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Implementacion Del Registro de Ventas y Registro de Compras Electronicos

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Informativo Caballero Bustamante

NOVEDADES WEB Implementación del Registro de Ventas y Registro de Compras electrónicos - Guía Práctica
Autor: Javier Pazos Pingo
El presente apunte pretende mostrar en líneas generales el sistema de Libros electrónicos considerando las modificatorias introducidas, los plazos que se tienen para su presentación a la SUNAT, otros tipos de obligaciones formales, entre otros temas. Sin perjuicio de lo mencionado, daremos un especial énfasis al registro de compras y registro de ventas, abordando los principales puntos a tener en cuenta para la elaboración de los archivos y posterior envío a través del Programa de Libros Electrónicos (PLE).
Contable que permita la generación de archivos, de lo contrario no podremos iniciar el procedimiento. De manera gráfica se pasa a describir el proceso:

Software Contable
Genera archivos

I. Antecedentes
A través de la Resolución de Superintendencia Nº 286-2009/SUNAT, se dictó el marco general para pasar de un sistema contable físico a uno electrónico, pero lo cierto es que la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT fue vital para este gran paso, debido que esta última norma fue la que logró estandarizar los diferentes formatos que se utilizaban hasta ese entonces, y una vez logrado ello adecuarlo a un sistema electrónico; pero para llegar hasta donde nos encontramos, la misma SUNAT ha tenido que repensar varias veces lo que quería de este nuevo sistema, cuestión que se ve reflejada en las constantes modificaciones a las Tablas y anexos, situación que ha sido necesaria, por un lado por el nivel de diversificación y casuística existente y por otro el afán fiscalizador, tan es así que por ejemplo el anexo dos (2) que contiene las estructuras e información de los Libros Electrónicos ha sido modificado en cuatro (4) oportunidades, lo que ha generado a algunas empresas estar cambiando o ajustando el software a los nuevos requerimientos exigidos, esperemos pues que no haya más modificaciones de este tipo para poder asegurar así una aplicación óptima por parte de los contribuyentes.

Registro de Compras Registro de Ventas

LE20102420706201212000 80100001111.txt LE2010242070620121200 140100001111.txt

Proceso de Validación

PLE

Si pasa las validaciones genera un resumen (Determinada Información del Archivo + Hash), el mismo que es remitido a SUNAT a través del mismo PLE

SUNAT posteriormente genera una constancia de recepción la que contiene una firma digital Esta información debe ser guardada junto al archivo validado

II. Libros Electrónicos
2.1. ¿Qué es el Programa de Libros Electrónicos - PLE? Inicialmente muchos pensaban que la SUNAT iba a desarrollar un software como el Programa de Declaración Telemática (PDT) para el llevado de los Libros Contables, incluso a la fecha existen algunas personas que mantienen este concepto, pero lo cierto es que el Programa de Libros Electrónicos (en adelante PLE) es más bien un programa que verifica si el archivo que generó su software contable está de acuerdo a unas instrucciones impartidas a través de estructuras y anexos aprobados por Resolución de Superintendencia, y una vez que su archivo pase por estos filtros, el aplicativo genera un resumen que contiene además un algoritmo matemático denominado hash que permite verificar la autenticidad del libro, todo ello es enviado a través de internet, y una vez recibida por SUNAT está entidad entrega una constancia de recepción la que incluye un mecanismo de seguridad que garantiza la autenticidad e integridad de la información y que la transacción se ha generado con éxito. En ese sentido, queda claro que se hace vital contar con un Sistema

2.2. ¿Qué es un libro electrónico? El libro electrónico está conformado por el archivo que ha sido validado en el PLE más la constancia de recepción que nos entregó SUNAT al momento del envío, por ello es importante guardar esta información no sólo en la computadora donde procesamos la información sino también en un lugar distinto por seguridad, recomendación que resulta obligatoria en el caso de los Principales Contribuyentes (en adelante PRICOS) y cuya dirección adicional debe ser informada a través de SUNAT Operaciones en Línea (SOL). 2.3. ¿Para quiénes es obligatorio los Libros Electrónicos? Eventualmente los Libros Electrónicos son obligatorios para los PRICOS a partir del 01 de enero de 2013, con excepción de aquellos que, por primera vez, hubieran sido designados como tales en la modificación de directorios establecida por la Resolución de Superintendencia N° 309-2012/SUNAT, en cuyo caso se encontrarán afiliados al sistema a partir del 01 de marzo del 2013, en virtud a lo que dispone la Resolución de Superintendencia N° 008-2013/SUNAT. En el siguiente esquema mostramos la obligación de implementar los Libros Electrónicos, en virtud a las normas emitidas:

(*) Contador Público por la Universidad Nacional de Piura. Ex-servidor público de la SUNAT.

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Informativo Caballero Bustamante

Si por primera vez adquiere la condición de PRICO Incorporación al sistema de libros electrónicos a partir del Libros periodo obligatorios A partir de 06/2013

Antes de 01/01/2013 Enero 2013

Después del 01/01/2013(*) Marzo 2013

CÓDIGO 1 3 4

NOMBRE O DESCRIPCIÓN LIBRO CAJA Y BANCOS LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES LIBRO DE RETENCIONES INCISOS E) Y F) DEL ARTICULO 34° DE LA LEY DEL IMPUESTO A LA RENTA REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS REGISTRO DE CONSIGNACIONES REGISTRO DE COSTOS REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FÍSICAS REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO

Registro de Compras y Ventas

Registro de Compras y Ventas

7 9 10 12 13

Libro Mayor, Libro Diario Libro Mayor, Libro Diario o Libro Diario de formato o Libro Diario de formato simplificado de ser el caso simplificado de ser el caso

(*) Fecha de entrada en vigencia de la Resolución de Superintendencia N° 3092012/SUNAT

Cabe manifestar que para los contribuyentes no nombrados como Principales, sigue siendo opcional la afiliación.

2.4. ¿Si me incorporaron al sistema de Libros Electrónicos, estoy obligado a llevar todos los libros vía electrónica? No, los siguientes libros opcionalmente pueden ser llevados en forma electrónica:

2.5. ¿Existe un plazo para la presentación de los Libros electrónicos? A través de la Resolución de Superintendencia N° 008-2013/ SUNAT (12.01.2013) se ha establecido un cronograma vinculado al plazo máximo de atraso de los libros de acuerdo al período de obligación que corresponda.

ANEXO: FECHA MÁXIMA DE ATRASO DEL REGISTRO DE COMPRAS Y DEL REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS MES(*) / RUC Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Setiembre Octubre Noviembre Diciembre FECHA MÁXIMA DE ATRASO SEGÚN EL ÚLTIMO DÍGITO DEL RUC 0 24.05.2013 24.06.2013 23.07.2013 23.08.2013 24.09.2013 24.10.2013 25.11.2013 24.12.2013 24.01.2013 1 06.06.2013 05.07.2013 06.08.2013 06.09.2013 07.10.2013 07.11.2013 06.12.2003 08.01.2014 06.02.2014 2 05.06.2013 04.07.2013 05.08.2013 05.09.2013 04.10.2013 05.11.2013 05.12.2013 07.01.2014 05.02.2014 3 04.06.2013 03.07.2013 02.08.2013 04.09.2013 03.10.2013 05.11.2013 04.12.2015 06.01.2014 04.02.2014 4 03.06.2013 02.07.2013 01.08.2013 03.09.2013 02.10.2013 04.11.2013 03.12.2013 03.01.2014 01.02.2014 5 31.05.2013 01.07.2013 31.07.2013 02.09.2013 01.10.2013 31.10.2013 02.12.2013 02.01.2014 31.01.2014 6 30.05.2013 28.06.2013 30.07.2013 29.08.2013 30.09.2013 30.10.2013 29.11.2013 31.12.2013 30.01.2014 7 29.05.2013 27.06.2013 26.07.2013 28.08.2013 27.09.2013 29.10.2013 26.11.2013 30.12.2013 29.01.2014 8 28.05.2013 26.06.2013 25.07.2013 27.08.2013 26.09.2013 28.10.2013 27.11.2013 27.12.2003 28.01.2014 9 27.05.2013 25.06.2013 24.07.2013 26.08.2013 25.09.2013 25.10.2013 26.11.2013 26.12.2013 27.01.2014

(*) En el caso del Registro de Compras se refiere al mes al que corresponde el registro de operaciones según las normas de la materia. En el caso del Registro de Ventas e ingresos se refiere al mes en que se emite el comprobante de pago respectivo.

III. Guía Práctica
3.1. Nomenclatura del Libro Electrónico Lo primero que debemos tener en cuenta en la generación de un libro electrónico es el nombre con el cual se identifica, el mismo que está compuesto por diferentes números y letras los cuales pasamos a explicar: 1. LE: Es un indicador Fijo, el mismo que indica al PLE que se trata de un Libro Electrónico 2. RUC: Es el Número del RUC del generador del libro, con ello se identifica a la empresa que está realizando el envío. 3. Período: Es el período por el cual estoy realizando el envío del libro, se expresa en año (2013) y aplica a todos libros; Mes (De 01 a 12, sólo aplica a los libros de periodicidad mensual a los demás es 00) y día (Sólo aplica día para el Libro de Inventarios y balances, para los demás es 00). 4. Identificador del Libro: Es el número por el cual el PLE reconoce de que libro se trata, está compuesto por 6 números, los dos primeros caracteres representan el libro, los siguientes el

Sub Libro y los dos finales el Sub- Sub Libro, así por ejemplo tenemos: El libro Caja Bancos es código 01, pero dentro de ese libro existen dos Sub libros: El Libro caja y Bancos – Detalle de los Movimientos del Efectivo y el Libro Caja y Bancos-Detalle de los Movimientos de la Cuenta Corriente, y para reconocer a cada uno de ellos existe el código sub libro 01 y 02 respectivamente, y considerando que no existe sub-sub libro el código final es 00; así pues si unimos todos los códigos señalados, determinamos que el nombre para el Libro caja y Bancos – Detalle de los Movimientos del Efectivo es 010100 y para el Libro Caja y BancosDetalle de los Movimientos de la Cuenta Corriente es 010200. Procede precisar que el único libro que posee sub - sub libro es el Libro de inventarios y balances, el cual posee el DETALLE DEL SALDO DE LA CUENTA 50 - CAPITAL Código: 031601 y el libro de la ESTRUCTURA DE LA PARTICIPACIÓN ACCIONARIA O DE PARTICIPACIONES SOCIALES código: 031602, todos los Códigos nombres han sido aprobados mediante el anexo 2 de la Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT y modificatorias. Para el caso del ejemplo, se ha colocado el nombre del Registro de Ventas, 140100.

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LE 20516317494 20130100140100 00 1 1 1 1.TXT
1

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5 6 7 8 9

Libro Electrónico (fijo)

RUC del Generador

Periodo Año Mes Día

Identificador del OportuLibro 14.1 PLE (fijo) nidad Moneda (solo Con información LIB) Operación (cierre)

A continuación los principales Códigos de los libros:
Libro Electrónico Código

8. Indicador de Moneda: Es la Moneda con la cual se está informando el libro, si esta en soles el código es 1 ó si esta en Moneda Extranjera el código es 2 (previa autorización expresa de la SUNAT). 9. Indicador de Libro Electrónico: Número que permite identificar que estamos enviando un Libro Electrónico, es de carácter fijo y siempre es 1. 3.2. Generación del Libro Electrónico Como se señalaba en los aspectos generales el PLE es un programa que verifica que se cumplan las estructuras y tablas aprobadas por Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT, las mismas que tienen su origen en la Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT, y que varían básicamente en la posición de los campos y en dos columnas: Período y estado.
LIBROS ELECTRÓNICOS PERIODO ENERO 2013 Periodo Periodo 20130100 20130100 20130100 20130100 LIBROS FíSICOS Col 1 1 2 3 4 Col 2 002 001 001 001 Col 3 55 56 57 58 Col 4 xx xx xx xx ... xx xx xx xx Col n 200 100 250 150 Libre Estado Estado 1 1 1 1

Libro Diario 5.1 LIBRO DIARIO 050100

Libro Diario de Formato Simplificado  5.2 LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO 050200

Libro Mayor  6.1 LIBRO MAYOR 060100

Registro de Compras 8.1 REGISTRO DE COMPRAS 080100

Registro de Ventas e Ingresos  14.1 REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS 140100

5. Oportunidad: Sólo aplica para el caso del libro Inventarios y Balances, en los demás libros se coloca 00 y el código depende del momento de presentación del referido libro. Existen los siguientes códigos:
01 Al 31 de diciembre 02 Al 31 de enero o 30 de abril, por modificación del porcentaje 03 Al 30 de junio o 31 de julio, por modificación del porcentaje 04 Al 30 de junio o 31 de julio, por modificación del coeficiente Al día anterior a la entrada en vigencia de la fusión, escisión y demás formas de reorganización de sociedades o empresas o 05 extinción de la persona jurídica A la fecha del balance de liquidación, cierre o cese definitivo 06 del deudor tributario 07 A la fecha de presentación para libre propósito

El campo período está conformado por el año (2013), mes (De 01 hasta 12) y día (Que sólo aplica para el Libro de Inventarios y balances, para los demás es 00),

El estado es uno de los campos esenciales de los libros electrónicos, pues estos reflejan la operación que se está informando.

6. Operación: Es un indicador que busca verificar si la empresa está operativa (Código 1) o cerrada (Código 2) o si va dar baja de operaciones por baja del RUC (Código 0). 7. Contenido: A través de este indicador se puede verificar si la entidad generadora posee información (Código 1) o no posee (Código 2)

3.3. Estados en un Registro de Ventas En el registro de Ventas se pueden presentar los siguientes estados: 1. Estado ‘1’ cuando la operación (ventas gravadas, exoneradas, inafectas y/o exportaciones) corresponde al periodo, así como a las Notas de Crédito y Débito emitidas en el periodo. Ejemplo: Operación de ventas del mes de enero del 2013, cuyo comprobante de pago tiene el mismo mes de emisión.

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3. Estado ‘2’ cuando el documento ha sido inutilizado durante el periodo previamente a ser entregado, emitido o durante su emisión. . Ejemplo: Operación de ventas del mes de enero del 2013, cuyo comprobante de pago es anulado. 4. Estado ‘8’ cuando la operación (ventas gravadas, exoneradas, inafectas y/o exportaciones) corresponde a un periodo anterior y NO ha sido anotada en dicho periodo. . Ejemplo: Operación de ventas del mes de enero el 2013, cuyo comprobante de pago no fue informado en su momento y lo informó en febrero del 2013. 5. Estado ‘9’ cuando la operación (ventas gravadas, exoneradas, inafectas y/o exportaciones) corresponde a un periodo anterior y que SI ha sido informado en dicho periodo. Ejemplo: Operación de ventas del mes de enero del 2013, cuya operación original era en dólares y se informó en soles. En este caso se consignará como periodo enero 2013 para efectos del envío de la información así como el importe correcto. 3.4. Estados en el Registro de Compras 1. Estado ‘1’ cuando se anota el Comprobante de Pago o documento en el periodo que se emitió o que se pagó el impuesto, según corresponda. Ejemplo: Operación de enero que es informado en el mismo período. 2. Estado ‘6’ cuando la fecha de emisión del Comprobante de Pago o de pago del impuesto, por operaciones que otorguen derecho a crédito fiscal, es anterior al periodo informado y esta se produce dentro de los doce meses siguientes a la emisión o pago del impuesto, según corresponda. Ejemplo: Factura de febrero 2013 que es informada en marzo 2013. 3. Estado ‘7’ cuando la fecha de emisión del Comprobante de Pago o pago del impuesto, por operaciones que otorgaban derecho a crédito fiscal, es anterior al periodo informado y este se produce luego de los doce meses siguientes a la emisión o pago del impuesto, según corresponda. Ejemplo: Factura de enero 2013 informada en febrero del 2014. 4. Estado ‘9’ cuando se realice un ajuste o rectificación en la información de una operación registrada en un periodo anterior. Ejemplo: el número de comprobante era el 222 y lo registre como 22. 3.5. Libros electrónicos utilizando el Software Contable A continuación mostramos la implementación de Libros Electrónicos a través del Sistema Contable ECB-CONT, tanto para el Registro de Ventas como para el Registro de Compras electrónicos que permite su generación y posterior envío a través del PLE. Los pasos a seguir son los siguientes: 1. Registre la operación (Compra o venta) de forma habitual en el Sistema ECB-CONT 2. Para generar los libros electrónicos realice un clic en Utilitarios y seleccione la opción Libros Electrónicos, Generar Libros Electrónicos.

3. Seleccione el Libro y mes a generar:

4. El sistema le consultará si está seguro de generar el archivo, el mismo que luego será enviado a la SUNAT, le recomendamos verificar la información que ha sido ingresada al sistema, antes de la generación.

5. De estar de acuerdo en generar el archivo este se generará en la unidad C:/ECBWIN de su computadora y adicionalmente una Copia de seguridad en la misma ruta señalada anteriormente, esto para efectos de que recupere la información en caso de pérdida o eliminación indebida; se recomienda guardar la información en otra computadora o en una memoria portátil para su seguridad, para el caso de los PRICOS es obligatoria que se guarde en un lugar adicional al domicilio fiscal.

3.6. Envío a través de PLE Una vez generado el archivo, debe ingresar al PLE con su clave SOL y proceder al envío, es importante guardar la constancia de recepción y el archivo validado. n

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