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Manual de Procedimientos Biblioteca

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE PÚBLICA MUNICIPAL VALOIS SANCHEZ ARIZA SANTANA BOYACA

SANTANA PROSPERA Y SOLIDARIA

SANTANA BOYACA 2013

1

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE PÚBLICA MUNICIPAL VALOIS SANCHEZ ARIZA SANTANA BOYACA

Responsables: LADY JOHANNA PARDO

Presentado a: DEYBI SOLEDAD MENJURA Secretaria General y Desarrollo Social

SANTANA BOYACA 2013

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TABLA DE CONTENIDO

1. Introducción ........................................................................................................................... 4 2. Proceso de gestión de colecciones ......................................................................................... 6 2.1. Procedimiento de adquisiciones .............................................................................................. 6 2.2. Procedimiento de donaciones ................................................................................................. 9 2.3. Procedimiento para el procesamiento físico ........................................................................ 12 2.4. Procedimiento para la catalogación y clasificación............................................................ 15 2.5. Procedimiento para el mantenimiento de colecciones ....................................................... 18 2.6. Procedimiento de descarte de colecciones.......................................................................... 21 3. Proceso de prestación de servicios ................................................................................... 24 3.1. Procedimiento para la gestión de sugerencias y reclamaciones .................................... 24 3.2. Procedimiento de afiliaciones a la biblioteca ...................................................................... 27 3.3. Procedimiento de préstamo externo ..................................................................................... 29
3.4. Procedimiento para la prestación del servicio de acceso a internet, multimedia y ofimática .... 32 3.5. Procedimiento para la prestación del servicio de referencia .......................................... 34 3.6. Procedimiento para la prestación del servicio de información local ................................ 36 3.7. Procedimiento para la evaluación de la satisfacción del usuario ...................................... 38 3.8. Procedimiento para el servicio de extensión bibliotecaria ................................................ 40

4. Proceso de desarrollo de programas .................................................................................. 42 4.1. Procedimiento para visitas guiadas ....................................................................................... 42 4.2. Procedimiento para realizar talleres de promoción de lectura y escritura ....................... 44 4.3. Procedimiento para realizar talleres de formación de usuarios y alfabetización informacional46 4.4. Procedimiento para realizar la programación cultural ....................................................... 48 5. Anexos .................................................................................................................................. 51 5.1. Anexo 1. Formato de sugerencias y reclamaciones............................................................ 51 5.2. Anexo 2. Formato de afiliaciones ......................................................................................... 52 5.3. Anexo 3. Carta de servicios ................................................................................................... 53 5.4. Anexo 4. Reglamento de prestamo ...................................................................................... 61 5.5. Anexo 5. Formato de encuesta de satisfaccion de usuarios .............................................. 62 5.6. Anexo 6. Política de desarrollo de colecciones................................................................... 64 5.7. Anexo 7. Formato de carnet…………………………………………………………………………………..72

3

1. INTRODUCCIÓN El manual de procesos y procedimientos de la Biblioteca Pública Municipal VALOIS SANCHEZ ARIZA de Santana Boyacá. Busca de una forma práctica y metodológica, la ejecución de los diferentes procesos realizados en la biblioteca para la adopción permanente y necesaria de estos lineamientos, los cuales nos ayudarán a tener un mejor desempeño de nuestras labores cotidianas, estos procedimientos hacen factibles estas actividades y permiten el control de los pasos a seguir en cada una de ellas, proporcionando seguridad y así continuar ordenadamente sin que se pierda la secuencia de cada paso a seguir. Con la adopción de estos lineamientos la biblioteca lograra tener una mejor organización directiva y un mejor fluido de las actividades realizadas, lo cual contribuirá a la prestación de un buen servicio de calidad. Primero el proceso de gestión de colecciones son las pautas a seguir para la adquisición del material bibliográfico, donaciones, clasificación, catalogación y procesamiento físico del material y finalizando con la ubicación en la estantería. En segundo lugar el proceso de prestación de servicios son todos los lineamientos que debemos seguir para el uso beneficiario de estos con calidad, eficiencia y eficacia en la biblioteca. Por último el proceso de desarrollo de programas comprende la planeación y ejecución de los mismos que han sido realizados en la biblioteca ejecutándolos de acuerdo al cronograma y en las fechas estipuladas cumpliendo con las metas propuestas.

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS BIBLIOTECA PÚBLICA MUNICIPAL

VALOIS SANCHEZ ARIZA DE SANTANA BOYACA

Imágenes del archivo fotográfico de la Biblioteca Municipal

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2. PROCESO DE GESTIÓN DE COLECCIONES

2.1. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES 2.1.1. PROPÓSITO

Actualizar el material bibliográfico y audiovisual existente en la biblioteca con el fin de cautivar el interés en los usuarios por las cosas novedosas, con temas que ofrezcan enfoques y puntos de vista tan plurales como los de ellos. Si este material es de calidad se verá reflejado en la imagen de la Biblioteca Pública Municipal, dado que este es un lugar favorable al estudio, a la investigación, al descubrimiento, a la autoformación y a la lectura.

2.1.2. ALCANCE Este procedimiento se aplica para todos los procesos técnicos de desarrollo y adquisición de colecciones para todos los servicios de préstamo a los usuarios.

2.1.3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS  Se realizara la selección del material que se desea adquirir teniendo en cuenta que debe ser en concordancia con los objetivos y metas de la biblioteca, y la utilidad para la comunidad  Se presentara la propuesta a diferentes librerías con el fin de escoger la mejor.  Comprar el material al proveedor seleccionado.  Recepción de los libros en la biblioteca.  Las obras o materiales que se adquieran deben cumplir con la Ley de derechos de autor.

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2.1.4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

# 1

RESPONSABLE Usuario

ACTIVIDAD Manifiesta las necesidades de títulos que aun no existen en la biblioteca

2

Coordinador biblioteca

de

la Crea el listado del material solicitado o nuevos títulos ofrecidos que aun no existen y que pueden ser útiles a los usuarios la Envía solicitud del materia bibliográfico al Alcalde, según políticas del desarrollo de colecciones Recibe la solicitud y la estudia Aprueba la solicitud y ordena la compra

3

Coordinador biblioteca Alcaldía

de

4 Alcaldía 5 Coordinador biblioteca Proveedor Alcaldía de la Presenta la solitud al proveedor del material con los datos necesarios para recibir la cotización Presenta las propuestas, o cotización del material. Envía al responsable de presupuesto la cotización con el fin de que ordenen el presupuesto para la adquisición del material. Realizara la compra del material Recibe la dotación y expide certificado de ingreso de la Recepción del material en la biblioteca para ser puesto a disposición de toda la comunidad.

6 7

8 9 10

Alcaldía Almacenista Coordinador biblioteca

7

2.1.5. DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES
USUARIO COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA ALCALDIA PROVEEDOR ALMACENISTA

INICIO

Manifiesta la necesidad de títulos que aun no existen en la biblioteca

Crea lista selección material

de del

Envía solicitud del material bibliográfico al Alcalde

Recibe la solicitud y la estudia

Aprueba solicitud ordena compra Presenta la solitud al proveedor del material con los datos necesarios para recibir la cotización

la y la

Presenta
propuestas, cotización material. Envía al responsable de presupuesto la cotización

las o del

Realizara la compra del material Recepción del material en la biblioteca para ser puesto a disposición de toda la comunidad. FIN

Recibe la dotación y expide certificado de ingreso

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2.2. PROCEDIMIENTO DE DONACIONES

2.2.1. PROPÓSITO Seleccionar las donaciones de material bibliográfico hechas a la biblioteca.

2.2.2. ALCANCE Este procedimiento se aplica para todas la donaciones de material bibliográfico. Teniendo en cuenta que la biblioteca se reserva la disposición de estos materiales.

2.2.3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS Para esta donación se deben tener en cuenta los siguientes aspectos  CONSERVACIÓN: se recibirá únicamente material en buen estado, excepto en el caso que por su antigüedad o valor interese a la colección y siempre que sea posible su recuperación y restauración.  EXISTENCIA: se aceptará fundamentalmente material que no esté ya duplicado, a menos que su uso aconsejable disponer de más ejemplares.  MATERIA: se valorarán obras cuyas temáticas sean general y no correspondan a textos escolares.  PUBLICACIONES PERIODÍSTICAS: si el titulo forma parte de la colección se completará con los números o años no existentes; si son números sueltos de un título que no forme parte, se descartarán

Contactar a:

correo:bibliotecapublicasantana@gmail.com Tel: 314-2-19-30-12 o 7-28-90-47

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2.2.4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

# 1

RESPONSABLE Usuario Benefactor Coordinador de la biblioteca Usuario Benefactor Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca

ACTIVIDAD Manifiesta interés de hacer la donación

2

Brinda información sobre los lineamientos que tiene la biblioteca para las donaciones. Trae el material bibliográfico donado.

3

4 5 6

Confirma el estado del material. Clasifica el material bibliográfico Incluye el material bibliográfico en el inventario de la biblioteca. Realiza el proceso de catalogación, clasificación y preparación física del material bibliográfico. Distribuye y organiza el material bibliográfico en la estantería para la consulta de los usuarios.

7

8

10

2.2.5. DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO DE DONACIONES A LA BIBLIOTECA
USUARIO COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA

INICIO
Manifiesta interés de hacer la donación Brinda información sobre los lineamientos que tiene la biblioteca para las donaciones. Confirma el estado del material.

Trae el material bibliográfico donado.

Clasifica el material Bibliográfico

Realiza el proceso de catalogación, clasificación y preparación física del material bibliográfico. Incluye el material bibliográfico en el inventario de la biblioteca.

FIN

Distribuye y organiza el material bibliográfico en la estantería para la consulta de los usuarios.

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2.3. PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESAMIENTO FÍSICO

2.3.1. PROPÓSITO Establecer los pasos mediante los cuales se procesa en las bibliotecas, y se prepara físicamente el material bibliográfico para su consulta.

2.3.2. ALCANCE Este procesamiento técnico se realiza al material bibliográfico. Inicia con la llegada de este a la biblioteca y continua con su destino final la consulta por los usuarios en la estantería, buscando organización, uniformidad y estética, haciendo accesibles las colecciones tanto al personal como a los usuarios.

2.3.3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS Revisar si la guía de despacho coincide con el material recibido y observar cuidadosamente si los libros presentan problemas de paginación, páginas no impresas, páginas rotas o faltantes, estado general del libro. Si el libro presenta cualquier desperfecto avisar al Departamento de Adquisiciones para el cambio del material Bibliográfico. Si el libro está bien presentado, colocar en la portada y cada 50 ó 100 páginas (según la cantidad de hojas del libro) el sello de biblioteca, evitando tapar información vital. colocar el código de barras de manera que sea fácil de leer por el lector de barras. Rotularlo con la asignatura que le corresponde según el tema del cual trate. Colocarle el bolsillo y la ficha del préstamo con la numeración que lo identifica.

-

-

-

12

2.3.4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

# RESPONSABLE 1 Coordinador de la biblioteca 2 Coordinador de la biblioteca 3 Coordinador de la biblioteca 4 Coordinador de la biblioteca 5 Coordinador de la biblioteca 6 Coordinador de la biblioteca 7 Coordinador de la biblioteca 8 Coordinador de la biblioteca 9 Coordinador de la biblioteca 1 Usuario 0

ACTIVIDAD Revisar si la guía de despacho coincide con el material recibido. Si el libro presenta cualquier desperfecto avisar al Departamento de Adquisiciones para el cambio. Colocar en la portada y cada 50 ó 100 páginas el sello de biblioteca. Se coloca el Código de barras. Se coloca el Rótulo. Se coloca la Tarjeta de vencimiento de préstamo. Se realiza el empaste del libro. Se realiza una pequeña exposición del nuevo material bibliográfico. Se organiza el material bibliográfico en la estantería. Puede consultar el material bibliográfico en la biblioteca.

13

2.3.5. DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESAMIENTO FÍSICO USUARIO COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA

INICIO
Revisar si la guía de despacho coincide con el material recibido.

Si el libro presenta cualquier desperfecto avisar al Departamento de Adquisiciones para el cambio.

Colocar en la portada y cada 50 ó 100 páginas el sello de biblioteca.

Se coloca el Código de barras.

Se coloca el Rótulo.

Se coloca la Tarjeta de vencimiento

Se realiza el empaste del libro.

Puede consultar el material bibliográfico en la biblioteca.

Se realiza una pequeña exposición del nuevo material bibliográfico.

FIN

Se organiza el material bibliográfico en la estantería.

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2.4. PROCEDIMIENTO PARA LA CATALOGACIÓN Y CLASIFICACIÓN

2.4.1. PROPÓSITO Aplicar las reglas de catalogación angloamericanas para clasificar el material bibliográfico existente en la biblioteca y la adecuada ejecución de los trabajos rutinarios que implican preparar los materiales para el servicio.

2.4.2. ALCANCE Este procedimiento se aplica para la descripción de los elementos físicos del libro, nos permite diferenciar un documento, controlar las entradas, llevar un orden, el inventario, un control y conocer el documento sin necesidad de tenerlo en la mano. Sirve de puente entre el usuario y el libro como tal.

2.4.3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS El material bibliográfico que entra a la biblioteca pública será clasificado mediante el sistema Decimal Universal Dewey. La catalogación del material bibliográfico, se realiza teniendo en cuenta las reglas de catalogación angloamericanas. Clasificar el material bibliográfico por áreas del conocimiento. Se realiza el Registro de la ficha bibliográfica en SIABUC, Formato que contiene la descripción física correspondiente al material bibliográfico, específicamente de los libros. Se realiza el procesamiento físico.

-

-

-

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2.4.4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

#

RESPONSABLE

ACTIVIDAD Toma el material del depósito para su clasificación o catalogación Recibe y revisa el estado del material, si cumple las condiciones y que este completo Clasifica el material bibliográfico por áreas del conocimiento. Llena la ficha de de catalogación. Realiza el Registro de la ficha bibliográfica en SIABUC. Realiza el procesamiento físico. Organiza el material bibliográfico en la estantería. Consulta el material bibliográfico en la estantería.

1 Coordinador de la biblioteca 2 Coordinador de la biblioteca 3 Coordinador de la biblioteca 4 Coordinador de la biblioteca 5 Coordinador de la biblioteca 6 Coordinador de la biblioteca 7 Coordinador de la biblioteca 8 Usuario

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2.4.5. DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESAMIENTO FÍSICO USUARIO COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA INICIO

Toma el material del depósito para su clasificación o catalogación

Recibe y revisa el estado del material, si cumple las condiciones y que este completo

Clasifica el material bibliográfico por áreas del conocimiento.

Llena la ficha de de catalogación

Realiza el registro de la ficha bibliográfica en SIABUC.

Consulta el material bibliográfico en la biblioteca.

Realiza el procesamiento físico. Organiza el bibliográfico estantería. material en la

FIN

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2.5. PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE COLECCIONES

2.5.1. PROPÓSITO Adelantar acciones que permitan mantener en buen estado la colección existente en la biblioteca pública, realizando procesos permanentes de actualización, reparación y descarte del material bibliográfico obsoleto, con el fin de ofrecer un material bibliográfico adecuado a los usuarios.

2.5.2. ALCANCE Este procedimiento es un proceso técnico realizado por la biblioteca con el fin de garantizar la preservación y conservación de sus materiales y colecciones, incrementado el periodo de vida de los mismos y previniendo los factores de deterioro.

2.5.3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS       Realizar actividades de limpieza en todos los espacios de la biblioteca con frecuencia. Utilizar componentes que ayuden alejar los ácaros y demás hongos que puedan causar daños en los diferentes elementos. Seleccionar el material que se encuentre en regular estado y hacer mantenimiento del mismo. Sacar los elementos que se encuentran deteriorados por su uso o por diferentes circunstancias y que por tanto ya no prestaran ninguna utilidad. Mantener en buen estado los techos, las paredes y los servicios sanitarios, sin filtraciones de humedad, sin hongos y siempre limpios, de esta manera se previene el deterioro de la colección. Tener un control visual sobre todo el espacio de la biblioteca, para evitar que los usuarios mutilen, escriban, rayen o se lleven sin permiso el material bibliotecario.

Es importante resaltar que los elementos que corresponden a patrimonio ya sea de la biblioteca o de el Municipio no pueden ser destruidos.

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2.5.4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

# 1 2 3 4 5 6 7

RESPONSABLE Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca

ACTIVIDAD Mantener en buen estado los techos, las paredes para evitar humedad. Mantener todos los elementos de la biblioteca bien limpios. Desinfectar la estantería donde se ubica el material bibliográfico Tener un control visual sobre todo el espacio de la biblioteca Realizar mantenimiento de los libros que presenten algún deterioro. Retirar de la colección el material que se encuentra muy deteriorado que no tiene arreglo. Conservar los libros de patrimonio, no pueden ser sacados de la colección, a menos de que sean ubicados en otro lugar.

19

2.5.5. DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE COLECCIONES USUARIO COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA
INICIO

Mantener en buen estado los techos, las paredes para evitar humedad.

Mantener todos los elementos de la biblioteca bien limpios.

Desinfectar la estantería donde se ubica el material bibliográfico

Tener un control visual sobre todo el espacio de la biblioteca

Realizar mantenimiento de los libros que presenten algún deterioro.

Retirar de la colección el material que se encuentra muy deteriorado

Conservar los libros de patrimonio, no pueden ser sacados de la colección.

FIN

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2.6. PROCEDIMIENTO DE DESCARTE DE COLECCIONES

2.6.1. PROPÓSITO Retirar los libros que por su obsolescencia, deterioro por el uso o por agentes naturales, entre otras causas, no cumplen con una función de utilidad para los usuarios de la biblioteca. Por tal motivo se procede a realizar los lineamientos del proceso de descarte realizando una evaluación de la colección bibliográfica para alcanzar una fase de consolidación del acervo, en la búsqueda de estrechar su pertinencia con las demandas de lectura de los usuarios, retirando lo que ya no es de utilidad para permitir su crecimiento y renovación con la llegada de nuevos títulos.

2.6.2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a al material bibliográfico que por su obsolescencia, deterioro por el uso o por agentes naturales, entre otras causas, no cumplen con una función de utilidad para los usuarios de la biblioteca.

2.6.3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS Realizar una evaluación detallada de la colección bibliográfica existente en la biblioteca. Localizar aquellos títulos que rara vez o nunca han sido solicitados, leídos o consultados. Identificar También, los títulos de los que se tienen varios ejemplares y su demanda no requieren copias de reserva. Señalar aquellos que aun cuando son muy solicitados, se encuentran en malas condiciones físicas: maltrato, páginas mutiladas, deterioradas o contaminadas, edición muy antigua, entre otros factores. Descartar las obras obsoletas o que han dejado de cumplir su función informativa, formativa y recreativa y que puedan ser sustituidas por otras ya existentes en la biblioteca. Descartar las obras que has sido hurtadas. Retirar de circulación aquellos materiales que ya no son necesarios para dar cabida a nuevos materiales y publicaciones. Listar todos los materiales indicando: título, autor, número de clasificación, criterio aplicado para solicitar el descarte, justificación del criterio aplicado y costo del material que se encuentra en el registro de inventario de la biblioteca. Solicitar autorización para dar de baja los materiales o definir el destino de los mismos cuando considere que pueden ser de utilidad en otras bibliotecas.

-

-

-

21

-

-

Por precaución, el descarte físico se hará por destrucción, triturado o desmenuzado de los documentos, levantando un acta del procedimiento, la cual deberá indicar los siguientes datos: Autor, Título, Datos de edición, Número de clasificación, Valor de compra, Criterio aplicado para el descarte, Firma del director de la biblioteca (Bibliotecario). Presentar el respectivo informe a la oficina de almacén para la realización del Procedimiento contable, Para dar de baja al material ya que son activos del Municipio, de acuerdo a las normas contables vigentes para cada entidad.

2.6.4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES # 1 RESPONSABLE Coordinador de la Biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Realizar una bibliográfica. ACTIVIDAD evaluación detallada de la colección

2

Localizar aquellos títulos que rara vez o nunca han sido solicitados. Identificar También, los títulos de los que se tienen varios ejemplares. Señalar aquellos que aun cuando son muy solicitados, se encuentran en malas condiciones físicas. Descartar las obras obsoletas o que han dejado de cumplir su función. Descartar las obras que han sido hurtadas. Retirar de circulación aquellos materiales que ya no son necesarios. Listar todos los materiales indicando su clasificación. Solicitar autorización para dar de baja los materiales. Presentar el respectivo informe a la oficina de almacén para la realización del Procedimiento contable. Por precaución, el descarte físico se hará por destrucción, triturado o desmenuzado de los documentos, levantando un acta del procedimiento.

3

4

5

6 7

8

Coordinador de la biblioteca 9 Coordinador de la biblioteca 10 Coordinador de la biblioteca 11 Coordinador de la biblioteca

22

2.6.5. DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO DE DESCARTE DE COLECCIONES
COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA INICIO
Realizar una evaluación detallada de la colección bibliográfica.

Localizar aquellos títulos que rara vez o nunca han sido solicitados.

Identificar También, los títulos de los que se tienen varios ejemplares.

Señalar aquellos que aun cuando son muy solicitados, se encuentran en malas condiciones físicas.

Descartar las obras obsoletas o que han dejado de cumplir su función.

Descartar las obras que han sido hurtadas.

Retirar de circulación aquellos materiales que ya no son necesarios.

Listar todos los materiales indicando su clasificación.

Solicitar autorización para dar de baja los materiales.

Presentar el respectivo informe a la oficina de almacén para la realización del Procedimiento contable.

Por precaución, el descarte físico se hará por destrucción, triturado o desmenuzado de los documentos, levantando un acta del procedimiento.

FIN

23

3. PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 3.1. PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE SUGERENCIAS Y RECLAMACIONES 3.1.1. PROPÓSITO Implementar un instrumento que facilite la participación de todos los usuarios y sus relaciones con la Biblioteca, ya que permite presentar las reclamaciones pertinentes cuando consideren haber sido objeto de desatención, tardanza o cualquier otra anomalía, así como formular cuantas sugerencias estimen convenientes en miras a mejorar la eficacia de los servicios bibliotecarios.

3.1.2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a todos los usuarios de la biblioteca, puesto que tienen reconocido su derecho a formular sugerencias y reclamaciones sobre el funcionamiento de los servicios prestados por la misma.

3.1.3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS  Identificación del punto o puntos de recepción de las quejas, sugerencias y reclamaciones.  Dotación de medios físicos o formulario para la elaboración de la sugerencia.  Establecimiento de los procedimientos para la recepción de la información, ya sea manual y/o electrónico.  Elaboración del acuse de recibido al usuario.  Definición de los circuitos internos de traslado de las sugerencias, quejas y reclamaciones a la instancia encargada de la tramitación y/o respuesta.  Seguimiento del proceso, con especial atención a los tiempos de demora en las respuestas y a los efectos en las acciones de mejora llevadas a cabo.  Mantenimiento de un “Registro” de quejas y sugerencias, con especificación del tiempo en que se conservarán los registros.  Da respuesta a la sugerencia hecha por el usuario.  La evaluación y control posterior.  Encuesta de satisfacción al usuario.

24

3.1.4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

# 1 2 3

RESPONSABLE Coordinador de la biblioteca Usuario Coordinador de la biblioteca

ACTIVIDAD Identificación del punto o puntos de recepción Hace la sugerencia o reclamación de forma escrita o verbal. Establecimiento de los procedimientos para la recepción de la información, ya sea manual y/o electrónico. (Ver anexo 1: formato de sugerencias y reclamaciones) Elaboración del acuse de recibido al usuario y rangos de tiempo para efectuar la respuesta. Definición de los circuitos internos de traslado de las sugerencias, quejas y reclamaciones. Seguimiento del proceso, con especial atención a los tiempos de demora en las respuestas y a los efectos en las acciones de mejora llevadas a cabo. Mantenimiento de un “Registro” de quejas y sugerencias, con especificación del tiempo en que se conservarán los registros. Da respuesta a la sugerencia hecha por el usuario. Recibe la respuesta a su sugerencia o reclamación.

4

Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca

5

6

7

Coordinador de la biblioteca

8 9

Coordinador de la biblioteca Usuario

25

3.1.5. DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE SUGERENCIAS Y RECLAMACIONES COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA USUARIO

INICIO
Identificación del punto o puntos de recepción

Hace la sugerencia o reclamación de forma escrita o verbal.

Establecimiento de los procedimientos para la recepción de la información, ya sea manual y/o electrónico.

Informe sobre el recibido de la solicitud.

Elaboración del acuse de recibido al usuario y rangos de tiempo para efectuar la respuesta.

Definición de los circuitos internos de traslado de las sugerencias, quejas y reclamaciones.

Seguimiento del proceso, con especial atención a los tiempos de demora en las respuestas y a los efectos en las acciones de mejora llevadas a cabo.

Mantenimiento de un “Registro” de quejas y sugerencias, con especificación del tiempo en que se conservarán los registros

Recibido respuesta a de la sugerencia y reclamación por parte del bibliotecario

Da respuesta a la sugerencia hecha por el usuario.

Realiza los cambios necesarios

FIN

26

3.2. PROCEDIMIENTO DE AFILIACIONES A LA BIBLIOTECA 3.2.1. PROPÓSITO Registrar a los usuarios en la base de datos de afiliados de la biblioteca, con el fin de que una vez se encuentre afiliado pueda llevar materiales en préstamo externo. 3.2.2. ALCANCE Este procedimiento se aplica para aquellos usuarios individuales que posteriormente realizarán uso del servicio de préstamo externo. No aplica para los usuarios institucionales.

3.2.3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS  La biblioteca no entregará ningún carnet de afiliación. Será suficiente con que cada usuario presente su documento de identidad al momento de solicitar material en préstamo externo.  Los requisitos de afiliación a la biblioteca son los siguientes: el usuario debe residir de manera permanente en el municipio y tener un documento de identidad vigente (cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, registro civil o carnet estudiantil). Debe suministrar sus datos personales en la biblioteca.  La biblioteca se reserva el derecho a la afiliación o renovación en los casos en los cuales el afiliado suministre información falsa, presente una conducta inadecuada o realice acciones que atenten contra los bienes de la misma.  La afiliación no tiene ningún costo. 3.2.4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES # 1 2 3 RESPONSABLE ACTIVIDAD Usuario Manifiesta interés en afiliarse a la biblioteca Coordinador de la Brinda información sobre requisitos de la afiliación biblioteca Usuario Cumple con los requisitos de afiliación y diligencia el formulario de afiliación a la biblioteca (Ver anexo 2: formato de afiliación a la biblioteca) Coordinador de la Confirma telefónicamente los datos básicos del usuario biblioteca (Dirección de residencia, teléfonos y referencias) Coordinador de la Toma fotografía del usuario y la guarda en el computador biblioteca Coordinador de la Registra datos de usuario en SIABUC y carga fotografía
27

4 5 6

7

biblioteca Coordinador de la biblioteca Usuario

8

Entrega la carta de servicios de la biblioteca (Ver anexo 3: carta de servicios de la biblioteca) y el reglamento de préstamo (Ver anexo 4: reglamento de préstamo) Recibe la carta de servicios de la biblioteca y el reglamento de préstamo

3.2.5. DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO DE AFILIACIONES A LA BIBLIOTECA COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA USUARIO

INICIO

Manifiesta interés en afiliarse a la biblioteca

Brinda información sobre requisitos de la afiliación.

Cumple con los requisitos de afiliación y diligencia el formulario de afiliación a la biblioteca

Confirma telefónicamente los datos básicos del usuario

Toma fotografía del usuario y la guarda en el computador

Registra datos de usuario en SIABUC y carga fotografía

Recibe la carta de servicios de la biblioteca y el reglamento de préstamo

Entrega la carta de servicios de la biblioteca y el reglamento

FIN

28

3.3. PROCEDIMIENTO DE PRÉSTAMO EXTERNO

3.3.1. PROPÓSITO Permitir que los materiales de la biblioteca se utilicen por fuera de esta, ofreciéndole al usuario la facilidad de llevar un libro dentro de sus objetos personales para ser consultado en su tiempo libre.

3.3.2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a todos los usuarios afiliados a la biblioteca posibilitando que el usuario que lleva el material bibliográfico a su casa lo comparta con familiares y amigos.

3.3.3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS

           

Ser afiliado vigente a la biblioteca. Presentar el documento de identidad en el momento de realizar el préstamo. El afiliado puede llevar 4 publicaciones a casa, sin ningún límite por cada colección, de acuerdo a sus necesidades. Las colecciones de referencia, de reserva, los periódicos y las revistas no están disponibles para el préstamo externo. El material informativo y audiovisual se prestará por ocho días y el material de literatura hasta por 15 días calendario. Cuando se realice el préstamo de materiales, es preciso verificar el estado de los mismos y reportar cualquier anomalía al personal de la biblioteca antes de realizar el préstamo. Firmar el acta de compromiso y cumplir con las condiciones allí especificadas. Si el material bibliográfico sufre algún accidente o deterioro en manos de los menores de edad, estos recibirán ayuda pedagógica para inculcarles el cuidado y respeto hacia los bienes públicos. En caso de pérdida o deterioro en manos de adultos el usuario realizara la reposición de los materiales, de acuerdo a las políticas vigentes de Biblioteca. Si el usuario presenta mora en la devolución del material se le hará un recordatorio. Si presenta mora de hasta 30 días en la devolución de materiales, el servicio será suspendido hasta que los devuelva a la biblioteca. La devolución de los materiales debe hacerse en e la biblioteca.

29

3.3.4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

# 1 2 3 4 5 6

RESPONSABLE Usuario Usuario Usuario Coordinador de la biblioteca Usuario Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Usuario Coordinador de la biblioteca

ACTIVIDAD Está afiliado a la biblioteca. Manifiesta el interés de usar el servicio. Presenta el documento de identidad. Realiza la verificación de los datos. Selecciona el material que desea llevar a casa. Brinda la información sobre el tiempo de préstamo de acuerdo a la colección que el usuario desea llevar. Diligencia la tarjeta de vencimiento. Verifica el estado del material. Verifica el estado en que ha sido devuelto el material.

7 8 9

30

3.3.5. DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO DE PRÉSTAMO EXTERNO USUARIO COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA
INICIO

Está afiliado a la biblioteca.

Manifiesta el interés de usar el servicio.

Presenta el documento de identidad.

Realiza la verificación de los datos.

Selecciona el material que desea llevar a casa.

Brinda la información sobre el tiempo de préstamo de acuerdo a la colección que el usuario desea llevar.

Verifica el estado del material.

Diligencia la tarjeta de vencimiento.

Verifica el estado en que ha sido devuelto el material.

FIN

31

3.4. PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE ACCESO A INTERNET, MULTIMEDIA Y OFIMÁTICA 3.4.1. PROPÓSITO Ofrecer a los usuarios un servicio gratuito de acceso a Internet con fines de información, estudio, aprendizaje o investigación, destinado a facilitar el uso de las nuevas tecnologías enfocadas en la consulta de los recursos disponibles en la Red. 3.4.2. ALCANCE Este procedimiento se aplica para todos los usuarios de la biblioteca que soliciten el servicio, posibilitando el uso de las nuevas tecnologías de la información.

3.4.3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS
 

El tiempo de conexión no excederá los 60 minutos. Este servicio está destinado a la búsqueda de información, a la investigación y el aprendizaje.

 

No está permitido acceder a juegos, ni a páginas con contenidos ilícitos. No se permite instalar programas, modificar la página de inicio o cambiar la configuración del ordenador o grabar en el disco duro.

Las personas que deseen utilizar este servicio deben tener el mínimo conocimiento para el manejo de un equipo de cómputo.

La biblioteca no se hace responsable en ningún caso de la información a la que pudieran acceder los usuarios a través del puesto de acceso a Internet que ofrece la biblioteca.

El personal de la biblioteca se reserva el derecho de finalizar las sesiones de consulta a Internet cuando lo estime conveniente.

El usuario se compromete a respetar en todo momento las normas de la biblioteca para el manejo de los equipos de cómputo.

32

3.4.4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES # 1 2 RESPONSABLE Usuario Coordinador de la biblioteca Usuario Coordinador de la biblioteca ACTIVIDAD Manifiesta interés de usar el servicio. Lo dirige a la sala de computo y le indica el equipo en que equipo puede trabajar. Hace uso del servicio. Confirma que el equipo se encuentre en las mismas condiciones del préstamo.

3 4

3.4.5. DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE ACCESO A INTERNET, MULTIMEDIA Y OFIMÁTICA COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA USUARIO

INICIO

Manifiesta interés de usar el servicio.

Lo dirige a la sala de computo y le indica el equipo en que equipo puede trabajar.

Hace uso del servicio.

Confirma que el equipo se encuentre en las mismas condiciones del préstamo.

FIN

33

3.5. PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE REFERENCIA

3.5.1. PROPÓSITO Dar asistencia personalizada a los usuarios en la búsqueda de la información, asistiéndolos de una forma más ágil y fructífera. Para encontrar y elegir aquellos materiales que estos requieren.

3.5.2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica para todos los usuarios de la biblioteca, ofreciendo una asistencia personalizada con el fin de proveer todo tipo de información para cualquier fin.

3.5.3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS

 Capacidad de entendimiento entre usuario y bibliotecario.  Mostrar en todo momento disponibilidad y accesibilidad.  Evidenciar interés por el problema planteado por el usuario.  No hacer juicios de valor sobre la materia o naturaleza de la pregunta.  Hacerle partícipe al usuario en el proceso de búsqueda.  Disponer de herramientas de ayuda para resolver la demanda del usuario.  Conocer con propiedad la Estructura y organización de la colección.  conocimiento efectivo de las necesidades de los usuarios y anticipación a estas.

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3.5.4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES # 1 2 3 4 5 RESPONSABLE Usuario Coordinador de la biblioteca Usuario Usuario Coordinador de la biblioteca ACTIVIDAD Pide orientación y asesoría sobre el material bibliográfico. Da una explicación verbal de cómo acceder a la información y lo direcciona a las diferentes fuentes. Satisface su necesidad. Hace entrega del material al bibliotecario. Recibe y revisa que el material este en perfecto estado.

3.5.5. DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE REFERENCIA USUARIO
COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA

INICIO

Pide orientación y asesoría sobre el material bibliográfico.

Da una explicación verbal de cómo acceder a la información

Satisface su necesidad.

Hace entrega del material al bibliotecario.

Recibe y revisa que el material este en perfecto estado.

FIN

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3.6. PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE INFORMACIÓN LOCAL

3.6.1. PROPÓSITO Suministrar información de carácter local y comunitario relacionada con aspectos de salud, vivienda, transporte, educación, cultura, recreación, turismo, etc. Esta información se organiza y difunde con el fin de estimular la reflexión, rescate y valoración de las identidades culturales y apoyar los procesos de participación comunitaria y ciudadana en la comunidad usuaria.

3.6.2. ALCANCE Este procedimiento se aplica para todos los miembros de la comunidad ya sean residentes o visitantes que requieran de la información.

3.6.3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS

        

Recopilar, estructurar y organizar la información para su fácil recuperación. Información institucional del Municipio. Actividades culturales. Historia local. Secciones específicas de información de interés para la ciudadanía. Sugerencias de alojamientos en la zona, restaurantes, etc. Actividad económica y de empleo en la localidad. Actualización periódica de la información. Difusión y acceso a la información ya sea por folletos, carteleras, etc.

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3.6.4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

1 Coordinador biblioteca 2 Coordinador biblioteca 3 Usuario 4 Usuario 5 Coordinador biblioteca 6 Usuario 7 Usuario

de de

la Recolecta la información en entidades y personas que desean informar la Publicar en la cartelera de información local. Solicitud de información Búsqueda dentro de la cartelera de información local la Ayuda a buscar la información que necesita el usuario. Toma la información deseada Deja el material donde estaba.

de

3.6.5. DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE INFORMACIÓN LOCAL COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA USUARIO
INICIO Solicitud de información Recolecta la información en entidades y personas que desean informar Publicar en la cartelera de información local.

Búsqueda dentro de la cartelera de información local

Toma la información deseada

Ayuda a buscar la información que necesita el usuario.

Deja el material donde estaba.

FIN

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3.7. PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DE LA SATISFACCIÓN DEL USUARIO 3.7.1. PROPÓSITO Optimizar y controlar, de la manera más adecuada, las encuestas de satisfacción. Para identificar los diversos factores que integran la dimensión e imagen de la biblioteca en los usuarios, conocer el grado de satisfacción de estos y ver en qué medida influyen para crear una actitud favorable que le permita a la entidad gestionar y mejorar sus servicios.

3.7.2. ALCANCE Este procedimiento se aplica para todos los usuarios de la biblioteca que accedan a realizar una encuesta de satisfacción o de opinión. 3.7.3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS     Realizar Encuestas de opinión y de satisfacción. Conocer con mayor precisión los perfiles de los usuarios sus hábitos y necesidades de información. Conocer la percepción de nuestra comunidad acerca de los servicios que les ofrece la biblioteca. Reunir la información necesaria para adaptar los servicios y las colecciones a los diferentes grupos de usuarios que conforman nuestro público.

3.7.4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

# 1 2 3 4 5

RESPONSABLE Coordinador de la biblioteca Usuario Coordinador de la biblioteca Usuario Coordinador de

ACTIVIDAD Sugiere al usuario responder la encuesta de opinión o satisfacción. (Ver anexo 4) Manifiesta su interés por responderla. Le hace entrega del formato. Hace la entrega de la encuesta. Analiza la encuesta.
38

6 7

la biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca

Propone acciones correctivas y preventivas Realiza los cambios de a acuerdo a las sugerencias y recursos de la biblioteca.

3.7.5. DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DE LA SATISFACCIÓN DEL USUARIO COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA USUARIO

INICIO
Manifiesta su interés por responderla.

Sugiere al usuario responder la encuesta de opinión o satisfacción.

Procede a llenar el formato

Le hace entrega del formato.

Hace la entrega de la encuesta.

Analiza la encuesta.

Propone acciones correctivas y preventivas

Realiza los cambios de acuerdo a las sugerencias y recursos de la biblioteca.

FIN

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3.8. PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE EXTENSIÓN BIBLIOTECARIA

3.8.1. PROPÓSITO Tratar de eliminar o mitigar las barreras físicas, geográficas, sociales, económicas, culturales o de cualquier naturaleza que impiden o dificultan el acceso a la cultura y la información de ciertos grupos poblacionales alejados del sector Urbano. En tanto es una medida para extender los servicios de la biblioteca más allá de los límites convencionales.

3.8.2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica para todos los miembros de la comunidad rural que deseen tener acceso a este servicio que presta la biblioteca.

3.8.3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS         Implementación del morral viajero. Visitas a los centros de salud, hogar geriátrico, hogares de bienestar familiar e

instituciones educativas en el sector rural. Frecuencia en las visitas; concretar un servicio regular, y una parada mínima de una hora. Establecer condiciones especiales de préstamo por la singularidad de la situación. Establecer un sitio fijo, en zonas céntricas y de fácil acceso en el sector rural. Organizar una buena publicidad de sus servicios y visitas cumpliendo con las fechas pactadas. Establecer un eficaz sistema de peticiones anticipadas. Variación en los sitios visitados para cubrir varios sectores.

40

3.8.4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

# RESPONSABLE 1 2 3 4 5 6 Usuario Usuario Coordinador de la biblioteca Usuario Coordinador de la biblioteca Usuario

ACTIVIDAD Realiza la solicitud del material bibliográfico. Selecciona el material bibliográfico. Le hace entrega del Morral viajero. Realiza la actividad. Realiza la actividad. Hace la devolución del material bibliográfico.

3.8.5. DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE EXTENSIÓN BIBLIOTECARIA COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA USUARIO

INICIO

Realiza la solicitud del material bibliográfico.

Atiende la solicitud del material bibliográfico

Selecciona el material bibliográfico.

Selecciona el material bibliográfico para desarrollar la actividad.

Recibe el morral y Realiza la actividad.

Le hace entrega del Morral viajero.

Realiza la actividad. Hace la devolución del material bibliográfico.

FIN

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4. PROCESO DE DESARROLLO DE PROGRAMAS

4.1. PROCEDIMIENTO PARA VISITAS GUIADAS 4.1.1. PROPÓSITO Poner a disposición de los visitantes un recorrido guiado con el fin de brindarles información sobre los servicios, instalaciones y material de la biblioteca. A través del recorrido, las visitas podrán tener un panorama amplio y certero sobre la Biblioteca, ya que tendrán la oportunidad de conocer cada sección con la información correspondiente.

4.1.2. ALCANCE Este procedimiento se aplica para las visitas o aquellos usuarios que deseen conocer y recibir información sobre los servicios e instalaciones de la biblioteca.

4.1.3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS

Las visitas guidas deben ser solicitadas con un mínimo de 5 días hábiles de anticipación, para poder programarlas y brindar un mejor servicio. La realización de la visita está sujeta a la disponibilidad y a los horarios de la biblioteca. Si su visita está programada para un grupo perteneciente a una institución educativa, en lo posible, no traer maletas; únicamente una libreta de apuntes y estar acompañados por el docente. Informar sobre el funcionamiento: normas del préstamo y acceso a la biblioteca. Dar a conocer la colección de literatura, ya que una visita puede convertirse en el enlace por el cual podemos hacernos lectores. Ser puntuales pues de la puntualidad a la hora de la llegada dependerá el éxito de la visita. realizar Un recorrido por las instalaciones de la Biblioteca. Presentar una explicación de los diferentes fondos y servicios que ofrece la Biblioteca. Dar a Conocimiento de las diferentes fuentes de información (revistas, libros, enciclopedias y periódicos, internet, etc.). Se dan a conocer a los usuarios sus derechos y obligaciones, indicándoles cómo hacer un uso adecuado y racional de los recursos de la Biblioteca.

 

      

42

4.1.4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES # RESPONSABLE 1 Usuario 2 Coordinador de la biblioteca 3 Usuario 4 Coordinador de la biblioteca ACTIVIDAD Manifiesta interés por realizar una visita guiada. Le asigna fecha y hora para la realización de esta. Se encuentra preparado para iniciar el recorrido por la biblioteca. Inicia la explicación Informando todo sobre el funcionamiento y demás cosas de interés de la biblioteca. Realiza algunas preguntas. Resuelve las dudas de los visitantes. Da por terminado el recorrido. Queda satisfecho con la explicación.

5 6 7 8

Usuario Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Usuario

4.1.5. DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO PARA VISITAS GUIADAS COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA USUARIO

INICIO

Manifiesta interés por realizar una visita

Le asigna fecha y hora para la realización de la visita.

guiada.
Inicia la explicación Informando todo sobre el funcionamiento y demás cosas de interés de la biblioteca.

Se encuentra preparado para iniciar el recorrido por la biblioteca.

Realiza algunas preguntas.

Resuelve las dudas de los visitantes.

Queda satisfecho con la explicación.

Da por terminado el recorrido.

FIN

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4.2. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR TALLERES DE PROMOCIÓN DE LECTURA Y ESCRITURA 4.2.1. PROPÓSITO Desarrollar estrategias de promoción y afianzamiento del hábito lectoescritor, en los usuarios de la biblioteca, por medio de la innovación, la experimentación y la imaginación componentes básicos de una excelente lectura en voz alta, con el fin de propiciar la integración de esta estrategia como acción fundamental para la formación de comunidades lectoras. Con el fin de aumentar los niveles de lectura y escritura en nuestro Municipio. 4.2.2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a todos los grupos poblacionales de la comunidad, con interés por la lectura y la escritura; todos desde el nacimiento hasta la vejez pueden ser beneficiados con estos programas. 4.2.3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS        Diseñar actividades especiales para cada grupo poblacional. Establecer horarios y fechas para la realización de cada actividad. Ofrecer programación variada y permanente en la biblioteca. Aplicación de técnicas sencillas y motivadoras de animación a la lectura y la escritura. Utilización de medios audiovisuales y tecnologías avanzadas como recursos de apoyo. Acercar el libro al usuario de forma amena y continua. Elaborar materiales didácticos para la realización de cada actividad.

4.2.4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 RESPONSABLE Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Usuario Coordinador de la biblioteca Usuario Coordinador de la biblioteca Usuario Coordinador de la biblioteca Usuario ACTIVIDAD Realiza cronograma de actividades. Publica la programación. Lee la cartelera informativa sobre la actividad. Da inicio a la actividad programada. Asiste a la actividad. Realiza la actividad. Participa de la actividad. Termina la actividad. Se siente conforme con la actividad.

44

4.2.5. DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR TALLERES DE PROMOCIÓN DE LECTURA Y ESCRITURA COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA USUARIO

INICIO

Realiza cronograma de actividades.

Lee la cartelera informativa sobre la actividad.

Publica la programación “fecha y hora”

Asiste a la actividad.

Da inicio a la actividad

programada.

Participa de la actividad.

Realiza la actividad.

Termina la actividad. Se siente conforme con la actividad.

FIN

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4.3. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR TALLERES DE FORMACIÓN DE USUARIOS Y ALFABETIZACIÓN INFORMACIONAL

4.3.1. PROPÓSITO Dar a conocer la institución, sus servicios y sus recursos de búsqueda bibliográfica. Ofrece una orientación para el uso, y en algunos casos una instrucción bibliográfica y documental, con la cual se identifica una necesidad o define un problema que tenga el usuario; busca recursos aplicables, reúne información, analiza e interpreta, sintetiza y comunica eficazmente a otras personas para la búsqueda del material bibliográfico.

4.3.2. ALCANCE Este procedimiento se aplica para todos los nuevos usuarios de la biblioteca que aun no conocen la organización y distribución de los materiales existentes en esta.

4.3.3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS  Dar a conocer el uso de la biblioteca y de sus recursos de búsqueda documental.  Capacitar al usuario para que sea capaz de aprovechar la información y los recursos de la biblioteca.  Lograr que el usuario aproveche de forma óptima los recursos que ofrece la biblioteca.  Potenciar el aprendizaje autónomo y permanente en los usuarios, así como el dominio de la búsqueda de la información.  Evolucionar en la formación de usuarios, gracias a la simplificación de los instrumentos documentales y a la organización de la información para un mejor uso de la biblioteca.  Utilización sabia e inteligente de la información en beneficio de los demás.  Compartir y actuar éticamente con respecto a la información.  Identificación de la necesidad de información y organización de la misma.  Utilizar estrategias de búsqueda de la información apoyado en las herramientas

tecnológicas para la utilización y comunicación de la información.

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4.3.4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES # RESPONSABLE 1 Usuario 2 Coordinador de la biblioteca 3 Usuario 4 Coordinador de la biblioteca 5 Usuario 6 Coordinador de la biblioteca 7 Coordinador de la biblioteca 8 Usuario 4.3.5. DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR TALLERES DE FORMACIÓN DE USUARIOS Y ALFABETIZACIÓN INFORMACIONAL

ACTIVIDAD Manifiesta interés por recibir el taller. Le asigna fecha y hora para la realización del taller. Esta dispuesto para asistir al taller. Da inicio al taller. Realiza algunas preguntas. Resuelve las dudas de los usuarios. Da por terminado el taller. Queda satisfecho con la información recibió.

USUARIO INICIO

COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA

Manifiesta interés por recibir el taller. Le asigna fecha y hora para la realización del taller. Esta dispuesto para asistir al taller. Da inicio al taller. Participa de la actividad.

programada.
Resuelve las dudas de los usuarios.

Realiza algunas preguntas.

Da por terminado el taller. Queda satisfecho con la información recibió.

FIN

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4.4. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA PROGRAMACIÓN CULTURAL

4.4.1. PROPÓSITO

Resaltar la cultura como un producto del quehacer humano, ofertando variedad de actividades que faciliten el acceso y disfrute de las diversas expresiones de la cultura en general, con el fin propiciar un punto de encuentro para la conversación y el intercambio de ideas, constituyéndose en un puente que facilita el acercamiento a la lectura. Formando un mecanismo que permite el libre acceso a la información, a la educación permanente y a la cultura, para todos los ciudadanos en igualdad de oportunidades y generando una posibilidad extraordinaria a las clases menos favorecidas para su desarrollo y crecimiento cultural e integral.

4.4.2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a todos los miembros de la comunidad ofertando variedad de actividades con regularidad en todas las dimensiones del desarrollo social y cultural.

4.4.3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS

  

Crear una alternativa de aprendizaje y esparcimiento para los habitantes. Apoyo para la formación de un público participativo y crítico y Mediadora activa en los procesos culturales. Escenario de un abanico continúo de expresiones artísticas y culturales, como (proyecciones de cine, cine foros, exposiciones, conferencias, charlas de interés comunitario, conciertos, recitales de poesía, visitas de escritores, muestras artesanales o de cultura, y tradiciones populares, etc.).

 

Socializadora de las actividades de instituciones, grupos, comunidades o ciudadanos que aporten a la construcción de identidad local. Alternativa para utilizar el tiempo libre aprendiendo, disfrutando y participando con el interés de generar un intercambio de saberes.
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 

Fomentar actividades culturales que gesten y se desarrollen otro tipo de intereses alrededor del libro y la lectura. Posicionar la biblioteca como el Lugar donde permanece y se renueva la memoria de expresiones culturales de identidad. las comunidades con aportes a la construcción de

4.4.4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

# 1 2 3 4 5 6 7 8 9

RESPONSABLE Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Usuario Coordinador de la biblioteca Usuario Coordinador de la biblioteca Usuario Coordinador de la biblioteca Usuario

ACTIVIDAD Realiza la programación cultural. Publica la programación cultural. Lee la cartelera informativa sobre las actividades culturales que realizara la biblioteca con hora y fechas establecidas. Da inicio a la programación. Esta dispuesto para participar de la actividad. Realiza la actividad de acuerdo a la programación establecida. Participa activamente en la actividad. Da por terminada la actividad. Está satisfecho con la actividad.

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4.4.5. DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR TALLERES DE PROMOCIÓN DE LECTURA Y ESCRITURA COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA USUARIO INICIO

Realiza la programación cultural.

Lee la cartelera informativa sobre las actividades culturales que realizara la biblioteca con hora y fechas establecidas.

Publica la programación cultural.

Esta dispuesto para participar de la actividad.

Da inicio a la actividad programada.

Participa activamente en la actividad.

Realiza la actividad de acuerdo a la programación establecida.

Está satisfecho con la actividad. Da por Termina la actividad.

FIN

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5. ANEXOS 5.1. ANEXO 1. FORMATO DE SUGERENCIAS Y RECLAMACIONES

QUEJAS SUGERENCIAS Y RECLAMACIONES Bienvenido al buzón de sugerencias de la Biblioteca Pública Municipal VALOIS SANCHEZ ARIZA de Santana Boyacá. Utilice este formulario para hacernos llegar cualquier sugerencia o darnos su opinión sobre la biblioteca. Fecha___________________________ 1. DATOS DE IDENTIFICACIÓN Nombre: _____________________________________ Sexo: (M) - (F) Documento: (C.C)(T.I)_______________________Expedido En:__________________ Dirección: _______________________________________________________________ Ciudad:________________________________ Dpto: ____________________________ Teléfono: _______________________________ Fax: ____________________________ Correo electrónico: _______________________________________________________ LA SUGERENCIA ESTÁ RELACIONADA CON:  ( ) Servicios de préstamo interno.  ( ) Servicios de externo.  ( ) Procedimiento para la gestión de sugerencias y reclamaciones ( ) Afiliaciones a la biblioteca ( ) Servicio de acceso a internet, multimedia y ofimática ( ) Servicio de referencia ( ) Servicio de información local ( ) Para la evaluación de la satisfacción del usuario ( ) Servicio de visitas guiadas ( ) Talleres de promoción de lectura y escritura ( ) Talleres de formación de usuarios y alfabetización informacional ( ) Programación cultural  ( ) Colección: libros, revistas, CD, etc.  ( ) Otros.___________________________

SUGERENCIA ____________________________________________ Firma Del Usuario
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5.2. ANEXO 2. FORMATO DE AFILIACIONES

BIBLIOTECA PUBLICA MUNICIPAL VALOIS SANCHEZ ARIZA SANTANA - BOYACÁ

SOLICITUD DE AFILIACION

FECHA___________________________ 2. DATOS DE IDENTIFICACIÓN

Nombre: _____________________________________ Sexo: (M) - (F) Documento: (C.C)(T.I)_______________________Expedido En:__________________ Dirección: _______________________________________________________________ Ciudad:________________________________ Dpto: ____________________________ Teléfono: _______________________________ Fax: ____________________________ Correo electrónico: _______________________________________________________

3. REFERENCIAS PERSONALES

Nombre:_____________________________________Tel:_________________________ Nombre______________________________________Tel:________________________ Firma Afiliado ____________________________________

Firma Coordinador de la biblioteca________________________________ CALLE 3ª # 2 - 02 Tel - Fax. (098) 728-90-47 Correo Electronico:bibliotecapublicasantana@gmail.com

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5.3. ANEXO 3. CARTA DE SERVICIOS

CARTA DE SERVICIOS

BIBLIOTECA PÚBLICA MUNICIPAL VALOIS SANCHEZ ARIZA

SANTANA BOYACA

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MISIÓN La misión de la biblioteca pública Municipal Valois Sánchez Ariza es Promover el desarrollo intelectual de la comunidad, para el mejoramiento de la calidad de vida de los individuos con el fin de contribuir al desarrollo integral del Municipio de SANTANA a través del libre acceso a la información en sus diferentes formas de presentación y en forma gratuita, ofreciendo a los usuarios en general un lugar de esparcimiento en donde puedan desarrollar un sentido crítico y analítico gracias a la lectura. VISIÓN La Biblioteca Pública Municipal “Valois Sánchez Ariza” de Santana Boyacá, estará direccionada bajo la responsabilidad de las Autoridades Municipales. Será líder en el Municipio en servicios de información y de calidad en la promoción de lectura y escritura, se habrá fortalecido en las Tecnologías y contará con recursos humanos altamente calificados, para la construcción de una sociedad democrática y participativa. VALORES

La Biblioteca Pública Municipal VALOIS SANCHEZ ARIZA de Santana Boyacá dirige su trabajo y servicios hacia la ciudadanía en general y a las personas usuarias sin discriminación alguna, por raza, sexo o religión; buscando siempre la excelencia y manteniendo los valores de respeto, responsabilidad y honestidad como insignia en el servicio de la institución. Manteniéndose flexible y proactiva con las sugerencias y teniendo en cuenta los reclamos de los usuarios comprometiéndose a mejorar los servicios y siendo constante en la evaluación de la institución.

PARTICIPACION CIUDADANA Las personas usuarias de la Biblioteca Municipal VALOIS SANCHEZ ARIZA de Santana Boyacá, pueden colaborar en la mejora de los servicios prestados por la misma, Expresando sus opiniones a través de los siguientes medios: Formulando sugerencias o reclamaciones sobre los servicios que prestamos deberá dirigirse o contactarnos:  En la oficina de la secretaria general de la Alcaldía Municipal.  Escribiendo su mensaje en el “Buzón del sugerencias.  Escribiendo su mensaje al correo electrónico bibliotecapublicamunicipalsantana@gmail.com  A través del formulario de sugerencias en las propias instalaciones de la Biblioteca. <AYUDANOS A MEJORAR>

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SERVICIOS QUE PRÉSTAMOS  GESTIÓN DE SUGERENCIAS Y RECLAMACIONES: Implementar un instrumento que facilite la participación de todos los usuarios y sus relaciones con la Biblioteca  AFILIACIONES A LA BIBLIOTECA: Registrar a los usuarios en la base de datos de afiliados de la biblioteca, con el fin de que una vez se encuentre afiliado pueda llevar materiales en préstamo externo.  PRÉSTAMO EXTERNO: Permitir que los materiales de la biblioteca se utilicen por fuera de esta, ofreciéndole al usuario la facilidad de llevar un libro dentro de sus objetos personales para ser consultado en su tiempo libre.  PRÉSTAMO INTERNO: facilitar a los usuarios el préstamo del material bibliográfico y demás implementos existentes en la biblioteca que en un momento dado puedan requerir para su utilización, el préstamo del material se hace de manera personal en el momento de utilizar el servicio previa identificación del usuario.  SERVICIO DE ACCESO A INTERNET, MULTIMEDIA Y OFIMÁTICA: Ofrecer a los usuarios un servicio gratuito de acceso a Internet con fines de información, estudio, aprendizaje o investigación, destinado a facilitar el uso de las nuevas tecnologías enfocadas en la consulta de los recursos disponibles en la Red.  SERVICIO DE REFERENCIA: Dar asistencia personalizada a los usuarios en la búsqueda de la información, asistiéndolos de una forma más ágil y fructífera. Para encontrar y elegir aquellos materiales que estos requieren.  SERVICIO DE INFORMACIÓN LOCAL: Suministrar información de carácter local y comunitario relacionada con aspectos de salud, vivienda, transporte, educación, cultura, recreación, turismo, etc. Esta información se organiza y difunde con el fin de estimular la reflexión, rescate y valoración de las identidades culturales.  EVALUACIÓN DE LA SATISFACCIÓN DEL USUARIO: Optimizar y controlar, de la manera más adecuada, las encuestas de satisfacción. Para identificar los diversos factores que integran la dimensión e imagen de la biblioteca en los usuarios, conocer el grado de satisfacción de estos y ver en qué medida influyen para crear una actitud favorable que le permita a la entidad gestionar y mejorar sus servicios.  SERVICIO EXTENSIÓN BIBLIOTECARIA: Tratar de eliminar o mitigar las barreras físicas, geográficas, sociales, económicas, culturales o de cualquier naturaleza que impiden o dificultan el acceso a la cultura y la información de ciertos grupos poblacionales alejados del sector Urbano. En tanto es una medida para extender los servicios de la biblioteca más allá de los límites convencionales.  VISITAS GUIADAS: Poner a disposición de los visitantes un recorrido guiado con el fin de brindarles información sobre los servicios, instalaciones y material de la
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biblioteca. A través del recorrido, las visitas podrán tener un panorama amplio y certero sobre la Biblioteca, ya que tendrán la oportunidad de conocer cada sección con la información correspondiente.

 TALLERES DE PROMOCIÓN DE LECTURA Y ESCRITURA: Desarrollar estrategias de promoción y afianzamiento del habito lecto-escritor, en los usuarios de la biblioteca, por medio de la innovación, la experimentación y la imaginación componentes básicos de una excelente lectura en voz alta, con el fin de propiciar la integración de esta estrategia como acción fundamental para la formación de comunidades lectoras y en las acciones que puede desarrollar un coordinador de la biblioteca como fundamento didáctico.  TALLERES DE FORMACIÓN DE USUARIOS Y ALFABETIZACIÓN INFORMACIONAL: Dar a conocer la biblioteca, sus servicios y sus recursos de búsqueda bibliográfica. Ofrece una orientación para el uso, y en algunos casos una instrucción bibliográfica y documental, con la cual se identifica una necesidad o define un problema que tenga el usuario; busca recursos aplicables, reúne información, analiza e interpreta, sintetiza y comunica eficazmente a otras personas para la búsqueda del material bibliográfico.  PROGRAMACIÓN CULTURAL: Resaltar la cultura como un producto del quehacer Humano, ofertando variedad de actividades que faciliten el acceso y disfrute de las diversas expresiones de la cultura en general, con el fin propiciar un punto de encuentro para la conversación y el intercambio de ideas, constituyéndose en un puente que facilita el acercamiento a la lectura. Formando un mecanismo que permite el libre acceso a la información, a la educación permanente y a la cultura, para todos los ciudadanos en igualdad de oportunidades y generando una posibilidad extraordinaria a las clases menos favorecidas para su desarrollo y crecimiento cultural e integral.

ATENCIÓN AL PÚBLICO Quiénes le atendemos: LADY JOHANNA PADO: Bibliotecaria

LOCALIZACIÓN Y CONTACTO Biblioteca Pública Municipal
Valois Sánchez Ariza

Dirección: Calle 3ª # 2 - 02 Teléfono: 098-7-84-70-05 Fax: 098-7-84-70-05 Correo electrónico: bibliotecapublicamunicipalsantana@gmail.com

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HORARIO DE ATENCIÓN Lunes a viernes de 8:00 am – 12:00 m 1:30 pm – 6:00 pm Y viernes hasta las 4:30 pm Fecha de elaboración: 05 mayo de 2013 RUTAS DE ACCESO

 La Biblioteca Municipal cuenta con acceso directo desde todas las calles del Municipio. habilitadas para personas con discapacidad y carritos para bebé.  Las personas que necesiten acercarse a la Biblioteca Municipal en vehículo disponen de un espacio para parqueadero público junto a las instalaciones de la biblioteca.

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NORMATIVA REGULADORA  Ley 1379 de 15 de enero de 2010 “por la cual se organiza la red nacional de Bibliotecas Públicas y se dictan otras disposiciones. La biblioteca redacta esta carta de servicios Con la cual adquiere ciertos compromisos con los usuarios.

DERECHOS DE LAS PERSONAS USUARIAS  La Biblioteca Pública es un centro local de información que facilita a sus usuarios y usuarias todas las clases de conocimiento e información.  Los servicios de la Biblioteca Pública se prestan sobre la base de igualdad de acceso para todas las personas, sin tener en cuenta su edad, raza, sexo, religión, nacionalidad, idioma o condición social  Acceder de manera libre y gratuita a las instalaciones y servicios públicos de la Biblioteca municipal, acreditando su identidad.  A ser atendidas de forma igualitaria, directa y personalizada con el máximo respeto.  A recibir información sobre colecciones, recursos y servicios.  A presentar quejas o sugerencias sobre los servicios prestados.  A localizar y solicitar recursos informativos en cualquier tipo de soporte.  A localizar y solicitar recursos informativos sin ser objeto, de forma alguna, de censura ideológica, política o religiosa.  A tener garantizada la confidencialidad de los datos personales y la privacidad en relación con los materiales y servicios proporcionados por la Biblioteca.

QUÉ ESPERAMOS DE LAS PERSONAS USUARIAS  Que respeten las condiciones de uso de las instalaciones y de los servicios que se Prestan.  Que respeten los horarios, las instalaciones y los materiales de la Biblioteca Municipal.  Que respeten los plazos de préstamo.  Que participen en el crecimiento del servicio haciendo uso de los sistemas puestos a Su alcance.  Que sugieran tantas cuestiones como estimen convenientes.  Que notifiquen sus cambios de domicilio.  Que mantengan el orden y adopten una actitud respetuosa hacia las personas, bienes muebles e inmuebles de la Biblioteca municipal, sin causar perjuicio o daños a los mismos.  Que se abstengan de subrayar, escribir o mutilar los materiales bibliográficos.

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INICIATIVAS DE GESTIÓN DE CALIDAD La Biblioteca Pública Municipal VALOIS SÁNCHEZ ARIZA está regida por el Modelo Estándar de Control Interno MECI, con el cual El Estado colombiano se encuentra actualmente en un proceso de modernización al introducir nuevos modelos de gestión y de control en la Administración Pública, con lo cual busca incrementar su efectividad y cumplir de esta manera con los fines esenciales que le fueron definidos en la Constitución Política de Colombia. Este proceso, que en esencia es de naturaleza técnica, sin lugar a dudas tiene entre otros objetivos generar legitimación política frente a la sociedad civil, de una parte, y de otra, mejorar la competitividad de los mercados al fortalecer la institucionalidad que los regula. En este contexto es que se ha buscado introducir en el sector público, de forma sistemática, las Mejo-res Prácticas de Gestión, las cuales han sido probadas en el ámbito mundial, en los sectores público y privado, demostrando sus enormes bondades.

MEDIDAS DE SUBSANACION O COMPENSACION POR INCUMPLIMIENTO DE LOS COMPROMISOS Si por algún motivo no se puede dar cumplimiento con alguno de los compromisos pactados, la biblioteca se compromete a replantearlo o subsanarlo lo más pronto posible de forma satisfactoria para el usuario.

NUESTROS COMPROMISOS
1. Responder a las consultas, quejas y sugerencias recibidas en el plazo máximo de 5 días hábiles. 2. Proporcionar información inmediata y clara sobre las condiciones de la solicitud. 3. Ofrecer la posibilidad de afiliarse a la biblioteca a todas las personas residentes en el Municipio. 4. Tramitar las solicitudes de préstamo externo e informar que las devoluciones se den en un plazo de 8 días. 5. facilitar a los usuarios el préstamo del material bibliográfico y demás implementos existentes en la biblioteca.

CÓMO LOS MEDIMOS
 Porcentaje de quejas y sugerencias recibidas y contestadas en este plazo.  Valoración inmediata de las encuestas de satisfacción de usuarios.  Porcentaje de personas afiliadas cada año.  Numero en el mes.

de préstamos externos

 Número de usuarios atendidos en el mes.  Planillas de registro de usuarios atendidos.

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6. Ofrecer a las personas usuarias equipamientos y dispositivos electrónicos que permitan acceder a internet y a las nuevas tecnologías. 7. Dar a asistencia personalizada a los usuarios en la búsqueda de la información. 8. Dar información carácter local y comunitario. de

 Número de usuarios atendidos en el mes.  Planillas de registro de usuarios atendidos.

 Planillas de registro de usuarios atendidos.  Planillas de registro de usuarios atendidos.  Valoración de las encuestas de satisfacción de los usuarios.  Estadísticas del Nº de actividades realizadas.

9. Identificar los diversos factores que integran la dimensión e imagen de la biblioteca en los usuarios. 10. eliminar o mitigar las barreras físicas, geográficas, sociales, económicas, culturales o de cualquier naturaleza que impiden o dificultan el acceso a la cultura y la información. 11. Ofertar visitas guiadas para que las personas usuarias conozcan, y puedan utilizar, todos los recursos.

 

Nº de visitas guiadas organizadas.

Nº de asistentes a los talleres.

12. Desarrollar estrategias de promoción y afianzamiento del hábito lecto-escritor. 13. Dar a conocer la biblioteca, sus servicios y sus recursos de búsqueda bibliográfica ofreciendo una orientación para su uso. 14. Informar mensualmente del programa de actividades organizadas por la Biblioteca para dar respuesta a los diferentes intereses y necesidades de la población.

 Estadísticas del Nº de actividades realizadas.

 Estadísticas del Nº de actividades realizadas.

Nº de actividades programadas.

 Estadísticas del Nº de personas asistentes a cada actividad.

60

5.4. ANEXO 4. REGLAMENTO DE PRESTAMO
REGLAMENTO PARA EL PRESTAMO DE LIBROS

BIBLIOTECA PÚBLICA MUNICIPAL VALOIS SANCHEZ ARIZA SANTANA BOYACA Los libros se pueden tomar prestados sin costo alguno por los miembros de la comunidad que se encuentren afiliados a la biblioteca, es necesario cumplir los siguientes requisitos.  Leer el reglamento para el préstamo de libros detenidamente.  Préstamo de los libros y materiales de la biblioteca.  Deberes.  Cuidado de los libros.  Firma de compromiso del usuario. Esto nos ayudara a garantizar el mejor uso de los recursos de la biblioteca y un mejor funcionamiento de los servicios bibliotecarios.

PRESTAMO DE LIBROS Y MATERIALES  El estudiante pide o busca el libro que desea.  Lo lleva a la Coordinadora de la biblioteca para que esta lo examine (para revisar las condiciones de este y porque hay libros que no son de préstamo externo)  Firma la planilla de préstamo.  El usuario se lleva el libro por 8 días a su casa y si es otro material por el periodo que indique la Coordinadora de la biblioteca.  A los 8 días el usuario lo devuelve a la Coordinadora de la biblioteca y esta lo ubica en su lugar para que otro usuario lo pueda utilizar.  Es importante que se entreguen los materiales a tiempo. BEBERES         Siempre usar los libros con las manos limpias. No leer o usarlo mientras está comiendo. Utilizarlos en áreas limpias. No escribir ni hacer marcas en los libros. No guardar objetos dentro de los libros. No doblar las páginas de los libros. En caso de deterioro o pérdida el usuario deberá reparar o reponer el libro.

El presente Reglamento General de Préstamo se dará a conocer y tendrá la debida publicidad entre todos los integrantes de la Comunidad en la cartelera principal de la Biblioteca.

61

5.5. ANEXO 5. FORMATO DE ENCUESTA DE SATISFACCION DE USUARIOS
BIBLIOTECA PÚBLICA MUNICIPAL VALOIS SANCHEZ ARIZA SANTANA - BOYACÁ

FORMATO DE EVALUACION DE SERVICIOS DE LA BIBLIOTECA El personal de la Biblioteca Pública Municipal VALOIS SANCHEZ ARIZA le solicita su apoyo para contestar la siguiente encuesta sobre la satisfacción del usuario en relación con los servicios que se ofrecen en sus instalaciones. Le pedimos por favor responder el siguiente cuestionario. De acuerdo con la escala, indique el número que corresponde a la satisfacción que ha tenido al utilizar los servicios de la biblioteca. 1. SERVICIOS  Es ágil el proceso para solicitar en préstamo libros u otros materiales a domicilio. ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Deficiente  Periodo de préstamo de materiales a domicilio y número de materiales. ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Deficiente  Facilidad para renovar préstamo. ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular

( ) Deficiente

 Es fácil encontrar los libros u otros materiales en la estantería. ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Deficiente  Son adecuadas las instalaciones de la Biblioteca. ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Deficiente  Horario y días de servicio. ( ) Excelente ( ) Bueno

( ) Regular

( ) Deficiente

 Ambiente de estudio de trabajo. ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular

( ) Deficiente

 Accesibilidad y disponibilidad de los recursos materiales. ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Deficiente  Medios y recursos para presentar quejas (buzón de sugerencias, formularos) ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Deficiente  Es adecuado el tiempo de respuesta a las sugerencias. ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Deficiente

62

2. PERSONAL  Tiene disposición para dar respuesta a las solicitudes y sugerencias. ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Deficiente  Comunica los derechos y deberes en cuanto al servicio de la biblioteca. ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Deficiente  Orienta, ayuda a localizar y obtener la información solicitada. ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Deficiente  Es atento y amable en el trato. ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular

( ) Deficiente

 Otro: (especifique)_______________________________________________________ 3. Con que frecuencia utiliza los servicios de la Biblioteca:_______________________ 4. En que horario utiliza los servicios de la Biblioteca:__________________________ 5. Que servicios utiliza de la Biblioteca:

( ( ( (

) Servicio para la gestión de sugerencias y reclamaciones ) Servicio de afiliaciones a la biblioteca ) Servicio de préstamo externo ) servicio de acceso a internet, multimedia y ofimática

( ) servicio de referencia ( ) servicio de información local ( ) servicio para la evaluación de la satisfacción del usuario ( ) servicio para visitas guiadas ( ) talleres de promoción de lectura y escritura ( ) talleres de formación de usuarios y alfabetización informacional ( ) programación cultural 6. ¿Con qué frecuencia encuentra la información que necesita en la biblioteca? ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Deficiente

7. Indique, aproximadamente, cuántos préstamos de libro, tesis, u otro material bibliográfico hace cada mes en la biblioteca: ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Deficiente 8. Comentarios y/o sugerencias

¡Gracias, por su colaboración!

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5.6. ANEXO: POLÍTICA DE DESARROLLO DE COLECCIONES La Biblioteca Pública Municipal Valois Sánchez Ariza es la única biblioteca del Municipio de Santana, por lo que recibe ejemplares bibliográficos de todo tipo. Para la práctica de recopilación y difusión de la información, en todos los aspectos de la vida cotidiana, está práctica ésta enmarcada en Recolectar todas las fuentes de información actual y retrospectiva, desarrollar colecciones de variados tipos de materiales, con prioridad para la consulta y difusión de la información. La Biblioteca Pública Municipal Valois Sánchez Ariza tomará en cuenta su función como fuente Municipal de información, para el Sistema educativo y socioeconómico de la comunidad, en la obtención de la información, con miras a cultivar el gusto por la lectura. Para la conformación de estas políticas se han tenido en cuenta, cuestiones objetivas tales como: espacios, gratuidad, atención personalizada, etc. y se ha puesto como premisa, que la adquisición de fuentes de información abarcará tanto materiales electrónicos como impresos. Estas políticas serán revisadas por el coordinador de la biblioteca cada año, con el objetivo de adaptarlas a nuevas circunstancias.

5.6.1. RECURSOS PARA LA ADQUISISCION DE NUEVAS COLECCIONES La compra del material bibliográfico se realizará con los recursos asignados por la Alcaldía Municipal a la biblioteca, para cada vigencia el cual será de $5.000.000 (cinco millones de pesos) los cuales se invertirán $4.000.000 (cuatro millones de pesos) en compra de material bibliográfico y $1.000.000 (un millón de pesos) en mantenimiento y recuperación del material averiado, las compras se harán de acuerdo a las sugerencias hechas por la Coordinadora de la biblioteca. 5.6.2. ALCANCE DE LA COLECCIÓN Conjunto de materiales bibliográficos a los cuales tiene acceso el público y de los cuales será extraída la información el material bibliográfico puede ser informativo o de referencia, referencia. Acuerdo a la clasificación en áreas del saber para facilitar su clasificación y organización. NUMERACIÓN
000 100 200 300 400 500 600 700 800 900

TEMATICA
Generalidades Filosofía y disciplinas afines Religión Ciencias sociales Lenguas y lingüística Ciencias puras Ciencias aplicadas y tecnología Bellas artes Literatura Geografía e historia

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5.6.3. COMPOSICIÓN DE LA COLECCIÓN BÁSICA La colección básica de una biblioteca pequeña, es decir la Biblioteca Pública Nivel II, debe estar conformada por una colección general y una colección infantil, integrada por 3 472 títulos en 6 382 volúmenes en una proporción de 2 ejemplares por título, a excepción de los materiales de referencia cuya proporción es de un volumen por título así:

Cuadro 1. Composición de la colección básica Tipo de colección Colección General Colección Infantil Total

% 60 40 100

Títulos 2 062 1 410 3 472

Volúmenes 3 562 2 820 6 382

5.6.4. COBERTURA DE LA COLECCIÓN

La cobertura temática de la Biblioteca Pública Municipal Valois Sánchez Ariza para la obtención del material bibliográfico, está centrada en la recopilación de materiales que satisfagan los intereses de toda la comunidad Dentro de éstas, tendrán una prioridad especial la colección para niños ya que estos son los lectores del mañana.

5.6.5. FORMATOS DE LOS RECURSOS INFORMATIVOS a. b. c. d. Material bibliográfico en formato impreso Videocintas: VHS, CD. Revistas y periódicos en formato impreso. Material didáctico.

5.6.6. CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN: La selección es un proceso que persigue aproximarse a la formación de un juicio sobre la conveniencia de incorporar materiales a la colección de una biblioteca, En el proceso de selección se involucran factores externos e internos que posibilitan la escogencia de títulos y la posterior toma de decisión sobre su adquisición. En cuanto a los externos, la selección debe basarse tanto en la estimación de los recursos disponibles como en las necesidades y demandas

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informativas. Los factores internos son de naturaleza evaluativa y están relacionados con la valoración del material en sí mismo.  La selección de los materiales estará en concordancia con los objetivos del Ministerio de Cultura, la Red Nacional y Departamental de Bibliotecas Públicas y la Biblioteca Municipal.  La selección deberá hacerse de tal manera que permita el desarrollo de colecciones en formatos tradicionales (impresos) así como electrónicos.  Para la evaluación de las Fuentes de Información tradicionales se considerará el alcance, contenido, calidad, actualidad , derechos de autor y en el caso de las electrónicas: o Tipo de documento o Perspectivas sobre permanencia de la fuente o Calidad o Facilidad para el uso o Requerimientos de software adicional para consulta  Las necesidades e intereses del usuario expresadas mediante consulta en las áreas de los servicios.  El presupuesto asignado para el desarrollo de colecciones.

5.6.7. LINEAMIENTOS DE SELECCIÓN Políticas de la Biblioteca Pública Municipal Valois Sánchez Ariza, relacionadas con los lineamientos para la selección de documentos que engrosarán la colección bibliográfica de esta. Disponer del material bibliográfico, que constituya perfiles de diversos intereses para los usuarios, en los formatos anteriormente definidos, y sus funciones de difusión de la información así:

a. COLECCIÓN GENERAL: Deben asumirse como criterios de selección el análisis en conjunto de los siguientes aspectos:        Prestigio editorial Atención al reconocimiento, tanto nacional como internacional. Autoridad Credencial académica o experticia del autor o autores en el ámbito del conocimiento desarrollado. Recomendaciones y críticas Acogida, calificación o comentarios recopilados en repertorios, revistas especializadas y otras fuentes de información. Se puede considerar, además, el juicio de personas calificadas. Idioma Preferencia por obras escritas originalmente en español Actualidad Referida tanta a documentos con fecha de edición reciente como a tratamiento del tema con el aporte de nuevos enfoques y conocimientos. Valores Contenidos que no menoscaben el libre pensamiento y el respeto por la diversidad cultural, étnica y religiosa de los pueblos. complejidad Relación entre la extensión y densidad del tema tratado y su adecuación a los niveles de compresión del lector a quien va dirigido.
66

  

 

Lenguaje El lenguaje utilizado debe estar ajustado a las normas de corrección y buen uso del idioma. Ilustración El aporte de recursos gráficos al texto escrito que contribuya al mejor entendimiento de la información suministrada. Las ilustraciones deben estar debidamente acopladas y oportunamente dispuestas con respecto al tema tratado. Información complementaria Presencia de elementos que faciliten la localización de la información, tales como tablas de contenido, índices analíticos y onomásticos. En caso de materiales divulgativos, la inclusión de glosarios resulta de gran apoyo al lector. Igualmente la bibliografía consultada da idea de la dimensión investigativa de la información suministrada. Encuadernación Obras encuadernadas con tapa dura o aquéllas cuyo encolado sea resistente al uso, a fin de garantizar su durabilidad. Tamaño, tipo de letra y calidad de papel Legibilidad de los contenidos que respete las normas tipográficas establecidas, tomando 2 mm. como estándar para el tamaño de letra y el tipo sin rebuscamiento de diseño, además observar la textura y solidez del papel para evitar que el texto pueda transparentarse. Precio Análisis del costo de títulos de similar contenido para seleccionar la oferta más conveniente.

b. COLECCIÓN INFANTIL: En la colección infantil son de rigurosa aplicación los criterios que se señalan a continuación:      Pertinencia Contenidos adecuados en función de los niveles de comprensión lectora de niños y jóvenes. Tratamiento del tema Temas que se aborden de forma amena, interesante y original. El estilo para libros informativos debe ser documental antes que dramatizado, ya que puede prestarse a confusión entre ficción y realidad. Exactitud Los libros informativos deben ofrecer información donde los conceptos, definiciones, explicaciones y datos se presenten en forma precisa y exacta, sin lugar a ambigüedades. Organización Correspondencia entre el mensaje y la organización de la información, de manera que se facilite la captación de las ideas expuestas. Lenguaje El tratamiento del lenguaje en los libros recreativos, desarrollado con fines estéticos, debe contener fuerza comunicativa y expresiva, riqueza y originalidad, de manera que proporcione deleite al lector y estimule su imaginación. En el caso de los libros informativos, el mensaje debe ser de fácil comprensión y lectura, con una sintaxis sencilla. Además de ser preciso y ajustado a la temática que aborda. Imágenes La presencia de elementos gráficos es de gran importancia en los libros para niños, ya que son auxiliares fundamentales para la compresión e interés por la lectura; de allí que deben tener calidad científica y gráfica, además de integrarse al texto de manera tal, que guarden el sentido correcto de complementariedad y enriquecimiento de la información.

c. COLECCIÓN DE PUBLICACIONES PERIÓDICAS: En estos materiales debe considerarse relevante la aplicación de los siguientes criterios:

67

 

Demanda En la conformación de la colección de publicaciones periódicas se debe considerar los títulos más solicitados por los usuarios. Soporte Preferencia por el soporte papel, dentro de los existentes en este tipo de publicaciones, ya que la mayoría de las bibliotecas no disponen de equipos apropiados para la consulta de otros tipos de soportes. Idioma Se deben seleccionar preferiblemente publicaciones editadas en español. Conformación de la colección Deben formarse colecciones completas y evitar la adquisición de números sueltos de publicaciones periódicas. Cobertura temática Deben seleccionarse publicaciones que respondan a las áreas de interés y necesidades de la comunidad que atiende la biblioteca. Adaptación a los lectores Las publicaciones seleccionadas deben estar acordes con la capacidad y compresión lectora de los diferentes tipos de usuarios: niños, adolescentes o adultos.

   

d. COLECCIÓN DE MATERIALES NO BIBLIOGRÁFICOS Y AUDIOVISUALES: En el proceso de selección de los materiales no bibliográficos y audiovisuales deben tomarse en cuenta los siguientes criterios básicos:   Autor o productor Materiales de los diversos creadores de renombre local, regional, nacional e internacional, así como de instituciones públicas, gubernamentales e instituciones y empresas privadas. Valor histórico y documental Todo material cuyo contenido aporte información sobre la historia, la cultura, condiciones socioeconómicas, personajes, modas y acontecimientos de relevancia, especialmente de Venezuela, la región, el estado y la localidad en donde se encuentra la biblioteca. Tema La prioridad está dada por los vacíos de la colección, intereses de los usuarios y recomendaciones de los especialistas, en campos como: sociología, antropología, costumbres, historia, recursos humanos, literatura y arte en general, urbanismo, educación, deporte y recreación, economía, asuntos políticos, gestión gubernamental, progresos científicos y tecnológicos y programas infantiles. Calidad Preferencia por la producción nacional e internacional de cualquier género que respete los derechos de autor.

5.6.8. INGRESAR A LAS COLECCIONES: a. Material bibliográfico de calidad. b. Un ejemplar de todos los documentos (libros y revistas), salvo los casos de libros de autores clásicos en especialidades con una alta demanda, que se considerarán hasta dos. c. Documentos o materiales de carácter patrimonial que revistan una importancia trascendental para el desarrollo de la cultura. d. Todo documento en formato electrónico, teniendo en cuenta la política de colecciones.

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e. Todo material audiovisual que contenga información para satisfacer las necesidades informativas o recreativas de usuarios. f. Las Tesis de Doctorado de los especialistas de la Salud.

5.6.9. IDIOMAS BÁSICOS: Se definen a continuación y según el orden de prioridad siguiente: español e inglés, En caso de recibir un documento en diferentes idiomas, mantener en el acervo el del idioma español, más el del idioma original. De no existir la versión en español, remitirse a la prioridad en cuanto a idiomas se refiere.

5.6.10. AÑOS DE VIDA UTIL DEL MATERIAL BIBLIOGRAFICO: Establecer un límite para el material bibliográfico existente en la Biblioteca incluidas las donaciones, según los parámetros de estas puesto que algunos materiales se van des actualizando con el paso de los años. 5.6.11. NO INGRESAR A LAS COLECCIONES:

 Las donaciones con más de 5 años de publicadas, teniendo en cuenta que algunos libros
pierden importancia.  Donaciones en mal estado o con hongos.  Revistas pornográficas. 5.6.12 RESPONSABILIDAD PARA LA SELECCION DE MATERIALES  La responsabilidad para la selección y desarrollo de las colecciones de la Biblioteca Pública Municipal Valois Sánchez ariza , estará a cargo del Comité del Coordinador de la biblioteca y con previo visto bueno del señor Alcalde Municipal.  El coordinador de la biblioteca primero tiene la responsabilidad evaluar las exigencias de la comunidad, a partir de sus sugerencias.  El coordinador de la biblioteca tiene la responsabilidad de remitir esta información al Señor Alcalde, con la cual podrá conocer las necesidades de adquisición de materiales para la biblioteca.  Los Alcalde tendrán la responsabilidad de evaluar las recomendaciones del Coordinador de la biblioteca respaldándose en su experiencia profesional y las recomendaciones o sugerencias de los usuarios como la fuente de información más útil para la adquisición de nuevas colecciones.  La decisión final está a cargo del Bibliotecario, para lo cual tendrá en cuenta el mantener una colección balanceada.
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5.6.13 FUENTES BIBLIOGRÁFICAS PARA LA SELECCIÓN DE MATERIALES  Las siguientes herramientas y métodos se utilizan en la selección de materiales:  Internet.  Catálogos de las casas editoriales.  Visitas a librerías o ferias.

5.6.14 EXPURGO Y DESCARTE DE COLECCIONES Se formulará un plan de descarte para la Biblioteca Pública Municipal VALOIS SANCHEZ ARIZA que contribuya a la conformación de colecciones valiosas, actualizadas y pertinentes, entre otros asuntos se considerarán los siguientes:  Las colecciones más dinámicas en cuanto a procesos de expurgo y descarte son reserva y documental. Deberá realizarse mínimo cada dos años, la revisión de cada uno de los títulos para determinar si se mantienen en las actuales colecciones, se incorporan a la colección general o se dan de baja. Los periódicos, folletos y las publicaciones seriadas sobre temas de actualidad, se conservarán en la colección hemerográfica por un período que puede ir entre dos (2) y cinco (5) años, de acuerdo con las condiciones ambientales y de espacio de cada sede.

Podrán ser objeto de descarte: o Ejemplares adicionales de ediciones obsoletas de textos escolares. o Materiales que hayan sufrido daño físico o deterioro, previa evaluación restauración y de reposición.

de

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5.7. ANEXO 7. FORMATO DE CARNET

BIBLIOTECA PUBLICA MUNICIPAL
VALOIS SANCHEZ ARIZA

SANTANA BOYACA Carnet Nº Nombres Apellidos Identificación Dirección Teléfono _____________________ _____________________ _____________________ _____________________ _____________________ _____________________

Institución

_____________________ Grado _______

1. El portador del carnet se hace responsable en caso De pérdida o daño del material que retira. 2. Este carnet es gratuito, obligatorio personal e Intransferible.

_______________________________________ Coordinadora de la biblioteca

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