INTRODUCCION En el presente trabajo se resaltarán algunos aspectos relacionados a los libros de contabilidad.

Los libros de diario y de mayor les producen información muy valiosa a los gerentes de las empresas ya que los ayuda a corregir los planes del negocio por cualquier variación desfavorable. Debido a la gran importancia que tiene la contabilidad en las empresas, el estudio de los libros usados en las mismas es vital para todos; ya que a la hora de aplicar la contabilidad a una empresa se deben tener los conocimientos básicos que le proporciona el uso de los libros. Los libros auxiliares son los libros donde se registran en forma analítica y detallada los valores y la información registrada en libros principales. Su función es ampliar la recogida de información en los libros principales. Su estructura es muy variada, en ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y diarios. Existe la obligación de llevar libros auxiliares los cuales deben servir de soporte para conocer las transacciones individuales. Su número es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente económico, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad. El estudio y manejo de la información de los libros auxiliares nos proporciona la herramienta para conocer la situación de una empresa. Los registros auxiliares o libros auxiliares que deben llevar las empresas van de acuerdo a sus necesidades o clases de empresas. Los mayores auxiliares son los registros en donde se realiza el análisis o detalle de las cuentas colectivas.

Existe la obligación de llevarlos ya que estos deben servir de soporte para conocer las transacciones individuales. retiradas o trasladadas. Su función es ampliar la recogida de información en los libros principales. registro del valor del movimiento de cada subcuenta. con cargo o abono a la cuenta genérica de control respectiva.Libros Auxiliares. número de unidades en existencia. reuniendo por lo menos los siguientes datos: identificación por clase y denominación de los artículos. detalles de las actividades realizadas. con el fin de llevar el control de las que se destinen para la venta. Al fin del mes. de manera que varios empleados puedan trabajar simultáneamente en la contabilidad. consumido. Los libros auxiliares son los libros donde se registran en forma analítica y detallada los valores y la información registrada en libros principales. compradas. de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad. También en ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son: registro de las operaciones cronológicamente. Dicho libro debe contener la información por unidades o grupos homogéneos. Es una obligación por parte de los entes económicos cuya actividad sea el comercio llevar registros auxiliares de inventarios de mercancías. Los libros . retirado o trasladado y el registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con unidades registradas en las tarjetas de control. fecha de la operación que se registre. vendido. Definición de Diarios Auxiliares Son aquellos libros de contabilidad necesarios para que exista una mayor división del trabajo. existencia en valores y unidad de medida. número de comprobante que respalda la operación asentada. también día por día. Función de Libros Auxiliares. de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar. Su número es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente económico. Su estructura es muy variada y con frecuencia suelen ser archivos fotocopiados y además pueden recogerse en cualquier soporte informático. Integración de los Libros Auxiliares con los Libros Principales En los diarios auxiliares registran las operaciones específicas día por día y desde ellos se pasaran los asientos a los respectivos mayores auxiliares. se totalizan los diarios auxiliares y se efectúa un pase al diario principal. consumidas. costo unitario y total de lo comprado. mediante un asiento resumen por dichos totales. vendidas.

Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en los libros mayores y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares. Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplía la información de una cuenta en varias subcuentas. Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos. entre otros son: *Libro de almacén *Libro de bancos *Libro de gastos generales *Libro de cuentas corrientes *Libro de embarques *Libro control de personal * Libro de compra-venta *Libro de caja chica *Libros copiadores de cartas *Libro de control de acciones *Libro de control de moneda extranjera *Libro de letras por cobrar y pagar.auxiliares permiten dividir el trabajo contable en función a las necesidades de registro y control. Libros Auxiliares Generalmente Usados * Diario auxiliar de ventas a crédito * Diario auxiliar de compras a crédito * Diario auxiliar de ingresos de caja . el registro de facturación etc. Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar. Estos libros. como el libro de actas y registro de socios. el libro fiscal. para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta. Tipos de libros auxiliares. También existen otros libros que tienen el resto de la información financiera de la empresa. El análisis que se realiza de las cuentas colectivas es para conocer en forma detallada los movimientos que integran una cuenta de mayor. Los mayores auxiliares son los registros en donde se realiza el análisis o detalle de las cuentas colectivas.

Tales registros son. Con la finalidad de disponer de información particular sobre cada una de las entidades con las que se celebran transacciones. minoristas e importadores. este mecanismo es utilizado y aceptado aunque el código de comercio contempla que debe resumirse la información y realizarse el asiento resumen en el diario general. entre otros: 1) Registro de ventas: Deben llevarlos todas las empresas que realizan ventas de bienes y servicios para demostrar los ingresos por dichos conceptos. se transfiere directamente al mayor general. se llevan en el libro mayor de manera independiente. totalizamos dichas operaciones y si realizar el asiento resumen en el diario general. Luego se realizan los pases de dicho asiento al mayor general. por ejemplo un mes. Otra forma de llevar estos diarios es que si están debidamente sellados y una vez registradas las operaciones de un determinado periodo. si no que cada uno de ellas se lleva en el libro especifico determinado únicamente para este tipo de operación. una vez registradas realizamos un resumen de las operaciones totales registradas en ese diario auxiliar correspondiente a ese mes. registramos las operaciones de un determinado periodo. es menester de cada cargo o abono a una cuenta colectiva que se haya efectuado en el libro mayor se registre como cargo o abono a una cuenta auxiliar o subcuentas. 3) Registro especial de letras: Deben llevarlo todas las personas naturales y jurídicas que realizan operaciones comerciales o industriales y que realizan operaciones de crédito por ventas u operaciones financieras. representan una parte integrante del saldo de una cuenta colectiva o de control. Mayores auxiliares Los libros auxiliares. los mayoristas. 2) Registro de compras: Que deben llevar las empresas industriales que realizan operaciones de fabricación. . llamados también mayores auxiliares o subcuentas.* Diario auxiliar de egresos de caja Llevando estos diarios no tenemos que ir realizando cada operación en el diario general. Por ende. como se ha señalado en el caso anterior. y formulamos un asiento resumen que va al diario general. deberá haber tantas subcuentas abiertas como entidades formen el saldo de una cuenta colectiva. Registros auxiliares. Los registros auxiliares o libros auxiliares que deben llevar las empresas van de acuerdo a sus necesidades o clases de empresas. las cuales como vimos anteriormente.

construcciones. que perciban ingresos por locación o sub locación de bienes inmuebles. Atendiendo las normas legales. Casos Especiales: Algunas empresas pueden utilizar hojas movibles de diario. 7) Registro de arrendamiento y subarrendamiento: Deben llevar todas las empresas o compañías en general. los martilleros públicos. ello no le quita la obligatoriedad de llevarlos.4) Registro de importaciones y exportaciones: Lo llevan generalmente los agentes de aduana y empresas que realizan estas actividades con la finalidad de hacer un seguimiento ordenado y detallado de dicha actividad. 8) Diario de entradas y salidas: Lo llevan. previa autorización o información a la Dirección General de Contribuciones mediante la declaración jurada los mismos que pueden variar en el siguiente periodo. En este registro se asientan igualmente los gastos o egresos. así como también para los efectos del impuesto a la renta. estas hojas deben legalizarse. ¿Es obligatorio llevar libros auxiliares de contabilidad? Si bien es cierto se dice que los libros auxiliares no requieren ser registrados. y mayor auxiliar o cualquier otro libro auxiliar. 6) Registro de ingresos profesionales: Todos los profesionales que perciben ingresos derivados del ejercicio de independiente de su profesión. entre otros. . Permitir el completo entendimiento de los anteriores.. se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos. generalmente. Para tal fin se debe llevar. cuando se haga referencia a los libros de comercio. sus movimientos débito y crédito. que se encuentran con el impuesto de bienes y servicios. en la actualidad se le da a los entes económicos obligados a llevar contabilidad. Así lo expresa el código de comercio. 5) Registro de ingresos: Deben llevarlo todos aquellos que perciben ingresos por servicios. Para efectos legales. los auxiliares necesarios según el ente comercial. se deben llevar los libros necesarios para: Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta. etc. Este libro o registro de ingresos sirve para el control de los impuestos a los bienes y servicios. libertad para establecer el número y la importancia de los mismos a condición de que el sistema utilizado tenga valor jurídico contable y que refleje la historia completa y fidedigna de la situación económica. la naturaleza del ente económico y la de sus operaciones. 9) Registro de importaciones de bienes de capital e insumos: Deben llevar las empresas industriales cuyo libro tiene un rayado especial.

Existe la necesidad de dividir los libros principales de contabilidad. debe llevar los llamados libros principales y otros libros que estime conveniente para el mejor orden y claridad de sus operaciones. RELACIÓN ENTRE LOS MAYORES AUXILIARES Y EL MAYOR PRINCIPAL Las empresas deben llevar su contabilidad de acuerdo con la naturaleza de su actividad comercial. así como también al efectuar el pase mensual por concentración al diario general y al mayor. ya que: Existe la necesidad de dividir los libros principales de contabilidad. LIBROS DE COMPRAS El libro de compras tiene por finalidad registrar cronológicamente. Esto se hace con el fin de descongestionar y reducir el volumen de trabajo en el diario principal. a los cuales se les califica de libros auxiliares o subcuentas. . que efectúa la empresa. • Permite una mayor división del trabajo al establecer diarios específicos. pues evitamos hacer el pase al libro mayor operación por operación. lo cual facilita el control. monto total de la compra y forma de pago. los libros mayores auxiliares son utilizados para controlar una serie de subcuentas que. En las empresas donde determinadas clases de operaciones mercantiles se repiten con demasiada frecuencia. tales como el numero de la factura. • Facilita la preparación de información financiera por cuenta. pues evitamos hacer el pase al libro mayor operación por operación. capital y resultados. • Al efectuar el pase mensual por concentración al diario general y al mayor. para registrar exclusivamente el tipo de transacción que tantas veces repite. nombre del proveedor. pasivo. en este libro se abre una cuenta para cada uno de los a conceptos que integran el activo. • Permite la agilización del registro de las operaciones y su consiguiente procedimiento. representan el importe total de una cuenta colectiva o de control. ahorramos tiempo. pero en todo caso. juntas. ya que al registrar las operaciones en un solo libro no podemos conocer rápidamente los movimientos deudores y acreedores de cada cuenta. • Al registrar las operaciones en un solo libro no podemos conocer rápidamente los movimientos deudores y acreedores de cada cuenta. ahorramos tiempo. como se sabe el libro mayor se usa para acumular los movimientos resultantes de las operaciones en cuentas individuales. indicando los datos básicos de ellas. de aquí la relación existente entre ambos. es decir. se abren libros auxiliares. los cuales hagan las veces de diario. las diferentes operaciones de compras.

cuando sea necesario) Se deberá llevar un control diario de las compras a crédito.Los datos indicados anteriormente son los mínimos. El formato del diario auxiliar de compras a crédito contiene generalmente lo siguiente: 1era Columna: Se anota la fecha en que realizamos la compra a crédito. una vez pasados. anotando todo lo indicado anteriormente (se pueden utilizar varias líneas. Los principales objetivos de este libro son: • Simplificar el movimiento a registrar en el libro diario. este libro es un auxiliar del libro diario y al final del mes se debe proceder a centralizarlo. quedarán reducidas en un solo asiento diario. lo que amerita el uso del mayor auxiliar de las cuentas por pagar. que puede proporcionar este libro y como veremos posteriormente. 2da Columna: Se anota el número de la factura. con lo cual resulta más fácil y rápido el control de este tipo de operaciones. En cada línea se registran cada una de ventas a crédito. ya que todas las operaciones de compras que se efectúen en el mes. La columna de referencia que tiene ese auxiliar de cuentas por pagar. mediante un asiento en que se debitará la cuenta mercancía o las cuentas de activo que procedan y se abonarán las cuantas que correspondan según sea la forma de cancelación. ya que cualquier dato que se necesite. completa y clara. • Agrupar en un solo libro todo el movimiento de las compras efectuadas en un periodo. a medida que se compra a crédito debe llevarse el control diario de los proveedores. Diario Auxiliar de Compras a Crédito: En este diario se registran solamente las compras a crédito de mercancías realizadas por la empresa. Desde los puntos de vista contable. colocaremos en la casilla el numero que le corresponde al proveedor en el mayor auxiliar de cuentas por pagar. se encuentra registrado en un solo libro. variará según la empresa que lo ocupe. . • Facilitar la información haciéndola mas rápida. 3ra Columna: Se anota el nombre del proveedor. su diseño e información que proporcione. 4ta Columna: Referencia (Comunicación del diario auxiliar de compras a crédito con el mayor de cuentas por pagar) 5ta Columna: Se anota el monto de la factura.

totalizaremos las compras a crédito y formularemos el asiento resumen en el diario general.Al finalizar el periodo. 3ra Columna: Se anota el nombre del cliente 4ta Columna: Referencia (comunicación del diario auxiliar de ventas a crédito con el mayor auxiliar de cuentas por cobrar). Diario Auxiliar de Ventas a Crédito En este diario solo se registran las ventas a crédito realizadas por la empresa. se relacionan entre sí: • Información y control que se desee proporcione este registro. A medida que se va vendiendo a crédito. en esta columna una vez pasado al mayor auxiliar. La columna de referencia que tiene el diario auxiliar. tanto para las industrias como para el comercio mayorista y minorista. La forma en que se estructure dependerá fundamentalmente de los siguientes factores que. Para el libro de ventas. El movimiento del libro de ventas se centraliza mensualmente mediante un asiento en el libro diario. • Correlación con los demás libros auxiliares y con el sistema contable en general. anotamos el numero que le corresponde a cada cliente en ese mayor auxiliar. anotando todo lo indicado anteriormente (se pueden utilizar varias líneas. 5ta Columna: Se anotan el monto de las facturas En cada línea se registran cada una de ventas a créditos. como se podrá apreciar. LIBRO DE VENTAS Es uno de los libros auxiliares más importantes y de uso obligatorio. . cuando sea necesario). como para la mayoría de los libros auxiliares no existe un rayado tipo. nos permite controlar lo que vamos pasando al mayor auxiliar de cuentas por cobrar. tenemos que ir llevándolo diariamente al mayor auxiliar de cuentas por cobrar. • Sistema que se empleará para contabilizar las mercancías vendidas y cuentas que se cargarán. El formato del diario auxiliar de ventas a crédito contiene generalmente lo siguiente: 1ra Columna: Se anota la fecha 2da Columna: Se anota el número de la factura.

ENTRADA Y SALIDA DE EFECTIVO La cuenta que maneja la contabilidad para el control del “efectivo” se denomina caja. • Cobros a clientes. • Pago a proveedores. • Cancelación de documentos negociables aceptados. • Ventas de activos fijos. Diario Auxiliar de Ingresos de Caja Aquí se registraran todas aquellas operaciones que traigan como consecuencia una entrada de dinero a la caja. con rayados especiales. Las entradas y salidas de efectivo se registran en libros auxiliares. no permite esa separación. siendo las más corrientes las siguientes. Las principales entradas de efectivo de una empresa pueden darse por: • Ventas al contado. • Pago de gastos. * Cobro de las cuentas por cobrar se le destina otra. Una de las formas de mejorar los controles sobre efectivo es separar las funciones de su recepción y desembolso. . el número de operaciones o bien la falta de personal. • Prestamos obtenidos. * Ventas al contado se le destina una columna. No obstante. Las principales salidas de efectivo se pueden dar por: • Compras en efectivo. pero en las pequeñas y en muchas de las medianas empresas. con el propósito de llevar un cuidadoso control de esas operaciones. totalizamos y realizamos el asiento resumen que lo hacemos en el diario genera. se recomienda que aun siendo la misma persona la que ejerza ambas funciones trate de imponer un libro para controlar las entradas y otro para las salidas. • Pago de préstamos obtenidos. para ello este diario debe tener varias columnas ya que la entrada de dinero a la caja puede darse por diferentes razones.Registradas todas las ventas a crédito de un determinado periodo.

se les abre una columna que designamos con el nombre de cuentas varias. 5ta Columna: La destinamos para las cuentas varias. al igual que el auxiliar de ingresos de caja.A las operaciones más comunes se les abre una cuenta. Diario Auxiliar de egresos de caja Aquí se registran todas aquellas operaciones que traen como consecuencia una salida de dinero de caja. en determinada operación puede ameritar un cargo. El formato del modelo de este libro puede variar de acuerdo a las necesidades de la empresa. 6ta Columna: Cuentas por cobrar 7ma Columna: Ventas 8va Columna: Cuentas varias. Una vez registradas las operaciones de un determinado periodo formulamos el asiento del resumen en el diario general. ya que pueden ser diferentes motivos los que ocasionen retiros de dinero de caja. . Un modelo puede ser el siguiente: En primer lugar: 1era Columna: Señalamiento de la fecha 2da Columna: Descripción breve de la operación En segundo lugar: Las cuentas que ameritan cargos. se les destinan columnas en el auxiliar. que en una determinada operación ameriten un abono. en este caso colocamos el nombre de la cuenta y en la columna de valores el monto. para aquellas cuentas no comunes. y para aquellas cuentas que se utilizan de vez en cuando. y se dejan unas columnas de cuentas varias para aquellas operaciones no comunes que traen de vez en cuando una entrada de dinero en caja. porque es muy común que cuando cobremos a los clientes les concedamos descuentos. 4ta Columna: La destinamos a la cuenta de descuentos en ventas. en este caso colocamos el nombre de la cuenta y en la columna de valores el monto. siendo las más comunes: Las compras al contado y Los pagos a proveedor A estas operaciones comunes se les abre una cuenta. 3ra Columna: La cuenta caja. tendrá que tener varias columnas.

se abre el folio n° para el cliente que aparezca. el n° de la factura que la origino. observamos si hay algún movimiento en esta cuenta y lo pasamos. para proceder a realizar el respectivo pase al mayor. Así vamos registrando cada una de las operaciones que nos aparezcan en este diario. . Entre los mayores auxiliares más utilizados tenemos: Mayor auxiliar de cuentas por cobrar Es un auxiliar donde se resumen las operaciones a crédito realizadas por cada cliente. se coloca el monto en el haber y se determina el nuevo saldo. ella puede utilizar los mayores auxiliares que crea necesarios para aquellas cuentas que tengan mucho movimiento. Y por ultimo vamos al Diario de Compras a ver si hay movimientos en esta cuenta. el folio del diario donde está registrada la operación y el monto respectivo en la columna del debe y el saldo a esta fecha. Mayor Auxiliar de Bancos Mayor Auxiliar de Gastos Generales Activos Fijos Relación con el Mayor Principal El saldo de las cuentas del mayor general. se indica la fecha en la que se realiza la operación en el diario. Este proceso puede sacar a la luz errores. debe ser igual a las sumas de los saldos de las cuentas del mayor auxiliar. se abrirán tantas cuentas como tantos que se debe proceder a localizar en que diario están los movimientos de las cuentas y los efectos por cobrar. luego pasamos al diario auxiliar de ingreso a caja. Mayor auxiliar de cuentas por pagar Es un auxiliar donde se resumen cronológicamente las compras a crédito y los pagos y abonos hechos por la empresa a sus proveedores. se abrirán tantas cuentas como proveedores tenga la empresa. bien sea en el mayor auxiliar o en la cuenta control. En el diario auxiliar de ventas de créditos tenemos las cuentas y los efectos por cobrar.Uso Según la Necesidad Así como la empresa se ve en la necesidad de utilizar diarios auxiliares. Probar la igualdad del mayor auxiliar con la cuenta del mayor general se denomina conciliación.

los asientos de ajustes y cierre. Por ejemplo: El asiento de apertura. compra o venta de mercancía a crédito se registran en el diario general o principal en orden cronológico. . la devolución en compra o venta a crédito. la compra a crédito de activos.Transacciones que no se registran en los Auxiliares En los diarios auxiliares no se registran aquellas operaciones distintas para las cuales fueron creados. estas operaciones por no implicar entrada o salida de dinero.

ya que estos llevan un control de sus negociaciones mercantiles y financieras.Conclusión Los Libros de Contabilidad son de gran importancia en una empresa. en este caso los Libros Auxiliares Son los libros de contabilidad necesarios para que exista una mayor división del trabajo. que le permite registrar en forma cronológica todas las transacciones realizadas por la empresa. así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. . de manera que varios empleados puedan trabajar simultáneamente en la contabilidad. Así que se puede decir que los libros contables son un documento numerado.

PRESENTADO POR: *RUTH BRITO C.UNIVERSIDAD DE ORIENTE NÚCLEO DE SUCRE ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO DE CONTADURIA CÁTEDRA: BASICA II LIBROS AUXILIARES.I 23.012 .267 *MARILIN TOVAR C.626. JULIO DE 2.592 PROFESOR: *MIGUEL ROMERO Sección N° 05 CUMANÁ.I 22.924.