DISEO DE UN SISTEMA ORGANIZATIVO PARA LA REORGANIZACIN DE LA SUCURSAL CANAL DE GARAY DE EL GLOBO, S.A DE C.V.

Mxico, 2004 NDICE DE CONTENIDO Introduccin Captulo 1. Informacin general de la empresa Antecedentes histricos de la empresa Misin Objetivos Gama de productos Organigrama Funciones Generales Captulo 2 Planeacin de la reorganizacin Diagnstico panormico La sucursal como rea a reorganizar Necesidad de efectuar la reorganizacin Aceptacin de la reorganizacin Personal que efectu la reorganizacin Objetivos de la reorganizacin Programacin Captulo 3 Desarrollo de la reorganizacin La muestra Diseo de la tcnica de recopilacin de informacin Cuestionario Tabulacin de la informacin Anlisis de la informacin Captulo 4. Presentacin del diagnstico a los directivos Captulo 5. Diseo de un sistema organizativo Conclusiones Anexo 1. Cuestionario Anexo 2. Grficas 1

INTRODUCCIN En el crecimiento que ha tenido la empresa del globo en el mbito de la administracin podemos decir que en las sucursales se han notado carencias. Nuestro trabajo se basa en una de las sucursales, que esta ubicada canal de Garay donde se obtuvo informacin, en la cual la etapa de organizacin en la que se encuentra tiene serios problemas como son: **No cuenta con un organigrama bien estructurado **No cuentan con polticas bien estructuradas **El personal realiza trabajos que no le corresponden **Existe duplicidad de mando **Se pierde material o productos **Existe errores en el stock **A veces la cajera pasa por caja otro producto **La persona que pasa las existencias en el sistema se llega a equivocar **El personal paga el producto o material que llega hacer falta siendo o no el culpable de dicha perdida **El personal no sabe bien el anlisis de puesto porque al realizarlo no saban como contestar **El personal no sabe en que lugar se encuentra dentro de la organizacin Por consiguiente la poca importancia que se le ha dado a los problemas que presenta la organizacin ha llevado como consecuencias: **El trabajador realiza con disgusto sus actividades y por lo tanto llega a equivocarse **Al momento de preguntarle en donde se encuentra dentro de la organizacin, no sabe que contestar **El personal no tiene bien definida sus polticas **Existe distraccin por parte del personal **Exceso de trabajo por unos cuantos **Existen quebrantamientos de la disciplina y numerosos conflictos. **Perdida de tiempo en localizar el producto **Perdida de tiempo den buscar cual fue el error y por lo tanto se descuida al cliente. Por ser problemas organizativos se opt en utilizar el mtodo de la reorganizacin para poder localizar las necesidades que existen en la sucursal y confirmarlas por medio de tcnicas de recopilacin de informacin; de sus anlisis y bsqueda de dar solucin a los problemas se desarroll el diseo de un sistema organizativo 2

para el xito total de toda la sucursal. Ventajas La especializacin del personal hace aumentar la productividad de las actividades Mayor capacidad dentro del personal La seguridad del personal de poder contestar cualquier pregunta La disminucin de la prdida del producto La disminucin de duplicidad de trabajo Saber con quien se debe dirigir cada persona Evitar errores, traspapeleo y prdida de tiempo en el llenado de los formatos Desventajas Realizar una inversin inmediata en el diseo y aplicacin del programa propuesto Origina resistencia al cambio por los ajustes realizados Si no se define adecuadamente el sistema puede fracasar El contenido de este trabajo consta de cinco captulos, los cuales explican la aplicacin del mtodo de la reorganizacin, partiendo de la informacin de la empresa para poder llegar al mismo diseo. INFORMACIN GENERAL DE LA EMPRESA ANTECEDENTES EL GLOBO es una de las pocas empresas mexicanas que cuenta con ms de 100 aos de existencia. Esto habla de una gran estabilidad, lograda mediante el esfuerzo de varias generaciones de propietarios y empleados por mantener una gran calidad en sus productos y servicios en el ramo de la pastelera y panificacin tal y como puede advertirse en la siguiente resea histrica. EL GLOBO inici sus actividades en el ao de 1884, en un edificio ubicado en las calles de San Francisco y Coliseo viejo, actualmente Madero e Isabel la Catlica, en pleno centro de la Ciudad de Mxico. Fue fundado por la familia Tenconi, de nacionalidad italiana. En sus inicios, EL GLOBO fue un saln de t al estilo europeo, en donde se serva la pastelera preparada por la familia. La sociedad de la poca acuda a EL GLOBO a saborear sus pasteles y bocadillos; tambin contaba con servicio de pastelera fina sobre pedido. El xito de EL GLOBO plante la necesidad de traer de Europa un tcnico especializado en pastelera. La familia Tenconi encarga esta tarea a uno de sus proveedores en Francia, y ste invita al seor Giovanni Laposse a trabajar en Mxico. El seor Giovanni Laposse naci en 1879 en Corio, Italia y desde muy joven aprendi el oficio de la pastelera. Se traslad ms tarde a Marsella, Francia, y fue ah donde recibi la solicitud de la familia Tenconi para trasladarse a nuestro pas.

En 1900 el seor Laposse empez a trabajar en la pequea fbrica de EL GLOBO, que funcionaba todava como saln de t. Durante ms de 10 aos permaneci en el pas y a la muerte de su esposa regres a Italia. En su ausencia, EL GLOBO fue vendido a una familia de origen francs, de apellido Comell. Durante la revolucin mexicana, EL GLOBO sigui funcionando como saln de t y, aproximadamente en 1918 1919, cerr sus puertas. En 1923, el seor Laposse, nuevamente en Mxico, por su propia iniciativa abri una pequea pastelera en la Av. Hidalgo, cerca del actual Palacio de Bellas Artes. Durante algn tiempo se le conoci como EL NUEVO GLOBO, pero la venta de sus productos se realizaba a travs de un mostrador, ya no como saln de t. Los productos que se preparaban eran, sobre todo, de repostera fina estilo europeo y en cuanto a panificacin se elaboraban solamente los brioches, las muselinas y el panettone. Hacia 1925, EL GLOBO se mudo a las calles de Abraham Gonzlez y ah permaneci cinco aos aproximadamente, manteniendo la estructura y productos con que contaba en Av. Hidalgo. En 1930, EL GLOBO cambia sus instalaciones a la calle de Jalapa 100, en la Colonia Roma. Esta casa se adapta como fabrica y expendio. En 1960 se abre la sucursal de EL GLOBO, en uno de los primeros centros comerciales de la Ciudad de Mxico, que se llam Minimax; al cerrar ste, la sucursal se reubic. En 1962 se abre la sucursal Aurrera Universidad y, al mismo tiempo, se inician las actividades de la planta de Av. Popocatpetl 526. El diseo de la fachada, a base de rombos, sirvi como emblema de la empresa durante mucho tiempo. La apertura de sucursales hizo necesaria la integracin de maquinaria a la produccin, aunque se segua empleando gran cantidad de mano de obra artesanal. A partir de 1963 arranca propiamente el periodo de crecimiento de EL GLOBO. En este ao se crea la sucursal Polanco, que se reubica al poco tiempo, en 1964 se abre Holbein, en '66 Lindavista, en '68 Lomas de Sotelo y Taxquea. Durante los aos 70's se abrieron tres sucursales, en los 80's diez, al finalizar esa dcada se tenan 19 tiendas. En los noventas se dispar el crecimiento de una manera formal, ya que durante esa dcada se abrieron 63 tiendas; en 1997 se inaugur en Toluca la primera sucursal en provincia, despus fue Puebla, Cuernavaca, y en julio de 1998 se abri la planta de Pastelera EL GLOBO en la ciudad de Guadalajara, en donde actualmente tenemos cinco sucursales. La dcada de los noventas, se caracteriza por una serie de sucesos que marcarn un cambio radical en la historia de la empresa. La primera parte de la dcada nos muestra un crecimiento acelerado, al lograr en 5 aos 18 tiendas, un nmero igual al logrado en los 110 aos anteriores. La crisis del 94 frena un poco el mpetu de crecimiento y para finales del decenio, se avecinan eventos muy memorables. En Marzo de 1997, se abre la primera tienda fuera de la ciudad de Mxico, siendo Toluca la ciudad escogida. Seguidamente se abren Puebla el 28 de julio, y Cuernavaca el 17 de diciembre. En mayo de 1998 la empresa deja de ser un ente familiar y se institucionaliza, convirtindose en una empresa pblica, al comenzar a cotizar en la Bolsa Mexicana de Valores.

Junio de 1998 una nueva etapa, al inaugurarse la planta de la ciudad de Guadalajara seguida de la apertura de 6 nuevas tiendas en esa urbe. Para Febrero de 1999, la expansin se dirige a la ciudad de Quertaro, con la apertura de la primera tienda en ese lugar, y en Mayo de ese mismo ao, la empresa pasa a formar parte del GRUPO SANBORN'S quien le imprimir una nueva tnica de crecimiento y modernizacin. Para el cierre de 1999, la empresa ya cuenta con 72 tiendas de formato tradicional, 3 unidades de un novedoso concepto llamado isla y 1 ubicacin del concepto de cafetera. Con la llegada del nuevo milenio, el crecimiento sigue dndose en una forma rpida, y para Abril de 2001 EL GLOBO llega a la ciudad de Len, Gto., para posteriormente en Noviembre de ese mismo ao, inaugurar la sucursal de la ciudad de Aguascalientes. Para el primer semestre de 2002, se cuenta ya con una red que cubre 8 importantsimas ciudades y para fines de ao, esperamos llegar a la tienda No. 100. La sucursal Canal de Garay se inaugur aproximadamente hace 4 aos, con el objetivo de estar ms cerca de los clientes. 1.2 Misin Proporcionar a los clientes calidad en productos y atencin personalizada, ofrecindoles pan de repostera d e alta calidad y valor nutricional. 1.3 Objetivos El principal objetivo del globo es estar siempre en la vanguardia en cuanto a la alta repostera e incrementar la produccin de dichos productos. Otros objetivos tambin importantes son: Alcanzar, posesionarse en un mercado y la expansin ya que se esta abriendo sucursales en toda la republica. 1.4 Gama de productos Pastel familiar, pastel estndar, varios, galletas pastas secas, merengues, pan, gelatina, dulcera, y varios productos como helados de temporada, leche, revistas, refrescos. A continuacin se mostraran algunos de los productos que se venden en la tienda Botana Mexicana Descripcin: Minibolillo con Chorizo, Telerita con Jamn, Hojaldra con Mole, Rollo de Carne, Bollito con Atn, Miniaborigen con Ensalada de Pollo. Petit Four de Frutas Descripcin: Petit four de Zaramora o Frambuesa, Petit Four de Fresa, Petit Four de Crema de Chocolate, Petit Four de Kiwi, Petit Four de Pia y Cereza. Bocadillos Finos Descripcin: Canasta de Queso Doble Crema y Pimienta, Tartaleta de Jamn, Canap de Pat, Canap de Queso Amarillo, 5

Canap de Salami Ahumado, Canap de Jamn con Mostaza. Bocadillo Extra Finos Descripcin: Tartaleta de Cangrejo, Canap de Ostin Ahumado, Canap de Caviar Rojo y Negro, Canastilla de Queso Roquefort, Canastailla de Queso Doble crema, Canap de Salami Ahumado. Saln Descripcin: Delicioso pastel de Chocolate embebido con jarabe marrasquino, relleno de crema de chocolate y avellana, decorado con crema ganache y esferas de chocolate Castellano Descripcin: Delicioso pastel de nuez embebido con jarabe de ron y relleno de crema elaborada con nuez, chocolate de leche y crema pastelera. Decorado con una exquisita salsa de chocolate, nuez entera y trozos de chocolate amargo. Capuchino Descripcin: Exquisito pastel de caf. Compuesto de biscuit de caf embebido en jarabe del mismo sabor con delicioso mousse capuchino, rodeado con soleta suave sabor caf y decorado con crema chantilly y canela simulando la espuma del caf capuchino. Mil Hojas Chantilly Descripcin: Exquisito pastel de crujiente pasta hojaldrada y crema chantilly, decorado con aritos de hojaldre y espolvoreado con azcar glass. 1.5 Organigrama 1.6 Funciones Generales Observacin del Gerente General Control de Inventarios Controla las asistencias de los empleados Firma documentos de entrada y salida del producto Realiza formatos para requisicin de productos Autoriza los descuentos Observacin de la Coordinadora Realiza lo mismo que la gerente, pero los realiza en distinto horario Observacin de la Cajera Registro del producto y cobro del mismo Realiza inventarios de los productos que se encuentran en mdulo y parte de diversos Limpia el mdulo antes y despus de empezar a trabajar Observacin de las Demo vendedoras Realizan inventarios antes y despus de empezar a trabajar (pasteles, gelatinas, pan, regalos, etc.) Limpia antes y despus Lava las charolas del pan Observacin del Panadero 6

 Realiza inventarios Limpia antes y despus de trabajar Realiza pan como: roscas de reyes, pan de muerto, empanadas, etc. Observacin del personal de limpieza Limpia dentro y fuera de la sucursal Observacin del encargado de Almacn No hay Observacin del Vigilante Se encarga de la seguridad del establecimiento Esta informacin se obtuvo mediante el siguiente cuestionario: CUESTIONARIO Cuando se inauguro la sucursal? Hace 3 aos Cul es la misin y la visin? Proporcionar a los clientes calidad en productos y atencin personal Posesionarse en el mercado de pastelera Cul es su objetivo? Alcanzar, posesionarse en un mercado y la expansin ya que se esta abriendo sucursales en toda la republica Cul es la gama de productos? Pastel familiar, pastel estndar, varios, galletas pastas secas, merengues, pan, gelatina, dulcera, y varios productos como helados de temporada, leche, revistas, refrescos. Cmo se estructura el organigrama de esta sucursal? Cul es su funcin? Administrativo, control de producto entrada y salida y transferido, dinero cortes, cierros de depsitos, pedidos, califa asistencias, surtido de producto, pedido de la venta del da siguiente, verificar que no falte ningn producto, proveedores, recepcin mercanca 7

ajena, 2 entradas del globo y otra de proveedores. Cul es la funcin de cada uno de los empleados dentro de la empresa? Coordinadora. No califica asistencia, manda el producto en devolucin, recibe el producto, depsito de panamericano, reportes y realice control de producto. Cajera: Se encargan de marcar el producto, funcin de vendedor, labor de venta y otorga el descuento Vendedora: Cambiar el pastel, poner el capacillo, moo, precio, detalles del producto, realiza el stock, verifica el numero de productos c/u tiene un repartidor en cada rea. Cada rea debe estar limpia. Hornero: Realiza productos que se elaboran en la pastelera y da toque final a los productos prefabricados. Intendente: Checar carolas, pinzas, fin de semana agrega globos para los nios y la limpieza general Cules son las polticas y regles d e la sucursal? Reglas Para la hora de tomar caf son solo 15 minutos, consumir dos piezas de pan al da, atender a los clientes, uniforme limpio y completo, usar guantes para el contacto del producto. Polticas Seguir al pie de la letra todos los 8

procedimientos, hacer un descuento, no dar salida a producto no justificado. Se realizaron las siguientes observaciones: Observacin del Gerente General Control de Inventarios Controla las asistencias de los empleados Firma documentos de entrada y salida del producto Realiza formatos para requisicin de productos Autoriza los descuentos Observacin de la Coordinadora Realiza lo mismo que la gerente, pero los realiza en distinto horario Observacin de la Cajera Registro del producto y cobro del mismo Realiza inventarios de los productos que se encuentran en mdulo y parte de diversos Limpia el mdulo antes y despus de empezar a trabajar Observacin de las Demo vendedoras Realizan inventarios antes y despus de empezar a trabajar (pasteles, gelatinas, pan, regalos, etc.) Limpia antes y despus Lava las charolas del pan Observacin del Panadero 9

 Realiza inventarios Limpia antes y despus de trabajar Realiza pan como: roscas de reyes, pan de muerto, empanadas, etc. Observacin del personal de limpieza Limp dentr y fuera de la sucu Obse del enca de Alm

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