Bloque 4

administracin de base de datos con Access

Que es una base de datos

Una base de datos (que en adelante se

abreviara como BD) se compone de datos organizados en una o varias tablas que se relacionan mediante un campo comn (id) a ellas.

Ventajas de las bases de datos

Las bases de datos han revolucionado la

manera de trabajar en casi todas las reas en donde se tenga que procesar datos: escuelas, centros de investigacin, instituciones de levantamientos de censos, empresas, editoriales que publican directorios o enciclopedias, bancos, agencias de viajes y reservaciones, hospitales, etctera.

Como organizar una base de datos

Para crear una BD debes tener muy claro que

informacin vas a manejar y los reportes que vas a requerir para tomar decisiones mas certeras

Microsoft Access 2010

1. pulsa el botn de inicio. Ejecute el programa Microsoft office 2.tambien puedes ejecutar Access pulsando sobre su

icono, si se encuentran entre las aplicaciones de uso frecuente del men inicio.
3.de inmediato aparece la interfaz del programa con la

ventana de la ficha archivo, conocida como la vista Backstage, que muestra un icono llamado base de datos en blanco, plantillas instaladas en la computadora y plantillas de office.com. Para abrir alguna de ellas, se selecciona y se pulsa el botn crear

4. la opcin plantilla de ejemplo muestra

todas las plantillas que se han instalado en la computadora . Al pulsar en una de ellas se muestra la vista previa.
5. despus de unos breves segundos de

preparacin de la plantilla seleccionada, aparece en la pantalla una aplicacin completa que incluye tablas, formularios , consultas e informes relacionados de manera predefinida.

Para cerrar una cesin de Access

1. cerrar la base de datos sin salir del

programa. Pulsa en la ficha archivo y en la vista Backstage selecciona el comando cerrar base de datos.
2. cerrar el programa y la base de datos.

Ejecuta el comando salir en la vista Backstage de la ficha archivo.

Creacin de tablas
Todos los elementos que se crean en una base de

datos tienen un tratamiento de objetos. Los objetos que se pueden incluir en Access se encuentran en el panel de navegacin
1. tabla 2. consultas 3. formularios 4. informes 5. macros 6. mdulos

Creacin de tabla nueva

Con el comando tabla, que crea una nueva

tabla vaca.
Con diseo de tabla, que crea una nueva

tabla vaca en la vista de diseo

Utilizando listas de SharePoint , que permiten

interactuar con contactos, tareas, problemas y eventos entre grupos de trabajo y usuarios empresariales

Creacin rpida de una tabla utilizando plantillas

La opcin para crear tablas con el asistente se

ha eliminado en la versin 2010 de Access, pero se incluyen funciones automatizadas para hacerlo mediante platillas.

Administracin y manejo de datos con Access

Las tareas mas comunes que se realizan con una base de datos son: 1.ordenar los datos de las tablas siguiendo uno o varios criterios

especficos.
2. crear subtablas con datos que cumplen con un criterio. 3. realizar consultas resultantes de la definicin criterio 4.crear formularios o plantillas que permiten capturar o editar los datos

de una tabla en forma mas practica

5.muchas otras opciones de gran importancia para las empresas, que

podrs conocer si te adentras en el estudio de la informtica.

Como ordenar una tabla

Al capturar los registros de la BD se ordenan

automticamente en funcin del campo clave; sin embargo, habr ocasiones en las que ser necesario entregar un informe con los datos ordenados segn otro criterio

Creacin de formularios
El trabajo mas laborioso cuando se crean

bases de datos se la introduccin de cada uno de los datos de todos los registros, es decir, de los campos. Una de las herramientas mas practicas, que facilita la introduccin de los datos en las tablas, es el formulario. Para crear un formulario se cuenta con todos los comandos del grupo formularios en la cinta de opciones crear.

Creacin de consultas
Una consulta genera una subtabla similar a como

lo hace un filtro, con los registros que cumplen con el criterio o los criterios especificados
La diferencia entre consulta y filtro es que la

primera crea y guarda el subconjunto de datos como un objeto (tabla independiente) dentro de la BD y que puede ser consultada en cualquier momento; la segunda es una subtabla que desaparece cuando se pulsa el botn quitar filtro