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Guia Para La Recepcion y Entrega de Insumos Paffec Vdn

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GUIA DE PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCION Y ENTREGA DE INSUMOS DEL PAFFEC

-Documento No Oficial 1. Objeto El objeto del presente documento, como una herramienta administrativa, tiene como objeto fundamentar el proceso de soporte para la recepción y entrega de insumos PAFFEC -MAGA, cuyas actividades deben contemplarse dentro del contexto del cumplimiento de la normativa que exige la instancia contralora y de la recepción explicita por parte de los beneficiarios. 2. Alcance: La presente guía orienta las acciones que van desde la recepción de los insumos, de su almacenamiento, del traslado hacia los municipios y comunidades, hasta llegar a manos de los beneficiarios, cuya exigencia es haber sido seleccionados democráticamente por el grupo, para la recepción de cada insumo, que deriva en registros específicos, cuya identificación, por nombre y número de identificación personal, facilite y demuestre que el insumo llega directamente a las manos de las personas que aparecen en el registro correspondiente. 3. Normativa La normativa es aplicable a las Juntas de Recepción Parcial y Total, que deberán ser conformadas en cada departamento del país. Integradas por ternas de personal perteneciente a los renglones presupuestarios 011 o 022, nombradas con Acuerdo Ministerial correspondiente. Es importante que el Acuerdo Ministerial, delegue a cada Junta de Recepción, Parcial, Tota y Liquidación, los insumos del PAFFEC, comprados por MAGA, que podrán describirse en el acuerdo, con lo cual se evitara la emisión de un Acuerdo Ministerial, especifico por cada producto. Incluir que la Junta de Recepción sea Parcial, es porque los insumos no llegaran en su totalidad, sino si se tiene previsto que los insumos lleguen uno por uno, o bien en entregas parciales, para cada departamento. La normativa trasciende a los procesos que se exigen desde la recepción, de la protección de los insumos si fueran almacenados a nivel departamental, de su traslado hacia los municipios y de estos hasta el nivel comunitario, en la entrega de cada insumo a cada beneficiario previamente seleccionado. 4. Los Insumos PAFFEC-MAGA: Los insumos a ser comprados directamente con fondos del MAGA, han cumplido con el proceso que exige la Ley de Compras y Contrataciones, los cuales se detallan a continuación:
           Compra de Semilla Certificada de Maíz Variedad ICTA B-7 Adquisición de Plantas de Bambú Adquisición de Pie de Cría Lombriz Coqueta Roja, Nylon y Regaderas Plásticas Adquisición de Fertilizantes Adquisición de Plantas de Árboles Frutales Adquisición de Equipo Avícola para Instalarse en Granjas Avícolas Sostenibles Adquisición de Materiales para Gallineros para Instalarse en Granjas Avícolas Sostenibles Adquisición de Materiales para Biodigestores Productores de Biogás Adquisición de Molinos Manuales Metálicos Adquisición de Frascos de Vidrio con Tapadera Metálica Adquisición de Filtros Purificadores de Agua

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Estos 11 insumos, se agregan a los que en similar cantidad serán adquiridos por FONADES, a los cuales en el proceso de recepción tendrán una modalidad aunque similar, con breves aspectos diferentes. 5. Responsables: Integrantes de las Juntas Receptoras, Extensionistas y de los beneficiarios seleccionados por cada grupo en las distintas comunidades. 5. Descripción del Proceso La importante de cumplir el mandato de la instancia contralora del Estado, obliga a disponer, previamente de los registros de beneficiarios, que identifique el destino de los insumos, que por ser bienes del estado, deben orientarse a la satisfacción de necesidades sentidas y objetivos precisos, como los que se buscan con la implementación del PAFFEC. El proceso incluye dos acciones que los equipos de extensión deben tener claro, como lo constituyen el Registro de Beneficiarios y los Recipiendarios de los Insumos que fueron seleccionados democráticamente, todos ellos identificados con su número de DPI o bien de la cedula de vecindad. El proceso de Recepción, almacenamiento, traslado y entrega de los insumos del PAFFEC, es el siguiente: 1. Compromisos de la DICORER, Central, previo al proceso de distribución: o Verificación de la cantidad de insumos que por departamento serán entregados. o Definición, por cada producto el manejo a nivel departamental, el despacho inmediato o parcial, derivando las necesidades de almacenamiento a nivel departamental o municipal. o Requerimiento a cada Sede Departamental de cotizaciones de almacenamiento o bien motivación para la gestión ante las distintas instancias municipales y departamentales. o Gestión de los fondos necesarios para el arrendamiento de bodegas, así como la emisión de los contratos respectivos. o Identificación de necesidades de apoyo logístico de los equipos departamentales, que faciliten el traslado de los productos a los municipios y/o comunidades. o Gestión ante el Despacho Ministerial para el nombramiento y emisión del acuerdo ministerial para la conformación de las Juntas de Recepción Parcial y Final, integrando todos los insumos a distribuir. o Gestión ante las Sedes Departamentales la elaboración de los registros por integrantes del grupo, familia y socio (promotores), así como el registro de los beneficiarios, por cada insumo. o Integración de los registros de beneficiarios a nivel de cada grupo, por municipio. o Verificación por cada Sede Departamental sobre las necesidades de contratación de transporte, derivadas de la disponibilidad de vehículos. o Identificación de requerimientos financieros para pago de transporte, así como el establecimiento de caja chica para sufragar los gastos de transporte. 2

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Evaluación de la conveniencia de generar libros de actas con hojas móviles o bien habilitación de otros libros de actas, autorizados por la Contraloría General de Cuentas, para agilizar el proceso de entrega de los insumos, con el objeto de movilizar a cada uno de los miembros de la Junta de Recepción, hacia municipios distintos. Establecimiento del calendario de entregas conjuntamente con los proveedores. Gestión ante las instancias de donde se deriva el financiamiento de las compras, el modelo del acta, que les facilite la liquidación de los fondos.

2. Nombramiento de las Juntas de Recepción Parcial y Final: El Despacho Ministerial emite, a través del acuerdo respectivo, el nombramiento de las Juntas de Recepción Parcial y Total (antes del proceso) y de Liquidación (finalizado el proceso, necesarias para el pago final a los proveedores), que se integraran en cada uno de los departamentos del país. Las Juntas de Recepción estarán conformadas por 3 personas, contratadas bajo renglones 011 o 022.
o FONADES: Integra la Junta de Recepción por el i) el Supervisor departamental o su representante designado para tal efecto ii) el extensionista de FONADES designado y iii) el Jefe Departamental del MAGA, o su representante designado para tal efecto.

3. Especificaciones por cada Insumo: Es recomendable que cada Junta de Recepción, previo a iniciar el proceso, conozca el detalle, por cada insumo: tipo de insumo, cantidades, calendario de entregas y destino de los mismos y tenga a mano los listados, derivados de los registros de beneficiarios por cada comunidad, los cuales serán proporcionados por la DICORER central. 4. Verificación de la Nota o Guía de Envío del Transportista:  Al momento de la recepción de los insumos, la Junta de Recepción, recibirá los productos de cada proveedor, verificando con base a la nota de envío, las cantidades y calidades de cada insumo. 5. Verificación de los Insumos: Los miembros de la Junta de Recepción, firmaran y sellaran el envío de cada proveedor, si fuera necesario, razonando al dorso cualquier faltante o anomalía que presenten los insumos, quedando los mismos en resguardo de la Sede Departamental hasta que el proveedor los reponga.
o FONADES: Los insumos que no cumplen con el requisito, quedan bajo la responsabilidad del transportista. Relacionado con la suscripción del acta, según parece, la misma será levantada en hoja simple, por el Técnico de FONADES.

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Acta de Recepción del Insumo: La Junta de Recepción, recibido cada producto, levantara el Acta de Recepción, de conformidad con el modelo remitido por cada facilitador del fondo financiero de las compras, en el libro autorizado por la Contraloría general de Cuentas, en la cual se asienta por cada insumo, la cantidad recibida y cualquier inconveniente encontrado (anomalía o faltante). El acta de recepción debe contener como 3

mínimo: el número de la nota de envío del proveedor, por cada producto y las cantidades recibidas. Es necesario dejar sentado en el acta, por cada producto, la cantidad que no llena las calidades, lo cual facilitara la gestión del cambio o bien la habilitación de la fianza de cumplimiento y/o fidelidad. 7. Ingreso de los Insumos al Almacén: El Encargado de Bodega Departamental ingresa, al almacén las cantidades de insumos que fueron recibidas por la Junta de Recepción, incluyendo en el ingreso a almacén, las cantidades y detallando los documentos que le sirven de constancia: nota de envío, acuerdo ministerial, numero de contrato, toda vez que no es la Sede Departamental la que efectuó la compra sino otra instancia, por lo que no puede aparecer el precio unitario de compra, como lo exige el mencionado documento. 8. Entrega Directa a Municipio: Si el insumo fuera entregado directamente en el municipio, por el proveedor, se procederá en forma similar, es decir con el ingreso a almacén y proceder a la entrega a través del acta respectiva. La Junta de Recepción, queda obligada a la habilitación de los lugares de almacenaje o bien la entrega directa al beneficiario, que es lo ideal. 9. Responsabilidad y Custodia de los Insumos Almacenados: El Jefe de la Sede Departamental, adquiere la responsabilidad de velar porque los insumos se resguarden debidamente, manteniendo la vigilancia, durante el almacenamiento, de los mismos. 10. Necesidades de Almacenamiento: Previamente a la acción antes expuesta, el Jefe Departamental, con la asesoría de los otros miembros de la Junta de Recepción, toman la decisión de ubicar bodegas a nivel municipal o departamental, que faciliten el manejo de los insumos, sin olvidar la responsabilidad adquirida en el resguardo de los bienes. 11. Gestiones Varias para la Habilitación de Bodegas de Almacenamiento: Si la decisión de ubicar bodegas municipales o departamentales fuera conveniente, debe gestionarse ante las instancias correspondientes, la autorización de la misma y la asignación de los fondos necesarios para su arrendamiento, así como la emisión del contrato respectivo. Sin embargo es discrecionalidad de cada Jefe Departamental, realizar las gestiones necesarias para solicitar apoyo de instancias municipales u otras, para aprovechar la capacidad instalada en el departamento o municipio. 12. Distribución de los Insumos: El Jefe Departamental organizara la distribución de los insumos para cada municipio, por fechas y hora de entrega, conjuntamente con los equipos de extensión, velando porque el traslado se haga en las mejores condiciones, que mantengan su calidad y garanticen la seguridad de los mismos.
FONADES: El extensionista de FONADES, tendrá la responsabilidad del proceso de

recepción de los insumos, materiales, herramientas y/o equipos en los puntos de entrega, formará parte de las mesas de entrega en el municipio respectivo y será responsable del resguardo, custodia, transporte y entrega de la documentación de soporte de la entrega, cierre, liquidación, preparación de informes finales y otros.

13. Organización de la Entrega de Insumos a los Beneficiarios:

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El Equipo de Extensión organizara los grupos de recipiendarios a nivel de cada comunidad, para la recepción de los mismos, velando por la identificación y firma de los listados en el momento de la entrega de los insumos. La Junta de Recepción, para mantener la custodia de los insumos, estará presente en cada entrega, hasta obtener el listado debidamente firmado. Cualquier inconveniente que se presente en el momento de la entrega, como por ejemplo, de no coincidir el número de identificación con el que aparece registrado, será resuelto por la misma, bajo su estricta responsabilidad, tomando en cuenta la correspondiente tutela que garantice el debido cumplimiento de la normativa contralora. La Junta de Recepción debe analizar, de conformidad con la cantidad de municipios, distancias, disponibilidad de vehículos, etc., la sugerencia contenida en el inciso 15 de esta guía.
FONADES: La entrega de los insumos a los beneficiarios se realizará con la participación de la mesa de entrega. Uno de los integrantes de la mesa hará la función de verificación digital del listado de beneficiarios oficial. Sobre la mesa de entrega no se define quien o quienes otros, además del extensionista de FONADES, la conformaran.

14. Orden de Envío. Egreso del Producto del Almacén: Previo al traslado de los insumos, el Encargado de Almacén, emite la orden de envío, por cada insumo que sea retirado de las bodegas de almacenamiento. Procediendo a la entrega a la Junta de Recepción. 15. Verificación sobre la Conveniencia en la Entrega de Insumos a través de los Extensionistas: La entrega de productos, si así lo decidiera la Junta de Recepción, puede efectuarse a través de los extensionistas, para lo cual deberá levantarse el acta correspondiente, como constancia de egreso de almacén, incluyendo el nombre completo del extensionista, municipio, cantidad entregada y todos los pormenores del producto. El extensionistas responsable, estará entregando la nomina de beneficiarios debidamente firmada, en el menor tiempo posible para efectos de liquidación final. 16. Traslado de los Insumos a los Municipios y Comunidades: La Junta de Recepción con el apoyo de los equipos de extensión, trasladan los insumos a cada una de los municipios y de estos a las comunidades.
FONADES: Los traslados de la sede departamental al punto de entrega, en los casos necesarios, se realizará con soporte en una constancia de traslado emitida por el extensionista y/o el supervisor departamental de FONADES, la qu e llevará consignadas las cantidades totales por insumo, kit, juego, etc., así como presentación, en los casos que amerite y destino, dirigida al municipio de destino, según el número de beneficiarios autorizado en la base de datos. Copia de la constanc ia de traslado se enviará al

Coordinador de Proyecto, en FONADES. Las constancias de traslado deben ser llenadas rigurosamente con toda la información requerida, sin excepción.

17. Los Receptores de los Insumos Designados por el Grupo 5

El Equipo de Extensión habiendo trasladado el mensaje a los integrantes del grupo, sobre que los “los insumos son para beneficio del grupo” y no para integrante en particular, de tal forma que, con dicha claridad, se busque el mejor aprovechamiento de los mismos, y habiendo sido seleccionados los receptores de cada insumo en forma “democrática”, los cuales aparecen en los registros correspondientes, constituyen las personas que serán convocadas para la entrega de los mismos, de conformidad con el calendario de entregas. Si la persona no aparece registrada en el listado correspondiente, no le será entregado el insumo. Lo anterior obliga a que los equipos de extensión, den el debido cumplimiento a lo preceptuado en el inciso 1, párrafo 7º relacionado con los registros. 18. La Planilla como Base Legal de la Entrega y Recepción de los , Insumos: La entrega de los insumos a los beneficiarios, se realizara por medio de una planilla, previamente elaborada, con el nombre de cada beneficiario, así como su número de identificación, agregando a dicho listado, el departamento, municipio, comunidad, fecha de entrega, edad, sexo, etnia y la cantidad de insumos entregados y la firma del recipiendario o bien la huella digital. Es importante que cada miembro del grupo que fuera seleccionado para la recepción del producto, además de portar su cedula de vecindad o DPI en el momento de recibir el producto, entregue fotocopia del documento de identificación, el cual será requisito que facilite no solo la comprobación que la persona que recibo el insumo esta presente y además como constancia para efectos de verificación de las instancias contraloras. 19. Traslado de las Planillas Firmadas por parte de los Beneficiarios: Entregados los insumos a los beneficiarios, se traslada la planilla de beneficiarios, por cada insumo, a la Sede Departamental, a efecto de levantar el acta final de entrega de cada insumo, remitiendo copia certificada de la misma a la instancia respectiva.
o FONADES: El Extensionista de FONADES es el responsable de archivar y resguardar envíos del proveedor, constancias de ingreso, actas de recepción y otros, que constituirá la documentación de respal do

20. Importancia de la conformación de la Junta de Liquidación: Finalmente al concluirse la entrega a beneficiarios y estar levantada el acta final de la distribución de cada insumo, el Despacho Ministerial, conformara, a través del acuerdo ministerial respectivo, las Juntas de Liquidación, para dar por finalizado el proceso. Estas Juntas pueden conformarse con personal en el nivel central, en el cual participen miembros de donde se derivaron los fondos. Esto es recomendable para el pago final a los proveedores, y finiquitar los respectivos contratos.
Observación: los párrafos insertos de FONADES, resaltados con color, son acciones que se incluyen en el Manual de Procedimientos de Entrega de Insumos de FONADES, por lo cual solamente constituyen comparaciones y diferencias.

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