MF1326_1: PREPARACIÓN DE PEDIDOS (COML0110) (COMT0211)

UNIDAD 1.1

PREPARACIÓN DE PEDIDOS

Operativa de la Preparación de Pedidos

Introducción

Características y Necesidad de la Preparación de Pedidos en Distintos Tipos de Empresas y Actividades

Consideraciones Básicas para la Preparación del Pedido

Documentación Básica en la Preparación de Pedidos

Registro y Calidad de la Preparación de Pedidos

INTRODUCCIÓN

La gestión o preparación de pedidos es considerada como parte de la gestión de los clientes. En el pasado, la gestión de clientes abarcaba el tratamiento de los pedidos y de quejas, reclamaciones y devoluciones.

La preparación de pedidos consiste en actividades que resultan de la cumplimentación de órdenes de pedido del cliente, a la vez que se asegura el máximo valor de la cadena de suministro y servicio al cliente. Así, el proceso comienza con la llegada de un pedido y termina cuando el pedido es enviado, aceptado y finalmente cobrado.

Por otra parte, el flujo de la información en la preparación, el envío y la entrega de los pedidos juegan un papel crucial para el éxito del proceso. No en vano, es el momento en el que la empresa traspasa toda su gestión del flujo físico para ponerlo a disposición del cliente. Por ello, es muy importante disponer de la documentación que permita controlar todo el proceso.

CARACTERÍSTICAS Y NECESIDAD DE LA PREPARACIÓN DE PEDIDOS EN DISTINTOS TIPOS DE EMPRESAS Y ACTIVIDADES

Las funciones que actualmente engloba el departamento de logística han sido tratadas, tradicionalmente, de forma independiente y aislada por los distintos departamentos de las empresas siguiendo sus propios organigramas. No existía un departamento que planificase y gestionase de forma productiva los distintos flujos que se producen en toda organización, no se daba importancia a las distintas fases productivas y comerciales que implican movimiento, con los siguientes costes añadidos.

Esto es comprensible si se tiene en cuenta que, hasta los años 70 en EE. UU. y hasta los 90 en España, la situación del mercado era tal, que lo que más beneficio generaba a una empresa era el aumento de producción y la ampliación de mercados.

Actualmente, la situación se basa en la urgencia de reducir costes. Una de las formas más racionales y al alcance de cualquier empresa para lograr dicho objetivo reside en la optimización de sus flujos de material: desde el aprovisionamiento hasta la entrega del producto al cliente.

Las empresas, hoy en día, se encuentran inmersas en una constante búsqueda de soluciones para reducir sus costes de operación, y un punto en el que se centran mayoritariamente sus esfuerzos es eliminar costos en su cadena de suministro.

Los profesionales de almacén buscan siempre reducir el costo de operación, mejorar la productividad y aumentar la exactitud.

En el campo de la logística, la preparación de pedidos es el proceso de recogida de material extrayendo unidades o conjuntos empaquetados de una unidad de empaquetado superior que contiene más unidades que las extraídas. En general, el proceso en el que se recoge material abriendo una unidad de empaquetado.

Nota

Cuando se habla de picking corresponde a la preparación de pedidos, y consiste en seleccionar la mercancía de las estanterías para posteriormente conformar los envíos a los clientes. Otra forma de entenderlo es como proceso de recuperación de los artículos de la zona de almacenamiento en respuesta a la solicitud de un cliente. Se trata, de una serie de operaciones que desarrolla dentro del almacén, un equipo de personas para preparar los pedidos de los clientes, el cual incluye el conjunto de operaciones destinadas a extraer y acondicionar los productos demandados por los clientes y que se manifiestan a través de los pedidos.

Puede ser un picking de unidades cuando se extraen productos unitarios de una caja o un picking de cajas cuando se recogen cajas de una paleta o de un contenedor también llamado packing.

El picking es un proceso básico en la preparación de pedidos en los almacenes que afecta en gran medida a la productividad de toda la cadena logística, ya que, en muchos casos, es el cuello de botella de la misma. Es una de esas tareas consideradas críticas en casi cualquier almacén, de ella dependen en gran medida los plazos de entrega a los clientes, el porcentaje de cumplimentación de pedidos perfectos y los costes generados. Normalmente, es un proceso intensivo en mano de obra. La mecanización es una de las formas de mejorar el rendimiento de la cadena logística interna de las empresas.

Existen muchas formas de organizar la función del picking en un almacén: desde métodos rudimentarios y convencionales hasta sistemas más sofisticados. Mucho se ha escrito y hablado acerca de la radiofrecuencia aplicada al picking, la eliminación de papel, los códigos de barras, el pick-to-light o últimamente el pick-to-voice o voice-picking.

Picking: preparación de un pedido

CONSIDERACIONES BÁSICAS PARA LA PREPARACIÓN DEL PEDIDO

Para preparar pedidos, un preparador necesita un documento: la lista de licking o la lista de preparación de pedidos.

Esta lista puede tomar varias formas:

Simple papel A4 impreso.

Serie o rodillo de etiquetas productos, cada una corresponde a un producto a preparar.

Sobre pantalla de un terminal embarcado, el preparador recibe sus instrucciones en la pantalla y las valida con la ayuda de la pistola (código de barras) de su terminal embarcado.

Vocal en el caso de un picking vocal, el preparador recibe sus órdenes y confirma las operaciones por la voz.

En todos los casos, debe dar las informaciones siguientes:

Las referencias, la descripción, las cantidades y las ubicaciones en el almacén de las referencias que hay que preparar.

El emplazamiento de las zonas de reagrupación de las referencias.

Las instrucciones específicas de preparación: embalaje, disposición de los productos en el paquete, etc.

Los tipos de preparación de pedidos o picking son:

PREPARACIÓN DE PEDIDOS CON MOVIMIENTO, PEDIDO POR PEDIDO

Un preparador por pedido. Para cada pedido, es el mismo preparador quien va a recolectar en los diferentes lugares los artículos seleccionados y los devuelve en la zona de preparación para embalarlos.

Varios preparadores por pedido. Para cada pedido, son preparadores diferentes repartidos por zona de picking quienes van a recolectar en los diferentes lugares los artículos seleccionados y que les devuelven a la zona de preparación donde uno o varios preparadores les embalarán.

PREPARACIÓN DE PEDIDOS POR OLAS O VARIOS PEDIDOS (OLAS DE PEDIDOS)

Un preparador por ola (varios pedidos). Para una ola dada, es el mismo preparador quien va a recolectar en los diferentes lugares los artículos seleccionados y que los devuelve en la zona de preparación donde los clasifica por pedido antes de embalarlos.

Varios preparadores por ola (varios pedidos). Para una ola dada, son preparadores diferentes repartidos por zona de picking quienes van a recolectar en los diferentes lugares los artículos seleccionados, y que los devuelven a la zona de preparación donde uno o varios preparadores los clasificarán por pedido antes de embalarlos.

PREPARACIÓN DE PEDIDOS A PUESTO FIJO

Preparador a puesto fijo con selección de artículo. El preparador no tiene desplazamientos a efectuar, toma los artículos sacados de un transelevador o traídos por vehículos filoguiados (industria automóvil), los acondiciona en un nuevo embalaje (paquete, paleta, caja de plástico) y los reenvía con la ayuda del transelevador o de los vehículos filoguiados.

Preparador a puesto fijo sin selección de artículo. El preparador no tiene desplazamientos a efectuar, ni de toma de artículo. Los productos provenientes por un vehículo filoguiados o transelevador, se reagrupan, clasifican o reacondicionan en su mismo embalaje y el producto se va de nuevo preparado.

DIFERENCIACIÓN DE UNIDADES DE PEDIDO Y DE CARGA

Para poder entender mejor estos conceptos se comenzará explicando a qué se hace referencia como unidades de carga.

La unidad de carga es el conjunto de productos que se agrupan en un mismo embalaje, lo que facilita su manejo. El objetivo de la agrupación es reducir el número de movimientos al mínimo que sea posible, el manejo de grandes cargas facilita el transporte y el almacenamiento. Es frecuente que los productos que entran en el almacén central agrupados en cargas de un tamaño determinado salgan del mismo en cargas mucho más pequeñas. En función de las necesidades de los almacenes regionales.

Las cualidades que debe reunir la unidad de carga son:

Resistencia cuando hay que apilar unos productos sobre otros. Se debe conocer el peso que puede soportar.

Estabilidad de las cargas. Se debe apilar y sujetar bien las cargas.

En cuanto a los métodos utilizados para sujetar la carga se pueden mencionar:

El flejado. Consiste en sujetar la carga hasta lograr un bloque homogéneo. Se coloca alrededor de la carga bandas de goma, tiras adhesivas o tiras de nylon o acero.

El retractilado. Consiste en envolver la carga en una película de plástico que permita un ajuste perfecto. Este método se realiza en caliente, para lograr una adaptación perfecta.

El empaquetado es el conjunto de envoltorios que recubren el producto para su distribución, almacenamiento, venta y utilización final. El empaquetado consta de tres elementos:

El envase o envoltorio primario. Está en contacto directo con la mercancía y sirve como contenedor de la misma. Puede ser de cristal, plástico, metal, madera, etc., y cumple la misión de proteger el producto.

El embalaje o envase secundario. Otorga al producto protección y presentación para su distribución comercial y en algunos casos forma una unidad de venta.

La unidad de carga o envase terciario de transporte. Es el envoltorio que sirve para facilitar la manipulación, almacenaje y transporte de varias unidades de venta o varios envases colectivos. También se utiliza para facilitar el manejo de artículos pequeños y para que la mercancía no sufra daños durante la carga y la descarga.

Por último decir de las unidades de carga que las más usuales podrían ser entre otras: el contenedor, la caja móvil, el palé, el semirremolque, etc.

Por otra parte están las unidades de pedido, que son completamente diferentes a las unidades de carga, ya que estas hacen referencia a un pedido en concreto elegido por el cliente dentro de un catálogo de productos. La unidad de pedido es la petición de compra que un cliente hace a un proveedor para que este le suministre los bienes o servicios solicitados.

TIPOS DE PEDIDO

El departamento de compras o aprovisionamiento es el que se ocupa de tramitar, controlar y gestionar los pedidos hasta que estos se reciban en el almacén.

Cuando se hace un pedido se debe indicar todas aquellas condiciones de compra-venta que se consideren más importantes, como descuentos, formas de pago, lugar y fecha de entrega, precios, cantidades, calidad, etc.

Clasificación de los Pedidos

Los pedidos se pueden clasificar según distintos criterios:

Pedido condicional. En esta clase de pedido su ejecución estará condicionada al cumplimiento de una serie de condiciones para que el compromiso entre vendedor y comprador se considere en firme.

Los casos en los que se puede dar el pedido condicional son:

Cuando el representante de la empresa proveedora no tenga la seguridad de disponer de las suficientes existencias en almacén, entonces el cliente condiciona el pedido a la comprobación de existencias.

También se emplea el pedido condicional ante la posibilidad de un incremento de ventas, con el fin de asegurarse el suministro de mercancías.

Pedido en firme. Es la modalidad más utilizada, cuando se conocen todas las condiciones que afectan al pedido y, por tanto, dan lugar a un acuerdo entre proveedor y cliente.

Por otra parte, se puede tener la siguiente clasificación de pedidos:

Según el objeto de la solicitud. Dependiendo del objeto o producto que se solicite se pueden encontrar dos tipos de pedido:

Pedido de servicios u obras. En este grupo están englobados aquellos en los cuales se solicita alguna prestación de tipo personal o por la realización de un trabajo determinado (el cual puede o no incluir los materiales, que irán por cuenta del contratado o del contratante).

Pedido de materiales. En este apartado se agrupan todos los realizados por solicitudes de materiales, independientemente de que estos sean para reposición o para consumos extraordinarios.

Según el destino del material. En función del destino que vaya a tener el producto, el pedido se clasificará en:

Pedidos para consumos extraordinarios. También llamados de materiales de pronto empleo. Pueden ser materiales que existen en el almacén, pero que por necesitarse para consumos extraordinarios hayan sido solicitados expresamente con este fin, evitando alterar los consumos medios que inciden sobre los puntos del pedido, con las implicaciones negativas que esto tiene sobre el stock.

Pedidos de reposición. Son aquellos cuya iniciativa (boletín de compras) parte del almacén. Pueden ir referenciados según los distintos almacenes o con una sigla general para todos los almacenes. Se refieren a materiales sobre cuyas existencias se ha fijado un stock mínimo.

Según la forma. Se podrán dar tres tipos de pedidos distintos según el