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POLITICAS

COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.A. 2013

POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.A.
N ro. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013

Índice Introducción Ventas Marketing Crédito y Cartera de Clientes Cartera Incobrable Cobranzas Caja Chica Caja General Bancos Compras y Abastecimiento Activos Fijos Bodega y Custodia Inventario Recursos Humanos Honorarios, Viáticos y Movilización Documentación Ambiente de Control Tecnología y Comunicación Seguridad y Salud Ocupacional. Laboral y Ambiental. Innovación Anexos Pág. 3 Pág. 4 – 5 Pág. 6 Pág. 6 – 8 Pág. 8 Pág. 9 Pág. 10 Pág.10 – 11 Pág. 11 – 12 Pág. 12 Pág. 12 – 13 Pág. 13 – 14 Pág. 14 – 15 Pág. 15 – 17 Pág. 17 Pág. 17 – 18 Pág. 18 Pág. 19 Pág. 20 Pág. 20 Pág. 21

ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013

REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013
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procedimientos y presupuestos. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. incluidos los que tengan derecho accionario. N ro. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. al mismo que todo el personal de las agencias debe cumplir y trasmitirlo a nuevos colaboradores. las mismas que serán de cumplimiento obligatorio por parte de todos los colaboradores.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. mantiene pólizas de seguros para minimizar el impacto ante la ocurrencia de eventos fortuitos presentados a su personal y activos en general. en función de éstas se revisarán y elaborarán los planes. manuales. La Gerencia General con la finalidad de precautelar los riesgos inherentes a las actividades comerciales. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: J. La empresa mantiene dentro de su filosofía organizacional como herramienta de desarrollo el Proceso de Mejora Continua de Calidad y Productividad. se organizará la administración y el funcionamiento de la empresa. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 INTRODUCCION La Gerencia General en ejercicio de sus atribuciones actualiza las Políticas Generales de la Empresa. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 3 de 24 . se administrarán los recursos.A.

CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R.A. que proporcionen un margen de rentabilidad que asegure la continuidad del negocio. ni acumulativo). serán fijados en las facturas de acuerdo al volumen de adquisición. 4. Las ventas menores a U. La custodia de todos los comprobantes de venta en blanco es responsabilidad del Administrador/a o Cajero/a – Administrador/a. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R.S. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 VENTAS 1. clientes especiales. La Facturación debe realizarse observando estrictamente todas las disposiciones tributarias emitidas por el SRI.00 se realizarán solo de contado. Los descuentos deberán ser preferentemente en producto. Las ventas de productos a colaboradores será máximo U. Y el valor del crédito se cancelara con anticipo a sueldo. Concluida la jornada de facturación ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. siendo la condición de crédito igual a los clientes. forma de pago y se aplicaran según tabla debidamente aprobada por Gerente de Ventas y el precio neto al cliente en ningún caso podrá ser inferior al precio de adquisición. de efectuar una venta a crédito inferior a este monto se responsabilizará y cobrará a la persona que autorizo dicha venta. buscando siempre precios competitivos. 6. 3.S.$ 6.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. 5. N ro. 7.00 mensuales (intransferible. CARGO: J. Descuentos sobre ventas. Las ventas independientemente del monto deberán facturarse individualmente a cada cliente. La fijación de precios estarán bajo la responsabilidad de la Gerencia General y Gerencia de Ventas.$ 25. 2. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 4 de 24 .

para evitar la caducidad de los productos el vendedor es responsable de observar que los mismos que no hayan rotado en más de 90 días. 9. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. tiempo de caducidad y condición del producto. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 5 de 24 . Productos Caducados. 12. sean retirados y canjeados por productos de mayor rotación. Todo reclamo presentado por productos defectuosos debe ser atendido y dársele el tratamiento según la “Hoja de Retiro de Devoluciones”. El control se llevará en reportes preestablecidos. N ro.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. Créditos a autoservicios y clientes especiales. 11. el Supervisor de Agencia según sea el caso debe acompañar a sus vendedores en visitas a sus clientes. Supervisión directa a vendedores. 8. en caso de extravío debe comunicarse por escrito inmediatamente al Contador General. CARGO: J. 10. Reporte de clientes Visitados.A. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. Es responsabilidad de todo el personal del área comercial mantener las mejores relaciones con nuestros clientes. 14. los vendedores deben llenar el “Reporte Diario de Visitas a Clientes”. el Gerente de Ventas establecerá según el caso los plazos y descuentos. de presentarse caducidad de productos en los clientes deben ser retirados y negociar el valor de su devolución en porcentaje de acuerdo al tipo de cliente. dependiendo de las condiciones del mercado en base a los ruteros establecidos. optimizando su recorrido para cubrir el 100% de visitas. (Formulario V2). El vendedor establecerá el itinerario de viajes o visitas a clientes. 13. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. y de presentarse algún conflicto debe ser comunicado a su jefe inmediato para su pronta solución. Reclamos de Productos. buscando siempre el mejor beneficio mutuo. los mismos que estarán disponibles para ser auditados. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 se debe verificar la continuidad de las secuencias.

el visto bueno del Supervisor de Ventas. Las actividades de mercadotecnia serán aprobadas por Gerente General y Gerente de Ventas y estas actividades serán comunicadas oportunamente a cada una de las agencias. Los diseños de todo auspicio publicitario deberán cumplir las exigencias del manual corporativo. 18. conjuntamente con el Gerente de Ventas. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CREDITOS Y CARTERA DE CLIENTES 21. independientemente del monto. N ro. 17. Las campañas de degustación e impulsación se deben organizar proyectando una imagen corporativa sólida. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. Todo artículo publicitario y promocional que se entrega a clientes debe estar basado en un plan debidamente aprobado por Gerente de Ventas. 20. en caso de ausencia de este. 19.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. autorizará el Administrador/a o Cajero Administrador/a de la Agencia. Todo material publicitario POP recibido en la Agencia Comercializadora debe ser usado en base a las directrices dictadas por el Departamento de Marketing. con personal debidamente capacitado en usos y cualidades del producto. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. 16. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 MARKETING 15. CARGO: J. Supervisores de Agencia. Todas las ventas a crédito requerirán. que las actividades promocionales consigan su mejor resultado y proyecten una imagen corporativa sólida. El Departamento de Marketing es responsable de la coordinación.A. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 6 de 24 .

POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. exceptuando a clientes especiales debidamente listados y autorizados por Gerente de Ventas cuyo plazo será hasta 30 días y los autoservicios no superaran los 60 días. El monto mínimo para la concesión de un crédito. De este análisis se autorizará o negara el crédito. 26. se fijaran por agencia y tipo de cliente a quien está dirigido bajo tabla vigente emitida por Gerente de Ventas y aprobado por Gerencia General. el Supervisor o Administrador/a Cajero – Administrador y Vendedor deberán realizar una investigación del futuro deudor. El Gerente de Ventas. Las ventas a crédito se deberán respaldar con la factura debidamente firmada por el cliente o su representante y la persona de la empresa que hace los despachos. Las ventas a crédito se deberán facturar a nombre del cliente. preferentemente para garantizar su cobro solicitar cheque cruzado a nombre de la empresa. (Anexo 1) 23. citando claramente en la factura: todos y cada uno de los requisitos de llenado que exige el Reglamento de Facturación. 22 de este manual de políticas. CARGO: J. 25. Todo cliente antes de acceder a un crédito. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. y los valores no se recuperasen estos serán de absoluta responsabilidad de quien lo concedió y autorizo. El plazo del crédito estará en relación a la frecuencia de visitas que se realizan al cliente. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. 27. N ro. se deberá adjuntar la respectiva solicitud de crédito. el plazo y los créditos que se podrán acumular.A. copia de cedula y la autorización del cliente para revisar su record crediticio en buró de crédito. El Supervisor de Agencia o Vendedores que contravengan el articulo Nro. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 22. y/o se regirán por los convenios establecidos. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 7 de 24 . 24.

serán autorizados por Gerencia General. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 28. efectuara la entrega CARTERA INCOBRABLE 32. para la realización de descuentos deberán considerar: tipo de productos. éstos serán de su absoluta responsabilidad. 31. además la verificación de Control Interno o Auditoria y con la autorización de Gerencia General se calificaran estos valores como incobrables. previa presentación de informe. 29. monto de compra. deben cumplir las formalidades legales e internas. CARGO: J. 33. Funcionario que otorgue o autorice un crédito sin observar los requisitos requeridos y de darse caso que los valores involucrados en este crédito no sean recuperados. se exigirá el pago en forma inmediata. De subsistir pérdidas o faltantes se deberá dar cumplimiento al Reglamento Interno de la Empresa. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. Cuando se realice el cambio de vendedores o rutas.A. mediante acta que suscribirá con el nuevo vendedor. Los descuentos a realizarse al personal por cuentas incobrables que se generen por diferentes causas. N ro. Todo funcionario de ventas. El funcionario que realice recaudaciones que al momento de rendir cuentas tuviere faltante de mercadería o efectivo. el Supervisor de Agencia. plazo y forma de pago. (Anexos 1) 30. verificara con los clientes la cartera real recuperable. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 8 de 24 . Las cuentas por cobrar que resultaren incobrables por diferentes actividades de comercialización. el mismo que no superara los rangos establecidos para cada agencia.

N ro. reportarán a la agencia los depósitos y el dinero efectivo restante.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. dicho valor le será endosado según artículo 4. Cajero Administrador/a o su delegado entregara los documentos de cobro según el Reporte de Salida de Documentos. 41. Los cobros en cheque de preferencia deben ser de la cuenta del cliente. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 COBRANZA 34.A. Los documentos de cobro. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 9 de 24 . 40. Los entregadores y/o cobradores deben depositar a las cuentas bancarias de la empresa la totalidad o mayor porcentaje de las recaudaciones diarias que realicen. Todo cobro. Los cheques devueltos por protesto. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. 36. por cancelación o abono de facturas a crédito debe estar respaldado por el Recibo de Cobros. 37. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. 39. El Administrador/a. será de absoluta y total responsabilidad de quien lo tuviese a cargo y de no recuperarse su valor por otra vía. archivo. se debe gestionar la recuperación de su valor de forma inmediata siendo responsables el Supervisor y Administrador/a o Cajero Administrador/a de cada Agencia. de terceras personas deberá quedar constancia firmada del cliente que entregó el cheque. La conciliación de los documentos enviados al cobro debe ser realizada de forma diaria o al final de la ruta. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. extraviados. su recepción. substraídos o robados. 38. entrega y custodia. 35. es de exclusiva responsabilidad de Administrador/a o Cajero Administrador/a. En caso de pérdida de documentos de cobro.

Deberá conservar en la caja fuerte los ingresos del día. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 10 de 24 . garantizando que siempre tenga dinero disponible. CARGO: J. (contado – crédito) ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A.$ 40. El fondo de caja chica se crea única y exclusivamente para gastos menores a U. 45. cuya clave solo debe conocer el Cajero/a. La creación y aumento del fondo de Caja Chica se basara en las necesidades de cada Agencia y será solicitado por el Contador y autorizado por Gerencia General.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. El fondo de Caja Chica se debe reponer cuando los pagos efectuados sumen hasta el 70% del monto total. 43. a un nuevo Cajero/a. Cajero – Administrador/a será coordinado por el Departamento de Contabilidad. CAJA GENERAL 46. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 CAJA CHICA 42. 49.A. 48. nota de venta) que no reúnan los requisitos indicados en el reglamento de facturación vigente estipulado por el SRI. verificando que el número de facturas emitidas correspondan a las devueltas. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R.00. No deben cancelar comprobantes de ventas (factura. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. La entrega recepción de los valores de Caja General. 44. hasta su depósito en bancos que se realizara en un máximo de 24 horas siguientes. la suma de los gastos no sobrepasarán el monto del fondo establecido para cada agencia.S. 47. N ro. Contar con caja fuerte para la custodia del efectivo y sus documentos. El responsable de Caja deberá expedir la Liquidación de Cobros al momento de efectuarse la recepción de valores con sus respectivos recibos.

Todos los valores recaudados por ventas. De suscitar que un cheque girado por nuestra empresa se extravíe. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 50. de las diferentes cuentas de la empresa obligatoriamente serán realizadas por el Contador mes a mes y presentadas a Gerencia General junto con los Estados Financieros. Los cheques recibidos se sellaran y cruzaran al momento de su recepción. cheques girados deben guardarse en caja fuerte. 59.A. 51. Las Conciliaciones Bancarias. 56. debe depositarse diariamente. N ro. El manejo de la chequera deberá estar a cargo de Administrador/a o Cajero – Administrador/a. o cualquier otro valor recibido. cobros. El Gerente General determinara los montos máximos a girar por cheque de acuerdo al volumen de operación de la agencia. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. Las chequeras en blanco. 52. se restituirá de acuerdo a las disposiciones de la ley de Bancos. El cierre de caja debe ser realizado diariamente de manera impostergable. Las cuentas corrientes tienen destinó específico. y se registraran en el Sistema Contable. 54. quien es responsable de forma absoluta por los valores girados. La apertura de cuentas corrientes será autorizadas por la Gerencia General y será registrada a nombre de la Empresa. BANCOS 53. solo para las transacciones de la empresa. CARGO: J. cheques vencidos. 55. 58. 57.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 11 de 24 .

N ro. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. Para la emisión de cheques estos deben tener documento soporte del gasto. Los cheques deben ser a beneficiarios nominativos y cruzados. 67.000. calidad.$ 5. se efectuará tomando en consideración precio.00 se requerirá de forma obligatoria la autorización de Gerencia General. suministros. etc. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 60. Adquisiciones de activos con valor de hasta U. costo o inversión.S.S.00 a U. 64. soporte y garantías del producto.A. 65.00 serán autorizados por Administrador/a o Cajero Administrador/a. con la finalidad de obtener mejores beneficios y evitar desabastecimiento.. tiempo de entrega y la importancia operacional del recurso. COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS 63. Se deberá tener más de un proveedor por cada bien.$ 201.S. por tanto sé prohíbe el giro al portador en blanco y posfechados. 61. 62.$ 200. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. servicios. Toda compra de bienes. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: J. Los cheques girados y no cobrados después de trece meses de su giro. Toda adquisición independiente del monto debe cumplir con las formalidades requeridas. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 12 de 24 . montos entre U. deberán pedir su anulación respectiva indicando este causal.001.00.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.$ 5.S. Las compras se realizan a proveedores que aseguren el mantenimiento. ACTIVOS FIJOS 66. serán autorizados por el Gerente de Ventas y montos superiores a U.

ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 13 de 24 . Cuando los activos en general por su uso presenten daños o deterioro y requieran reparación. 70. 72. Los vehículos son de uso exclusivo para el trabajo operativo de la agencia. debe realizarse un análisis costo beneficio para su sustitución o reparación. 69. CARGO: J. 74.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. Activos que por su uso presenten destrucción o deterioro total y deban ser dados de baja y destruidos se emitirá un memorando a Gerencia General solicitando lo mencionado y en presencia de entes de control interno se procederá a ejecutar lo solicitado. N ro. antes de ejecutar la misma. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. los mismos que al terminar la jornada serán guardados en los lugares determinados. y cambio de responsable sobre un activo se debe realizar un acta entrega recepción del mismo. El cuidado y buen uso de todos los activos de la agencia son responsabilidad de Administrador/a o Cajero Administrador/a. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R.A. 71. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 68. cuyo precio no será nunca menor al valorado en libros contables y solo podrá realizarse si lo autoriza expresamente por escrito la Gerencia General. 73. De no existir este documento y de extraviarse el activo el valor comercial del mismo será imputado al responsable original. Para la venta de activos fijos se debe emitir un memorando donde se estipulen las causas por las cuales se pretende vender el activo. Toda transferencia interna. La movilización o traslado de Activos entre agencias deben ser con autorización expresa de Gerencia General.

Administrador/a y Facturador. La Entrega – Recepción del inventario de producto a nuevos bodegueros será coordinado por el Administrador/a o Cajero/a – Administrador/a y se respaldara con acta entrega recepción. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 BODEGAS Y CUSTODIA 75. 80. Toda devolución que se genere en el mercado indistintamente de sus causas debe cumplir con los procesos de control interno establecidos en un plazo máximo de 12 horas.A. 79. CARGO: J. Administrador/a o Cajero – Administrador/a y Bodeguero. El bodeguero es responsable por el inventario de producto terminado y activos entregados a su custodia. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 14 de 24 . Los faltantes presentados en bodega serán facturados al Bodeguero. 78.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. 76. El área física para la instalación de una agencia debe cumplir los requerimientos de las Normas de Salud y Seguridad industrial. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. N ro. 81. INVENTARIOS 77. se acepta ajustes entre productos de la misma presentación y los sobrantes se realizara Nota de Crédito y ajuste al inventario. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. La constatación física de inventarios debe ser de 40 ítems aleatorios por semana y en su totalidad cada fin de mes. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. Las diferencias encontradas en inventario deberán ser revisadas minuciosamente antes de proceder a realizar los ajustes correspondientes. El pedido que la agencia genere para los proveedores considerara niveles óptimos de inventario y debe ser revisado y sumillado por Supervisor de Ventas.

sin que esto sea considerado como devolución para efectos de medición estadística. éstos deberán ser devueltos en forma inmediata en el mismo vehículo que llevo el pedido. 83. Todo colaborador previo a la tramitación de su finiquito debe realizarse los exámenes post – ocupacionales y devolver los activos y uniformes. Productos retirados del mercado para su devolución a los proveedores deben de forma obligatoria cumplir con el “Formato de Devoluciones”. 84. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. Todo colaborador desvinculado de la compañía previo su finiquito debe descontarse los valores pendientes.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. N ro. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. 86. RECURSOS HUMANOS 85.. Todo colaborador desvinculado de la compañía debe ser cancelado su finiquito en máximo 30 días. 88. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 15 de 24 . CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. 87. se deberá cumplir con todos los requisitos exigidos por los entes gubernamentales y la empresa. Supervisor de Agencia y Bodeguero quienes deben verificar las existencias y evitar que en bodega existan ítems con antigüedad mayor a 90 días. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 82. se envíe productos que no han sido requeridos por la agencia. La desvinculación de un colaborador de la empresa se la realizara por inobservancia al Reglamento Interno de Trabajo o por bajos rendimientos en su evaluación de desempeño. Para la incorporación de un nuevo colaborador.A. 89. El mantener un inventario óptimo es responsabilidad de Administrador/a o Cajero – Administrador/a. En caso que desde la planta de ILE C.A.

colectas con fines humanitarios deberán ser autorizadas por el nivel jerárquico superior. 95. 97. se podrá dar en efectivo provisionalmente. ventas por sistema. La empresa realizara anticipos a sueldos a partir del día 7 del mes y máximo el 40% del total de la remuneración del colaborador. ante su incumplimiento se aplicara el Reglamento Interno de Trabajo. 94. Se prohíbe el uso de activos e instalaciones para relaciones maritales o extramaritales. N ro. 92. Todo Colaborador tiene la obligación de asistir. salvo casos de extrema emergencia comprobados. Todo nuevo colaborador previa su incorporación a la empresa deberá recibir la inducción básica y capacitación. (Anexo 2). NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. 91. colectas. la misma que será descontado en su totalidad a final de mes. Los anticipos a sueldo o préstamo se los realizará en cheque. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. Talento Humanos asegurara que todo el personal que ingrese a la empresa cumpla con los procesos de Inducción.A. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 16 de 24 . La empresa concederá préstamos a sus colaboradores por casos de calamidad domesticas o fortuitos debidamente demostrados y su aprobación se regirá en base a la Tabla de Prestamos establecida. préstamos a rédito y demás actividades de este tipo entre el personal de la empresa. 93. Capacitación y/o Entrenamiento requerido para su puesto de trabajo. Se prohíben rifas. CARGO: J. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 90. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. 96. participar y evaluar a las diferentes Capacitaciones y/o Entrenamientos a los que sea requerido por la empresa. para lo cual deberá existir la autorización de Gerente de Ventas.

Gerencia General autorizara las tablas de comisiones para todos los cargos de las comercializadoras. Toda la documentación que se emita: contables. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 98. contratos son de carácter privativo de la empresa.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. viáticos por hospedaje y alimentación están establecidos según las rutas asignadas y deben ser revisados frecuentemente por los Supervisores de Agencia y autorizadas por Gerente de Ventas. Ante el abuso de autoridad y acoso de cualquier índole. Los valores por movilización. DOCUMENTACIÓN 104. N ro. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 17 de 24 . por lo tanto su custodia y conservación estará bajo la responsabilidad del Administrador/a o Cajero – Administrador/a de agencia.A. VIATICOS Y MOVILIZACIONES 100. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. HONORARIOS. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. Se prohíbe nepotismo en el personal que labore en una misma empresa hasta cuarto grado de consanguineidad y segundo de afinidad. Y de detectarse relaciones amorosas entre colaboradores se aplicara esta norma. personas naturales o jurídicas se proporcionarán previo autorización de Gerencia General o Presidencia. sociales. 103. 102. poderes. 101. De requerirse movilización aérea será autorizada por la Gerencia de Ventas. cualquier información solicitada por autoridades. Se consideran gastos de viaje todos los que se realicen por actividad comercial y/o laboral y los soportes deben cumplir con los requerimientos que exige las leyes tributarias. CARGO: J. 99. se actuara según lo que prescriben las leyes vigentes en el país.

Queda bajo absoluta responsabilidad del Administrador/a o Cajero Administrador/a de agencia que las facturas se encuentren secuencialmente archivadas. N ro.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. 110. AMBIENTE DE CONTROL 109. Es deber del Administrador/a o Cajero Administrador/a de agencia informar de forma inmediata al Contador el extravío de documentos de venta para el trámite respectivo ante el SRI. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 18 de 24 . Toda denuncia será tratada de manera confidencial y sujeta a su verificación. 105. Todas las facturas anuladas en blanco deben archivarse el juego completo. En caso de Siniestro (robo – asalto) a nuestros colaboradores. selladas como nulas y mutiladas en un sector que imposibilite su uso posterior. esta gestión será obligatoriamente respaldada con informe presentado en lapso máximo de 72 horas. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R.A. 107. procederá inmediatamente a realizar las indagaciones necesarias para establecer la veracidad y circunstancias del siniestro. 108. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 Se exceptúa los requerimientos de la Administración Tributaria que se dará trámite inmediato y se informara a Gerencia General. CARGO: J. el Supervisor de Agencia o Administrador/a o Cajero/a – Administrador/a. como medida disuasiva para el cometimiento de actos ilícitos. en la que se indicaran los ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. Promover continuamente una cultura de control. 111. Para el día 3 de cada mes el Administrador/a o Cajero – Administrador/a debe remitir la información para los procesos contables. 106.

se prohíbe la descarga de todo tipo de archivos que no guarden ninguna relación. esta herramienta deberá ser utilizada exclusivamente para fines laborales. 111 demostrare la falsedad del siniestro. 117. indistintamente de su aplicación requerirá la autorización del Departamento de tecnología y Comunicación. N ro. 115. deberá ser realizado o supervisado por el Departamento de Sistemas. TECNOLOGÍA Y COMUNICACION 114. su incumplimiento dará lugar a la aplicación de Reglamento Interno de Trabajo. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 resultados y conclusiones de su revisión y será puesta a consideración de los entes de control. CARGO: J. Todo colaborador que por su actividad en la empresa tenga acceso a internet. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 19 de 24 . Todo hardware (computador) nuevo que se adquiera debe ser respaldado con las respectivas licencias del software a utilizarse. 116. Administrador/a o Cajero/a – Administrador/a. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. El mantenimiento técnico preventivo de todos los activos de tecnología de información de la Empresa. requerido en el art.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. 113. además proporcionar la documentación necesaria y requerida por la empresa aseguradora y entes de control interno. 112. es responsable de realizar de forma oportuna el trámite y seguimiento respectivo de los siniestros. todos los valores que se produjeren será cobrados a los involucrados y se aplicara el Reglamento Interno de Trabajo. Todo software que se requiera instalar en los equipos de la empresa.A. Si el informe del Supervisor de Agencia.

ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. etc. equipos de conectividad. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 20 de 24 .POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. 120. POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL. Los colaboradores de las diferentes áreas de la empresa deben cumplir con las normativas. El área de informática debe desarrollar un Plan de Contingencia y monitorear continuamente su efectividad que garantice la continuidad del negocio. laboral y ambiental vigente. CARGO: J. 119. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. Es responsabilidad del Departamento de Tecnología mantener vigentes las licencias y actualizado todo el software de protección. como incentivo la Gerencia General premiara con una remuneración mensual a su autor o autores de proyectos exitosos. Los activos informáticos de misión crítica (servidores. LABORAL Y AMBIENTAL 121. INNOVACION 122. N ro. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 118.A. reglamentos de Salud y Seguridad Ocupacional. Se promueve la innovación en todos los niveles de la organización como fuente de ventajas competitivas.) deberán estar ubicados en áreas que cumplan con los requerimientos de seguridad.

Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 ANEXOS ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R.A. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 21 de 24 . N ro. CARGO: J.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.

00 50.00 -100.00 50. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 ANEXO 1 DETALLISTAS COBERTURA DETALLISTAS MAYORISTAS EXTREMA COBERTURA CREDITO CREDITO CREDITO DIAS DE CREDITOS DIAS DE CREDITOS DIAS DE CREDITOS MINIMO MINIMO MINIMO CREDITO ACUMULADOS CREDITO ACUMULADOS CREDITO ACUMULADOS $ $ $ GODOY RUIZ S.00 10.00 50.00 8.00 10. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R.00 2 2 4 3 4 4 4 4 2 AUTOSERVICIOS RESTAURANTES CREDITO CREDITO DIAS DE CREDITOS DIAS DE CREDITOS MINIMO MINIMO CREDITO ACUMULADOS CREDITO ACUMULADOS $ $ GODOY RUIZ S.00 1 1 1 1 1 1 1 1 1 8 8 8 8 8 8 8 8 8 20.00 50.00 10.00 8.00 20.00 1 1 2 1 1 1 1 1 1 21 21 30 30 30 30 30 30 21 25.00 40.00 100. CARGO: J.00 25. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 22 de 24 .00 40.00 20.00 20.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. N ro.00 25.00 15.00 8. Quito Norte Quito Sur Santo Domingo Ambato Esmeraldas Lago Agrio Ibarra El Puyo Quito Extremo 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8.00 10.00 10.00 8.A.A.00 15.00 20.00 15.00 10.00 25. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R.A. Quito Norte Quito Sur Santo Domingo Ambato Esmeraldas Lago Agrio Ibarra El Puyo Quito Extremo 45 45 30 30 30 30 30 45 100.00 2 2 2 1 1 1 1 1 2 ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A.00 10.00 100.00 25.00 20.00 100.00 40.00 20.00 15.00 10 10 3 4 4 4 4 10 8 8 15 15 8 8 15 8 8 15.00 10.00 40.00 15.

3. 5. hijos. La solicitud de Préstamos deberá llevar la firma del Supervisor o Asistente Administrativo/a.  Cualquier cambio al plazo deberá ser autorizado por la autoridad que aprobó el préstamo. se aplicara el Reglamento Interno de trabajo.$ 701.S. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. 4. N ro. De U. aprueba el Gerente de Ventas.S. padres) Pago de matrículas y útiles de hijos Fallecimiento de familiar cercano (conyugue. hijos. Si se detecta a una persona que para efectos de conseguir un crédito.00 en adelante aprobara Gerencia General.S. Certificar que el colaborador no tiene otros valores a descontar.$ 700.$ 1. Los préstamos serán única y exclusivamente para emergencias. previa verificación de Gerente de Ventas. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. se detallan:        Enfermedad del Colaborador Enfermedad de familiar cercano (conyugue. padres) Pago de gastos educativos (los que estudian) Pago por obtención de licencia de manejo Otras verificables 2. Los préstamos deberán ser aprobados por el Gerente de Ventas o Gerente General. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. según el área en la que se desempeñe:   Certificando que es un colaborador con desempeño aceptable de sus labores y de que no hay intención de separarlo de la empresa en futuro cercano.00 a U. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 ANEXO 2 Reglamento Préstamos a Colaboradores: 1.00. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 23 de 24 . mintiese en la razón del mismo.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. según los montos que a continuación se detallan:   De U.A. Los descuentos deberán hacerse estrictamente en el tiempo pactado.

CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 24 de 24 . NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. el valor del crédito debe ser descontado en forma inmediata. Los montos de los créditos a aprobar se acogerán a la siguiente matriz: TIEMPO EN LA EMPRESA 5 a 12 MESES 1 a 2 AÑOS 2 a 3 AÑOS 3 o más AÑOS 5 a 12 MESES 1 a 2 AÑOS 2 a 3 AÑOS 3 o más AÑOS 5 a 12 MESES 1 a 2 AÑOS 2 a 3 AÑOS 3 o más AÑOS 5 a 12 MESES 1 a 2 AÑOS 2 a 3 AÑOS 3 o más AÑOS 5 a 12 MESES 1 a 2 AÑOS 2 a 3 AÑOS 3 o más AÑOS INGRESO MENSUAL USD (promedio) hasta 300 hasta 300 hasta 300 hasta 300 301 – 400 301 – 400 301 – 400 301 – 400 401 – 500 401 – 500 401 – 500 401 – 500 501 – 700 501 – 700 501 – 700 501 – 700 701 o mas 701 o mas 701 o mas 701 o mas VALOR A PRESTAR (máximo) $ 120 $ 140 $ 180 $ 240 $ 150 $ 160 $ 240 $ 350 $ 180 $ 200 $ 280 $ 450 $ 200 $ 250 $ 320 $ 550 $ 250 $ 350 $ 450 $ 650 MESES PARA DESCUENTO (máximo) 2 meses 4 meses 5 meses 6 meses 2 meses 4 meses 5 meses 6 meses 2 meses 4 meses 5 meses 6 meses 2 meses 4 meses 5 meses 6 meses 2 meses 4 meses 5 meses 6 meses ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. 8. 7. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 6. la misma que le será devuelta una vez cancelado el crédito. Todo préstamo deberá ser respaldado por una letra de cambio firmado por el colaborador. CARGO: J. N ro. Si un colaborador que tiene préstamo comete acciones que amerita ser separado de la empresa.A.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.

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