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Tecnicas de Muestreo RAMP

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Tecnicas de muestreo RAMP.

Felix Hull Una de las técnicas para reducir el volumen de ciertas clases de registros es el muestreo. Este método puede ir desde una elección puramente subjetiva hasta el empleo de diversos procedimientos u operaciones estadísticas exactas. Se trata de una operación que trae consigo la destrucción de una gran proporción de la documentación total de cada caso. Exposicion General. A principios del siglo XX se creía que el archivero era un mero conservador de los registros y que la intervencion en materia de eliminacion y selección debia ser hecha por los administradores, pero que el archivero solo le cabía la conservacion. Estas ideas fueron plasmadas principalmente por Jeenkinson en su celebre manual. El gran cambio se produjo a raíz de la rapida expansion de la adminsitracion publica, las copias mecanografiadas y la creciente tendencia a brindar los registros a los investigadores. En este sentido, fueron los norteamericanos los que procedieron sin temor a realizar tecnicas de muestreo. Asi se produce a mediados de siglo XX la celebre polemica entre Jenkinson, quien tenia una tesis conservadora y Theodore Schellenberg, quien abogaba por la necesidad imperativa de una intervencion. Este ultimo sostenia que es el archivero el que debe determinar los valores secuandarios de investigacion que se acumulan en los archivos al menguar su vida administrativa. La evaluacion es el nucleo del concepto general de la gestion de registros, y en los ultimos años los estudios sobre archivos no solo estan centrados en la destrucción de los mismos, sino también en el ciclo vital de los mismos. El presente estudio centra su interes en saber en que fase el archiverom tiene que determinar lo que se va a conservar permanentemente. Los factores para determinar esto son de tipo economicos y culturales (tiene que ver con los costos y la perpetuidad para la investigacion). La determinacion de los valores es la clave para establecer que es lo que se guarda y que no, para un futuro. Esta selección se debe hacer sobre los valores secundarios, o sea sobre los val,ores residuales que pueden tener el registro cuando deja de ser de actualidad. Estos valores secundarios se dividen en: - Valores adminsitrativos, jurídicos y financieros permanentes para el organismos de origen despues que los registros perdieron valor para las operaciones corrientes. - Valores que pueden tener los doc. En el sentido de proteger derechos civicos, jurídicos, de propiedad. - Valores testimoniales, o sea los que reflejan la evolucion historica del organismo creador en terminos de atribucion y funcion. - Valores informativos. Son los que aportan una contribucion sustancial a la investigacion. Consideraciones teoricas en torno al muestreo

Una definicion de muestreo seria aquella que dice que se trata de obtener una pequeña parte tomada de un conjunto y que ponga de manifiesto las cualidades de la masa. Otra dice que el muestreo es la selección deliberada de determinados documentos como ejemplos de ujna serie y para su conservacion permanente. Se puede considerar al muestreo como un metodo muy específico de selección que emplean los estadisticos para resolver problemas de análisis cuantitativo. Tambien es el metodo por el cual el archivero intenta reducir el volumen documental no en la fase inicial de gestión, sino como parte integrante de la fase final de control. El muestreo esta relacionado con la investigacion mas que con la administracion y los valores primarios. Se trata de un procedimiento para aquellos registros considerados de interes particular y que Schellenberg define como registros recurrentes, o sea, los que pueden evaluarse tomando como base su contenido informativo que se refieren a actividades específicas y que se pueden retirar con arreglo a un plan de liquidacion. Lo dificil es establecer que eliminar de volumenes extensos de documentacion importante, para la investigacion. El archivero, al realizar un mestreo debe interesarse por la calidad del registro, su integridad e inparcialida.

Metodos de muestreo. 1-La toma de especímenes o ejemplares 2-El muestreo cualitativo o selectivo 3-Muestreo sistemático 4- Muestreo aleatorio 1- El metodo del ejemplar. Se trata de la selección dentro de una serie de uno o mas especímenes con objeto de ilustrar la práctica administrativa en una fecha dada. Se trata de dejar un ejemplo de alguna administracion ya desaparecida o de centar un precedente para una accion futura. Tambien puede suceder que se escojan los ejemplares para ilustrar momentos de cambio de los metodos utilizados para llevar los registros. 2- Muestreo selectivo. Este se diferencia apenas del que consiste en tomar un ejemplar. Es una tecnica que sucita incertidumbre, ya que es una operación muy subjetiva. Se trata de conservar los documentos mas significativos de una serie. Este metodo da una vision sesgada de la serie y carece de utilidad a efectos de análisis estadísticos, salvo dentro de límites muy precisos. 3- Muestreo sistemático.

El muestreo aleatorio no implica meramente una selección al azar, sino que además exige que todos los elementos de una serie tengan las mismas probabilidades de ser elegidos, lo cual es la antítesis misma del muestreo sistemático. El metodo sistemático depende del establecimiento de una pauta dada de selección, según la cual se conserva cada enésimo elemento, o bien todos los documentos de un mes, o un año o de cualquier otra unidad cronológica. En el caso cronológico se ha tendido a conservar los requisitos de los años censales o los registros de cada cinco años. Sin embargo, cuando se aplica a los volúmenes este metodo se parece al muestreo por especimen o ejemplar lo que ha llevado a ciertas críticas de este sistema. Este metodo es uno de los preferidos por los archiveros por su facilidad de aplicación, pero tiene ciertos problemas de arbitrariedad. Muestreo Aleatorio La aleatoridad implica que toda unidad de una serie tiene las mismas probabilidades de representar a esa serie: La muestra se toma esencialmente al azar, y no depende de modo algunode pautas o período, como en el muestreo sistemático. Es el maetodo adoptado en todo sondeo realizado a partir de una base puramente estadística. En una muestra aleatoria se debe evitar a toda costa cualquier sospecha de que se trata de casos especiales o de favoritismos. Para este tipo de sistemas se debe buscar ayuda externa especializada. Tamaño de la muestra. En el análisis cuantitativo no sirve ninguno de estos dos criterios: decidir la conservación de ciertos documentos o volúmenes debido a su contenido o porque se refieren a determinados años. En este sentido el archivero deberá tener en cuenta que cuanto mas grande la muestra mas exacto será el resultado de la operación. Así también cuanto mas homogénea sea la base, tanto mas pequeña en términos absolutos podrá ser la muestra sin mengua de información. El tamaño de la muestra dependerá de la índole del registro, de su contenido y de su significación aparente, así como de las finalidades probables que vaya a tener la muestra una vez obtenida. Al archivero le debe constar que el muestreo presupone una destrucción de información y que cualquiera sea el sistema adoptado deberá ser lo mas cercano a los gustos de la administración y los usuarios externos. Problemas de muestreo y otras soluciones posibles. Existe una diferencia obvia entre la evaluación como operación inicial y la evaluación como fase final de la gestión de archivos, como también la hay entre la conservación de los registros tomados como base sus cualidades intrínsecas y el hecho de guardar una parte representativa del conjunto.

Conclusiones y directrices. Para algunos autores el muestreo es desaconsejable si no se cuenta con el asesoramiento de especialistas competentes. “El hecho fundamental en lo tocante al muestreo de archivo es que solo se debe hacer cuando sea inevitable”. Al respecto, existe una distinción básica entre evaluación y muestreo. La evaluación es la selección que desemboca en la conservación o la destrucción, con arreglo a los criterios que se consideren válidos. El muestreo, en cambio puede efectuarse cuando pese a la decisión de evaluación, subsiste la incertidumbre debido al contenido informativo pero limitado de los registros y debido también su volumen. En el archivero influyen las consideraciones de coste y almacenamiento y mantenimiento. Además de sopesar el potencial de investigación. El muestreo se aplicara cuando se estime necesaria una reducción ulterior del volumen que vaya mas lejos que la de la primera decisión o bien si se decide conservar un ejemplar de un tipo de registro que en cualquier otro caso se destruiría. Existen diferencias sustanciales y de conceptos entre los archivos europeos y los NARS. Aquellos son reacios a utilizar métodos estadísticos aleatorios, contrastando con el modelo norteamericano de la utilización del muestreo estadístico en los archivos. Directrices: Se deberá proceder al muestreo cuando: 1- Se dude de la validez de conservar toda clase o serie de registros tradicionales, pero se considera que la destrucción automática es un modo de actuar demasiado radical. 2- Se estime oportuno conservar algunos ejemplares de una categoría de registros que es por lo demás destruible. 2- Cuando la clase o serie de expedientes sean homogéneas. 3- El muestreo no es aplicable a los registros cartográficos, audiovisuales o legibles en máquina. 4- Cuanto mayor sea el tamaño de la muestra, mayor será la representación de la serie representada.

Algunas consideraciones de cada técnica de muestreo.

El metodo del ejemplar: No se puede considerar que el metodo del ejemplar sea un a verdadera muestra. No pone de manifiesto las caracterìsticas de toda la masa y no representa la serie. Lo que si indica es que ha existido una determinada clase o serie o que en otros tiempos se utilizaba un determinado tipo de documento.

Muestreo selectivo (cualitativo): Como metodo resulta muy tentador para el archivero que considere que un a clase o serie debe contener materiales de interès especial o particular en relacion con determinados temas, sectores o personalidades. Algunos autores lo consideran similar a la tecnica del ejemplar y por lo tanto desaconsejable. Se considera algo valido pero no es idoneo para los efectos estadìsticos. Es un muestreo de tipo cualitativo. Directrices: -Resulta tanto menos indicado mas homogénea es la serie original de registros. -Es un método complementeario del muestreo estadistico, pero no es aceptable como metodo primario -Los criterios de selección deben ser muy especìficos -se debera incluir un a descripción de los criterios aplicados.

Muestreo Sistemático (Representativos, cuantitativos o estadísticos, salvo los aleatorios, cronológicos y numéricos). Es el mas utilizado debido a su sencillez. Sin embargo el método abarca muchas técnicas lo cual dificulta definirlo en forma simple. Cabe aclarar que este metodo tiene mas adeptos en europa, contrario a sus pares norteamericanos que prefieren el muestreo aleatorio. A) Muestreo representativo, topogràfico: Es parecido al selectivo y a veces no es considerado como sistemàtico. Se recurre a el cuando en una institución hay muchos fondos. Es mas parecido a la evaluacion basica de una institución y no una tecnica de muestreo. Directrices: Las muestras topográficas solo son aceptables cuando una gran entidad central tiene muchas delegaciones locales. Los registros seleccionados deben conservarse en su totalidad como grupo. B) Muestreo Alfabètico: Se procede a conservar los registros tomando como base las letras del alfabeto. Directrices: Se puede hace cuando hay una larga serie homogenea de expedientes personales ordenados alfabéticamente.

C) Muestreo numèrico o seriado: Es muy parecida a la aleatoria. Puede ser muy simple, por ejemplo cada dècima o vigèsima caja, expediente…según el formato de los registros. También puede basarse en criterios mas complejos..Aunque no se lo considera el mejor, es muy utilizado ya que otorga datos idoneos para los fines de investigación. Directrices: La muestra seriada sòlo puede resultar aceptable para el estudio estadístico si el orden existente de todo el conjunto de registros es aleatorio. No se debe emplear cuando hay un orden alfabético, topográfico o cronológico.

D) Muestras cronológicas: Este método tiene gran aceptación, depende de la ordenación cronológica de la serie objeto del muestreo. En general se guardan los registros de cada cinco o diez años, utilizándose a menudo en los años censales. En general los investigadores recelan de este método ya que toma tiempos cortos y no toma el largo plazo en cuenta. Directrices: -Los registros tienen que ser homogeneos y estar ordenados cronológicamente -La serie escogida se hara independientemente de los cambios políticos o de otra índole que se produzcan ente los años de conservación y debera aplicarse en todo momento para que el resultado sea una información estadística.

Muestreo Aleatorio. En este caso el problema esencial consiste en establecer el carácter plenamente aleatorio de la muestra, en aplicar un método estadístico válido de selección que no encierre sesgo alguno y en cerciorarse de que las exigencias de la investigación tradicional quedan tan atendidos como las del análisis cuantitativo. Para este método existen recelos de los europeos, pero no es así para el caso de los archiveros norteamericanos. Directrices: La existencia de una serie idonea de registros homogeneos La utilización de una tabla de números aleatorios o de una serie numérica muy compleja La individualidad numérica de todos los elementos de la serie, con objeto de eliminar todo sesgo. La cuidadosa determinación del tamaño de la muestra para lograr una mayor efectividad Es importante el asesoramiento de un especialista en estadísticas.

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