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ATENCIN SEOR RECTOR: El ICFES solicita que en la convocatoria de SABER PRO del 27 de octubre de 2013, inscriba a todos los

estudiantes de programas profesionales que en 2014 completarn sus requisitos de grado. Lo anterior en razn a que a partir de 2014 SABER PRO se aplicar una vez al ao, en el mes de noviembre. El ICFES determinar el procedimiento a seguir para que los estudiantes que por motivos excepcionales no puedan presentar la prueba en 2013, lo hagan antes del 30 de junio de 2014. Dichos casos debern ser presentados al ICFES por las IES respectivas a ms tardar el 30 de enero de 2014. SABER PRO para programas tcnicos y tecnolgicos se aplicar en junio y noviembre de 2014. Recuerde que el Pre-Registro y el pago del examen constituyen NICAMENTE la primera etapa del proceso de inscripcin, por tanto no son suficientes para obtener la citacin al examen, es necesario completar las dems etapas del proceso. A continuacin se describen de manera general todos los pasos que debe seguir la Institucin para garantizar que los estudiantes sean correctamente citados para presentar el Examen de calidad de la educacin superior, SABER PRO el prximo 27 de octubre de 2013. Por favor tenga en cuenta que si el estudiante no se recibe el nmero de la transaccin que le confirma que el registro fue exitoso, deber diligenciar nuevamente el formulario.

PASOS

PASO 1: PRE-REGISTRO

DESCRIPCIN Este ao la combinacin de mdulos que conformarn el examen a ser presentado por sus estudiantes, puede ser seleccionado directamente por el Programa Acadmico, ingresando al pre-registro con el mismo usuario que manejan en el registro. Si la Universidad prefiere seguir manejando el pre-registro de manera centralizada, podr hacerlo ingresando con el usuario general de la Institucin, que comienza por las letras EK. Todos los Programas debern presentar la prueba de Competencias Genricas y una combinacin de mdulos de COMPETENCIAS ESPECFICAS. De acuerdo con el perfil del Programa Acadmico, en el pre registro aparecer predeterminada la

RUTA

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y en la parte derecha de la pantalla en Segunda Convocatoria SABER PRO / Instituciones de Educacin Superior Ingrese aqu a realizar el pre-registro

PASO 2: RECAUDO Opcin 1: descarga de instructivo para pago presencial

combinacin de mdulos de COMPETENCIAS ESPECFICAS en los que se evaluarn a los estudiantes. Sin embargo, si la persona responsable desea modificar la combinacin que se encuentra predeterminada, puede escoger una nueva combinacin, seleccionando o deseleccionando los correspondientes mdulos, segn sea el caso. Los Grupos de Referencia y los Mdulos de Competencias Especficas Comunes que componen cada examen y su correspondiente descripcin los podr consultar en la pgina Web Institucional, ingresando a SABER PRO y luego a Informacin general/ Estructura general del examen. Si el Programa desea modificar el Grupo de Referencia pre determinado debe enviar la solicitud y la respectiva justificacin al ICFES, para que se estudie la viabilidad del cambio. La persona encargada del proceso en cada Institucin debe tener claro cuntos cupos requiere por cada Programa y cul es el usuario y contrasea, ya que estos datos se le pedirn para que pueda descargar el instructivo de pago. Es importante que al momento de la descarga se ingrese un correo electrnico y un nmero de celular, para que el ICFES pueda comunicarse con el Programa durante la convocatoria y generar alertas oportunamente. Para el pago en el Banco Popular es necesario presentar el instructivo impreso y legible, preferiblemente en impresora lser. En caso de que la impresin no sea en impresora lser el cajero debe digitar el cdigo de barras, de ninguna manera puede rechazar el pago. Si el primer da de recaudo la Universidad ya ha reunido el valor de

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un buen grupo de estudiantes pero an le faltan otros, puede descargar y pagar el instructivo de la cantidad de estudiantes que ya dieron el dinero, y continuar el recaudo de los dems, estableciendo una fecha interna de cierre, para garantizar que puede pagar antes de que termine el plazo. De esta manera se puede avanzar con el registro de las personas que hicieron a tiempo el pago. Cada pago debe hacerse con un instructivo diferente. Si un mismo instructivo se paga varias veces, el sistema slo activar los cupos comprados en el primer pago. Con una sola transaccin (cheque de gerencia, efectivo) se pueden pagar varios instructivos DIFERENTES. Para el pago electrnico debe ingresar a la descarga del instructivo de pago y seleccionar el modo de pago: PAGO EN LNEA. Luego le aparecer la pantalla para ingresar los datos de la cuenta desde la cual se va a debitar el valor. Es importante tener en cuenta que no se admiten pagos con tarjeta de crdito. Una vez concluya la transferencia debe conservar el nmero de transaccin. El registro se puede realizar una hora despus del pago. Consulte el video institucional que est disponible en nuestra pgina web, acerca del servicio de pago en lnea. Despus del pago, el sistema enviar al correo electrnico que report, el nmero de referencia para el registro y el paso a paso de todo el proceso. La persona encargada del Programa debe ingresar a la plataforma de registro los nombres y documentos completos y correctos de los estudiantes por los cuales hizo el pago del instructivo. El documento de

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PASO 2: RECAUDO Opcin 2: pago por medios electrnicos

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PASO 3: AUTORIZAR LOS ESTUDIANTES

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identidad debe estar vigente, por cuanto el estudiante deber presentarlo el da del examen. Si desea hacer autorizacin de los estudiantes a travs de archivo plano puede consultar la Gua publicada en la pestaa de Atencin al Ciudadano. Es importante tener en cuenta que el sistema rechazar la autorizacin por archivo plano de los estudiantes que hayan presentado la prueba en semestres anteriores. Despus de que los datos bsicos del estudiante ya estn en el sistema, es necesario diligenciar para cada uno el formulario de 34 preguntas. El Programa puede decidir si ese formulario lo diligencia el mismo estudiante (opcin 1) o si el formulario lo diligencia un funcionario de la Institucin (opcin 2) Para la opcin 1, el Programa, despus de autorizar los estudiantes, debe consultar la contrasea que el sistema le asign a cada uno y entregrsela de manera personal y confidencial, para que cada estudiante pueda ingresar a la plataforma y diligenciar su inscripcin. Las contraseas se consultan ingresando por el botn VER AUTORIZADOS. En ningn caso las contraseas se deben hacer pblicas. Si el nombre o el documento de un estudiante autorizado se modifica, inmediatamente cambiar la contrasea asignada, y se le deber informar al estudiante la nueva contrasea. Es necesario informar claramente a los estudiantes la fecha lmite para llenar el formulario y las consecuencias de no hacerlo dentro del plazo.

Autorizar Estudiantes

PASO 4: REGISTRAR ESTUDIANTES OPCIN 1: el mismo estudiante diligencia el formulario de registro

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Para ingresar al mdulo de REGISTRO el sistema le pedir que digite el nmero de documento de identidad y la contrasea que le asign el sistema en la autorizacin. Al finalizar el registro, el estudiante recibir un nmero de transaccin, si no lo recibe quiere decir que el registro NO fue exitoso, y por tanto hay que diligenciar nuevamente el formulario. El funcionario de la Institucin debe controlar el registro para identificar oportunamente quines faltan por completar la inscripcin, para ello puede ingresar al botn VER INSCRITOS Si un funcionario de la Universidad va a asumir directamente la responsabilidad de diligenciar el formulario de 34 preguntas de cada estudiante, debe descargarlo previamente de la pgina del ICFES y entregarlo a cada alumno para que consigne con letra clara la informacin que all se pide. Cuando el funcionario tenga ya los formularios impresos diligenciados debe ingresar por el botn de VER AUTORIZADOS y hacer clic en el botn REG, para ingresar al formulario de cada estudiante. Al finalizar el formulario, el sistema le arrojar una ficha resumen con los datos bsicos de la inscripcin, el funcionario debe leerlos con atencin. Si hay algn dato que corregir (municipio de presentacin) puede devolverse nuevamente y hacer el ajuste. Si la informacin del resumen es correcta, se debe hacer clic en el botn ENVIAR, y esperar un momento para recibir la notificacin del nmero de la transaccin. Si no se recibe el nmero de la transaccin,

PASO 4: REGISTRAR ESTUDIANTES OPCIN 2: el Programa diligencia el formulario de registro de cada estudiante

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PASO 5: DESCARGAR CITACIN

PASO 6: PRESENTAR EL EXAMEN

quiere decir que el registro NO fue exitoso, y por tanto hay que diligenciar nuevamente el formulario. El funcionario de la Institucin debe controlar el registro para identificar oportunamente quines faltan por completar la inscripcin en VER INSCRITOS El da 11 de octubre de 2013 se publicarn las citaciones al examen para que cada estudiante conozca el sitio en el que debe presentar la prueba. Las citaciones las puede descargar la Universidad y entregrselas a cada alumno o dar la opcin de que cada estudiante ingrese con su nmero de identificacin y descargue su citacin. Cada estudiante, antes del da del examen (27 de octubre de 2013) debe visitar el lugar al cual est citado para confirmar la ruta de acceso y as asegurarse de llegar puntualmente el da de la aplicacin. La Universidad debe advertirles a los estudiantes que slo podrn ingresar al saln un lpiz, un borrador, un tajalpiz y el documento de identidad vigente. No se permitir el ingreso al examen a quienes porten elementos diferentes a los autorizados. Los estudiantes de todos los Programas Acadmicos debern presentar la prueba de Competencias Genricas en la sesin de la maana y en la tarde podrn presentar los mdulos especficos que su Programa Acadmico haya seleccionado en el PRE REGISTRO. El da de la aplicacin, los estudiantes que estuvieron presentes en la totalidad de las sesiones a las que fueron citados, recibirn la certificacin de asistencia. Cinco das despus del Examen, las Instituciones de Educacin Superior podrn verificar la autenticidad de dichas

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PASO 7: DESCARGAR EL RESULTADO

certificaciones a travs de www.icfesinteractivo.gov.co El 14 de febrero de 2014 el estudiante podr consultar los resultados del examen ingresando el documento de identidad con el que se registr. La interpretacin de los resultados aparece en el cono inferior derecho del informe individual.

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Haga su pago y registro dentro de los plazos. Recuerde que no se hacen reembolsos ni reserva de cupos. El valor equivalente a los cupos pagados y no utilizados completamente en el perodo ordinario, se reconvertir automticamente al inicio del perodo extraordinario, en menos cupos, al dividirlo en la nueva tarifa. La reconversin aplica nica y exclusivamente cuando el valor equivalente a los cupos pagados y no utilizados completamente es igual o mayor a un cupo completo de tarifa extraordinaria, los valores de fraccin de cupo no se reembolsan ni se convierten. Ms informacin: www.icfesinteractivo.gov.co / AYUDA Para soporte al proceso de registro el ICFES pone a disposicin de las Instituciones Educativas la Lnea Gratuita Nacional 018000 11 08 58 y la Lnea Local 3077008, de lunes a viernes, de 7a.m. a 7p.m.