Microsoft Project 2003

1.
Universidad Catolica de
Salta
Escuela de Negocios
Lic. En Higiene y Seguridad
Sistema de Representación I
CARTILLA DE PROJECT 2003
Ing. Diaz Carlos Eduardo
Año 2007
1.2 Conceptos básicos de Project 2003
N1
Introducción a Project
Una vez completada esta lección, podrá:
Iniciar Microsoft Project
Utilizar las vistas para trabajar de diferentes formas con los detalles del plan de
proyecto
Utilizar los informes para imprimir los detalles del plan de proyecto
Crear un plan de proyecto e introducir una fecha de inicio de proyecto
Microsoft® Project es un programa que consta de una amplia variedad de productos, y puede
facilitar:
• La realización del seguimiento de la información que conlleva los
requerimientos del trabajo, la duración y los recursos del proyecto
• La forma de visualizar el plan de proyecto en un formato estándar y con un
diseño apropiado
• El proceso de programar tareas y recursos de manera apropiada y
consistente
• El intercambiar información de proyecto con otras aplicaciones del sistema
de Microsoft Office
• El comunicar la información a los recursos y otros participantes, dado que
el administrador de proyectos posee el control del proyecto
• La gestión de los proyectos utilizando un programa con una apariencia y
comportamiento similar a otras aplicaciones de productividad de Escritorio
Lección 1 Introducción a Project 1.3
Inicio de Project
Project Standard es un miembro de la familia del Sistema de Microsoft Office, de modo
que la apariencia de Project es similar a la de Word, Excel y Access. La organización de la
Barra de Herramientas y la barra de Menús es muy similar a la de otras aplicaciones de
Office, aunque no su contenido.
En este ejercicio, iniciará Project Standard y se creará un archivo basado en una plantilla
además de conocer las principales áreas de la interfaz de Project.
1. Se dará click en el Botón Inicio

2. Se dará click en Todos los Programas
3. Del Menú Microsoft Office, se dará click en Microsoft Project 2003
4. La barra de menús contiene conjuntos de instrucciones aplicables.
5. La barra de herramientas ofrece un acceso rápido a las tareas más comunes
6. La Barra de Formato ofrece varias opciones que dan un estilo específico a varios
elementos como texto.
7. La Barra Guía de Proyectos ofrece varias opciones propias de la visualización de

un proyecto.
8. El Panel de Tareas consta de una lista de archivos abiertos recientemente además

de otras opciones.
9. La ventana del plan de proyecto contiene una vista del documento activo
10. El cuadro de escriba una pregunta es una herramienta de ayuda que ofrece
soluciones rápidas a las consultas escritas.
Si ha utilizado las aplicaciones de Office, estará familiarizado con muchos de los

elementos de la interfaz de la ventana de Project. Algunos de estos son:
• Las barras de menús principal, que permite proporcionar instrucciones a

Project
• Las barras de herramientas, que ofrecen un acceso rápido a las tareas más
comunes
• La ventana del plan de proyecto, que contiene una vista del plan de proyecto
activo
• El cuadro escriba una pregunta, que permite buscar de forma rápida en el
sistema de ayuda de Project las instrucciones sobre el modo de llevar a cabo
las actividades comunes de Project.
• El panel de tareas Inicio de Project, similar a los paneles de tareas que puede
observar en las demás aplicaciones de Office
A continuación, veremos las plantillas incluidas con Project y crearemos un plan de

proyecto basado en una de ellas.
1. En la sección de Plantillas, se seleccionará la opción En mi PC…

2. Del cuadro de Diálogo se elegirá la pestaña Plantillas de Project
3. Del grupo de plantillas selecciona la nombrada Nuevo Negocio

4. Se dará click en Aceptar
5. Se ha creado un nuevo documento de Project a partir de una Plantilla.
Análisis de las Vistas

El espacio de trabajo de Project, se denomina Vista. Project dispone de docenas de vistas,
aunque normalmente trabajará con una vista o hasta dos. Las vistas son utilizadas para
introducir, editar, analizar y visualizar la información del proyecto. La vista
predeterminada, que verá al iniciar Project es el Diagrama de Gantt, mostrada en la
siguiente ilustración.
En términos generales, las vistas centran su atención en los detalles de las tareas o en los
detalles de los recursos. El diagrama de Gantt, lista los detalles de las tareas en una tabla
en la parte izquierda de la vista y representa de forma gráfica cada tarea como una barra en
el diagrama situado en la parte derecha de la vista.
La vista Diagrama de Gantt, es una forma común de representar un plan de proyecto,
especialmente cuando se presenta a los demás. También resulta útil para la introducción y
refinamiento de los detalles de tarea y para el análisis del proyecto.
En este ejercicio se mostrará un proyecto desde diferentes vistas.
1. Se dará click en Hoja de recursos desde el menú Ver.
2. La hoja de recursos visualiza los detalles de los recursos.

3. Se dará click en Más vistas desde el Menú Ver.

4. Del cuadro de diálogo se elegirá la opción Hoja de Tareas y se dará click en
Aceptar.
5. La hoja de tareas, lista los detalles de cada una

6. Se elegirá Uso de recursos del Menú Ver.
7. Esta vista muestra los recursos según las tareas a las que han sido asignados y
viceversa en una escala temporal (días o semanas)
8. Ahora se elegirá la opción Uso de tareas en el menú Ver

9. Se seleccionará la tarea Definir enfoque del negocio
10. Se dará click en el botón Ir a la tarea seleccionada en la Barra de Herramientas
Estándar
11. Se mostrará la escala temporal con los valores de trabajo programados para esta
tarea.
12. Del menú Ver se elegirá la opción Calendario.

13. Esta vista carece de los elementos del diagrama, la tabla o la escala temporal.
14. Se elegirá Diagrama de Red desde el Menú Ver

15. Esta vista muestra la relación entre tareas.
A continuación, se mostrarán dos vistas simultáneas
1. Se dará click en Más Vistas del menú Ver

2. Del cuadro de diálogo se elegirá Entrada de tareas y se dará click en Aceptar
3. Se seleccionará la tarea 3 (Definir enfoque del negocio)

4. En la parte inferior de la pantalla la vista de Entrada de tareas mostrará los detalles
de la tarea.
5. Se dará click en la tarea 4 (Identificar las capacidades, información y soporte

disponibles)
6. Para quitar la división, sólo se dará click derecho en una parte vacía de la vista
inferior y del menú secundario se elegirá la opción Ocultar Vista de Formulario
7. Utilizar los Informes para Imprimir los

detalles del plan de proyecto
Los informes son formatos predefinidos destinados a la impresión de los datos de Project.
A diferencia de las vistas, con las que puede trabajar en pantalla o imprimir, los informes
están diseñados para ser impresos. Los datos no son introducidos directamente en un
informe. Project incluye varios informes de tareas y recursos predefinidos.
En este ejercicio, visualizaremos un informe en la ventana Vista preliminar:
1. Se dará click en Informes desde el Menú Ver

2. Se seleccionará la opción Personalizados…
3. En la lista Informes se seleccionará Tarea y se dará click en Vista Previa
4. Se dará click en Imprimir… y en el cuadro se dará click en Aceptar.

5. Se cerrará la vista previa al dar click en Cerrar.
6. También se cerrará el cuadro de diálogo de Informes personalizados e Informes.
Creación de un nuevo Plan de Proyecto
Una vez realizado el recorrido por las principales partes de la Interfaz de Project, estará en
disposición de crear un plan de proyecto. Un plan de proyecto es esencialmente un modelo
a partir de los aspectos del proyecto real que tiene previsto que ocurran, o que desea que
ocurran. Project hace un constante uso de los calendarios. El calendario define el horario
laborable y no laborable para las tareas y representa el horario de trabajo normal, el cual
podría sufrir variaciones debido a los periodos de vacaciones o asuetos.
En este ejercicio, crearemos un nuevo plan utilizando la Guía de proyectos y se
Algunas características de configurarán periodos laborables
Project Standard y
Professional, son diferentes.
1. Del panel de tareas Nuevo, se elegirá la opción Proyecto en blanco
Se resaltarán las diferencias
2. Se elegirá la opción Definir el Proyecto en el panel de tareas (en la versión
en las ocasiones en que
sean necesarias. Professional) o Definir fecha de inicio de programación (en la versión Standard)
3. Se cambiará la fecha de inicio del proyecto desde el calendario.
4. Se dará click en Listo (versión Project Standard) o Guardar e ir al paso 2 (Project

Professional)
5. S seleccionará la opción No y se dará click en el paso 3
6. Se dará click en Guardar y finalizar
7. Se dará click en el Botón Guardar de la Barra de Herramientas Estándar y se dará
nombre al archivo como Proyecto1
8. Se dará click en Guardar
9. Se dará click en Definir periodos laborables generales desde el panel de tareas
10. En la lista Seleccionar una Plantilla de Calendario se elegirá el Estándar
11. Se dará click en Guardar e ir al paso 2

12. Este panel, ofrece la posibilidad de cambiar el horario de trabajo aunque se utilizará
la opción predeterminada
14. Se dará click en cambiar calendario laboral
15. El día 29 de abril es día de asueto en la escuela, por lo que se marcará como periodo
no laborable

17. Para comprobar que se ha considerado como no laborable, se verificará desde el
calendario de la gráfica de Gantt
19. En esta pantalla puede hacer ajustes a cada campo

21. En la pantalla final se dará click en Guardar y finalizar
Creación de un nuevo Plan de Proyecto

Del mismo modo que ocurre en otros programas, Project permite especificar Propiedades
de archivo. Algunas de estas son estadísticas como el número que ha sido revisado el
documento. Otras incluyen información que probablemente desee registrar acerca del plan
de proyecto, como el nombre del administrador o las palabras clave soportadas en una
búsqueda de archivo. Project utiliza además propiedades para los encabezados y pies de
página cuando se imprime.
En este ejercicio, especificaremos algunas propiedades.

1. Se elegirá Propiedades, del menú Archivo y aparecerá el cuadro Propiedades
2. Se seleccionará la ficha Resumen
3. Se escribirá “Calendario de producción de video” en el cuado Asunto

4. Se escribirá el nombre del autor.
5. Se habilitará la opción Guardar vista previa
Resumen de la lección
● Project incluye varias plantillas sofisticadas que ofrecen un punto de partida para
un nuevo plan de proyecto
● El principal espacio de trabajo en Project es una vista. Normalmente, dispone de
una o en ocasiones de dos vistas visualizadas de manera simultánea. La vista
predeterminada es la vista Diagrama de Gantt y probablemente sea la más
conocida en Project.
● Project incluye un gran número de informes incorporados. Éstos están destinados
a la visualización de los datos de Project.
● Utilice los calendarios de Project para controlar cuándo puede ser programado el
trabajo.
Evaluación
1. Esfuerzo temporal para la creación de un producto o servicio único

______________________
2. Herramienta que permite analizar el efecto de los tiempos de una tarea en la

realización de las demás ______________________
3. Una de las opciones ofrecidas por Project es la modificación del horario

________________
4. Formatos predefinidos destinados a la impresión de datos de Project.
5. Project considera 3 plantillas de calendario que son: estándar, turno de noche y

_________________
2.1
LECCIÓN 2
Creando una Lista de

Tareas
Introducir tareas
Crear un hito para llevar a cabo un seguimiento de un evento importante
Organizar las tareas en fases
Crear relaciones de tareas y documentarlas con notas
Comprobar la duración total de un plan de proyecto
Las tareas son los bloques más básicos en la creación de cualquier proyecto (las tareas
representan el trabajo a realizar para conseguir los objetivos del proyecto). Las tareas
describen el trabajo del proyecto en términos de secuencia, duración y requerimiento de
Además de escribir la recursos. Se trabajará con dos tipos de tareas:
información de tarea
directamente en Project, • Tareas de resumen: conjuntan las duraciones, costos y otras subtareas.
puede desarrollar listas de
tareas en otras aplicaciones • Hitos: Indican un evento importante en el transcurso de un proyecto.
y después importarlas en
Project. En este ejercicio, se introducirán las primeras tareas requeridas en el proyecto.
1. Se dará click en Crear una lista de las tareas del proyecto en la guía de proyecto, en
la sección de Tareas.
2. Se escribirá Planeación del Sitio en la primera celda debajo de nombre de la tarea y

se oprimirá la tecla Intro.
3. Se seguirán escribiendo las siguientes tareas:
a. Redacción de Texto por Tema
b. Búsqueda de Imágenes
c. Integración de Navegación en FrontPage
d. Integración de textos a FrontPage
La duración de una tarea es la cantidad de tiempo que empleará para completarse. Project
puede trabajar con duraciones de tarea en un rango de minutos a meses. Dependiendo del
ámbito del proyecto, puede trabajar con duraciones de tarea en una escala de horas días y
semanas.
El calendario de proyecto para un plan puede estar definido de las 8 de la mañana a las 5
de la tarde, de lunes a viernes, con una hora designada a comer y considerando como
periodo no laborable las tardes y los fines de semana. Así, una tarea con requerimientos de
trabajo de 16 hrs. Podrá ser terminado en dos días.
Al especificar medidas de duración temporal, puede utilizar las siguientes abreviaturas:
Si escribe esta
Aparecerá de esta forma Lo que significa
abreviatura
m min minuto
h hr hora
d día día
s sem semana
Ms ms mes
En este ejercicio, se introducirá la duración de las tareas creadas anteriormente. Al

haberlas creado, Project introdujo una duración estimada de un día para cada una de ellas.
1. Se dará click en la celda situada a la derecha de Planeación del Sitio
2. Se escribirá 2d y se oprimirá la tecla Intro
3. Se deberán introducir las siguientes duraciones:
a. Redacción de Texto por Tema 8 días
b. Búsqueda de Imágenes 2 días
c. Integración de Navegación en FrontPage 2 días
d. Integración de textos a FrontPage 1 día
Introducción de un Hito
Además del seguimiento de tareas a completar, puede que desee realizar un seguimiento
de un evento importante del proyecto como conocer la fecha de fin de cada fase.
Lección 2 Creando una Lista de Tareas 2.3
Los hitos son eventos significativos que suceden en el transcurso del proyecto o
acompañan al mismo. El hito en sí, no supone la realización de un trabajo y se representan
como tareas con duración cero.
En este ejercicio, se creará un hito.
1. Se seleccionará la primera tarea

2. Del menú Insertar se elegirá la opción Nueva Tarea
3. Se escribirá Planeación completada
4. En el campo de duración se escribirá 0d

5. Automáticamente se mostrará como un hito
Organización de Tareas en Fases

Si posee un conjunto complejo de tareas, se debe considerar la posibilidad de organizar
las tareas en fases. La visualización de las fases de las tareas facilitará la revisión del
plan de proyecto desde el punto de vista de elementos principales y detallados de
trabajo. Por ejemplo, un proyecto en la realización de un sitio Web escolar, puede
dividirse en fases principales de trabajo, tales como la planeación, la navegación, la
redacción de las secciones, etc. La creación de fases, se lleva a cabo aplicando un
sangrado a las tareas. En Project, las fases están representadas por tareas de resumen.
El comportamiento de una tarea de resumen, es diferente al de las demás. No podrá

editar directamente su duración, la fecha de comienzo ni otros valores calculados,
debido a que estos, dependen de las tareas de detalle. Las tareas de resumen son de gran
utilidad a la hora de obtener información sobre las fases del trabajo del proyecto.
En este ejercicio, se insertarán tareas y fases.
1. Se dará click derecho en el selector de la fila 2

2. Del Menú secundario se elegirá la opción Nueva Tarea
3. Se insertará una nueva tarea más.

4. Se escribirán los siguientes nombres a las nuevas tareas:
a. Tema
b. Plano de Navegación
5. Se dará click en Organizar tareas en fases
6. Se seleccionarán las dos tareas nuevas

7. Se dará click en el botón Aplicar sangría en el panel izquierdo
8. La tarea 1 se convertirá en una tarea tipo resumen

9. Se dará click en Listo desde el panel izquierdo
Vincular Tareas
Las tareas de proyecto deberán ser llevadas a cabo en un determinado orden. Por ejemplo,
antes de que se produzca la guía de navegación de un sitio, se debió haber planeado el
propósito del mismo. Estas dos tareas, poseen una relación fin a comienzo (también
denominada dependencia o vínculo) con dos aspectos.
• La segunda tarea debe producirse después de la primera, es decir, en secuencia
• La segunda tarea sólo se producirá si la primera es completada, indicando una
dependencia.
• La primer tarea adquiere el nombre de predecesora y la segunda se denominará
sucesora, pues sucede a la tarea predecesora.
Cualquier tarea puede ser la predecesora de una o más tareas sucesoras, de igual forma,
cualquier tarea puede ser sucesora de una o más tareas predecesoras. Esto hace que las
tareas sólo puedan tener uno de los cuatro tipos de relación de tarea:
Relación de Tarea Significado Diagrama de Gantt

Fin a Comienzo (FC) La fecha de fin de la
tarea predecesora
determina el inicio de
la tarea sucesora
Comienzo a La fecha de
comienzo (CC) comienzo de la tarea
predecesora
determina la fecha de
comienzo de la tarea
sucesora
Fin a fin (FF) La fecha de fin de la
tarea predecesora
fin de la tarea
sucesora
Comienzo a Fin (CF) La fecha de
comienzo de la tarea
predecesora
fin de la tarea
sucesora
La presentación de las relaciones de tarea y el tratamiento de los cambios en las fechas
programadas de comienzo y fin, son aspectos en los que el uso de un motor de
programación como Project puede demostrar su funcionalidad.
Las relaciones de tarea aparecen de varias formas en Project. Por Ejemplo:
• En las vistas Diagrama de Gantt y Diagrama de Red, las relaciones de tarea
aparecen como líneas de vínculo entre las tareas.
• En las tablas, los números de identificador de las tareas predecesoras, aparecen en

los campos Predecesoras de las tareas sucesoras.
Para crear relaciones de tarea, se deben establecer vínculos entre las tareas. Todas las
tareas del plan de proyecto han sido programadas para comenzar en un mismo día.
En este ejercicio, se vincularán tareas.
1. Se dará click en Programar Tareas

2. Se seleccionarán las tareas 2 y 3 y se dará click en el botón de fin a comienzo
3. Ahora se vincularán igualmente, las tareas de la 6 a la 9

4. Se seleccionará la tarea 12
5. De la barra de herramientas estándar, se dará click en el botón Información de la
tarea
6. Del cuadro de diálogo, se elegirá la ficha Predecesoras
7. En la primer celda debajo de Nombre de tarea se desplegará la lista de todas las
tareas existentes y se elegirá la tarea Búsqueda de Imágenes
8. Se oprimirá la tecla Intro y se dará click en el botón Aceptar.
9. Para vincular tareas no adyacentes, seleccione las tareas al momento de oprimir la

tecla Ctrl
10. Al terminar, se dará click en Listo del panel izquierdo

Documentar Tareas
Puede registrar información adicional sobre una tarea en una nota. Si dispone de
descripciones detalladas sobre una tarea y desea indicar un nombre breve para la tarea,
puede añadir estos detalles en una nota de tarea. De este modo, la información reside en el
archivo de Project y podrá ser visualizada o impresa fácilmente.
Existen 3 tipos de notas:
• Notas de tarea: Introducidas y revisadas en la ficha Notas de la Información de

Tarea.
• Notas de recurso: Introducidas y revisadas en la ficha notas de la Información de

Recurso.
• Notas de asignación: Introducidas y revisadas en la ficha notas de la Información

SUGERENCIA
Para abrir el cuadro de
de Asignación.
diálogo Información de la
tarea, elija Información de la Las notas de Project, soportan diferentes opciones de formato de texto, permitiéndolo
tarea en el menú Proyecto. vincular o almacenar imágenes y otros tipos de archivos.
Los hipervínculos permiten unir una tarea, recurso o asignación a información adicional
que reside fuera del plan de proyecto, como otro archivo, información en una determinada
ubicación del mismo documento, una página o sitio Web o a una página en la Intranet.
En este ejercicio, se crearán notas de recurso, asignación y tareas.

1. Se dará click en la tarea 1 y desde la barra de herramientas se dará click en el botón
de notas de tarea
2. Se escribirá un comentario y se dará click en Aceptar

3. Se elegirá la Vista Hoja de Recursos desde el Menú Ver
4. Se seleccionará el recurso existente y se dará click en el botón de notas de recursos
5. Se escribirá un comentario y se dará click en Aceptar
6. Se elegirá la Vista Uso de Recursos y se seleccionará la última tarea

7. Se dará click en el botón notas de la asignación desde la barra de herramientas
8. Se escribirá un comentario de la asignación
9. Se seleccionará la vista del diagrama de Gantt
10. Se abrirá la nota de tarea y se agregará el siguiente vínculo:
a. http://www.microsoft.com/latam
11. Se dará click en el botón Insertar objeto

12. En el cuadro de diálogo se elegirá Crear desde un archivo y después se dará click
en el botón Examinar…
13. Se elegirá una imagen y se cerrará el cuadro al dar aceptar hasta llegar a la nota.
La Duración de un Proyecto
Aunque no se ha introducido directamente la duración total del proyecto o la fecha de
finalización, Project ha calculado este valor basándose en la duración individual de las
tareas y en las relaciones de tarea.
Para conocer la fecha de fin programada para el proyecto, es a través del cuadro de diálogo
Información del Proyecto.
A En este ejercicio, se visualizará la fecha de fin del proyecto.

e hacer click
s Acercar y
mbiar la escala 1. Del menú Proyecto, se elegirá la opción Información del Proyecto
vista 2. Se dará click en el botón de estadísticas y se mostrarán varios valores,
Gantt. incluyendo la duración, fecha de inicio y fin del proyecto
3. Se dará click en Cerrar

4. Se cerrará la guía de proyectos desde la barra guía de proyectos.
5. En el menú Ver se elegirá la opción Zoom…
6. Del cuadro Zoom se habilitará la opción Proyecto completo y se dará click en
Aceptar
No se puede editar la fecha de fin directamente ya que este proyecto ha sido

programado tomando como referencia la fecha de comienzo y la duración de las
tareas, los días laborables requeridos.
● Los aspectos esenciales de las tareas de un plan de proyecto son su duración y el
orden de incurrencia.
● Los vínculos de tarea, o relaciones, hacen que el comienzo o fin de una tarea
afecte al comienzo o fin de otra tarea. Una relación de tarea común es una
relación de fin a comienzo, donde la finalización de una tarea controla el
comienzo de otra tarea.
● En Project, las fases de una programación se representan como tareas de resumen.
● El cuadro de diálogo Información del proyecto es una excelente forma de ver los
valores clave de un plan de proyecto como su fecha de fin programada y su
duración.
Evaluación
1. Las _________________ son un conjunto de tareas similares. Tienen un

comportamiento diferente.
2. Evento significativo que sucede en el transcurso del proyecto.
3. Bloques básicos en la creación de un proyecto.

4. Las cuatro relaciones de tareas que existen son: Fin a Comienzo, Comienzo a
Comienzo, _________________ y Comienzo a Fin.
5. Los tres tipos de notas se pueden agregar a tareas, asignaciones y

_________________
3.1
LECCIÓN 3
Los Recursos
Configurar la información básica de los recursos para personas, equipamiento y
materiales
Configurar la información de costo para los recursos
Cambiar la disponibilidad de un recurso para el trabajo
Los recursos son las personas, equipamiento y material necesario para completar las tareas
de un proyecto. Project se enfoca en los siguientes aspectos de los recursos:
• Disponibilidad: Determina el momento en el que el recurso influye sobre la

ejecución de una tarea y la cantidad de trabajo que puede hacer.
• Costos: Hacen referencia al importe que será necesario para pagar a esos recursos.
La posibilidad de gestión de recursos de Project supone una de las mayores ventajas, si lo

comparamos con herramientas de planificación de tareas como por ejemplo una agenda.
No es necesario configurar los recursos o asignarlos a tareas, pero sin esta información, se
tiene un menor control sobre los mismos factores. En caso contrario, la configuración de
esta información no le ocupará mucho tiempo, al contrario se reduce el tiempo o costos.
Project trabaja con dos tipos de recursos:

• Recursos de trabajo
• Recursos materiales
Los de trabajo, son las personas y el equipamiento que realizan el trabajo del proyecto. A
continuación encontrará ejemplos de recursos de trabajo:
Recurso de Trabajo Ejemplo

Persona individual identificada por Daniel Ruiz Soto
nombre.
Persona individual identificada por Líder de proyecto
función o título de trabajo.
Grupos de personas con un objetivo Ilustradores
en común.
Equipamiento Computadoras e impresoras
En este ejercicio, se configurará la información de diversos recursos humanos.
1. Se dará click en Recursos desde la barra Guía de proyectos

2. Se dará click en Especificar personas y equipamiento para el proyecto en el panel
Recursos
3. Se dará click en Especificar recursos de forma manual
4. En la primera celda del encabezado Nombre de recurso se escribirá Elizabeth

Sánchez Méndez
5. Se ampliará el ancho de la columna
6. Se escribirán los siguientes recursos en las siguientes celdas:
a. Daniel Ruíz Soto
b. Andrea García Nunó
c. Oscar Pérez Manzano
7. Se dará click en Cerrar del Panel de Guía de proyectos
8. Se elegirá la vista Hoja de recursos
9. Se escribirá ilustrador en la celda después del último recurso
10. Asegúrese de que se encuentre seleccionado Trabajo en el campo Tipo
11. Vaya al campo de Capacidad máxima del nuevo recurso y se escribirá 200%,
debido a que se considera el trabajo paralelo de dos ilustradores trabajando al 100%
La capacidad máxima representa la cantidad de un recurso para llevar a cabo cualquier

tarea. Project le advertirá si asigna algún recurso a más tareas de las que puede llevar a
cabo con una capacidad máxima del 100%.
Cuando un recurso representa una categoría de personas que se irán intercambiando como
los ilustradores de la simulación anterior, se puede disponer de mayor capacidad máxima,
200% o más, dependiendo del número de recursos disponibles para trabajar a jornada
completa cada día laborable.
Los recursos humanos y de equipamiento se configuran del mismo modo. Sin embargo
existen ciertas diferencias en el modo en que puede programar los dos tipos de recursos.
Los recursos de equipamiento podrían funcionar a horario completo y los recursos
humanos tienen un horario laborable al día. Otro de los factores a considerar es que los
recursos humanos son más flexibles en las tareas, mientras que los recursos de
equipamiento son más especializados en sus funciones. Es posible configurar los recursos
de equipamiento cuando:
• Existan varios equipos o personas que podrían necesitar una parte del
equipamiento para realizar diferentes tareas de manera simultánea y el
equipamiento estuviese sobreasignado
• Desee planificar y realizar un seguimiento de los costos asociados al
equipamiento.
Lección 3 Los Recursos 3.3
En este ejercicio, se configurarán las características de un equipamiento.
1. Se dará click en la siguiente celda vacía de la columna de Recursos

2. Se dará click en el botón información del recurso desde la Barra de Herramientas
Estándar
SUGERENCIA
También puede hacer doble
clickk en una celda vacía en
la columna Nombre de
recurso para crear uno
nuevo utilizando el cuadro
Información del Recurso
3. En la ficha General se escribirá Computadora de diseño en el campo Nombre del

recurso
4. Se especificará el tipo Trabajo, para este recurso y se dará click en el botón Aceptar
5. En la celda de capacidad máxima del nuevo recurso se especificará 200%, debido a
que se requerirán dos máquinas, una para cada ilustrador.
Los recursos materiales son los artículos de consumo que serán agotados durante el
progreso del proyecto. En un proyecto de construcción por ejemplo, se consideran como
recursos materiales los clavos, las tablas, el cemento, etc. Aunque Project no es un sistema
completo de inventario, puede mantenerle informado del consumo de los recursos
materiales.
En este ejercicio, introduciremos información sobre los recursos materiales.
1. Se dará click en la siguiente celda en blanco de la columna Nombre del recurso

2. Se escribirá Papel de impresión
3. Se seleccionará la opción Material del campo Tipo, del nuevo recurso
4. Se escribirá Paquete de hojas en blanco en la columna Etiqueta de Material
Tanto en los recursos materiales como en los recursos de trabajo, puede editar y perfilar las
asignaciones de recurso, establecer varias tasas de costo, especificar tareas de costo a
aplicar en diferentes horarios y compartir los recursos a través de un fondo de recursos. A
diferencia de los recursos de trabajo, los recursos materiales no utilizan tasas de costo de
horas extra, calendarios de recurso o capacidad máxima.
Tasas de Costo del Recurso

Casi todos los proyectos poseen algún aspecto financiero y el costo dirige el ámbito de
muchos proyectos. El seguimiento y gestión de la información financiera permiten al
administrador del proyecto responder a preguntas como:
• ¿Cuál es el costo total del proyecto, basado en la estimación de los recursos y la

duración de las tareas?
• ¿Se están utilizando recursos muy costosos que podrían sustituirse por otros?
• ¿Cuál será el importe de un tipo de recurso o tarea durante el transcurso del
proyecto?
• ¿Se puede sobrellevar el pago durante el tiempo estimado de duración del
proyecto?
En el siguiente ejercicio, se introducirá información de costo para los recursos.
1. Se dará click en el campo Tasa Estándar del Recurso 1 y se escribirá 1500/s que
son los honorarios semanales del recurso
2. En el campo Tasa estándar se escribirá la siguiente información:

a. 1300/s
b. 1500/s
c. 1000/s
d. 1000/s
e. 200/d
f. 50
3. En el caso de los recursos materiales sólo se especificará el costo unitario
En muchos proyectos, los recursos materiales y de trabajo cubren la mayor parte de los
costos. Para aprovechar las características de Gestión de Costos de Project, el
administrador de proyecto debería conocer los costos asociados a cada recurso material y
de trabajo. En el caso de los recursos humanos, ésta sería una información difícil de
conseguir.
Dependiendo de las prioridades del proyecto y de los estatutos de la organización,

probablemente no sea capaz de realizar un seguimiento de los costos del recurso.
Ajuste del Horario Laboral para Recursos

Individuales
Project utiliza distintos tipos de calendarios para diferentes propósitos. El calendario de
recurso controla el horario laborable y no laborable de un recurso. Los calendarios de
recurso sólo son aplicables a los recursos de trabajo, es decir a personas y equipamiento y
no a los recursos materiales.
Durante la creación inicial de los recursos de un plan de proyecto, Project crea un

calendario de recurso para cada recurso. El ajuste inicial del horario laboral para el
calendario del recurso coincidirá exactamente con el calendario base Estándar
(incorporado a Project, en el que el horario laboral es de 8 am a 5 pm, de lunes a viernes).
En caso de que el calendario de recurso requiera algún cambio de horarios para un recurso
específico, se puede hacer y también se pueden especificar periodos vacacionales, asuetos,
etc.
Cualquier cambio realizado en el calendario base Estándar, será reflejado automáticamente

en todos los calendarios de recurso que estén basados en el calendario base Estándar. Sin
embargo, cualquier cambio específico realizado en el horario laboral de un recurso, no
será cambiado.
En este ejercicio, especificaremos el periodo laborable y no laborable de los recursos

individuales de trabajo.
1. Se elegirá Cambiar calendario laboral del menú Herramientas
2. Se seleccionará el Recurso Andrea García Nunó de la lista Para

3. En el calendario se deberá localizar el día 14 de marzo
4. De las opciones de Establecer fechas seleccionadas como, se elegirá Periodo no
laborable
5. Se seleccionará el recurso Oscar Pérez Manzano de la lista

6. En el cuadro de confirmación de almacenamiento de cambios, se dará click en Sí.
7. Del calendario se seleccionarán los días 17 y 18 de Marzo
8. Se escribirá 06:00 pm en el campo Hasta
9. Seleccione los encabezados de las columnas de lunes, martes y miércoles y
seleccione la opción Periodo no laborable
10. Se dará click en el botón Aceptar

Si necesita editar varios calendarios de recurso de una forma similar, puede asignar un
calendario base diferente a un recurso o a un conjunto de recursos. Esto es más eficiente
que editar los calendarios individuales, y permite realizar los ajustes a nivel de proyecto en
un calendario base en caso de ser necesario.
Si dispone de un recurso que sólo se encuentra disponible para trabajar en su proyecto a

tiempo parcial, probablemente deseará establecer el horario laboral del recurso en el
proyecto para que refleje una programación a tiempo real. El cambio de la disponibilidad
del recurso, mantiene el enfoque sobre la capacidad de trabajo del recurso en el proyecto,
en lugar de sobre las horas en las que puede realizar el trabajo.
● El registro de la información de recursos en los planes de proyecto, ayuda a
controlar mejor quién y cuándo lleva a cabo el trabajo, y cuál es su costo.
● Los recursos humanos y de equipamiento llevan a cabo el trabajo de un proyecto.
● Los recursos materiales se consumen durante un proyecto
Evaluación
1. Las dos diferencias básicas entre los recursos humanos y los de equipamiento en
cuanto a su configuración en Project son: ______________ y _____________
2. Los Recursos Humanos y de Equipamiento se conocen como _______________
3. Aquel que controla los horarios laborables y no laborables de un recurso.
4. Uno de los aspectos importantes para Project respecto a los recursos es su

_______________
5. Project puede mantenerle informado de los _________________ de los recursos

materiales.
4.1
LECCIÓN 4
Asignando Tareas
Asignar recursos a las tareas
Controlar la forma en que Project programa las asignaciones adicionales
Asignar recursos materiales a las tareas
Una asignación es la asociación de un recurso a una tarea específica para la realización del
trabajo. Desde la perspectiva de las tareas es lo que se denomina proceso de asignación de
un recurso a una tarea; desde la perspectiva de los recursos, se podría denominar como una
asignación de recurso. Tarea más recurso, igual a asignación.
En Project no es necesario asignar recursos a tareas, aunque existen varias razones por las
que debería hacerlo. Si asigna los recursos a las tareas, podrá encontrar respuestas a
preguntas como:
• ¿Qué personas se encargan de trabajar en las tareas y cuándo?
• ¿Cuenta con los recursos necesarios para lograr el trabajo que requiere el
proyecto?
• Espera que un recurso trabaje en una tarea cuando éste no se encuentra
disponible?
• ¿Ha asignado un recurso a tantas tareas que ha sobrepasado la capacidad de
trabajo del recurso?
La asignación de un recurso a una tarea permite realizar un seguimiento del progreso del
trabajo en la tarea. Si introduce información sobre los costos, Project además calculará el
costo de la tarea y del recurso de manera automática.
La capacidad de trabajo de un recurso se expresa en unidades y queda almacenada en el
campo capacidad máxima. A menos que se especifique lo contrario, Project asignará el
100% de unidades, si el recurso dispone menos del 100% de capacidad máxima, Project
asignará el valor de la capacidad máxima del recurso en las asignaciones a las que se
encuentre relacionado.
En este ejercicio se asignarán recursos a tareas.
1. Se dará click en Recursos, desde la Guía de Proyecto

2. Se dará click en Asignar personas y equipamiento a las tareas en el panel de
recursos
3. Se dará click en Asignar Recursos y del cuadro de diálogo se elegirá la tarea 2
4. La tarea 3 se asignará a Andrea García Nunó

5. Se dará click en el recurso Daniel Ruiz Soto y se dará click en el botón Asignar
6. Se seleccionarán las tareas de la 6 a la 9 y se elegirá como recurso a Elizabeth
Sánchez Méndez
7. Se seleccionarán las tareas 11 y 12 a los recursos Ilustrador y Computadoras de

Diseño
8. Las tareas 14 a 16 serán asignadas a Oscar Pérez Manzano
9. Por último la tarea 18 será llevada a cabo por Andrea García Nunó
10. Antes de cerrar el cuadro de diálogo, se examinará el final del panel izquierdo en
donde se encuentra información como la duración y los recursos asignados
Lección 2 Asignando Tareas 4.3
11. Se dará click en el botón Cerrar
Después de crear una tarea y antes de asignar un recurso, la tarea posee una duración pero
no un trabajo asociado a ella. El trabajo representa la cantidad de tiempo que un recurso o
recursos emplearán para completar una tarea. Si existe una persona trabajando a tiempo
completo, la cantidad de tiempo expresada como trabajo será la misma que la cantidad de
tiempo expresada como duración.
La cantidad de trabajo sólo será diferente de la duración si asigna más de un recurso a una
tarea o si asigna un recurso que no trabaja a tiempo completo. Project calcula el trabajo
utilizando la fórmula de programación:
Duración x Unidades = Trabajo

Asignación de Recursos Adicionales a una

Tarea
De manera automática, Project utiliza un método de programación denominado
programación condicionada por el esfuerzo. Esto significa que el trabajo de una tarea
permanece constante independientemente del número de recursos asignados. El efecto más
visible de la programación condicionada por el esfuerzo es que cuando asigna recursos
adicionales a una tarea, la duración de ésta disminuye. Project aplica la programación
condicionada por el esfuerzo cuando asigna o elimina recursos de las tareas.
Para definir la cantidad de trabajo que una tarea representa, se asignará uno o más recursos
a la tarea. Si añade recursos adicionales más adelante, la cantidad de trabajo no cambiará,
ción aunque la duración de la tarea se vea reducida.
a por el esfuerzo
ara todas las En caso de que asigne más de un recurso a una tarea y después elimine uno de ellos
as en Project. cuando la programación condicionada por el esfuerzo se encuentra asignada, la cantidad
r el ajuste, elija
n el menú
de trabajo de la tarea permanecerá constante. La duración o tiempo empleados por los
s y seleccione demás recursos para completar esta tarea, se verá incrementado.
ramación y
anule la En este ejercicio, se asignarán recursos adicionales.
casilla Las
as están
das por el 1. Se dará click en la tarea 2, cuyo trabajo requerido es de 40 hrs. y duración es de 1
día.
2. Se dará click en el recurso Andrea García Nunó y se dará click en Asignar desde el
cuadro de diálogo Asignar Recursos
3. El trabajo total requerido todavía es de 40 hrs aunque está distribuido entre dos
recursos, por lo que la duración se disminuye a la mitad (medio día)
4. Las fechas de comienzo de las tareas sucesoras también se modificarán

5. Se dará click en la tarea 9 y se asignará al recurso Andrea García Nunó
6. Aparecerá un Indicador de Etiqueta desde el que podrá elegir el modo en que desea
que Project trate la asignación
7. Del menú de la etiqueta inteligente, se elegirá la opción Aumentar trabajo y
mantener la duración constante
8. Se suplicara a 16 el trabajo y la duración se mantendrá
El administrador de proyecto será el que decida la programación condicionada por el

esfuerzo y su aplicación en los proyectos. Existen tareas en las que no siempre es posible
aplicar la programación debido a que debe existir una capacitación previa, o una
coordinación exhaustiva para completar la tarea y el aplicar la programación condicionada
por el esfuerzo resultaría en un decremento de la productividad.
Asignación de Recursos Materiales a las

Tareas
Existen dos formas de tratar el costo cuando asignamos un recurso material:
• Asignar una cantidad de unidades fija a la tarea. En donde se multiplicará el costo
de unidad por el número de unidades consumidas para determinar el costo total.
• Asignar una tasa variable del recurso material para la tarea. Project ajustará la
cantidad y el costo del recurso según cambie la duración de la tarea.
En este ejercicio asignaremos el recurso material a una tarea.
1. Se dará click en la tarea 3 desde el cuadro asignar recursos
2. De la lista se elegirá el recurso Papel de Impresión y se dará click en Asignar

3. Project asignará el recurso material a la tarea.
Puesto que el recurso material no realiza ningún tiempo de trabajo, la asignación de un

recurso material no afecta la duración de una tarea.
● Una tarea posee un trabajo asociado a ella después de que un recurso de trabajo ha
sido asignado a la tarea
● Cuando se asigna a los recursos más trabajo del que pueden completar en un
periodo de tiempo, se dice que están sobreasignados durante ese periodo.
● Debe asignar los recursos a las tareas antes de poder realizar un seguimiento de su
progreso o costo.
● Project sigue la fórmula de la programación; unidades x tiempo = trabajo
● La programación condicionada por el esfuerzo es un ajuste a nivel de tarea que
determina si el trabajo permanece constante cuando asigna recursos adicionales a
la tarea
● La forma más fácil de comprender la programación condicionada por el esfuerzo
es preguntándose ¿si una persona puede realizar esta tarea en 10 días, podrían 2
personas realizarla en 5 días? Si es así, entonces debería asignarse la
programación condicionada por el esfuerzo
● Las etiquetas inteligentes aparecen después de que lleve a cabo ciertas acciones en
Project
● Asignar recursos materiales a las tareas permite realizar un seguimiento de los
materiales de consumo.
Evaluación
1. Asociación de un recurso a una tarea específica para la realización de un trabajo.
2. El trabajo de una tarea permanece constante independientemente del número de

recursos
3. Cálculo de las horas de trabajo dedicadas a una tarea con una duración específica.
4. El cuadro de diálogo Asignación de recursos le permite relacionar recursos y

_____________
5. “Cuando se requiere una capacitación o preparación previa para iniciar las labores de
la tarea o en casos en que la coordinación entre todos los recursos sea difícil de llevar
a cabo” son limitaciones a la aplicación de la: _______________________
5.1
LECCIÓN 5
Formato e Impresión de
un Plan
Personalizar la vista del Diagrama de Gantt y representar objetos en la parte gráfica
Cambiar el formato de un plan y editar e imprimir informes
Un plan de Project es una base de datos de información. Generalmente no se visualiza toda

la información almacenada de manera simultánea, sino que se enfocará la atención en los
aspectos del proyecto que le interesen al momento.
Las vistas y los informes son las formas más comunes de visualizar o imprimir los datos de
un plan de proyecto. En los dos casos, puede modificar el formato de los datos para cubrir
sus requerimientos.
La principal forma en la que Project representa las tareas de forma gráfica, es por medio de
las barras gráficas del panel derecho de la pantalla. Éstas se denominan barras de Gantt. En
esta parte aparecerán las tareas, tareas de resumen y los hitos, cada uno dispondrá de un
formato específico.
Diagrama de Gantt Personalizado

El diagrama de Gantt se ha convertido en una forma estándar de visualizar los planes de
proyecto. Este diagrama fue concebido por el Ingeniero americano Henry Gantt, quien por
medio de un gráfico de barras, mostró el uso de recursos. Actualmente es tal el uso del
diagrama de Gantt, que para muchos es sinónimo de plan de proyecto.
El diagrama de Gantt consta de dos partes:
• Tabla (del lado izquierdo)
• Diagrama de barras (del lado derecho)
Las barras de diagrama representan gráficamente las tareas de la tabla en términos de
fechas de comienzo y fin, duración y estado. Los demás elementos del diagrama como las
líneas de vínculo representan las relaciones entre las tareas.
El diagrama de Gantt es una representación de la información de proyecto de fácil
comprensión ampliamente extendida en el mundo de la gestión de proyectos. El formato
predeterminado aplicado a la vista Diagrama de Gantt, funciona para la visualización en
pantalla, la compartición con otros programas y la impresión. Es posible cambiar el
formato de cualquiera de los elementos del diagrama.
Existen 3 formas de dar formato a las barras de Gantt:
1. Para abrir el cuadro 1. Dar formato a todas las categorías de las barras de Gantt en el cuadro de diálogo
Estilos de barra, se Estilos de barra. Desde aquí, los cambios en el formato realizados para un tipo de
deberá dar click en el
menú Formato. barra, serán aplicados a todas esas barras en el Diagrama de Gantt
2. Para abrir el Asistente
para Diagramas de 2. Dar formato a todas las categorías de las barras de Gantt utilizando el Asistente
Gantt, debe elegir la para Diagramas de Gantt. El asistente contiene una serie de páginas que permiten
opción desde el menú seleccionar las opciones de formato para las barras de Gantt más utilizadas en el
Formato.
diagrama.
5. 2 Conceptos básicos de Project 2003
3. Dar formato a las barras de Gantt individuales de forma directa. Los cambios de
este tipo no tendrán efecto en las demás barras del diagrama de Gantt
En este ejercicio, se utilizará el Asistente para diagramas de Gantt al modificar el formato
de las barras.
1. Se dará click en el menú Herramientas y en Opciones

2. En la ficha Vista se habilitará la casilla Mostrar tarea de Resumen del Proyecto
4. Se deberá ampliar el ancho de la columna Duración
5. Se elegirá Más vistas desde el Menú Ver
6. Se elegirá el Diagrama de Gantt
7. Se dará click en el botón Copiar

8. Desde el cuadro de diálogo Definición de una Vista, se escribirá Diagrama de
Gantt Personal en el campo Nombre
9. Se dará click en Aceptar y en el botón Aplicar del cuadro Más vistas

10. Se dará click en el menú Formato y posteriormente en el Asistente para diagramas
de Gantt
Lección 5 Formato e Impresión de un Plan 5.3
11. Se iniciará el Asistente
12. Se habilitará la opción Otra y de la lista, la opción Estándar: estilo 4

13. Se dará click Fin
14. Haga click en Dar formato y posteriormente en Salir del asistente
15. Se han cambiado las propiedades del formato del Diagrama de Gantt personal
16. Se elegirá la vista preliminar desde la Barra de Herramientas Estándar
Si desea ver otros formatos del diagrama de Gantt disponibles en el asistente, seleccione la
opción deseada en el cuadro situado junto a la opción Otra, para observar la vista previa en
el área izquierda de la ventana del asistente.
Objetos en un Diagrama de Gantt

Project incluye una barra de herramientas Dibujo, con la que puede trazar objetos en el
área gráfica de un Diagrama de Gantt, si desea destacar un evento o elemento, puede
Si la barra de herramientas
Dibujo no dispone del tipo de
elemento que desea añadir,
puede incluir imágenes de
mapa de bits o documentos,
utilizando el comando Objeto
dibujar objetos como cuadros de texto, flechas, etc. De igual forma puede unir un objeto
trazado de una barra de Gantt a una fecha específica en la escala temporal. Usted puede:
• Unir objetos a una barra de Gantt cuando el objeto corresponde a la tarea que
la barra representa. El objeto se moverá con la barra en caso de que la tarea
fuese reprogramada.
• Unir objetos a una fecha cuando la información a la que hace referencia, se
encuentra asociada a la fecha. El objeto permanecerá en la misma posición en
la escala temporal, sin importar la parte de la escala en la que está siendo
visualizada.
En el siguiente ejercicio, se añadirá un elemento gráfico.
1. Del menú secundario de la opción Barras de Herramientas en el menú Ver, se
elegirá la opción Dibujo
2. Se dará click en el cuadro de texto
3. Se trazará un recuadro en el Área gráfica
4. Se escribirá Natalicio de Héroe Nacional

5. Se dará click en Dibujo, del menú formato, y se elegirá Propiedades
6. Se modificará el color de relleno por amarillo

7. Se seleccionará la ficha Tamaño y Posición
8. Se habilitará la opción Adjuntar a escala temporal y se elegirá la fecha 21 de
marzo del 2005-03-11
9. Se especificará una distancia de 8 cms. En la escala vertical y se dará click en
Aceptar
Formato del Texto en una Vista

Puede aplicar también un formato al texto de las tablas de dos formas:
• Dando formato a todas las categorías de texto en el cuadro de Estilos de texto
• Dando formato directamente a selecciones individuales de texto. Estos
cambios no repercutirán en el resto del texto de la vista.
Los cambios realizados en cualquier vista o informe, afectarán sólo a la que se encuentre
activa.
En este ejercicio cambiará el estilo de texto y el formato individual.
4. Del menú Ver, se elegirá la opción Tabla: Entrada y se elegirá la opción

Resumen
5. En el menú Formato, se elegirá la opción Estilos de texto
6. Se seleccionará Tareas de Resumen en la lista Cambiar

7. Se cambiará el tamaño y el color del texto
8. Se ampliará la columna de Duración

9. Se dará click en el campo costo de la tarea 9

10. Se cambiará el formato de la fuente desde el menú Formato
Para resumir, utilice la orden Estilos de texto para cambiar el formato de categorías
completas de información. Cuando desee aplicar formato a un determinado elemento, se
deberá modificar desde el cuadro de Fuente, del menú Formato.
Algunos de los botones de la barra de herramientas Formato, corresponden a las opciones

disponibles con el cuadro de diálogo de Fuente. Éste cuadro de diálogo no siempre se
encuentra disponible, un ejemplo es la vista Calendario.
Impresión de Informes
Los informes son formatos predefinidos destinados a la impresión de los datos de Project.
A diferencia de las vistas, con las que puede trabajar sobre la pantalla o imprimir, los
informes están diseñados sólo para la impresión o visualización en la ventana Vista
preliminar. Un informe no permite la entrada de información.
Project incluye varios informes de tareas, recursos y asignaciones que puede editar para
obtener la información deseada.
En este ejercicio, se visualizará un informe desde la vista preliminar.
1. Del menú Ver, se elegirá la opción Informes

2. Se elegirá la opción Generales…

3. Se elegirá la opción, Resumen del Proyecto
4. En la vista Preliminar, se dará click a la mitad de la hoja, para hacer un

acercamiento y ver los datos
5. Se cerrará la vista preliminar

6. Se seleccionará en asignaciones del cuadro de Informes
7. Se seleccionará el Informe Tarea, recursos humanos y fechas

8. Se mostrará el informe solicitado desde la Vista Previa

9. El mensaje de la barra de estado indica la cantidad de hojas ocupadas por el
informe
Puede cambiar los encabezados y pies de las vistas del mismo modo que en los informes.
Los cambios realizados en la configuración de página de cualquier vista o informe, sólo se
aplicarán a esa vista o informe. La forma general de personalizar la configuración de
página es la misma para cualquier informe o vista.
● Para dar formato a las categorías completas de las barras de Gantt, puede utilizar
el cuadro Estilos de barras o el Asistente para diagramas de Gantt. Para dar
formato a las barras de Gantt individuales, se debe utilizar la opción Barra, del
menú Formato.
● Puede redefinir el formato de una vista incorporada o copiar una vista y después
cambiar su formato.
● Puede trazar o insertar objetos gráficos en la parte derecha de la vista Diagrama
de Gantt, pero no en la parte de la tabla (izquierda).
● Los informes están destinados a la impresión o vista preliminar, no puede
introducir o editar datos directamente en un informe. Sin embargo puede editar
algunos elementos de los informes, tales como el texto que aparece en el
encabezado o pie de página.
Evaluación
1. Representa gráficamente las tareas de la tabla en términos de fechas de inicio y

final, en una escala temporal.
2. Al igual que con las opciones de formato en Project, los cambios de formato en
cualquier vista o informe, afectarán _______________
3. Para cambiar el formato de todas las tareas de un proyecto, de manera

automática, se deberá utilizar la herramienta de __________
4. Existen _________ categorías de informes
5. Los encabezados de los informes pueden contener elementos como la fecha de

actualización y también _______________
6.1
LECCIÓN 6
El Seguimiento de un
Proyecto
Almacenar los valores reales de la programación como una línea de base
Registrar el progreso de las tareas de una fecha
Registrar el porcentaje completado de una tarea
Introducir los valores para el comienzo, fin y duración de las tareas
Hasta ahora, nos hemos enfocado en la planificación del proyecto, pero una vez comenzado
el trabajo, se dará paso a la gestión del proyecto: el seguimiento del progreso.
El seguimiento consiste en la actualización de los detalles del proyecto como el trabajo

realizado por los recursos, su fecha de realización y su costo. Estos detalles se denominan
valores reales.
El seguimiento de los valores reales es esencial en la gestión de proyectos y compararlo con

la planeación. El administrador debe conocer el desarrollo del trabajo del equipo
involucrado en el proyecto y aplicar acciones correctivas cuando sea necesario. Esto
permitirá tener respuestas a los siguientes cuestionamientos:
• ¿Las tareas inician y finalizan de acuerdo a lo planeado?, ¿cuál sería la

repercusión si algo cambiara?
• ¿Los recursos están empleando más o menos tiempo del que planificó para
completar las tareas?
• ¿Se están superando los costos de tarea previstos?
Project soporta varias formas de realizar el seguimiento de progreso de un proyecto,

dependiendo del nivel de detalle o el control necesario. El seguimiento detallado del
progreso requiere de una mayor inversión de tiempo por parte de los miembros del equipo y
del lider de proyecto. Los diferentes niveles de seguimiento incluyen:
• La actualización del trabajo del proyecto según lo previsto. Cuando todo el

proyecto sucede exactamente como se planificó
• La actualización del porcentaje completado de cada tarea en valores precisos o
en incrementos
• La actualización de las fechas reales de comienzo y fin, el trabajo real y la
duración real y restante de cada tarea o la asignación.
• La actualización del trabajo por periodo de tiempo. Éste es el nivel de
seguimiento más detallado. Aquí actualiza los valores de trabajo real por día,
semana u otro intervalo de tiempo.
Puede que necesite aplicar una combinación de estas posibilidades en el mismo proyecto, ya
que diferentes partes de un proyecto podrían necesitar diferentes formas de seguimiento.
Almacenamiento de una Línea Base del

Proyecto
Una de las actividades más importantes de un administrador de proyecto después de
desarrollar un plan de proyecto, es registrar los datos reales y evaluar el funcionamiento
del proyecto. Para poder analizar el funcionamiento del proyecto. Para poder analizar el
funcionamiento del proyecto, necesitaremos compararlo con su plan original. Este plan es
lo que se denomina línea de base del plan o línea de base, que es un conjunto de los
valores importantes de un plan de proyecto, como la estimación de las fechas de comienzo
y finalización y los costos de las tareas, recursos y asignaciones. Al almacenar una línea
base se toma una “imagen estática” de los valores existentes y la almacena en el plan de
Project para futuras comparaciones.
Los valores almacenados en una línea de base incluyen los campos de tarea, recurso y
asignaciones además de los campos por fase temporal mostrados a continuación:
Campos de Tarea Campos de Recurso Campos de Asignación

Comienzo Campos de trabajo y Comienzo
trabajo por fase
temporal
Fin Campos de costo y Fin
costo por fase
temporal
Duración Campos de trabajo y
trabajo por fase
temporal
Campos de trabajo y Campos de costo y
trabajo por fase costo por fase
temporal temporal
Campos de costo y
costo por fase
temporal
Se debe almacenar una línea de base en las siguientes situaciones:
1. Cuando se haya desarrollado el plan del proyecto lo más completo posible.
2. Cuando todavía no haya comenzado la introducción de valores reales como el
porcentaje de trabajo completado.
En el siguiente ejercicio se almacenará la línea de base.
1. Se dará click en Seguimiento
2. Se dará click en Guardar un Plan Previsto para Compararlo con Versiones
Posteriores
Lección 6 El Seguimiento de un Proyecto 6.3
3. Se dará click en Guardar línea de base

4. Se ocultará la guía de proyectos
5. Se elegirá la vista Hoja de Tareas
6. Se elegirá Tabla: Variación, del menú Ver
7. Se visualizarán las columnas de comienzo y fin previsto y reales junto a la

columna de tareas, debido a que no se han introducido cambios, las fechas son
iguales
8. Se ha guardado una línea de base
Seguimiento de un Proyecto
El seguimiento más sencillo se da al actualizar el trabajo completado y confirmar que se
ha procedido según lo previsto. Esto se lleva a cabo desde el cuadro de diálogo Actualizar
Proyecto. Posteriormente, puede verificar que el seguimiento se ha actualizado, desde
diferentes vistas. En la vista Diagrama de Gantt, las barras de progreso mostrarán el
avance de las tareas, y también aparecerá una marca de comprobación en la columna
Indicadores de las tareas completadas. Mientras que las barras de progreso cubrirán la
longitud total de la tarea y su duración estimada.
En este ejercicio, se actualizará el avance del proyecto al día actual
1. Se elegirá el Diagrama de Gantt

2. Se elegirá Actualizar proyecto desde el menú Herramientas
de hacer click
e flecha abajo,
ctualizar
pletado al, y
a fecha deseada
ario.
3. Se habilitará la opción: Actualizar trabajo completado al

4. Se escribirá 14/03/05

6. Se mostrarán barras de progreso en las barras de Gantt de las tareas
completadas hasta la fecha actualizada y aparecen indicadores al lado izquierdo
de las tareas completadas.
Introducción del Porcentaje de una Tarea

Al comenzar el trabajo de una tarea, puede actualizar el progreso, expresado como
porcentaje. Cuando introduzca un porcentaje distinto de 0, Project cambiará la fecha de
comienzo real de la tarea para que coincida con su fecha de comienzo programada.
Posteriormente, trazará la línea de progreso a través de la longitud de la barra de Gantt.
Normalmente necesitará registrar las tareas para que comiencen o finalicen más pronto o
más tarde de lo previsto.
En este ejercicio, se actualizará el porcentaje completado de tareas.

2. Se dará click en Prepararse para realizar el seguimiento del progreso del proyecto
3. En el Panel Configurar seguimiento, se seleccionará la opción Realizar siempre el
seguimiento mediante la especificación del Porcentaje completado del trabajo
4. Se dará click en Listo o en Guardar y finalizar, Project actualiza la vista guía de

proyectos y la gráfica de Gantt
5. Se dará click en Incorporar información del progreso al proyecto
6. Se escribirá 100% en la tarea 12
7. Se escribirá 50% en el trabajo completado de la tarea 14 y se dará click en el botón
Ir a la tarea seleccionada
8. Se ubicará el puntero en la barra de la tarea 5 y se mostrará un comentario con las

propiedades de la tarea, incluyendo su porcentaje.
Valores Reales de las Tareas

Una forma de mantener actualizada la información de la programación, es registrando lo
que ocurre realmente con cada tarea del proyecto. Puede actualizar los valores de
comienzo, fin y duración de cada tarea. Al introducir estos valores, se actualizará el
calendario y se calculará el porcentaje completado utilizando los siguientes criterios:
• Al introducir una fecha de comienzo real, se trasladará la fecha de comienzo
programada para que coincida con la fecha real.
• Al introducir la fecha de fin real de una tarea, la fecha de fin programada se
trasladará para que coincida con la fecha real y se configurará la tarea como
completada al 100%.
• Al introducir el valor real de una tarea, se recalculan los valores de trabajo
restantes.
• Al introducir la duración real de una tarea, en caso de que sea menor que la
programada, se restará la duración real de la duración programada para
determinar la restante.
• Al introducir la duración real de una tarea, en caso de que sea igual a la
programada, se configurará como completada al 100%.
• Al introducir la duración real de una tarea y en caso de que sea mayor que la
programada, se ajustará la duración para que coincida con la real y se
configurará como completada al 100%.
En este ejercicio, se actualizarán los valores de trabajo real.
1. Se dará click en Prepararse para realizar el seguimiento del progreso del
proyecto
2. Se seleccionará la opción realizar siempre el seguimiento mediante la

especificación del Trabajo real realizado y Trabajo restante
3. Se dará click en Guardar y finalizar o Listo y se actualizarán los valores de
trabajo real y trabajo restante en la lista de tareas
4. Se debe ir a la opción Incorporar información del progreso al proyecto
5. Se ocultará el panel guía de proyectos

6. Se escribirá 6 en la tarea 6 en el campo de trabajo y en el menú del cuadro de
diálogo se elegirá Aumentar la duración de la tarea
7. Se actualizarán las tareas
8. En el campo Comienzo del estado real, se escribirá 16/03/05 y su duración real
será de 1 día

● Antes de realizar un seguimiento de trabajo real de un proyecto, se debe
almacenar una línea de base. Esto proporciona una “imagen estática” del proyecto
inicial para futuras comparaciones frente al progreso real. Ésta es una buena
forma de decir si el proyecto se está cumpliendo o no.
● La posibilidad de realizar un seguimiento del trabajo real de un plan de proyecto
es una ventaja principal que una herramienta de gestión de proyectos tiene sobre
otras herramientas de mantenimiento de listas. Se puede realizar un seguimiento
de trabajo real a nivel general o a niveles más detallados
● La guía de Proyectos ayuda a la realización de la configuración de un proyecto de
manera correcta en el nivel de seguimiento que desee llevar a cabo.
● Para evaluar apropiadamente el estado de un proyecto después de comenzar a
realizar el seguimiento, es necesario una combinación de actualización precisa de
los datos en Project y el uso de su buen juicio en la interpretación de los
resultados.
Evaluación
1. La fase de gestión de los proyectos, se basa en el ___________ de los mismos y de los

valores reales, esenciales a la hora de gestionar un proyecto de manera apropiada.
2. Tan pronto como haya comenzado el trabajo en una tarea, podrá actualizar el progreso
como ______________ de avance.
3. La línea de base se almacena cuando: se ha configurado un proyecto a detalle o

cuando _________________________________
4. Conjunto de los valores importantes de un plan de proyecto como la estimación de

fechas, costos, recursos y asignaciones.
5. La actualización de tareas le permite variar el _______________________ y la

duración de una tarea
7.1
LECCIÓN 7
Refinamiento de los
Detalles de la Tarea
Vincular tareas, aplicar delimitaciones a las mismas
Crear un calendario de tarea y configurar tareas repetitivas
Cambiar un tipo de tarea
Identificar las tareas en la ruta crítica y establecer fechas límite de tarea
Introducir costos fijos y sus incrementos
Vincular Tareas y Delimitaciones de tareas

Cuando se introducen tareas en Project y despues se establecen vínculos entre ellas
haciendo click en el botón Vincular tareas, la relación existente será fin a comienzo (FC),
para la mayoría de las tareas esto resulta apropiado, aunque en ocasiones probablemente
desee cambiar algunas relaciones de tarea. Algunos ejemplos de tareas que requieren una
relación que no sea de fin a comienzo serían instalar las luces para una escena, o la
planifiacción de una secuencia de filmación antes de que un guión este terminado.
Las relaciones de tarea deben reflejar la secuencia en que se realizarán los trabajos. Una vez
establecidas podrá refinar la planificación especificando la superposición o posposición
(tiempo de adelanto o de retraso) entre las fechas de comienzo o fin de las tareas
predecesoras o sucesoras.
Imagine que dos tareas tienen una relación fin a comienzo:
• El tiempo de adelanto hace que la tarea sucesora comience antes de que concluya
su tarea predecesora.
• El tiempo de posposición hace que la tarea sucesora comience algún tiempo

después de que la tarea predecesora haya concluido.
El tiempo de adelanto y posposición afecta las relaciones de tarea. En un ejemplo teórico:

Antes de que la tarea 8 pueda comenzar deberá permitir que pase el tiempo necesario para
que la tarea 7 quede lista si estas son parte de un proceso consecutivo; sin embargo, podría
comenzar la tarea 9 si la tarea 8 solo requiere de un porcentaje de conclusión para que
comience la siguiente tarea y esto representaría el restante porcentual entre ambas tareas.
Puede introducir el tiempo de adelanto y de posposición como unidades de tiempo o como

un porcentaje de la tarea predecesora. El tiempo de adelanto se introduce como unidades
positivas, mientras que el de retraso como unidades negativas. Puede agregar tiempo de
adelanto o posposición a cualquier tipo de relación de tarea fin a comienzo, comienzo a fin,
etc.
Se cambiarán las relaciones de tarea y se introducirá el tiempo de adelanto y posposición

entre las tareas predecesoras y sucesoras.
1. Se dará doble click en la tarea 15

2. En la ficha Predecesoras se escribirá -50% en el campo Pos de la tarea 14
Predecesora

4. En el diagrama de Gantt, se muestra que el inicio de la tarea 15 comienza
cuando todavía no se ha terminado la tarea 14
5. Se dará doble click en la tarea 9
6. En el campo Tipo, se elegirá la opción Comienzo a Comienzo (CC)
7. Las tareas 10 y 9 se considerarán paralelas
Cada tarea posee algún tipo de delimitación aplicada. Una delimitación controla la fecha
de comienzo y fin de una tarea y el grado en el que puede ser modificada la programación
de una tarea. Existen tres categorías de delimitaciones:
• Delimitaciones flexibles. Project puede cambiar las fechas de comienzo y fin de
una tarea, pero no podrá cambiar su duración. Su finalidad es comenzar con la
tarea lo antes posible.
Lección 6 Refinamiento de los Detalles de la Tarea 7.3
• Delimitaciones inflexibles. Una tarea debe comenzar o finalizar en una fecha

determinada, las delimitaciones inflexibles se denominan delimitaciones fuertes.
• Delimitaciones semiflexibles. Una tarea tiene un límite de fecha de comienzo o
de fin, Project es flexible a la hora de cambiar las fechas de comienzo o fin pero
no la duración. A estas delimitaciones se les conocen como débiles.
Existen ocho tipos de delimitaciones de tarea:
Categoría de Incluye este tipo Significa

delimitación de delimitación
Flexible Lo antes posible Project programará una tarea para que
comience lo antes posible.
Lo mas tarde Project programará una tarea para que
posible comience lo más tarde posible sin que
para ello deba posponer las tareas
sucesoras o cambiar las fechas de fin del
proyecto.
Semiflexible No comenzar Project programará una tarea para que
antes de comience en o después de la fecha de
delimitación. Utilice este tipo de
delimitación para evitar que una tarea
comience antes de una determinada
fecha.
No comenzar Project programará una tarea para que
después de comience en o antes de la fecha de
comience después de una determinada
fecha.
No finalizar antes Project programará una tarea para que
de finalice en o después de la fecha de
finalice antes de una determinada fecha.
No finalizar Project programará una tarea para que
después de finalice en o antes de la fecha de
finalice después de una determinada
fecha.
Inflexible Debe comenzar el Project programará una tarea para que
comience en la fecha de delimitación
que haya especificado. Utilice este tipo
para asegurar que una tarea comience en
una determinada fecha.
Debe finalizar el Project programará una tarea para que
finalice en la fecha de delimitación que
haya especificado. Utilice este tipo para
asegurar que una tarea finalice en una
determinada fecha.
Estas categorías de delimitaciones tienen efectos diferentes en la programación de las
tareas:
• Las delimitaciones flexibles no cuentan con fechas de comienzo o fin, fijas o
impuestas. Deben utilizarse siempre que sea posible.
• Las delimitaciones semiflexibles limitan los posibles cambios en la programación

de una tarea dentro del intervalo de fecha especificado.
• Las delimitaciones inflexibles evitan la posibilidad de programar de nuevo una
tarea. Utilice este tipo de delimitación únicamente cuando sea absolutamente
necesario.
En este ejercicio, se aplicará una delimitación tipo No Comenzar Antes De.
1. Se dará click en Tareas y posteriormente en Establecer fechas límite y

delimitar tareas
2. Se elegirá la tarea 6 y se seleccionará de la lista inferior, la opción No
comenzar antes del
3. En el campo de la fecha se introducirá el 08/03/2005

4. Se dará click en Listo
Cuando decida aplicar delimitaciones de tareas debe tomar en cuenta:
• La introducción de una fecha de fin para una tarea aplicará una delimitación No
finalizar antes del a la tarea.
• La introducción de una fecha de comienzo para una tarea, o el arrastre de una barra
de Gantt directamente en el diagrama aplicará una delimitación No comenzar antes
del a la tarea.
• En la mayoría de las ocasiones la introducción de una fecha de límite es una

alternativa preferible antes de una delimitación flexible o inflexible.
• A menos que especifique una hora Project programa una hora de comienzo o de fin
en la fecha de delimitación utilizando los valores Hora predeterminada de entrada y
Hora predeterminada de salida de la ficha Calendario.
• Para eliminar una delimitación, elija Información de la tarea en el menú

Proyecto, y seleccione la ficha Avanzado en el cuadro de diálogo Información de
la tarea. Seleccione Lo antes posible o Lo más tarde posible en el cuadro Tipo
de delimitación.
• Si necesita aplicar delimitaciones semifexibles o inflexibles a las tareas además de

las relaciones de tarea, podría crear lo que se denomina demora negativa, la fecha
de delimitación aplicada a la tarea sucesora anulará la relación. Puede hacer que
exista prioridad sobre las delimitaciones. Elija Opciones en el menú Herramientas
y seleccione la ficha Programación. Anule la selección de la casilla de
verificación Las tareas siempre respetan las fechas de delimitación.
• Si el proyecto debe ser planificado a partir de la fecha de fin en lugar de la fecha de

comienzo, el funcionamiento de las delimitaciones será diferente. El valor
predeterminado para las nuevas tareas será el tipo de delimitación Lo mas tarde
posible.
Cuando en un principio planifique las tareas del proyecto es posible que pueda predecir que
el trabajo de una tarea será interrumpido. Puede dividir la tarea para indicar el tiempo en
que el trabajo será interrumpido y cuando será reanudado. A continuación se listan algunas
de las razones por las que podría desear dividir una tarea:
• Existe una interrupción prevista en una tarea.
• Existe una interrupción imprevista en una tarea.
En este ejercicio, se dividirá una tarea.
1. Se dividirá a continuación, una tarea

2. Se dará click en la tarea 16
3. Se dará click en el botón Dividir tarea, desde la Barra de Herramientas Estándar
4. Se desplazará el puntero sobre la barra de Gantt de la tarea 16 hasta que aparezca

como fecha de inicio el 25/03/05 y se dará click.
5. La tarea se ha dividido.
Existen algunos detalles que debe recordar al dividir tareas:
• El ajuste de la unidad inferior de la escala temporal es importante a la hora de

dividir tareas: la calibración de la unidad inferior determina el incremento de
tiempo más pequeño en el que podrá dividir una tarea.
• Puede dividir una tarea en tantos segmentos como desee.
• Para cambiar la duración de la división, arrastre un segmento de una parte de la
división de la tarea hacia la izquierda o hacia la derecha.
• El tiempo en sí de la división de la tarea no será incluido en la duración de la
tarea a menos que la tarea posea una duración fija.
• Si la división de la duración de una tarea cambia, el último segmento
aumentará o disminuirá.
• Si se modifica la programación de una división de tarea, la tarea completa será
nuevamente programada.
• La redistribución de los recursos o el ajuste de las asignaciones de forma
manual puede ocasionar la división de tareas.
• Para volver a unir dos segmentos arrastre un segmento hasta alcanzar el otro
segmento.
• Si no desea visualizar las divisiones como una línea de puntos puede
eliminarlas.
En ocasiones deseará que ciertas tareas se realicen fuera del horario de trabajo. Para esto
aplicaremos un calendario de tarea a estas tareas. Puede especificar el calendario base a
utilizar como calendario de la tarea, estos son algunos ejemplos de requerimiento de un
calendario de tarea:
• Cuando utilice el calendario base Estándar como calendario del proyecto y

disponga de una tarea que debe realizarse en turno de noche.
• Cuando una tarea deba realizarse durante un determinado día.
• Cuando una tarea deba realizarse durante un fin de semana.
Project no crea calendarios de tareas de forma automática, deberá asignar a la tarea uno de
los calendarios de tarea ofrecidos por Project.
Para las tareas que dispongan de un calendario de tarea y asignaciones del recurso, Project
programa el trabajo en el horario laboral común entre el calendario de tarea y el calendario
y el calendario del recurso o recursos. Si no existe ningún calendario laboral común, Project
mostrará un recuadro de advertencia.
1. Se creará y aplicará un calendario de tarea

2. Se cambiará el horario laborable desde el menú Herramientas.
3. Se dará click en Nuevo…
4. Se escribirá Galería de imágenes en el campo Nombre

5. Se seleccionará la opción Hacer una copia del calendario (Estándar) y se dará click
en Aceptar
6. Se seleccionará el día 14 de marzo en el calendario

7. El horario laborable será de 14.00 a 18.00 horas
8. Se habilitará la opción Horario laborable no predeterminado
9. Se seleccionará la tarea 11 y se dará doble click

10. En la ficha Avanzado, se seleccionará la opción Galería de Imágenes, de la lista de
Calendario
11. Se habilitará la casilla La programación omite los calendarios de recursos y se dará
click en Aceptar
Una tarea dispone de trabajo cuando le ha sido asignado al menos un recurso de trabajo.
Cada valor de la formula corresponde a un tipo de tarea. Un tipo de tarea determina el valor
que permanece fijo en la fórmula de programación si los otros dos valores cambian.
El tipo de tarea predeterminado es unidades fijas; cuando cambia la duración de una tarea,
Project vuelve a calcular el valor. En cualquier caso, no cambiará el valor de las unidades.
Los otros dos tipos de tareas son la duración fija y el trabajo fijo.
Para una tarea fija, es posible cambiar el valor del trabajo o las unidades de la tarea. Para
una tarea de trabajo fijo, podrá cambiar el valor de la duración y las unidades de la tarea,
pero no podrá desactivar la programación condicionada por el esfuerzo.
En este ejercicio, se cambiarán los valores de la fórmula de programación y el tipo de

tareas.

2. Se dará click en Realizar cambios en el proyecto
3. Se seleccionará la tarea 18 y en el campo Duración, se escribirá 6d
4. Se dará click en la etiqueta inteligente
5. De las opciones se seleccionará Disminuir la capacidad máxima de los recursos

6. Se abrirá el cuadro Información de tarea, en la ficha Avanzado
7. De la lista Tipo de tarea, se elegirá la opción Duración Fija
esumen,
un tipo de
ón fija que no
biado. Puesto
a en la fecha
ás anterior y
mienzo más
s subtareas.
8. En la ficha de Recursos se especificará el 80% de las unidades para el recurso

asignado
9. Se dará click en Aceptar y se visualizará el proyecto desde la Gráfica de Gantt.
Muchos proyectos requieren de tareas repetitivas como juntas de personal, creación de

informes, inspecciones de calidad, etc. Aunque resulta más fácil establecer la programación
de estos eventos, debería contabilizarlos en el plan de proyecto. Las reuniones de personal y
eventos similares, ocuparán un tiempo de los recursos en el que deberían abandonar sus
otras asignaciones.
Para facilitar la contabilización de dichos eventos en el plan del proyecto crearemos una
tarea repetitiva, que se lleva a cabo de manera periódica, diaria, semanal, mensual o anual.
Cuando establece una tarea repetitiva, se crea una serie de tareas con delimitaciones No
Comenzar Antes Del, sin relaciones de tarea y con la programación condicionada por el
esfuerzo inhabilitada.
En este ejercicio, se creará una tarea repetitiva.
2. Se dará click en el Menú Insertar y en la opción Tarea repetitiva
3. El nombre de la tarea será Reunión de equipo de trabajo

4. Se especificarán los siguientes valores:
a. Duración
b. Periodicidad
c. Fecha de comienzo
d. Periodo de finalización

6. Se asignarán recursos desde la barra de herramientas estándar
7. Se dará click en Asignar y Cerrar
8. Se dará click en el signo + de la tarea repetitiva para mostrar las asignaciones de
recursos como subtareas
9. Se ha creado una tarea repetitiva
Visualización de la ruta Crítica del

Proyecto e Introducción de Fechas Límite
Una ruta crítica es la serie de tareas que se deben completar a tiempo antes de la fecha de
fin de proyecto. La palabra crítica, hace referencia al modo en que su programación afecta
a la fecha de fin del proyecto. Si desea reducir la duración de un proyecto para que
repercuta en la fecha de fin, deberá comenzar por acortar la ruta crítica.
Durante el transcurso de un proyecto, probablemente cambie la ruta crítica conforme
vayan siendo completadas las tareas antes o después de lo previsto. Cuando la
programación cambia, también puede cambiar la ruta crítica. Después de que sea
completada una tarea en la ruta crítica, no se considerará crítica, puesto que no podrá
afectar la fecha de fin del proyecto.
Un aspecto clave que le ayudará a comprender la ruta crítica es el concepto de demora o
flotante, existen dos tipos de demora:
• Margen de demora: Cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse antes
de que se posponga la fecha de fin del proyecto.
• Demora total: Cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse antes de que
se posponga la fecha de fin del proyecto.
Para que una tarea sea incluida en la ruta crítica, su demora total deberá ser inferior a una
determinada cantidad. Las tareas no críticas disponen de una demora, lo que significa que
pueden comenzar o finalizar más pronto o más tarde dentro de su tiempo de demora sin
que esto afecte a la fecha de fin de un proyecto.
En este ejercicio, visualizaremos la ruta crítica.
1. Se elegirá la vista de Gantt Detallado desde el cuadro Mas vistas

2. Las tareas en color rojo son críticas y las tareas en azul, son no críticas
3. Las tareas con una línea al inicio o fin son aquellas que tienen un margen de
demora
4. Se han identificado las tareas críticas y las no críticas
Algunos aspectos que debe recordar al trabajar con la ruta crítica son:
nder sobre la • Project define una tarea crítica si tiene una demora cero. Puede cambiar
la ruta crítica,
ribir Toda la
la demora requerida para que una tarea sea crítica.
ón acerca de la
a en el cuadro • Project recalcula la ruta crítica incluso aunque nunca sea visualizada.
la esquina
erecha de la • Se pueden observar el margen de demora y los valores de la demora total
e Project. en la tabla de programación.
Uno de los errores más comunes de los nuevos usuarios, es colocar delimitaciones
semiflexibles o inflexibles en demasiadas tareas. Estas delimitaciones, reducen la
flexibilidad en la planificación.
Si tiene certeza de que una tarea deberá ser completada en una fecha se recomienda una
delimitación Debe Finalizar El. Si la tarea se retrasa por algún motivo, perderá la fecha de
fin que le ha sido programada. Lo mejor, sería proponer una delimitación Lo Antes Posible
e introducir una fecha límite.
Una fecha límite es un valor de fecha introducida en una tarea que indica la fecha máxima
en la que la tarea deberá ser completada. La introducción de una fecha límite, hace que
Project Visualice un marcador de límite en el Diagrama de Gantt y le advierta en caso de
que intente desplazar la fecha de fin, posterior a la fecha límite, Project le advertirá con un
icono en la columna de Indicadores.
En este ejercicio, se introducirá una fecha límite.
1. Se especificará una fecha límite de terminación de tarea

3. Se dará click en Tareas y después en Establecer fechas límite y delimitar tareas
4. La fecha límite será el 9 de Marzo de 2005
5. Se dará click en Listo y se ocultará la Guía de Proyectos
Introducción de Costos Fijos

En muchos proyectos, los costos financieros se derivan de los recursos materiales y de
trabajo. Normalmente se establecen las tasas de costo por horas, semanas o meses para los
recursos. Además de los costos de recurso asociados a una tarea, podría tener un costo fijo.
Esto se denomina a una cantidad monetaria presupuestada para una tarea. Estos costos, son
los mismos, independientemente del tiempo o esfuerzo que los recursos empleen en la
finalización de la tarea. Algunos ejemplos pueden ser:
• Los gastos de viaje de un miembro del equipo del proyecto
• Gastos de montaje de alguna pieza de equipo
• Gastos relacionados a la renta o uso de equipo de cómputo.
Si se introducen los costos de recurso y los fijos para una tarea, Project sumará los dos,
para determinar el costo final de la tarea. Podrá especificar cuando los costos sean
acumulados en los siguientes momentos:
• Al comienzo, el costo fijo completo esta programado para el comienzo de la tarea.
• Al fin; el costo fijo completo está programado para el final de la tarea.
• Por prorrateo; el costo fijo está distribuido durante el transcurso de la duración de
la tarea.
Cuando planifique un proyecto, el método de acumulación que decida utilizar para los
costos fijos, determinará el modo en que estos serán programados a través del tiempo.
Project asigna el método de acumulación prorrateo para los costos fijos, aunque puede
cambiar esta opción, para que coincida con las prácticas contables de costo de la
organización.
En este ejercicio, se asignará un costo fijo a una tarea.
1. A continuación se especificará el costo fijo y su método de acumulación

2. Se elegirá la vista Hoja de tareas
3. En la opción Tabla: Entrada (del menú Ver), se elegirá Costo
4. Se escribirá 100 en el costo fijo de la tarea 14, En el campo Acumulación, se

elegirá de la lista la opción Comienzo
5. Se ha especificado el método de acumulación y el costo fijo de una tarea

● Utilizando una combinación de relaciones de tarea, y el tiempo de adelanto y
posposición, puede ajustar con mayor precisión el modo en que el trabajo debería
llevarse a cabo.
● Cuando introduzca un tiempo de adelanto entre una tarea predecesora y sucesora,
especifique el tiempo de adelanto como un valor de porcentaje ya que ofrece un
mayor rango de flexibilidad.
● Las opciones de delimitaciones permiten aprovechar las ventajas del motor de
programación de Project, o desviarlo de manera efectiva.
● Puede establecer una fecha límite para una tarea en lugar de aplicar una
delimitación Debe Finalizar El.
● La ruta crítica indica la serie de tareas que deben ser completadas fuera de horario
laboral normal del proyecto, puede crear un nuevo calendario y aplicarlo a la
tarea.
● Project soporta tres tipos de tarea, el predeterminado es de unidades fijas. Un tipo
de tarea cuando realiza un cambio en los valores de unidades de trabajo, duración
o asignación.
Evaluación
1. Serie de tareas que se deben completar a tiempo antes de la fecha de fin del proyecto.
2. Llamado tiempo de posposición, hace que la tarea sucesora comience tiempo después
de que la tarea predecesora haya concluido.
3. En donde no existe una fecha fija de comienzo o fin.
4. Tarea en la que se puede cambiar la duración y unidades de la tarea
5. Método de acumulación en el que el costo fijo se distribuye a lo largo del transcurso

de la tarea
8.1
LECCIÓN 8
Refinamiento de los
Recursos y las
Asignaciones
Establecer diferentes tasas de costo para los recursos
Configurar la tasa variable de consumo de los recursos materiales
Configurar la disponibilidad de recurso
Manejo de demoras y perfiles de asignación
Tasas de Costo
Dado que los recursos humanos y de equipamiento suelen ser la parte más costosa de un
proyecto, es importante para la planificación, conocer el modo de hacer un mejor uso del
tiempo de los recursos. Se utilizarán varias características avanzadas de Project relacionadas
con los recursos y sus asignaciones a las tareas.
Algunos de los recursos de trabajo podrían llevar a cabo diferentes tareas, con diferentes
tasas de costos, por lo que se deberá especificar tantas tablas de costos, como sean
aplicables a diferentes actividades por persona. Esto se realiza después de haber asignado el
recurso a las tareas. Cada recurso, puede tener hasta 5 tablas de tasas de costo.
En este ejercicio, se creará una segunda tabla de costos para un recurso.
1. Elija la vista Hoja de recursos

2. Se visualizará la información del recurso Daniel Ruiz Soto
3. Se elegirá la ficha B, del apartado Costos
4. Se escribirá 14/h en la tasa estándar y 21/h en la tasa horas extra, después se dará
click en Aceptar
5. Los datos registrados en la tasa estándar de la hoja de recursos coinciden con los de
la tabla de tasas A, puesto que es la determinada y no cambiarán hasta que se
especifique que se utilizará la tabla B
Los recursos pueden tener tasas de costo estándar y tasas de costo extra. De manera
predeterminada, Project utilizará estas tasas durante el transcurso del proyecto, pero se
pueden cambiar las tasas para aplicar otras diferentes en periodos de tiempo diferentes.
Project utiliza estas tasas de costo a la hora de calcular los costos de recurso, basándose en
el trabajo que haya sido programado para este recurso. Puede asignar hasta un máximo de
25 tasas de costo que serán aplicadas en los diferentes horarios de cada una de las cinco
tablas del recurso.
En este ejercicio, se darán de alta varias tasas de costo a un recurso.
1. Se seleccionará el recurso Daniel Ruiz Soto

2. Se agregarán los siguientes valores en la ficha de costos
a. 20% en el campo Tasa estándar de la segunda fila
b. 15% en el campo Tasa horas extra
c. El día será el 19/03/05
Lección 6 Refinamiento de los Recursos y las Asignaciones 8.3

4. Se han agregado valores de costos y días aplicables
En los incrementos, se pueden introducir valores exactos, o un porcentaje de incremento o

decremento calculado a partir de la tasa anterior. El cálculo de una nueva tasa de costo
basada en un porcentaje de la tasa de costo previa es un cálculo que se hace una sola vez.
Cuando los proyectos tienen recursos materiales, se puede especificar una cantidad fija o
tasa fija de consumo a una tarea. Otra forma de utilizar los recursos es asignándolos con una
tasa variable de consumo, las diferencias son:
1. Tasa fija de consumo: Independientemente de la duración de la tarea asignada, será

utilizada una cantidad absoluta del recurso.
2. Tasa variable de consumo: La cantidad de recurso material consumido, depende de
la duración de la tarea. Esta cantidad, será calculada basándose en la duración de la
tarea.
Una vez introducida una tasa de pago estándar para una unidad de recurso material, Project
calculará el costo total de la asignación.
1. Se utilizará la vista Uso de tareas

2. Se seleccionará la fila del recurso Daniel Ruiz, debajo de la tarea 2 y se ubicará el
campo de Costo total
3. Se dará click en Información de la Asignación
4. En la ficha General se elegirá de la lista la opción B en el campo Tabla de tasas de

costo
5. Se ha aplicado una tasa de costo diferente a un recurso en su asignación.
Puede establecer hasta cinco tasas de pago por recurso. Esto permite aplicar diferentes tasas
de pago a las diferentes asignaciones de un recurso. De manera predeterminada, Project
utiliza la tasa A en cada asignación, aunque puede especificar le uso de otra tabla de tasa.
En este ejercicio, se aplicará una tasa de pago diferente a un recurso en su asignación.
1. Se asignará una tasa variable de consumo

2. Desde el diagrama de Gantt se elegirá la tarea 3
3. Se dará click en el botón Asignar Recursos
4. En la fila Papel de impresión se escribirá 1 en el campo Unidades y se dará click en
Asignar
5. Se elegirá la vista Uso de tareas

6. Se abrirá el cuadro de información de asignación del papel de impresión
7. Se observarán los valores de las unidades asignadas, en caso de que éstas sufran
cambios, se recalculará el costo total
8. Se ha asignado una tasa variable de consumo
Disponibilidad del Recurso

Uno de los valores que Project almacena para cada recurso de trabajo es el valor de
Capacidad Máxima del recurso. Ésta es la capacidad máxima de un recurso para poder
llevar a cabo las tareas. Los ajustes del horario de trabajo de un recurso, determinan el
momento en el que un recurso está disponible para trabajar. La capacidad del recurso para
trabajar, determina el horario en que el recurso puede trabajar sin llegar a encontrarse
sobreasignado.
Es posible especificar diferentes valores de capacidad máxima de un recurso para que sean
aplicados en diferentes periodos de tiempo. El ajuste de la disponibilidad de un recurso
durante el transcurso del proyecto, permite controlar con exactitud, el valor de capacidad
máxima que un recurso tiene en un momento dado. Esto se realiza desde el cuadro
Disponibilidad del recurso en el cuadro de diálogo Información del recurso.
En este ejercicio, se personalizará la disponibilidad de un recurso.
1. Se personalizará la disponibilidad del Ilustrador

2. Se seleccionará el Ilustrador en la información del recurso
3. En la ficha general se llenarán los siguientes datos en las tres filas
a. Disponibilidad
b. Unidades
4. Se dará click en Aceptar después de llenar los datos

5. Se ha personalizado la disponibilidad de este recurso
Demoras y Perfiles en Asignaciones

Si existe más de un recurso asignado a una tarea, probablemente no desee que todos los
recursos comiencen a trabajar en la tarea de manera simultánea. Puede demorar el
comienzo del trabajo de uno o más recursos asignados a una tarea. Por ejemplo,
supongamos que una tarea tiene asignados 4 recursos, 3 de ellos, deben trabajar en tareas
diferentes y el cuarto se encargará posteriormente de inspeccionar la calidad del trabajo.
Si necesita retrasar el comienzo de todos los recursos asignados, en lugar de ajustar cada
asignación de recurso, debería programar de nuevo la fecha de comienzo de la tarea.
En este ejercicio, se demorará el comienzo de una asignación de recurso.
1. Se verá el proyecto desde la vista uso de tareas

2. Se elegirá al recurso Elizabeth Sánchez y se dará click en Información de la
Asignación
trasar o
bios en las
ecursos
ando la
s desde el
ento.
3. Se especificará el 14/03/05 como fecha de comienzo y se dará click en Aceptar

4. Se ha demorado la participación de un recurso en la tarea
En las vistas Uso de recursos y Uso de tareas, podemos ver con exactitud, el tiempo
programado de cada recurso para trabajar en cada tarea. Además de visualizar los detalles
de la asignación, podemos cambiar la cantidad de tiempo que un recurso trabajará en una
tarea en un determinado periodo de tiempo. Existen dos métodos de hacer esto:
• Aplicar un perfil predefinido de trabajo a una asignación. Los perfiles
predefinidos normalmente describen el modo en que el trabajo está
distribuido en el tiempo de forma gráfica. El perfil gráfico de campana,
distribuye menos trabajo al principio y al fin de la asignación, mientras
conserva la mayor parte del trabajo en el espacio intermedio. Si observa
el gráfico de trabajo, comprobará que la sombra del gráfico tiene forma
de campana.
• Editar directamente los detalles de la asignación de forma manual. Puede
cambiar los valores de la asignación directamente en la cuadrícula de
escala temporal en la vista Uso de recurso o Uso de tareas.
La forma en que perfile o edite una asignación dependerá de las necesidades a cubrir. Los
perfiles predefinidos funcionan mejor para las asignaciones donde puede predecir un
modelo de esfuerzo.
En el siguiente ejercicio, se aplicará un perfil predefinido a las asignaciones de una tarea.
1. Desde la vista Uso de tareas, se elegirá al recurso Elizabeth Sánchez

2. En la ficha general del cuadro Información de la Asignación, se especificará la
opción Creciente en el campo Perfil de trabajo

4. Se colocará el puntero sobre el indicador a la izquierda del recurso
5. Se visualizará una sugerencia indicando el tipo de perfil aplicado
● Mientras trabaje con los costos de recurso, puede especificar tareas de costo
diferentes para las diferentes asignaciones y aplicar diferentes tasas de costo en
varios horarios.
● Puede contabilizar la disponibilidad de recurso variable en cualquier momento, lo
que permite controlar el momento en que un recurso se encontrará asignado.
● En una vista de uso, puede editar los valores de trabajo programado de las
asignaciones de recurso en cualquier momento.
● Los recursos materiales, cuando son asignados a una tarea, pueden tener una tasa
de consumo fija o variable.
Evaluación
1. Cantidad de recurso material se basa en la duración de la asignación a la que se

encuentre relacionado.
2. Determina el modo en que el trabajo está distribuido en el tiempo de forma gráfica.
3. Los recursos materiales utilizados en un proyecto, pueden asignarse de dos formas,

por medio de la tasa Variable de consumo y la _____________
4. La capacidad del recurso para trabajar determina el horario en que el recurso puede
trabajar sin encontrarse ________________
5. Los recursos de trabajo pueden llevar a cabo diferentes tareas con diferentes niveles
de especialización que por lo tanto, consideran diferentes _________________.
9.1
LECCIÓN 9
Recursos, Asignaciones y
Costos
Visualizar y editar la asignación de un recurso
Resolver las sobreasignaciones de recursos automáticamente
Visualizar los costos de proyecto y la fecha de fin del mismo
Visualizar y Editar la Asignación de un

Recurso
Al crear un plan de proyecto, trabajará con tareas, recursos y asignaciones de forma
conjunta. Los cambios realizados en las tareas afectarán a los recursos asignados a esas
tareas.
Se centrará la atención en la distribución del recurso como el modo en que las asignaciones
de tarea realizadas, afectan a la cantidad de trabajo de los recursos humanos y de
equipamiento del proyecto.
La relación entre la capacidad de un recursos y sus asignaciones se denomina distribución.

Cada recurso puede tener alguno de los tres estados de distribución siguientes:
• Infraasignado: cuando las asignaciones de un recurso no cubre la capacidad

máxima del mismo.
• Totalmente Asignado: cuando las asignaciones del recurso cubren su
capacidad máxima.
• Sobreasignado: cuando las asignaciones del recurso sobrepasan su capacidad
máxima.
La capacidad de trabajo de un recurso, se mide en unidades; la capacidad de trabajo de un

determinado recurso es lo que se denomina capacidad máxima. Las unidades se encuentran
expresadas como números o como porcentaje.
En este ejercicio, se visualizarán los recursos sobreasignados.
1. Se dará click en Informe

2. Se dará click en Ver cómo está asignado el tiempo de los recursos
3. Se dará click en el encabezado de la columna Nombre del Recurso
4. Se ocultarán las subtareas
5. Se seleccionará el recurso Oscar Pérez Manzano

6. Se dará click derecho en la barra superior de la escala de tiempo y se elegirá del
menú la opción Escala temporal
7. En la ficha Intermedio, se elegirá de la lista Unidades, la opción Meses
8. De la lista Mostrar, se elegirá la opción Un Nivel (intermedio)

Lección 9 Recursos, Asignaciones y Costos 9.3

10. Se mostrará la cantidad de horas asignadas a diferentes tareas, las cantidades de
una sobreasignación, se encuentran en color rojo
Al trabajar con las asignaciones de un recurso, debe recordar que:
• De manera predeterminada, la vista Uso de recursos, muestra la tabla Uso. Sin

embargo, puede visualizar diferentes tablas desde el menú Tabla.
• La vista Uso de recursos muestra los valores de trabajo en la cuadrícula de
escala temporal. Sin embargo se pueden visualizar los valores de asignación
adicionales como el costo y la disponibilidad restante.
• En lugar de utilizar la Escala temporal, para cambiar los niveles de la misma,
puede hacer click en los botones Acercar y alejar, de la barra de herramientas
estándar.
• Para visualizar las asignaciones de cada recurso en un gráfico junto a una
escala temporal, puede visualizar el Gráfico de recursos eligiendo la orden
Gráfico de recursos en el menú Ver.
Sobreasignación de Recursos
Ahora nos centraremos en la solución de las sobreasignaciones de forma manual.
La edición manual de una asignación es sólo una forma de resolver una sobreasignación de
Para aprender más sobre la recurso. Entre otras soluciones se incluyen las siguientes:
resolución de los problemas
de sobreasignación de • Sustituir el recurso sobreasignado por otro, utilizando el botón Reemplazar,
recursos, se debe escribir del cuadro de diálogo Asignar recursos
Solucionar problemas de
asignaciones de recursos • Reducir el valor del campo Unidades, en el cuadro de diálogo Información de
en el cuadro Buscar. la asignación o Asignar recursos
Si la sobreasignación no es demasiado seria, podría dejarla en la programación.
En este ejercicio, se editará una asignación manualmente.
1. Se editará manualmente una asignación

2. Se seleccionará la tarea Planeación del sitio
3. En la ficha General del cuadro de diálogo, se asignarán 50% de unidades
4. De las acciones de etiquetas inteligentes se dará click en la opción Cambiar

trabajo total para que coincida con la capacidad máxima y la duración
5. Se ha modificado manualmente una asignación
La redistribución de recursos es el proceso de demora del trabajo de un recurso en una tarea

para la resolución de una sobreasignación. Las opciones del cuadro de diálogo Redistribuir
recursos, permiten establecer los parámetros sobre el modo en que desea que Project
resuelva las sobreasignaciones de recurso. Dependiendo de las opciones elegidas, esto
podría suponer el retraso de la fecha de comienzo de una asignación o tarea, o la división
del trabajo de la tarea.
Después de la redistribución, Project retrasará las fechas de comienzo de la segunda y

tercera tarea de forma que el recurso no esté sobreasignado. En ocasiones la redistribución
del recurso obliga a retrasar la fecha de fin del proyecto, a menos que indique lo contrario.
La redistribución del recurso es una herramienta potente, aunque lo único que hace es
retrasar las tareas, dividir las tareas y retrasar las asignaciones del recurso. La redistribución
del recurso sigue un conjunto complejo de reglas y opciones que serán especificadas en el
cuadro de diálogo redistribuir recursos. Esta herramienta no podrá sustituir su planificación
sobre la duración, relaciones y delimitaciones de las tareas, así como la disponibilidad del
recurso.
La redistribución del recurso trabajará con toda esta información a medida que vaya siendo
introducida en el plan del proyecto, aunque podría no ser capaz de resolver todas las
sobreasignaciones del recurso dentro del intervalo de tiempo deseado a menos que cambie
las tareas básicas y la información de recurso.
En este ejercicio, se redistribuirá un recurso, y se visualizarán los efectos en la fecha de fin

de proyecto.
1. Se visualizará el plan desde la vista Hoja de Recursos

2. Se abrirá el cuadro Redistribuir recursos desde el menú Herramientas
3. Se dará click en el botón Redistribuir ahora

4. En el cuadro se habilitará la opción Todo el fondo y se dará click en Aceptar
5. Se visualizará el proyecto desde la gráfica de Gantt de redistribución
6. Ahora cada tarea tendrá dos barras, la de color verde representa la tarea antes
de su redistribución y la barra de color azul, representa la tarea redistribuida.
Costos de Proyecto y Fecha de Fin

No todos los planes de proyecto incluyen información de costo, pero para aquellos que sí
lo hacen, mantener un seguimiento de los costos de proyecto puede resultar tan importante
o más como mantener un seguimiento de la fecha de fin prevista. Los dos factores a
considerar a la hora de analizar los costos de proyecto son los que desea visualizar y el
mejor modo en que éstos pueden ser visualizados.
Los tipos de costo con los que puede contar durante el proyecto son:
• Los costos previstos o de línea de base; los costos de tarea, recurso o asignación
original programada almacenados como parte de un plan previsto
• Los costos actuales; acumulados de las tareas, recursos y asignaciones de un plan
de proyecto. A medida que realiza ajustes en un plan de proyecto como la
asignación o eliminación de recursos.
• Los costos reales: los que han sido contraídos por las tareas, recursos o
asignaciones
• Los costos restantes: Diferencia entre los costos actuales o programados y los
reales de las tareas, recursos o asignaciones.
Puede que necesite comparar estos costos o examinarlos de forma individual por tarea,
recurso o asignación. También puede examinar los valores de costo de las tareas de
resumen o de un plan de proyecto completo. Las formas más comunes de visualizar estos
costos son:
• Visualizar los costos actuales, previstos, reales y restantes del proyecto completo
en el cuadro de diálogo Estadísticas del proyecto.
• Visualizar o imprimir informes con formato que incluyen el flujo de caja, el

presupuesto, los recursos o tareas con presupuesto sobrepasado y el valor
acumulado.
• Visualizar la información de costo a nivel de asignación, tarea o recurso en las
vistas de uso de la tabla costo.
En este ejercicio, se visualizarán los costos generales e individuales.
1. Se cambiará la vista a la Hoja de Tareas

2. Se elegirá Opciones, del menú Herramientas
3. En la ficha Vista se habilitará la casilla Mostrar tarea de resumen del proyecto y se
dará click en Aceptar
4. Del menú Ver, se elegirá tabla y del menú secundario se dará click en Costo
5. Se ampliará la o las columnas con signos de libra (#), para visualizar los valores
6. La columna Real, sólo mostrará valores cero, puesto que todavía no considera el
progreso real.
7. Se han visualizado los costos de un proyecto

La fecha de fin de proyecto es una función de su duración y la fecha de inicio. La mayoría

de los proyectos poseen una fecha de fin deseada, o suave, y otros proyectos, poseen una
fecha de fin “a cumplir” o también llamada rígida. Durante la gestión de proyectos como
éstos, es esencial conocer la fecha de fin actual o prevista y comprender el modo en que
los ajustes realizados en la planificación afectarán a la fecha de fin.
La fechad e fin de un proyecto está determinada por su ruta crítica, durante la evaluación
de la duración de un proyecto, debería centrar su atención en las tareas de la ruta crítica
denominadas, tareas críticas.
● El valor de capacidad máxima de un recurso, determina el momento en que el
recurso, pasará a estar sobreasignado.
● La vista Uso de recursos, permite observar los detalles de las asignaciones que
producen sobreasignaciones de recurso.
● Las sobreasignaciones de recurso pueden resolverse de forma manual o
automática.
● Durante la edición del valor de asignación de recurso, puede utilizar una Etiqueta
inteligente para cambiar el efecto de su acción en la programación.
● Puede visualizar los detalles de costo desde el nivel de asignación individual hasta
el nivel de proyecto completo.
● Las tareas en la ruta crítica determinan la fecha de fin del proyecto.
Evaluación
1. Los tipos de distribución de recursos son: Infraasignación, __________________ y

sobreasignación
2. Las asignaciones del recurso cubren su capacidad máxima.
3. ___________ es una resolución a la sobreasignación de recursos
4. Diferencia entre los costos actuales o programados y los costos reales de las tareas,
recursos o asignaciones.
5. La mayoría de los proyectos tienen una fecha de fin deseada, también llamada
_________________.
10.1
LECCIÓN 10
Organización y Formato
de Datos
Ordenar los datos de tareas y recursos además de su visualización en grupos
Filtrar datos de tareas y recursos
Crear tablas y vistas personales
Ordenar datos de tareas y recursos

además de su visualización en grupos
A continuación, utilizaremos algunas de las herramientas de formato de Project para
cambiar la apariencia de los datos y otras herramientas que permiten organizar y analizar
datos.
La ordenación es la forma más sencilla de organizar los datos sobre tareas o recursos en
Project. Las tareas o recursos podrán ser ordenados por cirterios predefinidos, o creando un
criterio de ordenación personal con un máximo de tres condiciones.
La ordenación no cambia los datos subyacentes del plan de proyecto, sino que ordena de
nuevo, los datos disponibles. La única excepción, es la posibilidad de renumerar los
identificadores de recurso o de tarea, después de la ordenación, después de esto, no podrá
restaurar la numeración de la secuencia.
Podrá utilizar grupos de recurso para representar los equipos funcionales, departamentos, o
cualquier grupo de personal que describa de forma lógica los conjuntos de recursos
similares. La ordenación de todos los recursos por grupo de recurso, permite visualizar más
fácilmente los costos asociados con cada grupo.
En este ejercicio, se ordenará la vista de un recurso.
1. Se establecerá la vista Hoja de Recurso

2. En la opción Tabla del Menú Ver, se elegirá Resumen
3. Se abrirá el cuadro Ordenar
4. De la lista desplegable del primer criterio, se elegirá la opción Costo en orden

Descendente
5. En este ejercicio no se utilizará la renumeración, por lo que la casilla no debe estar
habilitada
6. Se dará click en Ordenar
7. A continuación se agregará un segundo criterio de ordenación
8. Se abrirá de nuevo el cuadro Ordenar
9. En el primer criterio se elegirá de la lista Grupo deg Recursos en orden Ascendente
10. En el segundo criterio se seleccionará Costo en orden Descendente
11. Se dará click en Ordenar
12. Por último se ordenará la tabla por identificador.

ento es similar a 13. Se ha utilizado la herramienta de ordenación.
icas de
e Excel. Permite
nalizar los datos
Durante el proyecto, las vistas predeterminadas disponibles en Project, ofrecen varias
un programa de formas de visualización y análisis de datos. Una característica importante es el
ulo para lograr su agrupamiento, que permite organizar la información de recursos y tareas de acuerdo con el
criterio seleccionado. Añade valores de resumen o “acumulados” en los intervalos que
pueden ser personalizados.
Lección 10 Organización y Formato de Datos 10.3
El agrupamiento puede cambiar de manera significativa la visualización de los datos de

recursos y tareas, permitiendo un nivel de refinamiento en la presentación y análisis de
datos. El agrupamiento no cambia la estructura subyacente del plan del proyecto, sólo
organiza y resume los datos. Cuando los datos son agrupados en una vista, el agrupamiento
será aplicado a todas las tablas que sean visualizadas en la vista.
Project incluye varios criterios predefinidos para agrupar los recursos y tareas como el
agrupamiento de las tareas por su duración o de los recursos por la tasa de pago estándar.
En este ejercicio, se agruparán recursos por grupo.
1. Se elegirá la opción Agrupar por Grupo de Recursos desde el cuadro Más grupos
2. Se dará click en Copiar

3. Se escribirá Grupo de recursos por costo en el campo Nombre
4. En la segunda celda de la columna Nombre de campo se elegirá la opción Costo
con orden Descendente
5. Se dará click en Definir intervalos de grupo

6. En la lista Agrupar en: se elegirá Intervalo y en el Intervalo de Grupo se escribirá
1000
7. Se dará click en Aceptar, para cerrar los dos cuadros y se dará click en Aplicar
8. Se dará doble click en el encabezado Nombre del recurso
9. Aparecerá el cuadro Definición de Columna y se dará click en Ajuste Perfecto
10. Se regresará a la vista original al elegir Agrupación: Sin agrupación desde el Menú
Proyecto
11. Se han agrupado recursos
Filtros
Otra característica útil para cambiar la visualización de la información es el uso de filtros,
herramienta que oculta los datos de las tareas o recursos que no cumplen el criterio
especificado, visualizando solamente aquellos datos en los que está interesado. El uso de
esta herramienta no cambia los datos del plan de proyecto, sólo el modo en que son
visualizados.
Existen dos formas de utilizar los filtros:
• Aplicar un filtro predefinido o personalizado para observar o destacar la

información de la tarea o recurso que coincide con el criterio del filtro.
Algunos filtros solicitan la información de un criterio.
• Utilizar Autofiltros para filtrar cualquier tabla de forma automática. Cuando
los autofiltros están activos, se encuentra activada, aparecerán unas flechas
junto a los nombres de columna, y se visualizará la lista de criterios que podrá
utilizar para filtrar los datos. Las opciones de la lista, dependerá del tipo de
datos de la columna.
Ambos tipos de filtro, ocultan las filas que no cumplen el criterio especificado en las vistas
de hoja de tareas o de recursos. Al aplicar filtros, observará saltos en los números de
identificadores, éstos no se habrán borrado, sólo estarán ocultos. Al aplicar un filtro, se
aplicará a todas las tablas que puedan ser visualizadas en la vista.
Las vistas Calendario y diagrama de Red, también soportan filtros, pero no Autofiltros.
En el ejercicio, se utilizarán los dos tipos de filtro.
1. Se dará click en el botón de Autofiltro de la Barra de Herramientas Formato

2. Se desplegará la lista de filtrado de la columna Nombre de tarea y se elegirá la
opción Personalizado
3. Se aplicará un filtro en donde se muestren sólo las tareas que contengan la palabra
imágenes
4. Se dará click en Aceptar y se mostrarán los resultados. El color azul del

encabezado muestra que el filtro personalizado ha sido aplicado en esa columna
5. Se deshabilitará el Autofiltro
6. Se creará un Filtro Personalizado desde el Menú Proyecto
7. En el cuadro Más filtros, se elegirá Nuevo
8. Se creará un filtro llamado Tareas sin Finalizar y Costo, para que se muestren las
tareas que tengan un 50% o más de porcentaje completado y cuyo costo sea mayor
a 1,000 pesos

10. Se eliminará el filtrado al elegir Filtro para: Todas las tareas desde el menú
Proyecto
11. Se ha creado un filtro personalizado
Tablas y Vistas Personalizadas

Una tabla es una presentación similar a la de una hoja de cálculo de los datos del proyecto,
organizados en columnas verticales y en filas horizontales. Cada columna representa uno
de los muchos campos de Project, y cada fila una tarea o recurso. La intersección de una
columna y una fila se denomina celda o campo.
Project incluye varias tablas que pueden ser aplicadas en las vistas. Generalmente estas
tablas contendrán los campos que desea. Sin embargo puede modificar cualquier tabla
predefinida, o crear su propia tabla con sólo aquellos datos que desee.
En este ejercicio, se creará una nueva tabla a partir de una ya existente.
1. Se dará click en Más tablas, del menú secundario de Tabla

2. De la lista del cuadro Más tablas, se elegirá Entrada y se dará click en Copiar
3. En el campo Nombre, se escribirá Tabla de Entrada de Tiempos

4. Se eliminarán los campos: Indicadores, fin, predecesoras y nombres de los recursos
5. En la siguiente celda vacía se elegirá de la lista el campo fecha de delimitación
6. Los datos y el título se alinearán al centro, el ancho será de 15 y en la columna de
título se escribirá Fecha límite y se ajustará el encabezado
7. En la sección Formato de fecha se elegirá un formato diferente al predeterminado

8. Se dará click en Aceptar y posteriormente el Aplicar

9. Se ha creado una nueva tabla
Casi todo el trabajo en Project, ocurrirá en una vista. Una vista puede contener elementos
tales como tablas, grupos y filtros. Estos, pueden ser combinados con otros elementos
como una escala temporal, o con elementos gráficos como la representación gráfica de las
tareas en el Diagrama de Gantt.
Project incluye varias vistas que organizan la información según propósitos específicos.
Puede que necesite visualizar la información del proyecto de un modo que no está
disponible entre las vistas predefinidas, para incluir diferentes elementos, puede modificar
una tabla existente y agregarlos, o crear una nueva tabla desde cero y configurarla.
En este ejercicio, se creará una vista.
1. Se abrirá el cuadro Más Vistas

2. Se dará click en Nueva, se deberá encontrar habilitada la opción Vista única y se
3. En el cuadro nombre se escribirá Vista Calendario

4. De la lista tabla, se elegirá la opción Tabla de Entrada de Tiempos
5. En la lista grupo, se elegirá Sin agrupar y en la lista de Filtro, la opción de Intervalo

de Fechas
6. Se deberá habilitar la opción Mostrar en el menú
7. Se dará click en Aceptar y Aplicar

8. Se solicita el intervalo de fecha, se deberá elegir el 14 de marzo como fecha inicial
y el 28 de marzo como fecha límite
9. Se ha creado y almacenado una vista nueva, que estará disponible en el menú de
vistas del proyecto
Resumen
● Las formas más comunes de organizar los datos en Project, incluyen la
ordenación, agrupamiento y filtrado. En ninguno de los casos, se elimina los
datos, simplemente cambia el modo en que son visualizados.
● Project incluye muchos criterios de ordenación, agrupamiento y filtrado, además
de permitir que cree los suyos.
● Mientras la ordenación y filtrado reorganiza o muestra de manera selectiva sólo
algunos de los datos de un plan de proyecto, el agrupamiento añade valores de
resumen de los datos.
● Las tablas son los elementos principales de la mayoría de las vistas en Project.
Project dispone de varias tablas incorporadas, y puede recrear las suyas.
● El usuario trabaja con Project a través de las vistas. Las vistas pueden contener
tablas, grupos filtros y en algunos casos gráficos. La vista Diagrama de Gantt,
consiste en una tabla en la parte izquierda y una escala temporal en la derecha.
● Project ofrece muchas vistas incorporadas y puede crear las suyas.
Evaluación
1. Herramienta que oculta los datos de tareas o recursos que no cumplen con uno o
varios criterios.
2. Agrega unas flechas al lado de cada encabezado de columna con una lista de los
criterios que pueden utilizarse para filtrar esa columna.
3. Herramienta que puede agregar valores de resumen o acumulados en los intervalos en

los que pueden ser personalizados.
4. Los parámetros de la modificación o creación de una tabla se llevan a cabo desde el

cuadro Definición de ___________.
5. Ajuste que al ser seleccionado, se renumerarán todos los archivos de forma

permanente.
11.1
LECCIÓN 11
Impresión de la
Información del Proyecto
Cambiar las opciones de configuración de página para las vistas e informes
Imprimir una Vista
Imprimir un Informe
Configuración de Página para vistas e

informes
Utilizaremos algunas de las vistas e informes disponibles para imprimir un plan de
proyecto. Una de las tareas más importantes de caulquier administrador de proyecto, es
comunicar la información del proyecto a los participantes, lo que a menudo implica
imprimir el proyecto. Puede utilizar las vistas e informes predefinidos tal y como son, o
personalizarlos para que se ajusten a sus necesidades.
Imprimir la información de un plan de proyecto, es una práctica muy común para la

mayoría de los administradores de proyecto. La impresión se centra en las vistas e informes.
Éstas organizan los detalles de un plan de proyecto en formatos específicos para
determinados propósitos. Puede introducir, leer, editar e imprimir información, mientras
que en un informe sólo puede imprimir información.
Puede personalizar la forma de imprimir las vistas y los informes; sin embargo las opciones
de impresión de informes no son tan amplias. Para personalizar la impresión de una vista o
informe, utilice los cuadros de diálogo Configurar página e Imprimir.
En el cuadro configurar página, las fichas página y Márgenes, se encuentran disponibles

para las vistas y los informes. Las opciones específicas que selecciona en Configurar
Página, para cualquier vista o informe, afectarán sólo a esta vista o informe.
• Algunas de las opciones de las fichas Encabezado, Pie de página y Vista del cuadro
Configurar Página para todas las vistas. La ficha Vista, incluye opciones que varían
dependiendo de la vista activa. Para las vistas que incluyen una leyenda, también se
encuentra disponible la ficha leyenda.
• Puede utilizar la opciones de las fichas encabezado y pie de página en la mayor
parte de los informes, pero las fichas Leyenda y vista no se encuentran disponibles
para todos los informes.
El cuadro de diálogo Imprimir, se puede accesar desde el comando Imprimir, del menú
Archivo, o desde la Vista Preliminar. La mayoría de las opciones disponibles para las
vistas, también están disponibles para los informes. La vista Diagrama de Gantt y el
Informe Tareas, recursos humanos y fechas, incluyen una escala temporal. Si lo desea,
puede especificar determinados intervalos de fechas para la escala temporal en el cuadro
Imprimir.
En este ejercicio, se compararán las opciones de configuración de página en las vistas y en

los informes.
1. Se abrirá el cuadro Configuración de Página

2. Se dará click en la ficha Vista
3. Las opciones de la vista están relacionadas a las columnas y la escala temporal del
Diagrama de Gantt.
4. Se cerrará el cuadro Configurar página
5. Se visualizará el Calendario del proyecto y se abrirá de nuevo el cuadro Configurar
página
6. En la ficha Vista se encontrarán opciones para controlar el modo en el que serán
organizados los detalles en la vista Calendario al ser impresa
7. Se cerrará el cuadro Configurar página

8. Se creará un informe personalizado tipo Tareas y recursos humanos
Lección 11 Impresión de la Información del Proyecto 11.3
9. Se dará click en el botón Configurar…

10. Las fichas Leyenda y Vista, no se encuentran disponibles y se cerrarán los cuadros
abiertos
11. Se han comparado las opciones de impresión de las vistas e informes
Impresión de las Vistas

La impresión de una vista permite obtener una copia impresa de todo aquello que se
visualiza en la pantalla. Cualquier personalización realizada en una vista, también será
impresa. Puede imprimir cualquier vista que aparezca en Project con las siguientes
excepciones:
• No podrá imprimir vistas de formulario como Formulario de tareas y
Diagrama de relaciones.
• Si se encuentran visualizadas dos vistas en una combinación de vista, sólo
será impresa la vista del panel activo.
La parte del plan de proyecto que se visualiza en la pantalla en un momento dado, podría
ser una parte relativamente pequeña del proyecto completo, y que la impresión de la vista
del proyecto completo y que la impresión de la vista del proyecto podría suponer un gran
número de páginas.
En el ejercicio, se cambiará la configuración de página de la vista Diagrama de Gantt.
1. Se abrirá la Vista Preliminar

2. Se dará click en Página a la derecha desde la Vista Preliminar y se regresará a la
primer página
3. Se dará click en Varias páginas
4. Se dará click en Configurar página…
5. En la ficha Encabezado, se especificará una alineación tipo centro

6. Se agregará el título del documento
7. Se dará click en la ficha Leyenda
8. Se elegirá la alineación derecha y se escribirá “Comienzo: “ y se agregará la fecha
de comienzo del proyecto
9. Se agregará una línea que contenga “Duración: “ y de la lista Campos de proyecto,
se elegirá Duración
10. Se modificará el ancho

12. Se han modificado algunas propiedades de la impresión de la Vista del Diagrama
de Gantt
Impresión de Informes
Los informes son formatos predefinidos, pensados para la impresión de los datos en
Project. A diferencia de las vistas, éstos están diseñados sólo para su impresión y no para
trabajar en ellos. No es posible introducir datos directamente, Project incluye varios
informes de tarea, recurso o asignación predefinidas que podrá editar para obtener la
información deseada.
Existen algunos ajustes especificados para una vista que podrían afectar a algunos
informes como:
• Si se contraen u ocultan las subtareas bajo las tareas de resumen en una vista,
los informes que incluyan las listas de tareas sólo mostrarán las tareas de
resumen y no las subtareas.
• En las vistas de uso, si las asignaciones son contraídas u ocultadas bajo las
tareas o recursos, los informes de uso, por tanto, ocultarán los detalles de la
asignación.
En este ejercicio, se visualizará un informe desde la Vista Preliminar.
1. Se abrirá el cuadro de informes y se elegirá la opción Personalizados
2. Se seleccionará la opción Tarea y se dará click en Vista Previa

3. Se cerrará la Vista Preliminar

4. Se copiará el informe Tarea
5. Se nombrará al informe como: Informe de Tareas Personalizado
6. El periodo será mensual y la tabla tipo Resumen

7. Se dará click en Aceptar y se visualizará la Vista Previa
8. Se ha creado y visualizado un informe

Resumen
● Project permite imprimir las vistas o los informes. Los informes están diseñados
sólo para la impresión.
● Cuando se imprime una vista, generalmente obtendrá una copia en papel de todo
aquello que se observa en pantalla.
● Incluso en los planes de proyecto moderadamente extensos, una vista o informe
impreso podría requerir más hojas de papel de las que esperaba. Por esta razón, es
aconsejable que siempre realice una vista preliminar de lo que después será la
salida impresa antes de imprimir.
● El gran número de informes disponibles en Project, se encuentra organizado en
varias categorías como Costos y Asignaciones.
Evaluación
1. Uno de los cuadros desde los que se pueden configurar propiedades de impresión es:
2. Las secciones de Vista y _____________, no siempre se encuentran disponibles.
3. Secciones en donde se configura información a ser agregada en la parte superior y/o

inferior de la impresión.
4. Sección en la que se configura la disposición de la hoja a imprimir (horizontal o

vertical), la escala de impresión y otras propiedades de papel.
5. Es una excepción en la impresión de ________________ “No se imprimirán vistas de

formulario como el de tareas”
12.1
LECCIÓN 12
Publicación de la
Información del Proyecto
en Línea
Tomar un “snapshot” o imagen estática de una vista Diagrama de Gantt como
imagen GIF
Publicar información de Project en formato HTML
Controlar la forma en que es almacenada la información de Project en formato
HTML
Imágenes Estáticas
Imprimir la información es una forma común de compartir los detalles del proyecto con los
demás, aunque existen limitaciones. Los detalles de Project pueden quedar desfasados casi
tan pronto como son presentados en papel. Esto también limita la duplicación y distribución
de copias. La publicación de la información de un proyecto, permite actualizar más
fácilmente los detalles del proyecto publicado y compartir dicha información con una
amplia audiencia de usuarios interactivos.
Se utilizarán las características de publicación en la Web de Project. Estas características

incluyen la herramienta de copiar imagen, que captura el estado del proyecto gráficamente y
lo almacena en imagen GIF.
Para comunicar los detalles del proyecto a los recursos, administradores y otros
participantes, necesitará copiar la información de Project y pegarla en otros programas y
formatos. Project soporta el método de copiar y pegar de la mayoría de los programas de
Windows, y dispone de una característica adicional denominada Copiar Imagen. Al tomar
estas imágenes estáticas, se dispone de diferentes opciones:
• Copiar la vista completa que se encuentra visible en la pantalla o las filas

seleccionadas de la tabla de una vista.
• Copiar un intervalo de tiempo que especifique o que esté mostrado en la pantalla.
Puede almacenar la imagen estática en un archivo formato GIF (por sus siglas, Formato de
Intercambio de gráficos) en la ubicación que especifique. Una vez almacenada la imagen en
un archivo GIF, podrá ser utilizada en cualquier programa que soporte el formato GIF, y
podrá ser combinada con contenido HTML o para ser utilizada por el Portapapeles de
Windows, y después pegarla en otro programa para su visualización en pantalla.
En este ejercicio, se hará uso de la herramienta copiar imagen, y se alamacenará con
formato GIF.
1. Se aplicará un filtro para ver sólo las tareas de resumen

2. Se dará click en Zoom, del menú Ver
3. Se elegirá la opción Proyecto Completo y se dará click en Aceptar
4. Se dará click en Copiar imagen de la Barra de Herramientas Estándar

5. En el cuadro Copiar imagen, se especificará que la imagen será formato GIF y en el
botón Examinar, se especificará la ubicación en donde se almacenará

7. Se abrirá la barra de herramientas Web
8. Se dará click en el botón Ir y en Abrir Hipervínculo
9. Al oprimir el botón Examinar… se especificará el Tipo de archivo, como Archivos
GIF
Lección 12 Publicación de la Información del Proyecto en Línea 12.3
10. Se abrirá la imagen almacenada

11. La imagen será mostrada en el programa de visualización de imágenes.
Almacenamiento de un Proyecto en
Formato Web
Otra forma de publicar la información de Project es almacenarla como página Web. Esta
opción, a diferencia de la herramienta Copiar imagen, resulta más apropiado para la
publicación de texto.
Project utiliza equivalencias, también denominadas equivalencias de exportación o
equivalencias de datos, para especificar los datos exactos a exportar y el modo en que la
información será estructurada. Las equivalencias de exportación organizan los datos de
Project en tablas HTML.
Las equivalencias predefinidas son similares a algunas de las tablas e informes
predefinidos de Project. Puede utilizar las equivalencias de exportación tal y como son, o
personalizarlas para exportar sólo los datos deseados.
En el ejercicio, se almacenará un proyecto como página Web.
1. Se dará click en Guardar como una página Web desde el Menú Archivo
2. Se especificará la ubicación de almacenamiento de la página Web, el nombre y se
dará click en Guardar
3. Aparecerá un Asistente de Exportación y se dará click en Siguiente
4. Se elegirá la opción Utilizar una equivalencia existente y se seguirá con el

Asistente
5. De la lista se elegirá la opción Exportar a HTML usando la plantilla estándar y se

finalizará el Asistente
6. Se abrirá el hipervínculo desde la barra de herramientas Web
7. Aparecerá la página Web guardada del proyecto, la cuál contiene información de

tareas, recursos y asignaciones del plan de Proyecto
Algunas de las acciones que puede realizar para refinar las páginas Web que publica desde
Project son:
Para obtener una lista de las • Puede editar la equivalencia de exportación. Una vez seleccionada la
etiquetas de HTML, que le
equivalencia en el Asistente para exportación, haga click en el botón Siguiente
para conocer las demás opciones del asistente.
ayudarán a refinar su página
• Dispone de flexibilidad para la elección de los campos de tarea, recurso y
exportada, escriba “plantillas
asignación que desea exportar y el modo en que los datos exportados serán
y etiquetas de exportación
organizados.
a HTML disponibles” en el
• Si es un usuario avanzado de HTML, podrá editar la página Web directamente,
cuadro Buscar o en el
después de ser almacenada en Project.
cuadro Escriba una
• Puede aplicar una plantilla HTML diferente a la página Web, después de ser
Pregunta. almacenada.
Cambio de la Apariencia de una Página

Web de Project
Aunque las equivalencias de exportación determinan los datos de Project que se
almacenarán en una página Web y el modo en que éstos serán almacenados, las plantillas
HTML determinarán el formato de estos datos. Project incluye varias plantillas HTML que
podrán ser aplicadas cuando almacene una página Web. Practique con los diferentes
formatos para encontrar aquellos que se ajusten más a sus necesidades.
En este ejercicio, se cambiará la apariencia de la página Web del Proyecto.
1. Se dará click en Guardar como página Web y se dará un nuevo nombre

2. En el asistente, se dará click en Siguiente y se utilizará la equivalencia existente
3. Se dará click en Siguiente de nuevo y se elegirá la opción Exportar a HTML

usando la plantilla estándar
4. En la próxima pantalla, se deshabilitará la casilla Asignaciones
5. En la sección Opciones de HTML se dará click en Examinar y se buscará la ruta en
donde se encuentran las plantillas
6. Se elegirá la opción Centered Navy.html

7. Se habilitará la opción Incluir archivo de imágenes en la página HTML
8. Se buscará la imagen guardada anteriormente en el botón Examinar…

9. Se finalizará el Asistente
10. Se abrirá el hipervínculo desde la barra de herramientas
11. Se ha modificado el formato de la presentación de la página Web guardada y se ha

integrado una imagen estática almacenada anteriormente.
Dependiendo de las necesidades de comunicación que posea como administrador, estas

herramientas le serán de utilidad, puesto que le permiten mucha flexibilidad de presentación
y configuración de datos.
Resumen
● Los detalles de Project pueden cambiar de forma rápida. Puede que encuentre más
eficiente publicar los planes de Project de manera interactiva, actualizar y volver a
publicar, cuando sea necesario.
● La herramienta Copiar imagen, permite producir una imagen gráfica en formato
GIF, que puede ser insertada en otro documento o página Web o pegada en el
portapapeles y llevarla a otros programas de Office.
● Al realizar el almacenamiento en una página Web utilice equivalencias de
exportación para especificar la información de Project que desea exportar.
● Cuando realice la exportación de los datos de Project a una página Web, controle
el formato de los datos exportados aplicando una de las diversas plantillas HTML
incorporadas.
Evaluación
1. Herramienta que permite capturar “snapshots” de las vistas de Project.
2. Especifican los datos a exportar y el modo en que la información deberá ser

estructurada.
3. Opción para refinar las páginas Web publicadas desde Project.
4. Las imágenes estáticas se guardan en formato
5. Las ______________________, también se pueden almacenar en el Portapapeles de

Windows para estar disponibles para otros programas de Office.
13.1
LECCIÓN 13
Importación y Exportación
de Información en
Diferentes Formatos
Copiar y pegar datos con Project como Documento de Origen y Destino.
Generar un documento de Office con detalles del Proyecto además de una
ilustración.
Utilizar Project para abrir un documento generado en otro programa y almacenar
desde Project con otros formatos por medio de las equivalencias de importación y
exportación.
Herramientas de Copiar y Pegar

En esta lección se centrará la atención en las diversas formas de obtener datos en Project
2003 y de las herramientas para que Project almacene proyectos en otros formatos.
Algunos de los términos ocupados a lo largo de la lección serán:
Muchos programas de • Programa de origen; programa desde el que se copia la información.

Windows disponen de la • Programa de destino; programa en el que se pegará la información.
herramienta Pegado
especial, que ofrece másEl uso de herramientas como copiar, copiar imagen, pegar y pegado especial, permiten
opciones para el pegadocopiar
de y pegar datos en y desde Project. Cuando copia datos desde Project, tendrá la
posibilidad
texto desde Project en el de elegir entre dos opciones:
programa de destino. Puede
optar también por pegar sólo • Copiar texto desde una tabla y pegarlo como texto en un programa de destino
los datos o realizar el pegado como Word.
con un enlace a los datos de • Copiar una imagen gráfica de una vista de Project y pegarla como una imagen
Origen en Project. gráfica en el programa destino. La herramienta Copiar imagen, permite
optimizar la imagen para su visualización en pantalla o para su impresión.
Existe una diferencia importante entre Copiar y Copiar imagen. El uso de Copiar permite
editar los datos en el programa de destino. Sin embargo, el uso de copiar imagen produce
una imagen que sólo podrá ser editada con un programa de edición de gráficos como
Microsoft Paint.
Un objeto OLE es la
Dispone de dos opciones cuando pega datos procedentes de otros programas en Project:
tecnología de integración de
programas que se puede
• Puede pegar texto en una tabla, en un rango de celdas, copiadas desde Excel, o
utilizar para compartir
una secuencia de párrafos desde Word.
información entre programas.
• Puede pegar una imagen gráfica o un objeto OLE desde otro programa en una
Todos los programas de parte gráfica de una vista Diagrama de Gantt. Es posible pegar una imagen
Office admiten OLE, de gráfica o un objeto OLE en una nota de tarea, recurso o asignación, en una
manera que es posible vista, en un encabezado o pie de página, leyenda o informe.
compartir información a
través de objetos vinculados
e incrustados.
En este ejercicio, se copiará una imagen estática en el portapapeles de Windows, y se

pegará en otro programa.
1. Se aplicará un filtro de las tareas de Resumen

2. Se dará click en Zoom, del menú Ver
3. Se elegirá la opción Proyecto completo y se dará click en Aceptar
de texto en varias
requiere
, asegurarse de
en de la
n en el programa
coincide con el
as columnas en la
oject. Las
destino deben
oportar los mismos
atos.
4. Se copiará la imagen de la vista y en el cuadro de diálogo se elegirá la opción Para

pantalla y se dará click en Aceptar
5. Se abrirá un documento de Microsoft Word y se ubicará el cursor en la primer línea

6. Se pegará la imagen
Lección 13Importación y Exportación de Información en Diferentes Formatos
7. Se ha pegado una imagen estática de Project en un documento de Microsoft Word
Resumen de Proyecto para Word,

PowerPoint o Visio.
Project puede hacer más fácil la generación de un documento completo en Word,
PowerPoint o Visio. Esto es posible con la característica Copiar imagen en el asistente de
Office, que le guiará en el proceso de especificación de los datos exactos que desea incluir
el nuevo documento de Office y el modo en que desea que éstos sean visualizados. Este
asistente funciona en la mayoría de las vistas de Project, aunque no con la vista
Calendario, la vista Diagrama de red o las vistas de formulario.
La herramienta Copiar imagen en el asistente de Office, genera un nuevo documento de
Office que contiene la tabla de los valores de campo que se aplican al proyecto completo y
una imagen GIF de la vista actual de Project. El asistente ofrece la oportunidad de generar
un nuevo documento en cualquiera de los tres formatos de Office más comunes;
PowerPoint, Word y Visio.
En el ejercicio, se creará un documento de Word, desde el Asistente Copiar Imagen.
1. Se abrirá la barra de herramientas Análisis

2. Se dará click en Copiar Imagen en el Asistente de Office
3. Se iniciará el asistente y en la pantalla 1 de 4, se deberá habilitar la opción
Mantener mi nivel de esquema original
4. Se dará click en Siguiente

5. Se configurarán las opciones requeridas en la pantalla 2 de 4 y se dará click en
Siguiente
6. Se dará click en Vista Previa

7. Se cerrará la vista para regresar al paso 3

8. Se elegirá la opción Word, como la Aplicación del documento a crear
9. Se dará click en Horizontal en la sección de Orientación
10. Se dará click en Siguiente y se seleccionará Costo en el cuadro Campos de
Microsoft Office Project
11. Se dará click en Agregar y en la siguiente pantalla se dará click en Finalizar y

después en cerrar
12. Se abrirá el documento creado en Word
13. Se ha creado un documento en Word desde el Asistente de Copiar imagen
Apertura de otros Formatos de Archivo en

Project
La información que necesita incorporar en un documento de Project podría proceder de
muchas fuentes. Entre otros, podríamos citar una lista de tareas desde una hoja de cálculo
o los costos de los recursos desde una base de datos.
Muchos de los miembros de equipos en la realización de proyectos, no utilizan Project
como parte de su trabajo primario, pero requieren enviar o compartir información con los
administradores de proyecto, por lo que cierta información puede encontrarse en otros
formatos.
Project utiliza las equivalencias de importación al abrir datos de otro formato de archivo o
para el almacenamiento, por lo que se denominan Equivalencias de importación y
exportación o equivalencias de datos. Éstas permiten especificar el modo en que desea que
los datos del programa origen, sean trasladados a los campos del programa destino.
En este ejercicio, se importarán datos de un archivo en Excel, por medio del asistente de
importación de datos.
1. Se abrirá desde Project un documento de Excel

2. Aparecerá el Asistente para importación y se dará click en Siguiente
3. Se habilitará la opción Equivalencia nueva y se dará click en Siguiente
4. En la siguiente pantalla se elegirá la opción Como proyecto nuevo y se continuará
con el asistente
5. Se habilitará la casilla de Tareas y la de Incluir encabezados al importar

6. Se dará click en Siguiente
7. Aparecerá la página de equivalencia de tareas, que le permite identificar el libro de
origen y el modo en que serán incluidos los datos
8. Se seleccionará Tareas en la lista Nombre de la hoja de cálculo de origen

9. Se dará click en Siguiente y en Finalizar

10. Project importará los datos de Excel en un nuevo documento
Almacenamiento en otros Formatos de

Archivo desde Project
El pegado de los datos de Project en otros programas podría resultar apropiado en un
momento dado, pero esta técnica podría no funcionar correctamente si necesita exportar una
gran cantidad de datos. Para estos casos, puede almacenar los datos en varios formatos
desde Project. Existen dos posibilidades al hace esto:
• Puede almacenar el proyecto completo como una base de datos. Puede

almacenar varios proyectos en un archivo de base de datos para la
administración centralizada o para otros propósitos. Entre los formatos
soportados se incluyen Base de datos de Project (.mpd) y Base de datos de
Access (.mdb). La diferencia entre estos formatos es que el formato de datos de
Project requiere almacenamiento del proyecto completo, mientras que el de
base de datos de Access, permite almacenar el proyecto completo o sólo
aquellos especificados en una equivalencia de exportación. También se puede
almacenar un proyecto en formato XML (por sus siglas en inglés, Extensible
Markup Language)
• Puede almacenar los datos que especifique en un formato diferente. Entre los
formatos soportados, se incluyen bases de datos de Access, páginas Web, libro
de trabajo de Excel, tabla dinámica de Excel o texto delimitado por comas o
tabulaciones.
En este ejercicio, se almacenarán los datos de un proyecto en otro formato.
1. Se elegirá la opción Guardar como…

2. El tipo de archivo deberá ser Texto (delimitado por tabulaciones), se dará click en
Guardar
3. En el Asistente se dará click en Siguiente

4. Se utilizará una equivalencia existente y se continuará con el Asistente
5. De la siguiente lista se deberá elegir la opción Datos de costo por tareas y se
finalizará el Asistente
6. Se abrirá el bloc de notas

7. Se deberá encontrar desactivado el Ajuste automático de palabras o el ajuste de

línea
8. Se abrirá el archivo creado
9. Se ha guardado un documento en otro formato

Resumen
● Cuando se comparten los datos de Project con otras aplicaciones de Office existen
dos técnicas útiles para incluir una copia de las imágenes de la vista activa y
generar un nuevo documento de Office que incluya los detalles importantes de
Project y una imagen de la vista activa.
● Puede copiar y pegar en Project del mismo modo en que otras aplicaciones de
Windows. Sin embargo, preste una especial atención cuando pegue datos en una
tabla de Project y asegúrese de que los datos que desea son incluidos en los
campos correctos.
● Para facilitar la importación de datos de Excel en Project, se han instalado dos
plantillas de Excel que se encuentran estructuradas de manera apropiada para la
importación en Project.
● Al abrirse otros formatos de datos en Project, se utilizan las equivalencias de
importación para facilitar la organización de los datos importados en la estructura
correcta de una tabla de Project.
● Project soporta el almacenamiento de los datos en formatos de datos estructurados
tales como base de datos Access de escritorio y XML.
Evaluación
1. Permiten especificar el modo en que desea que los datos del archivo del programa de
origen sean trasladados a los campos de Project.
2. Genera un nuevo documento de Word, _______________ y/o Visio que contiene la

tabla de valores de campo y una imagen GIF.
3. Programa receptor de la información copiada o almacenada desde un programa

diferente.
4. Las imágenes estáticas se guardan en formato
5. Formato de Base de Datos de ___________, que requiere el almacenamiento del

proyecto completo.
14.1
LECCIÓN 14
Seguimiento de Tareas y
Asignaciones
Actualizar la línea de base de un plan almacenado previamente.
Registrar el trabajo real diario de las tareas y las asignaciones.
Interrumpir el trabajo de una tarea y especificar la fecha en la que deberá
comenzar de nuevo.
Actualizar la Línea de Base

La creación, verificación y comunicación de un plan de proyecto podría llevar mucho
tiempo. La planificación es sólo la primera fase de la gestión de proyectos. Una vez
completada esta fase, comenzará la implantación del proyecto. Los proyectos, de manera
ideal, se llevarán a cabo tal y como han sido planeados. Cuanto más complejo es el
proyecto, más se prolongará la duración prevista y mayores serán las posibilidades de que
exista una variación.
La variación es la diferencia entre lo que debería ocurrir y lo que en realidad ocurre. El

seguimiento de trabajo real y la comparación de éste con el plan, permiten identificar la
variación de manera anticipada y ajustar la parte no completada del plan, en caso de que sea
necesario.
Se realizará el seguimiento de los totales de trabajo a nivel de tarea y de asignación, y el

trabajo por periodo de tiempo como el trabajo completado por semana o por día. La
información distribuida en el transcurso del tiempo se conoce como fase temporal, de modo
que en ocasiones el seguimiento de trabajo por periodo de tiempo se denomina seguimiento
de los valores reales por fase temporal.
El seguimiento de los valores reales por fase temporal, es una forma de consignar las
cuestiones más básicas de gestión de un proyecto. El administrador debe determinar el nivel
de seguimiento que se ajusta más a las necesidades del plan de proyecto y a sus
participantes. El nivel de seguimiento más detallado, es el que requiere una mayor inversión
de tiempo.
La línea de base es un conjunto de valores importantes de un plan de proyecto como las

fechas previstas de comienzo y de fin y los costos de las tareas, recursos y asignaciones. Al
almacenar una línea de base, Project toma una imagen estática de los valores existentes y lo
almacena en el archivo de Project para futuras comparaciones.
A medida que transcurre el tiempo, puede que necesite cambiar sus expectativas, podría
requerir refinar el plan de proyecto añadiendo o eliminando tareas o asignaciones y así
sucesivamente. Para mantener una línea de base precisa para posteriores comparaciones,
existen varias opciones:
• Actualizar la línea de base para el proyecto completo, esta opción sustituye los
valores de la línea de base original por los valores programados actualmente.
• Actualizar la línea de base para las tareas seleccionadas. Esto no afecta a los
valores de la línea de base de las demás tareas, ni a los valores de la línea de
base de los recursos del proyecto.
• Almacenar una segunda línea de base. Puede almacenar hasta 11 líneas de base
en un proyecto.
En este ejercicio, se actualizará la línea de base.
1. Se visualizará el proyecto desde la vista Gantt de Seguimiento

2. Se elegirá Ir a, en el menú Edición y en el campo Identificador se escribirá 5, se
3. Esta tarea fue añadida después de almacenar la línea de base inicial, por lo que no
tiene valores de línea de base
4. Se almacenará la línea de base del proyecto completo
5. Del cuadro se elegirá la opción Guardar línea de Base y en el apartado Para, se

elegirá la opción proyecto completo
6. Se dará click en Aceptar y en Sí

7. Se ha guardado una línea de base para todo el proyecto
Lección 14 Seguimiento de Tareas y Asignaciones 14.3
Valores Reales y Restantes de las Tareas y

Asignaciones
En las tareas en las que se asignaron recursos, puede introducir los valores de trabajo
reales y restantes para la tarea o para asignaciones de la misma. Se debe considerar:
• Si una tarea posee un único recurso asignado, los valores del trabajo real que
introduce para la tarea o la asignación, se aplicarán igualmente a la tarea y al
recurso.
• Si una tarea posee varios recursos asignados, los valores del trabajo real que
introduce para la tarea serán distribuidos entre las asignaciones según sus
unidades de asignación.
• Si una tarea posee varios recursos asignados, los valores del trabajo real que
introduce para una asignación serán acumulados en la tarea, pero no afectarán
a las demás asignaciones de la misma.
En el ejercicio, se actualizarán los valores de tareas y asignaciones.
1. Se visualizará el proyecto desde el Uso de tareas y la vista de la tabla deberá ser

Trabajo
2. Se dará click en la tarea 3 y se verá el Trabajo Real, desde el Menú Formato, en la
opción Detalles
3. Se buscará la columna Real de la tarea 3 y se escribirá 48h

4. Se han actualizado las horas restantes de trabajo real y ha sido distribuido entre las
asignaciones de la tarea
5. Se modificará el trabajo real de un recurso asignado a la tarea
6. Se han modificado los horarios y su distribución en la asignación
El seguimiento del valor del trabajo real completado de una tarea es más detallado que la
introducción de un simple porcentaje completado en una tarea. Ningún método es tan
detallado como la introducción del trabajo real pro fase temporal para las tareas o
asignaciones. Project siempre distribuye cualquier porcentaje completado o valor de trabajo
real a nivel de tarea o asignación introducido en los correspondientes valores de escala
temporal.
La introducción de los valores por fase temporal supone más trabajo para el administrador
del proyecto y de igual forma para los miembros del equipo de trabajo, al tener que
reportar de sus valores diarios al administrador. Sin embargo, esto ofrecerá más detalle
sobre el estado de las tareas y recursos del proyecto que otros métodos. Esta es la mejor
opción si usted cuenta con un proyecto con las siguientes características:
• Tareas de alto riesgo
• La duración de las tareas es relativamente corta y una variación pondría en

peligro el proyecto entero.
• Existen tareas en las que los inversores u otros participantes requieren
información específica de avance.
• Las tareas requieren la facturación por horas hombre o de mano de obra.
En este ejercicio, se actualizarán valores diarios de tarea.
1. Se deberá ir a la tarea 26
2. En el panel derecho, se dará click en la celda de trabajo real del Miércoles 25 de
mayo en la fila de la tarea 26
3. Se escribirá 10h y se oprimirá la tecla Tab

4. El 26 de mayo, se escribirá 5h en el trabajo real de la misma tarea
5. Esta actualización, concluye el trabajo real para la tarea, ahora se introducirán los
valores de trabajo real para las asignaciones de la tarea 27
6. Los valores del trabajo real de los recursos fueron acumulados a los valores del
trabajo real de las tareas
Cuando necesite realizar un seguimiento del trabajo real lo más detallado posible, utilice la
cuadrícula de escala temporal de la vista Uso de tareas o de la vista Uso de recursos, en
éstas podrá introducir los valores de trabajo real para las asignaciones individuales diarias,
semanales o con la frecuencia que desee. Si requiere el uso de la escala temporal, podrá
utilizarlos como valores reales por fase temporal.
Reprogramar el Trabajo Restante

Durante el proyecto, puede interrumpirse una tarea o hasta el proyecto completo. Si esto
ocurre, puede hacer que Project vuelva a programar el inicio del trabajo restante después de
una fecha especificada.
Al programar de nuevo el trabajo incompleto, se especificará la fecha en la que se reanudará

el trabajo. Las tareas y la reprogramación serán tratadas de la siguiente forma:
• Si no se ha registrado ningún trabajo realizado en la tarea, antes de la fecha de

la nueva programación y no se ha aplicado restricciones, la tarea será
reprogramada para que comience después de dicha fecha.
• Si se ha registrado trabajo real en la tarea, anteriormente, pero no después de la
fecha de la nueva programación, la tarea será dividida de modo que todo el
trabajo restante comience después de la fecha de la nueva programación. El
trabajo real no se verá afectado.
• Si se ha registrado trabajo real antes y después de la fecha de la nueva
programación, la tarea no se verá afectada.
En este ejercicio, se reprogramará la planificación después de un retraso en el trabajo.
1. Se deberá dar click en la tarea 37

2. Se actualizará el proyecto desde Seguimiento en el menú Herramientas
3. En el cuadro Actualizar Proyecto, se seleccionará la opción Reprogramar trabajo

restante para que empiece después de, y la fecha será 12/06/05

5. Se ha reprogramado manualmente una tarea
Puede desactivar la
Si utiliza las fechas de estado para informar de los valores reales, Project soportará varias
opciones para el control del modo en que los segmentos completados e incompletos de una
posibilidad de que Project
tarea son programados en relación con la fecha de estado como: Retrasar el fin de las
reprograme el trabajo
partes completadas después de la fecha de estado a la fecha de estado.
incompleto en las tareas que
no poseen ningún trabajo
real porque no han sido
comenzadas.
Resumen
● El almacenamiento de una línea de base, guarda un conjunto de valores de tareas,
recursos y asignaciones de un plan de proyecto. El almacenamiento de un plan
provisional, sólo almacena las fechas de comienzo y fin de las tareas.
● Si realiza el seguimiento del trabajo a nivel de tarea, el trabajo se extiende a las
asignaciones. En el caso inverso, el trabajo se resume a nivel de tarea.
● En las vistas de uso, puede cambiar los incrementos de hora en el nivel inferior de
la escala temporal para que coincida con el periodo de tiempo sobre el que desea
realizar el seguimiento.
● Si el trabajo en un proyecto fuese interrumpido por alguna razón, puede
reprogramar el trabajo para comenzar en otra fecha.
Evaluación
1. Actualizar la línea de base para el proyecto completo implica ______________
2. Seguimiento de la información distribuida en el transcurso del tiempo.
3. Al registrar el trabajo real: Si una tarea posee más de un recurso asignado, los valores
de trabajo serán _________________.
4. Al reprogramar tareas: Si se ha realizado trabajo real antes y después de la fecha de

reprogramación, _____________________.
5. El seguimiento detallado de un proyecto implica mayor trabajo, sin embargo se

recomienda cuando:
15.1
LECCIÓN 15
El Estado del Proyecto

Determinar las tareas que comenzaron o fueron completadas posteriormente.
Visualizar y examinar los costos de tareas y recursos además de la variación.
Utilizar campos personales para crear una vista con indicadores Gráficos.
Tareas Pospuestas
Después de configurar la línea de base, el objetivo principal del administrador del proyecto,
será la recopilación, introducción y análisis de los detalles del rendimiento del proyecto en
Project. En la mayoría de los proyectos, estos detalles del rendimiento se reducen a tres
cuestiones principales:
• El trabajo requerido para completar una tarea

• Si la tarea se inició y finalizó según lo previsto
• El costo requerido para completar una tarea
La comuniación del estado del proyecto a los participantes, así como a los interesados, es la
función más importante de un administrador de proyecto. Un proyecto con una
comunicación eficiente, tiene mucho a su favor para ser exitoso.
Una clave para la comunicación es conocer:
• ¿Quién necesita conocer el estado del proyecto y con qué propósito?

• ¿Qué formato o nivel de detalle necesitan estas personas?
La tarea de comunicación será comunicar el estado del proyecto al:
• Elaborar informes de estado que describan el proyecto en términos de costo,

alcance y programación
• Desarrollar informes de progreso que documenten las realizaciones específicas
del equipo de proyecto.
• Realizar pronósticos, que preciden el futuro rendimiento del proyecto.
La diferencia entre los detalles reales o programados y los de la línea de base, es lo que se
denomina variación, ésta se mide como tiempo o costo. Al completar la planificación inicial
del proyecto, muchos de los administradores emplean la mayor parte del tiempo en
identificar, documentar e informar de la misma.
Una causa de la variación, es el retraso en el comienzo y finalización de las tareas. El

conocer estos factores ayudará a identificr las razones de atrasos. Existen varias formas de
observar las tareas retrasadas, dependiendo del tipo de información que desee conocer.
• Aplicar la vista Gantt de Seguimiento para observar las tareas retrasadas.

• Aplicar la tabla Variación a una vista de tareas, para observar el número de
días de variación para las fechas de comienzo y fin de cada tarea.
• Filtrar las tareas retrasadas o pospuestas con los filtros Progreso retrasado o
Tareas pospuestas.
• Seguir las instrucciones del panel Comprobar progreso.
En este ejercicio, se visualizará la variación de un proyecto.
1. Se abrirá la Información del proyecto

2. Se dará click en Estadísticas en donde se visualizarán los días de variación de
programación
3. Se cerrará el cuadro y se abrirá la vista Gantt de Seguimiento

4. Se visualizará la tarea 25 en el diagrama
5. Se aplicará un Filtro tipo Tareas pospuestas para que se muestren las tareas
interrumpidas respecto a la línea base del proyecto
6. Se mostrarán de nuevo todas las tareas

7. Se mostrará la vista Hoja de tareas con la vista en la Tabla:Variación en donde se
mostrarán los valores de variación, previstos y programados por tarea
Lección 15 El Estado del Proyecto 15.3
8. Se han visualizado algunas variaciones del proyecto
Algunos consejos y sugerencias para la visualización de las tareas pospuestas son:
• Para observar una leyenda de todos los códigos de color y símbolos de la barra
de Gantt, active la vista Diagrama de Gantt y elija Estilos de barra del menú
Formato.
• Todos los filtros se encuentran disponibles a través del botón Filtro en la barra
de herramientas Formato, si no ha sido aplicado ningún filtro a la vista,
aparecerá el botón Todas las tareas o Todos los recursos.
• Para determinar las tareas o recursos que serán visualizados u ocultados, puede
observar los criterios de muchos filtros desde el menú Proyecto.
• El informe Tareas pospuestas, describe las tareas que no se cumplirán según lo
previsto.
• Para observar la variación de las asignaciones de una tarea, se debe activar la
vista Uso de tareas y aplicar la tabla Variación o la taba Trabajo.
Análisis de los Costos de Tareas y

Recursos
El estado de la programación, es un indicador del bienestar del proyecto completo. Para
los proyectos que incluyen información de costos, otro indicador importante, es la
variación de los costos. El costo de tarea se proyecta como costo fijo aplicado a tareas,
costo de recursos derivados de las asignaciones y ambos. La variación del costo es la
diferencia entre el previsto y el real. La evaluación de la variación de costos, permite
realizar los ajustes del presupuesto para evitar un incremento en el total presupuestado
para el proyecto.
Aunque las tareas y los recursos están relacionados, resulta más informativo evaluarlos de
manera individual.
En el ejercicio, se visualizará la variación de costos de una tarea.
1. Se abrirá el cuadro de Estadísticas del proyecto para visualizar la sección de costo

2. Se cerrará el cuadro de Estadísticas y de la Información del Proyecto

3. Se visualizará la tabla: Costo, del menú Ver, para notar el costo previsto de cada
tarea, el costo real y la variación.
4. Se dará click en la tarea 37 y se dará click en Informe de la Guía de Proyectos

5. Se dará click en Ver costos del proyecto y de la sección Aplicar un filtro, se elegirá
Costo mayor que el presupuestado
6. Se mostrarán las tareas cuyo costo real y programado es superior a los costos
previstos
Los costos de tarea y de recursos están relacionados, generalmente los costos de tarea son
derivados de los costos de recursos asignados.
Algunos consejos del trabajo con los datos de costo son:
• Puede utilizar el informe Tareas con presupuesto sobrepasado para listar las
tareas que superan el presupuesto.
• El filtro Costo mayor que el presupuestado y todos los demás filtros del Panel
Costos del proyecto también se encuentran disponibles en el cuadro Más
Filtros.
• La tabla Trabajo, muestra la variación del trabajo. También puede comparar
el trabajo programado y el previsto en una vista de Uso
• Se ha visualizado la variación de costo para una tarea, para visualizar la
variación del costo para las asignaciones a una tarea, se debe alternar a la
vista Uso de tareas y aplicar la tabla Costo.
En algunas ocasiones, los administradores de proyecto se interesan en los costos de
recurso con el propósito de conocer el progreso y la variación dentro de un proyecto. La
información de costo de los recursos también puede resultar de interés para otras personas
con necesidades de información diferentes. Puede que los costos de recurso sean tareas
propias de un administrador ejecutivo o un administrador de recursos.
Otra razón para realizar el seguimiento de los costos de recursos, es la facturación de la
empresa (ya sea interna o externa).
En este ejercicio, se visualizarán los costos de recurso.
1. Se elegirá la Hoja de recursos y la Tabla: Costo

2. Se aplicará un Orden de Costo Descendente para mostrar los recursos por costo de
mayor a menor importe
3. Se aplicará un Orden de Variación de costo Descendente para mostrar los recursos

por variación de costo de mayor a menor costo
4. Se han mostrado las variaciones de costo por recursos
Algunas sugerencias en el trabajo con el costo de los recursos son:
• Utilizar el informe Recursos con presupuesto sobrepasado, para listar los recursos
que superan el presupuesto.
• También puede observar los valores de costo por fase temporal en una vista de uso.
Informe de la Variación de costo con

Indicadores Gráficos
Existen varias formas de informar el estado de un proyecto en términos de tarea o variación
de presupuesto. Existen también muchas características de Project, que permiten el informe
de estado del Proyecto. Project puede ser utilizado para recopilar el tipo de información de
estado del proyecto que mejor se ajuste a las necesidades de los participantes.
En este ejercicio, se creará una vista con indicadores gráficos.
1. Se visualizará el proyecto desde la Hoja de Tareas

2. Se personalizarán campos desde la opción Personalizar del menú Herramientas
Cuando cambie la variación
de costo de una tarea,
también cambiará el
indicador gráfico según los
intervalos especificados en la
fórmula.
3. En la ficha Campos personalizados se elegirá de la lista Tipo, la opción Número

4. De la lista se elegirá la opción Sobrepresupuestado (Número3) y se dará click en
Fórmula en la sección de Atributos Personalizados
5. Se muestra la fórmula que calcula la variación de costos de cada tarea. Se cerrará el

cuadro de fórmula
6. Se abrirá el cuadro Indicadores gráficos y se dará click en la primera celda de la

columna Imagen y se mostrarán los indicadores gráficos que pueden ser asociados
con los valores de campos
7. Se cancelará el cuadro de Indicadores gráficos y el de Personalizar campos

8. Se cambiará la tabla a Tabla: costo Se seleccionará la columna Costo fijo
9. Se dará click en el menú Insertar y se elegirá la opción Columnas…
10. En el cuadro Definición de columna, se elegirá de la primera lista la opción
Sobrepresupuestado (Número3) y se dará click en Aceptar
11. Se insertará la columna con los indicadores gráficos, que se actualizarán con las
variaciones en el transcurso del tiempo.
Resumen
● La variación de programación se produce por las tareas que se han pospuesto de
su fecha de comienzo o fin previstas. Puede utilizar una combinación de vistas,
tablas, filtros e informes para identificar las tareas que se han pospuesto y la
variación generada
● La variación de programación y de costo están relacionadas. Puede aplicar una
combinación de vistas, tablas, filtros e informes para localizar la variación de
costo.
● Puede utilizar fórmulas e indicadores gráficos en los campos personalizados para
crear una vista personalizada para comunicar aspectos clave del proyecto a todos
los participantes.
Evaluación
1. Los tipos de costos en un proyecto son los reales, actuales, restantes y ____________
2. La _____________ es la diferencia entre los detalles reales o programados. Se puede

identificar fácilmente en tiempo y costos.
3. Informe que documenta la realización específica del equipo de proyecto.
4. Costo que ha sido contraído hasta el momento.
5. La información del costo de los recursos puede servir en el seguimiento de la

________________ de la empresa
16.1
LECCIÓN 16
Formato Avanzado
Dar formato a la Vista Diagrama de Gantt
Dar formato a la Vista Diagrama de Red
Dar formato a la Vista Calendario
Formato del Diagrama de Gantt

Un plan de proytecto con un buen formato, es esencial, para la comunicación de los detalles
a los recursos, clientes y otros participantes. Algunas posibilidades de formato, son
similares a las utilizadas en un procesador de texto. En cuanto a la aplicación de que un
estilo, éste afecta a todo el contenido. Usted puede crear sus estilos para cambiar la
apariencia de su documento. Existen también otras opciones de formato para identificar
tareas y otros elementos.
Es posible cambiar directamente el formato de determinados elementos en un Diagrama de

Gantt o por medio del Asistente para Diagramas de Gantt. Para cambiar la apariencia
general del Diagrama de Gantt, puede utilizar la herramienta Estilos de barra.
Además de cambiar el formato de los objetos que aparecen de manera predeterminada en el

Diagrama de Gantt, puede añadir o eliminar objetos, que resultan de gran utilidad para el
Los nombres de la mayoría plan actual, el provisional o el previsto.
de las barras de tarea,
aparecerán en la leyenda de En este ejercicio, se visualizará la programación actual, la línea de base y el plan
las vistas impresas de provisional.
Diagrama de Gantt. Si no
desea que aparezca en la
1. Del cuadro Más vistas, se copiará el Diagrama Gantt de Seguimiento
2. El nuevo diagrama se nombrará Gantt de Seguimiento Provisional y se dará click
leyenda, el nombre de la
en Aceptar y Aplicar
barra de tarea personal,
escriba un asterisco (*) al
principio del nombre de la
barra de tarea.
3. Se abrirá el cuadro Estilos de barra

4. Se dará click en División y se insertará una fila
5. Se escribirá Provisional en la nueva celda
6. Se dará click en Mostrar para tareas… de la fila insertada y de la lista se elegirá la

opción Normales
7. De la columna Desde, se elegirá para la fila insertada la opción Comienzo1 y Fin1,
en la columna Hasta
8. Se dará click en la columna Fila y se elegirá la opción 2, para que se visualicen
varias filas de barras de Gantt para cada tarea.
9. En la ficha Barras se modificará el formato de las barras

10. A continuación, se dará formato al texto de las barras
11. Se dará alineación a las fechas Comienzo1 y Fin1
12. Se dará click en Aceptar y se visualizarán las barras de la tarea 6

13. La barra en el plan provisional se muestra en color verde.
Lección 16 Formato Avanzado 16.3
14. Se visualizarán las líneas de la cuadrícula horizontal en la parte de las barras de

Gantt
15. En el cuadro cuadrícula, se habilitará la opción Filas de Gantt y de la lista Tipo,
seleccionada la última opción
16. Se ha visualizado el Diagrama de Gant con cuadrículas y con barras por tarea en la
línea de base y el plan provisional.
Formato de la Vista del Diagrama de Red

En la administración común de proyectos, el Diagrama de Red es una forma general de
mostrar las actividades de proyecto y de sus relaciones. Las tareas se presentan en cuadros
o nodos y las relaciones entre tareas, trazadas como líneas.
Los nodos con una X trazada Esta es una vista que muestra un diagrama para visualizar las actividades del proyecto en
sobre ellos, representan las más de un formato de Diagrama de flujo. Es útil si desea centrar la atención de los
tareas completadas. recursos en las relaciones de las actividades que en sus duraciones. Existen varias opciones
de formato para esta vista.
En el ejercicio, se dará formato a un Diagrama de Red.
1. Se elegirá Diagrama de Red, desde el menú Ver
2. Se abrirá el cuadro de Estilos de cuadros desde el menú Formato
3. Se dará click en Más Plantillas y de la lista Plantillas en Diagrama de Red se

elegirá la opción Estándar. Se dará click en Copiar.
4. El nombre de la nueva plantilla será Estándar+EDT
5. Se dará click en la lista que contiene el campo de Id y se elegirá la opción EDT. Se
oprimirá la tecla Enter para actualizar la vista previa y se cerrarán los dos cuadros.
6. En el cuadro Estilos de cuadro, se elegirá toda la lista la opción Configuración de

estilos para
7. De la lista Plantilla de datos, se elegirá la opción Estándar+EDT y se dará click en
Aceptar
8. Project aplicará el estilo de cuadro revisado a los nodos en el Diagrama de Red.
Formato de la Vista Calendario

La vista Calendario es probablemente, la vista más sencilla de Project, sin embargo ésta
incluso ofrece varias opciones de formato. Esta vista es especialmente útil para la
compartición de información de la programación con los recursos u otros participantes que
prefieren un formato tradicional de “meses” en lugar de una vista más detallada, tal como el
Diagrama de Gantt.
En este ejercicio, se cambiará el formado de la vista Calendario.
12. Se elegirá la opción Estilos de barra

13. En la lista Tipo de tarea, se elegirá Resumen y en la lista del tipo de barra se elegirá
la opción Barra
14. Del cuadro Tipo de tarea, se elegirá la opción Tareas Críticas y la trama elegida
será la segunda opción de la lista, también se modificará el color.

16. Del menú Formato, se elegirá la opción Diseñar ahora
17. La vista calendario visualizará las tareas críticas y de resumen con un formato
diferente.
Resumen
● En la parte Gráfica de una vista de Diagrama de Gantt, pueden aparecer diferentes
tipos de barras. Cada uno, puede representar una clase de tarea o la condición de
la misma.
● El asistente para diagramas de Gantt, ofrece un formato de barra de Gantt
limitado, pero la herramienta Estilos de barra, ofrece un control completo sobre el
formato de las mismas.
● Aunque el diagrama de Gantt es muy útil, el Diagrama de Red, resulta útil para
controlar la atención de los participantes en las relaciones de las actividades.
● La vista Calendario, es útil para aquellas personas que prefieren un formato
tradicional de meses.
Evaluación
1. Dos de las formas en que puede cambiar el formato de las barras del Diagrama de
Gantt son por medio del Asistente para Diagramas de Gantt y _______________
2. Vista útil para la compartición de información de la programación con los recursos u

otros participantes que prefieren un formato tradicional de meses.
3. Diagrama que muestra las tareas con cuadros o nodos y las relaciones por medio de
líneas.
4. Al dar formato al Diagrama de Gantt, se pueden ______________ elementos.
5. Al aplicar un formato con _______________, éstos se aplican a todo el contenido.

17.1
LECCIÓN 17
Personalizando Project
Copiar un elemento personalizado desde un plan de proyecto a otro, por medio del
Organizador.
Grabar y Reproducir una Macro Sencilla.
Editar una macro con el Editor de Visual Basic
Crear una barra de herramientas Personalizada
Trabajando con el Organizador

Algunas opciones de personalización, son similares a las opciones de Microsoft Office.
Algunas son sólo aplicadas para Project.
El organizador es la característica que utilizará para compartir los elementos personalizados

entre los planes de proyecto. Los nombres de las fichas del cuadro de diálogo, determinarán
la lista completa de los elementos que pueden ser copiados entre archivos con el
Organizador.
Una característica con la que puede trabajar con el Organizador es la plantilla global, que se
instala como parte de Project y ofrece vistas, tablas y otros elementos predeterminados para
todos los nuevos archivos de Project. Los elementos de la plantilla global son:
• Calendarios
• Filtros
• Formularios
• Grupos
• Equivalencias
• Informes
• Tablas
• Menús y barras de herramientas
• Módulos o macros
• Vistas
La primera vez que se visualiza una vista, tabla o elemento en Project, es automáticamente
copiado desde la Plantilla Global. El elemento residirá en el proyecto. Cualquier
personalización del elemento en el proyecto, se aplicará sólo a ese plan de proyecto y no
afectará a la Plantilla Global. Las macros, barras de herramientas y equivalencias de
importación y exportación, son la excepción. Project almacena los elementos antes
mencionados en la Plantilla Global.
Para trabajar con la plantilla global, lo deberá hacer desde el Organizador. Existen dos
acciones que pueden llevarse a cabo en la Plantilla Global:
• Crear un elemento personalizado como una vista personal y hacer que esté
disponible en todos los planes de proyecto con los que trabaje conpiando la
vista personalizada en la plantilla global.
• Reemplazar un elemento personalizado en un plan de proyecto, copiando el

elemento original, a partir de la plantilla global, en el plan de proyecto.
Los ajustes en la plantilla global, serán aplicados a todos los planes de proyecto con los que
trabaje en Project.
En este ejercicio, se copiará una tabla personalizada de un proyecto a otro.
1. El proyecto abierto contiene una tabla personalizada llamada Tabla Entrada

Personal, que se copiará a otro proyecto.
2. Se abrirá el Organizador y se seleccionará la ficha Tablas. Los elementos de la
plantilla global aparecen en la parte izquierda y los del proyecto, en la parte
derecha.
a una vista
ta se encuentra
tablas, filtros y
o que puede que
esite copiar
ntos, que forman
sta
a.
3. Al seleccionar un elemento de cualquier lado, y dar click en Copiar, éste será

copiado al lado contrario.
4. De la lista Tablas disponibles en: (ubicado en la parte izquierda de la ficha), se
elegirá el archivo Promoción Aeroespacial Parnell 18
5. Se seleccionará Tabla Entrada Personal de la lista derecha y se copiará. Se cerrará
el Organizador
Lección 17 Personalizando Project 17.3
6. Se abrirá el archivo al que se ha copiado la tabla y se abrirá el cuadro Más vistas…
7. Se seleccionará la Hoja de tareas y la tabla deberá especificarse como Tabla:

Entrada Personal
8. Se ha copiado una tabla de un proyecto a otro por medio del Organizador.
Grabando Macros
Muchas de las actividades en Project, son repetitivas, para ahorrar tiempo, puede grabar
una macro con las pulsaciones de tecla y acciones del ratón. La macro se grabará en Visual
Basic para aplicaciones, que es el lenguaje de programación incorporado en las
aplicaciones de escritorio. Con este, podrá llevar a acabo acciones complejas, aunque si lo
prefiere, puede grabar y reproducir macros sencillas.
Las macros creadas, son almacenadas en la plantilla global, de modo que estarán
disponibles siempre que esté ejecutando Project, y no se requerirá que el archivo en el que
se creó tal macro, esté abierto al momento de ejecutarla en un archivo diferente. Incluso
puede copiar la macro de la Plantilla global a otro archivo, para que se conserve al
momento de copiar el documento a un dispositivo de almacenamiento.
La publicación de un plan de Proyecto en formato HTML, es una buena forma de
compartir los detalles del proyecto, sin embargo, requiere de varias actualizaciones, para
que se muestren los detalles más recientes del plan. La secuencia de pasos para publicar el
documento, puede convertirse en una Macro.
En el ejercicio, se grabará una macro que publique el proyecto en formato HTML.
Los nombres de Macro,
deben comenzar por una 1. Se dará click en Macro, desde el Menú Herramientas y se dará click en Grabar
letra y no contener espacios. Macro
Se pueden utilizar caracteres 2. Se nombrará a la macro como Página _ Web
subrayados (_) para marcar
espacios en el nombre.
3. En la siguiente sección se puede especificar una abreviación para ejecutar la

Macro, este ejercicio no lo requerirá de esta forma.
4. La macro será almacenada en el proyecto activo y sólo podrá ser aplicada
cuando el archivo en donde se encuentra almacenada, se encuentre abierto.
5. En el cuadro de Descripción se escribirá algo referente a las acciones llevadas
a cabo por la macro.
7. Se abrirá el diagrama de Gantt y se elegirá el Zoom del proyecto completo
8. Se copiará una imagen del proyecto de tipo Archivo GIF

9. Se procederá a guardar el proyecto como Página Web utilizando una

equivalencia existente y usando la plantilla estándar e incluyendo el archivo de
imagen.
10. Se elegirá el Zoom reestablecido y se detendrá la macro
11. Se ejecutará la macro.
12. Se dará click en Sobrescribir y en Aceptar.

13. Se abrirá el archivo del proyecto en formato HTML
14. Se ha creado y ejecutado una macro que publicará el proyecto en formato

HTML
Editando Macros
Las macros que han sido grabadas, pueden ser editadas desde el Editor de Visual Basic. El
entorno es estándar de muchas aplicaciones de Office, aunque los detalles específicos de
cada aplicación son diferentes, el modo general en que utiliza VBA en cada una de las
aplicaciones es el mismo. La automatización de VBA es una potente herramienta que puede
aprender, y cuyo conocimiento puede ser utilizado en muchos programas.
En este ejercicio, se editará la macro grabada anteriormente.
1. Se seleccionará la Macro a ser editada y se dará click en Modificar

2. Se dará click al principio de la 4ª línea de código y se oprimirá la tecla Enter
3. Se escribirá la siguiente línea: Application.Alerts False
4. Esta línea evitará la aparición de los cuadros de confirmación al sobrescribir

archivos.
5. A continuación se especificará en el código que se requiere mostrar la fecha de
comienzo del proyecto. Se escribirá ActiveProject.ProjectStart, en la línea con el
texto FromDate:=
6. Ahora se especificará que se debe obtener la fecha de fin actual del proyecto. Se
escribirá ActiveProject.ProjectFinish en el campo ToDate:=
7. Se cerrará el editor y se volverá al proyecto.

8. Se abrirá la información del proyecto y se especificará la fecha de comienzo como

24/04/05.
9. Se cambiará la duración de la tarea a 7 días

10. Se ejecutará la macro recién creada, esta vez, no se le solicitará confirmar que se
sobrescriba el documento y la macro detectará la fecha de comienzo y fin
actualizada.
11. Se abrirá el archivo creado en formato HTML
Personalización de una Barra de

Herramientas
Existen varias elecciones sobre el modo en que trabaja con Project. Algunas de las
preferencias que establece, se aplican de forma automática en las demás aplicaciones de
Office y viceversa. Algunos de estos ajustes de personalización son:
• Visualización u ocultación del ayudante de Office.

• Configuración de Project para almacenar el archivo activo o todos los archivos
abiertos.
• Creación de Barras de herramientas personalizadas con botones para cualquier
Las barras de herramientas
Herramienta deseada.
se pueden encontrar
En este ejercicio, se creará una barra de herramientas personalizada.
“ancladas” a la parte superior
o inferior de la pantalla, o
1. Se abrirá el cuadro Personalizar desde el Menú Ver.
pueden estar flotantes, para 2. Se creará una nueva Barra de Herramientas con nombre: Mi Barra Personal y se
cambiar su estado (anclada o dará click en Aceptar
flotante) sólo requiere
arrastrar la barra al lugar
deseado.
3. Se seleccionará la ficha Comandos y se seleccionará la opción Todas las macros en

la lista Categorías
4. Se arrastrará la macro de la lista Comandos, a Mi Barra Personal
5. Se dará click en Modificar Selección y se elegirá la opción Imagen y Texto, esto

permitirá que el botón tenga espacio para una imagen y una etiqueta de texto
6. Se volverá a dar click en Modificar selección y del menú se elegirá Cambiar
imagen del botón
7. Se elegirá una imagen

8. Se modificará el Nombre del Botón al dar click en Modificar selección y en

Nombre
9. Se escribirá Publicar en la Web y se oprimirá la tecla Enter
10. Se cerrará el cuadro Personalizar

11. A partir de este momento, al dar click en el botón de la barra personalizada, se
ejecutará la macro asignada a la Barra de Herramientas Personalizada.
12. Las personalizaciones de las barras de herramientas, se aplicarán a todos los

proyectos, debido a que éstas se almacenarán el la Plantilla Global.
Resumen
● Los elementos personalizados, se comparten entre los planes de proyecto a través
del organizador.
● Al igual que en muchos otros programas de Office, Project utiliza el lenguaje de
programación de macro Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Entre otras cosas,
las Macros permiten automatizar tareas repetitivas.
● Si desea trabajar con el código de VBA, puede hacerlo en el Editor de VBA.
● Puede personalizar las barras de herramientas, para incluir las herramientas que
desee, como accesos directos.
Evaluación
1. Característica para la compartición de los elementos personalizados entre los

diferentes proyectos.
2. Herramienta de Ayuda interactiva de Microsoft Office. Su funcionalidad, es similar a

la del Asistente para Ayuda de Microsoft Office 95.
3. Lenguaje de programación de macros incorporado en las aplicaciones de escritorio de

Office.
4. Herramienta que al grabar las pulsaciones de teclas y acciones del ratón, ahorran
tiempo en la realización de tareas repetitivas.
5. Las personalizaciones de algunos elementos (como las barras de herramientas

personalizadas) se almacenan en _______________
18.1
LECCIÓN 18
Análisis del Valor

Acumulado
Establecer una fecha de estado y observar los indicadores del valor acumulado para
el rendimiento de la programación
Observar los indicadores del rendimiento del costo del valor acumulado
Indicadores del Valor Acumulado

Una de las actividades esenciales del administrador, es observar la variación de las tareas y
recursos en el transcurso del proyecto. La visualización de la programación o la variación
del presupuesto, de manera aislada, no indican demasiado, sobre el rendimiento que podría
continuar en el tiempo restante del proyecto.
Para obtener una visión más completa en tiempo y costo, podemos utilizar un análisis del
valor acumulado, cuyo propósito es medir el progreso del proyecto, y facilitar la predicción
de su resultado. El análisis del valor acumulado conlleva la comparación del progreso del
proyecto que espera alcanzar en un momento de la programción o presupuesto de un plan y
la predicción de rendimiento futuro del proyecto.
Las diferencias entre el análisis del valor acumulado y un sencillo análisis de la variación
del presupuesto y de la programación son:
• El análisis de la variación formula preguntas como ¿Cuáles son los recultados

obtenidos en el rendimiento actual?
• El análisis del valor acumulado formula preguntas como ¿Se obtienen los
beneficios esperados dado el rendimiento actual?
Al conocer el rendimiento del proyecto, podrá determinar dos aspectos importantes:
• El verdadero costo de los resultados del proyecto hasta la fecha.

• La tendencia del rendimiento durante el resto del proyecto.
Este análisis tiene sus orígenes en los grandes proyectos del Gobierno de Estados Unidos de
América y constituye una de las herramientas de informe esenciales para los principales
proyectos gubernamentales. La utilidad del análisis es aumentar la popularidad en el sector
privado en los proyectos más pequeños.
Para que Project calcule las cantidades de valor acumulado para un plan de proyecto, se
debe:
• Almacenar un plan de línea de base de modo que Project puede calcular el

costo presupuestado del trabajo programado antes de comenzar el seguimiento
del trabajo real.
• Registrar el trabajo real de las tareas o asignaciones.
• Establecer la fecha de estado de modo que Project puede calcular el
rendimiento actual del proyecto en un momento. Si no especifica una fecha de
estado, se utilizará la fecha actual.
El análisis del valor acumulado utiliza los tres valores clave siguientes para generar los
valores de indicador de costo o programación.
• El costo presupuestado del trabajo programado (CPTP), es el valor programado

a ser compeltado hasta la fecha de estado, se calcula añadiendo los valores de
línea base por fase temporal.
• El costo real del trabajo realizado (CRTR), es el costo real necesario para
completar el trabajo real de cada tarea, hasta la fecha de estado.
• El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) o también llamado valor
acumulado. Es la parte del costo presupuestado que ha sido empleada para
completar el trabajo real de cada tarea hasta la fecha de estado. Es el valor
acumulado por el trabajo realizado.
La programación del análisis del valor acumulado y la variación del costo, están
directamente relacionados, aunque es más fácil examinar cada uno de ellos en forma
separada. Project agrupa los campos de indicador de costo del valor acumulado en otra
tabla. Una tercera tabla combina los campos clave de los indicadores de costo y de
programación.
En este ejercicio, se especificará la fecha de estado y se visualizarán los indicadores de

programación del valor acumulado.
1. Se abrirá el cuadro de Información del Proyecto

2. En la fecha de estado se especificará el 30/06/2005 y se dará click en Aceptar
3. Se elegirá del cuadro más tablas, la opción Indicadores de programación del valor
acumulado y se dará click en Aplicar
Lección 18 Análisis del Valor Acumulado 18.3
4. En esta tabla se pueden observar los indicadores de programación del valor

acumulado para el proyecto, las tareas y subtareas. Los valores se encuentran
representados como valores monetarios o porcentajes.
5. La columna de VP, muestra la Variación de Programación que es la diferencia
entre CPTP y CPTR.
6. La columna %VP, es la variación de programación de CPTP expresada en

porcentaje e indica si el nivel actual de finalización de las tareas se encuentra por
encima o por debajo del rendimiento previsto en la línea base.
7. La columna IRP es el índice de rendimiento de la programación. Valor de CPTR

dividido entre CPTP. Forma más común de comparar el rendimiento de la
programación del valor acumulado entre las tareas, las tareas de resumen o los
proyectos.
Visualización de los Indicadores de Costo

del Valor Acumulado
Los indicadores de costo del valor acumulado, le ayudarán a saber si existe suficiente
dinero disponible para completar el proyecto. Para calcular los indicadores de costo,
Project utiliza el costo real del trabajo realizado o CRTR, que se deriva de los valores de
trabajo real registrados en un plan de proyecto.
En el ejercicio, se visualizarán los costos del valor acumulado para el proyecto.
1. Del cuadro Más tablas, se elegirá la tabla Indicadores del costo acumulado
2. En esta tabla se pueden observar los indicadores de costo del valor acumulado para
el plan, las tareas de resumen y las subtareas.
3. La columna de VC es la variación de Costo, la diferencia entre CTPR y CRTR
4. La columna %VC muestra el porcentaje de costo para CPTP, expresado como

porcentaje, indica la proximidad por encima o por debajo del plan presupuestado.
5. La columna CPF lista el costo presupuestado al finalizar o costo total de línea de

base.
6. EL CFE es el costo estimado al finalizar que representa el coste previsto para

completar una tarea basándose en el rendimiento hasta el momento.
7. VAF representa la variación en la finalización o la diferencia entre CPF y CEF
8. La columna IRPC es el índice del rendimiento completo en porcentaje del trabajo

restante para el presupuesto restante hasta la fecha de estado.
Desde un análisis de variación de costo, un proyecto puede parecer que no tenga

problemas, pero al analizar la variación de la programación, puede que esto no sea así.
Generalmente no resulta tan evidente el buen funcionamiento del proyecto y requiere una
comparación entre la variación de la programación y del costo, tomando como base el
rendimiento pasado y los pronósticos futuros.
El análisis del valor acumulado es una de las tareas más complicadas que puede llevar a
cabo en Project, pero la información ofrecida del proyecto, es de un valor incalculable. El
análisis del valor acumulado, es un gran ejemplo de las ventajas obtenidas por la
introducción de la información del costo de las tareas y recursos en un plan de proyecto.
Resumen
● El análisis del valor acumulado, es un concepto complejo y concreto de
evaluación del rendimiento del proyecto y predicción de su resultado.
● Para realizar el análisis del valora cumulado, recuerde que es esencial establecer
la fecha de estado del proyecto.
● Project organiza los indicadores clave del valor acumulado en los indicadores de
programación y las tablas de indicadores de costo, así como una tabla del valor
total acumulado.
Evaluación
1. Uno de los requisitos para el cálculo del valor acumulado es

_______________________________
2. Valor clave del análisis del Valor Acumulado
3. La diferencia entre el valor acumulado y un análisis de la variación del presupuesto y

de la programación es que el análisis de la variación determina el
__________________.
4. Los indicadores del costo del valor acumulado le ayudarán a determinar si

___________________________________
5. El propósito de este análisis es medir el progreso del proyecto y facilitar la predicción

de su resultado.
19.1
LECCIÓN 19
Consolidación de
Proyectos y Recursos
Crear un fondo de recursos para compartir recursos entre varios proyectos y
observar la asignación de un recurso en varios proyectos.
Cambiar las asignaciones de un recurso en un plan compartido, su calendario
laboral y especificar una fecha como periodo no laborable en el fondo de recursos.
Crear un plan de proyecto y convertirlo en un plan compartido, además de
actualizar manualmente el fondo de recursos.
Insertar planes de proyecto para crear un proyecto consolidado y vincular tareas
entre dos planes de proyecto.
Fondos de Recursos y Asignaciones

La mayoría de los administradores de proyectos, deben encargarse de más de un proyecto a
la vez, generalmente estos proyectos comparten recursos y trabajan de manera simultánea.
Project le ofrece la oportunidad de compartir información de recursos entre varios proyectos
y unificarlos en un plan consolidado.
Al manejar varios proyectos, los recursos de trabajo suelen estar asignados a más de un
proyecto, lo que podría ser difícil la coordinación del tiempo de cada recurso, especialmente
si los proyectos son administrados por personas diferentes.
Al manejar recursos compartidos en varios proyectos, puede resultar que éstos se

encuentren sobreasignados o infraasignados en el conjunto de proyectos en el que
participan. Project le ayuda a visualizar los tiempos y las tareas a las que los recursos han
sido asignados para encontrar áreas de oportunidad en los manejos de tiempos.
Un fondo de recursos, le ayudará a observar el modo enq ue están siendo utilizados los
recursos en diversos proyectos, puesto que reúne la información de recursos de varios
planes de proyecto. Al cambiar la información del recurso en el fondo de recurso, todos los
planes de proyecto vinculados, utilizarán la información actualizada.
Los planes de proyecto que están vinculados al fondo de recursos se denominan planes
compartidos.
Proyecto 1 Proyecto 2
Fondo de Recursos
Proyecto 1 Proyecto 2
Proyecto Nuevo
Si se gestiona un proyecto con recursos que no están siendo utilizados en otros, el uso de un
fondo de recursos, no ofrecerá ninguna ventaja. La configuración de un fondo de recursos
en entornos de proyectos más complejos, le permitirá:
• Introducir la información de recurso una vez, pero utilizarla en varios planes de

proyecto.
• Visualizar los detalles de la asignación de recursos de varios recursos reunidos
en una ubicación.
• Visualizar los costos de las asignaciones por recurso en varios proyectos
• Localizar los recursos que están sobreasignados en varios proyectos incluso si
éstos están infraasignados en proyectos individuales.
• Introducir información de recurso como periodos no laborables, de forma que
se encuentre disponible de forma simultánea en los demás archivos
compartidos.
Cuando trabaja con otros usuarios de Project en red, un fondo de recursos resulta útil, pues
será almacenado en una ubicación central y los propietarios individuales de los planes
compartidos, podrán actualizar información tanto en suy proyecto, como en el fondo de
recursos.
En este ejercicio, se creará un fondo de recurso de dos proyectos.
1. Se creará un nuevo documento que llevará por nombre Fondo de Recursos 20

2. Se organizarán todos los proyectos abiertos, desde el menú Ventana
Lección 19 Consolidación de Proyectos y Recursos 19.3
3. Se elegirá como vista del documento Fondo de Recursos 20 la Hoja de recursos

4. Algunos de los recursos aparecen en los dos proyectos que tienen información y
ninguno se encuentra sobreasignado
5. Se compartirán los recursos del documento Promociona Aeroespacial Parnell 20
6. Se dará click en Compartir recursos del menú Herramientas y del menú secundario
se elegirá la opción Compartir recursos
7. Se elegirán las siguientes opciones y se dará click en Aceptar

8. Se compartirán de igual forma los recursos del documento Comercial Juguetes
Wingtip 20
9. Se ha conformado el fondo de recursos, que consta de la información de recurso de

ambos planes compartidos basándose en el nombre del recurso
El uso de un fondo de recursos, permite ver el modo en que se han asignado los recursos
sobreasignados en los proyectos a los que han sido asignados.
En este ejercicio, se examinará el fondo de recursos.
1. Se visualizará el proyecto desde la vista Uso de recursos

2. Se visualizarán las tareas y el calendario de las mismas, asignadas al recurso 5.
3. Los días de la escala temporal en rojo definen los días en los que el recurso se
encuentra sobre asignado
4. Se dividirá la ventana para ver los recursos y sus asignaciones
Efectos en Planes Compartidos y el Fondo

de Recursos
Debido a que los detalles de asignación de un recurso se originan en planes compartidos,
Project actualiza el fondo de recursos con los detalles de la asignación mientras que éstos
están siendo realizados con el plan compartido.
En el ejercicio, se cambiará una asignación de los recursos en el plan compartido.
1. El documento Promoción Aeroespacial Parnell 20 se visualizará desde el Diagrama

de Gantt
2. Se dará click en la tarea 5 y en Asignar recursos
3. De la lista de recursos se asignará a Jenny Lysaker y se cerrará el cuadro
4. Del menú Ventana, se elegirá el documento Fondo de recursos 20
5. La nueva asignación de tarea de Jenny Lysaker aparecerá en el documento.
Al actualizar la información de un recurso en el fondo de recursos, la nueva información

estará disponible en todos los archivos compartidos, lo cual resulta útil en empresas en las
que existe un gran número de recursos que trabajan en varios proyectos, generalmente los
administradores de proyecto, son responsables del mantenimiento general de la
información actualizada del recurso.
En este ejercicio, se actualizará el periodo laborable de un recurso, en el fondo de recursos.
1. Se dará click en Información del recurso 2

2. Se seleccionará la ficha de Horario de trabajo y se seleccionarán los días 9 y 10 de
mayo como periodos no laborables

4. En la escala temporal se pueden visualizar los días 9 y 10 sin programación de
trabajo para el recurso 2
5. Ahora se abrirá el calendario del mismo recurso en otro archivo.

6. El calendario muestra los días 9 y 10 como periodos no laborables
7. Se han actualizado los cambios de la información de un recurso desde el fondo de

recurso a los proyectos vinculados.
Al manejar un fondo de recursos, también se puede modificar el horario de trabajo de un
calendario base y observar la actualización, en todos los planes compartidos. Así, al
especificar un periodo no laborable en el calendario base, los proyectos vinculados a éste,
mostrarán los mismos cambios.
En este ejercicio, se modificará el calendario base del fondo de recursos.
1. Se abrirá el cuadro Cambiar calendario laboral

2. De la lista Para: se elegirá la opción Estándar (Calendario del proyecto)
3. Se localizará el 9 de mayo y se especificará como periodo no laborable. Se dará

click en Aceptar
4. Se abrirá otro documento y se abrirá el calendario del proyecto

5. Se localizará el 9 de mayo, que está considerado como periodo no laborable,
determinado desde el Fondo de Recursos 20
6. Se han heredado las propiedades del calendario de fondo de recursos a los

documentos compartidos.
Creaciones y Actualizaciones de Nuevos

Proyectos a un Fondo de Recursos
Una ventaja que supone un
En el momento que requiera, podrá hacer que un plan del proyecto, pase a ser un archivo
ahorro de tiempo al crear
compartido en un fondo de recursos, cuando está introduciendo las tareas en el archivo de
nuevos planes de proyecto proyecto, después de que haya asignado los recursos a las tareas o hasta después de que el
compartido de un fondo de trabajo haya comenzado, puede requerir crear archivos compartidos no sólo de los
recursos, es que la proyectos que ya hayan comenzado, sino de todos los nuevos proyectos.
información de recurso se
Se creará un plan de proyecto, y se convertirá en un plan de proyecto compartido.
encuentra disponible de
manera instantánea.
1. Se abrirá el fondo de recursos y se visualizará desde la Hoja de recursos
2. Se dará click en Nuevo, de la barra de herramientas Estándar
3. Se elegirá Guardar como… y se nombrará como Proyecto _Nuevo 20

4. Se abrirá el cuadro Asignar recursos y se dará click en el menú Herramientas.
5. Se compartirán recursos desde el cuadro compartir recursos. Los recursos deberán

ser los del Fondo de Recursos 20. Se dará click en Aceptar.
6. Se cerrará el cuadro Asignar recursos

7. Se cerrará el archivo nuevo y se guardarán los cambios en el Fondo de recursos 20.
Si comparte un fondo de recursos con otros usuarios por una red, en el momento en que un
usuario abra el fondo de recursos en modo lectura/escritura, evitará que los demás usuarios
actualicen la información de los recursos. Por esto, es aconsejable que se abra el fondo de
recursos en modo sólo lectura y utilizar la herramienta Actualizar fondo de recursos sólo
cuando necesite actualizar el fondo de recursos. Esta herramienta se encuentra en el
submenú Compartir recursos del menú Herramientas. Ésta actualiza el archivo de fondo de
recursos con la nueva información de asignación, para que cualquier persona que abra el
archivo, visualice la información de asignación más reciente.
En este ejercicio, se cambiarán las asignaciones de un archivo compartido y se actualizará la

información de una asignación del fondo de recursos de manera manual
1. Se abrirá el documento Promoción Aeroespacial Parnell 20.

2. Se dará click en Asignar recursos a la tarea 6. Se asignará a Stephanie Hooper
3. Se dará click en la tarea 8 y se quitará la asignación a Sue Jackson

4. Del menú Compartir recursos, se elegirá Actualizar fondo de recursos
5. Ahora se modificará una asignación en el plan compartido

6. Se dará click en la tarea 3 y se asignará a Lane Stacksteder
7. Se cerrará el cuadro Asignar Recursos y se cerrará el archivo

8. Dado que el fondo de recursos fue abierto en modo de sólo lectura, Project
determinará que los cambios de asignación no han sido actualizados en el fondo de
recursos. Se deberá dar click en Aceptar
ctos consolidados
e conocen como
principales y los
se pueden
subproyectos.
9. Se han cambiado las asignaciones de un archivo compartido y actualizado la

información en el fondo de recursos
Relaciones entre Planes de Proyecto

Muchos proyectos suelen implicar varias personas trabajando en tareas con diferentes
horarios, lugares y en varias ocasiones, con diferentes supervisores. Un fondo de recursos
no ofrece el nivel de control que podría desear sobre las tareas y las relaciones existentes
entre los proyectos.
Una forma de recopilar la información de proyecto, es crear proyectos consolidados, que
contiene proyectos insertados, los cuales no residen en el consolidado, pero están
vinculados a él de tal modo, que pueden ser visualizados y editados, desde el proyecto
consolidado. Al editar el proyecto insertado fuera del proyecto consolidado, la
información actualizada aparecerá actualizada en el proyecto consolidado, la próxima vez

que se abra.
El uso de proyectos consolidados permite:
• Ver todas las tareas de los proyectos de su organización en una vista.
• Resumir la información de proyecto en distintos niveles de gestión.
• Dividir los datos de un proyecto para que cumpla con la naturaleza del
proyecto y reunir la información de manera conjunta en un proyecto para
ofrecer una vista amplia de la información.
• Ver la información de los proyectos en una ubicación de modo que pueda
filtrar, ordenar y agrupar los datos.
Los proyectos consolidados utilizan la característica de esquema de Project. Un proyecto
insertado, aparecerá como una tarea de resumen en el proyecto consolidado, salvo el color
gris, de la barra de Gantt de resumen y el icono de proyecto insertado que aparece en la
columna Indicadores.
En este ejercicio, se creará un plan de proyecto consolidado y se visualizarán los proyectos
insertados.
1. Se abrirá el documento Promoción Aeroespacial Parnell 20 y del cuadro de diálogo

se elegirá la opción No abrir los otros archivos
2. Se abrirá de igual forma el archivo Comercial Juguetes Wingtip 20

3. Se elegirá la opción Nueva ventana del menú Ventana
4. Del cuadro de diálogo se seleccionarán los dos nombres de archivos al mismo

tiempo y se dará click en Aceptar
5. Se aplicará un Zoom de proyecto completo al nuevo proyecto
6. Se guardará el archivo como Proyectos Consolidados 20 y en el cuadro de diálogo

se dará click en Sí a todo
7. Se dará click en Herramientas y en Opciones, en el cuadro se elegirá la ficha Vista
8. En el apartado Opciones de esquema, se habilitará la opción Mostrar tarea de

resumen del proyecto y se dará click en Aceptar
9. Se mostrarán las tareas de resumen del consolidado. Los valores de duración y el
trabajo representan los valores de resumen de ambos proyectos insertados.
La mayoría de los proyectos no están aislados. Las tareas o fases de un proyecto, podrían
depender de las tareas de otros proyectos. Para mostrar estas dependencias, se deben
vincular tareas entre proyectos. Algunas de las razones por las que podría necesitar
dependencias entre proyectos son:
• La finalización de una tarea de un proyecto podría se predecesora de una tarea de

otro proyecto diferente, por lo que otros administradores de proyecto, requerirán
la información de la misma, para saber el impacto en su proyecto.
• Si una persona o parte del equipo es asignada a una tarea en un proyecto, puede
que requiera retrasar el comienzo de una tarea de otro proyecto, hasta que el
recurso complete la primera tarea. Posiblemente las tareas no tengan actividades
en común, pero requieran del mismo recurso.
Las relaciones de tarea entre archivos de proyecto, son similares a los vínculos entre las
tareas dentro de un archivo, excepto que las tareas predecesora y sucesora externas posean
nombres de tarea y barras de Gantt de color gris. En ocasiones, se hace referencia a dichas
tareas como tareas fantasma, pues se encuentran vinculadas dentro del archivo de proyecto.
En este ejercicio, se vincularán tareas de archivos diferentes.
1. Se dará click en la tarea 5 del documento Comercial Juguetes Wingtip 20.

2. Se abrirá la información de tarea y se seleccionará la ficha Predecesoras.
3. Se dará click en la siguiente celda vacía de la columna Id y se escribirá Promoción

Aeroespacial Parnell 20\8 se oprimirá la tecla Enter y se dará click en Aceptar.
4. Se elegirá en el menú Ventana la opción Organizar todo, las tareas vinculadas

aparecen en los dos planes.
5. La eliminación de una tarea en el archivo de origen o de la tarea fantasma en el

archivo de destino, borrará la tarea correspondiente o la tarea fantasma del otro
archivo.
Algunos consejos en el trabajo con proyectos consolidados y vínculos entre proyectos:
• Si no desea visualizar los vínculos entre proyectos, se puede anular la opción

desde el menú Herramientas, Opciones, en la ficha Vista.
• Para crear vínculos entre proyectos, durante la visualización de un proyecto
consolidado, se deberá dar click en el botón Vincular tareas, de la barra de
herramientas Estándar.
• Cada vez que abre un plan de proyecto con vínculos entre proyectos, se solicitará
su confirmación para la actualización de los vínculos entre proyectos.
Resumen
● Si posee información de recurso duplicada en más de un plan de proyecto, un
fondo de recursos es una excelente forma de recopilar la información de los
recursos en los proyectos y descubrir problemas de asignaciones.
● Además de poder indicar el horario no laborable de los recursos individuales en
un fondo de recursos, puede editar el calendario de proyecto del fondo y la
actualización se propagará a todos los archivos compartidos.
● Los detalles de la asignación de recursos de los archivos compartidos se encuentra
disponible para ser vistos en el fondo de recursos.
● La consolidación de los planes de proyecto en un plan resulta de gran utilidad al
ver todos los detalles agregados en un lugar, porque esto todavía le permitirá
trabajar con los planes de proyecto individuales.
● Cuando una tarea de un plan de proyecto posee una dependencia lógica sobre una
tarea en otro plan de proyecto, puede vincular las dos tareas. Esto genera tareas
fantasmas en ambos planes de proyecto.
Evaluación
1. Plan de proyecto que reúne la información de los recursos de varios planes de

proyecto.
2. Planes de proyecto vinculados al fondo de los recursos.
3. Proyectos que no residen en el consolidado, pero están vinculados a él de modo que

pueden ser visualizados y editados desde el proyecto consolidado.
4. Se aconseja abrir el fondo de recursos en modo ________________ y utilizar la

herramienta Actualizar fondo de recursos cuando se requiera.
5. La configuración de un fondo de recursos le permitirá

____________________________

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1.

Lic. En Higiene y Seguridad

CARTILLA DE PROJECT 2003

Ing. Diaz Carlos Eduardo

1. Se dará click en el Botón Inicio

4. La barra de menús contiene conjuntos de instrucciones aplicables.

5. La barra de herramientas ofrece un acceso rápido a las tareas más comunes

7. La Barra Guía de Proyectos ofrece varias opciones propias de la visualización de

8. El Panel de Tareas consta de una lista de archivos abiertos recientemente además

Si ha utilizado las aplicaciones de Office, estará familiarizado con muchos de los

• Las barras de menús principal, que permite proporcionar instrucciones a

A continuación, veremos las plantillas incluidas con Project y crearemos un plan de

1. En la sección de Plantillas, se seleccionará la opción En mi PC…

3. Del grupo de plantillas selecciona la nombrada Nuevo Negocio

Análisis de las Vistas

1. Se dará click en Hoja de recursos desde el menú Ver.

2. La hoja de recursos visualiza los detalles de los recursos.

3. Se dará click en Más vistas desde el Menú Ver.

5. La hoja de tareas, lista los detalles de cada una

8. Ahora se elegirá la opción Uso de tareas en el menú Ver

12. Del menú Ver se elegirá la opción Calendario.

14. Se elegirá Diagrama de Red desde el Menú Ver

15. Esta vista muestra la relación entre tareas.

A continuación, se mostrarán dos vistas simultáneas

1. Se dará click en Más Vistas del menú Ver

3. Se seleccionará la tarea 3 (Definir enfoque del negocio)

5. Se dará click en la tarea 4 (Identificar las capacidades, información y soporte

7. Utilizar los Informes para Imprimir los

1. Se dará click en Informes desde el Menú Ver

3. En la lista Informes se seleccionará Tarea y se dará click en Vista Previa

4. Se dará click en Imprimir… y en el cuadro se dará click en Aceptar.

Creación de un nuevo Plan de Proyecto

4. Se dará click en Listo (versión Project Standard) o Guardar e ir al paso 2 (Project

11. Se dará click en Guardar e ir al paso 2

16. Se dará click en Aceptar

20. Se dará click en Guardar e ir al paso 5

Creación de un nuevo Plan de Proyecto

En este ejercicio, especificaremos algunas propiedades.

3. Se escribirá “Calendario de producción de video” en el cuado Asunto

1. Esfuerzo temporal para la creación de un producto o servicio único

2. Herramienta que permite analizar el efecto de los tiempos de una tarea en la

3. Una de las opciones ofrecidas por Project es la modificación del horario

4. Formatos predefinidos destinados a la impresión de datos de Project.

5. Project considera 3 plantillas de calendario que son: estándar, turno de noche y

Creando una Lista de

2. Se escribirá Planeación del Sitio en la primera celda debajo de nombre de la tarea y

En este ejercicio, se introducirá la duración de las tareas creadas anteriormente. Al

1. Se seleccionará la primera tarea

3. Se escribirá Planeación completada

4. En el campo de duración se escribirá 0d

Organización de Tareas en Fases

El comportamiento de una tarea de resumen, es diferente al de las demás. No podrá

En este ejercicio, se insertarán tareas y fases.

1. Se dará click derecho en el selector de la fila 2

3. Se insertará una nueva tarea más.

6. Se seleccionarán las dos tareas nuevas

8. La tarea 1 se convertirá en una tarea tipo resumen

Relación de Tarea Significado Diagrama de Gantt

• En las tablas, los números de identificador de las tareas predecesoras, aparecen en

1. Se dará click en Programar Tareas

3. Ahora se vincularán igualmente, las tareas de la 6 a la 9

9. Para vincular tareas no adyacentes, seleccione las tareas al momento de oprimir la

10. Al terminar, se dará click en Listo del panel izquierdo

Existen 3 tipos de notas: