PROCESO DE AUTOEVALUACIN INSTITUCIONAL Y DE PROGRAMAS

GUIA PARA LA FORMULACIN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO RESULTADO DE LA AUTOEVALUACIN DE PROGRAMAS ACADMICOS

Elabor: Comisin de Verificacin de Condiciones Institucionales de Calidad de la Uptc Resolucin 1806 de 12 de Mayo de 2010

UNIVERSIDAD PEDAGGICA Y TECNOLGICA DE COLOMBIA

VICERRECTORA ACADMICA
COMISIN DE VERIFICACI N DE CONDICIONES INSTITUCIONALES DE CALIDAD
TUNJA

JUNIO DE 2010

FORMULACIN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIN AL PLAN DE MEJORAMIENTO

UNIVERSIDAD PEDAGGICA Y TECNOL GICA DE COL OMBIA VICERRECTORA ACADMICA AUTOEVAL UACIN INSTITUCIONAL Y DE PROGRAMAS

I. INTRODUCCI N. El trabajo desarrollado por los programas acadmicos de la Institucin, en el proceso de Autoevaluacin y Acreditacin, ha permitido llegar a tener condiciones favorables que redundan en el mejoramiento continuo de la calidad. Sin embargo, es necesario que exista coherencia entre los resultados obtenidos entre el primero y segundo proceso de acreditacin. Es por esta razn, que se debe establecer una metodologa para que, de manera objetiva y eficaz, pueda formularse el Plan de Mejoramiento del programa y as mismo definir el sistema de seguimiento, monitoreo, control y evaluacin a dicho plan. A continuacin, se presentan los aspectos a considerar, en el momento de formular el Plan de Mejoramiento como resultado de la autoevaluacin del programa. AUTOEVALUAC IN. Es un proceso de revisin institucional, que desarrollan los actores de los programas acadmicos acerca de la calidad de los factores propios e institucionales, siguiendo el Modelo de Autoevaluacin con fines de Acreditacin del CNA. Dicho modelo, considera 42 Caractersticas de Calidad agrupadas en 8 Factores relevantes para la evaluacin acadmica y administrativa, trabajo que se realiza de acuerdo a las indicaciones de la Gua de Autoevaluacin del CNA y que concluye con la formulacin del concepto global de calidad del programa, en funcin a las fortalezas y debilidades detectadas.
La Autoevaluacin permite a los programas obtener un diagnstico de la situacin actual de su gestin, entregndoles un listado de fortalezas y oportunidades de mejoramiento, lo mismo que la identificacin de problemas y amenazas acompaados de un plan de mejoramiento que propende por la bsqueda de soluciones.

PLAN DE MEJORAMIENTO. La autoevaluacin tiene dos resultados: el primero, proveer un diagnstico de la realidad institucional y del programa y el segundo, iniciar 2

un proceso de la calidad de las caractersticas dbiles, plasmadas en objetivos claros y alcanzables. Es por esta razn que la autoevaluacin se entiende como un Sistema de Mejoramiento Continuo de Calidad, pues no implica acciones aisladas, sino la produccin de un crculo virtuoso que se inicia con la reflexin interna de docentes, directivos, estudiantes, egresados, funcionarios y empleadores para avanzar en acciones de mejora.

FORMULACIN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIN AL PLAN DE MEJORAMIENTO implementacin de acciones tendientes a mejorar

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El Plan de Mejoramiento, es el instrumento que recoge y articula todas las acciones prioritarias que el programa emprender para mejorar aquellas caractersticas que tendrn mayor impacto en las prcticas vinculadas con los resultados y el logro de los objetivos del Proyecto Acadmico Educativo (PAE) del Programa y con el Plan de Desarrollo Institucional, mediante el proceso de autoevaluacin. Cada elemento del modelo seleccionado como prioritario, o la articulacin de algunos de ellos, demandar una serie de acciones precisas y especficas, que escalonadas en el tiempo, estarn orientadas a mejorar las condiciones de calidad del programa. Cada accin o conjunto de acciones debe tener asignado claramente; objetivo, acciones, metas, cronograma, responsables, indicadores, recursos, y un medio de verificacin; as como un sistema de monitoreo y control que garanticen su anlisis de avance en el tiempo.
Adicionalmente, el Plan de Mejoramiento, debe incorporar todos aquellos programas, proyectos y actividades que el programa ejecutar o se encuentra ejecutando en el ao respectivo de su formulacin. En este sentido, el Plan de Mejoramiento, es un articulador de otras acciones tales como los Planes de Accin Anual, derivados del PAE, y del Plan de Desarrollo Institucional, as como todos aquellos proyectos relacionados con otras instituciones o fuentes de financiamiento.

Por otro lado, el Plan, facilita la instalacin de un proceso de mejoramiento continuo. En la medida en que el programa va logrando las acciones de mejora propuestas en determinadas caractersticas, o en el conjunto de ellas, puede continuar avanzando en el mejoramiento, de tal forma de incorporar a la prctica habitual de la institucin acciones especficas de seguimiento y evaluacin permanente que permiten detectar cuellos de botella institucionales u otros factores que dificultan el curso natural del mejoramiento propuesto.
Un gran desafo ser generar las capacidades de mejoramiento continuo al interior del equipo de trabajo de los directivos del programa para que la comunidad acadmica, analice y evale permanentemente sus propias prcticas y los respectivos resultados de gestin que se implementen. Son ellos mismos quienes, a partir de la Autoevaluacin, pueden buscar participativamente los caminos de mejora diseando y construyendo un Plan de Mejoramiento.

Este Plan de Mejoramiento, tendr un horizonte a mediano o largo plazo, se debe estimar un tiempo suficiente para dar cuenta de los resultados y logros en las mejoras priorizadas. Durante este tiempo se realizar un monitoreo trimestral, a travs de indicadores, que van dando cuenta de los avances alcanzados respecto de los objetivos especficos definidos, para detectar a tiempo los efectos que tendrn las actividades desplegadas en el Plan de Mejoramiento.

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II. FORMULACIN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO Qu es un plan de mejoramiento? El mejoramiento del programa debe asumirse como un proyecto a corto, mediano o largo plazo y debe tambin planificarse de esa manera. El plan consiste en la descripcin de una secuencia de pasos orientados a superar, en lo posible, las debilidades encontradas en el proceso de autoevaluacin del programa. El Plan de Mejoramiento tiene como base los resultados de la autoevaluacin realizada, dentro del marco de referencia del CNA, para los procesos de acreditacin. Su objetivo es orientar las acciones requeridas para superar las debilidades determinadas y sus causas, sin alterar las fortalezas del programa. Es decir, el plan de mejoramiento es un medio conceptual y una gua para actuar segn lo que se requiere, con el fin de modificar el estado actual del sistema, por uno futuro de mejor calidad, manteniendo las fortalezas.

Situaci n Actual: Fortaleza s Debilidad es

Plan de Mejoramient o y de Sostenibilid ad

Situacin futura Deseada: Fortalezas sostenidas Debilidades superadas

El marco de referencia o lnea base en que se fundamenta el plan de mejoramiento, priorizar el tratamiento de las debilidades o necesidades sealadas por la evaluacin y las causas o factores que las propician. Para que este plan sea eficaz y efectivo, no solo se debe evidenciar que la situacin deseada se alcance, sino tambin superar las debilidades y sus causas. Por ejemplo, si una de las debilidades, es que la biblioteca no cuenta con suficientes recursos de informacin en un rea de estudio determinada, las causas no excluyentes mutuamente podran ser: se asigna un presupuesto deficiente para comprar material, los recursos de informacin son escasos, 5

 los recursos identificados los profesores no solicitan los recursos de informacin, los espacios en la biblioteca o en el sistema de informacin para albergar los recursos son deficientes.

FORMULACIN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIN AL PLAN DE MEJORAMIENTO de informacin que se podran adquirir, no estn

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As, el plan de mejoramiento debe considerar y describir claramente las causas de la debilidad y plantear la (s) accin (es) que va (n) a permitir superarlas. Una ayuda para esta descripcin, es la utilizacin de algunos elementos del modelo CNA tal como los indicadores construidos en cada caracterstica y que dan cuenta de los referentes empricos utilizados en la medida de calidad del programa. Una de las razones que justifica la necesidad de elaborar un plan de mejoramiento se relaciona con: lo que no se planifica pierde posibilidades de logro, debido a que los recursos siempre son escasos y estn comprometidos. El plan de mejoramiento gua la ejecucin y permite un adecuado seguimiento y control, pero es preciso que se elabore con objetividad, o sea, que se propongan las acciones por alcanzar, en trminos de costos, calendarizacin, recursos y viabilidad. III. METODOLOGA PARA ELABORAR UN PLAN DE MEJORAMIENTO Primera Fase: Anlisis de las debilidades o necesidades detectadas 1. 2. 3. Analizar las causas de cada debilidad sealada en las caractersticas; se debe responder la pregunta: de qu depende lo que est mal? Enlistar las posibles acciones que permitiran corregir o eliminar los factores que provocan la situacin actual. Analizar la viabilidad de cada accin en: tiempo, costo, apoyo acadmico, proveedores, recursos tcnicos, etc.; se recomienda el principio de el mejoramiento asequible. Seleccionar las acciones factibles de cumplir e indicar en qu proporcin permitirn superar la debilidad y el plazo de tiempo cuando se llevarn a cabo.

4.

En esta primera parte se sugiere que, una vez terminada la fase de anlisis de resultados por parte de cada uno de los grupos de trabajo, el equipo de Talento Humano responsable de la autoevaluacin en el programa, tenga en cuenta la siguiente matriz, para cada caracterstica:
COMPONEN TE:

Debilidad

Causas que provoca n la

Posibl es accion es

Valoracin de la viabilidad de cada accin

Seleccin de las acciones factibles de lograr

Importancia de cada accin para superar la debilidad

Segunda Fase:

Diseo del Plan de Mejoramiento

A. Componentes de un Plan de Mejoramiento: D ebilida d: Debe expresarse con claridad y sencillez en qu consiste.
Por ejemplo: incipiente investigacin, no existe seguimiento a egresados, ausencia de actividades de formacin integral, falta de recursos bibliogrficos, insatisfaccin de los estudiantes por los servicios de Bienestar, etc.

Ob jetiv o: Representa el estado del sistema que se pretende alcanzar (o que se alcanzara) al superar las debilidades actuales.
Por ejemplo: la debilidad no existe seguimiento a los egresados del programa puede acompaarse del objetivo: Contar con un sistema de seguimiento a los egresados del programa de tal forma que permita su ubicacin y se identifique su situacin actual.

Acciones: Son las actividades y tareas que permitirn reducir la brecha entre la situacin actual y la situacin deseada. En el Plan se incluyen las acciones que en la primera etapa fueron catalogadas como factibles de lograr. La actividad que tiene un nivel mayor de complejidad, es preciso subdividirla en acciones ms sencillas, denominadas tareas.
Ejemplos de acciones: Elaborar una base de datos para el seguimiento de los egresados del programa y Promocionar y divulgar a nivel nacional, la inscripcin de los egresados en el sistema implementado.

Para cada actividad propuesta, se necesita realizar un conjunto de tareas programadas, que sern ejecutadas por los grupos de trabajo organizados por el programa, bajo la direccin del Comit Curricular del programa. Metas: Cada accin debe establecer una frontera ideal, que corresponde al momento en que la debilidad es superada. Por tanto, la meta se debe plantear en trminos cuantitativos de lo que se espera realizar, en un tiempo determinado, para esa actividad, con el fin de cumplir con el objetivo trazado. Ind ica dor es: Son muestras observables del avance hacia el objetivo deseado, o que demuestran que el objetivo se ha alcanzado. Para cada indicador se debe especificar: la fecha, el responsable, la cantidad y calidades de lo que se va a alcanzar. Al verificar el cumplimiento del plan de mejoramiento, en el sistema de monitoreo y

seguimiento el p u n to d e referencia prin cipa l sern lo s ind ica do res.

Para hacer seguimiento del Plan de Mejoramiento, el Equipo de Trabajo del programa y la Direccin o los equipos responsables, deben disear indicadores, es decir, unidades de medida que expresen el cambio pretendido en un tiempo determinado, y sobre la base de acciones concretas a desarrollar. Los indicadores pueden ser definidos para dar cuenta tanto del avance de las acciones emprendidas, o del resultado final de stas. No es oportuno registrar solo un indicador que se relacione con el resultado final, ya que este podra no alcanzarse en forma completa. Es necesario que los indicadores den cuenta del nivel de avance.
Para el ejemplo que se comenta, algunos indicadores podran ser: Nmero de Formularios de captura de informacin diligenciados por parte de los egresados Nmero de registros digitados en la base de datos Nmero de Contactos a nivel Nacional de los egresados

Ha de tenerse presente que el indicador tiene implcitos dos elementos: una unidad de medida y una fuente que permitir verificarlo. La unidad de medida puede ser un nmero absoluto, un porcentaje, una escala de opinin, un criterio valorativo, etc. La fuente puede ser un documento, un archivo electrnico, una lista, un cuestionario aplicado, una entrevista a un grupo de personas, etc. Cro nog ra ma: Cada accin planteada en el Plan de Mejoramiento debe establecer un intervalo de tiempo determinado para su realizacin, por tanto, es necesario definir cundo comienza y cundo termina la actividad. En el sistema de monitoreo y seguimiento, se definirn ciertos momentos en los cuales se medir el avance de la actividad, utilizando para ello los indicadores definidos. En el formato de Plan de Mejoramiento diseado, se debe establecer claramente la Fecha de Inicio o puesta en marcha de la accin y una probable Fecha de Finalizacin en la que se terminara las actividades propuestas, una vez se ha alcanzado la meta. Recur sos e Insu m os requ eridos: Se debe precisar, en este tem, todos los requerimientos que los responsables necesitan para asegurar que las acciones programadas se lleven a cabo. Se debe incluir Recursos de Talento Humano (RTH), Recursos Fsicos (RF), Recursos Financieros (RFin), Recursos Tecnolgicos (RTec), entre otros. Respo nsa bles: Este aspecto debe detallar los responsables de cada una de las acciones o actividades del plan a realizar. Se recurre al Talento Humano disponible en el Programa, y se establece dentro de las responsabilidades que ellos asumen, presentar informes peridicos del

avance de las actividades, segn lo establecido en el sistema de seguimiento y control del Plan. Medio de V erificacin: Se debe dejar consignado, la manera en la cual se verificar con evidencias fsicas, los avances o el cumplimiento de la meta propuesta en cada una de las acciones. El medio de verificacin, ser utilizado para garantizar y demostrar a los Pares Acadmicos, que efectivamente se avanz en el cumplimiento del objetivo trazado, en un

periodo de tiempo determinado, o si se super en su totalidad la debilidad detectada en la autoevaluacin. B. Formato plan de mejora: Se recomienda utilizar una matriz horizontal donde sea posible observar la relacin directa entre cada uno de los componentes. El objetivo por alcanzar puede plantearse para el componente as como se muestra en la siguiente tabla. Tabla 1: Formulacin plan de mejoramiento
PROGRA MA: FACTOR: CARACTERS TICA: DESCRIPCI N DEBILIDAD: TIPO DEBILIDAD: D1 D2 D3 PRIORIDAD:

FORMULACI
OBJETIVO ACCIONE S META S FECHAS INDICADOR INICI FINAL ES RECURSO S MEDIO DE RESPONSABL VERIFICACI ES ON

Recursos:

CMO PRIORIZAR?

R.T.H. Recurso Talento Humano. R.F. Recursos Fsicos R.Fin. Recursos Financieros Recursos Tecnolgicos (Mquinas, Equipos, R.Te Informticos) Recursos Proyectos de Inversin, c. Sistema de Informacin de Planeacin SIPE F

El Programa Acadmico que realiza su proceso de Autoevaluacin, podr potencialmente contar con oportunidades de mejoramiento, o dicho de otra forma, cada una de las Caractersticas de Calidad del modelo puede constituirse en una oportunidad de mejoramiento, en la lgica del mejoramiento continuo. Para realizar sta necesaria priorizacin, se requiere que los actores del programa realicen un proceso de anlisis, que les permita elegir aquellas caractersticas de calidad sobre los cuales se generarn las mejoras. Este anlisis debe realizarse a partir de tres grandes criterios:

Relevancia: elegir aquellas oportunidades de mejoramiento que implique un impacto sustantivo en los resultados del programa. Es decir, aquellas que afectan de manera significativa los procesos internos y los resultados del mismo.

Pertinencia: seleccionar aquellas oportunidades de mejora, que para el programa sean importantes en funcin del Plan de Desarrollo Institucional y del Proyecto Acadmico Educativo del Programa y que contribuyan al cumplimiento de las metas propuestas. Factibilidad: elegir aquellas oportunidades de mejora que el programa efectivamente puede desarrollar en el tiempo determinado, con los recursos existentes. De la Fase de Anlisis de Resultados, el Programa Acadmico puede establecer la priorizacin, en aquellas Caractersticas de Calidad en el modelo, que han obtenido una baja calificacin, ya que una baja gradacin de cumplimiento, significa que existe all una oportunidad de mejoramiento. Al iniciar el proceso de anlisis, para lograr priorizar las caractersticas de calidad sobre las cuales se propondrn acciones en el Plan de Mejoramiento, se sugiere que se ordenen estas caractersticas, desde las de menor calificacin hacia las de mayor calificacin, y se apliquen las preguntas que se plantean a continuacin, teniendo como referente en primer lugar a los que menor calificacin han obtenido. Los elementos que constituyen un Plan de Mejoramiento se derivan de las fortalezas y las debilidades del Programa Acadmico, en cada una de las caractersticas analizadas en la autoevaluacin. Se presenta a continuacin la manera de priorizar las acciones que el programa emprender para desarrollar su Plan de Mejoramiento. Prioridades: son las oportunidades de mejoramiento ms significativas, de mayor impacto en los resultados, detectadas en el diagnstico institucional de la autoevaluacin, del plan anual de accin, y de los programas y proyectos en ejecucin o programados, que contribuirn de manera relevante a mejorar la calidad de la gestin acadmica. Estas prioridades se pueden analizar a partir de los resultados obtenidos por el programa en su autoevaluacin. Es necesario recordar la metodologa desarrollada en esta fase para lograr Formular un Plan de Mejoramiento acertado con los resultados de la autoevaluacin. El anlisis de resultados, conlleva la presentacin de las fortalezas y debilidades encontradas en el Programa Acadmico, a partir de los juicios de calidad, tanto de las Caractersticas como de los Factores, consignados en el Informe de Autoevaluacin. Se construy, para tal tarea, una carta de Anlisis de Resultados, en la cual se relacionan los valores de ponderacin y los de gradacin de cumplimiento. Para el desarrollo de la autoevaluacin en la Uptc, la ponderacin se consider, como un mecanismo de diferenciacin de los elementos del modelo (Factores, Caractersticas e Indicadores), segn cuatro niveles de importancia, como se aprecia en la tabla: 9

Tabla 2: Niveles de ponderacin

TABLA DE PONDERACIONES NIVE L INDISPENSABLE NECESARI O IMPORTANT E COMPLEMENTARIO PONDERACIN 9 10 7 8 56 14

El nivel I, indispensable, corresponde al de ms alta importancia, con un rango entre 10 y 9; el nivel II, necesario, con rango entre 8 y 7; el nivel III, importante, con uno entre 6 y 5; y el nivel IV, complementario, que corresponde al ms bajo, con rango entre 4 y 1. Cabe anotar que la etapa de ponderacin de los elementos del modelo: Indicadores, Caractersticas y Factores, fue desarrollada antes de entrar a evaluar el Grado de Cumplimiento, segn lo previsto en el flujograma de actividades del proceso. Para el desarrollo de la etapa de Gradacin de Cumplimiento de Calidad, se utiliz la siguiente escala de evaluacin: Tabla 3: Calificacin y grado de cumplimiento
CALIFICACI N 4.7 5.0 4.0 4.6 3.0 3.9 2.0 2.9 1.0 1.9 GRADO DE CUMPLIMIENTO PLEN O ALTO ACEPTAB LE INSUFICIENTE DEFICIEN TE

Con el fin de relacionar la calificacin dada a cada caracterstica, con su respectivo rango de ponderacin, se construy una Carta de Anlisis, la cual permite ubicar una regin que determina si dicho elemento corresponde a una Fortaleza o a una Debilidad, clasificadas en tres niveles de severidad. En la siguiente tabla, se puede observar las regiones utilizadas en el anlisis de resultados:

10

Tabla 4: Carta Anlisis de resultados

PONDERACI N INDISPENSABLE COMPLEMENTARIO NECESARIO IMPORTANTE

109 4321 PLENAMENTE 100% 5.0 4.7

87

65

FORTALEZAS DE PRIMER NIVEL

4.0

F1

ALTO GRADO 80% 4.6

FORTALEZAS DE SEGUNDO NIVEL

CALIFICAC IN ACEPTABLE 3.0 3.9
60%

F2

F3

FORTALEZA S DE TERCER NIVEL

D
INSUFICIENTE 2.0 2.9
40%

DEBILIDADES DE TERCER NIVEL

DEBILIDADES

DEBILIDADE S DE PRIMER NIVEL

DEFICIENTE 1.0 1.9
20%

SEGUNDO NIVEL

D3

D1

D2

En esta Carta de Anlisis se determin, como Fortaleza, aquellos elementos que fueran iguales o superiores al 80% de logro; es decir, calificaciones obtenidas iguales o superiores a cuatro punto cero (4.0). As mismo, como Debilidad, los elementos que estuvieran por debajo del 80% de logro; esto es, tres punto nueve (3.9) menos. Las fortalezas y debilidades se jerarquizaron en tres niveles, segn la calificacin obtenida, y de acuerdo con su valor de ponderacin. A continuacin, se explica e interpreta cada nivel. Para calificaciones iguales o superiores a 4.7, con ponderacin importante, necesario o indispensable, se tiene una Fortaleza de Primer Nivel. Las Caractersticas e Indicadores que se encuentran en esta regin resaltan los logros alcanzados en la Institucin, manifiestan el esfuerzo que el Programa hace para mantener su nivel alto de calidad y, as, responder a la funcin social encomendada. Todas las acciones que se emprendan para mantener y mejorar dichas fortalezas requieren un nivel de prioridad bajo. Para calificaciones entre 4.0 y 4.6, con ponderacin importante, necesario o indispensable, se tiene una Fortaleza de Segundo Nivel. Los elementos del modelo que se encuentran en esta regin, corresponden a situaciones positivas que ameritan continuar con su fortalecimiento, con 11

acciones en un nivel de prioridad medio. Para calificaciones superiores a 4.0, con ponderacin complementario, se tiene una Fortaleza de Tercer Nivel. Los elementos del modelo que se encuentran en esta regin, corresponden a potencialidades institucionales que resaltan otros elementos positivos con que cuenta la institucin y el Programa. Su nivel de prioridad, en cuanto acciones, es bajo.

12

 Para calificaciones inferiores a 4.0, con ponderacin indispensable, o calificaciones menores a 3.0, en ponderacin necesario, se tiene una Debilidad catalogada como de Primer Nivel. Los elementos del modelo que se encuentran en esta regin, corresponden a situaciones crticas, que deben ser atendidas de manera inmediata, en un nivel mximo de prioridad. Para calificaciones inferiores a 4.0, con ponderacin importante, o calificaciones entre 3.0 y 3.9 para ponderacin necesario, se tiene una Debilidad de Segundo Nivel. Los elementos del modelo que se encuentran en esta regin, corresponden a situaciones menos crticas, que en el caso anterior, y deben ser atendidas de manera urgente, con un nivel alto de prioridad. Para calificaciones inferiores a 4.0, con ponderacin complementario, se tiene una Debilidad de Tercer Nivel. Los elementos del modelo que se encuentran en esta regin, corresponden situaciones no crticas; pueden ser atendidas con un nivel bajo de prioridad. En la siguiente tabla, se muestra el nivel de prioridad que debe tener cada fortaleza o debilidad, para emprender las acciones del Plan de Mejoramiento; cabe sealar que aquellas debilidades crticas, que resulten de este anlisis, son las que requieren mayor atencin y, por tanto, son las primeras en atenderse; en un segundo lugar, se atendern las menos crticas. Tabla 5: Nivel de prioridad debilidades y fortalezas
DEBILID AD PRIMER NIVEL SEGUNDO NIVEL TERCER NIVEL

Nivel de prioridad para Superacin de las Debilidades.

Mximo

Alto

Bajo

FORTALEZA

PRIMER NIVEL

SEGUNDO NIVEL

TERCER NIVEL

Nivel de prioridad para el mantenimiento de las Fortalezas

Baj o

Medi o

Bajo

En el desarrollo de la metodologa de trabajo para el anlisis de los

resultados, se procede as: Para cada Indicador construido en el Modelo de Autoevaluacin Institucional, se toma la calificacin obtenida en la gradacin del cumplimiento y se cruza con el valor de ponderacin dado; se establece, as, si corresponda a una fortaleza o a una debilidad, segn la regin en la

cual se pudiera ubicar, de acuerdo con la Carta de Anlisis de Resultados. Proceso similar se lleva a cabo con las Caractersticas y Factores. Con los resultados, se procede a transcribir las fortalezas y debilidades detectadas en cada una de las caractersticas, segn su prioridad proponiendo, en cada caso, acciones de mejoramiento, y los dems elementos explicados que conforman la Formulacin del Plan de Mejoramiento. IV. SISTEMA DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIN 1. MONITOREO,

SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO.

El Programa Acadmico, desarrollar todas las acciones que permitirn constatar los cambios propuestos por el Plan de Mejoramiento. El Seguimiento corresponde a una revisin constante y peridica, de la ejecucin de cada una o del conjunto de las actividades establecidas en el Plan de Mejoramiento. Se requiere establecer fechas de control, las cuales deben coincidir a las establecidas en la institucin, para la evaluacin de la gestin trimestral, en donde se tiene: evaluacin del primer trimestre, el 30 de Abril, evaluacin del segundo trimestre, el 30 de Junio, evaluacin del tercer trimestre el 30 de Septiembre y la evaluacin final de la vigencia, el 7 de Diciembre. El Comit Curricular del Programa, tiene la responsabilidad de establecer el mecanismo de seguimiento al Plan, desarrollando los procedimientos que permitan verificar los indicadores de resultados definidos, as mismo, permitir tomar decisiones oportunas que posibiliten rectificar deficiencias encontradas en el curso de avance del plan. Una vez formulado el Plan de Mejoramiento y socializado con toda la comunidad acadmica del programa, se procede a su implementacin, en donde los responsables asignados a cada accin, deben entregar informes trimestrales del seguimiento, hasta la superacin. Estas acciones servirn tambin como insumo para el desarrollo del plan siguiente. 2. SISTEMA DE MONITOREO En cada trimestre del ao, el Comit Curricular del programa, monitorear los porcentajes de avance del Plan de Mejoramiento, con la informacin aportada en los informes que entrega cada responsable de las acciones emprendidas. Se utilizar una plantilla en Excel para ir condensando la informacin correspondiente en cada fecha de evaluacin, la cantidad o valor realizado

en cada actividad o tarea. Con los indicadores formulados en cada accin, se calculan los porcentajes de avance que as mismo se grafican, permitiendo Monitorear los avances de forma simultnea en el plan de mejoramiento, adems, el programa acadmico puede establecer acciones correctivas en aquellos casos en donde el avance es Bajo.

3. CONTROL Y EVALUACIN Para el Control y la Evaluacin del Plan de Mejoramiento, se ha definido una escala de Cumplimiento, segn los porcentajes de avance en cada una de las acciones formuladas en el Plan y que es monitoreada por el Comit Curricular del Programa cada trimestre. Dicha escala se ha siguiente manera: formulado de la

Tabla 6: Grado de cumplimiento del plan de mejoramiento

GRADO DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN PLENO MUY ALTO ALTO MEDIO BAJO MUY BAJO % 100% 8099% 6079% 4059% 2039% 0019%

Un cumplimiento Pleno, corresponde a la superacin absoluta de la debilidad detectada, ms all de lo cual no se reformularan acciones. Un cumplimiento Bajo o Muy Bajo, amerita la formulacin de acciones correctivas, lo cual implica adems que el programa debe realizar en el marco del Control del Plan, un proceso de reingeniera del Plan de Mejoramiento, que garantice a largo plazo la superacin de las debilidades crticas. El tiempo establecido en el Diseo del Plan para la ejecucin de cada actividad, debe Controlarse para establecer cuanto falta, para la fecha de finalizacin programada, con el fin de confrontar el tiempo restante con respecto al avance de cada accin que se est ejecutando. Finalmente, se puede establecer la evaluacin promedio del Plan, promediando los porcentajes de avance de todas las acciones del mismo, indicando en la evaluacin que acciones se ha superado (Cumplimiento PLENO), y que acciones van en camino de superacin. 4. SOCIALIZACION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO CON LA COMUNIDAD ACADEMICA El Programa Acadmico debe establecer un mecanismo peridico, a

travs del cual, se informar a la comunidad acadmica, los avances y resultados de la implementacin del Plan, posibilitando la participacin de los estudiantes en las iniciativas que aporten al sistema de mejora continua. La Socializacin permitir entregar informacin a la comunidad acadmica sobre el Plan de Mejoramiento y sobre los resultados obtenidos.

La socializacin debe estructurarse a partir de la informacin recopilada, a travs del proceso de Seguimiento y Monitoreo, por lo tanto dar cuenta clara del nivel de logro alcanzado, medido a travs de los Indicadores de Proceso durante la implementacin del Plan, y de los Indicadores de Resultados al finalizar la ejecucin del Plan de Mejoramiento.

Referencias Bibliogrficas
INSTITUTO LATINOAMERICANO Y DEL CARIBE DE PLANIFICACIN ECONMICA Y SOCIAL (ILPES). METODOLOGA DEL MARCO LGICO. Santiago, Chile. 2005 Ministerio de Hacienda de Chile, Direccin de Presupuesto, Metodologa para la Elaboracin de la Matriz de Marco Lgico. Disponible en: ht tp :/ /www. dipres. cl/ control_gestion/ evalu acion_programas_g ubernamentales/ met odologi a. html. 2009 Curso Bsico de Marco Lgico para el Diseo y la Conceptualizacin de Proyectos. Basado en un documento oficial de Banco Interamericano de Desarrollo. 2006 MINISTERIO DE EDUCACIN, GOBIERNO DE CHILE. Manual para elaborar planes de mejoramiento. 2009