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Un ejemplo de Implementacin sera el mtodo de las 5S, ya que es una tcnica de gestin japonesa basada en 5 principios simples, su objetivo

es lograr lugares de trabajo mejor organizados, ordenados, limpios de forma permanente para lograr una mayor productividad y un mejor entorno laboral. Seiri Clasificacin: Separar lo necesario de lo que no lo es. Seiton Orden: Organizar lo necesario en un lugar fcilmente accesible. Seiso Limpieza: Limpiar la suciedad. Seiketsu Normalizacin: Convertir en una rutina el orden y la limpieza de las S anteriores. Shitsuke Disciplina: Acostumbrarse a aplicar las 5 s en nuestro lugar de trabajo y respetar sus normas. A travs de este mtodo, una organizacin puede obtener diversos beneficios: - Hacer del entorno de trabajo un lugar ms cmodo y seguro. - Mejorar en prevencin de riesgos laborales. - Mejorar la calidad de la produccin. - Reducir costes en tiempo y energa. - Incentivar la disciplina en el trabajo. A primera vista este sistema puede parecer de fcil implantacin, pero requiere de cierta predisposicin (mayor cuanto mayor sea el nmero de empleados). A continuacin vamos a analizar las claves para implantar de manera exitosa este mtodo de organizacin en un negocio: Compromiso de la direccin Antes de empezar hay que concienciarse de que, para que la implantacin sea efectiva, la direccin no solo tiene que supervisar, si no ser un ejemplo del cumplimiento de las normas que las 5s establecen. Hay que tener claro que el xito de este mtodo de organizacin no radica nicamente en la formacin del personal. Ms all de eso, debemos conseguir que esta implantacin sea una estrategia que promueva la disciplina en todos los mbitos de nuestra organizacin. El proceso de implantacin implica cambios en la rutina de los trabajadores, por lo que los resultados se vern a largo plazo y requieren de cierto esfuerzo continuo para alcanzar nuestra meta. Adems tambin es necesario asumir que reorganizar el espacio de trabajo puede implicar invertir un presupuesto en material de clasificacin, estanteras, clasificadores, etiquetas Planificacin Antes de ponernos manos a la obra debemos planificar detalladamente el proceso que se va a seguir, quienes estarn involucrados en l y qu material necesitarn. El primer da de limpieza es el que ms revuelo provocar en el entorno de trabajo. Se debe fijar con antelacin un da que suponga el menor trastorno posible al departamento afectado para hacer una limpieza exhaustiva. Cuando se fije este da tambin se puede hacer una planificacin de las tareas a realizar (por ejemplo en una lista) y quines se encargarn de las mismas. Para preparar a los miembros del equipo se puede hacer una breve explicacin de las 5s, haciendo especial nfasis en las 3 primeras, que se llevarn a cabo en los prximos das. Tambin debemos dejar preparado el material que nos pueda hacer falta. La implantacin no empieza el da designado para la limpieza, empieza antes con la planificacin. Elegir el rea de inicio de implantacin Si nuestro negocio solamente tiene un rea funcional este paso equivale a una planificacin completa. Sin embargo, si nuestra empresa tiene varios departamentos debemos elegir por cual empezar. Se debe avisar al resto de departamentos de que prximamente tambin se adoptarn las medidas progresivamente.

Cada departamento formar un equipo de implantacin. Si el nmero de empleados por departamento es considerable, puede ser necesario nombrar un responsable para cada uno de ellos. Este responsable se encargar de supervisar que se cumplan las tareas que hemos planificado con antelacin. Clasificacin (Seiri) El objetivo de clasificar es distinguir y retirar de los puestos de trabajo aquellos elementos que no son necesarios para las operaciones del da a da. Podemos asignar una nueva ubicacin a estos objetos que no son imprescindibles para el trabajo o aprovechar para hacer el principio de la limpieza y tirar aquellos que no nos sirvan para nada. Hay que dejar claro el criterio de clasificacin para que no haya lugar a dudas entre los miembros del equipo de implantacin. Para supervisar esta tarea es recomendable hacer un inventario de aquellos objetos que se mantendrn en los puestos de trabajo, los que cambiarn de ubicacin y los que se desechen. Se debe asignar un rea en el que ir depositando todo lo desechable (por orden y tambin como motivacin) y preparar material de limpieza como cubos y bolsas de basura. Es aconsejable hacer fotografas que luego podamos comparar durante y al final del proceso. Esto nos servir como herramienta de control y motivacin para los equipos de trabajo y para las reas que an no han adoptado las medidas. Orden (Seiton) Una vez clasificados los objetos deberamos disponer de ms espacio y un inventario completo, lo necesario para ordenar todo. Para hacer efectivo este nuevo orden debemos tener en cuenta 3 criterios: Seguridad: Que no se caigan y que no estorben. Calidad: Que no se mezclen o golpeen. Que no se deterioren. Eficacia: Eliminar o minimizar tiempos de bsqueda o accesibilidad. La nueva disposicin de las cosas en la oficina debe estar orientada a mantener ese orden. Si son necesarios nuevos muebles de almacenamiento, etiquetar documentos o marcarlos, es el momento de actuar. Este proceso servir para estandarizar la realizacin de tareas y procedimientos en la oficina (ej. las carpetas van en ese armario en orden cronolgico). Para conseguir esta estandarizacin debemos ordenar los objetos pensando en su frecuencia de uso, de modo que aquellos que se usen frecuentemente estn muy a mano y los que no se usen a penas estn almacenados en un sitio fijo. Un ejemplo de este orden de objetos: Uso Colocacin Todo el tiempo, herramientas Encima de la mesa/cinturn de bsicas herramientas Cajones de escritorio/prximos a la Varias veces al da persona Varias veces por semana Cercano al rea de trabajo Varias veces al mes reas comunes Varias veces al ao Almacn/armarios rea de almacenamiento menos Es posible que se use accesibles

Por otra parte se pueden usar cdigos de colores, etiquetas o el que consideremos ms til para la disposicin de nuestro entorno de trabajo. Limpieza (Seiso) En este punto todo el mundo debera colaborar. Aunque en la empresa exista personal dedicado exclusivamente a la limpieza, cada trabajador debera colaborar de forma activa en la limpieza, al menos de su puesto de trabajo. Una vez ms el ejemplo de los directivos ser necesario. Lo que se pretende aqu es incentivar la actitud de limpieza. El da planificado para la implantacin marcar el estado de limpieza que tiene que tener el entorno de trabajo en el futuro. Ser tarea de cada trabajador mantener su puesto en el nivel adecuado de limpieza en el da a da. Normalizacin (Seiketsu) Esta etapa tiene como objetivo estandarizar y conservar lo que se ha logrado en las 3 anteriores. La evaluacin de lo que se ha conseguido o no, nos servir como gua para saber en qu puntos debemos trabajar ms. Las 5s suponen un cambio en los hbitos y la cultura de la organizacin. Este es un proceso que puede llevar bastante tiempo, as que no hay que desesperarse en cuanto a la normalizacin. El proceso consiste en ir estabilizando paulatinamente las reglas definidas en las 3 primeras etapas, siempre intentando mejorar. Si de verdad conseguimos tener un entorno de trabajo ordenado y limpio, las ventajas que obtenemos brillarn por s solas. Disciplina (Shitsuke) La disciplina es un factor importante en la implantacin de un sistema como las 5s, ya que sus efectos se deterioran rpidamente si no se es constante. Hay distintas formas de conseguir esta disciplina, pero sin duda es fundamental la difusin de las normas y procedimientos entre el personal. No basta con una simple comunicacin, sino que conviene que los implicados vean las ventajas de seguir esa disciplina. Una vez terminada la organizacin y limpieza podremos comparar las fotos que hicimos en las primeras etapas o cualquier otro estmulo visual. La supervisin directa o establecer como rutina un tiempo Dedicado a mantenimiento (p. ej. A las 10:00 se dedican 5-10 minutos a supervisar las 5s) pueden ayudar a interiorizar esta disciplina. Con esto me di cuenta de que las 5S, son esenciales e importantes para todas las empresas mejorando su calidad y logrando la satisfaccin total del cliente. En una organizacin estudiantil y cualquier tipo de organizacin se puede aplicar las 5S. Este mtodo cumple con cada una de las fases para la implantacin de la Norma OHSAS 18001 y pueden afrontar una auditoria externa de certificacin en un Sistema de Gestin y Seguridad Ocupacional basado en la Norma OHSAS 18001:2007.

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