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Segn lo disponen las normas del decreto 2649 de 1993 (en especial las contenidas en los art.

48, 52, 76 y 123), los entes econmicos obligados a llevar contabilidad y que incurran en gastos por pagos laborales, debern efectuar mensualmente la respectiva provisin para reconocer los pasivos que en materia de de pagos a la seguiridad social, pagos parafiscales y prestaciones sociales y que se originan sobre los mencionados pagos laboralesCuando el ente econmico cuenta con un software de Contabilidad que incluya un modulo para administrar su "nmina", en tal caso dicho modulo se encargara de calcular automticamente esos pasivos por las provisiones antes mencionadas y elaborara la respectiva nota de contabilidad, con sus respectivos anexos, y hasta los respectivos registros contables dentro del modulo de "contabilidad general" Pero si el software contable que utiliza un ente econmico no cuenta con dicho mdulo de "nmina", entonces el contador o el auxiliar contable tendran que hacer manualmente (al menos con una hoja de excell) los respectivos anexos a la nota contable en los cuales se visualicen los clculos que sirvieron de base para provisionar los pasivos antes aludidos . Por tal motivo, en la presente herramienta se suministra un modelo para elaborar, usando el excel, el anexo de la nota contable en la cual se contabilizan las provisiones por los pasivos antes aludidos Recuerdese que sea que se utilice un modulo de "nomina", o que el calculo se deba hacer manualmente, en todo caso, en la contabilidada general, los registros que se originen por la causacion de estas provisiones de pasivos especiales originados sobre la nmina se tienen que registrar con las siguientes particularidades: 1. La provisin para el pasivo por prestaciones sociales : Se registra con cada uno de los empleados implicados, y dentro de cada tipo de prestacin. No se deben hacer registros globales con un unico beneficario que algunas veces lo llaman "provisones". 2. La provisin para el pasivo por aportes a la seguridad social : Se registra con cada una de las EPS, o Fondos de Pensiones, o ARP implicadas . No se deben hacer registros globales con un nico beneficiario que algunas veces lo llaman "provisiones" 3. La provisin para el pasivo por aportes parafiscales : Se registra con unico beneficiario, a saber, la Caja de Compensacin respectiva a la que se har el aporte . Recuerdese que esa "Caja de Compensacin" es la que se encargar de recibir todo el pago del 9% que se origine sobre la nmina y luego trasladar la parte pertinente al SENA y al ICBF Tengase presente adems que si un mismo ente econmico tiene sucursales en distintas partes del pais, y en cada sucursal opera una distinta "Caja de compensacin", entonces en ese caso se debe pagar a cada Caja de Compensacin segn la sucursal respectiva Si se desea utilizar esta herramienta para casos particulares, solamente habra que cambiar los datos de las celdas resaltadas en amarillo, y agregar o quitar filas segn se

trate de la cantidad de empleados que se tengan en el ente econmico que utilice esta herramienta . Haz click aqu para descargar este modelo en Excel