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PROCESOS CONTABLES

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PROCESOS CONTABLES El registro de las operaciones o transacciones que genera una empresa requiere que los datos sean

recolectados, clasificados y codificados para luego, ser registrados. Una de las herramientas principales para el registro de las operaciones, es la cuenta. La cuenta es el medio de registro para cualquier tipo de operación que puede afectar los activos, pasivos o el patrimonio de una entidad. Muchas veces se oye a los profesionales de la contaduría, la expresión llevar libros o llevar contabilidades, de esta manera se expresando que están efectuando registros en los libros de contabilidad. Los principales libro son el diario, el mayor y el de inventario y balances. El avance tecnológico ha hecho que no tenga sentido el llevar los registros en forma manual. La carga de trabajo que puede generarse si los libros no son llevados a través de un computador, hace que no sea de costo/beneficio el registrar y controlar manualmente las operaciones y transacciones. Para registrar las transacciones financieras las cuentas son clasificadas en varios tipos: reales, nominales y de orden. IMPORTANCIA Toda entidad económica necesita controlar las transacciones que afecten su posición financiera o los resultados del periodo. Los registros son la memoria permanente de toda la empresa. Cuando un cliente al cual le vendemos mercancía nos requiere el saldo de su cuenta, normalmente se le entrega un estado de cuenta, el cual detalla los movimientos que tuvo para un periodo determinado, y el saldo final de la misma. La contabilidad y sus registris muestran todo lo que sucedió en la empresa durante un periodo. Se puede afirmar que todas las decisiones empresariales giran , de alguna manera, alrededor de la información financiera que se desprende de los registros contables. Los registros de contabilidad son importantes por las siguientes razones:    Permiten efectuar un seguimiento preciso a grupos de operaciones o alguna operación especifica. Son la base para la elaboración de los balances financieros. Ayudan a tomar decisiones en diferentes areas de la empresa.

TIPOS DE CUENTAS Para registrar las operaciones, existen varios tipos de cuentas bajo las cuales se ordenan y clasifican las operaciones. Las cuentas son los registros detallados que reflejan los cambios en los activos, pasivo y el patrimonio de una empresa. Las cuentas podemos clasificalas en tres tipos dentro de un sistema contable: 1. Cuentas reales. 2. Cuentas nominales. 3. Cuentas de orden.

4.  De revaluación.  Superavit:  Pagado. Cuentas de pasivos: representan todas las obligaciones reales o contingentes.  Disponible o libre. . mobiliario. Cuentas de pasivo.  Provision para cuentas de cobro dudoso. Las cuentas reales de una empresa no sufren el proceso de cierre periódico que tienen las cuentas nominales. Cuentas de patrimonio. aquellos elementos que pertenecen a la empresa y sobre los cuales se puede ejercer acción legal o no. Las cuentas reales por ser utilizadas.     Cuentas reales: Son aquellas que se utilizan para el registroo de todas las transacciones que afectan directamente a un balance general. las cuentas reales pueden ser: 1. reflejan la posición financiera de una entidad en forma detallada. también conocido como capital contable. 2. 3. Cuentas de activo. se preste un servicio o se entregue un bien. El patrimonio. aquellos elementos que son factibles de medición como por ejemplo: efectivo de caja. Otras cuentas de valuación de activos son las siguientes:  Depreciacion acumulada mobiliario.  Provision para obsolescencia de inventarios.  Amortizacion acumulada de patentes. con terceros o cauadas por las actividades normales del negocio. para elaborar el balance general. Por pertenecer al balance general. Cuentas de patrimonio: muentran las cantidades aportadas por los accionistas y las ganancias o perdidas ocurridas por operaciones con los accionistas. y por derechos. ya que las cuentas reales representan los bienes o derechos u obligaciones contractuales de la empresa.  Donado. efectivo en bancos. Cuentas de valuación de activos: representan una disminución al saldo de las cuentas de activo a las cuales valuan. Cuentas de activo: representan todos los bienes y derechos que la empresa posee. incluye los siguiente rubros:  Capital social. para obtener la contraprestación convenida tales como las cuentas por cobrar. documentos por cobrar o los derechos de autor.  Reservado. Las cuentas de valuación se utilizan para reflejar el valor de realización de algún activo. Cuentas de valuación de activos. entendiéndose por bienes. las cuales exigen que en una fecha futura se pague una suma de dinero. o para registrar la aplicación de los principios de contabilidad generalemnte aceptados y aplicables a diferentes partidas del activo.

 Cuentas de orden: son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan el activo. 2. Los egresos al igual que los ingresos. pueden ser divididos en egresos operacionales o gastos de operación que están constituidos por los gastos de administración y los gastos de ventas. el pasivo. Las cuentas nominales pueden ser clasificadas de la siguiente manera: 1. los cuales están representados por todos aquellos incrementos del patrimonio que se originan como consecuencia de operaciones y/o transacciones relacionadas con el giro normal del negocio. Un aumento en el patrimonio. 2. Avales y fianzas recibidos.  Perdidas no realizadas por fluctuaciones en inversiones. Las cuentas de orden son presentadas al pie del balance general. las operaciones que las generan significan alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia. Algunos otros ejemplos de conceptos de otros egresos son:  Perdidas por diferencias en cambio. por otra parte. Cuentas de costos.  Cuentas de egresos: se usan para el registro de las disminuciones del patrimonio contable. Algunas cuentas de orden de uso común son las siguientes: 1. Los ingresos.  Cuentas de ingresos: son aquellas que se utilizan para el registro de los aumentos que se generan en el patrimonio o capital contable. esta asociado a un incremento en la riqueza o participación de los accionistas.  Cuentas de costo: representan los activos aplicados para la generación de los ingresos que constituyen el giro principal de los negocios de una empresa. las deudoras debajo del total y las acreedoras debajo del pasivo y patrimonio.  Inreses por prestamos. Una de las diferencias entre costo y gasto es que los costos son directamente identificables con los ingresos. no son directamente identificables o relacionables con ellos. En el caso de una entidad comercial. Cuentas de egresos.  . pero que de una u otra forma. y los otros egresos que están constituidos por cualquier gasto que no se encuentre relacionado con las operaciones del negocio. 3.  Amortizacion de la plusvalía. el patrimonio o las operaciones del periodo. pueden ser clasificados en ingresos operativos. Cuentas de ingresos. Avalesy fianzas otorgados. las cuentas de costos estarán representadas por los inventarios comprados y vendidos en el ejercicio económico. es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas.Cuentas nominales: son aquellas cuentas que registran las modificaciones al patrimonio de la empresa por concepto de aumentos o disminuciones a este y durante un ejercicio económico.  Honorarios a directores.

 Traspasos de producción.  Ciclo de nomina.  Ciclo de facturación y cuentas por cobrar. estos deben ser clasificados. Giros enviados al cobro.3.  Capitalizaciones de activos fijos. La clasificación de registro puede ser realizada con base en tipos de operaciones. Valores recibido en garantía. Una vez que los registros han sido recolectados y clasificaod. 7. estos se encuentran listos para ser codificados conforme a cada uno de los métodos de codificación. REGISTRO DE OPERACIONES Debemos distinguir las siguientes etapas en el proceso de registrar las operaciones: 1.  Cobranzas. Una clasificación de registros debe indicar la fuente y origen de las transacciones de acuerdo con cada documento fuente. . Tiene dos clasificaciones:  Por tipo de operación:  Compras de materia prima. Codificacion de registros. Mercancias recibidas en consignación.  Facturacion. 3.  Acumulaciones.  Ciclo de producción. Recoleccion de registro. Cuentas por cobrar condonadas.  Notas de debito y crédito. 4. 5.  Clasificacion de registros: consiste en la separación de las operaciones de acuerdo con criterios previamente establecidos.  Pagos. Una vez que los registros son recolectados. 2.  Por ciclos:  Ciclo de compras y pagos. Valores entregados en garantía. Clasificacion de registros. 6.  Recoleccion de registros: corresponde a toda las recopilación de información susceptible de registro para una entidad. o en ciclos de operaciones que típicamente son efectuadas en una empresa.

Registro de operaciones: consiste en grabar o reflejar en algún medio de almacenamiento. cuentas por pagar. entre otros. de tal forma que se pueda accesar posteriormente la información. De esta forma. Todo sistema exige que las operaciones o registros sean codificaciones de alguna forma. algunos de llos son los siguientes: 1. de caja. de inventario. La manera en que los sistemas mecanizados almacenan la información contable depende de la tecnología utilizada. MECANISACION DE REGISTRO En los sitemas manuales de contabilidad suele llevarse libros para los diferentes registros que se requieren efectuar. la búsqueda o identificación de un elemento resulta mucho mas fácil desde el punto de vista del usuario que accese algún tipo de información. 2. de compras. es decir. Libro auxiliar ( de ventas. con algunas variaciones es similar al de cuentas por cobrar. Libro mayor. un sistema para el registro de las operaciones. Maestro de transacciones: en este archivo se guarda la información equivalente al libro diario. etc.     Maestro de cuentas: En este archivo se guarda la información equivalente al libro mayor. Algunos de los documentos de soporte de los registros efectuados son generados mediante el sistema. los libros de contabilidad. cuentas por cobrar. Maestro de cuentas por cobrar. . todos los datos. 3. El proceso de registro de las operaciones requiere que se tenga aparte de un método de codificación. La información del maestro de cuentas por pagar. de bancos. El numero de modulo y el nivel de detalle del tratamiento de la información puede variar considerablemente.  Codificacion de registros: consiste en la asignación de una identificación a cada uno de los elementos de uan lista de elementos. Los sistemas integrados o sistemas administrativos suelen estar divididos en los siguientes modulos: contabilidad. de clientes. ellohace necesario que una empresa requiere la adopción de algún método de codificación. Libro de asientos diarios o libro diario. Los sistemas mecanizados deben de alguna manera guardar los datos equivalentes a los sistemas manuales. inventario. Maestro de productos: en este archivo se guarda la información equivalente al libro auxiliar del inventario.) Adicionalmente se guardan los soportes que respaldan los registros efectuados en tales libros. producción.

El proceso de transacciones es una función de los sistemas contables que consiste en capturar. las irregularidades se refieren a errores u omisiones intencionales. el grado de fortaleza del control interno determinara si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables o no. Custodia. Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limite únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que son reflejadas en los estados financieros. La correcta conducción del negocio de acuerdo con las políticas de la compañía.EL CONTROL INTERNO El control interno es la base sobre la cual descansa la contabilidad de un sistema contable. Captura y proceso de la información en forma completa y exacta. OBJETIVOS Los objetivos generales del control interno son:    Custodia de los activos. o un sistema de control interno poco confiable. representa un aspecto negativo dentro de la estructura de un sistema contable. el termino errores se refiere a errores u omisiones no intencionales. Existencia. El mantener una adecuada estructura del control interno es responsabilidad de una gerencia la cual debe realizar las estimaciones necesarias para asegurarse de que los beneficios esperados por la implantación de los procedimientos de control. Autorizacion. son superiores a los costos de estos respectivos procedimientos. Una debilidad importante del control interno. El procesamiento de las transacciones dentro de las corrientes de información contable incluyendo procesos y controles. la diferencia entre errores e irregularidades es la intencionalidad del hecho. Los dos primeros objetivos generales nos conducen a objetivos específicos del control. validad y emitir la información financiera. Exactitud. . IMPORTANCIA El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. que son los siguientes:      Integridad. procesar. El control interno en una entidad esta orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades. sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en procesos contables y administrativos.

 Custodia: los objetivos de custodia se establece para tratar de controlar el uso o disposición no autorizado de los activos de la empresa. Las autorizaciones de un sistema contable deben establecerse como una necesidad para sentar las bases de confiabilidad del sistema como un todo. 2. Controles sobre la existencia física. si tienen relación directa o efecto sobre las cifras de los estados financieros. Control interno contables: por el contrario. Los controles internos de prenumeracion de formularios o controles de totales de lotes apoyan el objetivo de integridad.  Autorizacion de las operaciones.  .  Adhesion a las políticas gerenciales.  Autorizacion: Un objetivo de autorización debe establecer limites al inicio. pero tienen como objetivos básicos establecer lo siguiente:  Plan de organización. especialmente porque se refiere a la administración del negocio.El objetivo referente a la conducción del negocio depende principalmente de la actitud de la gerencia y tiene limitaciones para ser evaluado. lo siguiente:  Metodos y procedimientos relacionados.  Exactitud: El objetivo de exactitud establece que las operaciones deben registrarse al valor que realmente se deriva de ellas.  Existencia: Los objetivos de existencia permiten asegurar que solo se registren operaciones que afecten la entidad. El objetivo de existencia de los controles internos minimiza el riesgo de que los registros contables contengan información que no corresponde a transacciones reales de la entidad. TIPOS DE CONTROL INTERNO  Control Internos administrativo: generalmente no tienen relación directa con las cifras de los estados financieros.  Metodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de las operaciones. Este se cumple a través de dos tipos de controles: 1.  Integridad: Los objetivos de integridad permiten asegurar que se registran todas las transacciones en el periodo al cual corresponden. Las violaciones al objetivo de integridad existen cuando en el inicio de las transacciones o en el procesamiento no se incluye toda la información. continuación o finalización de una operación contable con base en políticas y procedimientos establecidas.  Asegurar la exactitud de los registros financieros. En este objetivo es sumamente importante ya que exige que las cifras sean registradas en forma exacta. Controles sobre la custodia física. eincluyen al menos. que tienen que ver con la protección de activos.

Existen diferentes técnicas para documentar el control interno contable. la documentación de esta evaluación se realiza en los papeles de trabajo. como los costos estándar. que por lo general. en contraposición a los cuestionarios.METODOS PREPARACION DE INFORMES Cuando se evalúan los controles internos. Se utilizan cuando se desea tener una primera epreciacion acerca del funcionamiento de un procedimiento a nivel general. en el cual se detallan todas las situaciones o debilidades encontradas en la evaluación de los sistemas. mas graficas que narrativas. Flujograma: son técnicas de documentación.  Por departamentos de la empresa. Sin embargo. Carta a la gerencia. Carta de observaciones de control interno. los presupuestos. 2. costos y gastos. ayudando a efectuar adecuadamente el control administrativo. Memorandum de control interno. a tomar decisiones y ejercer control administrativo. son puntuales. Narrativos: son técnicas que tienen el objetivo de documentar los controles internos. tomando en consideración las responsabilidades asignadas a cada funcionario o supervisor de área o departamento. a saber: 1. 3. costeo basado en actividades. SISTEMAS PARA AREAS DE RESPONSABILIDAD DEFINICION Es una técnica que sirve para controlar los ingresos. El informe de contrl interno realizado por el contador publico independiente recibe varias denominaciones. métodos y procedimientos de contabilidad usados.  Por ciclos del negocio.  Generales.   Los informe de control interno es un informe dirigido a la alta gerencia de una entidad. Algunas herramientas facilitan el control administrativo. el modelo costo-volumen-utilidad. pero con la peculiaridad que se tiene un mayor nivel de detalle. La contabilidad administrativa tiene un objetivo triple: ayuda a planear. carecen de sentido si no existiera un sistema de información contable que las integraran. a saber:  Cuestionario: son la técnica mas antigua para documentar y evaluar el control interno y consiste en la formulación de preguntas agrupadas en una de las siguientes formas:  Por cuentas principales de los estados financieros. métodos y procedimientos del control interno general. . los cuales deben estar elaborados de tal forma que soporten apropiadamente la evidencia de la evaluación de los sistemas. Corresponde estudio y análisis de los sistemas de información para ejercer el control administrativo y de la forma en que deben ser utilizados para realizar dicha actividad.

los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades. Las entidades en todo el proceso de diseñar e implementar el Sistema de Control Interno. Ese control sólo es posible si se cuenta con un sistema de información que sirva como punto de referencia para cuantificar las fallas y los aciertos. tenernos aquellas que se relacionan directamente con las aplicaciones que generan información contable a través de un computador. lo cual traerá como consecuencia el incremento del valor de la empresa. funciones. se constituye como una herramienta de apoyo para la Unidad de Auditoria Interna o de los controladores de las entidades para modernizar. amplios conocimientos de la teoría de controles. El Sistema de Control Interno aparte de ser una política de Gerencia. la cual se crea para tener una información detallada. cambiar y producir los mejores resultados con calidad y eficiencia SISTEMAS CONTABLES EN AMBIENTE PED El procedimiento electrónico de datos ha invadido casi todas las actividades que son realizadas por la empresas. para este caso las Normas Técnicas de Control Interno Específicas. ordenada. El control interno en un ambiente ped. se debe lograr un minimo de conocimiento del flujo de la información a través del sistema.Toda organización es perfectible es decir siempre puede mejorar determinadas áreas para lograr los objetivos fijados por la administración. ello dedido a que existen procesos que se ven afectados por controles. sistemática e integral que contiene todas las instrucciones. o por el computador que constituyen los controles ped. estableciendo medidas de seguridad. DISEÑO DE MEDIDA DE CONTROL El Control Interno Contable es una herramienta. resulta obvia la importancia que tiene un correo control administrativo. Cuando se esta evaluando los controles de un sistema contable. sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una Institución. responsabilidades e información sobre políticas. Si se acepta que todo es perfectible y que toda organización debe estar dispuesta a encontrar sus fallas y corregirlas. del funcionamiento de información financiera deben tener inherente un sistema de control que le otorgue un minimo grado de confianza. generando información útil y necesaria. control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento de la Misión y Visión Institucional. El riego ped se refiere a la posibilidad de que . estableciendo responsabilidades a los encargados de todas las áreas. estos controles pueden ser ejecutados por una persona. El objetivo para la implantación de controles dentro de la función de ped es le reducir el riesgo asociado en este ambiente. IMPORTANCIA Entre las distintas categorías de controles que una organización puede implantar. requiere de personal responsable para su implantación y evaluación. en cuyo caso se denominan controles manuales. tienen que preparar los procedimientos integrales.

el cual consiste en los controles que se establecen para administrar las claves asignadas a los ususarios. transacciones de la organización. el control de procedimientos de claves. se emplea para asegurar que el usuario accede al sistema desde una localidad autorizada. Las claves de acceso consisten en la utilización de una identificación de usuario y una contraseña o clave asociada con la identificación del usuario. Obtener una confirmación de que la identificación utilizada corresponda realmente al usuario que intenta acceder a un recurso dado. Algunos de ellos son:  Bloqueo de terminales: se produce cuando un usuario trata de acceder infructuosamente a los recursos del sistema. El objetivo de una clave de acceso es:   Identificar al usuario. . ASPECTOS TECNICOS: HARDWARE Existen algunos mecanismos adicionales de control relacionados con el hardware. Confirmacion de localidades: implantada mediante el retrodiscado. El éxito en la utilización de claves de acceso depende principalemente de la manera en que se utilizan las mismas. o que pueda verse comprometida por el acceso de personas no autorizadas. se desactiva su terminal. la protección del software se ha realizado tradicionalmente mediante la utilización de claves de acceso y de perfiles asociados a las mismas.la información no cumpla con alguna de sus características básicas. COMUNICACIONES REDES Se puede distinguir dos formas de procesamiento claramente definidas:  Centralizada: Tipicamente el procesamiento centralizado esta represntado por la existencia de un computador principal generalemnte mainframes el cual centraliza las funciones de procesamientyo de tareas. Circuitos de identificación: consisten en dispositivos electrónicos que son utilizados para verificar el nivel de acceso a un equipo o software. especialmente con los terminales.    SORFWARE Una vez definida la política de control de acceso. Los recursos mas comunes con estos dispositivos son terminales y unidades centrales de procesamiento. Por otra parte. el control de la aplicación de claves. ingresando incorrectamente su identificación y clave. el cual consiste en el establecimiento de los pasos o procedimientos para la asignación y utilización de las claves y del mecanismo empleado para su implatacion. en este caso. es decir. Cerraduras o dispositivos similares: consisten en dispositivos físicos que bloquean el acceso a un geterminado recurso.

Mediante este método se pretende reemplazar las actividades tradicionales de envio de documentos. las empresas basan su desarrollo en las herramientas de tipo tecnológico que nos suministra la automatización de los sistemas.La consideración sobre la compatibilidad fueron muchas veces relegadas. facturas. de la manera mas sencilla. cheques. . Las decisiones en todas las organizaciones. exacta y económica. u otros documentos mediantes la comunicación directa entre computadoras. Estos sistemas denben estar orientados a suministrar. administrativa o financiera. por ejemplo. por lo que era frecuente que equipos del mismo fabricante no pudieran conectarse entre si. para pedidos. la informacion que requieran los usuarios. cuando cuando el esquema centralizado era el mas frecuente en las instalaciones de computo. que han sido diseñado bajo ciertos estándares para operar cooperativamente con otros recursos de manera tramnsparente o casi transparenete. Intercambio electrónico de datos. en especial debido a la popularidad de las familias de computadoras ibm/360 e ibm/370. Todo profesional del area contable. Descentralizada: comenzó a despertar mayor interés en la década de los sesenta. En gran parte. hacen que esta sea cada vez mas dependientes de la informacion que ellos suministra. son llevadas a cabo con base en la información que generan los sistemas de información gerencia. El impacto que tienen los sistemas sobre las organizaciones. U n istema abierto se puede definir como un conjunto de recursos de hardware y software. Conectividad/Compatibilidad Uno de los aspectos mas importantes por considerar en los sistemas de comunicaciones y proceso de datos es el establecimiento de estándares. la cual suele ser mas rápida. también es posible que existan varios computadoras conectados que se encarguen de manera simultanea y tenga la posibilidad de procesar información de manera individual. requiere para su experiencia conocer el funcionamiento y manejo de sistemas mecanizados de información. Al principio de la era informática los fabricantes estaban mas interesados en producir mejores equipos. CONTROL INTERNO SISTEMAS CONTABLES MECANIZADOS.

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