TEMA 4 EL PROCESO DE COMPRAS 1.

Los Justificantes y Documentos Las operaciones que realiza la empresa es necesario que queden reflejadas en soportes materiales para que exista constancia de los hechos producidos en la empresa, hay que llevar un control interno con estos documentos, y tambin un control externo. Los soportes materiales de las operaciones se llaman justificantes o documentos.

Pedido o nota de Pedido. Albarn Factura Pago (Cheque, pagare) Factura de Gastos Notas de Abono. 2 Pedido -Solicitamos nosotros el pedido. Mediante el representante. Pedido se define como la solicitud en firme de materiales que realiza la empresa a un proveedor despus de haber valorado las ofertas recibidas de varios proveedores. Una vez que hemos hecho el pedido habr que anotar su nmero en el Libro Registro de Compras. 2. Tipos de Pedidos Pedidos segn el objeto de la solicitud -Pedidos de servicios u obras: son aquellos en los cuales se solicita alguna prestacin de tipo personal o por la realizacin de un trabajo determinado, en este trabajo determinado se puede o no incluir los materiales para realizar los trabajos. -Pedido de materiales: aquellos en que pedimos una mercanca concreta. Pedidos segn el destino de material -Pedidos por consumos extraordinarios: tambin llamados materiales de pronto empleo, sern materiales que existen en el almacn pero que por necesitarse extraordinariamente hayan sido solicitados para este fin evitando alterar los consumos medios. -Pedidos de reposicin: pedidos que surgen por iniciativa del almacn y se refieren a materiales cuyas existencias se ha fijado un stock mnimo. Pedidos segn la forma -Pedidos normales: son aquellos en que las cantidades solicitadas se han ajustado en funcin de los consumos previstos durante una semana, un mes

-Pedidos programados: son aquellos que se producen como consecuencia de un estudio realizado sobre los materiales, teniendo en cuenta los consumos histricos y previstos, los stocks mnimos, las existencias y las cantidades pendientes de suministro. El estudio se realiza para obtener el consumo estimado en un perodo de tiempo que ser el que abarque el pedido. Contratamos una cantidad anual cuya entrega se puede fraccionar en uno o varios perodos. Normalmente pediremos una cantidad menor a la prevista. Inconvenientes: como la cantidad solicitada es inferior a la prevista si no se cumplen las fechas de entrega se puede producir rotura de stock Ventajas: Se reducen los costes de gestin. Pueden disminuir los precios de adquisicin. -Pedidos abiertos: se hacen para solicitar una cantidad total aproximada sin que ello suponga un compromiso obligado de compra. Pediremos el envo de material en funcin de nuestras necesidades reales que pueden ser mayor o menos a la cantidad reservada. Caractersticas: con respecto a las cantidades solicitadas las cantidades indicadas en el pedido solo lo son a titulo indicativo y variarn en funcin de cmo lo hagan los consumos previstos respecto a los reales. No existe compromiso de comprar, slo si surgen necesidades. Respecto a los plazos de entrega, los ms frecuentes son de 24, 48 horas o de una semana. Respecto a las existencias del suministrador habr que exigir al suministrador que disponga de las cantidades fijadas como stock mnimo. La realizacin del pedido, reducen o eliminan formalidades. Respecto al importe de los pedidos, puede haber dos posiciones:

Se pueden establecer precios fijos durante todo el tiempo de vigencia del pedido que normalmente
suele ser de un ao.

Se pueden aceptar subida de precios que ocurran durante la duracin del pedido
Ventajas: la existencia de estos materiales en almacenes baja; disminuyen los costes de gestin ya que un pedido abierto elimina gran nmero de pedidos normales; disminuyen los precios de adquisicin por volumen de compra; disminuyen el nmero de facturas; disminuye el trabajo contable; disminuyen los plazos de aprovisionamiento. Inconvenientes: aumenta el nmero de recepciones; exige que se haga un estudio previo a su realizacin. 2.2. El impreso del Pedido El pedido se puede hacer mediante dos formas: carta e impreso. En ambos casos se deben poner todos los datos necesarios para facilitar al mximo las relaciones comerciales y que no d lugar a equivocaciones. Impreso estndar: tiene que llevar:

Los datos del comprador, nombre o razn social, CIF o NIF, domicilio completo, FAX, e-mail, telfono. Cuando el comprador y vendedor son de distinta nacionalidad se incluye el pas.

La fecha de entrega o plazo mximo de envo. Nmero de orden Fecha de expedicin y referencias (nmero de contrato, representante que ha realizado el pedido). Datos del vendedor, nombre o razn social, CIF o NIF, direccin completa Relacin de artculos solicitados, nombre del producto o descripcin en unidades de venta, referencia o cdigo de cada artculo, cantidad que solicitamos de cada artculo, precios unitarios, importes totales o parciales Condiciones comerciales, descuentos, quien pagar los gastos de transporte, seguro, embalajes, forma de pago, otras condiciones o acuerdos tomados de forma verbal o escrita. Firma del comprador de quien se hace responsable de ese pedido 2.3 El Registro de Pedidos. Cuando se realiza un pedido habr que realizar un seguimiento de ellos hasta que la mercanca llegue a nuestro almacn. Se har en el libro de registros de pedidos emitidos. Contenido:

El nmero de pedido. Fecha, da en que se hizo el pedido. Importe total de la mercanca. Proveedor, a que proveedor se lo hemos hecho. Cdigo del proveedor, en su defecto el CIF. Fecha de entrega del pedido. Fecha de recepcin. Almacn o lugar de entrega para el cual se realizan los pedidos Nmero de albarn, nmero de documento que se firma aceptando el envo Observaciones, incidencias 2.4. Hoja de Solicitud Documento que se utiliza para solicitar materiales desde una seccin a otra de la empresa desde el punto de venta al almacn central. 3. La Recepcin de Mercancas (Control, documentacin) La recepcin es la aceptacin que se realiza al proveedor para que pueda enviar la factura, para otorgar el consentimiento se firmar una copia del albarn o nota de entrega suministrada por el proveedor. Dependiendo del tipo de transporte habr dos variantes:

Que el transportista sea una agencia, la mercanca vendr catalogada por nmero de bultos y peso,
exigiendo la firma del destinatario en el albarn del transporte o nota de entrega.

Que el transportista sea el suministrador de la mercanca, la mercanca vendr con el albarn

3.1. Albarn o nota de entrega. Documento que confecciona el vendedor y lo enva al comprador junto con la mercanca. Su funcin es servir como justificante para acreditar que la mercanca ha sido entregada al cliente y tambin sirve de gua para confeccionar la factura.

Original ms primera copia se remite al cliente y el cliente una vez cotejada la mercanca devuelve la copia firmada, esta copia firmada por el cliente va ha contabilidad para hacer la factura. Segunda copia, se queda en el almacn para justificar la salida de mercancas. Tercera copia, va ha ir al departamento de ventas. Excepciones de la existencia del Albarn.

El albarn se sustituye por una nota de entrega del transportista en la que se detallarn el nmero de
bultos y el tipo de mercancas que contiene cada uno

Cuando el comprador no exige factura y al retirar la mercanca paga al contado se le expedir el

albarn valorado. Forma y contenido del Albarn Tiene que llevar:

Datos del vendedor, nombre o razn social, NIF o CIF, domicilio. Nmero de orden y fecha de emisin Datos del cliente, nombre o razn social, NIF o CIF, domicilio Referencias, pondremos el nmero de pedido y fecha al que se hace referencia. Si existe agente o
representante a travs del que se hizo el pedido.

Forma de envo, agencia o transportista que realiza la entrega, y si la mercanca viaja a portes debidos
o pagados.

Descripcin de la mercanca, cdigo de las mercancas, descripcin, cantidad y precio. Observaciones, posibles incidencias observadas en la mercanca recibida. Recib, o firma de la persona autorizada por la empresa receptora. El firmar quiere decir que
aceptamos la mercanca y nos enviarn la factura. 3.2. Albarn valorado. Modelo especial que se expide cuando el comprador no exige factura y el importe se paga al contado al retirar la mercanca. Se formalizar incluyendo en l todos los requisitos legales exigidos para las facturas. Cuando los precios llevan incluidos el impuesto total la compra se expresa: Total ( IVA incluido). Adems este albarn valorado sirve al mismo tiempo como nota de entrega y justificante de compra. 3.3. Registro y control de la mercanca.

El registro y el alta de la mercanca en el almacn no tiene lugar hasta que se ha verificado que no existen errores. Errores:

Equivocaciones en los artculos enviados. Falta de artculos. Dao o roturas.

Para ello hacemos una inspeccin cuantitativa y cualitativa de los productos recibidos. Pasos para la inspeccin:

Comprobamos antes de la descarga que los datos del documento que acompaa a la mercanca
coinciden con los del pedido realizado.

Contaremos los bultos descargados y examinaremos si hay daos externos, si el embalaje est
deteriorado de anotan los desperfectos y se acepta la mercanca con la condicin de salvo posterior examen.

Se hace un recuento fsico de los artculos recibidos y se contrastan con los que aparecen relacionados
en el albarn de entrega. El resultado del examen puede ser conforme o no conforme y aceptaremos o no la mercanca pero siempre indicando el motivo en las observaciones. Una vez echo el control de la mercanca, confeccionaremos la hoja de recepcin; que se confecciona para demostrar que se han recibido los materiales solicitados y para controlar el cumplimiento de los plazos de entrega, rechazos, rotura etc. En la hoja de recepcin figurar:

Orden de compra o nmero de pedido. Albarn o nota de entrega de la mercanca. Resultado del control tanto en cantidad como en calidad. Descripcin, clasificacin y almacn de destino del material. 4. La Factura La factura es el documento que acredita legalmente la operacin de compraventa o prestacin de servicios y se confecciona partiendo de los datos que figuran en el pedido y en la copia del albarn que acepta el comprador. 4.1. Normativa sobre la Factura. Est en el Real Decreto 2402/1985 BOE 30 de Diciembre Debern expedir facturas todos los empresarios y profesionales por las operaciones que realicen incluso por las exportaciones debiendo conservar una copia de las mismas. Todas las facturas y sus copias deben de contener los siguientes datos.

Datos del vendedor o emisor. Nmero de factura. La numeracin debe ser correlativa. Si se emiten facturas desde varios centro se
pueden usar series diferentes

 Lugar y fecha de emisin. Datos del comprador o destinatario. Descripcin de la operacin de compraventa o prestacin de servicios. (descripcin artculo, nmero
de unidades, precios unitarios, descuentos, otros gastos, base imponible, tipos impositivos, recargos de equivalencia, importe total).

Tambin se debe indicar la referencia del pedido o el albarn que ha originado la factura. Observaciones, donde se hace constar las condiciones de pago, la forma, la cantidad.
Las facturas dirigidas a un mismo destinatario pueden contener varias operaciones siempre que consten por separado los conceptos, contraprestaciones, los impuestos y la cuota de cada operacin. Tambin se puede incluir en una sola factura todas las operaciones realizadas con un mismo destinatario durante un mes natural o tiempo inferior. Los empresarios y profesionales que realicen operaciones para quienes no tengan la consideracin de tales podrn sustituir la factura por un talonario de vales o tickets numerados. Ventas al por menos, transportes de personas, servicio de hosteleria y restaurantes, espectculos pblicos, autopista de peaje. Contenido del ticket:

Nombre o razn social del vendedor, CIF, direccin completa Fecha de expedicin Dependiente o vendedor que ha efectuado la venta. Descripcin de los artculos vendidos o servicios prestados Forma de pago efectivo o tarjeta. 4.2. Expedicin, copia, conservacin y registro de las facturas. Las facturas se expedirn en el acto o bien en el plazo de 30 das desde el devengo o el ltimo da del mes cuando se factura por meses. El vendedor debe expedir un original de cada factura pudiendo expedir un duplicado cuando concurran varios destinatarios o por prdida del original pero tendr que venir la expresin DUPLICADO sobreimpresa en la factura. Los vendedores deben conservar copia de cada factura emitida, tickets o vales durante 6 aos. Si adquirimos bienes de inversin muebles habr que conservarse la factura durante 15 aos. Los adquirientes y compradores que sean empresarios o profesionales tambin tienen que conservar la factura durante 6 aos. Los empresarios y profesionales sujetos al IVA debern llevar obligatoriamente 2 libros de registros:

Libro de Registro de Facturas Emitidas. Libro de Registro de Facturas Recibidas.

4.3 Conceptos incluidos en las facturas - Gastos de Compras. Sern todos los gastos ocasionados por la adquisicin de la compra

Portes o Transportes: estn gravados al mismo tipo impositivo del gnero o mercanca que se transporta. Si hay facturas en las que se transportan artculos al 16%, al 7% y al 4%, se deben prorratear los portes entre los distintos artculos aplicando 3 bases imponibles distintas. Seguros: van sujetos al mismo tipo impositivo que la mercanca, si hay artculos con varios tipos impositivos habr que prorratear los seguros. Envases y embalajes: 2 tipos: los reutilizables y los no reutilizables, estos envases incrementan el importe de la factura yen el caso de los reutilizables el cliente los devuelve y el proveedor abona su importe mediante una factura de rectificacin. - Descuentos Son disminuciones conseguidas por rebajas o negociaciones con el proveedor.

Descuentos comerciales: es un porcentaje a calcular sobre el importe de cada artculo o sobre la suma de los importes total su todos tiene el mismo tanto por ciento. Descuentos por cantidad: se otorgan a los compradores que realizan una gran cantidad de pedidos. Descuentos financieros: son los concedidos por abonar rpidamente el importe de la compra, se aplicarn sobre la cantidad resultante despus de haber restado los 2 descuentos anteriores. - Unidades bonificadas Se facturan y por consiguiente forma parte del bruto de la factura, pero el importe econmico de estos artculos aumentan el descuento comercial. 5. Otros documentos de compraventa. 5.1 Nota de Gastos Se utiliza para reflejar los gastos suplidos que son aquellos que el vendedor paga a terceras personas en nombre y por cuenta del comprador.

Portes: se la empresa que presta el servicio cobra en origen es el vendedor quien paga al transportista, pero si se han pactado que loa gastos fueran a cargo del comprador, el vendedor para cobrarle los gastos al comprador extender una nota de gastos por el importe pagado a la agencia de transportes. Envases y embalajes: estos gastos se originan cuando el producto no sale envasado de fbrica o el comprador solicita un envase o embalaje especial. En estos casos son a cargo del comprador y se facturan por separado. Seguros: gasto que se paga a la compaa de seguros para que asuma los riesgos que pueda sufrir la mercanca. El formato de la nota de gastos es similar a la factura, los gastos incluidos en la nota de gastos tributan al tipo impositivo general (16%), mientras que los gastos incluidos en factura se gravan con el IVA que corresponde al producto. 5.2. Factura de Rectificacin o Nota de Abono.

La confeccionaremos para reflejar los importes que el vendedor tiene que devolver al comprador, sern cantidades que se han incluido en factura y cobrado pero que el comprador no tiene por que pagar. Casos en que se hace la nota de abono:

Para devolucin de mercancas, envases o embalajes. Para los rappels o descuentos por volumen de operaciones. Cuando se detectan errores despus de haber expedido la factura. Indicaremos en la nota de abono la causa o el nmero de documento que a originado la rectificacin con los mismos tipos impositivos y la serie y numeracin ser distinto. 5.3. Recibo de Portes o Carta de Portes. Las empresas dedicadas al transporte para facturar el servicio que hacen a los clientes harn la carta de portes. Contenido mnimo:

Datos de la empresa que presta el servicio. Datos del remitente, cargador o expedidor. Datos del destinatario o consignatario Descripcin de la mercanca, nmero de bultos, peso, volumen, etc. Fecha de emisin y nmero del documento. Forma de pago. Origen o Destino. Portes pagados o debidos. Importe del servicio del transporte. Otros gastos. Seguros, carga, descarga. Impuestos. Fecha y hora de salida y llegada. Transportista que realiza el seguro