Administración Moderna de Proyectos

La gestión o gerencia de proyectos Para nadie es un secreto que los proyectos cada vez más ocupan un lugar central en nuestra sociedad. No sólo es un asunto vinculado a empresas o negocios. También tiene que ver con mejoras del bienestar o impactos sociales. Si lo que se quiere es mejorar la competitividad de un país, se habla de mejorar la infraestructura o los servicios y en ambos casos trataremos con proyectos. En el mismo sentido, cuando de políticas públicas se trata, la manera de llevarlas a cabo pasa por el mundo de los proyectos, es decir, estos últimos están muy presentes en diversas actividades humanas. De allí podemos deducir que la administración de proyectos no se limita al ámbito privado. Los programas sociales o los servicios públicos son llevados a cabo o mejorados a través de proyectos. Si nos enfrentamos a una catástrofe natural, como el huracán Katrina o el terremoto en Pisco, la forma de reconstruir lo devastado es a través de las herramientas que nos brinda la administración de proyectos. Como se podrá deducir, el hecho que se utilice la metodología de gestión de proyectos no es garantía para conseguir la consecución de nuestros objetivos o la plena satisfacción. El éxito requiere de otros elementos, que le dan a la gestión de proyectos una característica compleja, como corresponde a cualquier actividad que maneja recursos, se enfrenta a desafíos, tiene límites y depende de la decisión humana. ¿Qué es un proyecto? Para entender lo que es un proyecto sería bueno analizar algunas acciones o actividades que hoy están presentes en nuestra sociedad:             Una nueva Tablet que compite con las versiones anteriores. Dispositivos que permiten almacenar más datos que en el pasado reciente. La ampliación del transporte denominado Tren Eléctrico. Mejorar las medidas de seguridad de la ciudad. La construcción de un nuevo hospital de emergencias pediátricas. Vacunar masivamente a sectores de la sociedad ante una determinada enfermedad. Celebrar el aniversario de una efemérides nacional. Una campaña política para las elecciones regionales. Un video en youtube con fines educativos. Una encuesta para medir el nivel de satisfacción del alumnado. El lanzamiento de una nueva gaseosa en el mercado nacional. La creación de una nueva aplicación (Apps) para aprender gestión de proyectos.

La relación presentada, en su totalidad, tiene que ver con el mundo de los proyectos. A partir del análisis de los acontecimientos nombrados, presentamos una relación de definiciones: Según Gray y Larsson: “Un proyecto es un esfuerzo complejo, no rutinario, limitado por el tiempo, el presupuesto, los recursos y las especificaciones de desempeño y que se diseña para cumplir con las necesidades del cliente”. Según Klastorin: “Un proyecto se puede ver como un conjunto bien definido de tareas o actividades que deben realizarse para cumplir las metas del proyecto”. Según Gido y Clements: “Un proyecto es un esfuerzo para lograr un objetivo específico por medio de una serie particular de tareas interrelacionadas y el uso eficaz de los recursos” Según Jorge García y Diego Echeverry (UNIANDES, Colombia): “Un proyecto es una actividad humana que consume recursos, que tiene un propósito definible y único, en donde se crea un entregable: un producto único, se presta un servicio o se realiza una labor, cuyo resultado final, para un alcance dado, se puede medir en términos de tiempo, costo y calidad, conocidos como la triple restricción”. Y finalmente la definición del Project Management Institute: “Todo proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”. Si bien es cierto pueden haber elementos repetitivos en algunos entregables del proyecto, esta repetición no va a alterar los criterios de unicidad que se desarrollan en el trabajo del proyecto. La mejor forma de consolidar un concepto vinculado a los proyectos es a través de sus características o atributos, pues son estos los que ayudan a definirlo. Atributos de un proyecto Los profesores Gido y Clement (2012) hacen una completa descripción de lo que vendrían a ser los principales atributos de un proyecto: 1. Todo proyecto tiene un objetivo, que permite establecer lo que se quiere lograr. Es el producto final, que de manera precisa y tangible se debe producir y entregar. Todo objetivo de un proyecto se define en términos de lo siguiente: producto final o entregable, programa y presupuesto. Por ejemplo, podríamos hablar de producir una nueva Tablet a

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un costo de un millón de dólares en un plazo de seis meses. O de pronto, construir un edificio de seis pisos, en cuatro meses a un costo de 200,000 dólares. Un proyecto tiene tareas interdependientes, es decir de tareas no repetitivas que se deben llevar sistemáticamente y en determinada secuencia a fin de lograr los objetivos. Los proyectos utilizan recursos. Estos pueden ser de carácter logístico, monetario, personas especializadas, materiales diversos o instalaciones. Los recursos por definición económica son bienes escasos, por lo tanto se debe tener especial cuidado en su buena administración a fin de hacer viable –y eventualmente no generar mayores costos- un proyecto. El tiempo es un atributo importante de un proyecto, el cual se sabe tiene un periodo finito para cumplir con sus objetivos. Todo proyecto tiene un cliente, un patrocinador, alguien que tiene expectativas diversas sobre el cumplimiento de los objetivos y de cuyo nivel de satisfacción va a depender que se considere como un éxito o no el proyecto. Un proyecto puede ser una tarea única, es decir que se realiza por una sola vez. Celebrar un quinceañero, un aniversario de bodas, hacer un puente sobre una quebrada específica, un diseño de rutas para nuevas vías, todos son proyectos que se hacen por una sola vez. Todo proyecto tiene un grado de incertidumbre. Como sabemos hay factores exógenos que no podemos administrar y que pueden contribuir con la buena marcha o el colapso de un proyecto. Aquí la gama es amplia. Puede cubrir desde un colapso financiero como consecuencia de una burbuja económica hasta el debilitamiento del dólar como consecuencia de la crisis internacional. Igualmente la irrupción de nueva tecnología podría alterar o convertir en obsoleto a nuestro proyecto. Todo proyecto tiene personas que están a favor o en contra del proyecto, se maneja con diversos intereses. Son los denominados involucrados o Stakeholders, personas que pueden contribuir al éxito o al fracaso de un proyecto.

Ing. Juan Sheput

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