TECNOLOGIAS DE LA INVESTIGACIN Y LA COMUNICACIN (TICS) HOJA ELECTRNICA EXCEL (Nivel Intermedio)

Prof. Edwin Oswaldo Raymundo D. Docente -TICS-

INTRODUCCION
Sin lugar a dudas, una de las herramientas de productividad que debe afianzar el estudiante graduando de la carrera de Perito Contador, son las denominadas Hojas Electrnicas. Existen diversas suites de ofimtica, como Microsoft Office, Perfect Office, Star Office, Open Office, Lotus Smart Suite, Google Docs, cada una incluye su propia hoja electrnica. A continuacin invitamos al alumno a reforzar y profundizar sobre la aplicacin que tiene Microsoft Excel en el campo de la contabilidad. Para este bimestre se persiguen alcanzar algunas competencias de acuerdo al contenido declarativo establecido para la asignatura: Tecnologa de la Informacin y Comunicacin (TICS) para la carrera de Perito Contador con Especialidad en Computacin. Para afianzar la prctica de este contenido, se recomienda crear y contar con un nico libro de trabajo de Microsoft Excel y que las hojas que lo conforman posean los distintos ejercicios, ya que en su momento servirn de base para darle continuidad a otros temas. As mismo, es importante que el alumno elabore y resuelva cuestionarios, mapas cognitivos, mapas conceptuales, cuadros comparativos, resmenes, investigaciones, de acuerdo a determinados temas. Los contenidos a trabajar son: a) Funciones Bsicas y su aplicacin =Suma(), =Max(), =Min(), =Promedio() =Contar(), =producto(), =contar.blanco() b) Funciones Condicionales =contar.si() =sumar.si() c) Decisiones en la hoja electrnica Uso y aplicacin de la funcin =SI() Decisiones anidadas simples y con n anidaciones d) Formato Condicional Aplicacin de formato condicional por criterios

APLICACINDEFUNCIONES
REPASANDO FUNCIONES BASICAS La hoja de clculo ofrece muchas categoras de funciones como lo son: funciones matemticas, funciones para manejo de fechas y hora, funciones de bsqueda y referencia, funciones lgicas, etc. Recuerde que las funciones se pueden escribir en una celda y siempre poseen una sintaxis o argumentos, rangos de celdas que son fundamentales para devolver un resultado, y que ese resultado puede ser un dato alfabtico, un dato numrico, un dato fecha, una hilera de caracteres (string), etc. En la siguiente tabla encontrar una lista de funciones, compltela escribiendo a que categora pertenece cada funcin, su aplicacin o uso, y escriba un ejemplo. En los siguientes sitios de Internet encontrar informacin ms detallada de funciones.1 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Funcin =suma() =max() =min() =promedio() =contar() =producto() =contar.blanco() =truncar() =redondear() =ahora() Categora Aplicacin o Uso Ejemplo

EJERCICIO 1 Para la empresa ENVAICA S.A. el equipo de ventas esta integrado por 8 vendedores. El gerente general, requiere que usted como auxiliar del departamento de contabilidad, disee un informe de ventas, con su respectivo encabezado, que incluya la fecha y la hora del sistema. Necesitan un registro de las ventas que se realizaron en el presente mes, anotando el monto de las ventas realizadas por cada vendedor en cada semana (semana1, semana2, semana3 y semana4). As mismo, se le informa que debe incluir un resumen detallando lo siguiente: a) El total de lo vendido en cada semana, la venta ms alta y la venta ms baja por cada semana. b) El total de lo vendido por cada vendedor y el promedio de las ventas realizadas, debidamente redondeado.
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http://www.funcionesexcel.com/
http://www.mailxmail.com/curso-excel-xp-primera-parte/funciones-max-min

FUNCIONESCONDICIONALES
Estas funciones utilizan una condicin para poder cumplir con su misin o aplicacin. La funcin =Contar.si() pertenece a la categora estadistica, y la funcin =sumar.si() pertenece a la categora matemtica, y aunque ambas se parecen realizan tareas muy distintas al momento de aplicarlas dentro del trabajo cotidiano con Excel. La importancia de ambas funciones radica en el resultado que devuelven. En el siguiente cuadro comparativo, se vern las caractersticas, el formato y un ejemplo de aplicacin para el ejercicio 1 de la anterior semana. Se sugiere que visite las siguientes paginas web de Internet para una mejor comprensin del tema.2 Funcin =CONTAR.SI() Cuentalasceldas,dentrodelrango,quenoestnen blancoyquecumplenconelcriterioespecificado. Sintaxis CONTAR.SI(rango;criterio) Rangoeselrangodentrodelcualdeseacontarlas celdas. Criterioeselcriterioenformadenmero, expresinotexto,quedeterminalasceldasquese vanacontar.Porejemplo,loscriteriospueden expresarsecomo32,"32",">32","manzanas". Funcin =SUMAR.SI() Sumalasceldasenelrangoquecoincidenconel argumentocriterio. Sintaxis SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) Rangoeselrangodeceldasquedeseaevaluar. Criterioeselcriterioenformadenmero, expresinotexto,quedeterminalasceldasquese vanasumar.Porejemplo,loscriteriospueden expresarsecomo32,"32"">32","manzanas". Rango_sumasonlasceldasquesevanasumar. Ejemplos de Aplicacin: Suponiendo que las ventas de la semana1 estn en el rango que comprende de c10 a c20, y necesitamos saber cuantas ventas estuvieron arriba de 5000 escribiriamos: =contar.si(c10..c20,>=5000) Ejemplos de Aplicacin: Suponiendo que tenemos en el registro de ventas una columna con el titulo Ruta (Columna B), y en esta columna las rutas son: Jutiapa, Jalapa y Zacapa. Para averiguar cuanto fue el monto vendido en cada ruta escribiramos en las celdas respectivas lo siguiente:

=sumar.si(b10..b20,Jutiapa,c10..c20) =sumar.si(b10..b20,Zacapa,c10..c20) =sumar.si(b10..b20,Jalapa,c10..c20)

Veremos en la siguiente pgina el formato propuesto para el registro de las ventas por semana, del equipo de vendedores que laboran para la empresa ENVAICA, aadiendo la columna RUTA.

http://www.territoriopc.com/excel/tutorial_excel_sumar_si.php
http://sabanet.unisabana.edu.co/cursosinteract/excel/sesiones/funciones.html

=sumar.si(b10..b20,Jutiapa,c10..c20) =sumar.si(b10..b20,Zacapa,c10..c20) =sumar.si(b10..b20,Jalapa,c10..c20)

EJERCICIO 2 El Automtico S.A. es una empresa que se encarga de importar y comprar vehculos que pueden ser americanos, europeos o japoneses (origen). Las marcas con que trabajan son: Nissan, Toyota, Mazda y Mercedes Benz El propietario de esta empresa, le solicita un inventario de los automviles, el cual debe incluir: No. de Chasis, No. de Motor, Marca, Color, Modelo, Origen y el precio en dlares. Se le informa, que dicho registro contable, debe existir una columna con el precio en Quetzales (utilice la formula y la tasa de cambio del da), y que la ganancia estimada para cada vehiculo es de un 25% del precio en Quetzales. El registro debe tener la capacidad de determinar el precio de venta de cada automvil en quetzales, as mismo por cuestiones de inventario, necesitan contar con un resumen con la siguiente informacin: a) b) Cuantos automviles por marca se tienen en venta. Cuantos automviles de modelo reciente tienen en la empresa (modelos arriba de 2000) y cuantos no reciente (modelos menores o iguales a 2000). c) El total invertido en dlares por cada marca de automviles que se vendern.

d) los autos.

El total a percibir en concepto de precios de venta segn la marca de

DECISIONESENLAHOJADECLCULO
USO DE LA FUNCIN LGICA =SI() La funcin =SI() es, una funcin condicional. Al mencionar la palabra S, hacemos referencia a una condicin lgica. Un ejemplo de ello es: Si el sueldo de una persona es mayor a Q.1200.00, debo pagarle con cheque, de lo contrario debo pagarle en efectivo Nuestras hojas de clculo nos permiten realizar este tipo de operaciones con datos, ya sea, mostrando texto o bien realizando algn clculo especfico mediante condiciones. Estas condiciones son importantes puesto que nos permiten realizar clculos que no podemos realizar por medio de las operaciones matemticas bsicas a las que estamos acostumbrados (suma, resta, multiplicacin, divisin). Realicemos entonces un ejemplo de una hoja de clculo con alguna condicin lgica. Para ello debemos basarnos en la funcin SI o si tiene una instalacin en ingls entonces deber utilizar la funcin IF con la siguiente sintaxis: =SI(condicion, acciones_si_es_verdadera, acciones_si_es_falsa) QUE ES LA CONDICION? Es la base fundamental para formular una buena decisin al momento de aplicar la funcin =si(). Una condicin por lo general siempre estar formada por tres elementos: a. Una celda b. Un operador relacional (>,<, >=,<=,<>) c. Un valor o una celda a comparar CASO DE APLICACIN Y EXPLICACION No. 1 Una empresa debe pagarle a su planilla de trabajadores de dos maneras distintas: A las personas que tienen un sueldo menor a Q.1200.00 deben pagarle en efectivo, y a las personas que tienen un sueldo de Q.1200.00 o ms deben pagarle con cheque. Usted debe agregar en una nueva columna el tipo de pago que se le har a cada trabajador ms o menos como se muestra en la siguiente imagen. La condicin que se aplicar en la celda C3, y que se emplear para la toma de decisin es la siguiente: =SI(B2<1200,Efectivo,Cheque)

Observe la escritura de la funcin

Hay que tomar en cuenta que de acuerdo a los valores que se van a comparar, hay condiciones de varios tipos: Condiciones Alfabticas, Condiciones Alfanumricas Condiciones Numricas, Condiciones de tipo fecha, y Condiciones Lgicas. En la siguiente tabla se muestran algunas formulaciones de decisiones utilizando diversos tipos de condiciones: Tipo de Condicin Alfabtica Ejemplificacin =si(d10=Contado,e10*15%,0) Significado

Si la forma de pago en d10 es al Contado, se otorgar un descuento del 15% del valor de la compra, por el contrario no habr descuento. Alfanumrica =si(j20<>SOL-01,30,0) Si el status en la celda j20 es diferente a SOL-01 habr un incremento de mora de 30.00, por el contrario no hay incremento de mora. Numrica =si(b8>=5,f8*10%,f8*5%) Si la cantidad de artculos que compra el cliente en b8 es mayor o igual que 5, del total de compra har un descuento del 10%, por el contrario si lleva menos nicamente 5% de descuento. Fecha =si(b8=hoy(),Factura Vencida,Factura Si el dato en la celda b8 es igual no vencida) a la fecha de hoy del sistema, entonces que indique el mensaje Factura Vencida, por el contrario otro mensaje. En la hoja de clculo, cuando se evala la condicin si se cumple y es valida, se realizar lo que se conoce como salida verdadera (acciones o enunciados si es verdadera) y cuando no se cumple la salida falsa (acciones o enunciados si es falsa).

Para mayor informacin viste los siguientes sitios: http://usuarios.lycos.es/danielestb/excel2.htm y http://henryrios.unlugar.com/formulas.html CASO DE APLICACIN Y EXPLICACION No. 2 El profesor de computacin necesita realizar un reporte y clasificar a sus alumnos, considerando la Nota Final que obtuvieron en el curso de Tecnologa de la Informacin y Comunicacin (TICS). A todos aquellos alumnos que obtuvieron una nota de 60 puntos o ms se consideran Aprobados y los que obtuvieron una nota final menor de 60 como No Aprobados.

La decisin que debe formularse en la celda C2 es la siguiente: =si(b2>=60, Aprobado,Reprobado) En el campo de la computacin, existen programas como DFD que nos permiten graficar e ilustrar entradas de datos, salidas y decisiones. En el diagrama de Flujo de la izquierda se presenta la grafica de la secuencia de la decisin que tomara la computadora para determinar si un alumno Aprob o Reprob el curso. Como se podr observar, existen dos caminos o alternativas a seguir, y que eso depender de la notafinal que se tenga ingresada. La salida verdadera (SI) ser

el mensaje Aprobado, y la salida falsa (NO) ser el mensaje Reprobado. EJERCICIO 3 En la fabrica de ropa El Buen Vestir, propiedad del seor Gustavo Berganza, se encuentran vendiendo un sin fin de prendas de vestir para toda la familia. Con la finalidad de conocer sus habilidades en el manejo de la hoja de clculo, el gerente de ventas, necesita que usted en base a las facturas de las ventas del da, disee un pequeo control en Excel para registrar la cantidad de prendas que se vendieron, el tipo de prenda (dama, caballero y nio), el precio unitario y el total de la compra. Dicho reporte de ventas y descuentos debe llevar un encabezado, con el nombre de la fbrica, direccin, pgina Web, correo electrnico y nmeros de telfonos. As mismo, debe incluir el no. de factura que se extiendo en cada venta realizada, la fecha, el nombre del cliente y el no. de nit. (Trabaje con listas de datos). Dentro de las especificaciones que se le dan, le indican que si el cliente lleva de 1 a 6 unidades, tendr un descuento del 5% del total de la compra, por el contrario si lleva ms de 6 obtiene un 10% de descuento del total de la compra. Como parte de las necesidades de la fbrica, ellos quieren que usted reporte el total de dinero recaudado por concepto de ventas, considerando el tipo de prenda. Para lo cual debe incluir lo siguiente: a. Total de ventas ropa para damas b. Total de ventas ropa para caballeros c. Total de ventas ropa de nios(as) Para que el reporte de ventas posea presentacin, usted incluir formato a sus celdas como bordes, color, tipo de letra, formato de moneda donde considere necesario.

TABLA DE COTEJO PARA EVALUAR - EJERCICIO 3 ASPECTOS A EVALUAR PUNTEO ESTIMADO PUNTEO OBTENIDO Diseo y formato del control de ventas 3 Decisin para el descuento 5 Aplicacin de =sumar.si() 2 TOTAL PUNTAJE

DECISIONESANIDADASSIMPLES
Cuando se habla de un anidamiento, nos referimos que los elementos sern consecutivos. De esta manera la funcin =S() tambin puede anidarse de tal manera que permita evaluar ms de una condicin, as se construyen condiciones complejas que nos devuelvan ms de 2 posibles respuestas de salida. =SI(condicion, acciones_si_es_verdadera,SI(condicion, acciones_si_es_verdadera, acciones_si_es_falsa)

CASO DE APLICACIN Y EXPLICACION No. 3 La empresa Transmares S.A. debe pagar su planilla de trabajadores en este mes, acordndose en gerencia realizar los pagos de tres maneras distintas. El encargado de pagos, le informa que usted realizar un formato aplicando la funcin si para formular una decisin anidada para determinar la forma o tipo de pago para cada trabajador, de acuerdo a las siguientes condiciones: Si gana ms de 3000, el pago ser con Depsito Si gana entre 1200 y 3000 el pago ser en Cheque Si gana menos el pago ser en Efectivo

Observe la escritura de la funcin

Esta decisin se lee o se interpretara as: Si el valor contenido en la celda B2 es menor a 1200, entonces el tipo de pago ser Efectivo para la celda C2 (que es donde esta la decisin), pero si el valor de B2 es

menor o igual a 3000, el tipo de pago ser Cheque, y si b2 es mayor que 3000 el tipo de pago ser Deposito. Para ampliar sus conocimientos sobre decisiones anidadas, puede visitar el siguiente sitio web: http://www.bufoland.cl/apuntes/excel/condicional.php

Ejercicio 4 En una tabla de Excel, la empresa Transmares S.A. desea calcular el sueldo lquido a recibir por cada empleado. Los datos a ingresar para dicha planilla son los siguientes: Cdigo de empleado Nombre del trabajador Salario Base Nominal Salario por Hora Horas Laboradas por cada da de la semana (de lunes a sbado)

Utilizando las formulas respectivas, Excel deber mostrar el Total de Horas laboradas en la semana y la cantidad de Horas Extras. Para ello se debe considerar que si el trabajador labor ms de 44 horas a la semana, las restantes se consideran Horas Extras, por lo que deben calcularse por medio de una decisin. Otro de los clculos consiste en determinar el valor de la Hora Extra y el Salario Extraordinario tomando como base las horas extras de la semana. Tambin debe calcularse el Salario Ordinario, el descuento del Igss (4.83%) y el Salario Liquido a Recibir aplicando las formulas respectivas.

DECISIONESconNAnidaciones
APLICACION DE LA FUNCIN SI CON n ANIDACIONES Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas ms elaboradas. De acuerdo a las necesidades o del planteamiento de determinado problema, se pueden aplicar varias decisiones unidas y encadenadas para tomar una salida. Ejercicio 5 La empresa Comercial Caribe desea establecer mediante funciones SI anidadas en una hoja de Excel, el Enganche y el Inters Anual que se debe pagar por un determinado articulo, tomando en cuenta que para ello cuenta con una escala de das de crdito y de acuerdo a esta escala establece el porcentaje (%) de enganche y de Inters Anual de los productos. CUOTAS DE CREDITO CUOTAS INTERES ANUAL ENGANCHE 1 0% 0% 30 5% 15% 60 10% 20% 90 15% 25% Observe la escritura de la funcin

Nota: Observe que se utiliza valor en celdas fijas para aplicar a la funcin. Considerando el No. De Cuotas, agregue en la celda E9, el titulo: Inters Anual, y disee mediante funciones SI anidadas de Excel, el clculo del inters anual sobre el valor, que se debe pagar por cada uno de los artculos del listado.

FORMATOCONDICIONAL
FORMATO CONDICIONAL El formato condicional se utiliza para resaltar un resultado que cumpla con una determinada condicin. El resultado puede ser resaltado por un cambio de color, de tipo de letra, de formato de letra y otros. En la versin de Excel 2007, nos ubicamos en la Ficha Inicio/Estilos all encontraremos el icono FORMATO CONDICIONAL. A continuacin se presenta la pantalla de la versin de Excel 2007 en Ingles.

En Excel 2003 solo se pueden configurar hasta 3 condiciones para aplicar formato condicional. En la ventana que aparece se establecen las condiciones de acuerdo a los parmetros requeridos. En el botn formato se ingresa a la ventana donde se puede establecer el formato que se desee. Al finalizar de establecer las condiciones presionar el botn aceptar, para que los resultados queden como se visualiza en el ejemplo.

Ejemplo de Aplicacin Para el presente ejemplo, tomaremos en consideracin el ejercicio de la empresa ASTORIA S.A., por lo que debe de realizarse los siguientes pasos: 1. Ingresar los datos que se muestran en la imagen siguiente. 2. Colocarse en una celda determinada. 3. Versin 2003: Hacer clic en el men Formato y luego en la opcin Formato Condicional Versin 2007: Seleccione la ficha: Inicio, Estilos y elija el icono Formato Condicional En el siguiente ejemplo se establece un color condicional para cada semana, de acuerdo a las condiciones siguientes: a. Si la venta esta por debajo de 10000 esta tendr un texto de color rojo. b. Si la venta es mayor o igual a 10000, esta tendr un texto de color azul.

Nota: Para mejorar sus conocimientos sobre formato condicional, se recomienda visitar los siguientes sitios web: http://www.jegsworks.com/Lessons-sp/numbers/design/step-conditionalformat.htm http://www.microsoft.com/spain/empresas/demos/formatos_condicionales.aspx#

REPASEMOS DECISIONES Y FORMATO CONDICIONAL Ejercicio 6 Utilizando la informacin del ejercicio No. 6, agregue una columna con el titulo CLASIFICACION y una decisin considerando el Total Vendido. Si el vendedor vendi entre 1000 y 15000 Debe Mejorar, si vendi entre 15000 y 35000 Buen Vendedor, y si vendi mas de 35000, Excelente Vendedor. Aplique un formato condicional para los mismos criterios. Ejercicio 7 Utilizando los datos del ejercicio 5 de esta unidad, establezca formato condicional a la columna de No. De Cuotas, de acuerdo al siguiente criterio: 1. 30 Cuotas con Negrita y en Color azul. 2. 60 Cuotas con Negrita y en Color amarillo. 3. 90 Cuotas con Negrita y en Color Rojo.

INFOGRAFIA RECOMENDADA POR TEMAS 1. FUNCIONES BASICAS http://www.mailxmail.com/curso-funciones-excel http://www.territoriopc.com/excel/tutorial_excel_funciones.php

2. FUNCIONES CONDICIONALES http://office.microsoft.com/es-es/excel/HP052092923082.aspx http://office.microsoft.com/es-es/excel/HP052090293082.aspx

3. DECISIONES Y USO DE LA FUNCION =SI() http://usuarios.lycos.es/danielestb/excel2b.htm http://www.bufoland.cl/apuntes/excel/condicional.php http://grupos.emagister.com/video/funcion_si_de_excel/1013-71763 4. Formato Condicional http://www.microsoft.com/spain/empresas/demos/formatos_condicionales.aspx http://www.aulaclic.es/excel2003/t_17_3.htm