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UN ENFOQUE MULTICRITERIO A LA TOMA DE DECISIONES EN LA GESTIÓN DE INVENTARIOS

Gerson Arredondo, Mauricio Carvajal & Kelly Ocampo.

Resumen

Un sistema de control de inventario eficiente no trata por igual a todos lo ítems, sino que aplica métodos de control y análisis en relación a la importancia de cada ítem con el fin de optimizar costos. De ahí surge una pregunta: ¿cómo clasificar los productos en inventario con un impacto efectivo y eficiente en la administración empresarial? Se ha generalizado, en la práctica, diferenciar la gestión de inventario con dependencia de las características de los artículos que lo componen y, en la literatura revisada, recomiendan el método de clasificación ABC, a partir de una variable o parámetro base cuantitativa y cualitativa. Este artículo presenta y aplica en el almacén del Hospital Gonzalo Contreras dos enfoques alternativos (Clasificación ABC Multicriterio bajo dos criterios; rotación y nivel de criticidad), para clasificar los productos en existencia y servir de soporte a una gestión de aprovisionamiento eficiente y orientado al cliente. El estudio revela la pertinencia teórica y la factibilidad práctica de los métodos empleados para la toma de decisiones en la gestión de los inventarios.

Palabras clave:

Clasificación del inventario, método ABC, gestión de inventarios.

ABSTRACT

An inventory control system is not equally efficient for all the items, but applies control methods and analysis in relation to the importance of each item in order to optimize costs. Hence, a question arises: how to classify the products in inventory with effective and efficient impact in business administration? There has been widespread in practice, differentiate inventory management depending on the characteristics of the component articles and in the literature reviewed, recommended the ABC classification method, based on a variable or parameter quantitative and qualitative basis. This article presents and applies in store Gonzalo Contreras Hospital two alternative approaches (ABC Multicriteria Classification Two criteria rotation and criticality level), to classify the products in stock and provide support for efficient supply management and customer- oriented . The study reveals the theoretical relevance and practical feasibility of the methods used for decision-making in the management of inventories.

Keywords Inventory classification, ABC methods, inventory management.

Introducción

En todas las empresas existen procesos de toma de decisiones que involucran una gran cantidad de productos o servicios. Este tipo de decisiones, según proceso de planeación que se lleve a cabo, debe realizarse para familias de productos o productos individuales que afectarán la planeación de producción, el abastecimiento, la distribución, el almacenamiento o la programación, áreas fundamentales dentro de cualquier organización.

Uno de los procesos más importantes y más complejos que existe es el control y la gestión de los inventarios, debido a que de este dependerá en gran medida el correcto funcionamiento de los procesos anteriormente mencionados, ya que independiente del tamaño de la empresa existen cientos o miles de ítems que deben ser controlados con el propósito de conocer sus existencias, ubicaciones, estado y demás información que es esencial para lograr realizar almacenamientos eficientes, planes de producción factibles, programas de producción reales, abastecimientos oportunos y distribuciones efectivas. Todo lo anterior finalmente va encaminado a lograr de manera superior las metas que una empresa tiene en relación con los niveles de servicio y los costos.

Dada la gran cantidad de referencias (entre materias primas, repuestos, producto en proceso y producto terminado) que tienen que administrar en un sistema de control y gestión de inventarios dentro de una empresa, sería demasiado costoso y poco práctico establecer esquemas de monitoreo y control de forma individual. En su lugar, la práctica más común a nivel industrial es la de agregar referencias por grupos de familias y aplicar políticas de control iguales a todo el grupo.

La forma comúnmente utilizada para realizar este tipo de clasificaciones es la denominada clasificación ABC, la cual se realiza de forma independiente para materias primas y para productos terminados.

El enfoque tradicional de la clasificación ABC consiste en organizar todos los ítems de manera descendente según el criterio de consumo o utilización anual o de demanda o ventas anuales, ambas medidas en pesos al año. De esta manera se espera que una cantidad reducida de ítems que se encuentran en la parte superior de la clasificación serán parte del grupo A, y requerirán la mayor atención por parte de la gerencia; la mayor cantidad de ítems que se encuentran en la parte inferior de la clasificación son asignados al grupo C y requerirán una mínima atención de la gerencia y la cantidad restante de ítems hará parte del grupo B y requieren mediana atención.

Muchos textos suelen considerar que la zona "A" de la clasificación corresponde estrictamente al 80% de la valorización del inventario, y que el 20% restante debe dividirse entre las zonas "B" y "C", tomando porcentajes muy cercanos al 15% y el 5% del valor del stock para cada zona respectivamente. Otros textos suelen asociar las zonas "A", "B" y "C" con porcentajes respectivos del valor de los inventarios del 60%, 30% y el 10%, sin embargo el primer caso es mucho más común, por el hecho de la conservación del principio "80-20". Vale la pena recordar que si bien los valores anteriores son una guía aplicada en muchas organizaciones, cada organización y sistema de inventarios tiene sus particularidades, y que quién aplique cada principio de ponderación debe estar sumamente consciente de la realidad de su empresa.

El objetivo de este artículo es desarrollar dos métodos que a partir de un enfoque multicriterio permitan clasificar los productos en inventario, para establecer estrategias diferenciadas que posibiliten una gestión de aprovisionamiento eficiente y orientada a los clientes. En su desarrollo, el artículo muestra la importancia de la gestión de inventarios dentro de la logística empresarial y la necesidad del control selectivo a partir de la clasificación de los productos disponibles en el almacén. Del mismo modo, expone el fundamento metodológico de los métodos propuestos y los resultados de su aplicación.

Criterios para la Clasificación ABC

Después de analizar literatura relacionada con el tema en cuestión, se consideraron los criterios mostrados en la siguiente tabla, en donde se eligieron los criterios más pertinentes de acuerdo a las necesidades de la administración del almacén del Hospital Gonzalo Contreras.

Criterio

Unidad de

Medida

Demanda/Ventas Anuales

Unidades/año

Consumo/Utilización Anual

Unidades/año

Inventario Promedio

Unidades/año

Costo Unitario

$/Unidad

Volumen

mᶟ/Unidad

Criticidad

0,1,2,3,4,5

Costo Anual del Inventario

$/Año

Costo Anual Demanda/Ventas

$/Año

Costo Anual Consumo/Utilización

$/Año

Tiempo de Entrega

Unidades de

Tiempo

Tiempo de Producción por

Unidades de

Lote

Tiempo

Escasez

1,2,3,4,5

Durabilidad

1,2,3,4,5

Sustentabilidad

1,2,3,4,5

Reparabilidad

1,2,3,4,5

Numero Proveedores

Cantidad

Almacenibilidad

1,2,3,4,5

Tamaño de Lote

Unidades

Tabla 1 Criterios Clasificación ABC.

Las características de sistema de “producción” por estar de por medio la vida de los usuarios es indispensable tener disponibilidad de los ítems que son más demandados y de aquellos que aunque no tengan un alto nivel de rotación son indispensables y necesarios para ofrecer un servicio con altos estándares de calidad y sobretodo que se garantice el bienestar de los clientes; por esta razón los criterios elegidos fueron consumo/Utilización Anual y nivel de criticidad.

El consumo/utilización anual se basa en el total de unidades que fueron solicitadas desde el sistema productivo hacia el almacén, por lo cual este criterio sólo es tenido en cuenta para clasificar materias primas y repuestos. Por su parte La criticidad se encuentra estrechamente relacionada con el costo de faltantes del ítem y se representa en una escala de 1 a 5, donde 5 implica un alto costo de faltantes y una alta importancia del ítem para el correcto desempeño del sistema productivo, por ello este criterio sólo es tenido en cuenta para clasificar materias primas y repuestos. En este orden de ideas se sobreentiende que los ítems manejados en el almacén son considerados como la materia prima del sistema.

La clasificación ABC se explica en las siguientes tablas:

Nivel de Clase Criticidad 1 Nulo C 2 Bajo B 3 Moderado 4 Alto A
Nivel de
Clase
Criticidad
1 Nulo
C
2 Bajo
B
3 Moderado
4 Alto
A
5 Muy Alto
Tabla 2 Criterio Consumo/Utilización.
Consumo/Utilización Clase Anual 80% Del total A Demandado 15% Del total B Demandado 5% Del
Consumo/Utilización
Clase
Anual
80%
Del total
A
Demandado
15%
Del total
B
Demandado
5%
Del total
C
Demandado
Tabla 3 Criterio Nivel de Criticidad.

Caracterización del Sistema del Hospital Gonzalo Contreras

El área de almacén es el encargado de proveer a todas las demás áreas del hospital (urgencias, laboratorio clínico, administración, hospitalización, programas de prevención, consulta externa, odontología, fisioterapia, facturación y ambulancias) los insumos para su correcto funcionamiento. En cada área los insumos varían de acuerdo a las necesidades de la misma, de igual manera, dichas necesidades son verificadas a través del sistema de información (software C.N.T). Cada una de estas áreas debe hacer la requisición de insumos mínimo una vez al mes.

Área

Frecuencia de Pedido

Urgencias

Diario

Laboratorio

Mensual

Administración

Diario

Hospitalización

Diario

Facturación

Diario

Odontología

Mensual

Servicios Generales

Mensual

P&P

Mensual

Consulta Externa

Mensual

Ambulancias

Mensual

Tabla 4 Áreas Internas del Hospital.

El hospital maneja los mismos proveedores y el lead time 1 esperado es de 48 horas. Los proveedores de insumos médicos y material médico-quirúrgico son evaluados a través de un formato llamado Calificación de proveedores. El cual considera criterios como; Tiempo de entrega, especificaciones del producto, cantidades, condiciones de pecio, devoluciones, calidad del producto y requerimientos adicionales, los cuales tienen una ponderación asignada. De acuerdo a la calificación asignada se decide si se realiza el contrato.

Actualmente el proceso presenta restricciones de presupuesto únicamente, ya que se ha implementado de forma empírica la metodología conocida como empowerment 2 , es decir, los encargados de cada área son autónomos en la toma de decisiones, esto ha permitido que tengan un mayor nivel de pertenencia y presenten los mejores resultados.

1 Tiempo que demora en llegar una orden de compra al Hospital.

Delegación de autoridad. Una estrategia que permite a los empleados asumir mayores responsabilidades por las tareas que realizan y a los gerentes adoptar un rol de respaldo.

2

Aplicación del método ABC con enfoque multicriterio

Como se mencionó con anterioridad se aplicó la clasificación ABC multicriterio en el almacén del hospital Gonzalo Contreras con el fin de tener una aproximación al posible sistema de gestión de inventarios que se garantizara el óptimo funcionamiento del mismo.

En primera instancia se realizó una clasificación ABC considerando como primer criterio Consumo/Utilización con el fin de identificar cuales ítems que actualmente son más demandados por cada una de las áreas internas (Ver Hospital.txt); de aquí considerando los ítems clase A resultantes de esta primera clasificación se realiza otra clasificación bajo el criterio rotación y con esta última fue considerado el criterio Nivel de Criticidad para conocer el costo de un faltante de un ítem determinado en el almacén (Ver Hospital.txt). Los resultados obtenidos se muestran en la siguiente tabla 4.

Se logró identificar que los ítems que más rotan son los menos críticos para el hospital, es decir, los que un faltante no compromete la vida de un usuario. Cada color identifica un área interna del hospital que resultan ser los clientes para el almacén; Rojo ambulancias, verde emergencias, naranja urgencias, azul odontología, gris hospitalización, negro P&P, morado partos, café almacén, amarillo farmacia, rosado fisioterapia y verde laboratorio.

Si observamos la tabla 5, nos damos cuenta que el área más crítica del hospital que es urgencias es la que está menos presente en la clasificación, esto puede ser debido a que se eligió de forma errónea el primer criterio que fue el de consumo/Utilización debido a que aunque los ítems utilizados en esta área no rotan en igual magnitud a las otras áreas son indispensables a la hora de salvar la vida de un usuario.

Es evidente cómo al tener ítems con valores extremos en alguno de los criterios hace que la clasificación se altere significativamente. Así, por ejemplo, el número de artículos tipo A pasó de 18 a 3, es decir, una reducción del 83.3%; los ítems tipo B pasaron de 9 a 23, o sea un incremento del 156%, mientras que los ítems tipo C se incrementaron en un 40%. Esto demuestra que la magnitud de los valores asignados a los diferentes criterios tiene un alto impacto en las clasificación de los artículos bajo un enfoque mulcriterio, por lo que es un factor que debe considerarse en este tipo de análisis.

Finalmente, este tipo de efectos y contradicciones se presentan con algunas enfoques y propuestas, al asignar pesos o ponderaciones a los diferentes criterios, lo que hace que los demás criterios incluidos en el análisis pierdan validez, al establecer valores muy bajos en unos criterios y un valor muy alto en uno solo, para dar resultados casi idénticos a clasificaciones ABC de un solo criterio.

Artículo

Unidades

Ponderación

Ponderación

Clase

Nivel de

Clase

     

Acumulada

 

Criticidad

 

ALGODON EN ROLLITO

33000

0,134

0,1336

 

2

B

VASOS PLASTICOS DESECHABLES DE 7 ONZ

17676

0,072

0,2052

2

B

PUNTAS AMARILLAS IHR

17000

0,069

0,2741

4

A

GUANTES LATEX XS

15350

0,062

0,3362

2

B

AGUJAS VACUTAINER

12600

0,051

0,3873

3

B

APLICADORES

11315

0,046

0,4331

3

B

BAJA LENGUAS

11020

0,045

0,4777

2

B

EYECTORES DE SALIVA

10200

0,041

0,5190

2

B

ALGODON EN ROLLITO

9700

0,039

0,5583

A 2

B

TUBOS TAPA ROJA 4 ML

8540

0,035

0,5929

 

2

B

BAJA LENGUAS

7460

0,030

0,6231

2

B

TIRAS REACTIVAS DE ORINA BIOSISTEN

7000

0,028

0,6514

2

B

CURITAS VENDITAS REDONDAS

6620

0,027

0,6783

3

B

AGUJA DESECHABLE 23

6600

0,027

0,7050

3

B

RECIPIENTE PARA ORINA

6275

0,025

0,7304

2

B

CAPSULAS DE AMALGAMA

5600

0,023

0,7531

4

A

GUANTES LATEX S

5600

0,023

0,7758

2

B

AGUJA DESECHABLE 25

5520

0,022

0,7981

3

B

BOLSAS ROJAS X 12 LITROS

4976

0,020

0,8183

 

1

C

TUBOS TAPA LILA 4 ML

4832

0,020

0,8378

1

C

APLICADORES

4700

0,019

0,8569

3

B

AGUJA DESECHABLE 18

4235

0,017

0,8740

B 3

B

BOLSAS ROJAS X 20 LITROS

4024

0,016

0,8903

 

1

C

AGUJA DESECHABLE 18

3635

0,015

0,9050

3

B

VOLANTES RESPIRAR Y NO RESPIRAR

3500

0,014

0,9192

1

C

PUNTA DESECHABLES AZULES

3000

0,012

0,9314

3

B

AGUJA DESECHABLE 23

2900

0,012

0,9431

 

3

B

EQUIPO ANGIOKT 20

2661

0,011

0,9539

 

4

A

CARPETAS ARCHIVO DOCUMENTAL

2615

0,011

0,9645

1

C

GUANTES LATEX S

2300

   

2

B

   

0,009

0,9738

     

TUBOS TAPA LILA 2 ML

2300

0,009

0,9831

C

1

C

CEPILLOS PARA PROFILAXIS

2160

0,009

0,9918

1

C

APLICADORES

2015

0,008

1,0000

3

B

Tabla 2 Clasificación ABC_Nº3.

Conclusiones.

De acuerdo al análisis realizado y a los resultados obtenidos se recomienda al hospital diseñar y adaptarse a un sistema de gestión de inventarios continuo y manejando existencias para aquellos ítems críticos para el mismo, para esto se necesita entonces realizar un estudio más detallado en donde identifiquen los criterios adecuados para calcular o identificar los ítems, ya que estos criterios se deben elegir de acuerdo a las características del sistema. A demás del cálculo de pronósticos para tener más control en la administración del almacén.

Es importante mencionar que se debe tener mucho cuidado a la hora de elegir la forma de cómo se van a medir los criterios; pues de esto dependerá la forma de cómo se otorga la clasificación a cada ítem.

Se identificó que en una clasificación ABC pueden existir escenarios criterios en los que es necesario hacer un análisis cuidadoso de la información para realizar la clasificación de manera adecuada, eficiente y correcta, ya que es posible que un ítem llegue a tener valores demasiado altos o demasiado bajos en los diferentes criterios utilizados o ponderaciones tales que absorban toda la importancia del mismo y ocasione una degeneración en la clasificación de una parte de los productos, sin importar los valores que estos tomen en otros criterios. Cuando esto suceda, el encargado de la toma de decisiones debe reconsiderar los criterios que deben incluirse en la clasificación del inventario, los límites de clasificación que utilice y los pesos que asigne a cada uno de dichos criterios.

Bibliografía.

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B. Flores and C. Whybark, “Multi Criteria ABC Analysis,” International Journal of Operations and Production Management, vol. 6, no. 3, pp. 38-46, 1986.

R. Ramanathan, “ABC inventory classification with multiple-criteria using weighted linear optimization,” Computers & Operations Research, vol. 33, no. 3, pp. 695-700, Mar. 2006.