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Unidad 1. Empezar a trabajar con Project.

(I)
1.1. Introducción
Las personas vivimos haciendo proyectos, estos pueden ser de tipo escolar, personal, negocios, construcción, arte… lo principal en ellos es tener un objetivo lo suficientemente claro como para tener la certeza de donde va a concluir el mismo. Cuando emprendemos un proyecto debemos tener en cuenta tres puntos muy importantes que son la base de cualquier tipo de proyecto. OBJETIVO, COSTO y DURACIÓN. Objetivo: Es el resultado que queremos lograr al finalizar el proyecto. Costo: Todo lo que costará llevar el proyecto a cabo (gastos, sueldos, alquileres…). Duración: Este es un punto muy importante ya que con este se determinará cuanto tiempo tardara en realizarse el proyecto.

1.2. Microsoft Office Project 2007
Es una aplicación que nos ofrece las herramientas necesarias para la administración de proyectos, nos brinda la posibilidad de llevar un control y dar seguimiento a todas las actividades que antes anotábamos en un papel. Podemos introducir toda la información en tablas y tener una visión general de las tareas, recursos y costos tanto juntos como por separado. Si necesitamos hacer una modificación en los datos ingresados todo se recalculará de forma automática. En cuanto a la interfaz, a diferencia del resto de los programas de Microsoft Office 2007, Project no tiene la cinta de opciones ni el botón MO (Microsoft Office Boton, el botón redondo en la parte superior izquierda) sino que sigue manteniendo los menús característicos de las versiones anteriores.

Unidad 1. Empezar a trabajar con Project. (II) 1.3. Acceder al programa
Se accede siguiendo la ruta básica de todos los programas de la familia Microsoft. La ruta es: Inicio → Todos los programas →Microsoft Office → Microsoft Office Project 2007 1.4. Entorno de trabajo

1.5. Algunas funciones que deberíamos saber antes de comenzar... 1.6. Visualizar cambios Cuando modificamos algún dato en el proyecto, por ejemplo la fecha de comienzo de una tarea y las tareas que dependen de esta se ven afectadas y modificadas, Project sombrea en color celeste las celdas de la tabla que se ven afectadas por dicho cambio. Esto permite un mayor control visual de las repercusiones de los cambios que efectuamos. Por defecto, esta función está activa pero podemos activarla/desactivarla desde es menú Ver → Ocultar/Mostrar Cambiar resaltado.

Unidad 1. Empezar a trabajar con Project. (III) 1.7. Vistas y tablas. Para un mejor manejo de la información Project nos ofrece diversas vistas. La vista predeterminada es Diagrama de Gantt, pero podemos ver los datos en otras vistas como Hoja de recursos, Uso de tareas, Uso de recursos y otras más que iremos utilizando a lo largo del curso. Cada vista a su vez tiene distintas tablas donde nos muestra información, la tabla predeterminada es Entrada. Cambiar vistas y tablas. Las vistas las podemos cambiar desde la barra de vistas o desde el menú Ver.

La vista única nos permite definir varios criterios a nuestro gusto. . El botón Nueva nos da la opción de crear una Vista única o una Vista combinada.La opción Más vistas… abre un cuadro de diálogo en el cuál tenemos mayor cantidad de vistas.

Mostrar columnas. pero podemos ocultar (sin perder los datos) o insertar nuevas columnas. esta se sumará a las ya existentes en el cuadro de diálogo Más vistas para estar disponible cuando la necesitemos en el proyecto en que fue creada. Esto es muy útil ya que nos permite trabajar cómodamente teniendo los datos cuando los necesitemos. Situarnos en el encabezado de la columna que queremos que quede a la derecha de la columna a insertar y hacer clic con el botón derecho. 1. Empezar a trabajar con Project. Unidad 1. de cualquiera de las dos formas. Nota: Cuando creamos una vista nueva. (IV) 1.La vista combinada es muy útil por que nos permite ver de una vez información que tendríamos cambiado de vistas. 2. .8. Mostrar y/u ocultar columnas En Project las hojas del proyecto tienen una cantidad de columnas por defecto. En el menú desplegable seleccionar Insertar columna.

.O 1. En el menú Insertar hacer clic en Columna. En ambos casos aparecerá el cuadro de diálogo Definición de columna.

lo que si se perderá es el título si es que lo hemos puesto. Hacemos clic sobre la que deseemos. En el menú desplegable seleccionar Ocultar columna.En el menú Edición hacer clic en Ocultar columna. 2. 3. Empezar a trabajar con Project. Campo título: Si queremos ponerle un nombre diferente en el encabezado debemos escribirlo en este campo. Campos Alinear títulos y Alinear datos: En el menú desplegable aparecen las opciones de alineación izquierda. Campos Ancho y Ajuste perfecto: Ancho me permite personalizar el ancho de columna y Ajuste perfecto establece el ancho de acuerdo con la columna más ancha. (V) . O 1. Ocultar columnas 1. Si está tildada la opción Ajustar texto al encabezado se ajusta el texto a la línea siguiente. Campo Nombre de campo: Al desplegar las opciones aparecerán todas las columnas que podemos insertar. En ambos casos si las columnas a ocultar contienen algún dato éstos no se perderán. Situarnos en el encabezado de la columna que queremos ocultar y hacer clic con el botón derecho. centro y derecha.1. 2. Seleccionar la columna a ocultar. 4. 2. Unidad 1.

En el cuadro de diálogo Información del proyecto.1. Para ello. Por defecto. Project empieza la programación del proyecto a partir de una fecha de comienzo. en el recuadro Programar a partir de cambiar por Fecha de fin del proyecto. Programar a partir de una fecha de comienzo o fin el proyecto. . pero puede suceder que necesitemos que el proyecto se programe a partir de una fecha de fin. Ir al menú Proyecto → Información del proyecto… 2. antes de comenzar: 1.9.

(VI) 1. Definir la fecha de comienzo del proyecto. este paso es muy importante ya que todas las tareas se programaran a partir de la fecha ingresada. En este curso utilizaremos la guía ya que esto nos permitirá comenzar de manera más organizada.nidad 1. Haciendo clic en Definir el proyecto del panel de la izquierda ingresaremos la fecha en la cuál comenzará nuestro proyecto. Comencemos.. Empezar a trabajar con Project. . Podemos comenzar a crear nuestro proyecto utilizando la guía del proyecto o haciéndolo a través de las funciones que se encuentran dentro de los menús..10.

nótese que encerrada en un círculo rojo se encuentra la fecha en la cuál estamos al momento de empezar la programacón del proyecto. Empezar a trabajar con Project. Unidad 1. Al hacer clic en la flecha del cuadro desplegable se abrirá un calendario donde marcaremos el día en que comenzará el proyecto.*1. (VII) Una vez seleccionada iremos al paso 2 del asistente. En este paso es donde debemos especificar si el proyecto va a ser colaborativo. . en este curso no nos dedicaremos a éstos así que optaremos por la opción No y seguiremos adelante con el asistente. para ello debemos tener el Project Server y el Project Web.

En el último paso guardamos y finalizamos. Definir períodos laborables. Lo que aquí definiremos serán los días que trabajaremos en el proyecto. . Nota: Más adelante veremos que podremos definir calendarios más específicos. En base a éste calendario se definirá el proyecto. por ejemplo definir un calendario para un recurso ó una tarea en particular. Siguiendo con el panel de la Guía del proyecto iremos al segundo link Definir períodos laborables generales. por ejemplo que días serán laborables y en que horarios.

en azul se marcan los días y horas laborables y en amarillo las de descanso). . (VIII) Una vez elegido el calendario pasaremos al paso 2. 24 horas: en este calendario no hay tiempo de descanso.Podremos elegir entre tres tipos de calendarios predeterminados: (Nótese que según por el calendario que optemos la vista previa del calendario cambiará. Turno noche: éste muestra una programación desde el lunes por la noche hasta el sábado por la mañana de 11 PM hasta las 8 AM con una hora de descanso. Estándar: éste calendario muestra los días y horarios de trabajo tradicionales. Empezar a trabajar con Project. De lunes a viernes de 8 AM a 5 PM con una hora de descanso. Unidad 1.

También elegiremos si vamos a dejar el horario predefinido por Project o si lo cambiaremos. En este último caso se abrirá (más abajo) una serie de opciones para poder cambiar las horas laborables a cada día .En este paso elegimos los días que vamos a trabajar tildando o destildando los días laborables.

. En este paso podremos cambiar el calendario pero para un día o un período específico del calendario estándar. (IX) Vayamos ahora al paso 3. Empezar a trabajar con Project. Al hacer clic se abre el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral. Por ejemplo establecer un feriado y/o un día en el cuál trabajaremos en un horario diferente.Unidad 1.

Una vez que hayamos marcado el día en el calendario y le hayamos puesto un nombre en la grilla de excepciones podemos hacer clic en el botón Detalles para especificar los detalles de dicha excepción. .

Unidad 2. Tareas (I) Una vez ingresados los datos de base para nuestros proyectos ya podemos comenzar a ingresar las tareas o eventos. Los pasos son los mismos que para el calendario que acabamos de definir. horas (h). Podemos dejar los datos predefinidos aunque éstos no sean exactos. 2. La duración de las tareas puede ser en días (d).Ahora pasemos al paso 4. por ejemplo 1. meses (me o ms) pudiendo utilizar decimales. En el paso 5 podemos definir calendarios adicionales. Si no vamos a definir calendarios adicionales haremos clic en Guardar y finalizar. . sólo completaremos las celdas Nombre de tarea y Duración. Para esto ya no nos será de utilidad el panel así que lo cerraremos. cada semana y la cantidad de días por mes.1. semanas (s). En este paso definimos la cantidad de horas que tendrá cada día.5 días. Ingresar tareas En el sector de listado de tareas vamos a comenzar a ingresar las tareas o eventos. minutos (m). por ejemplo para un grupo de recursos.

con ello estamos diciendo que esa duración es de tiempo real. Cuando modificamos ese valor el signo de interrogación desaparece. Esto es de gran ayuda cuando no sabemos bien cuál va a ser la duración de dicha tarea. si colocamos un piso y necesitamos 2 días de secado. Cuando creamos una tarea. Si por ejemplo. Hitos . se identifica con un signo de interrogación cerrado.4. Unidad 2. Duración estimada y duración real. Hay que tener en cuenta que el día laboral es de 8 hs. Duración transcurrida Si necesitamos que una tarea dure un tiempo determinado sin importar la cantidad de recursos que influyan en ella. Tareas (II) 2. debemos definir su duración como transcurrida. Por ejemplo. la barra marcará una duración de cinco días. tenemos una tarea que dura tres días pero justo comienza un viernes y nosotros nos basamos en el calendario estándar. a no ser que agreguemos dicho signo.2. Tan sólo debemos agregar la 't' al final de la duración. Project asigna a ésta una duración estimada de 1 día. una vez que confirmemos dicha duración sacamos el signo y listo. 2. esto se debe al tipo de tarea lo cuál veremos más adelante. de lunes a viernes por lo que al sábado y al domingo no los cuenta.Observar que en el sector del Diagrama de Gantt la duración se representa por medio de una barra y comienza el día en que definimos como fecha de comienzo del proyecto (observar la escala temporal). Quedará de esta manera: 2dt 2.3.

hay que tener en cuenta que si estas no se repiten a intervalos regulares nos va a convenir ingresar tareas regulares en el momento adecuado. 2. . Tareas repetitivas A lo largo del proyecto hay tareas que se repiten. esto hará que la tarea se muestre automáticamente como hito. 1. Project nos permite ingresar tareas repetitivas. Para ello debemos ingresar una tarea con una duración cero.Cuando necesitamos marcar un punto de referencia en algún lugar de nuestro proyecto podemos ingresar un hito. Ingresar una tarea repetitiva. 2.5.Ir al menú Insertar → Tarea repetitiva. como por ejemplo reuniones.Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde especificaremos nombre e intervalos de repetición.

Modificar datos de tareas Para modificar el nombre de una tarea podemos: • Situarnos sobre ella y escribir. .. Tareas (III) 2. el + de la tarea a la izquierda. • Utilizar los botones arriba y abajo que se encuentran en la celda. reunión con una duración de 4 hs. Observar el indicador (figura de la columna i). Unidad 2.6.En la imagen se ve una tarea repetitiva. lo cuál quiere decir que si se despliega muestra cada una de las tareas (como podemos observar en las siguientes imágenes). Para modificar la duración podemos: • Situarnos sobre ella y escribir. Podemos acceder a el desde: • Situándonos sobre la tarea y yendo al menú Proyecto → Información de la tarea. • En la barra de función modificar lo que deseemos. También podemos hacer todo esto desde el cuadro de diálogoInformación de la tarea. la misma se repite cada dos días laborales.

. Eliminar una tarea.7. cliquear con el botón derecho y elegir la opción Eliminar tarea. 2. El resto se reacomoda.• Haciendo doble clic sobre la tarea. • Clic derecho sobre la tarea y eligiendo del menú la opción Información de la tarea. Nota: A medida que avancemos con el curso iremos viendo las demás funciones de este cuadro. Para ello debemos seleccionar la tarea desde el indicador de fila (columna numerada).

Para ello debemos: 1. Nos debemos situar en la tarea que quedaría debajo de la nueva.8. clic con el botón derecho y luego Nueva tarea ó ir al menú Insertar → Nueva tarea. Seleccionar las tareas que pasarán a ser subtareas. En el listado de tareas las subtareas aparecen con sangría. pudiéndose establecer varios niveles.9. Tareas de resumen y subtareas. Unidad 2. fecha de inicio y fin. En la siguiente imagen se muestra un proyecto con dos niveles: Aplicar sangrías. . etc se obtendrá de sus subtareas. Tareas (IV) 2.2. duración. Se creará la fila para ingresar el nombre y demás datos de la misma. En el diagrama de Gantt aparece la tarea de resumen en color negro y la barra con un formato diferente. La información de ésta. Con el fin de que el proyecto esté más organizado podemos agrupar las tareas que compartan las mismas características o estén dentro de la misma etapa bajo una tarea de resumen. Insertar una nueva tarea entre las ya insertadas. Una tarea de resumen es una tarea que está compuesta por las subtareas.

2.2. Tarea de resumen del proyecto La tarea de resumen del proyecto es una tarea que por defecto se encuentra oculta. Para ello debemos: 1. Seleccionar las subtareas. tanto desde el signo +. En la barra de herramientas hacer clic en Aplicar Sangría. Nuestro proyecto se verá así: Nótese que se aplica una sangría a todo el proyecto.Tener activa esta tarea de resumen es de gran utilidad ya que ella contendrá los datos generales de todo el proyecto.que se encuentra a la izquierda del nombre como desde los signos +. Si nos situamos sobre una tarea de resumen podemos mostrar u ocultar las subtareas. En la barra de herramientas hacer clic en Anular Sangría. Unidad 2. Automáticamente se le aplica una sangría a las tareas seleccionadas y la tarea superior se convierte en tarea de resumen. Para mostrarla debemos ir al menú Herramientas → Opciones… en la pestaña Vista tildar la opción Mostrar tarea de resumen de proyecto. .de la barra de herramientas. Tareas (V) 2. el indicador de fila es el número 0 y la barra en el diagrama de Gantt es de color gris. Sacar sangrías.10.

1. Comienzo – Comienzo Ambas tareas deben comienzan juntas. Comienzo – Fin El comienzo de la tarea antecesora se da cuando finaliza la predecesora. Nótese que en todas las imágenes desde la primer tarea sale la flecha para terminar en la segunda. Como vincular tareas. Esto es lo que marca quien es la antecesora y quién la predecesora. Para ello Project nos permite vincular las tareas.11. Fin – Fin Ambas tareas finalizan juntas. Vincular tareas Cuando pensamos un proyecto las tareas no comienzan todas juntas sino que por ejemplo. Es muy importante en este paso marcar cuál es la tarea antecesora y cuál la predecesora. Seleccionar la tarea antecesora.2. Project nos permite vincular las tareas de cuatro formas diferentes según lo necesitemos: Fin – Comienzo Cuando finaliza una tarea recién ahí puede comenzar la tarea predecesora. . hay tareas que no pueden comenzar hasta que otras finalicen. en este caso la primera es la antecesora y la segunda la predecesora.

Tiempo de posposición y tiempo de adelanto. 2. Desvincular tareas. Cuando necesitemos tener un tiempo entre dos tareas vinculadas debemos establecer un tiempo de posposición o adelanto según necesitemos. Por ejemplo: Si tenemos una tarea pintar pared y le sigue la tarea colgar cuadro. 5. . 4. Como establecer el tiempo de posposición o adelanto. 1. Manteniendo presionada la tecla Control marcar la/s tareas predecesoras. Unidad 2.2. hacer doble clic sobre la línea que une las tareas. Tareas (VI) 2. 1.Ir al diagrama de Gantt y hacer doble clic sobre la línea que une las tareas. En la barra de Herramientas hacer clic en el botón Desvincular tareas. En el cuadro que aparece en Tipo elegir el tipo de vinculación y Aceptar. 3. necesitaríamos un tiempo antes de colgar el cuadro. no podremos hacer la segunda inmediatamente porque nuestro cuadro se mancharía con la pintura fresca. En la barra de Herramientas hacer clic en el botón Vincular tareas.12. Esto hará que la tarea sucesora demore o adelante el tiempo que hayamos establecido. Seleccionar las tareas a desvincular. Para cambiar el tipo ir al diagrama de Gantt.

en el diagrama de Gantt hacer clic sobre la tarea en la fecha que se quiere dividir. 2.En la barra de Herramientas activar el botón Dividir tarea. 1. 2. Como dividir una tarea. La tarea quedará de esta forma. Tareas críticas Una tarea crítica es la tarea que si se retrasara haría que el proyecto en general se retrase. .14. Dividir tareas Hay tareas que no necesariamente deben realizarse de forma continua sino que puede dividirse. Podemos escribirlo directamente o utilizar los botones arriba y abajo.13. Observar que el cursor toma una forma diferente.2. Arrastrar hasta la fecha en que se quiere reanudar la tarea.En el cuadro de diálogo que aparece establecer el tiempo. La unidad de tiempo es la misma que utilizamos para el campo Duración. si es de posposición el valor del mismo debe ser positivo y si es de adelanto negativo. la tarea va a tener la misma duración pera va a ejecutarse en diferentes etapas. 2. A medida que el proyecto avanza y estas tareas se van completando dejan de ser críticas.

Para visualizar la ruta crítica debemos abrir la vista Gantt de seguimiento. cualquier cambio que pueda suceder en la duración o en el trabajo de la tarea no afecta a la cantidad de recursos asignados. desde la barra de vistas o desde el menú Ver. depende de lo que necesitemos podemos cambiar el tipo de tarea para que se ajuste a nuestras necesidades. Ruta crítica La ruta crítica es el conjunto de las tareas críticas que retrasarían la finalización del proyecto. En la siguiente imagen podemos ver las tareas que componen la ruta critica en color rojo.15. . cualquier cambio que pueda suceder en la asignación de recursos o en la duración de la tarea no afecta al trabajo de la misma. Podríamos decir que la ruta está formada por las tareas más importantes o a las que deberíamos prestarle más atención. Cuando se define una tarea como de unidad fija los recursos son un valor fijo. Tarea de trabajo fijo: Cuando se define una tarea como de trabajo fijo la cantidad de trabajo (total de horas que consta la tarea)es un valor fijo. Tarea de unidades fijas: Este es el tipo de tarea predeterminado en Project.Unidad 2. tareas de duración fija y tareas de trabajo fijo.16. cualquier cambio que pueda suceder en la asignación de recursos o en el trabajo de la tarea no afecta a la duración de la misma. Tarea de duración fija: Cuando se define una tarea como de duración fija la duración de la tarea es un valor fijo. Tareas (VII) 2. 2. Tipos de tareas Project nos permite definir tres tipos de tareas: Tareas de unidades fijas.

1. En el cuadro de diálogo Información de la tarea ir a la pestaña Avanzado. 1. En el cuadro de diálogo Información de la tarea ir a la pestaña Avanzado. Cambiar el tipo de tarea. 2. Unidad 2. Una tarea que está condicionada por el esfuerzo mantiene el total de trabajo.18. Tareas (VIII) 2. Tildar o destildar la casilla de verificación Condicionada por el esfuerzo. Tareas condicionadas por el esfuerzo.El tipo de tarea se calcula por medio de esta formula: TRABAJO = DURACIÓN * UNIDADES 2. 3. 2. . esta opción esta activa de manera predeterminada. Activar o desactivar la opción condicionada por el esfuerzo. 3. Hacer doble clic sobre la tarea a cambiar el tipo. En Tipo de tarea desplegar el menú y seleccionar el tipo que queramos.17. Hacer doble clic sobre la tarea.

.2. Esta flexibilidad depende del tipo de proyecto en que estemos trabajando. un indicador nos avisará. Las delimitaciones pueden ser flexibles. Tareas (IX) 2. de acuerdo a los demás parámetros de programación que hemos definido para las tareas. Este valor es la delimitación predeterminada para las tareas que se programan a partir de la fecha de fin del proyecto. Si nos pasamos de la fecha y todavía la tarea no está completa. o sea si es un proyecto con fecha de comienzo o fecha de fin. Cuando delimitamos una tarea estamos colocando una restricción ya sea en la fecha de comienzo o fin. Unidad 2. Fecha límite: Ponemos una fecha límite cuando una tarea debe completarse si o si en un determinado tiempo. Establecer esta fecha no afecta a la programación de la tarea y tampoco es una delimitación.19. Podemos establecer que una tarea comience o que no finalice después de una fecha determinada. Tipos de delimitación Lo más tarde posible: Esta es una delimitación flexible. no ligadas a una fecha determinada o inflexibles ligadas a una fecha determinada.20. Delimitaciones de tarea. Project programa las fechas de comienzo y de fin límite.

de acuerdo a los demás parámetros de programación que hemos definido para las tareas.Lo antes posible: Esta es una delimitación flexible. 3. Debe finalizar el : Esta es una delimitación inflexible e indica la fecha exacta en la que debe finalizar una tarea. No puede finalizar antes de la fecha indicada. En el cuadro de diálogo Información de la tarea ir a la pestaña Avanzado. . Doble clic sobre la tarea 2. Introducir una fecha límite y/o una delimitación a una tarea 1. Project programa las fechas de comienzo y de fin límite. No comenzar después del : Esta delimitación moderada indica que la tarea no puede comenzar durante o antes de la fecha especificada. En los campos Fecha límite y Tipo de delimitación introducir los datos necesarios. Este valor es la delimitación predeterminada para las tareas que se programan a partir de la fecha de comienzo del proyecto. No finalizar antes del: Esta delimitación moderada indica la fecha más cercana posible en la que debe completarse esta tarea. Debe comenzar el: Esta es una delimitación inflexible e indica la fecha exacta en la que debe comenzar una tarea. No finalizar después del: Esta delimitación moderada indica que la tarea no puede finalizar durante o antes de la fecha indicada. No comenzar antes del : Esta delimitación moderada indica que la tarea no puede comenzar antes de la fecha indicada.

Podemos establecer mediante un número la prioridad de una tarea ante las demás tareas del proyecto. Nota 2: Tener en cuenta que si trabajamos con un proyecto programado con fecha de fin las delimitaciones flexibles serán las inflexibles para un proyecto programado con fecha de comienzo. En la pestaña General. La prioridad abarca de 0 a 1000. o sea que son todas iguales. por eso es recomendable delimitar (con flechas inflexibles) lo menos posible las tareas. en el recuadro Prioridad: ingresar el nuevo valor. Lo mismo para las delimitaciones inflexibles. Prioridad. Por defecto todas las tareas tienen una prioridad de 500. se abre el cuadro Información de la tarea. Como cambiar la prioridad a una tarea. Esta función es muy útil para resolver las sobreasignaciones que veremos más adelante. 2. 1.Nota 1: Las delimitaciones afectan a la programación del proyecto.21. 2. no es recomendable cambiar esta prioridad si no es estrictamente necesario. siendo una tarea con prioridad 0 la menos importante y 1000 la más importante. Doble clic en la tarea. .

Recursos de tipo costo: son recursos que tienen un costo final como por ejemplo: una comida.Unidad 3. Los recursos son quienes llevan acabo las tareas.2. Tipos de recursos Project 2007 divide los recursos en tres categorías: Recursos de tipo trabajo: son recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea. un viaje. Por ejemplo: ladrillos. 3. 3. Hoja de recursos La hoja de recursos es donde iremos ingresando los recursos que usaremos en el proyecto. Ellos son las Personas. CDs. etc. Recursos de tipo material: víveres y otros elementos consumibles que se utilizan para llevar a cabo una tarea. equipos y materiales. cemento. papel. . La podemos activar desde el menú Ver → Hoja de recursos o desde la barra de vistas. etc.1. Recursos (I) En este capítulo vamos a tratar el tema de los RECURSOS. Por ejemplo: personas y alquileres de maquinas. Consumen tiempo (horas o días) que es el que se utilizará para llevar a cabo la tarea.

sirve para tener un mejor control a la hora de asignar este tipo de recursos a una tarea. torneros. Por defecto Project pone la primer letra del nombre pero podemos cambiarlas. Iniciales: Muestra la abreviatura del nombre de un recurso.Unidad 3. Recursos (II) 3. Nombre del recurso: Ingresamos el nombre del recurso. 6. Modificar datos de recursos Para modificar los datos de un recurso nos situamos en la celda correspondiente y hacemos el cambio que deseemos. si Juan va a trabajar en este proyecto la mitad del tiempo deberíamos bajar a 50% la capacidad máxima de dicho recurso. Tipo: Desplegamos la lista y marcamos el tipo de recurso. Capacidad máxima: Aquí se establece la disponibilidad del recurso para el proyecto en el que estamos trabajando. 5. Sólo podemos escribir en esta celda si el recurso es de tipo material. Podemos utilizar la iniciales del recurso en vez de los nombres para ajustar más columnas en una vista. También podemos hacer todo esto desde el cuadro de diálogo Información del recurso. Ingresar recursos. Etiqueta de material: Aquí especificamos la unidad de medida del recurso. 3. 2. Por defecto la disponibilidad es del 100% pero por ejemplo. 4. 1. Grupo: Se pueden agrupar los recursos bajo un nombre de grupo.3. Podemos acceder a ella desde: . por ejemplo: albañiles.

•Haciendo doble clic sobre el recurso. El resto se reacomoda. . cliquear con el botón derecho y elegir la opción Eliminar recurso. Eliminar un recurso.•Situándonos sobre el recurso y yendo al menú Proyecto → Información del recurso. •Clic derecho sobre el recurso y eligiendo del menú la opción Información del recurso. Para ello debemos seleccionar el recurso desde el indicador de fila (columna numerada). Nota: A medida que avancemos con el curso iremos viendo las demás funciones de este cuadro de diálogo.

o sea ya comprometido con el proyecto. En el cuadro de diálogo Información del recurso. Un recurso puede estar confirmado. En la Hoja de recurso. Recursos (III) 3. doble clic sobre el recurso. Unidad 3.4. Se creará la fila para ingresar el nombre y demás datos del mismo. la incorporación al proyecto es una tentativa. Por defecto los recursos son confirmados pero podemos cambiar su estado de reserva. 2. . clic con el botón derecho y luego Nuevo recurso ó ir al menú Insertar → Nuevo recurso. Tipo de reserva. o propuesto.Insertar un nuevo recurso entre los ya insertados. Nos debemos situar en el recurso que quedaría debajo del nuevo. Para ello: 1. cambiar el estado mediante el recuadro Tipo de reserva:.

. Disponibilidad de recursos Puede suceder que un recurso no esté disponible de igual forma a lo largo de todo el proyecto. En la primer línea del cuadro Disponibilidad de recursos se encuentra por defecto: NOD en Disponible desde.3. Doble clic sobre el recurso al cuál vamos a modificar la disponibilidad. que esté disponible a partir de una fecha determinada ó hasta una fecha. En esas líneas cambiaremos las fechas y si es necesario el porcentaje de unidades. también que entre un período determinado tenga una capacidad de trabajo menor o mayor ó cualquier combinación (de este tipo) posible. Por ejemplo. debemos: 1. Para ingresar estos datos. 2.5. esto significa que está disponible desde la fecha de comienzo del proyecto y NOD en Disponible hasta que está disponible hasta el final del proyecto y también en Unidades el valor que ingresamos en la hoja de recursos. Se abrirá el cuadro de diálogo Información del recurso.

Se abrirá el cuadro de diálogo Información del recurso. Calendario de recursos. el recurso Pedro estará disponible desde el comienzo del proyecto hasta el 29/04/2011 al 100% de su capacidad. Unidad 3. Nota: Sólo podemos cambiar la disponibilidad de recursos de tipo trabajo. Un ejemplo de ello sería si tenemos un recurso que tenga sus feriados independientemente del calendario del proyecto (motivos religiosos.6. Hacer clic en el botón Cambiar el calendario laboral. etc). Doble clic sobre el recurso al cuál vamos a modificar el calendario. De la misma manera que hemos definido un calendario laboral para nuestro proyecto podemos definir un calendario para un recurso en particular. . Luego volverá a estar disponible desde el 02/05/2011 hasta la finalización del proyecto.En la imagen. Como establecer un calendario para un recurso en particular: 1. 2. pero al 50% de su capacidad máxima. personales. Recursos (IV) 3.

Se abrirá el mismo cuadro de diálogo que cuando modificamos el calendario para el proyecto. por ejemplo uno de nuestros recursos es el sereno por lo cual le correspondería el calendario Turno de noche. Notar que en este caso es para el recurso solamente y también que podemos cambiar el calendario base. .3.

4. 2.1. En la barra de herramientas hacer clic en Asignar recursos.Unidad 4. Asignar recursos a una tarea Una vez que hayamos definido los recursos en la hoja de recursos podemos asignárselo a las tareas. debemos: 1. Pararnos sobre la tarea a la cuál le asignaremos el/los recursos. Asignación (I) En esta unidad veremos como asignar recursos a las tareas. Para ello en la vista Diagrama de Gantt. .

3. Aparecerá el siguiente cuadro, donde elegiremos el/los recursos.

Podemos asignar de una vez todos los recursos que necesitemos para llevar a cabo la tarea. Observen que al asignar más de un recurso de tipo trabajo a una tarea, la duración de ésta cambia, esto se debe a la programación que le asignemos y al tipo de tarea. También puede suceder que si vamos a la hoja de recursos algunos de estos se encuentren en color rojo, esto es, por que esos recursos están sobreasignados. Estos temas los veremos más adelante. Los recursos de tipo material o costo no influyen en la duración de las tareas, pero sí en los costos.

En la siguiente imagen veremos como se ven las tareas en el diagrama de Gantt cuando le hemos asignado recursos:

Unidad 4. Asignación (II) 4.2. El campo unidades del cuadro de diálogo Asignar recurso. Cuando asignamos recursos podemos, desde la columna Unidades del cuadro de diálogo Asignar recurso, definir cuanto tiempo (en porcentaje) o cuantas unidades (para los recursos de tipo material) vamos a asignar a la tarea.Los recursos de tipo Costo no tienen unidades. Por ejemplo, en la siguiente imagen para la tarea 1 se le asigna: 4 unidades de cemento, Juan trabajará el 65% de su capacidad máxima en esa tarea y Pedro lo hará al 100%.(Dicho porcentaje es por defecto)

4.3. El cuadro de diálogo Asignar recurso

Si quisiéramos podríamos ingresar recursos directamente desde este cuadro de diálogo, éstos aparecerán en la hoja de recursos. En la siguiente imagen se describen las demás funciones de este cuadro de diálogo:

NOTA: Al momento de asignar recursos a las tareas es necesario tener en cuenta los recursos a los que hemos cambiado la disponibilidad y/o el calendario, ya que éstos pueden demorar la finalización de la tarea asignada. Unidad 5. Costos (I) En este capitulo vamos a tratar el tema de los costos, los costos son un factor muy importante en un proyecto, sobre todo si nuestro proyecto depende del factor económico. 5.1. Tipos de costo Tenemos tres tipos de costos: Determinado por Tasa: Son las tasas de pago; para los recursos de trabajo, existe la Tasa Estándar y la Tasa Hora Extra. Ambas son el costo que tiene el recurso por hora. Determinado por Uso: Es decir que se determina un valor como el costo que tiene cada vez que se utilice el recurso. Costo Fijo:

Cambiar a la tabla Costos mediante el menú Ver → Tabla:---. sin importar la duración o el trabajo elaborado se establece un costo en el que el recurso no interviene. Ingresar costos Ingresar un costo fijo: 1. 5. 2.Esta enfocado a las tareas que. .2. Ingresar el valor correspondiente en la celda que se relaciona a la tarea que queramos ingresar un costo fijo.→ Costo.

3. 3. En la columna Tasa estándar en la celda correspondiente al recurso que queremos asignar un costo ingresar el valor. En la columna Tasa horas extra en la celda correspondiente al recurso que queremos asignar un costo ingresar el valor. no por hora. Ingresar un costo de tasa estándar y hora extra. tener en cuenta que el valor que ingresemos es por hora. Para los recursos de tipo material sólo ingresaremos el valor en el campo Tasa estándar. Unidad 5. 2. tener en cuenta al igual que en la tasa estándar que el valor que ingresemos es por hora. En la vista Hoja de recursos: 1. Observar la columna Acumulación de costos fijos que veremos más adelante en este capítulo. Costos (II) Ingresar un costo por uso: . En este caso el valor es por unidad.

una cena puede haber salido para 'X' tarea un determinado valor y en otra tarea otro. Por eso el costo se ingresa una vez asignado el recurso a una tarea. En la columna Costo/Uso ingresar el valor correspondiente. Estando en dicha vista buscar la tarea. Abrir la vista Uso de tareas desde la barra de vistas o desde el menú Ver. Asignar el recurso a una tarea. Debajo de la tarea se encuentran los recursos que componen la tarea. Para ello debemos: 1. 3. por ejemplo. 2. Ingresar un costo a un recurso de tipo costo: Los recursos de tipo costo adquieren valores diferentes.En la vista Hoja de recursos: 1. .

Acumulación de costos. ingresar el valor en el recuadro Costo. se abrirá el cuadro de diálogo Información de la asignación. 5. .3. Hacer doble clic sobre el recurso tipo costo. En la ficha general.4. Unidad 5. Costos (III) 5.

Doble clic sobre el recurso al cuál vamos a modificar las tasas de costo. sólo deberemos escribir +15% (si fuera menos escribiríamos -15%). Establecer diferentes tasas de costo en períodos diferentes: 1. Por ejemplo. Por defecto todos los recursos se prorratean. éstas pueden ser de dos maneras: • Diferentes tasa de costo en períodos diferentes. Un recurso puede tener diferentes tasas de costo. 2. si al comenzar a trabajar. En la segunda fila de la columna Fecha efectiva se despliega un calendario para que marquemos la fecha a partir de la cuál este recurso se va a regir por una tasa diferente. 3. siempre basándose en la fila superior. podemos ingresar el número directamente ó un porcentaje del costo de la fila de arriba. Para ingresar el nuevo costo de cualquiera de los tres tipos.4. Para ello: En la vista Hoja de recurso en la columna Acumular elegir el tipo de acumulación que necesitemos. si a partir de esa fecha el recurso va a tener un costo de un 15% más. Se abrirá el cuadro de diálogo Información del recurso. Project hará los cálculos correspondientes.La acumulación de costos es determinar como se pagaran los mismos. Diferentes tasas de costo. La pestaña Costos tiene una tabla donde la primer fila está reservada para los valores que hemos ingresado en la Hoja de recursos (Si es que lo hemos hecho). 4. 5. esto es. . • Diferentes tasa de costo para trabajos diferentes. al finalizar o a medida que transcurra la tarea (prorrateo). Tener en cuenta que esto influirá en el seguimiento económico del proyecto.

D y E. pero podemos definir otras tasas en las pestañas B. 2. En la pestaña Costos tenemos 5 tablas de costos.Establecer diferentes tasas de costo para trabajos diferentes: 1. la predeterminada es la pestaña A. Doble clic sobre el recurso al cuál vamos a aplicar nuevas tasas de costo. Se abrirá el cuadro de diálogo Información del recurso. C. Observar que también podemos definir en cada una distintos costos para distintas fechas. .

desplegar el menú y elegir la tabla por la cuál se regirán los costos de este recurso en esta tarea. 4. en el campo Tabla de tasas de costo. En el cuadro de diálogo. cuando asignamos un recurso a una tarea. Por defecto.3. 5. . Para cambiar la tabla de tasas de costo cuando lo asignamos a una tarea en particular debemos ir a la vista Uso de tareas. este se rige por la tabla A. Buscar la tarea en la cuál queremos cambiar la tasa para el recurso y sobre el recurso hacer doble clic para que se abra el cuadro Información de la asignación.

Unidad 5. Horas extras. Agregar la columna Trabajo de horas extras. Es decir. Aplicar horas extras. no estamos agregando más horas a la tarea sino que estamos diciendo que del total de horas de la tarea. en la fila de la columna Trabajo de horas extras de la tarea que queramos. sino que debemos decidir nosotros cuáles horas de un recurso asignado a una tarea son horas extras. Buscar el recurso al cuál le tenemos que asignar horas extras. . Costos (IV) 5. escribir que cantidad de las horas que nos muestra la columna Trabajo son horas extras. 2. 1. 3. Obviamente esto va a influir en los costos del proyecto. Abrir la vista Uso de recursos. ‘X’ cantidad son horas extras.5. El hecho de haber puesto un valor para las horas extras de un recurso no hace que estas se rijan.

tanto. Esta vista nos ayuda a identificar y resolver las sobreasignaciones. Sobreasignación y redistribución de recursos. Como resolver las sobreasignaciones. Cuando esto sucede. La sobreasignación de recursos se produce cuando un recurso tiene asignadas mas tareas de las que puede llevar acabo dentro de su periodo laborable. Vista Uso de recursos.Unidad 6. el recurso que está en rojo (sobreasignado). • La vista Uso de recursos nos muestra por cada recurso las tareas a la cuál está asignado. sino que tiene asignada dos tareas en los mismos días. Podemos . 6.2. trabaja. no sólo más horas de lo establecido (tarea 6). días que le correspondan trabajar como el horario que tenga asignado. • También Project nos ofrece una función para redistribuir los recursos ajustando a gusto ciertos parámetros. • También en el momento de asignar un recurso a una tarea podemos filtrar nuestros recursos con el fin de no sobreasignarlos. En la imagen vemos que Pedro. Project nos avisa colocándonos una advertencia en la columna Indicadores ó en la Hoja de recursos aparecerá el/los recursos sobreasignados en color rojo.1. Sobreasignación y redistribución (I) 6.

etc. sacando a Pedro y poniendo un recurso que esté disponible. cambiando la fecha de inicio de la tarea. filtrar aquellos que estén disponibles para la tarea que tengamos seleccionada. Sobreasignación y redistribución (II) Filtrar antes de asignar. Desplegar Opciones de lista de recursos del cuadro de diálogo Asignar recurso.resolver la sobreasignación colocando horas extras. Mediante el cuadro Asignar recursos podemos. antes de asignarlos. Para ello: 1. Unidad 6. .

Si tildamos la opción Disponible para trabajar e ingresamos las horas. En Filtrar por: podemos elegir entre varias opciones de filtro. nos mostrará los recursos que estarán disponibles para la tarea seleccionada. En caso de no aplicar un filtro y sí marcar esta opción procurar destildar Filtrar por: 4.2. tener en cuenta que no estamos eliminando recursos de la lista. 3. por lo cuál tener cuidado en el momento de filtrar. el botón Nuevo de este cuadro de diálogo nos permite. . El botón Más filtros nos abre un cuadro de diálogo con más criterios de filtrado. mediante instrucciones lógicas. sino que estamos eligiendo que recursos ver según el criterio elegido. crear nuestros propios filtros. Nota: Podemos aplicar un filtro y restringirlo todavía más tildando esta opción.

Project nos ofrece una herramienta para la redistribución de recursos. Sobreasignación y redistribución (III) Redistribuir recursos. Para activarla debemos ir a Herramientas → Redistribuir recursos… .Unidad 6.

. días. Borrar valores de redistribución antes de redistribuir: Si ya hemos redistribuido antes y queremos seguir manteniendo estos valores. Buscar sobreasignaciones con el criterio: Si desplegamos el recuadro aparecen las opciones minutos. elegimos como criterio Por semanas y tenemos un recurso que está sobrepasado en horas uno o más días pero el total de horas no pasa de las horas que establecimos como semanales (en el cuarto paso del asistente cuando comenzamos). semanas y meses. Este es un punto muy importante por que aquí definimos el criterio de la sobreasignación. Por ejemplo. entonces Project no lo toma como un recurso sobreasignado. Unidad 6. horas. Manual:Sólo se redistribuyen los recursos cuando presionemos el botón Redistribuir ahora. Sobreasignación y redistribución (IV) *1 Redistribución: Automática: Project redistribuye los recursos apenas se produzca una sobreasignación (no lo recomiendo) según los criterios que determinemos más abajo.Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando y dividiendo tareas. según los criterios que establezcamos en este cuadro de diálogo. destildar la opción. *2 Ámbito de la redistribución de ‘Nombre del proyecto’: Podemos elegir redistribuir en todo el proyecto ó en un intervalo de fechas determinadas.

lo mismo que una tarea con una fecha de comienzo posterior. La redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante Permite que la redistribución divida el trabajo restante en tareas o asignaciones. a no ser que las tareas tengan mucho margen de demora no se verá un cambio significativo después de la redistribución. Si deseamos esta opción para no todas las tareas podemos agregar la columnaDividir al redistribuir a una hoja de tareas y elegir si/no para las tareas que deseemos. Si deseamos esta opción para no todas las tareas podemos agregar la columna Redistribuir asignaciones a una hoja de tareas y elegir si/no para las tareas que deseemos. Estándar Es la opción predeterminada. . Sólo identificador Project retrasa las tareas a partir de los números de identificador más altos antes de considerar otros criterios. La redistribución puede ajustar asignaciones individuales Esta opción permite que la redistribución haga ajustes cuándo un recurso trabaja en una tarea sin tener en cuenta los demás recursos que trabajan en la misma tarea. estándar Project busca primero prioridades y luego los criterios del orden estándar. Una tarea con más tiempo de demora se retrasa primero. también tiene en cuenta las prioridades y delimitaciones que hayamos definido a las tareas. Redistribuir sólo conforme al margen de demora disponible Si tildamos esta opción evitamos que se retrase la fecha de fin del proyecto. Prioridad.*3 Resolver sobreasignaciones: Orden de redistribución: Según la opción seleccionada Project va a redistribuir los recursos. Pero. Es una configuración general para todas las tareas.

deberemos hacer clic en el botón Redistribuir ahora. si elegimos el modoAutomático cada vez que tengamos algún recurso sobreasignado Project redistribuirá teniendo en cuenta estos criterios.Redistribuir tareas con recursos propuestos Si esta opción está tildada. Project puede utilizar para la redistribución un recurso que está propuesto. Para aplicar la vista debemos ir al menú Ver → Mas vistas… → Buscar la vista Gantt de seguimiento y Aplicar. . Una vez establecida la configuración de la redistribución a nuestras necesidades. 6. Vista Gantt de redistribución Podemos activar la vista Gantt de redistribución para ver de manera gráfica como Proyect redistribuyó las tareas. pero Project nos avisará por medio de un cuadro de diálogo los recursos que no pudo redistribuir para que lo hagamos nosotros manualmente. Nota: No siempre se pueden redistribuir los recursos ó todos los recursos.3. no confirmado. si establecimos el tipo Manual al principio para que Project redistribuya. En color verde se ven las tareas antes de redistribuir.

el consumo de los materiales. Línea de base y plan provisional La línea de base (plan previsto) me permite capturar toda la información del proyecto con el fin de poderla comparar con el avance real del mismo. Guardar una línea base y/o plan provisional.Unidad 7. sólo guarda fechas de comienzo y de fin de tareas. si hubo gastos extras. costos. Seguimiento (I) Una vez que hayamos capturados los datos para llevar a cabo el proyecto. cuanto se están completando las tareas como habíamos previsto. 7. asignaciones y recurso del proyecto de cada una de las tareas antes de que inicie el proyecto. La regularidad en que capturemos los datos reales dependerá del seguimiento que queramos darle. El plan provisional es como una línea de base pero más resumido. Para abrir el cuadro de diálogo debemos ir al menú Herramientas → Seguimiento → Establecer línea base… . el progreso del proyecto genera información de lo que en realidad está pasando.) conforme transcurre el tiempo. etc. todos estos datos servirán como punto de referencia para los cambios que se irán dando conforme el proyecto avanza. fechas de inicio y finalización. (tareas recursos. Guarda duración.1. cuánto nos está costando el proyecto. costos. etc.

.Se abrirá el cuadro de diálogo Establecer línea de base.

En estas opciones definimos si los cambios en las tareas seleccionadas se resumen en tareas de resumen del proyecto. Podemos optar por: Para todas las tareas de resumen.1* Línea de base: Para guardar una línea de base esta opción debe estar tildada.2. los cambios en las tareas seleccionadas se reflejan en todas las tareas de resumen de antecesores de la línea de base o De subtareas a tareas de resumen seleccionadas. Al igual que la línea base podemos guardar hasta 11 planes provisionales. Unidad 7. Borrar una línea de base y/o plan provisional. Nos puede ser útil borrar un plan ó línea base para tener disponibilidad en caso de que se hayan ocupado los once o simplemente para limpiar información que ya no se utilizará. son los datos con la información real del progreso según la información de seguimiento que vayamos incorporando. los cambios en subtareas inmediatas se reflejan en la tarea de resumen de la línea de base seleccionada. 2* Podemos guardar tanto líneas de base como planes provisionales para todo el proyecto ó para las tareas que hayamos seleccionado previamente. Plan provisional: Para guardar un plan provisional debe estar tildada esta opción. Al tildar esta opción se habilitan otras opciones adicionales. Nota: Una vez guardada la línea de base los datos guardados pasan a ser “datos previstos” son los datos en el momento en el que se guardó la línea de base Y “datos reales”. Resumir líneas de base. Para ello debemos ir al menú Herramientas → Seguimiento…→ Borrar línea de base… . Podemos guardar hasta 11 líneas de base por cada proyecto. Seguimiento (II) 7.

En la opción Borrar plan provisional. Agregar datos a una línea de base y/o plan previsto . lo mismo pero para borrar un plan provisional. 7. Y en el campo Para podemos elegir si para todo el proyecto o para tareas que hayamos seleccionado previamente.Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo: En la opción Borrar plan previsto podemos desplegar el menú y elegir que línea de base deseamos borrar (si es que hemos guardado más de una).3.

Seguimiento (III) 7. Unidad 7.Si luego de guardar la línea de base o plan provisional hemos hecho algún cambio que deseamos que estén dentro del plan previsto sólo tenemos que repetir los pasos que dimos al guardar la línea o el plan y cuando nos pregunte si deseamos reemplazar los datos diremos que sí. Comparar el plan previsto con el plan real Para ver la información que se guardó en la línea de base y la información real.4. . debemos ir al menú Proyecto → Información del proyecto → hacer clic en el botón Estadisticas. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo que nos muestra los datos guardados (datos previstos) y los datos reales del avance del proyecto.

Gantt de seguimiento También podemos ver estos datos de manera gráfica activando la vista Gantt de seguimiento.6. Seguimiento (IV) 7. . desde la barra de vista o desde el menú Ver. 7. En la imagen.5. éstas coinciden por que el proyecto en tiempo real todavía no ha comenzado.Unidad 7. Las barras negras son las líneas de base y las que están sobre ellas son las tareas reales. Gantt de varias líneas de base.

7. debemos activar la vista Gantt de varias líneas de base. En el diagrama lo marca con una línea . la que sigue la segunda y así sucesivamente. para ello debemos ir al menú Ver → Más vistas… → en el cuadro de diálogo buscar la vista y Aplicar. Las barras se muestran como una línea. Unidad 7. Si nos situamos con el mouse sobre las líneas aparece un cartel con la información de la línea de base a la que pertenece. Abrir la tabla Programación. la demora de las tareas. sino muestra el valor 0. si es que la tienen. Para saber que tareas tienen un margen de demora debemos abrir la vista Gantt detallado. la misma se encuentra dentro del cuadro de diálogo Más vistas del menú Ver. La demora indica cuanto tiempo puede retrasarse una tarea sin afectar a la fecha de fin del proyecto. Seguimiento (V) 7. La tabla nos muestra en las columnas Demora permisible y Margen de demora total. Tareas con margen de demora.Si hemos guardado más de una línea de base y queremos verlas de manera gráfica. la primer línea de base guardada será la barra superior.

Para ver el progreso real del proyecto tenemos que actualizarlo. es por ello que lo llamamos "plan previsto". como por ejemplo. Actualización del progreso de las tareas (I) Cuando estamos creando el proyecto. el de la tarea 9.) y los costos. lo hacemos con anticipación por lo cuál cuando guardamos la línea de base éste todavía no ha comenzado. dependencias entre tareas.Para ello debemos: Abrir el menú Herramientas → Seguimiento → Actualizar proyecto… Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo: .delgada al final de la barra de tarea.1. Project no los calcula sino que debemos darle nosotros la orden. 8. etc. Project calcula automáticamente la programación (duración. también nos indica cuál es el margen. limitaciones. Actualizar el proyecto según la programación. Unidad 8. Pero otros datos que vamos introduciendo a lo largo del proyecto.

Por defecto se muestra la fecha actual. por ejemplo. * A las tareas que se encuentren en progreso Project les programa la duración restante para que empiecen en la fecha especificada. 100% y la segunda opción si no se completó mostrará 0%. si la fecha de comienzo es posterior éstas todavía no comenzaron y las tareas con fecha de comienzo anterior y fecha de finalización posterior son tareas en curso. 4* Para: Proyecto completo o Tareas seleccionadas. Project calcula: las tareas con fecha de finalización menor a la ingresada son tareas ya finalizadas.1* Actualizar trabajo completado al: Aquí escribiremos la fecha con respecto a la cuál actualicemos el proyecto. 33%. todo lo que debemos hacer es ingresar la fecha en que recomenzará el mismo. Cuando se reprograman estas tareas Project establece los campos "Detener" y "Reanudar". 0% . Al igual para otras funciones podemos actualizar las tareas para todo el proyecto o para aquellas que hayan sido seleccionadas previamente.2. Ver en forma gráfica el progreso de las tareas Así es como se ve el diagrama de Gantt luego de actualizar el proyecto. sin importar cuanto se haya completado y si está completa mostrará 100%. Unidad 8. 2* Por porcentaje completado o Sólo al 0% o al 100%: La primer opción mostrará el porcentaje exacto en que se haya completado la tarea. 3* Reprogramar trabajo restante para que empiece después de: Suponiendo que por alguna razón el proyecto se ha detenido. 22%. podemos marcar este suceso en este recuadro. Actualización del progreso de las tareas (II) 8. . Project recalcula el avance de la siguiente manera: * La tareas que no hayan comenzado serán reprogramadas con la fecha de comienzo que hayamos ingresado pero se les aplicará a dichas tareas una delimitación "No comenzar antes del". Observar que las tareas que ya han comenzado tienen una barra negra dentro que indica el progreso de las mismas.

Al final de cada barra nos muestra el porcentaje completado. Otros métodos para actualizar el progreso de las tareas.3. Actualizar tareas . Observar que las tareas que ya están completas tienen un tilde en la columna de Indicadores.El Gantt de de seguimiento nos muestra el progreso de las tareas siempre con las barras de la línea de base por debajo. Actualización del progreso de las tareas (III) 8. Unidad 8.

también podemos introducir lo que resta para completarse en el cuadro Duración restante. Si la tarea ya se completó debemos ingresar las horas o días que se necesitaron para completarse y si aún no está completa ingresar las horas o días ya trabajadas. Botón Notas: Podemos ingresar una nota de tarea. Duración real y Duración restante: Aquí podemos introducir el tiempo real que necesita la tarea para completarse. Para abrirla debemos desplegar el menú Herramientas → Seguimiento → Actualizar tareas… Tener en cuenta que no van ser las mismas opciones las que estén habilitadas si la actualización va a ser para una tarea sin comenzar. Project actualizará la duración programada y la duración restante para que coincida con la duración real que hemos ingresado. éstas tienen prioridad sobre los datos que hayamos ingresado en los recuadros anteriores. si ingresamos que una tarea se ha completado el 65% e ingresamos una fecha de fin real Project establecerá que la tarea ya se ha completado al 100%. estos cuadros se mostrarán vacíos.Si necesitamos hacer un seguimiento más detallado del progreso de las tareas podemos hacerlo mediante el cuadro de diálogo Actualizar tareas. Por ejemplo. 2* Sección Estado real Comienzo y Fin: Si ingresamos una fecha en cualquiera de los dos campos. 3* Sección Estado actual Comienzo y Fin: Muestra la fecha en que se ha programado la tarea. Unidad 8. una tarea en curso o un grupo de tareas. si estamos actualizando varias tareas a la vez. Esta misma información la podemos introducir desde el cuadro de diálogo Información de la tarea en la pestaña General. Actualización del progreso de las tareas (IV) . 1* % completado: Aquí podremos introducir el porcentaje completado de la tarea o las tareas seleccionadas. si la tarea ya tuviera una nota desde aquí podemos modificarla o leerla.

Para ello ir al menú Ver → Tabla: → Trabajo. . introducir el porcentaje. Para introducir el porcentaje completado del trabajo de una tarea. En la columna % de trabajo compl. debemos abrir la tabla Trabajo en la vista Diagrama de Gantt.Actualizar el progreso de las tareas mediante el trabajo de recursos.

Nota: Observar que las demás opciones son similares a las del cuadro de diálogo "Actualizar tarea". . debemos ir a la vista Uso de tarea.Unidad 8. abrir el cuadro Información de la asignación del recurso asignado a la tarea y en la pestaña Seguimiento introducir el valor en el recuadro % de trabajo completado. Para ello. Actualización del progreso de las tareas (V) Introducir el porcentaje completado del trabajo de una asignación.

Actualización del progreso de las tareas (VI) Actualizar el progreso de la tarea introduciendo el trabajo real y el trabajo restante completado de una asignación. el valor introducido se repartirá de manera uniforme entre los recursos. Para ello debemos ir a la vista Uso de tarea y abrir la tabla Trabajo . Unidad 8. Observar que según la columna en la que introducimos un valor Project calculará nuevamente las demás columnas.Actualizar el progreso de la tarea introduciendo el trabajo real y el trabajo restante completado. Para ello debemos abrir la tabla Trabajo en la vista Diagrama de Gantt. Si lo que deseamos es introducir el valor restante lo haremos en la columna Restante. En la columna Real introducir la cantidad de horas reales que se han completado de la tarea. Ir al menú Ver → Más tablas → Trabajo. Si en la tarea hay varios recursos asignados.

Si lo que deseamos es introducir el valor restante lo haremos en la columna Restante. Observar que según la columna en la que introducimos un valor Project calculará nuevamente las demás columnas.En la columna Real introducir la cantidad de horas reales que ha completado el recurso en esa tarea. .

Supongamos que un recurso cumple horas de trabajo pero no en los días asignados sino que por alguna razón lo hace en otro período de tiempo. Actualización del progreso de las tareas (VII) Actualizar el progreso de la tarea introduciendo el trabajo real completado de una asignación por períodos de tiempo. para establecer ese cambio en el proyecto debemos: En la vista Uso de tarea. .Unidad 8. teniendo abierta la tabla Trabajo ir a Formato → Detalles → Trabajo Real.

real. Si actualizamos el proyecto y vamos a la vista Gantt de seguimiento vemos el cambio en la tarea. se sobreasigne algún recurso. El recurso “Felipe” de la “tarea 9” ha cumplido 2hs. En este caso no trajo ningún problema pero podría haber pasado que se retrase el proyecto. y Trab.Observar que la fase temporal ahora nos muestra cada fila dividida en dos campos Trab. al ingresar dicho dato las columnas correspondientes se han recalculado. de trabajo un día antes de lo estipulado. . etc.

podemos filtrar la información con el objeto de ver sólo aquella que nos interesa. .1. Al igual que en otras utilidades del paquete Office. 9. Según en la vista en que estemos estas opciones van a ser diferentes. Filtros.Unidad 9. agrupar y ordenar (I) En este capítulo vamos a ver como podemos trabajar de manera más cómoda y eficiente. Para aplicar un filtro ir al menú Proyecto → Filtro para: podemos elegir entre las distintas opciones de filtro según nos convenga. Filtrar.

Todos los recursos. Sólo tenemos que elegir uno y Aplicar. . etc según en la vista en que estemos. observar que hay una opción de filtro que dice Todas las tareas. Más filtros… En este cuadro de diálogo tenemos más opciones para el filtrado.Si aplicamos algún filtro y queremos volver a ver todos los datos. Si en vez de Aplicar presionamos el botón Resaltar. se mostrarán todos los datos pero los que cumplan el criterio elegido se mostrarán de otro color.

En este cuadro de diálogo debemos especificar las instrucciones que deberían mostrarse cuando se aplica el filtro creado.2. agrupar y ordenar (II) 9.Si presionamos el botón Nuevo vamos a poder crear un filtro con criterios personalizados. Para ello desde el menú Proyecto → Ordenar se mostrarán criterios para el orden de los datos. Ordenar Esta función nos permite ver todos los datos de la vista en que estemos pero ordenados según un criterio. Filtrar. La opción Ordenar por nos abre el siguiente cuadro de diálogo. Unidad 9. El orden por defecto es Por identificador. .

Unidad 9. Filtrar. agrupar y ordenar (III) 9. .3. Agrupar Por último. decidir si la lista la queremos en orden ascendente o descendente e indicar si los datos se deben volver a enumerar según el nuevo orden que estemos definiendo.Por medio de este cuadro de diálogo podemos seleccionar hasta tres niveles de orden. podemos ver los datos agrupados por ciertos criterios. Para ello debemos elegir una opción desde el menú Proyecto → Agrupar por: La opción Más grupos… me permite elegir entre otros criterios que no están en el menú.

Unidad 10. el tipo de fuente y la trama de los grupos. crear un grupo nuevo.Al igual que en las opciones que vimos anteriormente el botón Nuevo me permite crear grupos personalizados. La opción Personalizar Agrupar por:… nos permite revisar o modificar un grupo existente. crear grupos dentro de grupos y elegir el color. Informes (I) .

Informes visuales.En este capitulo veremos las distintas posibilidades que nos ofrece Project cuando queramos ver o imprimir los informes que nos proporciona. O. 10. Los informes visuales muestran los datos del proyecto en informes de tabla dinámica de M. Este tipo de informes ofrecen una solución más ágil que los informes básicos. Visio Professional.1. O. Para ver los informes debemos ir al menú Informe → Informes visuales… Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo Informes visuales: Crear informe. Excel y en vistas de diagrama dinámico de M. .

crear y guardar un informe. Pestañas de plantillas de informe: Cada pestaña muestra la plantilla de informe de la categoría seleccionada para la aplicación seleccionada (Excel y/o Visio). Sección Mostrar plantillas de informe creadas en: Según la opción que tengamos tildada y si tenemos ambos o alguno de los programas instalados. meses. trimestres y años) en que podemos ver la información de los informes. Seleccione el nivel de datos de uso que desea incluir en el informe: Si desplegamos el menú encontraremos los diferentes niveles de datos (días. semanas.Por medio de este cuadro de diálogo podemos ver. . se mostrarán las plantillas predefinidas. Haciendo un solo clic sobre el nombre de una plantilla podemos ver en el cuadro Muestra.

cambiarles el nombre. personalizar los campos utilizados como parte de los datos y guardar la base de datos de informes. . etc. El botón Guardar datos abre el cuadro de diálogo Informes visuales: Guardar datos de informes.Incluir plantillas de informe desde: Si tildamos esta opción se activará el botón Modificar… que nos permite buscar la ubicación en donde tengamos las plantillas. Podemos abrirlas. eliminarlas. Botón Plantilla nueva… Me permite crear una nueva plantilla. Botón Administrar plantilla… Se abre un cuadro de diálogo del Explorador de Windows que muestra todas las plantillas. Éstas están de forma predeterminada en la carpeta Microsoft Office\Templates\1033. debo elegir que aplicación utilizar (Excel o Visio) al igual que los tipos de datos y los campos. por medio de éste podemos guardar los datos de informe del proyecto. Botón Editar plantilla… Me permite editar una plantilla ya creada.

Unidad 10. Informes básicos.2. Informes (II) 10. Para acceder a ellos debemos ir al menú Informe → Informes… Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo: . Los informes. al igual que los informes visuales.El botón Ver abre la aplicación que contiene el informe. muestran los datos del proyecto.

. Cuando abrimos una categoría se abre un cuadro de diálogo que nos muestra los informes de dicha categoría.En la misma vemos las seis categorías en que se dividen los informes que nos ofrece Project. Con el botón Seleccionar abrimos la plantilla que hayamos marcado y con el botón Modificar se abre un cuadro de diálogo en el que podemos modificar el formato del texto del informe.

Informes (III) 10.3.Unidad 10. Copiar imagen Esta opción me permite capturar la imagen que estamos viendo en pantalla. Para abrirla debemos ir a Informes → Copiar imagen… Se abre el siguiente cuadro de diálogo: .

1. Configurar Project (I) En este capítulo vamos a ver y/o cambiar las preferencias que controlan la apariencia y el funcionamiento de Project. Opciones de Project Para configurar Project a nuestras necesidades debemos abrir el cuadro de diálogo Opciones que se encuentra dentro del menú Herramientas. Sólo vamos a detallar las que tienen que ver con lo visto a lo largo del curso. Tener en cuenta que algunas opciones son globales y otras sólo para el proyecto activo. . Unidad 11.Por medio de este cuadro podemos elegir que parte o para que es la imagen que queremos capturar. 11.

1. Pestaña General .1.

Solicitar información de proyecto al crear nuevos proyectos: Si tildamos esta opción cada vez que abramos un nuevo proyecto aparecerá el cuadro de diálogo Información del proyecto. cada columna va a tener de forma predeterminada el autofiltro. si dejamos la opción destildada se abrirá un nuevo proyecto en blanco. Nombre de usuario: Aparece por defecto el que ingresamos al instalar Project. .1* Opciones generales de Microsoft Office Project. pero podemos cambiarlo desde este recuadro. Activar autofiltro en los proyectos nuevos: Si tildamos está opción cuando empecemos un nuevo proyecto. Abrir último archivo al inicio: si tildamos esta opción cuando abramos Project se va a abrir el último archivo que hayamos estado utilizando. Archivos usados recientemente: Según el número que ingresemos en el cuadro van a ser los la cantidad de archivos que se mostrarán al final del menú "Archivo".

Unidad 11. lo puede hacer desde estos recuadros. Pestaña Vista . Project nos avisará de que éste no está en el fondo de recursos (hoja de recursos) y nos dará opciones para solucionarlo. si esta casilla está activa lo tomará como un nuevo recurso. si deseamos mantener estos cambios para todos los proyectos debemos presionar este botón. Consejos del asistente para el planeamiento: Si desactivamos esta opción el asistente no aparecerá en ningún proyecto. En ésta sección podemos configurar el asistente para planeamiento. Configurar Project (II) 1. Lo que configuremos aquí sólo será aplicado en el proyecto en el que estemos. Cuidado! Por que puede pasar que ingresemos un nombre mal escrito. Tasa estándar predeterminada y Tasa predeterminada para horas extras: Si desea cambiar la tasa. Botón Predeterminar: Los cambios que hagamos en esta sección sólo serán para el proyecto abierto. Agregar recursos y tareas de forma automática: Si esta casilla está desactivada y por ejemplo. desde el cuadro de diálogo “Información de la tarea” queremos asignar un recurso. Botón Opciones de servicio: En este curso no vemos ningún tema que tenga relación con los cambios que podemos hacer con el cuadro de diálogo que se abre al presionar este botón. si la casilla está tildada directamente los agrega. 3* Opciones generales para [Nombre del proyecto]. 2* Asistente para planeamiento. que no hemos ingresado previamente en la hoja de recurso.2.Deshacer niveles: Según el número ingresado en este recuadro es la cantidad de veces que podremos volver atrás con el botón "Deshacer". Las tres opciones que siguen me permiten elegir que tipo de consejos deseo recibir activando o desactivando la casilla de verificación.

Estas opciones son para cuando vinculamos nuestro proyecto con otro externo. como así también en que posición. 5* Sección Opciones de esquema para [Nombre del proyecto]. . por defecto tenemos el calendario Gregoriano (12 meses) si deseáramos otros calendarios debemos instalarlos y el formato de fecha que utilizaremos para todos los proyectos. tema que no está dentro del curso. 4* Sección Opciones de moneda para [Nombre del proyecto] En esta sección definiremos que moneda utilizaremos en el proyecto. 2* Sección Mostrar.1* En la primer sección podemos elegir la vista predeterminada al abrir el proyecto. el tipo de calendario. En esta sección podemos elegir que elementos de la interfaz de Project 2007 deseamos mostrar u ocultar. cuantos decimales mostraremos y a que país pertenece la misma. 3* Sección Opciones de vinculación entre proyectos para [Nombre del proyecto].

1. Pestaña Calendario.3. Configurar Project (III) 1. Presionando el botón Predeterminar los cambios se aplicarán a todos los proyectos. si mostraremos todas las tareas con números de esquema y si mostraremos o no la tarea de resumen del proyecto.4. si mostraremos los símbolos + y – cuando tenemos tareas de resumen (Mostrar símbolos de esquema). si cuando definimos una tarea como subtarea ésta se muestre con sangría (Aplicar sangría al nombre). Desde aquí podemos cambiar las etiquetas para los valores de tiempo si es que no nos resultan cómodas las ya definidas por Project.En esta sección podemos configurar como se mostrarán las tareas. . Pestaña Edición De esta pestaña sólo prestaremos atención a la sección Opciones de vista de las unidades de tiempo para [Nombre del proyecto]. Podemos elegir entre mostrar o no las tareas de resumen. Unidad 11.

laborales por día. . que mes el año fiscal. Configurar Project (IV) 1.Desde esta pestaña podemos configurar las opciones de calendario para el proyecto en que estamos trabajando. cantidad de horas semanales y de días laborales por mes. Pestaña Programación. Estas opciones son las que hay que tener en cuenta en la "redistribución". Que día comienza la semana. Unidad 11.5. el horario de entrada y salida de la jornada laboral y el último conjunto de opciones se refiere a la cantidad de hs.

En esta pestaña podemos establecer entre otras cosas. . en que formato mostrar las asignaciones de recursos. Que tipo de tarea es el predeterminado. La opción Dividir tareas en curso es muy importante que esté tildada si deseamos que cuando redistribuyamos los recursos sobreasignados con la herramienta que nos ofrece Project ésta pueda dividir las tareas necesarias. cuando comienzan las nuevas tareas. 1. y en que formato de tiempo las mostraremos y otras opciones de cómo serán las nuevas tareas que ingresemos.6. Pestaña Cálculo.

por alguna razón. la parte completada . Project calcula automáticamente costos y fechas. Actualizar el estado de las tareas actualiza el estado del recurso: Si esta opción está tildada cuando estamos haciendo el seguimiento del proyecto y actualizamos el progreso de las tareas automáticamente se actualiza el estado de los recursos asignados a dicha tarea. Retrasar el fin de las partes completadas después de la fecha de estado a la fecha de estado: Cuando una tarea.1* Sección Opciones de cálculo para Microsoft Office Project. si no queremos que esto suceda debemos elegir la opción Manual y cuando queramos hacer los cálculos debemos abrir esta pestaña y presionar el botón Calcular ahora. En esta sección podemos definir si el cálculo va a ser automático o manual. si actualizamos el estado de un recurso se actualiza el estado de la/las tarea/s a la cuál está asignado. También podemos elegir si queremos calcular sólo el proyecto en el que estamos trabajando o si todos los proyectos abiertos. 2* Sección Opciones de cálculo para [Nombre del proyecto]. Lo mismo viceversa. comienza antes de lo programado y justo ingresamos una fecha de estado (fecha a la cuál queremos ver el progreso del proyecto) y la tarea estaba programada para empezar después de dicha fecha. si esta opción está tildada.

de la tarea se retrasa el fin a la fecha de estado. Si la opción está destildada, la parte completada finaliza como se ha programado. Y retrasar el comienzo de las partes restantes a la fecha de estado: Cuando tildamos la opción anterior también podemos elegir entre activar o no esta opción. Si esta activa la parte restante de la tarea se retrasa el comienzo a la fecha de estado, y si está desactivada, la parte restante de la tarea se establece que finalice como lo hemos programado. Adelantar el comienzo de las partes restantes antes de la fecha de estado a la fecha de estado: Esta opción es la contraria a la anterior, o sea que es para las tareas que han comenzado luego de la fecha de estado pero estaban programadas para que lo hagan antes. Si la casilla está activa la parte restante se adelanta al inicio de la fecha de estado. Si está desactiva se inicia como la hemos programado. Y adelantar el fin de las partes completadas a la fecha de estado: Cuando tildamos la opción anterior también podemos elegir entre activar o no esta opción. Si esta activa, la parte completa de la tarea se adelanta para finalizar en la fecha de estado, si no, la parte completada de la tarea finaliza como la hemos programado. Las modificaciones de los costos totales se extienden a la fecha de estado: Si esta tildada esta opción Project distribuye uniformemente los costos a la fecha de estado. Por ejemplo: Por ejemplo, si tenemos una tarea de 4 días, el costo total de la misma es de $400 a la fecha de estado se han completado dos días de dicha tarea, Project calcula un valor de $100 por cada día de la tarea. Calcular los proyectos insertados como tareas de resumen: Si la opción está tildada cuando insertamos un proyecto éste se toma como una tarea de resumen. Microsoft Office siempre calcula los costos reales: Esta opción está tildada de manera predeterminada y establece que Project calcule automáticamente los costos en función de las tasas de recursos, los costos por uso y los costos fijos. Acumulación predeterminada de costos fijos: desde aquí podemos cambiar el método de acumulación predeterminado. Las tareas son críticas si la demora es igual o menos a XX días: Podemos establecer cuál es el tiempo de demora máximo que puede tener una tarea para que sea crítica. El botón Predeterminar permite que los cambios hechos en esta sección sean efectivos para todos los proyectos. Unidad 11. Configurar Project (V) 1.7. Pestaña Guardar

En esta pestaña podemos elegir con que extensión se van a guardar de manera predeterminada los archivos, al igual que la ubicación. En la sección Autoguardar podemos activar la opción Guardar cada XX para que se vayan guardando automáticamente los cambios en un determinado tiempo. Con esta opción se activan otras opciones de guardado. 1.8. Pestaña Interfaz

En esta pestaña tenemos varias opciones para activar o desactivar funciones que queremos ver o no en la interfaz del proyecto. 1.9. Pestaña Seguridad

En la sección Formato heredado podemos elegir entre como debe reaccionar Project al encontrarse con extensiones de archivo que no sean las predeterminadas para Project. . Esto ayudaría a proteger nuestra privacidad.En la sección Opciones de privacidad de [Nombre del proyecto] podemos elegir si queremos que al guardar el archivo se eliminen todos los datos del cuadro "Propiedades" del archivo.