciones son las que se indican a continuacién, Introducci6n de datos En el ejemplo de los apartados anteriores se observa como las tres hojas del libro presentan un contenido similar, el que muestra la siguiente imagen. A Resumen Afio 2001 1 2 3 [ingresos [Gastos _[Beneficios | 4 Prmertimestre | BO0000€ 300000€ 3.000.006 5 Segundo timestre | 620000€ 250000€ 370000€ 6 7 Tercertrimestre | 6400 00€ 3.10000€ 3.30000€ Cuato Timestre | S80000€ 226000€ 3S5000€ «> o\aho 2001 ao 2002 {Totdes / «| En este caso se puede introducir dicho contenido en todas las hojas sin mas que teclearlo en una de ell seguir en este caso son: Previo: Crear todas las hojes que vamos a utilizar, ordenarias y asignarias nombre. Los pasos @ 1. Hacer clic sobre la solapa de la primera hoja 2. Manteniendo la tecla Mayiscules pulsada hacer clic sobre la solapa de la tercera hoja 3. inroducir el contenido en las celdas. Autométicamente en las celdas correspondientes de todas las hojas seleccionadas aparecen los mismos contenidos (se han calcado a tantas hojas como tuviramos seleccionadas) Aplicar formato ‘También es posible aplcar formato a las celdas de algunas de las hojas de un libro. Este aspecto es muy uit en el caso de que las hojas presenten una misma estructura, tal y como ocurte en el ejemplo anterior. Los pasos a seguir son: 1, Seleccionar las hojas sobre las cuales aplcar el mismo formato 2. Aplcar el formato comin a todas ellas que se precise, 3, Sise quiere aplicar un determinado formato solo 2 parte de las celdas seleccionadas bastaré con hacer una nueva seleccién antes de aplicar dicho formato,Realizar operaciones Muy interesante. También se pueden emplear los bloques tridimensionales a la hora de crear una férmula o funci6n, Por ejemplo, si se quiere calcular en una celda la summa total de los ingresos correspondientes a los afios 2001 y 2002 del ejemplo anterior, los pasos a seguir son: 1. Situarse en la celda en la cual se va a introducir la formula, 3. acer clic sobre la solapa de la hoja afio 2001 y seleccionar el rango B4:B7. X vf =SUMAaro 2001184'87) 4. Pulsarla tecla Mayllsculas y, sin soltarla, hacer clic sobre la solapa de la hoja afto 2002. Xv f =SUMA(afio 2001:afo 20021487) 5. Finalmente pulsar la tecla Intro para validar la formula, Observer como al rango correspondiente a las celdas le precede el rango correspondiente a las hojas.EJERCICIOS Ejercicio 1 La asoviacién del Grupo de Empresas de la Construccién esté compuesta por dos empresas, Fincosa S.L. y Penosa SL. El administrador quiere controlar los beneficios mensuales de estas empresas y para ello quiere emplear Excel, Se desea obtener al inalizar el afo un resumen de beneficios, esi como un grafico significativ. En las siguientes imagenes se muestras las tabla que cortiene los ingresos y gastos correspondientes a las dos empresas, a D On 2 _ Grupo Asociade de Empresas De La Construccion 3 4 FINCOSA, 5 lingresos __|Gastos 6 Enero 09008] B0000e 7 Febrera 1200.006| 7.200006 8 Marzo 7000008] 5.000006 9 [abril 2400008] A000 00¢ 10 Mayo '33.000,006 | 12.0000 11. Junio 35000008 15000006 12 lio 42.000006| 18000006 | 13 Agosto -ée000.006 | _24.000,006 | 14 Septiembre ex000.008| 24000006 | 15 ‘Octubre eo.000008| 27000008 | 16 ‘Noviembre 6000006 20000006 |17 Diciembre Teow,o08| — sa000008 je 19 a 2 2 \a OC > m \ Bjercitiot (FINCOSA 8.1) { Ejorckio! (PENOSA SL) { Ej a 5 é o 1 2 3 4 5 igresos. Gastos [Beneficio _| 6 Enero 000,008 B00 006 17 Febrare 7.200.006 4500 008 8 Marzo 2.600.006 4.800,008 3 Abril 71.500,006 600,008 10 Mayo. 13200,006 6 600,008 144 fuunio 15,000,006 7,200,006 12 Julio 17,000,006 7,800,006 13 Agosto 18600,006 000,008 14 Septiembre 20.40,006 2.000.006 18 Octubre 72.200,006 | __11.000,006 16 Novembre 2400000 | _12.000006 17 Diciembre 75,200,008 12,600,006 8 19 41894 [94,900.00] 20 21 \22 3 [MO > o1\ Ejercicioa (FINCOSA S.L) \EDarciciol (PENDSA 51) { EleAYUDA Observar que se han creado cada una de las tablas anteriores en una hoja, estableciéndose en otra la tabla resumen ue se solcita. Los pasos a seguir para la ejecucin del ejercicio son: 1, Renombrar las tres hojas del libro estableciendo nombres signficatvos, tal y como se observa en las imagenes anteriores. 2. Seleccionar las dos primeras hojas, de este modo las operaciones que se realicen a partir de ahora afectarén a ambas hojas. 3. Crear la tabla en la cual se van a introducir los datos de cada una de las empresas y aplicarle un formato similar al que se observa en las imagenes. 4. Establecer las formulas adecuadas que calculen los totales (funcion Autosuma) y el beneficio (una simple resta) 5. Seleccionar inicamente la primera hoja e introducir en la tabla los datos correspondientes a los ingresos y gastos de la primera empresa, 8. Realizar la misma operacién con los datos de la segunda empresa 7. Enla tercera hoja crear la tabla que representa el resumen de ingresos y gastos del Grupo de Empresas, tal y ‘como se muestra en la siguiente imagen. A 1 2 ___Grupo Asociado de Empresas De La Construccion 3 4 RESUMEN DE EMPRESAS 5 Ingresos_|Gastos__[Beneficio 6 Enero 16000,006| 12.000,006| 2,000,006 7 Febrero 19.200,008 7,500,006 8 Marzo 27,600,00 | 10,800,008 | 16,800,008 9 [Abril 26500,006 | ~14.600,006 | 20.900,006 10 23200,006 | | 24700006 a 51,000,008 | 22,200,008 | 28,800,008 h12 9.000.006 | 33.200,00 € 13 Agosta 66,600,006 37,600,006 |14 Septiembre 76.400,008 41, 400,00 € | 15 [Octubre 82.200,00 | 38,000,008 | 44,200,008 16 Noviembre 90,000,006 | 42,000,006 | —48.000,00 € Kg ‘Diciembre 97,200,006 | 45,600,006 61,700,006 18 | 19 ‘660,900,00 € 357.800,00 € 20 j21 2 |23 | «> OLX Elerciciol (PENOSA S.L) ) Ejerciciol (RESUMEN) { Ejercicio 2X Observer que /a estructura de la tabla es similar a la de las tablas anteriores. Para calcular los ingresos y gastos emplear la funcién que sume los ingresos y gastos de cada una de las empresas. La funcién correspondiente a los ingresos del mes de Enero seria la que muestra la siguiente imagen, funcion que podré copiarse hacia abajo y hacia la derecha. =SUMA(FINCOSA S,LPENOSA S LB)Ejercicio 2 Una familia tiene clara su situacién econémica y, desde que han decidido construir una casa, estén muy interesados en saber fo que tienen que ahorrar al mes sin que su economia quede sobrecargada innecesariamente. Para afrontar el problema, han decidido crear un cuadro de ingresos y gastos mensuales y anuales, de forma que obtienen el saldo mensual y anual de que disponen, Los datos necesarios son los siguientes: La familia esta compuesta por el padre, la madre y una hija La made tiene trabajo fj y recibe un sueldo de 1.060 euros al mes. El padre trabaja media jornada y recibe un sueldo de 481 euros al mes. Ademas se dedica a escribir en peridicos y revistas de forma temporal, con lo cual, desde el 1 de Enero al 1 de Junio recibe un sueldo de 385 euros al mes. El resto del ao recibe un sueldo de 2.890 euros a divdir entre los seis meses restantes. Entre lo que tiene que pagar la familia hay un alqullerfjo de mensual de 173 euros. El 1 de Abrily el 1 de Septiembre, vence el crédito bancario con lo que pagan 2.900 euros cada vez. La electrcidad se paga el 15 de Enero y después cada trimestre por valor de 270 euros el recibo. Los seguros vencen el 15 de Marzo y tienen que pagar 481 euros. El coche de la familia consume cerca de 96 euros al mes. Los gastos del colegio de la hija son de 240 euros anuales. Los gastos en comida son de 337 euros al mes. El padre y la madre utiizan unas 1.950 euros anuales para uso personal y la hija unos 982 euros, también anuales, Se prevé, como seguridad, 48 euros mensuales como gastos diversos. Crear las hojas de célculo que precisa la familia AYUDA Emplear una hoja de céloulo para cada mes y otra para generar los resultados del afto. Establecer como nombre de cada una de las hojas el correspondiente a cada mes y ala itima hoja nombrarla Totales. Todas estas hojas tendran la misma estructura (una columna de ingresos, otra de gastos, las suas de ambos y el ssaldo) y contendran las mismas entradas de datos (a pesar de que en agin mes concreto no haya valor para alguna de elas) Para crear la estructura de las hojas y darle el formato que se quiera a las tablas, crear un bloque tridimensional con todas las hojas. De igual forma, se utlizaran distintos bloques trdimensionales para introducir un dato que sea el mismo para varios meses o para calcular los valores correspondientes a los resultados finales del afo (itima hj). El aspecto de una de las hojas correspondiente a un mes (por comprender mejor una forma de organizer este trabajo) la mostramos en la imagen siguiente (e! resto de los meses tendran la misma estructura pero en diferentes hojas) aA B Cc a) an ha 3 1 5 6 50 |7 8 PADRE eus.00 € lo MADRE 1.06000 € 10 ALQULER 17390¢ 1 cREDTO 2] ELECTRA zrog0€ 3 SEGUROS 4 COCHE 96,00 € lis CoLesio 2on0€ | 16 COMIDA 37 00 € SONAL 242.87 € GASTOS DIVERSOS e00€ 1.906,00€ — 1,186,67 € He"C > ENERO { FEBRERO {MARZO { ABRIL {MAYO {INTO {3110 £460 |Ejercicio 3 Se dispone de cuatro archivos con los resultados contables de cada timestre del afio del ‘Restaurante el Chorizo’, Los datos que contienen dichos archivos son los que muestra la figura siguiente: Costes e ngresos del Restaurante EL CHORIZO en el er trinestre Costes Ventas ——_Beneficios carne s0000€ — sogon€ © s00,00€ Pescador «S00. 80000 «300,00 Verduras 1.20000 200000€ — soo.00€ Beticas «1.50000 —240000€ — s00,00€. 3.900,00€ — 6.100,00€ — 2.200,00€ Costes e ingresos del Restaurante EL. CHORIZO en of 2°trinestre Costes Ventas ——_Beneficios cane ssoooe 7oopne = 150.00€ Pescados 8000 soe = sme Vercuras 1.20000 — 200000€ + and.m€ Bebcas 18000 + 2e000€ 1.00.00 3.950.004 6.20000 — 2.250,00€ Costes e ingresos del Restaurarte EL CHORIZO en el trinestre Costes Ventas —_—_—Beneficios care ysooo€ —fgongn€ = 250.00€ Pescaios 0,0 + 12000€ — sDME Verduras 125090 230000€ 1050.00 Bebies 2.00000 400000€ 2000. 4900,00€ — 8.50000€ —3.700,00 € ‘Costes 2 ngresos del Restaurante EL CHORIZO en el 4° trinestre Costes _Ventas___—_—Benericios cane ss0000€ 20090 —1.100,00€ Poscadss 1 200,00€ 200000 s00.00€ Verdes BOONE + 1 20000€ 40000 Bebidas 1800,00€ 3.00000€ 1 20000 savoao€ — a.600,00e —3.500,00¢ Agrupar en un solo libro los datos, una hoja por trmestre Nombrar cada hoja como el rimestre correspondiente, En una hoja nueva generar ls resultados anuales de los costes, las ventas y os beneficios. Aplcarel mismo formato a todas las tablas. AYUDA Para generar los resultados anuales y para aplcar formato a las tablas ullizar bloques trdimensionales. Hay que tener mucho cuidado de que las tablas ocupen la misma posicién en todas las hojas para que el proceso de ‘calcado’ funcione como se desea.Ejercicio 4 Teoria Razonar si las siguientes afirmaciones son verdaderas 0 falsas: Al insertar una nueva hoja en un libro ésta siempre se sitla delante de la hoja activa Si se realiza una copia de una hoja el nombre de ésta es igual al de la copia. SSise quiere disponer de la misma informacién que contiene la celda A en la celda D8 y que el contenido de sta se modifique al modificar el de la celda A1 hay que vincular las dos cebdas. ‘Al mover 0 copiar una hoja a otro libro, ésta siempre se situa al final del mismo. No es posible copiar varias hojas al mismo tiempo. La direcci6n de un libro la constituye el nombre del mismo situado entre corchetes ([]) y la de una hoja el nombre de ésta entre signos de admiraci6n (|). Para visualizar el contenido de la celda A1 de la Hoja en la celda At de la HojaS el contenido de ésta citima ha de ser =Hoja3!A1 Una celda no puede contener a la vez direcciones de celdas de su mismo libro y de otro libro.7- Imprimir Introduccion Para poder imprimir un documento (libro, 0 parte de un libro), es fundamental tener configurada desde Windows una impresora. Antes de imprimir un documento de Excel, es necesario ajustar una serie de valores: tamario de papel, margenes, encabezados y pies de pagina, saltos de pagina, etc. Este ajuste permite personalizar la presentacion los datos a imprimir ajustarla a las necesidades y gustos del usuario. Configurar pagina ‘Antes de imprimir el documento es necesario configurar la pagina, es decir, establecer las dimensiones y aspecto que vaa tener la pagina impresa Quizés la pregunta inicial que nos hagamos sea: Pero si el contenido de una hoja de calculo puede ser tan grande... {Como imprimirlo si las hojas de la impresora son tan pequerias (20r ejemplo tamaio Din Ad)? Para ello hay que seleccionar fa opcion Configurar pégina del meni Archivo, apareciendo el cuadro de didlogo de la figura siguiente el cual inluye cuatro pestafias, cuyas opciones van a se descritas a continuacion, Pagina Las opciones de esta pestafia son las que aparecen en la figura inferior. A partir de ellas se puede establecer: ae 21x) EBSGST)| msroenes | eneabezedo yie depégina | Hoja | overeain — : Inprinic, [A] © votes AQ) © oncom Cwromamanw sels — = apne 6 autaras [5TH] “eanaforoma © ajustar ar [TS] péainas de ancho por [I 2] de ato Tamafia del papel: JA4 (210 x 297 mm) ~ Sn Pineiro: ERT 41, Orientacién del papel se activa la casila correspondiente a la orientacién requerida, vertical u horizontal. 2. Escalar permite ajustar el tamatio del texto impreso de dos formas 1. Ajustar al _% del tamatio normal: permite alustar el porcentaje de aumento o reduccién del texto (entre 10 y 400) 2, Ajustar a_péginas de ancho por_de alto: usta el texto (reduciendo o aumentando su tamafio) para que quepa en las paginas indicadas. Se establece uno de los valores que se quiere fjo y ! otto se establece por exceso, 3. Tamatio del papel: permite establecer el tamafo de papel utlizado de la lista desplegable en la que se encuentran los tamavios de papel utiizados por fa impresora seleccionada. 4, Calidad de impresion: establece la calidad del documento a imprimir.5, Primer nmero de pagina: establece la numeracién de la pagina. Por defecto se sitiia en automético, tomando la numeracién a partir de la pagina 1, si se precisa otra numeracion establecerla en el cuadro de texto, Margenes ‘A partir de las opciones de esta pestafia se pueden establecer los margenes a deracha ¢ izquierda del documento asi ‘como en la parte superior y en la inferior. También se pueden establecer los espacios destinados al encabezado y el pie de pagina. Por titimo se puede centrar el documento en la pagina horizontal y/o verticalmente activando 0 no las ‘opciones Horizontalmente y Verticalmente del cuatro de dialogo dela figura siguiente eae 21x Pagina [hidigenss}| encabezeda y ple de pégina | Hote | Sse: Encabezado: BH of 43 Imprimer. ste preiinar Qpciones. Derechos CCentrar ena pécina T Horizontaimente [7 Yerticalmente Aceptar_ | Cancelar Encabezado y pie de pagina Desde esta pestafia se establecen los encabezados y pies de pagina que se quieren mostrar en el documento impreso.Imi, Mite proline Encabezedo: - ningun) Seen Personalizar encabezado, Personalzar pie de pga... Pie de pégina [ringuno) i Acepter | _ Cancer Se puede optar por designar un encabezado o pie de pagina predefinido en ia lista desplegable correspondiente a cada uno de ellos o bien personalizar ambos a través de los botones Personalizar encabezado... y Personalizar pie de pagina... Esta iltima opcién abre el siguiente cuadro de didlogo: Seas aes aaa ae ert Para insertar un nimero de pagina, fecha, hora, ruta de archivo, nombre de archivo o nombre de etiquets, site ol cursor en el cusdro de edciny ela el baton aaropiado. Cancelar Para insertr la imagen, presione el botén Insertar imagen. Para der Formato a ls imagen, site el cursor en el cusdro de edicin y presione el botén Formato de imagen. 4) 8)8) Be) ola)5) o>) sxcin gard Sec cra seccin des: 7 Ti ; ly Li Ly La pantalla, como muestra la figura anterior, esta dividida en su parte inferior en tres apartados, especiicando en cada uno el contenido del encabezado que va a parecer: en la parte Izquietda del encabezado, en la parte central y en la parte derecha del mismo, sin mas que picar en cada una de las secciones con el ratén y cuando se active el cursor en ‘lla escribir el encabezado que se requiera, El contenido de! encabezado se introduce a través del teclado, cualquier cadena alfanumérica, o bien a través de los botones del cuadro de dialogo, pudiendo introducir a partir de ellos los siguientes datos: ce] fl, de la pagina y 1° de paginas; Ble}, fecha actual y la hora actual; al ly sembiedettro y el nombre de la hoja, respectivamente. La apariencia de! texto también se puede modificar seleccionando el mismo y haciendo clic sobre el botin Fuentes Al estableciendo a continuacién los valores requeridos en el cuadro de didlogo que se presenta,21x! [Normal = I nears INegrta Cursive =| Subrayado% fingure F Fuente normal Efectos “ita previa ; T Techado | F superindice AaBoCc¥yZz F Subindice | Esta es una fuente TrueType, Se usaré la msma Fuente tanto en la impresara como enla pantalla ceptor Cancelar Hoja Ena Uitima pestafia se puede configurar mas opciones de impresién como son: 1. Area de impresién: es posible indicar un rango de celdas a imprimir o bien seleccionarl directamente en pantalla através del botin _*IContraer cuadro de dialogo, situado al final del cuadro de texto, Recordar ue una vez seleccionado el rango para volver al cuadro de dilogo hay que hacer clic de nuevo sobre el mismo botén. 2. Imprimir ttulos: es posible stuar una sere de columns oflas como encabezado de todas las hojas que van a ser mpresas, Para ello hay que incicar en este punto fas fas yo columnas que vena aparece en la pate superior yo lzquierda en todas ls hos, ben indicando el rango correspondiente en el cuaro de texto selecionéndolo drectamente en ia hoj de cAculo, como ya se ha incicado para el caso anterior 3. Imprimir: establece distintas opciones de impresién pudiendo ser desactivadas o activadas las mismas sin rs que seleccionando el cvadr correspondiente. Estas opciones son Lineas de division: activada imprime las lineas de division existentes entre las files y columnas de una hoja de calcula. Bianco y negro: activada imprime el contenido de la hoja de céloulo solo en blanco y negro. Calidad de borrador: activada imprime la hoja con peor resoluoion pero de forma mas rapida, Titulos de filas y columnas: activada muestra los indicativos de filas y columnas. Comentarios: las dstintas opciones permiten no imprimir los comentarios asignados a las celdas, imprimiios al final de a hoja o como se muestran. 4, Orden de las paginas: establecen el orden de numeracién de las paginas cuando no encajan en una sola pagina.Pagina | Margenes | Encabezado y pie de pagina [ Apa de impresiny [ =] Iron thos — Repetir filss en extremo superior: Sy pear eelunnat ala euerde: a erm —— - T™ Lineas de divisién T™ Titulos de fllas y colimnas anc y nero comentsios: [famauney) > Calidad de borrador Orden de las paginas —— © Hacia abajo, luego hada la dereche © Heciala derecha, luego hacie abajo tarores de celda como: fmostrado >] Concer Inorinie.. Vista prelnar 2b En todas las pestafas del cuadro de didlogo Configurar pagina, aparecen tres botones a la parte superior derecha del mismo, e! boton Imprimir, con el cual se accede directamente al cuadro de didlogo de impresién, el bot6n Vista preliminar, a parir del cual se obtiene una vista de cémo va a imprimitse el documento, y el botén Opciones, que permite establecer distintas opciones propias de la impresora que se utiliza. ista preliminar Visualiza en pantalla el documento tal y como va a ser impreso. Se accede a la misma a través de la opcién Vista | preliminar del mend Archivo o dectamente desde el botén 2 de a barra de heramientas Esténdar. Al slecionar a copcién aparece la siguiente pantalla: toe reer sere] Semen Ser ‘it ros: pags de 2 wz snEn ella se visualiza el contenido del documento, pudiendo acceder desde la misma a las siguientes opciones: 1. Siguiente/Anterior: permite ir visualizando consecutivamente todas las paginas del documento, as siguientes @ la pagina actual o las anteriores. Zoom: permite establecer una vista del dibujo ampliada 0, como aparece en la figura, del total de la pagina, Imprimir: aecede al cuadro Impresion, Configurar: accede al cuadro Configurer pégina, ya explicad. Margenes: permite cambiar los mérgenes de forma dinémica en pantalla sin mas que situarse sobre los puntos ue los define y arrastrar el puntero del ratén, presionando el boton izquierdo del mismo, hasta la posicion indicada, 6. Saltos de pagina: aocede a la vista previa de salto de pagina, pudiendo establecer saltos de pagina en la hoja de calcul. 7. Cerrar: vuelve a establecer la hoja de célculo en la que trabafer. 8, Ayuda: muestra la ayuda correspondiente 2 Vista preliminar. Vista previa de salto de pagina Para poder modticar la paginacién automética de una hoja de célculo y establecer los saltos de pagina donde se precisen, se debe establecer la visualzacion ‘vista preva de salto de pagina, bien seleccionéndola en el ment Vero, como ya se ha indicado, através del botén Saltos de pagina dela Vist preiminer Este es el ultimo paso a realizar antes de imprimir un documento y hay que tener presente que para poder establecer saltos de pagina en el cuadro de dialogo Configurar pagina, debe establecerse la opcién Alustar al _ % del tamatio normal. Al acceder a esta nueva visualizacién, la representacin de la hoja de célculo es la que se observa en [a figura siguiente, en la cual las celdas en color blanco son las que se encuentran dentro del area de impresin, mientras el resto se visuaizan con fondo gris, estando los saltos de pagina y los bordes del area de impresion representados por una linea gruesa de color azul[Verdana came Nerdurae NVerduras ICeme Came Icee 2 |Came I geteos Nercurae IL Scteoe Iceme Verduras Icame Nerdurae lL scteae Werduras I Sct0os ICeme Werduras| Now caine Sut Came Nore ;|Lgcteas Sa Lsoteor Su Nersurae None Carne ‘Sur Verduras None Ltcteos Note Lécteos Sur Lsoteoe Note Verdurae Su Came Su Came Noite Carne Nowe LScteoe Sut Lécteos Nowe Lbcteos ow 5a18fBuchansn Nose Los saltos de pagina y bordes representados pueden ser modificados sin més que situar sobre ellos el puntero del raton y cuando éste tome forma de doble flecha pulsar el boton izquierdo del ratén y, sin soltaro, arrastrar el salto de pagina 0 borde seleccionado hasta la nueva posicién. Para establecer nuevos saltos de pagina los pasos a seguir son: 1, Situarse en la celda sobre la cual a su izquierda establecer los saltos de pagina necesarios, ‘Acceder a la opcién Salto de pagina del ment Insertar o bien a la opcién Insertar salto de pagina del mend Contextual que aparece al pulsar el botén derecho del ratén sobre una de las celdas. 3. Se establecerd un salto de pagina sobre la celda seleccionada y otro a su izquierda, si la misma se encuentra dentro del area de impresién, o un tinico salto de pagina sobre la misma si esta esta situada fuera del area grafic Para eliminar saltos de pagina insertados: 1, Situarse en una celda situada junto al salto de pagina: ala derecha del mismo, bajo el mismo, o en una celda situada bajo un salte de pagina y a la derecha del mismo para eliminar saltos de pagina horizontales, \erticales, o ambos a la vez, respectivamente. 2, Acceder a la opcién Quitar salto de pagina del mend Insertaro la misma opcién del ment contextual Elimindndose el sat de pagina correspondienteInsertar saltos de pagina También es posible insertarsaltos de pagina directamente en la hoa de trabajo colocéndose con el cursor en la celda por la izquierda de la cual y por encima de la cual se quiera insertar una linea discontinua que representara un salto de pagina la situacion inicial es. que a impresion seria bajo condiciones normales: _ e cole z r = 7 ; 3 FERRE a IRON AST BERTIER 1 rans ox 1 5 |SUELDO BASE 600,001 618,001 636,561 55841 e511 595561 16431 rorseil 60,081 meee Soe ER SR RA Mak Tee fumosmeueroe aun ait St ata sh | an frraccsoeesa” sian sh al Bal Sa ER) Hel 8G |SUELDO BASE (88.832 pra, VOSS pis 108.088 pm, ASBIpR. HTS ZOE, waTdo peat tes.ABe ps iitnestoe cae] see ame eae \Veamos como insertar un salto de pagina manual 1. Nos situamos en la celda estratégica para insertar el salto de pagina [tA i 6 2) 3 MARIA Git. [4] 5 |SUELDO BASE 6 |% IMPUESTOS 7_|EUROS IMPUESTOS 8_|TOTAL A COBRAR SUELDO BASE [11 |% IMPUESTOS 12 EUROS IMPUESTOS [13 TOTAL A COBRAR 3] [10] En este caso la celda C10: a co ENERO FEBRERO 600,00 € 618,0€ 3.50% 3.50% 21,006 579,00 € 99.692 pta. [02627 ta | 3.494 pta, 3.599 pta. 96.337 pta. 99.228 pta 4 Bd Cc o ENERO | FEBRERO MARZO | j | | 5 |SUELDO BASE soooe} — stapne 636,54 € “|2% IMPUESTOS 3,50%| 350% 3.50% “7_EUROS IMPUESTOS 2100€| 2igae 22B€ _6 TOTAL A COBRAR 579,00 € | 596 37 € 614,26 € 10 |SUELDO BASE 99.682 pta. 105.911 pta 11% IMPUESTOS | 12 |EUROS IMPUESTOS 3494 pta, | 3.699 pta 3.707 pta. "13 TOTAL A COBRAR 96.537 pta.| 99.228 pta. 102204 pra 1 Mend de Insertar - Salto de pagina. Nos inserta el salto por encima de y por la izquierda de.3. Desde menii de Ver- Vista previa de salto de pagina observamos como se imprimiran los contenidos: ~ a Ls 7c D. € F 6 1 a4 To BHERO_—|—FrBRERO—|—RAARZO aR MAYO. NT i 2 [3 |amaria Ga. 4 5 [sueipo wase sooose| sisne = aaa SSE TS AE | (ROS SRE 6 fe meuestos 3.50%| 350% 350% 3.50% 350% 3,50% 7 leuros mpuestos 21o0€ 213€ 22.08€ pase 2sphe wee 3 [ToTaL a coBRAR svapoe| saes7€ —slazse = sa29e =a BTE = 871,22 @ 110 [SUELO BASE Tosa Me 102827 a I TSS Re. TOES, Tasers, TTS TeoMe TTS “U1 INPLESTOS. TZ EUROS wPUESTOS' "3.494 pte. 3508 pte, yOTpa. 3813 pte, 3.903pta, dO ple, TS [TOTAL AcopRAR 96.337 eto | 99.226 ote, 102204 pte, 105.27tpte, 108.679 rta, 111852115 Para eliminar estos saltos de pagina, nos situaremos en la celda en la que fué insertado y desde Mend de insertar, ahora nos invita a Quitar salto de pagina. Imprimir Una vez establecidas todas las opciones de configuracion y establecidos los saltos de pagina la hoja de céiculo puede ser impresa, obteniendo los resultados precisos en cuanto a dise‘io y presentaci6n de los datos contenidos en la misma, Ya se ha comentado a lo largo del capitulo como acceder al cuadro de dislogo Imprimir, a través de las pantallas Vista preliminar y Configuracién de pagina. Otro modo de aoceder a la misma es seleccionando la opcién Imprimir del mend Archivo. De cualquier modo se accede al siguiente cuadro de didlogo cuyas opciones son xl lmpresora Nomi Bropledades taco: activa Tipo RICOH Aco 350/555 PCL 6 ccs Ubiesain: LPT Comentario Torin atchvo Antervalo de pages -coplas —— Todas || tyimerodecopias: fi a (GB rmnete | mprinie © Selecoén © Yodo elibro & Hojas activas Vista previa 1, Impresora: en esta parte del cuadro se puede espectfcar la imoresora que se va a ullzar, selecciondndola de la lista desplegable Nombre, y establecer las propiedades de la misma, accediendo a ellas a través del boton Propiedades, 2. Intervalo entre paginas: permite establecer las paginas que se van a imprimir, cuando la informacién impresa ro quepa en una dnica hoja, La opcién todas imprime todas las paginas que sean necesarias como para presentar todo el contenido. 3. Imprimir: permite estabiecer si se quiere imprimir una seleccién de celdas relizadas, las hojas del libro ‘seleccionadas 0 de todo el libro. Si solamente se quisieran imprimir ciertos contenidos, se seleccionarian esas celdas y se elegiria en este panel imprimir la seleccion. 4, Copias: permite establecer el nirmero de copias que se quieren del area impresa, y si estas van a salir por impresora,intrcaladas 0 no, Por ejemplo, algo que ocupa 3 paginas a la hora de serimpreso, de querer‘obtener 2 copias de todo eso, si la casilla intercalar se encuentra marcada (activada) aparecerlan por impresora, la pagina 1, la 2 y la 3 (de la primera copia) y después la 1, la 2 a 3 (de la segunda copia). Si se desmarca esta casa, aparecerian por impresora 2 copias de la pagina 1, 2 copias de la pégina 2 y 2 copies de la pagina 3. Esto, de cara a repart as impresiones entre un grupo de personas puede ser interesante de WWimero de copias: fF a He W ipeicalar) cara a de que forma se entregan, Vista previa: permite visualizer la presentacion de los datos tal y como van a ser impresos. Aceptar; imprime e! documento. Cancelar: anula la orden de impresién en curso, saliendo del cuadro de diélogoEJERCICIOS Ejercicio 1 En la figura siguiente aparece parte de un presupuesto de obra civil, sin ningin tipo de formato, PRESUPUESTO CBRA CML Nee itulo 1, Cemotcionge 01.01 _¥2 DEMCLICION DE TADIGUE Cernoliin ie tabiqueria,inelusn elspacichn se mediog de seguridad y picteceidn, recegida de rastes, lenpiers y te Tabique acove 1 348 70 2 440 270 Tabique escalate 1 278 270 goo 198,28 Crear un presupuesto similar con al menos cuatro capitulos, cada uno de los cuales contenga dos o tres partidas. Una vez creado aplicerle un formato adecuado, justfcando los textos largos, estableciendo el tamafio adecuado para cada columna, dando formato al contenido de las celdas, etc. Utlizar en la medida de lo posible la opcién Copiar formato. Finalmente establecer las opciones de configuracién (configuracién de la pgina y ajuste de los saltos de pagina) que sean precisas para que el documento se imprima correctamente AYUDA Realizar el ajuste a una pagina de ancho por un n® en exceso de paginas de alto. Establecer los valores para cada uno de los margenes. Establecer como encabezado la fecha actual y como pie de pagina el numero de la pagina actual asi como el nimmero de paginas del documento, Hacer que se repita al comienzo de cada pagina el contenido de la primera fla que muestra la figura, Seleocionar la opcién Ajustar al _%, del cuadro Configurar pagina, para poder establecer correctamente los saltos de pagina. Establecer los mismo de forma que ninguna partida quede cortada al final de una hoja. Visualizar la vista previa antes de imprimir el documento con el fin de comprobar que el formato final de todo el documento es correct Ejercicio 2 ‘Teoria. 2s posible comenzar la numeracion de las paginas de un documento por un nimero distinto de uno? <@Se pueden imprimir os indicadores de fas y columnas? Las lineas de divisién de la tabla se imprimen siempre? Se puede establecer un parrafo que ocupe précticamente el ancho de una pagina como encabezado o pie de una pagina? {Hay otra forma de que dicho pérrafo aparezca al comienzo de cada pagina? zy al final? ] crater Ala izquierda del mismo se encuentra la lista de los distintos tipos de gréficos y a la derecha la representacion ‘correspondiente alos distintos graficos existentes en cada uno de ellos. 1. De la lista Tipo de grafico, seleccionar el indicado (columns),2. De lalista Subtipo de grético, seleccionar el gréfico que se quiera representar (el primero), haciendo alc sobre el mismo. Si mantenemos puisado (sin soltar) el bot6n de 'Presionar para ver muestra visuelizaremos un gréfico que nos aproxima a la forma final que vamos a obtener, Es una pre- Moestra = t eer] Is | PF se £ rs & & ‘Columna agrupada, Compara valores enitre categorias. . cslonar para, ver musta, visuaizactn SPREE EES Dd ra visualizer el segundo cuadro de cilogo Se 3x ERD LosnaRo savTaNGER” GURGD® ” ELBAD Rango de datos: Setiesen: 7 Ellas © Columpas En este panel se establecen fundamentalmente dos aspectos: El Rango de datos a representar (que de haber sido seleccionado aparecera ya en el panel de Rango de datos y Series en. De no haber seleccionado el rango de datos antes de entrar al asistente, también se podria introducir en el panel de "Rango de datos:' y en ese caso se estableceria el rango que contiene los datos a representar, escribiéndolo directamente en la casilla de texto Rango de datos o seleccionando el mismo en la hoja de célculo, a través del boton Contraer didlogo (flechita roja de la derecha) situado a la derecha del cuadro de texto. Una vez establecido el rango se vveré una representacion de los datos del mismo, en la parte superior del cuadro, ‘Se debera establecer también en este punto, si como series seran tomadas las fas de datos o las colunas mediante los botones de seleccion correspondientes a la seccidn ‘Series en En la figura, la representacin del gréfico corresponde a series establecidas a partir de columnas, si se seleccionase la opcion Filas, en la horizontal estarian representados los meses y a cada poblacién le corresponderla una columnaVeamos: | | | we TE es | ese | oH eho seens ata Rango de datos: Sevesen: El © Coinnas Una vez establecida la opcién adecuada, hacer clic sobre el botén Siguiente, mostrandose el tercer cuadro de diélogo i 23l| [FRET] ele | unease dvién | Leyenda | Rétuls de datos | Tabla de datos | Eje de categorias (x): 200 i | ; areas ede vbr (0: ;* j[econvee] || l isomer" | | . | oO | @ Concslr | | Coram] Eligiendo ‘En una hoja nueva’ o bien ‘Como objeto en’ decidimos establecer la ubicacién del grafico obtenido, bien en una hoja nueva (hoja especial para graficos en la cual aparecera el gréfico a hoja completa) o bien en una hoja yaexistente quedando en ella como un objeto insertado, flotante, con puntos de seleccién para desplazaria y cambiar su tamatio, Por titimo, hacer clic sobre el botbn Finalizar para insertar el gréfico en la ubicacién indicada, presentando, en el caso del ejemplo (se ha elegido ‘Como objeto en’), el siguiente aspecto a a D. E E & i 7 ‘VENTAS POR DELEGACIONES (1° TRIMESTRE) ENERO FEBRERO. OCRONO Tor 12 ‘SANTANDER 150 178 BURGOS. a 40 IBILGAO 200 400 SLOGRONG SANTANDER BURGOS |ABLEAO Neoware => SiR x © Aparece al quedar seleccionado el grafico una barra de herramientas de grafico desde la cual podremos modificarlo en multitud de aspectos. Tamafo y posicion de los graficos Es posible modificar el tamatio y posicin de un grafico insertado en una hoja de calculo, Modificar el tamafio 1. Seleccionar el gréfico que se quiere desplazar situando el puntero sobre una zona vacia del mismo y pulsando el bot6n izquierdo del raton. Aparecen ocho marcadores de selecoi6n rodeando el grafico, cuatro en las esquinas y otros cuatro en el centro de los lados. 2. Situar el puntero del raton sobre uno de los marcadores y cuando éste tome forma de doble flecha neger, pulsar el boton izquierdo del raton y, sin soltarlo, arrastrar el mismo hasta conseguir el tamafio adecuado. 3, Finalmente soltar el botbn del ratén, Modificar la posicién 1. Situar el puntero del raton sobre una zona vacia del gréfco y pulsar el botén izquierdo, 2, Sin soltar el botén del raton, arrastrar el grafico hasta la nueva posicon. 3. Soltar el bot6n del raton cuando el grafico esté situado en la nueva posicion, Cambiar la ubicacién de un grafico Es posible convert un grafico insertado en una hoja de célculo en uno insertado en una hoja especial para graficos y viceversa. Los pasos a seguir son: 1. Seleccionar el grafico, si éste esté insertado, o la hoja de gréfico correspondiente. 2. Seleccionar la opcién Ubicacién del meni Gréfico, Aparecera el siguiente cuadro de dialogo:Rise Colocar réfica: ——— © Enunahojanueva: [dicot SSS EXL: © cxocheo er: 5eiianaiasannaamaniaa =] cancser | _ | (inata] 3. Establecer la nueva ubicacion y hacer cic sobre el bot6n Acepta. Cambiar el tipo de grafico Para cambiar el ipo 0 subtipo de un gréfco ya insertad: 4, Seleccionar el grfico, o la hoja del grtico, 2. Seleccionar la opcién Tipo de grafico del mend Grafico. Aparecerd el siguiente cuadro: bre Tipos esténdar | Tipos personalzados | Tipo de arsfco: Subtipo de gréico Es ‘Cal eee cae nan El nil [saul | 17 Formato predeterminado TB] exstoce cone predsterinado oe 3. Seleccionar el nuevo tipo y subtipo de las listas correspondiente, 4, Hacer clic en el bot6n Acepter. Modificar series de un grafico Para modificar las series de un gréfico los pasos a seguir son: 1. Seleccionar el grfico, ola hoja de grafico correspondiente. 2. Seleccionar a opcién Datos de origen del mend Grafico. Aparece el siguiente cuadro de didlogo:Ux! | a0 | co L farOGROAE Bango de datos: At Seriesen: @ las © Colunnas Aceptar | Canceler 3. En el cuadro aparecen dos pestatias, en la correspondiente a Rango de datos seleccionar la opcién Filas 0 Columnas, segin se precise. 4, Hacer clic en el bot6n Aceptar. Eliminar o agregar series al grafico Desde el cuadto de dislogo anterior también se pueden agregar o eliminar series al grafico. Los pasos a seguir son’ 1, Acceder a la ficha Series, del cuadro de didlogo anterior ‘Datos de orgen', haciendo cle sobre su pestafa, La apariencia del cvadro de didlogo sera la que muestra a figura siguiente3 ers ee Rangode datos [Série] SORTS mall | | een reenene — wanao Nombre: [=rojot gabe % Waores or a | Outer Rétulos dl eje de categoras (9) [Proaivessioss 7h fee] coer | Los pasos a dar a continuacién serén diferentes en funcion de la operacién a realizar: Eliminar series: el botbn Quitar. ‘Agregar series: Hacer clic sobre el boton Agregar y a continuacién en los cuadros de texto Nombre y Valores introducir los rangos correspondientes al titulo y los datos de la nueva serie respectivamente. Seleccionar de la lista ‘Serie’ aquella que se quiere eliminar y a continuacién hacer clic sobre Una vez establecidas las series a representar hacer cc sobre el botbn Aceptar para establecer los cambios Agregar datos a un grafico Es posible agregar datos a un gréfico ya creado, bien copiando los datos y pegéndolos en el grafico o utiizando el raton. Copiar y pegar Seleccionar el rango de datos a atfadi, incluyendo el titulo. Seleccionar la opcién Copiar del ment Edicion. Seleccionar el grafico. Seleccionar la opcion Pegar del men& Edicion. De esta forma los datos copiados se representarén en el grafic. Utilizando el raton 1 Seleccionar el gréfico. Al hacerlo comprobaré que los datos reoresentados en el grafico aparecen rodeados de un borde de color azul en cuyas esquinas aparecen unos pequefios marcadores.Nirabajadores Poblacién [LOsRORO ICALAHORRA Comercio Industia Servicios INQJERA IFUENMAYOR |ALFARO |LAROERO JAGONCILLO lBaf1OSR TOBA |ALBELDA IscOMINGO ICENCERO INavARFETE JauTOL |PRADEVON Que. [93 lecalidades més 2 1459 130 84 694 735 528 1 174 2. Situar el puntero del ratin sobre uno de los marcadores, tomando éste forma de cruz negra. 3. Pulsar el botén izquierdo del ratén y arastrar el marcador hasta incluir el rango que se quiere representar en el grafico Se trata de re-selecclonar e! nuevo 0 nuevos rangos miiiples, pero siempre obedeciendo @ la estructura "de ctuceta’ que todo rengo de datos tiene que tener para ser representado en forma de grafico. 4, Soltar el botén del ratén cuando se halla arrastrado el marcador hasta la posicién indicada Personalizar un grafico Una vez creado un gréfico se puede mejorar su presentacién y aumentar la informacién que contiene. Los pasos a seguit son: 41, Seleccionar el grafico 2. Seleccionar la opcién Opciones de gréfico del mend Gréfico. Aparecerd el siguiente cuadro de didlogo[TRIE] ele | reas de dvisin | Leyenda | tues de dats | Taba de dtcs | Thule del grafico: oo | a0 Eje de categorias (X): | 200 lo areas Eje de valores (¥) | ls canrance | | ‘ENERO FEBRERO” MARZO copter] _Cancolar Este cuadro de didlogo es similar al que aparecia en el Asistente para gréficos (paso 3 del mismo ‘Opciones de grétfico), por o que se pueden establecer las mismas opciones que se van a detallar mientras se esta oreando el grafico, sin mas que establecer las opciones precisas en este cuadro. En la parte superior del mismo aparecen seis pestafias, cada una de las cuales contiene un grupo de opciones. En los siguientes puntos se detallan las opciones de cada una de las fichas de este cuadro de dislogo. 3. Establecer las opciones precisas y hacer clic sobre el boton Aceptar para establecer las mismas en el grafico. Titulos Desde a ficha que muestra a figura anterior, se pueden establecer los siguientes titulo: Titulo del grafico: establece el titulo que se mostraré en la parte superior del grfico. Este texto aparecera centrado con respecto al grafico. Ele de categorias (X):establece el titulo que se mostraré alo largo de ee X (horizontal). Ele de valores (Y): establece el titulo que se mostraréa lo argo del eje Y (vertical) Segundo eje de categorias (X):establece el itulo que se mostraré alo largo del segundo eje X, si este exist. Segundo eje de valores (¥): estabiece el titulo que se mostraré a lo argo del segundo ejeY, sieste existe NERO” FESRERO MARZO : 2x) Tues | cje | Urea decvin | Leyenda | Rétios de doe | Tabla ce dace | Titulo del grafic [ventas |VENTAS POR DELEGACIONES | ‘VENTAS POR DELEGACIONES: fe de cota | op reese e100 1 § fatoaRorIo Be de yates Camo LES De EUROS eal leewscos , if losusn0 [in | oll Seq.Informacién genérica para manipular gréficos: Al aceplar una modifcacion de Opciones de Grtioo como por ielemplo los ttulos, lo que puede oourrir y de hecho en ocasiones sucede, es que los tltulos aparecen inicialmente con una fuente de letra tal, que empequefiecen el resto de los elementos del gréfico quedando con un aspecto extratio ‘desproporcionado. Por este motivo es preciso retocar los tamafos y/o formatos de algunos elementos del grafico 'Asi_puede quedar (como se aprecia, los titulos de eje X de categorias aparecen como puntitos "raquiticos'): VENTAS POR DELEGACIONES 2 g z a po 7 5 io tH | rc GLOGRONO eo q 1m SANTANDER| = BURGOS: BILBAO TRIESTE como solucionario? Por ejemplo, reduciendo el tamario de la fuente de los valores de la escala del eje X. Al reducito, todo el grafico se! lproporcionara de nuevo. Para ello, una forma practica de hacerlo es utlizando el menti de contexto de ESE elemento) (el mend de contexto es el mend: que aparece cuando hacemos clic con el botdn derecho del ratdn en un elemento de la pantalla es vital hacer clic en el_—sito. preciso con el_boton derecho.) - Seleccionamos los titulos del eje X que parecen los responsables del desajuste en nuestro grafico (eje de categorias) haciendo clic en ellos: 300 x m0 cine, 3 3 je de cetegoras [TRE lamamos a su meni de contexto mediante el bot6n derecho del raton AH o> Fd 4 ih dH, 0 Ta? reat de as Borear | a | Elegimos Formato de los ejes (porque deseamos cambiar la forma de algo relatvo al ej (su tamafio de fuente) mere z 23) Trmes [enantio | Anat oe wen Tense = —_ — a ip @Sinsun, z A "Ap Agency FB ee) ae] Algerian Negrte 10 =} INegits cursive pe | La reducimos (en este caso _a_tamafo a y al aveptar el panel la gréfica queda aiVENTAS POR DELEGACIONES BLOGRONO 100 SANTANDER oO ch il nBURGOS ENERO FEBRERO warzo [DBILBAO TRIMESTRE MILES DE EUROS ‘Sia partir de aqui, siquiéramas teniendo un formato desajustado en algtin elemento del grafico, repetiriamos el proceso, Imoditicando alguna propiedad de ese elemento. Por lo tanto: Para alterar cualquier valor para cualquier otro elemento del grafico, proceder de la misma manera, lLiamar al mend de contexto de ESE elemento y proceder con é| segun necesitemos: Tamafio, Calor, Posicion, Valores... Ejes El aspecto del cuadro de didlogo al seleccionar la pestafa Ejes es el que muestra la figura siguiente CES Saal Tiulos "Bie || Lineas de division | Leyenda | Rétulos de datos | Table de datos | sie prepa = —_ W cjedecategoris() | YENTAS POR DELEGACIONES © 6 putometico | 0) © categoria i ] © Ecala de tempo ; |e — LIZ Ele de valores (¥) | Hed la caxranoe he"7 lssusac Zo ‘QI [re] coer Desde esta fcha se pueden ocular o visualizar los ejes del grafico, desactivando o activando las correspondientes casas de vericacén, Lineas de division El cuadro de didlogo muestra la ficha que aparece en la figura siguiente:EJERCICIOS Ejercicio 1 Crear una tabla como la que muestra la siguiente imagen en la cual se representan los riveles de audiencia de los principales canales de television Nivetes de Audiencis de los prin ales de Televisién Franja horatia: 22 a 24 horas TE! THE? ANTENAT TELES. TANAL = ETB ETE? TOTAL AYUDA Para caloular los totales emplear la funcién Autosuma. Emplear las opciones de formato adecuadas para que el aspecto de la tabla sea similar al de la figura. Una vez creada la tabla responder a las siguientes cuestiones: En que dia de la semana se ve mas la television? EI Lunes, que canal de television fue mas visto? {Que canal de televisién fue menos visto el Domingo? Cual es el canal mas visto durante la semana? CCon los datos de la tabla crear los tres gréficos que se muestran en las siguientes imagenes. GrSfica 1. Totales de audiencia por canales “Total de Audiencia on miles de espectadores 14.000 12.000 10.000 8.000 6.000 4000 2.9000 AYUDA Este es un grafico de columnas creado con los datos de la primera y Ultima columna de la tabla.Guitioo 2, Totates de audiencia por dias de Ia semana Audiencia por dias de la semana 12% 15% [Blunes miieres GMiercoles Guueves Vines GSébado mDonIngs AYUDA Este grafico circular ha sido creado con los dates de la primera y titima fila de la tabla, Guitioo 3. Audiencia por dias dela semana y canales ‘Audiencia de canales por dias de Ia semana 2500 7 — 000 2500 2000 {i 1500 1.000 { 1 | | | otf Lotte! Lunes" Mates" Ntooles” dueves "Vines Sbado Domingo AYUDA El gréfico de columnas que muestra la imagen se ha creada a partir de los indices de audiencia de las distintas cadenas durante los siete dias de la semana,Ejercicio 2 A partir de los datos de la tabla creada en el ejecicio 1 de laleccién 8, crear os siguientes gréficos ‘+ Distintos gréfico circulares que muestren la distribucisn de trabajadores por sectores, ‘+ Distintos grtico cireuiares que muestren ia cistribucion de empresas por sectores. Grafica de barras que mueste la cistribucion de trabajadores por localidades. Grafico de baras que muestre el nimero de trabajadores por empresa. Una vez generados los distintos gréfioos a través del asistente, modificar los mismos para obtener una presentacién adecuada, mostrando el grafico toda la informacion necesaria para su comprension (titulo, textos adicionales, etc). AYUDA Emplear el asistente para gréficos para generar los diferentes gréficos y una vez creados, utlizar las opciones del ments contextual para modificar cada uno de los elementos del grafico que no tengan el aspecto final adecuado. Seleccionar en cada caso los datos que van a ser representados en el gréfico, Para la distibucién de trabajadores y empresas por sectores se representarén los valores totales por sectores y para la distibucién por localidades los totales por poblaciones. Para generar el dtimo grafico sera necesario crear una tabla que contenga la relacion n® de trabajadores/empresa, Ejercicio 3 Con los datos de la primera tabla dinémica creada en la leccién anterior (leccion 1), generar un grafico que muestre el nimero total de cada uno de los articulos que se han vendido. Una vez creado el mismo, afiadir al grafico tres series correspondientes al nlmero de articulos vendidos por cada uno de los vendedores. Modifcar el gréfico, hasta obtener una apariencia adecueda, e introducir en él un pequefio informe. AYUDA Crear el gréfico con los datos de la columna Productos y los de la columna Totales. Una vez creado el grafico, aftadir Una a una las tres series que contienen los datos correspondientes a cada vendedor, estableciendo como titulo el nombre de cada uno de ellos y como contenido el resto de la column. Para introducir el informe basta con insertar un texto independiente en el grafico. Ejercicio 4 Con los datos de las tablas creadas en el ejericio 5 de la leccion 5 (balance anual), crear un grafico similar al que presenta la figura siguiente pero expresado en euros que es como estén los datos en aguel archivo elon baer | Aefonéil Tel 0 000 200 200 200 Taub Fei 12000 76000 200 7.000 sat Er 500 16.000AYUDA Crear un gréfico con los datos de una de las tablas, representando cada columna los gastos correspondientes a alimentacion, hogar, automdvil y el gasto total, siendo el nombre de la serie el mismo que el de la tabla, Gastos de Enero. En el grafico se situara la tabla que contione los datos que se estén representando. Una vez creado el grafico aftadir cinco nuevas series, para que queden representados en el gréfico los gastos del primer semestre, Para afiadir cada una de las series basta con seleccionar exclusivamente la columna que contiene los datos y como titulo de la serie el mismo que el de la tabla. Los datos de las series que se van afiadiendo irén formando parte de la tabla que presenta el grtico. Para terminar, establecer las modificaciones de diserio necesarias. Ejercicio 5 Las ventas en el primer trimestre de los 2 Uitimos afios de los 4 vendedores que tiene nuestra empresa han sido las, siguientes: AN 2.000: ENERO FEBRERO MARZO WAN. 120 10 125 MARIA 78 95 110 ALBERTO 100 100 105 BEGONA 150) 130 180 AN 2.001: ENERO FEBRERO MARZO JUAN 730 150 140 MARIA 720 120 135 ‘ALBERTO 95 700 105 BEGONA 200 220 245 Introducir cada tabla de resultados en una hoje dstinta del libro nuevo de Excel. De necesitarresiimenes, hacerlo en otra hoja SE PIDE: + Hacer una gréfica que presente la suma de ventas para cada uno entre os 2 titimos affos en columnas, enfatizando las del que crees que lleva mejor trayectoria en lineas suavizedas rojas y con rotulos datos, + Hacer una diagrama de seotores que represente la suma de los tres meses de todo el equipo en los dos Utimos afios, enfatizando el mejor mes. ‘+ Hacer un grafico de sectores que presente las ventas medias para cada uno de los vendedores en los dos titimos afos + Hacer una gréfica de lineas que represente las ventas medias en los dos titimos afios en enero y marzo solo de las mujeres para compararas. Ejercicio 6 Con los datos presentados en la siguiente hoja,A Baa c =) 1 N° DE TRABAJADORES POR SECTORES Y POBLACION 2 3 4 5 Comercio Industria Total 6 LOGRONO 1938 7.945 12717 7 CALAHORRA 228 1.056 1.984 8 ARNEDO 72 1.459 1.846 3 HARO 120 854 1.113 10. NAJERA 5 694 81 11 FUENMAYOR 4a5 736 4.191 12 ALFARO uM 528 634 13 LARDERO 4 486 3.190 Confeccionar las siguientes gréficas: Una de sectores que represente con rétulos datos de porcentaes, las ventas medias por sectores para todas esas poblaciones de La Rioja (sin os totals). AYUDA En ocasiones hay que crear a partir de los datos dados, los necesarios para representar en la grafica, en este caso las medias (funcién promedio). También se deberan en este caso, especificar rangos miitiples para crear a grafica Una de columnas, que represente los datos (comerci, industria, servicios y total) solamente para Calahorra, Haro y Fuenmayor. AYUDA El rango de datos que se va a representar, cuando no esta dispuesto en celdas contiguas, se puede especificar mediante las técnicas de seleccion de rangos miitples, El problema es elegir adecuadamente con sus rotulos o titulos pertinentes esos rangos discontinuos de datos. Ver figura siguiente: ] 5] o E_ 13 |4 5| Comercio Industria [6 Locrolio — 134 7945 LZ JeataHorra 228 4.056 |e ARNEDO 2 1.489 LQ |HARO 120 854 10 NAJERA 51 694 ct 445 736 12 ALFARO 34 528 13 LARDERO 4 488 14 16 PROMEDIOS 361, 720 8059- Gestion de datos Bases de datos en Excel Pese a que Excel es un programa de los denominados Hoja de Célula, dispone de cietas herramientas para manejar grandes bloques de datos (bases de datos) como si de un programa Gestor de Base de datos se tratera. Una base de datos es un conjunto de informacién homogénea (con estructura idéntica) dispuesta en forma de tabla, como la que se observa én la figura siguiente’ A i 2 ee Ato 2 Mes Ventas __Vendedor Regién 3 \Verduras 1982 May 63229 Davolio Norte 4 |Ceme 1982 Ju 5681 Buchanan Sur 5 |Lacteos 1993 Mar 7029 Davolio Norte \Verduras 1993 Mar 5477 Davolio. ——_Novte 7 |\Verduras 1962 Mar 3623 Davolio © Sur 8 _|Verduras 1983 Ene 8462 Davao Norte 3 |Verduras 1993 Nov 8193 Buchanan Norte |Verduras 1963 Mar 9528 Davoio Sur i 1983 Nov 3161 Davao Norte 12 |Verduras 1992 May 4852 Davao. Sur 13 [Came 1992 May 6112 Buchanan Norte 14 Esta tabla corresponde @ una base de datos de ventas de una empresa, En cada columna de la tabla se establece un dato referente a la venta realizada, por lo que cada una de las flas contiene todos los datos correspondientes a cada tna de las ventas realizadas ‘A cada uno de los datos de una determinada venta, a cada columna, se le denomina Campo y a cada una de las filas Registro. Por tanto una base de datos esté compuesta por registros, que a su vez estén estructurados en campos. La Informacion de cada campo queda identificada por su nombre (el nombre del campo), que es el rotulo o letrero que ‘aparece generalmente en la primera fila de la gran tabla, En este caso, producto, afio, mes, ventas, vendedor y region, son los nombres de los campos. Una base de datos puede contener los campos y registos que precise, teniendo en cuenta qué los mismos deben situarse en celdas adyacentes, esto es, no puede existr ninguna fla ni columna completamente vacla dentro de la base de datos, aunque si es posible que en algin registro aigtin camo se encuentre vacio Excel reconoce las listas de datos que contienen la estructura que se ha indicado (siempre rangos rectangulares) y permite traterlas como bases de datos, por o cual para crear una base de datos basta con establecer el orden y organizacién correctas de los datos que se van a gestionar. En Excel, existe para toda la operativa propia de bases de datos, el meni desplegable de Datos, desde donde realizaremos todas las posibles operaciones que Excel contempla para manejo de grandes bloques de informacion,Veotana 2 ondenar. Fitro » | Formaro. Subtotsles. Yalidacién lit Texto en colutmnas, Console, Agquper y esqueme > (informe de tabasy ois dings. Gbtener datos externas > Ordenar una base de datos Los registros de una base de datos se sitvan tal y como han sido introducidos, si bien es posible modificar su posicién y ordenarios respecto a alguno de sus campos. Por efemplo buscar una informacion en una tabla ordenada es mucho mas sencila que sino lo esta La ordenacién de las fas de una base de datos se realiza en base a los datos contenidos en una de sus columnas y que ya hemos comentado que estaré identiicada por un nombre que aparece en la primera fila de la tabla, que no Contiene datos sino fos nombres de los campos. Es posible establecer oritrios de ordenacién por mas de un campo, coneretamente en Excel por hasta tres campos, pudiendo por lo tanto, realizar ordenaciones, primero por un campo, en caso de igualdad de datos para ese primer campo, en segundo lugar por otro campo, e incluso en tercerluger de ordenacién, por oto Para ordenar una base de datos hay que seguir los pasos siguientes: 1. Seleccionar todos los registros de la base de datos, sin incur a fila de titulos (si se incluye, Excel nicialmente la va a considerar como fla de ttulos y no como datos). Es interesante saber que solamente con posicionamos con el cursor en cualquier celda dentro del area rectangular del rango de la base de datos, al realizar la accién, «en este caso de ordenar, Excel selecciona el rango total de a base de datos, evitando en grandes bloques de datos tener que seleccionar su rango por parte del usuario. Seleccionar la opcién Ordenar del mend Datos. E! cuadro de dislogo que aparece es el siguiente: aes Ordenar por — (RR -] | Ascendente © Descendente a [TF concerto © Descendente luego por —___ [a] Ascent © Descendente La lsta tene fla de encabezamiento — es Cho Opciones. [acestar | _ Cercelar 3, Desplegar a Ista Ordenar por y seleccionar el campo por el cual se va a realizar la ordenacion. Los datos de la lista los toma de la fila superior del rango seleccionado. 4, Seleccionar uno de los botones de opcisn que definen el modo de ordenacién, a la derecha de la listaAscendente: la ordenacion se realiza de forma ascendente, de la A ala Z (textos) 0 del 0 al 9 (némeros) co Descendente: a ordenacién se realiza de forma descendente, de la Z a la A (textos) 0 de! 9 al 0 (nimeros) 5. Sise precisan més orterios de ordenacién establecerios de la misma forma en las casllas siguientes (Luego por... Luego por.) 6. Observar como inicialmente la casila de opcién inferior de "La lista tiene fila de encabezamiento' esté en Si, lo ‘oual quiere deci, que la informacion de la primera fila sera considerada como titulos, no participando el el "baile" de datos para la ordenaci6n, Ver también que en el rango de datos de la hoja que esta seleccionado se cexcluye esa primera fila (no esta seleccionada, no esta sombreada). 7. Hacer clic sobre el botin Aceptar para proceder a la ordenacién de los datos o el botén Cancelar para anular la orden Opciones de ordenacion Es posible establecer ciertas opciones de ordenacién seleccionando el botén Opciones del cuadro de didlogo anterior. Se accede a un nuevo cuadro de dislogo como el que muestra la figura a 2hxd Brier cterio de ordenacén: ed Bcepter TT Distinguir mayuisculas de mindsculas icelar Orientaciin © Odense de arriba hacia abajo © Ordenar de igquierda a dereche Las opciones del cuadro son: + Primer ertero de ordenacién: permite establecercrteros especiales para ordenar dias o meses. + Distinguir maylisculas y mindsculas: si esté activada esta casilla los datos coincidentes se ordenan situzndose primero las mayisculas y luego las minisculas. + Orientacién: permite defini el tivo de orientacién, activando una de las dos opciones. co Ordenar de arriba abgjo: para ordenar las flas del rango seleccionado. © Ordenar de izquierda a derecha: para ordenar las columnas del rango seleccionado. Ordenaci6n rapida ‘Cuando se realiza una ordenacién por un Unico criterio se pueden utilizar los botones de ordenaci6n rapida situados en la barra de herramientas Esténdar 2+ 24 Basta con situar el cursor sobre cualquier celda de la columna correspondiente al campo por el que se quiere ordenar y hacer clic sobre uno de los botones, para ordenar de forma ascendente o para hacerlo de forma descendente. Formularios Un formulario no es mas que un cuadro de didlogo desde el que se puede gestionar una base de datos. Para visualizar los datos de una base de datos de Excel a través de un formulario, y moverse a través de ellos, buscar, modificar, eo., mas comodamente: 1, Seleccionar la base de datos, incluyendo los titulos de los campos, 0 bien, posicionarse en cualquier celda dentro del area que ocupa la base de datos. 2. Seleccionar la opcién Formularios del meni Datos. El cuadro de didlogo que aparece es el siguiente:Ce ae 4] ate [ise on — venas: EE i Vendedor: [Davelo Buscar anterior Regn: [Norte Buscar gguente titerigs os elementos del cuadro de didlogo son: + Campos de la base de datos: aparecen en la parte izquierda del cuadro, Cada campo tiene asociado su correspondiente cuadro de texto en el que se visualize el contenido del mismo, para el registro actual * Barra de desplazamiento: aparece en el centro del cuadro de didlogo y permite desplazarse por los registros de la base de datos. + Nimero de registro: en la parte superior derecha del cuadro aparece el nimero de registro actualy el niimero total de registros, + Botones de comando: aparecen en la parte derecha del cuadro y permiten llevar a cabo ciertas operaciones, que van a ser detalladas a continvacion. El botén Cerrar permite abandonar el cuadiro de dialogo. Desplazamiento entre registros Como ya se ha indicado el desplazamiento entre los registro, dentro del formulario, se puede realizar ATTRAVES DE LA BARRA DE DESPLAZAMIENTOS: + Picando sobre as flechas de la misma: se avanza o retrocede entre los registros de uno en uno. + Picando sobre el cuadro de desplazamiento y, sin soltar el boton, arrastrario: se avanza hasta el registro indioado, « Picando en la bara bajo el cuadro de desplazamiento o sobre él: se avanza o retrocede de 10 en 10 registro. ATRAVES DEL TECLADO: Con las teolas W y 4: se pasa al mismo campo del registro siguiente o del anterior. Con las teclas Intro y Mayiisctintro: se pasa al primer campo del registro siguiente o anterior, respectivament. AvPag y RePag: para avanzar y retroceder 10 registros. Ctrl#RePag y Ctrl:AvPag: para ir al primer y dtimo registro respectivamente Modificar registros Para modificar un registro basta con situar el cursor en el cuadro de texto correspondiente al campo que se va @ modifcar y realizar en él las modificaciones precisas. Cuando se ha modificado un registro el botin Restaurar se activa, haciendo posible la anulacion de los cambios establecids si se pulsa el mismo. Afiadir registrosPara afadir un nuevo registro a la base de datos, hay que seleccionar el botin Nuevo, apareciendo a la parte superior derecha del cuadro el mensaje Nuevo registo, Lo mismo oourre si se desplaza el cuadro de desplazamiento hasta el final de la barra 0 pulsando las teclas CtrltAvPq Aparecen todos los campos en blanco pudiendo establecer en los mismos los valores correspondientes al nuevo registro, situando el cursor en el cuadro de texto correspondiente, Una vez introducidos pulsar la tecla Intro para que el registro quede afadido a la base de datos. Eliminar registros Para eliminar un registro basta con situarse en él y seleccionar el botén Eliminar. Apareceré un mensaje solicitando la conformidad y pulsando e! boton Aceptar del mismo se procede a la eliminacion del dato. Buscar registros Se trata de un desplazamiento a un registro concreto mediante la busqueda de datos contenidos él. Los pasos a seguir son: 1, Alseleccionar el boton Criteros, el formulario de datos se convierte en un Formulario de Criterios. Este formulario tiene la misma disposicién que el anterior pero con distintos botones y sin la barra de desplazamientos, como muestra la figura siguiente: aa = ee ee fo ecm Buscar siguiente Eormulario 2. Enos cuadros de texto correspondientes a cada campo, se introducen los Criterios que ha de cumplir el registro que se esta buscando. El botén Borrar deja el formulario de criterios en blanco y el botén Restaurar devuelve los valores que habia en el mismo cuando se accedié a él 3. Una vez establecidos los oriterios se selecciona uno de los siguientes botones: -Buscar anterior y Buscar siguiente: vuelve al formulario de datos y se sittia en el primer registro que cumpla los oriterios, anterior o posterior respectivamente al actual. SI no se encuentra ningin registro que cumpla los criterias, Excel emite un sonido y vuelve al formulario de datos, peto sin cambiar de registro -Formulatio: wuelve al formulario de datos. Cerrar: vuelve a la hoja de calcul. 4, Sise encuentra alain registro que cumpla los citerios, se pueden utilizar los botones Buscer anterior y Buscar siguiente para buscar el resto de registros que cumpen dichos criteios. Nola: A un eriterio le podemos poner un operador de comparacién. Estos operadores son los que aparecen en la siguiente tabla:OPERADOR SIGNIFICADO = Igual que < Menor que > Mayor que < Menor 0 igual que > Mayor 0 igual que ° Distinto de Cuando se busca un valor exacto no es necesario comenzar el crterio por el signo igual, simplemente se scribe el texto 0 valor buscado. (Otros datos a tener en cuenta son: «Excel no distingue entre maylisculas y mindsculas a la hora de buscar texto, pero si entre vocales ‘acentuadas y no acentuadas, «Cuando se buscan textos es posible utiizar caracteres comodines: ?, equivale a un cardcter, y *, equivale a cualquier cadena de caracteres. + Para localizar un registro con un campo en blanco hay que introduc solamente el operador igual en el ‘correspondiente campo del formulario de criterios. + Cuando se establecen varios crterios en el mismo formulario de criterias, solo se localizan aquellos registros que los cumplan todos. + Nose pueden buscar registros que cumplan determinados tinos de crterios, por ejemplo: mas de y menos de. Tampoco se pueden introducir irmulas como criterios Filtros Van a permitir el trabajo solo con aquellos registros de la base de datos que cumplan con una determinada condicion 0 tun grupo de condiciones, Existen dos tipos de filtros: + Autofiltros: Se utlizan para establecer oriterios sencillos, ‘+ Filtros avanzados: Como su nombre indica, son mas potentes y se utlizan para establecercriterios mas ‘complejas 0 varios de ellos al mismo tiempo. Autofiltros Para crear un autofitro los pasos a seguir son 41. Seleccionar todo el rango de la base de datos, incluyendo la fila de ttulos o bien posicionarse en cualquier celda dentro de su rango. 2. Seleccionar la opcién Filtro del ment Datos. 3. Seleccionar la opcién Autofitro del submend despleyado. Aparece la siguiente pantalla:A 2 Producto =JAfio “+|Mes 3. Verduras 1982 May 4 |Came 1982 Jul 1983 Mar 6 1983 Mar 7 Verduras 1982 Mar & |Verduras 1993 Ene ; 1983 Nov | 10 |Verduras 1983 Mar 11 |Lécteos 1983 Nov 2 |Verduras 1982 May 13 |Came 1992 May 14 |Verduras 1982 May 1982 Jul 1993 Mar 1983 Mar 1982 Mar 1983 Ene 20 iVerduras 1983 Nov siguientes opciones: (3s 10 55.0) (Persenalear.) Ene sul Mar May Now Todas: se visualizan todos los registos, c D ieee “Ziventas “>]Vendedor=|Regién “>| 63229 Davolio Norte 5691 Buchanan Sur 7028 Davolio Norte S477 Dawolio Norte 523 Dawlio Sur 8462 Davolio Norte 8193 Buchanan Notte 9528 Davolio Sur 3161 Devolio Norte 4562 Davolio Sur 6112 Buchanan Norte 63228 Davalio Norte 5691 Buchanan Sur 7028 Davolio. Norte 5477 Davolio ‘Norte 3522 Davolio Sur 8462 Davolio Norte | 8193 Buchanan Norte ‘Como muestra la siguiente imagen si se have clic sobre el botdn de fiecha de uno de los campos (triangulito de desplegar) se muestra una lista que incluye los valores contenidos en el campo y, entre paréntesis, las Las diez mas: permite visualizar un numero determinado de registros que presentan los valores mayores 0 ‘menores del campo. Si se seleociona se accede al siguiente cuadro de didlogo: Seas Mostrar En la primera lista desplegable se selecciona si se quieren valores superiores o inferiores, en la segunda se establece el niimero de elementos que se van a visualizer y en la tercera se establece si el numero indicado es el de total de elementos o el tanto por ciento de los mismos. Personalizar: permite defnir rterios personalzados y combinar dos eriteros. siguiente cuadro de dialogo: @ selecciona se accede alnsec Mostrar las fas en la cuales: Vendedor — esiguale Use ? para representar cualquier carécter individual Use ™ para representar cualquier serie de caracteras, copter Cancelar En las dos Tstas desplegabies de la Izquierda se encuentran las condiciones que se pueden establecer, dos Por cada campo. Estas condiciones pueden aplicarse teniendo que cumplirse ambas, seleccionando la casilla ‘correspondiente ay’, o pudiendo curnplirse solo una de ellas, seleccionando la casila correspondiente a'o\, En las listas desplegables de la derecha aparecen los valores del rango seleccionado, pudiendo establever otro tipo de valores. 4, Establecer en cada lista desplegable el criterio requerido, Se mostraran solo aquellos registros que cumplen todos los criterios que se han estableciendo. 5. Para volver a ver toda la base de datos, se selecciona la opoién Mostrar todos del submend Filtros. También podria desplegar las lstas de flechas que haya utlizado y seleccionar en cada una de ellas la opcion (Todas) 6. Para quitar los tiangulitos de condiciones a la derecha de los nombres de campo, tendremos que acutir al meni de Datos y desmarcar la opcién Autofitr. Una vez obtenidos los registros que satisfacen las condiciones especificadas en el autofitro, se visualizan de tal forma que la tabla se ha "replegado" (en la columna lateral izquierda de flas de Excel (1, 2 3..), se han ooultado ls fas de los registros que no cumplen las condiciones de criteros, visualizandose solamente los que si las cumplen y ademas, como indicio de color azul. Para saber en que campo se han establecido condiciones, el “rianguito desplegable" que aparece a la derecha de cada campo en la fila de titulos de la base de datos, se muestra de color azul. Filtros avanzados Se utlizan cuando los criterios a aplicar son complejos y se precisan funciones o formulas. Para aplicaros es preciso definir un rango de criterios, es deci: En una zona libre de la hoja de célculo, colocaremos en una “partila’ las condiciones que se desean aplicar como fro. A esa "parila’ o rango que contiene (puestos de una determinada manera) los orterios, se llama rango de criterios. CRITERIOS, ‘Algunos de los eritrios ( o condiciones) que se pueden emplear para la creacién de un fitro avanzado son fos que se indican a continuacion, En la parte izquierda aparece el nombre del campo en el cual aplicar el crterio y debajo de él el citerio. Nombre Registros cuyo nombre comience por Da Dat Apellidos Registros cuyo apelldo acabe por sa. "sa Ingresos Registros cuyos ingresos sean menores o iqueles que = 100,000 100.000 Apelido Ingresos Registros cuyo apellido sea Pérez y sus ingresos superiores Pérez 125,000 125,000 Nombre Ingresos Ingresos Registros cuyo nombre sea Juan y sus ingresos seanJuan >480,000. <200.000 ‘mayores de 180.000 y menores de 200.000 Fecha ingreso Ingreso Registros cuyo titimo ingreso sea posterior al 18 de junio de >18/6/98 <100.000 1998 y su cantdad fuese menor de 100.000 Diferencia Ragistros para los cuales la diferencia entre ingresos y =(Ingresos-Gastos}<50,000 gastos sea menor a 60,000 INTRODUCCION DE CRITERIOS: 41, Situarse en una zona vacia de la hoja de edlculo, 2, En celdas adyacentes de la misma fia teclear los nombres de los campos sobre los que se van a establecer los criterios o condiciones (es muy importante teclear el nombre de! campo EXACTAMENTE IGUAL que como esta en la base de datos). Un nombre de campo puede aparecer en mas de una ocasién. 3. Debajo de las mismas establecer los orteris. Los criteios que se esoecifican en la fla inmediatamente debajo de la que hemos utlizado para poner los nombres de los campos y que se encuentren dentro de la misma fla (en la misma horizontal) se considerarén eniazados mediante el ‘operador Ogio Y. La siguiente imagen muestra un rango de criterios el cual establece que las ventas han de ser mayores de 500 Y menores de 1000 Y el nombre del vendedor debe empezar por Da (el asterisco es un caracter comodin que representa 2 cualquier grupo de caracteres sean cuales sean). [Ventas [Ventas _[Vendedor >500 1000 Dam Sin embargo, los erterios que se especifican en la fila inmediatamente debajo de la anterior (por ejemplo una tercera fila en el rango de criterios) que hemos utiizado para poner otro u otros criterios eniazados entre ellos mediante Y, se considerarén enlazados mediante el operador logico O respecto a los criterios de la fla o flas anteriores. (se mantiene ue los colocados en la misma fla, entre ellos, mediante el operador Y}. Por lo tanto, los oritrios de una fila respecto a otra fla, se consideran con el O, y los orterios calocados en una misma fla entre ellos mediante el Y La siguiente imagen muestra un rango de criterios el cual establece que las ventas han de ser mayores de 800 Y de un aifo inferior @ 1993 0 blen el nombre del producto es Verduras, ventas [Aro Producta >a00 <1995 [Verduras, ‘Alos rangos de criterio se les pueden asignar nombres para identticarlos de forma mas comprensible CREACION DE UN FILTRO AVANZADO: 1. Seleccionar el rango correspondiente a la base de datos 2. Seleccionar la opci6n Fitro de! meni Datos. 3. Seleccionar la opci6n Fro avanzado del submend que se ha desplegado. Apareceré el siguiente cuadro de didlogo:ecién wane itr la lista sin maverks a otro lugar © Copiar a otro gar Rangodelalste: [RH = Rango de erterios: [gagagig7 a wy F Silo registros cnicos Feat] _carcla_| En la parte superior del cuadro se indica si se quiere establecer un fitrado de a lista, como courrfa con los Autofiltros (la base de datos "se repliega” en su mismo emplazamiento), 0 bien una copia de los datos fitrados en otro lugar de la hoja de céiculo (habré que especificar en que sito). En la parte inferior anarecen tres cuadros de texto: -Rango de la lista, aparece elrango correspondiente ala base de datos; -Rango de crterios, donde especiicar el rango en e! cual se han inttaducido los criterios, bien tecleéndolo % Srectamenteo sleccionndolo dela hoa de cel a ravés dl bin Contaer ddogo 4, ala derecha del cuadro correspondiente. Si al rango de rterios se le ha dado nombre, se puede escribir aqui dicho ‘nombre. El rango de crteros comprende los nombres de los campos especificados en él (primera fla del rango de criteris). -Copiar a, donde espectficar la celda a partir de la cual (a su derecha y hacia abajo) copiar la tabla resultante (la que contiene los datos fitrados) Por titimo aparece la casilla Sélo registros dinicos, que si esta activada se visueliza uno solo de los registros, que estén repetidos. 4, Establecer todos los datos necesaris y las opciones precisas y hacer clic sobre el botbn Aceptar para establecer el fitro, El aspecto que presenta la base de datos tras aplcarfitro avanzado correspondiente al rango de criterios indicado anteriormente es el que muestra la siguiente imagen. Producto Afio Mes Ventas Vendedor Regién Verduras 1992 Ene 685 Davalio Sur Verduras. 1992 Nov £56 Davolio Sur Came 1992 Mar 797 Davolio Sur Came 1982 Sep 659 Davolio Norte Igual que ocurtia con los Autofitros, si se quiere volver @ visualizer toda la base de datos habré que seleccionar la opcién Datos/Filtros/Mostrar todo. A partir de unos datos fitrados y copiados en otro lugar, por supuesto que podtlamos aplicar otros fitros, operar con ellos, confeccionar una gréfica, etc. 7-4 |... en la Versién 2003 IExcel 2003 permite orear listas en las hojas de calculo para agrupar datos relacionados y actuar sobre ellos. Podernos crear una lista a partir de datos existentes o bien crear una lista en un rango| ‘ten. _\vacio, de esta forma podemos trabajar con estos datos de forma independiente de los datosJexteros a la lista, |Para crear una nueva lista seguiremos los siguientes pasos: 1, Enel mend Datos’ Lista y, hacemos clic en Crear lista. | 2. Silos datos seleccionados tienen encabezados, activamos la casilla de verificacion La | lista tiene encabezados y hacemos cic en Aceptar. |La lista tiene el siguiente aspecto: pnt» |Column2 | 1. Enla fila primera (fia del encabezado) de forma automética aparece el Autofitro que nos permite far u ordenar répidamente los datos. 2. Elborde de lista es de color azul oscuro lo que resalta claramente el rango de celdas que forman la lista, 3. La fila peniitima de la lista tiene un asterisco azul en la columna més a la izquierda, esta fila se denomina "Fila de insercién*, ya que al escribir en esta fla de forma automatica se agregan datos a la lista. 4, Aparece una fila en la parte inferior, que es la fila "Total" en la que podremos elegir una funcién dela lista desplegable, [Colimmat = [Columnaa T Lunes 2 Martes 3 Miércoles 4 Jueves 5 Viees Promedo Cuenta Contar nimeras tis Nin Desvest var 5. Podemos modificar el tamafio de la lista arrastrando el controlador de tamatio de la ‘esquina inferior derecha del borde de la listaTablas dinamicas Es una de las herramientas de anaiisis de datos mas potentes y espectacular que tiene Excel. Se utiliza para elaborar tablas de resumen y analizar grandes cantidades de datos procedentes de una base de datos introducida en Excel o en Una fuente de base de datos (una base de datos cuyo origen no sea Excel). Lo interesante és que la tabla resumen obtenida es dinamica, es decir, que arrastrando partes de ella, van cambiando autométicamente los resuitados que muestra, pudiendo hacer estudios de los datos bejo cualquier angulo posible Creacién de una tabla dinamica ‘Se va a partir de la base de datos de la figura siguiente para proceder a crear una tabla dindmica, utlizando para ello el Asistente de tablas dinémicas. A BI E FE | 1 Producto Ano Mes Vendedor Region 2 Vordu 902 May Davollo orto 3. Came 4902 Jel anan Sur 4 Lact 4993 Mar Norte 5 vorsu 1903. Mar Norte 6 Verduras 1992 Mar Sur 7 ve 4993 Ene Davolio Norte 8 _ve 1993 Nov €198 Buenanan Norte 9 Veraur 1903 Mar 8 Dewolio = Sur |A0 Lacteos 1993, New 2481 Dewlio Nort [41 Vorauras 1992 May 4562 Davollo. = Sur 2 Cane 1902 May era Norte 13. Came 982 Nov Norte 14 Lacteos 1993 May Norte 5 Voraurss 1903 May Norte 8 Lacteos 1992 Mer Sur 17 Lacteos 1983 Jul 42 Bu Sur 18. Cane 1902 Mar 169 Buchanan Sur 19 Cane 1993 Now 7782 Buchanan Sur 20 Came 1993 Ene 32 Devolio == Sur Vamos a imaginar, que tenemos una tabla, no con 20 entradas o registros, sino con 2.000 por poner un ejemplo. Si nos pidieran crear una tabla resumen que me cruzara las ventas por familias de productos y vendedores, es decir, una tabla en la que en el lateral izquierdo tuviera los nombres de los vendedores y en el lateral superior las familias de productos, y en el centro de la tabla el resumen de ventas de cada vendedor para cada familia de articulos, seguramente nos llevaria horas confeccionar la tabla que resume los datos como me piden. Con ayuda de las tablas dindmicas la tares Se puede resolver en 1 minut. PRODUCTOS 9 io S 8 le Ventas resumidas 3 Ga > Para caloular la suma de las ventas en funcién del producto de que se trate y del vendedor, los pasos a seguir son 1, Seleccionar el rango correspondiente a toda la base de datos, o bien posicionarse dentro de su érea. 2. Seleccionar la opcién Informe de tablas y gréficos dinamicos del meni Datos, visualizéndose el siguiente ‘cuadro (observar los dibujos que van apareciendo en la parte izquierda de los paneles porque sonclariicadores) es map.) (ists o Base de das de vaazah 7 Fuente de datos extern © Ranges de consalidscién mittples a 2QU6 tipo de informe desea crear? ————————— © Tabla dingnica © Informe de grafico dnémico (con informe de tabla dinémica) suse |[Emseme>] _ praeer 3, Seleccionar a apci6n Lista o base de datos de Microsoft Excel, que es la opcidn que se va a utilizar. 4, Hacer clic sobre el botén Siguiente, apareciendo e! cuadro de dialogo de la figura donde se establece el rango en el cual se encuentran los datos, pudiendo establecer el rango adecuado si el que ha determinado el asistente no es correcto. xl apres a] Examinar... oo 5. {2Dinde deses stuer el informe de tabla dindnica? Hoje de cdiculo nueva 7 Hoja de céiculo enistente Heo clic en Finaizar para crear el informe de tabla dnémica, TH] CBE] cncones.. | cancel | cats _| picets» [_ Bate 6. Si hacemos clic en el botén Finalizar (panel con ia bandera de la meta) aparece una tabla y un panel con la lista de campos como vemos en la siguiente imagen7. Para agregar un campo a un érea seleccionamos el campo yo arrastramos (de aqui viene la denominacion de dinamica) hasta su situacién dentro de la tabla o bien desplegamos el cuadro combinado situado en la parte ista de campos de tabla dinémica + | ara elenertos al ferme de tabla crane | reas |] Pao | ventes Ey ¥endedor Resin =a es inferior del panel, seleocionamos el area y hacemos clic en el botbn Agregar a. En nuestro ejemplo hemos colacado el producto en el area de columnas, el vendedor en el area de flas y las ventas en el area de datos. De esta manera obtenemos la siguiente tabla |Suma de Ventas [Producto ~ \Vendedor _v|Came _Lacteos Verduras [Total general [Buchanan Tae 16385] 32992] [Davolio 14051 T9277] 133526] Total general 23608 14051 136663] 173520] 8. Para terminar basta hacer clic en cualquier parte de la hoja fuera de la tabla y del panel. (Otros puntos a tener en cuenta en la creacién de las tablas dinémicas son los siguientes: * _Sies preciso eliminar un campo colocado en la tabla, basta con seleccionario y, sin soltar el botén del raton, arrastrerlo fuera de la misma, Del mismo modo se puede desplazar un campo de un apartado a otro + Es posible resumirla tabla, ademas de por la suma de un campo (que es la funcién que aplica por defecto}, por ‘otro tipo de parémetros como pueden ser establecer el maximo o el minimo, la desviacion, contr... Para ello, -Nos situeros en el panel sobre el campo que se desea resumir -Hacemos cic en el boton © sited en la barra de herramientas tabiadinémica y se despliega el siguiente ccuadroEMSS 21x Campo de erigen: Ventas ‘ceptar tote: Resumir por Cancalar Ogutar None. Opciones >> “Seleccionarios el tipo de resumen que queremos dela lista Resumir por: + Es posible arrastrar campos hasta el area denominada Pagina, consiguiendo de este modo establecer un nuevo orden de agrupamiento de los datos, el cual serd variable y se determinara en la propia hoja de datos, pudiendo de modo rapido y sencillo conmutar entre las dstintas opciones que presente el campo colacado en esta posicion La tabla dindmica de la siguiente imagen muestra los datos agrupados por Productos y Regiones ccorrespondientes al vendedor Buchanan. El campo Vendedor se ha situado en el rea Pégina por lo que se establece en la parte superior de la tabla dnamica, si se quieren visualizar los datos correspondientes a otro vendedor bastaré hacer clic sobre el botén de flecha a la derecha del campo Vendedor y seleccionar en la lista ue se presenta el nombre del vendedor. [Vendedor [Buchanan ~ Suma de Ventas [Region Producto Norte Sur [Total general Came Sano = bares] 123268) Lactoos s7516 60213] 117735} IVerduras eass4 41653] 108507 [Total genera e670 160860| 347520) ‘+ También se pueden colocar en los distintos apartados mas de un campo, sin mas que arrastrar de uno en uno los necesarios. tabla dinamica resultante de establecer los parametros que muestra la imagen ar Weer [Osos [eine Tsar Teas FeiaiGanarsevens 2 aa Teta Yona mss = z i “ae Teesril areal reps Actualizar tablas dinamicas La tabla dinémica no se actualiza autométicamente al modificar la base de datos a la que esta asociada, por lo que sera preciso actualizara tras cualquier cambio realizado en la misma, Para ello: 1. Situarse sobre alguna celda de la tabla dinamica, 2. Seleccionar la opcién Actualizar datos del ment Datos, Modificar tablas dinamicas Una tabla dindmica puede ser modiicada tras su creacién, para lo cual se procede de la siguiente forma: 1. Situarse sobre alguna celda de la tabla dinémica a modifcar.2. Seleccionar la opcién Asistente para tablas dinémicas del mend Datos. Aparece el tercer cuadro de didlogo del mismo, como ya se ha visto en e! ejemplo anterior. Realizar las modificaciones necesarias en la tabla siguiendo los mismos procedimientos explicados para la creacién de la misma. 4, Una vez realizadas todas las modificaciones pisar en e! botén Terminar. ‘También es posible modificar directamente en la hoja de céleulo la tabla dinamica creada. Los pasos a seguir son’ Situarse sobre uno de los controles. [Suma de Vertas [Rain |Vendeder Rte SE raanore fz tar iar grea (af [Buchanan Davao [Buchanan Davolo Tee] 76070 91985] TOROS] 72 91703) Tes38] 352502 1295] 110600__104283| _21g063| _s7e24_ 118133] 200967] _ 16050 otal gener "195670 — 166266] 049166] 160660 705036367405] 750652 2, Pulsar el botén izquierdo del raton y, sin soltario, arrastrar el control hasta una nueva posicion, Un icono de tabla junto con el cursor indican la nueva posicién que tomaré el control, tal y como se observa en la siguiente imagen. [Sums de Vertas [Rein (Vendedar | INorie TatalNore [Sur Total Sr [ictal general [Af [Eucranan ‘Davoio [Buchanan Davoio 76070 7ea0e3| 72606 91703) T64Ssa 352802 +f: 110800 215083] _s7ezs_ 115133] 202957] 416050 [etal general “5 —rasaz0 55] 160660 706836] 367495] 750652 3. Soltar el bot6n del raton cuando el control esté en Ta posicion adecuada, Automaticamente se reconstrura la tabla dinamica [Sume de Ventas Region : laf. [Vendsdor [Norte ~ Sur [Total general Tae2|Buchenan | 76070 72596/ 146008 lbevaiio | 9138317 4133636) fatal 1952 7166083164839] 332602] 7895 JBuchanan |} 110800” 87626] 198624 [bavetio | 104283 1181: 219426) Hotel 1303__ 215033 202957] 416080] Hotel general 385156 367496] _750652| Para resumir, comentar que cuando se dispone de una gran base de datos organizada correctamente, es posible confeccionar tablas resumen que cruzan datos para dos 0 mas campos de dicha tabla. Esa operacion, se realza cteando una tabla dinémica. Lo mas importante para ello, es saber que taba es la que desea crear, es decir, “dibujar mentalmente" Ia estructura de a tabla, para que ayudados del asistente, espectiquernos correctamente los elementos intervinientes, en que parte de la table dinamica tendremos que colocarls, asi como por que campo (generaimente de contenido numérico) queremos resumir (contar, sumer, promediar,..) de acuerdo a lo que queremos hacer. Subtotales Ctra de las herramientas de operativa con datos de que dispone Excel es la de poder realizar "cortes" en grandes tablas, de datos previamente ordenadas por uno o varlos campos (0 tablas obtenidas como consecuencia de haber aplicado sobre otra mayor unos fitros avanzados), para hallar subtotales. Se permite elegir la funcién por la que calcula os subtotaes (suma, producto, promedi, cuenta...) asi como elegir por que campo (generalmente de contenido numérico) se desea subtotaizar. Supongamos la siguiente base de datos ya ordeneda por tpos de sancién:® a W 7 7 1 _TEGia_| wosore_|LocALIpan! To Sanco | sete IsecinaDa REAR PAGADA_| COPRADO |POADEMTE 2 CUGTAROY wero Fier Her ——— Achat Wo <8 ae = 2 021002002 Kata ‘echt 31 € Mo 2acan€ 4 2000/2002 vagal Vilan Hat Alecia No € 8 10 oe 5 90104/2002 Peare Seto Cslahcra Alechol a — 6 seogce € 3 20082002 Pepe Alalo Awol Alechot a /€ 8 ienoee = 7 quuaa002 Benawerin telancra Dacaeae No 2 5 opus 5 3 2602/2002 ClyaBatcls Hees Dasarxh af snone Si tne 3 QuUB~LL? BegonaoecHers | Docataio Si pues) aeoue = 10 §202002 Fedo Rule Logrnw — Exuwmaenlecidad No be) Ge 11 valowg002 ana Dias Loyario Eworsvolocdad MHCODE suuv€ No € wus 12, 141022003 Ecuaico Eartiero —Excesoveloddad 150,00€ = Sf 12000€ Mo > € 2000 12 2auZG002 vatas Lope:Hers —Ewesovekadad wquve = Sf} 20008 Ne 2 € tome 14 141052002 vailaPerez Lowotio Ewesoveloddad 12600€ 3h € Mo + € ian0e 15 2uoRa002 Lule Gamer Layee Ewesavelecdad —B0L.U0% ID = si euogue 18 141042002 Emile CorécLaaavio — Fnorudencia Ieave Sf a 17 2siva002 4936 Sen Ju Celanena Pnorusercla soqo0e St vugue Si aU Muy Importante: Para realizar la operaci6n subtotales, deberemos haber ordenado en una operacién previa la base de \datos por el, o los campos oportunos que deseemos subtotalizar ‘Supongamos que deseamos saber para cada tipo de sancién (por eso hemos ordenador por tipas de sancién previamente) la suma de los importes cobrados, Es decir, la SUMA de COBRADO. Como ya sabemos, para realizar las operaciones de bases de datos desde Excel, en primer lugar, hay que seleccionar el ango completo de la base de datos. Podemos seleccionar el rango total de la taba (incluyendo rotulos de campo) 0 bien solo con posicionamos en cualquier celda de la base de datos es suficiente para que Excel la delimite y seleccione ‘automaticamente (de no seleccionaria Excel correctamente, la seleccionariamos nosotros). A continuacién desde el menti Datos elegimos la opcién Subtotales y nos aparece en pantalla una ventana como la que se muestra: Stiga ara cada cambio FecHa User func [Suma Agregar subtotal a: PAGHOA I= cosrano 7 I Reerplazar subtotals actuales 1 ako de pégine entre grupos IM Resumen dabajo de os datos Quiter todos | [center Cancelar Como lo que deseamos, en nuestro ejemplo, ¢s que para cada tio de sancién, es decir, cada vez que cambie el tipo de sancién a otro, aplique un "corte" a la tabla y presenta para ese tipo de sancién la suma del campo cobrado, en el panel se especifcaré lo siguiente: Que para cada cambio en el campo Tipo sancién (1), deseamos subtotaizer utlizando la funcién suma (2), presentando la suma para el campo Cobrado (3). Ademés, en el mismo panel, se podra (mediante casillas de verificacion) especificar que de existir unos subtotales calculados en otra operacién anterior, los de ahora reemplacen los que tuvigramos, y que resum con totals los resultados mostrados por la tabla de subtotales que se va 2 obtener. Asi, segtin las premisas el panel deberiamos tenerlo como sigue:Sigel era cada cambio en fripo SANCTION LUsar funn: [Suma Agregar subtotal a: Yo aaa IF PeNDIEnTE zl I Reemplazar subtotales actuals 7 Sako de pagina entre grupos. Resumen debajo de los datos Qutar todos Aceptar Y al pulsar el botén de Aceptar obtendremos en pantalla la tabla subtotaizada. En el lateral izquierdo de la pantalla, aparecen tres niveles reoresentados mediante 3 nimeros | * * > de tal forma que haciendo clic en cualquiera de ellos, repliega o expande la tabla de resultado con los subtotales para mostrar el resumen total (global), los totales, 0 los parciales respectivamente, pudiendo desplegar o contraer mediante los signos + 0 - que aparecen en ese "arbol, la parte de la tabla resumen que deseamos mostrar. (es x 3 e 5 i S a 7 | 7 FECHA | NOMBRE |LOCALIDAD| TIPO sancion [ IMPORTE |RECURRIDA| RECARGO | PAGADA | COBRADO | Ire 3 Tota Trenye nit Tua Desacata psone Sy 12 ruoramz rostcrue Legrofe Geesovebskias 1900 No E si fanane Ta itamvamz amcor” taprate eeeesavanedsa ame 3 apo0s fn 14 Taroom eniea sarsiana = Beesawenoias tome Bi anode a [45 tengaon watasLopectiam — Ewcesavebemad odode S| 1 No |] [48 liosam vanaeerss Leorome Eteerovmbekad 20008 Sh no 147 Zuuecosa Lue come: Logon Sevvoveboxad C0008 ho 3 Le Total coro velocidad od 2 En el panel mostrado, se han querido mostrar los detalles (de donde salen) para el tipo de sancién exceso de velocidad, la suma de los importes cobrados y a que sanciones corresponden, Expandiendo 0 contrayendo desde el esquema del lateral izquierdo, se pueden estudiar a detalle los subtotales obtenidos. Para volver a dejar la base de datos otra vez sin subtotales, entraremos de nuevo al panel de subtotales y pulsaremos elbotin 2288 todos En caso de desear imprimir la tabla de subtotales para que cada parcial salga en una pagina de impresora diferente, se deberia marcar previamente la casila de verifcacion del panel subtotales {Sto de pégins entre grupos Es posible marcar mas de un campo para subtotalizar desde el panel de subtotales. Si se hubieran marcado como campos para subtotalizar no solo el campo cobrado sino también importe y pendiente, el resultado quedaria como sigue:FECA | NowpRE JocaLmAl Po caycies | MoRT | 1 RATS J menmieNTE 3 GWecte deemars=e Here leat “a _e 3 QDORGECE Nala EwadLser Aleahol ag0€ 200 + 4 zanwzone wail visu Hate nel vse | & SHOULCLD ado Seto calansra seahol aus | © z@NZCC2 PepeMay Auicl Alcohol 120,006 8 TONZCCE Bens Metho:Cabhows Desacto “s009€ 5 25021002 Giga arco He some 19 S2OSGUC2 Bogara score = swe i Tota Doseceto aoe 12 120102 Pecos raloceee 13 1douate2 ansdee 15 28022C2 atin Lope Ercoeo venoees: cop0€ 8 TaN? Ure Perez come 17 esata Lie cones « Jos ssec a0 + 22 BEOAZEED Jose San Jue Canora fa x Tota wopeenonee t€ = iB Total gonerst aosiucs i ce0y08 Para, hallar los subtotales por poblaciones de La Rioja, tras desactivar todos los subtotales, y tras ordenar por localidades la base de datos, se harian subtotales de igual manera. Validacion En ocasiones, nos encontramos trabajando con un libro de célculo y en determinadas celdas de una hoj, el usuario debe introducir unos datos, unos valores. Por ejemplo se solicit unos datos de entrada por parte del usuario a mado de formulario a partir de los cuales se van 2 realizar unas operaciones, Pues bien, es posible establecer unas reglas, unas condiciones a cumplir por los datos que deberan ser tecleados e introducidas. Podemos valdar os datos entrados en un trabejo de c&lculo de modo que sino cumplen unos requisites, se avise con un mensaje de advertencia o eror. Por ejemplo, podemos obligar a que el dato introducido sea entero, o bien mayor o iguel que 100, que solo admita fechas, valores decimales... sto se realiza, seleccionando la o las celdas cuyas entradas se desean valida y acudir al meni de Datos > Validar. Sell teh ero Coats Cac Cerforacin | nereseerrarte | Hers deena CCrterio de vadacién Berni: [Namero entero + F omit blancos Borrar todos Cancelee En el caso del panel anterior, en las celdas seleccionadas antes de entrar en validacién, solo se admitiran valores umérioos, enteros que se encuentren entre 10 y 30. Mediante la segunda solapa que tiene el panel, podemos establecer un titulo y un mensaje para ser presentado en el momento de posicionarnos en la celda en forma de ventana de cara a informar al usuario de que tipo de dato debera teclearse,CConfiguracén Mensaje entrante | Mensaje de eeror | IF Wostrar mensaje a selecconsr la celds Mostrar este mensaje al seleccioner la cds: Thu [INTRODUZCA VALORES ENTRE 10 ¥ 50 — Mensaje de entrada: [Fe Gebers teclear un valor comprenddo entre 10y Sdya queesel tengo de edades entre los cuales puede solctarse la presente bece de Gobierno, Por titimo, desde la solapa de Mensaje de error podemos establacer la redaccién del titulo y mensaje que apareoeran en pantalla en el caso de introduc un dato que no satisface la regla de validacién. También podemos elegir entre tres estios de indicadores o sefiales de aviso posibles para presentar también en dicha ventanal informativa, De cualquier ‘manera, el dato, al final, tras ser advertida su validacion insatisfecha, es admitido como valor en la celda. Una opcién muy interesante cuando la entrada de datos va a ser una entre un grupo de valores que siempre se rmantienen fjos, ¢s la de indicar que en esa celda se muestren a modo de lista desplegable (con triangulto por la derecha) tantos valores como datos tenemos en cierto rango "parte de nuestra hoja. Por ejemplo si debemos introducir un modelo de coche en un cuestionario de modelos de vehiculos, introduzcamos los nombres de todos los ‘modelos disponibies en un rango de Excel (en la imagen siguiente H3:H6) e indicar en el panel de validacion Permit: Lista. También de dejaré marcada la casilla de celda con lista desplegable. [Aaila BOE JAstra 12.000 € Corsa 7.500 € Vectra sao € ome blancos IF Colds con lista desplegable Si No i [airbag [emi] Metalizada ‘1200 Ruedas +000 CCon esta técnica de validacién, nos beneficiamos de 2 factores: Evitar tener que teclear y garantizar la no entrada de errores,Funciones BD Existen en Excel, basadas en el manejo de grandes bloques de datos (bases de datos) una serie de funciones con pref BD que como su nombre indica se utlizan para trabajar sobre bases de datos Excel, Las funciones mas utlizadas de esta “famila" son las siguientes: BDSUMA, BDCONTAR, BDMAX, BDMIN, BDPROMEDIO, 8DPRODUCTO (aunque existen otras. ver asistente de funciones) Estas funciones realizan las operaciones propias de cada una, pero sobre los datos de cierto campo (de cierta columna de la tabla 0 base de datos) de una base de datos que cumplan unas condiciones (que deberan colocarse como para los fitros avanzados, en un &rea aparte llamado rango de crterios). Su sintaxis y forma de utiizacién son las siguientes: =BDSUMA ( base de datos ; campo; rango de criterios) + Base de datos es ef rango de la base de datos incluyendo rétulos de campo, + Campo es la celda del rotuo del campo por el que se quiere operar, en éste caso sumar (estaré en a primera fla de rotuos de la base de datos). ‘* Rango de criterios es el area de criterios ~previamente ubicado en otro lugar- que se desea aplicar. ‘Como ejemplo, si en la base de datos aportada con las ventas de las diferentes marcas de vino de una bodega desde sus dos sedes tanto en Espafia como en el extranjero, se desea calcular la venta media de vino de marca AIRANA realizada desde la bodega de Laguardia en el extranjero, la funcién a colocar en la celda en la que se desea dicho resultado seré: =BDPROMEDIO(A1:G39;F1;2:J3) { ‘5 3 € o € a oa 7 it allo Gp marca | TIPO | poneca | espaiia_| extranseno | ToTat_} (2 STS RRw RE Faro aoe tee CaRRea won] |S 1S ARwA Guanza Laoag ccoe tape AANA. TAGUATGIA 4 1G ARORA FeseRvA ano ioe dame 51885 ARDIZA FEStva Lac anna Viooe — 2abe 8 tes Gea Grawnesenva. Hero foe tne 7 AGE ARMA RANE aR 1aoe 24me 6 ts Arana Grlanze—LaGUAROWA tioe tape 8 1886 aneaiza Festrva eno soe ise 10 tous ARDANEA RESERVA LaSUARDIA soe imme 11 tea “gan GraniREsERVA Rano fe sine 12 is Sat GhaNESERVa LaGUAROIA feos imme 13 fet ARAMA GAMA Ramo iaoe rhe te fear ARAMA Grlanza—LagLARDIA Vice dite 1s 4557 AROANZA RESERVA Rano Voce 20008 1s for ARDANEA RESERVA LaguaRol, foe | ioe [i ta "Sea oraniemvs, Kao soe tube 1¢ 180 ARAMA chatza Rano tome 330€ [ie tsa Aaa chunze ——CaOuanoia teeoe are Dh {sm akouta geierva Bano tsce Mee [a tsa Anoauza reserva Lagu ioe tame 2 tee "cao Ghanncsenva Kero soe tame BDPROMEDIO porque se desee calcula la media respecto a los datos de una base de datos. ‘A1:G39 es el rango de la base de datos. Fes la celda que contiene el nombre del campo por el que, en este caso se va a promediar, el Extranjero.. |2:J3 es el rango donde estén ubicadas las condiciones: es el rango de criterios (idéntica forma que para los fitros avanzadios)EJERCICIOS Ejercicio 1 Crear una base de datos similar a la que muestra la figura siguiente: [Producto Cantidad Vendedor Destino lOrdenadores 2Marinez —Logrofia [Tarjetas de sonido 5 Pascual Haro |Impresoras 4 Pascual —_Logtofia |Ordenadores 3Martinez Amedo |Ordenadores 4 Pérez Amedo |Ratones 10 Pascual Haro |Ratones 7 Martinez —_Logtofio. |Impresoras 3 Pérez Logrofio |Ratones Pascual —Lagroffo [Tarjetas de sonido 5 Pascual Najera Protectores de pantalla 6 Martinez Haro Teclados 3 Martinez — Amedo TTeclados 8 Pérez Lagrorio ‘Tarjetas de sonido 4 Pascual —_Logrofio. Protectores de pantalla 10 Pascual Najera ‘Tarjetas de sonido 9 Pérez Najera |Protectores de pantalla 3 Pérez Lagrofio |Ratones 7 Pérez Logrofia [Ordenadores 10 Pascual —_Logrofio |Protectores de pantalla 10 Pascual Haro |Teclados 6 Martinez Hato |Ratones 13 Mattinez Najera |Imprescras 5 Martinez Najera Realizar las sigulentes ordenaciones: ‘© Ordenar por localidades, de forma ascendente. ‘* Ordenar por numero de articulos vendidos, de forma decreciente. Empleando un formulario realizar las siguientes operaciones: © Modificar el valor del campo Destino en alguno de los registros. + Eliminar dos registro cuyo valor del campo Vendedor sea Pérez + Introducir cinco nuevos registos ala base de datos. Realizar las siguientes busquedas: + {Quién realizé la venta de siete ordenadores en Logroto? + _Indicar el destino de un pedio de 10 ordenadores. 2Quién os vendio? + Indicar fos destinos de los pedidos de mas de 10 unidades. + {Qué vendedores han suministrado més de 5 ordenadores en Haro? + {Cuantos teclados ha suministrado Martinez en Arnedo? Filtrar los datos para obtener: {Cuantos pedidos de ratones se han enviado a Logrofio? ¢Quiénes han realizado estas ventas? ‘Cuéintos protectores de pantalla ha vendido Pascual? ¢Cudl fue el destino de éstos? {Qué productos se han vendido en Haro? zy en Amedo? {Cuantos ratones ha vendido Martinez? .y Pascual? Determinar las cinco ventas que contienen el mayor nimero de articuls y las cinco con el numero de aticulos mas pequefio.+ Obtenerlas ventas cuyo niimero de aticulos es menor 0 igual que 5 y dstinto de 4 + {Que aiticulos se vendieron en Logrofio cuyo nimero de articulos es mayor que 5 y menor que 107 ,Quiénes fueron los vendedores? + Establecer aquellos registros cuya venta haya sido de mas de tres ordenadores y de menos o igual de diez. + Establecer aquellos registros cuyo nombre del producto comience por Ty la cantidad sea superior a cinco, Tablas dinamicas: ‘+ Crear una tabla dinémica que muestre la cantidad de cada uno de los productos veniidos, agrupados por vendedores, ‘+ Crear una tabla dinémica que muestre el nimero de pedidos realizados de cada uno de los productos, agrupados por destino. ‘+ Crear una tabla dindmica que agrupe los datos en funcién del producto y el vendedar y proporcione la cantidad maxima de producto. Esta tabla sera posible visualizara para una poblacién concreta o para todas las. poblaciones, sin mas que seleccionando la misma directamente en la tabla creada, ‘+ Modifcarla primera tabla creada e inrodueir en ella un nuevo control para agrupar ademas de por producto y vvendedor por destino, Visualizer el resultado y modificar los controle directamente sobre la tabla dinamica hasta conseguir el aspecto de la misma que mas convenga. ‘+ Modificar la tercera tabla creada, desde la hoja de calculo, agrupando la misma por producto y destino, y en funcién del vendedor que se determine en cada momento. Modifcar el control Cantidad maxima y determinar la cantidad total Introducir nuevos registros en la base de datos y actualizar las tablas dindmicas creadas anteriormente, Ejercicio 2 Crear a base de datos que se muestra en la siguiente imagen y a continuacién realizar sobre ella las operaciones que se indican, |BASE DE DATOS EN EXCEL Producto Ato Vents Vendedor Region Vertue 337 AndésDiee Sur Vertue 2470 Andiés Ola Nowte versurse 8179 duanGonzae> Sur Verdi 936 JusnGonesles Sut ‘vedas Povkés Dist Sur verse ‘Andis fat Nore Vorauae shan Gonsses Nome vveroutse ‘wan Genres Sur Lbeteor nds Diss Sur Listeo nds Dlat Nowe Leteos 2 an Gonsaies Sur Lieteoe Suan Gensaee Nome Lfoteos owe Dist Sur Listeor Andes Dist Nome Listeoe ‘han Gontale: Su Lbeteoe ‘an Gonsaes Nore Cae Andie Olat Notte Cane Ande Dist Sur Came ‘kan Gonsaie Sur Came Diss Sur cone pnd Dist Notte une Su Came Nowe Verdes Andibs ler Su verses Andrés Diaz Noe Versus dan Gonsses Sur Verdes Yuan Gonzales Note verauae nds ise Nowte Verduras 1960 Mie Andes Dist Sur ‘verse 1960 Mar han Gonzales Norte Verduras 1960 Mae whan Gonzsie: Sur Listeoe 1982 Mar Bnd Oiar Notte Lieteos 1962 Mie pnd Diss SurOrdenar la base de datos por Regiones. Ordenar la base de datos por Afios y por Vendedores. Ordenar de la Z ala A la base de datos por Producto, Ordenar de mayor a menor por Ventas. (Ordenar por meses. Averiguar as ventas de Andrés Diaz en el afto 1992 en la regién Sur. Ayuda: empleando autofitros, seleccionando los valores indicados para cada campo, se obtiene la siguiente relacin. x = a 1 BASE DE DATOS EN EXCEL Producte~|Aio —|htes = |¥entos _~ |Yendedorv|Reoion >| eras 13 te Ea ommerare Utes toe Ene ver angeore ou Care tes Ew Hoe Andis Dir Su Veriras 188 140 ances Su Lower tee tr Wat Anes Dias Su Establecer las ventas mayores de 7000. Ayuda: establecer un nuevo autofitro empleando la opcién Personalize. El resultado es el que se muestra en la siguiente imagen, SS eee even eg pe BASE DE DATOS EN EXCEL Producto vaio [hes + Remap ~]Vendedo-e|Regian_v] tases een TF insect se cane (Se Ee Bot ans ar Sa eae tse Me esas ar tence tse Me fine arecies Rone vane tse ore 178 somone Sa Yess tee Me Sofr donsensse Rone ine ts tre © tne None tines tes ere it eosesciss hone cane ‘a0 ere a7 andtstter None Veraeas {eso me foot mates hone Yeas te ore sts? Jn Gem te Yoower ie ere fois dense ties Is Ee Sots somone Sa care tse ere f22t sonnet hore Versus tes ae {325 somone Visualizar las ventas mayores de 7000 en la regién Norte. ‘Ayuda: aftadir un nuevo eritero al fitro del punto anterior. El resultado es el que se muestra en la siguiente imagen es a =E E z ‘BASEDE DATOS EN EXCEL | Producto ~|Aio [hiss |¥entas _~|¥endedo: Region >| vein {280 War oF dean Genz Nore | ecu 1880 toe {204 Arse Dar Nore | 08 1880 Ene 7113 Andrés Diaz None | Cane {eo Ene fa? andésDlar Nore | Verdaas 4280 War tie Antti Nore | Vertue 1880 Ene fee IuanGonsle Nore | Crear una nueva base de datos con las ventas de Andrés en el sur. ‘Ayuda: crear un filtro avanzado estableciendo la opcion Copiar a otro lugar. Los criterios que se deben crear son los que muestra la siguiente imagen Vendeter _ Resién AndeeCiss SurLa base de datos que se crea es la que se muestra en la siguiente imagen Ventas Yendedor Producto Allo Hes varoieae 1992 ne Lieteor 1982 Ene Came 1382 Ene Veroueaz 1982 Mar Listeoe 1982 Mar Versurse 1385 Ene Lastene 1980 Ene Cane 1960 Ene Verouras 1880 Mar Ejercicio 3 Appattirde la base de datos creada en el efecicio anterior responder a las siguientes cuestiones: 1 387 Anaiés Oe 1687 André Oat 1641 Andiés Oe sae anarée Oat 1848 Andee se 5958 andiée Oise 1928 Anite ee Region se egegeres LEN qué Regisn se vendié mas durante el aio 927 gy en el 932 ‘Ayuda: empiear el Asistente para tables dindmioas, Establecer la suma de las ventas por regiones y afios, siendo el resultado el que se muestra en la siguiente imagen. Sunadeventae [aro [ ean 1862 1990] Totegeneral Rone Woosr Setee) sea] sa 14093 41765) e673 roraigenwiat [24744 35209) 12288) En el afio 95 zen qué mes Andrés Diaz vendio mas? Ayuda: establecer la suma de las ventas agrupadas por vendedor, afio y mes. El aspecto de la tabla dinémica Suma de Vee Prost [Toa Cane 9 Lécteos sez verras 22402 etal gona 250 eDe qué producto se ona de Ventas Prosute [Tot Cane 7| Lictoos 1d verras 48 Total gene zal 8 el que se muestra en la siguiente imagen. FSunagevenise [Mee fendedsr [af [ene — Mar [Toupee Fanusscise —] 089) aOR ace] set toes] sete to1se] tea Fotaeast seri asa] 9 DhanGonsaes [EH] 21082 —toerof 2222 to2o|_a7zzs mms] saa FovathnGeeale | e057? cee satel Tetalgenes Toar4o sens] 1909 {Qué producto produce mayor volumen de ventas? tealiza mayor nimero de ventas? ‘Ayuda: rer la tabla dindmica que se muestra en la siguiente imagen. Ayuda: crear la tabla dinémica que se muestra en la siguiente imagen Cual es la venta media de cada uno de los vendedores por regiones y afios? ‘Ayuda: la siguiente tabla dindmica muestra el oromedio de las ventas. romeo de ventas [Vandedoe | Regi iia [Andsés ofse — Woon Gone [Tetsgeneal None ‘sd 5238 Besa 5895 130) 81908 5220] __7ose7s| Froraon Teppssse’ ea I22] SARI.I2000] Bu Wea] weit arena] 44584] 1299) 2127925] 5200.12 reais “airGaaone Gama eseoe7| Weis caaa] Fora gener sera oqsase _5690,17202] 5544 326084)Ejercicio 4 {Todos los registros de una tabla tienen que tener el mismo niimero de campos y la misma posicién de los mismos para ser tratada como base de datos? {Se pueden hacer ordenaciones por varios criteros a la vez desde la opcién Ordenar? zY desde los botones Orden ascendente y Orden descendente de la barra de herramientas? Una vez se empieza a modificar la informacién de uno de los campos de un registro 2es posible deshacer dicha modificacion y volver a establecer los datos contenidos anteriormente en el mismo? Aleliminar un registro en un formulario gla fle que contiene dicho registro aparece vacia? {Cual es el nlimero maximo de criterios que se pueden establecer en un formulario para buscar registros? Al establecer varios criterios por los que buscar un registro gse localizan todos los registros que cumplan alguno de dichos eriterios? Siel ctterio por el cual se busca un registro es IM” zlocalizara el registro que contiene mascara? Se pueden localizar aquellos regisiros en los cuales alguno de sus campos esté vacio? Pera localizar un valor que cumpla dos condiciones referentes a un Unico campo zse puede emplear la opcién Ordenar? zy la opcién Autofitro? zY sien lugar de dos condiciones es preciso establecer tres? Hay alguna forma de establecer una férmula como crterio de busqueda? 2Es posible, a partir de una dnica tabla dinémica, obtener varias tablas de resumen? Ejercicio 5 ‘A partir de la tabla siguiente en donde se han inttoducido las situaciones en la que se encuentran las sanciones mmunicipales de varias poblaciones de La Rcja ee] € 1 FECA | NOMERE LOcALmAD| Tro SmNCON | BORE [RECUrTUAl RECARIO'| enGnoA,|cootano orastoae) 3 qanaaoes Ruatacerriscote Atte a % < zanove $dynuate? tes set taht a a olnwe |! € 7 dygaite? elgevorh Setar Cesnsc ne a ‘gue: 3 onaate? ewntavesrars —Beecan at Tne 1 E fe & imme No : laut Ramettontors _barverles slime No : [12 PINGGIET Raneeot USueto Bessevoucca a ene ‘ "a homaens Custaree Leto Eeespvccind u SF sone 18 thouzeo Emo Soactepore — Fercres a $F ees 1r sanuzoo? eeeSonis Eatrore Werle ee ee ‘Se desea confeccionar una tabla que presenta por poblaciones y tipos de sancién, el numero (cuantas) de sanciones que no estan pagadas, AYUDA Crear un filtro avanzado, que en otro lugar, copie los registros de las sanciones Pagada=No. A continuacion crear una tabla dinamica a partir de la nueva table obtenida con solo las sanciones no pagadas. Ejercicio 6 Basandonos en el concepto de validacion - permit lista, realizar a hoja Excel que resuelve la siguiente situacion: En un concesionario de vehiculos (en este caso Opel), tras vsitr la exposicién con el cliente y ya decidido el modelo or el que esta interesado, se pasa a la mesa del comercial para elaborar un presupuesto definitivo basado en el modelo de vehiculo elegido asi como en los extras (airbag, pintura metalizada o llantas deportivas (ruedas)) que el cliente desea para dicho coche. Dispondremos de ista desplegable en la celda B4 (modelo de coche elegido), B10, B11 y B12 para elegir Si o No (segiin se desee ese determinado extra o no). En el presupuesto, se realizara la suma y se aplicaré el iva (del 16%) para calcular el total. AYUDA El modelo de presupuesto seré de acuerdo a la siguiente imagen:PRECIOS Pasa B00 : 000 e lcorsa 7500 veeta wwo00¢ a] 124 WA fin JAPAGAR 22.7356 ‘Alas tablas se les han dado los nombres "coches" y “extras” respectivamente Ejercicio 7 En una empresa llamada Empresa, S.L. se tienen 4 empleados segimn la tabla Tabla de Empleados MPLE) Codigo [Nombre Apeliidos Hijos | Categoria i lana Rios Lopez 1 1 2 [Pedro Ruiz Martinez 3 3 3 [Begofia [Ruiz Equi 0 3 4 [ose Femandez Gomez[ 6 4 La columna categoria, contiene un cddigo con la categoria profesional que tiene cada empleado. Por otro lado, a cada categoria le corresponde un nombre y un salario base que se rige también segiin la tabla: Tabla Categorias (CAT) Coviga [Categoria | Sueldo base i[Peén, cy SOME 2 |Administrativa 600,00 € 3|Contable 200,00 € [Comercial 2.00000 € A sueldo base hay que sumar para caloular el total de la némina un plus de hijos que se otorga segin las siguientes premisas: Por cada hijo que se tenga, se pagaré una cantided (en euros) segin la siguiente tabla: Tabla de Pluses (PLUSES)| _[E/ plus por hijo es a canfidad que se payard por a = _€| [cada hijo que se tenga 1 TOE] [Por ejempio, si se tienen 3 hijos, por cada uno se 2 20,00 €| +~le pagan 25 €, 0 cea 25 por 3 = 75 Euros. Y asi en 3 2500€| |cada caso 4 some] ‘Al sueldo base mas el plus de hijos hay que restar el impuesto (IRPF) que, en este ejemplo, se aplica solamente sobre 1 sueldo base, segin una tabla de impuestos de dos columnas en la que la primera contene sueldos partiendo de cero euros, 300 euros, y a continuacién desarrolla de 100 en 100 euros hasta un total de 2.000 euros. La segunda columna @ inicia con un impuesto del 2% para sueldos entre cero y 300 euros y desarrolla de 0,20 en 0,20% hasta un impuesto del 5,60% que corresponde a sueldos mayores 0 iguales de 2.000 euros. Se pide, ademas de calcular la némina total para la plantila completa de esta empresa, responder a las siguientes preguntas (obteniendo los resultados mediante las funciones ylo formulas correspondientes pensando en que podria tratarse de la némina de una empresa con 250 empleados): Maximo sueldo a cobrar de los que tienen mas de 2 hijo. Plus de hijos medio de los empleados que tienen hijs y tienen categoria de cddigo mayor de 210 - Utilidades y opciones adicionales de Excel En este capitulo vamos a estudiar otras posibildades especiales de trabajo con Excel cuyo conocimiento en algunas situaciones concretes nos puede proporcionar la solucién répida e idénea. Muchas de estas opciones son aplcables précticamente en todos los trabajos realizados conaciendo a fondo la técnica de como se utiizan, Algunas de las opciones que estudiaremos en este capitulo son la de poder asignar nombres "de pila" @ rangos de un libro para referimos de una forma mucho mas intuitiva y representativa @ un conjunto de valores o celdas en vez de hacerlo mediante las coordenedas tipicas. Proteger las celdas y las hojas de un libro puede, también por otto lado, ser tuna valiosa herramienta sobre todo si se desea distribuir un trabajo entre usuarios de diferentes niveles de confianza. Aprenderemos a establecer escenarios,célculos de hipdtesis... Comenzamos. Asignacion de nombres a rangos Como ya sabemas, el correcto manejo de las referencias a celdas de una hoja es fundamental en el trabajo con las formulas y funciones de Excel, La asignacién de nombres, bien a celdas independiente o bien a rangos de una hoje de célculo nos va a faciltar enormemente el trabajo con las referencias. Es mucho mas sencillo para el usuario, por ejemplo esoribir. «= la_—=—sférmula.~—=SUMAVENTAS) que —esoribir UMA\CB:F20). Asignar un nombre @ un rango, consiste en "bautizer* con un nombre "Yécil de recordar y asociar’ @ dicho rango. Para asignar nombre a un rango es importante seguir los siguientes pasos. 1. Seleccionar corectamente el rango a ‘bautizar 2. Asignare el nombre deseado. Esto se puede hacer bésicamente de tres formas: Desde mend de Insertar Acudiremos a Mend de Insertar__- Nombre - Definir. parece el siguiente panel: J i Wonbes en elo Reap ferns OC~—SSOCOCS =] _cenar Agregar Etrinar serefere aH SCHOFICO 3} IEn @), escribimos arriba, el nombre que deseamos asociar al rango, que debe estar correctamente seleccionado. En el ejemplo, el nombre que se desea asignar al rango indicado abajo en Se refiere @ que es C8:F20 de [a hoja del libro llamada Hoja es VENTAS. A continuacién pulsaremos el botén de Agregar, con el fin de agregar el nombre a la coleccién de nombres del libro actual. Es posible tener definidos varios nombres y en este caso aparecerian en una relacién dentro del panel Nombresen__el__ fibro. Para terminar, abandonaremos el panel con el boton de Aceptar. torres en elo ts Tester Te [SLRS =] co Agee Brine cl sereteres JHojal $C$8:$F $20 7 La forma de comprobar que se ha defiido correctamente el rango es "llamarlo" desde el pane! de nombres que se encuentra a la lequierda de la barra de oy + fe formulas: de norbres| ‘Se despliega el panel, se hace clic en el nombre deseado de entre los que se tienen definidos y automaticamente, ese rango quedara seleccionado en la hoja. Si el rango es el correcto, el nombre se ha asignado de forma correcta: 1] 2 Directamente desde el cuadro de nombres Tras seleccionar el rango adecuado a nombrar, haremos clic en el cuadro de nombres y escribiremos directamente en 6, el nombre que se quiere asignar (en este ejemplo el nombre a asignar es VENTAS): AG COMPRA: Mediante los titulos colocados en las celdas adyacentes En situaciones como la siguiente, es mas facil referirse al sueldo mediante la palabra SUELDO que mediante la referencia de su B celda 82: 2 suede — Ciooooue] 3 |Comisiones — 20000 4 |Pagas 650,00 € 5 fe hijos 15000 € 6 Para asignar 2 un rango los nombres que existen colocados como rétulos en las celdas contiguas procederemos de la siguiente manera. (En este caso queremos asociar al rango B2:B5 los nombres de los rotulos de las celdas que estén en columna por su izquierda): 4, Seleccionar el rango de celdas incluyendo rétulos y datos (en este caso A2:B8). 2, Menti de insertar - Nombre - Crear. El cuadro de didlogo que aparece nos permite indicar que fla 0 columna contigua a los datos se desea tomarcontrasefia para abrir. Cada vez que abramos este libro se nos solctara dicha contrasefia, y quien no se la sepa, no lo podré abrir. Si podré copiar el archivo, borraro, levarselo, pero jamas abrito para ver su contenido. T Greer siermpre una conla de seouridad Uso compartido de archivos CConteasefia para abrir: T Avanzada, CContrasefia de esertura: > Sereconienda sélo lectura rr La opcién Crear siempre una copla de seguridad, acta de forma que Excel, siempre que se guarde el libro actual, crearé una copia del archivo con el contenido que tenia e! libro cuando fue abierto, es decir, con el penditimo contenido. A_este archive de seguridad se_le adjudica la extensiin XLK (de backup 0 copia de respaldo}: Bho dec Too: cio de cone de sepurded de Microsoh xe ao oc Rrorus eeu. Fecha de modificacién: 07/02/2005 13:12 Tnafo: 15010 Sem PERN roe re error erage TT Seba te SKB Hoja de ede de Mrosot Ese Esta forma de trabajo nos mantiene por lo tanto, la titima versién del archivo con extensién .XLS y la pendltima con extension .XLK. De perder la versién .XLS, renombrariamos el archivo de copia de segurided y podrlamos retomar el trabajo con este archivo, El Unico inconveniente de esta forma de trabajo es que se mantiene por cada trabajo una casi uplicdad, pero esto revierte en seguridad. A A B —————_ |8 c wardar 1 vez C | dar Pver.s | FICHERO.XLS Ly hy A A BBB BEB e c D D Soe MooIFIcaR MooiFicar FICHERO.XLS | | FICHERO.XLS FICHERO.XLK{Contrasefia para abrir: Es la contrasefia general. Se solicita (como siempre) una segunda vez para fiaria En el momento de abrir un archivo la solcta. Sino se conoce no se abre el archivo, [Atencién: Todas las contrasefias distinguen maylisculas de minusculas por lo que la contrasefia deberé ser introducida| con el mismo tipo de letra con e! que fue establecida, Contrasefia contra escritura: Se fija esta contrasefia (incluso ademas de la general) para que quien no la conozca solo pueda abrir el archivo de lectura, es decir, lo abriré pero no podré modificarlo ya que al intentar quardar los cambios no lo va a permitir. Lo que si podria hacer seria modificar el archivo y en el momento de guardar, guardarlo ‘como (Guardar como) otro archivo con otro nombre, Pero el origina, con el nombre que tiene no podré ser modifcado. Cuando se trabaja con un archivo de solo lectura esto se advierte en la barra superior de titulo con e! mensaje de Solo Pete Ee microsoft excel -trafajo.xls [Solo ectorall Si cuando se fija una contrasefia contra esoritura (0 lo que es fo mismo de solo lectura), si se marca la casilla de Se recomienda de solo lectura, cuando se introduzca la contrasefia correcta, alin asi, Excel presentard un panel recomendando que el archivo se abra de solo lectura de cara a posibles modificaciones, en este caso ya que la contrasefia_ _se__conoce, no sdeseadas. = Se elegira. «Noite SS J) “trabsjo.xle" debe abrirse can acceso de sélo lectura # menos que necesite guard eee eca i oeees ence db No Cancelar Proteccion de libros Es posible proteger la estructura de un libro abierto para que sus hojas no puedan ser eliminadas, movidas, renombradas... Pata establecer este tipo de proteccion, se despliega el Mend de Herramientas - Proteger libro y en el panel que aparece, se-—marcan «los. elementos «que = se desean —_proteger. Se Protege en elitr. M Estructure Fr Wenianas Contrasefa (apciona) poe Coneelar Aceptar Proteccion de hojas Se pueden proteger hojas para que otros usuarios, ojo, jy nosotros mismos que a veces cometemos torpezas y nos equivocamos! modifiquemos de forma accidental el formato o informacién que contiene la hoja. Para establecer este tipo de proteccién, se desoliega el Mend de Herramientas - Proteger hoja y en el panel que aparece, se marcan los elementos que se desean proteger. Existen multitud de opciones que se pueden marcar comoprotegidas: ais IF Proteger hoje y contenido de celdas bloqueadas ‘Contr ssefa para dasproteger la hojs If Seleccionar celdes destloqueacas | Formato de celdas IF Formato de colirmas [= Formato de Fes IF insertar colurnas IF insertar Fias IF insertarhipervinculs I etiminar cokumnas IF eliminar Faas center Cancalar Las opciones de proteger libro y proteger hoja, de estar actives (es decir, de tener contrasefias fjadas) initan a desproteger libro y desproteger hoja respectivamente. Matrices En Excel, una matriz es un grupo o rango de celdas rectangular tratadas conjuntamente como si de una celda se tratara. Cualquier formula en donde “la misma idea’ u operacion debe ser realizada sobre varias celdas, habria que crearla refriéndose a una celda o celdas para posteriormente copiar esa formula con las pecularidades que conocemos sobre al copiado de fomulas: su relatvizacion Pues bien, si en vez de referir a una celda en la formula referimos a todo el rango de celdas para el que se quiere aplicar, la formula pasaria a tener una forma semejante a esta del siguiente planteamiento: Se__desea_conocer_la_valoracién total_de _unidades _por_precio _para_los_ siguiente _artculos: c D E 7 [ORDENADORES| IMPRESORAS [PANTALLAS 2) Precio ‘800 120 300 3 Unidades 100 85 120 4 | 5 6 [Montante total FPP? ral Le] Una forma de resolverlo serla agregar (insertar) una fila de resultados parciales debajo de los totales, que multiplique precios por unidades con el fin de sumar en la celda del Montante final C4+C5+C8 0 lo que es lo mismo =SUMA(C4:E4): ean nen eae c_ D —E - 1] ORDENADORES | IMPRESORAS | PANTALLAS 2 Precio 00 120 300 3] 100 85 120) 4] [Total 0000 10200 e000 é| - oe [Montante total _|-SUMA(C4:E4) SUMA(fumerol; (umero2], Pensemos en muchos articulos.Utlzando el concepto de Matriz podriamos directamente en la celda inicial D6 introducir la siguiente formula: |>| ORDENADORES Unidades fal 2] Precio z 4} 5 tr 8 El paso definitive para que lo que hasta este momento es una formula “normal” se convierta en una mattiz es editar la formula en la barra de formulas (colocar all el ratén con un clic) y desarrolar la mattiz mediante la combinacion de teclas CONTROL + MAYUSCULAS + ENTER, EI resultado es el _ siguiente: uma (C2:E2"C3:E3) ed fi (@SUMA(C2:E2°C3:E3)) Zz 5 c a) E Tj ORDENADORES | IMPRESORAS | PANTALLAS | 2] Precio 600 120 300 [3 Unidades 100 85 120 He 5] 6 [Montante total 126.200,00 € 7 Como se aprecia, una matriz presenta la formula 0 funcién encerrada entre laves. Es otra manera de realizar ‘de un solo golpe" algo que, por supuesto podriamos realizar pero en mas "pasos" Frecuencia ‘Acabamos de estudiar el concepto de Matriz. Existen funciones que necesitan apoyarse para trabajar en el concepto de matriz. Son formulas que utlizan el desarrollo matricial. Vamos a conocer de cefca como funciona una de estas iitles funciones. La funcion Frecuencia devuelve el numero de veces que se repite un valor o rango de valores en un grupo de datos (en tuna poblacién que se lama), ‘Vamos a estudiar esta funcién mediante un ejemplo, ‘Supongamos una relacién de personas que han obtenido unas calificaciones (de 0 @ 10) en unas pruebas de nivel y deseamos conocer cuéntas personas han obtenido un 0, cuantas un 1, cuantas un 2... Cuéntas un 10: D E F FRECUENCIA (zcuéntos de cada?) a 1 2 a 4 5 6 4 7 “M1 Begone 8 8 12 Jose 2 3 {13} 10 ial La sintaxis de fa funcion Frecuencia es la siguiente’ =FRECUENCIA(rango de datos cuya frecuencia se quiere medir;grupo 0 intervalos de datos) En nuestro ejemplo, el rango de datos cuya frecuencia (0 veces que se repiten) queremos contabilzer es B3:812 El rango de celdas en donde se han colocado los intervalos de valores cuya frecuencia se desea obtener, en este caso‘std colocado en el rango D3:D14. Es importante apreciar, para esta funcién, que es preciso seleccionar una celda “mas abajo" porque este rango contiene intervalos. De cero a 1, de 1 a 2...de 9a 10, y de 10 en adelante. Pensar que las calificaciones podrian tener decimales, o simplemente desedramos medir las frecuencias de calificaciones entre O y 5 (sin legar al 6), del 5 al7 y de! 7 en adelante, En nuestro caso colocariamos la funcion =FRECUENCIA(B3:B12;03:D14) en la celda E3, con lo que nos devolvera, en este caso el nlmero de cers. que han existide. «En este caso. ningun (0). + :CUENCIA(B3:B12;03:D14) a co DO = | 1] 2] NOTAS FRECUENCIA ( cuantos de cada? [3 |Juan 2 7 (Maria 5 5 \Pedro 5 6 | Silvia 6 7 |Antonio 8 | 8 |Atherto a | 5 |Carfos 10 10 Luis 4 8 I 2 Para conclu la funcion Frecuencia, necesitamos desarrolar esa formula a las celdas adyacentes por debejo,creando una matiz, Para ello reaizamos los siguientes 2 pasos: 41. Seleccionamos el rango E3:E14 en cuya primera posicién se encuentra la funcién frecuencia FRECUENCIA ~ X V fe =FRECUENCIA(B3:B12:D3]0014) A__| 8 __ [FRECUENCIA(datos; guoos)] | E i 2 FRECUENCIA (.cudntos de cad: [3 | Juan 2 FTF FRECUENCIA(E3.812;03.014) 4 | Maria 5 5 [Pedro 5 6 | Sitvia 6 7 [Antonio 8 & [Alberto 8 3 |Cartos 10 10 |Lais 4 11 [Begonia 6 12 | Jose 2 13 14 151 SS whresedo 2. Nos colocaremos en la barra de formulas con el cursoC{haciendo clis) desarrollaremos la matriz mediante la ‘combinacién de teclas CONTROL + MAYUSCULAS + ENTE ‘Apareven las frecuencias de repeticin del rango de valores a medir alo largo de toda la matrz desarrolada,Prestar atencin que en la funcién aparecen las laves simbolo de que se trata de una matriz 6 oy A (=FRECUENCIA@3:812,03:014)) A B c 5 J 1 2 NOTAS FRECUENCIA [3 [Juan 2 a 7 [a Maria 5 1 q 5 [Pedro 5 2 7 6 | Silvia 6 3 q 7 |Antonio 8 4 1 8 |Atberto 8 & 7 9 |Cartos 10 6 7 FO |e mis 4 7 q 11 [Begonia 6 a 7 12 Jose 2 3 q 13 10 1 4 q 15] Si se cambiara algiin valor de la columna B (alguna nota) los valores arrojados por las freouencias cambiarian. Como Comprobacién, apuntar que la suma de las frecuencias serd igual al nimero de elementos de la poblacién, en nuestro caso al niimero de alumnos (10). Consolidacion La consolidacién de datos es una operacién que permite resumir datos procedentes de varias hojas del mismo libro 0 de libros diferentes, en una hoja que recoge la suma, promedio, desviacién tipica, producto u otra operacién aplicable sobre rangos de caldas iguales en dimensién, desde otras hojas del mismo libro. El resultado de la consolidacién cuede elegirse que quede vinculado a los datos originales (datos fuente), es decir, que silos datos de las hojas a consoldar se modifican,e! resultado consolidado también se actualizara CONSOLIDACION MEDIANTE OPERACION DE SUMA | En las hojas a consolidar, no tiene por que ser una sola la celda elegida, bien podria ser, por ejemolo un rango que recoge una relacién de ventas y en una hoja tener las ventas de enero, en otra las de febrero, en otra las de marzo, asi hasta diciembre. Si desedramos podriamos gonsolidar las ventas de esos 12 meses en una hoja resumen que presenta las ventas globales (suma),o bien las ventas medias anueles (promedio).. Mas tarde, como idea, a partir de la hoja resumen se podria confecoionar una grafic ‘También se podrian consolidar hojas de diferentes libros. En este caso, los libros intervinientes deberan estar abierts,+ 13 Pedro "1 7 + [7 Alberto 3 8 ig 19) BD) _! 21 C22, _ a ia « vi\ Enos {Febrero ZHiarzo \Resumen/“[4{ | »Ife Nota: También es posible consolidar por categorias, de modo que aunque los rangos a consolidar no sean iguales en] lel orden en el que estén dispuestos en sus hojas originales, si tienen unos rotulos que si que coinciden en cada hoja| (os mismos rétulos como en el ejemplo anterior), seleccionando esas celdas de rotulos en las hojas a consolidar y| Imarcando las casillas de Fila superior y Columna izquierda en el panel de Consolidar, los datos seran consolidados y| loperados segin les corresponda el rétulo, no la posiciin. Este tipo de consolidacion es menos claro que |a| Iconsolidacién por posicién porque no exige une igualdad en estructuras de datos. Pero funciona de igual manera. Esquemas Los esquemas, que como acabamos de ver aparecen de forma automatica cuando realizamos una consolidacion con vinculos, es una potente herramienta de Excel que permite agrupar datos que tienen relacion de forma que esas filas 0 columnas de nuestra hoja se pueden contraer para ver resumidas o bien exoandir para ver con detalles por parte del usuario. Los esquemas se manifiestan porque sobre la fla de rotulos de columna A 8 CD... ylo bien ala izquierda de los rétulos de fila de Excel 1 234.., aparecen unos signos + que indican que se puede desplegar el esqueme, o bien presentan un signo - cuando el esquema se encuentra expandido e invita a comprimirio. Los esquemas se utiizan y tienen sentido en grandes tablas de datos en las que mostrarlos de forma reducida o comprimida puede ser dtl pare su manejabiided. Creacion de un esquemaPara_comprender_mejor las _posibilidades de esta heramienta, la estudiaremos mediante un ejemplo: aE c 0 = F 5 7 TT + |____|D. Enere|D. Fob mostra |1. Enero|l. Febroro ||, Marzo |I. Twrimostro [Total 2 mts 2 8 6 21 3 [Maria ‘0 5 6 8 6 16 2 ipecee | 5 a 2 4 8 4 & (Albono} 4 6 a 3 ; 10 8 i = Nivel 1: Deseamos crear un nivel de esquema (columnas de la 8 a la D) agrupando los datos de ventas directas en enero-febrero-marzo, - Nivel 2: Deseamos crear otro nivel de esquema (columnas de la Fa la H) para resumir (ooultar o visualizar) los datos de las ventas indirectas en cenerofebrero-marzo. - Nivel 3: Deseamos crear otro nivel general de esquema (columnas de la B a la |) de forma que solo se vean los datos slobales del Total trimestre. Veamos como logrario siquiendo unos pasos: 1, Para el primer nivel, seleccionamos las columnas completas desde los rotulos de columna B G y D. E F 1 D. Enero |D. Febrero |D. Marzo {D. Trimestre |I. Enero. 2 (Juan 15 2 4 21 10 3 [Maria 10 5 6 2 6 4 [Pedro 5 8 10 2B 2 5 [Alberto 4 6 10 20 oO 6 ee 1 D. Enero |D. Febrero Mikes ie 2 16 2 4 21 3 10 5 8 2 4 5 8 10 2B [5 | 4 8 10 20 é 3, Pulsando sobre el nimero 1 de la zona superior de esquema o bien del signo - se contraerén las columnas esquematizadas: zs -e | F |” i ‘Trimestre ||, Enero|l. 2 (Juan 21 10 3 [Maria 21 6 4 [Pedro 2 2 5 [Alberto 2 a 6 4, Para desagrupar, pulsaremos ahora sobre el nivel 20 bien sobre el signo +. Para realizar los otros_niveles de nuestro. esquema se procede. de igual forma - Se seleccionan las columnas F Gy H y se agrupan, - Se seleccionan las columnas de la 8 hasta la | y se agrupan. El resultado es este: Visualizacién en nivel 3 (todo el esquema}:C c F 6 Marzo [0 .Trimosra | Enevn[]-Fobrera] 2 i a 8 & & 2 6 6 e ‘0 alee eeceers & 0 a 4 nivel 2 ial D.Trimestre [I. Ttrimestre |Total Trimestre | 2 Juan 2 21 2 "3 [Marla 21 18 39 4 Pedro 2B 14 37 5 [Alberto a 10 30 6 Visualizacion 1 (maximo resumen): 5 Alberta | 30 6 Eliminar una agrupacion Para eliminar una agrupacién dentro de un esquema deberemos 41. Seleccionar las columnas o fas que se encuentran esquematizadas. 2. Desplegar el Mend de Datos - Agruper y esquema y elegir Desagrupar. Eliminar un esquema Se realiza desde Mend de Datos - Agrupar y esquema - Borrar esquema Los datos pasan a mostrarse como al principio. Esquema automatico Excel permite crear esquemas autométicos siempre que ciertas columnas o flas se encuentren relacionadas mediante formulas. Por ejempio una columna contiene fos precios, otra las unidades y en otra columna los totales mutiplican precios por unidades. Pues bien, si se realiza un esquema automaético Excel esquematizaria esas columnas de forma automata sin necesidad de seleccionarias. Se realiza desde Meni de Datos - Agrupar y esquema - Autoesquema, Analisis de datos Excel, nos proporciona un conjunto de herramientas para el andlisis de datos pronésticos y resolucién de planteamientos con el fin de tomar decisiones y analizar entre diferentes altemativas cual es la ideal, la mas viable. Estas herramientes las podemos resumir en las siguientes:+ Tablas. + Buscar objetivos + Solver © Escenarios. ‘+ Otres herramientas para andlisis (que deben ser instaladas o cargadas en Excel para disponer de ella). Tablas En multitud de ocasiones se disefia en Excel una formula para obtener unos resultados. En esa formula intervienen varias referencias a celdas (por ejemplo B4 es una referencia como ya sabemos) y como los valores de esas celdas pueden cambiar o varia, se dice que esas referencias son variables de la formula, La operacion de Tabla, nos permite calcular el resuttado de la formula, para un juego de valores diferentes sustituibles en una de las variables o referencias de la formula, incluso, la operacién Tabla, permite obtener resultados de la formula para diferentes juegos de valores en hasta 2 variables de una formula. Por ejemplo si una formula caloula la superficie de un triéngulo aplicando la formula: Superficie = Base x Altura I 2 Con esta herramienta de Tabla podriamos calcular areas de tiéngulos cuya base es fa pero con diferentes valores de la altura (tabla de 1 variable). También podriamos calcula las diferentes reas para un triangulo con un juego de Valores diferentes para la base y un juego de valores diferentes para la altura (tabla de 2 variables). Otro ejemplo se podria aplicar con la funcidn =PAGO(tasa:periodos;capital) oara calcular el importe mensual a pagar para un crédito bancario Gon una determinada tasa de interés anual (tasa), un plazo para el crédito de N aos (periodo) solicitando una cantidad econémica de X Euros (capital) (recordar las funciones financieras desde ). Pues bien, podriamos caicular una tabla de cantidades a pagar, para un juego de valores de entre 20 y 25 afios (variable periodos) Y para un juego de cantidades de Euros a soiicitar de entre 30.000 € y 90..000 € de 6.000 en 6.000 € (variable capital Tabla de una variable Para resolver una tabla de una variable se deberan colocer en columna el juego de valores que se desean sustituir en una de las variables de la tabla. Por ejemplo sien la formula de Pago, deseamos calcular el préstamo para diferentes cantidades de capital enive 30.000 90.000 € A o EO 3__ CAPITAL SOLICITADO: 100.000,00 € (4 INTERES ANUAI [5 IPLAZO SOLICITAD UG eee erences 7 CUOTA MENSUAL: 500,62 € 8 | [-PAGOITZ IE; 03) Gg agthe 50 Para ello + Colocaremos dicha serie de valores (por ejemplo de 6,000 en 6.000 €) en una columna. La formula que calcula {a cuota (0 en el ejemplo del triéngulo, la superficie) se colocaré una columna mas ala derecha y una fla por encima de la del primer valor de la serie. La ubicacién de la férmula es Indispensable que sea esa. En este ejemplo si la serie de valores de capital los colocamos en el rango A12:A22. + La formula la moveremos o insertaremos en la celda B11 en este caso (una fila por encima y una columna mas a la derecha, encabezando los datos a obtener por la herramienta Tabla). ‘+ Se selecciona el rango rectangular que ocuparan los valores, la formula y los resultados (en este caso A11;B22 como muestra la imagen siguiente). ‘+ Entramos a Mend de Datos - Tabla y en el panel que aparece de Tabla, deberemos, puesto que el uego de datos para la variable capital estan colocados en columna, rellenar indicando la celda variable en la que se van a realizar las sustituciones una a una para calcularse los resultados respectivos. En este caso los capitales la formula los busca en la referencia o celda B3. Por eso se indica la celda B3 como celda de entrada(columna): 5 PLAZO SOLICITADO: a 7 GUOTAMENSUAL: a i B c iT 21 3. CAPITAL SOLIGTADO: 00,000,009 € 4 INTERES ANUAL: 3,50%/Anual ZiAios PraGo@ai2062; 03) Cds do ont-ada if) Cold 6 ontradfgchians): 2 # Dats, hoblos + AlAceptar el panel de Tabla (en este caso de una variable} se resuelven los diferentes importes para los distintos valores de capitales: A 1 a. Cc D. £1 F 1 [21 3_CAPITAL SOLICITADO: 100.000,00 € 4 INTERES ANUAL: 350% Anual 25\Aties 500,62 € 150,1870711 180,2244853, 210 2618695, (240 2993137 posers Ht saree 18 | 66.000,00 € 3304115664 19 | 72,000,00 € 360,4489706, | 20[ 78,000,00 € 390 4863848 af 84.000,00 € 420 523799 2 90.000,00 € 4505612132 Se daria por concluido el ejemplo aplicando formato Euros a los resultados obtenidos. Nota: Bajo los valores obtenidos se encuentran unas formulas de matriz: LAGER) Tabla de 2 variablesEn este caso vamos a resolver las cuotas mensuales para diferentes juegos de capitals y diferentes juegos de plazos manteniendo fo el interés (0 de capiteles e intereses, manteniendo flo un plazo..). Solo se puede jugar con hasta 2 variables. Para resolver esta situacin con Datos - Tabla, los 2 juegos de valores asi como la formula se deberén ubicar de la siguiente forma, esta vez, dibujando lo que va a ser una tabla cruzada en cuya interseccion (0 esquina) se colocara la formula A. It eet errr are eee ‘| 2 3 x 4 Celdo de sored is) esa] § Celisde orion cama) fgg ST 7 GUOTARENSUAL i oe S| gevconbag ley, ap Pracoarnnen ey) (apy) cote 10) Wade __ 2 11 aa low a | Se selecciona el rango rectangular que abarca lo que sera toda la tabla, Mend de Datos - Tabla Como en fila se han colocado en esta ocasién ls plazos, la celda de entrada fila seré la celda ala que se refiere la formula en cuanto a plazos, La celda 85. Como en columna, como antes, se han colocado los capitals, la celda serd BS. Se pulse Aceptar y se resuelve la tabla para es0s 2 juegos de valores. A I 5 [ec [TE FT “CAPITAL SOLICITADO: *100.000,00 € INTERES ANUAL: 3.50% lanual PLAZO SOLICITADO: 3 fics. { ___——— CUOTAMENSUAL jeslalo oR ET PAGO BAI B5 12,09) va coe 214 4647628 257,3577149 ‘300 2506674 3431436198 386 0365723, 425 323248 47) 5224773, 5147154735 557 BORSE2 sn 5013347 a3 32872 204 284062 245.1402 238 297873 326 354263 357 711283 408 558108 449.4241 430 231728 531 13355 571 335305 512352165 ZA 273.a62186 312.623211 351 65737 se een264 1423,72628 468,723 S07 6343 a5 528369 555 con395 187 336426 22476113 262387733 299,8374834 357 31717 374 TOES 412,2765a1 443 756227 487 23612 528,716598 562 196233 160 52777 216 392313, 22 ase a8 52384 32a ame 432 738526 51311 spa a167e7 54 98726) 573.8879) 6| 208 725498] 203, 563082| 278 360665 313,173248] 347 87583) 362773814] an 570380 452 360] 47 1eB163] sci oe3745)Se daria por concluido el ejemplo aplicando formato Euros a los resultados obtenidos. Buscar objetivos En Excel, cuando en una celda existe un valor fo tal como una constante, un porcentaje, una cantidad, una fecha, se dice que esa celda es independiente, porque no depende mes que de si misma, del valor que contiene Sin embargo, cuando en una celda existe una formula que alude a otras referencias o celdas, se dice que es una celda dependiente porque depende de los valores de esas otras celdas, Buscar objetvos es una herramienta de andlisis que permite resolve stuaciones del tipo "gue pasaria si.” Buscar objetvos resuelve o halla valores para una celda indeoendiente, estableciendo un valor como solucion para una celda dependiente (que depende en suma de la celda independiente). Vamos a estuciarlo mediante un ejemplo Supongamos a planteamiento del crédito anterior: B c DB E F | 3 CAPITAL SOLICITADO: 100.000,00 € 4 INTERES ANUAL: 3,50%|Anual 5 PLAZO SOLICITADO: 25)Afios sf 7 (CUOTA MENSUAL: 500,62 € 4 4 Se \G0(B4/12;B5"12;-B3) En este caso, para un capital soliitado de 100,000 €, al 3,50% de interés anual y 2 25 atios de plazo, sale @ pagar una cuota mensual de 500,62 € al mes Pero zY si no se dispone de mas de 400 € al mes? {A que plazo habria que solicitar el crédito para que la cuota mensual salga de 400 €7 Entremos a Menii de Herramientas : Buscar Objetivo, En el panel que aparece, deberemos —especificar cuidadosamente la siguiente idea "Para que en la celda BY se resuelva y obtenga un valor de 400, .que valor habria que colocar en la celda BS?" Debemas por lo tanto en este panel, especificar un valor deseado (en este caso 400) para la celda dependiente (en este caso B7 que es la que contiene la formula y por eso es dependiente de otras), y para ello, el objetivo es cambiar y averiguar cual es el valor para la celda independiente (en este caso 84 que como vemos tiene una constante, no una formula, y por eso es independiente) El panel de Buscar objetivo, gor lo tanto, solo tiene tres casillas a rellenar: A CAPITAL SOLICITADO: 100.000,00 € INTERES ANUAL: & PLAZO SOLICITAD! fusca obvi | 7 (GUOTA MENSUAL: 8 Defi acl ei? a 3] e ce 31 conel valor feo He Bora canbir laces: fag]Al Aceptar, el resutado es calculado, Se calcula por el algaritmo de Newton. Realiza unas iteraciones para obtener, final, el panel presenta lo siguiente: = 5 “ep Te rama CAPITAL SOLICITADO: —_|___100-non gn € INTERES ANUAL 3.50% Anual PLAZO SOLICITADO: 3737583007 |Afios HOTA HENSUAL: L_acopoe] SERA 2! La bisqueds conla celda ha encantrada una solic. Valor del ebjetivo: 400 Walor actual: 400,00 aft, {5 pulsamos Acentar estamos aceptando el resutado calcula, con lo que el objevo queda pasmad en nuestra y WA hoja. En este caso la hoja queda con el objetivo alcanzado y resuelt. Si pulsamos Cancelar, el resultado obtenido, se "descalcula" y volvemos a tener los datos iniciales del supuesto. Administrador de escenarios Los caleulos efectuados en un trabgjo de Excel, se realizan, por regla general, en base a unos datos aportados y el resultado proporcionado por las formulas (los célculos realizados) son, en consecuencia, los que tienen que ser. Pues bien, es posible almacenar con un nombre, diferentes juegos de datos base, para que aplicando las formulas de calculo sobre un juego de datos base proyectados u otro juego de datos base obtengamos unos resultados ul otros, pudiendo, de esta manera establecer comparaciones de los resultados para si los datos de hipdtes's son unos u otros Por ejemplo, podremos definir un escenario de datos con unas cifras de ventas Optimas, otro escenario con un juego de datos para unas ventas pésimas, etc. Aplicando un escenario u otro, contemplariamos los resultados para si las ventas fueran malas, buenas, regulates. Esta opcién de trabajo con escenarios ayuda a prever situaciones y asi tomar decisiones. El uso de escenarios es recomendado para cuando se trabaja con juegos de valores que pueden ser variable, es decir, de naturaleza incierta Veamos con un ejemplo como se aplican los escenarios. Supongamos que se desean comparar para el mes de enero, las ventas reales, con unas higotéticamente malas (supuesto pesimista) y con unas ventas hipotéticamente maravilosas (supuesto optimista) Para ello estableceremos lostres _grupos de datos _de_ventas_en_unos_rangos_aparie._Esos datos constiuiran _los_escenarios: [A B Cc D E F i Pago de comisiones a vendedores y calculo de beneficio ENERO ENERO_| Comisién [Pagar 1.000€ 5% 500,00 € B00E 7% 580,00 € 600E€ © 8% 360,00 € s50€ 3% 25.20 € [Ventas - Comisiones: 24,850 € 1.446 € Z.405 € Si el margen de benoficio os un 30% el beneficio empresarial es: [__7.021 € Supussios a estudiar con scenarios Real | Optimista | Pesimista wo0oe 2000€ Some aoue 1500€ 4s0me€ soe 1200€ some 17 Pedro se —1.500€ 500 € 18 Definir escenarios Vamos a defini los escenarios. Los pasos a seguir son los siguientes: 1. Seleccionamos el rango de datos en donde se desea realizar la sustitucion de los diferentes escenarios una vez estén creados. En nuestro caso, os céloulos se basan en las cas de ventas del rango B4:B7, por lo que seleccionamos ese rango. 2. Acudimos al mend de Herramientas - Escenarios. Se visualiza el cuadro de didlogo Administrador de scenarios: \Ne hay ringgn escenario definido. Elja Agregar pera agregar scenarios, CCeldas cambiantest Comentario: —_ Pulsamos Agregar para afiadir un escenario a la coleccién de escenarios posibles. Asignamos un nombre @ nuestro primer escenario (Ventas reales), y definimos el rango de celdas que constituyen ese escenario (se encuentra en el rango B4:87). Podemos acicionalmente escrbir un comentarioque permita saber algo mas sobre este escenario. Pulsamos Aceptar S x! Nombre del escenario: [ventas reales ‘Celdas cambisntes: leer Hage CTRL+-clic en celdas para seleccionar celdas cambiantes que no sean adyacentes, Camentarios: [iuege de datos que obedecen alas vertasreales delos \vendedores Protecciin — Evitar cambios, F ccutar cree En el siguiente cuadro de didlogo presentado, aparecen en paneles los diferentes valores que se desean establecer para este escenario (en nuestro caso el de las ventas reales). Se teclean en caso de ser diferentes a los presentados y pulsaremos Aceptar sino deseamos definir mas escenarios, 0 bien Agregar si deseamos volver a defini otro escenario mas: Se Aceptar Lu sge54 [loo segs 000 Sencar a sete [6000 Icon rca een Aoreoat eg? [850 Pra defnir un segundo escenario éptimo, se repiten los pasos agregando mas escenarios pero con los datos propios de cada escenario:Nombre del escenario: [Ventas Gotinas CCeldas cambiantes: [ener 1 Haga CTRL+dic en celles para seleceonar celdas combiantes que no sean adyscentes, Comenterios: Proteccién evrar combos F cuter [Supuesto para unas ventesmuyFeverables cone Los valores serén’ x) | mane p | Li 4544 [20000 y ancl 2 sess [Isao enestr_| z $686 [12000 Agree | & $657 41500 Minit E scenarios: Celdascambiantes: Combi. gae:de$7 co ark Mostrar escenariosPara mostrar los resultados aplicando los diferentes escenarios solo deberemas acudir al panel de Escenatios, colocarnos sobre el nombre del escenario que se desea analizar y pulsaremos mostrar. En el ejemplo anterior, de desear__estudiar__el_—escenario —_pesimista,—_—tras_—elegiro,—_—pulsamos_—_—mostar 6 Comision oe UE 7% 260,00 € 6% 160,00 € Pai ——|_smel 3% 16,00 ¢ [ _Vanfas Comision 12500 € 7 725 € 11.775 € wwarial es: [3500 € Si el maryen de beneficio es un 30% ol beneficio en Supuestos a estudar con escenarios E Real] Optimista | Pesimista ae Tamme nome sane Fons ea gooe 100e some ertos stincs sone 1200€ 3000€ ae 190e soe El modelo de hoja de célculo sustituye los valores del escenario pesimista en el rango definido como variable y todas las formulas se recalculan para ese juego de valores: ‘Supuosion seminar con excen 3 esl | Optimsia | Prewnst 14 Juan] ous — Sates 7 sted ey 1$Am— | soe iscumer sande \ 1 er some owe! sccoe + 17 Ped] eae se 18 mao 18 2 Modificar un escenario En el pane! de escenarios elegiremos Modifier. Eliminar un escenario En el panel de escenarios elegiremos Eliminar. Examinar escenarios‘Se puede crear una hoja resumen en el libro activo con datos o bien con una tabla dinamica donde se resumen los valores para los diferentes escenarios defnidos en la hoja. Presenta los valores actuales asi como los de cada escenario, En el panel de Escenarios elegremos Resumen, y el el cvadro de didlogo deciiremos si resumen o tabla dinémica, Se va @ crear una hoja nueva lamada Resumen de escenario y en ella plasma un detalado endlsis de todas las situaciones. Solver Solver es una potente herramienta de andlisis que permite determinar el valor de una celda que depende de numerosas variables Independientes (no de una sola como en el caso de "Buscar Objetivos'), pero ademas, pudiendo aplicar varias, restrcciones al céloulo Muy importante: En principio, la herramienta Solver, no se encuentra disponible en Excel en el menu de herramientas. |Para ello deberemos cargar un complemento nuevo al programa llamado "Solver. Existen otros complementos |sofisticados que se pueden incorporar a Excel y que inicialmente no se encuentran disponibles. Por ejemplo las| |Herramientas de andlisis VBA que pemiten hacer caélculos de regresiones lineales, _predicciones. |Una vez cargado el complemento ya disponemos de la herramienta Solver en el meni de herramientas. |Para cargar un complemento lo haremos desde el Mend de Herramientas - Complements... y activaremos la casilla lde opcion correspondiente @ la nueva herramienta de la que se desea disponer. a ax Complementos disponibles: ‘Asitente pare Busquedss (Liecoter IF Asistente pare sume codcienal st If Herramientas para ands concelar [Herramientas pare andleis-VBA | ome IF Herramientas pare ol cura Examiner, BA del Ayudarte pare pee | Saver Es una hetramients que le ayuda 8 resolver y optiizar ecuacones mediante el uso de métodos matemsticos Para trabajar con Solver, es ~—recomendable —sequir_~—«los~—=«siguientes’ pasos 11= Disefiar el modelo de hoja de célculo organizando la informacion. Esta fase es vital porque como sabemos, organizar nuestros datos en una hoje de un modo u otto, conlleva a una vision facil del planteamiento 0 por contra, ttemendamente complicada, 2.-Determinar cual es la celda objetivo, Solver puede modifcar los datos para que la celda objetivo, loance e! mayor valor de los positles, els menor =o bien’ uno__determinado por el_—_usuao, 3. Determinar que celdas son las variables del problema, Solver ira dando valores a las celdas variables hasta encontrar una combinacién de valores que satisfaga la condicién establecida por la celda objetivo 4.- Definr las restricciones para el caso. En las situaciones reales siempre hay limites en el presupuesto, tiempos de ejecucion... Estos limites han de indicarse en el planteamiento del problema para que Solver los tenga en cuenta de asignar los valores. Estudiemos esta potentisima herramienta mediante un ejemplo practico Nuestra empresa, desea hacer publicidad mediante anuncios en diferentes diarlos de tada nacional con el objeto de captar clientes.Para ello se van a utilizar 26.000 € en publicar, al menos un anuncio en los siguientes diarios: ABC, El Pais, El Mundo, LaRazén, La tabla presentada en el ejercicio, muestra el coste por anuncio insertado asi como el numero de lectores diarios de cada diario, Objetivo: Alcanzar ia mxima audiencia Restricciones: = Importe maximo del gasto: 36.000 € = Namero minimo de anuncios por diario - Porcentaje maximo del presupuesto para un solo diario = 33,33%. Empezamos y para ello seguiremas el guién propuesto Disefio del modelo [ Cc C E F Ts 4 \4 5 “Coste del anuncte Tectores Ne Anuncios Coste Total Porcenteje Lectores total 6 SuoWe| 200000 | TT sap €] 25%) 2000000 7 30000 1.750.000 1] 2.800,00 © 25%] _1 766,000 @ 2.00000 © 250000 | 26%] 1-260, 000 9 900.00 € 0.000 | 26%] 606,000 ie TOTALES 7 7m% — S80 0M i 12 Restriceion 13 Tolal gasio S000 14 Numero minimo de enurcios por publicacien 7 15 (Coste Tota En la hoja situaremos los costes de cada anuncio, los lectores diarios de cada periédico, suponemos inicilmente un niimero de anuncios todos en 1 para poder aplicar la formula del coste total (coste por anuncio X N° anuncios). Estos niimeros, el nimero de publicaciones por diario seran los valores cambiantes, Todos los anuncios (su suma) suponen el 100% por lo que el numero de anuncios de cada diario seré un porcentaje y la suma de porcentajes sera el 100% de igual modo. Los lectores diarios por el ndmero de anuncios nos proporsiona el numero total de lectores por diario. y la suma el total de lectores de toda la campatia, Esta cantidad es el valor objetivo y deberd ser la maxima posible En la tabla inferior hemos colocado el guién de restrcciones a aplicar. Existe otra restriccign adicional que es que el rnimero de anuncios @ publicar, es decir el rango E6:E9 debera ser entero, es decir, que no se obtenga un calculo donde por ejemplo en el diario El Mundo se publiquen 2,7 anuncios, Determinar la celda objetivo La celda objetivo es aquella en la que se obtendré el valor buscado. En nuestro caso le suma total de lectores. Esa celda es H10 para nuestro ejemplo, y ademas, el valor objetivo obtenido se desea que sea méximo. Celdas variables Son las celdas, cuya variacién o valor a obtener, determina el resultado objetivo del problema. Seran celdas independientes (sin formula). En questro caso es el rango E6:E9, es decir, el ndmero de anuncios diarios para cada publicacién,Definir las restricciones ~ lmporte maximo del gasto: 36.000 € Numero minimo de anuncios por diario = - Porcentaje maximo del presupuesto para un solo diario = 33,33% ~ Que los valores de las celdas variables E6:E9 sean enteros (en inglés integer). Pardmetros de Solver En el panel de parémetros de Solver (Ment de herramientas - Solver, inttoduciremos las afirmaciones anteriores de la siguiente manera ee cotiscbivo: AS Reger Valor de a celde objetivo oa © dno time Valores de: rs ambiando las celdas - ; or Spdones. ‘Sujets alas siguientes restriciones: ——— [SESEHRESS = integer torcon_| cambiar. |) _Restablecor todo chew [} Pyuda Las restricciones se han ido afiadiendo al panel inferior de “Sujetas a las siguiente restricciones* mediante el boton de Agregar. f xl Referenci de a cee Resticeén [sEgsrgEgS a fina] [irteser Bi Heaps] con | tommy | _trte_| Sino se quieren mas restrcciones, se cierra el panel de testricciones con Aceptar. Si se desean afiadir mas restricciones pulsaremos Agregar. Resolver un Solver era conclur pulsaremos el botén Resolver del panel Solver. En nuestro caso, el resultado arroja que deberiamos insertar los siguientes anuncios en cada diario (4,4, 4 y 3 respectivamente). Como podemos comprober, el coste total de la campafia seria de 35.400 € (no super la restriccién de 36.000 €), es decir, se obedece a las restricciones impuestas y el nimero total de lectores de nuestra camparia seria de 22.400 000 lectores. ‘Al pulsar el botén resolver, se realzan los célculos y se presenta un tltimo cuadro de didlogo que permite dejar los resultados obtenidos como datos actueles (utilizar solucién solver), o bien regresar al planteamientoinicial sin solver (restaurar valores originales): ‘Solver ha hallado una solucén, Se han satisfecho tedas las restrieciones y condicones, Informes Respuestas| Sensitsidad Lentes © Restaurar valores originales e| AyudaComponentes de formulario En una hoja de célculo, es posible incorporar unos elementos activos, tales como listas despleyables, casilas de verificacién, cuadros de texto, casillas de opcién, etc... para que la entrada de valores a clertas celdas de una hoja por parte del usuario, se realicen de una forma comoda y mas intuitiva. Para poder realizar estas inserciones, visvaizaremes la barra de herramientas de Formulario que es la que dispone de todos los controles posibles. [Ac Mar « 9 8 a3 Estudiemos un contol.» de dicha~—sbarra_= de ~—herramientas: Control ndimero. Para insertar un elemento de control nimero lo elegiremos en la barra de herramientas y trazaremos un rectangulo pata dar tamafio al control de ‘up-down’ de doble tréngulo para incrementar o decrementar valores en una celda asociada antral de nero Numero de empleados: Entrando mediante el menu de contexto del control en la opcién Formato del control, podremos especfcar los parémetros que fjan el comportamiento de este control. en la hoa de céleulo o 8 9 a oy Cortar ° é a Copier 2h Reger Agupar > Ondenar > Agignar mecto... Formato de contro... KS]el panel que se presenta es a siguiente: a E x Tarafo | protecer | Pronedades | weo Corral | vate gts Valerairinos f= | ra ons FO | | perevente: [T= ° Pee = une de empteados: [—] vyncuarcen‘acelsa: [FEST x I sontreado 39 En este cuacro de dialogo estableceremos para este control, un valore actual, que valor sera el minimo permitido cuando decrementemos mediante el triangulo inferior, que valor sera el superior maximo cuando incrementemos ‘mediante el uso de! triangulo superior, de cuanto en cuanto sera el inoremento (de 1 en 1, de 5 en 5...) y sobre todo, con que celda de la hoja se vincula este control (en este caso con la celda E'4 (numero de empleados de una plantila de empresa). Tras aceplar, el control se encuentra activo y al sobrevolaro con el ratén, el puntero adquiere forma de mano que incrementa 0 decrementalos_-—svalores. «des la.celda—vinculada al control: ~ Numero de empleados: [J] v El control boton, sirve para poder ejecutar macros de Excel, Las macros se estudiarén en el siguiente capitulo, Existen varios controles de formulario que modificando sus opciones de Formato del control y otras existentes nos ermiten una estética mas sencilla para nuestras hojas de célculo, que en ccasiones también pueden ser plantillas (archivos DOT}.soos ero sercilo Sxscnonmiat “ + Numero de empleados: ClintegadoEJERCICIOS Ejercicio 1 Dada la multtud de conceptos abarcados por este capitulo y que cada uno de ellos se ha presentado mediante un ejemplo, no se considera necesario realizar ejercicios, por lo que se puede avanzar al capitulo siguiente siendo conscientes de que hemos asimilado correctamente todos los contenidos asi como los ejemplos de aplicacién.11.-Automatizacion de procesos y macros En este cepitulo vamos a estudiar algunas posibilidades nuevas de trabajo tales como la personalizacién de las barras de herramientas, asi como realizar una primera introduccién al mundo de las macros "tocando" incluso el terreno de los cédigos de VB (Visual Basic) Personalizaci6n de las barras de herramientas Cuando cierto proceso u operacién que son realizados con mucta frecuencia queremos tenerlos accesibles desde una barra de herramientas en forma de botén, deberemos personalizar dicha bara de herramientas. Podemos personalizar las barras de herramientas para simplficar nuestro método de trabajo. Esta opcién esté disponible en todos los programas de Office (Word, Excel, Access...) Cambiar barras de herramientas predefinidas ‘Ya hemos visto que Excel incorpora una serie de barras de herramientas predefinidas de las que podemos visualizar 0 no las que deseemos, Para personalizar las barras de herramientes podremos hacerlo desde: 4. Meniide Ver - Barras de Herramientas - Personalizar (abajo) y activar la solapa Barras de herramientas, 2. Menu de Herramientas - Personalizar y activar a solapa Barras de herramientas. El panel presentado es el siguiente: 2x! Bass S| comands | cpeees| Borras de herramientas I Formato IT audraria de formulas I gare de mend Grafica [i Barra de mensis de la hota IF sarees I Comparar en paralelo |T= Configuracén 30, IT Configuracién de sombre IF cuadia de controles I Datos extenos IT Detener grabacién Cerner Las casillas que estén activadas son las que corresponden a las barras de herramientas que se muestran actualmente en el documento. Si queremos afiadir, eliminar 0 copiar objetos de una barra debemos visualizarla primero y después seguir los siguientes pasos: 1. Elegir Herramientas - Personalizar. 2. Hacer clic en la solapa Comandos.es a 21x) perardeherranerts: [Zaman] oper | Para agregar un comando a una barra de herrsnientas, selecione un categaris, arrastre el comando hacia fuera de este cuatko de dilogo y suétel en una barra de herramientas. Categorias: Commandos; “yews. 5 _) Mueve Abt cerer a Gusrdsr Guardar como... foie sees -| _Reorganizar comands. 3. Para afadir un objeto a una barra de herramientas, lo primero tenemos que locaiizario buscando en las categorias de la izqulerda, es decir, si sabemos a que categoria pertenece la operacién la seleccionamos y Para eliminar un objeto, se procede de manera similar pero lo arrastramos fuera de la barra de herramientas (de dentro hacia afuera). Silo que queremos es desplazar un objeto de una barra de herramientas a otra o de una posicion de una barra a otra posicion de la misma barra, visualizarias primero y arrastrar el objeto de la posicion actual a la nueva posicion (la . 9 00 posicién es indicada por una banrita negra ~~ bs &) Repetirel proceso las veces que se desee y para fnalzar, pulsar el botén Cerrar.| Nota: Estos arrastres que permiten personalizar las barras de herramientas SOLO se pueden hacer cuando el panel de| |Personalizar esté abierto en pantalla, TTruco: Sin tener visualizado en pantalla el panel de Personalizar, para eliminar un botén de una barra de herramientas| |(por ejemplo porque nunca se utilice) lo haremos arrastrandolo fuera mientras mantenemos presionada la tecla ALT. 4B % | _E*sy- Restablecer una barra de herramientas predefinida ‘Si se han hecho cambios en una barra de herramientas predefinida y queremos devolveria a su estado original: Elegir Herramientas « Personalizar. Seleccionar la solapa Barras de herramientas. Resaltar la barra cuyo contenido deseamos restablecer (no sera necesario activara) Hacer cic sobre el oton Restablecer. En el cuadro de didlogo que aparece, seleccionar la plantila o el documento en el que se desea hacer el cambio. 6. Hacer clic en Aceptar. Crear una barra personalizada Podemos crear una barra de herramientas que tenga sdlo los botones necesarios. 1, Elegir Herramientas - Personalizar 2, Seleccionar ia solapa Barras de Herramientas 3, Hacer clic en el botén Nueva. Se visualiza el cuadro de didiogo Nueva barra de herramientas : Nombre dela barra de herramientas: 4 Escribir un nombre para la nueva barra, en el cuadro Nombre de la barra de herramientas, Hacer clic en Aceptar. Apareceré entonces la nueva barra sin ningun botén, 6. Afladir botones uno @ uno tal y como se explicaba en el apartado Cambiar barras de herramientas predefinidas, 7. Hacer clic en Cerrar. Pera eliminar una barra personalizada deberemos seleccionarla y pulser el bottn Eliminar (Herramientas - Personalizar - solapa Barras de herramientas), Para cambiarle el nombre pulsar el botén Cambiar nombre. Modificar la imagen de un botén Es posible también modificar a imagen de un botbn cualquiera de una barra: 41. Visualizar la barra de herramientas que contenga el bolon cuya imagen deseamos mosificr. 2, Seleccionar Herramientas - Personalizar (aunque no se trabaja con este cuadro, debe estar abierto para indicar que pasamios a modo personalizar) 3. Haver clic con el botén derecho del ratén sobre el botén a personalizary elegir entre las siguientes opciones:Alt+ letra que aparece subrayada (en este caso ALT + 0) raed heramenese Comardos | Openes | ora agregar un comando a una barra de heeramientas, seleccone una categoria, arrartre el comand hacia fuera de este cuadro de dislogo y sudtelo en una barre de herramientas. Categorias: Comaneos: | [ventana y Ayuds ib JautoFormas 4 | seroma ones Cerar Creacién y utilizacién de macros Las macros de Excel permiten automatizar tareas que normalmente se realizan por parte del usuario de forma manual repetides veces. Creando una macro (macro-operacién que engloba varias operaciones elementales), mediante una sola accién podemos ejecutar de una sola vez, en una sola accién y de forma autométca, varios comandos 0 tareas tipicas de Excel. Por lo tanto una macro es una secuencia ordenada de instrucciones que es grabada por el usuario y que cuando éste lo requiere son ejecutadas de forma automética en el mismo orden y secuencia que fueron grabades. Las macros son almacenadas dentro de los archivos .XLS como médulos. En este apartado aprenderemos a crear una macro a través de la grabadora de macros que inoorpora el programa. Esta herramienta “observa” todos los movimientos que realizamos desde que se iniia la grabacién y los registra (graba), traduoiéndolos como instrucciones en el lenguaje de programacién Visual Basic (que es lo que realmente entiende Excel), Porlo tanto, podemos afirmar que Excel incorpora un potente lenguaje de programacién con macros basado en \VB (Visuel Basic) que ademas es compatible con el resto de aplicaciones Microsoft Nosotros no somos programadores pero gracias a las macros crearemos pequefias secuencias de instrucciones "sin centeramos" Existen dos as de orear una macro: Grabar la secuencia de pasos mediante la grabadora de macros de Excel (es la forma mas sencilla porque ino requiere conocer programacién}. 2. Escribir el médulo tecleando el cédigo en VB, lo cual requiere al usuario conocer este lenguaje de programacion. Nosotros aprenderemos a utilizar la grabadora de macros y aprenderemos también a interpretar y escribir pequefias secuencias de cédigo de automatizacion de proceses. Grabacion de una macro Antes de iniciar la grabacion de una macro debemos estudiar previamente todos los pasos que seguiremos en la grabacion, La tarea de andliss y planificacién de lo que se va a grabar (la secuencia de acciones Excel que grabaremos en nuestra macro) es fundamental para poder crear una macro correctamente Para comprender mejor y de forma préctica como se graba una macro, realzaremos el estudio, como siempre, mediante un efemplo.‘Supongamos que queremos crear una macro, que cuando se ejecute nos inserte en la celda actual de la hoja activa, la fecha de hoy y ademas la aplique un formato centrado fuente Arial black tamaito 10 y color azul con borde grueso. Los pasos a seguir para la creacién de la macro son: 1 2 Sttuar el cursor en cualquier celda vacia de una hoje. Seleccionar Herramientas - Macro - Grabar nueva macro, Aparece el cuadro de didiogo Grabar macro. TTeclearemos el nombre que queremos asignar a esta macro (en nuestro caso INSERTAFECHA), podemos también indicar la posibilidad de ejecutar esta macro -cuando est ya grabada- mediante una secuencia de teclas (en esta caso Ctrl + Mayiis + F). También indicaremas en el panel de Guardar macro en, la posiblidad de guardar esta macro solo en este libro 0 en todos los libros nuevos que se creen a parti de ahora, Por iltimo podremos escribir una descripcion textual Método sbreviado: Guardar macro en: culties festeibo Descrpcin: [sta eR RT TAT wer tera Teclearemos el nombre que queremos asignar a esta macro (en nuestro caso INSERTAFECHA) en el cuadro Nombre de la macro. En método abreviado indioar, opcionaimente, la posibilidad de ejecutar esta macro -cuando esté ya grabeda- mediante una secuencia de teclas (en esta caso Ct + Mays + F) En el cuadro desplegable Guardar macro en, elegir si deseamos que la macro esté disponible en el siguiente libro nuevo que creemos o s6lo en el ibro actual (este libro). También se puede guardar en una biblioteca personal, con lo cual se crea un archivo llamado personal.xs y almagena al el médulo de esta macro. Se puede elegir a la hora de ejecutar a macro que la busque en ese archivo. Podremos escribir una descrpoién textual en el campo Descripcién Hacer clio en Aceptar, Automaticamente cambiara el aspecto del cursor lo que nos indica que ya se ha iniciado la grabacion. En la barra de estado -abajo ala izquierde- aparece un letrero de Grabando, Aparecera también una nueva barra de herramientas "fotante" con dos botones que nos permiten detener la grabacion de la macro y otro boton de referencia relatva. Este segundo aspecto ‘0 estudiaremos en un siguiente apartado de este capitulo Acontinuacién describiremos la accién de la macro paso a paso. Hay que tener en cuenta que durante la grabacién no es aconsejable utilizar el ratén para movernas por el documento, por lo que tendremos que hacer através de! teclado: ‘+ _Escrbirteleando la funcién que presenta la fecha de hoy en una celda: =HOY() Al pulsar Enter, el cursor pasa 2 la celda de debajo con lo que tenemos que “retroceder’ a la celda en la que se ha insertado la fecha, Flecha arriba 4s Fuente Arial Biack Tama de fuente 10. Justifcacién centrada© Color de fuente azul. Borde contomo grueso Para indicar que hemos finalizado la grabacion de la macro pulsar el boton Detener de la barra de herramientas. ener grabacié Si se hubiera cerrado esta barra de herramientas, para detener a macro deberemos ir a Herramientas - Macro - l_Dstenar grabacién Detener la grabacién =" La macro ya esté grabade, El cédigo VB ya se ha generado, Ejecutar una macro Para ejecutar la macro y ver su resultado, situarse en una celda del libro en la celda donde queramos insertar la fecha actualy: 1. Elegir Herramientas - Macro - Macros [races 5:05 2x Nombre dela macro a [| Cancelar | ago 2 paso | __Snae Hocosen: Fedosksteersbanes =) opens. Descripcién — Inserta lafechs de hoy y ademés la aplics un Formato | 2. Seleccionar la macro que queremos ejecutar. 3. Hacer cic sobre el bot6n Ejecutar. - También podremos ejecutar esta macro mediante fa combinacién de teclas de método abreviado. En este caso Control + Mayis + F. - También podriamos asociar la ejecucién de esta macro insertando un control de formulario llamado botén en la hoja y asociandolo esta macro.También insertando cualquier objeto grafico de la barra de herramientas de dibujo y asociando desde su menti de contexto esta macro, Insertar Fecha 5 B Corter 3 Copier Agreger texto Aquuer » Ordenar » ‘Asignar macro. Resultado: Le macro ha insertado la fecha en la celda activa, pero observamos que el formato lo aplica en la celda en donde teniamos el cursor en el momento de grabar la macro, es decir, la posicién que tenia e! cursor cuando se {grabé la macro, ha sido tomada como posicién absoluta can lo que al ejecutaria, las acciones las aplica sobre esa celda, no sobre la que estamos posicionados cada cada vez que ejecutamos la macro. Este es el por qué. A continuacién estudiaremos como solucionar este problema [Nota: Seria de gran utlidad asignar la macro a un botén personalizado en una barra de herramientas para poder] ejecuala desde la misma, Para elo, selecionar Herramientas - Personalizar- slapa Commands. Elegt Macros en la lista Categorias atrastrar el elemento Personalizar botén o bien Personalizar elemento de mend: 2x) Barasdeherramientas Comandos | Opciones | Para sgreger un comsndo a una barra de herramientas, sleccione una categora, arastre el comande hacia fuera de este cuatro de ddlogo y susitelo en una barra de herramientas, Categorias: Comandes: [ventana y Ayuds Personalzar Gemerko de mend Personalzar botén Josie: sebecién Beorganizar comandos.. Cerrar Una vez el elemento en la barra de herramientas, desde su mend de contexto se asocia la macro y el resto de| lposibilidades de trabajoEbminar Hombre; 8Personalizar element! iar imagen del botn 1 Pecer imagen del botén Restablecer imagen del botén Modticor magen del boten, Cara agen del botén Estlo predeterminado | Sdlo texto (stemere) Sélg texto (en ments) Imagen y texto Inkdar un grupo Asignar hipervinculo |Luego, se puede personalizar la imagen y ya esta accesible nuestra macro desde un cbmodo bot, Observar el codigo de una macro ya creada Cuando no estemos conformes con el funcionamiento de la macro o creemos que se puede mejorar, siempre podemos modificarla a raves del Editor de Visual Basic. 4, Elegir Herramientas - Macro - Macros 2. Seleccionar la macro que queremos modifica. 3. Pulsar el botin Modificar. Excel iniciaré el Editor de Visual Basic,BLE =D) % frchivo Edin Yer Inserter Eormato Depuracién Ejecutar Herramientas Complements Ventana Ayude ax @ a-d aa wae QF SSC [Fema i J ‘Sub INSERTAFECHA () [RK EoroToo! (CUROTOO = 3-84 funcres (FUNCRES.X =-84 voAProject (Libro!) E-C9 Mierosoft Excel Ob H) Hojat Hoja) AB] Ho} (o)a2) 2 Hoja (hojes) The workbook yoni fe [Méduio Wade =] Atebstca |Por catego | iat INSERTAFECHA Macro Inserta la fecha de hoy y ademés 1a aplica ecaso directo: CrrlMayist? ActiveCell.FormulaRICl = "=TODAY()" Range ("F12") Select Act ivellindow.SmallScro11 Down: With Selection. Font | «Name = "Arial Black” | Size = 10 | .Strikethrough = False | -Superectipt = False | | -Subscript = False sOutlineFont = False +Shadov = False :Underline = x1UnderlineStyleNone sColerIndex = xlautomatie 4, En la nueva ventana aparecen cada una de las acciones de la macro traducidas al lenguaje de progremacién Visual Basic para aplicaciones, Desde aqui se puede modifcar la macro mediante los comandos de Excel, pero habria que conocer el lenguaje. Observemos como en la segunda linea de cédigo: Range("F12").Select se selecciona esa celda pero de manera absoluta (la F12), 5. Sise realizan modificaciones, seleccionar Archivo « Guardar. 6. Seleccionar Archivo - Cerrar.EJERCICIOS Ejercicio 4 Crear una macro llamada Imprime2, que permita imprimir 2 copias del rango de celdas seleccionado por el usuario en un momento dado. Se insertaré también en la barra de herramientas estandar junto al boton de imprimir otro botén con la misma imagen pero con un 2 superpuesto, que al pulsarlo ejecute esta macro e imprima 2 ejemplares del rango seleccionado, AYUDA ‘Se graba la macro y se siguen los siguientes pasos: = Meni de Archivo, En el panel se marca la casilla de imprimir a seleccién, = Numero de copias = 2. + Aceptar. ‘Se personalizan las barras de herramientas y se insert la maoro junto al botén de imprimir. - Se copia (copiar imagen del bot6n) desde el boton de la impresora, (mediante su menti de contexto) - Se pega (peger imagen del bot6n) sobre el botbn de la macro. - Se elige estlo predeterminado para que salga solo la imagen en el boton y no la imagen + el text. - Se modifica la imagen del botén, Ee Immegen Canceler Bower MoverEjercicio 2 Crear una macro mediante el grabador de macros llamada verde, otra rojo, otra llamada azul y otra llamada nada, de forma que al ejecutarlas cambien el formato del rango seleccionado (de cualquier rango seleccionado) a VERDE, Fondo verde claro, Bordes gruesos color verde oscuro, Fuente de letra Courier color verde (otro tono). ROJO: Fondo rojo claro. Bordes gruesos cor rojo oscuro. Fuente de letra Courier color rojo (otro tono). AZUL: Fondo azul claro. Bordes gruesos color azul oscuro. Fuente de letra Courier color azul (otro tono) INADA (sin formato) Fondo blanco. Sin bordes ni sombreado. Fuente de letra Arial color automatico. Y crear una barra de botones llamada Color ‘color pertinente) que den acceso a las 4 macros y ubicar en ella cuatro botones (con el icono del corazén pero de! Ejercicio 3 Dada la siguiente table: NOMBRE | Ana T Pedro Begofia Alberto (POBLACION Cuenca Logrofio. Logrofio Madrid ["— pap 2 3 __ 6 5 Crear una macro que posicionados en la celda POBLACION, al ser ejecutada, nos elimine los registros (en esta ocasion verticales) que corresponden a Logrorio. La macro sé llamar BorraLogro.12- Opciones de personalizacion e importar - exportar Introducci6n Excel permite al usverio configurer una serie de opciones que determinan el funcionamiento del programa. Para acceder a estas opciones hay que desplegar el ment Herramientas y seleccionar la opcién Opciones. Se visualiza el siguiente cuadro de dialogo: Col) ttemaconal | cuarder | conpobactindeerores | ortogetia | sonsiied | [CWE I] cabatar | Moder | ener | Teanscin | Ustaspersnsizades | crsfco | Mostrar panels tareas de inioo (7 Barra de férmulac V7 Barra de estado Ventanas en la barra de tareas © Winguno @ Sélo indicador de comentario © Indicador y comentario © Mostrar todos ( Mostrar marcedores de posicién Qcultar todos r r r . : : r r : J [— fests | _coeelr_| En el cuadro de didlogo aparecen trece fichas en las cuales se agrupan todas las opciones de configuracion. ‘Accediendo a cada fichas se pueden modificer las opciones contenidas en cada una: + Ver: contin distintas opciones con las que establecer el aspecto de la pantalla + Calcuiar: contiane opciones referentes a la capecidad de Excel para recalcular las formula, y gréfcos, al variar los datos de los que dependen, + Modificar: permite determinar distintas opciones de edicién; insertar datos, copiar,cortar, mover. + General: agrupa dstintas opciones de contiguracién referentes a libros nuevos. + Listas personaiizadas: permite establecer, y elminar,listas personalizadas para ser reconocidas al utiizar el llenado répido. Gréfico: presenta distintas opciones de configuracién con respecto a os grafcos. Color: permite cambiar los colores esténdar que se utlizan en cada libro. Internacional: desde esta opcién podemos cambiar el tratamiento de los niimeros y la orlentacén. Guardar: esté opcién nos permite crear un archivo de autoguardado de forma que si hay un problema en e! sistema no perdamos todo el trabajo + Comprobacion de errores: si cometemos cierto errores nos los puede indicar si tenemos la opcién comespondiente activada. COrtografia: nos permite contigurar idioma, diccionarios y opciones de ortogratia, Seguridad: desde esta opcién le podemos dotar @ nuestro libro de unas seguridades. De todas las opciones de configuracién se van a detallar a continuacion las més interesantes. Recalcular Existe la posibidad establecer un recalculo manual, no realzando Excel el recélculo de la hoja de célculo cada vez que ‘se modifique un dato. Las opciones que determinan esta posibilidad se encuentran en la ficha Calcular del cuadro de didlogo Opciones, como se muestra en la figura21x) color | teasers) | Guoear | comprobacinde eres | toga | sepuriad. | ver Medfesr | General | Teensén | Ustespersonaeadas | réfico éiado — = = ——— @ Automatica © Manual Calcular ahora (F9) © Automdtico excepto tables: a TT Caleuar baja T freracién WP mo de erates [100 Contio més: [007 pcones dll : J Actualizer referencias remotas I Guardar valores de vinculos externas T™ Brecisién de pants 1 Aceptar rétulos en las Formulas: TT Sistema de Fechas 1904 eae pene En el apartado Calculo aparecen tres opciones que indican el tipo de recalculo que Excel realize: ‘© Automatico:reaiza el recélculo de las hojas de céloulo cada vez que se modifican los datos de las mismas. + Automatico excepto tablas: calcula todas las formulas dependientes excepto las tablas de datos, + Manual: solo se receicuian las hojas de célculo cuando asi se indica, Para hacerlo hay que acceder a este couadro y hacer clic sobre el botén Calcular ahora (para calcular todo e! libro) o sobre el botén Calcular hoja (para calcular solo la hoja activa), a esta uitima opcién se puede acceder drectamente desde la hoja de céleulo presionando la tecla F9. ‘Al seleccionar la opcién Manual se activa la casilla Recaloular antes de guardar, que si se activa hace que cualquier hoja de cdlculo se recalcule cuando se guarda, Opciones de edicién En la fichta Modifica del cuadro de diaiogo Opciones, la que muestra la figura, se pueden configurar distintas opciones de edicion, algunas de las cuales se muestran a continuacion’ ‘+ Mocificar en celda: activada, permite editar las celdas haciendo doble clic sobre elias + Permitrarastrery colocar: activada, hace posible el copiar y mover celdas arrastrandolas directamente con el ratén. ‘+ Mensaje de alerta antes de desplazar celdas: activada, presenta un mensaje antes de sobrescrbirceldas, ‘cuando se copia mueve con el ratén. '* Mover seleccién después de ENTRAR: activada, al pulsar la tecla Intro el cursor se desplaza a la celda adyacente que se indica en la lista desplegable Direecion,21x! Calor | teeraceral | _Guerar | comprobacn dears | oitografio | Seguided vee | Cau (HedfEar”|| General | Teanscin | Ustaspersoratadas | Grfico ‘Configuracién Modficar en celde IW Extender formatos de lista y formulas: Permitir srrastrar y colocar IM Habiitar la insercién automatica de porcentajes Mensaje de alerta antes de reemplazar celdas [#7 Mostrar botones de opciones de pegado Mover selecciin después de ENTRAR I Mgstrar botones de opciones de insercién Orecciin: faba 7 Nimero fijo de decimales Eosiciones decimales: ke a cortar, copier y erdenar abjetos junta con celdas | Consular al actuslzar vincuos automsticas Infermar medante aninaciones | Habitar Autocompletar para yalores de celda ‘copter Cancel Opciones para libros de nueva creacion En la parte inferior de la fiche General, se encuentran una serie de opciones que permiten establecer opciones que afectan a libros de nueva creacion, algunas de ellas son’ ‘+ N° de hojas en nuevo libro: establece el nlimero de hojas que tendré un nuevo libro al crearse (tes por defecto) Fuente estandar: Permit especificar el tipo de letra que se establece por defecto. ‘Tamatio: Establece el tamatio de la letra por defecto Ubicacion predeterminada del archivo: indica la carpeta a la que llama por defecto al guardar o abrir un documento, Listas personalizadas En a ficha Listas personalizadas se pueden crear listas que sean reconocidas por Excel a la hora de realizar un llenado rapido. Ala derecha del cuadro de dialogo se muestran las lstas creadas y se presenta la opcién nueva. Seftalando esta iltima y haciendo clic sobre el cuadro de su derecha se puede comenzar a escribir los elementos de la lista, pulsando la tecla Intro tras introducir un elemento escribiendo e! siguiente por debajo del mismo. Una vez creada se hace clic sobre el botén Agregar para fnalizar la creacién de la lista Es posible determinar la lista seleccionando su contenido desde la hoja de céloulo, seleccionando las oeldas que ccontienen los distintos elementos de la lista, a traves de la opcién Importarlsta desde las celdas. Una vez seleccionado el rango se hace clic en el botén Importar. Para eliminar alguna lista creada, se selecciona la misma y se hace alc sobre el botén Eliminar. Guardar Si tenemos activada la casilla Guardar informacion de Autorecugeracién cada ... y se produce un fallo en el sistema, al rearrancar el programa se recuperaran autométicamente todos los libros que estuvieran abiertos en el momento del fallo.ees 2x) ver | Cakuer | Moder | General | Transcién | Ustaspersoaicadas | sréico cote | Internaconal [Guardar "]] canprobactin de erores | ortograto | Seguridad configuracin 7 Gusrdarformacién de Autrrecuperacén cada: [i=] minutos LUbicaciin de quardado con Autorrecuperacién: [EANDocuments and Settings\Adminstrador\Datos de ‘Opciones debra T Deshebilter Autorrecupersciin ‘copter Cancelar Ortografia Cuando coregimas un text, el programa mira en un diccionario que tiene en su memoria sila palabra escita esté ono en el, si esti la da como correcta, mientras que si no esta nos la seflala como incorrecta. Tenemos la posibilidad de afacir palabras que son correctas y que no estén en el diccionario, estas palabras affadidas van a un diccionario llamado PERSONAL DIC. Desde esta opcién podemos hacer alguns indicaciones: Elidioma con el que queremos que hage la correccién, ‘A que diccionario agregamos las palabras que son correctas pero no estén en el diccionario principal ‘Solo del diccionario princizl: si tenemos activada esta casilla, al hacer la correccion, sblo se fara en las palabras que hay en el diccionario principal ‘+ Ont palabras en MAYUSCULAS: si tenemos activada esta casila, al hacer la correccién, pasa por ato las palabras en mayisculas. + Omitir palabras con nimeros: si tenemos activada esta casilla, al hacer la correccién, pasa por alto las, palabras que contienen nimeres. ‘+ Omitir archivos y direeciones de Internet: si tenemos activada esta casilla, al hacer la correccién, pasa por alto las direcciones de Internet y drecciones de correo electrénic.2x1 Ver | caer | wodicar | General | Trarsctin | Ustespesonaadas | Grfico | ole | trtermacons) |} Gusrdar | Comorebacinde encres [Grtaqaia | seguided | contrat : ; Tera dl cine ipsa dite [spatl (opafe- fab termacenay | 7 | ‘Agregar palabras a: Pr a | PERSONAL. DIC =] | F cm in ie : . 7 Sdlo del dccenario principal T omit palabras en MAVLSCULAS ont palabras con nimeras I om archives y drecclnas de Internet — SZ? Opciones de Autacorrectin.. Aceptar Cencelar Importante: Es MUY importante mimar la ortografia en todos los trabajos de presentacién, Nuestra imagen y la imagen \de nuestra empresa estén en juego. Seguridad Desde este cuadto de didlogo podemos dotar a nuestro libro de seguridad, obligando a introducir una contrasefia para abrir el libro (contrasefia de apertura) o para hacer alguna modificacién (contrasefia de escrtura) ma 21x) ver | calodar | Modfcer | Genera | Trensotn | Ustaspersonaaades | Gréfeo | coor | rkemaconal | Guardar | Conerobacindeereres | ontopate ((Sequad™ Corfiguracisn de cérado de archivo para este libro ‘Contrasefia de apertura: -_ Avangada, Configuracién de uso compartida de archivo para este libro ——~ Contraco de gscritura rf F Recomendado glo lectura Enmae digrales, ‘Opciones de confidencialdad ——~ ~ T gutarlainformacén personal de este archivo al quardar ‘Seguridad de macros — ‘juste ol rivel de segurkdad de archivos que puedan contener virus de macro y n ‘espechique loz nombres de las desaroladoes de macros de canianza. erasiens 0 ceptor CancelarImportaci6n y exportacion de datos Se reconave con los términos de imoortar y exportar alas acciones de convertr informacion creada desde una aplicacion 0 programa al formato ‘entendible" por otro programa para ser utiizada desde ese otro programa. En ‘ccasiones, estas operaciones son sencilas de realizar y otras veoes, € preciso razonar y seguir una serie de pasos para conseguir. Vamos a crear, mediante unas situaciones reales de trabajo, la necesidad de realizar estas maniobras de importacin y cexportacion de datos y vamos a dar solucion a todas las posibles situaciones que se puedan dar con ellos, Situacion-1 (de Word a Excel) En un puesto de trabajo, hemos estado trabajando con una base de datos en forma de tabla en un “oli de Word para realizar habitualmente combinaciones de correspondencia y etiquetas, y ahora deseamos tener ese mismo bloque de datos en Excel para con ellos realizar todas las operaciones que nos ofrece la hoja de céloulo como gestora de bases de datos (tablas dinamicas de resumen, graficas a partir de ellas,filros avanzados, subtotales...). En resumen, habra ue llevar a Excel esa tabla de datos. Como hacerlo: Se selecciona toda la tabla de datos en Word, y realizamos la accion de Copiar. Minimizamos el programa Word, ejecutamos Excel, y ubicando el cursor, por ejemplo, en la celda At de un libro nuevo, realizamos la accién Pegar. Ya tenemos toda la tabla en Excel con cada dato situado en una celda, Ahora y desde Excel, con operaciones de formato podriamos dar otras anchuras a las columnas o alturas a las filas, pero la transferencia de informacion ya estarla realizada. Heros exportado datos desde Word a Excel. Ahora se podria guardar dicha tabla en formato .xis desde Excel Situacion-2 (de Excel a Word) ‘Se trata de la situacién contraria. Disponemos de una base de datos de clientes en un archivo de Excel (que por ejemplo nos han enviado por correo electronico desde otra delegacién de nuestra empresa) y deseamos con esos datos ©.con parte de esos datos (por ejemplo el resuitado de aplicar un fitro) realizar una combinacion de correspondencia desde Word, Como hacerlo: Procederemos de forma similar. Seleccionamos en Excel el rango de la tabla (en este caso a exportar desde Excel), incluyendo la primera fila de titulos o ratulos de campo y realizamos un Copiar. Minimizamos Excel, ejecutamos Word, y posicionandonos “impiamente y sin nada mas" en un documento nuevo, desde Word realizamos la accion de Pegar. Nos pega el bloque de datos en forma de tabla (no sucede nada porque se nos “salga” del margen derecho) y ese documento en el que solo habré una tabla, lo podemos, desde Word, quardar en formato .doc, como documento. Ese archivo seré el que en una combinacién de correspondencia ser& seleccionado en el punto mero 2 como origen de datos. Situacién-3 (de Excel a Access) Tenemos en Excel una base de datos (tabla de datos con estructura de base de datos) y deseamos llevaria a Access porque desde all, y desde una base de datos, como tabla vamos a poder integrarla en una aplicacion Access con mayor potencia para el manejo de esa informacion (disefo de formularios, creacién de informes...). No es preciso volver a crear desde Access la tabla volviendo a tener que teclear todos los registros.Como hacerlo: Para esta operacin, es preciso realizar 2 pasos: El primero se realza desde Excel y el segundo y definitvo desde Access. - Primer peso: Seleccionaremos desde Excel, la base de datos atransferiry mediante Copier y Peger, la colocaremos a partir de la casilla A1 de otro libro nuevo de Excel y guardaremos ese libro que solo contendra nuestra base de datos, con el nombre que queramos (por ejemplo basedatos.x's) en la carpeta que deseemos ‘Ahora que nuestra base de datos esta "limpiamente" y como Unico contenido en un archivo Excel, cerramos Excel y ‘ejecutamos Access. - Segundo paso. Desde Access deberemos importar ahora dicho archivo Excel mediante la operacin adecuada, Situados en la base de datos Access en la que deseamos importar nuestra tabla de Excel (deberemos tener abierta una base de datos mdb), y stuados en el panel Tablas de dicha base de datos, acudimos al ment Archivo -> Obtener datos ‘externos -> Importar. Comienza un asistente que mediante unos paneles, nos va a guiar en la operacin de importacién. Lo primero es indicar que archivo contiene la informacién que se desea importar a formato Access. Inicialmente el panel ‘que aparece, nos propone buscar archivos de formato Access (.md) pero en el cuadro inferior de Tipo de Archivo selecolonaremos Microsoft Excel que es en el que tenemos nuestra tabla, Elegimos nuestro archivo en la carpeta donde lo ubicamos (en el ejemplo era basedatos.x's) y comienza el asistente para importacion pulsando sobre el boton Importar. La primera pantalla nos permite especificar, en que hoja del ibro Excel indicado se encuentra nuestra tabla (recordemos ue un bro puede contener varias hojas y rangos con nombre). Generalmente y en nuestro caso sera Hoja En el siguiente paso indicaremos si nuestra tabla de datos dispone o no de una primera fla de encabezamientos: La f de titulos con los nombres de los campos. Generalmente sila tenemos por lo que habra que marcar la casilla de "Primera fila contiene titulos de columns”. En la siguiente ventana nos propone levar la tabla a una tabla nueva que sera creada dentro de la base de datos actual o bien a una tabla ya existente (lOgicamente y en este caso, deberian concordar las estructuras de ambas tablas ~campos, orden, tipo En la siguiente ventana nos permite campo a campo, seleccionando sus columnas, decidir si cambiamos no los nombres de los campos y silos definimas como indexados o no (estos conceptos son de Access). En la siguiente ventana, nos permite asigner una clave principal a elguno de los campos de las tables, y por fin y desde el botén Terminar, que nombre deseamos asignar a la tabla que se crea en Access. Un mensaje de ‘Finalizada la importacion del archivo" nos comunica que el proceso se ha realizado con éxito, Situacién-4 (de Access a Excel) Disponemos de una tabla de datos en Access y sus datos 0 los datos resultado de una consulta Access los deseamos llevar a Excel para desde alli operarlos con formulas y funciones. Como hacerlo: Con la tabla de Access 0 el resultado de una consulta de Access en pantalla (datos en filas y columnas), selecclonar todos los datos haciendo clic en el cuadrado gris de la esquina superior izquierda del érea de datos de la tabla visualizada Asi quedan seleccionados todos los registros (se oscurece toda la tabla). Realizamos la accion de Copiar, Y tras minimizar Acoess, se elecuta Excel y posicionandonos en, por ejemplo la casilla At de un libro (nuevo o con alos), se realza la accién Pegar. Para terminar, y con los datos ya en Excel podriamos dar el formato deseado a estos datos mediante las herramientas de formato que nos brinda la hoja de célculo.en la Versién 2003 La version 2003 trae incorporadas unas herramientas que nos van a ayudar a realizar el trabajo de forma més sencia, Las herramientas ms destacadas por su utiidad son: 1, Busqueda de archivos, nos permite buscar archivos sin necesidad de salir de la aplicacion. Para ello iremos al meni Archivo/Buscar archivo... Se abre el panel de tareas oon las diferentes poiones de busqueda \@ Sugerencias de busquede... Opciones de busqueda Busceren; {Ubicaciones selecconadas + Resultados posibles Tpos de archivo selacconados Bisqueda répida desactivads Opciones de bisqueds. Yea también *,binqueds avancada de actives 25) Referenda A Buscar en este documento. En el cuadro Buscar texto, escribiemos una o varias palabras (pudiendo utilizar los caracteres| madin 2, *). La busqueda devuelve les archivos que contengan estas palabras, ya estén en el texto del archivo, en las palabras clave o en otras propiedades del archivo. tes de realizar una biisqueda, debemos especificar una ubicacién para la misma jen el campo Busear en. Si sabemos el nombre exacto de la carpeta en la que leseamos buscar, podemos escribirlo directamente y sino podemos buscar en : Mi IPC (en todo el equipo), Mis sitios de red (contiene todos los sitios de red que se tilizan) y Outlook (contiene todos los mensajes, citas, contactos, tareas y demas jinformacién almacenada en Outlook) haciendo clic en el botén _y activando la sasilla de verificacién correspondiente. [Por timo conviene especificar ls tipos de archivos que se van a buscar, estos se especican en lel campo Resultados posibles. No podemos escribir un tio de archivo directamente en est} feampo, para ello usaremos a lsta Resultados posibles para indicar los tipos de archivos quel desea buscar: Cualquier cosa especifica el conjunto de tipos de archivo mas amplio, incluidos los tipos de archivo ajenos a Microsoft Office‘+ Archivos de Office especifica documentos de Microsoft Office. Se puede limitar la bisqueda seleccionando aplicaciones especificas de Office. ‘= Elementos de Outlook especifica mensajes de correo electronico, elementos del calendario, contactos, tareas, notas y entradas del diario. ‘+ Paginas Web especifica paginas Web (,him 0 htm), 2, Referencia El panel de tareas Referencia nos va a permitr de forma répida y sencilla ‘disponer de una definicidn, un sinonimo, traducir una palabra a otro idioma, conocer la situacion financiera de una compartia, el articulo de una enciclopedia u otros tipos de informacion del Web. Para acceder a el iremos al menu Herramientas! Referencia Para realizar una bisqueda, seguiremos los siguientes pasos |. Nos conectamos a internet. 1 2. En el meni Herramientas, hacemos clic en Referencia. 3. En a lista Buscar, seleccionamos la donde queremos buscar. | vx | d | a inglés (Estados Unidos) ‘Sindrimos: Inglés (Estados Unidos) ae |_| Enciclopedia Encarta: inglés (Estados Unidos) Factiva Nevis Search MSN Search Span “Todas ls sos comerciales y inanceros Gale Company Profiles | dice de cctizaciones de NSN 4, Para indicar la palabra o frase a buscar uno de estos procedimientos: ‘© Siqueremos buscar una palabra individual, presione ALT y hacemos clic en la palabra que deseamos buscer. Pata buscar una frase, seleccionamos las palabras que deseamos y, a continuacién, presionamos ALT y clic en la seleccién. o Escribimos la palabra o frase en el cuadro Buscar y después hacemos cic en Iniciar bisqueda, 5. Los resultados se mostraran en el panel de tareas Referencia. 3. Ayuda en linea, através de "Microsoft Office Online" y "Péngase en contacto con nosotros” La opcién "Péngase en contacto con nosotros" nos permite enviar ssugerencias y comentarios sobre el programa, mientras que "Microsoft Office Online” da acceso directo para visita a pagina de ayuda de Microsott desde el explorador de ‘Web teniendo en cuenta que el sitio se actualiza con regularidad para incluir contenido nuevo basado en sugerencias y peticiones especificas que proceden directamente de los usuarios de Office. Nota: a estas opciones se llega a través del ments Ayuda.EJERCICIOS Ejercicio 1 Responder y razonar las siguientes cuestiones: © Si se modifican los datos de los que depende una formula y el resultado de ésta no se recalcula qué esta oourriendo? 2se puede activar directamente desde el teclado el recélculo dela formula? + ¢Se puede establecer el recéiculo de la hoja activa y no de todo el iro? + ¢Desde dénde se activa la opcién de que se realce el recdiculo de la hoja cada vez que se modifican los datos? ‘* Siel contenido de una celda no se puede modificar directamente en ella, al hacer doble clic, qué opcion se encuentra desactivada? + Qs posible establecer que no se permitan hacer copias y desplazamientos arrastrando las celdas con el raton? + ¢A/ pulsar a tecla Into el cursor siempre se desplaza a la celda inferior? 2Por qué? + {Desde que opcién se puede establecer que al abrir un nuevo libro éste contenga cinco hojas? Ejercicio 2 Crear varias series de listas personalizadas, directamente desde el cvadro de dialogo y tomando los valores de la hoja de célculo, Posterionments comprobar su funcionamiento en la hola de céiculo, Si se crea una ista cuyos elementos son a, b,c, d, e, ¢Cual sera el contenido de las cinco celdas adyacentes a una que contiene el valor d si se realiza un lenado r&pido?Indice 1 - Fundamentos de Excel)... Concepto de hoja de cétcul.... Opciones configurables de la pantalla. Tipos de datos.. . Adjuntar comentarios. Desplazarse por Un lib1O.....u.n Seleccin de r2NgO8 oes Celda activa : Copiar y mover celdas 0 rangos.... enado rapido. : Crear un lbto nuevo... Guardar un libro... " Nombres de Archivos ( ficheros).. Determinar el directorio (o carpeta) por: leteoto Deter recto occa) por defect Mend ventana. EJERCICIOS...... se 2 Fundamentos de Excel (I)... a Ditecciones de celdas Resumen. Método de trabajo Formato de celdas...... Copiar formato Borrar formato... Formato condicional.... Autoformato..... Se Proteccion de celdas Modificar la anchura de las columns... Insertar filas y columnas... Eliminar filas y columnas..... cuit fias o columns... Visualizer fias 0 columnas lnmovilizar panels... EJERCICIOS sn 3 Funciones. . Funciones. Anidar funciones. Modificar funciones.... Referencias circulares El Euroconversor.... EJERCICIOS 4 Tipos de funciones (primera pare) Funciones matematicas y trigonométricas Funciones de fecha y hora Funciones estadisicas.. Funciones financiers... EJERCICIOS 5 -Tipos de funciones (segunda part)... Funciones de texto. Funciones de busqueda y referencia........ Funciones de informacion Funciones logics... Funciones defiidas por el usuario... EJERCICIOS 6 Edicion avanzadaIntroduccion, 95 Operaciones COM HOj28....uinnnnsnsn - “ “ 95 Relacién entre hojas y libros 98 Blogues trdimensionaies.... ‘01 EJERCICIOS. 103 7 Imprimir 108 Introduccién. 108 Configurar pagina... 108 Vista prelitinat....osen 112 Vista previa de salto de pagina 113 Ingertarsaltos de pagina - vn scnncnnnne AB Imprimir ee eee eee : 116 EJERCICIOS. 118 8 Graticos 119 Introduccion. 419 Crear un graf... 19 Tamafio y posicion de ls grtics . oan . 124 Cambiar la ubicacién de un grafico... - 124 Cambiar el tipo d€ QP8C0..arennnnnnnnnn Modificar series de un grafico... ‘Agregar datos a un grafico Personalizar un grafico. Modificar un elemento del grafico : ee Agregar textos a 900. sono 135 EJERCICIOS wean ee senna 196 9 - Gestion de datos... 141 Bases de datos en Excel... dt Ordenar una base de datos so 142 Formulatis. Filtros. Tablas dinamices. Subtotals... Validacion 159 Funciones BD.... ee ee ere ere ee eee = 161 EUERCICIOS oc ocoscne sons - 162 10--Utidades y opciones adcionales d€ EXCEL... a 170 Asignacion de nombres a rangos... ‘Autocaloular EM01@8 Aucitoria : z Selecciones especiales de celdas..... so 175 Proteccion de hojas yt libros... 175 Frecuencia 179 Consolidacién 181 Esquemas 184 Analisis de datos oo 188 Buscar objetivos ea 190 Administrador de escenaris.... ou 191 Solver... : oo 198 Componentes de formula... 199 EJERCICIOS. 202 11 Aulomatizacion de procesos y macro... 203 Personaiizacin de las barras de herramientas. 203 Personalizacién de los ments. Creacién y utlizacion de macros. EJERCICIOS nr eee an 12- Opciones de personalizacione importar-exportar so 216