Diseo de Organizaciones Eficientes

Henry Mintzberg

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Conceptos Mecanismos de Coordinacin Partes Componentes Parmetros de diseo Factores de Contingencia Diseos Estructurales

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Conceptos
Toda actividad humana organizada plantea dos requisitos, a su vez fundamentales y opuestos: La divisin del trabajo La Coordinacin

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Conceptos
La estructura de una organizacin puede definirse, simplemente, como la suma total de las formas en que su trabajo es dividido y coordinado.

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Mecanismos de Coordinacin

Adaptacin Mutua Supervisin directa Estandarizacin del proceso de trabajo Estandarizacin de los resultados Estandarizacin de las habilidades

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Adaptacin Mutua

La coordinacin del trabajo se consigue mediante la simple comunicacin informal.

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Supervisin Directa
La coordinacin se consigue cuando una persona toma responsabilidades por el trabajo del otras, dando ordenes y controlando las acciones.

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Estandarizacin del Proceso de Trabajo

La coordinacin se consigue cuando los contenidos del trabajo estn programados.

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Estandarizacin de los Resultados
La coordinacin se fundamenta en el resultado del trabajo est especificado.

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Estandarizacin de las Habilidades

Cuando se determinan los conocimientos necesarios para efectuar la tarea o trabajo.

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Partes Componentes

Cumbre estratgica Lnea Media Tecnoestructura Staff de Apoyo Ncleo Operativo

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Cumbre Estratgica

Responsabilidad general Se asegura del cumplimiento de la misin Supervisin directa Relacin con el ambiente Estrategia (fuerza mediadora entre la organizacin y el ambiente)

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Lnea Media

Une a la cumbre estratgica con el ncleo operativo Corre a lo largo de lneas escalares con autoridad formal Supervisin directa Feedback Enlace con otras reas
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Ncleo Operativo

Realiza trabajo bsico relacionado con la produccin de productos y servicios Insumos Transforman los insumos Distribuyen las producciones Proveen apoyo directo

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Tecnoestructura

Analistas y empleados de apoyo Disean, planean, modifican, afectan los procesos de produccin Sirven para la estandarizacin en la organizacin

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Staff de Apoyo

Suministra apoyo a la organizacin fuera de su corriente de trabajo operacional Suministran servicios Se agrupan a lo largo de distintos niveles Pueden llegar a ser ms grandes que los ncleos operativos

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El funcionamiento de la organizacin

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El funcionamiento de la organizacin

El flujo de la autoridad formal El flujo de actividad regulada El flujo de la comunicacin informal Las constelaciones de trabajo El flujo de las decisiones ad-hoc

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El flujo de la autoridad formal
Es una visin tradicional del organigrama, que nos permite diferenciar con facilidad: 1. Posiciones existentes dentro de la organizacin, 2. Como se agrupan esas posiciones, 3. Como fluyen entre ellas la autoridad formal. La autoridad formal no representa ms que un sujeto sumamente limitado de la organizacin se ha de estudiar y entender para poder comprender el funcionamiento de ella.

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El flujo de actividad regulada
Est constituido por las diferentes tareas del ncleo operativo, Se puede identificar tres flujos: 1. El trabajo operacional, 2. Las decisiones, ordenes e instrucciones bajando por la jerarqua administrativa para controlar el ncleo, y la informacin retroalimentada apoyada en los resultados, 3. La informacin de asesoramiento o staff, llegando desde los lados a las decisiones de lnea.

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El flujo de la comunicacin informal
En todo organizacin coexisten con la organizacin formal y la informal, conformada est ltima por grandes centros de poder no oficial y grandes redes de comunicacin informal, que a veces, burlan los canales de autoridad y comunicacin. As como los anteriores flujos tenan en cuenta la supervisin directa y la normalizacin, sta se centra en el ajuste mutuo.

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Las Constelaciones de Trabajo
La organizacin informal sigue determinadas pautas, que lo relacionan con el sistema de autoridad formal, as podemos ver en las organizaciones la agrupacin de la gente con sus pares para realizar sus tareas y tomar decisiones adecuadas a su nivel jerrquico. Estas uniones estn muy poco conectadas con las dems.

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El flujo de las Decisiones ad-hoc
Representa la corriente de una decisin estratgica desde el principio al fin, Por ejemplo, Un cliente le hace una sugerencia a su vendedor y esta sube los distintos niveles de la jerarqua, en la cima se toma la decisin de analizar una propuesta para modificar el producto, la cual es aprobada, y posteriormente ejecutada, lo que le permite al vendedor regresar al cliente con el nuevo producto.

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Parmetros de Diseo
El diseo presupone albedro, una capacidad para alterar el sistemas. En el diseo de estructuras, son los elementos que se utilizan en el diseo de la organizacin, los cuales afectan sobre la divisin del trabajo y los mecanismos coordinadores, afectando el funcionamiento de la organizacin.

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Parmetros de Diseo

Diseo Diseo Diseo Diseo

de puestos de Superestructura de Vnculos Laterales del Sistema de Toma de Decisiones

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Parmetros de Diseo

Diseo de puestos Especializacin de tareas Formalizacin del Comportamiento Preparacin y Adoctrinamiento

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Diseo de Puestos
Especializacin de Tareas
cuntas funciones y qu especializacin? a. Amplitud del puesto, cuntas tareas y estrechas son.
Especializacin Horizontal: una persona hace una tarea. Ampliacin Horizontal: una persona hace varias tareas.

cuan

b. Profundidad del puesto, control sobre el trabajo.

Especializacin Vertical: una persona supervisa una tarea. Ampliacin Vertical: una persona ejecuta varias tareas y las controla.
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Diseo de Puestos
Formalizacin del Comportamiento
Hasta qu punto formalizo el trabajo? a. Segn el puesto. b. Segn el flujo de trabajo. c. Segn las reglas.

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Diseo de Puestos
Capacitacin y Adoctrinamiento
Qu habilidades y conocimientos se necesitan? a. Capacitacin. b. Adoctrinamiento.

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Parmetros de Diseo

Diseo de Superestructura a. Agrupamiento de la unidad sobre que bases han de agruparse los puestos? b. Dimensiones de la unidad qu medida ha de tener cada unidad?

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Parmetros de Diseo

Diseo de Vnculos Laterales a. Sistema de Planeamiento y Control b. Dispositivos de Enlace

Gerentes integradores Posiciones de enlace Comits permanentes Estructuras matriciales

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Parmetros de Diseo

Diseo del Sistema de Toma de Decisiones Descentralizacin Vertical

Cuando el poder formal se delega en forma jerrquica hacia los gerentes de lnea.

Descentralizacin Horizontal
El grado en donde el poder formal se dispersa fuera de la lnea jerrquica hacia los no administradores.

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Parmetros de Diseo

Diseo del Sistema de Toma de Decisiones Centralizacin horizontal y vertical, Descentralizacin horizontal limitada selectiva, Descentralizacin vertical limitada paralela, Descentralizacin vertical y horizontal selectiva, Descentralizacin vertical y horizontal.

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Descentralizacin horizontal y vertical

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Factores de Contingencia
Existen diversos factores de contingencia o situacionales que influyen en la seleccin de estos parmetros de diseo, y viceversa.

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Factores de Contingencia
o o o o Edad y tamao Sistema tcnico (tecnologa) El medio ambiente o entorno El poder

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Edad y Tamao

+ antigua + formalizada. La estructura refleja la antigedad. + organizacin + elaborada su estructura.

(+ especializacin de tareas, + unidades diferenciadas y +desarrollada su administracin)

+ organizacin + dimensin de las unidades. + organizacin + formalizacin.

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Sistema Tcnico

+ regulador + formalizado el trabajo + burocracia en el no. + sofisticacin, + elaborada la estructura no operativa, + staff de apoyo, + enlaces, + ajuste mutuo. Automatizacin del NO transforma una burocracia en una orgnica.

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Ambiente o Entorno
o o o o + + + + dinamismo, + orgnica. complejidad, + descentralizacin. diversificacin, + divisin de unidades. disparidad, + descentralizacin selectiva.

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Poder

+ control externo, + centralizacin y formalizacin. + necesidad de poder, + centralizacin. La Moda impacta a la estructura.

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Configuraciones
Surgen de la combinacin de los mecanismos bsicos de coordinacin, las partes bsicas de la organizacin y los factores situacionales.

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Configuraciones

Estructura simple Burocracia mecnica Burocracia profesional Forma divisional Adhocracia

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Estructura Simple

Supervisin directa Cumbre estratgica Poca preparacin y formalizacin Centralizacin, estructura orgnica Joven, pequea, sistema tcnico simple, necesidades de centralizar el poder

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Burocracia Mecnica

Estandarizacin de procesos de trabajo Tecnoestructura Formalizacin de comportamiento, especializacin de tarea vertical y horizontal, agrupamiento funcional, unidad operativa grande, centralizacin vertical y descentralizacin horizontal limitada Antigua, grande, sistema tcnico poco sofisticado, ambiente simple, estable, control externo.

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Burocracia Profesional
o Estandarizacin de habilidades o Ncleo operativo o Capacitacin, especializacin horizontal de tareas, descentralizacin vertical y horizontal o Varios tamaos y edad, sistema tcnico no regulador y poco sofisticado, ambiente complejo y estable, poder en los profesionales.

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Forma Divisional
o Estandarizacin de productos o Lnea media o Sistema de control de desempeo, descentralizacin vertical limitada o Mercados diversificados, antigua, grande, necesidades de poder, moda

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Adhocracia
o Ajuste mutuo o Staff de apoyo o Mucha especializacin horizontal, capacitacin y dispositivos de enlace, poca formalizacin, descentralizacin selectiva, agrupamiento funcional y mercado o Joven, sistema tcnico sofisticado y automatizado, Ambiente poco complejo y hostil, poder en los expertos.

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Misionera
o Estandarizacin de las normas o Ideologa (Cultura) o Descentralizacin total

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Organizacin Poltica
o Ninguna o Ninguno o Varios

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El pentgono como conclusin
Direccin

Simple Cooperacin

Eficiencia

Maquinal Ideologa

Profesional

Habilidad

Poltica Competencia Divisional Adhocracia

Concentracin
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Innovacin
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