REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA INSTITUTO UNIVERSITARIO PEDAGGICO MONSEOR RAFAEL

ARIAS BLANCO EDUCACIN COMERCIAL EL TIGRE ESTADO ANZOTEGUI

Profesora: Lcda. Yaritza Marn. Asignatura: Sistemas y procedimientos

INTEGRANTE: TSU Lozada Johannyn

Julio de 2013

Introduccin
Todo sistema requiere de instrumentos o herramientas que certifiquen la eficacia de los procedimientos empleados para el logro de un fin; por tales razones surgen los formularios, como documento administrativo para registrar la informacin necesaria, en cuanto al desempeo que se quiera evaluar dentro de la entidad. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos administrativos de la administracin pblica y privada de la forma externa de dichos actos.

Gracias a la divisin del trabajo y la consiguiente especializacin de funciones, se hace necesario establecer descriptivamente la determinacin de los cargos, tareas, responsabilidades y funciones a desempear la unidad en estudio. Con todo lo expuesto queda al descubierto el tema a desarrollar, siendo en esta oportunidad el estudio de los formularios como instrumentos de trabajo, abarcando su objetivo, caractersticas, ndice funcional, consideraciones para su elaboracin, diseo, clasificacin, tipos, diagrama de Gantt, entre otros aspectos, de gran importancia en esta rea de la administracin.

Definicin
Los formularios o formas impresas, son documentos, en papel o en pantalla, diseado con el propsito de que el usuario introduzca datos estructurados (nombre, apellidos, direccin, etc.) en las zonas del documento destinadas a ese propsito para ser almacenadas y procesadas posteriormente. Su utilizacin data desde la invencin de la imprenta, hecho que hizo posible su generalizacin en el mbito mundial.

Tambin son conocidos como una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar informacin variable, el cual tendr diferente utilizacin segn el rea funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse tambin como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime informacin constante y que tiene una serie de espacios para asentar informacin variable, cada campo tiene un objetivo, por ejemplo, el campo "Nombre" se espera que sea llenado con un nombre, el campo "ao de nacimiento", se espera que sea llenado con un nmero vlido para un ao, etc. Los formularios presentan una visin ordenada de mltiple informacin sobre algo, y son tiles para llenar bases de datos.

Resulta difcil imaginarse cmo era posible la administracin de los negocios, sin el empleo de formularios, tal es su importancia.

El formulario aporta orientacin, uniformidad y eficiencia a las operaciones repetitivas en las organizaciones y, la especializacin de las actividades, ha hecho indispensable su utilizacin.

Para que un sistema resulte eficiente, debe contar con el apoyo de formularios funcionales, diseados inteligentemente; pues son ellos los que guan y controlan el trabajo de las oficinas y dependencias de la empresa.

Utilidad en otras ciencias

Por otra parte, es utilizado en informtica para referirse al conjunto de campos solicitados por un determinado programa, los cuales se almacenarn para su posterior uso o manipulacin. Cada campo tiene un objetivo, por ejemplo, el campo "Nombre" se espera que sea llenado con un nombre, el campo "Ao de nacimiento", se espera que sea llenado con un nmero vlido para un ao, etc.

En internet y sistemas informticos, los formularios pueden ser llenados de forma online con validacin de datos, y son muy tiles para las encuestas, registracin de usuarios, ingreso a sistemas, suscripciones, etc.

Los formularios por internet son llamados formularios web, y generalmente son hechos a travs de etiquetas HTML, aunque tambin existen otros medios como Flash, Java, etc. Los formularios tambin s utilizan comnmente en matemticas.

De igual forma se le llama as a un compendio de frmulas matemticas o algebraicas pertenecientes a una o varias categoras que sirve de gua o recordatorio para el momento de aplicarlas como por ejemplo para clculos trigonomtricos, conversiones entre cifras expresadas en diferentes unidades de medida, movimientos, fuerzas, pesos, volmenes, potencias elctricas, etc.

Objetivos del formulario en el sistema y procedimiento empresarial

Suministrar la informacin necesaria que requiera en situaciones similares y en una secuencia lgica. Registrar en forma sistemtica todas las operaciones que se generan dentro de la organizacin.

Diferenciar las actividades encomendadas a cada unidad o empleo. Cubrir las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin Mantener un orden dentro de las ejecucin del trabajo, y por consiguiente simplificar debido a que: Determinar el tipo de anotacin a utilizarse: Manuscrita, mecanografiadas o impresas. Establecer quien o quienes son (Usuarios) dentro del proceso, deber registrar los datos y cuales datos debern ser registrados. Facilitar el flujo de informacin y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar informacin y por ltimo, dar valor legal a determinadas transacciones. Suministrar a la organizacin de la informacin requerida para la elaboracin de las normas, polticas y procedimientos. Permitir la utilizacin de mtodos de trabajo para mejorar y controlar las operaciones. Evaluar el trabajo realizado por los empleados y operarios. Apreciar los resultados obtenidos en cada proceso.

El formulario debe resultar fcil de llenar, de leer, de interpretar, de procesar y de archivar.

Caractersticas del formulario

La uniformidad, el orden, la claridad, el contraste, facilidad en llenarlo, de fcil lectura, datos necesarios, dinamismo, reduccin de costos y error. Todos estos aspectos caracterizan a un buen diseo de formularios tiles; es decir, sencillez en su diseo y relleno.

Cada formulario debe estar diseado para un procedimiento especfico. El orden en el cual se solicita la informacin debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se generan los datos. Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean compatibles. Por ejemplo, la persona que conforma un informe de recepcin no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el se cancele una obligacin. Las copias deben ser hechas y distribuidas nicamente para aquellos departamentos que manejan que manejan la informacin que contienen lo mismos. En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo/beneficio, se deben establecer formularios prenumerados. Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones. Todo formulario debe estar codificado bajo algn esquema, de tal forma que se pueda lograr una identificacin o asociacin del formato a una funcin o rea especfica y se indique la ultima fecha de revisin. Es importante tener formularios con distintos colores sea por procesos o reas, a fin de determinar un posicionamiento exclusivo e identificarlos ms rpidamente para evitar traspapelar documentos. Es importante que el formulario cuente con un nombre a lo que se va a referir. Por ejemplo en un formulario de anlisis de control de calidad de producto terminado, su objetivo es el de mantener estndares de calidad descubriendo la cantidad diaria en que aparecen defectos de fabricacin. El contenido de los formularios vara de un tipo de organizacin a otra, es as que los formularios de un centro mdico o un ministerio de salud varan respecto a una fbrica de productos o manufacturera; sin embargo, de esto hay cierto tipo de formatos que slo podemos adaptarlos, por ejemplo un formato para aplicacin de trabajo o un formato de rol de pagos, son

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semejantes en casi cualquier tipo de empresa. No obstante, si pasamos al nivel operativo, no es lo mismo la solicitud de materiales de una empresa de comida rpida con una solicitud de materiales de una ferretera, porque desde el punto de vista de necesidades tambin puede cambiar mucho su formato.

Partes del formulario

Extremo superior o cabeza Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificacin del organismo, ttulo o denominacin de la forma y otros. Representa

la introduccin respecto a la accin que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario. Cuerpo del formulario Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la accin implcita los cuales se determinan, de acuerdo con la informacin que se desea obtener, mediante la utilizacin de la forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la distribucin siguiendo una secuencia lgica de colocacin. Extremo inferior o pie Contiene los datos de cierre o conclusin del formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la informacin registrada en el cuerpo del mismo, y tambin se asienta el cdigo de registro.

Vale la pena resaltar que los formularios contienen dos clases de informacin, la informacin impresa o esttica, la cual orienta y define a los formularios; mientras

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que la informacin variable es la contenida posteriormente en sus espacios en blanco y que recoge el acontecer diario de los sistemas y procedimientos.

Todo formulario innecesario debe eliminarse; ya que su costo de elaboracin y diseo es una octava parte de su costo de procesamiento y archivo.

Uso de los formularios en los sistemas y procedimientos administrativos

Su uso est orientado a la simplificacin del trabajo en las organizaciones, aunque a veces se abusa de ellos, generando una gran cantidad de papelera y archivos, problema que debe ser solucionado con una eficiente administracin de los mismos. Los formularios se utilizaran, segn el sistema a estudiar, analizando los cargos y sus interrelaciones e interdependencias, a fin de coordinarlos y sincronizarlos de una mejor manera. Al estudiar cada uno de los cargos, se insistir en la determinacin de sus reciprocidades, puesto que, los trabajadores no actan aisladamente, sino que cada labor se encadena con la que le precede y con la que sigue, o se ejecuta simultneamente.

Por lo general se utilizan para garantizar la uniformidad de informacin as como la especializacin de las actividades, dar precisin y eficiencia a las operaciones repetitivas en las organizaciones, ha hecho indispensable su utilizacin. Los formularios han de ir acompaados de sus correspondientes explicativos, muy claramente escritos, para que el usuario est claramente informado de la meta a seguir, respecto a todas las tareas, que desempea en la organizacin.

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De esta forma, a toda formulario se le debe hacer un seguimiento completo dentro del proceso administrativo, para constatar su eficacia y utilidad, con miras a averiguar si su utilizacin resulta indispensable y, en tal caso, tratar de modificarlo, a fin de lograr su perfeccionamiento, para que cumpla su cometido, de manera ms funcional, eficiente y econmica; simplificndolo, hacindolo ms legible e inteligible para todos sus usuarios.

Por otra parte, el uso de los formularios es aplicado para el anlisis del equipo y de la maquinaria que emplea la empresa, diseado al efecto con datos y caractersticas que sirvan de fuente de informacin amplia, para decidir respecto a su conveniencia o inconveniencia. Su estructuracin y amplitud est sujeta a las circunstancias particulares de cada caso, as como en funcin del alcance del estudio que se pretenda llevar a cabo. De igual manera se tendr en cuenta la clase de equipo y maquinaria que se va a investigar, por cuanto cada tipo tendr sus particularidades relevantes, preciso a detallar.

Los formularios entre otras cosas, permiten el anlisis de los informes, segn el fin que persigan, dirigidos a determinadas personas o dependencias de la organizacin; de esta manera, los informes ameritan revisiones peridicas, debido a la dinmica de las condiciones que rigen toda gestin empresarial, siendo los formularios un instrumento apropiado para comprobar su efectividad.

Hoy da en el mbito empresarial venezolano, estos procederes ya han pasado a la historia, pues existen empresas especializadas, no solamente en el diseo de sistemas y procedimientos, sino que ya tienen formularios diseados, entre los ms comnmente utilizados y debidamente probados en forma satisfactoria.

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Clasificacin
Segn su uso: como breves, eventuales, pilotos, definitivos y permanentes.

Breves: se utilizan para registrar poca informacin (talones, tickets, etc.) Eventuales: se utilizan para casos especiales (encuestas, investigaciones) Pilotos: sirven para probar un futuro formulario. Es la corrida de prueba del definitivo.

Permanentes: son los que ya han sido debidamente probados y se ha decidido su implantacin.

Segn su aspecto funcional pueden presentarse como: convenios, reclamos, solicitudes, autorizaciones, quejas, pedidos, clculos estimados, acuses de renta, entre otros. Segn su diseo pueden ser: lneas, recuadros y columnas. Segn su forma de utilizacin pueden ser: de posicin o estadsticos, los que se conocen como ficheros; Y de relacin o dinmicos los cuales se utilizan para dar informacin circular por varios servicios. Segn su mbito de aplicacin pueden ser: bsicos de una dependencia, o temporales los cuales se aplican en momentos determinados como lo son las encuestas.

De acuerdo a su presentacin pueden ser: Simples: documentos que estn representados por una sola forma y que no poseen copias anexas.

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Compuestos: poseen ms de una hoja, son elaborados bajo un formato predefinido y se almacenan en archivos especiales. Dentro de este regln, podemos distinguir los siguientes tipos: de bloques, talonarios, juego listo o snap out y formas continas. De acuerdo a su uso pueden ser: Para originar una accin: inician el proceso o procedimiento de un grupo de tareas con cierto objetivo. Para registrar una accin: guardan informacin que pueden ser requeridas posteriormente. Para informar resultados: muestran cifras o anlisis de procesos De acuerdo a su elaboracin pueden ser: Formularios manuales: son llenados en forma totalmente manual. Formularios semimecanizados: se llevan en parte manualmente y en parte, a travs de un elemento maquina. Formularios mecanizados su elaboracin es llevada a cabo totalmente por una computadora. Determinar para cada caso cul clasificacin es ms conveniente a los fines de control que se persiguen y a la empresa en que se aplica.

Existen empresas manufactureras en las que emplean la siguiente clasificacin: Nmero correlativo: asignar un nmero de cdigo a todos los formularios. ste es poco flexible y se desactualiza constantemente por lo que es ideal para empresas pequeas.

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Por rea emisora: asignar a cada departamento un millar de nmeros, de cdigos o una centena de acuerdo a la magnitud. Por ejemplo: Compras: 0000 al 0999 Contabilidad 1000 al 1999 Ventas 2000 al 2999. Asignar los dgitos caractersticos a cada rea y un nmero correlativo. Compras 01 XXXX Contabilidad 02 XXXX Ventas 03 - XXXX Por el procedimiento en que interviene: Es el que presenta mayores ventajas por la fcil ubicacin del formulario por parte del usuario. Por ejemplo: Liquidacin de haberes 11 Control de gestin 20 Movimientos de fondos 30

Sistema de control de formularios

Es un plan o mtodo usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalizacin del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma ms eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado. El sistema de contro permite eliminar los formularios innecesarios y evitar su creacin, consolidar formularios que se complementen, redisear formularios para aumentar la eficiencia y disminuir los errores.

Desde el enfoque del nivel de organizacin, el control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organizacin como para dar una

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visin amplia, necesaria para la revisin, coordinacin y mejora de la instalacin de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinin del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide cmo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cules son los datos necesarios.

En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como poltica de la empresa y la comprensin de los factores que componen el problema. Debe existir relacin entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los componentes bsicos de este programa deben ser la funcin que efecta la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario.

ndice funcional
Es la principal herramienta en la unidad de control, contiene los formularios agrupados de acuerdo con el propsito a que sirven. El ndice funcional es para uso exclusivo de quienes son responsables del control de formularios. Los formularios destinados a propsitos similares pueden ser analizados para determinar cul puede ser eliminado y cul puede ser ms ampliamente usado. Para las necesidades de nuestras empresas, es suficiente con los propsitos de acordar autorizar, facturar, instruir, notificar, registrar, reportar y requerir.

De esta forma, a todo formulario debe ser objeto de un seguimiento completo dentro del proceso administrativo, para constatar y verificar su eficacia y utilidad; en caso contrario tratar de modificarlo a fin de lograr su perfeccionamiento y as cumplir su cometido de manera ms funcional, eficiente y econmica.

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Consideraciones generales para la elaboracin de formularios

Primeramente debe disearse un modelo tentativo y procesarse experimentalmente, para verificar si cumple con los requisitos establecidos y encaje con los procedimientos cabalmente. Tomar muestra de todos los formularios, posteriormente agrupar los formularios por los que se hayan escogido, as como las subdivisiones de esos temas, y codificar por temas, agrupar por funcin, codificar por funcin, preparar carpetas para archivar las muestras, preparar una lista tabulada con la informacin del nmero y nombre del formulario, y el nmero de ndice funcional que le corresponde. Considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primero es realizar una revisin y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamao estndar de papel y letra adecuada para el diseo e impresin, y de ah elaborar una lista con toda la formacin que contendr el formulario. Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribucin de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a mquina, evitando reas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas. Una vez realizada esta revisin se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y constatar si cumple su objetivo.

Requisitos bsicos: Antes de llevar a cabo la elaboracin del formulario se debe crear una actitud mental favorable en aquellas personas que van a hacer uso de dicho formulario, y sobre todo debe presentar el mtodo ms sencillo y cmodo para

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el ingreso de los datos, y al mismo tiempo facilitar el uso de la informacin una vez que ha sido registrada en la respectiva forma. Es muy importante tomar en cuenta la economa en papel e impresin de la forma, sin sacrificar la eficiencia en su uso. Por lo general se emplea la hoja tamao carta, a menos que su exigencia requiere un tamao con otras dimensiones.

Utensilios necesarios Papel cuadriculado. Papel blanco. Lpiz 3H y de colores. Reglas en centmetros, pulgadas y reglas para diseo de formularios continuos. Escuadras de 45 y 60.

Lneas y letras Sirven para separar las zonas de informacin o grupos de datos y guiar la vista de los usuarios cuando registran o leen los datos. Se utilizan para determinar las reas destinadas a la recoleccin de datos e informacin.

Las lneas pueden ser: Fina paralela. Fina. De medio punto. De un punto. De puntos. De guiones.

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Para la composicin se debe seleccionar el tipo de letra, a fin de combinar las lneas y letras para concluir el formulario, evitando el uso de negritas en la descripcin de los datos.

DISEO DEL FORMULARIO El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseo, diseo y post-diseo.

En el diseo de los formularios hay que tener presente la finalidad de los mismos, que no han de ser otra, que la de registrar y transmitir informaciones, alcanzo estos objetivos con la mayor exactitud, eficiencia, fluidez y economa.

Fases para el diseo Fase pre-diseo: En esta fase se debe realizar una lista de comprobacin y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseo y proceder a realizar la fase del diseo.

Fase del diseo: En esta fase se busca ordenar lgicamente los datos fijos en la hoja, se comienza por la cuenta de espacio, que se refiere a que sobre el esquema debe contar en las casillas 2,5 mm por carcter, para las entradas que se van a hacer con mquinas de escribir, y 4mm para caracteres que se introducirn a mano. Calcular el espacio necesario para cada entrada de los datos. Determinar el tamao, la anchura del impreso vendr determinada por la lnea de mayor longitud; de acuerdo con el resultado de la cuenta de

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espacios. El mayor nmero de lneas en sentido vertical, determinar la altura del formulario. Aadir los tamaos de los mrgenes necesarios para tener el tamao total. Ajuste, decidir el tamao del papel que se va a utilizar empleando medidas estndar y realizando los ajustes necesarios para que encaje en el mismo. Trazado, dibujar todas las lneas que crucen completamente el impreso de arriba abajo. Completar la red dibujando todas las reglas incompletas, tanto verticales como horizontales. Letras, introducir a mano todo el texto de datos fijos, incluyendo las instrucciones a un tamao aproximado al real. Instrucciones, una vez realizado el diseo, se debe hacer o preparar las instrucciones de impresin. Si es necesario, dar especificaciones adicionales para el impresor. Los mrgenes de los formularios vendrn determinados por las exigencias del procedimiento, en el cual intervendrn as como por su ltimo destino o forma de archivarlos. No existen reglas al respecto, pero debe atenderse, a si se le harn perforaciones para encarpetarlos.

Los formularios deben mostrar una apariencia agradable, funcional y sin tachones o borrones. De este modo, generaran una actitud mental propicia, en quienes han de emplearlos.

Fase del Post-diseo: Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel, color de la tinta, papel carbn total o parcial, perforaciones, para el archivo, tipos de impresin por una o ambas caras; de ser el caso, direccin de datos, mrgenes, numeracin, nmero de ejemplares, fecha de entrega e impresin continua. El nombre de la empresa se destacara en el membrete del formulario, preferiblemente mediante un logotipo, que refleje personalidad a la empresa u organizacin, solamente en aquellos formularios que se enviaran a otras empresas o entidades. Debe considerarse

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siempre la posibilidad de emplear formas desglosables o continuas, para procesarse a mquina, en procura de ahorro de tiempo, esfuerzo y dinero. El volumen de cada pedido de formulario se calculara, tomando en cuenta el consumo trimestral, semestral o anual, as como tambin el espacio disponible para su almacenaje. La calidad del papel se escoger en funcin al uso y proceso de los respectivos formularios. Aquellos que sean procesados a mquina, requerirn de un papel ms resistente y con las perforaciones precisas y apropiadas a cada mquina. Los formularios se almacenaran siguiendo un criterio de clasificacin bien definidos, que podran ser en atencin al cdigo numrico que lo identifica, y se habrn de inventariar sus existencias trimestral, semestral o anualmente, segn convenga; a fin de percatarse con suficiente anticipacin, de los requerimientos de reimpresin. En esta oportunidad, de inventariar las existencias de los formularios, se verificar tambin si algn formulario ha dejado de utilizarse; en cuyo caso, se consultara con la dependencia que lo ordeno o utiliza, para que de su aprobacin para ser descartado y liberar as el espacio que ocupa innecesariamente.

Aunque existen algunos formularios, en los cuales, si bien no hay espacios en blanco, donde escribir la informacin, son sellados, perforados, desglosados o marcados en alguna forma, y as caen, por lo tanto, dentro del campo de control de los sistemas y procedimientos.

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Tipos de formularios
Formularios Pre-impresos. Los formularios que se envan a una industria grfica para su confeccin, pueden ser de diferente tipo: Hojas Sueltas. Son los formularios que se requieren individualmente. Dependiendo a quin se solicite el trabajo (industria grfica o imprenta), el sistema de impresin vara entre mquinas tipogrficas y, rotativas (con corte posterior para formar la hoja suelta). Se utilizan hojas sueltas cuando la informacin a consignarse normalmente es manuscrita o mquina de escribir. Hojas Continuas. Son formularios cuya produccin se realiza en mquinas rotativas. Permiten que la informacin que se consigne sea impresa por una impresora Ejemplos de formularios continuos: Cheques, Roles de Pago, Comprobantes de Egreso, Facturas, etc.

Tarjetas. Son formularios realizados en un gramaje especial normalmente en cartulina. El gramaje depender del uso que se le quiera dar a la tarjeta. Existen tarjetas de presentacin, tarjetas de Control de Entrada y Salida del Personal, Tarjetas Kardex, etc.

Sobres. Los sobres son realizados en formas, tamaos y gramajes especiales. Existen sobres tamao oficio, sobres tamao carta, sobres manila o bolsa y sobres de enrutamiento de correspondencia. Es conveniente que los sobres bolsa y de enrutamiento de correspondencia, se realicen en un gramaje de 110 a 120 gramos para permitir el manipuleo continuo y transportacin del contenido sin riesgos.

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 Formularios electrnicos: vienen a minimizar muchas de las desventajas de los que se presentan en papel. Es posible disear un formulario electrnico de manera que contenga informacin de ayuda para la persona que tenga que rellenarlo.

Estos formularios electrnicos pueden contener campos de texto de una longitud prefijada, o bien de longitud variable. Los campos de lista desplegable ofrecen una serie de opciones de entre las cuales el usuario debe elegir una. Para las respuestas del tipo "si" o "no", puede crearse campos con casillas de verificacin de forma que el usuario se puede limitar a hacer clic con el ratn para que aparezca una "X" en la casilla adecuada.

Tambin es posible especificar una serie de respuestas "por omisin" en campos especficos, con vistas a facilitar an ms la labor de cumplimentacin del formulario. Puesto que el formulario se rellena desde la propia computadora, se evitan todos los

posibles problemas de interpretacin de los datos introducidos, como sucede con los formularios en papel rellenos a mano.

Adems, si la computadora est conectada a una red, los formularios electrnicos pueden ser cumplimentados y compartidos de la misma forma que se comparte cualquier otro tipo de documento, eliminando as por completo la necesidad de los formularios en papel. Windows viene con muchos programas accesorios tiles, incluyendo un procesador de texto elemental (WordPad), un programa de grficos (Paint) y un programa de comunicacin (HyperTerminal). Tambin proporciona

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varias herramientas tiles, como Calculadora (Calculator) y Block de notas (Notepad). Para otras funciones (de acuerdo a las necesidades), se utiliza el Microsoft Office, en el cual es posible disear formularios electrnicos que garantizan una rpida y correcta recogida de informacin.

Diagrama de Gantt
Fue Henry Laurence Gantt quien, entr|e 1910 y 1915, desarroll y populariz este tipo de diagrama en Occidente; conocido como diagrama de Gantt, grfica de Gantt o carta Gantt, corresponde a una popular herramienta grfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicacin previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.

A pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades, la posicin de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e interdependencias. Es una popular herramienta grfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicacin previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. Aunque no indica las relaciones existentes entre actividades, la posicin de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e interdependencias.

El diagrama de Gantt, sin embargo, resulta til para la relacin entre tiempo y carga de trabajo. En gestin de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y el final de las diferentes unidades mnimas de trabajo y los grupos de tareas (llamados summary elements en la imagen) o las dependencias entre unidades mnimas de trabajo. Desde su introduccin los diagramas de Gantt se han convertido en una herramienta bsica en la gestin de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de

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un proyecto o para mostrar una lnea de tiempo en las diferentes actividades haciendo el mtodo ms eficiente.

Se puede producir un diagrama de Gantt con una hoja de clculo de una manera muy sencilla, marcando determinadas celdas para formar la representacin de cada tarea. Existen macros que automatizan esta elaboracin en MS Excel y Libre/Open Office Calc. Sin embargo, existen herramientas de gestin de proyectos dedicadas a la planificacin y seguimiento de tareas, que utilizan el diagrama de Gantt como pantalla principal. Se introducen las tareas y sus procesos son capaces de producir una representacin de dichas tareas en el tiempo en el formato del grfico de Gantt. Tambin existen herramientas de licencia libre capaces de llevar a cabo dicho tipo de operacin. Se deben valorar, por ltimo, el uso de herramientas que usan una pgina web y el navegador para realizar el seguimiento de proyectos.

Creacin de un diagrama de Gantt Una vez que tenemos claro cul es el objeto de nuestro proyecto y con qu tareas se va a cubrir podremos proceder a realizar el diagrama de Gantt. Aunque para hacerlo podemos emplear una hoja de clculo como LibreOffice Calc, existen aplicaciones libres y gratuitas que nos permiten efectuar este trabajo (Planner, Gantt Project, Redmine). 1. Dibujamos la planilla para nuestro diagrama: Primera columna las actividades. Primera fila la escala de tiempo. Escribimos los nombres de las tareas, que no dependen de ninguna precedente, en la columna 1 y dibujamos los bloques de tiempo en cada una de sus filas,

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coincidiendo el inicio del bloque con la fecha de inicio de la actividad y la finalizacin con la fecha prevista para su consecucin. Aadimos los hitos del proyecto. Aadimos las actividades que dependen de las anteriores siguiendo el mismo criterio expuesto anteriormente teniendo en cuenta las dependencias existentes: Fin-inicio Inicio-inicio. Final-final. Retardos. Repetimos con nuevas actividades dependientes de las anteriores.

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Conclusin
Los formularios constituyen una pieza de gran importancia en los sistemas y procedimientos, ya que contienen datos y espacios en blanco para registrar informacin variable, el cual tendr diferente manejo segn el rea funcional a la cual corresponda. De igual manera suele considerarse tambin como un instrumento de trabajo cuya meta es trasportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos

En resumidas cuentas, los formularios si no son funcionales y no estn diseados para acoplarse apropiadamente al empleo que se les da, pueden obstaculizar e imposibilitar la evolucin del procedimiento o sistema en el cual est implicado, originando desconciertos, retrasos y faltas aun en los procedimientos y sistemas diseados con un alto grado de perfeccin.

Cabe destacar que al redisearlos o simplificarlos, sus ventajas son evidentes, por cuanto se puede llegar a producir un mejoramiento notable; por ello, el anlisis, diseo y control de formularios es indispensable en toda organizacin para garantizar una adecuada sintonizacin del flujo de documentos en las diferentes dependencias que la conforman, tomando en cuenta tanto la creacin, impresin y almacenamiento de los formularios, as como su procesamiento y circulacin.

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El principal objetivo de los formularios es proporcionar el flujo de informacin y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar informacin y por ltimo, dar valor legal a determinadas transacciones. Por lo tanto tiene una gran relevancia en el mbito administrativo, por cuanto todos los trabajos realizados en la empresa son guiados por formularios, adems de cualquier acto administrativo tambin son aprovechados como columna a las operaciones.

Resulta beneficioso tambin que cada formulario, tenga su codificacin a fin de determinar su origen y a donde va dirigido, los mismos que pueden ir clasificados por departamento o por procesos. Para elaborar formularios se considerar: los tipos de lneas, tipos de letras y ante todo que la informacin sea lo ms concreta y que se puedan sacar conclusiones rpidas de esta informacin.

Por su parte el diagrama de Gantt, resulta oportuno emplearlo como herramienta en el proceso administrativo para controlar los procedimientos, tomando en cuenta el tiempo, cargo y funciones a realizar determinadas unidades, de acuerdo a su nivel de jerarqua.

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Anexos

Anexo 1: Formulario de solicitud de servicio

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Anexo 2: Formulario de solicitud para empresas turstica

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Anexo 3: Anlisis del formulario o (informe)

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Anexo 4: Reverso del formulario (informe)

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Anexo 5: Formulario para cotejar el anlisis del personal

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Anexo 6: Anlisis de formulario e informes

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Anexo 7: Formularios para equipos y maquinas

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Anexo 8: Formularios para cotejar informes

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Anexo 9: Diagrama de Gantt para una empresa

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Bibliografa
Gmez R., F. (1993). Sistemas y procedimientos administrativos. Caracas: Fragor. Universidad Pedaggica Experimental Libertador. Vicerrectorado de Investigacin y Postgrado (2011). Manual de Trabajos de grado de especializacin y maestras y tesis doctorales. Caracas: FEDUPEL.

Referencias electrnicas: http://cuctdadehy.blogspot.com/2009/12/objetivo-de-los-formularios.html http://baseser.blogspot.com/2010/08/partes-que-componen-unformulario.html http://www.monografias.com/trabajos24/teoria-formularios/teoriaformularios.shtml http://www.alegsa.com.ar/Dic/base%20de%20datos.php http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_Gantt http://www.definicionabc.com/general/formulario http://www.monografias.com/trabajos93/formularios/formularios.shtml#ixzz2 Y7dFK1DV http://isedoys2.wordpress.com/uso-de-formularios/ http://www.wikiteka.com/apuntes/caracteristicas-y-clasificacion-de-losformularios/ http://recursostic.educacion.es/observatorio/web/es/component/content/article/ 1057-aprendizaje-por-proyectos-y-tic?start=3

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