El lugar de la Direccin de Proyectos en el mundo actual

Ha notado los cambios que se producen constantemente en el entorno social, poltico y empresarial? Ha notado lo rpidamente que se llevan a cabo? Y ha visto que cada vez son ms veloces? En este artculo, ofrezco una visin de este fenmeno y algunas de sus manifestaciones y propongo la Direccin de Proyectos como una filosofa de gestin con la que afrontar estas situaciones de manera que esta disciplina se convierta en una de las piedras angulares para la supervivencia de las organizaciones que trabajan en entornos hostiles. Esto explicara la proliferacin de tantos proyectos a nuestro alrededor.
Introduccin Todos y, en especial, nosotros, los ingenieros, estamos familiarizados con los proyectos y su concepto. Sin embargo, nos encontramos con que, cada vez ms, la palabra proyecto se utiliza en ms mbitos. La pregunta que podramos hacernos es si se utiliza con el mismo significado o con uno distinto. Algunos de nosotros o de nuestros colegas ingenieros o arquitectos puede que se muestren enojados ante tal atrevimiento: cmo puede osar un lego en la materia mancillar, con su uso, el sacrosanto concepto de proyecto?, cmo puede ser que, hoy en da, un psiclogo, un mdico o, incluso, un msico nos hablen de proyectos? Tengamos en cuenta que, hasta hace bien poco, en determinadas escuelas de ingenieros, slo los ingenieros superiores tenan el privilegio de
realizar un proyecto de fin de carrera para llegar a titularse. Mientras, los ingenieros tcnicos correspondientes a la misma rama de la ingeniera deban completar un trabajo de fin de carrera que, a decir verdad, era muy similar al proyecto de fin de carrera del ingeniero superior. Es por ello que me atrevo a aventurar la posibilidad de que alguno de nosotros pensemos as. En cambio, estoy seguro de que otros ingenieros y arquitectos no pensarn as y les parecer apropiado que la palabra proyecto sea utilizada por todo tipo de personas sin importar los estudios que hayan cursado. En el mundo profesional, a nuestro alrededor, omos hablar a personas que dicen estar ejecutando proyectos continuamente, a qu se debe esto?, se han vuelto todos locos?, es una moda? No cabe duda de que, en

Ignacio Antn Gmez

Ingeniero Industrial ICAI (1996). Mster Project Management Universidad de Valencia (2004). MBA Executive ESIC (2005). Lder Seguridad, Higiene y Medio Ambiente Arbora&Ausonia. Tutor del Mster en Project Management Universidad de Valencia.

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nuestro caminar a lo largo de la vida profesional, todos intentamos hacer valer nuestros logros y decir que un trabajo o una tarea que estamos llevando a cabo no son slo un trabajo o una tarea sino un proyecto. No, decididamente, no es lo mismo: darle el nombre de proyecto lo viste mejor. Pero, es realmente un proyecto o slo estamos adornando el trabajo para que parezca ms interesante?

La definicin de proyecto Veamos, para empezar, algunas de las definiciones que podemos encontrar de la palabra proyecto. En primer lugar, me remitir al diccionario por ser una manera sencilla de encontrar una definicin que no origine discrepancias nada ms comenzar y, adems, al alcance de todos. El diccionario de la Real Academia define el proyecto, entre otras acepciones, como designio o pensamiento de ejecutar algo. Una segunda acepcin que aparece en este diccionario acota el proyecto como el conjunto de escritos, clculos y dibujos que se hacen para dar idea de cmo ha de ser y lo que ha de costar una obra de arquitectura o ingeniera. Estoy seguro de que esta descripcin de lo que es un proyecto nos es muy familiar. Sin embargo, se est identificando proyecto con documentos cuando todos sabemos que llevar a cabo un proyecto es una actividad que va ms all de los meros documentos que pueden ser tan slo unos entregables de alguna de las fases del conjunto del trabajo. Ntese que ya estoy introduciendo otro concepto de proyecto ya que estoy mencionando actividades que no son simplemente una coleccin de documentos o cuyo fin es slo la generacin de estos. Adems, podemos encontrar otras definiciones como la que nos ofrece el profesor Gmez-Senent1 en la que se menciona que el proyecto comprende el conjunto de actividades intelectuales ordenadas y estructuradas que conducen a su resolucin, a lo que hay que sumar la descripcin de la solucin y de cmo se llega a ella y se construye o se hace realidad. Finalmente, copiar la que nos ofrece el PMI (Project Management Institute) que es, sin duda, la asociacin profesional de la Direccin de Proyectos mayor del mundo pues
(1) (2)

cuenta con, aproximadamente, 150.000 afiliados. Segn esta asociacin, se trata de un emprendimiento temporal cuyo fin es entregar un producto, servicio o resultado nico2. Se observa que esta definicin contempla un mbito de actividad mucho ms amplio que las anteriores que he mencionado. Para explicarla de manera ms clara, me remitir a las palabras del doctor Lostado3: Temporal significa que cada proyecto tiene un comienzo y un final definidos. Por tanto, un proceso continuo no es un proyecto. nico significa que el producto, servicio o resultado es diferente de alguna manera y se distingue de otros productos, servicios o resultados. En los proyectos se combina la utilizacin de recursos humanos, tcnicos, financieros y materiales. Bueno, pues parece que ya empezamos a ver la luz en cuanto a las diferentes formas de entender los proyectos y podra ser que, quiz, sin ser aceptado por todos, resulte que s que es verdad que la mayora de estas personas de las que hablbamos se encuentran trabajando en proyectos. Lo que hay que dejar claro es que ni todos trabajan en proyectos de igual envergadura ni todos trabajan en la misma posicin del organigrama de su organizacin. Para establecer una analoga, si muchos de nosotros estamos trabajando en distintas empresas, no tiene igual responsabilidad aqul que es el director general de una compaa como el que es un tcnico de esa misma compaa, ni la tienen dos personas que, ocupando puestos equivalentes en una organizacin, pertenezcan a una gran corporacin multinacional o a una pyme de las que son ms pequeas que medianas. A la vista de esto, alguien habr que, como yo, valore que esta es una gran ocasin para hacer ver el valor de la ingeniera en nuestra sociedad actual y no desaprovechar la opor tunidad que se nos brinda. Dice Al Ries en uno de sus libros 4 que una de las formas de hacer crecer una marca no es haciendo publicidad de la marca sino hacer publicidad de la categora de la marca. En nuestro caso, si tuviramos intencin de que se valorase la Ingeniera Industrial dentro de la sociedad, sera apropiado hacer valer el concepto de ingeniera, en general, en toda

Gmez-Senent, Eliseo y Capuz, Salvador, El proyecto y su direccin y gestin, Servicio de Publicaciones de Universidad Politcnica de Valencia, 1999 A Guide to the Project Management Body of Knowledge: PMBOK guide-3rd ed., Project Management Institute, Inc., 2004 (3) Lostado, Rafael, La direccin de proyectos empieza por uno mismo, OdPe, S.L., 2005. http://www.odpe.com (4) Al Ries y Laura Ries, Las 22 leyes inmutables de la marca, McGraw-Hill/Interamericana de Espaa, 2000
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la sociedad, haciendo crecer la consideracin de la categora ingeniera. El concepto proyecto, tal como se vena utilizando hasta hace no mucho tiempo, era un concepto casi exclusivo de la ingeniera y la arquitectura as que si creamos, alimentamos y cedemos este concepto para uso de otras ramas del saber y de la prctica profesional, por qu no utilizarlo como elemento publicitario? Esto, sin duda, es una opor tunidad para hacer ver, una vez ms, la utilidad del ingeniero en nuestra sociedad ya que los ingenieros, por estar ms familiarizados con el concepto de proyecto, tienen una caracterstica aadida que les proporciona un valor diferencial para las organizaciones en las que trabajan. Lo siguiente que nos debemos preguntar es, ya que los proyectos estn presentes y esto parece que es bueno para nuestro colectivo, podemos afirmar que esto es bueno para las organizaciones en las que desarrollamos nuestra profesin?

El entorno que potencia la necesidad de los proyectos Analicemos, a continuacin, por qu hemos encontrado, de pronto, que los proyectos surgen como setas.Yo lo achaco al entorno empresarial en el que nos movemos y lo razonar a continuacin. Hace muchos aos, desde el final de 2 Guerra Mundial, cuyo 60 aniversario actualmente estamos celebrando, hasta la crisis del petrleo de inicio de los 70, el mundo se encontraba, desde el punto de vista de los mercados, en estado de demanda. Los que tuvieron la suerte de vivir aquellos tiempos desde lugares destacados vieron cmo cualquier cosa que se fabricaba, se venda. Haba poca oferta en los mercados y los consumidores ya posean una cierta capacidad para adquirir esos bienes. A par tir de esa fecha, los mercados se han ido saturando y hemos tenido que esforzarnos mucho para salir adelante. Uno de los efectos ms tremendos que hemos tenido y que ha llegado hasta nuestros das es la rpida obsolescencia de todo lo que nos rodea. Este fenmeno ha aparecido como consecuencia del aumento de la competencia en unos mercados cada vez ms saturados. Hay que ofrecer productos o ser vicios distintos para conseguir captar clientes o que los que ya son clientes nos vuelvan a comprar.
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Los productos cambian a velocidades vertiginosas. Podemos utilizar como ejemplo los PCs de los que recordaremos su rpida evolucin desde aquellas mquinas monstruosas que nos permitan hacer algunos clculos y que generaban aquellas cantidades enormes de calor, a los porttiles que podemos transportar con relativa comodidad a cualquier parte. Adems, se crean, continuamente, nuevas categoras de productos, es decir, familias de productos que antes no existan o segmentos nuevos de los mismos. En este caso, como ejemplo, un tanto manido, de categora nueva que se crea podramos hablar de la telefona mvil y, en cuanto a segmentos nuevos, podramos mencionar las tiendas hard discount. A su vez, con ms frecuencia, nuestros clientes nos piden productos o servicios personalizados, adaptados a sus necesidades concretas, de manera que el producto o servicio se convierten en nicos. Por otra parte, las tecnologas. Un televisor, hoy en da, no tiene nada que ver con el de transistores que pude ver en casa cuando era un nio y ni qu decir del de vlvulas. Pero es que las pantallas de plasma o LCD no se parecen tampoco a los tubos de rayos catdicos que todava podemos ver comercializar. Y qu decir de los procesos? Aquellos que hayan trabajado en banca o hayan mantenido relacin con la misma, recordarn cmo se hacan los apuntes en cuenta hace veinte aos (muchos de ellos a mano), cmo se hacan hace diez (de forma electrnica en las oficinas del banco) y cmo se pueden hacer ahora (directamente, desde casa, con nuestra conexin a Internet). Y la informacin viajaba de forma anloga. Por supuesto, todas estas situaciones van relacionadas. No se puede concebir un cambio tan vertiginoso en los procesos si no hay cambio tecnolgico y si no hay nuevas categoras que atender que coinciden con la aparicin de nuevos usos y costumbres. En cuanto a lo ltimo, los usos y costumbres, tambin han cambiado mucho y nos tocar asistir a alteraciones significativas en el futuro. Realmente, la velocidad de cambio no es que sea vertiginosa, es que parece un proceso de realimentacin positiva: a ms cambio, mayor velocidad para realizar nuevos cambios. Los competidores se han multiplicado porque las barreras y, entre ellas, las que ofrecan las fronteras de los pases, ya no son insalvables.

Recientemente, como ya os habr pasado a muchos, fui a comprar un libro. Como era de un campo muy especfico, no lo encontr en la librera de mi barrio as que me dirig a mi PC conectado a Internet. All encontr, en varias pginas web de empresas con operaciones en Espaa, que me ofertaban el libro por unos 120 . Me dirig a una conocida empresa de venta de libros que opera en Internet pero radicada en Estados Unidos: el mismo libro, con portes, sala por unos 70 . Es cierto que la encuadernacin no era de igual calidad pero era suficiente para lo que yo lo necesitaba. Parece, pues, que nos encontramos en un mundo dominado por el cambio constante y ver tiginoso, en el que la incer tidumbre es cada vez mayor. La situacin es catica, en una interpretacin matemtica del trmino, y compleja. Cmo pueden nuestras organizaciones responder a este entorno? Pueden permitirse, como antao, permanecer inmutables mientras el entorno cambia? La respuesta a esta ltima pregunta, por supuesto, es negativa.Tenemos varias opciones: Comportarnos como si el mundo no fuera a cambiar. Quiz algn afortunado se lo pueda permitir. Por ejemplo, aquel que trabaje como funcionario que haya obtenido su plaza por oposicin, o un mecanismo semejante, en un estado del que se pueda esperar, razonablemente, que no vaya a sufrir alteraciones sustanciales. No creo, de todas maneras, que esta situacin sea aplicable a la mayora de nosotros. Comportarnos como si el entorno fuera cambiante pero predecible. Esto nos llevar a ir reaccionando a los prximos cambios pero sin ser radicales en el planteamiento. Ms pronto que tarde, nos alcanzar un giro inesperado en nuestro mercado que nos dejar definitivamente tocados. Tenderemos a plantear reorganizaciones o nuevos negocios pero sin una presin excesiva. No hace falta decir que esta estrategia no es sostenible en el tiempo a no ser que trabajemos en sectores muy concretos como la industria extractiva de minerales estratgicos de la que es fcil prever que seguir habiendo demanda de esos materiales por un largo tiempo. Adoptar una postura activa frente al cambio. Nuestras organizaciones se mantendrn atentas y a punto para llevar a cabo las adaptaciones necesarias en tecnologa, productos, negocios, mercados, etc. De hecho, probablemente, el cambio constante es lo nico

que permanecer en ellas a lo largo del tiempo. Los mejores tendrn el privilegio de ser los que lideren los cambios. En mi opinin, las organizaciones en las que trabajamos tienen que esforzarse por adaptarse, constantemente, a su entorno. As que no podemos ser estticos sino que necesitamos cambiar. Y cmo podemos hacer esto? Este es, probablemente, el reto al que nos estamos enfrentando casi todos en nuestros puestos de trabajo.Y nos permite enlazar con el motivo de este artculo: el papel de la Direccin de Proyectos en el mundo actual.

El papel de la Direccin de Proyectos El concepto de proyecto, como hemos mencionado ms arriba, es un concepto temporal dinmico, es decir, los proyectos se conciben para un objetivo concreto, para un cliente, con un alcance limitado y conocido y para ser terminados en una fecha y no tienen por qu ser rgidos. Ms bien al contrario, raro es el proyecto que acaba exactamente tal cual empez, es decir, los proyectos se adaptan. Qu hacer entonces? Mi respuesta es sencilla. Debemos permanecer atentos a nuestro entorno para decidir los cambios que debemos acometer. Cuando haya que afrontarlos, debemos poner en marcha un proyecto que permita a nuestra organizacin sacar par tido de ese cambio. El proyecto deber ser diseado y ejecutado eficaz y rpidamente. Al finalizar, el equipo del proyecto se disolver y las personas que lo componan se asignarn a tareas rutinarias, de nuevo, o a nuevos proyectos. No puedo asegurar tajantemente que la gestin de proyectos y su direccin sean la solucin, tal como los conocemos hoy, para los cambios que nos esperan en el futuro puesto que los proyectos han estado funcionando, al igual que nuestras organizaciones, en entornos cuasi estticos. Lo que s puedo asegurar es que es el concepto de gestin que, actualmente, ms se aproxima a la realidad que estamos viviendo. Llegados a este punto, debemos preguntarnos, est mi organizacin preparada para vivir con el cambio constante, inmersa en un mundo catico y en un entorno de gran incer tidumbre y sacar el mejor par tido del mismo? Puede ayudarme la Direccin de Proyectos? Y obrar en consecuencia.
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