Organigramas Son la representacin grfica de la estructura de una organizacin, es donde se pone de manifiesto la relacin formal existente entre las

diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa de cada cargo. Son considerados instrumentos auxiliares del administrador, a travs de los cuales se fija la posicin, la accin y la responsabilidad de cada servicio. Elaboracin de los organigramas:

1.

Realizar una investigacin sobre la estructura organizativa: determinando las unidades que constituyen la Organizacin y la forma como establecen las comunicaciones entre ellas. 2. Funciones o actividades que realizan cada una. 3. Relacin o subordinacin existente entre las unidades organizativas.

Tcnicas: 1. 2. Las casillas deben ser rectangulares. Las lneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el rgano inmediato que va a recibir las rdenes del anterior. Al construir un organigrama se debe tener presente: 3. 4. 5. 6. Las lneas de nivel son siempre horizontales. Delimitar con precisin las unidades o Dependencias. Sealar de forma ms completa las relaciones existentes. Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias y en caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del grfico. a. Lnea o Ejecucin: lnea de mando, debe caer verticalmente. b. Estado Mayor o Staff: la lnea que indica su relacin es horizontal. c. Lnea Punteada: para indicar las relaciones de Coordinacin. 7. Sealar mediante las tcnicas de elaboracin las relaciones de: 8. Las unidades que no tiene claramente definidas su ubicacin administrativa, pueden colocarse en el nivel especial o sealarse particularmente al pie del organigrama. Ningn organigrama debe tener carcter definitivo, su verdadera utilidad est en revisarlo y actualizarlo peridicamente. Signos convencionales ms usados: Los organigramas deben ser orgnicos, articulados, simtricos, uniformes y armoniosos. 9. Cuando el nmero de unidades de un mismo nivel es grande, y dificulta su inclusin en forma horizontal, pueden presentarse verticalmente. Lnea Vertical: a. Nivel de Autoridad: Ejemplo

Lnea Horizontal: Las divisiones son unidades especializadas que corren al mismo nivel de la lnea horizontal indicada indicando as la correlacin existente entre ellas. Las lneas verticales que caen directamente sobre y en la parte media del recuadro indican "mando". b. Relacin de Mando o Jerarqua: Ejemplo Lnea Horizontal: Cuando la lnea horizontal est colocada lateralmente indicar una relacin de apoyo, en el ejemplo el Consejo General colocado al lado de la unidad principal seala relacin de apoyo. c. Relacin de Apoyo: Ejemplo Las lneas no continuas formadas por puntos o segmentos se utilizan para expresar relaciones de coordinacin. d. Relacin de Coordinacin: Ejemplo La estructura tiene continuidad en el sentido indicado por la flecha o sea que existen otros departamentos semejantes que no estn representados.

e.

Continuidad de la Organizacin: La lnea quebrada representa alguna relacin espacial, tambin se utiliza este smbolo para expresar discontinuidad. En algunas ocasiones para sealar Dependencias que participan en algn organismo asesor, se coloca un nmero en su interior con el objeto de identificarlos. En el ejemplo anterior se ha colocado el nmero (1) en las Dependencias que pertenecen al Consejo Tcnico. 2. Tipos de organigramas Los organigramas se diferencian entre si por las caractersticas de la organizacin que presentan. Por ello pueden mencionarse varios tipos tomando en cuenta una serie de criterios y factores con fines nicamente didcticos.
POR LA FORMA DE REPRESENTAR LA ESTRUCTURA Analticos Generales Suplementarios POR LA FORMA Y DISPOSICIN

Verticales Horizontales Circulares

f. a.

Relaciones Especiales: Organigramas Generales: Muestran la organizacin completa, dando a primera vista un panorama de todas las relaciones entre las divisiones y Departamentos o entre los cargos, segn su naturaleza. Por ejemplo el organigrama de un Plantel.

b.

Organigramas Suplementarios: Estos organigramas se emplean para mostrar una parte de la estructura organizativa en forma ms detallada. Por ejemplo: el organigrama de una Divisin, de un Departamento o de una unidad en particular. c. Organigramas Analticos: Son organigramas muy especficos, suministran informacin detallada, llegando a complementarse con datos anexos ysmbolos convencionales referidos a datos circunstanciales. d. Organigramas Verticales: Son organigramas que representan la estructura jerrquica, desde arriba hacia abajo. Son los organigramas ms utilizados. e. Organigramas Horizontales: Son organigramas que representan la estructura organizativa de izquierda a derecha. f. Organigramas Circulares: Son organigramas que representan los niveles jerrquicos mediante crculos concntricos desde dentro o fuera y orden de importancia.

Definicin de Diagrama de Proceso Es una representacin grfica de los pasos que se siguen en toda una secuencia de actividades, dentro de un proceso o un procedimiento, identificndolos mediante smbolos de acuerdo con su naturaleza; incluye, adems, toda la informacin que se considera necesaria para el anlisis, tal como distancias recorridas, cantidad considerada y tiempo requerido. Con fines analticos y como ayuda para descubrir y eliminar ineficiencias, es conveniente clasificar las acciones que tienen lugar durante un proceso dado en cinco clasificaciones. Estas se conocen bajo los trminos de operaciones, transportes, inspecciones, retrasos o demoras y almacenajes. Las siguientes definiciones en la tabla 5.1, cubren el significado de estas clasificaciones en la mayora de las condiciones encontradas en los trabajos de diagramado de procesos. Este diagrama muestra la secuencia cronolgica de todas las operaciones de taller o en mquinas, inspecciones, mrgenes de tiempo y materiales a utilizar en un proceso de fabricacin o administrativo, desde la llegada de la materia prima hasta el empaque o arreglo final del producto terminado. Seala la entrada de todos los componentes y subconjuntos al ensamble con el conjunto principal. De igual manera que un plano o dibujo de taller presenta en conjunto detalles de diseo como ajustes tolerancia y especificaciones, todos los detalles de fabricacin o administracin se aprecian globalmente en un diagrama de operaciones de proceso. Antes de que se pueda mejorar un diseo se deben examinar primero los dibujos que indican el diseo actual del producto. Anlogamente, antes de que sea posible mejorar un proceso de manufactura conviene elaborar un diagrama de operaciones que permita comprender perfectamente el problema, y determinar en qu reas existen las mejores posibilidades de mejoramiento. El diagrama de operaciones de

proceso permite exponer con claridad el problema, pues si no se plantea correctamente un problema difcilmente podr ser resuelto. Existen dos tipos de diagramas de procesos: Tcnicos. Organizacionales. Los tcnicos son aquellos en donde se definen las etapas de un proceso de produccin, se definen paso a paso cada una de las etapas del proceso, desde la toma de requerimientos, revisin tecnolgica, generacin de casos de uso, diseo de diagramas de proceso a nivel macro, diagramas de estados, modelo entidad relacin, diagrama de navegacin, hasta realizar la confrontacin de requerimientos con el diseo inicial, para luego disear etapas o procedimientos adecuados. Se afirma que un producto de calidad solo se puede conseguir cuando se dispone de procesos capaces y estables en el tiempo. El control resulta fundamental. El Organizacional es aquel que tiene que ver con la planeacin de recurso humano y elementos organizacionales. Los pasos al desarrollar una hoja de proceso son: 1. Hacer la hoja respectiva, cuyo encabezado tendr datos de identificacin del proceso. 2. El cuerpo consta de 5 columnas para los smbolos anteriores, 1 para la descripcin breve del trmite, 2 para las distancias de los transportes y minutos de demora y 1 para observaciones. 3. Se anota la descripcin de los pasos del proceso y se marcan puntos en las columnas de los smbolos correspondientes, unindolos con una lnea. 4. Se obtienen los totales, una vez terminada la descripcin del proceso las operaciones, transportes, inspecciones, demoras, as como el tiempo perdido en el almacenamiento. 5. Los totales indican el tipo de accin que conviene tomar para un anlisis ms profundo y cambiar aquellos aspectos que nos pueden afectar en un tiempo determinado

Un diagrama de flujo es una representacin grfica de un algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas como la programacin, la economa, los procesos industriales y la psicologa cognitiva. Estos diagramas utilizan smbolos con significados bien definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecucin mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de trmino.

Caractersticas
Un diagrama de flujo siempre tiene un nico punto de inicio y un nico punto de trmino. Adems, todo camino de ejecucin debe permitir llegar desde el inicio hasta el trmino. Las siguientes son acciones previas a la realizacin del diagrama de flujo: Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueo o responsable del proceso, los dueos o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas. Definir qu se espera obtener del diagrama de flujo. Identificar quin lo emplear y cmo. Establecer el nivel de detalle requerido. Determinar los lmites del proceso a describir.

Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son : Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedar fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente. Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que estn incluidos en el proceso a describir y su orden cronolgico. Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas tambin. Identificar y listar los puntos de decisin. Construir el diagrama respetando la secuencia cronolgica y asignando los correspondientes smbolos. Asignar un ttulo al diagrama y verificar que est completo y describa con exactitud el proceso elegido.

Ventajas de los diagramas de flujo

Favorecen la comprensin del proceso a travs de mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce fcilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias pginas de texto.

Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los re-procesos , los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisin.

Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el anlisis de las mismas.

Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y tambin a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

Tipos de diagramas de flujos

Formato vertical: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la informacin que se considere necesaria, segn su propsito. Formato horizontal: En l, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha. Formato panormico: El proceso entero est representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho ms rpido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensin, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en lnea vertical, sino tambin horizontal, distintas acciones simultneas y la participacin de ms de un puesto o departamento que el formato vertical no registra. Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectnico del rea de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos

Simbologa y significado
valo: Inicio y trmino (Abre y/o cierra el diagrama). Rectngulo: Actividad (Representa la ejecucin de una o ms actividades o procedimentos).

Rombo: Decisin (Formula una pregunta o cuestin). Crculo: Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de un procedimiento).

Triangulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda un documento en forma permanente). Triangulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el almacenamiento del documento).

El diagrama de Gantt, grfica de Gantt o carta Gantt es una popular herramienta grfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicacin previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades, la posicin de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e interdependencias. Fue Henry Laurence Gantt quien, entre 1910 y 1915, desarroll y populariz este tipo de diagrama en Occidente. Por esta razn, para la planificacin del desarrollo de proyectos complejos (superiores a 25 actividades) se requiere adems el uso de tcnicas basadas en redes de precedencia como CPM o los grafos PERT. Estas redes relacionan las actividades de manera que se puede visualizar el camino crtico del proyecto y permiten reflejar una escala de tiempos para facilitar la asignacin de recursos y la determinacin del presupuesto. El diagrama de Gantt, sin embargo, resulta til para la relacin entre tiempo y carga de trabajo. En gestin de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y el final de las diferentes unidades mnimas de trabajo y los grupos de tareas (llamados summary elements en la imagen) o las dependencias entre unidades mnimas de trabajo (no mostradas en la imagen). Desde su introduccin los diagramas de Gantt se han convertido en una herramienta bsica en la gestin de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un proyecto o para mostrar una lnea de tiempo en las diferentes actividades haciendo el mtodo ms eficiente. Bsicamente el diagrama esta compuesto por un eje vertical donde se establecen las actividades que constituyen el trabajo que se va a ejecutar, y un eje horizontal que muestra en un calendario la duracin de cada una de ellas.

Creando diagramas de Gantt con herramientas informticas

Se puede producir un diagrama de Gantt con una hoja de clculo de una manera muy sencilla, marcando determinadas celdas para formar la representacin de cada tarea. Existen macros que automatizan esta elaboracin en MS Excel y OpenOffice Calc. Sin embargo, existen herramientas de gestin de proyectos dedicadas a la planificacin y seguimiento de tareas, que tienen el diagrama de Gantt como pantalla principal. Se introducen las tareas, sus informticas capaces de producir una representacin de tareas en el tiempo en un formato de grfico de Gantt. Tambin existen herramientas de licencia libre capaces de llevar a cabo la tarea de representar grficos de progreso Gantt. Se deben valorar, por ltimo, el uso de herramientas que usan una pgina web y el navegador para hacer seguimiento de proyectos.

Diagrama de Flechas Se utiliza para programar las actividades necesarias en el cumplimiento de una tarea compleja lo ms pronto posible, controlando el progreso de cada actividad. Su objetivo es determinar el tiempo ptimo de un proyecto, identificar las actividades necesarias para el cumplimiento del tiempo mnimo, elaborar un plan completo y detallado, revisar el plan en la etapa de planeacin y clasificar las prioridades del proyecto. Es similar a la tcnica conocida como CPM (Camino de Ruta Crtica).