11

MODUL

KOMUNIKASI BISNIS (3 SKS)

POKOK BAHASAN :

LAPORAN BISNIS
Oleh : Rr. Niken Purbasari, SE, M.Si.

FAKULTAS PROGRAM STUDI TAHUN AKADEMIK

: EKONOMI : S1 AKUNTANSI/MANAJEMEN : 2007/2008

DESKRIPSI
Kemampuan menulis dengan cara yang baik dalam menjalankan kegiatan bisnis perusahaan merupakan bagian yang sangat penting. Sering sekali kemampuan membuat keputusan didukung dengan kemampuan menulis dengan benar karena dipengaruhi oleh cara berpikir dengan benar, jelas dan kreatif. Laporan yang baik penitng untuk menjaga bisnis tetap berada di jalurnya, dan bahwa penulisan laporan yang baik sangat berharga. Laporan bisnis yang baik sekurang-kurangnya dapat dengan jelas diketahui jenis laporannya, maksudnya, isinya, serta apa yang dikehendaki oleh laporan tersebut.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Rr. Niken Purbasari, SE, M.Si KOMUNIKASI BISNIS

TUJUAN INTRUKSIONAL
Setelah mengikuti kuliah ini diharapkan mahasiswa dapat : 1. Memahami dan mampu menjelaskan pengertian laporan bisnis dan mengapa bisnis membutuhkan laporan. 2. Memahami dan mampu menjelaskan bagaimana mempersiapkan dan mengorganisasikan penulisan laporan bisnis.

MATERI PEMBAHASAN
1. 2. Arti Penting Laporan Bisnis. Penulisan Laporan Bisnis.

11.1

Arti Penting Laporan Bisnis.

Berbagai peristiwa dan informasi terus berkembang dalam proses pelaksanaan

kegiatan organisasi bisnis atau perusahaan. Sering para manajer memerlukan bantuan orang lain untuk mengumpulkan berbagai peristiwa dan informasi dalam bentuk laoran bisnis sebagai dasar untuk melakukan analisa dan membuat berbagai keputusan bisnis. Bisnis atau perusahaan melihat laporan sebagai dokumen factual, obyektif untuk tujuan bisnis tertentu. Laporan bisnis merupakan alat manajerial yang dimaksudkan untuk memberi informasi atau memberi kontribusi pada pembuatan keputusan dan proses untuk memecahkan masalah, maka laporan ini harus akurat, lengkap dan tidak bias.. sasaran dalam menyusun laporan adalah membuat informasi sejelas dan semudah mungkin untuk digunakan pembaca. Waktu sangat berharga bagi pembaca karena itu menulis laporan bisnis harus dapat memberitahu pembaca apa yang perlu mereka ketahui. Penekanan ini perlu dilakukan untuk menghindari kesalahan Laporan interpretasi atau yang menjadi fokus pembahasan dalam tulisan ini adalah laporan bisnis (business report). kesalahkaprahan dalam memahami laporan itu sendiri. Sebab bisa jadi laporan bisnis

memiliki kekhasannya tersendiri apabila dibandingkan dengan bentuk-bentuk laporan yang lain. Laporan adalah penyampaian informasi dari petugas/pejabat tertentu kepada petugas atau pejabat lain dalam suatu sistem administrasi. Dalam praktiknya, petugas pelapor

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Rr. Niken Purbasari, SE, M.Si KOMUNIKASI BISNIS

maupun petugas yang dilapori dapat terdiri atas satu orang dan dapat pula berupa satu tim (Finoza, 2003:123) Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam Purwanto (2003:203) mendefinisikan laporan bisnis sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. Hampir senada dengan itu, Himstreet dan Bety dalam bukunya Business Communications mendefinisikan laporan bisnis sebagai suatu pesan-pesan yang objektif, tersusun teratur yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari suatu institusi/lembaga ke lembaga yang lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah (Purwanto, 2003:203). Haryani (2001:196) mendefinsiskan laporan bisnis sebagai alat manajerial yang dalam pembuatan keputusan para manajer dan eksekutif tergantung pada informasi yang akurat, sehingga keputusan yang diambil lebih rasional. Misalnya, sebelum suatu bank memutuskan akan membuka cabang baru, maka pejabat bank tersebut perlu mengetahui apakah cabang baru tersebut layak didirikan atau tidak. Berdasarkan beberapa definisi di atas, beberapa karakteristik yang menjadi landasan dalam laporan bisnis, diantaranya: 1. Netral, artinya tidak ada fakta yang disembunyikan untuk kepentingan tertentu atau untuk golongan tertentu, atau dalam ungkapan lain disebut apa adanya. 2. Tidak memihak, artinya laporan bisnis disajikan untuk kepentingan bersama, tidak untuk pihak tertentu, atau tidak untuk menguntungkan salah satu pihak. 3. Objektif, artinya laporan bisnis disajikan berdasarkan fakta-fakta yang objektif yang tidak melalui proses rekayasa. 4. Menyampaikan informasi baik ke dalam (intern) maupun ke luar (ekstern, artinya laporan dibuat dan disajikan untuk kepentingan informasi bagi pihak-pihak yang memerlukan (berkepentingan) baik mereka yang berasal dari dalam organisasi mapun dari luar organisasi. 5. Untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan, artinya laporan bisnis yang dibuat dapat digunakan sebagai data atau informasi yang sangat berguna dalam upaya memecahkan persoalan yang dihadapi mauoun untuk pengambilan keputusan. Di dalam suatu organisasi penyampaian laporan umumnya dilakukan oleh bawahan kepada atasan. Di mana, dalam kegiatan pelaporan terkandung empat fungsi, yaitu: 1. Fungsi informatif, mengandung pengertian bahwa laporan berguna sebagai sumber informasi bagi pejabat yang melaksanakan tugas-tugasnya. 2. Fungsi pertanggungjawaban, berarti laporan merupakan pertanggung-jawaban dari pelapor mengenai hal-hal yang dilaporkannya.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Rr. Niken Purbasari, SE, M.Si KOMUNIKASI BISNIS

3. Fungsi pengawasan, berarti dengan adanya laporan dari bawahan, atasan telah ikut mengawasi hal yang dilaporkan walaupun atasan tidak melihat faktanya dengan mata kepala sendiri 4. Fungsi pengambilan keputusan, mengandung makna laporan dari bawahan dapat dipergunakan oleh atasan untuk bahan pengambilan keputusan (Finoza, 2003:124). Menurut Purwanto (2003:204), bagi sebuah perusahaan, penulisan laporan bisnis (business report) digunakan untuk berbagai keperluan, diantaranya: 1. Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan. Misalnya, laporan operasional, laporan kegiatan personal. 2. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya, kebijakan penempatan posisi kerja. 3. Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi perusahaan. Misalnya, laporan pajak, laporan analisis dampak lingkungan, dan laopran ketenagakerjaan (perburuhan). 4. Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal maupun eksternal. Misalnya, laporan perkembangan dan laporan akhir suatu kegiatan. 5. Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusankeputusan atas isu-isu tertentu. Misalnya, laporan penelitian/riset, laporan justifikasi. 6. Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. Misalnya, proposal penjualan.

Agar dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi yang efektif, sebuah laporan sekurang-kurangnya harus memenuhi 6 syarat, yaitu (1) lengkap, (2) jelas, (3) benar, (4) sistematis, (5) objektif, dan (6) tepat waktu.
Penggolongan Laporan Bisnis. Laporan Atas Dasar Maksud/Tujuan. 1. Laporan Informatif Laporan ini berbentuk informasi yang didukung oleh suatu rincian tanpa analisis atau rekomendasi. Laporan informatif adalah laporan yang hanya bersifat memberi informasi kepada pimpinan atau petugas/pejabat yang dilapori agar ia memperoleh tentang gambaran suatu masalah sehingga ia dapat mengikuti perkembangan dengan baik. 2. Laporan Rekomendasi

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Rr. Niken Purbasari, SE, M.Si KOMUNIKASI BISNIS

Istilah rekomendasi berarti pendapat berupa penilaian tentang suatu hal atas dasar pengamatan semata, bukan atas dasar penelitian yang mendalam. Rekomendasi juga dapat diartikan sebagai usul yang tidak mengikat. Laporan rekomendasi adalah laporan yang disamping menyampaikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor, misalnya dengan mengemukakan alasan atau sebab terjadinya informasi yang dilaporkan dengan tujuan pokok memberikan rekomendasi mengenai suatu masalah. 3. Laporan Analistis Laporan ini disamping memberikan informasi kepada pimpinan, juga dimaksudkan untuk memberikan sumbangan analisis yang matang. 4. Laporan Pertanggungjawaban Laporan petanggungjawaban dimaksudkan untuk memberikan pertanggungjawaban atas tugas atau wewenang yang telah dilimpahkan aoleh atasan. Laporan ini memberi gambaran tentang pekerjaaan yang masih perlu diselesaikan, atau evaluasi pekerjaan yang telah rampung. Karena itu, laporan pertanggungjawaban kadang-kadang dapat juga disebut laporan kemajuan (progress report). 5. Laporan Kelayakan (Feasibiliry Report) Laporan ini menganalisis suatu situasi atau maalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak. Di dalam laporan ini berbagai alternatif dianalisis, kemudian ditentukan mana yang terbaik. Untuk sampai kepada pilihan layak atau tidak, biasanya dilakukan study kelayakan (feasibility study). Laporan dari Segi Bentuknya 1. Laporan Berbentuk Memo Bentuk memo digunakan bila isi laporan pendek. Laporan yang pendek biasanya memuat garis besar permasalahn atau hal yang pokok saja. Laporan berbentuk memo hanya digunakan untuk keperluan intern organisasi. Laporan boleh berbentuk memo bila ditunjukn kepada pejabat dalam lingkungan intern organisasi. 2. Laporan Berbentuk Surat Laporan ini dibuat dalam bentuk surat biasa. Isinya lebih panjang dari memo, kira-kira satu sampai tiga, atau paling banyak lima halaman (kuarto atau folio), Surat, umumnya ditujukan pihak luar. pikiran yang menyangkut informasi yang dilaporkan. Sumbangan pikiran itu berupa pendapat dan saran dari pelapor setelah ia melakukan

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Rr. Niken Purbasari, SE, M.Si KOMUNIKASI BISNIS

3. Laporan Berbentuk Naskah Laporan dalam bentuk naskah dapat pendek atau panjang. Laporan yang sangat panjang, bila perlu dibuat dalam bentuk buku. Untuk penyampaiannya mutlak diperlukan memo atau surat pengantar. (Manuskrip, laporan formal dengan beberapa sampai ratusan halaman). 4. laporan berbentuk formulir digunakan untuk mengisi bagian yang kosong. Pada umumnya relative pendek (lima halaman atau kurang) dan dipakai untuk infromasi rutin, terutama informasi numeric/menandatangani laporan. 5. Laporan Berbentuk Campuran Yang dimaksud dengan bentuk campuran adalah laporan berbentuk campuran antara naskah dengan memo atau antara naskah dengan surat. Jadi , laporan berbentuk campuran tidak lain dari laporan berebntuk memo atau surat yang isinya lebih kompleks sehingga harus dipadukan dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian-bagiannya lebih mudah dilakukan.

11.2

Penulisan Laporan Bisnis.

Bahan penyusunan laporan adalah data dan fakta. Dalam proses pengumpulan data

dan fakta. Penulisan harus melakukan penelitian yang seksama. Ia harus hati-hati dan cermat memperhatikan dan mencatat hal-hal dan semua kejadian yang ditemui dan diamatinya sehingga ia megetahui permasalahan secara menyeluruh. Langkah selanjutnya adalah mengolah data dan fakta itu menjadi informasi. Informasi inilah yang akan disusun dengan memperhatikan prinsip-prinsip komposisi, yaitu menetapkan topik, merumuskan tujuan, membuat kerangka atau outline dan barulah menulis laporan yang dimaksud. Proses Penyusunan Laporan-Usulan 1. Merencanakan laporan dan usulan. 2. Mengorganisasikan laporan dan usulan. 3. Menulis laporan dan usulan. A. Merencanakan laporan dan usulan, dilakukan dengan memperhatikan faktor-faktor berikut ; (1) Menetapkan masalah, menetapkan masalah tertentu yang akan dipecahkan dalam laporan, menguraikan masalah menjadi factor-faktornya lebih efektif untuk memberri batasan dan gunakan format garis besar ketika menguraikan masalah yang kompleks. (2) Menyusun pernyataan tujuan, pernyataan tujuan untuk laporan analitis sering lebih kompleks dibandingkan laporan informatif. (3)

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Rr. Niken Purbasari, SE, M.Si KOMUNIKASI BISNIS

Menyiapkan rencana kerja, yang menjelaskan apa saja tugas yang harus dilakukan, perkiraan waktu dan urutan yang diperlukan dan daftar sumber informasi yang akan digunakan. (4) Mengumpulkan menganalisis, mengintrepretasikan data, menarik kesimpulan dan usul. B. Mengorganisasikan laporan dan usulan laporan disusun dengan memperhatikan halhal berikut ; (1) Memenuhi kebutuhan pihak penerima, kenali pertanyaan utama yang jawabannya diinginkan pihak penerima.(2) Memilih pendekatan langsung atau tidak langsung, pendekatan waktu menghemat waktu dan membuat laporan lebih mudah dipahami pembaca karena menyampaikan gagasan utama lebih dahulu. Pendektan tidak langsung membantu mengatasi penolakan dengan mempertahankan gagasan utama sampai bagian akhir dari laporan. Kedua pendekatan ini memiliki kelebihan sehingga sering digunakan kedua secara bersama, dengan meletakan kesimpulan dan rekomendasi di tengah laporan. (3) Memutuskan format dan panjang, dengan memilih salah satu format laporan, panjangnya laporan tergantung pada subyek, tujuan dan hubungan penulis laporan dengan penerima laporan. Laoran pendek umum digunakan untuk laporan rutin. (4) Membuat struktur laporan informatif/analisis. C. Menulis laporan dan usulan, mengorganisasikan materi yang dikumpulkan menjadi urutan logis yang memenuhi kebutuhan pihak penerima, perlu mempertimbangkan hal-hal berikut ; (1) Memilih tingkat formalitas yang tepat. (2) Menetapkan perspektif waktu. (3) Membantu pembaca memahami struktur laporan. Kesimpulan dan Rekomendasi. Kesimpulan adalah interpretasi fakta. Penulisan kesimpulan dalam laporan bisnis yang baik dipengaruhi unsur-unsur berikut ; (1) Kesimpulan harus memenuhi pernyataan tujuan semula. (2) Kesimpulan harus berdasarkan informasi yang disertakan laporan. (3) Kesimpulan harus logis. Kesimpulan, berisi evaluasi fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi penulis. Rekomendasi adalah saran untuk tindakan Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat. Rekomendasi yang baik disyaratkan oleh adanya kepraktisan, dapat diterima pembaca, dan cukup menjelaskan rincian bagi pembaca untuk diambil tindakan. 6 langkah menghasilkan rekomendasi yang baik :

Menetapkan dan membatasi masalah. Menganalisis masalah dan mengumpulkan data mengenai hal itu. Menetapkan kriteria untuk penyelesaian yang mungkin. Sumbang saran untuk kemungkinan penyelesaian. Pilih kemungkinan penyelesaian terbaik.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Rr. Niken Purbasari, SE, M.Si KOMUNIKASI BISNIS

Implementasi penyelesaian terbaik.

Contoh Kesimpulan dan Rekomendasi

Saya menyimpulkan bahwa, atas dasar catatan kinerja dan harga saat ini, Saya merekomendasikan bahwa kita menulis surat kepada direktur utama mengenai

perusahaan ini amat menarik untuk dibeli.

pembelian perusahaannya dengan penawaran 10 persen premium di atas nilai pasar dari sahamnya. Pada tahap pemilihan struktur penulisan laporan, pemilihan struktur laporan informatif dapat dikembangkan berdasarkan susunan berikut ini :

Menurut tingkat kepentingan. Menurut urutan (proses/langkah 1,2,3..). Menurut kronologis, rangkaian peristiwa. Menurut orientasi ruang, cara kerja benda, uraian kiri kanan, atas bawah. Menurut kategori. berdasarkan susunan :

Sedangkan penyusunan laporan bisnis dengan struktur laporan analitis dapat dikembangkan Menurut kesimpulan. (pendekatan langsung) Menurut rekomendasi.(pembaca ingin mengetahui apa yang harus dikerjakan) Menurut argumen logis. (pendekatan tidak langsung) dengan mencantumkan komponen-komponen berikut :

Penyelesaian penulisan laporan dan usulan formal, umumnya disusun Komponen Laporan Formal, sbb : Pendahuluan.

Sampul, lembar judul, halaman, surat penugasan dan surat penerimaan, surat Teks Laporan. Introduksi, isi, ringkasan, kesimpulan, rekomendasi, dikumentassi sumber. Bagian Tambahan Lampiran dan indeks (daftar menurut abjad tentang nama, tempat, subjek yang Komponen Usulan Formal, sbb : Pendahuluan. Sampul, lembar judul, halaman judul, daftar isi dan daftar ilustrasi sama dengan

pengantar, daftar isi, daftar ilustrasi, sinopsis atau ringkasan eksekutif.

disebut dalam laporan)

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Rr. Niken Purbasari, SE, M.Si KOMUNIKASI BISNIS

laporan formal, tetapi sedikit perbedaan pada pendahuluan tergantung usulan diminta atau tidak diminta.

Teks Usulan. Introduksi, isi, ringkasan/kesimpulan.

Contoh: Laporan Informatif Berbentuk Campuran Memo dan Naskah PT PERKASA UTAMA. Jl. Majapahit No. 99 Jakarta

MEMORANDUM
Kepada : Bapak Antoni Dari Ref. Hal : Raharjo Ramlan : spd/34/1999 : Laporan Perjalanan ke Singapura Tgl. 12 s.d. 25 Mei 1999 Sesuai dengan instruksi bapak, saya telah melakukan perjalanan ke Singapura dan telah mengunjungi perusahaan-perusahaan: (1) Orion Trading Inc.; (2) David & Co.; (3) Pacifik Manufactures Inc.; (4) National Import Inc. Uraian Kegiatan (1) Orion Trading Inc. a. Perusahaan ini telah menjadi pelanggan kita selama 15 tahun. Perusahaan ini selalu berusaha mempromosikan produk kita di kawasan Singapura dan Malaysia. b. Mr. T.L. Chiang, manajer Orion, mengatakan perusahaan-perusahaannya ingin mengmpor lebih banyak jeans dari kita. Bahkan, mereka ingin menjadi agen tunggal kita untuk kawasan Singapura dan Malaysia. (2) David Co. a. Perusahaan ini telah menjadi pelanggan kita selama 10 tahun, tetapi dua thaun belakangan ini jumlah nilai order mereka terus menerun. Saya menanyakan sebabnya kepada manajer Albert Donovan, akan tetapi tidak mendapat jawaban yang memuaskan. b. Dari percakapan saya dengan beberapa anggota Kadin setempat saya mengambil kesimpulan bahwa perusahaan ini sedang mengalami kesulitan keuangan.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Rr. Niken Purbasari, SE, M.Si KOMUNIKASI BISNIS

(3) Pasifik Manufactures Inc. a. Saya mengunjungi pabrik di Kawasan Industri Jurong. Saya sangat terkesan oleh kualitas barang elektronik yang mereka produksi untuk ekspor. b. Mereka ingin sekali meningkatkan ekspor produk tersebut ke Indonesia dan mereka sedang mencari agen yang bisa diandalkan. c. Saya sarankan agar kita meminta keterangan mengenai syarat-syarat yang mereka tawarkan bagi keagena itu. (4) National Import Inc. a. Perusahaan ini baru dibuka tahun lalu dengan dukungan dana dari China Bank. Karena itu, mereka memiliki posisi yang kokoh. b. Mereka ingin membuka hubungan bisnis dengan kita. Saya rasa kesempatan ini jangan dilewatkan karena prospeknya cukup baik. Saya anjurkan agar kita secepat mungkin mengajukan syarat-syarat yang menarik bagi mereka. (5) Saya kembali ke jakarta tgl. 26 Mei 1999 dan besoknya langsung menulis surat kepada perusahaan di atas untuk menyampaikan terima kasih. Saya juga memberitahukan akan mengirim berita mengenai produk kita yang baru. (6) Sebaiknya hal-hal di atas kita bicarakan lebih lanjut Demikianlah laporan saya. Atas perhatian Bapak, saya ucapkan terima kasih.

Jakarta, 4 Juni 1999

Pelapor Raharjo Ramlan

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Rr. Niken Purbasari, SE, M.Si KOMUNIKASI BISNIS

Contoh: Laporan Berbentuk Surat

Jl. Diponegoro 7, Jakarta 10120 Indonesia PT ANGKASA Plain Paper Copier * Business Machine*Reprographic*Drafting Equipment
No. : 062/INT-NS/XI/1999 Kepada yang terhormat Direktur ANGKASA Jl. Diponegoro No. 7 Jakarta 10120 Jakarta, 25 November 1999

Hal: Laporan Kerusakan pada Kantor Pusat ANGKASA Berdasarkan instruksi Bapak tanggal 20 November 1999 untuk memeriksa kerusakan pada kantor pusat ANGKASA, dengan ini kami laporkan hasil pemeriksaan kami sebagai berikut. 1. Seluruh dinding bagian dalam perlu dicat kembali karena warnanya sudah kusam. 2. Mesin AC sentral perlu segera di-service karena fungsinya tidak normal. 3. Karpet di kamar direktur perlu diganti karena sudah usang. 4. Kunci pintu belakang perlu diganti dengan yang kuat karena mudah dibuka dengan paksa. 5. Wastafel di kantin perlu segera diganti karena sudah rusak. Kami menunggu instruksi Bapak selanjutnya. Hormat kami Sumitro Joyoprono Manajer Umum

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Rr. Niken Purbasari, SE, M.Si KOMUNIKASI BISNIS