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Manual de Excel 2013

Manual de Excel 2013

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MANUAL de EXCEL

por Elsa M.Meyer (Elsamatilde)
(para versiones Excel del 2000 al 2007 inclusive)
Copyright © 2.007-2.010 Elsa M.Meyer (Elsamatilde)
El presente manual intenta enseñar al usuario el uso de
cada opción de cada menú Excel.
Más de 100 trucos y soluciones para resolverlas con las
herramientas propias de la hoja Excel, sin necesitad de
recurrir a macros o código VBA.
Tabla de Contenidos
0
Cap. I Introducción
6
................................................................................................................................... 6 1 CARACTERISTICAS DEL MANUAL
Cap. II 1 - Temas generales
9
................................................................................................................................... 9 1 Las barras de Excel
................................................................................................................................... 9 2 El cuadro de Nombres
................................................................................................................................... 9 3 Formas de Selección
................................................................................................................................... 9 4 EL MENU ARCHIVO
................................................................................................................................... 11 5 El menu Edicion
................................................................................................................................... 12 6 El menu Ver
................................................................................................................................... 12 7 El menu Insertar
................................................................................................................................... 12 8 El menu Formato
................................................................................................................................... 12 9 El menu Herramientas
................................................................................................................................... 12 10 El menu Datos
................................................................................................................................... 12 11 El menu Ventana
Cap. III 2 - Lo nuevo en Excel 2007
14
................................................................................................................................... 14 1 NUEVA PRESENTACIÓN
................................................................................................................................... 14 2 Mas sobre la nueva interfaz de usuario
................................................................................................................................... 15 3 La Barra de Herramientas
................................................................................................................................... 15 4 Personalizar barra
................................................................................................................................... 15 5 Los atajos de teclado
................................................................................................................................... 15 6 Nueva vista Diseño de página
................................................................................................................................... 15 7 Más espacio de trabajo-Límites
................................................................................................................................... 15 8 Nuevos Formatos y Estilos
................................................................................................................................... 16 9 Mejoras en funciones
................................................................................................................................... 16 10 Menu Macros
................................................................................................................................... 16 11 Agregar complementos
Cap. IV 3 - Trabajando con Libros
18
................................................................................................................................... 18 1 Contenido
................................................................................................................................... 18 2 Guardar libro como Borrador
................................................................................................................................... 18 3 Guardar Area de Trabajo
................................................................................................................................... 18 4 Ocultar libros
................................................................................................................................... 18 5 Predeterminar Autor de libros
................................................................................................................................... 19 6 Predeterminar Libro de Inicio
Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO I
© <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)
................................................................................................................................... 19 7 Predeterminar Número de Hojas
................................................................................................................................... 19 8 Predeterminar Número Archivos_Recientes
................................................................................................................................... 19 9 PREDETERMINAR FUENTE Y TAMAÑO
................................................................................................................................... 20 10 Predeterminar Directorio de Apertura y Cierre
................................................................................................................................... 20 11 Cómo se verá la Barra de Tareas
................................................................................................................................... 20 12 Agregar opciones a la Barra de Herramientas
................................................................................................................................... 21 13 Crear Barras de Herramientas
................................................................................................................................... 21 14 Barras que acompañan al libro
................................................................................................................................... 21 15 Copia de Seguridad
................................................................................................................................... 21 16 Hipervinculos
Cap. V 4 - Trabajando con Hojas
23
................................................................................................................................... 23 1 Contenido del capitulo
................................................................................................................................... 23 2 Direccion de la tecla Enter
................................................................................................................................... 23 3 Quitar barras y encabezados
................................................................................................................................... 23 4 PROTEGER FORMULAS Y VALORES
................................................................................................................................... 24 5 Inmovilizar o dividir ventana
................................................................................................................................... 24 6 Barra de Estado
................................................................................................................................... 25 7 Personalizar la paleta de colores
................................................................................................................................... 25 8 Color a líneas de división
................................................................................................................................... 25 9 Otro estilo de comentarios
................................................................................................................................... 25 10 Listas Personalizadas
................................................................................................................................... 25 11 Principales teclas de Funcion
................................................................................................................................... 25 12 Algunos atajos de Teclado
................................................................................................................................... 26 13 Modificar el zoom con el mouse
Cap. VI 5 - Seleccionando y Modificando Datos
28
................................................................................................................................... 28 1 Seleccion de celdas y rangos
................................................................................................................................... 28 2 Mover o Copiar celdas
................................................................................................................................... 28 3 Ir a ... Celdas especiales
................................................................................................................................... 28 4 Modificar datos en celdas
................................................................................................................................... 28 5 Series. Llenar datos en celdas
................................................................................................................................... 29 6 Eliminar celdas rapidamente
................................................................................................................................... 29 7 Insertar celdas rapidamente
................................................................................................................................... 29 8 Trabajar con varias hojas a la vez
................................................................................................................................... 29 9 OPCIONES DEL PEGADO ESPECIAL
................................................................................................................................... 30 10 Combinando celdas
Cap. VII 6 - Formatos
32
................................................................................................................................... 32 1 Ocultar datos para imprimir
II Contents
II
© <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)
................................................................................................................................... 32 2 Validación: Longitud de datos
................................................................................................................................... 32 3 Validación: Rellenar con ceros
................................................................................................................................... 32 4 Formato Condicional con fórmulas
................................................................................................................................... 32 5 COLOREAR FILAS ALTERNAS
................................................................................................................................... 33 6 Utilizar símbolos
................................................................................................................................... 33 7 Obtener fechas con formato especial
................................................................................................................................... 33 8 Ingresar fechas u horas sin separadores
................................................................................................................................... 33 9 Formato porcentage
................................................................................................................................... 34 10 Valores negativos en rojo
Cap. VIII 7 - Funciones
36
................................................................................................................................... 36 1 Trucos a la hora de trabajar con funciones
................................................................................................................................... 36 2 Quitar expresión de error o 0 en fórmulas
................................................................................................................................... 36 3 La función TEXTO
................................................................................................................................... 36 4 Obtener nombre de carpeta, libro u hoja
................................................................................................................................... 36 5 Incluir nombre de Hoja-Libro-Carpeta en funcion
................................................................................................................................... 36 6 Promedios sin incluir valores 0
................................................................................................................................... 37 7 Unificando Estilos en celdas con formato
................................................................................................................................... 37 8 Contar cantidad de cierto caracter en celda
................................................................................................................................... 37 9 Sumar tablas filtradas
................................................................................................................................... 37 10 Obtener posición del dato encontrado
................................................................................................................................... 37 11 OBTENER TITULO DE COLUMNA DEL DATO ENCONTRADO
................................................................................................................................... 38 12 Cálculos con fechas
................................................................................................................................... 38 13 Cálculos con horas-minutos
................................................................................................................................... 38 14 Extraer Hora en celdas con fechas
................................................................................................................................... 38 15 La función SI.FECHA
................................................................................................................................... 39 16 La función ALEATORIO
................................................................................................................................... 39 17 La función MAX y BUSCAR
................................................................................................................................... 39 18 La funcion INDIRECTO y FILA
................................................................................................................................... 39 19 Devolver valores a izquierda
................................................................................................................................... 39 20 Devolver otros valores Min y Max
................................................................................................................................... 39 21 Contar registros según criterios
................................................................................................................................... 39 22 Sumar registros según criterios
................................................................................................................................... 40 23 Formulas matriciales
................................................................................................................................... 40 24 Buscar valores según 2 criterios
Cap. IX 8 - Especiales del menú Herramientas
42
................................................................................................................................... 42 1 Buscar Objetivo
................................................................................................................................... 42 2 Escenarios
................................................................................................................................... 42 3 Seguridad
Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO III
© <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)
................................................................................................................................... 42 4 Creando una firma digital
................................................................................................................................... 42 5 AGREGAR COMPLEMENTOS
Cap. X 9 - Especiales del menu Datos
45
................................................................................................................................... 45 1 Formularios
................................................................................................................................... 45 2 Comentarios-Otro estilo
................................................................................................................................... 45 3 Comentarios desde Validación de datos
................................................................................................................................... 45 4 Separar texto en varias columnas
................................................................................................................................... 45 5 CONSOLIDAR DATOS
................................................................................................................................... 46 6 Agrupar y Esquema
................................................................................................................................... 46 7 Subtotales
Cap. XI 10 - Más Soluciones
48
................................................................................................................................... 48 1 Ordenar por más de 3 columnas
................................................................................................................................... 48 2 Validar datos según lista en otra hoja
................................................................................................................................... 48 3 Validar datos en columnas dependientes
................................................................................................................................... 48 4 Evitar duplicados al ingreso de datos
................................................................................................................................... 48 5 Evitar duplicados según 2 celdas
................................................................................................................................... 48 6 Filtro avanzado en hoja protegida
................................................................................................................................... 49 7 Llenar tablas (sin preocuparnos del salto de col)
................................................................................................................................... 49 8 Autocompletar celdas vacías
................................................................................................................................... 49 9 Cómo agregar o quitar datos de un gráfico
................................................................................................................................... 49 10 Evitar cortes en gráficos con valores 0
................................................................................................................................... 49 11 IMAGENES EN SERIES DE GRAFICOS
IV Contents
IV
© <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)
Capítulo
I
Introducción 6
© <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)
1 Introducción
1.1 CARACTERISTICAS DEL MANUAL
VERSION DEMO - MANUAL EXCEL : del 2000 al 2007
(v.1.0)
Bienvenid@s a un nuevo Manual de Excel.
La idea principal de este Manual es reflejar o comentar aquellos temas que no se encuentran a primera vista,
que los expertos conocen más por el uso cotidiano de la aplicación que por encontrar el tema en la Ayuda del
propio Excel.
Primero pasaré revista a los menús de la barra de Excel: Archivo, Edición,.... Ventana. Y en capítulos
siguientes veremos algunos trucos y soluciones para aprovechar al máximo cada una de estas opciones que
Excel nos ofrece.
El manual fue ordenado principalmente por 'objetos': temas que tienen que ver con la configuración del Libro
Excel, otros temas relacionados con Hojas y así hasta llegar al último capítulo con Soluciones Generales
como: Evitando duplicados, Validar columnas dependientes y muchas más.
Una característica a resaltar de este Manual es su formato y su potente buscador. Al solicitar un tema nos
devolverá la lista de entradas que aparecen en todo el libro, como en la imagen donde se ingresó la palabra
BuscarV apareciendo 4 entradas lo que nos permite abarcar de manera completa el tema buscado.
Otra característica a resaltar de este formato, es su posibilidad de agregar comentarios en cada tema. Así
Ud puede agregar sus propias observaciones, ejemplos u otros datos de interés.
Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO 7
© <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)
Desde el menú Edición, Anotar encontrará una ventana para escribir.
Cada vez que acceda a este tema, encontrará en el margen superior un clip recordándole que el tema tiene
agregados. Haciendo clic en él, aparecerán sus notas personales.
Por otra parte algunos temas presentan un hipervínculo a otras páginas donde se completa el desarrollo del
tema o se presentan las imágenes o ejemplos de lo explicado. El botón 'Atrás' de la barra del manual, permite
volver al tema original que se estaba estudiando.
Y las novedades Excel 2007 en un capítulo lleno de imágenes y comentarios para conocer esta nueva
versión.
IMPORTANTE: por tratarse de una versión DEMO solo se encuentran desarrollados los temas que
aparecen en el Indice, en mayúsculas. Para obtener una versión de COMPRA, puede enviar un correo
a:
cibersoft_arg@yahoo.com.ar o visitar la siguiente página: http://aplicaexcel.galeon.com/index.htm
Capítulo
II
Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO 9
© <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)
2 1 - Temas generales
2.1 Las barras de Excel
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
2.2 El cuadro de Nombres
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
2.3 Formas de Selección
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
2.4 EL MENU ARCHIVO
Podemos observar en la imagen las opciones del menú ARCHIVO, que no difieren en mucho a las del resto
del paquete Office.
NOTA: Aquellas opciones que presentan iconos delante, se pueden ejecutar desde la Barra Estándar (ver
tema 'Las barras de Excel' en este mismo capítulo) . Algunas opciones presentan además las teclas de acceso
rápido o 'atajos de teclado' como Ctrl+U para abrir un nuevo libro.
IMPORTANTE: En el próximo capítulo veremos cómo se agrupan las opciones de cada menú en la
nueva versión Excel 2007.
1 - Temas generales 10
© <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)
NUEVO: permite abrir un libro en blanco
ABRIR : permite buscar y abrir un libro guardado
Sabías que...?
1- Se puede establecer la carpeta predeterminada a dónde Excel irá al presionar el botón 'Abrir'.
Ver 'Trabajando con Libros - Predeterminar Directorio de Apertura y Cierre
CERRAR : cierra el libro activo tal como lo hace el botón X de la barra azul de la ventana Excel
GUARDAR: guarda el libro activo en la misma ubicación y con el mismo nombre
GUARDAR COMO...: permite guardar el libro activo en otra ubicación, con otro nombre, con clave, o con otra
extensión.
Sabías que...?
2- Desde esta opción se puede establecer la opción de guardar siempre una Copia de Seguridad?
Ver 'Trabajando con Libros - Copia de Seguridad
3- Se puede guardar el libro provisoriamente en el escritorio (o en otra carpeta) como borrador?
Ver 'Trabajando con Libros - Guardar como Borrador
GUARDAR COMO PAGINA WEB: permite guardar el libro o la hoja activa en formato htm. Al iniciar esta
opción tendrá acceso al Ayudante que lo guiará en esta tarea.
GUARDAR AREA DE TRABAJO: si el libro se guarda con esta opción al abrirlo nuevamente se verá la misma
pantalla que al cierre.
Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO 11
© <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)
Sabías que...?
4- Si debemos interrumpir una tarea con varios libros abiertos podemos guardarlos tal como los
dejamos y retomarlos en otro momento?
Ver 'Trabajando con Libros - Guardar área de trabajo
BUSCAR: nos permite buscar otros libros según criterios ingresados en la ventana de búsqueda. No confundir
con la opción Buscar del menú Edición, que realiza la búsqueda en el 'mismo libro'.
VISTA PREVIA DE LA PÁGINA WEB: si el libro se guardará como página Web utilizar esta opción para una
vista preliminar.
CONFIGURAR PÁGINA: nos permite establecer márgenes, orientación de la hoja, tipo y tamaño de hoja,
encabezados y pies de página y otros detalles de impresión.
(Ver novedades en Excel 2007)
AREA DE IMPRESIÓN: para imprimir solo un rango de celdas y no la hoja completa, seleccionarlas e ir a esta
opción para establecerla como área a imprimir.
VISTA PRELIMINAR: nos presenta la hoja tal como saldrá impresa. Desde esta opción es posible modificar
los márgenes y modificar la configuración de la página.
IMPRIMIR: nos presenta la ventana para ajustar los detalles de la impresión. Desde aquí también se puede
solicitar una Vista Preliminar.
ENVIAR A: presenta las opciones para un envío por correo electrónico. Excel utiliza la cuenta de correo que
se encuentra configurada desdel el Panel de Control de Windows, Opciones de Correo.
PROPIEDADES: desde aquí podemos establecer los comentarios que luego se verán al seleccionar el
archivo: Título, Asunto, Autor, Organización y otros datos.
Sabías que...?
5- Se puede establecer la base de los hipervínculos que contendrá este libro?
Ver 'Trabajando con Libros - Hipervínculos
Lista de archivos abiertos recientemente: de manera predeterminada aparecerán los 4 últimos archivos
abiertos con anterioridad.
Sabías que...?
6- Podemos establecer la cantidad de libros recientes que nos aparecen en la lista al final de este
menú?
Ver 'Trabajando con Libros - Predeterminar Número de Archivos Recientes.
2.5 El menu Edicion
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
1 - Temas generales 12
© <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)
2.6 El menu Ver
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
2.7 El menu Insertar
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
2.8 El menu Formato
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
2.9 El menu Herramientas
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
2.10 El menu Datos
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
2.11 El menu Ventana
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
Capítulo
III
2 - Lo nuevo en Excel 2007 14
© <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)
3 2 - Lo nuevo en Excel 2007
3.1 NUEVA PRESENTACIÓN
Si bien a primera vista los cambios son muy marcados, la esencia del programa se ha mantenido, y con el uso
se puede apreciar que las opciones siguen siendo las mismas aunque se han ordenado de forma diferente.
El nuevo centro de control: la cinta (o Banda) de opciones
Se ha reemplazado la barra de los menús por una Banda en la que se agrupan en forma de pestañas todas
las opciones que encontrábamos en versiones anteriores (más algunas nuevas).
Los tres componentes de la cinta de opciones son las fichas, los grupos y los comandos
1- Fichas: Aparecen en la parte superior y cada una de ellas representa una de las tareas básicas que se
hacen en Excel (Inicio - Insertar - Diseño de página - .....)
2- Grupos: Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre sí. En la imagen podemos
observar: Fuente - Alineación - Número - ....
3- Comandos: Un comando es un botón, un cuadro en el que se escribe información o un menú. En el grupo
Portapapeles observamos los comandos Cortar, Copiar, Copiar Formato....
¿Cómo acceder a más comandos ?
Presionando el botón que se encuentra a la derecha del nombre de cada Grupo.
Cuando vea esta flecha (denominada iniciador de cuadros de diálogo) en la esquina inferior derecha de un
grupo, significa que hay más opciones dentro del grupo. Haga clic en la flecha y se mostrará un cuadro de
diálogo o panel de tareas.
3.2 Mas sobre la nueva interfaz de usuario
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO 15
© <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)
3.3 La Barra de Herramientas
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
3.4 Personalizar barra
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
3.5 Los atajos de teclado
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
3.6 Nueva vista Diseño de página
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
3.7 Más espacio de trabajo-Límites
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
3.8 Nuevos Formatos y Estilos
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
2 - Lo nuevo en Excel 2007 16
© <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)
3.9 Mejoras en funciones
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
3.10 Menu Macros
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
3.11 Agregar complementos
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
Capítulo
IV
3 - Trabajando con Libros 18
© <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)
4 3 - Trabajando con Libros
4.1 Contenido
En este capítulo se tratan temas que tienen que ver con la configuración de Excel y su comportamiento para
todos los libros en general.
Veremos cómo guardarlos y ocultarlos. También veremos cómo personalizar un libro Excel a nuestro gusto
con las opciones que nos presenta el menú Herramientas, Opciones.
4.2 Guardar libro como Borrador
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
4.3 Guardar Area de Trabajo
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
4.4 Ocultar libros
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
4.5 Predeterminar Autor de libros
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO 19
© <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)
4.6 Predeterminar Libro de Inicio
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
4.7 Predeterminar Número de Hojas
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
4.8 Predeterminar Número Archivos_Recientes
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
4.9 PREDETERMINAR FUENTE Y TAMAÑO
La fuente predeterminada de Excel es Arial 10, pero esto puede cambiarse…..
Desde el menú Herramientas, Opciones, General. encontramos un item que dice 'Fuente estándar'
Seleccionar la fuente y tamaño de nuestra preferencia para todos los libros de Excel.
3 - Trabajando con Libros 20
© <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)
Nota: Para establecer fuente y tamaño del libro activo, ver tema Estilos en capítulo: Temas generales-
 El menú Formato
4.10 Predeterminar Directorio de Apertura y Cierre
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
4.11 Cómo se verá la Barra de Tareas
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
4.12 Agregar opciones a la Barra de Herramientas
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO 21
© <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)
4.13 Crear Barras de Herramientas
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
4.14 Barras que acompañan al libro
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
4.15 Copia de Seguridad
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
4.16 Hipervinculos
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
Capítulo
V
Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO 23
© <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)
5 4 - Trabajando con Hojas
5.1 Contenido del capitulo
En este capítulo veremos todo acerca de la configuración de nuestra hoja o libro Excel.
Estas opciones tienen que ver generalmente con el libro activo.
Cómo ver la hoja, protejerla, crear barras y todas las Opciones del menú Herramientas.
También trucos y soluciones para llenar datos en una tabla y principales teclas de Función.
5.2 Direccion de la tecla Enter
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
5.3 Quitar barras y encabezados
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
5.4 PROTEGER FORMULAS Y VALORES
Siempre es conveniente ocultar o por lo menos proteger las celdas con títulos, fórmulas y datos fijos, para
evitar que sean modificadas por accidente.
Excel de manera predeterminada presenta las celdas de forma bloqueadas. Es decir que si protejemos la
hoja, no se podrán ingresar datos manualmente.
Esto es justamente lo que necesitamos para las fórmulas o textos fijos, pero deberemos permitir el ingreso de
datos en otras.
Entonces seleccionar todas las celdas donde SI se introducirán valores y quitar el tilde al cuadro Bloqueada,
desde el menú Formato, Celdas, Proteger.
Además para que además no se vean las fórmulas en la Barra de Fórmulas, seleccionar las celdas que las
contengan y tildar la opción Oculta que se encuentra en la misma pestaña Proteger del menú Formato.
4 - Trabajando con Hojas 24
© <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)
Sugerencia: si serán más las celdas con datos a ingresar que las bloqueadas, invertir el proceso.
Esto es, seleccionar la hoja desde el extremo izquierdo (Ver marca entre col A y fila 1) y quitar el tilde a la
opción Bloqueo. Luego seleccionar solo las de fórmulas y volver a tildar esta opción.
Estas opciones solo se comprueban cuando protegemos la hoja, desde menú Herramientas, Proteger,
Proteger hoja. El ingreso de contraseña es opcional.
Nota: para cambiar el estilo de bloqueo con que cuenta la hoja (de manera predeterminada todas las celdas
están bloqueadas) ver tema Estilo en capítulo 1- El menú Formato
5.5 Inmovilizar o dividir ventana
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5.6 Barra de Estado
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO 25
© <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)
5.7 Personalizar la paleta de colores
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
5.8 Color a líneas de división
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
5.9 Otro estilo de comentarios
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
5.10 Listas Personalizadas
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
5.11 Principales teclas de Funcion
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
5.12 Algunos atajos de Teclado
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
4 - Trabajando con Hojas 26
© <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)
5.13 Modificar el zoom con el mouse
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
Capítulo
VI
5 - Seleccionando y Modificando Datos 28
© <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)
6 5 - Seleccionando y Modificando Datos
6.1 Seleccion de celdas y rangos
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
6.2 Mover o Copiar celdas
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
6.3 Ir a ... Celdas especiales
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
6.4 Modificar datos en celdas
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
6.5 Series. Llenar datos en celdas
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO 29
© <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)
6.6 Eliminar celdas rapidamente
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
6.7 Insertar celdas rapidamente
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
6.8 Trabajar con varias hojas a la vez
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
6.9 OPCIONES DEL PEGADO ESPECIAL
Copiar y Pegar... pero conocemos todas las opciones del Pegado Especial?
El Pegado Especial nos permite obtener solo algunos parámetros de la celda o rango copiado, como ser, solo
fórmulas, valores, solo formatos, solo comentarios, ancho de columna, etc.
Desde el grupo Operación se nos permite realizar alguna de las operaciones básicas en todo el rango
seleccionado.
5 - Seleccionando y Modificando Datos 30
© <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)
Ejemplo: si tenemos los siguientes valores a los que deseamos multiplicar por 10.
Los pasos a seguir son:
1- Seleccionar con clic derecho la celda que tiene el valor 10 y optar por 'Copiar'
2- Seleccionar el rango de importes, clic derecho y optar por 'Pegado Especial, Multiplicar.
3- Aceptar
Saltar Blancos: Evita el reemplazo de valores en el área de pegado cuando hay celdas en blanco en el área
de copiado.
Ejemplo: Tenemos una columna Origen cuyos datos deseamos copiar en col Destino.
1- Seleccionar el rango de origen (sin título) y 'copiar'
2- Seleccionar la primer celda de destino, clic derecho, opción Pegado Especial, Saltar Blancos.
3- Observar que la celda con valor 150 se mantiene sin cambios.
Transponer: Pega las columnas copiadas en filas y viceversa.
Ejemplo: partiendo de una tabla como la siguiente:
1- Seleccionar el rango, clic derecho y 'copiar'
2- Seleccionar la primer celda de destino, clic derecho, optar por Pegado Especial, Transponer.
3- El resultado será según se observa en la imagen.
6.10 Combinando celdas
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Capítulo
VII
6 - Formatos 32
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7 6 - Formatos
7.1 Ocultar datos para imprimir
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7.2 Validación: Longitud de datos
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7.3 Validación: Rellenar con ceros
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7.4 Formato Condicional con fórmulas
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7.5 COLOREAR FILAS ALTERNAS
Una manera vistosa de presentar la tabla es coloreando filas alternas: las pares o las impares dejando el resto
blancas o a su vez formateadas de otro color.
Para realizar esto nuevamente utilizaremos la opción Formato Condicional, con fórmulas.
1- Seleccionar el rango a colorear.
2- Ir al menú Formato, Formato Condicional.
3- Optar por Fórmula en lugar de 'Valor de celda' e introducir la siguiente fórmula:
=RESIDUO(FILA();2)=0
Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO 33
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4- Presionar el botón Formato, Tramas y seleccionar un color.
Nota:
La función Fila devuelve el nro de la fila.
La función Residuo devuelve el Resto de dividir el número de fila por 2. Si ese resto es 0 se tratará de filas
pares.
5- Si además deseamos colorear las filas impares presionamos el botón Agregar y la fórmula en este caso
será:
=RESIDUO(FILA();2)<>0.
7.6 Utilizar símbolos
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7.7 Obtener fechas con formato especial
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7.8 Ingresar fechas u horas sin separadores
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7.9 Formato porcentage
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6 - Formatos 34
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7.10 Valores negativos en rojo
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Capítulo
VIII
7 - Funciones 36
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8 7 - Funciones
8.1 Trucos a la hora de trabajar con funciones
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8.2 Quitar expresión de error o 0 en fórmulas
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8.3 La función TEXTO
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8.4 Obtener nombre de carpeta, libro u hoja
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8.5 Incluir nombre de Hoja-Libro-Carpeta en funcion
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8.6 Promedios sin incluir valores 0
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Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO 37
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8.7 Unificando Estilos en celdas con formato
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8.8 Contar cantidad de cierto caracter en celda
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8.9 Sumar tablas filtradas
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8.10 Obtener posición del dato encontrado
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8.11 OBTENER TITULO DE COLUMNA DEL DATO ENCONTRADO
La función COINCIDIR nos permite obtener la referencia o posición de un dato encontrado.
A continuación podemos observar una tabla, donde se desea saber a qué columna corresponde el valor
máximo de cada fila y su referencia en la fila de títulos.
Aquí se utilizó la función COINCIDIR, junto con la función INDICE y K.ESIMO.MAYOR
K.ESIMO.MAYOR(rango;posición) encuentra la mayor venta de la fila
7 - Funciones 38
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COINCIDIR(valor buscado; matriz a buscar; tipo coincidencia) devuelve la posición donde ese valor
máximo se encuentra en el rango de ventas
INDICE(matriz; nro fila; nro col): devuelve la posición encontrada pero en la fila de títulos.
En la columna 'Mayor Venta' utilizamos la siguiente fórmula que nos devuelve el primer valor máximo de la fila:
=+K.ESIMO.MAYOR(B2:D2;1)
En la columna 'Vendedor' obtenemos el título de ese valor máximo:
=+INDICE($B$1:$D$1;;COINCIDIR(E2;B2:D2;0))
Para evitar el uso de la columna 'Mayor Venta' podemos concatenar la fórmula para la columna 'Vendedor' de
la siguiente manera:
=+INDICE($B$1:$D$1;;COINCIDIR(K.ESIMO.MAYOR(B2:D2;1);B2:D2;0))
8.12 Cálculos con fechas
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8.13 Cálculos con horas-minutos
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8.14 Extraer Hora en celdas con fechas
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8.15 La función SI.FECHA
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Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO 39
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8.16 La función ALEATORIO
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8.17 La función MAX y BUSCAR
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8.18 La funcion INDIRECTO y FILA
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8.19 Devolver valores a izquierda
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8.20 Devolver otros valores Min y Max
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8.21 Contar registros según criterios
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8.22 Sumar registros según criterios
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7 - Funciones 40
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8.23 Formulas matriciales
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8.24 Buscar valores según 2 criterios
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Capítulo
IX
8 - Especiales del menú Herramientas 42
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9 8 - Especiales del menú Herramientas
9.1 Buscar Objetivo
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9.2 Escenarios
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9.3 Seguridad
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9.4 Creando una firma digital
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9.5 AGREGAR COMPLEMENTOS
Los complementos son archivos que contienen funciones de uso masivo.
Podemos tener nuestras propias funciones en un libro, a las que accederemos a través de la lista de
funciones Excel, categoría 'Definidas por el usuario', pero si estas funciones necesitan ser utilizadas en
otros libros, deberemos crear un 'Complemento'
¿Cómo acceder entonces a estas funciones desde otro libro?
Como este manual no se ocupa de Macros, solo aclararé que la función debe ser creada en el Editor de un
libro en blanco, en un módulo y luego el libro será guardado como Tipo 'Complemento' con extensión .xla.
(en el siguiente mensaje no es necesario guardar los cambios)
Una vez hecho esto, desde cualquier libro Excel, ir al menú Herramientas, Complementos, presionar el
botón Examinar y buscar el archivo creado en el paso anterior.
Importante: si una función ya no será utilizada, desde este mismo menú destildar la opción en la lista de
complementos.
Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO 43
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Nota: En la carpeta donde se encuentra este manual, se incluye un complemento conteniendo la función:
ContarCeldasColor. Agréguela a su Excel siguiendo los pasos anteriores.
Atención: En el libro adjunto Ejemplos_TyS, hoja Función, podrá ver la sintaxis de esta función que le
contará, dentro del rango seleccionado, las celdas con fuente distinta de negro (o automática)
Capítulo
X
Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO 45
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10 9 - Especiales del menu Datos
10.1 Formularios
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10.2 Comentarios-Otro estilo
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10.3 Comentarios desde Validación de datos
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10.4 Separar texto en varias columnas
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10.5 CONSOLIDAR DATOS
Supongamos que tenemos 2 hojas ( o más): Sucursal 1 y 2 con los mismos datos y necesitamos en otra hoja
o rango el total acumulado de ambas.
Esto se logra desde el menú DATOS, opción CONSOLIDAR
Consolidar datos significa resumir datos procedentes de varias hojas.
El proceso de consolidación nos permite elegir si los datos consolidados quedan vinculados a las hojas fuente
o no.
Excel permite consolidar hojas por posición y por categoría.
1- Por posición, cuando los datos de todas las áreas de origen se organizan en idéntico orden y situación;
por ejemplo, para combinar los datos de una serie de hojas de cálculo creadas desde la misma plantilla.
2- Por categorías, si se desea resumir un conjunto de hojas de cálculo que tienen los mismos rótulos pero
organizan los datos de forma diferente.
9 - Especiales del menu Datos 46
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En el ejemplo siguiente tenemos 2 pequeñas tablas y la de Resúmen.
Pasos a seguir:
1- Seleccionar las 3 celdas del Total en la tabla Resumen.
2- Ir al menú Datos, Consolidar. Dejar la opción Suma
3- En Referencias introducir el rango de importes de la Sucursal 1 y presionar Agregar.
Nuevamente en Referencias introducir el rango de importes de la Sucursal 2 y presionar Agregar.
4- Para que los valores del Resumen se actualicen con los cambios en las distintas tablas, tildar la opción
Crear vínculos con los datos de origen.
Nota: *ver otros ejemplos en libro adjunto Ejemplos TYS
10.6 Agrupar y Esquema
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10.7 Subtotales
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Capítulo
XI
10 - Más Soluciones 48
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11 10 - Más Soluciones
11.1 Ordenar por más de 3 columnas
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11.2 Validar datos según lista en otra hoja
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11.3 Validar datos en columnas dependientes
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11.4 Evitar duplicados al ingreso de datos
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11.5 Evitar duplicados según 2 celdas
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11.6 Filtro avanzado en hoja protegida
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Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO 49
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11.7 Llenar tablas (sin preocuparnos del salto de col)
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11.8 Autocompletar celdas vacías
Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.
11.9 Cómo agregar o quitar datos de un gráfico
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11.10 Evitar cortes en gráficos con valores 0
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11.11 IMAGENES EN SERIES DE GRAFICOS
Una opción interesante a la hora de crear gráficos es utilizar imágenes en las series, que tengan relación
con el contenido de lo que se está graficando, en lugar de las típicas barras o columnas.
En la imagen se trata de un gráfico para una Inmobiliaria.
10 - Más Soluciones 50
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Pasos a seguir:
1- Una vez hecho de la forma habitual el gráfico de nuestra tabla, seleccionar una serie con clic derecho y
optar por Formato de serie
2- En la pestaña Tramas, optar por Efectos de Relleno (* ver imagen 1)
3- En la siguiente ventana, optar por la pestaña: Imagen (**ver imagen 2)
4- En la siguiente ventana presionar el botón: Seleccionar imagen. Se ha dejado el formato 'Apilar' (***ver
imagen 3)

FIN DEL MANUAL

I

Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO

Tabla de Contenidos
0

Cap. I Introducción Cap. II 1 - Temas generales

6 9

1 CARACTERISTICAS ................................................................................................................................... DEL MANUAL 6

1 Las barras de ................................................................................................................................... Excel 9 2 El cuadro de Nombres ................................................................................................................................... 9 3 Formas de Selección ................................................................................................................................... 9 4 EL MENU ARCHIVO ................................................................................................................................... 9 5 El menu Edicion ................................................................................................................................... 11 6 El menu Ver ................................................................................................................................... 12 7 El menu Insertar ................................................................................................................................... 12 8 El menu Formato ................................................................................................................................... 12 9 El menu Herramientas ................................................................................................................................... 12 10 El menu Datos ................................................................................................................................... 12 11 El menu Ventana ................................................................................................................................... 12

Cap. III 2 - Lo nuevo en Excel 2007

14

1 NUEVA PRESENTACIÓN ................................................................................................................................... 14 2 Mas sobre la................................................................................................................................... nueva interfaz de usuario 14 3 La Barra de Herramientas ................................................................................................................................... 15 4 Personalizar................................................................................................................................... barra 15 5 Los atajos de ................................................................................................................................... teclado 15 6 Nueva vista Diseño ................................................................................................................................... de página 15 7 Más espacio................................................................................................................................... de trabajo-Límites 15 8 Nuevos Formatos ................................................................................................................................... y Estilos 15 9 Mejoras en funciones ................................................................................................................................... 16 10 Menu Macros ................................................................................................................................... 16 11 Agregar complementos ................................................................................................................................... 16

Cap. IV 3 - Trabajando con Libros
1 Contenido

18

................................................................................................................................... 18

2 Guardar libro ................................................................................................................................... como Borrador 18 3 Guardar Area ................................................................................................................................... de Trabajo 18 4 Ocultar libros ................................................................................................................................... 18 5 Predeterminar ................................................................................................................................... Autor de libros 18 6 Predeterminar ................................................................................................................................... Libro de Inicio 19
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