Formalida des del Libro Mayor

EN: TODO SOBRE LIBROS Y REGISTRO S CONTABLE S

10 Comen tarios

1. DEFINICIN
El Libro Mayor es uno de los libros principales que integran la contabilidad, al que se trasladan (mayorizan) por orden riguroso de fechas, los cargos y los abonos de las cuentas utilizadas en los asientos anotados en el Libro Diario. Cabe indicar que el objetivo de este proceso, denominad o mayorizacin, es obtener el total de los cargos y abonos as como el saldo de cada cuenta que hubiera tenido movimiento en el ejercicio.

2. OBLIGADOS A LLEVAR EL LIBRO MAYOR

nicamente estn obligados a llevar el Libro Mayor, los sujetos del Rgimen General del Impuesto a la Renta, que estn obligados a llevar contabilidad completa.

OBLIGACIN DE LLEVAR LIBROS Y REGISTROS CONTABLES RENTAS DE TERCERA CATEGORA Los perceptores de rentas de tercera categora cuyos ingresos brutos anuales no superen las 150 UIT. Los dems perceptores de rentas de (1) tercera categora RGIMEN ESPECIAL NUEVO RUS
(1)

RGIMEN GENERAL

Debern llevar como mnimo: Registro de Compras. Registro de Ventas. Libro Diario de Formato Simplificado. Debern llevar Contabilidad Completa Registro de Ventas e Ingresos. Registro de Compras. No estn obligados a llevar libros y registros contables.

Personas Naturales, Sociedades Conyugales, Sucesiones Indivisas y Personas Jurdicas. Personas Naturales y Sucesiones Indivisas, as como personas naturales no profesionales.

Sujetos obligados a llevar el Libro Mayor

As se desprende de lo sealado en el artculo 65 de la Ley del Impuesto a la Renta, as como del artculo 12 de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT.

3. FORMALIDADES

3.1 Datos de Cabecera El Libro Mayor debe contar con los siguientes datos de cabecera: Denominacin del libro o registro. Perodo y/o ejercicio al que corresponde la informacin registrada. Nmero de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominacin y/o Razn Social de ste. No obstante lo anterior, tratndose del Libro Mayor llevado en forma manual, bastar con incluir estos datos en el primer folio de cada perodo o ejercicio. 3.2 Registro de las Operaciones Al efectuar el registro de las operaciones en el Libro Mayor, el sujeto obligado deber efectuar dicha anotacin: En orden cronolgico o correlativo, salvo que por norma especial se establezca un orden predeterminado. De manera legible, sin espacios ni lneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras ni seales de haber sido alteradas. Utilizando el Plan Contable General vigente en el pas, a cuyo efecto emplear cuentas contables desagregadas como mnimo al nivel de dgitos establecidos en dicho plan, salvo que por aplicacin de las normas tributarias deba realizarse una desagregacin mayor. Totalizando sus importes por cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del perodo o ejercicio gravable, segn corresponda. Lo dispuesto en este punto no es exigible al Libro Mayor que se lleve en hojas sueltas o continas; en ese caso, la totalizacin se efectuar finalizado el perodo. Utilizando los trminos VAN y VIENEN segn corresponda, al final y al inicio de cada folio respectivamente. Lo dispuesto en este punto no es exigible al Libro Mayor que se lleve en hojas sueltas o continuas. De no realizarse operaciones en un determinado perodo o ejercicio gravable se registrar la leyenda SIN OPERACIONES en el folio correspondiente. Lo dispuesto en este punto no es exigible al Libro Mayor que se lleve en hojas sueltas o continuas.

4. OBLIGACIN DE LEGALIZAR
Adems de las formalidades sealadas en el punto anterior, debe considerarse que el Libro Mayor debe ser legalizado, por un notario o, a falta de stos, por un juez de paz letrado o juez de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratndose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalizacin podr ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.

5. PLAZO MXIMO DE ATRASO

De acuerdo al Anexo N 2 de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT, el Libro Mayor puede ser llevado con un plazo mximo de atraso de tres (3) meses contados desde el mes siguiente de realizadas las operaciones.

LIBRO O REGISTRO VINCULADO A ASUNTOS

Mximo atraso permitido

Acto o circunstancia que determina el inicio del

TRIBUTARIOS LIBRO DIARIO Tres (3) meses

plazo para el mximo atraso permitido Desde el mes siguiente de realizadas las operaciones.

En todo caso de llevarse con un atraso mayor al antes indicado, ser aplicable la infraccin tipificada en el numeral 5 del artculo 175 del Cdigo Tributario la que seala que constituye infraccin, el llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes, los libros de contabilidad que se vinculen con la tributacin.

6. FORMATO A UTILIZAR E INFORMACIN MNIMA

Tradicionalmente el Libro Mayor no requera para su llevado de mayores formalidades que las establecidas en la Seccin Tercera del Libro Primero del Cdigo de Comercio. Sin embargo para efectos tributarios, con la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT, se ha establecido un formato especfico y una determinada informacin mnima para el mismo. En efecto, de acuerdo al artculo 13 de esta norma, a partir del 01.07.2010 el Libro Mayor debe estar integrado por el siguiente formato:

FORMATO Formato 6.1

DESCRIPCIN Libro Mayor

Precisa la citada norma que la informacin mnima a incluirse en este formato deber ser la siguiente: Fecha de la operacin. Nmero correlativo de la operacin en el Libro Diario, para los casos de Contabilidad Manual. Cuenta contable asociada a la operacin, segn lo siguiente: - Cdigo y/o denominacin de la cuenta contable, segn el Plan de Cuentas utilizado. - Denominacin de la cuenta contable. (El deudor tributario podr colocar esta informacin como datos de cabecera de considerarlo necesario). Glosa o descripcin de la naturaleza de la operacin registrada. Saldos y movimientos de la cuenta: - Saldo deudor, de ser el caso. - Saldo acreedor, de ser el caso. A efectos de mostrar esta nueva estructura del Libro Mayor, a continuacin presentamos a travs de un caso prctico, el formato y la informacin mnima de este libro. APLICACIN PRCTICA

APLICACIN PRCTICA
CASO: La empresa SILLAS DEL ORIENTE S.A.C. dedicada a la compra venta de computadoras y accesorios, ha realizado la siguiente venta de mercaderas, segn consta en el Libro Diario: FORMATO 5.1: LIBRO DIARIO (ver Imagen) Sobre el particular, nos piden ayuda para mayorizar esta operacin. SOLUCIN:

7. EXCEPCIN A LA INFORMACIN MNIMA

OBLIGACIN

DE OBSERVAR

EL

FORMATO

Y LA

En relacin a la obligacin de observar el Formato y la Informacin mnima del Libro Diario, es

importante recordar que la Sptima Disposicin Complementaria y Final de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT ha establecido ciertas excepciones para su aplicacin. En efecto, de acuerdo a la norma antes citada, la utilizacin de los formatos que debe contener cada libro y registro vinculado a asuntos tributarios es obligatorio, excepto, cuando los libros o registros son llevados mediante hojas sueltas o continas. Como se observa de lo anterior, slo en tanto se lleve el Libro Mayor en forma manual, existir la obligacin de observar el formato correspondiente, de lo contrario, en caso de llevar el Libro Mayor en Hojas sueltas o continuas, no existir la obligacin de observar el citado formato. De otra parte, y en cuanto a la informacin mnima, la referida stima disposicin complementaria y final tambin ha sealado que los deudores tributarios no obligados a incluir determinada informacin en un libro o registro podrn optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado con dicha informacin, las columnas en donde se deban consignar la referida informacin. Lo antes sealado, lo podramos resumir en el siguiente cuadro:

OBLIGACIN DE UTILIZAR LOS FORMATOS Cuando el Libro Mayor es llevado en forma manual Cuando el Libro Mayor es llevado mediante hojas sueltas o continas Es obligatoria No es obligatoria.

OBLIGACIN DE OBSERVAR INFORMACIN MNIMA Sujetos obligados a incluir informacin en el Libro Mayor toda la Es obligatoria Podrn optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado con dicha informacin, las columnas en donde se deban consignar la referida informacin

Sujetos no obligados a incluir determinada informacin en el Libro Mayor

Cajay Bancos 1. DEFINICIN

El Libro Caja y Bancos es un libro en el que se debe registrar mensualmente toda la informacin, proveniente del movimiento del efectivo y del equivalente de efectivo. Este libro puede ser llevado: a) De manera manual b) Utilizando hojas sueltas. En este ltimo caso, es importante recordar que el empaste de dichas hojas debe efectuarse hasta por un ejercicio gravable, dentro de los cuatro primeros meses del ejercicio gravable siguiente al que correspondan las operaciones.

2. OBLIGADOS A LLEVAR EL LIBRO MAYOR

nicamente estn obligados a llevar el Libro Caja y Bancos, los sujetos del Rgimen General del Impuesto a la Renta, que estn obligados a llevar contabilidad completa.

OBLIGACIN DE LLEVAR LIBROS Y REGISTROS CONTABLES RENTAS DE TERCERA CATEGORA Debern llevar como mnimo: Los perceptores de rentas de tercera categora cuyos ingresos brutos anuales no superen las 150 UIT. Los dems perceptores de rentas de (1) tercera categora RGIMEN ESPECIAL NUEVO RUS
(1)

RGIMEN GENERAL

Registro de Compras. Registro de Ventas. Libro Diario de Simplificado. Debern Completa llevar

Formato

Contabilidad

Personas Naturales, Sociedades Conyugales, Sucesiones Indivisas y Personas Jurdicas Personas Naturales y Sucesiones Indivisas, as como personas naturales no profesionales

Registro de Ventas e Ingresos. Registro de Compras. No estn obligados a llevar libros y registros contables.

Sujetos Obligados a llevar el Libro Caja y Bancos.

As se desprende de lo sealado en el artculo 65 de la Ley del Impuesto a la Renta, as como del artculo 12 de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT. Excepcin a su Llevado En caso el deudor tributario lleve sus libros o registros utilizando hojas sueltas o continuas, se encontrar exceptuado de llevar el Libro Caja y Bancos, siempre que su informacin se encuentre contenida en el Libro Mayor.

3. FORMALIDADES
a) Datos de Cabecera El Libro Caja y Bancos debe contar con los siguientes datos de cabecera: Denominacin del libro o registro. Perodo y/o ejercicio al que corresponde la informacin registrada.

 Nmero de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominacin y/o Razn Social de ste. No obstante lo anterior, si el citado libro es llevado en forma manual, bastar con incluir estos datos en el primer folio de cada perodo o ejercicio. b) Registro de las Operaciones Al efectuar el registro de las operaciones en el Libro Caja y Bancos, el sujeto obligado deber efectuar dicha anotacin: En orden cronolgico, De manera legible, sin espacios ni lneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras ni seales de haber sido alteradas. Utilizando el Plan Contable General vigente en el pas, a cuyo efecto se emplear cuentas contables desagregadas como mnimo al nivel de dgitos establecidos en dicho plan, Totalizando sus importes Utilizando los trminos VAN y VIENEN segn corresponda, al final y al inicio de cada folio respectivamente. Lo dispuesto en este punto no es exigible al Libro Caja y Bancos que se lleve en hojas sueltas o continuas. De no realizarse operaciones en un determinado perodo o ejercicio gravable se registrar la leyenda SIN OPERACIONES en el folio correspondiente. Lo dispuesto en este punto no es exigible al Libro Caja y Bancos que se lleve en hojas sueltas o continuas. En moneda nacional y en castellano, salvo los casos previstos en el numeral 4 del artculo 87 del Cdigo Tributario En folios originales, no admitindose la adhesin de hojas o folios.

4. OBLIGACIN DE LEGALIZAR
Adems de las formalidades sealadas en el punto anterior, debe considerarse que el Libro Caja y Bancos debe ser legalizado, por un notario o, a falta de stos, por un juez de paz letrado o juez de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratndose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalizacin podr ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.

5. PLAZO MXIMO DE ATRASO

De acuerdo al Anexo N 2 de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT, el Libro Caja y Bancos puede ser llevado con un plazo mximo de atraso de:

LIBRO O REGISTRO VINCULADO A ASUNTOS TRIBUTARIOS LIBRO CAJA Y BANCOS

Mximo atraso permitido Tres (3) meses

Acto o circunstancia que determina el inicio del plazo para el mximo atraso permitido Desde el primer da del mes siguiente a aquel en que se realizaron las

operaciones relacionadas con el ingreso o salida del efectivo o equivalente del efectivo. En todo caso, de llevarse con un atraso mayor al antes indicado, ser aplicable la infraccin tipificada en el numeral 5 del artculo 175 del Cdigo Tributario la que seala que constituye infraccin, el llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes, los libros de contabilidad que se vinculen con la tributacin.

6. FORMATO E INFORMACIN MNIMA

A partir del 01.07.2010 los contribuyentes obligados a llevar el Libro Caja y Bancos debern utilizar los siguientes formatos:

FORMATO Formato 1.1 Formato 1.2

DESCRIPCIN Libro Caja y Bancos Detalle de los movimientos del efectivo Libro Caja y Bancos Detalle de los movimientos de la cuenta corriente

En ese caso, la informacin mnima a ser consignada en cada formato, ser la siguiente: FORMATO 1.1: LIBRO CAJA Y BANCOS DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS DEL EFECTIVO Nmero correlativo del registro o cdigo nico de la operacin. Fecha de la operacin. Descripcin de la operacin registrada, que indique su naturaleza. De tratarse d e saldos, inicial o final, indicarlo en sta columna. En caso la(s) operacin(es) se encuentre(n) centralizada(s) en otro libro o registro vinculado a asuntos tributarios ser necesario nicamente su referenciacin. Cdigo y denominacin de la(s) cuenta(s) contable(s) asociada(s) que es(son) el origen o destino de la operacin, segn el Plan de Cuentas utilizado, tratndose de libros o registros llevados en forma manual. Saldos y movimientos: i) Saldo deudor, de ser el caso. ii) Saldo acreedor, de ser el caso. Totales. FORMATO 1.2: LIBRO CAJA Y BANCOS DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS DE LA CUENTA CORRIENTE Se deber incluir como datos de cabecera adicionales a los contemplados en el literal a) del artculo 6, la siguiente informacin: i) Nombre de la entidad financiera. ii) Cdigo de la cuenta corriente.

En todo caso, la informacin minima a considerar en este formato ser la siguiente: Nmero correlativo del registro o cdigo nico de la operacin. Fecha de la operacin. Medio de pago utilizado. Descripcin de la operacin; opcionalmente se podr consignar en esta columna, en forma literal, el medio de pago utilizado, en cuyo caso no ser necesario utilizar la columna sealada para registrar la informacin que corresponde al punto anterior. Apellidos y Nombres, Denominacin o Razn Social del girador o beneficiario. En esta columna se indicarn los saldos, inicial o final, y de tratarse de operaciones mltiples se podr consignar como concepto el trmino varios. Nmero de la transaccin bancaria, nmero del documento sustentatorio o nmero de control interno de la operacin. Cdigo y denominacin de la(s) cuenta(s) contable(s) asociada(s) que es(son) el origen o destino de la operacin, segn el Plan de Cuentas utilizado, tratndose de contabilidad manual. Saldos y movimientos: i) Saldo deudor, de ser el caso. ii) Saldo acreedor, de ser el caso. Totales.

APLICACIN PRCTICAN PRCTICA

La empresa INVERSIONES SAN JUAN S.A.C. dedicada a la compra venta de computadoras y accesorios, ha realizado las siguientes operaciones durante el mes de Julio del 2010: Con fecha 01.07.2010 el saldo del dinero en efectivo es depositado en cuenta corriente. Con fecha 05.07.2010 gira el cheque N 001 para cancelar l a factura N 001-1980 de su proveedor JOBS S.A.C. por un monto de S/. 25,000. Con fecha 12.07.2010 realiza la cobranza en efectivo de la factura N 001 -0200 por S/. 50,000. El integro del dinero cobrado es depositado posteriormente en cuenta corriente. Con fecha 20.07.2010 se gira el cheque N 002 por S/. 5,000 para el pago del IGV del perodo Junio 2010. En relacin a estas operaciones, nos piden ayuda para mayorizar esta operacin. Considerar que al inicio del perodo, el saldo de efectivo es S/. 26,000, en tanto que el saldo de la cuenta corriente es S/. 34,000. SOLUCIN: De acuerdo a los supuestos que nos propone la empresa INVERSIONES SAN JUAN S.A.C, el llenado del Libro Caja y Bancos sera el siguiente:

7. EXCEPCIN A LA INFORMACIN MNIMA

OBLIGACIN

DE OBSERVAR

EL

FORMATO

Y LA

En relacin a la obligacin de observar el Formato y la Informacin mnima del Libro Caja y Bancos, es importante recordar que la Sptima Disposicin Complementaria y Final de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT ha establecido ciertas excepciones para su aplicacin. En efecto, de acuerdo a la norma antes citada, la utilizacin de los formatos que debe contener cada libro y registro vinculado a asuntos tributarios es obligatoria, excepto, cuando los libros o registros son llevados mediante hojas sueltas o continas. Como se observa de lo anterior, slo en tanto se lleve el Libro Caja y Bancos en forma manual, existir la obligacin de observar el formato correspondiente, de lo contrario, en caso de llevar el Libro Caja y Bancos en Hojas sueltas o continuas, no existir la obligacin de observar el citado formato. De otra parte, y en cuanto a la informacin mnima, la referida sptima disposicin complementaria y final tambin ha sealado que los deudores tributarios no obligados a incluir determinada informacin en un libro o registro podrn optar por no incorporar en el formato del libro o registro

relacionado con dicha informacin, las columnas en donde se deban consignar la referida informacin. Lo antes sealado, lo podramos resumir en el siguiente cuadro:

OBLIGACIN DE UTILIZAR LOS FORMATOS Cuando el Libro Caja y Bancos es llevado en forma manual Cuando el Libro Caja y Bancos es llevado mediante hojas sueltas o continas Sujetos obligados a incluir toda la informacin en el Libro Caja y Bancos Sujetos no obligados a incluir determinada informacin en el Libro Caja y Bancos Es obligatoria No es obligatoria.

OBLIGACIN DE OBSERVAR INFORMACIN MNIMA Es obligatoria Podrn optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado con dicha informacin, las columnas en donde se deban consignar la referida informacin.