Pasos para constituir una Asociacin Civil

Paso 1: Nombre de la organizacin

Tambin llamado razn social para fines legales, es muy importante pues ser lo primero que se conozca de la asociacin. La recomendacin es que sea corto o de lo contrario pensar en la posibilidad de usar siglas. De ser posible, el nombre debe describir a grandes rasgos la misin, las caractersticas o el trabajo de la organizacin. Se sugiere que se preparen tres opciones de nombres, por si otra organizacin est utilizando ya alguna de las opciones que se hayan elegido.

Paso 2: Registro ante la Secretara de Relaciones Exteriores (SRE)

Este mismo trmite permite tambin registrar la denominacin o razn social (nombre de la asociacin), de modo que sea exclusivo de tu organizacin y ningn otro grupo la pueda utilizar. Otro de los objetivos de este trmite ante la SRE es regular las inversiones y la inclusin de los socios extranjeros. Esto lleva a que en el acta constitutiva se incluya una clusula en donde se establece que en caso de que existan asociados extranjeros, ya sean fundadores o futuros, se obligan a registrarse en la Secretara de Relaciones Exteriores. Adems, segn esta clusula, los extranjeros en una asociacin debern ser considerados como nacionales, es decir, que en toda actividad, propiedad o contrato que adquieran a travs de la A.C. sern tratados como mexicanos.

Como llevar a cabo ste trmite?

Es necesario llevar a cabo este trmite previamente a la elaboracin del acta constitutiva, y cualquier persona puede realizarlo o llevando una identificacin oficial, sin necesidad de un abogado. Los pasos para llevar a cabo este trmite son los siguientes: 1.- Llenar a mquina la solicitud SA-1 (Solicitud de permiso de constitucin de sociedad, Ley de Inversin Extranjera) que se encuentra en la pgina de Internet de la Secretara de Relaciones Exteriores en el rubro Asuntos Jurdicos.

2.- En esta solicitud debers proporcionar 3 nombres para tu organizacin en orden de preferencia, ya que, en caso de que el primer nombre que elijas est ya registrado y sea utilizado por alguien ms, se elegir la segunda o la tercera opcin que presentes. 3.- Pagar la cantidad indicada, en cualquier banco, mediante la forma 5 del Servicio de Administracin Tributaria (SAT). Esta forma se obtiene en cualquier papelera, se llena y se presenta por triplicado, una para el banco, otra para la secretara y otra para tu archivo. 4.- Llevar estos documentos, en original y 2 copias, y el recibo de pago de derechos a las oficinas de Relaciones Exteriores. Nota: Para Zacatecas revisar el costo de este trmite, en las oficinas de Relaciones Exteriores.

Paso 3: Decidir el Objeto Social de la empresa

El objeto social debe ser suficientemente breve y especfico para dejar en claro el propsito de la organizacin, ya que ser la referencia futura de los miembros de la organizacin, los simpatizantes, los beneficiarios y los donantes de financiamiento. Pero, tambin, deber ser lo suficientemente amplio y flexible para abarcar distintas actividades y formas en las que la organizacin pueda desarrollarse con los aos. Se recomienda que no exceda de 10 frases, organizadas en prrafos cortos y claros. Para definir el objeto social, te sugerimos considerar las actividades de las organizaciones no lucrativas y fideicomisos que pueden obtener beneficios fiscales, las cuales estn definidas principalmente en los artculos 95 y 96 de la Ley del Impuesto sobre la Renta. Con el fin de facilitar trmites posteriores, lo ms recomendable es que los primeros prrafos de tu objeto social se circunscriban a lo establecido en la Ley, as como utilizar los trminos y el lenguaje que la misma indica . Llevar a cabo estas recomendaciones es obligatorio si piensas convertir a la organizacin en donataria autorizada, pero se recomienda seguirlas de cualquier manera pues te pueden facilitar trmites posteriores. De igual forma, te sugerimos consultar las actividades de la Ley Federal de Fomento a las Actividades Realizadas por las Organizaciones de la Sociedad Civil, publicada en el Diario Oficial de la Federacin. http://www.corresponsabilidad.gob.mx http://www.dof.gob.mx Esta lista de actividades es ms amplia y ms flexible que aqulla de la Ley de Impuesto Sobre la Renta y el objetivo a largo plazo es que sean similares. Todas las instancias federales tienen la facultad de otorgar apoyos y estmulos a las organizaciones de la sociedad civil que cumplan con las obligaciones que la misma ley seala en el artculo 7. Para otorgar estos apoyos y estmulos, en particular los recursos de convocatorias pblicas anuales, los primeros prrafos del objeto social deben referirse a las actividades del artculo 5 con los trminos y el lenguaje que la ley

seala. Adems, esta recomendacin es tambin obligatoria si deseas inscribir a la organizacin en el Registro Federal de Organizaciones de la Sociedad Civil.

Paso 4: Tipos de miembros de la Organizacin

Socios

Son los fundadores de la organizacin Se involucran directamente en las actividades diarias. Tienen un alto nivel de compromiso con las actividades de la organizacin. Son responsables y capaces de llevar a cabo actividades importantes para la organizacin. Inspiran confianza dentro y fuera de la organizacin. Sern difusores del objeto social y las actividades de la organizacin. Estn disponibles para ejercer y acatar trmites con validez jurdica. Es necesario que cuenten con voz y voto para involucrarse en las Actividades de la organizacin.

Miembros honorarios

Son los fundadores de la organizacin. No se involucran directamente en las actividades diarias. Tienen un alto nivel de compromiso con las actividades de la organizacin. Son responsables y capaces de llevar a cabo actividades importantes para la organizacin. Inspiran confianza dentro y fuera de la organizacin. Pueden ser un vehculo para difundir el objeto social y las actividades de la organizacin. Estn disponibles para ejercer y acatar trmites con validez jurdica. Es necesario que cuenten con voz y voto para involucrarse en las actividades de la organizacin

Afiliados o simpatizantes

Comparten los objetivos o intereses de la organizacin. Pueden pagar una cuota por ser afiliados a la organizacin. Pueden ser beneficiarios, dependiendo de las actividades de la organizacin.

Pueden participar en las actividades de la organizacin. Pueden contribuir con recursos humanos o materiales a las actividades de la organizacin. No es necesario que cuenten con voz y voto para involucrarse en las actividades de la organizacin.

Colaboradores

Son el personal de la organizacin. Pueden ser voluntarios, o ser contratados y recibir una remuneracin por trabajar en la organizacin. No contribuyen con recursos financieros para la organizacin. No es necesario que cuenten con voz y voto para involucrarse en las actividades de la organizacin.

Paso 5: Establecerlos rganos de Gobierno

Los rganos de gobierno son la autoridad legal, ltima y responsable de todas las actividades y recursos de la organizacin. Sus integrantes deben cumplir con las obligaciones legales que se deriven de las actividades que lleve a cabo la organizacin, y en caso de que hubiera algn problema legal, ellos debern enfrentarlo como responsables, estn o no involucrados directamente. Presidente.- Es el lder de la organizacin y su tarea principal es inspirar y motivar a los miembros de la organizacin a cumplir con el objeto social. El presidente es frecuentemente quien representa a la organizacin ante la sociedad en general. Puede ser miembro de la Asamblea o fungir como medio de comunicacin entre sta y la Mesa Directiva, y puede contar con vicepresidentes si sus facultades son muy amplias. Secretario.- Es responsable de mantener los documentos y actas legales de la organizacin al momento de crearla y de dar seguimiento a los miembros y a los acuerdos tomados en las asambleas mediante minutas. Tambin es responsable de mantener informados a los miembros de la organizacin sobre estos asuntos. Tesorero.- Es el encargado de vigilar el bienestar financiero de la organizacin. Es importante que mantenga una buena comunicacin con todos los miembros de la organizacin y que tenga la posibilidad de asignar responsabilidades.

Paso 6: Representante Legal

El representante legal ser la persona autorizada de llevar a cabo trmites y actividades a nombre de la organizacin. Los poderes sern lo que le permita a una persona fsica fungir como una persona moral (la organizacin). Con estos poderes, el representante legal podr abrir una cuenta bancaria y firmar contratos bajo el nombre de la organizacin, entre las actividades ms importantes. Los poderes se especificarn para el o los representante(s) legal(es) en el acta constitutiva de la organizacin, y entre los ms importantes estn: a) Representar a la organizacin en pleitos, amparos, procesos penales, cobranzas, as como ante autoridades judiciales, civiles, penales y del trabajo. b) Ejecutar actos administrativos (llevar a cabo trmites, abrir una cuenta, etc.) c) Celebrar convenios.

Paso 7: Estatutos
Los estatutos incluyen clusulas especficas sobre la naturaleza no lucrativa de la organizacin y clusulas que la pueden hacer beneficiaria de los derechos que otorgan leyes como la del Impuesto Sobre la Renta o la Ley Federal de Fomento a las Organizaciones de la Sociedad Civil. Los estatutos tambin deben incluir el objeto social de la organizacin, y son solicitados frecuentemente como requisito para pedir financiamiento y realizar trmites. Cada vez que se modifiquen los estatutos tendrn que estar de acuerdo por lo menos la mayora de los miembros y se tendr que protocolizar, es decir, que un notario pblico los certifique y los inscriba en el Registro Pblico, para lo cual debers pagar sus servicios e impuestos y derechos.

Paso 8: Protocolizar los estatutos

Aunque puedes acudir con cualquier notario pblico, es preferible que busques uno cercano a tu domicilio, en quien puedas confiar y que te pueda asesorar a lo largo del proceso. Debes buscar tambin que los servicios de esa notara sean econmicos, y hablar personalmente con el notario para explicarle las actividades no lucrativas que realiza la organizacin, as como informarle que ya has avanzado bastante en el trabajo que se requiere realizar como tramitar el permiso de SRE y elaborar los estatutos. Esto te ayudar a obtener un precio preferencial con el notario o incluso a que sus servicios puedan ser un donativo en especie para tu organizacin. Para mayor informacin sobre donde se encuentran los notarios pblicos, consultar la siguiente liga: http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/sitio_aplicaciones/padron_fedatarios_notarios/ notarios.html

Paso 9:

Generalmente es un trmite que tambin realiza el notario pblico.

Paso 10: RFC de la sociedad

El trmite de la inscripcin ante el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) se lleva a cabo despus de protocolizar el acta constitutiva. Las asociaciones civiles,como las instituciones de asistencia o beneficencia,entre muchas otras,son tambin son personas morales pero con fines no lucrativos, pues su propsito no es obtener ganancias econmicas sino cumplir con el objeto social que definieron en su acta constitutiva.

Paso 11: Estrategia de Financiamiento

En Mxico, ms del 80% de los recursos con los que trabajan las asociaciones son autogenerados, es decir provienen de las cuotas de sus miembros, aportaciones voluntarias, venta de materiales y prestaciones de servicios. El financiamiento pblico representa cerca del 8% y las donaciones filantrpicas el 6.5% de los recursos de las organizaciones de la sociedad civil (OSC).

Opciones propuestas
OPCIN 1: CONVERTIR EN DONATARIA AUTORIZADA A LA ORGANIZACIN
Si lo que se planea es que la mayora de tus recursos provendrn de donaciones particulares y de empresas, ser donataria autorizada te conviene indiscutiblemente pues a tus donantes les ser ms atractivo otorgarte donativos si les puedes emitir un recibo deducible de impuestos. La obtencin de fondos privados se les facilita a algunas organizaciones por el tipo de causa que encabezan. Los donativos privados tienen la ventaja de ser ms flexibles en ciertos aspectos. Sin embargo, la asociacin deber tener en sus registros contables todos los donativos recibidos, gastar menos del 5% de los donativos en gastos de administracin y llevar a cabo una auditora externa que en ocasiones puede superar el monto de los donativos recibidos.

OPCIN 2: INSCRIBIR A LA SOCIEDAD EN EL REGISTRO FEDERAL DE OSC , SIN SER DONATARIA AUTORIZADA
Si se planea financiar la organizacin presentado proyectos en convocatorias pblicas que emiten dependencias gubernamentales, entonces la inscripcin al registro ser un requisito indispensable que debers completar. El financiamiento que otorga el gobierno federal mediante convocatorias, debido a su carcter pblico, no slo exige buenos resultados e impacto de las actividades, sino tambin garantizar que los recursos se destinen nicamente para el proyecto que financian. Los recursos federales pueden ser menos flexibles porque no te permiten destinarlos al gasto cotidiano de la asociacin y los trmites administrativos pueden absorber tiempo, esfuerzo y recursos de la organizacin. En este caso, la ley no te exige que se presente un dictamen fiscal, pero la organizacin debe presentar un informe anual al Registro s est sujeta a las posibles auditoras que provengan de las dependencias pblicas, de sus rganos internos de control, de la Secretara de la Funcin Pblica, o de la Auditora Superior de la Federacin.

OPCIN 3: SER DONATARIA AUTORIZADA E INSCRITA EN EL REGISTRO FEDERAL DE OSC

Si buscas un equilibrio entre el financiamiento privado y el pblico, debers realizar ambos trmites y sumar el balance de beneficios y costos ya mencionados.

Paso 12: Convertir la sociedad en donataria autorizada

Una donataria autorizada es una organizacin con fines no lucrativos que puede recibir donativos deducibles de impuestos sin lmite alguno. Estos donativos pueden ser en especie o en efectivo, y pueden ser otorgados a la organizacin por residentes del pas o del extranjero. Asimismo, las donatarias autorizadas gozan de otras ventajas fiscales, como no pagar impuesto sobre la renta por la venta de bienes, sobre intereses recibidos, o por la obtencin de algn premio. El trmite para ser donataria autorizada se lleva a cabo con el Servicio de Administracin Tributaria (SAT) de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico (SHCP), ante el cual es necesario cubrir ciertos requisitos para determinar si la organizacin puede o no ser donataria autorizada. Llevar a cabo este trmite implica un mayor compromiso y seriedad por parte de la organizacin, pues no cualquiera puede ser donataria autorizada. De hecho, el SAT a veces rechaza las solicitudes, pues este trmite se presta a ser usado como un mecanismo de evasin de impuestos por parte de empresas, que tienen un fin lucrativo.

Quienes pueden ser donatarias autorizadas?

ORGANIZACIONES CIVILES Y FIDEICOMISOS ASISTENCIALES
Organizaciones cuyo objetivo sea lograr mejores condiciones de subsistencia y desarrollo de las comunidades indgenas y los grupos vulnerables por edad, sexo o problemas de discapacidad, mediante las siguientes actividades: 1.- La atencin a requerimientos bsicos de subsistencia en materia de alimentacin, vestido o vivienda. 2. La asistencia o rehabilitacin mdica o la atencin en establecimientos especializados. 3. La asistencia jurdica, el apoyo y la promocin, para la tutela de los derechos de los menores, as como para la readaptacin social de personas que han llevado a cabo conductas ilcitas. 4. La rehabilitacin de alcohlicos y frmaco dependientes. 5. La ayuda para servicios funerarios. 6. Orientacin social, educacin o capacitacin para el trabajo. Se aclara que por orientacin social se entiende la asesora dirigida a un individuo o grupo de individuos en materias tales como la familia, la educacin, la alimentacin, el trabajo y la salud, con el fin de que todo miembro de la comunidad pueda desarrollarse, aprenda a dirigirse por s mismo y contribuya con su esfuerzo a la tarea comn o bienestar del grupo, al mximo de sus posibilidades.7 7. La promocin de la participacin organizada de la poblacin en acciones que mejoren sus propias condiciones de subsistencia en beneficio de la comunidad.

ORGANIZACIONES CIVILES Y FIDEICOMISOS EDUCATIVOS

Organizaciones dedicadas a la enseanza, y cuyos programas estn autorizados o reconocidos segn la Ley General de Educacin. Este reconocimiento lo puede hacer la Secretara de Educacin Pblica, la Universidad Nacional Autnoma de Mxico u otras autoridades competentes.

ORGANIZACIONES CIVILES Y FIDEICOMISOS DE INVESTIGACIN CIENTFICA O TECNOLGICA

Organizaciones inscritas en el Registro Nacional de Instituciones Cientficas y Tecnolgicas (RENIECYT).

ORGANIZACIONES CIVILES Y FIDEICOMISOS CULTURALES

Organizaciones que se dediquen a alguna de las siguientes actividades: La promocin y difusin de msica, artes plsticas, artes dramticas, danza, literatura, arquitectura y cinematografa. El apoyo a las actividades de educacin e investigacin artsticas. La proteccin, conservacin, restauracin y recuperacin del patrimonio cultural de la nacin. La instauracin y establecimiento de bibliotecas. El apoyo a las actividades y objetivos de los museos dependientes del Consejo Nacional para la Cultura y las Artes.

ORGANIZACIONES CIVILES Y FIDEICOMISOS ECOLGICOS

Organizaciones ambientales que funcionen para: La realizacin de actividades de investigacin o preservacin de la flora o fauna silvestre, terrestre o acutica, dentro de las reas geogrficas definidas por la Ley General de Equilibrio Ecolgico. La promocin entre la poblacin de la prevencin y control de la contaminacin del agua, del aire y del suelo, la proteccin al ambiente y la preservacin y restauracin del equilibrio ecolgico.

ORGANIZACIONES CIVILES Y FIDEICOMISOS BECANTES

Que otorguen becas para realizar estudios en instituciones de enseanza que tengan autorizacin o reconocimiento de validez oficial. Que las becas se otorguen mediante concurso abierto y se otorguen segn la capacidad acadmica del solicitante.

ORGANIZACIONES DE DERECHOS HUMANOS

Segn la Resolucin Miscelnea Fiscal para el 2006 , se entiende por apoyo en la defensa y promocin de los derechos humanos, la capacitacin, difusin, orientacin y asistencia jurdica en materia de garantas individuales o de las prerrogativas inherentes a la naturaleza de la persona, establecidas en la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos y en las disposiciones legales que de ella emanen, siempre y cuando no impliquen o conlleven acciones de ndole poltico, religioso, o destinadas a influir en la legislacin y dichas acciones no estn vinculadas con: A. Actos y resoluciones de organismos y autoridades electorales; B. Resoluciones de carcter jurisdiccional; C. Conflictos de carcter laboral; D. La interpretacin de las disposiciones constitucionales y legales; y E. Actos u omisiones entre particulares. Para mayor informacin referente a los requisitos que impone el SAT, consultar el siguiente folleto:

BREVE RESUMEN

OBLIGACIONES DE LAS DONATARIAS AUTORIZADAS

A) La asociacin civil debe realizar actividades de acuerdo a su objeto social, y no puede intervenir en campaas polticas, religiosas o de cabildeo. B) La organizacin slo puede utilizar el 5% de los donativos recibidos para gastos de administracin. El resto de los donativos (y los intereses que stos produzcan en el banco) deben de utilizarse exclusivamente para cumplir con los fines del objeto social de la asociacin. C) Las donatarias autorizadas pueden llevar sistemas contables de manera simplificada.

D) Se deben de expedir comprobantes fiscales que acrediten los servicios que preste la organizacin, las ventas que realice o el goce temporal de bienes. Estos comprobantes fiscales son distintos a los comprobantes que se emitirn por donativos. E) La organizacin deber presentar declaraciones fiscales como persona moral e informacin a las autoridades fiscales sobre los ingresos obtenidos y las erogaciones efectuadas. F) Presentar en su declaracin anual, a ms tardar el da 15 de febrero de cada ao, la informacin sobre las personas a las que en el ao calendario inmediato anterior les hubieren efectuado retenciones de impuesto sobre la renta y de las personas a las que les hubieran otorgado donativos en el ao calendario inmediato anterior. G) Informar a la Administracin Local de Asistencia al Contribuyente que corresponda al domicilio fiscal por medio de un escrito libre, de: Cualquier cambio en el RFC o domicilio fiscal, De la extincin, liquidacin o disolucin de la asociacin civil, De cualquier modificacin en el objeto social o fines de la asociacin. Cambios o expiracin de las constancias de autorizacin o reconocimiento otorgados por las dependencias correspondientes (SEP, DIF, CONACYT, etc.) H) Presentar dictamen simplificado ante la Administracin Local de auditora fiscal que corresponda al domicilio fiscal. Esto no es necesario si en el ao fiscal no se recibi donativo alguno. I) Mantener a disposicin de quien lo requiriere los originales de la documentacin relativa al cumplimiento de las obligaciones fiscales correspondiente a los tres ltimos aos y la documentacin relacionada con el estatus de donataria autorizada. J) En caso de recibir donativos en especie, las asociaciones debern llevar un control para poder identificar los bienes recibidos y entregados o destruidos, as como a los donantes que los proporcionaron. Tambin se deber llevar un control de las cuotas de recuperacin que se obtengan por los bienes recibidos en donacin.

SE TENDR QUE RENOVAR ANUALMENTE LA AUTORIZACIN PARA SER DONATARIA AUTORIZADA

Paso 13: Inscribirse en el Registro Federal de Organizaciones de la Sociedad Civil

El Registro fue instalado segn lo establecido en el captulo 4o de la Ley Federal de Fomento a las Actividades Realizadas por las Organizaciones de la Sociedad Civil.

http://www.corresponsabilidad.gob.mx No es obligatorio inscribirse, pero otorga derechos y tambin implica obligaciones y responsabilidades para las OSC inscritas y sanciones para quienes no las cumpla. Una de las principales ventajas que otorga el inscribirse al Registro es la Clave nica de Inscripcin (CLUNI), que es similar a la CURP de los ciudadanos. Con ella, las organizaciones civiles tienen un aval de que su situacin legal es regular y est acreditada o cotejada por una instancia federal. A su vez, las instancias federales y la sociedad en general tienen la certeza de que la informacin legal de las organizaciones est disponible para consultarse y es actualizada regularmente.

Paso 14: Elaborar el reglamento

El reglamento es un contrato interno entre los miembros de la organizacin que fija las reglas por las que habrn de guiarse las actividades. Define las funciones de los rganos de gobierno y los procesos de toma de decisiones entre los miembros de la organizacin. No es un documento pblico como los estatutos, por lo que puede ser modificado ms fcilmente sin tener que protocolizarlo con un notario ni inscribirlo en el Registro Pblico de la Propiedad.

Paso 15: Define las polticas institucionales

Las polticas institucionales son herramientas que te ayudarn a alcanzar el objeto social de la organizacin pues reflejan su esencia. No son reglas inflexibles sino normas y lineamientos que establecen los principios bajo los cuales se rigen los miembros de la asociacin, as como la relacin ideal de la asociacin con el resto de la sociedad, las empresas o el gobierno. Las polticas son uno de los documentos ms especficos de la organizacin, por lo que aqu slo te presentamos algunas sugerencias que pueden ayudarte a ti y a tu grupo a elaborar las polticas de su asociacin.

Paso 16: Elabora un acta de asamblea

Los estatutos establecen que la Asamblea es el rgano de gobierno superior de la asociacin y el nico que puede tomar decisiones sobre modificaciones a los estatutos, el reglamento, los asociados, los informes y rendicin de cuentas de sus miembros y su disolucin. Debes realizar una Asamblea por lo menos una vez al ao para que la organizacin se mantenga vigente y los asociados y miembros honorarios se mantengan al tanto de las actividades, del patrimonio y de los ingresos y gastos que hayan realizado.