Referencia de uso del archivo de Excel para el: Levantamiento de informacin inicial (lnea base) de los procesos de la UTIC

con respecto a los procesos del Marco rector del MAAGTIC Implantacin del Manual Administrativo de Aplicacin General en materia de TIC (MAAGTIC)

19 de julio de 2010

Revisiones
Fecha 14 julio 2010 14 julio 2010 15 julio 2010 19 julio 2010 Versin 0.0 0.1 0.2 1.0 Elaboracin Revisin y adecuaciones Revisin y adecuaciones Revisin y aprobacin para su publicacin Descripcin UGD UGD UGD UGD Autor

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Referencia de uso del archivo de Excel para el Levantamiento de informacin inicial (lnea base) de los procesos de la UTIC con respecto a los procesos del Marco rector del MAAGTIC

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Referencia de uso del archivo de Excel para el Levantamiento de informacin inicial (lnea base) de los procesos de la UTIC con respecto a los procesos del Marco rector del MAAGTIC

Presentar una referencia para el uso adecuado el archivo de Excel publicado en los materiales de apoyo para el proceso de implantacin del MAAGTIC. Mediante el archivo de Excel podr registrarse el levantamiento de la informacin de la situacin inicial de los procesos en cada una de las UTIC, previa al inicio de la implantacin del MAAGTIC. La obtencin de una situacin inicial (lnea base) ofrecer la visin a las UTIC en las Instituciones, de la brecha a recorrer para alinear sus procesos actuales a los procesos del Marco rector de procesos del MAAGTIC. Con la visualizacin de la brecha a cerrar, las UTIC tendrn elementos para determinar lneas de accin y definir actividades que les permitan elaborar de manera gil su Cronograma de Implantacin. La implantacin de los procesos del MAAGTIC, como ya se ha mencionado consistir en la alineacin de procesos actuales de las UTIC con los que establece el MAAGTIC. Partiendo del supuesto de que ya se gestiona de manera ordenada y que evolucionar a una nueva forma de regular los procesos de TIC, considerando su homologacin, la aplicacin de algunas de las mejores prcticas en la materia y el establecimiento de indicadores estandarizados.
Nota: Tome en consideracin las definiciones y acrnimos definidos en el MAAGTIC, ya que sern utilizados tambin en sta Referencia de uso.

Estructura del archivo para el levantamiento de informacin de la situacin actual (inicial) de procesos en las UTIC.
Al abrir el archivo de Excel, observar que contiene 5 hojas de trabajo:

Hoja

Descripcin general

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Referencia de uso del archivo de Excel para el Levantamiento de informacin inicial (lnea base) de los procesos de la UTIC con respecto a los procesos del Marco rector del MAAGTIC Esta hoja contiene los clculos de la evaluacin global de de los treinta procesos del MAAGTIC. El levantamiento se centra en cuatro elementos de los procesos que permitirn fijar la Lnea base de su situacin inicial en la UTIC. En esta hoja no se captura informacin, resume los clculos de las otras cuatro hojas del archivo. Los procesos tienen la misma importancia por lo que no se captura la ponderacin para el clculo global de la implantacin. Actividades Esta hoja ser utilizada para el registro de los datos de las actividades y Factores crticos. Contiene la totalidad de las actividades que pertenecen a cada uno de los Procesos del Manual. Para cada Actividad, se encontrar la totalidad de los Factores crticos que la conforman, de tal manera que le permitir registrar la situacin inicial del su UTIC en cuanto a ejecucin de actividades de los procesos a homologar (lnea base). Productos Esta hoja contiene la descripcin de cada uno de los Productos del MAAGTIC, por cada Actividad, en la que son elaborados y/o actualizados, permitir a la UTIC registrar si los productos en cuestin ya se utilizan, o estn en un cierto grado de implantacin (por ser similares o por estar siendo utilizados parcialmente, es decir en, no en la totalidad de las reas de la UTIC o de los procesos que los deben utilizar. Esta hoja contiene la descripcin de cada uno de los Indicadores de cada Proceso, permitir a la UTIC conocer cuales indicadores y en que medida de implantacin estn siendo utilizados antes de hincar el proceso. Parcialmente en caso de que se cuente con los parmetros para operarlos pero no se tenga implantada su clculo o no se tenga establecida la periodicidad con la que deben operarse (obtenerse).

Indicadores

Hoja

Descripcin general

Reglas

Esta hoja contiene la descripcin de cada uno de las Reglas de cada uno de los Procesos, permitir a la UTIC identificar cuales de ellas ya se tienen implantadas, es decir que ya se estn cumpliendo) y si son de uso generalizado o no (para lo cual podr sealar un determinado % de implantacin).

En cada Hoja de trabajo, cada elemento de los procesos del Manual est ordenado segn se presentan los procesos en el MAAGTIC: en once grupos y stos a su vez en las cuatro categoras establecidas, tay y como los representa el marco rector de procesos: Gobierno: Organizacin y estrategia: Direccin y Control Administracin de proyectos, Administracin de procesos, Administracin de recursos, Administracin de servicios Ejecucin y entrega: Administracin del desarrollo de soluciones, Transicin y entrega, Operacin de servicios Soporte: Administracin de activos, Operaciones

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Categoras

Grupos de procesos

Detalle por proceso

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Proceso de levantamiento de datos

El levantamiento de la informacin permite que, con base en los elementos de cada procesos, se pueda indicar una Ponderacin, a discrecin de la UTIC, a fin de que sta establecer una visin particular de la importancia o prioridad que requiere asignar a cada los procesos a nivel actividad y factor crtico. Esta es una primer aproximacin hacia la elaboracin de del Cronograma ya que derivar en la presentacin preliminar del orden de ejecucin de tareas para la implantacin de actividades y factores crticos. Las hojas contienen columnas con 3 colores: durazno, lila y blanco. Las columnas en color durazno corresponden a las columnas que sern capturadas por la UTIC y que debern de contener la ponderacin de cada uno de los Factores crticos: Actividades, Productos, Indicadores y Reglas segn corresponda. Las columnas en color lila, corresponden a las celdas que sern capturadas por parte de la UTIC, y que debern contener la informacin de evaluacin de cada uno de los Factores crticos: Actividades, Productos, Indicadores y Reglas del proceso, segn corresponda. Las columnas en color blanco, corresponden a las celdas que son calculadas a travs de frmulas preestablecidas, incluyen las ponderaciones, el resultado muestra el porcentaje inicial de cada proceso del MAAGTIC.

Ejemplo de columnas en color por cada hoja

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Utilizacin de las hojas del libro.

a) Descripcin de uso de la hoja Actividades. Encabezado de columnas de la hoja Actividades.
(1) (2)

(3)

(4)

(5)

Esta Hoja de trabajo consiste de 11 columnas, algunas son informativas, de manera que no requiera consultar el MAAGTIC, y otras son las que utilizar para el registro de sus datos: Los campos en los que se registra informacin son: Ponderacin por importancia de la Actividad dentro del proceso (1). Esta ponderacin en porcentaje la provee la UGD y puede ser modificado por la UTIC en el caso que se considere necesario. La suma de los porcentajes de la totalidad de las Actividades dentro del proceso debe sumar 100. Ponderacin por importancia de la Factor critico dentro de la actividad (lnea base) (2). Esta ponderacin el porcentaje lo provee la UGD y puede ser modificada por la UTIC en el caso que se considere necesario. La suma de los porcentajes de las Factores crticos de un proceso, deben sumar el 100. % actual (inicial) estimado de implantacin (uso cotidiano) (3). Se trata de una estimacin basada en premisas y evidencias que permitan a la UTIC utilizar stas evidencias en la elaboracin del cronograma de implantacin. El porcentaje deber ser estimado considerando que el 100% es cuando el Factor crtico o la Actividad se ejecutan de manera cotidiana, ya como una rutina, al momento del levantamiento de la informacin. Se tienen evidencias? (4) En caso de contestar SI se debe considerar que se cuenta con la evidencias, como el sustento para la justificacin de esta respuesta para su uso posterior.

Comentarios/ Observaciones (5). Este campo es un campo auxiliar, puede ser aprovechado para anotar datos adicionales relevantes que la UTIC considere necesarios para los pasos subsecuentes del proceso de implantacin.

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Referencia de uso del archivo de Excel para el Levantamiento de informacin inicial (lnea base) de los procesos de la UTIC con respecto a los procesos del Marco rector del MAAGTIC Por ejemplo podr anotar cualquier condicin que agilice o presente una barrera para la implantacin de la Actividad y/o Factor crtico.

Una vez que se han registrado estas columnas, se calcula el valor de las columnas siguientes: Porcentaje de implantacin ponderado de los Factores crticos en la actividad,

b)

Porcentaje de implantacin ponderado de la Actividad en el proceso.

Descripcin de uso de la Hoja Productos. Encabezado de columnas de la Hoja Productos.

(1)
(2) (3) (4)

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Esta Hoja de trabajo consiste de 9 columnas, algunas son informativas, de manera que no requiera consultar el MAAGTIC, y otras son las que utilizar para el registro de sus datos: Los campos en los que se registra informacin son: Ponderacin por importancia del Producto dentro de la actividad (1). Esta ponderacin en porcentaje la provee la UGD y puede ser modificada por la UTIC, en el caso que se considere necesario. Con respecto al valor de cada uno de los Productos dentro del proceso. La suma de los porcentajes de los Productos de un Proceso debe sumar el 100. % actual (inicial) estimado de implantacin (uso cotidiano) (2). Se trata de una estimacin basada en premisas y evidencias que permitan a la UTIC utilizar stas actividades en la elaboracin del cronograma de implantacin. Aplica el producto en la UTIC? (3) En caso de contestar NO se debe considerar que se cuenta con las evidencias como el sustento para la justificacin de la respuesta. Comentarios/ Observaciones (4). Este campo puede ser aprovechado para registrar informacin relevante que le permita a la UTIC mantener a la vista datos que podrn ser sean utilizados en los pasos subsecuentes para la elaboracin del cronograma de implantacin. Por ejemplo podr anotar cualquier condicin que agilice o presente una barrera para la elaboracin o integracin del Producto al Proceso. Una vez que se capturan estas columnas, la hoja calcular el valor de las columnas:

Porcentaje de implantacin ponderado del Producto en la Actividad, Porcentaje de implantacin ponderado del Producto en el Proceso.

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c)

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Descripcin de uso de la Hoja Indicadores. Encabezado de columnas de la Hoja Indicadores.

(1) (2) (3) (4)

Esta Hoja de trabajo consiste de 8 columnas, algunas son informativas, de manera que no requiera consultar el MAAGTIC, y otras son las que utilizar para el registro de sus datos: Los campos en los que se registra informacin son: Ponderacin por importancia del Indicador por proceso (1). Este porcentaje de ponderacin lo provee la UGD y puede ser modificado por la UTIC en caso de ser necesario. La suma de los porcentajes de los Indicadores de un proceso debe sumar el 100. % actual (inicial) de aplicacin de la Regla, (Uso cotidiano) (2). El porcentaje deber ser estimado considerando que se alcanza el 100% cuando la regla es observada por la totalidad del personal de la UTIC que es involucrado en el proceso que la contiene. Aplica el indicador? (3) En caso de contestar NO se debe considerar que se cuenta con las evidencias como el sustento para la justificacin de esta respuesta. Comentarios/ Observaciones (4). Este campo debe ser aprovechado para anotar la informacin relevante que le permita a la UTIC utilizar stas actividades en la elaboracin del cronograma de implantacin. Deber anotar cualquier condicin que agilice o presente una barrera para la obtencin de los insumos y operacin del Indicador que se trate. Una vez que se capturan estas columnas, la hoja calcular el valor de las columnas:

d)

Porcentaje de implantacin ponderado del Indicador en el proceso.

Descripcin de uso de la Hoja Reglas de los procesos. Encabezado de columnas de la Hoja Reglas de los procesos.

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