Universidad Austral de Chile Facultad de Ciencias Econmicas y Administrativas Instituto de Administracin .

CONSTRUCCIN BASE DE DATOS EN ACCESS

Elaboracin de tablas, consultas, informes y formularios

ADMI 273

M Soledad Burgos M Fernanda Crcamo Pamela Luengo

Viernes 24 de Junio de 2011

1. Definicin del problema

Se requiere establecer un sistema informtico que permita concentrar y manejar la informacin de los datos provenientes del proceso de comercializacin de una nueva sucursal de una cadena de tiendas de retail instalada en el pas. La informacin requerida tendr relacin con los clientes, vendedores, departamentos y las ventas producidas, para lo cual se deber tener en consideracin las siguientes restricciones: La sucursal est compuesta por departamentos, siendo estos un total de 7. Cada departamento, tendr un cdigo nico que lo identifique. Los departamentos estn constituidos por categoras de productos. Cada categora tiene un cdigo nico. A su vez a cada una de ellas pertenecen varios productos, pero un producto slo puede pertenecer a una categora. En relacin a los productos, estos se identifican por un cdigo. Adicionalmente se incorporan campos tales como su nombre, categora, tamao y precio de venta unitario. Respecto a los vendedores, en cada departamento trabajarn 3, uno de jornada Completa, otro Part-time y un tercero Parcial. Estos tambin estarn a cargo de realizar las facturas que se entregan en la compra. Es importante destacar que dentro de estas facturas se registrar el Rut del vendedor, para conocer los niveles de venta de cada uno, y entregar premios al mejor de ellos mensualmente. De los vendedores debern incorporarse datos personales tales como Rut, departamento, jornada, nombre, apellido, edad, direccin y estado civil. De los clientes interesa conocer su Rut, nombre, apellido, edad, direccin, fono y fecha de ingreso como cliente de la sucursal. De las facturas de venta, interesa registrar, el nmero de factura, el Rut del cliente, el Rut del vendedor, la fecha, neto, IVA, bruto y tipo de pago, el que puede ser a crdito o al contado. Adems se contar con un detalle de factura de venta, en el cual se incorporar el nmero de factura, el cdigo del producto, fecha de venta, neto, IVA, bruto y fecha de vencimiento.

2. Modelo de Entidad Relacin

3. Atributos de las Entidades

4. Relaciones

5. Consultas
a. Ventas del departamento de Deporte de la sucursal agrupadas por vendedor.

Como se puede observar slo dos de los empleados del departamento de deporte realizaron ventas durante enero y febrero, siendo Flor Muoz la vendedora acreedora del bono ventas de verano entregado en marzo. b. Todos los productos de la categora Muebles de tamao grande o sper grande. Mostrar nombre, tamao y precio unitario.

Todos estos productos se encuentran en bodega, y se desea liberar espacio, por lo que se necesita una mayor rotacin de stos. Para lograrlo se realizar una exhibicin de muebles grandes, como ya se conocen cules son, se puede determinar los precios de oferta y la organizacin de la fuerza de ventas.

c. Todos los clientes que hayan comprado a crdito al menos una vez. Mostrar nombre, apellido, RUT, y monto de cada venta al crdito.

Uno de los negocios de las tiendas de retail son las ventas al crdito, una de las estrategias que se utilizar para impulsar las ventas es ofrecer descuentos, promociones y aumentos de cupo exclusivos para aquello clientes que compren frecuentemente (ms de 3 veces en un periodo de 2 meses) con esta modalidad de pago. Una vez identificados los clientes se les enviar ofrecimientos personalizados a sus hogares.

d. Mostrar RUT, nombre, apellido, direccin, edad, estado civil, tipo de jornada, y departamento de los vendedores.

Se debe contar con un registro de todos los trabajadores actuales de la sucursal para enviar a la central en Santiago la que realizar un anlisis de la rotacin de empleados entre todas las sucursales dos veces al ao.

e. Promedio de ventas a crdito de los vendedores del departamento decohogar. Mostrar nombre, apellido, RUT y promedio ventas.

Hace dos meses se instaur una campaa para incrementar las ventas al crdito en los departamentos. Se instauraron una serie de medidas, tales como pago en cuotas diferidas, promociones y descuentos especiales por el uso de la tarjeta de crdito. Por tanto, mediante la consulta se est monitoreando el resultado de esta campaa, se ha escogido el departamento decohogar ya que era el que presentaba los ms bajos niveles de venta al crdito. f. Niveles de venta de los vendedores parciales de la sucursal.

Una de la nuevas polticas de la empresa es la de incorporar a un trabajador Parcial al personal de planta, esto se realiza cada dos meses. Para seleccionar al trabajador el criterio utilizado es el nivel de ventas. En este caso se puede ver que, en orden descendente, quien ocupa el primer lugar es Ana Daz, por lo tanto ella ser beneficiada. g. Los productos que han sido vendidos ms de 5 veces. Mostrar nombre del producto, nmero de ventas, categora y departamento.

Se busca conocer el nivel de rotacin de los productos de la sucursal y coordinarlo con los niveles de inventarios existentes. Se considera que un producto que es vendido ms de cinco veces es de alta rotacin, y que, en consecuencia, exige un mayor control de inventario. La consulta entrega la informacin requerida para estos procedimientos. h. Ventas totales de cada departamento

Se est elaborando una estrategia de marketing para los siguientes 3 meses y se necesita saber en qu departamento hay que poner ms nfasis. Como se puede ver los departamentos de Belleza, Deporte y Mundo Infantil son los ms dbiles y sobre los cuales hay que trabajar ms y asignar un mayor presupuesto.

6. Informes
a. Informe Clientes ms leales

b. Informe de Vendedores por departamento

c. Informe Facturas de venta 2011

d. Ventas por departamento.

e. Productos ms vendidos

f.

Productividad vendedores

g. Ventas al crdito y al contado de los vendedores parciales.

h. Clientes y sus preferencias

7. Formularios
a. Formulario Vendedores

b. Formulario Clientes

c. Formulario Productos

d. Formulario Facturas de venta

e. Formulario Ventas por departamento

f.

Formulario Categora

g. Formulario de los productos ms vendidos

h. Formulario de ventas por vendedor

8. Carta Gantt
Se separ el proyecto en 4 fases para facilitar el avance de ste, Pre-elaboracin base de datos y modelo E-R con una duracin de 15 das Revisiones y correcciones con una duracin de aproximadamente 13 das Base de datos y pruebas en Access con una duracin de aproximadamente 15 das Aplicacin del modelo en Access con una duracin de 25 das

La duracin total del proyecto fue de 2 meses y una semana. Supuesto: cada integrante trabaj en promedio 3 horas diarias, todos los das de la semana.