PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

CONTROL DE CAMBIOS REVISIN No. FECHA CAMBIOS REALIZADOS

CONTROL DE DISTRIBUCIN FECHA CARGO NOMBRE FIRMA

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1.

OBJETO

Definir los requisitos para tomar acciones apropiadas para eliminar las causas de No conformidades presentes o potenciales dentro del sistema de Gestin de Calidad, para evitar que vuelvan a ocurrir o prevenir su ocurrencia.

2.

ALCANCE

Este procedimiento aplica para todas las acciones correctivas y preventivas tomadas en cada uno de los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad de GEN-MIL S.A. Inicia con el hallazgo de la causa del problema particular o la consideracin y anlisis de los datos que muestra que existe un potencial para problemas y finaliza con el seguimiento de las acciones tomadas y el informe del estado de estas acciones.

3.

DEFINICIONES

Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una No Conformidad detectada u otra situacin indeseable. Se ejecuta para evitar que vuelva a ocurrir una No Conformidad. Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable.Se ejecuta para prevenir la ocurrencia de no conformidades. Correccin: Accin tomada para eliminar una no conformidad Eficacia: Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Conformidad: Cumplimiento de un requisito. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.

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Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan para lograr un fin. . Sistema de Gestin: Sistema para establecer la poltica y los objetivos y para lograr dichos objetivos. Sistema de Gestin de la Calidad: Sistema de Gestin para dirigir y controlar una organizacin con respecto a la calidad.

4.

CONDICIONES GENERALES

4.1 GENERALIDADES Todas las acciones correctivas o preventivas deben ser documentadas en los formatos de solicitud de accin correctiva (Q-FO-8.5.2) o solicitud de accin preventiva o de oportunidad de mejora (Q-FO-8.5.3) y en el listado maestro de acciones para la mejora continua (Q-FO-8.5.1). Las fuentes utilizadas para la identificacin de no conformidades y aplicacin de acciones correctivas preventivas son: Auditorias de calidad internas y externas Anlisis de datos del Sistema de gestin de la Calidad. Productos no conformes que se presentan frecuentemente segn el formato de Control de Producto No Conforme (Q-FO-8.3-01). Resultados de las revisiones del Sistema de Gestin de la calidad Medicin y control de los procesos Resultados del anlisis de los indicadores de gestin. Sugerencias de mejoramiento de cualquier persona dentro de la compaa. Quejas o retroalimentacin de los clientes. La accin correctiva consiste en averiguar por qu ocurri la no conformidad y asegurarse de que el problema no ocurra de nuevo. El tamao del problema y los riesgos asociados determinaran las acciones que deben tomarse. En cuanto a las acciones Preventivas se emplearan los registros para ver si existe alguna tendencia que muestre que puede surgir un problema potencial

NOTA: El propsito de este procedimiento es encontrar las causas que generan los problemas y no los culpables .

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4.2 HERRAMIENTAS PARA EL ANALISIS DE CAUSAS 4.2.1 LLUVIA DE IDEAS Definicin

Es una tcnica de grupo que busca fomentar la generacin de nuevas ideas y aprovechar la capacidad y experiencia del personal. Cualquier miembro del equipo puede presentar ideas en cualquier momento, es eficaz para dirigir una reunin en la cual se requiera una discusin abierta y activa para determinar relacin entre una caracterstica de calidad y los factores. Cuando Se Usa

Para identificar y desarrollar nuevos proyectos, para formular cuantas teoras sean posibles y, para identificar oportunidades de mejoramiento en el anlisis de problemas de producto, proceso o sistema de calidad. Desarrollo de una Lluvia de ideas

Se renen varias de las personas implicadas en el problema y se da inicio a la tormenta de ideas bajo el siguiente esquema. Estas ideas se evalan y clasifican. Se deben agrupar sistemticamente. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Escribir sobre una hoja o un tablero el enunciado del problema o tema examinado. Elegir una persona que coordine y registre las ideas. Motivar la participacin de todos y cada uno de los participantes. No criticar ninguna idea por simple o irracional que parezca. De igual forma, no aprobar ni elogiar las buenas ideas. Buscar el mayor nmero de ideas en el menor tiempo posible. Una idea puede inspirar otra y as llegar a la mejor solucin. Las sugerencias no deben limitarse al plano laboral. Si las ideas de los jefes inmediatos parecen limitar la creatividad del grupo, pedir a estos miembros que den sus ideas al final. Repasar la lista de ideas para eliminar la repeticin, los temas secundarios, y las propuestas visiblemente imposibles. Obtener consenso en todo el grupo. Imprimir dinmica a la sesin y manejar un tiempo entre 15 a 30 minutos.

Las ideas se deben registrar y/o diagramar para su posterior anlisis y evaluacin; de esta forma se hace posible de manera simultnea, su puesta en prctica para los fines deseados (se recomienda utilizar la tcnica estadstica Diagrama Causa Efecto.

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4.2.2

DIAGRAMAS DE CAUSA -EFECTO

Definicin

Diagrama que muestra la relacin entre una caracterstica de calidad y los factores. Ejemplo: Ver Figura 1.

Figura 1. Ejemplo de diagrama causa- efecto Procedimiento de Elaboracin de diagramas de causa-efecto, mediante listas sistemticas de causas.

Paso 1. Escoja la caracterstica de Calidad. Paso 2. Busque todas las causas posibles que puedan afectar a la caracterstica de Calidad. Paso 3. Agrupe las causas por la afinidad que tengan entre si y elabore un diagrama de causa efecto conectando aquellos elementos que parecen tener un efecto significativo sobre la caracterstica de calidad.

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Paso 4 Asigne la importancia a cada factor y seale los factores particularmente importantes que tienen un efecto significativo sobre la caracterstica de calidad. Paso 5 Escriba cualquier informacin que pueda ser de utilidad. Explicacin del Procedimiento

Este enfoque se caracteriza por la relacin que establece entre dos actividades diferentes: La percepcin de tantas causas como sea posible y su agrupacin sistemtica. Para la percepcin de causas se requiere una discusin abierta y activa y un mtodo eficaz para dirigir una reunin, con este propsito es la tormenta de Ideas. En la Elaboracin del Diagrama de causa-Efecto, tambin llamado espina de pescado, las causas se deben agrupar sistemticamente procediendo de los huesos pequeos a los huesos medianos, y despus de los huesos medianos a los huesos grandes. Sugerencia para elaborar los Diagramas de Causa-Efecto Identifique todos los factores relevantes mediante consulta y discusin entre muchas personas. Exprese la caracterstica tan concretamente como sea posible. Haga un diagrama para cada caracterstica. Por ejemplo los errores de peso y longitud del mismo producto tendrn estructuras diferentes y deben analizarse en dos diagramas separados. Escoja una caracterstica y unos factores medibles. Una vez completo el diagrama de causa- efecto, es necesario captar la fuerza de la relacin causa- efecto en forma objetiva utilizando datos. Descubra factores sobre los que sea posible actuar. Si ha identificado una causa sobre la cual es imposible actuar, el problema no se solucionar. Si se ha de mejorar, las causas deben subdividirse hasta el nivel en el cual sea posible actuar sobre ellas, o de lo contrario su identificacin ser un ejercicio sin sentido. Sugerencias para el Uso de los diagramas causa-efecto Asigne la importancia de cada factor objetivamente con base en datos. Trate de mejorar continuamente el diagrama de causa-efecto mientras lo usa.

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4.2.3

DIAGRAMAS DE PARETO Definicin

Diagrama mediante el cual se clasifican los problemas de calidad en los pocos vitales y los muchos triviales, lo cual permite atacar esas pocas causas que representan un gran impacto. Se relacionan los resultados indeseables y se utiliza para averiguar cual es el principal problema. Ejemplo:

Figura 2. Ejemplo de Diagrama de Pareto por tems defectuosos

Como elaborar Diagramas de Pareto

Paso 1 Decida que problemas son los que se van a investigar y como recoger los datos. a) Decida que clase de problemas son los que quiere investigar. Ejemplo: Objetos defectuosos, perdidas en trminos monetarios y ocurrencia de accidentes. b) Decida que datos va a necesitar y cmo clasificarlos. Ejemplo: Por tipo de defecto, localizacin, Proceso, maquina, trabajador, mtodo. Resuma los tems que se presentan con poca frecuencia en la categora otros. c) Defina el mtodo de recoleccin de los datos y el periodo de duracin de la recoleccin Paso 2

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Disee una tabla para conteo de datos, con espacio suficiente para registrar los totales (Tabla 1). Tipo de defecto Conteo Total Fractura //// //// 10 Rayado //// //// //// //// //// // 42 Mancha //// / 6 Tensin //// //// //// //// //// //// 104 Rajadura //// 4 Burbuja //// //// //// //// 20 Otros //// //// //// 14 Total 200
Tabla 1. Tabla para conteo de Datos

Paso 3 Diligencie la tabla de conteo y calcule los totales. Paso 4 Elabore una tabla de datos para el diagrama de Pareto con la lista de tems, los totales individuales, los totales acumulados, la composicin porcentual y los porcentajes acumulados. Paso 5 Organice los tems por Orden de cantidad y llene la tabla de datos. El Item otros debe ubicarse en el ltimo rengln, independientemente de su magnitud. Esto se debe a que esta compuesto de un grupo de tems, cada uno de los cuales es ms pequeo que el menor de los tems citados individualmente. (Tabla 2) Tipo de defecto Tensin Rayado Burbuja Fractura Mancha Rajadura Otros
Total

Nmero de defectos 104 42 20 10 6 4 14

Total Acumulado 104 146 166 176 182 186 200

Composicin Porcentual 52 21 10 5 3 2 7

Porcentaje Acumulado 52 73 83 88 91 93 100

-

200 100 Tabla 2. Tabla de datos para un diagrama de Pareto

Paso 6 Dibuje dos ejes verticales y uno horizontal. a) Eje izquierdo Marque este eje con una escala de 0 hasta el total general b) Eje derecho Marque este eje con una escala desde 0% hasta 100%

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c) d)

Eje horizontal Divida este eje en un nmero de intervalos igual al nmero de tems clasificados.

Paso 7 Construya un diagrama de barras. Paso 8 Dibuje la curva acumulada (curva de Pareto) Marque los valores acumulados (total acumulado o porcentaje acumulado) en la parte superior, al lado derecho de los intervalos de cada tem, y conecte los puntos con una lnea continua. Paso 9 Escriba en el diagrama cualquier informacin necesaria. a) Informacin sobre el diagrama Titulo, cifras significativas, unidades, nombre del dibujante. b) Informacin sobre los datos Periodo de tiempo, tema y lugar de la investigacin, nmero total de datos. Sugerencias para elaborar diagramas de Pareto Pruebe varias clasificaciones y construya muchas clases de diagramas de Pareto. As podr captar la esencia de un problema observndolo desde varios ngulos. No es conveniente que Otros represente un porcentaje de los ms altos. En este caso debe considerarse un mtodo diferente de clasificacin. Si los datos se pueden representar en valores monetarios, lo mejor es dibujar diagramas de Pareto que demuestren esto en el eje vertical. Sugerencias para usar diagramas de Pareto Si un tem se puede solucionar fcilmente, debe afrontarse de inmediato aunque sea relativamente de poca importancia.

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5.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

DESCRIPCION/ DOCUMENTOS
Inicio

ITEM

FLUJOGRAMA
INICIO

RESPONSABLE

1.

Identificar la no conformidad o la posible no conformidad detectada

Identificar la no conformidad o la posible no conformidad detectada

Cualquier persona dentro de la organizacin

2.

Determinar que tipo de accin se debe generar

Determinar que tipo de accin se debe tomar (Si es no conformidad se trata de una accin correctiva, si es una posible no conformidad se trata de Accin Preventiva).

Cualquier persona dentro de la organizacin

Acciones Correctivas

3.

Acciones Preventivas

Describir la no conformidad o la no conformidad potencial en el respectivo formato de acuerdo al tipo de accin a tomar (Registro de Solicitud de Accin Correctiva Q-FO-8.5.2 o Registro de Solicitud Accin Preventiva o de oportunidad de mejora Q-FO-8.5.3)

Cualquier persona dentro de la organizacin

4.

Determinar causas

las

Determinar las causas por las cuales se presenta la No Conformidad o la no conformidad potencial. (Se pueden utilizar las herramientas para anlisis de causas, definidas en este procedimiento u otras requeridas). Tomar las Acciones Correctivas o Acciones Preventivas con el fin de eliminar las causas.

Responsables determinacin causas.

de la de las

5.

Tomar acciones correctivas o preventivas

Dueos del Proceso o personal que interviene en la no conformidad.

6.

Realizar seguimiento a la eficacia de las acciones tomadas

Realizar seguimiento a la eficacia de las acciones tomadas evaluando si se resolvi la no conformidad o la posible no conformidad.

Dueos del Proceso, / Auditor Interno o responsables de hacer seguimiento.

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ITEM

FLUJOGRAMA

DESCRIPCION/ DOCUMENTOS

RESPONSABLE

Se resolvi la no conformidad o la posible no conformidad.

7.
A

Si: Continuar Con el tem 8 No. Nuevamente se debe Ir al tem 4.

8.

NO

Se resolvi?

Cerrar la accin.

Dueos del Proceso, / Auditor Interno o responsables de hacer seguimiento.

SI

9.
Cerrar la Accin

Entregar la solicitud de la accin, ya diligenciada para que el designado de calidad asiente las acciones en el Listado maestro de acciones para la mejora continua Q-FO-8.5.1 ,les asigne el numero consecutivo y las archive). Fin

Dueos del Proceso

Entregar solicitud de accin, diligenciada

la la ya

Fin

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6.

LISTADO DE DOCUMENTOS REFERENCIADOS

CDIGO NOMBRE
Solicitud de Accin Correctiva Solicitud Accin Preventiva o de oportunidad de mejora Listado Maestro de acciones para la mejora continua

RESPONSABLE
Dueos de proceso y comit de calidad Dueos de proceso y comit de calidad Designado de calidad

Q-FO-8.5.2 Q-FO-8.5.3 Q-FO-8.5.1

7.

ANEXO

Los anexos de este procedimiento son los formatos correspondientes a:

ANEXOS
1 2 3

CDIGO
Q-FO-8.5.2 Q-FO-8.5.3 Q-FO-8.5.1

NOMBRE
Solicitud de Accin Correctiva Solicitud Accin Preventiva o de oportunidad de mejora Listado Maestro de acciones para la mejora continua