INTRODUCCION En el presente trabajo se resaltarán algunos aspectos relacionados a los libros de contabilidad.

Los libros de diario y de mayor les producen información muy valiosa a los gerentes de las empresas ya que los ayuda a corregir los planes del negocio por cualquier variación desfavorable. Debido a la gran importancia que tiene la contabilidad en las empresas, el estudio de los libros usados en las mismas es vital para todos; ya que a la hora de aplicar la contabilidad a una empresa se deben tener los conocimientos básicos que le proporciona el uso de los libros. Los libros auxiliares son los libros donde se registran en forma analítica y detallada los valores y la información registrada en libros principales. Su función es ampliar la recogida de información en los libros principales. Su estructura es muy variada, en ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y diarios. Existe la obligación de llevar libros auxiliares los cuales deben servir de soporte para conocer las transacciones individuales. Su número es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente económico, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad. El estudio y manejo de la información de los libros auxiliares nos proporciona la herramienta para conocer la situación de una empresa. Los registros auxiliares o libros auxiliares que deben llevar las empresas van de acuerdo a sus necesidades o clases de empresas. Los mayores auxiliares son los registros en donde se realiza el análisis o detalle de las cuentas colectivas.

fecha de la operación que se registre. Es una obligación por parte de los entes económicos cuya actividad sea el comercio llevar registros auxiliares de inventarios de mercancías. retirado o trasladado y el registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con unidades registradas en las tarjetas de control. de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad. detalles de las actividades realizadas. Su número es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente económico. consumido. consumidas. Función de Libros Auxiliares. Su estructura es muy variada y con frecuencia suelen ser archivos fotocopiados y además pueden recogerse en cualquier soporte informático. costo unitario y total de lo comprado. Existe la obligación de llevarlos ya que estos deben servir de soporte para conocer las transacciones individuales. Dicho libro debe contener la información por unidades o grupos homogéneos. Los libros . con cargo o abono a la cuenta genérica de control respectiva. de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar. vendido. con el fin de llevar el control de las que se destinen para la venta. Al fin del mes. compradas. número de unidades en existencia. registro del valor del movimiento de cada subcuenta. También en ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son: registro de las operaciones cronológicamente. Integración de los Libros Auxiliares con los Libros Principales En los diarios auxiliares registran las operaciones específicas día por día y desde ellos se pasaran los asientos a los respectivos mayores auxiliares. de manera que varios empleados puedan trabajar simultáneamente en la contabilidad.Libros Auxiliares. se totalizan los diarios auxiliares y se efectúa un pase al diario principal. vendidas. Su función es ampliar la recogida de información en los libros principales. número de comprobante que respalda la operación asentada. Definición de Diarios Auxiliares Son aquellos libros de contabilidad necesarios para que exista una mayor división del trabajo. retiradas o trasladadas. mediante un asiento resumen por dichos totales. reuniendo por lo menos los siguientes datos: identificación por clase y denominación de los artículos. existencia en valores y unidad de medida. también día por día. Los libros auxiliares son los libros donde se registran en forma analítica y detallada los valores y la información registrada en libros principales.

Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en los libros mayores y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares. El análisis que se realiza de las cuentas colectivas es para conocer en forma detallada los movimientos que integran una cuenta de mayor. como el libro de actas y registro de socios. para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta. Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos. Tipos de libros auxiliares.auxiliares permiten dividir el trabajo contable en función a las necesidades de registro y control. Libros Auxiliares Generalmente Usados * Diario auxiliar de ventas a crédito * Diario auxiliar de compras a crédito * Diario auxiliar de ingresos de caja . También existen otros libros que tienen el resto de la información financiera de la empresa. el libro fiscal. Estos libros. Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplía la información de una cuenta en varias subcuentas. Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar. el registro de facturación etc. Los mayores auxiliares son los registros en donde se realiza el análisis o detalle de las cuentas colectivas. entre otros son: *Libro de almacén *Libro de bancos *Libro de gastos generales *Libro de cuentas corrientes *Libro de embarques *Libro control de personal * Libro de compra-venta *Libro de caja chica *Libros copiadores de cartas *Libro de control de acciones *Libro de control de moneda extranjera *Libro de letras por cobrar y pagar.

las cuales como vimos anteriormente. representan una parte integrante del saldo de una cuenta colectiva o de control. es menester de cada cargo o abono a una cuenta colectiva que se haya efectuado en el libro mayor se registre como cargo o abono a una cuenta auxiliar o subcuentas. entre otros: 1) Registro de ventas: Deben llevarlos todas las empresas que realizan ventas de bienes y servicios para demostrar los ingresos por dichos conceptos. 2) Registro de compras: Que deben llevar las empresas industriales que realizan operaciones de fabricación. deberá haber tantas subcuentas abiertas como entidades formen el saldo de una cuenta colectiva. minoristas e importadores. Los registros auxiliares o libros auxiliares que deben llevar las empresas van de acuerdo a sus necesidades o clases de empresas. Registros auxiliares. y formulamos un asiento resumen que va al diario general.* Diario auxiliar de egresos de caja Llevando estos diarios no tenemos que ir realizando cada operación en el diario general. se transfiere directamente al mayor general. los mayoristas. Por ende. como se ha señalado en el caso anterior. registramos las operaciones de un determinado periodo. llamados también mayores auxiliares o subcuentas. Mayores auxiliares Los libros auxiliares. Luego se realizan los pases de dicho asiento al mayor general. este mecanismo es utilizado y aceptado aunque el código de comercio contempla que debe resumirse la información y realizarse el asiento resumen en el diario general. por ejemplo un mes. . Otra forma de llevar estos diarios es que si están debidamente sellados y una vez registradas las operaciones de un determinado periodo. si no que cada uno de ellas se lleva en el libro especifico determinado únicamente para este tipo de operación. totalizamos dichas operaciones y si realizar el asiento resumen en el diario general. 3) Registro especial de letras: Deben llevarlo todas las personas naturales y jurídicas que realizan operaciones comerciales o industriales y que realizan operaciones de crédito por ventas u operaciones financieras. una vez registradas realizamos un resumen de las operaciones totales registradas en ese diario auxiliar correspondiente a ese mes. se llevan en el libro mayor de manera independiente. Con la finalidad de disponer de información particular sobre cada una de las entidades con las que se celebran transacciones. Tales registros son.

ello no le quita la obligatoriedad de llevarlos. cuando se haga referencia a los libros de comercio. 5) Registro de ingresos: Deben llevarlo todos aquellos que perciben ingresos por servicios. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. construcciones. 9) Registro de importaciones de bienes de capital e insumos: Deben llevar las empresas industriales cuyo libro tiene un rayado especial. la naturaleza del ente económico y la de sus operaciones. previa autorización o información a la Dirección General de Contribuciones mediante la declaración jurada los mismos que pueden variar en el siguiente periodo. que se encuentran con el impuesto de bienes y servicios. Así lo expresa el código de comercio. Para tal fin se debe llevar. ¿Es obligatorio llevar libros auxiliares de contabilidad? Si bien es cierto se dice que los libros auxiliares no requieren ser registrados. se deben llevar los libros necesarios para: Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta. en la actualidad se le da a los entes económicos obligados a llevar contabilidad. los martilleros públicos. y mayor auxiliar o cualquier otro libro auxiliar. sus movimientos débito y crédito. que perciban ingresos por locación o sub locación de bienes inmuebles. estas hojas deben legalizarse. entre otros. etc. los auxiliares necesarios según el ente comercial. 7) Registro de arrendamiento y subarrendamiento: Deben llevar todas las empresas o compañías en general.4) Registro de importaciones y exportaciones: Lo llevan generalmente los agentes de aduana y empresas que realizan estas actividades con la finalidad de hacer un seguimiento ordenado y detallado de dicha actividad. Este libro o registro de ingresos sirve para el control de los impuestos a los bienes y servicios. Atendiendo las normas legales. En este registro se asientan igualmente los gastos o egresos. generalmente. Casos Especiales: Algunas empresas pueden utilizar hojas movibles de diario. 6) Registro de ingresos profesionales: Todos los profesionales que perciben ingresos derivados del ejercicio de independiente de su profesión. así como también para los efectos del impuesto a la renta. libertad para establecer el número y la importancia de los mismos a condición de que el sistema utilizado tenga valor jurídico contable y que refleje la historia completa y fidedigna de la situación económica. se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos. 8) Diario de entradas y salidas: Lo llevan. . Para efectos legales..

pasivo. se abren libros auxiliares. como se sabe el libro mayor se usa para acumular los movimientos resultantes de las operaciones en cuentas individuales. ya que al registrar las operaciones en un solo libro no podemos conocer rápidamente los movimientos deudores y acreedores de cada cuenta. • Facilita la preparación de información financiera por cuenta. . Esto se hace con el fin de descongestionar y reducir el volumen de trabajo en el diario principal. • Permite la agilización del registro de las operaciones y su consiguiente procedimiento. pues evitamos hacer el pase al libro mayor operación por operación. tales como el numero de la factura. • Al registrar las operaciones en un solo libro no podemos conocer rápidamente los movimientos deudores y acreedores de cada cuenta. de aquí la relación existente entre ambos. pues evitamos hacer el pase al libro mayor operación por operación. LIBROS DE COMPRAS El libro de compras tiene por finalidad registrar cronológicamente. monto total de la compra y forma de pago.Existe la necesidad de dividir los libros principales de contabilidad. ahorramos tiempo. en este libro se abre una cuenta para cada uno de los a conceptos que integran el activo. pero en todo caso. juntas. indicando los datos básicos de ellas. que efectúa la empresa. En las empresas donde determinadas clases de operaciones mercantiles se repiten con demasiada frecuencia. nombre del proveedor. es decir. las diferentes operaciones de compras. a los cuales se les califica de libros auxiliares o subcuentas. así como también al efectuar el pase mensual por concentración al diario general y al mayor. ahorramos tiempo. los cuales hagan las veces de diario. para registrar exclusivamente el tipo de transacción que tantas veces repite. representan el importe total de una cuenta colectiva o de control. lo cual facilita el control. capital y resultados. RELACIÓN ENTRE LOS MAYORES AUXILIARES Y EL MAYOR PRINCIPAL Las empresas deben llevar su contabilidad de acuerdo con la naturaleza de su actividad comercial. ya que: Existe la necesidad de dividir los libros principales de contabilidad. los libros mayores auxiliares son utilizados para controlar una serie de subcuentas que. • Permite una mayor división del trabajo al establecer diarios específicos. • Al efectuar el pase mensual por concentración al diario general y al mayor. debe llevar los llamados libros principales y otros libros que estime conveniente para el mejor orden y claridad de sus operaciones.

Los principales objetivos de este libro son: • Simplificar el movimiento a registrar en el libro diario. lo que amerita el uso del mayor auxiliar de las cuentas por pagar. ya que todas las operaciones de compras que se efectúen en el mes. La columna de referencia que tiene ese auxiliar de cuentas por pagar. cuando sea necesario) Se deberá llevar un control diario de las compras a crédito. mediante un asiento en que se debitará la cuenta mercancía o las cuentas de activo que procedan y se abonarán las cuantas que correspondan según sea la forma de cancelación. 4ta Columna: Referencia (Comunicación del diario auxiliar de compras a crédito con el mayor de cuentas por pagar) 5ta Columna: Se anota el monto de la factura. su diseño e información que proporcione. a medida que se compra a crédito debe llevarse el control diario de los proveedores. En cada línea se registran cada una de ventas a crédito. • Agrupar en un solo libro todo el movimiento de las compras efectuadas en un periodo. Diario Auxiliar de Compras a Crédito: En este diario se registran solamente las compras a crédito de mercancías realizadas por la empresa. ya que cualquier dato que se necesite. 3ra Columna: Se anota el nombre del proveedor.Los datos indicados anteriormente son los mínimos. 2da Columna: Se anota el número de la factura. anotando todo lo indicado anteriormente (se pueden utilizar varias líneas. completa y clara. • Facilitar la información haciéndola mas rápida. este libro es un auxiliar del libro diario y al final del mes se debe proceder a centralizarlo. quedarán reducidas en un solo asiento diario. con lo cual resulta más fácil y rápido el control de este tipo de operaciones. variará según la empresa que lo ocupe. Desde los puntos de vista contable. se encuentra registrado en un solo libro. . El formato del diario auxiliar de compras a crédito contiene generalmente lo siguiente: 1era Columna: Se anota la fecha en que realizamos la compra a crédito. colocaremos en la casilla el numero que le corresponde al proveedor en el mayor auxiliar de cuentas por pagar. que puede proporcionar este libro y como veremos posteriormente. una vez pasados.

El movimiento del libro de ventas se centraliza mensualmente mediante un asiento en el libro diario. A medida que se va vendiendo a crédito. LIBRO DE VENTAS Es uno de los libros auxiliares más importantes y de uso obligatorio. en esta columna una vez pasado al mayor auxiliar. La columna de referencia que tiene el diario auxiliar. anotando todo lo indicado anteriormente (se pueden utilizar varias líneas. Para el libro de ventas. como se podrá apreciar. La forma en que se estructure dependerá fundamentalmente de los siguientes factores que. Diario Auxiliar de Ventas a Crédito En este diario solo se registran las ventas a crédito realizadas por la empresa. 3ra Columna: Se anota el nombre del cliente 4ta Columna: Referencia (comunicación del diario auxiliar de ventas a crédito con el mayor auxiliar de cuentas por cobrar). • Sistema que se empleará para contabilizar las mercancías vendidas y cuentas que se cargarán. totalizaremos las compras a crédito y formularemos el asiento resumen en el diario general. tanto para las industrias como para el comercio mayorista y minorista. cuando sea necesario). . se relacionan entre sí: • Información y control que se desee proporcione este registro.Al finalizar el periodo. • Correlación con los demás libros auxiliares y con el sistema contable en general. El formato del diario auxiliar de ventas a crédito contiene generalmente lo siguiente: 1ra Columna: Se anota la fecha 2da Columna: Se anota el número de la factura. tenemos que ir llevándolo diariamente al mayor auxiliar de cuentas por cobrar. nos permite controlar lo que vamos pasando al mayor auxiliar de cuentas por cobrar. como para la mayoría de los libros auxiliares no existe un rayado tipo. 5ta Columna: Se anotan el monto de las facturas En cada línea se registran cada una de ventas a créditos. anotamos el numero que le corresponde a cada cliente en ese mayor auxiliar.

. no permite esa separación. con rayados especiales. con el propósito de llevar un cuidadoso control de esas operaciones. • Pago a proveedores. • Prestamos obtenidos. • Pago de gastos. totalizamos y realizamos el asiento resumen que lo hacemos en el diario genera. Las principales entradas de efectivo de una empresa pueden darse por: • Ventas al contado. se recomienda que aun siendo la misma persona la que ejerza ambas funciones trate de imponer un libro para controlar las entradas y otro para las salidas. el número de operaciones o bien la falta de personal. Las principales salidas de efectivo se pueden dar por: • Compras en efectivo. * Ventas al contado se le destina una columna.Registradas todas las ventas a crédito de un determinado periodo. * Cobro de las cuentas por cobrar se le destina otra. pero en las pequeñas y en muchas de las medianas empresas. Las entradas y salidas de efectivo se registran en libros auxiliares. siendo las más corrientes las siguientes. No obstante. • Cancelación de documentos negociables aceptados. • Pago de préstamos obtenidos. para ello este diario debe tener varias columnas ya que la entrada de dinero a la caja puede darse por diferentes razones. • Ventas de activos fijos. • Cobros a clientes. ENTRADA Y SALIDA DE EFECTIVO La cuenta que maneja la contabilidad para el control del “efectivo” se denomina caja. Diario Auxiliar de Ingresos de Caja Aquí se registraran todas aquellas operaciones que traigan como consecuencia una entrada de dinero a la caja. Una de las formas de mejorar los controles sobre efectivo es separar las funciones de su recepción y desembolso.

5ta Columna: La destinamos para las cuentas varias. en este caso colocamos el nombre de la cuenta y en la columna de valores el monto. porque es muy común que cuando cobremos a los clientes les concedamos descuentos. en determinada operación puede ameritar un cargo. Diario Auxiliar de egresos de caja Aquí se registran todas aquellas operaciones que traen como consecuencia una salida de dinero de caja. 4ta Columna: La destinamos a la cuenta de descuentos en ventas. al igual que el auxiliar de ingresos de caja. 6ta Columna: Cuentas por cobrar 7ma Columna: Ventas 8va Columna: Cuentas varias. El formato del modelo de este libro puede variar de acuerdo a las necesidades de la empresa. ya que pueden ser diferentes motivos los que ocasionen retiros de dinero de caja. tendrá que tener varias columnas. para aquellas cuentas no comunes. y para aquellas cuentas que se utilizan de vez en cuando. y se dejan unas columnas de cuentas varias para aquellas operaciones no comunes que traen de vez en cuando una entrada de dinero en caja. . se les destinan columnas en el auxiliar. se les abre una columna que designamos con el nombre de cuentas varias. Una vez registradas las operaciones de un determinado periodo formulamos el asiento del resumen en el diario general. en este caso colocamos el nombre de la cuenta y en la columna de valores el monto. 3ra Columna: La cuenta caja. que en una determinada operación ameriten un abono. siendo las más comunes: Las compras al contado y Los pagos a proveedor A estas operaciones comunes se les abre una cuenta.A las operaciones más comunes se les abre una cuenta. Un modelo puede ser el siguiente: En primer lugar: 1era Columna: Señalamiento de la fecha 2da Columna: Descripción breve de la operación En segundo lugar: Las cuentas que ameritan cargos.

se coloca el monto en el haber y se determina el nuevo saldo. Así vamos registrando cada una de las operaciones que nos aparezcan en este diario. Mayor Auxiliar de Bancos Mayor Auxiliar de Gastos Generales Activos Fijos Relación con el Mayor Principal El saldo de las cuentas del mayor general. debe ser igual a las sumas de los saldos de las cuentas del mayor auxiliar. se abre el folio n° para el cliente que aparezca. se abrirán tantas cuentas como proveedores tenga la empresa. el folio del diario donde está registrada la operación y el monto respectivo en la columna del debe y el saldo a esta fecha. para proceder a realizar el respectivo pase al mayor. Y por ultimo vamos al Diario de Compras a ver si hay movimientos en esta cuenta. Mayor auxiliar de cuentas por pagar Es un auxiliar donde se resumen cronológicamente las compras a crédito y los pagos y abonos hechos por la empresa a sus proveedores. Este proceso puede sacar a la luz errores.Uso Según la Necesidad Así como la empresa se ve en la necesidad de utilizar diarios auxiliares. . se indica la fecha en la que se realiza la operación en el diario. observamos si hay algún movimiento en esta cuenta y lo pasamos. En el diario auxiliar de ventas de créditos tenemos las cuentas y los efectos por cobrar. se abrirán tantas cuentas como tantos que se debe proceder a localizar en que diario están los movimientos de las cuentas y los efectos por cobrar. luego pasamos al diario auxiliar de ingreso a caja. ella puede utilizar los mayores auxiliares que crea necesarios para aquellas cuentas que tengan mucho movimiento. Entre los mayores auxiliares más utilizados tenemos: Mayor auxiliar de cuentas por cobrar Es un auxiliar donde se resumen las operaciones a crédito realizadas por cada cliente. bien sea en el mayor auxiliar o en la cuenta control. Probar la igualdad del mayor auxiliar con la cuenta del mayor general se denomina conciliación. el n° de la factura que la origino.

Transacciones que no se registran en los Auxiliares En los diarios auxiliares no se registran aquellas operaciones distintas para las cuales fueron creados. la compra a crédito de activos. Por ejemplo: El asiento de apertura. . compra o venta de mercancía a crédito se registran en el diario general o principal en orden cronológico. la devolución en compra o venta a crédito. los asientos de ajustes y cierre. estas operaciones por no implicar entrada o salida de dinero.

de manera que varios empleados puedan trabajar simultáneamente en la contabilidad. en este caso los Libros Auxiliares Son los libros de contabilidad necesarios para que exista una mayor división del trabajo. que le permite registrar en forma cronológica todas las transacciones realizadas por la empresa. ya que estos llevan un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así que se puede decir que los libros contables son un documento numerado. así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. .Conclusión Los Libros de Contabilidad son de gran importancia en una empresa.

592 PROFESOR: *MIGUEL ROMERO Sección N° 05 CUMANÁ.I 22.UNIVERSIDAD DE ORIENTE NÚCLEO DE SUCRE ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO DE CONTADURIA CÁTEDRA: BASICA II LIBROS AUXILIARES. JULIO DE 2.626.267 *MARILIN TOVAR C. PRESENTADO POR: *RUTH BRITO C.012 .I 23.924.

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