OBJETIVO Brindar monitoreo constante y seguridad apropiada a los vehculos de Logstica de la Compaa

JUSTIFICACION
Este instructivo fue elaborado con el fin de poder controlar las actividades que son propiamente de la empresa PETROL SERVICES Y CIA S EN C en el cual se especifican los controles de seguridad para los vehculos, aclarando que esto es un instructivo adicional a las funciones realizadas por el auxiliar de monitoreo satelital.

DEFINICIONES
GPS: (Global Positioning System): Sistema de posicionamiento global o de navegacin por satlite que permite determinar en todo el mundo la posicin de un objeto, una persona o un vehculo con una precisin hasta de centmetros, aunque lo habitual son unos pocos metros de precisin.

CENTRAL DE MONITOREO SATELITAL (CMS): Es el lugar donde se encuentran ubicados los equipos hardware y software que reciben las seales emitidas por las unidades y donde se coordinan, en caso de ser solicitados por el usuario, los procedimientos a seguir cuando se reciba una seal de alarma. En nuestro caso hace referencia al proveedor (Widetech/Tracker)

UNIDAD DE RASTREO VEHICULAR(CELLOCATOR): Se trata del dispositivo electrnico, compuesto por un medio de comunicacin y un equipo de alarma, que se encuentre instalado en el vehculo el cual emite y recibe seales que permiten que el vehculo sea monitoreado, siempre que se encuentre dentro del rea de cobertura de su proveedor de comunicaciones.

GEOCERCA: Es un rea geogrfica definida por el Administrador del Sistema alrededor de la cual se cree una cerca virtual. El sistema puede ser configurado para emitir una alerta cada vez que se entre o salga de una geocerca y enve una notificacin va SMS a un celular predeterminado o un e-mail a un correo electrnico. Las geocercas se utilizan para controlar la ubicacin y movimiento de los vehculos en reas geogrficas especficas.

SEAL DE ALARMA: Es una seal emitida por el equipo y recibida por la Central de Monitoreo (Widetech/Tracker) en seal de que uno de los eventos programados como generadores de alarma tuvo ocurrencia. El equipo se programa con los siguientes avisos de alarma: Pulsacin Botn Pnico Dao (en el equipo) Apagado de la Unidad de Rastreo Exceso de Velocidad (El promedio de Velocidad permitida por la plataforma es de 74 km/h, un cambio mayor a esta medida generara una seal de alarma en la plataforma. Desconexin de Batera Ingreso y Salida a Geocerca

PROCEDIMIENTO
1. Los Coordinadores de Campo deben reportar al Auxiliar de Monitoreo diariamente: Planilla de Cargue diario Cualquier novedad como cambio de conductor, movilizacin de un vehculo de forma imprevista. 2. Los operadores de los vehculos en conjunto del auxiliar de monitoreo debern estar en contacto, y debern realizar la pulsacin del botn de pnico y reportar en los siguientes casos: Cuando en ruta detecten algn evento sospechoso. Cuando consideren que algn vehculo o moto los est siguiendo Cuando se presente algn reten de cualquier ndole. Cuando se desven de la ruta, indicar las razones por las cuales se desvi.

3.

El auxiliar de monitoreo debe vigilar constantemente los vehculos y en caso que se registre alguna novedad (Pnico, Exceso de Velocidad, accidente Vial) seguir las instrucciones de seguridad del caso: Comunicarse Inmediatamente con el operador del Vehculo. Reportar al Coordinador de Campo el cual tiene el Vehculo a cargo. Comunicarse con el Supervisor HSEQ pertinente dependiendo de la zona de ubicacin.

 Enviar correo electrnico al Coordinador Campo, Director de Operaciones, Supervisor HSEQ del rea, Coordinador de Sistemas, Gerencia, Directora Administrativa, informando: Nombre del Conductor: Placa del Vehculo: Ubicacin del Evento: Descripcin del Evento: hora y ubicacin actual del Vehculo

4. El auxiliar de Monitoreo debe comunicarse con el conductor una vez al da. El conductor al contestar debe comunicar: Nombre del conductor Ubicacin actual. Tiempo estimado de llegada al destino, tiempo estimado para terminar el servicio y/o tiempo estimado para llegar a la empresa esto dependiendo de la ubicacin.

5. En caso de que el sistema de rastreo satelital presente algn dao o reporte direcciones incorrectas el auxiliar de monitoreo debe: Llamar al conductor para verificar la direccin, y si efectivamente la direccin que registra el sistema no es la correcta, se procede a iniciar la activacin de un comando especial que tiene el sistema para que se actualice la direccin, si el inconveniente se sigue presentando se procede a llamar a la central de WideTech para que desde all verifiquen y den solucin a este.

 En ltima instancia si el problema persiste se acuerda una cita para que un tcnico de la central de rastreo satelital (WideTech o Tracker) se presente en la empresa y solucione las averas.

6. La central o proveedor de Monitoreo satelital CDA (7x24) tiene la obligacin de reportar a la compaa por medio del auxiliar de monitoreo, Coordinador de Sistemas y personal a cargo va e-mail o telefnica cada vez que el botn de pnico sea activado para confirmar el evento.

8. En caso de que se presente una situacin de emergencia o siniestro el auxiliar de monitoreo procede a: Llamar inmediatamente al conductor. Verificar el estado y la coherencia con la que contesta la llamada. Verificar si se evidencia alguna alteracin en la actitud. Si la situacin se torna sospechosa inmediatamente se activa el plan de emergencia.

 Primera Instancia, la informacin que requiere para este informe es bsica y se presenta al director HSEQ, al HSEQ que responde por el campo, Director de Operaciones y el coordinador del Campo, adems de se le copia esta informacin a Gerencia, directora administrativa y al coordinador de sistemas. (Este informe se presenta de manera Inmediata 30 Minutos por Tarde) Nombre del Conductor Placa del Vehculo Ubicacin del accidente Descripcin del Evento

INFORME DE INVESTIGACIN, la informacin que requiere para este informe es bsica y se presenta al director HSEQ, al HSEQ que responde por el campo, Director de Operaciones y el coordinador del Campo, adems de se le copia esta informacin a Gerencia, Directora Administrativa y al Coordinador de Sistemas. Este informe se tiene que presentar sobre un rango de 2 Horas y media despus de ocurrido el Accidente, cabe decir que este modelo de reporte es tomado del rea de HSEQ y segn Direccin no hay ningn inconveniente con el formato.

9. La persona que remplaza al auxiliar de monitoreo en sus espacios de descanso debe tener la capacitacin y orientacin suficientes, para saber identificar un evento. CUANDO REACCIONAR, COMO REACCIONAR, O que tenga SOSPECHA DE EMERGENCIA. Se realizar turnos rotatorios de 8 horas.

10. El Auxiliar de Monitoreo debe tener al alcance los telfonos correspondientes para cualquier situacin de emergencia como los siguientes: Telfonos de la central de monitoreo Comunicacin directa con la red de apoyo (Supervisores HSEQ) Listado de conductores con sus respectivos nmeros de celular. Telfonos de las personas contacto en la compaa

11. Cuando la situacin sea extremadamente delicada, Se procede a apagar el vehculo desde el sistema esta instruccin no puede cambiar sin el previo consentimiento del Coordinador de Campo o Directores.

12. Al terminar la jornada laboral l auxiliar de monitoreo debe informar, placas de los vehculos y los nombres de los conductores que se encuentran en recorrido si los hubiere e informar al Coordinador de Campo pertinente y el personal disponible, sobre la ubicacin de cada uno de los vehculos para estar atento a cualquier Evento que se presente en la plataforma de Monitoreo.

El Auxiliar de monitoreo durante las instalaciones de las unidades de monitoreo en los vehculos debe realizar, en coordinacin con el conductor, y previa comunicacin va email y telefnica con la central de monitoreo satelital una prueba de control y seguimiento a los equipos , la cual consiste en activar el botn de pnico de los vehculos para verificar su funcionamiento, esta se realizara cada quince das y debe quedar registrado en una planilla control rastreo satelital la fecha, hora de llamada, placa del vehculo, nombre del conductor, ubicacin del vehculo el tiempo de activacin del botn de pnico, el tiempo de respuesta del conductor, y si se presenta alguna novedad con los equipos de monitoreo registrarlo en la casilla de observaciones e informar a la central de rastreo satelital

Se realizaran los informes diurnos y final en los siguientes horarios

INFORMES

INFORMES DIURNOS
En este informe se presenta el reporte de los vehculos estableciendo el campo, Propietario, Velocidad Promedio, Georeferencia (Ubicacin Actual del Vehculo), Descripcin (En que zona se encuentra) y por ultimo si el Vehculo se encuentra cargado. Este informe es realizado por el auxiliar de monitoreo de turno, y es enviado va e-mail a: Director de Operaciones, Directora Administrativa, Coordinador de Sistemas, Auxiliar Sistemas, Coordinador Lder y los Coordinadores de Cada uno de los Campos. A continuacin se muestra un ejemplo:

INFORME ESTADO VIAS

Este informe se presenta para reportar las restricciones, cierres de vas, hundimientos y dems que los conductores de los vehculos puedan encontrar en el desarrollo de las rutas. El informe se realiza por el auxiliar de monitoreo en turno, descargado directamente desde la plataforma del INVIAS y adems de ello de parte de la Red Integral de Seguridad en el Transporte RISTRA, nos envan un boletn diario de Novedades en ruta. Este informe es realizado por el auxiliar de monitoreo de turno, y es enviado va e-mail a: Director de Operaciones, Directora Administrativa, Coordinador de Sistemas, Auxiliar Sistemas, Coordinador Lder y los Coordinadores de Cada uno de los Campos. A continuacin se muestra un ejemplo:

INFORME ESTADO VIAS

INFORME FINAL
Es el ultimo informe que se genera en el da de parte del auxiliar de monitoreo de turno, para dar a conocer la ubicacin actual de los vehculos que se encuentran en ruta; adicional al informe diurno, en este se reporta eventos, distancia recorrida, velocidad mxima, tiempo en ruta y frenadas bruscas que tuvo el vehculo durante la jornada. Este informe es enviado va e-mail a: Director de Operaciones, Directora Administrativa, Coordinador de Sistemas, Auxiliar Sistemas, Coordinador Lder y los Coordinadores de Cada uno de los Campos

INFORME SINIESTROS
Este informe se genera cuando ocurre un accidente vial con algn vehculo, aqu se reporta la Descripcin del Accidente (Donde, Como sucedi), se informa los ltimos eventos, Velocidades y Georeferencia del vehculo que se gener en la Plataforma GPS; esta informacin se plasma en una grafica estadstica. Este informe es realizado por el auxiliar de monitoreo de turno, y es enviado va e-mail a: Gerencia, Director de Operaciones, Directora Administrativa, Director HSEQ, Supervisor HSEQ encargado, Coordinador de Sistemas, Auxiliar Sistemas, Coordinador Lder y los Coordinador Encargado del Vehculo.

INFORMACION ADICIONAL Directorio Flota

DIRECTORIO DE EMERGENCIAS

PLANILLA EXCESOS DE VELOCIDAD

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